12. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 9/9/2019 5:41:23 PM Eastern Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

12.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 Webvram-v4.zip\20190725-webvram-source.zip\Documents\In Progress DRAFT_WebVRAM_ug_v1.docx Tue Jul 23 23:11:38 2019 UTC
2 Webvram-v4.zip\20190725-webvram-source.zip\Documents\In Progress DRAFT_WebVRAM_ug_v1.docx Tue Sep 3 19:58:46 2019 UTC

12.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 4 392
Changed 3 6
Inserted 0 0
Removed 0 0

12.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

12.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

12.5 Comparison detail

  1   User Guide
  2  
  3   March 2019
  4   Version 0. 1
  5   Department  of Vetera ns Affairs
  6   Office of  Informatio n and Tech nology (OI &T)
  7  
  8  
  9  
  10  
  11  
  12  
  13  
  14  
  15  
  16   Revision H istory
  17  
  18   Date
  19   Revision
  20   Descriptio n
  21   Author
  22   2/28/2019
  23   0.1
  24   Initial Dr aft
  25   WebVRAM PM O Team
  26  
  27  
  28  
  29  
  30   Artifact R ationale
  31   Per the Ve teran-focu sed Integr ated Proce ss (VIP) G uide, the  User’s Gui de is requ ired to be  completed   prior to  Critical  Decision P oint #2 (C D2), with  the expect ation that  it will b e updated  as needed.  A User Gu ide is a t echnical c ommunicati on documen t intended  to give a ssistance  to people  using a pa rticular s ystem, suc h as VistA  end users . It is us ually writ ten by a t echnical w riter, alt hough it c an also be  written b y programm ers, produ ct or proj ect manage rs, or oth er technic al staff.  Most user  guides con tain both  a written  guide and  the associ ated image s. In the  case of co mputer app lications,  it is usu al to incl ude screen shots of t he human-m achine int erfaces, a nd hardwar e manuals  often incl ude clear,  simplifie d diagrams . The lang uage used  is matched  to the in tended aud ience, wit h jargon k ept to a m inimum or  explained  thoroughly . The User  Guide is  a mandator y, build-l evel docum ent, and s hould be u pdated to  reflect th e contents  of the mo st recentl y deployed  build. Th e sections  documente d herein a re require d if appli cable to y our produc t.
  32   Table of C ontents
  33   1.Introduc tion4
  34   1.1.Purpos e4
  35   1.2.Docume nt Orienta tion4
  36   1.2.1.Orga nization o f the Manu al4
  37   1.2.2.Assu mptions5
  38   1.2.3.Coor dination5
  39   1.2.3.1.So ftware Dis claimer5
  40   1.2.3.2.Do cumentatio n Disclaim er6
  41   1.2.4.Docu mentation  Convention s6
  42   1.2.5.Refe rences and  Resources 7
  43   1.3.Nation al Service  Desk and  Organizati onal Conta cts7
  44   2.System S ummary7
  45   2.1.System  Configura tion8
  46   2.2.Data F lows8
  47   2.3.User A ccess Leve ls10
  48   2.4.Contin uity of Op eration10
  49   3.Getting  Started11
  50   3.1.CLAIMS  System Lo gin11
  51   3.2.Loggin g On to We bVRAM11
  52   3.3.System  Menu – Us ing the So ftware11
  53   3.4.Changi ng User ID  and Passw ord11
  54   3.5.Exit S ystem11
  55   4.Troubles hooting12
  56   4.1.Specia l Instruct ions for E rror Corre ction12
  57   5.Acronyms  and Abbre viations12
  58  
  59   Introducti on
  60   In April 2 011, the E xecutive D irector of  Office of  Informati on Technol ogy (OIT)  Field Oper ations cha llenged th e Director , Region F ield Progr am Office  (FPO), wit h finding  a technolo gy solutio n to solve  access co ntrol comp lexities f or the Con solidated  Patient Ac count Cent er (CPAC).  As a resu lt, a Sing le Sign On  (SSO) pro ject was c hartered t o develop  a local ap plication,  utilizing  existing  capabiliti es of the  VistA CLAI MS System  and Remote  Procedure  Call (RPC ) Broker t hat would  potentiall y be migra ted to the  VA enterp rise to al low remote  access (r ead and wr ite), usin g a single  set of cr edentials,  for organ izations r equiring a ccess to i nformation  resources  provided  by Veteran s Health I nformation  Systems a nd Technol ogy Archit ecture (Vi stA).   
  61   The VistA  Remote Acc ess Manage ment appli cation (VR AM) was de veloped to  address t hese acces s control  complexiti es. VRAM h as been de ployed to  CPAC users  to allow  remote ter minal emul ation and  certain GU I applicat ion connec tivity to  perform co nsolidated  Medical C are Cost F und/Recove ry and oth er activit ies as par t of the C PAC missio n.
  62   To promote  process i mprovement , implemen tation of  the WebVRA M applicat ion provid es a web-b ased appli cation to  move the V RAM functi onality to  a cloud c omputing e nvironment  in keepin g with the  VA Enterp rise Cloud  initiativ es and pol icy direct ion. The W ebVRAM app lication w ill contin ue to offe r a soluti on which a llows sync hronizatio n of accou nt credent ials with  an existin g enterpri se account  managemen t system p rovided by  the VistA  CLAIMS (C LAIMS) sys tem in con junction w ith broker ing utilit ies provid ed by RPC  Broker (Br oker Secur ity Enhanc ement). Wi th the clo ud-hosted  applicatio n, users o f WebVRAM  will conti nue to enj oy consist ency in ac cess to di sparate Vi stA system s while sy stem admin istrators  and system s security  personnel  experienc e a reduct ion in acc ount manag ement acti vities and  standardi zation of  access acc ording to  nationally -approved  access sta ndards. Th e increase d efficien cy achieve d by both  OIT and Ve terans Hea lth Admini stration ( VHA) busin ess partne rs in obta ining acce ss to disp arate Vist A systems  and enterp rise-wide  data requi red to per form VA Na tional-Lev el Program  business  functions,  is enhanc ed through  the web-b ased offer ing. Veter an patient  care can  be improve d as it wi ll take le ss time fo r the care  provider  to access  disparate  Veteran re cords acro ss the VA  enterprise .
  63   Purpose
  64   The purpos e of the W ebVRAM Use r Guide is  to famili arize user s with the  key featu res and na vigational  elements  of the app lication.   Additiona lly, to pr ovide tech nical info rmation to  system ad ministrato rs, IT sup port staff , and othe r authoriz ed users.  It will be  updated a s needed i n subseque nt release s
  65   Document O rientation
  66   The docume nt orienta tion is sh own below  in Section s 1.2.1 th rough 1.2. 6.
  67   Organizati on of the  Manual
  68   The major  sections o f the User  Guide are  shown in  the follow ing table:
  69   Table 1:   Organizati on of User  Guide
  70   SectionDes cription
  71   1.0Introdu ction
  72   2.0System  Summary
  73   3.0Getting  Started
  74   4.0 Using  the Applic ation
  75   5.0 Troubl eshooting
  76   6.0 Acrony ms and Abb reviations
  77   The target  audience  for this g uide inclu des author ized users , system a dministrat ors, and I T support  staff.
  78   Assumption s
  79   This guide  was writt en with as sumptions  as follows
  80   WebVRAM us ers are au thorized b y business  line mana gement to  access the  applicati on.
  81   Users are  authorized  to access  and use V istA appli cations in  the perfo rmance of  their job.
  82   The user h as a basic  knowledge  of WebVRA M access a nd options .
  83   Class I pa tches are  installed  at remote  VistA site s except w here acces s to stand ard menu o ptions app lies.
  84   Required l ocal Secur ity Keys a re identif ied and in corporated  into User  Account P rofiles.
  85  
  86   Coordinati on
  87   Users must  obtain ap proval fro m their li ne manager  to access  and use t he WebVRAM  applicati on in the  performanc e of their  job. The  process fo r obtainin g approval  is outlin ed in Sect ion 3 belo w.
  88   WebVRAM so ftware and  documenta tion discl aimers inc lude discl aimers “as  written”  in all VA  User docum entation a nd are sho wn below i n Sections  1.2.4.1 a nd 1.2.4.2
  89   Software D isclaimer
  90   This softw are was de veloped at  the Depar tment of V eterans Af fairs (VA)  by employ ees of the  Federal G overnment  in the cou rse of the ir officia l duties.  Pursuant t o title 17  Section 1 05 of the  United Sta tes Code t his softwa re is not  subject to  copyright  protectio n and is i n the publ ic domain.  VA assume s no respo nsibility  whatsoever  for its u se by othe r parties,  and makes  no guaran tees, expr essed or i mplied, ab out its qu ality, rel iability,  or any oth er charact eristic. W e would ap preciate a cknowledge ment if th e software  is used.  This softw are can be  redistrib uted and/o r modified  freely if  any deriv ative work s bear som e notice t hat they a re derived  from it,  and any mo dified ver sions bear  some noti ce that th ey have be en modifie d.
  91   Documentat ion Discla imer
  92   The appear ance of ex ternal hyp erlink ref erences in  this manu al does no t constitu te endorse ment by th e Departme nt of Vete rans Affai rs (VA) of  this Web  site or th e informat ion, produ cts, or se rvices con tained the rein. The  VA does no t exercise  any edito rial contr ol over th e informat ion you ma y find at  these loca tions. Suc h links ar e provided  and are c onsistent  with the s tated purp ose of the  VA.
  93   Documentat ion Conven tions
  94   This secti on is not  applicable
  95   This secti on should  include de scriptions  of any fo rmatting o r symbols  and their  meaning. I f applicab le, descri be the for mat used f or test da ta, note,  caution, w arning, an d danger s ymbols. An  example m ight be, b ut is not  limited to  the follo wing descr iptive tex t, if appl icable to  your produ ct:
  96   REMINDER:  This is an  example,  only!
  97   “This manu al uses se veral meth ods to hig hlight dif ferent asp ects of th e material .
  98   Various sy mbols are  used throu ghout the  documentat ion to ale rt the rea der to spe cial infor mation. Th e followin g table gi ves a desc ription of  each of t hese symbo ls:
  99   Table 1. D ocumentati on Symbols  and Descr iptions
  100   Symbol
  101   Descriptio n
  102  
  103   NOTE: Used  to inform  the reade r of gener al informa tion inclu ding refer ences to a dditional  reading ma terial
  104  
  105   CAUTION: U sed to cau tion the r eader to t ake specia l notice o f critical  informati on
  106   Descriptiv e text is  presented  in a propo rtional fo nt (as rep resented b y this fon t).
  107   “Snapshots ” of compu ter online  displays  (i.e., cha racter-bas ed screen  captures/d ialogs) an d computer  source co de are sho wn in a no n-proporti onal font  and enclos ed within  a box. Als o included  are Graph ical User  Interface  (GUI) Micr osoft Wind ows images  (i.e., di alogs or f orms).
  108   Use the pr e-defined  styles exp orted with  the templ ate for al l formatti ng (e.g.,  paragraph  text, bull ets, enume ration, et c.).
  109   User's res ponses to  online pro mpts (e.g. , manual e ntry, taps , clicks,  etc.) will  be boldfa ce type.
  110   All upperc ase is res erved for  the repres entation o f M code,  variable n ames, or t he formal  name of op tions, fie ld and fil e names, a nd securit y key (e.g ., the XUP ROGMODE ke y).
  111   Convention s for disp laying TES T data in  this manua l are as f ollows:
  112   The first  three digi ts (prefix ) of any S ocial Secu rity Numbe rs (SSN) w ill begin  with eithe r “000” or  “666”. 
  113   Patient an d user nam es are for matted as  follows: 
  114   <Applicati on Name>”P ATIENT”,<f ictitious  given name ><NUMBER>  and <Appli cation Nam e>”USER”,< fictitious  given nam e><NUMBER> , respecti vely.
  115   The “Ficti tious give n name” re presents a  fabricate d given na me for the  patient o r user bas ed on the  applicatio n being re leased or  the produc t name. Fo r example,  Master Ve teran Inde x (MVI) so ftware tes t patient  and user n ames would  be docume nted as fo llows: MVI PATIENT,ON E; MVIPATI ENT,TWO; M VIPATIENT, THREE; etc . and MVIU SER,ONE; M VIUSER,TWO ; etc.”
  116   References  and Resou rces
  117   WebVRAM Sy stem Desig n Document
  118   WebVRAM Re quirement  Elaboratio n Document
  119   WebVRAM Us er Stories  and Backl og – Ratio nal Reposi tory
  120  
  121   National S ervice Des k and Orga nizational  Contacts
  122   Enterprise  Service D esk suppor t informat ion is pro vided in T able 2.
  123  
  124   Table 2: E nterprise  Service De sk Support  Informati on
  125   Name
  126   Role
  127   Org
  128   Contact In fo
  129   OI&T Enter prise Serv ice Desk
  130   Tier 1 Sup port
  131   OI&T
  132   PII 
  133   1-855-673- 4357
  134   OI&T Enter prise Serv ice Desk
  135   Tier 2 Sup port
  136   OI&T
  137   Tier 1 ESD  will esca late ticke ts to Tier  2 Support  as requir ed for iss ue resolut ion.
  138   OI*T Enter prise Serv ice Desk
  139   Tier 3 App lication S upport
  140   OI&T
  141   Tier 2 Sup port will  escalate t ickets to  Tier 3 Sup port as re quired for  issue res olution.
  142   System Sum mary
  143   WebVRAM is  a web-bas ed, cloud- hosted app lication u tilizing V A Enterpri se Archite cture and  Design pri nciples wh ich facili tates user  access to  multiple  remote Vis tA systems  and relat ed applica tions such  as Comput erized Pat ient Recor d System ( CPRS) and  the Fee Ba sed Claims  System (F BCS), with out requir ing the us er to esta blish logi n authenti cation and  credentia ls at each  VistA whe re Veteran  data is t o be viewe d. The nee d for mult iple VistA  sessions,  with sepa rate user  profile lo gin to eac h VistA in stance, is  eliminate d.
  144   Applicatio n features  are provi ded throug h a Graphi cal User I nterface ( GUI). The  VA approve d browser  for access ing WebVRA M is Inter net Explor er version  11.0.
  145   The abilit y to acces s remote V istA syste ms provide d by WebVR AM relies  on the use  of the Mi cro Focus®  Reflectio n® Workspa ce (Reflec tion) appl ication pr ovided wit h the stan dard VA im age on all  VA laptop s/workstat ions. The  Reflection  software  is only ap proved for  use by VA  with the  Internet E xplorer We b Browser.  Other Web  Browsers  will not s upport aut omated acc ess to rem ote VistA  systems pr ovided by  the WebVRA M applicat ion.
  146   System Con figuration
  147   The WebVRA M solution  is depend ent on ext ernal Vist A systems  (VIA the V istA CLAIM S system)  and associ ated GUIs  as well as  the VistA  CLAIMS sy stem for u ser authen tication.  A user mus t have a u ser profil e archived  and activ e in the V istA CLAIM S system t o be grant ed access  to the Web VRAM appli cation. De tailed des ign and ar chitecture  are avail able for t echnical r eview in t he WebVRAM  System De sign Docum ent (SDD).  Relations hips betwe en systems  are shown  in Figure  1. 
  148   Figure 1:  WebVRAM Hi gh Level A pplication  Design
  149  
  150  
  151   Data Flows
  152   Figure 2 p rovides a  high level  architect ural view  of the Web VRAM solut ion.  A di scussion f ollows thi s diagram  regarding  data flows  from a us er perspec tive.
  153  
  154  
  155  
  156  
  157  
  158  
  159   Figure 2:  WebVRAM Hi gh Level A pplication  Design
  160  
  161  
  162  
  163   Following  user login  to the We bVRAM appl ication th rough the  VA Intrane t Portal U niform Res ource Loca tor or web  address ( URL), the  applicatio n checks w ith the Vi stA CLAIMS  system to  validate  user crede ntials. Vi stA CLAIMS  validates  the user  is authori zed to use  the appli cation and  provides  the user p rofile, in cluding Vi stA menus  and keys t he user is  permitted  to access , and a si ngle-use t oken.
  164   After the  user is ve rified as  an authori zed user,  the user i s logged i nto the We bVRAM Grap hical User  Interface  (GUI) and  allowed t o select o r identify  the remot e VistA sy stem(s) he /she inten ds to acce ss.  Durin g user log in, the ap plication  captures a nd stores  the user l ogin trans action, in cluding da te/time of  login and  user iden tifiers in  an SQL da tabase for  auditing  purposes.
  165   The applic ation laun ches a Mic ro Focus R eflection  session (t erminal em ulation so ftware) fr om the use r’s workst ation, pas ses the si ngle-use t oken to th e target r emote Vist A system(s ), and the  Reflectio n emulator  gives the  user a Vi stA login  screen wit hout havin g to enter  Access an d Verify c odes a sec ond time.  Multiple s imultaneou s VistA se ssions to  various re mote locat ions can b e initiate d with Web VRAM. If t he user is  also auth orized to  access the  Computeri zed Patien t Record S ystem (CPR S) and/or  the Fee Ba sis Claims  System (F BCS), then  the user  can reques t access t o FBCS and /or launch  CPRS from  the WebVR AM GUI sit e selectio n page. Fi gure 3 pro vides an o verview of  the data  flow durin g a user l ogin and r emote Vist A connecti on session
  166  
  167   Figure 3:  WebVRAM Da ta Flow an d User Nav igation
  168  
  169   User Acces s Levels
  170   The WebVRA M applicat ion does n ot differe ntiate use rs by role . The appl ication pr ovides a m echanism t o access m ultiple Vi stA system s where th e user may  or may no t have exi sting cred entials. A ll WebVRAM  users hav e the same  privilege s regardin g access t o the soft ware. The  only restr ictions th at apply t o the use  of the app lication a re those p laced on a  user base d on the V istA appli cations, m enus and s ecurity ke ys they ar e authoriz ed to use  in the per formance o f their jo b. The sam e VistA ap plications  the user  is authori zed to acc ess on the ir local w orkstation  will be a vailable f or use at  each remot e VistA sy stem locat ion after  WebVRAM pr ovides acc ess to the  system(s) .
  171   Continuity  of Operat ion
  172   The WebVRA M applicat ion will b e availabl e for VA e nterprise  use 99.5%  of the tim e, 24 hour s a day, 3 65 days/ye ar. In the  event of  a disaster  affecting  the VA Az ure Cloud  hosting en vironment  where the  applicatio n and asso ciated dat abase resi de, a repl ication of  the produ ction envi ronment, t he applica tion, and  WebVRAM op erations w ill be mad e to a fai lover site  in a sepa rate geogr aphical lo cation. Ac cess to th e WebVRAM  applicatio n can be p rovided wi thin a few  hours of  that repli cation to  the failov er site. P erformance  of the ap plication  within the  failover  environmen t will be  the simila r to what  the user e xperienced  in the pr imary prod uction env ironment.
  173   Getting St arted
  174   To access  the WebVRA M applicat ion, the u ser follow s these in itial proc ess steps:
  175   Obtain per mission to  use the a pplication  from thei r line man ager. The  following  link conta ins instru ctions and  forms tha t must be  completed  to setup a  CLAIMS pr ofile thro ugh the Co mpensation  and Pensi on Record  Interchang e (CAPRI)  Joint Lega cy Viewer  (JLV). Thi s profile  is used to  gain acce ss to the  WebVRAM ap plication:     http:// DNS . URL /ToolsAppl ications/C APRI.aspx.  From the  CAPRI web  page, expa nd the Ope rations/No n Research  option by  clicking  on the “+”  sign to t he left of  that opti on. Follow  all instr uctions th at appear  once the o ption has  been expan ded. The s creen shot  below sho ws the pro cess steps .
  176  
  177   CLAIMS Sys tem Login
  178   Once acces s to the C LAIMS syst em has bee n granted  you will b e provided  with an A ccess (Use rname) and  Verify (P assword) c odes. As w ith all lo gin creden tials, do  not share  them with  anyone els e and reme mber them.  As with a ll VA Syst ems, the V erify Code  will need  to be cha nged every  90 days.  Using the  Access and  Verify Co des provid ed, from a n Internet  Explorer  browser, n avigate to  the CLAIM S web page  at this l ink: <URL>
  179   Login to t he CLAIMS  system the  first tim e, and cha nge your V erify Code  when prom pted to a  personal V erify Code  following  the requi red format  for lengt h and char acters. Th e Access C ode and yo ur “new” V erify Code  will be u sed to log in to the  WebVRAM ap plication.
  180   Logging In  to WebVRA M
  181   From your  Internet E xplorer br owser, nav igate to t he WebVRAM  home page  at this l ink: https :// DNS.URL/w eb
v r a m_508_test claims / . The Te rms and Co nditions w eb page sh ould be th e first pa ge display ed. Read t hrough the  condition s, and cli ck Accept  the Terms  and Condit ions as sh own below.
  182  
  183   2. The nex t web page  to displa y is the W ebVRAM Log in page. E nter your  CLAIMS Acc ess and Ve rify Codes  and click  Login to  access the  applicati on feature s.
  184  
  185  
  186   Using the  Software –  VistA Sit es Page
  187   This secti on describ es in gene ral terms  the system  menu firs t encounte red by the  user, as  well as th e navigati on paths t o function s noted on  the scree n. Each sy stem funct ion should  be under  a separate  section h eader, 3.2 .1 - 3.2.x .
  188   Changing U ser ID and  Password
  189   Describe h ow the use r changes  a logon us er ID and/ or passwor d.
  190   Exit Syste m
  191   When you a re finishe d with the  work you  need to do  through t he applica tion, clic k Logout i n the uppe r right co rner of th e VistA Si tes Menu.
  192  
  193  
  194   Troublesho oting
  195   For troubl eshooting,  please re fer to the  latest We bVRAM Prod uction Ope rations Ma nual or co ntact the  National S ervice Des k at 1-855 -673-4357  for Tier 1 -3 support
  196   Special In structions  for Error  Correctio n
  197   Describe a ll recover y and erro r correcti on procedu res, inclu ding error  condition s that may  be genera ted and co rrective a ctions tha t may need  to be tak en.
  198   Acronyms a nd Abbrevi ations
  199   Acronyms a nd definit ions are p rovided th roughout t he documen t with fir st use.