19. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 3/30/2018 9:10:59 AM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

19.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 Fri Mar 30 14:10:57 2018 UTC
2 CAS_RxSU2_Build-2_Sprint-1.zip\CAS_RxSU2_Build-2_Sprint-1_Documentation PWS Attachment B - RxSU2 Requirements.docx Thu Mar 29 21:23:49 2018 UTC

19.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 0 0
Changed 0 0
Inserted 1 1999
Removed 0 0

19.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

19.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

19.5 Comparison detail

        1   ATTACHMENT  B - RxSU2  REQUIREME NTS
        2  
        3  
        4  
        5   CONTENTS:
        6   Build 1: P harmacy Op erational  UpdatesPag e 2 oRTM f or NSR 201 51007Page  3
        7   Build 2: H azardous P harmaceuti cals Enhan cementsPag e 9 oHazar dous Drugs  – Enhance ment to ND F BRDPage  10 oRTM fo r NSR 2013 0302Page 3 6
        8   Build 3: P rescriptio n Expirati on Update  Modificati on      Pa ge 39 o          RTM  for NSR 20 150309 Req uirementsP age 40
        9   Build 4: P harmacy Rx  Verificat ion before  Dispensin g       Pa ge 42 o          RTM  for NSR 20 110415 Req uirementsP age 43 o          NSR  20110415  Process Di agramPage  44
        10   Build 5: S eparate CS /Non-CS Lo cal Parame tersPage45  o          NSR 20140 108 Requir ementsPage  46
        11   oNSR 20140 108 Proces s DiagramP age 47
        12   Build 6: I ndividual  PSPOs & Re move Clini c OptionPa ge 48 o          Pati ent Safety  IssuesPag e 49 o          Remov e Clinic O ption from  CPRS Requ irement        Page 5 0
        13  
        14  
        15  
        16  
        17  
        18  
        19  
        20  
        21  
        22  
        23  
        24  
        25   BUILD 1: P harmacy Op erational  Updates
        26  
        27  
        28  
        29  
        30  
        31  
        32  
        33  
        34  
        35  
        36  
        37   Requiremen ts Traceab ility Matr ix for NSR  20151007  (Pharmacy  Operationa l Updates  FY16)
        38  
        39  
        40   ProPath Do c Mapping
        41   Business R equirement s Document  (BRD) - B usiness Ne eds or Epi cs
        42   Optional/R equired
        43   Required
        44   Required
        45   Required ( As Applica ble)
        46   Required ( As Applica ble)
        47   Required ( As Applica ble)
        48   New Servic e Request  (NSR)#
        49   Bus Req (B N or Epic)  ID (Uniqu e Reposito ry Identif ier)
        50   Business R eq (BN or  Epic) Summ ary
        51   User Narra tive
        52   (High leve l business  requireme nt) (BRD)  (Optional)
        53   Comment
        54   Mapping to  Business  Function F ramework
        55   (BRD)
        56   20151007
        57   648304
        58   As a provi der, I nee d to be ab le to use  the renewa l function  for medic ations tha t cannot b e automati cally rene wed via Au dioCare, s o that the  patient r eceives th eir medica tions in a
        59   timely man ner
        60  
        61  
        62   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        63   20151007
        64   647969
        65  
        66   As a pharm acist, I n eed the sy stem to do cument the  concept o f medicati on that ha ve been de signated a s AudioCar e-Non- Ren ewable in  the Drug E nforcement  Administr ation (DEA ), SPECIAL  HANDLING  field, so  that this  informatio n is offic ially reco gnized as  standardiz ed and the  help text  acknowled ges letter  “K” as th e special  handling p roperty.
        67   This will  enable pro viders to  use the Co mputerized  Patient R ecord Syst em/Veteran s Health I nformation  Systems a nd Technol ogy Archit ecture (CP RS/VistA)  RENEWAL fu nction whi le enablin g the pati ent to “RE QUEST” med ications t hat cannot  be (autom atically)  renewed vi a Audio RE NEWAL.
        68  
        69   20151007
        70   647971
        71   As a clini cian, I ne ed to be a ble to acc urately do cument the  way a pat ient is ta king non-D epartment  of Veteran s Affairs  (VA) medic ations, so  that the  actual SIG  (instruct ions for u se) can be  captured  in the med ication pr ofile.
        72  
        73   A primary  example is  a patient  that take s 2 capsul es in the  morning an d 1 capsul e in the e vening.  T hat level  of detail  cannot be  captured i n the as-i s Non-Depa rtment of  Veterans A ffairs (VA ) medicati ons functi onality.   This topic  also rela tes to the  outbound  ePrescribi ng project .
        74   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        75   20151007
        76   648305
        77   As a clini cian, I ne ed a mecha nism to al ert me whi le writing  renewal p rescriptio ns, so tha t I only r eceive the  required  alerts.
        78  
        79  
        80   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        81   20151007
        82   647972
        83  
        84   As a clini cian, I wa nt the sys tem to sup press (nui sance) dup licate- me dication a lerts when  the presc ription is  being wri tten withi n the last  25% of it s calculat ed days’ s upply and  when the p revious pr escription  was writt en by me,   so that I  am not re minded abo ut the fac t that I a m renewing  the medic ation with in a natur ally expec ted time f rame.
        85   For discus sion, ther e are two  criteria h ere – time  frame and  provider  matching.   Consider  whether bo th are nec essary.
        86  
        87   20151007
        88   648306
        89   As a pharm acist, I n eed to be  notified o f disconti ued orders , so that  I can prev ent the wa ste of med ications.
        90  
        91  
        92   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        93  
        94  
        95   20151007
        96   647973
        97   As a pharm acist usin g the (to- be) ‘Disco ntinue Int ravenous   (IV) Order ’ function ality, I n eed the no tice of a  newly disc ontinued   order to b e delivera ble to an  electronic  location  (e.g., bin go board,  smart devi ce, etc.),  so that I  can recei ve this in formation  in an IV r oom settin g without  the need t o bring pa per into a  USP 797 c ertified c lean room.
        98   This is an  enhanceme nt to VIP  C3>C1 NSR  20141208.   This will  prevent w astage of  expensive  medication s.
        99   Data sourc e for this  will be t he PBM Ext ract, once  fixed to  correctly  collect ca nceled/rec ycled/dest royed IVs.
        100   20151007
        101   648307
        102   As a pharm acist, I n eed a mech anism to a lert me wh en there i s an ingre dient-leve l reactant  to a drug , so that  providers  receive th e expected  alerts.
        103   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        104   20151007
        105   647974
        106   As a pharm acist usin g the (to- be) ‘Send  Mail Messa ge when De partment o f Veterans  Affairs ( VA) Drug C lass field  is empty’  functiona lity, I ne ed the sys tem to rec ognize all ergy react ant types  that are a lways appr opriately  recorded a s INGREDIE NTS (e.g.,  food alle rgies, lat ex), so th at it supp resses a n uisance al ert that w ill never  action.
        107   Specific r ecommendat ion is to  only repor t on react ants that  have a dru g (D).  Th is is an e nhancement  to VIP C3 >C1 patch  GMRA*4*50  from NSR 2 0140712.
        108   20151007
        109   648311
        110   As a pharm acisit fin ishing med ication or ders, I ne ed to be a ble to see  all the d etails/inf ormation r egarding t he medicat ion and pr escriber,  so that I  appropriat ely fill t he order.
        111   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        112   20151007
        113   647975
        114   As a pharm acist fini shing medi cation ord ers,  I ne ed the sys tem to pro vide two " hidden act ions" to g et more de tail about  the provi der and th e medicati on on the  order, so  that I can  confirm t he privile ges of the  prescribe r for the  given medi cation.
        115   Detail of  hidden act ion #1 (VP ) View Pro vider ...  allows the  user to s ee data fr om NEW PER SON file 2 00 includi ng REMARKS , TITLE, a nd other i dentifiers .  (full l ist TBD)
        116   Detail of  hidden act ion #2 (DM ) Drug Mes sage...all ows the us er to see  details si milar to t he standal one PSS al lows the u ser to see  details s imilar to  the standa lone PSS L OOK option  'Lookup i nto Dispen se Drug Fi le', field s like dru g MESSAGE,  QUANTITY  DISPENSE M ESSAGE, DR UG TEXT, e tc.
        117   Both hidde n actions  would defu lt to the  the curren t provider  and curre nt drug on  the order  for the c ontext of  what entri es to disp lay, while  allowing  the user t o select a lternative  enteries  for lookup  (provicer  and/or dr ug).
        118  
        119  
        120   20151007
        121   648317
        122   As a pharm acist, I n eed to be  able to vi ew the sta tus of eac h entry, s o that I c an easily  screen for  their ava ilability.
        123   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        124   20151007
        125   647976
        126   As a pharm acist, I n eed the sy stem to sh ow me when  entries a re inactiv e as part  of a looku p list, so  that I do  not need  to select  the entry  just to fi nd out tha t level of  informati on.
        127   #1. This c ould be do ne by maki ng the ina ctive stat us or inac tive date  an IDENTIF IER on the  selected  file[s].
        128   #2 Places  for this e nhancement  include [ a] Lookup  into Natio nal Drug F ile, [b] S tandard Sc hedules -  file 51.1,  [c] Drug  Text Enter /Edit.
        129   20151007
        130   648327
        131   As a pharm acist, I n eed to be  able to vi ew the tre ating prov ider infor mation, so  I know mo re about t he acuity  of the pat ient's tre atment
        132   Provide Ph armacy Ser vices (4.8 .6)
        133   20151007
        134   647977
        135   As a pharm acist, I n eed additi onal infor mation abo ut the tre ating spec ialty and  attending  provider o n the inpa tient medi cation 'Pa tient Info rmation' a nd 'Order  Entry' scr een, so th at I know  more about  the acuit y of the p atient's t reatment.
        136  
        137  
        138   560892
        139   As a user  of applica tions and  systems th at transmi t health i nformation  in an ele ctronic fo rm, I need  to  prote ct individ uals’ elec tronic Per sonal Heal th Informa tion that  is created , received , used, or  maintaine d by a cov ered entit y in order  to comply  with the  Health Ins urance Por tability a nd Account ability Ac t Security  Rule requ irements.
        140  
        141  
        142   411316
        143   164.308 (a )(1)(ii)(B ).1
        144   Informatio n system s hall imple ment reaso nable and  appropriat e security  measures  to reduce  risk.
        145  
        146  
        147   411318
        148   164.308 (a )(1)(ii)(B ).2
        149   Informatio n system s hall imple ment reaso nable and  appropriat e security  measures  to minimiz e vulnerab ilities.
        150  
        151  
        152   411319
        153   164.308 (a )(4)(ii)(B ).2
        154   Informatio n systems  shall vali date a use r's right  of access  (authoriza tion) to e lectronic  Personal H ealth Info rmation.
        155  
        156  
        157   411320
        158   164.308 (a )(5)(ii)(C ).2
        159   Informatio n system s hall monit or user lo g-in attem pts.
        160  
        161  
        162   411334
        163   164.308 (a )(5)(ii)(C ).3
        164   Informatio n system s hall notif y user of  invalid lo g-in attem pts.
        165  
        166  
        167   411332
        168   164.308 (a )(5)(ii)(C ).4
        169   Informatio n systems  shall enfo rce a limi t to the n umber of c onsecutive  invalid u ser log-in  attempts  during a s pecified t ime period .
        170  
        171  
        172  
        173  
        174   411330
        175   164.308 (a )(5)(ii)(C ).5
        176  
        177   Informatio n systems  shall log  user log-i n attempts .
        178  
        179  
        180  
        181   411336
        182   164.308 (a )(5)(ii)(D ).1
        183  
        184   Informatio n system s hall provi de capabil ity to cre ate passwo rds.
        185  
        186  
        187  
        188   411322
        189   164.308 (a )(5)(ii)(D ).2
        190  
        191   Informatio n system s hall provi de capabil ity to cha nge passwo rds.
        192  
        193  
        194  
        195   411325
        196   164.308 (a )(5)(ii)(D ).3
        197  
        198   Informatio n system s hall safeg uard passw ords.
        199  
        200  
        201  
        202   411323
        203   164.312 (a )(1).1
        204  
        205   Informatio n system s hall imple ment an el ectronic m echanism t hat allows  only auth orized ent ities acce ss to elec tronic Per sonal Heal th Informa tion.
        206  
        207  
        208  
        209   411321
        210   164.312 (a )(2)(i).1
        211  
        212   Informatio n system s hall assig n a unique  name and/ or number  to identif y a user.
        213  
        214  
        215  
        216   411337
        217   164.312 (a )(2)(i).2
        218  
        219   Informatio n system s hall use a  unique na me and/or  number to  track a us er.
        220  
        221  
        222  
        223   411339
        224   164.312 (a )(2)(ii).2
        225  
        226   Informatio n system s hall imple ment a pro cess to al low access  to necess ary electr onic Perso nal Health  Informati on during  an emergen cy.
        227  
        228  
        229  
        230   411333
        231   164.312
        232   (a)(2)(iii ).1
        233  
        234   Informatio n system s hall imple ment elect ronic mech anism to t erminate a n electron ic session  after a p redetermin ed time of  inactivit y.
        235  
        236  
        237  
        238   411326
        239   164.312 (a )(2)(iv).1
        240  
        241   Informatio n system s hall imple ment mecha nism to en crypt and  decrypt el ectronic P ersonal He alth Infor mation.
        242  
        243  
        244  
        245   411327
        246   164.312 (b ).1
        247  
        248   Informatio n system s hall recor d activity  in inform ation syst ems that c ontain or  use electr onic Perso nal Health  Informati on.
        249  
        250  
        251  
        252   411324
        253   164.312 (b ).2
        254  
        255   Informatio n system s hall exami ne activit y in infor mation sys tems that  contain or  use elect ronic Pers onal Healt h Informat ion.
        256  
        257  
        258  
        259   411338
        260   164.312 (c )(1).1
        261  
        262   Informatio n system s hall imple ment an el ectronic m echanism t o protect  electronic  Personal  Health Inf ormation f rom improp er alterat ion.
        263  
        264  
        265  
        266   411335
        267   164.312 (c )(1).2
        268  
        269   Informatio n system s hall imple ment an el ectronic m echanism t o protect  electronic  Personal  Health Inf ormation f rom improp er destruc tion.
        270  
        271  
        272  
        273   411331
        274   164.312 (c )(2).1
        275  
        276   Informatio n system s hall imple ment elect ronic mech anism to v erify that  electroni c Personal  Health In formation  has not be en altered  in an una uthorized  manner.
        277  
        278  
        279  
        280   411329
        281   164.312 (c )(2).2
        282  
        283   Informatio n system s hall imple ment elect ronic mech anism to v erify that  electroni c Personal  Health In formation  has not be en destroy ed in an u nauthorize d manner.
        284  
        285  
        286  
        287   411328
        288   164.312 (d ).1
        289  
        290   Informatio n system s hall imple ment elect ronic mech anisms to  authentica te a user.
        291  
        292  
        293  
        294  
        295  
        296   411342
        297   164.312 (e )(1).1
        298  
        299   Informatio n system s hall imple ment mecha nisms to g uard again st unautho rized acce ss to elec tronic Per sonal Heal th Informa tion durin g transmis sion.
        300  
        301  
        302  
        303   411341
        304   164.312 (e )(2)(i).1
        305  
        306   Informatio n system s hall imple ment mecha nisms to v erify that  electroni cally tran smitted el ectronic P ersonal He alth Infor mation is  not improp erly modif ied during  transmiss ion.
        307  
        308  
        309  
        310   411340
        311   164.312 (e )(2)(ii).1
        312  
        313   Informatio n system s hall imple ment mecha nisms to e ncrypt ele ctronic Pe rsonal Hea lth Inform ation duri ng transmi ssion.
        314  
        315  
        316  
        317   411344
        318   164.312 (d ).2
        319  
        320   Informatio n system s hall imple ment elect ronic mech anisms to  authentica te an inte rfacing sy stem or ot her entity .
        321  
        322  
        323  
        324   411343
        325   164.312 (e )(2)(ii).2
        326  
        327   Informatio n system s hall imple ment mecha nisms to e ncrypt ele ctronic Pe rsonal Hea lth Inform ation at r est on mob ile device s or remov able elect ronic medi a.
        328  
        329  
        330  
        331  
        332  
        333  
        334  
        335  
        336  
        337  
        338  
        339  
        340  
        341  
        342  
        343  
        344  
        345  
        346   BUILD 2: H azardous P harmaceuti cals Enhan cements
        347  
        348  
        349  
        350  
        351  
        352  
        353  
        354  
        355  
        356  
        357  
        358  
        359  
        360  
        361   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e Work Eff ort #20130 302
        362   Business R equirement s Document
        363  
        364  
        365  
        366  
        367  
        368   January 20 15
        369  
        370   Revision H istory
        371   Note: The  revision h istory cyc le begins  once chang es or enha ncements a re request ed after t he Busines s Requirem ents Docum ent has be en approve d.
        372  
        373   Date
        374   Descriptio n
        375   Author
        376   11/05/2014
        377   Initial ve rsion
        378   Jill Schep pler
        379   1/20/2015
        380   Approved v ersion
        381   Michael Va lentino (1 /20/2015)
        382   Shawn Fahe rty (1/20/ 2015)
        383  
        384  
        385  
        386  
        387  
        388  
        389  
        390  
        391  
        392  
        393  
        394  
        395  
        396  
        397  
        398  
        399  
        400  
        401  
        402  
        403  
        404  
        405  
        406  
        407  
        408  
        409  
        410  
        411  
        412  
        413  
        414  
        415  
        416  
        417  
        418  
        419  
        420  
        421  
        422  
        423  
        424  
        425  
        426   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        427   Business R equirement s Document iJanuary 2 015
        428  
        429   Table of C ontents
        430   Purpose3
        431   Overview3
        432   Scope4
        433   Customer a nd Primary  Stakehold ers4
        434   Goals/Obje ctives and  Outcome M easures4
        435   Enterprise  Need/Just ification5
        436   Patient an d Care Pro vider Safe ty5
        437   Cost Savin gs5
        438   Regulatory  Complianc e5
        439   Business R equirement s6
        440   Business A ctivity (T hemes), Bu siness Nee d (Epic),  Business R equirement  (User Nar rative)6
        441   User Acces s Levels6
        442   Known Inte rfaces and  Data Sour ces7
        443   Related Pr ojects or  Work Effor ts7
        444   Service Le vel Requir ements7
        445   Availabili ty7
        446   Capacity &  Performan ce8
        447   Interfaces  and Secur ity9
        448   Other Cons iderations 9
        449   Alternativ es9
        450   Assumption s9
        451   Dependenci es10
        452   Constraint s10
        453   Business R isks and M itigation1 0
        454   Appendix A References 11
        455   Appendix B Models12
        456   Appendix C Stakeholde rs, Users,  and Workg roups16
        457   Stakeholde rs16
        458   Stakeholde r Support  Team (BRD  Developmen t)17
        459   Appendix D User Inter face/User  Centered D esign Prin ciples18
        460   Appendix E Technical  Informatio n20
        461   Appendix F Acronyms a nd Abbrevi ations22
        462   Appendix G Approval S ignatures2 4
        463   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        464   Business R equirement s Document iiJanuary  2015
        465  
        466   Purpose
        467   The Busine ss Require ments Docu ment (BRD)  is author ed by the  business c ommunity f or the pur pose of ca pturing an d describi ng the bus iness need s of the c ustomer/bu siness own er identif ied within  the New S ervice Req uest (NSR)  #20130302 .1   The B RD provide s insight  into the A S-IS and T O-BE busin ess areas,  identifyi ng stakeho lders and  profiling  primary an d secondar y user com munities.   It identi fies what  capabiliti es the sta keholders  and the ta rget users  need and  why these  needs exis t, providi ng a focus ed overvie w of the r equest req uirements,  constrain ts, and ot her consid erations i dentified.  This docu ment is a  business c ase and do es not man date a dev elopment m ethodology , however  the requir ements are  written u sing agile  methodolo gy deliver ables. The  intended  audience f or this do cument is  the Office  of Inform ation and  Technology  (OI&T) to  facilitat e project  planning w hen the pr oject is a pproved an d funded.
        468   These requ irements a re not doc umented at  a level s ufficient  for develo pment.
        469   Overview
        470   This reque st from th e Veterans  Health Ad ministrati on (VHA) P harmacy Be nefits Man agement (P BM) Servic es Pharmac eutical Ma nagement W orkgroup s eeks to en hance the  National D rug File ( NDF) by ad ding hazar dous drug  identifica tion and w aste chara cterizatio n (as defi ned by the  Environme ntal Prote ction Agen cy (EPA) a s toxic, f lammable,  corrosive,  or other  type of ha zardous wa ste) infor mation.  C urrently,  there is n o Informat ion Techno logy (IT)  system or  solution t hat Depart ment of Ve terans Aff airs (VA)  pharmacist s and clin icians can  access to  see what  medication s are haza rdous to h andle (adm inister to  patients,  segregate , store, s hip) and d ispose of.   This req uest will  provide in formation  regarding  the safe m anagement  of hazardo us medicat ions and t he ability  for users  to access  and view  the inform ation when  handling  or disposi ng of haza rdous medi cations. T he enhance ment is a  VHA Innova tion Progr am initiat ive, devel oped as a  functional  prototype , and curr ently runn ing in the  Innovatio n Sandbox.
        471   Currently,  VA Medica l Centers  (VAMC) pay  a variety  of contra ctors to a nalyze med ical cente r waste an d to produ ce medicat ion charac terization  reports,  usually in  spreadshe et form, t hat includ e informat ion regard ing the me dications  that are h azardous t o handle.   The infor mation pro duced in t hese repor ts is ofte n a mix of  medicatio n brand na mes and ge neric name s.  Given  that VA is  a generic -only ente rprise, th is makes t he contrac tor-produc ed spreads heets less  than idea l for haza rdous medi cation han dling.  Th is request  provides  users with  the abili ty to ente r only the  generic m edications  used by V A pharmaci es.
        472   If facilit ies do not  identify  hazardous  medication s accurate ly, patien ts and sta ff are at  risk of be ing expose d to hazar dous drugs  or hazard ous drug w aste. The  resulting  risk to pa tient and  health car e provider  safety ma y result i n enforcem ent of reg ulatory sc rutiny and  violation s from org anizations  such as t he Food an d Drug Adm inistratio n (FDA), t he Environ mental Pro tection Ag ency (EPA) , The Join t Commissi on, and th e Occupati onal Safet y and Heal th Adminis tration (O SHA).
        473  
        474  
        475  
        476  
        477  
        478  
        479   1          http://URL /nsrd/Tab_ GeneralInf oView.asp? RequestID= 20130302
        480  
        481   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        482   Business R equirement s Document 3January 2 015
        483  
        484   Scope
        485   The scope  of work fo r the Haza rdous Drug s Enhancem ent to the  NDF:
        486   Provide an  IT soluti on that gi ves users  the abilit y to indic ate which  new drugs  are hazard ous when t hey are ad ded to the  formulary .
        487   Provide an  IT soluti on that al lows users  who admin ister and  dispose of  hazardous  drugs to  view infor mation tha t will ena ble them t o follow c orrect pro cedures fo r administ ering and  for dispos ing of any  remaining , expired,  or contam inated haz ardous med ications.
        488   Customer a nd Primary  Stakehold ers
        489   Michael Va lentino, C hief Consu ltant, rep resenting  PBM Patien t Care Ser vices (PCS ), is the  primary st akeholder  for this r equest.  R eview Appe ndix C for  the compl ete list o f primary  and second ary stakeh olders.
        490   Goals/Obje ctives and  Outcome M easures
        491  
        492   Goal/Objec tive and D esired Out come
        493   Impact/Ben efit
        494   Measuremen t
        495   Eliminate  reliance o n the haza rdous wast e and haza rdous to h andle Micr osoft Exce l spreadsh eets produ ced by con tractors t o characte rize waste  and repla ce with an  IT soluti on that in corporates  the entir e dynamic  NDF to pro tect patie nts and st aff who ha ndle and d ispose of  hazardous  medication s
        496   Improved d isseminati on of haza rdous medi cation inf ormation w ill reduce  the risk  to both pa tients and  care prov iders that  may occur  when haza rdous medi cations ar e not hand led, store d, segrega ted, packa ged, and d isposed of  properly.
        497   Decreased  incidences  of cross-  contamina tion
        498   Decreased  potential  employee e xposures
        499   Decreased  number of  times a ha zardous me dication i s not hand led, store d, segrega ted, packa ged, or di sposed of  properly b ecause it  was miside ntified
        500   Increased  accuracy d ue to more  reliable  data and c onsistent  safe work  practices  across VHA
        501   Eliminate  reliance o n the haza rdous wast e and haza rdous to h andle Micr osoft Exce l spreadsh eets produ ced by con tractors a nd replace  with an I T solution  to improv e regulato ry complia nce
        502   Ready acce ss to haza rdous medi cation inf ormation w ill assist  employees  who are r esponsible  for the c orrect dis posal of p artially u sed, expir ed, or con taminated  hazardous  medication s and haza rdous wast e residue.
        503   Reduction  in penalti es incurre d by facil ities as a  result of  regulator y violatio ns
        504  
        505   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        506   Business R equirement s Document 4January 2 015
        507  
        508   Enterprise  Need/Just ification
        509   Patient an d Care Pro vider Safe ty
        510   The lack o f a centra lized, eas y-to-acces s source o f informat ion regard ing the sa fe handlin g of hazar dous medic ations pre sents a si gnificant  safety and  health ri sk to both  patients  and health  care prov iders.  De spite VA t raining an d educatio n, patient  health ca re provide rs such as  nurses, a re often n ot able to  identify  hazardous  drugs from  memory.   Without an  IT soluti on to refe rence that  would war n them whe n they are  to admini ster, stor e, ship, o r dispose  of a poten tially haz ardous med ication, t here is ri sk to both  the patie nt and hea lth care p rovider’s  safety. Th is enhance ment impro ves employ ee and pat ient safet y by provi ding pharm acy and nu rsing pers onnel with  a tool th at enables  better de cision mak ing when h andling ha zardous ph armaceutic als and di sposing of  these pha rmaceutica ls when th ey become  waste. The  risk of n ot followi ng prescri bed proces ses for th e handling  and dispo sal of haz ardous pha rmaceutica ls represe nts possib le regulat ory scruti ny from or ganization s such as  the FDA, t he EPA, th e Departme nt of Tran sportation  (DOT), th e Joint Co mmission,  and OSHA.
        511   Cost Savin gs
        512   At the tim e this req uest was i nitiated i n 2012, th e PBM Phar maceutical  Managemen t Workgrou p reported  that 18 s ites had p aid a tota l of $108, 000 for co ntractor e valuation  of their d rug files.   If the r emaining V AMCs conti nued with  this appro ach, extra polating t he $6,000  per site c ost to all  VAMCs (15 0) would r esult in V A spending  a total o f $900,000  for waste  character ization an nually.  I f each fac ility upda ted on a y early basi s, which i s conserva tive given  that new  drugs are  continuous ly added a nd product  formulati ons change d, the fiv e year cos t for wast e characte rization w ould be $4 .5 million  for infor mation tha t could be  obtained  nationally  and unifo rmly share d via prod uction imp lementatio n of this  enhancemen t.
        513   Over a fiv e year spa n from 200 6 to 2011,  hazardous  waste vio lations in  three VIS N 15 facil ities resu lted in tw o civil se ttlements  for EPA pe nalties to taling $55 1,549.  Th e violatio ns were pr edominantl y waste ch aracteriza tion viola tions, suc h as failu re to prop erly ident ify, segre gate, and  manage pha rmaceutica l and chem ical waste  at the fa cilities.  Assuming t hat all VI SNs incur  a similar  number of  hazardous  waste viol ations and  resulting  penalties , extrapol ating the  VISN 15 ci vil settle ment cost  to all 23  VISNs woul d result i n a total  of $12,685 ,627 over  a five yea r period o r $2,537,1 25 annuall y.
        514   Regulatory  Complianc e
        515   This enhan cement imp roves comp liance wit h the Reso urce Conse rvation an d Recovery  Act (RCRA ) of 1976  (40 Code o f Federal  Regulation s [CFR])2  and the Cl ean Water  Act (40 CF R Parts 12 2 and 403) .3   Compl iance will  prevent V A facility  pharmaceu tical wast e from bei ng introdu ced into s treams and  soil.
        516  
        517  
        518  
        519  
        520  
        521  
        522   2     http ://www.epa .gov/agric ulture/lrc a.html
        523   3      htt p://www.ep a.gov/agri culture/lc wa.html
        524  
        525   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        526   Business R equirement s Document 5January 2 015
        527  
        528   Business R equirement s
        529   Business A ctivity (T hemes), Bu siness Nee d (Epic),  Business R equirement  (User Nar rative)
        530   Themes, ep ics, user  narratives , user sto ries, and  acceptance  criteria  will be ca ptured in  the Requir ements Tra ceability  Matrix (RT M).  The r equirement s table be low provid es a list  of the epi cs that ar e detailed  in the RT M for the  Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e project.   The RTM  is stored  as a separ ate docume nt and can  be access ed via the  Requireme nts Tracea bility Lin k located  in the New  Service R equest Dat abase:
        531   http://URL /pasdocs/t raceabilit y/20130302 _Hazardous _Drugs_Enh ancement_R TM.x   lsx
        532   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e Requirem ents Table
        533  
        534   Identifier
        535   Epic
        536   470346
        537   As a user,  I need to  view haza rdous drug  identific ation and  waste char acterizati on informa tion, so t hat I can  safely han dle and di spose of h azardous m edications .
        538   475255
        539   As a user,  I need th e ability  to indicat e which ne w drugs ar e identifi ed as haza rdous when  they are  added to t he formula ry, so tha t the info rmation is  available  to staff  who need t o know how  to handle  and dispo se of a me dication s afely.
        540   User Acces s Levels
        541  
        542   User Level
        543   Role
        544   Responsibi lities
        545   Applicatio n Access L evel
        546   Primary
        547   Pharmacist  Superviso r
        548   Add, edit,  and appro ve product s and new  domains
        549   PPS-N Full  Read/Writ e
        550   Primary
        551   Environmen tal Engine er (or oth er credent ialed staf f authoriz ed to perf orm the ta sk)
        552   Add, edit,  and appro ve product s and new  domains
        553   PPS-N Full  Read/Writ e
        554   Primary
        555   Pharmacist / Pharmacy  Technicia n
        556   Look up ha zardous dr ug informa tion
        557   VistA Look up View/Re ad
        558   Primary
        559   Nurse
        560   Administer  medicatio ns
        561   BCMA View/ Read
        562   Primary
        563   Resident P hysicians
        564   Administer  medicatio ns
        565   BCMA View/ Read
        566   Primary
        567   Pharmacist  Superviso r
        568   Verify haz ardous dru g informat ion
        569   BCMA View/ Read
        570  
        571  
        572  
        573  
        574   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        575   Business R equirement s Document 6January 2 015
        576  
        577   Known Inte rfaces and  Data Sour ces
        578   This is th e business  community ’s best un derstandin g of known  interface s and may  not be a c omprehensi ve listing .  All lis ted interf aces shoul d be inclu ded in the  RTM.
        579  
        580   Name of Ap plication
        581   Descriptio n of curre nt applica tion
        582   Interface  Type
        583   Existing F unctionali ty
        584   Expected O utcome
        585   PPS-N -
        586   VistA / Lo cal NDF
        587   PPS-N is a  web- base d applicat ion that a llows user s to creat e and revi se pharmac y drug inf ormation.
        588   PPS-N
        589   pushes dat a to VistA  / Local N DF
        590   The interf ace exists . The Haza rdous to H andle, Haz ardous to  Dispose, P rimary EPA , Waste So rt Code, a nd DOT Shi pping Name  fields ar e new.
        591   VistA rece ives Hazar dous to Ha ndle, Haza rdous to D ispose, Pr imary EPA,  Waste Sor t Code, an d DOT Ship ping Name  data and p opulates t he appropr iate field s.
        592   Local NDF  – BCMA
        593   Nursing st aff use BC MA wireles s, point-  of-care te chnology w ith an int egrated ba r code sca nner to re cord the a dministrat ion of pat ient medic ations.
        594   BCMA pulls  data from  the VistA  / Local N DF
        595   The interf ace exists . Hazardou s to Handl e, Hazardo us to Disp ose, Prima ry EPA, Wa ste Sort C ode, and D OT Shippin g Name fie lds are ne w.
        596   BCMA recei ves data p opulated i n Hazardou s to Handl e, Hazardo us to Disp ose, Prima ry EPA, Wa ste Sort C ode, and D OT Shippin g Name fie lds.
        597   Related Pr ojects or  Work Effor ts
        598   There are  no active  projects o r other wo rk efforts  related t o this req uest.
        599   Service Le vel Requir ements
        600   Availabili ty
        601  
        602   Service Le vel Requir ement (SLR ) Question
        603   SLR Criter ia
        604   Descriptio n
        605   1.   How m uch time s hould the  system be  available  (and how m uch down t ime is acc eptable du e to incid ent [unexp ected] out age)?
        606   99.9% (8.7 6 hours do wn time)
        607   It is envi sioned tha t the syst em(s) be a vailable t o the maxi mum extent  possible  to support  the busin ess.
        608   2.   When  should the  system be  available  (what wil l be the c ore operat ing hours  of the sys tem)?
        609   24x7
        610   24x7x365
        611   3.   How s oon should  the syste m fully re cover from   an outag e? (Includ es Mean Ti me to Rest ore)
        612   2 hours
        613   Consistent  with curr ent servic e level re quirements .
        614   4.   How m uch data w ill be res tored when  outage is  recovered ?
        615   100% (cont inuous bac k-up)
        616   Consistent  with curr ent servic e level re quirements .
        617  
        618   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        619   Business R equirement s Document 7January 2 015
        620  
        621  
        622   Service Le vel Requir ement (SLR ) Question
        623   SLR Criter ia
        624   Descriptio n
        625   5. What ti me period  should be  considered  for maint enance per iods?
        626   After hour s (1800-
        627   0600)
        628   Part of Vi stA mainte nance at t he VAMCs o r part of  NDF/PPS-N  maintenanc e from the  national  perspectiv e.
        629   6.   What  standard t ime zone w ill the sy stem opera te in?
        630   All time z ones
        631   All time z ones
        632   Capacity &  Performan ce
        633  
        634   SLR Questi on
        635   SLR Criter ia
        636   Descriptio n
        637   1.   How m any users  will be on  the syste m hourly?
        638   >1000
        639   31,000 uni que BCMA u sers, appr oximately  18,700 nur ses, 8,000  pharmacis ts, and 4, 300 pharma cy technic ians. The  enhancemen t will not  change th e current  capacity.
        640   2. How man y transact ions will  each avera ge user pe rform each  hour?
        641   >10, max =  47
        642   At a natio nal level,  there are  approxima tely 543,0 00 medicat ions scann ed daily.  The averag e number o f scanned  medication s per medi cal center  is approx imately 3, 300 per da y. The enh ancement w ill not ch ange the c urrent cap acity.
        643   3.   What  are the an ticipated  peak user  times duri ng the day ?
        644   Other
        645   Peak times  per day f or process ing these  requests a re as foll ows:
        646   9 a.m. –  10 a.m. –  25%
        647   4 p.m. –  5 p.m. – 2 5%
        648   9 p.m. –  10 p.m. –  25%
        649   Remaining  25% spread  between 6  a.m.
        650   through 11  p.m.
        651   4.   What  is the ant icipated p eak transa ction load  (when do  you think  that there  will be t he most tr ansactions  being per formed on  the system ) during t he day?
        652   Other
        653   Peak times  per day f or process ing these  requests a re as foll ows:
        654   9 a.m. –  10 a.m. –  25%
        655   4 p.m. –  5 p.m. – 2 5%
        656   9 p.m. –  10 p.m. –  25%
        657   Remaining  25% spread  between 6  a.m.
        658   through 11  p.m.
        659   5.   How m any new us ers will b e added in  one year?
        660   0-100
        661   Number of  users rema ins consis tent with  VA hiring  and attrit ion rates.
        662   6.   How m any more ( if any) tr ansactions  will be a dded in on e year?
        663  
        664   No change  in number  of inpatie nt medicat ion orders  as a resu lt of this  enhanceme nt, just m ore detail s for thos e orders.
        665   7.   What  kind of in formation  will be st ored (spec ify averag e of each  kind per m onth)?
        666  
        667   Document s torage is  not applic able. It i s transact ion based  data.
        668  
        669  
        670  
        671  
        672   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        673   Business R equirement s Document 8January 2 015
        674  
        675  
        676   SLR Questi on
        677   SLR Criter ia
        678   Descriptio n
        679   8.   What  kind of se arch capac ity is req uired?
        680   Medium (11 -1000 per  hour)
        681   Search cap acity (loo k up) woul d remain c onsistent  with the c urrent app lications  since thes e changes  add inform ation to a lready exi sting scre ens in the  user inte rface.
        682   9.   What  type of sy stem(s) is /are requi red?
        683   Local (reg ional) Int ranet (All  VA)
        684  
        685   10. Is the re a need  for heavy  applicatio n reportin g? If yes,  when?
        686   No
        687  
        688   Interfaces  and Secur ity
        689  
        690   SLR Questi on
        691   SLR Criter ia
        692   Descriptio n
        693   1.   Does  this syste m interact  with othe r existing  systems?
        694   Yes
        695   The soluti on enhance s the func tionality  of PPS-N,  the NDF, a nd BCMA.
        696   2.   Will  this syste m require  additional  monitorin g for Info rmation Te chnology s ystem metr ics?
        697   No
        698   The additi on of two  new inform ational fi elds will  not requir e addition al monitor ing, but s hould be c onsistent  under curr ent proced ures relat ed to syst em metrics .
        699   3.   Will  this syste m contain  personally  identifia ble inform ation, Pro tected Hea lth Inform ation, Hea lth Insura nce Portab ility and  Accountabi lity Act ( HIPAA) inf ormation,  or other c onfidentia l/regulate d data?
        700   No
        701  
        702   4.   Who w ill be the  anticipat ed users o f this sys tem?
        703   VHA
        704   Pharmacist s, physici ans, and n urses are  expected t o use the  enhancemen t.
        705   Other Cons iderations
        706   Alternativ es
        707   The altern ative to i mplementin g the Haza rdous Drug s NDF enha ncement is  the statu s quo – i. e., VHA he althcare f acilities  continuing  to use th e waste ch aracteriza tion repor ts produce d by diffe rent contr actors’ an alyses of  hazardous  waste phar maceutical s. This is  an ineffe ctive mean s of provi ding the i nformation  to the us ers who ne ed it, res ults in si gnificant  cost to VA , and cont ributes to  a lack of  standardi zation acr oss sites.
        708   Assumption s
        709   The projec t assumes  that there  will be f unding for  the ongoi ng develop ment to de ploy this  project as  a Class I , enterpri se wide, a pplication .
        710  
        711  
        712   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        713   Business R equirement s Document 9January 2 015
        714  
        715   Dependenci es
        716   This proje ct is depe ndent upon  availabil ity of res ources suc h as fundi ng for the  ongoing d evelopment  between p rototype a nd Class I , enterpri se wide, r elease/dep loyment.
        717   The soluti on depends  on succes sful imple mentation  of the ent erprise sc ope inclus ions outli ned in the  Scope and  detailed  in the Inn ovation #6 65 Hazardo us Pharmac euticals S ystem Desi gn Documen t, which i s located  in the Sup porting Do cumentatio n file.4
        718   Constraint s
        719   The soluti on is a pr ototype ru nning in t he Innovat ion sandbo x.  Not ru nning in a  productio n environm ent could  constrain  the ongoin g developm ent betwee n prototyp e and Clas s I, enter prise wide , release/ deployment .
        720   Business R isks and M itigation
        721  
        722  
        723   Business R isks
        724   Mitigation
        725   If there i s insuffic ient fundi ng to supp ort conver sion to Cl ass I, the n the cost ly, non- s tandard me ans of ana lyzing haz ardous was te pharmac eutical in formation  will conti nue to be  employed a nd regulat ory penalt ies may co ntinue to  be incurre d.
        726   Develop ri sk mitigat ion plans  to anticip ate fundin g issues a nd identif y continge ncy plans  before the  issues ar e realized .
        727   If the inn ovation is n’t deploy ed in at l east one p roduction  environmen t, then co nversion t o Class I  will be de layed.
        728   Deploy the  innovatio n in at le ast one pr oduction e nvironment  as soon a s possible .
        729  
        730  
        731  
        732  
        733  
        734  
        735  
        736  
        737  
        738  
        739  
        740  
        741  
        742  
        743  
        744  
        745  
        746  
        747  
        748  
        749  
        750  
        751  
        752   4           http://UR L/pasdocs/ supportinf o/20130302 %20Hazardo us%20Drugs %20-
        753   %20Enhance ment%20to% 20National %20Drug%20 File.zip
        754  
        755   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        756   Business R equirement s Document 10January  2015
        757  
        758   Appendix A References
        759  
        760   Clean Wate r Act (40  CFR Parts  122 and 40 3)  http:/ /www.epa.g ov/agricul ture/lcwa. html
        761   Hazardous  Drugs Enha ncement to  the Natio nal Drug F ile New Se rvice Requ est  http: //URL/nsrd /Tab_Gener alInfo.asp ?RequestID =20130302
        762   Resource C onservatio n and Reco very Act o f 1976 (40  CFR)  htt p://www.ep a.gov/agri culture/lr ca.html
        763   VA Handboo k 6500 – I nformation  Security  Program  h ttp://URL/ vapubs/vie wPublicati on.asp?Pub _ID=638&FT ype=2
        764  
        765  
        766  
        767  
        768  
        769  
        770  
        771  
        772  
        773  
        774  
        775  
        776  
        777  
        778  
        779  
        780  
        781  
        782  
        783  
        784  
        785  
        786  
        787  
        788  
        789  
        790  
        791  
        792  
        793  
        794  
        795  
        796  
        797  
        798  
        799  
        800  
        801  
        802  
        803  
        804  
        805  
        806   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        807   Business R equirement s Document 11January  2015
        808  
        809  
        810   Use Printe d Report t o Help Han dle and Di spose of H azardous M edications
        811  
        812  
        813   Print Repo rt
        814   Hazardous  Drug Handl ing and Di sposal – A s Is Pharm acy
        815  
        816   Order and  Pay for Ha zardous Wa ste Charac terization
        817   Analyze Ha zardous Me dication W aste at Si te
        818   Hazardous  Waste
        819   Characteri zation Rep ort
        820   Usually de livered as  a
        821   spreadshee t mixing g eneric and  trade nam es, printe d, and sto red in a l oose leaf  binder, ma king it in convenient  to refere nce.
        822   Medical Wa ste
        823   Management  Contracto rs
        824   VA Pharmac yAppendix  BModels
        825  
        826  
        827  
        828  
        829  
        830  
        831  
        832  
        833  
        834  
        835  
        836  
        837  
        838  
        839  
        840  
        841  
        842  
        843  
        844  
        845  
        846  
        847  
        848  
        849  
        850  
        851  
        852  
        853  
        854  
        855  
        856  
        857  
        858  
        859  
        860  
        861  
        862  
        863  
        864  
        865  
        866  
        867   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        868   Business R equirement s Document 12January  2015
        869  
        870  
        871   Store Data  in Local  Site Insta nce
        872   Hazardous  Drug Handl ing and Di sposal – T o Be
        873   Add New Ha zardous Dr ugs to the  National  Drug File
        874   Populate H azardous t o
        875   Handle
        876   Database F ield
        877   Populate H azardous t o Dispo se , Primary  EPA Code,  Waste Sort  Code & DO T Shipping  Name
        878   Database F ields
        879  
        880   Push New H azardous D rug
        881   Data
        882   Hazardous  toHazardou s to
        883   No
        884   HandleDisp o se
        885   Yes
        886   Yes
        887   Pharmacy
        888   Product Sy stem
        889   - National
        890   National D rug File
        891   Pharmacist /Environme ntal Engin eer
        892  
        893  
        894  
        895  
        896  
        897  
        898  
        899  
        900  
        901  
        902  
        903  
        904  
        905  
        906  
        907  
        908  
        909  
        910  
        911  
        912  
        913  
        914  
        915  
        916  
        917  
        918  
        919  
        920  
        921  
        922  
        923  
        924  
        925  
        926  
        927  
        928  
        929  
        930  
        931  
        932  
        933  
        934  
        935  
        936  
        937  
        938  
        939  
        940  
        941  
        942  
        943  
        944  
        945  
        946  
        947   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        948   Business R equirement s Document 13January  2015
        949  
        950  
        951  
        952   Take Preca utions
        953  
        954  
        955   Scan Barco de
        956  
        957   Follow Pro per Proced ure for Di spo sing
        958   Hazardous  Drug Handl ing and Di sposal – T o Be Admin ister Haza rdous Medi cation to  Patient
        959  
        960   Access Bar code Medic ation Admi nistration
        961  
        962   Request Me dication I nformation
        963   Display Ha zardous to  Handle Ic on
        964  
        965   Display Ha zardous to  Dispo se  Icon
        966  
        967   Return med ication in formation
        968   Hazardous
        969   Drug Parti ally     Y es
        970   Used?
        971   Handling
        972   HazardYes
        973   Detected?
        974   Dispo sal
        975   HazardYes
        976   Detected?
        977   No
        978   National D rug File
        979   Nurse/Resi dent Physi cian
        980   Barcode Me dication A dministrat ion
        981  
        982  
        983  
        984  
        985  
        986  
        987  
        988  
        989  
        990  
        991  
        992  
        993  
        994  
        995  
        996  
        997  
        998  
        999  
        1000  
        1001  
        1002  
        1003  
        1004  
        1005  
        1006  
        1007  
        1008  
        1009  
        1010  
        1011  
        1012  
        1013  
        1014  
        1015  
        1016  
        1017  
        1018  
        1019  
        1020  
        1021  
        1022  
        1023  
        1024  
        1025  
        1026  
        1027  
        1028  
        1029  
        1030  
        1031  
        1032  
        1033  
        1034  
        1035  
        1036   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1037   Business R equirement s Document 14January  2015
        1038  
        1039  
        1040   Determine  Hazardous  Medication  is Partia lly Used,  Expired, o r
        1041   Contaminat ed
        1042   Follow Cor rect Proce dure to Di spo se of
        1043   Hazardous  Drug
        1044   Hazardous  Drug Handl ing and Di sposal – T o Be Dispo se of Haza rdous Drug s
        1045   Notify Pha rmacy that  Hazardous  Drug Need s Dispo sa l
        1046  
        1047   Search for  Hazardous  Drug
        1048   Details
        1049   Pass Searc h Criteria  to Nation al Drug Fi le
        1050  
        1051  
        1052   Display Re sults
        1053  
        1054  
        1055   Return Res ults
        1056   National D rug File
        1057   Pharmacist /Pharmacy  Technician /    Nurse /Resident
        1058   VistA Look up
        1059   Environmen tal Engine er
        1060   Physician
        1061  
        1062  
        1063  
        1064  
        1065  
        1066  
        1067  
        1068  
        1069  
        1070  
        1071  
        1072  
        1073  
        1074  
        1075  
        1076  
        1077  
        1078  
        1079  
        1080  
        1081  
        1082  
        1083  
        1084  
        1085  
        1086  
        1087  
        1088  
        1089  
        1090  
        1091  
        1092  
        1093  
        1094  
        1095  
        1096  
        1097  
        1098  
        1099  
        1100  
        1101  
        1102  
        1103  
        1104  
        1105  
        1106  
        1107  
        1108  
        1109  
        1110  
        1111  
        1112  
        1113  
        1114  
        1115  
        1116   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1117   Business R equirement s Document 15January  2015
        1118  
        1119  
        1120   Type of St akeholder
        1121   Descriptio n
        1122   Responsibi lities
        1123   Requesters
        1124   Carolyn Gu towski,
        1125   Co-Chair,  Pharmaceut ical and E nvironment al Program s Subgroup ,
        1126   Pharmaceut ical Manag ement Work group
        1127   Vaiyapuri  Subramania m, Chair,  Pharmaceut ical Manag ement Work group
        1128   Submitted  request. S ubmits bus iness requ irements.  Monitors p rogress of  request.  Contribute s to BRD d evelopment .
        1129   Endorser
        1130   Rajiv Jain ,
        1131   Assistant  Deputy Und er Secreta ry, Health , PCS
        1132   Endorsed t his reques t. Provide s strategi c directio n to the p rogram. El icits exec utive supp ort and fu nding. Mon itors the  progress a nd time li nes.
        1133   Business O wner/Progr am Office
        1134   Michael Va lentino,
        1135   Chief Cons ultant, PC S–PBM
        1136   Provides f inal appro val of BRD  with sign - off auth ority. Pro vides stra tegic dire ction to t he program . Elicits  executive  support an d funding.  Monitors  the progre ss and tim e lines.
        1137   Business S ubject Mat ter Expert s (SME)
        1138   Margaret R aisch,
        1139   Staff Phar macist, Ph armacy Ser vice, St.  Louis VAMC
        1140   William Ku las, Envir onmental P rotection  Manager, V ISN 1, VA  Maine Heal thcare Sys tem
        1141   Vaiyapuri  Subramania m, Associa te Chief C onsultant  - PBM
        1142   Provide ba ckground o n current  system and  processes . Describe  features  of current  systems,  including  known prob lems. Iden tify featu res of enh ancement.
        1143   Technical  SMEs
        1144   Robert Sil verman, Ph armacy Inf ormatics S pecialist,  Clinical  Informatic s/PBM
        1145   Don Lees,
        1146   Pharmacist  Specialis t, PBM, Hi nes
        1147   Provide te chnical ba ckground i nformation  about the  current s oftware an d requeste d enhancem ents.
        1148   User SMEs
        1149   Jonathan B agby,
        1150   Nurse Cons ultant, Ba r Code Res ource Offi ce (BCRO),  Office of  Informati cs and Ana lytics (OI A)
        1151   Stephen Co rma,
        1152   Pharmacist  Consultan t, BCRO, O IA
        1153   Kim C. Wil liams,
        1154   Ensure tha t the enha ncements w ill accoun t for curr ent busine ss process es and exi sting soft ware capab ilities.
        1155   Appendix C Stakeholde rs, Users,  and Workg roups  Sta keholders
        1156  
        1157  
        1158  
        1159  
        1160  
        1161  
        1162  
        1163  
        1164  
        1165  
        1166  
        1167  
        1168  
        1169  
        1170  
        1171  
        1172  
        1173  
        1174  
        1175  
        1176  
        1177  
        1178  
        1179  
        1180  
        1181  
        1182  
        1183  
        1184  
        1185  
        1186  
        1187  
        1188  
        1189  
        1190  
        1191  
        1192  
        1193  
        1194  
        1195  
        1196  
        1197  
        1198  
        1199  
        1200  
        1201  
        1202  
        1203  
        1204  
        1205  
        1206  
        1207  
        1208   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1209   Business R equirement s Document 16January  2015
        1210  
        1211  
        1212   Type of St akeholder
        1213   Descriptio n
        1214   Responsibi lities
        1215  
        1216   Director,  BCRO, OIA
        1217  
        1218   Stakeholde r Support  Team (BRD  Developmen t)
        1219  
        1220   Type of St akeholder
        1221   Descriptio n
        1222   Responsibi lities
        1223   Health Car e Security  Requireme nts SME
        1224   Bill Newha rt,
        1225   Management  and Progr am Analyst , Health C are Securi ty Require ments, Hea lth Inform ation Gove rnance,  O IA
        1226   Responsibl e for dete rmining an d providin g guidance  on compli ance with  HIPAA.
        1227   Service Co ordination  SME
        1228   Richard Mu rray,
        1229   Management  Analyst,  Service Co ordination , OI&T, Of fice of Cu stomer Adv ocacy
        1230   Responsibl e for ensu ring all a spects of  non-functi onal requi rements ha ve been ac curately r ecorded fo r this req uest.
        1231   Health Sys tems Portf olio Manag ement Staf f
        1232   Christy Ga gliano,
        1233   Program An alyst, Hea lth System s Health I nformatics
        1234   Serve as t he liaison  between t he Program  Office (B usiness Ow ner) and P roduct Dev elopment t hroughout  the lifecy cle.
        1235   Strategic  Investment  Managemen t (SIM), R equirement s Developm ent Manage ment (RDM)
        1236   Jill Schep pler, Requ irements A nalyst, RD M, VHA
        1237   Responsibl e for work ing with a ll stakeho lders to e nsure the  business r equirement s have bee n accurate ly recorde d for this  request.
        1238  
        1239  
        1240  
        1241  
        1242  
        1243  
        1244  
        1245  
        1246  
        1247  
        1248  
        1249  
        1250  
        1251  
        1252  
        1253  
        1254  
        1255  
        1256  
        1257  
        1258  
        1259  
        1260  
        1261  
        1262  
        1263   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1264   Business R equirement s Document 17January  2015
        1265  
        1266   Appendix D User Inter face/User  Centered D esign Prin ciples
        1267   User Exper ience enco mpasses di rect and i ndirect in teractions  between t he user an d the syst em Improvi ng usabili ty over th e prior ve rsion is a  key requi rement for  this appl ication. T he Interna tional Org anization  for Standa rdization  (ISO) defi nes usabil ity as “th e extent t o which a  product ca n be used  by specifi ed users t o achieve  specified  goals with  effective ness, effi ciency, an d satisfac tion in a  specified  context of  use” (199 8).
        1268   For an opt imal user  experience  the syste m must mee t the requ irements o utlined in  this sect ion, which  involve a ttributes  of the app lication a nd the pro cess requi red to ach ieve them.
        1269   In order t o improve  usability  of VA-deve loped or p urchased a pplication s, the fol lowing act ions are r equired:
        1270   In accorda nce with t he Office  of the Nat ional Coor dinator fo r Health I nformation  Technolog y’s Meanin gful Use S tage 2 fin al ruling,  employ an  industry  recognized  User Cent ered Desig n (UCD) pr ocess. The  methods f or UCD are  well defi ned in doc uments and  requireme nts such a s ISO 9241 –11, ISO 1 3407, ISO  16982, Nat ional Inst itute of S tandards a nd Technol ogy Intera gency Repo rt 7741, I SO/Interna tional Ele ctrochemic al Commiss ion 62366,  and ISO 9 241-210.   Developers  will choo se their U CD approac h; one or  more speci fic UCD pr ocesses wi ll not be  prescribed .
        1271   Adhere to  an industr y recogniz ed User In terface (U I) Best Pr actices Gu ideline or  Style Gui de.  For e xample, fi rst follow  UI guidel ines for t he develop ment platf orm.  In i nstances w here platf orm guidel ines are n ot availab le, adhere  to VA’s B est Practi ces Guidel ines/Style  Guide.
        1272   Inform req uirements  and design s with det ailed huma n factors  work produ cts that h ave been/w ill be com pleted for  the speci fic projec t. Example s of speci fic human  factors ac tivities m ight inclu de heurist ic evaluat ions, site  visits, i nterviews,  applicati on-specifi c design g uides, and  usability  testing o n existing  systems o r prototyp es.
        1273   A sound UC D and deve lopment pr ocess base d on human  factors s hould incl ude the fo llowing ac tivities:
        1274   Understand ing of the  users, th e users’ t asks, and  the users’  environme nts
        1275   Review of  similar or  competiti ve systems  to inform  requireme nts and de sign
        1276   Heuristic  evaluation  of prior  versions,  prototypes , or basel ine applic ations, if  applicabl e
        1277   Iterative  design and  formative  usability  testing ( formative  usability  testing is  used to d iscover us ability pr oblems dur ing the de sign and d evelopment  process)
        1278   User risk  analysis
        1279   Summative  validation  usability  testing ( summative  usability  testing is  used to q uantify an d validate  usability  of a prod uct with m easures of  effective ness, effi ciency, us er percept ions, etc. )
        1280   To demonst rate high  usability,  the appli cation sho uld be:
        1281   Intuitive  and easy t o learn, w ith minima l training
        1282   Effective  by allowin g users to  successfu lly comple te tasks
        1283  
        1284   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1285   Business R equirement s Document 18January  2015
        1286  
        1287   Efficient  by allowin g users to  complete  their work  in a mann er consist ent with c linical pr actice and  workflow
        1288   Perceived  to have hi gh usabili ty, as dem onstrated  by appropr iate surve y measures
        1289   Designed t o aid user s in meeti ng task go als withou t being an  additiona l burden T he system  must be re liable and  enable us er trust b y providin g:
        1290   Stable and  reliable  performanc e
        1291   Accurate d ata
        1292   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems  and intend ed to be a vailable i n the appl ication
        1293   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta
        1294   The applic ation shou ld include  a modern  Graphical  User Inter face that  allows the  user to v iew data f rom multip le sources  and inclu de:
        1295   Integrated  display o f structur ed and uns tructured  data
        1296   Rich data  visualizat ion and gr aphical di splay of d ata
        1297   Ability to  switch be tween tabu lar and gr aphical da ta views
        1298   Ability to  interact  with displ ayed data  to obtain  additional  details r elated to  the data a nd source  of the dat a
        1299   User custo mizable co mponents a nd setting s
        1300   The applic ation must  provide f or advance d and up-t o-date sea rching, to  include:
        1301   Fast searc h function ality with  auto-comp lete and r eal-time d isplay of  matched re sults duri ng typing
        1302   Search his tory
        1303   The applic ation must  provide f or advance d filterin g capabili ties, to i nclude:
        1304   Filtering  of data ta bles, list s, and gri ds
        1305   Filtering  of search  results
        1306   The applic ation desi gn should  be modifie d to:
        1307   Address th e specific  findings  from a hum an factors  heuristic  evaluatio n conducte d on the p rior versi on of the  applicatio n
        1308   Address th e specific  findings  reported f rom field  use of the  prior ver sion
        1309   Address th e specific  findings  reported f rom usabil ity testin g of the p rior versi on or rele vant proto types
        1310  
        1311  
        1312  
        1313  
        1314  
        1315  
        1316  
        1317  
        1318  
        1319   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1320   Business R equirement s Document 19January  2015
        1321  
        1322  
        1323   Appendix E Technical  Informatio n
        1324   Note: This  informati on has bee n provided  by the si te and has  not been  validated  by Product  Developme nt.
        1325  
        1326   -- Select  Platform - -
        1327  
        1328  
        1329  
        1330  
        1331   Enhancemen ts to exis ting VistA  Applicati on
        1332  
        1333  
        1334  
        1335   Technical  Product De scription:
        1336  
        1337  
        1338   Product Pl atform
        1339   Product Ty pe
        1340   Standards  & Conventi ons Commit tee Compli ance for M  and Graph ical User  Interface
        1341   Compliance  with Sect ion 508 of  the Rehab ilitation  Act Amendm ents of 19 98
        1342  
        1343  
        1344    Yes
        1345  
        1346    No
        1347  
        1348    Unknown
        1349    Yes
        1350  
        1351    No
        1352  
        1353    Unknown
        1354  
        1355   Language
        1356   Database
        1357   Are Databa se Integra tion Agree ments Requ ired?
        1358    M C++
        1359  
        1360    Java C
        1361  
        1362    OtherDelp hi
        1363    Oracle MS  SQL Serve r
        1364  
        1365    MS Access
        1366  
        1367    Other
        1368    Yes
        1369  
        1370    No
        1371  
        1372    Unknown
        1373  
        1374  
        1375  
        1376  
        1377  
        1378  
        1379   Are automa ted test s cripts ava ilable?
        1380   If no, are  manual te st scripts  available ?
        1381    Yes
        1382    No
        1383    Yes
        1384    No
        1385  
        1386   Have test  sites been  identifie d?
        1387   If yes, li st the sit es.
        1388    Yes No
        1389  
        1390  
        1391   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1392   Business R equirement s Document 20January  2015
        1393  
        1394  
        1395  
        1396   Has a Regi onal Revie w been per formed?
        1397   If yes, wh ich Region  performed  the revie w?
        1398    Yes
        1399    No
        1400    Unknown
        1401  
        1402  
        1403   Does the p roduct use  the Socia l Security  Number (S SN)?
        1404   If the pro duct uses  the SSN, w hat is the  source?
        1405   If the pro duct uses  the SSN, i s the SSN  used as se arch crite rion?
        1406   If the pro duct uses  the SSN, i s the SSN  stored loc ally in th e product?
        1407    Yes No
        1408  
        1409    Yes No
        1410    Yes No
        1411   If SSN is  used as a  search cri terion, un der what a uthority i s the SSN  being used ? Cite aut hority tha t gives pe rmission t o use SSN.
        1412  
        1413  
        1414   Does the a pplication  make use  of the Int ernational  Classific ation of D iseases (I CD) code s et?
        1415   If yes, (t he applica tion does  make use o f the ICD  code set),  please de scribe?
        1416   Who is the  point of  contact fo r question s regardin g ICD-9?
        1417   Does the a pplication  make refe rence to f iles 80 an d 81, the  ICD files?
        1418    Yes
        1419    No
        1420  
        1421  
        1422    Yes
        1423    No
        1424  
        1425   Does this  product su pport mult i-division al facilit ies? NOT A PPLICABLE
        1426   Does this  product us e / introd uce files  that need  local adap tation?
        1427   Is there a nything th at may be  designed /  built tha t will not  be portab le?
        1428    Yes
        1429    No
        1430    Don't Kno w
        1431    Yes
        1432    No
        1433    Don't Kno w
        1434    Yes
        1435    No
        1436    Don't Kno w
        1437  
        1438  
        1439  
        1440  
        1441  
        1442  
        1443  
        1444  
        1445  
        1446  
        1447  
        1448  
        1449  
        1450   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1451   Business R equirement s Document 21January  2015
        1452  
        1453   Appendix F Acronyms a nd Abbrevi ations
        1454  
        1455   Term
        1456   Definition
        1457   BCMA
        1458   Bar Code M edication  Administra tion
        1459   BCRO
        1460   Bar Code R esource Of fice
        1461   BRD
        1462   Business R equirement s Document
        1463   CFR
        1464   Code of Fe deral Regu lations
        1465   DOT
        1466   Department  of Transp ortation
        1467   EPA
        1468   Environmen tal Protec tion Agenc y
        1469   FDA
        1470   Food and D rug Admini stration
        1471   HIPAA
        1472   Health Ins urance Por tability a nd Account ability Ac t
        1473   ICD
        1474   Internatio nal Classi fication o f Diseases
        1475   ISO
        1476   Internatio nal Organi zation for  Standardi zation
        1477   IT
        1478   Informatio n Technolo gy
        1479   NDF
        1480   National D rug File
        1481   NSR
        1482   New Servic e Request
        1483   OI&T
        1484   Office of  Informatio n and Tech nology
        1485   OIA
        1486   Office of  Informatic s and Anal ytics
        1487   OSHA
        1488   Occupation al Safety  and Health  Administr ation
        1489   PBM
        1490   Pharmacy B enefits Ma nagement
        1491   PCS
        1492   Patient Ca re Service s
        1493   PPS-N
        1494   Pharmacy P roduct Sys tem - Nati onal
        1495   RCRA
        1496   Resource C onservatio n and Reco very Act
        1497   RDM
        1498   Requiremen ts Develop ment and M anagement
        1499   RTM
        1500   Requiremen ts Traceab ility Matr ix
        1501   SIM
        1502   Strategic  Investment  Managemen t
        1503   SLR
        1504   Service Le vel Requir ement
        1505   SME
        1506   Subject Ma tter Exper t
        1507   SSN
        1508   Social Sec urity Numb er
        1509   UCD
        1510   User Cente red Design
        1511   UI
        1512   User Inter face
        1513   VA
        1514   Department  of Vetera ns Affairs
        1515   VAMC
        1516   VA Medical  Center
        1517   VHA
        1518   Veterans H ealth Admi nistration
        1519   VISN
        1520   Veterans I ntegrated  Service Ne twork
        1521  
        1522  
        1523   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1524   Business R equirement s Document 22January  2015
        1525  
        1526  
        1527   Term
        1528   Definition
        1529   VistA
        1530   Veterans H ealth Info rmation Sy stems and  Technology  Architect ure
        1531  
        1532  
        1533  
        1534  
        1535  
        1536  
        1537  
        1538  
        1539  
        1540  
        1541  
        1542  
        1543  
        1544  
        1545  
        1546  
        1547  
        1548  
        1549  
        1550  
        1551  
        1552  
        1553  
        1554  
        1555  
        1556  
        1557  
        1558  
        1559  
        1560  
        1561  
        1562  
        1563  
        1564  
        1565  
        1566  
        1567  
        1568  
        1569  
        1570  
        1571  
        1572  
        1573  
        1574  
        1575  
        1576  
        1577  
        1578  
        1579  
        1580  
        1581  
        1582  
        1583  
        1584  
        1585   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1586   Business R equirement s Document 23January  2015
        1587  
        1588   Appendix G Approval S ignatures
        1589   The requir ements def ined in th is documen t are the  high level  business  requiremen ts necessa ry to meet  the strat egic goals  and opera tional pla ns of the  Patient Ca re Service s – Pharma cy Benefit s Manageme nt Office.   Further  elaboratio n to these  requireme nts may be  done in m ore detail ed artifac ts.
        1590   Business O wner
        1591   Signifies  that the c ustomer ap proves the  documente d requirem ents, that  they adeq uately rep resent the  customer’ s desired  needs, and  that the  customer a grees with  the defin ed scope.
        1592  
        1593  
        1594   Signed:
        1595  
        1596  
        1597   Michael Va lentino, C hief Consu ltant, PCS  – PBMDate
        1598  
        1599  
        1600   Business L iaison
        1601   Signifies  appropriat e identifi cation and  engagemen t of neces sary stake holders an d the conf irmation a nd commitm ent to qua lity assur ance and c ommunicati on of busi ness requi rements to  meet stak eholder ex pectations .
        1602  
        1603  
        1604   Signed:
        1605  
        1606  
        1607   Shawn Fahe rty, Enter prise Syst ems Manage rDate
        1608  
        1609  
        1610   Requester( s)
        1611   Signifies  that the r equester a pproves th e document ed require ments and  that they  adequately  represent  the Class  III to Cl ass I tran sition can didate.
        1612  
        1613  
        1614   Signed:
        1615  
        1616  
        1617   Carolyn M.  Gutowski,  Co-Chair,  Pharmaceu tical and  Environmen tal Progra ms Subgrou p, VHA Pha rmaceutica l Manageme nt Workgro upDate
        1618  
        1619   Signed:
        1620  
        1621  
        1622   Vaiyapuri  Subramania m, Chair,  VHA Pharma ceutical M anagement  WorkgroupD ate
        1623  
        1624  
        1625  
        1626  
        1627  
        1628  
        1629   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1630   Business R equirement s Document 24January  2015
        1631  
        1632  
        1633  
        1634  
        1635   Functional  Subject M atter Expe rt
        1636   Signifies  that the f unctional  subject ma tter exper t approves  the docum ented requ irements a nd that th ey adequat ely repres ent the Cl ass III to  Class I t ransition  candidate.
        1637  
        1638  
        1639   Signed:
        1640  
        1641  
        1642   Robert Sil verman, Ph armacy Inf ormatics S pecialist,  PBMDate
        1643  
        1644   Technical  Point of C ontact
        1645   Signifies  that the t echnical p oint-of-co ntact appr oves the d ocumented  requiremen ts and tha t they ade quately re present th e Class II I to Class  I transit ion candid ate.
        1646  
        1647  
        1648   Signed:
        1649  
        1650  
        1651   Margaret R aischDate
        1652  
        1653  
        1654  
        1655  
        1656  
        1657  
        1658  
        1659  
        1660  
        1661  
        1662  
        1663  
        1664  
        1665  
        1666  
        1667  
        1668  
        1669  
        1670  
        1671  
        1672  
        1673  
        1674  
        1675  
        1676  
        1677  
        1678  
        1679  
        1680  
        1681  
        1682  
        1683   Hazardous  Drugs – En hancement  to Nationa l Drug Fil e
        1684   Business R equirement s Document 25January  2015
        1685  
        1686  
        1687  
        1688  
        1689  
        1690  
        1691  
        1692  
        1693  
        1694  
        1695  
        1696  
        1697  
        1698  
        1699  
        1700  
        1701  
        1702  
        1703  
        1704  
        1705   Requiremen ts Traceab ility Matr ix for NSR  20130302  (Hazardous  Drugs Enh ancement)
        1706  
        1707  
        1708   Bus Req ID  (Unique I dentifier)
        1709   Business A ctivity (T heme)
        1710   (BRD-Level  2)
        1711   Business N eed (Epic)
        1712   (BRD-Level s 1 and 2)
        1713   Business R equirement  (User Nar rative)
        1714   (BRD-Level s 1 and 2)
        1715   Mapping to  Business  Function F ramework ( Levels 1-3 )
        1716   Mapping to  Process M odels
        1717   (Levels 2  and 3)
        1718   Mapping to  Process M odel Eleme nt(s) (Lev els 2 and  3)
        1719   470345
        1720   Hazardous  Drug Manag ement
        1721  
        1722  
        1723  
        1724  
        1725  
        1726   475255
        1727  
        1728   As a user,  I need th e ability  to indicat e which ne w drugs ar e identifi ed as haza rdous when  they are  added to t he formula ry, so tha t the info rmation is  available  to staff  who need t o know how  to handle  and dispo se of a me dication s afely.
        1729  
        1730   2.2 Promot e Environm ental
        1731   Health, 2. 3 Promote  Clinical P ublic Heal th
        1732   Add Hazard ous Drugs  to the Nat ional Drug  File
        1733  
        1734   475259
        1735  
        1736  
        1737   As a pharm acist, I n eed the ab ility to i ndicate wh ich new dr ugs are id entified a s hazardou s when the y are adde d to the N ational Dr ug File so  that Vete rans Healt h Administ ration (VH A) staff w ho handle  and dispos e of hazar dous medic ations kno w when to  take preca utions to  protect th emselves f rom accide ntal expos ure.
        1738   2.2 Promot e Environm ental
        1739   Health, 2. 3 Promote  Clinical P ublic Heal th
        1740   Add Hazard ous Drugs  to the Nat ional Drug  File
        1741   Populate H azardous t o Handle D atabase Fi eld, Popul ate Hazard ous to Dis pose, Prim ary EPA Co de, Waste  Sort Code  & DOT Ship ping Name  Database F ields
        1742   475266
        1743  
        1744  
        1745   As an envi ronmental  engineer I  need the  ability to  indicate  which new  drugs are  identified  as hazard ous when t hey are ad ded to the  National  Drug File  so that Ve terans Hea lth Admini stration ( VHA) staff  who handl e and disp ose of haz ardous med ications k now when t o take pre cautions t o protect  themselves  from acci dental exp osure.
        1746   2.2 Promot e Environm ental
        1747   Health, 2. 3 Promote  Clinical P ublic Heal th
        1748   Add Hazard ous Drugs  to the Nat ional Drug  File
        1749   Populate H azardous t o Handle D atabase Fi eld, Popul ate Hazard ous to Dis pose, Prim ary EPA Co de, Waste  Sort Code  & DOT Ship ping Name  Database F ields
        1750   470346
        1751  
        1752   As a user,  I need to  view haza rdous drug  identific ation and  waste char acterizati on informa tion, so t hat I can  safely han dle and di spose of h azardous m edications .
        1753  
        1754   2.2 Promot e Environm ental Heal th, 2.3 Pr omote Clin ical Publi c Health
        1755   Administer  Hazardous  Drugs
        1756  
        1757  
        1758  
        1759   470347
        1760  
        1761  
        1762  
        1763  
        1764   As a nurse , I need t o view haz ardous dru g identifi cation and  waste cha racterizat ion inform ation, so  that when  I administ er medicat ion to       a patien t I know w hen to wea r Personal  Protectiv e Equipmen t  (PPE) t o protect  myself and  others fr om exposur e and know  how to co rrectly di spose of a ny remaini ng quantit y of the m edication.
        1765   2.2 Promot e Environm ental Heal th, 2.3 Pr omote Clin ical Publi c Health
        1766   Administer  Hazardous  Drugs
        1767   Take Preca utions, Sc an Barcode
        1768   474620
        1769  
        1770  
        1771   As a physi cian, I ne ed to view  hazardous  identific ation and  waste char acterizati on informa tion, so t hat when I  administe r medicati on to a pa tient I kn ow when to  wear Pers onal Prote ctive Equi pment (PPE ) to prote ct myself  and others  from expo sure and k now how to  correctly  dispose o f any rema ining quan tity of th e medicati on.
        1772   2.2 Promot e Environm ental Heal th, 2.3 Pr omote Clin ical Publi c Health
        1773   Administer  Hazardous  Drugs
        1774   Take Preca utions, Sc an Barcode
        1775   475241
        1776  
        1777  
        1778   As a pharm acist/phar macy techn ician, I n eed to vie w hazardou s drug ide ntificatio n and wast e characte rization i nformation , so that  I know whe n I should  wear   Pe rsonal Pro tective Eq uipment wh en handlin g and corr ectly labe ling hazar dous medic ations for  dispensin g and know  the corre ct way to  dispose of  a hazardo us medicat ion when i t is expir ed, contam inated, or  partially  used.
        1779   2.2 Promot e Environm ental Heal th, 2.3 Pr omote Clin ical Publi c Health
        1780   Dispose of  Hazardous  Drugs
        1781   Search for  Hazardous  Drug Deta ils, Follo w Correct  Procedure  to Dispose  of Hazard ous Drug
        1782  
        1783  
        1784  
        1785  
        1786  
        1787  
        1788  
        1789  
        1790  
        1791  
        1792  
        1793  
        1794  
        1795  
        1796   BUILD 3: P rescriptio n Expirati on Date Mo dification
        1797  
        1798  
        1799  
        1800  
        1801  
        1802  
        1803  
        1804  
        1805  
        1806  
        1807  
        1808  
        1809  
        1810   Requiremen ts Traceab ility Matr ix for NSR  20150309  (Fix Rx Ex piration D ate Calcul ation)
        1811  
        1812  
        1813   NSR #
        1814   Requiremen t Doc
        1815   Identifier
        1816   Business N eed
        1817   (Epic)
        1818   (BRD-Level s 1 and 2)
        1819   Business R equirement
        1820   (User Narr ative) (BR D-Levels 1  and 2)
        1821   20150309
        1822  
        1823   509398
        1824   As a pharm acist, I w ant to pro cess
        1825   only those  prescript ion fill r equests th at have be en appropr iately cal culated by  the syste m, so that  I do not  fill presc riptions t hat are co nsidered t o be expir ed based o n DEA regu lations.
        1826  
        1827  
        1828  
        1829  
        1830  
        1831  
        1832  
        1833  
        1834  
        1835  
        1836  
        1837  
        1838  
        1839  
        1840  
        1841  
        1842  
        1843  
        1844  
        1845  
        1846   BUILD 4: P harmacy Pr escription  Verificat ion Before  Dispensin g
        1847  
        1848   NSR 201104 15 Require ments
        1849  
        1850  
        1851  
        1852  
        1853   (387403) I nclude Bar code on Bo ttle Label : Redesign  prescript ion medica tion bottl e labels t o include  the prescr iption med ication ba rcode. Thi s requirem ent incorp orates PSP O 1999.
        1854   (387407) U se Barcode  As Final  Gatekeeper : Allow th e prescrip tion medic ation barc ode system  functiona lity, alre ady used a nd present ed on the  medication s’ associa ted paperw ork, to be  used as t he final g atekeeper  of all pre scription  medication s released  to patien ts so that  prescript ions can b e intercep ted when n ecessary??
        1855  
        1856  
        1857  
        1858  
        1859  
        1860  
        1861  
        1862  
        1863   VHA Physic ianOrders  Medication
        1864   #1 for Pat ient with,  Believed  to be, Inf ection #1
        1865   Physician  becomes aw are that p atient has  Infection  #2, not
        1866   Infection  #1
        1867   Discontinu es
        1868   Medication  #1 Order
        1869   Medication  #1 is ina ppropriate  to treat  Infection  #2
        1870  
        1871  
        1872  
        1873  
        1874  
        1875  
        1876  
        1877   VAMC Pharm acistThere  is no fun ctionality  or notifi cation in  the prescr iption med ication re lease proc ess that p revents a  pharmacist  from rele asing a me dication a fter a phy sician dis continues  an order a lready pro cessed by  a VAMC Pha rmacist.
        1878  
        1879  
        1880  
        1881  
        1882   NSR 201104 15 Process
        1883   Processes  Physician  Order
        1884   Prints Pre scription  Informatio n
        1885  
        1886   Fills Pres cription
        1887   Releases M edication  #1 to Pati ent
        1888  
        1889  
        1890  
        1891  
        1892  
        1893  
        1894  
        1895  
        1896  
        1897  
        1898  
        1899  
        1900   BUILD 5: S eparate Pa rameters f or Local S uspense Qu eue of Con trolled ve rsus Non-C ontrolled  Substance  Enhancemen ts
        1901  
        1902   NSR 201401 08 Require ments
        1903  
        1904  
        1905  
        1906  
        1907  
        1908   (388533) M edication  Parameters : Provide  the abilit y for user s to set p arameters  for how fa r in advan ce medicat ions shoul d be pulle d for dist ribution i n the Phar macy Data  Management  package i n VistA.
        1909  
        1910  
        1911  
        1912   As-Is Proc ess for Se parate Par ameters fo r Local Su spense Que ue of Cont rolled vs.  Non-Contr olled Subs tances
        1913  
        1914   VHA Facili ty
        1915  
        1916   Pharmacy S taff
        1917  
        1918  
        1919  
        1920   Review Med ication Or ders in Su spense Que ue
        1921  
        1922  
        1923  
        1924  
        1925  
        1926  
        1927  
        1928  
        1929  
        1930   No
        1931  
        1932   Fill based  on establ ished para meters?
        1933  
        1934   Yes
        1935  
        1936  
        1937   The curren t paramete rs do no a llow users  to proper ly balance  cost savi ng with pa tient safe ty.
        1938  
        1939  
        1940  
        1941   Distribute  Medicatio n to Patie nt
        1942  
        1943  
        1944   To-Be Proc ess for Se parate Par ameters fo r Local Su spense Que ue of Cont rolled vs.  Non-Contr olled Subs tances
        1945  
        1946  
        1947  
        1948  
        1949  
        1950   Pharmacy S taffReview  Medicatio n Orders i n Suspense  Queue
        1951   Fill based  on establ ished para meters?
        1952  
        1953   Yes
        1954  
        1955  
        1956   Distribute  Medicatio n to Patie nt
        1957  
        1958  
        1959   NSR 201401 08 Process
        1960  
        1961  
        1962   VHA Facili tyNoThis c hange will  allow for  more deta iled param eters,
        1963   which will  help user s to prope rly balanc e cost sav ing with p atient saf ety.
        1964  
        1965  
        1966  
        1967  
        1968  
        1969  
        1970  
        1971  
        1972  
        1973  
        1974   BUILD 6: I ndividual  Patient Sa fety Issue s
        1975   and Remove  Clinic Op tion
        1976  
        1977  
        1978   Patient Sa fety Issue s
        1979  
        1980  
        1981  
        1982  
        1983  
        1984  
        1985   PSPO #2017 : Outpatie nt Pharmac y prescrip tion label (s) were e dited in V istA Outpa tient Phar macy from  Window to  Mail, and  were fille d and prin ted on Loc al Suspens e two days  later.
        1986   PSPO #2193 : Outpatie nt Pharmac y prescrip tion label (s) did no t print, a nd the pre scription  was not di spensed or  released.
        1987   PSPO #2236 : There is  a Reprint  Default i ssue where by prescri ption refi lls may no t be proce ssed appro priately w hen the la bel reprin t default  prompts ar e accepted  for CMOP  rejects at  sites wit h vendor d ispensing  devices.
        1988   PSPO #2462 : Reprint  options ar e selectab le on expi red prescr iptions wi thout a wa rning mess age alerti ng to the  fact that  the prescr iption has  expired.
        1989  
        1990  
        1991   Remove Cli nic Option  from CPRS  Requireme nt
        1992  
        1993  
        1994  
        1995  
        1996  
        1997  
        1998   RTC Reqt # TBD: Remov e “C (Admi nistered i n Clinic)”
        1999   from VistA  Pharmacy  Quick Orde rs in orde r to align  with chan ges made i n CPRS by  the CPRS 3 2 project.