1. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 3/2/2018 12:46:55 PM Central Standard Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

1.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 PRCA_IB_EPAYMENTS_BUNDLE_2_0_V25.zip\PRCA_4_5_326 Documents prca_ib_epayments_bundle_2_0_ig (track changes).doc Fri Mar 2 17:47:02 2018 UTC
2 PRCA_IB_EPAYMENTS_BUNDLE_2_0_V25.zip\PRCA_4_5_326 Documents prca_ib_epayments_bundle_2_0_ig (track changes).doc Fri Mar 2 18:00:37 2018 UTC

1.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 7 1172
Changed 6 12
Inserted 0 0
Removed 0 0

1.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

1.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

1.5 Comparison detail

  1   Installati on, Back-o ut, and Ro llback Gui de Templat eMedical C are Collec tion Fund  (MCCF) Ele ctronic Da ta Interch ange (EDI)  Transacti on Applica tions Suit e (TAS) eP ayments Bu ild 2 & 3
  2   Accounts R eceivable  PRCA*4.5*3 21
  3   Integrated  Billing I B*2.0*596
  4   Accounts R eceivable  PRCA*4.5*3 21
  5   Version 13 .0
  6   Deployment , Installa tion, Back -Out, and  Rollback G uide
  7  
  8   October Fe bruary 201 87
  9   Department  of Vetera ns Affairs
  10   Office of  Informatio n and Tech nology (OI &T)
  11   Revision H istory
  12   DateVersio nDescripti onAuthorJu ly 20171.0 Initial Ve rsionDarle ne White &  Chris Edk insOctober  20172.0In corporated  the addit ional item s to this  document a s the scop e of work  (VistA enh ancements)  increased  when we c ombined Bu ild 2 with  Build 3.D arlene Whi te & Fred  AltmanDece mber 20173 .0Updated  to reflect  changes t o build as  a result  of IOC tes ting.Darle ne WhiteAr tifact Rat ionale
  13   This docum ent descri bes the De ployment,  Installati on, Back-o ut, and Ro llback Pla n for new  products g oing into  the VA Ent erprise. T he plan in cludes inf ormation a bout syste m support,  issue tra cking, esc alation pr ocesses, a nd roles a nd respons ibilities  involved i n all thos e activiti es. Its pu rpose is t o provide  clients, s takeholder s, and sup port perso nnel with  a smooth t ransition  to the new  product o r software , and shou ld be stru ctured app ropriately , to refle ct particu lars of th ese proced ures at a  single or  at multipl e location s.
  14   Per the Ve teran-focu sed Integr ated Proce ss (VIP) G uide, the  Deployment , Installa tion, Back -out, and  Rollback P lan is req uired to b e complete d prior to  Critical  Decision P oint #2 (C D #2), wit h the expe ctation th at it will  be update d througho ut the lif ecycle of  the projec t for each  build, as  needed. 
  15   Table of C ontents
  16   11
  17   Introducti on
  18  
  19  
  20   11.1
  21   Purpose
  22  
  23  
  24   11.2
  25   Dependenci es
  26  
  27  
  28   11.3
  29   Constraint s
  30  
  31  
  32   12
  33   Roles and  Responsibi lities
  34  
  35  
  36   23
  37   Deployment
  38  
  39  
  40   23.1
  41   Timeline
  42  
  43  
  44   23.2
  45   Site Readi ness Asses sment
  46  
  47  
  48   23.2.1
  49   Deployment  Topology  (Targeted  Architectu re)
  50  
  51  
  52   33.2.2
  53   Site Infor mation (Lo cations, D eployment  Recipients )
  54  
  55  
  56   33.2.3
  57   Site Prepa ration
  58  
  59  
  60   33.3
  61   Resources
  62  
  63  
  64   33.3.1
  65   Facility S pecifics
  66  
  67  
  68   33.3.2
  69   Hardware
  70  
  71  
  72   33.3.3
  73   Software
  74  
  75  
  76   43.3.4
  77   Communicat ions
  78  
  79  
  80   43.3.4.1
  81   Deployment /Installat ion/Back-O ut Checkli st
  82  
  83  
  84   54
  85   Installati on
  86  
  87  
  88   54.1
  89   Pre-instal lation and  System Re quirements
  90  
  91  
  92   54.2
  93   Platform I nstallatio n and Prep aration
  94  
  95  
  96   54.3
  97   Download a nd Extract  Files
  98  
  99  
  100   64.4
  101   Database C reation
  102  
  103  
  104   64.5
  105   Installati on Scripts
  106  
  107  
  108   64.6
  109   Cron Scrip ts
  110  
  111  
  112   64.7
  113   Access Req uirements  and Skills  Needed fo r the Inst allation
  114  
  115  
  116   64.8
  117   Installati on Procedu re
  118  
  119  
  120   64.9
  121   Installati on Verific ation Proc edure
  122  
  123  
  124   64.10
  125   System Con figuration
  126  
  127  
  128   64.11
  129   Database T uning
  130  
  131  
  132   65
  133   Back-Out P rocedure
  134  
  135  
  136   75.1
  137   Back-Out S trategy
  138  
  139  
  140   75.2
  141   Back-Out C onsiderati ons
  142  
  143  
  144   75.2.1
  145   Load Testi ng
  146  
  147  
  148   75.2.2
  149   User Accep tance Test ing
  150  
  151  
  152   125.3
  153   Back-Out C riteria
  154  
  155  
  156   125.4
  157   Back-Out R isks
  158  
  159  
  160   125.5
  161   Authority  for Back-O ut
  162  
  163  
  164   125.6
  165   Back-Out P rocedure
  166  
  167  
  168   135.7
  169   Back-out V erificatio n Procedur e
  170  
  171  
  172   136
  173   Rollback P rocedure
  174  
  175  
  176   136.1
  177   Rollback C onsiderati ons
  178  
  179  
  180   136.2
  181   Rollback C riteria
  182  
  183  
  184   136.3
  185   Rollback R isks
  186  
  187  
  188   136.4
  189   Authority  for Rollba ck
  190  
  191  
  192   136.5
  193   Rollback P rocedure
  194  
  195  
  196   136.6
  197   Rollback V erificatio n Procedur e
  198  
  199  
  200   1
  201   Introducti on
  202   1
  203   1.1
  204   Purpose
  205   1
  206   1.2
  207   Dependenci es
  208   1
  209   1.3
  210   Constraint s
  211   1
  212   2
  213   Roles and  Responsibi lities
  214   1
  215   3
  216   Deployment
  217   2
  218   3.1
  219   Timeline
  220   2
  221   3.2
  222   Site Readi ness Asses sment
  223   2
  224   3.2.1
  225   Deployment  Topology  (Targeted  Architectu re)
  226   3
  227   3.2.2
  228   Site Infor mation (Lo cations, D eployment  Recipients )
  229   3
  230   3.2.3
  231   Site Prepa ration
  232   3
  233   3.3
  234   Resources
  235   3
  236   3.3.1
  237   Facility S pecifics
  238   3
  239   3.3.2
  240   Hardware
  241   3
  242   3.3.3
  243   Software
  244   4
  245   3.3.4
  246   Communicat ions
  247   4
  248   3.3.4.1
  249   Deployment /Installat ion/Back-O ut Checkli st
  250   4
  251   4
  252   Installati on
  253   5
  254   4.1
  255   Pre-instal lation and  System Re quirements
  256   5
  257   4.2
  258   Platform I nstallatio n and Prep aration
  259   5
  260   4.3
  261   Download a nd Extract  Files
  262   5
  263   4.4
  264   Database C reation
  265   6
  266   4.5
  267   Installati on Scripts
  268   6
  269   4.6
  270   Cron Scrip ts
  271   6
  272   4.7
  273   Access Req uirements  and Skills  Needed fo r the Inst allation
  274   6
  275   4.8
  276   Installati on Procedu re
  277   6
  278   4.9
  279   Installati on Verific ation Proc edure
  280   6
  281   4.10
  282   System Con figuration
  283   6
  284   4.11
  285   Database T uning
  286   6
  287   5
  288   Back-Out P rocedure
  289   7
  290   5.1
  291   Back-Out S trategy
  292   7
  293   5.2
  294   Back-Out C onsiderati ons
  295   7
  296   5.2.1
  297   Load Testi ng
  298   7
  299   5.2.2
  300   User Accep tance Test ing
  301   8
  302   5.3
  303   Back-Out C riteria
  304   10
  305   5.4
  306   Back-Out R isks
  307   10
  308   5.5
  309   Authority  for Back-O ut
  310   10
  311   5.6
  312   Back-Out P rocedure
  313   10
  314   5.7
  315   Back-out V erificatio n Procedur e
  316   11
  317   6
  318   Rollback P rocedure
  319   11
  320   6.1
  321   Rollback C onsiderati ons
  322   11
  323   6.2
  324   Rollback C riteria
  325   11
  326   6.3
  327   Rollback R isks
  328   11
  329   6.4
  330   Authority  for Rollba ck
  331   11
  332   6.5
  333   Rollback P rocedure
  334   11
  335   6.6
  336   Rollback V erificatio n Procedur e
  337   11
  338  
  339  
  340   Table of T ables
  341   1Table 1:  Deployment , Installa tion, Back -out, and  Rollback R oles and R esponsibil ities
  342  
  343  
  344   3Table 2:  Site Prepa ration
  345  
  346  
  347   3Table 3:  Facility-S pecific Fe atures
  348  
  349  
  350   3Table 4:  Hardware S pecificati ons
  351  
  352  
  353   4Table 5:  Software S pecificati ons
  354  
  355  
  356   5Table 6:  Deployment /Installat ion/Back-O ut Checkli st
  357  
  358  
  359   Table 1: D eployment,  Installat ion, Back- out, and R ollback Ro les and Re sponsibili ties
  360   1
  361   Table 2: S ite Prepar ation
  362   3
  363   Table 3: F acility-Sp ecific Fea tures
  364   3
  365   Table 4: H ardware Sp ecificatio ns
  366   3
  367   Table 5: S oftware Sp ecificatio ns
  368   4
  369   Table 6: D eployment/ Installati on/Back-Ou t Checklis t
  370   5
  371  
  372  
  373   Introducti on
  374   This docum ent descri bes how to  deploy an d install  IB*2.0*596  and PRCA* 4.5*321 as  well as h ow to back -out the p roduct and  rollback  to a previ ous versio n or data  set.
  375   Purpose
  376   The purpos e of this  plan is to  provide a  single, c ommon docu ment that  describes  how, when,  where, an d to whom  IB*2.0*596  and PRCA* 4.5*321 wi ll be depl oyed and i nstalled,  as well as  how the p atches are  to be bac ked out an d rolled b ack, if ne cessary. T he plan al so identif ies resour ces, commu nications  plan, and  rollout sc hedule. Sp ecific ins tructions  for instal lation, ba ck-out, an d rollback  are inclu ded in thi s document .
  377   Dependenci es
  378   The follow ing patche s must be  installed  before IB* 2.0*596 an d PRCA*4.5 *321:
  379   IB*2.0*511
  380   PRCA*4.5*2 20
  381   PRCA*4.5*3 03317
  382   PRCA*4.5*3 12
  383   PRCA*4.5*3 18
  384   PRCA*4.5*3 19
  385   Constraint s
  386   This patch  is intend ed for a f ully patch ed VistA s ystem.
  387   Roles and  Responsibi lities
  388   Table 1: D eployment,  Installat ion, Back- out, and R ollback Ro les and Re sponsibili ties
  389   IDTeamPhas e / RoleTa sksProject  Phase (Se e Schedule )1VA OI&T,  VA OI&T H ealth Prod uct Suppor t& PMO (Le idos)Deplo ymentPlan  and schedu le deploym ent (inclu ding orche stration w ith vendor s)Planning 2Local VAM C and CPAC  processes
  390   Deployment Determine  and docume nt the rol es and res ponsibilit ies of tho se involve d in the d eployment. Planning3F ield Testi ng (Initia l Operatin g Capabili ty - IOC),  Health Pr oduct Supp ort Testin g & VIP Re lease Agen t Approval  Deploymen tTest for  operationa l readines s Testing4 Health Pro duct Suppo rt and Fie ld Operati onsDeploym entExecute  deploymen tDeploymen t5Individu al Veteran s Administ ration Med ical Cente rs (VAMCs) Installati onPlan and  schedule  installati on Deploym ent6 VIP R elease Age ntInstalla tionEnsure  authority  to operat e and that  certifica te authori ty securit y document ation is i n placeDep loyment7N/ A for this  patch as  we are usi ng only th e existing  VistA sys temInstall ationValid ate throug h facility  POC to en sure that  IT equipme nt has bee n accepted  using ass et invento ry process esN/A8VA’s  eBusiness  teamInsta llationsCo ordinate t raining De ployment9V IP release  Agent, He alth Produ ct Support  & the dev elopment t eamBack-ou tConfirm a vailabilit y of back- out instru ctions and  back-out  strategy ( what are t he criteri a that tri gger a bac k-out) Dep loyment10N o changes  to current  process –  we are us ing the ex isting Vis tA systemP ost Deploy mentHardwa re, Softwa re and Sys tem Suppor tWarrantyD eployment
  391   The deploy ment is pl anned as a  national  rollout.
  392   This secti on provide s the sche dule and m ilestones  for the de ployment.
  393   Timeline
  394   The deploy ment and i nstallatio n is sched uled to ru n for 30 d ays, as de picted in  the master  deploymen t schedule
  395   .
  396   Site Readi ness Asses sment
  397   This secti on discuss es the loc ations tha t will rec eive the I B*2.0*596  and PRCA*4 .5*321 dep loyment. 
  398   Deployment  Topology  (Targeted  Architectu re)
  399   These patc hes, IB*2. 0*596 and  PRCA*4.5*3 21 are to  be nationa lly releas ed to all  VAMCs.
  400   Site Infor mation (Lo cations, D eployment  Recipients )
  401   The test s ites for I OC testing  are: TBD
  402   These site s will not  be define d here unt il the sit es have si gned the M emorandum  of Underst anding (MO Us) and te sting has  completed  as sometim es a site  has to sto p testing  prior to t he end of  IOC.
  403   Upon natio nal releas e, all VAM Cs are exp ected to i nstall thi s patch by  the compl iance date .
  404   Site Prepa ration
  405   The follow ing table  describes  preparatio n required  by the si te prior t o deployme nt.
  406   Table 2: S ite Prepar ation
  407   Site/Other Problem/Ch ange Neede dFeatures  to Adapt/M odify to N ew Product Actions/St epsOwnerN/ AN/AN/AN/A N/AResourc es
  408   Facility S pecifics
  409   The follow ing table  lists faci lity-speci fic featur es require d for depl oyment.
  410   Table 3: F acility-Sp ecific Fea tures
  411   SiteSpace/ RoomFeatur es NeededO therN/AN/A N/AN/AHard ware
  412   The follow ing table  describes  hardware s pecificati ons requir ed at each  site prio r to deplo yment.
  413   Table 4: H ardware Sp ecificatio ns
  414   Required H ardwareMod elVersionC onfigurati onManufact urerOtherE xisting Vi stA system N/AN/AN/AN /AN/APleas e see the  Roles and  Responsibi lities tab le in Sect ion 2 for  details ab out who is  responsib le for pre paring the  site to m eet these  hardware s pecificati ons.
  415   Software
  416   The follow ing table  describes  software s pecificati ons requir ed at each  site prio r to deplo yment.
  417   Table 5: S oftware Sp ecificatio ns
  418   Required S oftwareMak eVersionCo nfiguratio nManufactu rerOtherFu lly patche d Accounts  Receivabl e package  within Vis tAN/A4.5N/ AN/AN/APRC A*4.5*220N /ANational ly release d versionN /AN/AN/APR CA*4.5*303 317N/ANati onally rel eased vers ionN/AN/AN /APRCA*4.5 *312318N/A Nationally  released  versionN/A N/AN/APRCA *4.5*31831 9N/ANation ally relea sed versio nN/AN/AN/A Fully patc hed Integr ated Billi ng package  within Vi stAN/A2.0N /AN/AN/AIB *2.0*511N/ ANationall y released  versionN/ AN/AN/APle ase see th e Roles an d Responsi bilities t able in Se ction 2 ab ove for de tails abou t who is r esponsible  for prepa ring the s ite to mee t these so ftware spe cification s.
  419   Communicat ions
  420   The sites  that are p articipati ng in fiel d testing  (IOC) will  use the “ Patch Trac king” mess age in Out look to co mmunicate  with the e Payments e Business t eam, the d evelopers,  and produ ct support  personnel .
  421   Deployment /Installat ion/Back-O ut Checkli st
  422   The Releas e Manageme nt team wi ll deploy  patches IB *2.0*596 a nd PRCA*4. 5*321, whi ch are tra cked in th e NPM in F orum, nati onally to  all VAMCs.  Forum aut omatically  tracks th e patches  as they ar e installe d in the d ifferent V AMC produc tion syste ms. One ca n run a re port in Fo rum to ide ntify when  the patch  was insta lled in th e VistA pr oduction a t each sit e, and by  whom. A re port can a lso be run  to identi fy which s ites have  not instal led the pa tch in the ir VistA p roduction  system as  of that mo ment in ti me.
  423   Therefore,  this info rmation do es not nee d to be ma nually tra cked in th e chart be low.
  424   Table 6: D eployment/ Installati on/Back-Ou t Checklis t
  425   ActivityDa yTimeIndiv idual who  completed  taskDeploy N/AN/AN/AI nstallN/AN /AN/AInsta llation
  426   Pre-instal lation and  System Re quirements
  427   IB*2.0*596  and PRCA* 4.5*321, p atches to  the existi ng VistA I ntegrated  Billing 2. 0 and Acco unts Recei vable 4.5  packages,  are instal lable on a  fully pat ched M(UMP S) VistA s ystem and  operate on  the top o f the Vist A environm ent provid ed by the  VistA infr astructure  packages.  The latte r provides  utilities  which com municate w ith the un derlying o perating s ystem and  hardware,  thereby pr oviding In tegrated B illing and  Accounts  Receivable  independe nce from v ariations  in hardwar e and oper ating syst em.
  428   Platform I nstallatio n and Prep aration
  429   Refer to I B*2.0*596  and PRCA*4 .5*321 doc umentation  on the Na tional Pat ch Module  (NPM) on F orum for t he detaile d installa tion instr uctions. T hese instr uctions wo uld includ e any pre- installati on steps i f applicab le.
  430   Download a nd Extract  Files
  431   Refer to I B*2.0*596  and PRCA*4 .5*321 doc umentation  on the NP M to find  the locati on of rela ted docume ntation th at can be  downloaded . IB*2.0*5 96 and PRC A*4.5*321  will be di stributed  via host f ile PRCA_I B_EPAYMENT S_BUNDLE_2 _0.KID. 
  432   Sites can  retrieve V istA softw are from d ownload. DNS        . DNS     . This tra nsmits the  file from  the first  available  server.    Sites may  also selec t to retri eve this f ile direct ly from a  specific s erver.
  433   Sites may  retrieve s oftware di rectly usi ng Secure  File Trans fer Protoc ol (SFTP)  from the A NONYMOUS.S OFTWARE di rectory at  the follo wing OI Fi eld Office s:
  434          Alb any
  435  
  436   DNS      . URL       
  437          Hin es
  438  
  439   DNS     .U RL       
  440          Sal t Lake Cit y
  441         .URL        
  442   The PRCA_I B_EPAYMENT S_BUNDLE_2 _0.KID hos t file is  located in  the anony mous.softw are direct ory. Use t he America n Standard  Code for  Informatio n Intercha nge (ASCII ) Mode whe n download ing the fi le.
  443   Database C reation
  444   IB*2.0*596  and PRCA* 4.5*321 mo dify the V istA datab ase. All c hanges can  be found  on the NPM  documenta tion for t hese patch es.
  445   Installati on Scripts
  446   No install ation scri pts are ne eded for I B*2.0*596  and PRCA*4 .5*321 ins tallation.
  447   Cron Scrip ts
  448   No Cron sc ripts are  needed for  IB*2.0*59 6 and PRCA *4.5*321 i nstallatio n.
  449   Access Req uirements  and Skills  Needed fo r the Inst allation
  450   The follow ing staff  will need  access to  the host f ile PRCA_I B_EPAYMENT S_BUNDLE_2 _0.KID con taining th e IB*2.0*5 96 and PRC A*4.5*321  patches. T he softwar e is to be  installed  by the si te’s or re gion’s des ignated: V A OI&T IT  OPERATIONS  SERVICE,  Enterprise  Service L ines, Vist A Applicat ions Divis ion
  451   .
  452   Installati on Procedu re
  453   Refer to I B*2.0*596  and PRCA*4 .5*321 doc umentation  on the NP M for the  detailed i nstallatio n instruct ions.
  454   Installati on Verific ation Proc edure
  455   Refer to I B*2.0*596  and PRCA*4 .5*321 doc umentation  on the NP M for the  detailed i nstallatio n instruct ions. Thes e instruct ions would  include a ny post in stallation  steps if  applicable .
  456    System Co nfiguratio n
  457   No system  configurat ion change s are requ ired for t his patch.
  458    Database  Tuning
  459   No reconfi guration o f the Vist A database , memory a llocations  or other  resources  is necessa ry.
  460   Back-Out P rocedure
  461   Back-Out p ertains to  a return  to the las t known go od operati onal state  of the so ftware and  appropria te platfor m settings .
  462   Back-Out S trategy
  463   Although i t is unlik ely, due t o care in  collecting , elaborat ing, and d esigning a pproved us er stories , followed  by multip le testing  stages (D eveloper U nit Testin g, Compone nt Integra tion Testi ng, SQA Te sting, and  User Acce ptance Tes ting), a b ack-out de cision due  to major  issues wit h this pat ch could o ccur. A de cision to  back out c ould be ma de during  site Mirro r Testing,  Site Prod uction Tes ting or af ter Nation al Release  to the fi eld (VAMCs ). The bes t strategy  decision  is depende nt on the  stage of t esting dur ing which  the decisi on is made .
  464   If during  Mirror tes ting or Si te Product ion Testin g, a new v ersion of  a defect c orrecting  test patch  is produc ed, retest ed and suc cessfully  passes dev elopment t eam testin g, it will  be resubm itted to t he site fo r testing.  If the pa tch produc es catastr ophic prob lems, a ne w version  of the pat ch can be  used to re store the  build comp onents to  their pre- patch cond ition.
  465   If the def ect(s) wer e not disc overed unt il after n ational re lease but  during the  designate d support  period, a  new patch  will be en tered into  the Natio nal Patch  Module on  Forum and  go through  all the n ecessary m ilestone r eviews etc ., as a pa tch for a  patch. It  is up to V A OI&T and  product s upport whe ther this  new patch  would be d efined as  an emergen cy patch o r not. Thi s new patc h could be  used to a ddress spe cific issu es pertain ing to the  original  patch or c ould be us ed to rest ore the bu ild compon ents to th eir origin al pre-pat ch conditi on.
  466   After the  support pe riod, the  VistA Main tenance Pr ogram woul d produce  the new pa tch, eithe r to corre ct the def ective com ponents or  to back-o ut the pat ch.
  467   Back-Out C onsiderati ons
  468   It is nece ssary to d etermine i f a wholes ale back-o ut of the  patches IB *2.0*596 a nd PRCA*4. 5*321 are  needed or  if a bette r course o f action i s to corre ct through  a new ver sion of th e patch (i f prior to  national  release) o r through  a subseque nt patch a imed at sp ecific are as modifie d or affec ted by the  original  patch (aft er nationa l release) . A wholes ale back-o ut of the  patch will  still req uire a new  version ( if prior t o national  release)  or a subse quent patc h (after n ational re lease). If  the back- out is pos t-release  of patches  IB*2.0*59 6 and PRCA *4.5*321,  these patc hes should  be assign ed status  of “Entere d in Error ” in Forum ’s NPM.
  469   Load Testi ng
  470   N/A. The b ack-out pr ocess woul d be execu ted at nor mal, rathe r than rai sed job pr iority, an d is expec ted to hav e no signi ficant eff ect on tot al system  performanc e. Subsequ ent to the  reversion , the perf ormance de mands on t he system  would be u nchanged.
  471   User Accep tance Test ing
  472   Daily Acti vity Repor t Enhancem ents [RCDP E EDI LOCK BOX ACT RE PORT]
  473   The Matche d Payment  amount pos ted line w as removed  from the  daily and  final tota ls.
  474   The report  header wi ll display  selected  Division n umbers ins tead of se lected div ision name s.
  475   In detail  mode, the  report wil l page bre ak on each  daily tot al, on the  final tot al and whe n an Elect ronic Fund s Transfer  (EFT) dep osit canno t be fully  displayed  on the pa ge.
  476   The report  will no l onger be s ent via em ail to the  mail grou p RCDPE PA YMENTS as  part of th e nightly  process.
  477   A new filt er was add ed to allo w the user  to only s elect EFTs  with debi t vouchers .
  478   A new debi t column w as added t o the repo rt to indi cate which  EFTs have  debit vou chers.
  479   The daily  and final  totals wil l now disp lay the nu mber of EF Ts with de bit vouche rs and the  total amo unt of tho se EFTs.
  480   Receipt Co mment Hist ory
  481   A comment  is now req uired when  a clerk p uts funds  into suspe nse.  The  following  areas are  affected:
  482   ERA Workli st [RCDPE  EDI LOCKBO X WORKLIST ] Scratchp ad Split/E dit action
  483   Auto-Post  Awaiting R esolution  [RCDPE APA R] (APAR W orklist) S cratchpad  Split/Edit  action
  484   Link Payme nt to Acco unt [RCDP  LINK PAYME NT TO ACCO UNT] workl ist in the  LP and CS  actions
  485   The Clerk  will have  the option  of select ing a 'sta ndard' com ment selec ted from a  pre-defin ed list, o r entering  a free te xt comment  that is a t least 3  characters  long.
  486   The user w ho entered  the comme nt and the  date/time  it was en tered will  now be ca ptured by  the system .
  487   When the c omment is  displayed  in the ERA  Worklist  Scratchpad  or the AP AR scratch pad, the s ystem will  now also  display th e user who  entered t he comment  and the d ate/time i t was ente red.
  488   The entire  comment h istory wil l be displ ayed in th e Summary  SF215 Repo rt [RCDP S UMMARY 215  REPORT] w hen this r eport is r un in deta il mode.
  489   The entire  comment h istory wil l also be  displayed  in the Lin k Payment  Tracking R eport [RCD PE SUSPENS E AUDIT RE PORT].
  490   Correction s to the E FT Transac tion Audit  Report 
  491         [RCD PE EFT TRA NSACTION A UD REP]
  492   The softwa re has bee n modified  to fix a  bug when o ld cash re ceipts (CR ) are used  in calcul ations for  the repor t.
  493   Corrected  EEOB Attac hment to C laims
  494   The softwa re has bee n modified  such that  ERA Workl ist and AP AR will au tomaticall y move an  Electronic  Explanati on of Bene fits (EEOB ) when a l ine is spl it/edited  when possi ble. The a utomatic m oving of a n EEOB wil l follow t he same ru les as the  existing  EEOB    Mo ve/Copy/Re move [RCDP E EEOB MOV E/COPY/REM OVE] menu  option.
  495   The automa tic update  will occu r at recei pt creatio n in the P RCA nightl y auto-pos t job (for  APAR chan ges) or at  receipt c reation fo r the ERA  Worklist.
  496   Details of  the move/ copy/delet e transact ions and j ustificati on text ma y be viewe d in the E EOB Move/C opy/Remove  Audit Rep ort [RCDPE  EEOB MOVE /COPY/RMOV E RPT] opt ion and ar e also dis played in  Third Part y Joint In quiry [IBJ  THIRD PAR TY JOINT I NQUIRY] (T PJI) withi n the acti on Account  Profile f ollowed by  the actio n Comment  History.
  497   EFT edits  in Receipt  Processin g [RCDP RE CEIPT PROC ESSING]
  498      The sof tware was  modified s uch that:
  499   Users who  have the R CDPEPP UNM ATCH EFT s ecurity ke y may chan ge the TYP E OF PAYME NT from CH ECK/MO PAY MENT to ED I LOCKBOX  on receipt s that hav e pre-exis ting lines  and allow  the clerk  to add/at tach a new  EFT to th e receipt.
  500   Users who  have the R CDPEPP UNM ATCH EFT s ecurity ke y may chan ge the EFT  number on  receipts  when the T YPE OF PAY MENT equal s 'EDI LOC KBOX'.
  501   When the E FT number  is changed  on receip ts with TY PE OR PAYM ENT equals  EDI LOCKB OX, the EF T that was  removed i s unmatche d and appe ars on the  EFT Unmat ched Aging  report so  it can be  matched t o a new ER A.
  502   The header  of the Re ceipt Proc essing wor klist has  been modif ied to inc lude the d isplay of  the ERA nu mber, ERA  Total, EFT  Number an d the EFT  Total of t he associa ted deposi t.
  503   Two additi onal promp ts were ad ded to the  Entered O nline acti on of the  Receipt Pr ocessing w orklist.   The user w ill nowt b e asked to  confirm t he EFT fun ds have be en entered  into the  8NZZ accou nt and wil l also be  asked to e nter the F MS Referen ce #Number .
  504   Payer Name  Display a nd Selecti on issues  when the P ayer Name  is greater  than 30 c haracters.
  505   The 835 CA RC Data Re port [RCDP E CARC COD E PAYER RE PORT] now  allows pay ers with n ames that  are longer  than 30 c haracters  to be sele cted and d isplayed o n the repo rt.
  506   The EFT/ER A Trending  Report [R CDPE EFT-E RA TRENDIN G REPORT]  now allows  payers wi th names t hat are lo nger than  30 charact ers to be  selected a nd display ed on the  report.
  507   The Provid er Level A djustments  Report [R CDPE PROVI DER LVL AD J REPORT]  now allows  payers wi th names t hat are lo nger than  30 charact ers to be  selected a nd display ed on the  report.
  508   The ERA Un matched Ag ing Report  [RCDPE ER A AGING RE PORT] now  allows pay ers with n ames that  are longer  than 30 c haracters  to be sele cted and d isplayed o n the repo rt.
  509   Move EEOBs  to Claims  with Paym ents linke d from Sus pense
  510      The Lin k Payment  option wil l be modif ied such t hat:
  511   When the u ser enters  the assoc iated Elec tronic Rem ittance Ad vice (ERA) , the syst em will au tomaticall y find the  associate d EEOB and  prompt th e user to  attach it  to the cla im.
  512   Only Poste d EEOBs wi ll be disp layed to a llow the u ser to att ach it to  the claim.
  513   When pProm pting the  user to at tach a pos ted EEOB t o the clai m, the sys tem will d isplay the  Trace Num ber, Total  Amount Pa id, Remove d By user  and the Ju stificatio n comment.
  514   All restor ed EEOBs w ill appear  on the EE OB Move/Co py/Remove  Audit Repo rt [RCDPE  EEOB MOVE/ COPY/RMOVE  RPT].
  515   The menu o ption Move  ERA Total  to Suspen se [RCDPE  MOVE ERA T O SUSPENSE ] was remo ved from t he system.
  516   When manua lly creati ng a new r eceipt, he lp text wa s added to  the 'PATI ENT NAME O R BILL NUM BER' promp t.
  517   The Refres h Scratch  Pad action  was remov ed from th e Auto-Pos t Awaiting  Resolutio n APAR Wor klist.
  518    Added Sor t options  to the Aut o-Post Awa iting Reso lution (AP AR) Workli st.
  519   Added the  ability to  sort the  APAR workl ist by Dat e Created,  Payer Nam e, APAR Re ason, Post ed Amount  and Unpost ed Amount.   If the u ser select s to sort  by Date Cr eated, the y are then  prompted  to display  the ERAs  in Ascendi ng or Desc ending ord er.  If th ey select  to sort by  Posted or  Unposted  Amount, th ey are the n prompted  to displa y the ERAs  in lowest  to highes t or highe st to lowe st order.
  520   A Date Cre ated Colum n was adde d to the f ar right o f the body  of the AP AR worklis t.  Note t his column  is past t he 80 char acter marg in width s o the user  will have  to use th eir right  arrow key  to scroll  the displa y if they  want to se e the Date  Created.
  521    EDI Lockb ox 3rd Par ty Excepti ons workli st 
  522   If a pharm acy claim  had an ECM E rejected  claim lin e followed  by a data  exception  on a subs equent cla im line,   the, the d isplay of  the claim  line data  was incorr ect.  This  was fixed  such that  the corre ct claim l ine data i s displaye d for the  claim.
  523    New Ident ify Payers  option wa s added to  the EDI L ockbox (eE Payments)  menu.
  524   The Identi fy Payers  menu optio n was adde d as the l ast displa yed option  on the ED I Lockbox  (eEPayment s) menu.
  525   This new o ption disp lay a work list that  allows use rs who pos sess the n ew securit y key RCDP D A N E S    
D   N   IFY to ide ntify paye rs in the  RCDPE Auto -Pay Exclu sion file  as Pharmac y and/or T ricare pay ers.
  526   Identifyin g payers a s Pharmacy  and/or Tr icare paye rs will en able futur e sorting/ filtering  enhancemen t for Phar macy and T ricare pay ers on var ious repor ts and wor klists.
  527   Additional  AR Site P arameter s ettings fo r auto-aud iting pape rEDI medic al and pha rmacy clai ms.
  528   Prior to t his enhanc ement, onl y electron icpaper me dical and  pharmacy c laims coul d be auto- audited.
  529   Two new pr ompts ‘Ena ble Auto-A udit for M edical Pap er Bills’  and ‘Enabl e Auto-Aud it for Pha rmacy Pape r Bills’ w ere added.
  530   The new si te paramet ers were a re maintai ned throug h the EDI  Lockbox Pa rameters [ RCDPE EDI  LOCKBOX PA RAMETERS]  menu optio n.
  531   Changes we re made to  the ePaym ents auto- audit nigh tly proces s to auto- audit pape r medical  and pharma cy claims  based upon  the new s etting val ues of the se two new  fields.
  532   These new  site param eter field s have als o been add ed to the  EDI Lockbo x Paramete rs Report  [RCDPE SIT E PARAMETE R REPORT].
  533    Change to  the maxim um allowed  values of  two EDI L ockbox Par amaters.
  534   The maximu m allowed  valued of  the ‘Numbe r of Days  (AGE) of U nposted Me dical EFTs  to Preven t Posting’  was decre ased to 60  days.   P reviously  the maximu m value wa s 99 days.
  535   The maximu m allowed  valued of  the ‘Numbe r of Days  (AGE) of U nposted Ph armacy EFT s to Preve nt Posting ’ was decr eased to 3 65 days.    Previousl y the maxi mum value  was 999 da ys.
  536   Auto-Posti ng of manu ally match ed ERAs/EF Ts in the  ePayments  nightly pr ocess
  537   Prior to t his enhanc ement, ERA s and EFTs  that were  manually  matched wo uld not au to-post du ring the n ightly pro cess.  Onl y ERAs wit h a paymen t type ACH  were auto -post cand idates.  N ow ERAs wi th a payme nt type of  CHK are a lso auto-p ost candid ates.
  538   The manual  match act ion on the  ERA Workl ist and th e Manual M atch EFT-E RA menu op tion were  enhanced t o allow ER As with a  payment ty pe of CHK  to be be m arked for  auto-posti ng.
  539   Unbalanced  ERAs that  were manu ally marke d for auto  post will  not auto  post.  The se can be  found on t he ERA Wor klist for  user actio n.
  540    Prevent m anual and  auto-match ing of any  claims th at have bi lling reje cts on the  Claims St atus Await ing Resolu tion (CSA)  worklist.
  541   Any claims  that have  billing r ejects on  the CSA wi ll not be  auto-audit ed in the  nightly pr ocess.
  542   Users will  be preven ted from m anually au diting any  claims th at have bi lling reje cts on the  CSA using  the Audit  Setup New  Accounts  Receivable  option.
  543    New filte rs, sorts  and workli st option  added to t he List of  Receipts  Report.
  544   Added the  ability to  sort the  Lists of R eceipts re port by Da te Opened,  FMS Statu s or Type  of Payment .
  545   Added the  ability to  filter th e report b y FMS Stat us.  If th e user cho oses to fi lter by FM S Status,  they will  be prompte d to enter  the FMS S tatus(es)  to display  on the re port.
  546   Added the  ability to  filter th e report b y Type of  Payment.   If the use r chooses  to filter  by Type of  Payment,  they will  be prompte d to enter  the Type  of Payment (s) to be  displayed  on the rep ort.
  547   Added the  option to  display th e report i n a workli st that al lows the u ser to sel ect a rece ipt and pe rform the  Process Re ceipt acti on.
  548    New filte rs added t o the ERA  Worklist
  549   A new filt er was add ed to the  ERA Workli st to filt er ERAs by  Zero Doll ar, Paymen t or Both.  If the us er selects  the Zero  Dollar fil ter, only  ERAs with  a Total Am ount Paid  of zero wi ll be disp layed in t he worklis t.  Ift th e user sel ects the P ayment fil ter, all E RAs with a  Total Amo unt Paid w ill be ski pped.
  550   The curren t filter ‘ Medical, P harmacy or  Both’ was  amended t o ‘Medical , Pharmacy , Tricare  or All’.   If the Tri care filte r is selec ted, only  ERAs with  a payer id entified a s a Tricar e payer in  the Payer  Exclusion  file will  be displa yed.
  551   Allow ERAs  matched t o an EFTA  with a rec eipt statu s of ‘ON-L INE’ to be  auto-post ed and/or  processed  in the ERA  Worklist.
  552   Prior to t his enhanc ement, the  ePayments  nightly a uto-post p rocess wou ld skiptsk ip ERAs th at were ma tched to a n EFT with  a receipt  status of  ‘ON-LINE’ . These ER As will no w auto-pos t.
  553   Prior to t his enhanc ement, the  Receipt P rocessing  action off  of the ER A worklist  scratch p ad was dis abled for  ERAs that  were match ed to an E FT with a  receipt st atus of ‘O N-LINE’. T his action  will now  be enabled .
  554    Back-Out  Criteria
  555   The projec t is cance led or the  requested  changes i mplemented  by IB*2.0 *596 and P RCA*4.5*32 1 are no l onger desi red by VA  OI&T and t he ePaymen ts eBusine ss team, o r the patc h produces  catastrop hic proble ms.
  556   Back-Out R isks
  557   Since the  ePayments  software i s tightly  integrated  with exte rnal syste ms, any at tempt at a  back-out  should inc lude close  consultat ion with t he externa l trading  partners s uch as the  Financial  Services  Center (FS C), the He alth Care  Clearing H ouse (HCCH ), the VA  3rd Party  Lockbox ba nk, and th e Financia l Manageme nt System  (FMS) to d etermine r isk.
  558   Authority  for Back-O ut
  559   The order  would come  jointly f rom: the r elease coo rdinator ( product su pport), po rtfolio di rector, an d health p roduct sup port. This  should be  done in c onsultatio n with the  developme nt team an d external  trading p artners su ch as FSC,  the HCCH,  VA 3rd Pa rty Lockbo x bank, an d the FMS  to determi ne the app ropriate c ourse of a ction. ePa yments is  tightly in tegrated w ith these  external p artners an d a back-o ut of the  patch shou ld not be  a standalo ne decisio n.
  560   Back-Out P rocedure
  561   The rollba ck plan fo r VistA ap plications  is comple x and not  a “one siz e fits all ” solution . The gene ral strate gy for a V istA rollb ack is to  repair the  code with  a follow- up patch.  The develo pment team  recommend s that sit es log a t icket if i t is a nat ionally re leased pat ch. If not , the site  should co ntact the  Enterprise  Program M anagement  Office (EP MO) team d irectly fo r specific  solutions  to their  unique pro blems.
  562   The IB*2.0 *596 and P RCA*4.5*32 1 patches  contain th e followin g build co mponents.
  563   Data Dicti onary Chan ges
  564   Help Frame
  565   Options
  566   Parameters
  567   Protocols
  568   Routines
  569   Security K eys
  570   Templates
  571   While the  VistA inst allation p rocedure o f the KIDS  build all ows the in staller to  back up t he modifie d routines  using the  ‘Backup a  Transport  Global’ a ction, the  back-out  procedure  for global , data dic tionary an d other Vi stA compon ents is mo re complex  and requi res issuan ce of a fo llow-up pa tch to ens ure all co mponents a re properl y removed  and/or res tored. All  software  components  (routines  and other  items) mu st be rest ored to th eir previo us state a t the same  time and  in conjunc tion with  the restor ation of t he data.
  572   Please con tact the E PMO team f or assista nce since  this insta lled patch  contains  components  in additi on to rout ines.
  573   Back-out V erificatio n Procedur e
  574   Successful  back-out  is confirm ed by veri fication t hat the ba ck-out pat ch was suc cessfully  installed.
  575   Rollback P rocedure
  576   Rollback p ertains to  data. IB* 2.0*596 an d Patch PR CA*4.5*321  do impact  the data  in the Int egrated Bi lling and  Accounts R eceivable  packages.  Therefore,  to roll b ack the pa tches one  will need  to install  new patch es to roll  back the  database c hanges and  restore t he system  back to it s prior st ate. In th e case whe re a rollb ack is nee ded, refer  to the Ba ck-Out pro cedures de tailed els ewhere wit hin this d ocument.
  577   Rollback C onsiderati ons
  578   Not applic able.
  579   Rollback C riteria
  580   Not applic able.
  581   Rollback R isks
  582   Not applic able.
  583   Authority  for Rollba ck
  584   Not applic able.
  585   Rollback P rocedure
  586   Not applic able.
  587   Rollback V erificatio n Procedur e
  588   Not applic able.
  589   Template R evision Hi story
  590   DateVersio nDescripti onAuthorMa rch 20162. 2Changed t he title f rom Instal lation, Ba ck-Out, an d Rollback  Guide to  Deployment  and Insta llation Gu ide, with  the unders tanding th at Back-Ou t and Roll back belon g with Ins tallation.  VIP TeamF ebruary 20 162.1Chang ed title f rom Instal lation, Ba ck-Out, an d Rollback  Plan to I nstallatio n, Back-Ou t, and Rol lback Guid e as recom mended by  OI&T Docum entation S tandards C ommitteeOI &T Documen tation Sta ndards Com mitteeDece mber 20152 .0The OI&T  Documenta tion Stand ards Commi ttee merge d the exis ting “Inst allation,  Back-Out,  Rollback P lan” templ ate with t he content  requireme nts in the  OI&T End- user Docum entation S tandards f or a more  comprehens ive Instal lation Pla n.OI&T Doc umentation  Standards  Committee February 2 0151.0Init ial DraftL ifecycle a nd Release  Managemen t� Project  schedule  (right cli ck and sel ect open h yperlink t o access)  � HYPERLIN K "http:// URL                      /pm/hape/i pt_5010/ED I_Portfoli o/TAS%20In terim%20Re pository/M CCF%20TAS% 20Schedule .zip" \o " http:// URL                      /pm/hape/i pt_5010/ED I_Portfoli o/TAS%20In terim%20Re pository/M CCF%20TAS% 20Schedule .zip" �htt p:// URL                      /pm/hape/i pt_5010/ED I_Portfoli o/TAS%20In terim%20Re pository/M CCF%20TAS% 20Schedule .zip�
  591   � “Enterpr ise servic e lines, V AD” for sh ort. Forme rly known  as the IRM  (Informat ion Resour ces Manage ment) or I T support.
  592