4. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 8/29/2018 2:55:46 PM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

4.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 EPIP.zip\PSD_3.0_84_Aug_2018 psd_3_pharm_um_r1218.doc Tue Aug 28 12:15:04 2018 UTC
2 EPIP.zip\PSD_3.0_84_Aug_2018 psd_3_pharm_um_r1218.doc Tue Aug 28 12:30:33 2018 UTC

4.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 2 1884
Changed 1 4
Inserted 0 0
Removed 0 0

4.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

4.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

4.5 Comparison detail

  1   Department  of Vetera ns Affairs  Controlle d Substanc es Pharmac ist's User  Manual
  2  
  3   Preface
  4  
  5   CONTROLLED  SUBSTANCE S (CS)
  6   PHARMACIST ’S USER MA NUAL
  7   Version 3. 0
  8   March 1997
  9   (Revised D ecember 20 18)
  10   Department  of Vetera ns Affairs
  11   Product De velopment
  12   Revision H istory
  13   The table  below list s changes  made since  the initi al release  of this m anual. Use  the Chang e Pages do cument to  update an  existing m anual or u se the ent ire update d manual.
  14   DateRevise d PagesPat ch NumberD escription 12/201817P SD*3*84Add ed balance  discrepan cy modific ation to t he Outpati ent Rx’s [ PSD OUTPAT IENT] opti on section .
  15   T. Turowsk i, Technic al Writer;  G. Miller , Project  Manager06/ 201844PSD* 3*82Added  NAOU Usage  Report [P SD NAOU US AGE] optio n to the P SD TECH AD V key.
  16   E. Weaver,  Technical  Writer; R . Beltran- West, Proj ect Manage r09/2017
  17   27PSD*3*81 Updated “R eceipt of  Controlled  Substance  from Phar macy” 
  18   [PSD REC G S] Note an d option e xample to  describe d ispense un it added t o controll ed substan ce dispens e drug bei ng electro nically re ceived wit h this opt ion.
  19   E. Weaver,  Technical  Writer; R . Miller,  Project Ma nager05/20 13i, 44-47
  20   45a
  21   47-49
  22   50-52 PSD* 3*76Update d Glossary  with desc ription of  patch’s n ew securit y key PSDR PH
  23   Page 45a w as unneces sary and h as been re moved
  24   Updated In dex
  25   Pages 50 t hrough 52  were unnec essary and  have been  removed
  26   J. Owczarz ak, Techni cal Writer ; N. Goyal , Project  Manager04/ 201144-45a PSD*3*71Cl arified de scription  of PSD TEC H ADV key.  Corrected  option na me in PSD  TRAN entry .
  27   E. Phelps/ C. Bernier , Technica l Writers;  N. Goyal,  Project M anager05/2 01044-45,  50PSD*3*69 Added desc ription of  patch’s n ew securit y key PSD  TECH ADV,  and PSD TE CH key.
  28   PSD TECH a nd PSD TEC H ADV entr ies added  to the Ind ex
  29   R. Sutton/ Connie Ber nier, Tech nical Writ ers; N. Go yal, Proje ct Manager 03/1997Ori ginal Rele ased Pharm acist’s Gu ide.<This  page is in tentionall y left bla nk.>
  30   Preface
  31   The Contro lled Subst ances (CS)  software  package is  one segme nt of the  Veterans H ealth Info rmation Sy stems and  Technology  Architect ure (VISTA  XE "VISTA " ) instal led at VA  medical ce nters. The  Controlle d Substanc es module  provides f unctionali ty to moni tor and tr ack the re ceipt, inv entory, an d dispensi ng of all  controlled  substance s. This mo dule provi des the ph armacy wit h the capa bility to  define a c ontrolled  substance  location a nd a list  of control led substa nces to ma intain a p erpetual i nventory.
  32   This softw are provid es the cap ability fo r pharmacy  personnel  to receiv e a Contro lled Subst ances orde r, automat ically upd ate the qu antity on  hand, and  view a rec eipt histo ry. Nursin g personne l are prov ided with  the abilit y to reque st orders  for Contro lled Subst ances via  on-demand  requests.  Pharmacy m ay dispens e controll ed substan ces via th e software  automatin g all nece ssary docu ments (VA  FORMS 10-2 321 and 10 -2638) to  complete a n order re quest. The  software  provides f unctionali ty to reco rd AMIS an d Cost dat a, address  returns t o stock, d estruction s, order c ancellatio ns, transf ers betwee n location s, and log  outpatien t prescrip tions.
  33   Monthly (o r more fre quent) ins pections c an be cond ucted by m anagement,  with disc repancies  in stock l evels auto matically  identified .
  34   Controlled  Substance s (CS) Ver sion 3.0 w ill provid e many new  enhanceme nts for bo th pharmac y and nurs ing users.
  35   A list of  the new ad ditions an d modifica tions to e xisting op tions that  will be d iscussed i n this doc ument foll ows:
  36   SYMBOL 183  \f "Symbo l" \s 10 \ h
  37   Batch Orde r Entry pr ocess
  38   SYMBOL 183  \f "Symbo l" \s 10 \ h
  39   Electronic  Signature
  40   SYMBOL 183  \f "Symbo l" \s 10 \ h
  41   HL7 Interf ace to Nar cotic Disp ensing Equ ipment
  42   SYMBOL 183  \f "Symbo l" \s 10 \ h
  43   Electronic  Error & E nhancement  Requests  (E3Rs)
  44   SYMBOL 183  \f "Symbo l" \s 10 \ h
  45   Green Shee ts now pri nt on plai n paper
  46   SYMBOL 183  \f "Symbo l" \s 10 \ h
  47   Other Enha ncements
  48   This softw are is con tinually b eing enhan ced to pro vide addit ional opti ons and ca pabilities . The CS D evelopment  Team enco urages you  to send t o them que stions and  comments  about the  completene ss and acc uracy of t his manual  and sugge stions for  its impro vement. El ectronic m ail messag es can be  sent to G. Controlled  Substance s Team@ISC -BIRM XE " G.Controll ed Substan ces Team@I SC-BIRM" .
  49   <This page  is intent ionally le ft blank.>
  50   Table of C ontents
  51   iCONTROLLE D SUBSTANC ES (CS)
  52  
  53  
  54   iPHARMACIS T’S USER M ANUAL
  55  
  56  
  57   1Pharmacis t User Man ual
  58  
  59  
  60   3Orientati on
  61  
  62  
  63   3Electroni c Signatur e
  64  
  65  
  66   4Intranet
  67  
  68  
  69   5Receipts  Into Pharm acy
  70  
  71  
  72   5Receiving
  73  
  74  
  75   6Purchase  Order Revi ew
  76  
  77  
  78   6Control P oint Trans action Rev iew
  79  
  80  
  81   6Drug Rece ipt Histor y
  82  
  83  
  84   6Invoice R eview (Pri me Vendor)
  85  
  86  
  87   7Dispensin g Menu
  88  
  89  
  90   7Print CS  Dispensing  Worksheet
  91  
  92  
  93   7Fill/Disp ense CS Or ders from  Worksheet
  94  
  95  
  96   9Dispensin g/Receivin g Report ( VA FORM 10 -2321)
  97  
  98  
  99   9Green She et—Print ( VA FORM 10 -2638)
  100  
  101  
  102   10Reprint  Reports Me nu
  103  
  104  
  105   10Reprint  Disp/Recei ving Repor t (VA FORM  10-2321)
  106  
  107  
  108   10Green Sh eet Reprin t (VA FORM  10-2638)
  109  
  110  
  111   10Dispensi ng Workshe et Reprint
  112  
  113  
  114   11Label Re print for  Dispensing  Drug
  115  
  116  
  117   11Reprint  Transfer B etween NAO Us (VA FOR M 10-2321)
  118  
  119  
  120   12Pharmacy  Dispense  without (V A FORM 10- 2638)
  121  
  122  
  123   12Label fo r Dispensi ng (Barcod e)
  124  
  125  
  126   13Narcotic  Dispensin g Equipmen t Orders
  127  
  128  
  129   15Complete  Green She et
  130  
  131  
  132   17Outpatie nt Rx’s
  133  
  134  
  135   19Transfer  Drugs bet ween Dispe nsing Site s
  136  
  137  
  138   21Infusion  Order Pro cessing Me nu
  139  
  140  
  141   21Infusion  Order Ent ry
  142  
  143  
  144   22Transfer  Green She et and Dru g to anoth er NAOU
  145  
  146  
  147   23Destruct ions Menu
  148  
  149  
  150   23Hold a C S Drug (No  Inventory  Update)
  151  
  152  
  153   23Non—VA D rug Placed  on Hold f or Destruc tion
  154  
  155  
  156   23Destroy  a Controll ed Substan ces Drug
  157  
  158  
  159   25CS Order  Entry For  Ward
  160  
  161  
  162   27Receipt  of Control led Substa nces from  Pharmacy
  163  
  164  
  165   28Load Sof tware and  Inventory  into TRAKK ER
  166  
  167  
  168   31Send Vau lt TRAKKER  Inventory  Data to D HCP
  169  
  170  
  171   34Manufact urer, Lot  #, and Exp . Date—Ent er/Edit
  172  
  173  
  174   36Glossary
  175  
  176  
  177   47Index
  178  
  179  
  180  
  181  
  182   Pharmacist  User Manu al
  183   Orientatio n
  184   Within the  terminal  dialogues  used as ex amples in  this manua l, the use r’s input  is underli ned and bo lded. When ever the R eturn/Ente r key shou ld be pres sed, you w ill see th e symbol < RET>. When ever you s ee the und erline and  bold repr esenting t he user’s  input, you  can assum e the Retu rn/Enter k ey was pre ssed. 
  185   Electronic  Signature  XE "Elect ronic Sign ature" 
  186   In Control led Substa nces, the  Electronic  Signature  functiona lity will  be used fo r identifi cation for  pharmacy  personnel,  nursing p ersonnel,  and narcot ic inspect ors.
  187   Identifica tion will  be used to  reconfirm  the ident ity of the  user at t he keyboar d before p roceeding  with the n ext step i n a critic al process .
  188   In the doc umentation , when you r Electron ic Signatu re Code is  to be ent ered, it i s represen ted as XXX XXX.
  189   If you hav e not prev iously bee n issued a n Electron ic Signatu re code yo u can assi gn yoursel f one at a ny menu op tion by en tering TBO X and then  choosing  Edit Elect ronic Sign ature Code . You can  also enter  “EDIT E a nd follow  the prompt s as shown  below.
  190   Electronic  Signature  Codes XE  "Electroni c Signatur e Codes" 
  191   This optio n is desig ned to per mit you to  enter or  change you r
  192   Initials,  Signature  Block Info rmation an d Office P hone numbe r.
  193   In additio n, you are  permitted  to enter  a new Elec tronic Sig nature Cod e
  194   or to chan ge an exis ting code.
  195   INITIAL: O AC
  196   SIGNATURE  BLOCK PRIN TED NAME:  ONE A. CSN URSE
  197   SIGNATURE  BLOCK TITL E: R.N.
  198   OFFICE PHO NE: 555-71 01
  199   ENTER NEW  SIGNATURE  CODE: XXXX XX(Signatu re Code wi ll not app ear on scr een)
  200   RE-ENTER S IGNATURE C ODE FOR VE RIFICATION : XXXXXX
  201   DONE
  202   TIP: It ma y help to  use your a ccess code  as your E lectronic  Signature  Code, this  will help  eliminate  the possi bility of  forgetting  it!
  203   Intranet X E "Intrane t" 
  204   We are now  on the in tranet, co me visit u s. (http:/ /www. DNS        . DNS     /softserv/ clin_bro.a d/index.ht ml) This a ddress wil l take you  to the Cl inical Pro ducts page  where you  will find  a listing  of all th e clinical  software  manuals an d other so ftware man uals. Clic k on the C ontrolled  Substances  (CS) link  and it wi ll take yo u to the C S Homepage . You can  also get t here by go ing straig ht to 
  205   http://www . DNS        . DNS     /softserv/ clin_nar.r ow/pharmcs /index.htm l. (don’t  forget to  bookmark i t!)
  206   In additio n, both of  these hom epages hav e a Softwa re Service  Homepage  link. Simp ly click o n this lin k and then  follow th e links to  the manua ls you wou ld like to  see.
  207   Receipts I nto Pharma cy XE "Rec eipts Into  Pharmacy"  
  208   Use this o ption to p rocess rec eipts for  purchase o rders, con trol point  transacti ons, and P rime Vendo rs.
  209   Receiving  XE "Receiv ing" 
  210   The proces sing of re ceipts for  Prime Ven dor and IF CAP purcha se orders  XE "IFCAP  purchase o rders"  ar e handled  slightly d ifferent.
  211   First a Ma ster Vault  XE "Maste r Vault"   must be fl agged as e ligible fo r Prime Ve ndor recei pts XE "Pr ime Vendor  receipts"  . The opt ion will e nable phar macy perso nnel to ac knowledge  whether th e receipt  is from a  Prime Vend or.
  212   If it is,  the system  will defa ult to the  Control P oint Trans action num ber XE "Co ntrol Poin t Transact ion number "  and the  purchase  order numb er XE "pur chase orde r number"   (1358 obl igation nu mber XE "1 358 obliga tion numbe r" ) curre ntly store d for that  Master Va ult.
  213   If the ent ry that is  being ent ered does  not coinci de with th e current  month’s ac tivity, th e user can  correct t he entry.  When all t he data ha s been ent ered, the  files will  be update d and the  receipt po sted.
  214   Example:
  215   Select Rec eipts Into  Pharmacy  Option: RE Ceiving
  216   Select Dis pensing Si te: MAST V AU// <RET>        
  217   Is this a  Prime Vend or receipt ? Yes// <R ET>  YES
  218   Current Pr ime Vendor  P.O.#: 52 1-A00016   Date Assig ned: JUN 1 9,1995@16: 02
  219   Select Pha rmacy Purc hase Order  Number: 5 21-A00016/ / <RET>  0 6-19-95  S T   Order  Not Comple tely Prepa red     FC P: 023      $ 0.00
  220   Select Pha rmacy Tran saction nu mber: 521- 95-3-023-0 013// <RET > OBL  MEA D JOHNSON  A00016      KASLKJSAD FLDSA
  221   Please ent er the Pri me Vendor  Invoice nu mber: <RET
  222   Enter your  Current S ignature C ode:  XXXX XX SIGNATU RE VERIFIE D
  223   Select MAS T VAU drug : <RET>
  224   Purchase O rder Revie w XE "Purc hase Order  Review" 
  225   All receiv ing histor y for a se lected Pur chase Orde r number c an be revi ewed or pr inted. Eac h drug rec eipt will  be listed  along with  the date,  drug, qua ntity, and  receiver.
  226   Control Po int Transa ction Revi ew XE "Con trol Point  Transacti on Review"  
  227   This optio n will all ow you to  print the  receiving  history fo r a select ed Control  Point Tra nsaction.  Each drug  receipt wi ll be list ed with th e date, dr ug, quanti ty, receiv ed by with in receivi ng site.
  228   Drug Recei pt History  XE "Drug  Receipt Hi story" 
  229   By using t his option  you can s ee the rec eiving his tory for a  selected  drug or ph armaceutic al. You ma y view or  print the  informatio n which wi ll list th e drug, da te, quanti ty, receiv ed by, Pur chase Orde r number,  Transactio n number,  and Invoic e number w ithin rece iving site .
  230   Invoice Re view (Prim e Vendor)  XE "Invoic e Review ( Prime Vend or)" 
  231   This optio n will lis t all rece ipts by da te, drug,  quantity,  and receiv ed by with in receivi ng site th at have be en posted  for a sele cted Prime  Vendor in voice numb er.
  232   Dispensing  Menu XE " Dispensing  Menu" 
  233   This menu  contains a ccess to a ll options  associate d with the  dispensin g of Contr olled Subs tances dru gs.
  234   Print CS D ispensing  Worksheet  XE "Print  CS Dispens ing Worksh eet" 
  235   This optio n will sor t and prin t all Cont rolled Sub stances pe nding requ est/orders  for a Dis pensing si te. If ord ers were p reviously  printed on  a workshe et and NOT  PROCESSED  they will  print on  every subs equent wor ksheet pri nted regar dless of w hat you se lected.
  236   The worksh eet MUST b e printed  prior to a  pharmacis t dispensi ng a Contr olled Subs tances ord er. Each t ime this r eport is r un, a new  worksheet  will be bu ilt and al l new CS o rders will  be includ ed. The pr inted sequ ence of CS  orders wi ll change  with each  new worksh eet. 
  237   The Pharma cy Dispens ing Worksh eet Summar y List wil l always p rint in dr ug name th en NAOU se quence reg ardless of  the sort  selection  made.
  238   Fill/Dispe nse CS Ord ers from W orksheet X E "Fill/Di spense CS  Orders fro m Workshee t" 
  239   This optio n is used  by Pharmac y personne l to proce ss and ver ify Contro lled Subst ances orde rs. The in formation  required t o process  this optio n is obtai ned from t he Print C S Dispensi ng Workshe et. Theref ore it is  imperative  that you  have a cur rent works heet list  in front o f you when  using thi s option.
  240   Example:
  241   Select Dis pensing Me nu Option:  FILL/Disp ense CS Or ders from  Worksheet
  242   Select Pri mary Dispe nsing Site : MAST VAU // <RET>        
  243   Dispensing  Method:   (W/R): Wor ksheet
  244   Enter your  Current S ignature C ode: XXXXX X   SIGNAT URE VERIFI ED
  245   Accessing  worksheet  informatio n...
  246  
  247   screen dis playt foll ows
  248  
  249                            Control led Substa nce Order  Request
  250   Pharmacy D ispensing  #: 
  251   Requested  by    : CS PROVIDER,O NE                       Request  Date: JAN  4,1997
  252   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- --------
  253   Drug             : AC ETAMINOPHE N W/CODEIN E 15MG TAB       Quan tity: 50
  254   Dispensed  by    : CS NURSE,TWO                        Dispensed  Date: 
  255   Disp. Loca tion  : MA ST VAU
  256   Manufactur er    : JO HNSON
  257   Lot #            : 67 89
  258   Exp. Date        : SE P 1994
  259   Ord. Locat ion   : WE ST 4
  260   Order Stat us    : OR DERED - NO T PROCESSE D
  261   Comments:
  262       SAMPLE  
  263   Old Balanc e: 605                     New B alance: 55 5
  264   ACTION (V  DC E B S):  VERIFY
  265   Assigning  Pharmacy D ispensing  #...
  266   PHARMACY D ISPENSING  # 499
  267   Accessing  the order. ..
  268   Old Balanc e : 605                    New B alance :55 5
  269   Updating t he transac tion...vau lt activit y...worksh eet...orde r...done.
  270   This order  is now FI LLED - NOT  DELIVERED .
  271   Press <RET > to conti nue <RET>  [If you pr ess return  here you  will be sh own order  after orde r until yo u either u parrow (^)  out or cy cle throug h all of t he orders]
  272   Dispensing /Receiving  Report (V A FORM 10- 2321) XE " Dispensing /Receiving  Report (V A FORM 10- 2321)" 
  273   This repor t lists al l the CS o rders with  an order  status of  “Filled no t Delivere d.” It wil l list by  one, some,  or All Na rcotic Are as of Use.  Signature (s) are re quired for  the pharm acist who  fills/disp enses the  CS drugs a nd the nur se receivi ng the CS  drugs. The  technicia n deliveri ng the CS  drugs is r equired to  sign the  vault copy .
  274   The report  format ha s been mod ified for  the vault  copy only  to: print  a drug bal ance under  the drug  name and p rint an as terisk nex t to quant ity and ba lance, but  only if t he origina l quantity  ordered h as been ed ited. A le gend will  now print  at the bot tom of the  page.
  275   The report  can refle ct more th an one ord er being d elivered t o an NAOU  and is ret ained by p harmacy. 
  276   Green Shee t—Print (V A FORM 10- 2638) XE " Green Shee t—Print (V A FORM 10- 2638)" 
  277   This optio n will ena ble pharma cy personn el to prin t a single  Green She et or a ra nge of Gre en Sheets  that have  not been p reviously  printed.
  278   ( Note:  M ake sure t hat IRMS h as updated  your devi ce setting s (these a re 
  279   documented  in the Co ntrolled S ubstances  Technical  Manual in  the 
  280   Resource R equirement s section)  so that G reen sheet s will be  properly 
  281   formatted  on plain p aper.
  282   Reprint Re ports Menu  XE "Repri nt Reports  Menu" 
  283   This menu  allows var ious narco tic report s and form s to be re printed. T o ensure d rug accoun tability,  certain Co ntrolled S ubstances  documents  should onl y be print ed once. T his option  allows th e reprinti ng of thes e controll ed records .
  284   Reprint Di sp/Receivi ng Report  (VA FORM 1 0-2321) XE  "Reprint  Disp/Recei ving Repor t (VA FORM  10-2321)"  
  285   The Dispen sing/Recei ving Repor t (in lieu  of the VA  FORM 10-2 321 XE "VA  FORM 10-2 321" ) can  be reprin ted for a  single Gre en Sheet o r NAOUs.
  286   The report  format ha s been mod ified for  the vault  copy only  to: print  a drug bal ance under  the drug  name and p rint an as terisk nex t to quant ity and ba lance, but  only if t he origina l quantity  ordered h as been ed ited. A le gend will  now print  at the bot tom of the  page.
  287   If you sel ect N for  NAOU, you  will be pr ompted for  a start a nd end dat e and time . Enter th e original  date and  time of th e report.  If you sel ect G for  Green Shee t #, you w ill not be  prompted  for the da te and tim e of the r eport.
  288   This repor t will req uire the s ignature o f the disp ensing pha rmacist, t he nurse r eceiving t he report,  and the t echnician  delivering  the order s will be  required t o sign the  vault cop y.
  289   Green Shee t Reprint  (VA FORM 1 0-2638) XE  "Green Sh eet Reprin t (VA FORM  10-2638)"  
  290   Pharmacy u ses this o ption to r eprint a s ingle Gree n Sheet.
  291   Dispensing  Worksheet  Reprint
  292   This optio n will rep rint a dis pensing wo rksheet. T he previou sly printe d dispensi ng workshe et, for a  given site  is utiliz ed in repr inting thi s workshee t listing.  
  293   These orde rs are seq uenced by  the sort s elected du ring the o riginal pr inting of  the worksh eet. If an  order has  been proc essed by p harmacy si nce the or iginal wor ksheet was  printed,  the ws# (w orksheet n umber) wil l display  an asteris k (*).
  294   The reprin ting proce ss will no t generate  a new wor ksheet, th at is new  orders wil l not be a dded to th e reprinte d workshee t.
  295   Label Repr int for Di spensing D rug XE "La bel Reprin t for Disp ensing Dru g" 
  296   This optio n enables  pharmacy t o reprint  the dispen sing drug  barcode la bel. The l abels may  be printed  by select ing a rang e of Green  Sheet num bers; i.e. , dispensi ng numbers . After be ing reprin ted this l abel shoul d be affix ed to the  drug packa ge deliver ed to the  NAOU.
  297  
  298   Reprint Tr ansfer Bet ween NAOUs  (VA FORM  10-2321) X E "Reprint  Transfer  Between NA OUs (VA FO RM 10-2321 )" 
  299   Pharmacy p ersonnel w ill be ONL Y able to  reprint a  copy of th e VA FORM  2321 XE "V A FORM 232 1"  for Gr een Sheets  transferr ed from on e NAOU to  another NA OU, but ha ve not yet  been rece ived on th e transfer red to NAO U.
  300   The report  will show  that it i s a ***REP RINT XE "R EPRINT" ** * and prin t the mess age ***TRA NSFERRED B ETWEEN NAO Us XE "TRA NSFERRED B ETWEEN NAO Us" *** fr om NAOU to  NAOU.
  301   Pharmacy D ispense wi thout (VA  FORM 10-26 38) XE "Ph armacy Dis pense with out (VA FO RM 10-2638 )" 
  302   With this  option pha rmacy can  dispense t he Control led Substa nces drugs  from a di spensing s ite withou t generati ng the VA  FORM 10-26 38 XE "VA  FORM 10-26 38" . Drug s dispense d using th is option  will not b e displaye d on the I nspector’s  log or us age report s for the  NAOUs. The se will be  included  on the Pha rmacy Disp ensing Rep ort and th e Daily Ac tivity Log .
  303   Label for  Dispensing  (Barcode)  XE "Label  for Dispe nsing (Bar code)" 
  304   This optio n enables  pharmacy t o print th e dispensi ng drug ba rcode labe l. The lab els may be  printed b y selectin g NAOU(s)  or a range  of Green  Sheet numb ers; i.e.,  dispensin g numbers.  After bei ng printed , this lab el should  be affixed  to the dr ug package  delivered  to the NA OU.
  305   ( Note:  L abels can  be printed  three acr oss on she et fed lab els or one  label 
  306   across, 15 /16" high  x 2-1/2" w ide on pin  fed label s.
  307   Dispensing  labels ma y be print ed for an  order only  once. You  must use  the Label  Reprint fo r Dispensi ng Drug to  reprint l abels.
  308  
  309   Narcotic D ispensing  Equipment  Orders XE  "Narcotic  Dispensing  Equipment  Orders" 
  310   This optio n is for d ispensing  from Pharm acy to nar cotic disp ensing equ ipment sys tems.
  311   Example:
  312   Select Dis pensing Me nu Option:  NARcotic  Dispensing  Equipment  Orders
  313   Enter Cont rolled Sub stances In patient Si te Name:    SITE NAME
  314   Select Def ault Dispe nsing Site : MAST VAU        
  315   For now th is option  is the sam e as dispe nse w/o gr een sheet.
  316   Select Pri mary Dispe nsing Site : MAST VAU //  <RET>       
  317   Select DRU G:    LORA ZEPAM 2MG  TAB U/D  
  318   Select NAO U: WARD 10        
  319   QUANTITY D ISPENSED ( TAB/20): 2 0//<RET> 2 0
  320   MANUFACTUR ER: ROXANE //<RET> RO XANE
  321   LOT #: 523 5// <RET>  5235
  322   EXPIRATION  DATE: JUL  17,1996//   <RET> (J UL 17, 199 6)
  323   Is this OK ? ? YES//  <RET>
  324   Creating a  dispensin g transact ion...vaul t activity
  325        Updat ing on-han d quantity ...done.
  326   Old Balanc e : 99489                  New B alance: 99 469
  327   Updating y our transa ction hist ory...stil l updating ...done.
  328   Complete G reen Sheet  XE "Compl ete Green  Sheet" 
  329   This optio n enables  pharmacy p ersonnel t o complete  a Green S heet that  has the st atus of CO MPLETE GS  PICK UP or  DELIVERED  ACTIVELY  ON NAOU.
  330   All Green  Sheets mus t pass a m anual revi ew before  entering t hem into t his proces s. For eac h Green Sh eet number  entered t he user mu st select  a completi on status.
  331   The order  status wil l be updat ed accordi ng to the  completion  status se lected for  each Gree n Sheet.
  332   When the c ompletion  status is:
  333   NO DISCREP ANCY XE "N O DISCREPA NCY" 
  334   RETURNED T O STOCK XE  "RETURNED  TO STOCK"  
  335   TURN IN FO R DESTRUCT ION XE "TU RN IN FOR  DESTRUCTIO N" 
  336   the order  status of  the Green  Sheet will  be update d to COMPL ETE - REVI EWED XE "C OMPLETE -  REVIEWED"  .
  337   When the c ompletion  status is:
  338   GREEN SHEE T NOT SIGN ED BY NURS E XE "GREE N SHEET NO T SIGNED B Y NURSE" 
  339   MATH ERROR  XE "MATH  ERROR" 
  340   OTHER - RE FERRED TO  PHARMACY S UPERVISOR  XE "OTHER  - REFERRED  TO PHARMA CY SUPERVI SOR" 
  341   the order  status of  the Green  Sheet will  be update d to COMPL ETE - PEND ING PROBLE M RESOLUTI ON. XE "CO MPLETE - P ENDING PRO BLEM RESOL UTION." 
  342   If the com pletion st atus enter ed is RETU RNED TO ST OCK XE "RE TURNED TO  STOCK"  or  TURNED IN  FOR DESTR UCTION XE  "TURNED IN  FOR DESTR UCTION"  a  VA-FORM 1 0-2321 XE  "VA-FORM 1 0-2321"  N arcotic Di spensing/R eceiving R eport will  be genera ted.
  343   Example:
  344   Select Pha rmacist Me nu Option:  COMplete  Green Shee t
  345   Enter your  Current S ignature C ode: XXXXX X   SIGNAT URE VERIFI ED
  346   Select Pri mary Dispe nsing Site : MAST VAU //  <RET>       
  347   Complete a  Green She et
  348   Select the  Green She et #: 192          LO RAZEPAM 2M G TAB U/D      WEST 4
  349   This Green  Sheet is  still ACTI VE on the  NAOU.
  350   Do you wan t to conti nue? Y  YE S
  351   Select Com pletion St atus: ??
  352   Choose fro m:
  353      GREEN S HEET NOT S IGNED BY N URSE
  354      MATH ER ROR
  355      NO DISC REPANCY
  356      OTHER -  REFERRED  TO PHARMAC Y SUPERVIS OR
  357      RETURNE D TO STOCK
  358      TURN IN  FOR DESTR UCTION
  359   Select Com pletion St atus: TURN  IN FOR DE STRUCTION   
  360   Is this OK ? YES// <R ET>
  361   Quantity o f TAB Turn ed in for  Destructio n: 2
  362   RETURNED B Y NURSE: C SNURSE,TWO      
  363   REASON TUR N IN FOR D ESTROY: FE LL ON FLOO R
  364   Is this OK ? YES// <R ET>
  365   Accessing  Green Shee t informat ion...
  366   Updating y our record s...nursin g records  now...done .
  367     *** The  status of  your Green  Sheet #19 2 *** 
  368         COMP LETED - RE VIEWED TUR N IN FOR D ESTRUCTION
  369   Accessing  your trans action his tory...
  370   Creating a n entry in  the Destr uction fil e...
  371   Your Destr uction Hol ding numbe r is 386
  372   NURSE RETU RNING DRUG : CSNURSE, TWO // <RE T>
  373   NO. OF CON TAINERS: 1 // <RET>
  374   UNIT: TAB/ / <RET>
  375   Number of  copies of  VA FORM 10 -2321? 2
  376   This repor t is desig ned for a  132 column  format.
  377   You may qu eue this r eport to p rint at a  later time .
  378   DEVICE: [S elect Prin t Device]
  379   Outpatient  Rx’s XE " Outpatient  RX’s" 
  380   This optio n will ena ble pharma cy personn el to rele ase outpat ient presc riptions f rom their  Controlled  Substance s dispensi ng vault.  For the fi rst releas e of a pre scription  in this op tion, the  Outpatient  Site para meters mus t be ident ified. A c ontrolled  substances  prescript ion is ini tiated in  the Outpat ient Pharm acy packag e.
  381   When the p harmacist  enters an  outpatient  prescript ion the so ftware wil l display  the most r ecently fi lled RX (n ew, refill ed, or par tial). The  RX entere d is then  scanned fo r the stat us to dete rmine if i t can be f illed and  released.  An Rx with  any of th e followin g statuses : DELETED,  HOLD, NON -VERIFIED,  PENDING D UE TO DRUG  INTERACTI ONS, CANCE LLED, and  SUSPENDED  will not b e filled a nd release d and a no tification  message w ill be iss ued. Refer  to the gl ossary for  an explan ation of t he statuse s.
  382   The pharma cist has t he option  of using a  barcode r eader to w and the ba rcode labe l for the  prescripti on, manual ly key in  the number  that is b elow the b arcode lab el, or ent er the pre scription  number. Th e barcode  number sho uld follow  the forma t NNN-NNNN NNN.
  383   After sele cting the  prescripti on, the "E nter the r emaining b alance (^  to quit):"  prompt is  displayed  to record  the on-ha nd count o f the rema ining bala nce. If th e entry do es not mat ch the Vis tA system  count, the  user is p resented w ith a seco nd and thi rd opportu nity to en ter the on -hand coun t. If the  incorrect  balance is  entered o n the thir d attempt,  the user  is given t he opportu nity to en ter a comm ent. After  pressing  Enter, a m essage tha t includes  the balan ce discrep ancy infor mation and  user's co mment is s ent to the  CS BALANC E DISCREPA NCY mail g roup. Afte r the mess age is sen t, normal  processing  continues  and the u ser is ask ed to rele ase the pr escription  fill. If  the user d ecides to  quit durin g the bala nce confir mation pro cess, no t ransaction  is record ed. If the  correct b alance is  entered du ring any o f the thre e potentia l opportun ities, the  old and n ew balance s are disp layed and  the user i s prompted  to confir m release  of the pre scription  fill. 
  384   Note: The  CS BALANCE  DISCREPAN CY mail gr oup should  be popula ted with s upervisor( s) at the  site who c an investi gate the d iscrepancy .
  385   The Rx (Pr escription ) Outpatie nt Dispens ing Report  is availa ble from t he Product ion Report s Option ( this is do cumented i n the Cont rolled Sub stances Su pervisor’s  User Manu al).
  386   Note: You  will not b e able to  release a  prescripti on before  a label ha s been 
  387   printed.
  388   Note: All  prescripti on labels  are printe d in the O utpatient  Pharmacy p ackage if  the prescr iption is  to be fill ed and rel eased.
  389   Note: The  Outpatient  Rx’s opti on prevent s the rele asing a co ntrolled s ubstance p rescriptio n if the C MOP status  is transm itted, dis pensed or  retransmit ted. Contr olled subs tance pres criptions  with the s tatus of ‘ Not dispen sed’ shall  be releas able.
  390   Transfer D rugs betwe en Dispens ing Sites  XE "Transf er Drugs b etween Dis pensing Si tes" 
  391   With this  option pha rmacy pers onnel are  able to tr ansfer Con trolled Su bstances b etween dis pensing si tes, the i nventory b alances ar e updated  at this ti me within  each dispe nsing site .
  392   ( Note: Wh en drug(s)  are being  transferr ed from on e dispensi ng site in to 
  393   another, a  MailMan m essage wil l be gener ated to th e pharmacy  superviso
  394   holding th e PSDMGR X E "PSDMGR"   security  key, only  if the re ceiving di spensing s ite 
  395   does not n ormally st ock a part icular dru g(s).
  396   To obtain  a listing  of these t ransfers u se the Tra nsfer Drug s between  Dispensing  Sites opt ion on the  Productio n Report M enu.
  397   Example:
  398   Select Pha rmacist Me nu Option:   TRAnsfer  Drugs bet ween Dispe nsing Site s
  399   Enter your  Current S ignature C ode: XXXXX X   SIGNAT URE VERIFI ED
  400   Transfer f rom Dispen sing Site:     WEST 2 6     
  401   Select DRU G From wes t 26: ACET
  402        1   A CETAMINOPH EN W/CODEI NE 15MG TA B              CN101               
  403        2   A CETAMINOPH EN W/CODEI NE 30MG TA B              CN101               
  404   CHOOSE 1-2 : 2      
  405        Break down Unit:                 Packa ge Size: 
  406   Enter Quan tity to Tr ansfer:  ( 1-1): 1
  407   Transfer t o Dispensi ng Site: S OUTH 3        
  408        ** SO UTH 3 does  not stock  ACETAMINO PHEN W/COD EINE 30MG  TAB! **
  409   Do you wan t to conti nue? Y  YE S
  410   Transferri ng: 1 ()
  411   From: west  26    To:  SOUTH 3
  412   Is this OK ? NO// Y   YES
  413   Updating v ault on-ha nd balance s now...we st 26...
  414   Still upda ting...SOU TH 3...
  415   Still upda ting...don e!
  416   ........
  417   Infusion O rder Proce ssing Menu  XE "Infus ion Order  Processing  Menu" 
  418   This menu  contains t he infusio n order/en try and tr ansferring  a Green S heet optio ns associa ted with t he IV phar macist pro cessing a  Controlled  Substance s infusion  order.
  419   Infusion O rder Entry  XE "Infus ion Order  Entry" 
  420   The IV pha rmacist us es this op tion to el ectronical ly request  Controlle d Substanc es drugs u sed in IV  orders. On ly infusio n orders r equiring t he VA FORM  10-2638 X E "VA FORM  10-2638"   should be  requested  using thi s option.
  421   Order Entr y Steps XE  "Order En try Steps"  
  422   1.  Set up  IV room a s an NAOU.
  423   2.  Enter  Drugs as s tock items  that will  be used.
  424   (Orders pl aced throu gh Inpatie nt Meds IV  order pro cess requi ring a Con trolled Su bstance wi ll use thi s next pro cess.)
  425   3.  IV pha rmacist wi ll be plac ing orders  through I nfusion Or der Entry 
  426    
  427   option.
  428   4.  Orders  will now  be process ed through  normal Co ntrolled S ubstances 
  429   process at  this poin t.
  430   5.  The dr ugs, along  with the  dispensing  receiving  report (i n lieu of  VA
  431  
  432   FORM 10-23 21 XE "VA"  ), and th e Green Sh eet VA FOR M 10-2638  XE "VA FOR M 10-2638"  
  433  
  434    XE "VA FO RM 10-2638 "  will be  delivered  
  435   to the IV  pharmacist .
  436   6.  The IV  pharmacis t will log  any unuse d portion  of the Con trolled 
  437  
  438   Substances  as wasted  on the Gr een Sheet.
  439   7.  IV pha rmacist wi ll then tr ansfer the  Green She et and dru g to the
  440    
  441   requesting  NAOU.
  442   Transfer G reen Sheet  and Drug  to another  NAOU XE " Transfer G reen Sheet  and Drug  to another  NAOU" 
  443   This optio n will ena ble nurses  to transf er Control led Substa nces drugs  and their  associate d Green Sh eets to an other NAOU . The tran sfer of Co ntrolled S ubstances  drugs betw een NAOUs  requires t wo process ing steps.
  444   Step 1 - T he Green S heet and D rug must b e transfer red to an  NAOU.
  445   Step 2 - T he Green S heet and D rug must t hen be rec eived on t hat NAOU.
  446   Destructio ns Menu XE  "Destruct ions Menu"  
  447   This menu  allows pha rmacy supe rvisors to  maintain  the necess ary record s when des troying a  Controlled  Substance s drug.
  448   Hold a CS  Drug (No I nventory U pdate) XE  "Hold a CS  Drug (No  Inventory  Update)" 
  449   This optio n allows p harmacy su pervisors  to place a  Controlle d Substanc es VA drug , from the  DRUG file  (#50), on  hold for  destructio n. When us ing this o ption, the  Controlle d Substanc es invento ry balance  will not  be updated . A CS DES TRUCTION f ile (#58.8 6) entry i s made and  is now ab le to be t raced thro ugh the CS  software.  A 60 char acter comm ents field  has been  added enab ling pharm acy to ent er a reaso n for drug s returned .
  450   Non—VA Dru g Placed o n Hold for  Destructi on XE "Non —VA Drug P laced on H old for De struction"  
  451   This optio n allows t he pharmac y supervis ors to pla ce a non—V A drug, no t existing  in the DR UG file (# 50), on ho ld for des truction.  A CS DESTR UCTIONS fi le (#58.86 ) entry is  made and  traceable  through th e CS softw are.
  452   Destroy a  Controlled  Substance s Drug XE  "Destroy a  Controlle d Substanc es Drug" 
  453   This optio n provides  the super visor with  the abili ty to ente r the dest ruction in formation  for any Co ntrolled S ubstances  drug being  destroyed .
  454   CS Order E ntry For W ard XE "CS  Order Ent ry For War d" 
  455   This optio n enables  pharmacy p ersonnel t o electron ically ent er manual  Controlled  Substance s requests  from the  nursing wa rds that r equire the  VA FORM 1 0-2638. XE  "VA FORM  10-2638."   You will  be shown a ny pending  orders an d will be  asked to a pprove or  delete the m before b eing able  to enter a  new one.
  456   These orde r requests  entered b y pharmacy  personnel  are not r estricted  to the ord ering mult iples esta blished by  the packa ge size.
  457   Example:
  458   Select Pha rmacist Me nu Option:   CS Order  Entry For  Ward
  459   Select Ord ering NAOU : WARD 10        
  460   THIS IS TH E ORDER EN TRY BANNER  XE "ORDER  ENTRY BAN NER"  
  461   Scheduled  Delivery o r Unschedu led Pick U p (S/U):   SCHeduled  Delivery//  
  462   Searching  for TWO SC NURSE’S pe nding requ ests..
  463   Accessing  pending re quests for  TWO CSNUR SE...
  464   THIS IS TH E ORDER EN TRY BANNER  
  465   The follow ing reques t(s) may b e approved  or delete d:
  466   #  DATE OR DERED      DRUG                                  QUANT ITY
  467   1  FEB 26, 1997  ACET AMINOPHEN  W/CODEINE  30MG TAB                              1
  468   Approve or  Delete (A /D): Appro ve// <RET>
  469   Enter your  Current S ignature C ode:  XXXX XX  SIGNAT URE VERIFI ED
  470   Processing  your requ est #1 now ...  No pe nding requ ests.
  471   Select DRU G:    ACET AMINOPHEN  W/CODEINE  30MG TAB  
  472   Searching  for pendin g orders.. .
  473   Orders pen ding: 5  Q uantity Or dered (TAB ): 22
  474   Do you wis h to cance l any pend ing orders ? NO// <RE T>
  475   No orders  cancelled.   Continue  processin g your ord er.
  476   Maximum qu antity per  order:  1 00 TAB
  477   QUANTITY ( TAB/1): 1/ / <RET>
  478   processing  now...
  479   COMMENTS:
  480     1>NEED F OR PATIENT
  481     2><RET>
  482   EDIT Optio n: <RET>
  483   Select DRU G: <RET>
  484   Accessing  pending re quests for  TWO CSNUR SE...
  485   THIS IS TH E ORDER EN TRY BANNER  
  486   The follow ing reques t(s) may b e approved  or delete d:
  487   #  DATE OR DERED      DRUG                                             QUANT ITY
  488   1  FEB 26, 1997  ACET AMINOPHEN  W/CODEINE  30MG TAB                              1
  489   Approve or  Delete (A /D): Appro ve// <RET>
  490   Enter your  Current S ignature C ode:  XXXX XX  SIGNAT URE VERIFI ED
  491   Processing  your requ est #1 now ...
  492   Receipt of  Controlle d Substanc es from Ph armacy XE  "Receipt o f Controll ed Substan ces from P harmacy" 
  493   This optio n enables  pharmacy p ersonnel t o electron ically rec eive CS or ders for t he nursing  wards.
  494   ( Note:  P atch PSD*3 .0*81 modi fies the “ Receipt of  Controlle d Substanc e from Pha rmacy” [PS D REC GS]  option to  include th e dispense  unit (ML,  TAB, CAP,  etc) of t he control led substa nce dispen se drug be ing electr onically r eceived in to the Nar cotic Area  of Use (N AOU).
  495   Example:
  496   Select Pha rmacist Me nu Option:   RECeipt  of Control led Substa nce from P harmacy
  497   Receive Co ntrolled S ubstances  Orders and  Green She et
  498   Enter your  Current S ignature C ode: XXXXX X   SIGNAT URE VERIFI ED
  499   Select NAO U: WEST 4        
  500   Select the  Green She et #: 458          LO RAZEPAM 2M G TAB U/D      WEST 4
  501   Accessing  LORAZEPAM  2MG TAB U/ D informat ion...
  502   QUANTITY R ECEIVED (T AB): 20//  <RET> 20
  503   Updating y our record s now...do ne.
  504        *** Y our Green  Sheet #458  is now DE LIVERED -  PERPETUAL  INVENTORY  ***
  505   Select the  Green She et #:<RET>
  506   Barcode TR AKKER for  Inventory  XE "Barcod e TRAKKER  for Invent ory" 
  507   This menu  contains t he options  associate d with per forming na rcotic vau lt invento ries using  the barco de TRAKKER  device.
  508   Load Softw are and In ventory in to TRAKKER  XE "Load  Software a nd Invento ry into TR AKKER" 
  509   This optio n enables  pharmacy p ersonnel t o download  an IRL pr ogram to t he TRAKKER , download  the vault  drug bala nces to th e TRAKKER,  and perfo rm the inv entory via  the TRAKK ER.
  510   Example :
  511   Turn the T RAKKER on  and the fo llowing wi ll be disp layed
  512  
  513   Select Pha rmacist Me nu Option:  BARcode T RAKKER for  Inventory
  514   Load Softw are and In ventory in to TRAKKER
  515   Send Vault  TRAKKER I nventory D ata to DHC P
  516   Select Bar code TRAKK ER for Inv entory:    LOad Softw are and In ventory in to TRAKKER
  517   Select Dis pensing si te to Inve ntory: INP ATIENT//<R ET>
  518   [You will  only be as ked this q uestion if  you have  more than  one dispen sing vault  defined f or your si te. If you  select a  default di spensing s ite upon e ntering yo ur Control led Substa nces menu,  it will b e offered  as a defau lt.]
  519   Compiling  inventory  data...
  520   DEVICE:  T RAKKERSL
  521  
  522   TRAKKER in formation  follows
  523  
  524   [You will  see the IR L program  scroll as  it is bein g download ed to the  TRAKKER.]
  525  
  526   [After the  IRL progr am has bee n download ed the fol lowing mes sage will  appear on  your termi nal:]
  527   Awaiting T RAKKER sig nal
  528  
  529  
  530   printout f ollows
  531  
  532  
  533   [After the  data has  been downl oaded the  following  message wi ll appear  on your te rminal]
  534   You can no w disconne ct the TRA KKER.
  535   [At this p oint the T RAKKER wil l go back  and displa y the two  available  options.]
  536    
  537   [When you  enter a 1,  the syste m will ask  you to id entify you rself (sca n your ID  badge) and  to identi fy the dru g (scan th e drug lab el).]
  538   [The syste m will che ck the fil es for a m atch. If n o match is  found, th e system w ill inform  the user  that this  drug is no t in the f iles. If a  match is  found, the  drug 
  539   name and q uantity wi ll be disp layed as f ollows]
  540  
  541   [Scan your  user ID b arcode]
  542  
  543   [At this p oint you h ave the op tion to en ter an N t o adjust t he count.]
  544    
  545   Send Vault  TRAKKER I nventory D ata to DHC P XE "Send  Vault TRA KKER Inven tory Data  to DHCP" 
  546   This optio n enables  pharmacy p ersonnel t o upload t he invento ry data fr om the TRA KKER to VI STA.
  547   Example :
  548  
  549  
  550   Load Softw are and In ventory in to TRAKKER
  551   Send Vault  TRAKKER I nventory D ata to DHC P
  552   Select Bar code TRAKK ER for Inv entory: SE Nd Vault T RAKKER Inv entory Dat a to DHCP
  553   [Use the S end data t o DHCP opt ion on the  TRAKKER a t this tim e]
  554  
  555   [When you  press F1 t he data wi ll print a cross your  terminal  screen]
  556   P123-45-67 67^>94/08/ 22:10:23:4 4*12
  557   P123-45-67 67^614^DIA ZEPAM 2MG  TAB^337^^^ ^335^^^^>9 4/08/22:10 :24:07
  558   P123-45-67 67^614^DIA ZEPAM 2MG  TAB^335^^^ ^^^^^>94/0 8/22:10:24 :22
  559   P123-45-67 67^615^DIA ZEPAM 10MG  TAB^421^^ ^^^^^^>94/ 08/22:10:2 4:22  
  560  
  561   ( Note: [Y ou will ge t conforma tion on yo ur TRAKKER  that the  informatio n was sent , press th
  562   return key  on your t erminal an d you shou ld see thi s message]
  563   Updating D HCP now... done
  564   [Anyone ho lding the  appropriat e security  key {PSD  ERROR XE " PSD ERROR"  ] will al so receive  a MailMan  message o n the adju stment.]
  565   Example: M ailMan mes sage
  566   Subj: CS P HARM TRAKK ER ADJUSTM ENT  [#319 4] 22 Aug  94 13:23   7 Lines
  567   From: CONT ROLLED SUB STANCES PH ARMACY  in  'IN' bask et.   Page  1
  568   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- --------
  569   CS PHARM T RAKKER adj ustment/er ror has be en filed.
  570   Adjustment /Error Dat e/Time: AU G 22,1994@ 13:23:46
  571   Dispensing  Site: INP ATIENT
  572   Drug: DIAZ EPAM 2MG T AB
  573   Quantity A djusted: - 3
  574   Adjusted b y: PHARMAC IST,JOE Q.
  575   (  Note: D ata should  be cleare d out or d eleted fro m the TRAK KER to avo id
  576  
  577   duplicatio n of inven tory infor mation.
  578   After the  upload is  completed  you should  clear the  TRAKKER’s  data file s. To acco mplish thi s, press [ Ctrl]-[ent er]-[E] to  end the I RL session , then pre ss
  579   [Ctrl]-[en ter]-[C],  you will b e asked if  you want  to clear t he data fi les, enter  Y (YES).
  580   To restart  the IRL s ession pre ss [Ctrl]- [enter]-[B ].
  581   Manufactur er, Lot #,  and Exp.  Date—Enter /Edit XE " Manufactur er, Lot #,  and Exp.  Date—Enter /Edit" 
  582   Use this o ption to e dit the Ma nufacturer , Lot #, a nd Expirat ion date f or stocked  drug(s) i n the Drug  Accountab ility Stat s file. Th e drug mus t first ha ve been ad ded throug h the Stoc k CS Drugs —Enter/Edi t option.  This field , when def ined, will  be printe d on the P harmacy Di spensing R eport and  displayed  on the CS  request or ders to ph armacy.
  583   Glossary
  584   Action Pro mpt   
  585   There are  two action  prompts t hat occur  during the  
  586   pharmacy d ispensing  process. T he action  codes 
  587   used with  these prom pts will a ppear in (  ). The 
  588   following  codes are  valid: 
  589   V
  590   Verify or  Dispense t he order ( Displayed
  591    
  592   only to th e dispensi ng pharmac ist).
  593   P
  594   Process or  Fill the  order (Dis played onl
  595   to the pha rmacy tech nician or  pharmacist
  596    
  597   filling bu t not disp ensing the  order).
  598   DC 
  599   Cancel the  order.
  600  
  601   Edit the o rder.
  602  
  603   Bypass the  order.
  604  
  605   Show the o rder.
  606   Completion  Status   
  607   A review s tatus is a ttached to  each Cont rolled 
  608   Substances  Green She et returne d to pharm acy. 
  609   The follow ing are va lid:   
  610   NO DISCREP ANCY—No di screpancy  found.   
  611   TURN IN FO R DESTRUCT ION—CS dru g turned i n to be de stroyed.    
  612   RETURNED T O STOCK—CS  Drug retu rned to st ock. The d ispensing  site inven tory balan ce will be  updated.    
  613   MATH ERROR —CS drug d iscrepancy  found.   
  614   GREEN SHEE T NOT SIGN ED BY NURS E—GS missi ng nurse’s  signature .   
  615   OTHER—REFE RRED TO PH ARMACY SUP ERVISOR—CS  drug disc repancy re ferred to  supervisor  for resol ution.
  616   Daily Acti vity Log  
  617   The Daily  Activity L og lists d ata, withi n a 
  618   selected d ate range,  associate d with the  VA FORM 
  619   2320 XE "V A FORM 232 0"  for a  dispensing  site. 
  620   Dispensing  Number   
  621   Control nu mber assig ned by pha rmacy when  
  622   dispensing  a Control led Substa nces drug.  This 
  623   number is  used to tr ack the Gr een Sheet  and drug. 
  624  
  625   Also refer red to as  the Disp # , Green Sh eet #, GS  #, 
  626   or transac tion # thr oughout th e CS packa ge.
  627   Dispensing /Receiving  Report  T his report  can be pr inted in l ieu of VA  FORM
  628   (in lieu o f VA FORM  10-2321 XE  "VA FORM  10-2321" )  
  629   2321 and l ists all C ontrolled  Substances  orders 
  630   dispensed  to an NAOU . The sign atures of  the 
  631   dispensing  pharmacis t and the  nurse rece iving the 
  632   drug are r equired.
  633   Dispensing  Site   
  634   An NAOU se t up as a  pharmacy v ault that 
  635   dispenses  Controlled  Substance s drugs.
  636   Dispensing  Worksheet    
  637   This works heet compi les a list  of all pe nding 
  638   Controlled  Substance s request  orders for  a 
  639   selected d ispensing  site. A wo rksheet nu mber, 
  640   drug name,  quantity  ordered, r equesting  NAOU, 
  641   ordered by , comments , and blan ks for pha rmacy 
  642   dispensing  number, m anufacture r, lot num ber, 
  643   and expira tion date  are listed  on the wo rksheet.
  644   Drug Addre ss Code     
  645   A code tha t represen ts the loc ation of 
  646   (Location  Code)
  647   a drug in  the NAOU.  For exampl e, if TYLO X is 
  648   stored in  an NAOU on  the secon d set of s helves, 
  649   third shel f from the  top, its  drug addre ss code co uld 
  650   be express ed as S,2, 3. The add ress code  can consis
  651   of up to t hree level s separate d by a com ma. Each 
  652   level shou ld further  define th e exact lo cation. Th
  653   code is as sociated w ith an exp ansion cod e for 
  654   clarity.
  655   Drug Addre ss Code 
  656   Text used  to clarify  the meani ng of a dr ug 
  657   Expansion 
  658   address co de. For ex ample, the  code S wo uld be 
  659  
  660   expanded a nd printed  as shelf.  (These co des and 
  661  
  662   expansions  are local ly created  terms.)
  663   Green Shee t    
  664   The CONTRO LLED SUBST ANCE 
  665   ADMINISTRA TION RECOR D (VA FORM  10-2638 X E "VA FORM  10-2638" 
  666   is referre d to as a  Green Shee t or GS th roughout 
  667   the CS pac kage. Phar macy dispe nsing numb er, 
  668   drug name,  expiratio n date, qu antity dis pensed, 
  669   lot number , ordered  by, dispen sed by, an d ward 
  670   (NAOU) are  printed o n the form .
  671   Green Shee t number  
  672   Control nu mber assig ned by pha rmacy when  
  673   dispensing  a Control led Substa nces drug.  This 
  674   number is  used to tr ack the Gr een Sheet  and 
  675   drug. It i s also ref erred to a s the GS #
  676   dispensing  #, or dis p #, or tr ansaction 
  677   throughout  the CS pa ckage.
  678   Interactiv e Reader
  679   The Intera ctive Read er Languag e (IRL) is  a 
  680   Language ( IRL)
  681   language u sed to wri te program s on barco de 
  682   readers th at allow t he readers  to intera ct with th
  683   user.
  684   Intranet
  685   A company  wide compu ter networ k availabl e via 
  686   modem that  connects  users.
  687   Inpatient  Site   
  688   Inpatient  Site must  be defined  for each  NAOU. 
  689   The Contro lled Subst ances soft ware utili zes this 
  690   data to di stinguish  multi-divi sional sit es.
  691   Inspector’ s Log   
  692   This repor t lists al l active G reen Sheet s by NAOU.  
  693  
  694   It include s the foll owing info rmation: G reen Sheet  
  695  
  696   #, drug na me, date d ispensed,  quantity d ispensed, 
  697  
  698   expiration  date (if  available) , blanks f or quantit
  699  
  700   on hand, a nd a signa ture blank  for verif ication.
  701   Master Vau lt   
  702   An NAOU se t up as yo ur primary  dispensin g site.
  703   NAOU - Nar cotic Area  
  704   A Narcotic  Area of U se (NAOU)  is a place  where 
  705   of Use   
  706   commonly s tocked Con trolled Su bstances d rugs 
  707   are stored  for use b y pharmacy , wards or  
  708   treatment  areas. The re are thr ee types o f NAOUs: 
  709   1) Master  Vault, 2)  Satellite  Vault, and  3) Narcot ic 
  710   Locations.
  711   NAOU Inven tory Group    
  712   An NAOU In ventory Gr oup is def ined by 
  713   pharmacy t o represen t the Narc otic Areas  of Use 
  714   which are  inventorie d together  as a grou p. By 
  715   grouping t he commonl y inventor ied NAOUs  under 
  716   an easy to  remember  group name , the elem ents of 
  717   the invent ory are es tablished,  and do no t have to 
  718   be redefin ed every t ime an inv entory is  scheduled.
  719   Narcotic L ocation   
  720   An NAOU se t up for t he nursing  wards, 
  721   pharmacy I V room, or  a pharmac y working  stock 
  722   area.
  723   Order Entr y Banner X E "Order E ntry Banne r" 
  724   Provides a  free text  field as  a site par ameter to 
  725   appear upo n Nursing  CS Order E ntry. When  the 
  726   user acces ses the fo llowing 3  options, t he free te xt 
  727   field will  be displa yed:
  728  
  729  
  730   1) Nursing  Order Ent ry 
  731  
  732  
  733   2) Pharmac y Order En try from N ursing 
  734  
  735  
  736  
  737  
  738  
  739   3) Infusio n Order En try 
  740   Order Stat us   
  741   A processi ng status  is attache d to each  Controlled  
  742   Substances  request o rder. The  following  are valid:
  743   REQUESTED— NOT ORDERE D
  744   Requests c reated by  batch proc essing but  not yet a pproved.
  745   ORDERED—NO T PROCESSE D  
  746   Ordered by  nursing b ut not pro cessed by  pharmacy.    
  747   PROCESSED— NOT DISPEN SED  Proce ssed  (fil led) by ph armacy but  not yet d ispensed.    
  748   FILLED—NOT  DELIVERED   Dispense d and veri fied by ph armacy but  not deliv ered to th e requesti ng NAOU.    
  749   DELIVERED— ACTIVELY O N NAOU  Dr ug stored  on the NAO U.   
  750   COMPLETED— GREEN SHEE T READY FO R PICKUP   Nursing ha s flagged  the Green  Sheet read y for phar macy picku p.   
  751   COMPLETED— GREEN SHEE T PICKED U P  Green S heet retur ned to pha rmacy but  not yet re viewed.   
  752   COMPLETED— REVIEWED   Pharmacy h as reviewe d the Gree n Sheet .   
  753   COMPLETED— PENDING PR OBLEM 
  754   RESOLUTION   Pharmacy  has revie wed the Gr een Sheet  and a prob lem exists   
  755   CANCELLED   Order can celled.
  756   TRANSFERRE D TO ANOTH ER NAOU  O rder and d rug transf erred to a nother NAO U.
  757   UNDER REVI EW BY INSP ECTOR  Ord er and dru g pulled f rom NAOU b y CS Inspe ctor for r eview.
  758   LOGGED BY  TRAKKER  A ll drug do ses from t his order  have been  logged out  to patien ts using t he TRAKKER . (Not cur rently use d in Versi on 2.0.)
  759   Prescripti on Status
  760   A prescrip tion can h ave one of  the follo wing statu s.
  761   CANCELLED   This term  is now re ferred to  throughout  the softw are as Dis continued. (See Disco ntinued.)
  762   DELETED  T his status  is used w hen a pres cription i s deleted.  Prescript ions are n o longer p hysically  deleted fr om the sys tem, but m arked as d eleted. On ce a presc ription is  marked de leted no a ccess is a llowed oth er than vi ew.
  763   HOLD  A pr escription  that was  placed on  hold due t o reasons  determined  by the ph armacist.
  764   NON-VERIFI ED  There  are two ty pes of non -verified  statuses.  Depending  on a site  parameter,  prescript ions enter ed by a te chnician d o not beco me active  until they  are revie wed by a p harmacist.  Until suc h review,  they remai n non-veri fied and c annot be p rinted, ca nceled or  edited exc ept throug h the Veri fication m enu.
  765   The second  non-verif ied status  is given  to prescri ptions whe n a drug/d rug intera ction is e ncountered  during th e new orde r entry or  editing o f a prescr iption. 
  766   PENDING  A  prescript ion which  has been e ntered thr ough OERR.
  767   SUSPENDED   A prescri ption whic h will be  filled at  some futur e date.
  768   PSD ERROR  XE "PSD ER ROR"  XE " PSD ERROR"   
  769   This key s hould be a llocated t o pharmacy  
  770   supervisor s responsi ble for ma intaining  the 
  771   narcotic v ault. This  key contr ols access  to report
  772   listing va rious erro r and exce ption cond itions 
  773   generated  when entri es are fil ed from th e barcode 
  774   TRAKKER. A lso, the h olders of  this key w ill 
  775   receive el ectronic m ail messag es created  by using 
  776   the TRAKKE R.
  777   PSD NURSE  XE "PSD NU RSE" 
  778   This key s hould be a llocated t o nurses,  usually LP Ns, who ma y only rec eive and a dminister  controlled  substance s but cann ot place t he order r equests.
  779   PSD PARAM  XE "PSD PA RAM"    
  780   This key s hould be a llocated o nly to the  Inpatient  
  781   Pharmacy P ackage Coo rdinator(s ). This lo ck 
  782   controls t he printin g of the G reen Sheet s and the 
  783   range of a utomated d ispensing  numbers fo r a 
  784   dispensing  site (vau lt).
  785   PSD TECH X E "PSD TEC H" 
  786   Allocate t his key to  control s ubstance t echnicians . This key  controls  access to  the List O n-Hand Amo unts [PSD  ON-HAND TE CH], Trans fer Drugs  between Di spensing S ites Repor t [PSD PRI NT VAULT T RANSFERS T ECH], and  the Daily  Activity L og (in lie u of VA FO RM 10-2320 ) [PSD DAI LY LOG TEC H] options  on the Te chnician ( CS Pharmac y) Menu [P SD PHARM T ECH].
  787   PSD TECH A DV XE "PSD  TECH ADV"  
  788   Allocate t his key to  specific  control su bstance te chnicians  who perfor m advance  functions.  This key  controls a ccess to t he Receipt s Into Pha rmacy [PSD  RECEIPTS  MENU], Dis pensing Me nu [PSD DI SPENSING M ENU], Dest ructions M enu [PSD D ESTROY MEN U], Manufa cturer, Lo t #, and E xp. Date -  Enter/Edi t [PSD MFG /LOT/EXP],  Outpatien t Rx's [PS D OUTPATIE NT], Compl ete Green  Sheet [PSD  COMPLETE  GS], Destr oyed Drugs  Report [P SD DEST DR UGS REPORT ], DEA For m 41 Destr oyed Drugs  Report [P SD DESTROY  DEA41], D estruction s Holding  Report [PS D DESTRUCT ION HOLDIN G], Add Ex isting Gre en Sheets  at Setup [ PSD EXISTI NG GS], Gr een Sheet  Transfer B etween NAO Us Report  [PSD GS TR ANSFER (NA OU) REPORT ], NAOU Us age Report  [PSD NAOU  USAGE], T ransfer Dr ugs betwee n Dispensi ng Sites [ PSD TRANSF ER VAULT D RUGS] opti ons on the  Technicia n (CS Phar macy) Menu  [PSD PHAR M TECH]. T he CS tech nician may  perform a ll functio ns of the  Outpatient  Rx’s [PSD  OUTPATIEN T] option  except rel easing pre scriptions .
  789   PSD TRAN X E "PSD TRA N" 
  790   This key s hould be a llocated t o the Inpa tient 
  791   Pharmacy C oordinator (s). This  key contro ls the 
  792   access to  the NAOU t o NAOU Tra nsfer Stoc k
  793   Entries [P SD TRANSFE R NAOU] op tion. User s
  794   can copy s tock entri es from on e NAOU int o another
  795   NAOU or fr om an AR/W S AOU into  an NAOU.
  796   PSDMGR XE  "PSDMGR"     
  797   This key s hould be a llocated t o the Inpa tient 
  798   Pharmacy S upervisor  and Packag e Coordina tor(s) 
  799   or his/her  designee.  This lock  controls  the editin g of 
  800   CS files f or package  set up. T his key lo cks the 
  801   Supervisor ’s 
  802   Menu optio ns [PSD MG R].
  803   PSDRPH XE  "PSDRPH" 
  804   This key a uthorizes  pharmacist s to verif y and disp ense contr olled subs tance pres cription(s ). The PSD RPH securi ty key sho uld be giv en to regi stered pha rmacists w orking on  controlled  substance s to honor  Drug Enfo rcement Ad ministrati on (DEA) r egulations  and shoul d not be g iven to no n-pharmaci sts except  in cases  where the  package co ordinator  (ADPAC) is  not a reg istered ph armacist.
  805   PSJ PHARM  TECH XE "P SJ PHARM T ECH"    
  806   This key s hould be a llocated t o pharmacy  technicia ns handlin g narcotic  orders.
  807   PSJ RNURSE  XE "PSJ R NURSE"    
  808   This key s hould be a llocated t o nurses w ho request  
  809   narcotic o rders, rec eive, and  administer  
  810   controlled  substance s on the w ards.
  811   PSJ RPHARM  XE "PSJ R PHARM"    
  812   This key s hould be g iven to ph armacists 
  813   dispensing  and recei ving narco tic orders .
  814   Satellite  Vault   
  815   An NAOU se t up as a  secondary  dispensing  site.
  816   Stock Drug    
  817   A drug (fr om the dru g file) st ored in an  NAOU.
  818   Stock Leve l   
  819   The quanti ty of a dr ug stocked  in a spec ific NAOU.
  820   TRAKKER
  821   A barcode  collection  system ut ilized by  scanning 
  822  
  823   barcode la bels or by  pressing  the key pa d on the 
  824  
  825   barcode re ader devic e.
  826   VISTA
  827   Veterans H ealth Info rmation Sy stems and 
  828   Technology  Architect ure
  829   Ward (for  Drug)   
  830   The name o f the ward  or wards  that will  use this 
  831   particular  drug. It  is importa nt to accu rately 
  832   answer thi s prompt b ecause thi s is the l ink 
  833   between th e Unit Dos e package  and the Co ntrolled 
  834   Substances  package.  The Unit D ose packag e looks 
  835   at this fi eld to kno w if the d rug is a C ontrolled 
  836   Substances  stocked d rug.
  837   Index
  838  
  839   1
  840   1358 oblig ation numb er, 5
  841   B
  842   Barcode TR AKKER for  Inventory,  28
  843   C
  844   COMPLETE -  PENDING P ROBLEM RES OLUTION.,  15
  845   COMPLETE -  REVIEWED,  15
  846   Complete G reen Sheet , 15
  847   Control Po int Transa ction numb er, 5
  848   Control Po int Transa ction Revi ew, 6
  849   CS Order E ntry For W ard, 25
  850   D
  851   Destroy a  Controlled  Substance s Drug, 23
  852   Destructio ns Menu, 2 3
  853   Dispensing  Menu, 7
  854   Dispensing /Receiving  Report (V A FORM 10- 2321), 9
  855   Drug Recei pt History , 6
  856   E
  857   Electronic  Signature , 3
  858   Electronic  Signature  Codes, 3
  859   F
  860   Fill/Dispe nse CS Ord ers from W orksheet,  7
  861   G
  862   G.Controll ed Substan ces Team@I SC-BIRM, i ii
  863   GREEN SHEE T NOT SIGN ED BY NURS E, 15
  864   Green Shee t Reprint  (VA FORM 1 0-2638), 1 0
  865   Green Shee t—Print (V A FORM 10- 2638), 9
  866   H
  867   Hold a CS  Drug (No I nventory U pdate), 23
  868   I
  869   IFCAP purc hase order s, 5
  870   Infusion O rder Entry , 21
  871   Infusion O rder Proce ssing Menu , 21
  872   Intranet,  4
  873   Invoice Re view (Prim e Vendor),  6
  874   L
  875   Label for  Dispensing  (Barcode) , 12
  876   Label Repr int for Di spensing D rug, 11
  877   Load Softw are and In ventory in to TRAKKER , 28
  878   M
  879   Manufactur er, Lot #,  and Exp.  Date—Enter /Edit, 34
  880   Master Vau lt, 5
  881   MATH ERROR , 15
  882   N
  883   Narcotic D ispensing  Equipment  Orders, 13
  884   NO DISCREP ANCY, 15
  885   Non—VA Dru g Placed o n Hold for  Destructi on, 23
  886   O
  887   Order Entr y Banner,  41
  888   ORDER ENTR Y BANNER,  25
  889   Order Entr y Steps, 2 1
  890   OTHER - RE FERRED TO  PHARMACY S UPERVISOR,  15
  891   Outpatient  RX’s, 17
  892   P
  893   Pharmacy D ispense wi thout (VA  FORM 10-26 38), 12
  894   Prime Vend or receipt s, 5
  895   Print CS D ispensing  Worksheet,  7
  896   PSD ERROR,  32, 43
  897   PSD NURSE,  43
  898   PSD PARAM,  43
  899   PSD TECH,  43
  900   PSD TECH A DV, 43
  901   PSD TRAN,  44
  902   PSDMGR, 19 , 44
  903   PSDRPH, 44
  904   PSJ PHARM  TECH, 44
  905   PSJ RNURSE , 44
  906   PSJ RPHARM , 44
  907   purchase o rder numbe r, 5
  908   Purchase O rder Revie w, 6
  909   R
  910   Receipt of  Controlle d Substanc es from Ph armacy, 27
  911   Receipts I nto Pharma cy, 5
  912   Receiving,  5
  913   REPRINT, 1 1
  914   Reprint Di sp/Receivi ng Report  (VA FORM 1 0-2321), 1 0
  915   Reprint Re ports Menu , 10
  916   Reprint Tr ansfer Bet ween NAOUs  (VA FORM  10-2321),  11
  917   RETURNED T O STOCK, 1 5
  918   S
  919   Send Vault  TRAKKER I nventory D ata to DHC P, 31
  920   T
  921   Transfer D rugs betwe en Dispens ing Sites,  19
  922   Transfer G reen Sheet  and Drug  to another  NAOU, 22
  923   TRANSFERRE D BETWEEN  NAOUs, 11
  924   TURN IN FO R DESTRUCT ION, 15
  925   TURNED IN  FOR DESTRU CTION, 15
  926   V
  927   VA, 21
  928   VA FORM 10 -2321, 10,  39
  929   VA FORM 10 -2638, 12,  21, 39
  930   VA FORM 10 -2638., 25
  931   VA FORM 23 20, 38
  932   VA FORM 23 21, 11
  933   VA-FORM 10 -2321, 15
  934   VISTA, iii
  935  
  936  
  937   v
  938   December 1 994
  939   Controlled  Substance s V. 3.0 
  940  
  941  
  942  
  943   Technical  Manual
  944   _917757594 .unknown_9 17757596.u nknown_917 757765.unk nown_91775 7766.unkno wn_9177577 63.unknown _917757764 .unknown_9 17757597.u nknown_917 757595.unk nown_87052 4386.unkno wn_9177575 92.unknown _917757593 .unknown_9 17757591.u nknown_917 757590.unk nown_87052 4377.unkno wn