9. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 8/15/2018 12:48:20 PM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

9.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 EPIP_Combined_CiF.zip\EPIP_Combined_CiF\multi EPIP_National_Patch_Module_Patch_Description_(DGJ_1.0_05).doc Tue Aug 14 14:45:24 2018 UTC
2 EPIP_Combined_CiF.zip\EPIP_Combined_CiF\multi EPIP_National_Patch_Module_Patch_Description_(DGJ_1.0_05).doc Tue Aug 14 14:51:07 2018 UTC

9.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 4 432
Changed 3 8
Inserted 0 0
Removed 0 0

9.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

9.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

9.5 Comparison detail

  1   National P atch Modul e Patch Te mplateExis ting Produ ct Intake  Program (E PIP)
  2   Patch DGJ* 1.0*5
  3   National P atch Modul e Patch De scription
  4  
  5   Department  of Vetera ns Affairs
  6   July 2018
  7   Version 1. 0
  8   Revision H istory
  9   DateVersio nDescripti onAuthor07 /25/20181. 0Initial v ersionEPIP  Project T eamNationa l Patch Mo dule Patch  Descripti on
  10   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======
  11   Run Date:  07/23/2018                              Des ignation:  DGJ*1*5  T EST v13
  12   Package :  INCOMPLETE  RECORDS T RACKING           Pri ority:     MANDATORY
  13   Version :  1                                       Sta tus:       UNDER DEVE LOPMENT
  14   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======
  15   Subject: I RT INCOMPL ETE RECORD S TRACKING  AUTO-UPDA TE
  16   Category:  ROUTINE
  17              ENHANCEMEN T
  18              DATA DICTI ONARY
  19              INPUT TEMP LATE
  20   Descriptio n:
  21         ---- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- --
  22                                        PLEASE  NOTE
  23            T HIS PATCH  IS PART OF  THE EPIP_ DGJ_TIU_SR _IP08_TV13 .KID HOST  FILE,
  24            W HICH CONSI STS OF DGJ *1.0*5, TI U*1.0*317,  AND SR*3. 0*192. THE  DGJ
  25            P ATCH WILL  BE INSTALL ED BEFORE  THE TIU AN D SR PATCH ES.
  26         ---- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- --
  27   Patch DGJ* 1.0*5 modi fies the I ncomplete  Records Tr acking (IR T) package  to enable  an existi ng IRT nig htly sched uled job t o automati cally revi ew the Com puterized  Patient Re cord Syste m (CPRS) T ext Integr ation Util ity (TIU)  Note syste m to searc h for trac ked IRT de ficiencies . A defici ency occur s when a n ote cannot  be marked  as Comple te (Review ed) becaus e one or m ore provid ers need t o sign the  note. The  tracked I RT deficie ncies are  DISCHARGE  SUMMARY, H &P ADMISSI ON (former ly H&P SUM MARY), and  OP REPORT . Deficien cies are t racked for  Inpatient  records o nly.
  28   If a TIU d ocument is  found tha t satisfie s the defi ciency, th en IRT mar ks the not e as Compl ete. If no  TIU docum ent satisf ying the d eficiency  is found,  then IRT g enerates a  new defic iency for  tracking p urposes an d sends an  alert to  the provid er that mu st take ac tion to co mplete the  note.
  29   A new IRT  Print menu  [DGJ IRT  PRINT2] pr ovides two  new repor ts that ca n be used  to identif y deficien cies requi ring resol ution. The  IRT Print  menu is a ccessed fr om the exi sting DGJ  IRT PRINT  menu. The  new report s are:
  30    - PIA – P rint Incom plete Reco rds (by At tending) [ DGJ IRT IN COMPLETE3] , prints t racked IRT  deficienc ies by att ending phy sician. Th is allows  the report  to be eas ily distri buted to p roviders t hat have d eficiencie s to resol ve. 
  31    - PIH – P rint Incom plete Reco rds by Dis charge (Ho sp wide) [ DGJ IRT IN COMPLETE2]  reports I RT deficie ncy totals  by Servic e/Section  for manage ment track ing purpos es.
  32   After IRT  deficienci es have be en resolve d and mark ed as Comp lete throu gh the TIU  signature  process,  they displ ay on the  IRT report s with a s tatus of " COMPLETED. " To remov e complete d deficien cies from  the report s, delete  the IRT re cord from  the INCOMP LETE RECOR DS file (# 393) using  the exist ing Delete  an IRT [D ELETE AN I RT] option  on the In complete R ecords Tra cking menu .
  33   Three new  alert opti ons are ad ded to the  OPTION SC HEDULING f ile (#19.2 ). An aler t is sent  if no TIU  document s atisfying  a deficien cy is foun d. Each al ert is ass ociated wi th one of  the tracke d deficien cies: Disc harge Summ ary Alerts  [DGJ DISC HARGE SUMM ARY ALERTS ] is assoc iated with  the DISCH ARGE SUMMA RY deficie ncy; H&P D ue Alert [ DGJ H&P DU E ALERT] i s associat ed with th e H&P ADMI SSION defi ciency; OP  Report Du e [DGJ OP  REPORT DUE ] is assoc iated with  the OP RE PORT defic iency.
  34   The post-i nstallatio n routine  DGJP005 mo difies the  MEDICAL C ENTER DIVI SION file  (#40.8) by  adding th ree new fi elds that  are used t o adjust t he frequen cy of the  new alerts . The valu es stored  in these f ields spec ify the nu mber of ho urs elapse d between  when a qua lifying ev ent occurs  and when  the result ing alert  is sent. T he qualify ing events  are disch arge from  a ward, ad mission to  a ward, o r completi on of an o peration.  The DISCHA RGE ALERT  HRS field  (#100.4) d etermines  the Discha rge Summar y Alerts h ours elaps ed (the nu mber of ho urs elapse d after di scharge an d before a n alert is  sent); th e H&P ALER T HOURS fi eld (#100. 5) determi nes the H& P Due Aler t hours el apsed (the  number of  hours ela psed after  admission  to a ward  and befor e an alert  is sent);  the OPERA TION ALERT  HOURS fie ld (#100.6 ) determin es the OP  Report Due  alert hou rs elapsed  (the numb er of hour s elapsed  after an o peration i s complete d and befo re an aler t is sent) . These va lues can b e customiz ed for eac h VA Medic al Center  Division.
  35   Note: The  new fields  in the ME DICAL CENT ER DIVISIO N file may  be set to  a value o f 0 – 720  hours, wit h each day  defined a s an incre ment of 24  hours. Th e post-ins tallation  routine se ts these v alues to a  default o f 24 hours  for each  Medical Ce nter Divis ion having  the TRACK  INCOMPLET E SUMMARIE S (#100.01 ) field se t to "Y" ( Yes). If t he TRACK I NCOMPLETE  SUMMARIES  field is s et to “N”  (No), then  signature  tracking  and alert  functional ity are no t availabl e.
  36   The post-i nstallatio n routine  also sets  the new IR T TRACKING  field (#9 99) in the  FACILITY  TREATING S PECIALTY f ile (#45.7 ) to the d efault val ue TRACKIN G AND REPO RTS, enabl ing any ac tive Treat ing Specia lty to be  included i n IRT trac king and s ubsequent  reports. T o exclude  a Treating  Specialty  from IRT  tracking o r reportin g, use the  new IRT T racking [I RT PARAMET ERS] optio n to chang e the valu e of the I RT TRACKIN G field to  either TR ACKING ONL Y or NO TR ACKING. Th e IRT DEFI CIENCY EXC LUDED fiel d (#999.1)  in the FA CILITY TRE ATING SPEC IALTIES EX CLUDED fil e (#45.703 ) stores i nformation  necessary  to exclud e certain  IRT defici encies fro m being tr acked for  a certain  Treating S pecialty.  The FACILI TY TREATIN G SPECIALT IES EXCLUD ED file is  a sub-fil e within t he FACILIT Y TREATING  SPECIALTY  file.
  37   Finally, t he post-in stallation  routine r e-schedule s the nigh tly IRT jo b (IRT Upd ate Std. D ef. Backgr ound Job [ DGJ IRT UP DATE] opti on), which  performs  a nightly  review of  the CPRS T IU Note sy stem, to r un before  the alert  options.
  38   These chan ges enable  the IRT,  Surgery, T IU, and CP RS applica tions to f unction to gether to  track and  complete I RT deficie ncies.
  39   Patch Comp onents: 
  40   ---------- -------
  41   Files & Fi elds Assoc iated:
  42   File Name  (Number)                   Field  Name (Num ber)        New/Modif ied/Delete d
  43   ---------- --------                   ----- ---------- ----        --------- ---------- -
  44   Facility T reating                    IRT T racking (# 999)        New
  45     Specialt y (#45.7) 
  46   Facility T reating                    IRT D eficiency  Excluded    New
  47     Specialt ies Exclud ed (#45.70 3)    (#99 9.1)
  48   Medical Ce nter Divis ion (#40.8 )    Disch arge Alert  Hrs        New
  49                                          (#10 0.4)
  50   Medical Ce nter Divis ion (#40.8 )    H&P A lert Hours  (#100.5)   New
  51   Medical Ce nter Divis ion (#40.8 )    Opera tion Alert  Hours      New
  52                                          (#10 0.6)
  53   Forms Asso ciated:
  54   Form Name                    Fil e #                    New/Modif ied/Delete d
  55   ---------                    --- ---                    --------- ---------- -
  56   N/A
  57   Mail Group s Associat ed:
  58   Mail Group  Name             New /Modified/ Deleted
  59   ---------- -----             --- ---------- -------
  60   N/A
  61   Options As sociated:
  62   Option Nam e                 Typ e                      New/Modif ied/Delete d
  63   ---------- -                 --- -                      --------- ---------- --
  64   DGJ DISCHA RGE               Run  routine               New
  65     SUMMARY  ALERTS
  66   DGJ IRT                      Run  routine               New
  67     INCOMPLE TE2
  68   DGJ IRT                      Run  routine               New
  69     INCOMPLE TE3
  70   DGJ IRT PR INT2              Men u                      New
  71   DGJ H&P DU E ALERT           Run  routine               New
  72   DGJ OP REP ORT DUE           Run  routine               New
  73   IRT PARAME TERS              Run  routine               New
  74   Protocols  Associated :
  75   Protocol N ame               New /Modified/ Deleted
  76   ---------- ---               --- ---------- ------- 
  77   N/A
  78   Parameters  Associate d: 
  79   Parameter  Name              New /Modified/ Deleted
  80   ---------- -----             --- ---------- -------
  81   N/A
  82   Security K eys Associ ated:
  83   Security K ey Name
  84   ---------- -------
  85   N/A
  86   Templates  Associated :
  87   Template N ame      T ype    Fil e Name (Nu mber)  New /Modified/ Deleted
  88   ---------- ---      - ---    --- ---------- -----  --- ---------- -------
  89   N/A
  90   Additional  Informati on:
  91   N/A
  92   New Servic e Requests  (NSRs):
  93   ---------- ---------- --------
  94   20130812 I RT Incompl ete Record s Tracking  Auto-Upda te
  95   Patient Sa fety Issue s (PSIs):
  96   ---------- ---------- ---------
  97   N/A
  98   Defect Tra cking Syst em Ticket( s) & Overv iew:
  99   ---------- ---------- ---------- ---------- ----
  100   N/A
  101   Problem:
  102   -------
  103   N/A
  104   Resolution :
  105   ----------
  106   N/A
  107   Test Sites :
  108   ----------
  109   Central Al abama Vete rans Healt h Care Sys tem, Tuske gee/Montgo mery, AL
  110   Milwaukee  VA Medical  Center, M ilwaukee,  WI
  111   Software a nd Documen tation Ret rieval Ins tructions:
  112   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- -- 
  113   Software b eing relea sed as a h ost file a nd/or docu mentation  describing  
  114   the new fu nctionalit y introduc ed by this  patch are  available .
  115   The prefer red method  is to ret rieve file s from dow nload. DNS        . DNS     .
  116   This trans mits the f iles from  the first  available  server. Si tes may 
  117   also elect  to retrie ve files d irectly fr om a speci fic server
  118   Sites may  retrieve t he softwar e and/or d ocumentati on directl y using Se cure File  Transfer P rotocol (S FTP) from  the ANONYM OUS.SOFTWA RE directo ry at the  following 
  119   OI Field O ffices:
  120    
  121   Hines:                    DNS     .U RL          
  122   Salt Lake  City:                
. URL        
  123   Documentat ion can al so be foun d in the V A Software  Document  Library (V DL) at:
  124   https://ww w. DNS     /vdl/.
  125   Title                                  File  Name                   FTP Mode
  126   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- -
  127   Incomplete  Records T racking (I RT)   dgj1 _0_um.doc               Binary
  128     User Man ual                                       
  129   Incomplete  Records T racking (I RT)   dgj1 _0_um.pdf               Binary
  130     User Man ual
  131   Incomplete  Records T racking (I RT)   dgj1 _0_tm.doc               Binary
  132     Technica l Manual                                       
  133   Incomplete  Records T racking (I RT)   dgj1 _0_tm.pdf               Binary
  134     Technica l Manual                                       
  135   Patch Inst allation:
  136   Pre/Post I nstallatio n Overview :
  137   ---------- ---------- ---------- -
  138   The post-i nstallatio n routine  DGJP005 ad ds the cap ability fo r a VA fac ility to e nable or d isable IRT  tracking  for any ac tive Treat ing Specia lty. The r outine pas ses throug h the FACI LITY TREAT ING SPECIA LTY file ( #45.7) and  sets the  new IRT TR ACKING fie ld (#999)  to the def ault value  TRACKING  AND REPORT S. To excl ude a Trea ting Speci alty from  IRT tracki ng or repo rting, set  the IRT T RACKING fi eld to eit her TRACKI NG ONLY or  NO TRACKI NG using t he IRT Tra cking [IRT  PARAMETER S] option.
  139   The post-i nstallatio n routine  modifies t he MEDICAL  CENTER DI VISION fil e (#40.8)  to add thr ee new fie lds that a re used to  adjust th e frequenc y of alert s. These v alues can  be customi zed for ea ch VA Medi cal Center  Division  to specify  the wait  time after  a qualify ing event  occurs bef ore the as sociated a lert is ge nerated. T he qualify ing events  are disch arge from  a ward, ad mission to  a ward, o r completi on of an o peration. 
  140   The post-i nstallatio n routine  also resch edules the  nightly I RT job (IR T Update S td. Def. B ackground  Job [DGJ I RT UPDATE]  option),  which perf orms a nig htly revie w of the C PRS TIU No te system,  to run be fore the a lert optio ns.
  141   Finally, t he post-in stallation  routine a dds the IR T Print Me nu [DGJ IR T PRINT2]  and two ne w report o ptions, Pr int Incomp lete Recor ds (by Att ending) [D GJ IRT INC OMPLETE3]  and Print  Incomplete  Records b y Discharg e (Hosp wi de) [DGJ I RT INCOMPL ETE2]. The  DGJ IRT P RINT2 menu  is access ed from th e DGJ IRT  PRINT menu .
  142   Pre-Instal lation Ins tructions:
  143   ---------- ---------- ----------
  144   This patch  may be in stalled wi th users o n the syst em, althou gh it is 
  145   recommende d that it  be install ed during  non-peak h ours to mi nimize
  146   potential  disruption  to users.  This patc h should t ake less t han 5 minu tes 
  147   to install .
  148   Installati on Instruc tions:
  149   ---------- ---------- ----------
  150   1. From th e Kernel I nstallatio n and Dist ribution S ystem (KID S) menu, s elect the  Installati on Menu. 
  151   2. Select  option 1,  Load a Dis tribution.  At the “E nter a Hos t File:” p rompt, ent er the ful l pathname  for host  file DGJ_T IU_SR_IP08 _TV13.KID.
  152    
  153   3. Enter Y ES for eac h “OK to C ontinue wi th Load? N O//” promp t.
  154    
  155   4. When th e Installa tion Menu  is redispl ayed, use  the follow ing option s to conti nue patch  installati on. When p rompted fo r the INST ALL NAME,  enter prim ary patch  number DGJ *1.0*5.
  156   a. Verify  Checksums  in Transpo rt Global  - This opt ion will h elp ensure  the integ rity of th e routines  that are  in the tra nsport glo bal.
  157   b. Print T ransport G lobal - Th is option  will enabl e viewing  the compon ents of th e KIDS bui ld.
  158   c. Compare  Transport  Global to  Current S ystem - Th is option  will enabl e viewing  all change s that wil l be made  when this  patch is i nstalled.  It compare s all comp onents of  this patch  (routines , data dic tionaries,  templates , etc.).
  159   d. Back up  a Transpo rt Global  - This opt ion will c reate a ba ckup messa ge of any  routines e xported wi th this pa tch. It wi ll not bac k up any o ther chang es such as  data dict ionaries o r template s.
  160   5. From th e Installa tion Menu,  select th e Install  Package(s)  option. W hen prompt ed for the  INSTALL N AME, enter  primary p atch numbe r DGJ*1.0* 5.
  161   6. If prom pted ‘Want  KIDS to R ebuild Men u Trees Up on Complet ion of Ins tall? NO// ’, press < Enter>.
  162   7. When pr ompted ‘Wa nt KIDS to  INHIBIT L OGONs duri ng the ins tall? NO// ’, press < Enter>.
  163   8. When pr ompted 'Wa nt to DISA BLE Schedu led Option s, Menu Op tions, and  Protocols ? NO//’, p ress <Ente r>.
  164   9. If prom pted ‘Dela y install  (Minutes):  (0-60): 0 //’, press  <Enter>.
  165   10. If pro mpted 'Ent er the Dev ice you wa nt to prin t the Inst all messag es. You ca n queue th e install  by enter a  'Q' at th e device p rompt. Ent er a '^' t o abort th e install.  DEVICE: H OME//   HO ME  (CRT)' , press <E nter>.
  166   Post-Insta llation In structions :
  167   ---------- ---------- ---------- -
  168   Modify the  IRT TRACK ING field  (#999) to  track defi ciencies b y Treating  Specialty  using the  new IRT T racking [I RT PARAMET ERS] optio n. This op tion is us ed to limi t the trac king prope rties for  certain Tr eating Spe cialties b ased on si te prefere nce. To ex clude a Tr eating Spe cialty fro m IRT trac king or re porting, c hange the  IRT TRACKI NG field ( #999) in t he FACILIT Y TREATING  SPECIALTY  file (#45 .7) from T RACKING AN D REPORTS  to either  TRACKING O NLY or to  NO TRACKIN G.
  169   Adjust the  TIU value s for trac king by us ing the DO CUMENT PAR AMETER EDI T [TIU DOC UMENT PARA METER EDIT ] option f rom the TI U PARAMETE RS MENU [T IU SET-UP  MENU]. Thi s option s hould be u sed to cha nge the fo rmer H&P S UMMARY def iciency to  the new H &P ADMISSI ON deficie ncy for th e appropri ate TIU No te titles.
  170   Modify the  IRT DEFIC IENCY fiel d (#.12) i n the TIU  DOCUMENT P ARAMETERS  file (#892 5.95) for  each site  to point t o the new  History an d Physical  Summaries  named "H& P ADMISSIO N." Changi ng the IRT  DEFICIENC Y field in  the TIU D OCUMENT PA RAMETERS f ile to the  "H&P ADMI SSION" ent ry enables  this modi fication t o track an y H&P Summ ary TIU do cuments wi th the IRT  package.
  171   A Clinical  Applicati on Coordin ator (CAC)  or Automa ted Data P rocessing  Applicatio n Coordina tor (ADPAC ) must add  any provi ders using  IRT docum entation t o the USER  CLASS def inition fo r STAFF PR OVIDER usi ng the LIS T MEMBERSH IP BY CLAS S option o n the USR  CLASS MEMB ERSHIP men u in VistA . This cha nge ensure s that the  provider  is include d in the n ew reports  distribut ed with th is patch.  Only provi ders with  this desig nation wil l be inclu ded in the  new repor ts.
  172   Backout Pr ocedure:
  173   ---------- --------
  174   Backout of  this patc h will be  performed  only with  the concur rence and  participat ion of the  appropria te VA site /region pe rsonnel. T he decisio n to back  out the pa tch will b e a joint  decision b etween VA  site/regio n personne l and othe r appropri ate VA per sonnel.
  175   Note: Due  to the com plexity of  the multi -patch bui ld that in cludes thi s patch, i t is not r ecommended  for backo ut. Howeve r, in the  event that  a site de cides to b ack out th e primary  and compan ion patche s included  in the ho st file, t he site sh ould conta ct the Nat ional Serv ice Desk ( NSD) to su bmit a hel p desk tic ket. The d evelopment  team will  then assi st with th e backout  process us ing curren t approved  methods.
  176   Validation  of Backou t Procedur e:
  177   ---------- ---------- ---------- --
  178   The Backou t procedur e can be v erified by  printing  the first  two lines  of the DGJ  routines  contained  in this pa tch using  the option  First Lin e Routine  Print [XU  FIRST LINE  PRINT]. O nce the DG J routines  have been  backed ou t, the fir st two lin es of the  routines w ill no lon ger contai n the desi gnation of  patch DGJ *1.0*5 on  line 2 in  the patch  list secti on.
  179   Note: This  validatio n procedur e only ver ifies that  routine c hanges hav e been bac ked out fo r this pat ch. It doe s not conf irm that r outine cha nges withi n other pa tches in t he multi-p atch build  have been  backed ou t. It also  does not  confirm th at compone nt changes  other tha n routines  have been  backed ou t.
  180   Routine In formation:
  181   ---------- ----------
  182   The second  line of e ach of the se routine s now look s like:
  183   ;;1.0;Inco mplete Rec ords Track ing;**[Pat ch List]** ;Jun 25, 2 001;Build  16
  184   The checks ums below  are new ch ecksums, a nd can be  checked wi th CHECK1^ XTSUMBLD.
  185   Routine Na me: DGJBGJ
  186       Before : B3045524 6   After:  B33880008   **5**
  187   Routine Na me: DGJBGJ 2
  188       Before :       n/ a   After:  B11769060   **5**
  189   Routine Na me: DGJHNP
  190       Before :       n/ a   After:  B10439196   **5**
  191   Routine Na me: DGJOPR T1
  192       Before : B2628033 7   After:  B29311974   **5**
  193   Routine Na me: DGJOPR T3
  194       Before : B1473275 9   After:  B14693288   **5**
  195   Routine Na me: DGJP00 5
  196       Before :       n/ a   After:  B60713220   **5**
  197   Routine Na me: DGJSEN D
  198       Before :       n/ a   After:   B9075020   **5**
  199   Routine Na me: DGJSRU
  200       Before :       n/ a   After:  B53077420   **5**
  201   Routine Na me: DGJSUM
  202       Before : B1531196 2   After:  B17128793   **5**
  203   Routine Na me: DGJTEE 1
  204       Before : B2941166 4   After:  B29701226   **5**
  205   Routine Na me: DGJTEV T
  206       Before : B2048001 2   After:  B20791136   **5**
  207   Routine Na me: DGJTIU
  208       Before :       n/ a   After:   B4427073   **5**
  209   Routine Na me: DGJTIU A
  210       Before :       n/ a   After:   B6032376   **5**
  211   Routine Na me: DGJTVW 1
  212       Before : B2808532 2   After:  B28499018   **5**
  213   Routine Na me: DGJTVW 3
  214       Before : B2435785 8   After:  B25106138   **5**
  215   Routine Na me: DGJUTL
  216       Before :       n/ a   After:   B2458811   **5**
  217   Routine Na me: DGJZIR T
  218       Before :       n/ a   After:  B45387173   **5**
  219   Routine Na me: DGJZIR T1
  220       Before :       n/ a   After:  B97073361   **5**