20210. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 6/20/2018 10:12:26 AM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

20210.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 CCRS.zip\CCRS\CCRS-BUSRULES-v1.5.3.zip\CCRS-BUSRULES-v1.5.3-436e6fff1115001d614ccd45b469ad60a9bdb27b\docs\pmpm PMPM_Invoicing_File_Format.docx Tue Apr 10 06:18:41 2018 UTC
2 CCRS.zip\CCRS\CCRS-BUSRULES-v1.5.3.zip\CCRS-BUSRULES-v1.5.3-436e6fff1115001d614ccd45b469ad60a9bdb27b\docs\pmpm PMPM_Invoicing_File_Format.docx Fri Jun 15 14:54:02 2018 UTC

20210.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 1 806
Changed 0 0
Inserted 0 0
Removed 0 0

20210.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

20210.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

20210.5 Comparison detail

  1   Community  Care Netwo rk
  2   Administra tive Invoi ce
  3    Format Do cumentatio n
  4  
  5   Department  of Vetera ns Affairs
  6    January 2 017
  7   Version 1. 0
  8  
  9   Revision H istory
  10  
  11   Date
  12   Version
  13   Descriptio n
  14   Author
  15   1/31/2017
  16   1.02
  17   Updated bo th reports  to contai n CLINs
  18   Richard Mu ller
  19   1/30/2017
  20   1.01
  21   Updated to  include A nnual Reco nciliation  Report se ction
  22   Richard Mu ller
  23   8/30/2016
  24   1.0
  25   Initial do cumentatio n
  26   Richard Mu ller
  27  
  28   Table of C ontents
  29   1.Introduc tion4
  30   1.1.Scope4
  31   1.2.Admini strative F ee Invoice  (Monthly)  Formattin g5
  32   1.2.1.File  Name Form at5
  33   1.2.2.Per  Member Per  Month Rec ord Format 5
  34   1.2.3.File  Header Fo rmat6
  35   1.2.4.File  Footer Fo rmat6
  36   1.3.Admini strative F ee (Annual ) Recap Re port Forma tting7
  37   1.3.1.Annu al Recap R eport File  Name Form at7
  38   1.3.2.Annu al Recap R eport Reco rd Format7
  39   1.3.3.Annu al Recap R eport File  Header Fo rmat8
  40   1.3.4.Annu al Recap R eport File  Footer Fo rmat8
  41  
  42   Introducti on
  43  
  44   The Commun ity Care N etwork ven dors will  submit ele ctronic co pies of th e monthly  administra tive fee ( PMPM) invo ices to th e CO / COR  (in appro ved Micros oft Office  format) a nd the Tun gsten Netw ork and in  accordanc e with the  instructi ons provid ed in FAR  52.212-4(g ). 
  45  
  46   Scope
  47  
  48   Invoicing  for PMPM m ust includ e a supple mental dat a file of  elements t aken from  VA Approve d Referral s and VA P rior Autho rization n umbers and  EDI 837 C oordinatio n of Benef its (COB)  transactio ns to CCN  providers  including  the follow ing inform ation at t he claim l evel: 
  49  
  50   1.VA provi ded referr al number  (Approved  Referral)
  51   2.VA Prior  Authoriza tion numbe r
  52   3.Internal  Claim Num ber (ICN)  and (Patie nt Control  Number)
  53   4.Date (s)  of servic e for each  Veteran i ncluded in  the PMPM  invoice mo nth
  54   5.VA provi ded EDIPI  for each V eteran inc luded in t he PMPM
  55   6.Date Pai d to CCN p rovider
  56   7.Amount P aid
  57   8.Billed A mount
  58   9.Name of  CCN Provid er paid
  59   10.CCN Pro vider NPI  number
  60   11. PMPM C LIN (XX11A A, XX11AB,  XX11AC)
  61  
  62   The annual  reconcili ation repo rt of all  unpaid PMP M fees wil l be used  resolve an y potentia l outstand ing PMPM f ees and VA  adjustmen ts to fund ing. The a nnual reco nciliation  report is  submitted  in accord ance with  the contra ct deliver able secti on of the  contract.  At the end  of the op tion year  / contract  year, the  contracto r must alw ays submit  any souts tanding PM PM invoice s within 2 70 days. 
  63  
  64   VA provide d EDIPI fo r each Vet eran inclu ded in the  monthly i nvoice
  65   Internal C laim Numbe r (ICN)  a nd (Patien t Control  Number)
  66   VA provide d referral  number (A pproved Re ferral)
  67   Referral S ubmitted f or PMPM (Y /N)
  68   For vetera ns include d in a mon thly invoi ce (Referr al Submitt ed for PMP M - Y):
  69   Original I nvoice Num ber
  70   If the Ori ginal Invo ice was re jected (Ac cepted - N ):
  71   Prior Invo ice Number  (Multiple s possible )
  72   Reason for  Rejection
  73   For vetera ns not inc luded in a  monthly i nvoice (Re ferral Sub mitted for  PMPM - N) :
  74   Reason for  Delay
  75   Potential  Claim amou nt (Cost E stimate)
  76   Estimated  Claim paym ent date
  77   PMPM CLIN  (XX11AA, X X11AB, XX1 1AC)
  78  
  79   Administra tive Fee I nvoice (Mo nthly) For matting
  80  
  81   The Contra ctor must  always sub mit Admini strative F ee invoice s in the a pproved fo rmat as fo llows:
  82  
  83   File Name  Format
  84  
  85   File Name  Definition
  86   Field Name
  87   Field Form at
  88   Sample Dat a
  89   CCN
  90   Text
  91   CCN
  92   PMPM Regio n Designat ion
  93   Text
  94   Region1
  95   Invoice St art Date
  96   Date
  97   20170801
  98   Invoice En d Date
  99   Date
  100   20170831
  101   File Exten sion
  102   Text
  103   .TXT
  104  
  105   Example Fi le Name fo rmat:
  106   CCN-Region 1-20170801 -20170831. txt
  107  
  108   Per Member  Per Month  Record Fo rmat
  109  
  110   Record Def inition
  111   Field Name
  112   Reference  Designatio n
  113   Field Form at
  114   Field Cont ents
  115   Sample Dat a
  116   Notes:
  117   Referral n umber
  118   REF01, REF 02
  119   Data field s separate d by "*"
  120   Up to 50 c haracter A lpha Numer ic
  121   9F*______
  122   9F - Autho rization N umber
  123   Prior Auth orization  number
  124   REF01, REF 02
  125   Data field s separate d by "*"
  126   Up to 50 c haracter A lpha Numer ic
  127   G1*______
  128   G1 - Prior  Authoriza tion Numbe r
  129   ICN & Pati ent Contro l Number
  130   CLM
  131   Numeric
  132    
  133   261515
  134    
  135   Date of se rvice
  136   DTM - SERV ICE DATE
  137   Date
  138   CCYYMMDD
  139   20160810
  140    
  141   EDIPI
  142   REF*F8
  143   Alpha Nume ric
  144   Up to 50 c haracter A lpha Numer ic
  145   EP03251577 7007230
  146   Original R eference N umber
  147   Date Paid
  148   DTM - SERV ICE DATE
  149   Date
  150   CCYYMMDD
  151   20160810
  152    
  153   Amount Pai d
  154   CLP04 (Cla imPaymentA mount)
  155   Accounting
  156   Numeric w/ 2 digit de cimal
  157   751.50 
  158    
  159   Billed Amo unt
  160   CLP03 (Tot alClaimCha rgeAmount)
  161   Accounting
  162   Numeric w/ 2 digit de cimal
  163   1323.64 
  164    
  165   CCN Provid er Name
  166   NM103, NM1 04, NM105,  NM106
  167   Last, Firs t, MI, Pre fix
  168   Data field s separate d by "*"
  169   TOWNSEND*W ILLIAM*P*
  170    
  171   CCN Provid er NPI num ber
  172   PLB01 (Pro viderIdent ifier)
  173   Numeric
  174    
  175   6543210903
  176    
  177   PMPM CLIN
  178   REF02
  179   Alpha Nume ric
  180   XX011AA
  181   1011AA
  182   Region ID,  three num eric and t wo alpha c haracters
  183  
  184   Example PM PM Record  (fields se parated by  "^"):
  185   9F*1234567 89^G1*5737 59597429^2 61515^2016 0810^EP032 5157770072 30^2016081 0^751.50^1 312051^TOW NSEND*WILL IAM*P*^654 3210903^10 11AA
  186  
  187   File Heade r Format
  188  
  189   Header Def inition (M onthly Inv oice)
  190   Field Name
  191   Field Form at
  192   Field Cont ents
  193   Sample Dat a
  194   PMPM Regio n Designat ion
  195   Text
  196   Alpha Nume ric
  197   REG1
  198   Invoice St art Date
  199   Date
  200   CCYYMMDD
  201   20170801
  202   Invoice En d Date
  203   Date
  204   CCYYMMDD
  205   20170831
  206   Number of  Active Mem bers bille d this mon th
  207   Numeric
  208   Count of a ctive memb ers for th is month
  209   12345
  210  
  211   Example He ader forma t (first l ine in fil e):
  212   REG1^20170 801^201708 31^12345
  213  
  214   File Foote r Format
  215  
  216   Footer Def inition (M onthly Inv oice)
  217   Field Name
  218   Field Form at
  219   Field Cont ents
  220   Sample Dat a
  221   PMPM Regio n Designat ion
  222   Text
  223   Alpha Nume ric
  224   REG1
  225   Total Invo ice Amount  Paid
  226   Accounting
  227   Numeric w/ 2 digit de cimal
  228   25123.54
  229   Total invo ice Amount  Billed
  230   Accounting
  231   Numeric w/ 2 digit de cimal
  232   259126.44
  233   Total PMPM  Record Co unt
  234   Numeric
  235   Count of r ecords in  file (Shou ld match A ctive Memb er count i n Header)
  236   12345
  237  
  238   Example Fo oter forma t (last li ne in file ):
  239   REG1^25123 .54^259126 .55^12345
  240  
  241   Administra tive Fee ( Annual) Re cap Report  Formattin g
  242  
  243   The Contra ctor must  always sub mit an Ann ual Recap  Report in  the approv ed format  as follows :
  244  
  245   Annual Rec ap Report  File Name  Format
  246  
  247   Header Def inition (A nnual Reca p Report)
  248   Field Name
  249   Field Form at
  250   Field Cont ents
  251   Sample Dat a
  252   PMPM Regio n Designat ion
  253   Text
  254   Alpha Nume ric
  255   REG1
  256   Reconcilia tion Perio d Start Da te
  257   Date
  258   CCYYMMDD
  259   20170801
  260   Reconcilia tion Perio d End Date
  261   Date
  262   CCYYMMDD
  263   20170831
  264  
  265   Example An nual Recap  Report He ader forma t (first l ine in fil e):
  266   REG1^20170 801^201708 31
  267  
  268   Annual Rec ap Report  Record For mat
  269  
  270   Record Def inition
  271   Field Name
  272   Field Form at
  273   Field Cont ents
  274   Sample Dat a
  275   Notes:
  276   EDIPI
  277   Alpha Nume ric
  278   Up to 50 c haracter A lpha Numer ic
  279   EP03251577 7007230
  280   Original R eference N umber
  281   ICN & Pati ent Contro l Number
  282   Numeric
  283    
  284   261515001
  285    
  286   VA provide d referral  number (A pproved Re ferral)
  287   Data field s separate d by "*"
  288   Up to 50 c haracter A lpha Numer ic
  289   9F*______
  290   9F - Autho rization N umber
  291   Referral S ubmitted f or PMPM 
  292   "Y" or "N"
  293   Alpha char acter
  294   N
  295    
  296   Vendor Ori ginal Invo ice Number
  297   Alpha Nume ric
  298   Alpha Nume ric
  299   PS-0005316 9-01
  300    
  301   Original I nvoice Acc epted
  302   "Y" or "N"
  303   Alpha char acter
  304   Y
  305    
  306   Prior Invo ice Number  (Multiple s possible )
  307   Alpha Nume ric
  308   Alpha Nume ric
  309   PS-0005316 9-01
  310   Only popul ated if Or iginal inv oice was r ejected
  311   Reason for  Rejection
  312   Alpha Nume ric
  313   Up to 50 c haracter A lpha Numer ic
  314   Invoice di dn't match  referral
  315   Cannot use  delimiter  in text ( "^")
  316   Referral S ubmitted f or PMPM (N )
  317   "Y" or "N"
  318   Alpha char acter
  319   N
  320    
  321   Reason for  Delay
  322   Alpha Nume ric
  323   Up to 50 c haracter A lpha Numer ic
  324   Claim didn 't match r eferral
  325   Cannot use  delimiter  in text ( "^")
  326   Potential  Claim amou nt (Cost E stimate)
  327   Accounting
  328   Numeric w/ 2 digit de cimal
  329   751.50
  330    
  331   Estimated  Claim paym ent date
  332   Date
  333   CCYYMMDD
  334   20171210
  335    
  336   PMPM CLIN
  337   Alpha Nume ric
  338   XX011AA
  339   1011AA
  340   Region ID,  three num eric and t wo alpha c haracters
  341  
  342   Referral S ubmitted f or PMPM an d accepted :
  343   EP03251577 7007230^26 1515001^9F *123456789 ^Y^PS-0005 3169-01^Y^ ^^^^1011AA
  344  
  345   Referral S ubmitted f or PMPM an d rejected :
  346   EP03251577 7007230^26 1515001^9F *123456789 ^Y^ PS-000 53169-01^N ^ PS-00050 534-01^Inv oice didn' t match re ferral^^10 11AA
  347  
  348   Referral n ot submitt ed:
  349   EP03251577 7007230^26 15150101^9 F*12345678 9^N^^^^^Cl aim didn't  match ref erral^751. 50^2017121 0^1011AA
  350  
  351   Annual Rec ap Report  File Heade r Format
  352  
  353   Header Def inition (A nnual Reca p Report)
  354   Field Name
  355   Field Form at
  356   Field Cont ents
  357   Sample Dat a
  358   PMPM Regio n Designat ion
  359   Text
  360   Alpha Nume ric
  361   REG1
  362   Reconcilia tion Perio d Start Da te
  363   Date
  364   CCYYMMDD
  365   20170801
  366   Reconcilia tion Perio d End Date
  367   Date
  368   CCYYMMDD
  369   20170831
  370  
  371   Example An nual Recap  Report He ader Forma t (first l ine in fil e):
  372   REG1^20170 801^201708 31
  373  
  374   Annual Rec ap Report  File Foote r Format
  375  
  376   Footer Def inition (A nnual Reca p Report)
  377   Field Name
  378   Field Form at
  379   Field Cont ents
  380   Sample Dat a
  381   PMPM Regio n Designat ion
  382   Text
  383   Alpha Nume ric
  384   REG1
  385   Active Mem bership Ac cepted Cou nt
  386   Accounting
  387   Numeric
  388   2415306
  389   Active Mem bership Re jected Cou nt
  390   Accounting
  391   Numeric
  392   2516
  393   Active Mem bership De layed Coun t
  394   Accounting
  395   Numeric
  396   1001
  397  
  398  
  399   Example An nual Foote r format ( last line  in file):
  400   REG1^24153 06^2516^10 01
  401  
  402   Example An nual Foote r format ( last line  in file):
  403   REG1^24153 06^2516^10 01