13. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

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13.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 TBIeP2_v3.4.16.zip\Registries TBI\TBI_UserInterface\documents TBIAPPLICATIONFIELDDEFINITIONS.doc Wed Apr 18 17:57:47 2018 UTC
2 TBIeP2_v3.4.16.zip\Registries TBI\TBI_UserInterface\documents TBIAPPLICATIONFIELDDEFINITIONS.doc Mon Apr 23 13:38:27 2018 UTC

13.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 2 462
Changed 2 4
Inserted 0 0
Removed 0 0

13.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

13.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

13.5 Comparison detail

  1  
TBI SCREEN ING AND EV ALUATION
  2   TRACKING A PPLICATION
  3   DATA DEFIN ITIONS
  4   August 14,  2008
  5   Facility I D
  6  
  7   Facility w here the T BI screen  was comple ted
  8   Name/SS# o f Patient  with + scr een and de siring eva l
  9  
  10   Patient id entifier f or the OEF /OIF veter an that ha d a positi ve TBI scr een, and 
  11   agreed to  a comprehe nsive TBI  evaluation .
  12   Date of sc reening
  13  
  14   Date TBI s creening w as complet ed.  Value  is listed  as a date  range fro m April 
  15   2007 to pr esent date .
  16   Date of Co nsult/Refe rral
  17  
  18   Date when  a consulta tion was s ubmitted/r eferral ma de for the  comprehen sive TBI 
  19   evaluation .  Value i s listed a s a date r ange from  April 2007  to presen t date.
  20   Not Applic able
  21  
  22   Check box  that shoul d be selec ted when a  consultat ion or ref erral was  not 
  23   submitted.    Selecti on of this  check box  will acti vate the ‘ Other Cons ult/Referr al 
  24   Status’ fi eld for fu rther clar ification.
  25   Other Cons ult/Referr al status
  26  
  27   Consult no t submitte d
  28  
  29  
  30   Should be  selected w hen a cons ult was no t submitte d/referral  was not 
  31  
  32  
  33   made for t he compreh ensive TBI  evaluatio n.  Select ion of thi s field wi ll 
  34  
  35  
  36   prompt the  user to t ake follow  up action , and the  status of  this case  cannot 
  37  
  38  
  39   move to ‘c ompleted’  until appr opriate ac tion has b een taken  and indica ted 
  40  
  41  
  42   on the web  applicati on.
  43  
  44   Evaluation  without r eferral/co nsult
  45  
  46  
  47   Should be  selected w hen the co mprehensiv e TBI eval uation was  
  48  
  49  
  50  
  51   completed  without su bmission o f a consul t/making a  referral  due to 
  52  
  53  
  54   facility p ractice pa tterns.
  55   Attempts t o Contact  Patient fo r Scheduli ng Purpose s
  56  
  57   Unable
  58  
  59  
  60   The initia l attempt  to contact  the patie nt for sch eduling ne eds to occ ur 
  61  
  62  
  63   within 5 d ays of rec eipt of th e consult/ referral f or a compr ehensive T BI 
  64  
  65  
  66   evaluation .  Two add itional at tempts mus t occur wi thin 14 da ys from 
  67  
  68  
  69   positive s creen.  If  all three  attempts  to contact  the patie nt within  the first 
  70  
  71  
  72   14 days of  the posit ive screen  are unsuc cessful, a  certified  letter is  sent to 
  73  
  74  
  75   the patien t providin g contact  informatio n should t hey desire  to call f or an 
  76  
  77  
  78   appointmen t.  This l etter must  be sent w ithin 14 d ays of the  positive 
  79  
  80  
  81   screen.  A ll efforts  to contac t the pati ent should  be docume nted in th e 
  82  
  83  
  84   patient's  health rec ord.
  85  
  86   Refused
  87  
  88  
  89   Patient wa s successf ully conta cted for s cheduling  purposes,  but the pa tient 
  90  
  91   refused th e offer of  a compreh ensive TBI  evaluatio n.
  92  
  93   Scheduled:  Date offe red by fac ility
  94  
  95  
  96   Patient wa s successf ully conta cted, and  the patien t agreed t o an 
  97  
  98  
  99  
  100   appointmen t schedule d on the d ate offere d by the f acility.
  101  
  102   Scheduled:  Date requ ested by p atient
  103  
  104  
  105   Patient wa s successf ully conta cted, and  the appoin tment was  made on a 
  106  
  107  
  108   date reque sted by th e patient.
  109  
  110   Unavailabl e
  111  
  112  
  113   Patient is  not avail able for s cheduling  due to rea sons beyon d their co ntrol 
  114  
  115  
  116   (i.e. inca rceration,  death, or  redeploym ent).
  117   Date Sched uled with  TBI Evalua tion Team
  118  
  119   Correspond s with app ointment d ate for co mprehensiv e TBI eval uation tha t is 
  120   scheduled  in CPRS/Vi sta.  Valu e reflects  date rang e from Apr il 2007 to  present 
  121   date.
  122   Time to Sc heduled Ap pt with TB I Evaluati on Team
  123  
  124   Calculated  value tha t is the d ifference  in days be tween the  date of th e positive  
  125   TBI screen  and the d ate of the  scheduled  appointme nt with th e TBI eval uation 
  126   team.
  127   Delay in C ompleting  Evaluation  (Response  reflects  any reason  for a del ay in comp leting the  comprehen sive TBI e valuation. )  
  128  
  129   No Show
  130  
  131  
  132   Patient di d not show  for their  scheduled  appointme nt for the  
  133  
  134  
  135  
  136   comprehens ive TBI ev aluation.
  137  
  138   Cancellati on by pati ent
  139  
  140  
  141   Patient ca ncelled th eir schedu led appoin tment for  the compre hensive TB I 
  142  
  143  
  144   evaluation .
  145  
  146   Cancellati on by clin ic
  147  
  148  
  149   Clinic can celled the  scheduled  appointme nt for the  comprehen sive TBI 
  150  
  151  
  152   evaluation .  
  153  
  154  
  155   **This res ponse does  not justi fy not com pleting th e evaluati on, 
  156  
  157  
  158  
  159   and will c reate a ne w entry be ginning wi th the 'Co ntact' fie lds.
  160  
  161   Delay in c onsult/ref erral subm ission
  162  
  163  
  164   The time d elay in co mpleting t he TBI eva luation wa s impacted  by a dela y 
  165  
  166  
  167   in submiss ion of the  consultat ion or ref erral to t he TBI eva luation te am.
  168  
  169   No delay i n completi ng evaluat ion
  170  
  171  
  172   Option is  selected i f the TBI  evaluation  process f ell within  30 days o f the 
  173  
  174  
  175   positive T BI screen.
  176  
  177   Clinic Cap acity
  178  
  179  
  180   Option is  selected i f your ava ilable cli nic slots  do not mee t the dema nd
  181  
  182   Delay in S uccessful  Patient Co ntact
  183  
  184  
  185   Option is  selected w hen the cl inic makes  multiple  attempts t o contact 
  186  
  187  
  188   patient be fore succe ssfully es tablishing  contact a nd schedul ing the 
  189  
  190  
  191  
  192   appointmen t
  193  
  194   ** Multipl e Patient  No Show/Ca ncellation  -- Cases  for which  an entry o f ‘Cancell ed by Pati ent’ or ‘N o Show’ re quire furt her attemp ts at sche duling an  appointmen t by the c linic, whi ch should  be indicat ed on this  form begi nning with  the ‘Atte mpts to Co ntact Pati ent for Sc heduling P urposes’ f ield.  Thi s applicat ion will c apture up  to 3 attem pts to sch edule and  complete t he TBI eva luation.   Cases wher e a total  of 3 cance llations b y the pati ent and/or  no shows  will satis fy the req uirements  of this tr acking app lication.
  195   Date Evalu ation Comp leted
  196  
  197   Entry of d ate when t he compreh ensive TBI  evaluatio n was 
  198   completed  by the TBI  
  199   evaluation  Team.   C alendar pr ovides dat e range fr om April 2 007 to pre sent date.   
  200   From this  entry, the  Time to C ompleted E valuation  value is c alculated  as the 
  201   difference  in days b etween the  date of t he positiv e TBI scre en and the  date the 
  202   TBI evalua tion was c ompleted.
  203   Time to Co mpleted Ev aluation
  204  
  205   Calculated  value tha t is the d ifference  in days be tween the  date of th e positive  
  206   TBI screen  and the d ate the TB I evaluati on was com pleted.
  207   Definitive  TBI Diagn osis
  208  
  209   Value is a  Yes/No/Un certain re sponse ind icating if  the resul ts of the 
  210  
  211   comprehens ive TBI ev aluation r esulted in  a definit ive diagno sis of TBI .  
  212   Responsibl e TBI Eval uation Tea m (Service /Clinic)
  213  
  214   Response r epresents  the Servic e/Clinic r esponsible  for compl eting the  TBI 
  215   evaluation .  Values  can be PM& R, Neurolo gy, Behavi oral Healt h, Primary  Care 
  216   with Speci alty Train ing in TBI , or Other .  
  217  
  218   **A select ion of ‘Ot her’ will  open a fre e text box  where the  responden t 
  219   describes  the treatm ent TBI ev aluation t eam scenar io that is  different  from 
  220   the availa ble select ions above .  For ins tance, a f acility ma y use Fee  Basis 
  221   providers  or provide rs from an  affiliate d facility  to comple te the com prehensive
  222    
  223   TBI evalua tion.  
  224  
  225   **Polytrau ma Point o f Contact  Facilities  would sel ect ‘Other ’ and 
  226   then indic ate if 
  227   they refer red their  patient to  a Polytra uma Suppor t Clinic T eam site o r 
  228   Polytrauma  Network S ite for th eir TBI ev aluation.
  229   Assistance :
  230  
  231   VSSC Help  Desk-    http:// URL /FAQ/HD_re quest.asp
  232  
  233   Douglas Bi delspach-  717 272 66 21 x4401

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