2. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 10/23/2018 6:40:04 AM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

2.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 docs prca_ib_epayments_bundle_3_0_ig - Copy.doc Mon Oct 22 16:27:48 2018 UTC
2 docs prca_ib_epayments_bundle_3_0_ig - Copy.doc Mon Oct 22 16:36:16 2018 UTC

2.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 7 1162
Changed 6 12
Inserted 0 0
Removed 0 0

2.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

2.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

2.5 Comparison detail

  1   Medical Ca re Collect ion Fund ( MCCF) Elec tronic Dat a Intercha nge (EDI)  Transactio n Applicat ions Suite  (TAS) ePa yments Bui ld 4 & 5
  2   Accounts R eceivable  PRCA*4.5*3 26
  3   Integrated  Billing I B*2.0*609
  4   Version 1. 1
  5   Deployment , Installa tion, Back -Out, and  Rollback G uide
  6  
  7   October 20 18
  8   Department  of Vetera ns Affairs
  9   Office of  Informatio n and Tech nology (OI &T)
  10   Revision H istory
  11   DateVersio nDescripti onAuthorMa rch 20181. 0Initial V ersionDarl ene White  & Chris Ed kinsOctobe r 20181.1U pdated for  IOC ExitF red Altman Artifact R ationale
  12   This docum ent descri bes the De ployment,  Installati on, Back-o ut, and Ro llback Pla n for new  products g oing into  the VA Ent erprise. T he plan in cludes inf ormation a bout syste m support,  issue tra cking, esc alation pr ocesses, a nd roles a nd respons ibilities  involved i n all thos e activiti es. Its pu rpose is t o provide  clients, s takeholder s, and sup port perso nnel with  a smooth t ransition  to the new  product o r software , and shou ld be stru ctured app ropriately , to refle ct particu lars of th ese proced ures at a  single or  at multipl e location s.
  13   Per the Ve teran-focu sed Integr ated Proce ss (VIP) G uide, the  Deployment , Installa tion, Back -out, and  Rollback P lan is req uired to b e complete d prior to  Critical  Decision P oint #2 (C D #2), wit h the expe ctation th at it will  be update d througho ut the lif ecycle of  the projec t for each  build, as  needed. 
  14   Table of C ontents
  15   11
  16   Introducti on
  17  
  18  
  19   11.1
  20   Purpose
  21  
  22  
  23   11.2
  24   Dependenci es
  25  
  26  
  27   11.3
  28   Constraint s
  29  
  30  
  31   12
  32   Roles and  Responsibi lities
  33  
  34  
  35   23
  36   Deployment
  37  
  38  
  39   23.1
  40   Timeline
  41  
  42  
  43   23.2
  44   Site Readi ness Asses sment
  45  
  46  
  47   33.2.1
  48   Deployment  Topology  (Targeted  Architectu re)
  49  
  50  
  51   33.2.2
  52   Site Infor mation (Lo cations, D eployment  Recipients )
  53  
  54  
  55   33.2.3
  56   Site Prepa ration
  57  
  58  
  59   33.3
  60   Resources
  61  
  62  
  63   33.3.1
  64   Facility S pecifics
  65  
  66  
  67   33.3.2
  68   Hardware
  69  
  70  
  71   43.3.3
  72   Software
  73  
  74  
  75   43.3.4
  76   Communicat ions
  77  
  78  
  79   43.3.4.1
  80   Deployment /Installat ion/Back-O ut Checkli st
  81  
  82  
  83   54
  84   Installati on
  85  
  86  
  87   54.1
  88   Pre-instal lation and  System Re quirements
  89  
  90  
  91   54.2
  92   Platform I nstallatio n and Prep aration
  93  
  94  
  95   54.3
  96   Download a nd Extract  Files
  97  
  98  
  99   64.4
  100   Database C reation
  101  
  102  
  103   64.5
  104   Installati on Scripts
  105  
  106  
  107   64.6
  108   Cron Scrip ts
  109  
  110  
  111   64.7
  112   Access Req uirements  and Skills  Needed fo r the Inst allation
  113  
  114  
  115   64.8
  116   Installati on Procedu re
  117  
  118  
  119   64.9
  120   Installati on Verific ation Proc edure
  121  
  122  
  123   64.10
  124   System Con figuration
  125  
  126  
  127   64.11
  128   Database T uning
  129  
  130  
  131   75
  132   Back-Out P rocedure
  133  
  134  
  135   75.1
  136   Back-Out S trategy
  137  
  138  
  139   75.1.1
  140   Mirror Tes ting or Si te Product ion Testin g
  141  
  142  
  143   75.1.2
  144   After Nati onal Relea se but Dur ing the De signated S upport Per iod
  145  
  146  
  147   75.1.3
  148   After Nati onal Relea se and War ranty Peri od
  149  
  150  
  151   75.2
  152   Back-Out C onsiderati ons
  153  
  154  
  155   75.2.1
  156   Load Testi ng
  157  
  158  
  159   85.2.2
  160   User Accep tance Test ing
  161  
  162  
  163   135.3
  164   Back-Out C riteria
  165  
  166  
  167   135.4
  168   Back-Out R isks
  169  
  170  
  171   135.5
  172   Authority  for Back-O ut
  173  
  174  
  175   135.6
  176   Back-Out P rocedure
  177  
  178  
  179   145.7
  180   Back-out V erificatio n Procedur e
  181  
  182  
  183   146
  184   Rollback P rocedure
  185  
  186  
  187   146.1
  188   Rollback C onsiderati ons
  189  
  190  
  191   146.2
  192   Rollback C riteria
  193  
  194  
  195   146.3
  196   Rollback R isks
  197  
  198  
  199   146.4
  200   Authority  for Rollba ck
  201  
  202  
  203   146.5
  204   Rollback P rocedure
  205  
  206  
  207   146.6
  208   Rollback V erificatio n Procedur e
  209  
  210  
  211  
  212  
  213   Table of T ables
  214   1Table 1:  Deployment , Installa tion, Back -out, and  Rollback R oles and R esponsibil ities
  215  
  216  
  217   3Table 2:  Site Prepa ration
  218  
  219  
  220   3Table 3:  Facility-S pecific Fe atures
  221  
  222  
  223   3Table 4:  Hardware S pecificati ons
  224  
  225  
  226   4Table 5:  Software S pecificati ons
  227  
  228  
  229   5Table 6:  Deployment /Installat ion/Back-O ut Checkli st
  230  
  231  
  232  
  233  
  234   Introducti on
  235   This docum ent descri bes how to  deploy an d install  the multi- build (whi ch include s IB*2.0*6 09 and PRC A*4.5*326)  as well a s how to b ack-out th e product  and rollba ck to a pr evious ver sion or da ta set.
  236   Purpose
  237   The purpos e of this  plan is to  provide a  single, c ommon docu ment that  describes  how, when,  where, an d to whom  the multi- build buil d PRCA IB  EPAYMENTS  BUNDLE 3.0   (which i ncludes IB *2.0*609 a nd PRCA*4. 5*326) wil l be deplo yed and in stalled, a s well as  how the pa tches are  to be back ed out and  rolled ba ck, if nec essary. Th e plan als o identifi es resourc es, commun ications p lan, and r ollout sch edule. Spe cific inst ructions f or install ation, bac k-out, and  rollback  are includ ed in this  document.
  238   Dependenci es
  239   The follow ing patche s must be  installed  before IB* 2.0*609 an d PRCA*4.5 *326:
  240   IB*2.0*530
  241   PRCA*4.5*2 04
  242   PRCA*4.5*3 18
  243   PRCA*4.5*3 21
  244   Constraint s
  245   This patch  is intend ed for a f ully patch ed VistA s ystem.
  246   Roles and  Responsibi lities
  247   Table 1: D eployment,  Installat ion, Back- out, and R ollback Ro les and Re sponsibili ties
  248   IDTeamPhas e / RoleTa sksProject  Phase (Se e Schedule )1VA OI&T,  VA OI&T H ealth Prod uct Suppor t& PMO (Le idos)Deplo ymentPlan  and schedu le deploym ent (inclu ding orche stration w ith vendor s)Planning 2Local VAM C and CPAC  processes
  249   Deployment Determine  and docume nt the rol es and res ponsibilit ies of tho se involve d in the d eployment. Planning3F ield Testi ng (Initia l Operatin g Capabili ty - IOC),  Health Pr oduct Supp ort Testin g & VIP Re lease Agen t Approval  Deploymen tTest for  operationa l readines s Testing4 Health Pro duct Suppo rt and Fie ld Operati onsDeploym entExecute  deploymen tDeploymen t5Individu al Veteran s Administ ration Med ical Cente rs (VAMCs) Installati onPlan and  schedule  installati on Deploym ent6 VIP R elease Age ntInstalla tionEnsure  authority  to operat e and that  certifica te authori ty securit y document ation is i n placeDep loyment7N/ A for this  patch as  we are usi ng only th e existing  VistA sys temInstall ationValid ate throug h facility  POC to en sure that  IT equipme nt has bee n accepted  using ass et invento ry process esN/A8VA’s  eBusiness  teamInsta llationsCo ordinate t raining De ployment9V IP release  Agent, He alth Produ ct Support  & the dev elopment t eamBack-ou tConfirm a vailabilit y of back- out instru ctions and  back-out  strategy ( what are t he criteri a that tri gger a bac k-out) Dep loyment10N o changes  to current  process –  we are us ing the ex isting Vis tA systemP ost Deploy mentHardwa re, Softwa re and Sys tem Suppor tWarrantyD eployment
  250   The deploy ment is pl anned as a  national  rollout.
  251   This secti on provide s the sche dule and m ilestones  for the de ployment.
  252   Timeline
  253   The deploy ment and i nstallatio n is sched uled to ru n for 30 d ays, as de picted in  the master  deploymen t schedule
  254   .
  255   Site Readi ness Asses sment
  256   This secti on discuss es the loc ations tha t will rec eive the d eployment  of multi-b uild build  PRCA IB E PAYMENTS B UNDLE 3.0   (which in cludes IB* 2.0*609 an d PRCA*4.5 *326). 
  257   Deployment  Topology  (Targeted  Architectu re)
  258   This multi -build bui ld PRCA IB  EPAYMENTS  BUNDLE 3. 0 (which i ncludes IB *2.0*609 a nd PRCA*4. 5*326) is  to be nati onally rel eased to a ll VAMCs.
  259   Site Infor mation (Lo cations, D eployment  Recipients )
  260   The test s ites for I OC testing  are: 
  261  
  262   FRESNO, CA
  263   WHITE CITY , OR (DOM)
  264   LONG BEACH , CA
  265   LAS VEGAS,  CA
  266   These site s will not  be define d here unt il the sit es have si gned the M emorandum  of Underst anding (MO Us) and te sting has  completed  as sometim es a site  has to sto p testing  prior to t he end of  IOC.
  267   Upon natio nal releas e, all VAM Cs are exp ected to i nstall thi s patch by  the compl iance date .
  268   Site Prepa ration
  269   The follow ing table  describes  preparatio n required  by the si te prior t o deployme nt.
  270   Table 2: S ite Prepar ation
  271   Site/Other Problem/Ch ange Neede dFeatures  to Adapt/M odify to N ew Product Actions/St epsOwnerN/ AN/AN/AN/A N/AResourc es
  272   Facility S pecifics
  273   The follow ing table  lists faci lity-speci fic featur es require d for depl oyment.
  274   Table 3: F acility-Sp ecific Fea tures
  275   SiteSpace/ RoomFeatur es NeededO therN/AN/A N/AN/AHard ware
  276   The follow ing table  describes  hardware s pecificati ons requir ed at each  site prio r to deplo yment.
  277   Table 4: H ardware Sp ecificatio ns
  278   Required H ardwareMod elVersionC onfigurati onManufact urerOtherE xisting Vi stA system N/AN/AN/AN /AN/APleas e see the  Roles and  Responsibi lities tab le in Sect ion 2 for  details ab out who is  responsib le for pre paring the  site to m eet these  hardware s pecificati ons.
  279   Software
  280   The follow ing table  describes  software s pecificati ons requir ed at each  site prio r to deplo yment.
  281   Table 5: S oftware Sp ecificatio ns
  282   Required S oftwareMak eVersionCo nfiguratio nManufactu rerOtherFu lly patche d Accounts  Receivabl e package  within Vis tAN/A4.5N/ AN/AN/APRC A*4.5*204N /ANational ly release d versionN /AN/AN/APR CA*4.5*318 N/ANationa lly releas ed version N/AN/AN/AP RCA*4.5*32 1N/ANation ally relea sed versio nN/AN/AN/A Fully patc hed Integr ated Billi ng package  within Vi stAN/A2.0N /AN/AN/AIB *2.0*530N/ ANationall y released  versionN/ AN/AN/APle ase see th e Roles an d Responsi bilities t able in Se ction 2 ab ove for de tails abou t who is r esponsible  for prepa ring the s ite to mee t these so ftware spe cification s.
  283   Communicat ions
  284   The sites  that are p articipati ng in fiel d testing  (IOC) will  use the “ Patch Trac king” mess age in Out look to co mmunicate  with the e Payments e Business t eam, the d evelopers,  and produ ct support  personnel .
  285   Deployment /Installat ion/Back-O ut Checkli st
  286   The Releas e Manageme nt team wi ll deploy  the multi- build buil d PRCA IB  EPAYMENTS  BUNDLE 3.0 , which is  tracked i n the Nati onal Patch  Module (N PM) in For um, nation ally to al l VAMCs. F orum autom atically t racks the  patches as  they are  installed  in the dif ferent VAM C producti on systems . One can  run a repo rt in Foru m to ident ify when t he patch w as install ed in the  VistA prod uction at  each site,  and by wh om. A repo rt can als o be run t o identify  which sit es have no t installe d the patc h in their  VistA pro duction sy stem as of  that mome nt in time .
  287   Therefore,  this info rmation do es not nee d to be ma nually tra cked in th e chart be low.
  288   Table 6: D eployment/ Installati on/Back-Ou t Checklis t
  289   ActivityDa yTimeIndiv idual who  completed  taskDeploy N/AN/AN/AI nstallN/AN /AN/AInsta llation
  290   Pre-instal lation and  System Re quirements
  291   IB*2.0*609  and PRCA* 4.5*326, p atches to  the existi ng VistA I ntegrated  Billing 2. 0 and Acco unts Recei vable 4.5  packages,  are instal lable on a  fully pat ched M(UMP S) VistA s ystem and  operate on  the top o f the Vist A environm ent provid ed by the  VistA infr astructure  packages.  The latte r provides  utilities  which com municate w ith the un derlying o perating s ystem and  hardware,  thereby pr oviding In tegrated B illing and  Accounts  Receivable  independe nce from v ariations  in hardwar e and oper ating syst em.
  292   Platform I nstallatio n and Prep aration
  293   Refer to I B*2.0*609  and PRCA*4 .5*326 doc umentation  on the Na tional Pat ch Module  (NPM) on F orum for t he detaile d installa tion instr uctions. T hese instr uctions wo uld includ e any pre- installati on steps i f applicab le.
  294   Download a nd Extract  Files
  295   Refer to I B*2.0*609  and PRCA*4 .5*326 doc umentation  on the NP M to find  the locati on of rela ted docume ntation th at can be  downloaded . IB*2.0*6 09 and PRC A*4.5*326  will be di stributed  via host f ile PRCA_I B_EPAYMENT S_BUNDLE_3 _0.KID. 
  296   Sites can  retrieve V istA softw are from d ownload. DNS        .DOMAIN. T his transm its the fi le from th e first av ailable se rver.    Sites may  also selec t to retri eve this f ile direct ly from a  specific s erver.
  297   Sites may  retrieve s oftware di rectly usi ng Secure  File Trans fer Protoc ol (SFTP)  from the A NONYMOUS.S OFTWARE di rectory at  the follo wing OI Fi eld Office s:
  298          Hin es
  299  
  300   DNS       .med.DOMAI N
  301          Sal t Lake Cit y
  302           .med.DOMAI N
  303   The PRCA_I B_EPAYMENT S_BUNDLE_3 _0.KID hos t file is  located in  the anony mous.softw are direct ory. Use t he America n Standard  Code for  Informatio n Intercha nge (ASCII ) Mode whe n download ing the fi le.
  304   Database C reation
  305   Multi-buil d build PR CA IB EPAY MENTS BUND LE 3.0 mod ifies the  VistA data base. All  changes ca n be found  on the NP M document ation for  these patc hes.
  306   Installati on Scripts
  307   No install ation scri pts are ne eded for m ulti-build  build PRC A IB EPAYM ENTS BUNDL E 3.0  ins tallation.
  308   Cron Scrip ts
  309   No Cron sc ripts are  needed for  multi-bui ld build P RCA IB EPA YMENTS BUN DLE 3.0  i nstallatio n.
  310   Access Req uirements  and Skills  Needed fo r the Inst allation
  311   The follow ing staff  will need  access to  the host f ile PRCA_I B_EPAYMENT S_BUNDLE_3 _0.KID con taining th e IB*2.0*6 09 and PRC A*4.5*326  patches. T he softwar e is to be  installed  by the si te’s or re gion’s des ignated: V A OI&T IT  OPERATIONS  SERVICE,  Enterprise  Service L ines, Vist A Applicat ions Divis ion
  312   .
  313   Installati on Procedu re
  314   Refer to I B*2.0*609  and PRCA*4 .5*326 doc umentation  on the NP M for the  detailed i nstallatio n instruct ions.
  315   Installati on Verific ation Proc edure
  316   Refer to I B*2.0*609  and PRCA*4 .5*326 doc umentation  on the NP M for the  detailed i nstallatio n instruct ions. Thes e instruct ions would  include a ny post in stallation  steps if  applicable .
  317    System Co nfiguratio n
  318   No system  configurat ion change s are requ ired for t his patch.
  319    Database  Tuning
  320   No reconfi guration o f the Vist A database , memory a llocations  or other  resources  is necessa ry.
  321   Back-Out P rocedure
  322   Back-Out p ertains to  a return  to the las t known go od operati onal state  of the so ftware and  appropria te platfor m settings .
  323   Back-Out S trategy
  324   A decision  to back o ut could b e made dur ing Site M irror Test ing, durin g Site Pro duction Te sting, or  after Nati onal Relea se to the  field (VAM Cs). The b est strate gy decisio n is depen dent on th e stage du ring which  the decis ion is mad e.
  325   Mirror Tes ting or Si te Product ion Testin g
  326   If a decis ion to bac k out is m ade during  Mirror Te sting or S ite Produc tion Testi ng, a new  version of  the patch  can be us ed to rest ore the bu ild compon ents to th eir pre-pa tch condit ion.
  327   After Nati onal Relea se but Dur ing the De signated S upport Per iod
  328   If a decis ion to bac k out is m ade after  national r elease and  within th e designat ed support  period, a  new patch  will be e ntered int o the NPM  in Forum a nd will go  through a ll the nec essary mil estone rev iews, etc.  as a patc h for a pa tch. This  patch coul d be defin ed as an e mergency p atch, and  it could b e used to  address sp ecific iss ues pertai ning to th e original  patch or  it could b e used to  restore th e build co mponents t o their or iginal pre -patch con dition.
  329   After Nati onal Relea se and War ranty Peri od
  330   After the  support pe riod, the  VistA Main tenance Pr ogram will  produce t he new pat ch, either  to correc t the defe ctive comp onents or  restore th e build co mponents t o their or iginal pre -patch con dition.
  331   Back-Out C onsiderati ons
  332   Changes im plemented  with multi -build PRC A IB EPAYM ENTS BUNDL E 3.0 can  be backed  out in the ir entiret y or on an  enhanceme nt-by-enha ncement ba sis. Eithe r could be  accomplis hed via a  new versio n of multi -build PRC A IB EPAYM ENTS BUNDL E 3.0 if b efore nati onal relea se or a ne w multi-bu ild if aft er nationa l release.
  333   Load Testi ng
  334   N/A. The b ack-out pr ocess woul d be execu ted at nor mal, rathe r than rai sed job pr iority, an d is expec ted to hav e no signi ficant eff ect on tot al system  performanc e. Subsequ ent to the  reversion , the perf ormance de mands on t he system  would be u nchanged.
  335   User Accep tance Test ing
  336   Below are  the accept ance crite ria for ea ch story i ncluded in  build PRC A IB EPAYM ENTS BUNDL E 3.0.
  337   Unique Ele ctronic Tr ansfer Fun ds (EFT) I dentifiers
  338              Prior to t his patch  all detail  lines bel onging to  an EFT wer
  339              displayed  using the  same EFT n umber.  Fo llowing th is patch,  each EFT
  340              detail lin e will be  displayed  with a uni que identi fier consi sting of
  341              the EFT nu mber, foll owed by a  period and  the seque nce number  of the
  342           EF T detail l ine.  The  following  reports an d worklist s will sho w the
  343           un ique EFT i dentifier:     
  344           a)  EFT Daily  Activity  Report                      [RCD PE EDI LOC KBOX ACT R EPORT]
  345           b)  EFT Unmat ched Aging  Report               [RCDPE EFT  AGING REP ORT]
  346           c)  Unapplied  EFT Depos its Report             [RCDPE UN APPLIED EF T DEP REPO RT]
  347           d)  Duplicate  EFT Depos its Audit  Report  [R CDPE EFT A UDIT REPOR T]
  348           e)  EFT Trans action Aud it Report                [RCDPE  EFT TRANSA CTION AUD  REP]
  349           f)  Manual Ma tch EFT-ER A                        [RCDPE  MANUAL MAT CH EFT-ERA ]
  350                when loo king up an  EFT to ma nual match
  351           g)  Mark 0-Ba lance EFT  Matched               [RCDPE MAR K 0-BAL EF T MATCHED]
  352                when loo king up an  EFT to ma tch   
  353           h)  Remove Du plicate De posits                   [RCDPE  REMOVE DUP  DEPOSITS]
  354                when dis played for  a lookup
  355           i)  ERA Workl ist                                           [RCDPE E DI LOCKBOX  WORKLIST]
  356           j)  Auto-Post  Awaiting  Resolution              [RCDPE A PAR]
  357           k)  Receipt P rofile                                         [RCDP R ECEIPT PRO CESSING]
  358           l)  Unmatch a n ERA                                     [ RCDPE UNMA TCH ERA]
  359   2.  Filter  by Receip t Number o n Link Pay ment Track ing Report    [RCDPE  SUSPENSE A UDIT 
  360        REPOR T]
  361   The Link P ayment Tra cking Repo rt prompts  the user  for a sing le receipt  number to  include 
  362   on the rep ort.
  363   If no sing le receipt  number is  chosen, t he user is  prompted  for a date  range and  selected 
  364   users as p er existin g report f unctionali ty.
  365   The report  will now  be availab le in Exce l format a nd the use r will be  prompted f or this 
  366   option.
  367   3.  ERA/EF T 'matched ' date add ed to the  ERA Workli st [RCDPE  EDI LOCKBO
  368       WORKLI ST]
  369   The header  on the ER A worklist  for payer  name and  match stat us will no w read "PA YER  
  370   NAME/MATCH  STATUS &  DATE".
  371       b)  Th e ERA Work list will  display th e date an  EFT or a c heck was   matched to  an ERA.
  372       c)  Th e Daily Ac tivity Rep ort [RCDPE  EDI LOCKB OX ACT REP ORT] will  show the d ate 
  373            a n EFT or c heck was m atched to  an ERA.
  374   4.  EDI Lo ckbox 3rd  Party Exce ptions [RC DPE EXCEPT ION PROCES SING]
  375       The Da ta Excepti ons filter  was alter ed so that :
  376       a) The  filter wi ll now sho w results  when a use r elects t o include  only pharm acy except ions.
  377       b) The  pharmacy  flag alloc ated to a  payer via  the 'Ident ify payers ' option [ RCDPE PAYE
  378            I DENTIFY] w ill be use d to deter mine which  entries a re pharmac y exceptio ns.
  379   5.  Update d Display  Language i n the Link  Payment T racking Re port
  380       [RCDPE  SUSPENSE  AUDIT REPO RT] 
  381   An additio nal header  line will  appear on  the Link  Payment Tr acking Rep ort. It wi ll contain   
  382   the column  headers ' REASON' an d 'CLAIMS' .
  383   The Dispos ition Reas on for rec eipts will  be displa yed in the  'REASON'  column on 
  384   second row  below the  receipt r ow.
  385   Receipts w ith multip le split t ransaction s will dis play 'Mult i-Trans Sp lit' in th e 'REASON'  
  386   column on  a second r ow below t he receipt  row.
  387   Each trans action in  a multi-tr ansaction  split rece ipt will b e displaye d on its o wn line in  the 
  388   'CLAIMS' c olumn belo w the 'Mul ti-Trans S plit' reas on.
  389   6)  Change s to the A uto-Postin g logic in  the Night ly AR Proc ess [PRCA  NIGHTLY PR OCESS]
  390       a)   C heck type  ERAs that  match to E FTs will a uto-post d uring the  nightly pr ocess.
  391       b)   N on-payment  type ERAs  that matc h to EFTs  will auto- post durin g the nigh tly proces s.
  392       c)   B alance of  Payment (B OP) type E RAs that m atch to EF Ts will au to-post du ring the 
  393              nightly pr ocess.
  394   The Manual  Match EFT -ERA [RCDP E EFT ERA  MANUAL MAT CH] on the  Clerk's A
  395   Menu will  allow non- payment ty pe ERAs to  be marked  for auto- post.
  396   The Manual  Match Opt ion [RCDPE  MANUAL MA TCH EFT-ER A] in the  ERA       
  397   Worklist w ill allow  balance of  payment t ype ERAs t o be marke d for auto -post.
  398   7.  Allow  for Negati ve Distrib utions to  'Claim not  Found in  AR'
  399       a)   T he ERA Wor klist Scra tchpad Scr een action  'Distribu te Adj Amt s'  [proto col RCDPE 
  400              EOB WORKLI ST DIST AD J] will al low PLB ad justments  to be dist ributed to  lines   
  401              which have  no valid  claim.
  402   8.  Displa y the user  who marke d a claim  for auto-p osting in  the ERA
  403       Workli st [RCDPE  EDI LOCKBO X WORKLIST ] or in th e Auto-Pos t Awaiting  Resolutio n    
  404       option  [RCDPE AP AR].  The  user who m arked the  claim for  auto-posti ng will be  displayed  
  405        in th e followin g places:
  406       a)   L ist of Rec eipts Repo rt                 [R CDP LIST O F RECEIPTS  REPORT]
  407       b)   R eceipt Pro cessing                          [RCDP RECE IPT PROCES SING]
  408       c)   A uto-Posted  Receipts  Report        [RCDPE  AUTO-POST  RECEIPT RE PORT]
  409       d)  Th ird Party  Joint Inqu iry (TPJI)    [IBJ TH IRD PARTY  JOINT INQU IRY]
  410              Within TPJ I in the T ransaction  Profile   [RCDP TRAN SACTIONS L IST TRANSA CTION 
  411              PROFILE] a nd Profile  of Accoun ts Receiva ble [RCDP  RECEIPT PR OFILE ACCO UNT 
  412              PROFILE] a ctions.
  413   9. Auto-Po st Report  [RCDPE AUT O-POST REP ORT] filte r and sort  modificat ions
  414       a)   W hen runnin g this rep ort, users  will have  the optio n of selec ting payer s to inclu de either 
  415              by payer n ame or by  payer Tax  Identifica tion Numbe r (TIN).
  416       b)   U sers will  have the o ption to s ort the re port by pa yer name o r payer TI N.
  417       c)   T he report  header wil l reflect  the new fi lter and s ort criter ia.
  418       d)   D isplay of  payers in  the report  will show  NAME/TIN  when the r eport is s orted by p ayer 
  419              name and T IN/NAME wh en the rep ort is sor ted by pay er TIN.
  420   10. ERA Wo rklist Man ual Match  Action [RC DPE EFT ER A MANUAL M ATCH]
  421       a)   W hen runnin g the Manu al Match a ction in t he ERA Wor klist and  selecting  an ERA tha t is 
  422              ALREADY ma tched, the  error mes sage 'ERA  is already  matched p lease sele ct another   
  423              ERA...' wi ll only ap pear once.
  424   11. ERA Wo rklist [RC DPE EDI LO CKBOX WORK LIST] filt er modific ation
  425       a)   T he ERA Wor klist will  show an a dditional  prompt for  entries t o include  in the lis t, based 
  426              on the aut o-post sta tus of the  ERA.
  427       b)   T he auto-po st status  of a workl ist entry  will be in dicated.
  428       c)   T he system  will warn  the user i f they sel ect an inv alid combi nation of  ERA Workli st 
  429               filters.
  430   12. The ED I LOCKBOX  Parameters  [RCDPE ED I LOCKBOX  PARAMETERS ]     
  431          mod ifications
  432   The EDI LO CKBOX Para meters opt ion was mo dified to  send notif ications w hen Auto-
  433   Post and/o r Auto-Dec rease are  turned on  or off.  
  434   Additional ly, notifi cations ar e also sen t when the  auto-post  or auto-d ecrease pa yer 
  435   exclusion  list is mo dified or  list of au to-decreas e CARCs is  modified  in any way .
  436   The existi ng prompt  'ENABLE AU TO-DECREAS E OF MEDIC AL CLAIMS'  was 
  437   modified t o 'ENABLE  AUTO-DECRE ASE OF MED ICAL CLAIM S WITH 
  438               PAYMENTS' .
  439       d)   A  new promp t was 'ENA BLE AUTO-D ECREASE OF  MEDICAL C LAIMS NO 
  440              PAYMENTS'  to allow t he site to  turn auto -decrease  on/off for  claims wi th zero do llar 
  441              claim line s that are  reversals .
  442       e)   A  new promp t 'AUTO-DE CREASE NO- PAY MEDICA L CLAIMS F OR THE 
  443              FOLLOWING  CARC/AMOUN TS ONLY:'  was added  to allow t he site to  specify a  list of 
  444              CARCs (and  their max imum amoun ts) to be  used when  auto-decre asing clai ms with ze ro 
  445            d ollar clai m lines th at are rev ersals.
  446       f)  A  new prompt  'NUMBER O F DAYS TO  WAIT BEFOR E NO-PAY A UTO-DECREA SE' 
  447            w as added t o allow th e site to  specify wh en to begi n auto-dec reasing cl aim with z ero dollar  
  448            c laim lines  that are  reversals.     
  449       g)  A  new prompt  'MAXIMUM  DOLLAR AMO UNT TO AUT O-DECREASE  PER CLAIM
  450            w as added t o allow th e site to  set a maxi mum per cl aim auto-d ecrease am ount which  is not 
  451            t o exceed 9 9,999 doll ars. If th e user ent ers a maxi mum dollar  amount th at is less  than       
  452            A NY of the  site defin ed CARCs f or claims  with payme nts OR cla ims with n o payments , a 
  453            w arning mes sage is di splayed an d the maxi mum amount  for these  CARCs wil l    
  454            a utomatical ly be redu ced to the  per claim  limit.
  455   13. The Ex clusion Na me/TIN Rep ort [RCDPE  PAYER EXC LUSION NAM E TIN] was
  456       rename d to be th e Payer Im plementati on Report.
  457   14. Third  Party Join t Inquiry  (TPJI) [IB J THIRD PA RTY JOINT  INQUIRY] m odificatio ns
  458       a)   T he ERA/835  [IBJT ERA  835 INFOR MATION] ac tion was m odified to  display t he 
  459               claims co llected pe rcentage i n the CLAI M LEVEL PA Y STATUS s ection.
  460   The CR/TR  numbers an d FMS docu ment numbe rs will be  displayed  on the Tr ansaction 
  461   Profile [R CDP TRANSA CTIONS LIS T TRANSACT ION PROFIL E] action  from the A ccount Pro file [RCDP  RECEIPT P ROFILE ACC OUNT PROFI LE MENU] a ction.
  462   15. Unmatc h an ERA [ RCDPE UNMA TCH ERA] m odificatio n
  463       a)   W hen using  the Unmatc h An ERA o ption [RCD PE UNMATCH  ERA], the  user was  asked 
  464              whether th ey wanted  to delete  the workli st entry,  when it is  the scrat ch pad ent ry that is  
  465              being dele ted.
  466   The prompt  will now  read: "THI S ERA ALRE ADY HAS A  SCRATCH PA D ENTRY 
  467   AND MUST B E DELETED  BEFORE IT  CAN BE UNM ATCHED. DO  YOU WANT  TO
  468              DELETE THE  SCRATCH P AD ENTRY F OR THIS ER A NOW?"
  469   16. Change s to the A uto-Decrea se logic i n the Nigh tly AR Pro cess [PRCA  NIGHTLY 
  470         PROC ESS]
  471   If the new  site para meter 'ENA BLE AUTO-D ECREASE OF  MEDICAL C LAIMS NO 
  472   PAYMENTS'  is set to  'YES', cla ims with z ero dollar  claim lin es that ar e that mat ch site pa rameter se ttings are  auto-decr eased.
  473   The maximu m auto-dec rease amou nt for a c laim now c annot exce ed the max imum amoun t     
  474   per claim  entered in  the new s ite parame ter prompt .
  475   17. ERA WO RKLIST [RC DPE EDI LO CKBOX WORK LIST] Veri fy action  modificati on
  476       a)   T he Verify  action [RC DPE EOB WO RKLIST VER IFY] on th e ERA Work list      
  477              Scratchpad  was modif ied to all ow the pri nting of a  new repor t of verif y discrepa ncies for 
  478              ERAs that  were auto- posted.
  479   18. Modifi cations to  Unmatched  ERAs>30 d ays, Paper  Matched/N ot Posted  ERA> 30 da ys, and 
  480         the  EFT Matche d/Not Post ed ERA>30  days bulle tins
  481   The above  bulletins  generated  by the Nig htly AR Pr ocess [PRC A NIGHTLY  PROCESS] 
  482   were modif ied to inc lude trace  numbers.
  483   19. ERA WO RKLIST [RC DPE EDI LO CKBOX WORK LIST] Admi nistrative  Cost 
  484       Adjust ment actio n modifica tion
  485   The Admin  Cost Adj [ RCDPE EOB  WORKLIST A DMIN COST  ADJ] actio n on the 
  486   Research a ction for  the ERA Wo rklist was  modified  to adjust  the balanc e AND be r ecognized  on payment s in the A uto-Post A waiting Re solution ( APAR) Work list,
  487              the same w ay it curr ently work s on payme nts that a re not on  the APAR w orklist.
  488   20. Standa rdization  of EDI Loc kbox Repor t and Work list filte rs
  489       a)   A  new 'Medi cal, Pharm acy, Trica re or All'  (M/P/T) f ilter was  added to E DI Lockbox  
  490              reports.
  491   The new fi lter above  uses the  Medical, P harmacy, T ricare set tings from  the Ident ify 
  492   Payers [RC DPE  D A N E S    
D   N   IFY] optio n to do th e appropri ate filter ing.
  493   If a repor t or workl ist alread y had a fi lter that  was simila r to the n ew M/P/T f ilter it w as 
  494   replaced b y the new  M/T/P filt er.  In ad dition, if  the repor t had a Pa yer Name/T IN filter,  the M/P/T  filter wi ll be aske d prior to  the Payer  Name/TIN  filter and  the Payer  Name/TIN  filter wil l not disp lay any Pa yer Names/ TINs that  don't matc h the M/P/ T filter s election.
  495       d)   A ny 'CHAMPV A' existin g on repor ts were re moved.
  496       e)   T he followi ng reports  and workl ists were  modified
  497          1)   Active Bi lls With E EOB                 [ RCDPE ACTI VE WITH EE OB REPORT]
  498          2)   Auto-Post  Awaiting  Resolution      [RCDP E APAR]
  499          3)   Auto-Decr ease Adjus tment repo rt [RCDPE  AUTO-DECRE ASE REPORT ]
  500          4)   Auto-Post ed Receipt  Report           [RC DPE AUTO-P OST RECEIP T REPORT]
  501          5)   Auto-Post  Report                              [RCDPE  AUTO-POST  REPORT]
  502          6)   835 CARC  Data Repor t                  [R CDPE CARC  CODE PAYER  REPORT]
  503          7)   EFT Daily  Activity  Report             [R CDPE EDI L OCKBOX ACT  REPORT]
  504          8)   EEOB Move /Copy/Remo ve Audit R eport   [R CDPE EEOB  MOVE/COPY/ RMOVE 
  505                RPT]
  506          9)   EFT Unmat ched Aging  Report       [RCDPE  EFT AGING  REPORT]
  507          10)  Duplicate  EFT Depos its Audit  Report   [ RCDPE EFT  AUDIT REPO RT]
  508          11)  EFT/ERA T RENDING Re port     [ RCDPE EFT- ERA TRENDI NG REPORT]
  509          12)  ERA Unmat ched Aging  Report     [RCDPE ER A AGING RE PORT]
  510          13)  ERA Statu s Change A udit Repor t [RCDPE E RA STATUS  CHNG AUD R EP]
  511          14)  ERAs Post ed with Pa per EOB Au dit Report     
  512               [RCDPE ER A W/PAPER  EOB REPORT ]
  513          15)  EDI Lockb ox 3rd Par ty Excepti ons  [RCDP E EXCEPTIO N PROCESSI NG]
  514          16)  Payer Imp lementatio n Report            [ RCDPE PAYE R EXCLUSIO N NAME TIN ]
  515          17)  Provider  Level Adju stments (P LB) Report       
  516               [RCDPE PR OVIDER LVL  ADJ REPOR T]
  517          18)  Remove ER A from Act ive Workli st Audit R eport [RCD PE PROVIDE R LVL ADJ 
  518                  REPORT ]
  519          19)  Unapplied  EFT Depos its Report  [RCDPE UN APPLIED EF T DEP REPO RT]
  520   f) When pr ompting fo r the M/P/ T filter i n any of t he above r eports, 
  521          or  in the ERA  Worklist,  a warning  message w ill be giv en if the  user
  522          sel ects pharm acy or Tri care and t here are n o payers f lagged
  523          as  that type  in the ide ntify paye rs option.
  524       g) The  AR Nightl y process  was change d to detec t if new P ayer 
  525          Nam e/TINs are  detecting  in incomi ng EFTs. I f found, t hese Payer s
  526          wil l be added  to the ex clusion fi le (#344.6 ) and can  then be
  527            flagged in  the Ident ify Payers  [RCDPE  D A N E S    
D   N   IFY] OPTIO N.
  528   21. ERA WO RKLIST [RC DPE EDI LO CKBOX WORK LIST] modi fication
  529       a) Sec urity key  RCDPEAR wa s added to  the Admin  Cost Adj  [RCDPE EOB  WORKLIST 
  530           AD MIN COST A DJ] action  and the a ction was  moved from  the Resea rch [RCDPE  EOB    
  531           WO RKLIST RES EARCH MENU ] protocol  menu to t he first p age of pro tocol acti ons on
  532            E RA Worklis t.
  533   22. Duplic ate EFT De posits Aud it Report  [RCDPE EFT  AUDIT REP ORT] modif ication.
  534       a)   T he date ra nge filter  was modif ied such t hat all th e duplicat e EFT Depo sits for t he selecte
  535               range are  displayed  (inclusiv ely). Prio r to this  modificati on, any du plicate EF T Deposits  
  536               found on  the last d ay of the  date range  were not  displayed.
  537   23. Auto-A udit proce ssing in t he Nightly  AR Proces s [[PRCA N IGHTLY PRO CESS]] 
  538          mod ification
  539   ERAs with  a rate typ e of 'FEE  REIMB INS'  are now i ncluded in  the Auto- Auditing 
  540   process.
  541   24. Decrea se Adjustm ent [PRCAC  TR DECREA SE] modifi cation
  542       a)   A  warning w ill now di splay if t he user at tempts to  enter a de crease adj ustment fo r an ERA 
  543              that has p ending pay ments.
  544   Back-Out C riteria
  545   The projec t is cance led or the  requested  changes i mplemented  by multi- build buil d PRCA IB  EPAYMENTS  BUNDLE 3.0  are no lo nger desir ed by VA O I&T and th e ePayment s eBusines s team, or  the patch  produces  catastroph ic problem s.
  546   Back-Out R isks
  547   Since the  ePayments  software i s tightly  integrated  with exte rnal syste ms, any at tempt at a  back-out  should inc lude close  consultat ion with t he externa l trading  partners s uch as the  Financial  Services  Center (FS C), the He alth Care  Clearing H ouse (HCCH ), the VA  3rd Party  Lockbox ba nk, and th e Financia l Manageme nt System  (FMS) to d etermine r isk.
  548   Authority  for Back-O ut
  549   The order  would come  jointly f rom: the a pplication  coordinat or (produc t support) , portfoli o director , and heal th product  support.  This shoul d be done  in consult ation with  the devel opment tea m and exte rnal tradi ng partner s such as  FSC, the H CCH, VA 3r d Party Lo ckbox bank , and the  FMS to det ermine the  appropria te course  of action.  ePayments  is tightl y integrat ed with th ese extern al partner s and a ba ck-out of  the patch  should not  be a stan dalone dec ision.
  550   Back-Out P rocedure
  551   The back-o ut plan fo r VistA ap plications  is comple x and not  a “one siz e fits all ” solution . The gene ral strate gy for a V istA rollb ack is to  repair the  code with  a follow- up patch.  The develo pment team  recommend s that sit es log a t icket if i t is a nat ionally re leased pat ch. 
  552   Back-Out P rocedure p rior to Na tional Rel ease. If i t is prior  to nation al release , the site  will be a lready wor king direc tly with t he develop ment team  daily and  should con tact that  team. The  developmen t team mem bers will  have been  identified  in the In itial Oper ating Capa bility (IO C) Memoran dum of Und erstanding  (MOU).  A s discusse d in secti on 5.2, it  is likely  that deve lopment te am can qui ckly addre ss via a n ew softwar e version.  If the si te is unsu re who to  contact th ey may log  a ticket  of contact  Health Pr oduct Supp ort - Mana gement Sys tems Team
  553   The Multi- build buil d PRCA IB  EPAYMENTS  BUNDLE 3.0   contains  the follo wing build  component s.
  554   Data Dicti onary Chan ges
  555   Options
  556   Routines
  557   Templates
  558   Protocols
  559   Modificati ons to the  following  files:
  560   AR BATCH P AYMENT Fil e [#344]
  561   EDI THIRD  PARTY EFT  DETAIL  [# 344.31]
  562   ELECTRONIC  REMITTANC E ADVICE [ #344.4 and  sub-file  344.41]
  563   RCDPE PARA METER File  [#344.61]
  564   RCDPE CARC -RARC AUTO  DEC File  [#344.62]
  565   RCDPE SUSP ENSE AUDIT  Sub-file  [344.711]
  566   While the  VistA inst allation p rocedure o f the KIDS  build all ows the in staller to  back up t he modifie d routines  using the  ‘Backup a  Transport  Global’ a ction, due  to the co mplexity o f this pat ch, it is  not recomm ended for  back-out,  and a rest ore from a  backup of  the Trans port Globa l should n ot be atte mpted.  In  the event  that a si te decides  to back o ut this pa tch, the s ite should  contact t he Nationa l Service  Desk (NSD)  to submit  a help de sk ticket.  The devel opment tea m will nee d to issue  a follow- on patch i n order to  comprehen sively bac k-out this  patch and /or to cle an up corr upted data /remove da ta diction ary change s, if need ed and res tore the s ystem to a  functioni ng state.
  567   Please con tact the E PMO team f or assista nce since  this insta lled patch  contains  components  in additi on to rout ines.
  568   Back-out V erificatio n Procedur e
  569   Successful  back-out  is confirm ed by veri fication t hat the ba ck-out pat ch was suc cessfully  installed.
  570   Rollback P rocedure
  571   Rollback p ertains to  data. IB* 2.0*609 an d Patch PR CA*4.5*326  do impact  the data  in the Int egrated Bi lling and  Accounts R eceivable  packages.  Therefore,  to roll b ack the pa tches one  will need  to install  new patch es to roll  back the  database c hanges and  restore t he system  back to it s prior st ate. In th e case whe re a rollb ack is nee ded, refer  to the Ba ck-Out pro cedures de tailed els ewhere wit hin this d ocument.
  572   Rollback C onsiderati ons
  573   Not applic able.
  574   Rollback C riteria
  575   Not applic able.
  576   Rollback R isks
  577   Not applic able.
  578   Authority  for Rollba ck
  579   Not applic able.
  580   Rollback P rocedure
  581   Not applic able.
  582   Rollback V erificatio n Procedur e
  583   Not applic able.
  584   Template R evision Hi story
  585   DateVersio nDescripti onAuthorMa rch 20162. 2Changed t he title f rom Instal lation, Ba ck-Out, an d Rollback  Guide to  Deployment  and Insta llation Gu ide, with  the unders tanding th at Back-Ou t and Roll back belon g with Ins tallation.  VIP TeamF ebruary 20 162.1Chang ed title f rom Instal lation, Ba ck-Out, an d Rollback  Plan to I nstallatio n, Back-Ou t, and Rol lback Guid e as recom mended by  OI&T Docum entation S tandards C ommitteeOI &T Documen tation Sta ndards Com mitteeDece mber 20152 .0The OI&T  Documenta tion Stand ards Commi ttee merge d the exis ting “Inst allation,  Back-Out,  Rollback P lan” templ ate with t he content  requireme nts in the  OI&T End- user Docum entation S tandards f or a more  comprehens ive Instal lation Pla n.OI&T Doc umentation  Standards  Committee February 2 0151.0Init ial DraftL ifecycle a nd Release  Managemen t� Project  schedule  (right cli ck and sel ect open h yperlink t o access)  http:// URL               .DOMAIN/pm /hape/ipt_ 5010/EDI_P ortfolio/T AS%20Inter im%20Repos itory/MCCF %20TAS%20S chedule.zi p
  586   � “Enterpr ise servic e lines, V AD” for sh ort. Forme rly known  as the IRM  (Informat ion Resour ces Manage ment) or I T support.
  587