12. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 8/2/2017 2:39:20 PM Eastern Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

12.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 OSCIF_MCCF EDI TAS_ PRCA_4.5_318_July_2017.zip prca_4_5_p318_tm_r0717 (track changes).doc Fri May 5 14:27:24 2017 UTC
2 OSCIF_MCCF EDI TAS_ PRCA_4.5_318_July_2017.zip prca_4_5_p318_tm_r0717 (track changes).doc Wed Aug 2 18:28:21 2017 UTC

12.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 54 3728
Changed 50 109
Inserted 0 0
Removed 5 53

12.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

12.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

12.5 Comparison detail

  1   ACCOUNTS R ECEIVABLE
  2   TECHNICAL  Manual/Sec urity Guid e 
  3  
  4   Version 4. 5
  5   March 1995
  6   Revised 
July 2017
  7   Veterans A ffairs
  8   Product De velopment  (PD)
  9   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  10   Revision H istory
  11   Initiated  on 12/29/0 4
  12   DateDescri ption (Pat ch # if ap plic.)Proj ect Manage rTechnical  WriterJul y 2017Upda ted for pa tch PRCA*4 .5*318
  13   This patch  removed a  lock from  the optio n RCDPE ED I NATIONAL  REPORTS.  Added lock s to sever al options  under the  RCDPE NR  EXTRACT ME NU. Added  routines a ssociated  with the “ Auto Decre ase Report ”, “Daily  Activity R eport”, an d a new re port “Auto  Posted Re ceipt Repo rt”. Added  new DBIA  #6747. Add ed descrip tion for “ Unapplied  EFT Deposi t Report”  (that was  removed pr eviously b y accident ) and the  new report  reference d above.To ny Barraza Robert Kag els & Larr y ConnorMa rch 2017Up dated for  patch PRCA *4.5*310
  14   This patch  includes  entries in  several A R files to  support t he new Rat e Type of  FEE REIMB  INS. This  new rate t ype is sim ilar to RE IMBUR. INS . and is u sed to seg regate rev enue gener ated by th ird party  reimbursem ent of fee  based Non -VA Care.C . Dunn (OI &T-PD), A.  Kliegl (V HA-CPAC)K.  MarrOctob er 2016Add itional up dates for  PRCA*4.5*3 01. See pa ges: 8, 18 , 27, 29,  44, 76, an d 87. Tech nical edit .Brandon B ergeronMar ella Colyv asJune 201 6Added upd ates for P RCA*4.5*30 3 and PRCA *4.5*304Th erese Tarl etonVida D unieFeb 20 15
  15   Added upda te for PRC A*4.5*298S haron Taub enfeldFirs tViewSepte mber 2014T echnical e dit.Margie  WoehrleRa chel Wilde rApril 201 2Added upd ate for PR CA*4.5*284 Sookie Spe nceGianni  LaRosaMarc h 2012Adde d update f or PRCA*4. 5*275Sooki e SpenceBe n Irwin/Be rry Anders onDec 2011 Updated fo r EDI Lock box – Patc h PRCA*4.5 *276Sookie  SpencePet er Hartley /Berry And ersonOct 2 011Copied  from PDF t o Microsof t WordSook ie SpenceB en Irwin12 /29/2004PD F file che cked for a ccessibili ty to read ers with d isabilitie s.Mary Ell en Gray12/ 29/2004Upd ated to co mply with  SOP 192-35 2 Displayi ng Sensiti ve Data.Ma ry Ellen G ray (This  page inclu ded for tw o-sided co pying.)
  16   Preface
  17   This Techn ical Manua l is desig ned to pro vide the S ite Manage r with inf ormation n ecessary t o install,  maintain,  and troub leshoot Ve rsion 4.5  of the Acc ounts Rece ivable pac kage. The  Accounts R eceivable  package au tomates th e Fiscal f unctions r elated to  the manage ment of Ac counts Rec eivable, a nd is inte grated wit h the Inte grated Bil ling (IB)  package pr ocess of p reparing p atient Bil ls on the  UB-92. The  Accounts  Receivable  package i s also int egrated wi th the Nat ional Roll -Up databa se.
  18   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  19   Table of C ontents
  20   1Introduct ion – Over view of Ac counts Rec eivable
  21  
  22  
  23   3Implement ation and  Maintenanc e
  24  
  25  
  26   7Other Mai ntenance I ssues
  27  
  28  
  29   8Accounts  Receivable  Routines  and Templa tes
  30  
  31  
  32   8Accounts  Receivable  Routines
  33  
  34  
  35   20Accounts  Receivabl e Mapped R outines
  36  
  37  
  38   25List of  Accounts R eceivable  Input Temp lates
  39  
  40  
  41   27List of  Accounts R eceivable  Print Temp lates
  42  
  43  
  44   29List of  Accounts R eceivable  Sort Templ ates
  45  
  46  
  47   31Accounts  Receivabl e Integrat ion with I ntegrated  Billing an d National  Roll-Up
  48  
  49  
  50   38Referenc es
  51  
  52  
  53   39AR Integ ration wit h National  Roll-Up
  54  
  55  
  56   41Scope of  Accounts  Receivable  4.5
  57  
  58  
  59   42Accounts  Receivabl e Files
  60  
  61  
  62   49Accounts  Receivabl e Menu Str ucture and  Option De finitions
  63  
  64  
  65   50Accounts  Receivabl e Menu [PR CAT USER]
  66  
  67  
  68   75EDI Lock box [RCDPE  EDI LOCKB OX MENU]
  69  
  70  
  71   81Accounts  Receivabl e Cross-Re ferences
  72  
  73  
  74   98Operatin g Specific s
  75  
  76  
  77   100On-line  Documenta tion
  78  
  79  
  80   102Appendi x 1: AR Ar chiving Ch ecklist an d Troubles hooting Gu ide
  81  
  82  
  83   104Appendi x 2: FMS D ocuments
  84  
  85  
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
  86  
  87  
  88   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  89   Introducti on – Overv iew of Acc ounts Rece ivable
  90   This Accou nts Receiv able (AR)  software h as resulte d from a s eparation  of Account s Receivab le functio ns from th e Integrat ed Funds D istributio n, Control  Point Act ivity, Acc ounting an d Procurem ent (IFCAP ) package.  It allows  Fiscal Se rvice to m anage the  debt colle ction proc ess at a V A facility .
  91   BILLING/ES TABLISHING  ACCOUNTS  RECEIVABLE
  92   Bills are  generated  using eith er the AR  billing mo dule, or t he Integra ted Billin g (IB) pac kage. Once  approved  at the ser vice level , these bi lls are pr ocessed by  an Accoun ts Receiva ble Clerk,  and an Ac counting T echnician  (exception : accrued  bills such  as Pharma cy Copay a nd Means T est bills  are not au dited by t he Account ing Techni cian). Onc e the new  Accounts R eceivable  processing  of bills  is complet ed, bills  are automa tically tr ansmitted  to the FMS  system in  Austin, T exas. It i s at this  point that  the bills  are consi dered "act ive" and s ubject to  the debt c ollection  process. A ll calcula tions of i nterest ch arges, adm inistrativ e costs an d payment  schedules  are handle d by the A R system,  as is the  printing o f patient  statements  and follo w-up lette rs.
  93   COLLECTION S OF ACCOU NTS RECEIV ABLE
  94   Payments a re entered  via the A gent Cashi er's menu.  There are  options t o enter ca sh, check/ money orde r, or cred it card pa yments, an d prepayme nts are ea sily accom modated. T he AR syst em provide s the Rece ipt Number  Reconcili ation Repo rt option  to allow t he Agent C ashier to  reconcile  the paymen ts recorde d for a gi ven day ag ainst fund s actually  collected . When rec onciliatio n is compl eted, the  Agent Cash ier can th en approve  a payment  batch. On ce a payme nt batch i s approved , it will  be posted  automatica lly overni ght in a b atch proce ss. Any er rors occur ring durin g posting  will be id entified o n the 215  Report.
  95   PATIENT AC COUNT PROF ILING
  96   The Agent  Cashier me nu also in cludes the  ability t o profile  a patient  type debto r's accoun t. Rather  than havin g to profi le an indi vidual Bil l to deter mine the n umber and  amounts of  outstandi ng bills f or a patie nt, the Ag ent Cashie r can ente r a patien t's name,  social sec urity numb er, or a B ill number  to view t he profile  of the en tire patie nt account .
  97   EDI LOCKBO X
  98   This modul e was adde d in 2003  and update d for HIPA A 5010 in  2011. Elec tronic pay ment and r emittance  informatio n is recei ved from t hird party  payers vi a the Fina ncial Serv ices Cente r (FSC). P rocessing  of these p ayments is  performed  within th e EDI Lock box menu.  This modul e is also  referred t o as ePaym ents.
  99   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  100   Implementa tion and M aintenance
  101   IMPLEMENTA TION
  102   Before the  Accounts  Receivable  software  can run pr operly at  your site,  it requir es certain  start-up  informatio n. Once th e software  has been  installed,  setup you r system b y defining  the follo wing:
  103   Site Param eter Edit  Menu [PRCA F Supervis or Menu]
  104   Use the fo llowing op tions in t his sub -m enu to def ine parame ters for y our site:
  105   CBO Data E xtract Par ameters ED I Lockbox  Parameters  Group Par ameters In terest/Adm in/Penalty  Rates RC  Parameters
  106   Statement  Parameters
  107   Agency Loc ation Code  [PRCAF Su pervisor M enu]
  108   Use this o ption to e stablish t he Agency  Location C ode (ALC)  for your s ite. Mail  Groups
  109   The follow ing mail g roups shou ld already  be setup  from previ ous versio ns of Acco unts Recei vable. If  they are n ot, they n eed to be  created fo r proper u sage of ve rsion 4.5.
  110   PRCA Adjus tment Tran s
  111   Enter appr opriate us ers to thi s mail gro up who wil l receive  electronic  mail mess ages regar ding Autom atic Decre ase Adjust ment to Bi lls, balan ce discrep ancies, an d patient  deaths.
  112   IRS
  113   Enter appr opriate us ers to thi s mail gro up necessa ry to moni tor IRS tr ansactions .
  114   MDA
  115   This is th e Medicare  Deductibl e Alert (M DA) queue  that will  receive al l the MDA  transmissi ons from A ustin.
  116   PRCA ERROR
  117   This group  is for th e backgrou nd job whe n it finds  any corru ption in t he table f iles.
  118   FMS
  119   Informatio n from FMS  in refere nce to FMS  documents  is sent t o this fis cal mail g roup.
  120   CARC_RARC_ DATA
  121   This mail  group rece ives and p rocesses C laim Adjus tment Reas on Codes ( CARC) and  Remittance  Advice Re mark Codes  (RARC) ta ble update s.
  122   RCDPE PAYM ENTS
  123   This group  receives  bulletins  and report s from AR  Nightly Pr ocess and  all EDI Lo ckbox jobs  apart fro m exceptio n processi ng.
  124   RCDPE PAYM ENTS EXCEP TIONS
  125   This group  receives  bulletins  generated  when error s are dete cted in in coming pay ment messa ges.
  126   RCDPE PAYM ENTS MGMT
  127   This group  receives  bulletins  that are s ent when a  transferr ed message  is accept ed by anot her site.
  128   RCDPE AUDI T
  129   This group  receives  bulletins  from audit ed options  within th e EDI Lock box menu a nd workloa d notifica tions for  outstandin g unproces sed EDI tr ansaction  from the A R Nightly  Process.
  130   RCDPE MOVE  COPY
  131   This group  receives  bulletins  from the A R Nightly  Process of  any inact ive claim  explanatio n of benef its (EOB)  moved or c opied in t he prior 2 4 hours.
  132   Accounts R eceivable  Nightly Pr ocess Back ground Job  – PRCA NI GHTLY PROC ESS
  133   The PRCA N IGHTLY PRO CESS optio n should b e queued t o run dail y at a rec ommended t ime of 2am . The foll owing jobs  are drive n by the p rocess.
  134   Verificati on of the  following  Accounts R eceivable  files. AR  EVENT TYPE  (#341.1)
  135   ACCOUNTS R ECEIVABLE  CATEGORY ( #430.2) AC COUNTS REC EIVABLE TR ANS.TYPE ( #430.3)
  136   If these f iles do no t match wh at was dis tributed b y the Acco unts Recei vable pack age, a Mai lMan bulle tin, PRCA  NIGHTLY PR OCESS ABOR T, is sent  to the ma il groups  defined in  the bulle tin and th e PRCA NIG HTLY PROCE SS will st op.
  137   Interest a nd adminis trative ch arges are  added to n on -patien t type bil ls.
  138   The CCPC P atient Sta tements ar e processe d if it is  five days  before th e site’s s tatement d ay. This i ncludes se tting OPEN  status bi lls to a s tatus of A CTIVE and  setting OP EN prepaym ents to RE FUND REVIE W if the b ills are r eady for R EFUND REVI EW.
  139   Statement  days for n on-patient  type bill s are set  or reset.
  140   Receipts a re checked  for the f ollowing c onditions:  Receipt e rrored out  during po sting.
  141   Receipt ha s not been  processed . Receipt  is ready f or posting .
  142   If any of  these cond itions exi st, a Mail Man messag e is sent  to the PRC A ERROR ma il group.
  143   Receipts o lder than  six months  are purge d.
  144   The IRS Ma ster Code  Sheets are  created i f the date  is betwee n November  21st and  December 6 th.
  145   The IRS Ma ster Weekl y Code She ets are cr eated if i t is a Mon day and it  is not be tween July  24th and  August 5th , or it is  not betwe en Novembe r 15th and  January 2 1st.
  146   IRS Pre-Of fset Code  Sheets wil l be creat ed on July  25th.
  147   Patient St atement ev ents previ ous to the  last two  statements  will be p urged from  the AR EV ENT file.
  148   A check wi ll be made  on the bi ll numberi ng series.
  149   A check wi ll be made  on the ev ent number ing series .
  150   Deposit ti ckets are  checked fo r errors a nd not bei ng process ed.
  151   Deposit ti ckets are  purged if  processed  and older  than 60 da ys.
  152   AR FMS DOC UMENTS (#3 47) will b e purged i f ACCEPTED  and older  than 34 d ays.
  153   OBRs over  sixty days  old are d eleted.
  154   The AR DAT A COLLECTO R is run i f it is th e first da y of the m onth.
  155   The BAD DE BT REPORT  is sent if  it is the  third wor kday of th e month.
  156   IG QUARTER LY REPORTS  are sent  on the 1st  and 15th  each quart er.
  157   DMC 90 Day  Masters a re sent on  the last  Thursday o f the mont h.
  158   DMC 90 Day  Weekly up dates are  sent on ev ery Tuesda y.
  159   Uniform Bi lling form s and HCFA  forms for  the Reimb ursable He alth Insur ance bills  are print ed after t he first 4 5 days and  30 days a nd 60 days  after the  first 45  days on th e device d efined in  Integrated  Billing a s the devi ce for tha t form typ e.
  160   Non-patien t type bil ls are pri nted (e.g. , ex-emplo yee, emplo yee, and v endor) on  the device  defined i n the Repo rt Printer  in the AR  Site Para meters.
  161   IRS OFFSET  letters a re printed  between S ept. 1st a nd Sept. 2 0th accord ing to the  DATE OF I RS OFFSET  LETTER fie ld (#3.02)  in the AR  SITE PARA METER file  (#342).
  162   The Unproc essed Docu ment List  is printed  on the Re port Print er defined  in the AR  Site Para meters.
  163   The Follow -up List i s printed  on the Rep ort Printe r defined  in the AR  Site Param eters.
  164   The Commen t List is  printed on  the Repor t Printer  defined in  the AR Si te Paramet ers.
  165   If the pro cess fails  to comple te, the us er is noti fied when  entering t he Clerk’s  AR Menu,  and a Mail Man messag e is sent  to the PRC A ERROR an d RCCPC ST ATEMENTS m ail groups . To run t he PRCA NI GHTLY PROC ESS again,  the user  can enter  the One-ti me Option  Queue [XU  OPTION
  166   QUEUE] opt ion under  the TaskMa n Manageme nt menu [X UTM MGR].  The job sh ould be ru n when no  one is on  the system .
  167   EDI transa ctions are  auto matc hed and re ceipts cre ated for p rocessing  to FMS. Pa yment depo sit transa ctions (EF T) are mat ched to re mittance a dvice tran sactions ( ERA). Unma tched tran sactions a re reporte d by bulle tin to RCD PE PAYMENT S mail gro up.
  168   EDI transa ctions are  auto post ed if the  auto-posti ng paramet er is on a nd ERAs me et certain  criteria.
  169   Workload N otificatio n bulletin s are repo rted to th e RCDPE AU DIT mail g roup.
  170   Moved or c opied EOB  transactio ns in the  prior 24 h ours are r eported to  the RCDPE  MOVE COPY  mail grou p.
  171   Auto audit ing of pap er bills t hat meet s pecific cr iteria.
  172   MAINTENANC E
  173   Updating S ystem Info rmation
  174   Once the i mplementat ion inform ation has  been defin ed for you r system,  the follow ing Superv isor's AR  options wi ll allow y ou to main tain this  informatio n:
  175   Site Param eter Edit  Menu
  176   Use the op tions in t his menu t o define t he followi ng for you r site:
  177   CBO Data E xtract Par ameters Ed it Deactiv ate Group
  178   EDI Lockbo x Paramete rs Group P arameters  Interest/A dmin/Penal ty Rates R C Paramete rs Edit St atement Pa rameters
  179   Other Main tenance Is sues
  180   Edit/Add ‘ Bill Resul ting From’  List
  181   An initial  ‘Bill Res ulting Fro m’ list sh ould be in cluded wit h your sof tware. Use  this opti on to edit  existing  entries or  add new o nes.
  182   Delete an  Incomplete  Transacti on
  183   Occasional ly system  failure ma y result i n incomple te AR tran sactions.  Use this o ption to r emove such  transacti ons and ma intain sys tem integr ity.
  184   Edit Form  Letters
  185   Under the  Form Lette r Menu, th is option  allows you  to edit t he text of  a form le tter. This  is to be  used only  in the ins tance wher e District  Counsel o r  DNS     changes th e wording  or format  before a s cheduled r elease of  Accounts R eceivable.
  186   Bulletin
  187   This proce ss runs ni ghtly chec king files  341.1(AR  Event Type ), 430.2 ( Accounts R eceivable  Category),  and 430.3  (Accounts  Receivabl e Trans. T ype). If e rrors are  detected a n error me ssage is s ent to use rs of the  PRCA ERROR  mail grou p and the  background  is preven ted from r unning.
  188   Accounts R eceivable  Routines a nd Templat es
  189   Accounts R eceivable  Routines
  190   The Accoun ts Receiva ble routin es use the  namespace s PRCA and  RC. For a ll Account s Receivab le routine s, the nex t letter(s ) in the r outine nam e also pro vide guida nce as to  the module  to which  that routi ne belongs . The brea kdown of t he Account s Receivab le interna l namespac es is as f ollows:
  191   PRCAAccoun ts Receiva blePRCABBi lling Rout inesPRCADR Address Ro utinesPRCA FIB/FMS Ro utinesPRCA GPatient S tatement R outinesPRC AHISTransa ction Hist ory Routin esPRCALTCo llection L etter Rout inesPRCANR UNational  Roll-Up Ro utines for  current N DB Softwar ePRCAOFFIR S Offset R outinesPRC APAYPaymen t Routines PRCATCompi led Templa te Routine sPRCAUTUti lity Routi nesPRCAWWr ite off Ro utinesPRCA XMedical C oPay Exemp tionsPRCAY Agent Cash ier Routin esPRYAccou nts Receiv able Patch es, Conver sions and  InstallsRC AMAccount  Management  ModuleRCD PEDI Lockb ox ModuleR CEVEvent D river Modu leRCMSSite  Parameter  ModuleRCT CSCross Se rvicing Ro utinesRCYA gent Cashi er ModuleT he routine s distribu ted with A ccounts Re ceivable V ersion 4 . 5 are list ed and bri efly descr ibed below .
  192   RoutineDes criptionPR CAACCCalcu lates AR a ccrual tot als.PRCAAD BOThis rou tine calcu lates admi n/interest  charges.P RCAADINThi s routine  calculates  admin/int erest char ges.PRCAAP IAPI for A SCD Projec tPRCAAPRTh is routine  generates  an accoun t profile  for an AR  debtor.PRC AAPR1Conti nuation of  PRCAAPR.P RCAATRThis  routine d isplays th e transact ion profil e for a Bi ll.PRCABDT his routin e displays /prints th e Bill (11 14, 1080,  and 1081)  generated  by a servi ce.PRCABIL This routi ne is used  to create  various c ross-refer ences for  file 430.P RCABIL1Thi s routine  is used to  process t he billing  options - New Bill ( Enter), Ed it Bill, C ancel Bill , Pending  Bills List , and Inco mplete Bil ls List.PR CABIL2Cont inuation o f PRCABIL1 .PRCABIL3  This routi ne is used  to approv e a Bill.  PRCABIL4DE LETE BILL  LEAVING AU DIT TRAILP RCABJNight ly process  for accou nts receiv able.PRCAB J1Nightly  process fo r open Bil l update.P RCABJVVeri fication f or backgro und.PRCABP 1This rout ine prints  a 1081 Bi ll.PRCABP2 This routi ne prints  a 1080 Bil l.PRCABPFT his routin e prints B ill forms. PRCACLMCAL M code she et generat or.PRCACMC omment adj ustment tr ansaction. PRCACOLPay ment histo ry report. PRCACV10Co mpiles all  print and  input tem plates and  cross ref erences.PR CADCDJThis  routine i s a main r outine to  process Di strict Cou nsel (DC)  and Depart ment of Ju stice (DOJ ) transact ions - Ref er to DC/D OJ, Re-ref er to DC/D OJ, and Re turned fro m DC/DOJ.P RCADCJ1Con tinuation  of PRCADCD J.PRCADELT his routin e prints t he delinqu ent Accoun ts Receiva ble.PRCADI NThis rout ine delete s an incom plete tran saction.PR CADJThis r outine is  used to ad just the p rincipal b alance Adj ustment to  AR.PRCADR This routi ne display s items fo r the Acco unts Recei vable prof ile.PRCADR 1Continuat ion of PRC ADR.PRCADR 2Continuat ion of PRC ADR1.PRCAD R3This rou tine displ ays items  for a Tran saction Pr ofile.PRCA EAThis rou tine acts  as a lock  for inacti vate/react ivate vend ors.PRCAEA 1Continuat ion of PRC AEA.PRCAEI NThis rout ine is use d to edit  incomplete  Accounts  Receivable .PRCAEOLTh is routine  is used t o edit an  incomplete  old Accou nts Receiv able.PRCAE XMThis rou tine is us ed to adju st adminis trative co sts.PRCAFB DBuilds th e FMS Bill ing Docume nt.PRCAFBD 1FMS Billi ng Documen t utilitie s.PRCAFBDM Builds the  FMS Modif ied Billin g Document .PRCAFBDUF MS utiliti es.PRCAFDC TView stac ker inform ation.PRCA FNThis rou tine suppo rts variou s function s for IB p ackage.PRC AFN1Functi ons to ret urn AR dat a.PRCAFORV ia a form  from billi ng module. PRCAFUTFMS  utilities .PRCAFUT1F MS Utiliti esPRCAFWOB uilds the  FMS Write- Off Docume nt.PRCAGTh is functio n reprints  statement /letter op tion entri es. PRCAGD Balance di screpancy  message.PR CAGDRBalan ce discrep ancy repor t.PRCAGDTB alance dis crepancy r eport text .PRCAGFPri nts form l etters.PRC AGF1Contin uation of  PRCAGF.PRC AGPPrints  patient st atement/le tters.PRCA GSPatient  statement. PRCAGSTPri nts patien t statemen ts.PRCAGST 1Prints pa tient stat ement bott om.PRCAGST 2Prints pa tient stat ement summ ary.PRCAGT Builds pat ient state ment trans action lis t.PRCAGUPa tient stat ement util ity.PRCAHI STransacti on history  report.PR CAHIS1Cont inuation o f PRCAHIS. PRCAHOLThi s routine  is used to  place a h old on sen ding colle ction lett ers and re moves the  hold.PRCAH VAPI for M y HealtheV etPRCAKBTB uilds temp orary arch ive file.P RCAKBT1Con tinuation  of PRCAKBT .PRCAKMMar ks as pend ing archiv e.PRCAKMRP rints stat us of pend ing archiv e.PRCAKSRe move recor ds-marked  as archive d.PRCAKTPP urges temp orary arch ive file.P RCAKUNUnma rk pending  archive.P RCALETThis  routine i s used to  edit or pr int form l etters.PRC ALMCreates  CALM code  sheet for  new trans actions.PR CALSTThis  routine is  used to p rint the f ollowing A R output: 
  193   Incomplete , Active,  Written-Of f, Returne d, Referre d to 
  194   DC/DOJ, Re ferred to  COWC.PRCAL ST1This ro utine prin ts AR Cate gory lists  upon requ est. It in cludes an  entry poin t to print  just the  C Means AR  Category  list.PRCAL T2Continua tion of PR CALT1A.PRC AMARKThis  routine ma rks a tran saction as  valid or  invalid. M arking a t ransaction  as invali d will pre vent it fr om appeari ng on the  patient st atement.PR CAMASThis  routine is  used to p rint Fisca l/MAS reco nciliation  reports -  Bill Inco mplete, Su spended, a nd Complet e (other t han 3rd pa rty Bill). PRCAMDA1PR CA MDA WOR KLIST SCRE ENPRCAMDA2 PRCA MDA M ANAGEMENT  WORKLIST S CREENPRCAM DA3PRCA MD A MANAGEME NT WORKLIS T SCREENPR CAMDSServe r interfac e to AR fr om AustinP RCAMESGThi s routine  provides a nswers for  “?” from  Accounts R eceivable  routines.P RCAMRGROUT INE TO MER GE ENTRIES  IN AR DEB TOR FILE F OR PATIENT  MERGEPRCA MRKCChecks  mark/unma rk transac tion for a ccount bal ance.PRCAN RUThis rou tine compi les and se nds data t o the Nati onal 
  195   Roll-Up in terface.PR CANRU0Cont inuation o f PRCANRU. PRCAOFFThi s routine  prints IRS  Offset le tters.PRCA OFF1This r outine for wards IRS  Offset let ters to Au stin.PRCAO FF2This ro utine is a  continuat ion of PRC AOFF1.PRCA OFF3This r outine pri nts report s of IRS o ffset amou nts.PRCAOL DThis rout ine establ ishes an o ld Account s Receivab le.PRCAPAT Assigns PA T ref #.PR CAPAT1Cont inuation o f PRCAPAT. PRCAPAYThi s routine  is used to  process p ayment tra nsactions. PRCAPAY1Co ntinuation  of PRCAPA Y.PRCAPAY2 Continuati on of PRCA PAY1.PRCAP AY3Continu ation of P RCAPAY2.PR CAPCLPrint s pending  CALM code  report.PRC APROThis r outine is  used to di splay/prin t a profil e of an 
  196   Accounts R eceivable. PRCAPTRPri nts pendin g transact ion.PRCAQU EThis rout ine is use d to queue  Accounts  Receivable  output an d provides  calls for  date inpu t.PRCAREPT his routin e generate s a repaym ent plan a nd prints  the repaym ent profil e.PRCAREPC CATEGORY L IST-BILLSP RCAREPTThi s routine  prints the  following  AR report s: MAS 
  197   Reconcilia tion Repor t, 3rd Par ty, Referr ed to DC/D OJ, DC 
  198   Debt Colle ction and  Contingent  3rd Party .PRCARETNT his routin e is used  to return  a Bill to  service.PR CARFDThis  routine is  used to r eview and  approve bi lls with c redit bala nces under  the Refun d, Review,  and Appro ve menu op tion.PRCAR FD1Approve  refund an d generate  FMS docum ent.PRCARF D2Generate  FMS Docum ent.PRCARF D3List ref unds to be  approved. PRCARFPThi s routine  prints the  payments  posted fro m the prep ayment rep ort.PRCARF UThis rout ine is the  main util ity routin e for proc essing cre dit balanc es to a pa tient's ac count.PRCA RPSThis ro utine prin ts a payme nt stateme nt for AR  with a rep ayment pla n.PRCARPS1 Continuati on of PRCA RPS.PRCASE RThis rout ine accept s bills fr om the Int egrated Bi lling pack age.PRCASE R1This rou tine accep ts transac tions from  the Integ rated Bill ing packag e.PRCASETT his routin e establis hes a new  Accounts R eceivable. PRCASIGThi s routine  processes  the electr onic signa ture codes  for AR.PR CASVCThis  routine is  used to p ass billin g informat ion from I B into the  AR system .PRCASVC1C ontinuatio n of PRCAS VC.PRCASVC 3Continuat ion of PRC ASVC2.PRCA SVC6Check  out AR Bil l.PRCAUDTT his routin e is used  to audit a  new elect ronic Bill .PRCAUDT1C ontinuatio n of PRCAU DT.PRCAUPD This routi ne is used  to update  the follo wing Accou nts 
  199   Receivable  data -- D ebtor's ad dress, 3rd  Party Inf ormation,  and Locate  the Debto r. This ro utine also  runs the  Refer to 
  200   COWC optio n.PRCAUT1T his is an  AR utility  routine t hat perfor ms the fol lowing tas ks applies  a payment  to multip le appropr iations, e dits Bill  common num bering ser ies, estab lishes a c ross-refer ence for d ebtor and  counts new  bills.PRC AUT2This r outine cal culates in terest and  administr ative cost s; updates  interest  and admini strative b alance, cu rrent stat us, and th e maximum  numbers of  letters t o be print ed daily;  and provid es a count  of bills  returned f rom Fiscal .PRCAUT3Th is routine  is used t o enter/pr int a comm ent for an  
  201   Accounts R eceivable. PRCAUTLThi s routine  is used to  look up a  Bill, che ck a debto r's active  address,  transfer f iscal year  data betw een File # 430 and Fi le #433, a nd ask ele ctronic si gnature.PR CAWOThis r outine is  used to pr ocess a Fu ll Waiver/ Terminatio n transact ion.PRCAWO 1This rout ine charge s administ rative cos ts.PRCAWOF This routi ne generat es the AR  Write-off  report.PRC AWREAThis  routine re establishe s writ ten -off bills .PRCAWVThi s routine  processes  a Partial  Waiver tra nsaction.P RCAXMedica tion copay  exemption .PRCAX1Con tinuation  of PRCAX.P RCAXPPrint s RX copay  exemption  report.RC AEOBAEOB F ILE 433 CR OSS-REF RO UTINERCAMM anager deb tor inform ation.RCAM ADDGets de btor addre ss.RCAMDTH Death noti fication f or account s receivab le.RCAMFN0 1Miscellan eous AR fu nctions.RC AMINSCHECK  FOR INSUR ANCE COMPA NY AS DEBT OR,SECONDA RY OR TERT IARY CORCA MINS1CHECK  FOR INSUR ANCE COMPA NY AS DEBT OR,SECONDA RY OR TERT IARY CORCA MLETEdits  AR form le tters.RCBD BBALbill b alances ch eckRCBDFST 1patient s tatement u tilities c ontinuedRC BDPSL1pati ent statem ent top li st manager  routineRC BDPSLMpati ent statem ent top li st manager  routineRC BDPSNOpati ent statem ent (remov e transact ion)RCBDXR EFfix cros s referenc esRCBEADJa djustmentR CBEADJIAPI  FOR IB IN  SETTLEMEN TRCBECHGAa dd admin c harges to  account (c alled by r cbechgs)RC BECHGEexem pt interes t/admin/pe nalty from  billRCBEC HGIadd int erest char ges to bil l (called  by rcbechg s)RCBECHGP add penalt y charges  to bills ( called by  rcbechgs)R CBECHGSadd  charges t o an accou nt or bill  (top rout ine)RCBECH GUprocess  the charge s to bill  (called by  rcbechgs) RCBEIBinte grated bil ling entry  pointsRCB EPAYpaymen t processi ng (top ro utine)RCBE PAY1create  a payment  transacti on contRCB EPAY2creat e a paymen t transact ion contRC BEPAYCchec k a paymen t before p rocessingR CBEPAYFfir st party p ayment pro cessing(ca lled by rc bepay)RCBE PAYPcheck  and apply  prepayment  to billRC BEREFUrefu nd utiliti esRCBEUBI1 utilities  for bills  (in file 4 30)RCBEUBI Lutilities  for bills  (in file  430)RCBEUD EButilitie s for debt ors (in fi le 340)RCB EUTR1add i nt, admin  chg or inc rease, dec rease prin cipalRCBEU TR2create  an exempt  transactio nRCBEUTRAu tilities f or transac tions (in  file 433)R CBMILLmill ennium bil l report ( generator) RCBMILL1mi llennium b ill report  (payment  detail)RCB MILL2mille nnium bill  report (t ransaction s)RCBMILL3 millennium  bill repo rt (summar y)RCBMILL4 millennium  bill repo rt (print  history fo r date ran ge)RCBMILL Cmillenniu m bill (ca lculations  top routi ne)RCBMILL Dmillenniu m bill (ca lculations  internal  set tmp)RC BMILLTmill ennium bil l (get TR  data)RCCPC 0Setup sta tement day s for CCPC RCCPC1Setu ps for CCP CRCCPC2Env ironment c heck for C CPCRCCPCBA KAR UTILIT Y ROUTINER CCPCBJBack ground Dri ver for CC PCRCCPCFNF unction ca lls for CC PCRCCPCMLS end CCPC t ransmissio nRCCPCML1S end CCPC t ransmissio n (cont.)R CCPCPSBuil d Patient  Statement  FileRCCPCP S1build de scription  for patien t statemen tRCCPCSECC PC Stateme nts Errors RCCPCSTMPa tient Stat ementRCCPC SVReceive  and Proces s CCPC mes sagesRCCPC SV1Receive  and Proce ss CCPC me ssagesRCCP CTCCPC Sta tements to talsRCCPWC o-Pay waiv er.RCCPW1C o-Pay waiv er backgro und.RCDMB1 MTREPAYMEN T PLAN MON ITORRCDMBW L1diagnost ic measure s workload  report (t o clerk)RC DMBWL2diag nostic mea sures work load repor t (to supe r)RCDMBWLA diagnostic  measures  workload r eport (bui ld it) (Co nt.)RCDMBW LRdiagnost ic measure s workload  report (b uild it)RC DMC90DMC 9 0 DAYRCDMC 90SDMC 90  DAY (SERVE R)RCDMC90U DMC 90 DAY RCDMCEDTEn ter/Edit D MC Debt Va lid FieldR CDMCR1ADMC  Debt Vali dity Repor tRCDMCR1BD MC Debt Va lidity Rep ort - Coll ect DataRC DMCR2ADMC  Debt Valid ity Manage ment Repor tRCDMCR2BD MC Debt Va lidity Man agement Re port - Col lect DataR CDMCR3ADMC  Rated Dis ability El igibility  Change Rep ortRCDMCR3 BDMC Rated  Disabilit y Elig Cha nge - Coll ect DataRC DMCUT1Util ity Functi ons for Ho ld Debt to  DMC Proje ctRCDMCUT2 Utility Fu nctions fo r Hold Deb t to DMC P rojectRCDP APL1accoun t profile  list manag er options RCDPAPLIac count prof ile top li st manager  initRCDPA PLMaccount  profile t op list ma nager rout ineRCDPAPS Taccount p rofile bil l status s electRCDPA YERTPJI Ut ilityRCDPB PL1bill pr ofile opti onsRCDPBPL Ibill prof ile (build  array con t employee /vendor)RC DPBPLMbill  profileRC DPBTL1bill  transacti on options RCDPBTLMbi ll transac tions List  Manager t op routine RCDPCONCon firm a Dep osit Ticke t.RCDPCREC reate a De posit Tick et.RCDPDEP Deposit Ti cket.RCDPD PL1deposit  profile l ist manage r optionsR CDPDPLMdep osit profi le list ma nager top  routineRCD PDPLUdepos it profile  utilities RCDPDRV1Ad d alert.RC DPE215SF21 5 EDI Lock box Summar y ReportRC DPE8NZUnap plied EFT  Deposits r eportRCDPE AA1AUTO PO ST AWAITIN G RESOLUTI ON (APAR)  - LIST OF  UNPOSTED E EOBsRCDPEA A2APAR Scr een - SELE CTED EOBRC DPEAA3APAR  Screen -  callable e ntry point sRCDPEACAC TIVE BILLS  WITH EEOB  ON FILERC DPEADAUTO  DECREASERC DPEAD1AUTO  DECREASE  REPORTRCDP EADPAUTO 
DECREASE R EPORTRCDPE APAUTO POS T MATCHING  EFT ERA P AIRRCDPEAP 1AUTO POST  MATCHING  EFT ERA PA IR - CONT. RCDPEAPPAU TO POST RE PORTRCDPEA RELECTRONI C ERA AGIN G REPORTS  FROM NIGHT LY JOBRCDP EAR1ELECTR ONIC ERA A GING REPOR TRCDPEAR2E FT Unmatch ed Aging R eportRCDPE ARLMisc. R eport util ities for  ListManRCD PEDA1DAILY  ACTIVITY  REPORT HEA DERRCDPEDA 2DAILY ACT IVITY REPO RTRCDPEDA3 DAILY ACTI VITY REPOR TRCDPEDARD AILY ACTIV ITY REPORT RCDPEDSDis play EEOB  detail fro m receiptR CDPEDTEdit  Deposit T icket.RCDP ELA1AUTO P OSTED RECE IPT REPORT RCDPELARAU TO POSTED  RECEIPT RE PORTRCDPEM POST EFT,  ERA MATCHI NG TO EFTR CDPEM0ERA  MATCHING T O EFT (con t)RCDPEM1E RA MATCH T O EFT (con t)RCDPEM2M ANUAL ERA  AND EFT MA TCHINGRCDP EM3ERA AUD IT REPORT  and return  EFT funct ionRCDPEM4 EPAYMENTS  AUDIT REPO RTSRCDPEM4 1EPAYMENTS  AUDIT REP ORTS - Con t.RCDPEM5E PAYMENTS M OVE EEOB T O NEW CLAI MSRCDPEM6D UPLICATE E FT DEPOSIT S AUDIT RE PORTSRCDPE M7OVERDUE  EFT AND ER A BULLETIN SRCDPEM8EO B MOVE/COP Y BULLETIN SRCDPEM9PA YER SELECT IONRCDPEMA AUTO-POSTI NG RECEIPT  CREATIONR CDPERECREC ONCILIATIO N REPORT F OR EDI LOC KBOX FMS D OCSRCDPES1 0ERA retur n file fie ld caption sRCDPESPeP ayment Loc kbox Site  Parameters  Definitio nRCDPESP1e Payment Lo ckbox Site  Parameter  ReportsRC DPESP2ePay ment Lockb ox Paramet er Audit a nd Exclusi on Reports RCDPESP3eP ayment Loc kbox Exclu sion Audit  ReportRCD PESP4ePaym ent Auto-p ost/Decrea se for IOC  testingRC DPESR0Serv er auto-up date utili ties - EDI  LockboxRC DPESR1Serv er interfa ce to AR f rom Austin RCDPESR2Se rver auto- upd - EDI  LockboxRCD PESR3Serve r auto-upd ate utilit ies - EDI  LockboxRCD PESR4Serve r interfac e 835ERA p rocessingR CDPESR5Ser ver interf ace 835XFR  processin gRCDPESR6S erver auto -update fi le 344.4RC DPESR8EFT  return fil e field ca ptionsRCDP ESR9ERA re turn file  field capt ionsRCDPES RM835ERA m atchingRCD PESRVServe r interfac e to AR fr om AustinR CDPETREOB  TRANSFER I N/TRANSFER  OUT REPOR TSRCDPETTp ayments Te sting Tool RCDPETTEED I Testing  Tool ERA a ctionsRCDP ETTFEDI Te sting Tool  EFT actio nsRCDPETTM EDI Testin g Tool MRA  actionsRC DPETTPEDI  Testing To olRCDPETTQ EDI Testin g Tool QUI CK actions RCDPETTUED I Testing  Tool Utili tiesRCDPEU POUnposted  EFT Overr ideRCDPEUE LECTRONIC  ERA UTILIT IESRCDPEVE DI LOCKBOX  WORKLIST  VERIFY PAY MENTSRCDPE V0EDI LOCK BOX WORKLI ST VERIFY  PAYMENTSRC DPEWLELECT RONIC EOB  MESSAGE WO RKLISTRCDP EWL0ELECTR ONIC EOB W ORKLIST AC TIONSRCDPE WL1ELECTRO NIC EOB WO RKLIST SCR EENRCDPEWL 2ELECTRONI C EOB WORK LIST ACTIO NSRCDPEWL3 ELECTRONIC  EOB WORKL IST ACTION SRCDPEWL4E LECTRONIC  EOB WORKLI ST ACTIONS RCDPEWL5EL ECTRONIC E OB WORKLIS T ACTIONSR CDPEWL6ELE CTRONIC EO B WORKLIST  ACTIONSRC DPEWL7EDI  LOCKBOX WO RKLIST ERA  DISPLAY S CREENRCDPE WL8EDI LOC KBOX WORKL IST ERA LE VELRCDPEWL AELECTRONI C EOB MESS AGE WORKLI STRCDPEWLB EEOB WORKL IST BATCH  PROCESSING RCDPEWLPED I LOCKBOX  ERA and EE OB WORKLIS T procedur esRCDPEWLC EEOB WORKL IST BATCH  PROCESSING RCDPEWLDCo ntinuation  of routin e RCDPEWL0 RCDPEXELEC TRONIC EOB  EXCEPTION  PROCESSIN G – FILE 3 44.5RCDPEX 0837 EDI R ETURN MSG  EXTRACT MA IN LIST TE MPLATERCDP EX1ELECTRO NIC EOB ME SSAGE EXCE PTIONS PRO CESSRCDPEX 2ELECTRONI C EOB DETA IL EXCEPTI ON MAIN LI ST TEMPLAT ERCDPEX3EL ECTRONIC E OB EXCEPTI ON PROCESS ING – FILE  344.4RCDP EX31ELECTR ONIC EOB E XCEPTION P ROCESSING  – FILE 344 .4RCDPEX32 ELECTRONIC  EOB EXCEP TION PROCE SSING – FI LE 344.4RC DPEX4ELECT RONIC EOB  EXCEPTION  PROCESSING RCDPFMSPos t Deposit  Ticket to  FMS.RCDPFN 01Miscella neous Depo sit functi ons.RCDPLP L1link pay ments list  manager o ptionsRCDP LPL2link p ayments li st manager  optionsRC DPLPL3link  payments  list manag er options  (link pay ment)RCDPL PLMlink pa yments lis t manager  top routin eRCDPLPSRl ink paymen ts suspens e reportRC DPLSTListi ng for Dep osit Ticke ts.RCDPR21 5receipt p rocessing  sf215 repo rtRCDPRECT print a re ceiptRCDPR LISlist of  receipts  reportRCDP RPL1receip t profile  list manag er options RCDPRPL2re ceipt prof ile list m anager opt ionsRCDPRP L3receipt  profile li st manager  optionsRC DPRPL4rece ipt profil e list man ager optio nsRCDPRPLM receipt pr ofile list  manager t op routine RCDPRPLUre ceipt prof ile utilit iesRCDPRSE Aextended  searchRCDP RTPCLAIMS  MATCHING R EPORTRCDPR TP0CLAIMS  MATCHING R EPORTRCDPR TP1CLAIMS  MATCHING R EPORT (PRI NT)RCDPRTP 2CLAIMS MA TCHING REP ORTRCDPTPL Itransacti on profile  init to b uild array RCDPTPLMtr ansaction  profile li st manager  top routi neRCDPUDEP deposit ut ilitiesRCD PURE1proce ss a recei ptRCDPUREC receipt ut ilitiesRCD PUREDfile  344 receip t/payment  dd callsRC DPURETrece ipt utilit ies (trans actions)RC DPUTUtilit ies.RCDPVD PVoid a De posit.RCDP VWView a D eposit Tic ket.RCDPXF IMgenerate  mail mess age for re moving dup licate dep ositRCDPXF IXfix dupl icate depo sitsRCDPXP A1server,  utilities  for transm ission fil e 344.2RCD PXPAMauto  process pa yments, me ssage gene rationRCDP XPAPautoma tically pr ocess the  depositsRC DPXPAYserv er top to  receive el ectronic p aymentsRCE VDD1Proces s event dr iver DD fi elds.RCEVD RV1Adds ev ent to ent er file dr iver.RCEVG ENAccount  management  adjustmen t.RCEVUTLG eneric eve nt utiliti es.RCEVUTL 1Generic e vent utili ties.RCEXI NADExempt  int/admin  for Katrin a victims  from 9/1/0 5RCFMCAFCo nversion A R ACCTG Fi elds RPT.R CFMDRV1Add  FMS Docum ent.RCFMFN 02Return i nformation  for FMS D ocument pr ocessing.R CFMOBRBill  reconcili ation list .RCFMOBR1B ILL RECONC ILIATIONS  LISTRCFMOB R2BILL REC ONCILIATIO NS LISTRCF MOBR3BILL  RECONCILIA TIONS LIST RCFMPURPur ge AR Docu ments to F MS.RCFMUDL Unprocesse d document  list.RCFN 01Miscella neous AR f unctions.R CJIBFN1FUN C. CALLS F OR JOINT I B/ARRCJIBF N2FUNC. CA LLS FOR JO INT IB/ARR CJIBFN3COM MENT ADJUS TMENT TRAN SACTIONRCK ATPADJUST  ACCOUNTS F OR KATRINA  VETSRCKAT PDADJUST A CCOUNTS FO R KATRINA  VETS (CON' T)RCKATRPT KATRINA FI NANCIAL ST ATEMENT RE PORTRCMRGF IXROUTINE  TO FIX DUP LICATE ENT RIES IN DE BTOR FILER CMSDD1Proc ess DD sit e fields.R CMSFN01Mis cellaneous  site func tions.RCMS ITEEdit si te paramet ers.RCMSNU MAssign Co mmon Numbe ring Serie s.RCNRIGIG  REPORTSRC NR4Nationa l Roll-up  count bill .RCNR4ANRU  data coll ector 2.RC NR4PNation al Roll-Up  report.RC NR4TNation al Roll-Up  (Count tr ansactions ).RCNRBDPe rforms cal culations  for curren t bad debt  allowance .RCNRBD1Pe rforms cal culations  for curren t bad debt  allowance .RCNRSUMNa tional Rol l-Up Summa ry Documen ts.RCNRSUM 1Retransmi t NDB to F MS.RCRCACR C TRANSACT ION CODE L ISTRCRCACP RC THIRD P ARTY REFER RAL ACTION  CODE LIST RCRCALRC V IEW BILL L ISTRCRCAL1 TP REFERRA L ACTION L IST BUILDR CRCAL2RC A CTION BILL  LIST SORT  BUILDRCRC ALBRC FOLL OW-UP ACTI ON LIST BU ILDRCRCALE TP REFERRA L ACTION S EL/MOD LIS T BUILDRCR CATAR/RC A R TRANSACT ION TRANSM ISSIONRCRC AT1AR/RC S END AR TRA NSACTION T O RCRCRCBL RC VIEW BI LL LISTRCR CBL1EOB PR OCESSING L IST BUILDR CRCBLETP R EFERRAL AC TION SEL/M OD LIST BU ILDRCRCDIV RC REFERRA L DIVISION  UTILITY P ROGRAMRCRC ELRCRC TRA NSMISISON  LOGRCRCELE TRANSMISSI ON LOG SEL /RESEQ LIS T BUILDRCR CRECRC AND  DHCP RECO NCILIATION  REPORTSRC RCREC2RC A ND DHCP RE CONCILIATI ON REP LOO PRCRCREC3P ARSE RC/AR  DATA FOR  RECONCILIA TIONRCRCRR RC RECONCI LIATION DR IVERRCRCRT RC TRANSAC TION PROC  OVER INTER FACERCRCRT 1RC AND DO J TRANSACT ION ROU 1R CRCRT2RC A ND DOJ TRA NSACTION R OU 2RCRCSR VRC SERVER  DRIVERRCR CUIBRC REF ERRAL UTIL ITY IB INT ERFACE PRO GRAMRCRCUT LRC REFERR AL UTILITY  PROGRAMRC RCVARRC SE RVER TYPE  DRIVER VAR IABLESRCRC VCRC VIEW  REFERRAL C HECK LISTR CRCVCKTP P OSSIBLE RE FERRAL LIS T CHECKRCR CVCPTHIRD  PARTY REFE RRAL CHECK  LISTRCRCV LRC VIEW B ILL LISTRC RCVL1TP PO SSIBLE REF ERRAL LIST  BUILDRCRC VL2RC VIEW  BILL LIST  SORT BUIL DRCRCVLBRC  VIEW ACTI VE LIST BU ILDRCRCVLE TP POSSIBL E REFERRAL  SEL/MOD L IST BUILDR CRCVXMAR/R C ORIG BIL L TRANSMIS SIONRCRCXM 1AR/RC ORI GINAL TRAN SMISSION S ETRCRCXMSR C TRANSMIS SION MESSA GE HANDLER RCRJRnight ly process , monthly  data extra ctorsRCRJR BDbad debt  extractor  and repor tRCRJRBDEb ad debt ed it the rep ortRCRJRBD Rbad debt  report gen eratorRCRJ RBDTbad de bt retrans mitRCRJRCO control co llection o f monthly  dataRCRJRC O1continua tion of ar  data coll ectorRCRJR CO2start o f the ar2  data colle ctorRCRJRC OBcalculat e a bills  balanceRCR JRCOCcount  current r eceivables RCRJRCOLst art of the  ar data c ollectorRC RJRCORar d ata collec tor summar y reportRC RJRCOTcalc ulate a tr ansactions  balanceRC RJRCOUar d ata collec tor summar y reportRC RJRDEPDepo sit Reconc iliation R eportRCRJR OIGsend da ta for oig  extractRC RJRTR1tran saction re port (prin t)RCRJRTRA transactio n reportRC TCSJR
  202   Cross-Serv icing Debt  Referral  Reject Rep ort and TC S IAI Erro r Code Lis tRCTCSJSPr ocesses Cr oss-Servic ing Reject  server me ssages fro m AITCRCTC SJS1Proces ses and di splays Cro ss-Servici ng reject  dataRCTCSP 1Cross-Ser vicing Bil l Report,  Cross-Serv icing Reca ll Report,  Print Cro ss-Servici ng ReportR CTCSP2Cros s-Servicin g Transmis sion (Refe rrals)RCTC SP3
  203  
  204   Cross-Serv icing Due  Process No tification  Processin gRCTCSP3SC ross-Servi cing Due P rocess Not ification  Processing RCTCSPDCro ss-Servici ng Transmi ssion (Ref errals, Up dates, Rec alls)RCTCS PRS
  205   Cross-Serv icing Tran smission ( Process Re conciliati on Server  Messages f rom AITC)R CTCSPSCros s-Servicin g Transmis sion (Unpr ocessable) RCTCSPUCro ss-Servici ng Transmi ssion (Upd ates)RCTOP 1TOP TRANS MISSIONRCT OP2TOP TRA NSMISSIONR CTOP4TOP T RANSMISSIO NRCTOPDTOP  TRANSMISS IONRCTOPSD MC 90 DAY  (SERVER)RC TOPUTOP TR ANSMISSION RCTRANTran saction Hi story repo rt.RCTRAN1 Transactio n History  report.RCW ROFFwrite  off, termi natedRCWRO FF1partial  waiverRCX FMSC1fms c ash receip t (cr) bui ld linesRC XFMSCRfms  cash recei pt (cr) co de sheet g eneratorRC XFMSPRprin t revenue  source cod esRCXFMSSV fms standa rd voucher  (sv) code  sheet gen eratorRCXF MST1EDI Lo ckbox fms  transfer ( tr) cd sht  genRCXFMS TRTRI CARE  EXTRACT R OUTINERCXF MSTXfms tr ansfer (tr ) code she et generat orRCXFMSUF calculate  fms fund c ode for a  billRCXFMS URrevenue  source cod esRCXFMSUV fms vendor  idRCXFMSW 1fms write off (wr) c ode sheet  generator  for a tran sactionRCX FMSWRfms w riteoff (w r) code sh eet genera torRCXVACK AR Data Ex traction H L7 Query/A CKRCXVCHKC heck for b ad records RCXVDCAR D ata Extrac tion Data  CreationRC XVDC1AR Da ta Extract ion Data C reationRCX VDC10AR Da ta Extract ion Data C reationRCX VDC2AR Dat a Extracti on Data Cr eationRCXV DC3AR Data  Extractio n Data Cre ationRCXVD C4AR Data  Extraction  Data Crea tionRCXVDC 5AR Data E xtraction  Data Creat ionRCXVDC6 AR Data Ex traction D ata Creati onRCXVDC7A R Data Ext raction Da ta Creatio nRCXVDC8AR  Data Extr action Dat a Creation RCXVDEQAR  Data Extra ct Queue T riggerRCXV FTCFTP for  Cache NTR CXVFTPFTP  AR Data Ex tract Batc h FilesRCX VFTRRetrie ve FTP mes sagesRCXVF TVFTP for  VMSRCXVPAR MAR Parame ter File E ditorRCXVR MVAR Data  Extract Re moveRCXVSR VAR Data E xtract Ser ver Progra mRCXVTSKAR  Data Extr act Nightl y TaskRCXV UTILAR Dat a Extract  Utility Pr ogramRCYCr eate/edit  payment pa tch.RCY215 Report que ue.RCY21AR eport calc ulate.RCY2 1BReport p rint.RCYAP PApprove b atch.RCYCP AYCalculat es duplica te payment .RCYDD1Cal l utilitie s.RCYDD2DD  call util ities.RCYE Payment tr ansaction  processor. RCYHLPHelp  text proc essor.RCYL TTransacti on History  report.RC YPAYDate S orted Paym ent report RCYPTPost  transactio n from tem porary fil e.RCYPT2Ca lculate da ta for FMS  Document. RCYPT3Crea te FMS Doc ument stri ngs.RCYPT4 Check bill  status an d payment  amount.RCY RECPrints  receipts.R CYTRATrans fer paymen t.RCYUTUti lities.RCY VOIVoid ba tch.Accoun ts Receiva ble Mapped  Routines
  206   The follow ing is a l ist of Acc ounts Rece ivable rou tines with  indicatio ns of whet her routin e mapping  is recomme nded, not  critical,  or not rec ommended w hen using  a VAX/DSM  operating  system.
  207   RoutineMap ping Highl y Recommen dedMapping  Is Not Cr iticalMapp ing Not Re commendedP RCAACCPRCA ADBOPRCAAD INPRCAAPRP RCAAPR1PRC AATRPRCABD PRCABILPRC ABIL1PRCAB IL2PRCABIL 3PRCABJPRC ABJ1PRCABJ VPRCABP1PR CABP2PRCAB PFPRCACLMP RCACMPRCAC OLPRCACV10 PRCADCDJPR CADCJ1PRCA DELPRCADIN PRCADJPRCA DRPRCADR1P RCADR2PRCA DR3PRCAEAP RCAEA1PRCA EINPRCAEOL PRCAEXMPRC AFBDPRCAFB D1PRCAFBDM PRCAFBDUPR CAFDCTPRCA FNPRCAFN1P RCAFORPRCA FUTPRCAFWO PRCAGPRCAG DPRCAGDRPR CAGDTPRCAG FPRCAGF1PR CAGPPRCAGS PRCAGSTPRC AGST1PRCAG ST2PRCAGTP RCAGUPRCAH ISPRCAHIS1 PRCAHOLPRC AINS1PRCAI NSTPRCAKBT PRCAKBT1PR CAKMPRCAKM RPRCAKSPRC AKTPPRCAKU NPRCALETPR CALMPRCALS TPRCALST1P RCALT2PRCA MARKPRCAMA SPRCAMESGP RCAMRKCPRC ANRUPRCANR U0PRCANTE0 PRCANTE1PR CANTEGPRCA OFFPRCAOFF 1PRCAOFF2P RCAOFF3PRC AOLDPRCAPA TPRCAPAT1P RCAPAYPRCA PAY1PRCAPA Y2PRCAPAY3 PRCAPCLPRC APROPRCAPT RPRCAQUEPR CAREPPRCAR EPTPRCARET NPRCARFDPR CARFD1PRCA RFD2PRCARF D3PRCARFPP RCARFUPRCA RPSPRCARPS 1PRCASERPR CASER1PRCA SETPRCASIG PRCASVCPRC ASVC1PRCAS VC3PRCASVC 6PRCAUDTPR CAUDT1PRCA UPDPRCAUT1 PRCAUT2PRC AUT3PRCAUT LPRCAWOPRC AWO1PRCAWO FPRCAWREAP RCAWVPRCAX PRCAX1PRCA XPRCAMRCAM ADDRCAMDTH RCAMFN01RC AMLETRCCPW RCCPW1RCDP CONRCDPCRE RCDPDEPRCD PDRV1RCDPE DTRCDPFMSR CDPEN01RCD PLSTRCDPUT RCDPVDPRCD PVWRCEVDD1 RCEVDRV1RC EVGENRCEVU TLRCFMCAFR CFMDRV1RCF MFN02RCFMO BRRCFMPURR CFMUDLRCFN 01RCMSDD1R CMSFN01RCM SITERCMSNU MRCNR4RCNR 4ARCNR4PRC NR4TRCNRSU MRCNRSUM1R CTRANRCTRA N1RCYRCY21 5RCY21ARCY 21BRCYAPPR CYCPAYRCYD D1RCYDD2RC YERCYHLPRC YLTRCYPTRC YPT2RCYPT3 RCYPT4RCYR ECRCYTRARC YYUTRCYVOI List of Ac counts Rec eivable In put Templa tes
  208   Input Temp late NameF ileCompile d RoutineP RCA AR DEV 411PRCA AR 2 AMIS 243 -2492100PR CA AR2 AMI S 251-2542 100PRCA AR 2 AMIS 294 -2962100PR CA AR2 AMI S MEDIGAP2 100PRCA AR 2 AMIS MED IGAP VM210 0PRCA BATC H PAYMENT4 33^PRCATBP RCA BILL 1 080430PRCA  BILL 1081 430PRCA BI LL 1114430 PRCA CAT S ET430PRCA  CAUSED BY4 30PRCA COM MENT433PRC A CREATE B ILL STUB43 0PRCA CREA TE TRANS S TUB433PRCA  DOJ PARAM 430.5PRCA  FORM434PRC A FY ADJ14 33PRCA FY  ADJ2433PRC A FY ADJ2  BATCH433PR CA FY WAIV ED1433PRCA  FY WAIVED 2433PRCA I RS MASTER4 23PRCA IRS  UPDATE423 PRCA MONTH  ADMINT433 PRCA OLD S ET430^PRCA TAPRCA PAR AMETER430. 5PRCA PAYM ENT433PRCA  RE-ESTABL ISH WRITE- OFF433PRCA  SET430^PR CATEPRCABI LLVEN440PR CAC COWC R EFER430PRC AC DCDOJ R EFER433PRC AC DCDOJ R EREFER433P RCAC DCDOJ  RETN433PR CAC LOCATE  DEBTOR430 PRCAC RC I NFO430PRCA C RC REFER 433PRCAC R C TRAN433P RCAE ADDRE SS340PRCAE  ADM INT43 1PRCAE ADM IN433PRCAE  AUDIT430P RCAE BILL  FROM430.6P RCAE DC PA RAM430.5PR CAE DEBIT4 33PRCAE F  WAIVED433P RCAE INSUR ANCE DATA4 30PRCAE TE RMINATION4 33PRCAF CO MMON SERIE S430.4PRCA F MAXNUM L ETTERS430. 5PRCAF RET URN BILL43 0PRCASV RE L430^PRCAT SEPRCASV S TATUS430PR CAT EDIT G L430RCAM A DDRESS EDI T340RCAM C OMMENT341R CDP OPEN D EPOSIT344. 1RCDP TICK ET CONFIRM 344.1RCDP  TICKET DEP OSIT344.1R CEV CLOSE  EVENT341RC EV OPEN EV ENT341RCFM  CAF FILE  ENTRIES430 RCFM OPEN  DOCUMENT34 7RCMS ACCT  RECEIVABL E342.1RCMS  BANK DEPO SIT342.1RC MS BILLING  AGENCY342 .1RCMS CAS HIER342.1R CMS DEPT O F JUSTICE3 42.1RCMS D ISTRICT CO UNSEL342.1 RCMS EDI L OCKBOX342R CMS FORM L ETTER343RC MS GROUP 1 342.1RCMS  GROUP 2342 .1RCMS GRO UP 3342.1R CMS GROUP  4342.1RCMS  GROUP 534 2.1RCMS GR OUP 6342.1 RCMS GROUP  7342.1RCM S GROUP 83 42.1RCMS I RS342RCMS  NOTIFICATI ON342RCMS  RATES342RC MS REGIONA L COUNSEL3 42.1RCMS R ETURN PAYM ENT342.1RC MS SITE342 .1RCMS SIT E DEPOSIT3 42.1RCNR B AD DEBT ED IT348.1RCY  COPY PAYM ENT344RCY  PAYMENT 11 344RCY PAY MENT 3344R CY PAYMENT  4344RCY P AYMENT 534 4RCY PAYME NT 6344RCY  PAYMENT 7 344RCY PAY MENT 8344L ist of Acc ounts Rece ivable Pri nt Templat es
  209   Print Temp late NameF ileCompile d RoutineP RCA 3RD PR OFILE430^P RCATP5PRCA  3RD REPOR T430PRCA A DDR LIST34 0^PRCATO1P RCA AR LIS T430PRCA B ILL LIST43 0PRCA DISC REPANCY340 PRCA DISP  ADJ433^PRC ATO4PRCA D ISP AUDIT4 30^PRCATO2 PRCA DISP  AUDIT2430P RCA DISP C ARE433^PRC ATO5PRCA F MS DRC347P RCA FMS ST ATUS347^PR CATFPRCA F MS TRANS S TAT347^PRC ATF2PRCA F MS UNPROCE SSED LIST3 47PRCA FOL LOW-UP433P RCA LAST A CTIVITY430 PRCA LIST  HOLD430PRC A MEANS PR OFILE430^P RCATP2PRCA  NEWB LIST 430PRCA OT HER PROFIL E430^PRCAT P4PRCA PAR AMETER430. 5^PRCATO7P RCA PROFIL E430^PRCAT P1PRCA TCS P RECALLB
  210  
  211   430PRCA TC SP RECALLD
  212   430PRCA TR ANS PROFIL E433^PRCAT R3PRCA VEN DOR PROFIL E430^PRCAT P3PRCAA AM END AUDIT4 30^PRCATR2 PRCAC RETU RN AR430PR CAC TR LIS T433^PRCAT W1PRCAD CO WC LIST430 PRCAD DC D OJ430PRCAD  DELINQ430 PRCAL CAT  LIST430PRC AL L DC-DO J430PRCAL  MEANS LIST 430PRCAL P AYMENT LIS T433PRCAP  ADM INT431 PRCAP AMIS 433PRCAP C ARE WV433^ PRCATW3PRC AP COST433 ^PRCATO3PR CAP DC DOJ 430.5^PRCA TO6PRCAP D EBTOR LOCA TE430^PRCA TO9PRCAP E STABLISH A MIS430PRCA P OUTSTAND  AMIS430PR CAP REPAYM ENT430^PRC ATR1PRCAP  RETURN BIL L430^PRCAT P6PRCAP WA IVED433^PR CATW2PRCAR  CASH433PR CAR CASH B Y RECEIPT4 33PRCAR CA SH BY RECE IPT TWO433 PRCAR CASH  SUMMARY43 3PRCAR CON TINGENT RE PORT430PRC AR MAS REP ORT430PRCA RFD430^PRC ATRFPRCAS  DC433PRCAT  DISP CP43 0^PRCATO8P RCAT DISP  GL430^PRCA TO8PRCAT N EW AR430^P RCATP7PRCA T NEW TRAN S433^PRCAT P9PRCAY BA TCH STATUS 435PRCAY R ECEIPT435P RCAY RECEI PT LIST435 RCAM ADDRE SS UNKNOWN 340RCAM CO MMENT341RC CPC INQUIR E STATEMEN T349.2RCDM C REFERRED  DEBTS430R CDMC90A340 RCDMC90AH3 40RCDMC90B 340RCDP 21 5 FORM344. 1RCDP DEPO SIT LINE34 4RCDP DEPO SIT LINE 2 344RCDP DE POSIT LIST  BRIEF344. 1RCDP DEPO SIT LIST E XPAND344.1 RCDP DEPOS IT PROFILE 344.1RCDP  RECEIPT LI ST HEADER3 44RCDP REC EIPT LIST  HEADER 234 4RCMS INT/ ADM/PEN342 RCTOP REPO RT340RCTOP H340RCXV A CTIVE PRIN T430RCY BA TCH STATUS 344RCY REC EIPT344RCY  RECEIPT L IST344TCS  IAI ERROR  CODES348.5 List of Ac counts Rec eivable So rt Templat es
  213   Sort Templ ate NameFi leCompiled  RoutinePR CA 3RD REP ORT430PRCA  FOLLOW-UP 433PRCA LA ST ACTIVIT Y430PRCA P AYMENT DAT E433PRCA F MS DRC347P RCAR CASH4 33PRCAR CA SH BY RECE IPT433PRCA R CASH REC PT NUM SOR T433PRCARF D430PRCAS  AMIS SORT4 33PRCAS DC  SORT433PR CAS ESTABL ISH AMIS43 0PRCAS OUT STAND AMIS 430PRCAT N EW TRANS43 3RCAM ADDR ESS UNKNOW N340RCAM C OMMENT341R CCPC INQUI RE STATEME NT349.2RCX V ACTIVE S ORT430(Thi s page inc luded for  two-sided  copying.)
  214   Accounts R eceivable  Integratio n with Int egrated Bi lling and  National R oll-Up
  215   The Accoun ts Receiva ble (AR) m odule, the  Integrate d Billing  (IB), and  National R oll-Up pac kages were  designed  to be inte grated. Th e integrat ion allows  for patie nt billing  informati on created  in the IB  module to  be passed  to AR for  processin g. The int egration o f these th ree packag es require s close co ordination  between F iscal and  Medical Ad ministrati on Service s to insur e that bil ls created  using IB  will pass  the validi ty checks  included i n AR. The  following  pages expl ain the ro utines and  files use d to facil itate this  integrati on. Follow ing that d iscussion,  the error  processin g procedur es and err or message s are expl ained. Ple ase provid e this inf ormation t o both you r Fiscal a nd MAS app lication c oordinator s.
  216   The utilit ies descri bed herein  are solel y for the  use of the  IB and Na tional Rol l-Up packa ges. Each  of these i ntegration  points af fect the F iscal cont rols of AR  and there fore, only  packages  with writt en permiss ion from t he Develop ment ISC f or AR may  employ the se utiliti es.
  217   AR INTEGRA TION WITH  INTEGRATED  BILLING
  218   The routin es PRCASVC  and PRCAS VC1 have b een create d to give  IB the abi lity to pa ss billing  informati on into th e AR syste m. There a re three e ntry point s:
  219   SETUP^PRCA SVC, REL^P RCASVC, an d STATUS^P RCASVC.
  220   Their requ ired key v ariables a nd data fo rmats are  described  below:
  221   [SETUP^PRC ASVC]
  222   This entry  point set s up the A ccounts Re ceivable r ecord in F ile #430 a nd returns  the recor d number i n the vari able PRCAS V("ARREC") . Bill sta tus is set  to Bill I ncomplete.
  223   Input Vari ables
  224   PRCASV("SI TE")Requir ed. The th ree digit  station nu mber.PRCAS V("BNO")Re quired. Th e Bill num ber assign ed by the  service. S ix alphanu meric char acters.PRC ASV("SER") Required.  The sectio n/service  number, a  pointer to  File #49. Output Var iables
  225   PRCASV("AR REC")The i nternal re cord numbe r of the e ntry in
  226   File #430. PRCASV("AR BIL")The A ccounts Re ceivable B ill number  (site_"-" _service B ill number ).These tw o outputs  return a - 1 if the i nputs are  improper.
  227   [REL^PRCAS VC]
  228   This entry  point rel eases the  completed  Bill from  the Servic e to Fisca l. The sta tus of the  Bill will  become Ne w Bill. Th e call may  take a fe w seconds  to complet e processi ng.
  229   Input Vari ables
  230   PRCASV("CA T")Require d. The cat egory (typ e of Bill)  from File  #430.2, t he AR Cate gory file.  The param eter "CAT"  is the in ternal ent ry number  for the ca tegory. If  this Bill  is being  generated  as a resul t of a mea ns test, u se C-type  rather tha n Nursing  Home, Outp atient, or  Hospital  Care.PRCAS V("DEBTOR" )Required.  A variabl e pointer  to the pat ient, new  person, in surance co mpany, ins titution o r vendor f iles in th e format:
  231   record #;G LOBAL(File  #,
  232   Accounts R eceivable  needs this  format to  match the  entry in  File #340  AR Debtor  File. The  interrelat ionship of  the categ ory and de btor infor mation req uires spec ific globa l referenc es to be u sed to ins ure accura cy of Bill  processin g. Here ar e the poss ible categ ory/debtor  combinati ons and th e correct  global and  format fo r each sit uation:Deb torAR Cate gory File  (430.2)Rec ord #:GLOB AL (File#: PatientIne ligible"4; DPT("Emerg ency/Human itarian"4; DPT("C(Mea ns Test)"4 ;DPT("Insu rance Comp anyNo-Faul t Auto Acc ."4;DIC(36 ,"Crime of  Personal  Violence"4 ;DIC(36,"R eimbursabl e Health I nsurance"4 ;DIC(36,"F ee Reimbur sable Insu rance"4;DI C(36,"Fede ral Agenci es – Reimb ursable"4; DIC(36,"To rt Feasor" 4;DIC(36," Workman's  Compensati on"4;DIC(3 6,"VendorM ilitary"4; PRC(440,"V endor"4;PR C(440,"Fed eral Agenc ies – Refu ndable"4;P RC(440,"Ne w PersonCu rrent Empl oyee"4;VA( 200,"Ex-Em ployee"4;V A(200,"Ins titutionIn teragency" 4;DIC(4,"M edicare"4; DIC(4,"Sha ring Agree ments"4;DI C(4,"PRCAS V("BDT")Re quired. Th e date the  Bill was  generated,  in VA Fil eMan forma t, (e.g. 2 880602).PR CASV("ARRE C")Require d. The int ernal reco rd number  of the ent ry in File  #430.PRCA SV("FY")Re quired. Th e fiscal y ear and am ount, deli mited with  the up-ar row "^". C an be mult iple.
  233   "FY^amount ^FY^amount " e.g.:
  234   "88^69.50^ 87^150.00" PRCASV("AP R")Require d. Pass th e internal  entry num ber from t he NEW PER SON File # 200 of the  user that  approved  the Bill a t the serv ice level. PRCASV("CA RE")Requir ed. Type o f care for  Means Tes t/Category  C bills.  Pass a two  digit num ber. If th e first di git is a " 2" indicat ing skille d nursing,  the secon d digit is  ignored.  If the fir st digit i s other th an "2" the n it is ig nored and  the second  digit is  checked: " 1" or "2"  for inpati ent; "3" o r "4" for  outpatient .PRCASV("P AT")Requir ed for 3rd  Party. An  internal  pointer to  the
  235   Patient fi le for 3rd  party bil ls only, c ommonly ca lled (DFN) .PRCASV("2 NDINS")If  a third pa rty Bill h as seconda ry insuran ce, pass a n internal  pointer t o the Insu rance file .PRCASV("3 RDINS")If  a third pa rty Bill h as tertiar y insuranc e, pass an  internal  pointer to  the Insur ance file. PRCASV("IN PA")Third  party prim ary insura nce insure d's (patie nt) name.  3-25 chara cters, fre e text.PRC ASV("INID" )Third par ty primary  insurance  policy nu mber.
  236   3 - 16 cha racters, f ree text.P RCASV("GPN M")Third p arty prima ry insuran ce group n ame.
  237   3 - 17 cha racters, f ree text.O utput Vari ables
  238   The variab le PRCASVC  is set at  the start  of REL^PR CASVC and,  if all in puts are c orrect, it  is killed  at the en d and the  Bill statu s is chang ed to New  Bill.
  239   If a softw are check  of the inp ut variabl es finds a n error, p rocessing  stops and  PRCASVC re mains defi ned. If PR CASVC is u ndefined a t the end  of the cal l, a calli ng routine  can assum e that the  Bill was  successful ly release d to Fisca l.
  240   [STATUS^PR CASVC]
  241   This entry  point can  be used t o change t he current  status of  a Bill.
  242   Input Vari ables
  243   PRCASV("ST ATUS")Requ ired. Pass  the inter nal entry  number cor responding  to a Stat us Number  from file  #430.3 (nu mber range  200-299). PRCASV("AR REC")Requi red. The i nternal re cord numbe r of the e ntry in Fi le #430.RE TURNING BI LLS TO ORI GINATING S ERVICE
  244   There are  two ways i n which a  Bill can b e returned  to the or iginating  service af ter having  been pass ed to the  Accounts R eceivable  system via  the PRCAS VC routine . A new Bi ll going t hrough the  cycle for  the first  time can  be returne d during t he audit i n Fiscal S ervice if  an error i s discover ed. In thi s instance  it has a  status of  RETURNED F ROM AR (NE W). This s tatus appl ies only t o new bill s -- bills  that are  still with in the age ncy and ha ve not bee n sent to  the debtor . It's pos sible for  a Bill to  loop throu gh this pa rt of the  cycle seve ral times  and still  remain new .
  245   Once the B ill has be en passed  to the Acc ounting Te chnician a nd a CALM  Code Sheet  has been  sent to Au stin, the  Bill is as signed the  ACTIVE st atus and i s sent to  the debtor . If subse quent corr espondence  shows tha t there is  an error  in the Bil l, it is r eturned to  the origi nating ser vice with  a status o f RETURNED  FOR AMEND MENT.
  246   The Accoun ts Receiva ble system  provides  a means of  notifying  the Billi ng Clerk i n the serv ice when a  Bill has  been retur ned. Two s teps are r equired to  activate  this notif ication:
  247   A call to  COUNT^PRCA UT2 must b e included  in the Ac tion field  of the Se rvice Bill ing Clerk' s Menu Opt ion. When  the clerk  begins a s ession, th is will pr oduce an o n-screen m essage if  bills have  been retu rned. Only  the servi ces own bi lls are re flected in  this mess age.
  248   The option  PRCAL RET URNED BILL  must be i ncluded in  the Servi ce Billing  Clerk's m enu. Choos ing this o ption will  produce a  Returned  Bill List  that can b e queued t o a printe r or viewe d on the t erminal. T he listing  is servic e-specific ; bills fr om other s ervices wi ll not be  seen.
  249   When the r eturned Bi ll has a s tatus of R ETURNED FR OM AR (NEW ), correct ive action  should be  taken and  the Bill  passed bac k to the A ccounts Re ceivable s ystem by a gain calli ng REL^PRC ASVC and p roviding t he require d variable s that hav e been des cribed. Pr ocessing p roceeds as  if the Bi ll were ne w.
  250   If the dec ision has  been made  to cancel  the Bill,  the variab le PRCASV( "ARREC") m ust be set  to the in ternal rec ord number  of the Bi ll and a c all made t o CANCEL^P RCASV1.
  251   NOTE: Only  new bills  can be ca nceled in  this manne r. Once a  Bill has b een sent t o the debt or, the Am end Bill p rocess mus t be follo wed, even  if a decis ion is mad e to stop  further ac tion on th e Bill.
  252   When the s ervice has  made a de cision reg arding fur ther actio n on bills  that have  been RETU RNED FOR A MENDMENT,  the Bill i s passed b ack to the  Accounts  Receivable  system by  calling A MEND^PRCAS VC1. The v ariables d escribed a re require d, even if  no furthe r action w ill be tak en on the  Bill, beca use a perm anent reco rd is kept  of Bill a ctivity an d status.
  253   AR INTEGRA TION WITH  INTEGRATED  BILLING
  254   The follow ing Accoun ts Receiva ble option s require  integratio n with Int egrated Bi lling:
  255   The Accoun ts Receiva ble Transa ction Prof ile option  calls Int egrated Bi lling for  FULL and B RIEF views . When doi ng a FULL  or BRIEF p rofile, AR  calls Int egrated Bi lling for  pharmacy p rescriptio n informat ion. The r outines EN B^IBOLK an d ENF^IBOL K are call ed by Acco unts Recei vable whic h provides  a brief a nd full in quiry into  Integrate d Billing  by an Acco unts Recei vable tran saction nu mber.
  256   During ent ry of paym ents by th e Agent Ca shier to r eimbursabl e health i nsurance b ills, AR i s required  to notify  the user  of holds o n existing  IB bills  related to  the same  billable s ervices. T his requir es the Age nt Cashier  to determ ine if the  insurance  company h as paid th e patient' s portion  of the Bil l. The fun ction $$IB ^IBRUTL(IE N OF BILL)  is used t o check if  other pat ient bills  are on ho ld. The ro utine IBRR EL allows  the user t o remove h olds in th e IB packa ge. (This  is the Age nt Cashier 's menu op tion: Rele ase Holds  on AR [PRC AY RELEASE  HOLDS]).
  257   PRCASER
  258   The Accoun ts Receiva ble routin e PRCASER  is used fo r establis hing a new  charge (a  Bill) for  a debtor.  When call ing this r outine, a  new charge  (Pharmacy  Co-Pay, e tc.), will  be added  to the pat ient's acc ount.
  259   Input Vari able: X (d elimited b y "^")
  260   $P1: Site.  This is t he site nu mber of th e facility  the charg e is being  created b y. Example : 503, 516 , etc. Thi s is the s tation num ber field  from the I nstitution  File #4.
  261   $P2: Servi ce. This i s the serv ice that i s creating  the Bill.  This is t he pointer  to the Se rvice/Sect ion File # 49.
  262   $P3: Categ ory Number . This is  the Accoun ts Receiva ble catego ry that th e charge s hould fall  under.
  263   $P4: Debto r. This is  the debto r that the  charge sh ould fall  under.  Th is is a va riable poi nter to th e followin g files: V endor, New  Person, I nstitution , and Insu rance. For  Pharmacy  Co-Pay, th e debtor s hould be t he patient  in the fo rmat of "3 6;DPT(" (w here 36 is  the inter nal number  of the pa tient in t he Patient  file).
  264   $P5: Fisca l Year. Fi scal year  that the c harge shou ld be char ged to (in  2-digit f ormat).
  265   $P6: Amoun t. Must be  zero or g reater and  less than  9999999.9 9.
  266   $P7: User.  This is t he person  who create d the char ge. This i s a pointe r to the N EW PERSON  File #200.
  267   $P8: Date  Charge Gen erated. Th is is the  internal V A FileMan  date the c harge was  issued.
  268   Output Var iable: Y -  if no err ors are en countered  (delimited  by "^")
  269   $P1: Inter nal Bill N umber. Thi s is the i nternal fi le number  from the A ccounts Re ceivable F ile #430.
  270   $P2: Charg e ID. This  is the Bi ll number  (.01 field ) from the  Accounts  Receivable  File #430 . It must  be 10 char acters. Fo r example,  501K00000 1.
  271   $P3: Trans action Num ber. Since  an OPEN B ill may al ready exis t and can  be used, i t may be n ecessary t o add this  charge to  an alread y existing  Bill as a  transacti on. Hence,  this woul d be the p ointer val ue to the  AR TRANSAC TION File  #433. Howe ver, if a  new Bill i s set up f or the cur rent charg es, then t his piece  is equal t o zero.
  272   Output Var iable: Y -  if errors  are encou ntered (de limited by  "^")
  273   $P1: Error  Flag. Thi s = -1 if  unsuccessf ul.
  274   $P2: Error  Code. Thi s is the e rror code  from the I ntegrated  Billing
  275   Error file .
  276   PRCASER1
  277   The Accoun ts Receiva ble routin e PRCASER1  is used t o make tra nsactions  to an alre ady existi ng Bill. F or example , a Pharma cy Co-Pay  was charge d and late r canceled  because t he patient  did not r eceive the  prescript ion.
  278   Input Vari able: X (d elimited b y "^")
  279   $P1: Trans action Typ e. This is  the field  where the  transacti on number  is assigne d to each  transactio n in the A ccounts Re ceivable
  280   Transactio n Type Fil e #430.3.  Currently  this progr am will su pport only  decrease  adjustment s:
  281   DECREASE A DJUSTMENT  TRAN NUMBE R:21
  282   $P2: Amoun t. This is  the amoun t of the t ransaction . This num ber must b e greater  than zero  and less t han 999999 9.99.
  283   $P3: Bill  Number. Th is must be  the .01 v alue of th e Bill fro m the Acco unts Recei vable File  #430 and  must be 10  character s in lengt h. (Exampl e: 503-K10 001).
  284   $P4: User.  This is t he person  who is mak ing the ad justment.  Pointer to  the NEW P ERSON File  #200.
  285   $P5: Adjus tment Date . This is  the intern al VA File Man date w hen the ad justment o ccurred.
  286   $P6: Reaso n. This is  a free-te xt field ( up to 80 c haracters)  used to a dd the rea son the ad justment t ook place.  (optional ).
  287   Output Var iable: Y ( delimited  by "^")
  288   $P1: Succe ss Flag. E quals 0 if  successfu l, -1 if u nsuccessfu l.
  289   $P2: Error  Code. Thi s is the e rror code  from the I ntegrated  Billing
  290   Error file .
  291   $P3: Addit ion Text.  If additio nal text i s required  to descri be the err or, then i t is in th e third pi ece (up to  80 charac ters).
  292   PRCAFN
  293   This routi ne support s function s for the  Integrated  Billing p ackage. Th ese functi ons are va lid only f or non-pat ient bills . The cate gory type  of the Bil l must not  be PATIEN T or MEANS  TEST PATI ENT for th ese functi ons to wor k, except  for the PS T and CATN  functions .
  294   Function $ $BN^PRCAFN (Y):
  295   This funct ion return s the Bill  number. I nput to th is functio n must be  the intern al entry n umber of t he Bill. I f -1 is re turned, th e Bill doe s not exis t, or the  Bill does  not have a  Bill numb er.
  296   Function $ $CAT^PRCAF N(Y):
  297   This funct ion return s the cate gory numbe r, categor y name, an d category  type, sep arated by  "^". Input  to this f unction mu st be the  internal e ntry numbe r of the B ill. If -1  is return ed, the Bi ll does no t exist, o r the Bill  does not  have a cat egory.
  298   Function $ $CATN^PRCA FN(Y):
  299   This funct ion return s the cate gory numbe r, categor y name, an d category  type, sep arated by  "^". Input  to this f unction mu st be the  internal e ntry numbe r of a cat egory, Fil e #430.2.  If -1 is r eturned, t he categor y does not  exist.
  300   Function $ $TPR^PRCAF N(Y):
  301   This funct ion return s the tota l paid pri ncipal for  a specifi c Bill. In put to thi s function  must be t he interna l entry nu mber of th e Bill. If  -1 is ret urned, the  Bill does  not exist .
  302   Function $ $ORI^PRCAF N(Y):
  303   This funct ion return s the orig inal amoun t for a sp ecific Bil l. Input t o this fun ction must  be the in ternal ent ry number  of the Bil l. If -1 i s returned , the Bill  does not  exist.
  304   Function $ $STA^PRCAF N(Y):
  305   This funct ion return s the stat us number  and status  name for  a specific  Bill. Inp ut to this  function  must be th e internal  entry num ber of the  Bill. If  -1 is retu rned, the  Bill does  not exist,  or the Bi ll does no t have a s tatus.
  306   Function $ $CLO^PRCAF N(Y):
  307   This funct ion return s the date  the Bill  was closed , in VA Fi leMan form at. Input  to this fu nction mus t be the i nternal en try number  of the Bi ll. If -1  is returne d, the Bil l does not  exist, or  the Bill  does not h ave a stat us. If -2  is returne d, the Bil l is not c losed.
  308   Function $ $PST^PRCAF N(Y):
  309   This funct ion return s the stat ement day  for a debt or. This f unction is  only good  for patie nt type de btors. Inp ut to this  function  must be in  VA FileMa n variable  pointer f ormat, for  example:  "1438;DPT( " . If -1  is returne d, the pat ient is no t an AR de btor or do es not hav e a statem ent date a ssigned.
  310   Function $ $PUR^PRCAF N(Y):
  311   This funct ion return s the date  that a Bi ll can be  considered  "closed"  for purgin g purposes . The date  will be r eturned in  VA FileMa n format.  Input to t his functi on must be  the inter nal entry  number of  a Bill. If  a -1 is r eturned, i nformation  regarding  the Bill  should not  be purged .
  312   References
  313   Accounts R eceivable  references  to Integr ated Billi ng
  314   AR Routine /Option Ca llsIB Rout ineIB File  or Global  Reference Integratio n Agreemen tPRCAATREN F^IBOLKDBI A #126PRCA EOLIBCAMS‘ $D(^DGCR(3 99,PRCABN) )DBIA #309 PRCAY RELE ASE HOLDSI BRRELDBIA  #306PRCAD  REV CODE T OTALSIBOAM SDBIA #308 PRCALT2, P RCAGSREPRN T^IBCF13DB IA #307PRC APAY3$$MES S^IBRFNDBI A #310PRCA PROENB^IBO LK ENF^IBO LKDBIA #12 6RCYDD1$$I B^IBRUTLDB IA #304PRC AGST1,PRCA PROSTMT^IB RFN1(TRAN) DBIA #301P RCASVC3'$D (^DGCR(399 ,PRCABN))P RCADRSVDT^ IBRFN(BILL DBIA #300P RCAUDTIBCA MS'$D(^DGC R(399,PRCA BN))DBIA # 309PRCAAPR 1, RCYDD1$ $RXST^IBAR XEUDBIA #1 194RCNR4$$ CRIT^IBRFN 2DBIA #118 2Accounts  Receivable  reference s to Kerne l
  315   AR Routine /Option Ca llsGlobal  ReferenceI ntegration  Agreement PRCAP318^D IC(19) – d elete LOCK DBIA #6747 Integrated  Billing R eferences  to Account s Receivab le
  316   Integrated  Billing R outine Cal lsAR Routi neAR File  or Global  References IBCA2SETUP ^PRCASVC3I BCB1PRCASV C6
  317   REL^PRCASV CIBCB2PRCA SVC6IBCBB$ $CATN^PRCA FNIBCBB1$$ BN^PRCAFN
  318   $$STA^PRCA FNIBCCCSET UP^PRCASVC 3IBCNQ$$TP R^PRCAFN,
  319   $$BN^PRCAF N,
  320   $$STA^PRCA FNIBCC$$ST A^PRCAFN
  321   CANCEL^PRC ASVC1
  322   AMEND^PRCA SVC1IBOTR2 $$TPR^PRCA FN,
  323   $$CLO^PRCA FN,
  324   $$ORI^PRCA FNIBCRTN$$ RETN^PRCAF N
  325   PRCASVC6
  326   REL^PRCASV CIBCU61$$C ATN^PRCAFN IBCU$$STA^ PRCAFN
  327   $$CATN^PRC AFNIBCAMS$ $CAT^PRCAF N^PRCA(430 .2IBCORCI$ $ORI^PRCAF NIntegrate d Billing  Options
  328   IB OptionC alls AR Ro utineIB BI LLING CLER K MENUCOUN T^PRCAUT2I B BILLING  SUPERVISOR  MENUCOUNT ^PRCAUT2IB  RETURN BI LL LISTRET N^PRCALSTI B RETURN B ILL MENUCO UNT^PRCAUT 2Integrate d Billing  Data Dicti onary
  329   IB Data Di ctionary
  330   AR File/Gl obal Refer ence
  331   ^DD(350.1, .03,0) CHA RGE CATEGO RY^PRCA(43 0.2) AR CA TEGORY 
  332   ^DD(399.3, .06,0)
  333   ACCOUNTS R ECEIVABLE  CATEGORY^P RCA(430.2)  AR CATEGO RYAR Integ ration wit h National  Roll-Up
  334   The Nation al Roll-Up  routines  are in the  namespace  RCNR* and  run as a  background  job calle d by the N ational Ro ll-Up soft ware. Nati onal Roll- Up is a pr ocedure to  collect d ata from f ield stati ons and tr ansfer it  from the A R system t o a Nation al Roll-Up  interface . The Nati onal Roll- Up interfa ce resides  at each f ield stati on and tra nsmits inf ormation f rom the fi eld statio ns to the  National R oll-Up dat abase loca ted at the  San Franc isco ISC ( SF ISC).
  335   The SF ISC  is respon sible for  the design  of the Na tional Rol l-Up datab ase and in terface. A dditionall y, the SF  ISC is res ponsible f or generat ing report s, such as  the Sched ule 9 repo rt, from t he roll-up  database.
  336   The Accoun ts Receiva ble system  compiles  data and t ransfers i t to the r oll-up dat abase with out user i nteraction . Reports  of station s’ input a re returne d as confi rmation me ssages. Al l reports  derived fr om the Nat ional Roll -Up databa se are gen erated at  the SF ISC  and then  transmitte d to field  stations,  RD, OFM,  and MCCR,  where they  are print ed.
  337   Summary Wr ite-offs a nd Standar d Voucher  FMS docume nts for ap propriatio ns 5014 an d 2431 are  created a nd transmi tted to FM S from the  compiled  data. This  occurs au tomaticall y upon com pletion of  the runni ng of the  AR compone nt.
  338   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  339   Scope of A ccounts Re ceivable 4 .5
  340   CALLABLE R OUTINES
  341   AR contain s callable  routines  to support  integrati on with sp ecific mod ules of th e Integrat ed Billing  package.  See Extern al Relatio ns for fur ther infor mation on  the relati onship of  AR to othe r DHCP pac kages. 
  342   JOURNALING  
  343   It is reco mmended th at the ^PR CA, ^PRC,  ^RC, ^RCY,  and ^RCD  globals be  journaled . Do not j ournal ^PR CAK. 
  344   PURGING/AR CHIVING 
  345   AR automat ically pur ges proces sed paymen t batches  in the Pay ment Batch  File #344 , if the b atches are  60 days o ld or olde r. See app endix for  archiving  checklist  and proced ure. 
  346   EXTERNAL R ELATIONS 
  347   Your syste m must be  running th e followin g software  to succes sfully ope rate AR Ve rsion 4.5.  Versions  running mu st be thos e stated o r later: 
  348   KERNEL Ver sion 7.1 
  349   VA FileMan  Version 2 0 
  350   MAS Versio n 5.3 (PIM S) 
  351   IFCAP Vers ion 5.0 
  352   IB Version  2.0 
  353   Generic Co de Sheet 2 .0
  354   MailMan Ve rsion 8.0 
  355   Currently,  the Integ rated Bill ing (IB) p ackage int erfaces wi th AR rout ines, file s and util ities. AR  also inter faces with  the IB pa ckage. (Se e "Referen ces" of th e Integrat ed Billing  section o f this man ual for in tegration  agreement  numbers.)
  356   With this  version of  AR, it is  necessary  to be run ning IFCAP  for gener ation of d ocuments t o FMS and  site param eter infor mation. 
  357   INTERNAL R ELATIONS 
  358   AR is an i ntegrated  system. Al l componen ts must be  in place  for proper  operation  and all m enus are s tand alone . 
  359   PACKAGE WI DE VARIABL ES 
  360   AR contain s no packa ge wide va riables.
  361   File Defin itions and  Key Varia bles 
  362   This secti on of the  Technical  Manual pro vides a li sting of t he AR file s, their V A FileMan  access cod es, and a  descriptio n of the d ata stored  there. Al so include d in this  section ar e descript ions of th e exported  AR primar y menus wh ich are ba sed on spe cific posi tions with in Fiscal.  Another s ection lis ts AR prim ary option s and thei r descript ions. Ther e are no k ey variabl es within  AR.
  363   Accounts R eceivable  Files
  364   - AR DEBTO R This fil e should N EVER be ed ited direc tly by VA  FileMan. B y editing  this file  directly d ata corrup tion can o ccur. This  file hold s informat ion pertai ning to de btor accou nts. A deb tor can be  an insura nce compan y, patient , person,  institutio n, or vend or.
  365   - AR EVENT  This file  contains  events tha t occurred  to a debt or's accou nt. This f ile should  NEVER be  edited dir ectly. Eve ntually al l types of  events wi ll be stor ed in this  file as t he Account s Receivab le package  moves to  a transact ion-based  system. Ne w data wil l overwrit e existing  data.
  366   - AR EVENT  TYPE This  file is a  table tha t allows t he AR pack age to man age events  throughou t the AR p ackage. Th is file mu st NEVER b e edited b y sites or  any users . By editi ng this fi le, data c orruption  can occur  and functi onality in  the AR pa ckage may  be comprom ised.
  367   - AR SITE  PARAMETER  This file  holds para meters tha t allows t he site to  customize  certain f unctionali ty of the  AR package .
  368   - AR GROUP  This file  allows si tes to def ine a "gro up", such  as: Billin g Agencies , Agent Ca shier, Ret urn Paymen t, etc. Th ese groups  represent  a person,  instituti on, or ent ity. Withi n each gro up, inform ation can  be defined  that is u sed in the  AR packag e. The mai n purpose  for this f ile is for  tracking  address in formation.
  369   - AR GROUP  TYPE This  file allo ws the use r to defin e a group  type name  which can  further de fined in t he AR GROU P file.
  370   – AR USER  CUSTOMIZE  FILE This  file store s the most  recently  selected p arameters  and the pr inter to b e called b y a user w hen custom izing the  screen and  the print er options .
  371   - AR FORM  LETTER Thi s file hol ds all the  follow-up  letters t hat the AR  package s upports. T hese lette rs can eit her be man ually gene rated by t he user or  automatic ally gener ated by th e AR packa ge. New da ta will ov erwrite ex isting dat a. This fi le is not  to be edit ed unless  directed b y Central  Office.
  372   - AR BATCH  PAYMENT T his file h olds batch  payment i nformation . Payments  no longer  are poste d directly  to patien t bills, b ut rather,  entered i nto this f ile. Once  the entrie s in this  file are r econciled  with cash  on-hand an d verified  to be cor rect, they  are then  'posted' t o the pati ent bills  during a b ackground  job. This  file shoul d NEVER be  edited di rectly via  VA FileMa n. Informa tion in th is file sh ould only  be modifie d via the  AR package  options.
  373   - AR DEPOS IT This fi le allows  the user t o create a nd define  AR Deposit  Tickets.
  374   – AR PAYME NT TRANSAC TIONS FILE  This file  is used t o store pa yments rec eived for  automatic  processing .
  375   - EDI LOCK BOX DEPOSI T This fil e is used  by EDI Loc kbox modul e to store  electroni c deposit  (EFT) summ ary inform ation rece ived as X1 2 835 mess ages via M ailMan.
  376   344.31 – E DI THIRD P ARTY EFT D ETAIL This  file is u sed by EDI  Lockbox m odule to s tore elect ronic depo sit detail  informati on from EF T messages .
  377   344.4 – EL ECTRONIC R EMITTANCE  ADVICE Thi s file is  used by ED I Lockbox  module to  store elec tronic rem ittance ad vice (ERA)  informati on receive d as X12 8 35 message s via Mail Man.
  378   344.49 – E DI LOCKBOX  EOB WORKL IST This w ork file o r scratch  pad is use d by EDI L ockbox mod ule to sto re manual  adjustment s made to  ERA and is  then used  to create  receipts.
  379   – AR EDI L OCKBOX MES SAGE: This  file is u sed by EDI  Lockbox m odule to s tore messa ge excepti ons. The E DI Lockbox  Exception s option i s used to  process ex ception ma nually.
  380   - RCDPE AU TO-PAY EXC LUSION: Th is file is  populated  based on  the data i n the ELEC TRONIC REM ITTANCE AD VICE file  (#344.4).  Whenever t he nightly  batch job  encounter s a new PA YER NAME/P AYER ID co mbination,  a new rec ord will b e added to  this file . The file  will be m aintained  via the ED I Lockbox  Parameters  [RCDPE ED I LOCKBOX  PARAMETERS ] option.
  381   - RCDPE PA RAMETER: T his file h olds the p arameters  specific t o the EDI  Lockbox pr ocesses (e Payments).
  382   - RCDPE CA RC-RARC AU TO DEC: Th is file wi ll store a ll of the  CARCs or R ARCs that  can be use d during a uto-decrea se of a pa tient's bi ll.
  383   344.7 - RC DPE PARAME TER AUDIT:  This file  is for au diting cha nges to th e RCDPE PA RAMETER fi le (#344.6 1).
  384   - RCDPE SU SPENSE AUD IT: This f ile will s tore all o f the audi t entries  when an ER A line ite m is place d in suspe nse. Once  in suspens e, the sus pensed ite m will upd ate the au dit log wh enever the  suspended  item is r efunded or  paid.
  385   - RCDPE AU TO-POST AU DIT: This  file will  store the  processing  history o f an ERA i f the ERA  can be aut o-posted.  Once the P RCA NIGHTL Y PROCESS  determines  that an E RA can be  auto-poste d, an entr y will be  filed for  every Auto -Post Stat us change  (file 344,  field 4.0 2).
  386   344.9 - RC DPE DM REP ORT PARAME TERS: This  file stor es the par ameters ne cessary fo r generati ng and if  necessary,  transmitt ing the AR  Diagnosti c Measures  reports.
  387   344.91 - R CDPE DM RE PORT ARCHI VE: This f ile will s tore a cop y of the A R Diagnost ic Measure s Reports  generated  as part of  the Night ly Process .
  388   - AR EDI C ARC DATA:  This file  stores the  codes and  descripti ons of the  Claim Adj ustment Re mittance C odes (CARC ) file pub lished by  the Washin gton Publi shing Comp any. The C ARC data i s updated  by the FSC , which ha s a subscr iption fro m WPC to o btain upda ted codes  and descri ptions.
  389   - AR PLB A DJUST CODE : This fil e stores t he codes a nd descrip tions of t he Provide r Level Ba lance Code s (PLB Cod es). The P LB Codes a re publish ed by CMS  and origin ate from t heir Healt hcare Inte grated Gen eral Ledge r Accounti ng System  (HIGLAS).
  390   - AR EDI R ARC DATA:  This file  stores the  codes and  descripti ons of the  Remittanc e Advice R emark Code s (RARC) f ile publis hed by the  Washingto n Publishi ng Company . The RARC  data is u pdated by  the FSC th at has a s ubscriptio n to WPC f or these c odes.
  391   - AR FMS D OCUMENT Th is file is  invoked w hen an FMS  Document  is created  by a user . It conta ins all th e necessar y informat ion for th e FMS Docu ment trans mission.
  392   - AR FMS D OCUMENT TY PE This fi le is a po inter file  to file 3 47 (AR FMS  DOCUMENT) . The docu ment type  is defined  and creat ed in this  file.
  393   - AR FMS N DB TOTALS  This file  holds the  totals tra nsmitted i n summary  to FMS wit h the runn ing of the  National  Data Base.  Currently , this inc ludes Stan dard Vouch ers and Su mmary Writ e-Offs.
  394   - REVENUE  SOURCE COD ES This fi le contain s the reve nue source  codes req uired for  detail FMS  documents . The reve nue source  code is u sed for th e Reimburs able earni ngs report  generated  by FMS.
  395   - AR/FMS D OCUMENTS T his file c ontains th e Transact ion codes  sent to FM S and the  transactio n code for  related d ocument. I E. BD 01 i s sent to  FMS, any o ther docum ent that r eferences  the BD 01  must conta in a relat ed trans c ode.
  396   348 - AR N ATIONAL DA TA BASE CR ITERIA Thi s file hol ds the dat a points f or the Acc ounts Rece ivable Dat a collecto rs that tr ansmit dat a to the N ational Da ta Base in  San Franc isco. 
  397   348.1 - BA D DEBT ALL OWANCE Thi s file is  used to st ore figure s used in  the bad de bt allowan ce calcula tion.
  398   348.2 – TO P REFUND/R EVERSAL CO DES FILE T his file i s used to  store the  Refund and  Refund Re versal cod es to be p laced on t he corresp onding TOP  documents .  The cod es are sto red by cal endar year .  This fi le is upda ted throug h a menu o ption, whe never Trea sury advis es the VA  of the cod es for the  next year .
  399   348.4 – AR  DATA QUEU E FILE Thi s file con tains bill  entries w hich based  upon cert ain criter ia have be en trigger ed into th is file.   These bill  entries a re used to  export da ta informa tion for C BO to the  Boston All ocation Re source Cen ter (ARC).
  400   348.5 – TC S IAI ERRO R CODES FI LE This fi le holds t he Cross-S ervicing e rror codes  for the I ntegrated  Agency Int erface (IA I) file tr ansmission  of debt/d ebtor reco rds into F edDebt.
  401   348.6 - TC S IAI ACTI ON CODES F ILE This f ile holds  the Cross- Servicing  action cod es for the  Integrate d Agency I nterface ( IAI) file  transmissi on of debt /debtor re cords into  FedDebt.
  402   348.7 – TC S IAI RECO RD TYPES F ILE This f ile holds  the Cross- Servicing  record typ es for the  Integrate d Agency I nterface ( IAI) file  transmissi on of debt /debtor re cords into  FedDebt.
  403   349 - AR T RANSMISSIO N RECORDS  FILE This  file is us ed to stor e transmis sion recor ds that ar e sent by  the Accoun ts Receiva ble softwa re.
  404   349.1 - AR  TRANSMISS ION TYPE F ILE This f ile stores  the trans mission ty pes used i n file 349  AR TRANSM ISSION REC ORDS.
  405   349.2 - AR  CCPC STAT EMENTS FIL E This fil e stores t he patient  statement  informati on that is  sent from  AR to CCP C.
  406   349.3 - AR  RC TRANSM ISSIONS FI LE This fi le keeps a  record of  the elect ronic AR T ransmissio ns sent vi a the Regi onal Couns el Interfa ce.  Entri es in this  file will  be purged  routinely . This fil e may grow  to be ver y large.
  407   349.4 - AR  RC TRANSA CTION CODE S FILE Thi s file con tains the  transactio n codes se nt from th e Regional  Counsel O ffice for  Third Part y bills th at are ref erred.    Transmissi ons contai ning these  codes wil l be appli ed to the  bill as th e AR actio n that is  associated  with the  code. Thes e associat ions were  predetermi ned by the  General C ounsel Off ice and  DNS     MCCR. Modi fication o f these co des is pro hibited.
  408   349.7 - CC PC STATEME NT ERRORS  FILE This  file is a  list of th e errors t hat may be  returned  from CCPC  as reasons  for a pat ient state ment not p rinting.
  409   349.8 - CC PC ERROR T YPE FILE T his file h as all the  error cod e types fo r CCPC.
  410   349.9 - AR  TRANSMISS ION SEGMEN TS FILE Th is file ho lds the in formation  for AR tra nsmission  routers ba sed on typ e.
  411   430 - ACCO UNTS RECEI VABLE This  is the ma in file of  the Accou nts Receiv able syste m. It hold s a perman ent record , by Bill  number, of  the recei vable. DO  NOT USE FI LEMAN TO E DIT THIS F ILE DIRECT LY! Using  VA FileMan  will comp romise sys tem integr ity. Use t he AR menu  options.
  412   430.2 - AC COUNTS REC EIVABLE CA TEGORY Thi s file sto res the ca tegories u sed for bi lling purp oses. DO N OT EDIT TH IS FILE! N ew data wi ll overwri te existin g data.
  413   430.3 - AC COUNTS REC EIVABLE TR ANS.TYPE T his file s tores the  type categ ories used  to identi fy transac tions in t he AR Tran saction fi le (No. 43 3) along w ith flags  that are s et to cont rol their  use. DO NO T EDIT THI S FILE! Ne w data wil l overwrit e existing  data.
  414   430.4 – AR  BILL NUMB ER FILE Th is file co ntains the  establish ed common  numbering  series for  billing p urposes. D O NOT USE  FILEMAN TO  EDIT THIS  FILE DIRE CTLY! Usin g FileMan  will compr omise syst em integri ty. Use th e AR menu  options.
  415   430.5 – AR  PARAMETER  FILE This  file hold s the stat ion-specif ic paramet ers for th e Billing  and Accoun ts Receiva ble module s. Address es, phone  numbers, r eferral am ounts, etc . are stor ed. This i nformation  is used t hroughout  the AR sys tem.  DO N OT USE FIE LMAN TO ED IT THIS FI LE DIRECTL Y! Using F ileman wil l compromi se system  integrity.  Use the A R menu opt ions.
  416   430.6 - AR  DEBT LIST  This file  holds sho rt text en tries that  are used  in the deb t collecti on letters  to identi fy the sou rce of the  Bill. DO  NOT USE FI LEMAN TO E DIT THIS F ILE DIRECT LY! Using  VA FileMan  will comp romise sys tem integr ity. Use t he AR menu  options.
  417   430.7 – AR  BILLING E RROR HANDL ING FILE T his file h olds the e rror messa ges that a ppear in t he bulleti n that is  sent when  billing er rors are d etected by  the AR pa ckage.
  418   430.8 - AR  ARCHIVE T his file s erves as a  temporary  storage f ile for ar chived AR  Records. E ntries in  this file  are popula ted by the  AR Archiv e Module.  DO NOT USE  FILEMAN T O EDIT THI S FILE DIR ECTLY!
  419   430.9 – AR  CONVERSIO NS FILE Th is file wi ll be used  to store  Account Re ceivable c onversion  data items .  DO NOT  USE VA FIL EMANAGER T O EDIT THI S FILE DIR ECTLY!
  420   431 – AR I NTEREST RA TE FILE Th is file st ores the e ffective d ates and r ates for i nterest an d administ rative cha rges levie d on past  due accoun ts. DO NOT  USE FILEM AN TO EDIT  THIS FILE  DIRECTLY!  Using Fil eman will  compromise  system in tegrity. U se the AR  menu optio ns.
  421   433 - AR T RANSACTION  This file  holds the  Accounts  Receivable  transacti ons and al l related  informatio n. DO NOT  USE VA FIL EMAN TO ED IT THIS FI LE DIRECTL Y! Using V A FileMan  will compr omise syst em integri ty. Use th e AR optio ns.
  422   434 - ACCO UNTS RECEI VABLE FORM  LETTER FI LE This fi le hold th e text of  the standa rdized For m Letters  that must  be mailed  to the deb tor. The t ext of the  letters m ay be edit ed, but ex treme care  should be  taken to  not alter  the format ting windo ws.
  423   435 - BATC H PAYMENT  FILE This  file holds  batch pay ments info rmation.   Payments n o longer a re posted  directly t o patient  bills, but  rather, e ntered int o this fil e.  Once t he entries  in this f ile are re conciled w ith cash o n-hand and  verified  to be corr ect, they  are then ' posted' to  the patie nt bills d uring a ba ckground j ob.
  424   436.1 - AR  MEDICARE  DEDUCTIBLE  ALERTS PA RT A FILE  This file  is used to  store Med icare Part  A Deducti ble Alerts  (MDA) tha t are rece ived by th e Financia l Services  Center (F SC) in Aus tin and se nt to the  individual  sites.  T his data w ill be use d by the n ew MDA wor k list so  that Accou nts Receiv able perso nnel can t ake any ne cessary ac tion.
  425   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  426   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  427   Accounts R eceivable  Menu Struc ture and O ption Defi nitions
  428   The follow ing pages  are descri ptions of  the export ed AR prim ary menus.  There are  main Acco unts Recei vable menu s. They ar e as follo ws:
  429   Agent Cash ier Menu
  430   AR Process ing Menu
  431   Billing Me nu
  432   Clerk Menu
  433   Supervisor  Menu
  434   EDI Lockbo x Menu
  435   These menu s were dev ised to fo llow the a ctual posi tions at a  facility.  Facility  positions  correspond  to AR men us as foll ows:
  436   Primary Me nu Brief D escription  User’s Po sition Age nt Cashier  Menu mana ge the col lection of  patient d ebts Agent  Cashier A R Processi ng Menu pr ocess debt s for remo te Acct Sy stem Accou nting Tech nician Cle rk’s Menu  manage the  billing o f MCCR deb ts Fiscal  Clerk Bill ing Menu m anage the  billing of  Non-MCCR  debts Bill ing Superv isor/Clerk  Payments  MenuManage  3rd Party  paymentse Payments C lerkSuperv isor Menu  adjust deb ts and man age the AR  software  AR Supervi sor There  are severa l security  keys whic h accompan y this pac kage and s hould be a ssigned to  those ind ividuals w ith a high  level of  authority  (i.e., Fis cal Office r/Certifyi ng Officer , Accounts  Receivabl e Supervis or, Billin g Supervis or, and ce rtain AR C lerks.
  437   Please not e that the se are onl y suggeste d menus. Y our facili ty has the  ability t o create i ndividuali zed menus,  based on  specific n eeds, usin g Menu Man agement. P lease use  the Diagra m Options  features o f the Kern el to prin t copies o f the full  menus pro vided by A R. It is i mportant t hat you wo rk with th e AR Appli cation Coo rdinators  in decidin g the assi gnment of  these menu s and keys .
  438   The follow ing pages  outline th e Accounts  Receivabl e Menu str ucture, al ong with d escription s of the m enus and o ptions.
  439   Accounts R eceivable  Menu [PRCA T USER] 
  440   This is th e Accounts  Receivabl e Menu for  the Accou nting Tech nician.
  441   Agent Cash ier Menu [ RCDP AGENT  CASHIER M ENU]: 
  442   This menu  is the top  level men u for proc essing pay ments.
  443   Account Pr ofile [RCD P ACCOUNT  PROFILE]
  444   This optio n will all ow you to  profile a  patient’s  account.
  445   Auto-Poste d Receipt  Report [RC DPE AUTO-P OST RECEIP T REPORT]
  446   This repor t displays  receipt d etails ass ociated wi th auto-po sted ERA/E FT, includ ing totals .
  447   Bill Profi le [RCDP B ILL PROFIL E]
  448   This optio n will all ow you to  profile a  bill.
  449   Bill Trans actions [R CDP BILL T RANSACTION S]
  450   This optio n will all ow you to  list all t he transac tions for  a bill.
  451   Deposit Pr ocessing [ RCDP DEPOS IT PROCESS ING]
  452  
This optio n will all ow you to  process de posits.
  453   Extended C heck/Trace /Credit Ca rd Search 
  454   [RCDP EXTE NDED CHECK /CC SEARCH ]
  455  
This optio n will sea rch all pa yments for  a check,  trace #, o r credit c ard number .
  456   Link Payme nt to Acco unt [RCDP  LINK PAYME NT TO ACCO UNT]
  457  
This optio n will all ow you to  link an un matched pa yment to a n account.
  458   Link Payme nt Trackin g Report [ RCDPE SUSP ENSE AUDIT  REPORT]
  459   This repor t displays  the proce ssing audi t trail fo r all rece ipts that  were place d in suspe nse.
  460   List of Re ceipts Rep ort [RCDP  LIST OF RE CEIPTS REP ORT]
  461   This optio n will pri nt a list  of receipt s opened b etween sel ected date  ranges.
  462   Patient Pa yment/Refu nd Transac tion Histo ry Inquiry  
  463   [PRCA PAYM ENT TRANS  HISTORY]
  464   This repor t lists a  history of  payment/r efund tran sactions f or a patie nt for a s pecified d ate range.
  465   Receipt Pr ocessing [ RCDP RECEI PT PROCESS ING]
  466  
This optio n will all ow you to  process re ceipts.
  467   Release Ho lds on AR  [PRCAY REL EASE HOLDS ]
  468   This optio n allows t he agent c ashier to  release ho lds on Mea ns Test bi lls. There  may be so me require ments for  the VA to  "hold-off"  billing t he patient  until pay ment is re ceived fro m the insu rance comp any. When  a payment  is receive d from an  insurance  company, a ny "holds"  on bills  to be sent  to the pa tient need  to be rem oved and t he patient  should be  billed. T his option  allows th e user to  forward th e bills fr om MCCR to  AR to sta rt the col lection pr ocess.
  469   Summary SF 215 Report  [RCDP SUM MARY 215 R EPORT]
  470   This optio n will pri nt the sum mary 215 r eport for  a selected  deposit.  It consist s of an SF 215 for ea ch receipt  in the de posit and  a grand to tals page  summarizin g all the  receipt to tals.
  471   Third Part y Joint In quiry [IBJ  THIRD PAR TY JOINT I NQUIRY]
  472   Set of act ions and s creens for  Third Par ty AR/IB J oint Inqui ry. Provid es detaile d informat ion on any  Third Par ty Claim.
  473   Transactio n Profile  [RCDP TRAN SACTION PR OFILE]
  474   This optio n will all ow you to  profile a  transactio n recorded  against a  bill.
  475   Bill Statu s Edit [45 2 EDIT BIL L STATUS]
  476   Brief Acco unt Profil e [PRCAY A CCOUNT PRO FILE]:
  477  
This optio n will dis play an Ac count Prof ile for Pa tient, Ven dors, Insu rance Comp anies, etc .
  478   FMS Utilit ies Menu [ PRCA FMS U TILITIES]
  479   This top l evel menu  contains a ll the opt ions to re send, edit  and view  FMS docume nts.
  480   Document S tatus Inqu iry [PRCA  FMS DOCUME NT INQUIRY ]
  481   This main  option con tains the  options fo r viewing  an FMS doc ument, for  example a  billing d ocument, w rite-off,  etc. that  was sent t o FMS.
  482   Billing Do cument Inq uiry [PRCA  FMS BILL  INQ]
  483   This optio n is used  to view th e status o f a detail  bill sent  to FMS.
  484   Regenerate  Prior Mon th OBR [PR CA FMS OBR  MANUAL TR ANS]
  485   This optio n is used  to regener ate the pr ior month  Outstandin g Bill Rec onciliatio n report.
  486   Transactio n Inquiry  [PRCA FMS  TRANS INQ]
  487   This optio n is used  display th e FMS stat us for an  A/R transa ction.
  488   Unprocesse d Document  List [PRC A FMS UNPR OCESSED LI ST]
  489   This optio n will pri nt a list  of FMS doc uments tha t have bee n updated  three or m ore days a go.
  490   FMS Cash R eceipt Rec onciliatio n (132 col .)[ PRCA F MS DOC/REC PT COMPAR]
  491   This repor t allows t he user to  view Cash  Receipt d ocuments f rom a spec ified tick et number  or range o f numbers  and dates.  The recei pts are ca tegorized  by appropr iation. Ea ch appropr iation is  totaled wi th a grand  total of  all receip ts shown a t the end.
  492   FMS Regene ration Men u [PRCA FM S REGENERA TION]
  493   This optio n is the t op level m enu for re generating  FMS docum ents to Au stin.
  494   Billing Do cument Reg eneration  [PRCA FMS  BD REGEN]
  495   This optio n regenera tes a FMS  document r ejected in  Austin.
  496   Edit FMS A ccounting  Elements [ PRCA FMS A CCT EDIT]
  497   This optio n is used  to edit th e accounti ng line in formation  on FMS bil ling docum ents.
  498   Modified B illing Doc ument Rege neration [ PRCA FMS M BD REGEN]
  499   This optio n regenera tes a modi fied billi ng documen t that rej ected in A ustin.
  500   National D ata Base D ocument Re generation  [PRCA FMS  NDB REGEN ]
  501   This optio n is used  to regener ate FMS na tional dat a base doc uments.
  502   Overpaymen t (OP) Doc ument Rege neration [ PRCAT FMS  OP REGEN]
  503   This optio n will all ow a user  to retrans mit a "rej ected" OP  document.  It will on ly allow t he retrans mission of  an OP doc ument that  has actua lly been r efunded in  the AR pa ckage and  has been r ejected by  FMS.
  504   Regenerate  FMS Cash  Receipt Do cument [PR CA FMS CAS H RECEIPT] .
  505   This optio n is to re -create an d re-trans mit the Ca sh Receipt  Documents .
  506   Remove inv alid SUB B OC [PRCA F MS SBOC]
  507   This optio n is used  to remove  an INVALID  SUB BOC f rom a reje cted FMS d ocument.
  508   Write-Off  Document R egeneratio n [PRCA FM S WRITE-OF F]
  509   This optio n is used  to regener ate a reje cted write -off docum ent.
  510   Full Accou nt Profile  [PRCAY FU LL ACCOUNT  PROFILE]
  511   This optio n will dis play a ful l account  profile of  all bills  for a deb tor regard less of th e status o f the Bill .
  512   Patient Pa yment/Refu nd Transac tion Histo ry Inquiry  [PRCA PAY MENT TRANS  HISTORY]
  513   This repor t lists a  history of  payment/r efund tran sactions f or a patie nt for a s pecified d ate range.
  514   Payments p osted from  Prepaymen t [PRCA PR EPAY POST]
  515   This optio n lists, b y date sel ected, the  AR transa ctions tha t are decr eases from  prepaymen t bills, a nd their c orrespondi ng Account s Receivab le transac tions that  are eithe r payments  in full,  or payment s in part.  An error  will displ ay if the  decrease t ransaction  and the p ayment tra nsaction d o not bala nce.
  516   Profile of  Accounts  Receivable  [PRCAC PR OFILE]
  517   This optio n displays  all the A R data the  user need s. He may  see the da ta on his  terminal s creen or p rint the p rofile on  a designat ed printer . The prof ile is cla ssified by  category:  patient,  vendor, or  3rd party .
  518   Status Lis ting For B ills [PRCA L STATUS L IST]
  519   This repor t will all ow users t o view bil ls by a pa rticular s tatus.
  520   Transactio n Profile  [PRCAC TRA NS PROFILE ]
  521   Use this o ption to s ee a profi le of a si ngle trans action. Mo re complet e informat ion on an  account is  available  with the  PRCAC PROF ILE option .
  522   Deposit Ma nagement [ PRCA DEPOS IT MGR]:   This subme nu allows  the user a ccess to t he Deposit  options.
  523   Create Dep osit Ticke t [PRCA CR EATE DEPOS IT]:  This  option en ables the  user to cr eate a new  Deposit T icket.
  524   Deposit Mo ney to Ban k [PRCA DE POSIT MONE Y]:  This  option all ows the us er to appr ove a tick et for dep osit to a  bank.  If  a deposit  ticket has  no receip t associat ed with it , the user  will be a sked to pr ovide nece ssary info rmation be fore the t icket can  be approve d.
  525   Confirm De posit from  Bank [PRC A CONFIRM  DEPOSIT]:   This opti on allows  the user t o select a nd summari ly enter a  confirmat ion that a  deposit t icket numb er has bee n deposite d to the b ank.
  526   Summary Li sting of D eposits [P RCA SUMMAR Y DEPOSIT] :  By choo sing this  option, th e user is  able to vi ew informa tion about  past and  current de posit tick ets.
  527   Edit a Dep osit Ticke t [PRCA ED IT A DEPOS IT]:  This  option al lows the u ser to cha nge inform ation on a  deposit t icket.
  528   Process De posit [PRC A PROCESS  DEPOSIT]:   This opti on allows  the user t o transmit  or proces s a deposi t ticket t o FMS.
  529   Receipt Li st for Dep osit [PRCA  RECEIPT L IST]:  Thi s option s hows infor mation ass ociated wi th receipt s that are  attached  to selecte d deposit  tickets.
  530   View a Dep osit [PRCA  VIEW A DE POSIT]:  B y using th is option,  the user  can view d etailed in formation  about a sp ecific dep osit ticke t.
  531   Void a Dep osit [PRCA Y VOID DEP OSIT]:  Th is option  allows the  user to v oid a Depo sit Ticket . The tick et must fi rst be “em ptied” of  all receip ts.
  532   Print 215  Report [PR CAY PRINT  215]
  533   This optio n will pri nt a 215 R eport, sor ted by app ropriation  number fo r a given  receipt nu mber enter ed by the  user. It w ill also s how errors  of paymen t (a payme nt entered  without a n appropri ation) and  posting e rrors.
  534   BILLING [P RCA BILL]
  535   This is th e main men u for the  Billing mo dule. It i s used by  Billing Cl erks and B illing Sup ervisors.  The option s on this  menu that  are locked  with the  PRCASVC ke y are avai lable to a nd seen by  Billing S upervisors , but not  by Billing  Clerks.
  536   New Bill ( Enter) [PR CA BIL ENT ER]
  537   This optio n is used  to enter a  new Bill.  The Bill  number is  assigned b y the syst em from th e series e stablished  for each  service. A fter enter ing all in formation  the user c an display  or print  the Bill.
  538   Display Pe nding Bill  [PRCA BIL  PRNT]
  539   This optio n allows t he user to  display a  Bill on t he current  terminal  or print t he Bill on  a printer .
  540   Approve/Pr int Pendin g Bill [PR CA BIL APP ROVE]
  541   This optio n allows t he user to  electroni cally sign  a Bill an d send it  to Fiscal.
  542   Edit Bill  [PRCA BIL  EDIT]
  543   This optio n allows t he user to  edit all  informatio n in a Bil l.
  544   Cancel Bil l [PRCA BI L CANCEL]
  545   This optio n allows t he user to  cancel a  Bill that  has not be en approve d.
  546   Amend Bill  Returned  from AR [P RCA BIL AM END]
  547   Users at t he Service /Section l evel can u se this op tion to co rrect a Bi ll that ha s been ret urned for  amendment.
  548   Bill Statu s Listing  [PRCA BILL  STATUS LI STING]
  549   This optio n will all ow a servi ce to list  Bills in  a certain  status for  their res pective se rvice.
  550   List All B ills [PRCA  LIST ALL  BILLS]
  551   This optio n will lis t all bill s for the  service of  the perso n that has  generated  the repor t. The rep ort will d isplay inf ormation,  such as Fo rm Type, O riginal Am ount, Curr ent Balanc e, Debtor,  and Bill  # sort by  Status.
  552   View a Bil l [PRCA VI EW A BILL]
  553   This optio n allows t he service  to view a  Bill that  was enter ed. The in formation  displayed  will show  the curren t status a nd follow- up action  taken and  the final  results (W ritten-off , collecte d, cancele d, etc.).
  554   FINANCE AR  MANAGER M ENU [PRCA  MANAGER ME NU]
  555   This menu  contains 
the Clerk' s AR menu,  the 
Supervisor 's AR menu , and the  EDI Diagno stic Measu res Report  menu
.  This menu  is availab le to and  used by Fi scal Offic ers.
       
  556   Clerk's AR  Menu [PRC A CLERK ME NU]
  557   This is th e menu for  the Accou nts Receiv able Clerk . It also  contains t he Agent C ashier Men u, which c ontains op tions avai lable to t he Agent C ashiers. N ote that t he locked  options ar e seen by  and access ible to on ly those A R Clerks a nd/or Agen t Cashiers  holding t he PRCAY P AYMENT SUP  security  key.
  558   Supervisor 's AR Menu  [PRCAF SU PERVISOR M ENU]
  559   This is th e menu for  the Accou nts Receiv able Super visor.
  560   EDI Diagno stic Measu res Report s … [RCDPE  EDI NATIO NAL REPORT S]
  561   This is a  menu for A R's EDI Di agnostic M easures Na tional Rep orts.  The se reports  allow a f acility to  measure t he current  usage rat es of elec tronic bil ling to an d electron ic payment s from thi rd party i nsurers.
  562   CLERK'S AR  MENU [PRC A CLERK ME NU]
  563   This is th e menu for  the Accou nts Receiv able Clerk . It also  contains t he Agent C ashier Men u, which c ontains op tions avai lable to t he Agent C ashiers. N ote that t he locked  options ar e seen by  and access ible to on ly those A R Clerks a nd/or Agen t Cashiers  holding t he PRCAY P AYMENT SUP  security  key.
  564   Audit/Set  up a New A ccounts Re ceivable [ PRCAA SET/ AUDIT NEW  BILL]
  565   This menu  has option s that all ow the AR  Clerk to a udit bills  and estab lish new a ccounts. A n account  for the de btor must  exist befo re the aud it of a Bi ll can be  completed.  The syste m will pro mpt for ac count info rmation if  necessary .
  566   Audit an E lectronic  Bill [PRCA A AUDIT]
  567   Audit a ne w Accounts  Receivabl e from gen erating se rvices suc h as MAS,  Supply ser vice, and  Library. Y ou m ay re turn this  Bill to th e originat ing servic e.
  568   Set up and  Audit New  Accounts  Receivable  [PRCAA SE TUP BILL]
  569   This optio n establis hes a new  account fo r bills en tered by a  service.  The bills  will be cl assified b y category .
  570   Amended Bi ll Audit [ PRCAA AMEN D AUDIT]
  571   Fiscal use s this opt ion to aud it a Bill  that was r eturned fo r amendmen t and is o n its seco nd or subs equent pas s through  the system .
  572   Edit an In complete A ccounts Re ceivable [ PRCAA INCO MPLETE]
  573   This edits  an incomp lete accou nts receiv able. The  current st atus of th is account  is "I"-in complete.  This accou nt will be  inactive  until the  status is  changed to  active.
  574   New Bill F orms Print  [PRCAB PR INT BILLS]
  575   Use this o ption to p rint the n ewly arriv ed Bill fo rms genera ted by ser vices. The  Bill form s are UB-9 2, 1080 an d 1081.
  576   Other Bill  Form Prin t [PRCAB P RINT OTHER  BILLS]
  577   Use this o ption to p rint the n ew 1080 an d 1081 fre e form bil ls generat ed by the  services.
  578   Reprint "O ther" Bill  [PRCAB RE PRINT OTHE R BILL]
  579   This is us ed to repr int 1080 a nd 1081 bi lls.
  580   Profile of  Accounts  Receivable  [PRCAC PR OFILE]
  581   This displ ays all th e AR data  the user n eeds. The  user may s ee this da ta on the  terminal s creen or p rint the p rofile on  a designat ed printer . The prof ile is cla ssified by  category,  e.g. pati ent, vendo r, or 3rd  party.
  582   Update Acc ounts Rece ivable [PR CAC CHANGE ]
  583   This super visory men u contains  the optio ns for cha nging/edit ing accoun ts and acc ounts rece ivable.
  584   Locate Deb tor's Addr ess [PRCAC  LOCATE DE BTOR]
  585   This optio n maintain s a record  of attemp ts t
o track th e debtor's  current a ddress thr ough the S tate Depar tment of M otor Vehic les (or eq uivalent),  Internal  Revenue Se rvice, Cre dit Agency  Check, Pa tient Fold er, etc.
  586   DC/DOJ Act ion Menu [ PRCAC DCDO J ACTION M ENU]
  587   This menu  contains o ptions tha t create a nd maintai n records  of all acc ounts that  are refer red to the  District  Counsel or  the Depar tment of J ustice.
  588   Refer to D C/DOJ [PRC AC DCDOJ R EFER]
  589   Use this o ption to r ecord the  date and a mount data  for an ac count whic h is being  referred  to the Dis trict Coun sel or Dep artment of  Justice.
  590   Returned b y DC/DOJ [ PRCAC DCDO J RETURNED ]
  591   Use this o ption to r ecord the  date retur ned by DC/ DOJ for an  account t hat was re ferred. Th is option  should be  used for r ecording a ccounts th at are ret urned by D C/DOJ beca use the de bt has bee n cleared  as a resul t of corre ctive awar d action,  or account s that are  returned  and will b e cleared  by appropr iate write -off becau se of deat h, bankrup tcy, etc.
  592   Re-Refer t o DC/DOJ [ PRCAC DCDO J REREFER]
  593   Use this o ption to r e-refer an  account t o the Dist rict Couns el or the  Department  of Justic e.
  594   Debit Vouc her (SF 55 15) [PRCAC  DCDOJ DEB IT]
  595   Use this o ption to a pply a deb it voucher  transacti on from th e District  Counsel o r the Depa rtment of  Justice.
  596   Waived by  DC/DOJ [PR CAC DCDOJ  WAIVER]
  597   Use this o ption to a pply the t ransaction  for an ac count that  is being  waived by  the Distri ct Counsel  or Depart ment of Ju stice. The  account s hould have  already b een referr ed to the  DC/DOJ for  this opti on to func tion.
  598   Terminated  by DC/DOJ  [PRCAC DC DOJ TERM]
  599   Use this o ption to t erminate a n account  that has b een sent t o the Dist rict Couns el or Depa rtment of  Justice wh en it has  been deter mined that  the debt  is not col lectible a nd the DC/ DOJ file h as been cl osed.
  600   Compromise d by DC/DO J [PRCAC D CDOJ COMPR OMISE]
  601   Use this o ption to a pply a com promise tr ansaction  to an acco unt that w as referre d to the D istrict Co unsel or D epartment  of Justice  for colle ction.
  602   Repayment  Plan Menu  [PRCAC REP AYMENT MEN U]
  603   This is th e Repaymen t Plan Men u.
  604   Set Up Rep ayment Pla n [PRCAC S ET REPAYME NT]
  605   This optio n sets up  a repaymen t plan for  an accoun t. The num ber of pay ments must  be less t han or equ al to 60 ( within 5 y ears).
  606   Profile of  Repayment  Plan [PRC AC PROFILE  REPAYMENT ]
  607   This optio n prints a  profile o f an agree d upon rep ayment pla n for an a ccount.
  608   Print a Pa yment Stat ement [PRC AC PRINT S TATEMENT]
  609   This optio n prints a  statement  for a rep ayment pla n. If a de btor has a n establis hed repaym ent plan a nd p payme nts are ma de, this s tatement i s the offi cial recei pt and mus t be maile d to the d ebtor.
  610   Reprint a  Payment St atement [P RCAC REPRI NT STATEME NT]
  611   This optio n reprints  a payment  statement . Enter th e date the  original  statement  was printe d and sele ct the cor rect accou nt.
  612   Add an Adm inistrativ e Cost [PR CAC TR ADM ]
  613   This optio n adds an  administra tive cost  to the acc ounts rece ivable. Th e cost cou ld be mars hal fee, c ourt cost,  IRS Loc.  cost, Cred it Rep. co st, Dept.  of Motor V ehicles Lo c. cost, C onsumer Re p. Agency  cost, etc.  These cos ts are acc rued to th e administ rative cos t balance  automatica lly.
  614   3rd Party  Informatio n Data Edi t [PRCAC 3 RD DATA]
  615   Edit 3rd p arty infor mation dat a - insure r's name,  ID number,  group nam e, group n umber and  employer's  informati on.
  616   Update 'Bi ll Resulti ng From' D ata [PRCAC  BILL RESU LTING]
  617   Use this o ption to u pdate the  'BILL RESU LTING FROM ' informat ion. These  are brief  statement s that are  used in t he follow- up letters  to identi fy the sou rce/cause  of the bil l.
  618   COWC Refer ral [PRCAC  COWC REFE R]
  619   Use this o ption to k eep a reco rd of an a ccount tha t is being  referred  to the DVB  Committee  on Waiver s and Comp romise. Th e referral  date may  be changed  if found  to be inco rrect.
  620   Adjustment  to Accoun ts Receiva ble [PRCAC  TRANSACTI ON]
  621   This is a  menu optio n that con tains the  adjustment , waiver,  suspend, r eestablish , and term ination tr ansaction  options.
  622   Adjustment  to an AR  record [PR CAC TR ADJ USTMENT]
  623   This optio n is used  to make ad justments  to an acco unt. An ad justment i s used to  reflect re vision to  the princi pal balanc e. A decre ase adjust ment will  cause a ne gative adj ustment to  principal  balance.
  624   Decrease A djustment  [PRCAC TR  DECREASE]
  625   This optio n enters a n adjustme nt that de creases an  account's  principal  balance.
  626   Increase A djustment  [PRCAC TR  INCREASE]
  627   This optio n enters a n adjustme nt that in creases an  account's  principal  balance.
  628   Waive an A ccounts Re ceivable [ PRCAC TR W AIVED]
  629   This optio n is used  to waive a n accounts  receivabl e. There a re two typ es of waiv er transac tions- Wai ved in ful l and waiv ed in part . In case  of waived  in full, t he current  status of  the accou nts will b e changed  to inactiv e. In the  case of a  partial wa iver, the  amount wil l be appli ed to the  principal  balance.
  630   Partial Wa iver [PRCA C WAIVED P ART]
  631   Use this o ption when  the AR is  waived in  part. The  account r emains act ive.
  632   Full Waive r [PRCAC W AIVED FULL ]
  633   Use this o ption when  the AR is  waived in  full. The  account w ill be wri tten-off,  and its st atus chang ed to "Wri te-Off".
  634   Terminate  an Account s Receivab le [PRCAC  TR TERMINA TION]
  635   This optio n is used  to termina te an acco unts recei vable at t he user's  request. T here are t wo types o f Terminat ion transa ctions: Te rminated b y Fiscal O fficer and  Terminate d by compr omise with  DC/DOJ. T his termin ation chan ges the cu rrent stat us of the  account to  “Write-Of f”.
  636   Fiscal Off icer Termi nated [PRC AC TR TERM -FISCAL]
  637   Use this o ption to p rocess the  account t erminated  by fiscal  officer. T his change s the acco unt's stat us to "Wri te-Off".
  638   Compromise  Terminati on [PRCAC  TR TERMCOM PROMISE]
  639   Use this o ption to p rocess the  account t erminated  by comprom ise. This  changes th e account' s status t o "Write-O ff".
  640   Re-Establi sh Bill [P RCAC TR RE -ESTABLISH  BILL]
  641   This optio n is used  to re-acti vate a Bil l that is  in the Wri te-Off, Su spended, C ancellatio n or Colle cted/Close d status.  This will  create a R e-establis h Transact ion and ch ange the s tatus of t he Bill to  Active (n ot prepaym ent Bill).  If the Bi ll has no  balance, y ou must en ter in the  re-establ ish amount  of the Bi ll which w ill be the  principal  balance o f the Bill .
  642   Suspend an  AR Bill [ PRCAC TR S USPENDED]
  643   This optio n will all ow the use r to place  a selecte d AR Bill  that has a  principal  balance i nto the Su spended st atus. A Bi ll in this  status wi ll not pri nt on the  patient's  statement  but it doe s accrue a dministrat ive charge s. The sta tus of the  selected  Bill will  change to  Suspended  and create  a SUSPENS E transact ion for th e current  outstandin g amount.
  644   Report Men u for Acco unts Recei vable [PRC AD REPORT  MENU]
  645   This is a  menu of op tions for  printing f ormal repo rts for AM IS Reports , 3rd Part y Bills, D elinquent  Accounts,  etc.
  646   Accounts R eceivable  Status Rep orts [PRCA L LIST MEN U]
  647   This is a  menu of op tions to d isplay lis ts of bill s by statu s (new, in complete,  active, an d written-  off) or r eferral ac tion (Dist rict Couns el or Depa rtment of  Justice).
  648   DC Pending  Referral  AR Listing  [PRCAL RE FER DC]
  649   This optio n prints a  list of a ccounts pe nding refe rral to th e District  Counsel b ased on a  principal  balance wi thin the r anges set  by the PRC AF PARM DC  option an d showing  no account  activity  for thirty  days afte r the thir d follow-u p letter.
  650   DOJ Pendin g Referral  AR Listin g [PRCAL R EFER DOJ]
  651   This optio n prints a  list of a ccounts pe nding refe rral to th e Departme nt of Just ice based  on a princ ipal balan ce exceedi ng the min imum set b y the PRCA F PARM DOJ  option an d showing  no account  activity  for thirty  days afte r the thir d follow-u p letter.
  652   Medicare D eductible  Alert Work list [PRCA  MDA WORKL IST]
  653   This optio n is the w ork list f or process ing Medica re Deducti ble Alerts .
  654   Category L isting for  Bills [PR CAL OTHER  LIST]
  655   Use this o ption to p rint a lis ting of re ceivables  other than  Category  C. You wil l need to  select the  current s tatus and  category.
  656   Status Lis ting For B ills [PRCA L STATUS L IST]
  657   This repor t will all ow users t o view bil ls by a pa rticular s tatus.
  658   Refunds to  be Approv ed by Cert ifying Off icial [PRC A REFUND R EVIEW LIST ] This opt ion is use d to print  all refun ds that ha ve been RE FUNDED, bu t that hav e not been  approved  by the cer tifying of ficial to  be transmi tted to FM S.
  659   Delinquent  AR Report s [PRCAD R  DELINQUEN T MENU]
  660  
This is a  menu of op tions for  printing d elinquent  account re ports.
  661   31-90 Deli nquent Acc ounts [PRC AD RDL 90]
  662  
This print s a list o f accounts  delinquen t 31-90 da ys.
  663   91-180 day s Delinque nt Account s [PRCAD R DL 180]
  664  
This print s a list o f accounts  delinquen t 91-180 d ays.
  665   181-365 da ys Delinqu ent Accoun ts [PRCAD  RDL 365]
  666  
This print s a list o f accounts  delinquen t 181-365  days.
  667   Over 365 d ays Delinq uent Accou nts [PRCAD  RDL OVER3 65]
  668  
This print s a list o f accounts  delinquen t more tha n 365 days .
  669   Print All  Delinquent  Accounts  [PRCAD RDL  ALL]
  670   This print s a list o f all acco unts delin quent more  than 30 d ays.
  671   Report of  AR by Last  Activity  Date [PRCA  LAST ACTI VITY]
  672   This repor t will pri nt bills,  sorted by  category,  by the dat e of last  activity.  The date o f last act ivity is d efined as  the date o f when the  bills wer e last "lo oked" at o r had some  activity.  This date  is derive d by findi ng the mos t recent d ate of the  following :
  673   Last time  a letter p rinted (LE TTER1, LET TER2, LETT ER3)
  674   Date Bill  was prepar ed
  675   Date statu s was last  updated
  676   Date the l ast transa ction was  entered in to the sys tem or Tra nsaction d ate
  677   If none of  these dat es are fou nd, then t he default  date is 0 1/01/91. O nly those  bills in a n "unresol ved" statu s (Active,  Suspense,  etc.) are  printed.  Those bill s that hav e been res olved are  not displa yed.
  678   Management  Reports [ PRCAD MANA GEMENT REP ORT MENU]
  679   This is a  menu of op tions used  to print  reports on  3rd Party  Accounts,  Admin/Int erest Rate s, AMIS Re ports, etc .
  680   3rd Party  Accounts R eport Prin t [PRCAD R  3RD]
  681   This print s the acti ve 3rd Par ty Account s, sorted  by Debtor.
  682   Admin/Inte rest Rates  Print [PR CAD R INT  RATE]
  683   This print s a list o f Admin/In terest Rat es -- dail y, monthly  and annua l rates ar e displaye d.
  684   DC/DOJ Deb t Collecti on Report  [PRCAD DCD OJ COLLECT ION]
  685   This is a  menu for t he DC/DOJ  debt colle ction repo rt, RCS 04 -0462/0464 .
  686   DC Debt Co llection R eport [PRC AD DC COLL ECT]
  687   Use this o ption to p rint the D istrict Co unsel debt  collectio n report.  This is ne eded to pr epare the  VA Form 4- 5320a/b.
  688   DOJ Debt C ollection  Report [PR CAD DOJ CO LLECTION]
  689   Use this p rint-out t o prepare  the VA For m 4-5320a/ b, Departm ent of Jus tice Debt  Collection  Report.
  690   Co-Pay Wai ver Report  [PRCA CO- PAY WAIVER  REPORT]
  691   This optio n allows t he user to  enter dat a for line s 9-20 of  the co-pay  waiver re port. Afte r the user  accepts t his data e ntry, a ba ckground j ob is queu ed to comp ile data f or lines 1 -8. After  compilatio n of the d ata, the r eport is s ent to G.P CWMCCR at  FORUM (in  string for mat). The  report als o is deliv ered to th e sender’s  IN box in  a printed  format.
  692   Contingent  3rd party  AR Report  [PRCAD CO NTINGENT 3 RD]
  693   This optio n prints t he conting ent 3rd Pa rty Accoun ts referre d to the D istrict Co unsel or D epartment  of Justice  for colle ction.
  694   IRS Offset  Report [P RCA IRS OF FSET]
  695   This repor t is run m onthly and  provides  a snapshot  of the cu rrent stat us of AR's  referred  to IRS for  offset. I t shows, a s of a poi nt in time , the numb er of IRS  Offset let ters that  were print ed since t he last IR S Offset r eport and  the total  amount of  debt corre sponding t o those le tters, as  well as th e number a nd value o f debts ac tually ref erred to t he IRS, an d the amou nt of coll ections on  debts tha t have rec eived by I RS for off set.
  696   Medication  Co-pay Ex emption Re port [PRCA X CO-PAY E XEMPTION R EPORT]
  697   This optio n produces  a report  showing th e medicati on co-pay  exemption  adjustment s applied  to the sys tem for a  given time  period se lected by  the user.  The report  will disp lay the pa tient name , patient  ID, Bill n umber, tra nsaction n umber, and  transacti on amount  for the ad justment.
  698   Payments w ith Write- offs Repor t [PRCA PA YMENTS WIT H WRITE-OF FS]
  699   This repor t will sho w patients  that have  made paym ents and h ave bills  in the wri te-off sta tus. This  report wou ld be used  to re-eva luate if b ills in th e write-of f status s hould be m ade active  for colle ction purp oses. Writ ten-off bi lls are st ill collec table and  follow-up  action sho uld be act ivated for  these bil ls if the  patient is  making pa yments.
  700   Revenue Co de Totals  by Rate Ty pe [PRCAD  REV CODE T OTALS]
  701   Prints tot als of Rev enue Code  amounts by  Rate Type . To colle ct data fo r AMIS Seg ments 295  and 296.
  702   Transactio n History  [PRCA TRAN  TYPE HIST ORY]
  703   This optio n will cre ate a repo rt that wi ll list al l transact ions sorte d by type  of transac tion, cate gory of bi ll and dat e for the  specified  type of tr ansaction,  category  of bill an d date ran ge.
  704   Reconcilia tion Repor ts [PRCAD  RECONCILE  MENU]
  705   This is a  menu of op tions for  printing r econciliat ion report s for Dist rict Couns el, Depart ment of Ju stice, Com mittee on  Waivers an d Compromi se, MAS, o ther servi ces, Agent  Cashier,  etc.
  706   Date Sorte d Payment  Report [PR CAD RECON  CASHIER]
  707   This optio n prints t he agent c ashier rec onciliatio n report.  Choose the  time peri od for the  report. T he Bill #,  Payment R eceipt #,  Payment da te and Pay ment amoun t will be  shown.
  708   MAS Reconc iliation R eport ...  [PRCAD MAS  REPORT]
  709   This is a  menu for b ills gener ated by MA S to recon cile betwe en Fiscal  and MAS.
  710   Third Part y Complete d [PRCAD R ECON MAS]
  711   This optio n prints t he MAS rec onciliatio n report.  Choose the  time peri od for the  report. T his report  prints th e 3rd part y accounts  only. The  Bill #, D ate bill p repared an d Original  amount wi ll be show n.
  712   Other Comp leted [PRC AD MAS COM PLETE]
  713   This print s the bill s accepted  by Fiscal  for the d esignated  period. Th is prints  only MAS b ills.
  714   Incomplete  [PRCAD MA S INCOMPLE TE]
  715   This print s the bill s with 'Bi ll Incompl ete' statu s generate d by Servi ce.
  716   DC Referre d Report P rint [PRCA D R DC]
  717   This optio n prints a  list of t he Account s which ha ve been re ferred to  the Distri ct Counsel .
  718   DOJ Referr ed Report  Print [PRC AD R DOJ]
  719   This optio n prints a  listing o f the Acco unts which  have been  referred  to the Dep artment of  Justice.  The princi pal balanc e on the a ccount is  greater th an $1200 u nless othe rwise set.
  720   COWC Refer red Report  Print [PR CAD COWC L IST]
  721   Use this o ption to g et a listi ng of the  accounts r eferred to  the DVB C ommittee o f Waivers  and Compro mise.
  722   Payments P osted from  Prepaymen t [PRCA PR EPAY POST]
  723   This optio n will lis t by date  selected,  the AR Tra nsactions  that are D ecreases f rom Prepay ment bills  and their  correspon ding AR Tr ansaction  that is a  Payment in  Full or P ayment in  Part to an  Account R eceivable  bill. An e rror will  display if  the decre ase transa ction and  the paymen t transact ion don't  balance.
  724   Payment tr ansactions  that are  applied to  bills tha t are not  in the 36x 5014 Appro priation w ill be fla gged, in o rder to no tify the A R Tech. to  include t hat paymen t amount o n a 928.23  transacti on type co de sheet.
  725   Follow-up  Letter Men u [PRCAE F OLLOW-UP]
  726   This is a  menu that  contains o ptions for  Follow-up  letters,  Form lette rs, Patien t Statemen ts and IRS  Letters.
  727   Hold Print ing a Foll ow-up Lett er [PRCAE  L HOLD]
  728   This optio n holds th e printing  of a foll ow-up lett er until t he letter  is release d.
  729   NOTE: This  option do es not hol d the prin ting of bi lls or cha rges on th e patient  statement.
  730   Remove Hol d on Follo w-Up Lette r [PRCAE L ET REL]
  731  
This relea ses held l etters for  printing.
  732   Print Stat ements/Let ters by Da te [PRCAE  PR LETTERS ]
  733   This optio n will pri nt Patient  Statement s and Foll ow-up Lett ers that s hould have  printed o n the sele cted date  but didn't . All stat ements and  letters w ill print  if no pati ent is sel ected.
  734   NOTE: Ente r a patien t name to  print a Pa tient Stat ement for  one patien t. If no s tatement p rints and  an Account  Balance D iscrepancy  bulletin  is not gen erated, it  may be be cause the  account ha s no new a ctivity ot her than i nterest ch arges.
  735   IRS offset  letters ( print/repr int) [PRCA E IRS OFFS ET]
  736   This optio n will pri nt IRS OFF SET demand  letters f or ARs tha t are elig ible for r eferral to  IRS. This  option sh ould be ru n at least  once a ye ar around  the third  week in Se ptember. H owever, it  can be ru n more tha n once per  year, for  example,  at the beg  inning of  September  and at th e end of S eptember.  It is reco mmended to  run this  option at  least once  during th e end of S eptember,  since this  will find  the maxim um number  of ARs eli gible for  IRS OFFSET .
  737   NOTE: This  option ca n only be  run during  9/1 throu gh 9/20 of  each year .
  738   List of Ac counts Rec eivable wi th Holds [ PRCAE LIST  HOLD]
  739  
This print s the list  of follow -up letter s being he ld.
  740   Reprint Pa tient Stat ements [PR CAE PR STA TEMENT]
  741   This optio n will rep rint Patie nt Stateme nts for th e selected  date. Ent er a patie nt range i n print or der to hav e only the  statement s I that s equence re print or d o not sele ct a range  to reprin t all stat ements for  the selec ted date.
  742   NOTE: This  option wi ll not rep rint Follo w-up Lette rs.
  743   Reprint th e Follow-u p Letters  [PRCAE REP RINT LETTE RS]
  744   This optio n allows y ou to repr int a Foll ow-up Lett er for the  selected  date. You  may enter  a range of  bills to  print (pri nt order r ange) or h ave all th e Follow-u p Letters  reprint fo r that dat e by not s electing a  Bill to s tart or en d the sort .
  745   NOTE: This  option wi ll not rep rint Patie nt Stateme nts.
  746   Reprint UB  Letters [ PRCAE REPR INT UB]
  747   This optio n allows y ou to repr int a UB L etter for  the select ed date. Y ou may ent er a range  of bills  to print ( print orde r range) o r have all  the UB Le tters repr int for th at date by  not selec ting a Bil l to start  or end th e sort.
  748   Establish/ Edit Old B ills [PRCA A OLD BILL ]
  749   Use this m enu to est ablish or  edit old b ills. The  process is  called "b ack-loadin g" paper b ills into  the system  bills tha t have alr eady been  forwarded  to the Acc ounting Te chnician.
  750   Set Up Old  Bills [PR CAA OLD SE TUP]
  751   Use this o ption to e nter old b ills into  the Accoun ts Receiva ble File.  The user c an back-lo ad bills t hat existe d before i nstallatio n of the A R Package.
  752   Edit Incom plete Old  Bills [PRC AA OLD EDI T]
  753   Use this t o update t he incompl ete old bi lls. If th e current  status of  the accoun t is "OLD  BILL", the  Bill shou ld be edit ed with th is option.
  754   Transactio n Profile  [PRCAC TRA NS PROFILE ]
  755   Use this o ption to s ee a profi le of a si ngle trans action. Mo re complet e informat ion on an  account is  available  with the  PRCAC PROF ILE option .
  756   Account Ma nagement [ PRCA ACCOU NT MANAGEM ENT]
  757   This optio n allows t he user to  enter or  log inform ation spec ific to a  debtor acc ount, such  as, addre ss informa tion and c omments.
  758   Account In formation  [PRCA ACCO UNT INFORM ATION]
  759  
This optio n will all ow the use r to edit  AR Debtor  Informatio n.
  760   Address Di splay/Edit  [PRCA VEN  BIL]
  761   This optio n edits th e billing  address of  debtors.
  762   Bill Comme nt Log [PR CA BILL CO MMENT]
  763   This optio n will all ow the use r to enter  a COMMENT  type tran saction fo r a Bill.  This allow s follow-u p action o r patient  contact to  be logged  against t he Bill fo r document ing follow -up activi ty.
  764   Brief Acco unt Profil e [PRCAY A CCOUNT PRO FILE]
  765   This optio n will dis play an Ac count Prof ile for Pa tient, Ven dors, Insu rance Comp anies, etc .
  766   Check Pati ent Accoun t Balance  [PRCA ACCO UNT CHECK]
  767   This optio n will che ck a selec ted patien t's accoun t and disp lay inform ation rega rding the  printing o f the pati ent's stat ement. Thi s option s hould be u sed when a  discrepan cy is foun d. This op tion shoul d also be  used to re view a pat ient's sta tement bef ore it pri nts.
  768   Debtor Com ment Log [ PRCA DEBTO R COMMENT]
  769   This optio n will all ow the use r to enter  a comment  for a deb tor that c an be late r profiled .
  770   Follow-up  Reports [P RCA FOLLOW -UP REPORT S]
  771   This optio n will pri nt a repor t of the f ollow-up t ransaction s for bill s and foll ow-up acti ons for a  debtor. Th e report w ill prompt  the user  for date r ange and a ny comment  "flagged"  for follo w-up withi n the date  range wil l display  on the rep ort.
  772   Full Accou nt Profile  [PRCAY FU LL ACCOUNT  PROFILE]
  773   This optio n will dis play a ful l account  profile of  all bills  for a deb tor regard less of th e status o f the Bill .
  774   Mark/Unmar k Invalid  Transactio n [PRCA MA RK INVALID  TRANS.]
  775   This optio n is used  to flag a  transactio n so that  it does no t appear o n the pati ent statem ent.
  776   Statement  Discrepanc y Listing  [PRCA DISC  LIST]
  777   This optio n will lis t all the  AR Debtors  whose acc ounts do n ot balance . Use this  option to  generate  a list of  debtors wh o are not  receiving  statements  because o f balance  discrepanc ies. This  option tak es awhile  to run. Yo u should q ueue this  report to  a printer.
  778   Transactio n History  for a Pati ent [PRCA  TRANS HIST ORY]
  779   This optio n will all ow the use r to print  a type of  transacti on or all  transactio ns for a p atient for  a selecte d date ran ge.
  780   Agent Cash ier [PRCAY  MASTER]
  781   This optio n is the t op level m enu for Pa yment proc essing.
  782   Cash Payme nt [PRCAY  CASH PAYME NT Synonym : CS]
  783   This optio n is used  to enter a  cash paym ent for bo th mail-in  and windo w payments . This opt ion batche s payments  to be pos ted to the  accounts  at a later  time.
  784   Check/MO P ayment [PR CAY CHECK/ MO PAYMENT  Synonym:  CM]
  785   This optio n is used  to enter m ail-in and  window ch eck and mo ney order  payments.  This optio n batches  payments t o be poste d to the a ccounts at  a later t ime.
  786   Credit Car d Payment  [PRCAY CRE DIT CARD P AYMENT Syn onym: CC]
  787   This optio n is used  for mail-i n and wind ow credit  card payme nts. This  option bat ches payme nts that w ill be pos ted to the  accounts  at a later  time.
  788   Other Paym ent [PRCAY  OTHER PAY MENT Synon ym: OP]
  789   This optio n allows t he user to  enter pay ment for T DA type pa yments. Th is option  is very si milar to t he cash pa yment opti on, but al lows a dif ferent rec eipt to be  open and  used for T DA payment s.
  790   Cancel a P ayment Tra nsaction [ PRCAY CANC EL PAYMENT  Synonym:  CP]
  791   This optio n will all ow the Age nt Cashier  to cancel  a payment  transacti on and re- enter the  payment as  a new tra nsaction.
  792   Move A Pay ment Trans action [PR CAY MOVE A  PAYMENT S ynonym: MV ]
  793   This optio n will all ow the age nt cashier  to copy a  payment t ransaction  from one  receipt to  another,  provided t hat the re ceipt bein g copied f rom is cas h and the  receipt or  payment h as not alr eady been  processed.
  794   Patient Pa yment/Refu nd Transac tion Histo ry Inquiry
  795  
[PRCA PAYM ENT TRANS  HISTORY  Synonym: P D]
       
  796   This repor t lists a  history of  payment/r efund tran sactions f or a patie nt for a s pecified d ate range.
  797   Brief Acco unt Profil e [PRCAY A CCOUNT PRO FILE Synon ym: BR]
  798   This optio n will dis play an Ac count Prof ile for Pa tient, Ven dors, Insu rance Comp anies, etc .
  799   Deposit Ma nagement [ PRCAY DEPO SIT MANAGE MENT Synon ym: DM]
  800  
This sub-m enu allows  the user  access to  the Deposi t options.
  801   Create Dep osit Ticke t [PRCA CR EATE DEPOS IT]
  802   This optio n enables  the user t o create a  new Depos it Ticket.
  803   Deposit Mo ney to Ban k [PRCA DE POSIT MONE Y]
  804   This optio n allows t he user to  approve a  ticket fo r deposit  to a bank.  If a depo sit ticket  has no re ceipt asso ciated wit h it, the  user will  be asked t o provide  necessary  informatio n before t he ticket  can be app roved.
  805   Edit a Dep osit Ticke t [PRCA ED IT A DEPOS IT]
  806   This optio n allows t he user to  change in formation  on a depos it ticket.
  807   Receipt Li st for Dep osit [PRCA  RECEIPT L IST]
  808   This optio n shows in formation  associated  with rece ipts that  are attach ed to sele cted depos it tickets .
  809   Summary Li sting of D eposits [P RCA SUMMAR Y DEPOSIT]
  810   By choosin g this opt ion, the u ser is abl e to view  informatio n about pa st and cur rent depos it tickets .
  811   View a Dep osit [PRCA  VIEW A DE POSIT]
  812   By using t his option , the user  can view  detailed i nformation  about a s pecific de posit tick et.
  813   Void a Dep osit [PRCA Y VOID DEP OSIT]
  814   This optio n allows t he user to  void a De posit Tick et. The ti cket must  first be “ emptied” o f all rece ipts.
  815   Full Accou nt Profile  [PRCAY FU LL ACCOUNT  PROFILE S ynonym: FU ]
  816   This optio n will dis play a ful l account  profile of  all bills  for a deb tor regard less of th e status o f the Bill .
  817   Print 215  Report [PR CAY PRINT  215 Synony m: P2]
  818   This optio n will pri nt a 215 r eport, sor ted by app ropriation  number fo r a given  receipt nu mber enter ed by the  user. It w ill also s how errors  of paymen t (a payme nt entered  without a n appropri ation) and  posting e rrors.
  819   Profile of  Accounts  Receivable  [PRCAC PR OFILE]
  820   This displ ays all th e AR data  the user n eeds. He m ay see the  data on h is termina l screen o r print th e profile  on a desig nated prin ter. The p rofile is  classified  by catego ry: patien t, vendor  or 3rd par ty.
  821   Release Ho lds on AR  [PRCAY REL EASE HOLDS  Synonym:  RH]
  822   This optio n allows t he agent c ashier to  release "h olds" on M eans Test  bills. The re may be  some requi rements fo r the VA t o "hold-of f" billing  the patie nt until p ayment is  received f rom the in surance co mpany. Whe n a paymen t is recei ved from a n insuranc e company,  any "hold s" on bill s to be se nt to the  patient ne ed to be r emoved and  the patie nt should  be billed.  This opti on allows  the user t o forward  the bills  from MCCR  to AR to s tart the c ollection  process.
  823   Receipt Ma nagement [ PRCAY RECE IPT MANAGE MENT Synon ym: RM]
  824   This menu  will allow  the user  to manage  receipts.  This inclu des postin g, approvi ng, review ing, etc.  type optio ns for rec eipts.
  825   Approve a  Receipt [P RCAY APPRO VE BATCH]
  826   This optio n will mar k a batch  as approve d and read y for post ing to the  A/R Trans action Fil e.
  827   Edit A Rec eipt [PRCA Y EDIT A R ECEIPT]
  828  
This optio n allows t he user to  edit a re ceipt.
  829   List of Re ceipts [PR CAY LIST R ECEIPTS]
  830   This optio n will pri nt a repor t of all r eceipts re corded wit h un-archi ved paymen ts. The re port is so rted by da te and sho ws the rec eipt numbe r, date po sted, amou nt of paym ent, the b ill that r eflects th e payment,  and the u ser who po sted the p ayment.
  831   Post an Ap proved Rec eipt to Ac counts [PR CAY POST T RANS]
  832   This optio n will pos t the tran sactions i n an appro ved batch  to the A/R  Transacti on File. U sers can o nly post a  batch whi ch they ap proved, un less they  hold the s upervisors  key.
  833   Receipt Nu mber Recon ciliation  Report [PR CAD RECON  CASH RECEI PT]
  834   This will  print the  Agent Cash ier Reconc iliation R eport sort ed by the  Receipt Nu mber.
  835   Reprint a  Customer's  Receipt [ PRCAY REPR INT A RECE IPT]
  836   This optio n will all ow an Agen t Cashier  to reprint  a receipt  for a pay ment trans action. If  a payment  was cance led, the a mount prin ted on the  receipt w ill be zer o.
  837   Summary of  Current R eceipts [P RCAY SUMMA RY OF CURR ENT]
  838   This optio n will lis t a summar y of curre nt receipt s in the s ystem. Thi s report w ill show w ho opened  a receipt  batch, whe n the batc h was open ed, number  of transa ctions in  the batch,  and who a pproved th e batch fo r posting  to patient  accounts.
  839   Void A Rec eipt [PRCA Y VOID A R ECEIPT]
  840   This optio n will all ow a recei pt that wa s entered  in error a nd has not  had any p ayment tra nsactions  entered to  be voided . The rece ipt will b e purged w ith the ot her receip ts.
  841   Transactio n Profile  [PRCAC TRA NS PROFILE  Synonym:  TP]
  842   Use this o ption to s ee a profi le of a si ngle trans action. Mo re complet e informat ion on an  account is  available  with the  PRCAC PROF ILE option .
  843   FMS Utilit ies Menu [ PRCA FMS U TILTIES]
  844   This top l evel menu  contains a ll the opt ions to re send, edit  and view  FMS docume nts.
  845   Document S tatus Inqu iry [PRCA  FMS DOCUME NT INQUIRY ]
  846   This main  option con tains the  options fo r viewing  an FMS doc , for exam ple billin g document , write-of f, etc tha t was sent  to FMS
  847   Billing Do cument Inq uiry [PRCA  FMS BILL  INQ]
  848   This optio n is used  to view th e status o f a detail  bill sent  to FMS
  849   Regenerate  Prior Mon th OBR [PR CA FMS OBR  MANUAL TR ANS]
  850   This optio n recreate s and send s the Outs tanding Bi ll Reconci liation re port to th e local us er’s group .
  851   Transactio n Inquiry  [PRCA FMS  TRANS INQ]
  852   This optio n is used  display th e FMS stat us for an  A/R transa ction.
  853   Unprocesse d Document  List [PRC A FMS UNPR OCESSED LI ST]
  854   This optio n will pri nt a list  of FMS doc uments tha t have bee n updated  three or m ore days a go.
  855   FMS Cash R eceipt Rec onciliatio n (132 col umn) [PRCA  FMS DOC/R ECPT COMPA R]
  856   This repor t is to pr int all re ceipts for  a deposit , and give s total fo r each fun d under th e deposit  within a p articular  status.
  857   FMS Regene ration Men u [PRCA FM S REGENERA TION]
  858   This optio n is the t op level m enu for re generating  FMS docum ents to Au stin.
  859   Billing Do cument Reg eneration  [PRCA FMS  BD REGEN]
  860  
This optio n regenera tes a FMS  document r ejected in  Austin.
  861   Edit FMS A ccounting  Elements [ PRCA FMS A CCT EDIT]
  862   This optio n is used  to edit th e accounti ng line in formation  on FMS bil ling docum ents.
  863   Modified B illing Doc ument Rege neration [ PRCA FMS M BD REGEN]
  864  
This optio n regenera tes a modi fied billi ng documen t that rej ected in A ustin
  865   National D ata Base D ocument Re generation  [PRCA FMS  NDB REGEN ]
  866  
This optio n is used  to regener ate FMS na tional dat a base doc uments.
  867   Overpaymen t (OP) Doc ument Rege neration [ PRCAT FMS  OP REGEN]
  868   This optio n will all ow a user  to retrans mit a "rej ected" OP  document.  It will on ly allow t he retrans mission of  an OP doc ument that  has actua lly been r efunded in  the AR pa ckage and  has been r ejected by  FMS.
  869   Regenerate  FMS Cash  Receipt Do cument [PR CA FMS CAS H RECEIPT]
  870  
This optio n is to re -create an d re-trans mit the Ca sh Receipt  Documents .
  871   Remove inv alid SUB B OC [PRCA F MS SBOC]
  872   This optio n is used  to remove  an INVALID  SUB BOC f rom a reje cted FMS d ocument.
  873   Regenerate  FMS Cash  Receipt Do cument [PR CA FMS CAS H RECEIPT]
  874  
This optio n is to re -create an d re-trans mit the Ca sh Receipt  Documents .
  875   Write-Off  Document R egeneratio n [PRCA FM S WRITE-OF F]
  876  
This optio n is used  to regener ate a reje cted write -off docum ent.
  877   Forward IR S OFFSETs  to Austin  [PRCA FORW ARD IRS OF FSETS]
  878   This optio n forwards  IRS Offse t data to  Austin, wh ere it wil l be colle cted for t ransmissio n to the I RS.
  879   Refund Rev iew and Ap prove [PRC A REFUND R EVIEW]
  880   This optio n will all ow a user  to select  a Prepayme nt Bill in  the Open  or Refund  Review sta tus, revie w the Bill  and, appr ove the Bi ll by ente ring their  Electroni c Signatur e. The ref und must b e signed b y a Certif ying Offic er, holder  of the PR CAY PAYMEN T SUP secu rity key.  Two signat ures are n eeded in o rder for i t to be pr ocessed by  the Accou nting Tech .
  881   NOTE: Prep ayments un der $1.00  cannot be  refunded.
  882   EDI DIAGNO STIC MEASU RES REPORT S [RCDPE E DI NATIONA L REPORTS]
  883   This is a  menu for A R's EDI Di agnostic M easures Na tional Rep orts. Thes e reports  allow a fa cility to  measure th e current  usage rate s of elect ronic bill ing to and  electroni c payments  from thir d party in surers.
  884   EX - EDI D iagnostic  Measures E xtracts Me nu [RCDPE  NR EXTRACT  MENU]
  885   This menu  contains o ptions rel ated to th e AR Natio nal Report s Extracti on.
  886   DE - Disab le-Enable  DM Backgro und Job/Re ports [RCD PE NR DISA BLE/ENABLE ]
  887  
This optio n allows a  user to d isable or  re-enable  the AR Nat ional Repo rts backgr ound job.  Once a rep ort is dis abled, it  won't re-q ueue to ru n via the  AR Nationa l Reports  process.    Note that  this locke d option i s seen by  and access ible to on ly those h olding the  PRCFA SUP ERVISOR se curity key .
  888   RN - Manua lly Start  DM Extract  [RCDPE NR  MANUAL ST ART]
  889   This optio n allows a  user to r estart the  AR Nation al Reports  Extractio n backgrou nd job if  the report  is not ru nning.  No te that th is locked  option is  seen by an d accessib le to only  those hol ding the P RCFA SUPER VISOR secu rity key.
  890   TR - Manua lly Transm it DM Extr act [RCDPE  NR MANUAL  TRANSMIT]
  891   This optio n allows a  user to r etransmit  a AR Natio nal Report  file to F ORUM for a  particula r month if  that mont h's report  data did  not succes sfully tra nsmit the  first time .  Note th at this lo cked optio n is seen  by and acc essible to  only thos e holding  the PRCFA  SUPERVISOR  security  key.
  892   VP - View/ Print Extr acted Repo rts [RCDPE  NR VIEW/P RINT EXTRA CTS]
  893   This optio n allows a  user to s ee the res ults of pr evious AR  National R eport extr actions. I t shows wh ether or n ot certain  reports m ade it thr ough the e xtraction  process.
  894   VS - EDI V OLUME STAT ISTICS Rep ort [RCDPE  EDI VOLUM E STATISTI CS]
  895   This repor t compiles  and print s out stat istical me trics for  Medical (8 37) and Ph armacy (NC PDP) elect ronic clai ms, and th e payments  (835s) re ceived for  those cla ims. This  informatio n can eith er be revi ewed 
locally or  sent to t he Nationa l reportin g group.
  896   TD - EFT/E RA TRENDIN G Report [ RCDPE EFT- ERA TRENDI NG REPORT]
  897   This repor t contains  the metri cs for the  # of ERAs , # of EEO Bs, and #  of EFTs pr ocessed du ring a giv en time pe riod. It w ill also c alculate t he # of da ys between  each step  in the el ectronic p ayments pr ocess.
  898   SUPERVISOR 'S AR MENU  [PRCAF SU PERVISOR M ENU]
  899   This is th e menu for  the Accou nts Receiv able Super visor.
  900   Edit/Add ‘ Bill Resul ting From’  List [PRC AF EDIT BI LL FROM]
  901   Use this o ption to e dit the en tries in t he "Bill R esulting F rom" file  or entries  to the li st. The da ta appears  in each d ebt collec tion lette r.
  902   Delete an  Incomplete  Transacti on [PRCAF  TR DELETE]
  903   Delete inc omplete tr ansactions  with this  option. E nter the A R Bill num ber associ ated with  the transa ction that  is flagge d as incom plete.
  904   Administra tive Cost  Adjustment  [PRCAF AD J ADMIN]
  905   Use this o ption to a djust the  administra tive costs , IRS cost , DMV cost , etc.
  906   Form Lette r Menu (Ed it/Print)  [PRCAF U F ORM MENU]
  907   This is a  menu of op tions for  editing an d printing  form lett ers. The u ser may ed it a lette r or print  it to che ck for pro per format .
  908   Edit Form  Letters [P RCAF U FOR M ED]
  909   The Superv isor can u se this op tion to ed it the tex t of a for m letter.  Great caut ion should  be taken  NOT to alt er the con tents of t he window  functions  contained  in vertica l bars --  | |. Forma tting of t he printed  letter wi ll be adve rsely affe cted.
  910   Print Form  Letter [P RCAF U PRI NT FORM]
  911   Use this o ption to t est the pr inted form at of a le tter. The  user can s elect any  form lette r/Bill com bination.  Data store d for the  account wi ll not be  affected.
  912   Return Bil l to Servi ce [PRCAF  RETURN BIL L]
  913   Use this o ption to r eturn a Bi ll needing  amendment  to the or iginating  Service/Se ction.
  914   Agency Loc ation Code  (Deposits ) [PRCA AG ENCY LOCAT ION]
  915   This optio n allows t he user to  enter the  ALC upon  package in stallation  or to edi t an alrea dy existin g ALC.
  916   Archive Me nu [PRCAK  AR SUPERVI SOR]
  917   This optio n allows t he AR Supe rvisor acc ess to the  Archive m enu. The A rchive pro cess shoul d be coord inated bet ween IRM a nd Fiscal.  The optio ns availab le will al low Fiscal  service t o list all  bills tha t are pend ing Archiv e and also  remove th e Bill fro m the list  before IR M archives  the Bill.
  918   Detailed R eport of P ending Arc hive Recor ds [PRCAK  ARCHIVE MA RK PRINT]
  919   This optio n will pri nt a repor t of all t he AR reco rds that a re flagged  for Archi ve. (The s tatus is " PENDING AR CHIVE"). T his report  includes  the Bill n o., Debtor  name and  category,  the previo us status  before it  was marked  for Archi ve, the ba lance, and  the date  of the las t activity . A total  of entries  marked as  ARCHIVE w ill print  at the end  of the re port. This  total may  be very u seful in d etermining  the amoun t of syste ms' activi ty the arc hive proce sses will  create.
  920   Unmark Rec ords Marke d for Arch ival [PRCA K UNMARK A RCHIVE]
  921   This optio n will all ow the use r to chang e the stat us of a re cord from  PENDING AR CHIVE back  to the pr evious sta tus. This  will preve nt the rec ord from b eing archi ved. The u ser may un mark ALL r ecords or  select eac h record.  If the rec ords marke d for arch iving were  moved to  the tempor ary storag e file, th e status c annot be c hanged.
  922   Bad Debt A ccrual Ove r-Ride [RC NR BAD DEB T ACCR. ED IT]
  923   This menu  option wil l allow th e user to  over-ride  the calcul ated write -off and c ontract ad justment t otals.
  924   National R oll-up Rep ort [RCNR  NATIONAL R OLLUP REPO RT]
  925   This repor t prints o ut informa tion conta ined on th e national  roll-up.  It allows  selection  of a range  of dates  and for a  set of cri teria by t he user. I t also giv es the opt ion of pri nting a 'd etailed' r eport. A ' detailed'  report wil l list all  bills and  transacti ons for ea ch criteri a selected  with the  correspond ing amount s.
  926   Purge Unpr ocessed FM S Document  File [PRC AF PURGE U NPROC]
  927   This optio n is used  to purge t he AR/FMS  document f ile (347).  This opti on will pu rge all en tries olde r than the  date ente red by the  user. Thi s option s hould be u sed with c are.
  928   Site Param eter Edit  [PRCA SITE  PARAMETER ]
  929   This optio n will all ow the AR  Supervisor  to edit t he site pa rameters f or the AR  Package. T he site pa rameters a llow the s ystem to t ailor itse lf for spe cific site  needs, su ch as numb er of days  to purge  Agent Cash ier Receip ts, When t o generate  IRS Offse t Letters,  etc.
  930   Deactivate  Group [PR CA DEACTIV ATE GROUP]
  931   Allows the  user to d eactivate  the curren tly active  “group”.
  932   Group Para meters [PR CA BIL AGE NCY]
  933   User can a dd/edit th e billing  agency add ress with  this optio n.
  934   Interest/A dmin/Penal ty Rates [ PRCAF U AD MIN.RATE]
  935   This optio n adds/edi ts the adm inistrativ e costs an d interest  rates cha rged on de linquent a ccounts.
  936   IRS Parame ters [PRCA  IRS PARAM ETERS]
  937   This optio n will all ow the use r to modif y the site  parameter s to contr ol IRS Off set functi onality.
  938   Statement  Parameters  [PRCA NOT IFICATION  PARAMETERS ]
  939   This optio n will all ow the AR  Supervisor  to edit p arameters  specific t o the Pati ent Statem ents. This  will allo w the user  to contro l function ality rela ted to sta tements.
  940   AGENT CASH IER [PRCAY  MASTER]
  941   This is th e top leve l menu for  payment p rocessing.
  942   Agent Cash ier [PRCAY  MASTER]
  943   This optio n is the t op level m enu for Pa yment proc essing.
  944   Cash Payme nt [PRCAY  CASH PAYME NT Synonym : CS]
  945   This optio n is used  to enter a  cash paym ent for bo th mail-in  and windo w payments . This opt ion batche s payments  to be pos ted to the  accounts  at a later  time.
  946   Check/MO P ayment [PR CAY CHECK/ MO PAYMENT  Synonym:  CM]
  947   This optio n is used  to enter m ail-in and  window ch eck and mo ney order  payments.  This optio n batches  payments t o be poste d to the a ccounts at  a later t ime.
  948   Credit Car d Payment  [PRCAY CRE DIT CARD P AYMENT Syn onym: CC]
  949   This optio n is used  for mail - in and win dow credit  card paym ents. This  option ba tches paym ents that  will be po sted to th e accounts  at a late r time.
  950   Other Paym ent [PRCAY  OTHER PAY MENT Synon ym: OP]
  951   This optio n allows t he user to  enter pay ment for T DA type pa yments. Th is option  is very si milar to t he cash pa yment opti on, but al lows a dif ferent rec eipt to be  open and  used for T DA payment s.
  952   Cancel a P ayment Tra nsaction [ PRCAY CANC EL PAYMENT  Synonym:  CP]
  953   This optio n will all ow the Age nt Cashier  to cancel  a payment  transacti on and re- enter the  payment as  a new tra nsaction.
  954   Move A Pay ment Trans action [PR CAY MOVE A  PAYMENT S ynonym: MV ]
  955   This optio n will all ow the age nt cashier  to copy a  payment t ransaction  from one  receipt to  another,  provided t hat the re ceipt bein g copied f rom is cas h and the  receipt or  payment h as not alr eady been  processed.
  956   Patient Pa yment/Refu nd Transac tion Histo ry Inquiry  
  957   [PRCA PAYM ENT TRANS  HISTORY Sy nonym:  PD]
       
  958   This repor t lists a  history of  payment/r efund tran sactions f or a patie nt for a s pecified d ate range.
  959   Brief Acco unt Profil e [PRCAY A CCOUNT PRO FILE Synon ym: BR]
  960   This optio n will dis play an Ac count Prof ile for Pa tient, Ven dors, Insu rance Comp anies, etc .
  961   Deposit Ma nagement [ PRCA DEPOS IT MANAGEM ENT]:
  962  
This subme nu allows  the user a ccess to t he Deposit  options.
  963   Create Dep osit Ticke t [PRCA CR EATE DEPOS IT]
  964   This optio n enables  the user t o create a  new Depos it Ticket.
  965   Deposit Mo ney to Ban k [PRCA DE POSIT MONE Y]
  966   This optio n allows t he user to  approve a  ticket fo r deposit  to a bank.  If a depo sit ticket  has no re ceipt asso ciated wit h it, the  user will  be asked t o provide  necessary  informatio n before t he ticket  can be app roved.
  967   Edit a Dep osit Ticke t [PRCA ED IT A DEPOS IT]
  968   This optio n allows t he user to  change in formation  on a depos it ticket.
  969   Receipt Li st for Dep osit [PRCA  RECEIPT L IST]
  970   This optio n shows in formation  associated  with rece ipts that  are attach ed to sele cted depos it tickets .
  971   Summary Li sting of D eposits [P RCA SUMMAR Y DEPOSIT]
  972   By choosin g this opt ion, the u ser is abl e to view  informatio n about pa st and cur rent depos it tickets .
  973   View a Dep osit [PRCA  VIEW A DE POSIT]
  974   By using t his option , the user  can view  detailed i nformation  about a s pecific de posit tick et.
  975   Void a Dep osit [PRCA Y VOID DEP OSIT]
  976   This optio n allows t he user to  void a De posit Tick et. The ti cket must  first be “ emptied” o f all rece ipts.
  977   Full Accou nt Profile  [PRCAY FU LL ACCOUNT  PROFILE S ynonym: FU ]
  978   This optio n will dis play a ful l account  profile of  all bills  for a deb tor regard less of th e status o f the Bill .
  979   Print 215  Report [PR CAY PRINT  215 Synony m: P2]
  980   This optio n will pri nt a 215 r eport, sor ted by app ropriation  number fo r a given  receipt nu mber enter ed by the  user. It w ill also s how errors  of paymen t (a payme nt entered  without a n appropri ation) and  posting e rrors.
  981   Profile of  Accounts  Receivable  [PRCAC PR OFILE]
  982   This optio n displays  all the A R data the  user need s. He may  see the da ta on his  terminal s creen or p rint the p rofile on  a designat ed printer . The prof ile is cla ssified by  category:  patient,  vendor, or  3rd party .
  983   Release Ho lds on AR  [PRCAY REL EASE HOLDS  Synonym:  RH]
  984   This optio n allows t he agent c ashier to  release "h olds" on M eans Test  bills. The re may be  some requi rements fo r the VA t o "hold-of f" billing  the patie nt until p ayment is  received f rom the in surance co mpany. Whe n a paymen t is recei ved from a n insuranc e company,  any "hold s" on bill s to be se nt to the  patient ne ed to be r emoved and  the patie nt should  be billed.  This opti on allows  the user t o forward  the bills  from MCCR  to AR to s tart the c ollection  process.
  985   Receipt Ma nagement [ PRCAY RECE IPT MANAGE MENT  Synonym:  RM]
       
  986   This menu  will allow  the user  to manage  receipts.  This inclu des postin g, approvi ng, review ing, etc.  type optio ns for rec eipts.
  987   Approve a  Receipt [P RCAY APPRO VE BATCH]
  988   This optio n will mar k a batch  as approve d and read y for post ing to the  A/R Trans action Fil e.
  989   Edit A Rec eipt [PRCA Y EDIT A R ECEIPT]
  990   This optio n allows t he user to  edit a re ceipt.
  991   List of Re ceipts [PR CAY LIST R ECEIPTS]
  992   This optio n will pri nt a repor t of all r eceipts re corded wit h un-archi ved paymen ts. The re port is so rted by da te and sho ws the rec eipt numbe r, date po sted, amou nt of paym ent, the b ill that r eflects th e payment,  and the u ser who po sted the p ayment.
  993   Post an Ap proved Rec eipt to Ac counts [PR CAY POST T RANS]
  994   This optio n will pos t the tran sactions i n an appro ved batch  to the A/R  Transacti on File. U sers can o nly post a  batch whi ch they ap proved, un less they  hold the s upervisors  key.
  995   Receipt Nu mber Recon ciliation  Report [PR CAD RECON  CASH RECEI PT]
  996   This will  print the  Agent Cash ier Reconc iliation R eport sort ed by the  Receipt Nu mber.
  997   Reprint a  Customer's  Receipt [ PRCAY REPR INT A RECE IPT]
  998   This optio n will all ow an Agen t Cashier  to reprint  a receipt  for a pay ment trans action. If  a payment  was cance led, the a mount prin ted on the  receipt w ill be zer o.
  999   Summary of  Current R eceipts [P RCAY SUMMA RY OF CURR ENT]
  1000   This optio n will lis t a summar y of curre nt receipt s in the s ystem. Thi s report w ill show w ho opened  a receipt  batch, whe n the batc h was open ed, number  of transa ctions in  the batch,  and who a pproved th e batch fo r posting  to patient  accounts.
  1001   Void A Rec eipt [PRCA Y VOID A R ECEIPT]
  1002   This optio n will all ow a recei pt that wa s entered  in error a nd has not  had any p ayment tra nsactions  entered to  be voided . The rece ipt will b e purged w ith the ot her receip ts.
  1003   Transactio n Profile  [PRCAC TRA NS PROFILE  Synonym:  TP]
       
  1004   Use this o ption to s ee a profi le of a si ngle trans action. Mo re complet e informat ion on an  account is  available  with the  PRCAC PROF ILE option .
  1005   EDI Lockbo x [RCDPE E DI LOCKBOX  MENU]
  1006   This is th e EDI Lock box Menu f or the ePa yments cle rk.
  1007   EXC - EDI  Lockbox 3r d Party Ex ceptions [ RCDPE EXCE PTIONS PRO CESSING]
  1008   This optio n provides  a list of  ERA/EOB r ecords tha t are curr ently mark ed with an  exception  condition . The opti on allows  you to lis t either t he ERA mes sages that  are unfil ed in Vist A (transmi ssion exce ptions) or  those tha t were fil ed, but ha ve data ex ceptions.  The record s can then  be viewed  and vario us options  are provi ded to rec oncile the  exception s.
  1009   WL – EEOB  Worklist [ RCDPE EDI  LOCKBOX WO RKLIST]
  1010   This optio n provides  a list of  electroni c EOB deta il records  that were  included  on a selec ted electr onic remit tance advi ce (ERA).  It allows  for the cr eation of  a receipt  that will  post the d etail cont ained in e ach EOB ag ainst the  site's A/R  and to FM S. To acco mplish thi s, some ma nipulation  of the pa yment data  may be ne cessary an d some of  the tools  for perfor ming this  manipulati on are inc luded in t his functi on.
  1011   APAR - Aut o-Post Awa iting Reso lution [RC DPE APAR]
  1012   The Auto-P ost Awaiti ng Resolut ion (APAR)  option di splays and  allows se lection an d editing  of ERA-EEO B line ite ms that di d not pass  the auto- posting va lidation.  This means  that thes e line ite ms do not  have a rec eipt and w ill have t o be manua lly worked  by the Ac counts Rec eivable cl erk. Once  the clerk  has made t he necessa ry adjustm ents to ea ch of the  EEOB line  items, the  line item s must be  'Marked fo r Auto-Pos t' in orde r for the  EEOBs to b e processe d by the N ightly Aut o-Posting  job.
  1013   MA – Autom atic Match  EFTs to E RAs [RCDPE  MATCH EFT  TO ERA]
  1014   This optio n will sta rt the job  to match  the 3rd Pa rty Lockbo x EFT reco rds that h ave not ye t been mat ched to th e electron ic ERAs cu rrently on  file. Thi s option r uns a part  of the no rmal night ly process ing, but c an be run  on demand  here
  1015   MCR – EEOB  Move/Copy /Remove [R CDPE EEOB  MOVE/COPY/ REMOVE]
       
  1016   This optio n allows a n EEOB inc orrectly m atched to  a claim to  be moved  to the cor rect claim  or claims . In addit ion, this  option all ows those  with the a ppropriate  security  key to rem ove an EEO B from a c laim. This  is to be  used when  the EEOB w as matched  to an inc orrect cla im and the  EEOB does  not belon g to this  facility.  That is, t he matchin g claim do es not exi st in this  system of  records.
  1017   MM – Manua l Match EF T-ERA [RCD PE MANUAL  MATCH EFT- ERA]
  1018   This optio n will all ow the use r to choos e an EFT d etail reco rd and an  ERA record  and will  mark the 2  records a s matched.  This shou ld be used  only if t he automat ic matchin g function  is not ab le to make  the match . The EFT  and ERA se lected mus t both be  unmatched  and the ER A must not  be associ ated with  a receipt.
  1019   MO – Move  ERA Total  To Suspens e [RCDPE M OVE ERA TO  SUSPENSE]
  1020   This optio n will all ow the use r to choos e an ERA r ecord that  is matche d to an EF T deposit  and will c reate a re ceipt to p ost the to tal amount  reported  as being p aid on the  EFT to SU SPENSE.
  1021   OEFT - Unp osted EFT  Override [ RCDPE UNPO STED EFT O VERRIDE]
  1022   Provides t he capabil ity for us ers assign ed to the  RCDPE AGED  PMT secur ity key un restricted  ERA Workl ist scratc hpad creat ion for on e day.
  1023   REFT – Rem ove Duplic ate EFT De posits [RC DPE REMOVE  DUP DEPOS ITS]
       
  1024   Allows aut horized us ers to mar k and EFT  as a dupli cate. Requ ires that  the user h ave the RC DPE REMOVE  DUPLICATE S security  key.
  1025   REM - Remo ve ERA fro m Active W orklist [R CDPE REMOV E ERA FROM  WORKLIST]
  1026   This optio n allows y ou to remo ve an ERA  from the a ctive work list. You  may only s elect an E RA that is  unmatched  to paper  and that i s UNPOSTED .
  1027   REP - EDI  Lockbox Re ports Menu  [RCDPE ED I LOCKBOX  REPORTS ME NU]:
  1028  
This subme nu allows  the user a ccess to t he EDI Loc kbox Repor t sub opti ons.
  1029   CR - 835 C ARC Data R eport [RCD PE CARC CO DE PAYER R EPORT]
  1030   This optio n will all ow a user  to see the  full info rmation on  CARC or R ARC data s tored in t he AR EDI  CARC DATA  and AR EDI  RARC DATA  files.
  1031   AB – Activ e Bills Wi th EEOB Re port [RCDP E ACTIVE W ITH EEOB R EPORT]
  1032   This optio n produces  the ACTIV E BILLS WI TH EEOBs r eport.
  1033   AD - Auto- Decrease A djustment  report [RC DPE AUTO-D ECREASE RE PORT]
  1034   This repor t lists ER A claims w ith residu al balance s for whic h decrease  adjustmen ts have be en automat ically app lied by th e nightly  process. T he report  can be fil tered by S tation/Div ision and  by date ra nge.
  1035   AP - Auto- Post Repor t [RCDPE A UTO-POST R EPORT]
  1036   This repor t lists ER As that ha ve been au to-posted  by the nig htly proce ss. The re port can b e filtered  by Statio n/Division  and by da te range.
  1037   QS - CARC/ RARC Quick  Search [R CDPE CARC/ RARC QUICK  SEARCH]
  1038   This is op tion is a  quick look up of a CA RC or RARC  data. Thi s is to be  used by t he user to  get a ful l descript ion of a s ingle or l imited set  of codes.
  1039   TB - CARC/ RARC Table  Data Repo rt [RCDPE  CARC/RARC  TABLE REPO RT]
  1040   This repor t will all ow a user  to see the  full info rmation on  CARC or R ARC data s tored in t he AR EDI  CARC DATA  and AR EDI  RARC DATA  files
  1041   DA – Daily  Activity  Report [RC DP EDI LOC KBOX ACT R EPORT]
  1042   This optio n produces  the EDI L ockbox Dai ly Activit y Report.
  1043   DUPR - Dup licate EFT  Deposits  Audit Repo rt [RCDPE  EFT AUDIT  REPORT]
  1044  
This repor t lists EF Ts which h ave been m arked as d uplicates.
  1045   MCR – EEOB  Move/Copy  Audit Rep ort [RCDPE  EEOB MOVE /COPY REPO RT]
  1046  
This repor t lists EO Bs that ha ve been mo ved or cop ied to new  claim num bers.
       
  1047   ETA - EFT  Transactio n Audit Re port [RCDP E EFT TRAN SACTION AU D REP]
  1048   This repor t will lis t all acti ons that h ave been p erformed o n a single  EFT. The  intent of  the report  is to fol low the th e EFT from  cradle to  grave.
  1049   EFT – EFT  Unmatched  Aging Repo rt [RCDPE  EFT AGING  REPORT]
  1050   This optio n produces  the EFT a ging repor t.
  1051   ESC - ERA  Status Cha nge Audit  Report [RC DPE ERA ST ATUS CHNG  AUD REP]
  1052   This repor t is used  to track t he changes  to the Au to Posting  Status of  a single  ERA or mul tiple ERAs  by date r ange
  1053   ERA – ERA  Unmatched  Aging Repo rt [RCDPE  ERA AGING  REPORT]
  1054   This optio n produces  the ERA a ging repor t.
  1055   POSR – ERA ’s Posted  with Paper  EOB Audit  Report [R CDPE ERA W /PAPER EOB  REPORT]
  1056  
This repor t lists ER As that ha ve been ma rked as po sted with  paper EOB.
  1057   PX - Payer  Exclusion  Name / TI N Report [ RCDPE PAYE R EXCLUSIO N NAME]
  1058   Launches a  report to  show the  payers, wi th columns  for payer  name, pay er TIN, an d the date  on which  the payer  was added  to the dat abase.
  1059   PLB - Prov ider Level  Adjustmen ts (PLB) R eport [RCD PE PROVIDE R LVL ADJ  REPORT]
  1060  
This repor t will dis play ERA d ata with P LB (Provid er Level B enifits) d ata detail s. This is  an ad- ho c report t o allow th e user to  extract re port data  as well as  view and  manage ref und reques ts for all  PLB adjus tment code s.
  1061   REMR - Rem ove ERA fr om Active  Worklist A udit Repor t [RCDPE R EMOVED ERA  AUDIT]
  1062  
This repor t lists ER As that ha ve been re moved from  the activ e worklist .
  1063   UN – Unapp lied EFT D eposit Rep ort [RCDPE  UNAPPLIED  EFT DEP R EPORT]
  1064   This optio n produces  a list of  EFT depos its that h ave EFT de tail recor ds whose f unds have  not been a pplied to  bills in A /R.  These  funds rem ain in FUN D 5287, RE VENUE SOUR CE CODE 8N ZZ.
  1065   VP – View/ Print ERA  [RCDPE VIE W/PRINT ER A] 
       
  1066   This optio n allows y ou to sele ct an ERA  and print  or view it s contents .
  1067   REM - Remo ve ERA fro m Active W orklist [R CDPE REMOV E ERA FROM  WORKLIST]
  1068   This optio n allows y ou to remo ve an ERA  from the a ctive work list. You  may only s elect an E RA  that is un matched to  paper and  that is U NPOSTED.
       
  1069   UN – Unmat ch An ERA  [RCDPE UNM ATCH ERA] 
       
  1070   This optio n allows y ou to remo ve the mat ch status  from an ER A if it wa s added in  error.
  1071   UP – Updat e ERA Post ed Using P aper EOB [ RCDPE ERA  POSTED BY  PAPER EOB]  
       
  1072   This optio n is used  to mark an  ERA as po sted when  the paper  EOB contai ning this  ERA data w as posted  to your A/ R and FMS  and no ref erence to  the ERA wa s included .
  1073   ZB – Mark  0-Balance  ET Matched  [RCDPE MA RK 0-BAL E FT MATCHED ]
  1074   This optio n allows t he user to  select an  EFT detai l record t hat has a  0-balance  payment an d mark it  as matched  to a pape r EOB.  Th is will re move it fr om the EFT  UNMATCHED  AGING REP ORT.
  1075   UNASSIGNED  OPTIONS
  1076   [PRCA NIGH TLY PROCES S]
  1077   Use this o ption nigh tly to per form the f ollowing t asks.
  1078   Update of  open statu s bills to  active
  1079   Update of  interest/a dmin charg es on pati ents' acco unts
  1080   Update sta tement day s
  1081   Print of P atient Sta tements, U niform Bil ling forms , and non- patient fo llow-up le tters
  1082   Purge of R eceipts
  1083   Creation o f Cross-Se rvicing (T reasury Cr oss-Servic ing Projec t) documen ts
  1084   Creation o f IRS Mast er Code Sh eets
  1085   Creation o f IRS Upda te Code Sh eets
  1086   Print of I RS Offset  letters
  1087   Print of t he Follow- up list
  1088   Purge AR E vents
  1089   Flag prepa yments for  refund re view
  1090   Print Comm ent List
  1091   Match EDI  transactio ns (ERA to  EFT)
  1092   Report Ove rdue EDI t ransaction s
  1093   Report cop ied EOB tr ansaction  in prior 2 4 hrs
  1094   Process wi ll first c heck and v alidate AR  pointer f iles 341.1 , 430.2, a nd 430.3.  Process wi ll termina te and sen d bulletin  if files  are not va lid.
  1095   [RCDPE EDI  LOCKBOX S ERVER]
  1096   This mail  server opt ion proces ses incomi ng mail me ssages con taining pa yment and  remittance  informati on. The fo rmat of th e messages  is X12 83 5.
  1097   [RCDPE WOR KLOAD NOTI FICATION]
  1098   Use this s cheduled o ption to s can for an d generate  bulletins  for overd ue EDI tra nsactions.  The optio n should b e schedule d to run w eekly, bi- weekly or  monthly as  required  by the sit e.
  1099   OTHER OPTI ONS (NOT A SSIGNED TO  USER MENU S)
  1100   PRCA FMS-C ONV MENU
  1101   This menu  contains o ptions to  reconcile  bills with  FMS after  the CALM  conversion .
  1102   PRCA FMS C AF LIST
  1103   During the  conversio n process,  FMS sends  a file to  be proces sed by the  IFCAP ser ver. If th e server f ails to st art, this  option can  be used t o manually  start the  process.  This optio n will als o take FMS  bill data  from the  Conversion  AR Fields  (CAF) fil e and plac e them in  their corr esponding  AR file en tries. Aft erwards, a  list will  be transm itted to t he G.FMS m ail group  showing FM S bills en tered into  the AR fi le and FMS  bills tha t are not  in the AR  file, if a ny.
  1104   PRCA FMS-C ONV DECREA SE ADJ
  1105   This optio n will be  used to de crease bil ls to brin g the amou nts in lin e with FMS  after the  CALM conv ersion. Th e resultin g decrease  transacti on will no t be sent  to FMS.
  1106   PRCA FMS-C ONV ACCOUN TING
  1107   This optio n is used  to enter F MS account ing elemen ts on conv erted reco rds
  1108   PRCA FMS-C ONV INCREA SE ADJ
  1109   This optio n will be  used to in crease bil ls to brin g the amou nts in lin e with FMS  after the  CALM conv ersion. Th e resultin g increase  transacti on will no t be sent  to FMS.
  1110   PRCA FMS-C ONV SETUP  BILL
  1111   This optio n will be  used to en ter bills  that have  been trans mitted to  FMS during  the calm  conversion  and are n ot present  on the lo cal system . These bi lls are no t re-sent  to FMS.
  1112   PRCAK ARCH IVE
  1113   This menu  contains A ccounts Re ceivable a rchival op tions. The se options  should be  executed  in the ord er describ ed in the  AR Archiva l document ation. Bec ause some  options ma y cause a  lot of sys tem activi ty, you sh ould coord inate the  use of the se options  with your  IRM Syste m Manager.
  1114   PRCAK BUIL D TEMP
  1115   This optio n will mov e all of t he data it ems includ ing the tr ansactions  for bills  in the PE NDING ARCH IVE status  to a temp orary stor age file.  You cannot  unmark re cords mark ed for arc hiving onc e this pro cess is st arted. A m ail messag e will be  sent to yo u when the  file has  successful ly been po pulated.
  1116   WARNING: T his proces s may be v ery system  intensive ! Please c oordinate  the use of  this opti on with yo ur IRM Sys tem Manage r. Be sure  you have  adequate d isk and jo urnal spac e availabl e.
  1117   PRCAK MARK  FOR ARCHI VE
  1118   This optio n will cha nge the bi ll status  of bills w hose last  date of ac tivity fal ls within  the select ed time-fr ame to PEN DING ARCHI VE. The pr evious fis cal year a nd current  fiscal ye ar cannot  be archive d. A mailm an bulleti n will be  sent conta ining the  total numb er of reco rds marked  for archi val. This  total shou ld be revi ewed by th e IRM syst em manager  for AR Ar chival sys tem activi ty.
  1119   PRCAK PURG E TEMP
  1120   This optio n will pur ge ALL of  the archiv e data ite ms in the  temporary  storage ar chive file  (AR ARCHI VE File 43 0.8). If t here are r ecords rem aining in  the Pendin g Archive  status you  will have  to build  this file  again.
  1121   ** THIS OP TION DOES  NOT RESET  THE RECORD S TO THE A RCHIVED ST ATUS **
  1122   PRCAK REMO VE AR RECO RD
  1123   This optio n will rem ove the AR  record da ta from th e Account  Receivable  File 430  and all co rrespondin g transact ions from  the AR Tra nsactions  File 433.  This optio n will cha nge the st atus of th e AR recor d in the ' Pending Ar chive' sta tus to 'Ar chived'. T he date en tered by t he user wi ll be ente red in the  Date Bill  Prepared  field. The  entry in  the tempor ary storag e file wil l be delet ed after t he AR reco rds are up dated.
  1124   NOTE: The  use of thi s option s hould be c oordinated  with IRM  and MCCR.
  1125   PRCA MDA S ERVER
  1126   This optio n is the s erver for  receiving  Medicare D eductible  Alerts for  automatic  processin g in AR.
  1127   Accounts R eceivable  Cross-Refe rences
  1128   340^B
  1129   This is th e regular  VA FileMan  "B" cross -reference  and is us ed through out the AR  package f or users t o look-up  informatio n by debto r.
  1130   ^^TRIGGER^ 340^.03
  1131   Since a pa tient stat ement day  never chan ges, a sta tement day  is assign ed to a pa tient base d on their  internal  entry numb er. When a  new patie nt is adde d to the d ebtor file , this cro ss-referen ce trigger s the assi gnment of  the statem ent day.
  1132   340^AB^MUM PS
  1133   This cross -reference  allows ra pid lookup  of debtor s in the d ebtor file  by the "t ype" of de btor. Ther e are five  types of  debtors (P atient, In surance Co mpany, Ins titution,  Vendor, an d Person).  This allo ws the AR  software t o scan the  file for  only a spe cific type  of debtor  rather th an having  to look at  each entr y.
  1134   340^AC
  1135   This cross -reference  is used t o print pa tient stat ements and  Vendor, P erson, and  Instituti on follow- up letters . Since th ese type o f debtors  get notifi ed based o n their st atement da y, this cr oss-refere nce allows  rapid loo k-up of wh ich debtor  is due a  notificati on on a pa rticular d ay.
  1136   340^DMC
  1137   This cross -reference  will be s ent if fol low-up on  an account  is being  done by th e Debt Man agement Ce nter (DMC) .
  1138   340^TOP^MU MPS
  1139   This Cross -Reference  indicates  whether a  debtor ha s been sen t to TOP a nd the dat e of the r eference.
  1140   341^B
  1141   This cross -reference  will allo w look-up  to the eve nt file by  identifie r.
  1142   341^AD2^MU MPS
  1143   This cross -reference  is used f or account  profiles  and for pr inting pat ient state ments, let ters, and  bills. It  stores the  debtor, e vent-type,  and date/ time event  was close d in rever se order.
  1144   341^AC1^MU MPS
  1145   This cross  reference  is used t o store ev ents that  are in an  open statu s. Since o nly one ev ent at a t ime should  be in an  open statu s for a de btor, this  cross ref erence mak es sure th at no two  events are  in an ope n status f or a debto r.
  1146   341^AD1^MU MPS
  1147   This-cross  reference  is used f or account  profiles  and for pr inting pat ient state ments, let ters, and  bills. It  stores the  debtor, e vent-type,  and date/ time event  was close d in rever se order.
  1148   341^AD3^MU MPS
  1149   This cross -reference  is used f or account  profiles  and for pr inting pat ient state ments, let ters, and  bills. It  stores the  debtor, e vent-type,  and date/ time event  was close d in rever se order.
  1150   341^C
  1151   This cross  reference  sorts eve nts by the  date/time  they are  closed and  allows a  chronologi cal orderi ng of even ts.
  1152   341^AC2^MU MPS
  1153   This cross  reference  is used t o store ev ents that  are in an  open statu s. Since o nly one ev ent at a t ime should  be in an  open statu s for a de btor, this  cross ref erence mak es sure th at no two  events are  in an ope n status f or a debto r.
  1154   341^AE
  1155   This cross  reference  is used t o sort and  print eve nts by the ir follow- up dates.
  1156   341.1^B
  1157   This cross  reference  is not us ed in the  AR package , but exis ts for Fil eMan look- up on this  file by t he AR even t type nam e.
  1158   341.1^AC
  1159   Since the  AR event t ype file i s a table  file, AR e vent types  are found  by their  associated  event num ber using  this cross  reference .
  1160   342^B
  1161   This cross  reference  is to all ow look-up  on the si te paramet er file by  the site  name.
  1162   342.04^B
  1163   No Descrip tion
  1164   342.04^AC^ MUMPS
  1165   This cross -reference  is used t o find the  most rece nt interes t, adminis tration, a nd penalty  rate to a pply to a  bill.
  1166   342.01^B
  1167   No Descrip tion
  1168   ^^TRIGGER^ 342^31
  1169   No Descrip tion
  1170   342.1^B
  1171   An AR grou p is defin ed by the  site and i s assigned  a "type"  of group.  This allow s the site  to look-u p the AR G ROUP by th e name tha t was assi gned to th e AR GROUP  type.
  1172   342.1^AC
  1173   The AR pac kage uses  this cross  reference  to find a nd return  informatio n on speci fic AR gro ups by typ e.
  1174   342.2^B
  1175   No Descrip tion.
  1176   342.3^B
  1177   No Descrip tion.
  1178   342.31^B
  1179   No Descrip tion.
  1180   343^B
  1181   This cross  reference  is used t o look-up  follow-up  letters by  name for  users and  also when  printing f ollow- up  letters fo r patient  statements  and bills .
  1182   344^B
  1183   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  receipt # .
  1184   ^^TRIGGER^ 344.4^.08
  1185   No Descrip tion.
  1186   344^AA1^MU MPS
  1187   This cross -reference  stores th e last rec eipt numbe r used by  a user spe cific to t ype of pay ment. This  cross- re ference is  used to s how the de fault Rece ipt # when  using the  payment o ptions in  the Agent  Cashier mo dule.
  1188   344^AA^MUM PS
  1189   This cross -reference  stores th e last rec eipt numbe r used by  a user spe cific to t ype of pay ment. This  cross- re ference su pports the  cross-ref erence in  field "OPE NED BY".
  1190   344^AD
  1191   No Descrip tion.
  1192   344^ASTAT
  1193   No Descrip tion.
  1194   344^AEFT
  1195   No Descrip tion.
  1196   344.01^B
  1197   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1198   344^AN01^M UMPS
  1199   This cross  reference  is used t o build th e list of  payments t hat are un linked. An  unlinked  payment do es not hav e an entry  in field  .03. The c ross refer ence for f ield .03 w ill remove  the cross  reference  when the  field is p opulated.  EDI Lockbo x deposit  receipts w ill not ha ve an entr y in the . 03 field,  but are ex cluded fro m this xre f since th e funds ar e not depo sited into  suspense  but are in stead plac ed in FUND  5287/reve nue source  code 8NZZ .
  1200   344^AC^MUM PS
  1201   This cross -reference  is needed  to displa y payments  not yet p osted to p atient acc ounts duri ng the use  of the "A ccount Pro file" opti on.
  1202   344^AACCT 
  1203  
  1204   This cross  reference  is used t o lookup p ayments by  account.  This is es pecially u seful when  determini ng the pen ding payme nts for an  account.
  1205   344^AN03^M UMPS
  1206   This cross  reference  is used t o build th e list of  payments t hat are un linked. An  unlinked  payment do es not hav e an entry  in field  .03.   Thi s cross re ference is  initially  set when  the .01 en try is add ed to the  file.
  1207   :^^TRIGGER ^344.01^.0 3
  1208   This field  allows a  customized  look-up t o the Pati ent file a nd Bill nu mber file  when promp ting the u ser for "P ATIENT NAM E OR BILL  NUMBER" du ring payme nt entry.  Once the u ser select s the Pati ent or Bil l Number,  this data  is then mo ved to the  "Account"  field for  VA FileMa n Compatib ility for  printing.
  1209   344^ADOC 
  1210  
  1211   This cross  reference  is used t o lookup u p the rece ipt number  if the ca sh receipt  document  is known.
  1212   344.1^B
  1213   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1214   344.1^AC
  1215   This cross -reference  is needed  to displa y payments  not yet t o patient  accounts d uring the  use of the  "Account  Profile" o ption.
  1216   344.1^ADOC  
  1217  
  1218   This cross  reference  is used f or the Dep osit Recon ciliation  Report.
  1219   344.2^B
  1220   No Descrip tion.
  1221   344.21^B
  1222   No Descrip tion.
  1223   344.3^B
  1224   No Descrip tion.
  1225   344.3^ALOC K^MUMPS
  1226   This xref  is set to  allow a lo ck to be p laced on t he file so  only one  job that t ries to ma tch EFTs t o ERAs is  run at a t ime.  This  xref is s et the fir st time an  entry is  added to t he file.
  1227   344.3^ARDE P 
  1228  
  1229   No Descrip tion.
  1230   344.3^C
  1231   No Descrip tion.
  1232   344.3^AD^M UMPS
  1233   Xref by de posit numb er at the  top level  and payer  ID at the  344.31 lev el.
  1234   344.3^AREC DT 
  1235  
  1236   No Descrip tion.
  1237   344.31^B
  1238   No Descrip tion.
  1239   344.31^AMA TCH
  1240   No Descrip tion.
  1241   ^^TRIGGER^ 344.3^.14 
  1242  
  1243   No Descrip tion.
  1244   ^^TRIGGER^ 344.314^.0 2 
  1245  
  1246   Updates to  the MATCH  STATUS (# .08) field  will trig ger update s to the M ATCH STATU S HISTORY  (#314.314)  subfile.
  1247   344.31^AER A
  1248   No Descrip tion.
  1249   344.31^E
  1250   This cross  reference  is used t o sort the  file by t he DATE/TI ME RETURNE D field (# .18).
  1251   314.314^B
  1252   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing by VA  FileMan.
  1253   ^^TRIGGER^ 344.314^.0 3
  1254   This trigg er will up date the E DIT USER ( #.03) fiel d with the  user who  has update d the MATC H STATUS f ield.
  1255   344.4^B
  1256   No Descrip tion.
  1257   ^^TRIGGER^ 344.4^.14
  1258   No Descrip tion.
  1259   344.4^C
  1260   No Descrip tion.
  1261   344.4^I
  1262   Standard x -ref on th e INSURANC E CO ID (# .03) field  used for  look-up an d sorting  by VA File Man.
  1263   344.4^AFD
  1264   Created to  find entr ies to inc lude on ER A work lis t pick lis t.
  1265   344.4^AREC
  1266   No Descrip tion.
  1267   ^^TRIGGER^ 344.49^.02
  1268   No Descrip tion.
  1269   344.4^AMAT CH
  1270   This xref  allows eas y access t o unmatche d or misma tched ERA  records.
  1271   344.4^ATRI D
  1272   This cross -reference  is a new- style xref . The valu es in the  TRACE NUMB ER (#.02)  and INSURA NCE CO ID  (#.03) fie lds remain  unchanged .
  1273   344.4^ATRI DUP
  1274   This cross -reference  is used f or claim m atching wi thout rega rd to case . The trac e number a nd insuran ce company  are conve rted to up percase an d the soft ware uses  this for m atching cl aims by th e trace nu mber. The  values in  the TRACE  NUMBER (#. 02) and IN SURANCE CO  ID (#.03)  fields re main uncha nged.
  1275   344.4^E
  1276   The "E" cr oss refere nce is use d to sort  the file b y DATE RET URNED.
  1277   344.41^B
  1278   No Descrip tion.
  1279   ^^TRIGGER^ 344.4^.11
  1280   Keeps trac k of the n umber of i ndividual  EOBs in th e EOB tran smission.
  1281   344.41^AC
  1282   Cross refe rences ent ire file b y EOB deta il pointer  to file 3 61.1
  1283   344.4^ADET
  1284   Cross refe rences ent ire file b y EOB deta il pointer  to file 3 61.1
  1285   344.41^AD
  1286   No Descrip tion.
  1287   ^^TRIGGER^ 344.41^.17
  1288   No Descrip tion.
  1289   344.4^AEXC
  1290   This xref  is used to  identify  EOB record s with exc eption con ditions.
  1291   344.4^ATOU T
  1292   This cross  reference  allows ea sy access  to EOBs th at have be en transfe rred out o f the site  to anothe r site.
  1293   344.41^ATB
  1294   This xref  is used to  easily fi nd reversa l or take  back EOBs  in an ERA.
  1295   344.4^AFL
  1296   Created to  find entr ies to inc lude on ER A posted t o Paper EO B report.
  1297   344.49^B
  1298   No Descrip tion.
  1299   344.491^B
  1300   No Descrip tion.
  1301   344.491^AS EQ^MUMPS
  1302   No Descrip tion.
  1303   :^^TRIGGER ^344.491^. 03
  1304   No Descrip tion.
  1305   344.491^AN V
  1306   No Descrip tion.
  1307   344.491^AB AT
  1308   No Descrip tion.
  1309   344.4911^B
  1310   No Descrip tion.
  1311   344.4914^B
  1312   No Descrip tion.
  1313   344.491^AC
  1314   This xref  allows a q uick looku p of one u ser's comm ents for t he EEOB.
  1315   344.492^B
  1316   No Descrip tion.
  1317   344.493^B
  1318   No Descrip tion.
  1319   344.493^C
  1320   No Descrip tion.
  1321   344.49^AIN USE
  1322   This xref  allows for  a quick c heck to se e if any b atches wit hin the ER A are in u se or not.
  1323   344.5^B
  1324   No Descrip tion.
  1325   344.5^AMSE Q
  1326   This cross  reference  is needed  to associ ate all 'p ieces' of  an ERA
  1327   344.53^B
  1328   No Descrip tion.
  1329   344.54^B
  1330   No Descrip tion.
  1331   344.6^EXRX POST
  1332   This x-ref  is used t o locate e ntries by  Pharmacy a uto-postin g status.
  1333   344.62^B
  1334   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing on the  CARC/RARC  CODE (#.0 1) field.
  1335   344.62^ACT V
  1336   Index will  be used t o obtain a  list of t he active  CARC codes  for autom atic decre ase to be  applied
  1337   344.71^B
  1338   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing on the  TIMESTAMP  (#.01) fi eld.
  1339   344.71^C
  1340   This is a  search ind ex to allo w users to  perform a  lookups b y the user (s) who pl ace ERA li ne item in  suspense  or update  any items  that were  in suspens e.
  1341   344.71^D
  1342   This index  allows a  user to lo ok at thos e entries  in the Sus pense audi t log that  have been  cleared f rom suspen se by atta ching the  line item  (EOB) to a  specific  bill.
  1343   344.71^E
  1344   This index  allows a  user to re search Sus pense Audi t Log entr ies by a C laim or Bi ll number  if the lin e item in  suspense ( EOB) was l inked to a  Bill or C laim and c leared fro m suspense .
  1345   344.71^F
  1346   This index  allows th e user to  search the  Suspense  Audit Log  for all en tries of a  specific  dispositio n type.
  1347   344.72^B
  1348   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing on the  TIMESTAMP  (#.01) fi eld.
  1349   344.72^F
  1350   This index  will allo w for the  lookup of  the audit  history of  a specifi c ERA.
  1351   344.9^B
  1352   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing on the  NAME (#.0 1) field.
  1353   344.91^B
  1354   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing on the  NAME (#.0 1) field.
  1355   344.91^C
  1356   This index  will allo w for look ups of his torical re ports by d ate.
  1357   345^B
  1358   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing by VA  FileMan.
  1359   345.1^B
  1360   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing by VA  FileMan.
  1361   346^B
  1362   Standard x -ref used  for look-u p and sort ing by VA  FileMan.
  1363   347^B
  1364   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan. 34 7^AD
  1365   347^D
  1366   347^C
  1367   347^FMS
  1368   This is a  cross-refe rence on t he FMS TRA NSMISSION  DATE field . That fie ld stores  the date t hat the do cument was  transmitt ed to FMS.
  1369   347.1^B
  1370   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1371   347.2^B
  1372   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1373   347.3^B
  1374   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1375   347.3^C
  1376   No Descrip tion.
  1377   347.4^B
  1378   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1379   347.4^ACR
  1380   This x-ref  is used t o look-up  CR documen ts
  1381   347.4^AWR
  1382   This x-ref  is used t o look-up  WR documen ts
  1383   348^B
  1384   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1385   348^C^MUMP S
  1386   This cross -reference  stores th e print na me of the  entry alon g with the  code.
  1387   348.1^B
  1388   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by VA F ileMan.
  1389   348.2^B
  1390   No Descrip tion.
  1391   348.4^B
  1392   No Descrip tion.
  1393   348.4^C
  1394   This cross -reference  is used t o look up  a batch by  the batch  date.
  1395   348.4^AC
  1396   This cross -reference  tells the  status of  the batch .
  1397   348.41^B
  1398   No Descrip tion.
  1399   348.42^B
  1400   No Descrip tion.
  1401   348.43^B
  1402   No Descrip tion.
  1403   348.5^B
  1404   No Descrip tion.
  1405   348.6^B
  1406   No Descrip tion.
  1407   348.7^B
  1408   No Descrip tion.
  1409   349^B
  1410   No Descrip tion.
  1411   ^^TRIGGER^ 349^.02
  1412   This is th e type of  transmissi on record.
  1413   349^AT2^MU MPS
  1414   This cross -reference  is built  on TRANSMI SSION TYPE  and DATE  CREATED.
  1415   349.1^B
  1416   No Descrip tion.
  1417   349.11^B
  1418   No Descrip tion.
  1419   349.12^B
  1420   No Descrip tion.
  1421   ^^TRIGGER^ 349.1^33
  1422   No Descrip tion.
  1423   349.161^B
  1424   No Descrip tion.
  1425   349.2^AKEY 1^MUMPS
  1426   This cross -reference  is used t o key the  statements  for CCPC.
  1427   349.2^AKEY 2^MUMPS
  1428   This cross -reference  is used t o key the  statements  for CCPC.
  1429   349.2^AD^M UMPS
  1430   This is th e cross-re ference to  find pati ent statem ent errors  that are  returned f rom CCPC.
  1431   349.3^B
  1432   No Descrip tion.
  1433   349.3^AD
  1434   This cross -ref is us ed to reco rd the Pur ge date. E ntries wil l be purge d after th is date. 3 49.4^B
  1435   No Descrip tion.
  1436   349.7^B
  1437   No Descrip tion.
  1438   349.8^B
  1439   No Descrip tion.
  1440   349.9^B
  1441   No Descrip tion.
  1442   ^^TRIGGER^ 349.9^12
  1443   No Descrip tion.
  1444   430^B
  1445   This cross -reference  is used f or file lo ok-up and  sorting by  Accounts  Receivable  Bill No.
  1446   430^D^MUMP S
  1447   This cross  reference  is used f or lookup  and sorts  on the Acc ounts Rece ivable 6 d igit Bill  number (wi thout the  station nu mber).
  1448   ^^TRIGGER^ 430^71
  1449   This cross  reference  triggers  the Princi pal Balanc e field #7 1.
  1450   430^E
  1451   This cross  reference  is set fo r the Thir d Party ty pe categor y of bills .
  1452   430^AC
  1453   This cross -reference  is needed  to find b ills by st atus. This  cross-ref erence is  used exten sively by  reports an d options.
  1454   430^AS2^MU MPS
  1455   This cross -reference  allows ra pid look-u p of bills  by status  for a spe cific debt or.
  1456   ^^TRIGGER^ 430^60
  1457   This cross -reference  triggers  the Date A ccount Act ivated fie ld. When a  Bill is m ade Active  or Open f or a patie nt, new ac tivity nee ds to be l ogged to t hat it may  appear on  the next  patient st atement.
  1458   430^C
  1459   This cross -reference  allows us er look-up  of bills  belonging  to a speci fic debtor .
  1460   430^AS1^MU MPS
  1461   This cross -reference  allows ra pid look-u p of bills  by status  for a spe cific debt or.
  1462   430^ATD^MU MPS
  1463   This cross -reference  is not ac tively use d and only  exists to  update th e activity  for a deb tor in the  event the  debtor fi eld is eve r changed,  which sho uld never  happen.
  1464   430^AK^MUM PS
  1465   This cross -reference  is used t o track ac counts tha t have bee n made ACT IVE. It is  used by t he patient  statement  procedure s.
  1466   430^AD
  1467   This cross  reference  is used f or lookup  bills by R eferral Da te.
  1468   430.01^B
  1469   This cross  reference  is used f or lookup  and sorts  of the Fis cal Years  for the Bi ll.
  1470   430.01^C^M UMPS
  1471   This x-ref  has quits  to remove  the previ ous x-ref  for this f ield that  was no lon ger needed .
  1472   430^F^
  1473   This cross  reference  is set fo r the Pat  Ref No. in  the Fisca l Year mul tiple that  is not a  Bill No.
  1474   430^AJ^MUM PS
  1475   This cross  reference  sets the  Appropriat ion Symbol  field 18  to the non  year appr opriation  symbol ent ered for t his Fiscal  Year.
  1476   ^^TRIGGER^ 430.01^1
  1477   This cross  reference  triggers  the Curr.P rin.Bal fi eld #1.
  1478   430.02^B
  1479   This cross -reference  is used f or lookup  and sorts  for the Da te of Char ges.
  1480   430.02^AC^ MUMPS
  1481   This cross  reference  calculate s and sets  the Total  Amount fi eld 6.
  1482   430.02^AD^ MUMPS
  1483   This cross -reference  calculate s and sets  the Total  Amount fi eld 6.
  1484   430.02^AE^ MUMPS
  1485   Obsolete v ersion 3.7  cross-ref erence.
  1486   430.051^B
  1487   This cross -reference  is used f or lookup  and sorts  for Repaym ent Due Da tes.
  1488   430.2^B
  1489   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  AR Catego ry.
  1490   430.2^C
  1491   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  the Abbre viation fi eld.
  1492   430.2^AC
  1493   This cross -reference  is used f or look-up s by the C ategory Nu mber field . This cro ss-referen ce is used  extensive ly through out the AR  package a nd SHOULD  NOT be edi ted. By ed iting this  field, it  may cause  serious f unctional  problems w ithin the  AR package .
  1494   430.3^B
  1495   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  the AR Tr ansaction  Type.
  1496   430.3^C
  1497   This cross -reference  is used f or look-up  and sorti ng transac tion types  by Abbrev iation.
  1498   430.3^AC^M UMPS
  1499   This cross -reference  is used f or look-up  by Status  Number.
  1500   430.4^B
  1501   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  the AR Bi ll Number.
  1502   430.4^C^MU MPS
  1503   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  AR bill n umber (wit hout the s tation num ber prefix .).
  1504   430.5^B
  1505   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  AR Parame ter.
  1506   430.5^C
  1507   This cross -reference  is used f or file lo ok-up and  sorting by  the AR Pa rameter Ty pe field.
  1508   430.5^AC
  1509   This cross -reference  is used f or look-up  by the Nu mber of Le tters fiel d.
  1510   430.6^B
  1511   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  AR Debt L ist.
  1512   430.6^C
  1513   This cross -reference  is used f or look-up  and sorti ng by the  Full Name  field.
  1514   430.6^D
  1515   This cross -reference  is used f or look-up  and sorti ng by the  AR Debt Li st Type fi eld.
  1516   430.7^B
  1517   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  AR Billin g Error me ssage name .
  1518   430.7^AC
  1519   This cross -reference  is used f or look-up  by the Er ror Code f ield.
  1520   430.8^B
  1521   This cross -reference  is used f or look-up  and sorti ng by Iden tifier.
  1522   430.9^B
  1523   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  the AR Co nversion n ame.
  1524   430.95^B
  1525   This cross -reference  is used f or look-up  and sorti ng by the  Inconsiste ncies fiel d.
  1526   431^B
  1527   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  effective  date.
  1528   433^B
  1529   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  Transacti on Number.
  1530   433.01^B
  1531   This cross -reference  is used f or sorting  by Fiscal  Year.
  1532   433^C
  1533   This cross -reference  is used t o determin e the tran saction en tries asso ciated wit h each int ernal Bill  number (f rom file 4 30).
  1534   ^^TRIGGER^ 433^19
  1535   This cross -reference  is needed  to log an  "activity " to the p atient acc ount for p rinting pa tient stat ements and  various r eports.
  1536   433^AE^MUM PS
  1537   This cross -reference  is used f or sorting  by Calm C ode status .
  1538   433^AG
  1539   This cross -reference  is used f or the Fol low-up Lis t.
  1540   433^AD^MUM PS
  1541   This cross -reference  will file  the entry  into the  AR Data Qu eue file f or transmi ssion to t he ARC.
  1542   433^AW^MUM PS
  1543   This cross -reference  is set if  the trans action is  a 'write-o ff' transa ction (i.e ., waivers  and compr omises). I t is used  to calcula te the sum mary write -off docum ents for F MS.
  1544   433^AT2^MU MPS
  1545   This cross  reference  is used b y the Nati onal Datab ase collec tor and by  AR report s to look  up transac tions by t ransaction  type and  by date en tered (pro cessed).
  1546   433^AEOB1^ MUMPS
  1547   The AEOB c ross-ref w ill be set  if the Tr ansaction  Type is Pa yment in P art, for a  TP bill r eferred to  RC that d oes not ha ve the EOB  Code fiel d populate d.
  1548   433^AI^MUM PS
  1549   This cross -reference  will file  the entry  into the  AR Date Qu eue file f or transmi ssion to t he ARC.
  1550   433^AF
  1551   This cross -reference  is used f or sorting  on receip t number.
  1552   433^AH^MUM PS
  1553   This cross -reference  will file  the entry  into the  AR Data Qu eue file f or transmi ssion to t he ARC.
  1554   433^ATD^MU MPS
  1555   This cross -reference  is used f or the pat ient state ment. It i s sorted b y the DEBT OR (field  9, file 43 0) and DAT E ENTERED  (field 19,  file 433) . Loop thr ough the D ebtors tra nsactions  (Date Ente red) to di splay his  transactio ns for a s pecified t ime period .
  1556   433^AT1^MU MPS
  1557   This cross  reference  is used b y the Nati onal Datab ase collec tor and by  AR report s to look  up transac tions by t ransaction  type and  by date en tered (pro cessed).
  1558   433^AC^MUM PS
  1559   This cross -reference  will file  the entry  into the  AR Data Qu eue file f or transmi ssion to t he ARC. 43 3^AP^MUMPS
  1560   This cross -reference  is used f or sorting  by the Pr epayment T rans. Date .
  1561   433^AEOB^M UMPS
  1562   This cross -ref is us ed to aler t AR staff  that EOB  Processing  should be  done for  a payment  transactio n. These p ayments ar e from Ins urance Com panies who se bill is  referred  to RC for  collection  action. O nce the EO B Code is  entered, t his cross- ref can be  deleted.
  1563   433.061^B
  1564   This cross -reference  is used f or sorting  by Date o f Charges.
  1565   The follow ing three  fields wit hin File # 430 contai n two sepa rate cross -reference s, which m odify a si ngle refer ence level :
  1566   field #9,  ATD x-ref,  and field  #60, AK x -ref, both  setup "AT D";
  1567   field #8,  AS2 x-ref,  and field  #9 AS 1 x -ref, both  setup "AS ";
  1568   The re-ind exing of b oth or eit her cross- reference  may be don e to corre ctly estab lish the i ndex.
  1569   433^CA^MUM PS
  1570   This x-ref  identifie s Contract  Adjustmen t Transact ions. It i s used by  the FMS da ta collect or to comp ile the WR  06 docume nt for tra nsmission  to FMS.
  1571   433^ACE^MU MPS
  1572   This cross -reference  is set to  aid in pr inting the  medicatio n co-pay e xemption r eport. It  is set whe never the  decrease t ransaction  or intere st exempti on transac tion is ap plied as a  result of  an exempt ion from m edication  co-pays. I t is also  set for th e increase  transacti on if a re fund Bill  is set up  as a resul t of medic ation co-p ays.
  1573   434^B
  1574   This cross -reference  is used f ile look-u p and sort ing by AR  Form Lette r name fie ld.
  1575   434^C
  1576   This cross -reference  is used f or file lo ok-up and  sorting by  Full Name .
  1577   435^B
  1578   This cross -reference  is used f or sorting  and file  look-up by  receipt # .
  1579   435^AF^MUM PS
  1580   This cross -reference  will kill  the corre sponding f ile 433 "A F" cross-r eference w hen the re ceipt numb er is kill ed in this  file.
  1581   Since the  receipt nu mber x-ref  in file 4 33 is only  needed fo r the prin ting of th e 215 and  requires t he "Batch  Payment" e ntry in th is file, o nce the re ceipt numb er is purg ed from th is file th e correspo nding 433  x-ref can  be purged.
  1582   435^AA1^MU MPS
  1583   This x-ref  stores th e last rec eipt numbe r used by  a user spe cific to t ype of pay ment.
  1584   This x-ref  is used t o show the  default R eceipt # w hen using  the paymen t options  in the Age nt Cashier  module.
  1585   435^AA^MUM PS
  1586   This x-ref  stores th e last rec eipt numbe r used by  a user spe cific to t ype of pay ment. This  x-ref sup ports the  x-ref in f ield "OPEN ED BY".
  1587   435.01^B
  1588   This x-ref  is used f or look-up  and sorti ng by file man. 435^A C^MUMPS
  1589   This cross -reference  is needed  to displa y payments  not yet p osted to p atient acc ounts duri ng the use  of the "A ccount Pro file" opti on.
  1590   ^^TRIGGER^ 435.01^.03
  1591   No Descrip tion.
  1592   436.1^B
  1593   No Descrip tion.
  1594   436.1^C
  1595   No Descrip tion.
  1596   436.12^B
  1597   No Descrip tion.
  1598   ^^TRIGGER^ 436.12^.02
  1599   This trigg er will in sert the c urrent use r into ENT ERED BY fi eld of the  COMMENT D ATE TIME m ultiple.
  1600   Operating  Specifics
  1601   INTRODUCTI ON
  1602   This secti on deals w ith the sp ecific inf ormation y ou need to  determine  whether y our facili ty can run  AR effect ively. The  informati on present ed here in cludes siz ing, equip ment requi rements, j ournaling,  routines,  and exter nal/intern al relatio ns with ot her DHCP p ackages.
  1603   SIZING INF ORMATION
  1604   AR test si tes were a sked to pr ovide the  number of  entries ma de in the  three main  files for  Accounts  Receivable  using VA  FileMan. I n addition , the site s ran %ZTB KC to obta in the blo ck count f or the ass ociated gl obals. The se files r epresent t he most ac tive and f astest gro wing AR fi les. As a  result, it  is estima ted that A R will req uire the f ollowing ( note that  block size s are for  DSM-11):
  1605   ^RCD(340 -  1/5 block  per entry  (AR Debto r)
  1606   ^PRCA(430  - 1/2 bloc k per entr y (Account s Receivab le)
  1607   ^PRCA(433  - 1/4 bloc k per entr y (AR Tran saction)
  1608   ^RCD(341 -  1/4 block  per entry (AR Event)
  1609   Please not e these ar e an estim ate of wha t is neces sary for o nly a subs et of the  dynamic fi les of AR.
  1610   To get the  estimate  of the num ber of Acc ounts Rece ivable tra nsactions,  contact y our Fiscal  Service.
  1611   NOTE: Plea se be awar e that Fis cal is req uired to h ave access  to this i nformation  for 6 to  10 years t o meet leg al require ments.
  1612   RECOMMENDE D EQUIPMEN T
  1613   Fiscal
  1614   1 CRT per  Accounting  Technicia n
  1615   1 CRT per  Accounts R eceivable  Clerk
  1616   1 CRT for  Agent Cash ier
  1617   1 CRT for  Applicatio n Coordina tor
  1618   1 132 colu mn Dot Mat rix Printe r (for pri nting free -form bill s, preprin ted UB92 f orms, repo rts, and p atient sta tements)
  1619   1 Letter Q uality Pri nter (repo rts and le tters)
  1620   1 Letter Q uality Pri nter (for  printing c ollection  letters)
  1621   There are  three defa ult printe r location s associat ed with th e AR packa ge. These  printers w ill be ass ociated wi th a devic e number o n your DHC P system.  You may be  able to u se the sam e printer  for multip le types o f outputs.  Please co nsult with  your Appl ication Co ordinators  as to wha t outputs  may be sen t to "shar ed" printe rs, and wh ere these  printers s hould be l ocated wit hin the Fi scal Servi ce.
  1622   TRANSLATIO N TABLES
  1623   The follow ing is a l ist of glo bals that  should be  translated  to allow  access in  a distribu ted operat ing system  environme nt. All gl obals are  accessed b y all user s and all  AR data is  stored in  ^PRC* and  RC*.
  1624   RCD - This  global co ntains the  AR Debtor  file (#34 0).
  1625   PRCA - Thi s global c ontains th e Accounts  Receivabl e files.
  1626   NOTE: The  PRCAK, PRC A, and RC  globals ma y grow ver y large.
  1627   (See the S izing Info rmation).
  1628   RC - Debto r.
  1629   RCY - Batc h payment.
  1630   PRCAK - Ar chive Purg e.
  1631   On-line Do cumentatio n
  1632   It is reco mmended th at you pri nt the AR  Data Dicti onaries im mediately  after you  load the s oftware. T his is don e through  the VA Fil eMan optio n List Fil e Attribut es. The AR  files inc lude numbe rs 340 - 3 44, 347 -  348.1, and  430 - 433 . You may  specify a  Standard o r Brief Da ta Diction ary as you r needs re quire. Uti lizing on- line docum entation i s the best  way to ob tain the m ost curren t informat ion availa ble. Furth er informa tion for g enerating  On-line do cumentatio n is provi ded in the  Kernel do cumentatio n. This ca n be obtai ned either  from your  IRM Servi ce or your  local ISC .
  1633   Currently  AR utilize s PRCA and  RC as nam espaces. P RCA is in  the proces s of being  phased ou t. There a re no spec ial templa tes associ ated with  AR V.4.5.
  1634   Upon gaini ng access  to the sys tem, the u ser is pro mpted to e nter a men u selectio n for each  level of  the system . If no se lection is  listed wi thin the p rompt, or  if the use r is unsur e of which  selection s are avai lable, ent ering a "? " will bri ng up a li st of avai lable sele ctions. En tering "?? " will giv e addition al informa tion, and  "???" will  give brie f descript ions of al l entries.  For promp ts contain ing a sele ction, the  user shou ld enter a  <return>  to make th is selecti on. If the  "NO//" or  "YES//" f eature is  included i n the prom pt, enteri ng a <retu rn> will i ndicate se lection of  the indic ated optio n, and ent ering a "Y " for yes  or "N" for  no will a llow the u ser to acc ept or rej ect the pr ompt selec tion.
  1635   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  1636   Appendix 1 : AR Archi ving Check list and T roubleshoo ting Guide
  1637   PURPOSE
  1638   This check list and t roubleshoo ting guide  was desig ned to aid  Fiscal an d IRM serv ices in th e archivin g process.  The archi ving proce ss was dev eloped to  remove old  bills and  transacti ons from o n-line to  off-line s torage. Up on complet ion of the  archive p rocess, an  archived  Bill in fi le 430 is  identified  by a stub  record co nsisting o f the Bill  number, a rchive dat e, and arc hived stat us. All co rrespondin g transact ions in fi le 433 are  removed i n their en tirety fro m the on-l ine system .
  1639   HARDWARE R EQUIREMENT S
  1640   Archiving  records re quires the  use of a  medium suc h as tape  or removab le disk. W hen select ing either  of these  mediums, c onsider th at .003 me gabytes of  available  free spac e is neces sary for e very entry  in file 4 30 to be a rchived.
  1641   ARCHIVE CH ECKLIST
  1642   Check with  Fiscal fo r the time  period to  begin arc hiving. Cu rrently, i t is not p ossible to  archive d ata less t han two fi scal years  old. For  example, i f today is  September  19, 1994,  the lates t date whi ch data ca n be archi ved is Oct ober 1, 19 92.
  1643   From the A R Archive  Records Me nu, select  the optio n Mark AR  Records fo r Archival .
  1644   The start  date defau lt "None",  will arch ive the ea rliest ina ctive data  that is n ot under t he status  of Active,  Amended B ill, Archi ved, New B ill, Open,  Pending A pproval, R efund Revi ew, Return ed For Ame ndment, Re turned Fro m AR (NEW) , or Suspe nded.
  1645   The end da te is the  latest dat e to archi ve data wh ich is not  under any  of the st atus's lis ted above.  This date  is up to  the indivi dual Fisca l service.  For examp le, your F iscal serv ice may wa nt to have  records f rom the pa st four ye ars on-lin e which wo uld mean t hat the en d date wou ld be ente red as 10/ 1/90.
  1646   Upon compl etion of t he marking  process,  a message  is automat ically gen erated and  sent to t he user wh o began th e process  regarding  the number  of record s that wer e marked " Pending Ar chive".
  1647   Fiscal sho uld review  the “Pend ing Archiv e” list us ing the op tion, Deta iled Repor t of Pendi ng Archive  Records,  to ensure  the record s that are  marked ar e the desi red record s for arch iving. If  an undesir ed record  is marked,  the optio n Unmark R ecords Mar ked for Ar chival can  be used t o change t he status  from Pendi ng Archive  to its pr evious sta tus.
  1648   On the sys tem where  the global  ^PRCAK is  located,  calculate  the amount  of disk s pace requi red by mul tiplying t he number  of records  to be arc hived by . 003. “.003 ” is the a mount of s pace each  record tak es up in m egabytes.  The produc t of this  multiplica tion is th e number o f megabyte s of tempo rary stora ge that wi ll be nece ssary for  the archiv ing proced ure.
  1649   Ex. 12,000  records X  .003 MB =  48 MB
  1650   Note: This  space wil l be freed  when the  archive pr ocess is c omplete.
  1651   Select the  option Bu ild Tempor ary Archiv e File. Du ring this  process, t he system  will loop  through al l bills ma rked “Pend ing Archiv e” (file 4 30) and id entify all  correspon ding trans actions (f ile 433).  For each B ill and tr ansaction  being arch ived, the  “pointer-v alues” wil l be expan ded and mo ved to the  temporary  archive f ile. Upon  completion  of the Bu ilding pro cess, a me ssage is g enerated i ndicating  whether or  not the p rocess was  successfu l and how  many archi ve records  were crea ted.
  1652   Using the  operating  systems gl obal save  utility (^ %GS, ^%GSA VE, etc..)  write the  global ^P RCAK to a  removable  storage me dium i.e.  tape, disk , etc.
  1653   Upon compl etion of s tep 6, use  the optio n Remove A R Records  from Files . This opt ion will c reate the  stub recor d in file  430 and re move all c orrespondi ng transac tions in f ile 433. W hen this s tep finish es, the te mporary st orage spac e from ste p 5 is fre ed up. The  date ente red using  this optio n is store d with the  stub reco rd as the  “date of a rchival”.
  1654   Note: The  actual dis k space re gained wil l vary due  to fragme ntation in  compressi on algorit hms used b y the oper ating syst ems. Globa l compress ion utilit ies should  be run in  accordanc e with ope rating sys tems “cook book” reco mmendation s to regai n unused d isk space.
  1655   TROUBLESHO OTING
  1656   PROBLEMSOL UTIONSyste m crashes  or job sto ps running .Use the o ption Purg e Temporar y Archive
  1657   Storage Fi le and rer un archive  procedure .Archive p rocess ide ntifies fe w or no re cords.Reru n the arch ive proces s using a  more exten sive date  range.Need  to restor e archive  records.Us ing the op erating sy stems glob al restore  utility,  restore th e archived  global an d use VA F ile Manage r to inqui re or prin t file ent ries.Note:  Once the  archive pr ocess has  begun it c annot be " restarted" . If an at tempt is m ade to beg in the arc hive proce ss while i t is still  in progre ss, a mess age will a ppear indi cating tha t "this pr ocess has  failed bec ause anoth er AR arch ive proces s is alrea dy in prog ress".
  1658   Appendix 2 : FMS Docu ments
  1659   The follow ing pages  contain th e document  structure  and the n ature of t he data th at must be  supplied  from each  service to  the Finan cial Manag ement Syst em.
  1660   COLUMN KEY S
  1661   #
  1662  
  1663  
  1664  
  1665   = Field Nu mber
  1666   Field Name
  1667  
  1668  
  1669   = Name of  Field
  1670   Generating  Package
  1671                 = Packa ge respons ible for c ode
  1672   Value
  1673  
  1674  
  1675  
  1676   = Default  or pattern  in Alpha/ Numeric
  1677   Value Stat us
  1678  
  1679  
  1680   = Hard Cod e or Varia ble data e lement
  1681   Descriptio n
  1682  
  1683  
  1684   = Brief ex planation  of field
  1685   Any segmen ts not lis ted in a d ocument, a re not req uired or n ot used.
  1686   DETAILED C ASH RECEIP T (CR) DOC UMENT
  1687   CONTROL SE GMENT
  1688   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment-ID CTLHCSegme nt identif ier2Source  SystemARS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemF MSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tations3AV ARIFCAP St ation5Tran saction cl assDOCHCDO C indicate s document  transacti on6Transac tion codeC RHCCR indi cates cash  receipt d ocument7SE C1 code4AV ARVHA = 10 , VBA = 20 8Batch num bernullHC9 Transactio n Number11 AVARStatio n(3) + Fis cal Year(1 ) + K + Se quential(5 ) + 010Tra nsaction D ate8NVARCa lendar dat e of creat ion of doc ument (YYY YMMDD)11Tr ansaction  Time6NVARC alendar ti me of crea tion of do cument (HH MMSS)12Seq uence Numb er3NVARTra nsaction p art Sequen ce Number  of Sequenc e Total13S equence To tal3NVARTo tal number  of transa ction part s14Version 3AVARIFCAP -FMS Inter face Versi onDOCUMENT  SEGMENTS
  1689   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt identif ier2Segmen t IDCR1HCS egment ide ntifier3Tr ans codeCR HCCR indic ates a Cas h Receipt  document4T rans Numbe r11AVARSta tion(3) +  Fiscal Yea r(1) + K +  Sequentia l(5) + 05H eader XDiv ision4AVAR VHA = 10,  VBA = 206I FCAP flagN HCIFCAP up date contr ol point7S egment IDC R2HCSegmen t identifi er8Record  Year2NVARC alendar ye ar of rece ipt deposi t9Record M onth2NVARC alendar mo nth of rec eipt depos it10Record  Day2NVARC alendar da y of recei pt deposit 11Fisc Mon thnullHC12 Fisc Yearn ullHC13Beg  Budget FY nullHC14En d Budget F YnullHC15D ocument Ty penullHC16 Document A ctionEHCE  is for ori ginal entr y document 17Acctg Tr ans Typenu llHC18Offs et Cash Ac countnullH C19Deposit  Number12A VAR20Fundn ullHC21Doc ument Tota l15NVARPay ment amoun t (Each pa yment will  generate  a separate  document) 22Billed F undnullHC2 3Accomplis hed Year2N VARCurrent  calendar  year24Acco mplished M onth2NVARC urrent cal endar mont h25Accompl ished Day2 NVARCurren t day of c urrent cal endar mont h26Disburs ing Office nullHC27HD R Ref Tran s Codenull HC28HDR Re f Trans Nu mbernullHC LINE SEGME NTS
  1690   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt identif ier2Segmen t IDCRAHCS egment ide ntifier3Li ne No001HC Each payme nt will ge nerate a s eparate do cument4Lin e Beg Budg et FYnullH C5Line End  Budget FY nullHC6Lin e Fundnull HC7XOrgani zationnull HC8Sat Sta tionnullHC 9XProgramn ullHC10Rev enue Sourc enullHC11S ub Rev Sou rcenullHC1 2Budget Ob ject Coden ullHC13Sub  BOCnullHC 14Travel T ypenullHC1 5Job Numbe rnullHC16R eport Cate gorynullHC 17GL Accou ntnullHC18 Vendor IDn ullHC19Ven dor Addres s Codenull HC20Line A mount15NVA RAmount of  collectio n21Incr/De cr Indicat orIHCI for  increase2 2Partial F inal Indnu llHC23Line  Trans Typ e2AVARRefu nd (01) or  Reimburse ment (05)2 4Ref Trans  CodeBDHCR eferenced  transactio n code25Re f Trans Nu mb11AVARBi ll Number2 6Ref Trans  Line001HC Document l ine to whi ch collect ion is app lied27Chec k Numbernu llHC28Adva nce Flagnu llHC29Line  Descripti onnullHC30 Agreement  NumbnullHC 31Travel A dvance Num bnullHC32A ction Outn ullHC33Cos t Centernu llHC34Cost  Sat Stati onnullHC35 Reclass Ad v IndnullH CSUMMARY C ASH RECEIP T (CR) DOC UMENT
  1691   CONTROL SE GMENT
  1692   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment-ID CTLHCSegme nt identif ier2Source  SystemARS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemF MSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tations3AV ARIFCAP St ation5Tran saction cl assDOCHCDO C indicate s document  transacti on6Transac tion codeC RHCCR indi cates cash  receipt d ocument7SE C1 code4AH CVHA = 10,  VBA = 208 Batch numb ernullHC9T ransaction  Number11A VARStation (3) + Fisc al Year(1)  + K + Seq uential(5)  + 010Tran saction Da te8NVARCal endar date  of creati on of docu ment (YYYY MMDD)11Tra nsaction T ime6NVARCa lendar tim e of creat ion of doc ument (HHM MSS)12Sequ ence Numbe r3NVARTran saction pa rt Sequenc e Number o f Sequence  Total13Se quence Tot al3NVARTot al number  of transac tion parts 14Version3 AVARIFCAP- FMS Interf ace Versio nDOCUMENT  SEGMENTS
  1693   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt identif ier2Segmen t IDCR1HCS egment ide ntifier3Tr ans codeCR HCCR indic ates a Cas h Receipt  document4T rans Numbe r11AVARSta tion(3) +  Fiscal Yea r(1) + K +  Sequentia l(5) + 05H eader XDiv ision4AHCV HA = 10, V BA = 206IF CAP flagNH CIFCAP upd ate contro l point7Se gment IDCR 2HCSegment  identifie r8Record Y ear2NVARCa lendar yea r of recei pt deposit 9Record Mo nth2NVARCa lendar mon th of rece ipt deposi t10Record  Day2NVARCa lendar day  of receip t deposit1 1Fisc Mont hnullHC12F isc Yearnu llHC13Beg  Budget FYn ullHC14End  Budget FY nullHC15Do cument Typ enullHC16D ocument Ac tionEHCE i s for orig inal entry  document1 7Acctg Tra ns Typenul lHC18Offse t Cash Acc ountnullHC 19Deposit  Number12AV ARSF-215 # 20FundNull HC21Docume nt Total15 NVARAmount  of collec tion for f und22Bille d Fundnull HC23Accomp lished Yea r2NVARCurr ent calend ar year24A ccomplishe d Month2NV ARCurrent  calendar m onth25Acco mplished D ay2NVARCur rent day o f current  calendar m onth26Disb ursing Off icenullHC2 7HDR Ref T rans Coden ullHC28HDR  Ref Trans  Numbernul lHCLINE SE GMENTS
  1694   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt identif ier2Segmen t IDCRAHCS egment ide ntifier3Li ne No001HC Line #4Lin e Beg Budg et FY2NCur rent Fisca l Year5Lin e End Budg et FYnullH C6Line Fun d6AAppropr iation cod e: 5014(MC CR) 2431(C ATC) 3220( ADMIN) 143 5(INT) 086 9(Judicial  Fees)7XOr ganization 3NStation  number8Sat  Stationnu llHC**If t hese field s are acti vated, it  will be ne cessary to  undertake  a major r econfigura tion of th e current  AR softwar e...9XProg ramnullHC1 0Revenue S ourceARRVH C*11Sub Re v Sourcenu llHC*12Bud get Object  CodenullH C*13Sub BO CnullHC14T ravel Type nullHC*15J ob Numbern ullHC*16Re porting Ca tegorynull HC17GL Acc ountnullHC 18Vendor I DnullHC19V endor Addr ess Codenu llHC20Line  Amount15N VARAmount  of collect ion for ap propriatio n21Incr/De cr Indicat orIHCI for  increase2 2Partial F inal Indnu llHC23Line  Trans Typ e23HC24Ref  Trans Cod enullHC25R ef Trans N umbernullH C26Ref Tra ns Linenul lHC27Check  Numbernul lHC28Advan ce Flagnul lHC29Line  Descriptio nnullHC30A greement N umbnullHC3 1Travel Ad vance Numb nullHC32Ac tion Outnu llHC33Cost  Centernul lHC*34Cost  Sat Stati onnullHC*3 5Reclass A dv Indnull HCOVERCOLL ECTION PAY MENT (OP)  DOCUMENT
  1695   CONTROL SE GMENT
  1696   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID CTLHCSegme nt Identif ier2Source  SystemARS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemF MSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tations3AV ARIFCAP St ation5Tran saction Cl assDOCHCDo cument tra nsaction6T ransaction  CodeOPHCT ransaction  Code7SEC1  Code10HCS ecurity 1  Code8Batch  Numbernul lHC9Transa ction Numb er11AVARSt ation(3) +  Fiscal Ye ar(1) + K  + Sequenti al(5) + 01 0Transacti on Date8NV ARCalendar  date docu ment creat ed (YYYYMM DD)11Trans action Tim e6NVARTime  document  created (H HMMSS)12Se quence Num ber3NVARTr ansaction  part Seque nce Number  of Sequen ce Total13 Sequence T otal3NVART otal numbe r of trans action par ts14Versio n3NVARIFCA P-FMS Inte rface Vers ionDOCUMEN T SEGMENTS
  1697   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt Identif ier2Segmen t IDPV1HCS egment Ide ntifier3Tr ans CodeOP HCDocument  ID4Trans  Number11AV ARStation( 3) + Fisca l Year(1)  + K + Sequ ential(5)  + 05Header  XDivision 10HCDOC ID  SEC16Segm ent IDPV2H CSegment I dentifier7 Record Mon th2NVARRef und proces sed on thi s calendar  month8Rec ord Day2NV ARRefund p rocessed o n this cal endar day9 Record Yea r2NVARRefu nd process ed on this  calendar  year10Fisc  Monthnull HC11Fisc Y earnullHC1 2HDR Budge t FYnullHC 13HDR End  Budget FYn ullHC14Doc ument Acti onEHCOrigi nal Docume nt15HDR Tr ans Type01 HC01 = Pay ment of ov er collect ion revenu e16Documen t Typenull HC17Sched  Year2NVARC urrent cal endar year 18Sched Mo nth2NVARCu rrent cale ndar month 19Sched Da y2NVARCurr ent calend ar day20Vo ucher-Sche dule Typen ullHC21HDR  FundnullH C22Documen t Descnull HC23Disbur sing Offic enullHC24F A INDnullH C25Vendor  IDMISCVETH CVendor Co de26Vendor  Address C odenullHC2 7Document  Total15NVA RAmount of  Refund28V endor Name 30AVARVete ran Name29 Vendor Add ress Line  130AVARAdd ress #130V endor Addr ess Line 2 30AVARAddr ess #231Ci ty19AVARCi ty32State  Code2AVARS tate33Zip  Code9AVARZ ip34Hand P ick CK IND nullHCLINE  SEGMENTS
  1698   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt Identif ier2Segmen t IDPVAHCS egment Ide ntifier3Li ne No001HC Line #4Ref  Trans Cod eNullHC5Re f Trans Nu mberNullHC 6Ref Trans  LineNullH C7Accept Y earNullHC8 Accept Mon thNullHC9A ccept DayN ullHC10Ven dor Invoic eNullHC11V endor Invo ice LineNu llHC12Line  Descripti onNullHC13 Line Trans  TypeNullH C14Line Bu dget FY2NV ARFiscal Y ear15Line  End Budget  FYNullHC1 6Line Fund 5014HCAppr opriation1 7XOrganiza tion3NVARS tation num ber18Sat S tationNull *HC*If the se fields  are activa ted, it wi ll be nece ssary to u ndertake a  major rec onfigurati on of the  current AR  software. ..19Cost C enterNull* HC20Cost S at Station Null*HC21X ProgramNul l*HC22Budg et Object  CodeNull*H C23Sub BOC Null*HC24J ob NumberN ull*HC25Re porting Ca tegoryNull *HC26GL Ac countNullH C27Quantit yNullHC28R evenue Sou rceARRVHC2 9Sub Rev S ourceNull* HC30Vendor  Invoice Y earNullHC3 1Vendor In voice Mont hNullHC32V endor Invo ice DayNul lHC33Int R eason Code NullHC34Li ne Amount1 5NVAR35Inc r/Decr Ind icatorIHC3 6Partial F inal INDNu llHC37VI L og YearNul lHC38VI Lo g MonthNul lHC39VI Lo g DayNullH C40Line Ty peNullHC41 Related GB LNullHCWRI TE-OFF (WR ) DOCUMENT
  1699   CONTROL SE GMENT
  1700   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID CTLHCSegme nt Identif ier2Source  SystemARS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemF MSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tations3AV ARIFCAP St ation5Tran saction Cl assDOCHCDo cument tra nsaction6T ransaction  CodeWRHCT ransaction  Code7Sec1  Code4AHCV HA = 10, V BA = 208Ba tch Number nullHC9Tra nsaction N umber11AVA RStation(3 ) + Fiscal  Year(1) +  K + Seque ntial(5) +  010Transa ction Date 8NVARCalen dar date d ocument cr eated (YYY YMMDD)11Tr ansaction  Time6NVART ime docume nt created  (HHMMSS)1 2Sequence  Number3NVA RTransacti on part Se quence Num ber of Seq uence Tota l13Sequenc e Total3NV ARTotal nu mber of tr ansaction  parts14Ver sion3NVARI FCAP-FMS I nterface V ersionDOCU MENT SEGME NTS
  1701   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt identif ier2Segmen t IDCR1HCS egment ide ntifier3Tr ans codeWR HCWR indic ates a Wri te Off doc ument4Tran s Number11 AVARStatio n(3) + Fis cal Year(1 ) + K + Se quential(5 ) + 05Head er XDivisi on4NHCVHA  = 10, VHB  = 206Segme nt IDCR2HC Segment id entifier7R ecord Year 2NVARCalen dar year o f write-of f8Record M onth2NVARC alendar ye ar of writ e-off9Reco rd Day2NVA RCalendar  year of wr ite-off10F isc Monthn ullHC11Fis c Yearnull HC12Beg Bu dget FYnul lHC13End B udget FYnu llHC14Docu ment Typen ullHC15Doc ument Acti onEHCE is  for origin al entry d ocument16A cctg Trans  TypenullH C17Offset  Cash Accou ntnullHC18 Deposit Nu mber12’9s’ HCDeposit  Number19Fu ndnullHC20 Document T otal15NVAR Write-off  “unassigne d” amount  (Each writ e-off will  generate  a separate  document) 21Billed F undnullHC2 2Accomplis hed Year2N VARCurrent  calendar  year23Acco mplished M onth2NVARC urrent cal endar mont h24Accompl ished Day2 NVARCurren t day of c urrent cal endar mont h25Disburs ing Office nullHC26HD R Ref Tran s Codenull HC27HDR Re f Trans nu ll Numbern ullHCLINE  SEGMENTS
  1702   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt identif ier2Segmen t IDCRAHCS egment ide ntifier3Li ne No001HC Same line  as BD line  reference d4Line Beg  Budget FY nullHC5Lin e End Budg et FYnullH C6Line Fun dnullHC7XO rganizatio nnullHC8Sa t Stationn ullHC9XPro gramnullHC 10Revenue  Sourcenull HC11Sub Re v Sourcenu llHC12Budg et Object  CodenullHC 13Sub BOCn ullHC14Tra vel Typenu llHC15Job  Numbernull HC16Report  Categoryn ullHC17GL  Accountnul lHC18Vendo r IDnullHC 19Vendor A ddress Cod enullHC20L ine Amount 15NVARAmou nt of writ e-off21Inc r/Decr Ind icatorIHCI  for incre ase22Parti al Final I ndnullHC23 Line Trans  Type2AVAR 01 = Refun d, 02 = Re imbursemen t24Ref Tra ns CodeBDH CReference  Trans cod e25Ref Tra ns Numb11A VARBill Nu mber26Ref  Trans Line 001HCRefer ence Trans  line27Che ck Numbern ullHC28Adv ance Flagn ullHC29Lin e Descript ionnullHC3 0Agreement  NumbnullH C31Travel  Advance Nu mbnullHC32 Action Out nullHC33Co st Centern ullHC34Cos t Sat Stat ionnullHC3 5Reclass A dv Indnull HCSTANDARD  VOUCHER ( SV) DOCUME NT
  1703   CONTROL SE GMENT
  1704   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID CTLHCSegme nt Identif ier2Source  SystemARS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemF MSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tations3AV ARIFCAP St ation5Tran saction Cl assDOCHCDo cument tra nsaction6T ransaction  CodeSVHCT ransaction  code7SEC1  Code10HCS ecurity co de 18Batch  Numbernul lHC9Transa ction Numb er11AVARSt ation(3) +  Fiscal Ye ar(1) + K  + Sequenti al(5) + 01 0Transacti on Date8NV ARCalendar  date docu ment creat ed (YYYYMM DD)11Trans action Tim e6NVARTime  document  created (H HMMSS)12Se quence Num ber3NVARTr ansaction  part Seque nce Number  of Sequen ce Total13 Sequence T otal3NVART otal numbe r of trans action par ts14Versio n3NVARIFCA P-FMS Inte rface Vers ionDOCUMEN T SEGMENTS
  1705   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt identif ier2Segmen t IDSV1HCS egment ide ntifier3Tr ans codeSV HCSV indic ates a Sta ndard Vouc her docume nt4Trans N umber11AVA RStation(3 ) + Fiscal  Year(1) +  K + Seque ntial(5) +  05Header  XDivision1 0HCSecurit y 1 code6S egment IDS V2HCSegmen t identifi er7Record  Year2NVARC alendar ye ar of summ ary8Record  Month2NVA RCalendar  month of s ummary9Rec ord Day2NV ARCalendar  day of su mmary10Fis c Monthnul lHC11Fisc  YearnullHC 12Document  ActionEHC E is for o riginal en try docume nt13HDR EX P REV GL I NDnullHC14 Header Bud get FYnull HC15Header  End Budge t FYnullHC 16Header F undnullHC1 7Reversal  Fisc Year2 NVARFiscal  year of n ext month1 8Reversal  Fisc Month 2NVARFisca l month of  next mont h19Documen t Descript ionnullHC2 0Budget Ov erride IND nullHC21Do cument Tot al15NVARAc crual tota l22Header  Descriptio nnullHCLIN E SEGMENTS
  1706   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt identif ier2Segmen t IDSVAHCS egment ide ntifier3Li ne No001HC Each payme nt will ge nerate a s eparate do cument4Acc tg Trans T ype21HCSum mary recei vables5Bud get FY2NHC Fiscal yea r beginnin g6End Budg et FYnullH C7Fund6AVA RMCCR = 50 14
  1707   Medical Se rvice = 24 318XDivisi onnullHC9X Organizati on3NVARSta tion numbe r10Sat Sta tionnullHC **If these  fields ar e activate d, it will  be necess ary to und ertake a m ajor recon figuration  of the cu rrent AR s oftware... 11Cost Cen ternullHC* 12Cost Sat  Stationnu llHC*13XPr ogramnullH C*14OBJ Re v SrceARRV HC*15Sub O BJ Sub Rev  SrcenullH C*16Job Nu mbernullHC *17Reporti ng Categor ynullHC*18 Vendor IDn ullHC19Ven dor Addres s Codenull HC20Vendor  NamenullH C21Quantit ynullHC22V oucher Sch edule Type nullHC23Ag ency Sched ule Nonull HC24Disbur sing Offic enullHC25G uest Symbo lnullHC26R ef Trans C odenullHC2 7Ref Trans  Numbernul lHC28Ref T rans Linen ullHC29Doc ument Type nullHC30Ve ndor Invoi cenullHC31 Vendor Inv oice Yearn ullHC32Ven dor Invoic e Monthnul lHC33Vendo r Invoice  DaynullHC3 4Vendor In voice Line nullHC1Seg ment IDSVB HCSegment  identifier 2Line Amou nt15NHCAcc rual amoun t3Incr/Dec r Indicato rIHC"I" fo r original  entry4Lin e Descript ionnullHC5 EXP Rev Gl  IndRHC"R"  for reven ue6Treasur y Schedule  NonullHC7 Accomplish ed Year2NV ARCurrent  calendar y ear8Accomp lished Mon th2NVARCur rent calen dar month9 Accomplish ed Day2NVA RCurrent c alendar da y (last da y of month )10Agreeme nt Numbern ullHC11Adv ance Flagn ullHC12Vou cher Sched ule Catnul lHC13Agenc y Schd Fis c YRnullHC 14Obligati on Fiscal  YRnullHCBI LLING (BD)  DOCUMENT-  REFUND
  1708   CONTROL SE GMENT
  1709   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID CTLHCSegme nt Identif ier2Source  SystemARS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemF MSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tations3AV ARIFCAP St ation5Tran saction Cl assDOCHCDo cument tra nsaction6T ransaction  CodeBDHCT ransaction  code7Sec1  Code4AHCV HA = 10, V BA = 208Ba tch Number nullHC9Tra nsaction N umber11AVA RStation(3 ) + Fiscal  Year(1) +  K + Seque ntial(5) +  010Transa ction Date 8NVARCalen dar date d ocument cr eated (YYY YMMDD)11Tr ansaction  Time6NVART ime docume nt created  (HHMMSS)1 2Sequence  Number3NVA RTransacti on part Se quence Num ber of Seq uence Tota l13Sequenc e Total3NV ARTotal nu mber of tr ansaction  parts14Ver sion3NVARI FCAP-FMS I nterface V ersionBATC H SEGMENT
  1710   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID BATHCSegme nt Identif ier1Segmen t IDBD0HCS egment Ide ntifier2Ba tch Number 6AVARBatch  #3Netnull HC4Batch M onthnullHC 5Batch Day nullHC6Bat ch Yearnul lHC7Batch  CTL Countn ullHCDOCUM ENT SEGMEN TS
  1711   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt identif ier2Segmen t IDBD1HCS egment ide ntifier3Tr ans codeBD HCBD indic ates a Bil ling docum ent4Trans  Number11AV ARStation( 3) + Fisca l Year(1)  + K + Sequ ential(5)  + 0
  1712   Accounts R eceivable  billing nu mber5Heade r XDivisio n4AHCVHA =  10, VBA =  206Segmen t IDBD2HCS egment ide ntifier7Re cord Month 2NVARTrans action mon th8Record  Day2NVARTr ansaction  day9Record  Year2NVAR Transactio n year10Fi sc Monthnu llHC11Fisc  YearnullH C12Acctg T rans Typen ullHC13Beg  Budget FY nullHC14En d Budget F YnullHC15D ocument Ac tionEHCE:  original e ntry docum ent,
  1713   M: modific ation docu ment.16Ven dor IDnull HCVendor c ode: vendo rs, MISCE:  employees , persons
  1714   MISCN: ins urance com pany, inst itutions,  (non fed.)
  1715   MISCG: (fe deral)
  1716   MISCVET: p atients17V endor Addr ess Code2A VARFMS ven dor code ( suffix)28D ocument To tal15NVART otal unsig ned line a mounts. De cimal poin t- two pla ces29Fundn ullHC30Doc ument Type nullHC31Do cument Des criptionnu llHC32Vend or Name30A VARStation  name33Ven d Address  Line130AVA RStation a ddress 134 Vend Addre ss Line230 AVARStatio n address  235Vend Ci ty19AVARSt ation city 36Vend Sta te Code2AV ARStation  state37Ven d Zip 15AV ARStation  zip 138Ven d Zip 24AV ARStation  zip 239Bil l Print Fl agNHCNever  printed f rom FMS40C ollected D ue YYnullH C41Collect ed Due MMn ullHC42Col lected Due  DDnullHC4 3Interest  RatenullHC 44Text Typ enullHC45W aiver Flag AHCAll cha rges waive dLINE SEGM ENTS
  1717   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt identif ier2Segmen t IDBDAHCS egment ide ntifier3Li ne No001HC Each payme nt will ge nerate a s eparate do cument. SA ME AS ORIG INAL4Line  Beg Budget  FYNullHCF iscal year  beginning 5Line End  Budget FYN ullHCFisca l year end ing6Line F und6AVARFu nd7XOrgani zationNull
  1718   *7AVAR*If  spending s tation req uired, inf er from st ation fiel d in contr ol point t able8Sat S tationNull
  1719   *2AVAR*If  spending s ubstation  required,  prompt use r for info rmation9XP rogramNull
  1720   *9AVAR*If  spending O CP require d, infer f rom OCP fi eld in con trol point  table10Re venue Sour ceNullHC11 Sub Rev So urceNullHC 12Budget O bject Code Null
  1721   *4AVAR*If  spending B OC require d, prompt  user for i nformation 13Sub BOCN ull
  1722   *2AVAR*If  spending s ub-BOC req uired, pro mpt user f or informa tion14Job  NumberNull
  1723   *8AVAR*If  spending j ob require d, infer f rom job fi eld in con trol point  table15Re port Categ oryNullHC1 6GL Accoun tNullHC17L ine Amount 15NVARBill  amount or  transacti on amount1 8Incr/Decr  Indicator 1AVARI For  increase  or origina l entry
  1724   D For decr ease19Line  Descripti on*HC*AR_I NTERFACE20 Ref Trans  CodeNullHC 21Ref Tran s LineNull HC22Line T rans TypeH CRefund re ceivable23 Text TypeN ullHC24Int erest Rate NullHC25Tr avel TypeN ullHC26Tra vel Advanc e NumbNull HC27Source  of Overpa ymentNullH C28Overpay ment TypeN ullHC29Act ion OutNul lHC30Cost  CenterNull
  1725   *7AVAR*If  spending c ost center  required,  infer fro m first fo ur charact ers of the  IFCAP cos t center c ode + 0031 Cost Sat S tationNull
  1726   *7AVAR*If  spending s ub cost ce nter requi red, infer  last two  characters  of the IF CAP cost c enter code BILLING (B D) DOCUMEN T- REIMBUR SEMENT
  1727   CONTROL SE GMENT
  1728   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID CTLHCSegme nt Identif ier2Source  SystemARS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemF MSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tations3AV ARIFCAP St ation5Tran saction Cl assDOCHCDo cument tra nsaction6T ransaction  CodeBDHCT ransaction  code7Sec1  Code4AHCV HA = 10, V BA = 208Ba tch Number nullHC9Tra nsaction N umber11AVA RStation(3 ) + Fiscal  Year(1) +  K + Seque ntial(5) +  010Transa ction Date 8NVARCalen dar date d ocument cr eated (YYY YMMDD)11Tr ansaction  Time6NVART ime docume nt created  (HHMMSS)1 2Sequence  Number3NVA RTransacti on part Se quence Num ber of Seq uence Tota l13Sequenc e Total3NV ARTotal nu mber of tr ansaction  parts14Ver sion3NVARI FCAP-FMS I nterface V ersionBATC H SEGMENT
  1729   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID BATHCSegme nt Identif ier1Segmen t IDBD0HCS egment Ide ntifier2Ba tch Number 6AVARBatch  #3Netnull HC4Batch M onthnullHC 5Batch Day nullHC6Bat ch Yearnul lHC7Batch  CTL Countn ullHCDOCUM ENT SEGMEN TS
  1730   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt identif ier2Segmen t IDBD1HCS egment ide ntifier3Tr ans codeBD HCBD indic ates a Bil ling docum ent4Trans  Number11AV ARStation( 3) + Fisca l Year(1)  + K + Sequ ential(5)  + 0
  1731   Accounts R eceivable  bill numbe r5Header X Division4A HCVHA = 10 , VBA = 20 6Segment I DBD2HCSegm ent identi fier7Recor d Month2NV ARTransact ion month8 Record Day 2NVARTrans action day 9Record Ye ar2NVARTra nsaction y ear10Fisc  MonthNullH C11Fisc Ye arNullHC12 Acctg Tran s TypeNull HC13Beg Bu dget FYNul lHC14End B udget FYNu llHC15Docu ment Actio nEHCE is f or origina l entry do cument
  1732   M is for m odificatio n document 16Vendor I DNullHCVen dor code:  vendors, M ISCE: empl oyees, per sons
  1733   MISCN: ins urance com pany, inst itutions,  (non fed.)
  1734   MISCG: (fe deral)
  1735   MISCVET: p atients17V endor Addr ess Code2A VARFMS ven dor code ( suffix)28D ocument To tal15NVART otal unsig ned line a mounts. De cimal poin t- two pla ces29FundN ullHC30Doc ument Type NullHC31Do cument Des criptionNu llHC32Vend or Name30A VARStation  name33Ven d Address  Line130AVA RStation a ddress 134 Vend Addre ss Line230 AVARStatio n address  235Vend Ci ty19AVARSt ation city 36Vend Sta te Code2AV ARStation  state37Ven d Zip 15AV ARStation  zip 138Ven d Zip 24AV ARStation  zip 239Bil l Print Fl agNHCNever  printed f rom FMS40C ollected D ue YYNullH C41Collect ed Due MMN ullHC42Col lected Due  DDNullHC4 3Interest  RateNullHC 44Text Typ eNullHC45W aiver Flag AHCAll cha rges waive dLINE SEGM ENTS
  1736   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt identif ier2Segmen t IDBDAHCS egment ide ntifier3Li ne No001HC Each payme nt will ge nerate a s eparate do cument. SA ME AS ORIG INAL4Line  Beg Budget  FYNullHCF iscal year  beginning 5Line End  Budget FYN ullHCFisca l year end ing6Line F und6AVARFu nd7XOrgani zationNull
  1737   *7AVAR*If  revenue st ation requ ired, prom pt user fo r informat ion8Sat St ationNull
  1738   2AVAR*If r evenue sub station re quired, pr ompt user  for inform ation9XPro gramNull
  1739   *9AVAR*If  revenue OC P required , prompt u ser for in formation1 0Revenue S ourceNull
  1740   *ARRVVAR*I f revenue  source req uired, har d code ARR V11Sub Rev  SourceNul l
  1741   *4AVAR*If  sub-revenu e source r equired, p rompt user  for infor mation12Bu dget Objec t CodeNull HC13Sub BO CNullHC14J ob NumberN ull
  1742   *8AVAR*If  job requir ed, prompt  user for  informatio n15Report  CategoryNu llHC16GL A ccountNull HC17Line A mount15NVA RBill amou nt or tran saction am ount18Incr /Decr Indi cator1AVAR I For incr ease
  1743   D For decr ease19Line  Descripti on*HC*AR_I NTERFACE20 Ref Trans  CodeNullHC 21Ref Tran s LineNull HC22Line T rans Type0 2HCReimbur sement rec eivable23T ext TypeNu llHC24Inte rest RateN ullHC25Tra vel TypeNu llHC26Trav el Advance  NumbNullH C27Source  of Overpay mentNullHC 28Overpaym ent TypeNu llHC28Acti on OutNull HC29Action  OutNullHC 30Cost Cen terNullHCC ONFIRMATIO N DOCUMENT
  1744   CONTROL SE GMENT
  1745   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID CTLHCSegme nt Identif ier2Source  SystemFMS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemA RSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tation3AIF CAP Statio n5Transact ion ClassD CTHCDocume nt Confirm ation Tran saction6Tr ansaction  Code2ATran saction co de7Sec1 Co de4AHCVHA  = 10, VBA  = 208Batch  Numbernul lHC9Transa ction Numb er11AVARSt ation(3) +  Fiscal Ye ar(1) + K  + Sequenti al(5) + 01 0Transacti on Date8NV ARCalendar  date docu ment creat ed (YYYYMM DD)11Trans action Tim e6NVARTime  document  created (H HMMSS)12Se quence Num ber3NVARTr ansaction  part Seque nce Number  of Sequen ce Total13 Sequence T otal3NVART otal numbe r of trans action par ts14Versio n3AVARIFCA P-FMS Inte rface Vers ionBATCH S EGMENT
  1746   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID BATHCSegme nt identif ier2Segmen t IDDCBHCS egment ide ntifier3St ation3AVAR Station4St atusA or R VARA = Acc epted, R =  Rejected5 User ID6AV ARUser ide ntificatio n6Batch Nu mber6AVAR7 ERR Code 1 5AVARFirst  error cod e8ERR Mess age 130AVA RFirst err or message 9ERR Code  25AVARSeco nd error c ode10ERR M essage 230 AVARSecond  error mes sage11ERR  Code 35AVA R12ERR Mes sage 330AV AR13ERR Co de 45AVAR1 4ERR Messa ge 430AVAR 15ERR Code  55AVAR16E RR Message  530AVAR17 ERR Code 6 5AVAR18ERR  Message 6 30AVAR19ER R Code 75A VAR20ERR M essage 730 AVAR21ERR  Code 85AVA R22ERR Mes sage 830AV AR23ERR Co de 95AVAR2 4ERR Messa ge 930AVAR 25ERR Code  105AVAR26 ERR Messag e 1030AVAR DOCUMENT S EGMENTS
  1747   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID DOCHCSegme nt identif ier2Segmen t IDDCDHCS egment ide ntifier3St ation3AVAR Station4St atusA or R VARA = Acc epted, R =  Rejected5 User ID6AV ARUser ide ntificatio n6Sec1 Cod e4AVARVHA  = 10, VBA  = 207Trans action Cod e2AVARTran saction co de8Transac tion Docum ent Number 11AVARTran saction do cument num ber9ERR Co de 15AVARF irst error  code10ERR  Message 1 30AVARFirs t error me ssage11ERR  Code 25AV ARSecond e rror code1 2ERR Messa ge 230AVAR Second err or message 13ERR Code  35AVAR14E RR Message  330AVAR15 ERR Code 4 5AVAR16ERR  Message 4 30AVAR17ER R Code 55A VAR18ERR M essage 530 AVAR19ERR  Code 65AVA R20ERR Mes sage 630AV AR21ERR Co de 75AVAR2 2ERR Messa ge 730AVAR 23ERR Code  85AVAR24E RR Message  830AVAR25 ERR Code 9 5AVAR26ERR  Message 9 30AVAR27ER R Code 105 AVAR28ERR  Message 10 30AVARLINE  SEGMENTS
  1748   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID LINHCSegme nt identif ier2Segmen t IDDCLHCS egment ide ntifier3St ation3AVAR Station4Us er ID6AVAR User ident ification5 Line No3AV AR001-9996 ERR Code 1 5AVARFirst  error cod e7ERR Mess age 130AVA RFirst err or message 8ERR Code  25AVARSeco nd error c ode9ERR Me ssage 230A VARSecond  error mess age10ERR C ode 35AVAR 11ERR Mess age 330AVA R12ERR Cod e 45AVAR13 ERR Messag e 430AVAR1 4ERR Code  55AVAR15ER R Message  530AVAR16E RR Code 65 AVAR17ERR  Message 63 0AVAR18ERR  Code 75AV AR19ERR Me ssage 730A VAR20ERR C ode 85AVAR 21ERR Mess age 830AVA R22ERR Cod e 95AVAR23 ERR Messag e 930AVAR2 4ERR Code  105AVAR25E RR Message  1030AVARR ECONCILIAT ION DOCUME NT
  1749   CONTROL SE GMENT
  1750   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID CTLHCSegme nt Identif ier2Source  SystemFMS HCSource s ystem iden tification 3Destinati on SystemA RSHCDestin ation syst em identif ication4Su bmitting S tation3AVA RIFCAP Sta tion5Trans action Cla ssOBRHCOut standing B ill Reconc iliation S tatement6T ransaction  CodeNullH C7Sec1 Cod eNullHC8Ba tch Number NullHC9Tra nsaction N umber11AVA RStation(3 ) + Fiscal  Year(1) +  K + Seque ntial(5) +  010Transa ction Date 8NVARCalen dar date d ocument cr eated (YYY YMMDD)11Tr ansaction  Time6NVART ime docume nt created  (HHMMSS)1 2Sequence  Number3NVA RTransacti on part Se quence Num ber of Seq uence Tota l13Sequenc e Total3NV ARTotal nu mber of tr ansaction  parts14Ver sion3AVARI FCAP-FMS I nterface V ersionLINE  SEGMENT
  1751   #Field Nam eValueValu e StatusDe scription1 Segment ID OBRHCSegme nt Identif ier2Statio n3AHCStati on #6Trans action Cod e2AVARTran saction co de9Transac tion Numbe r11AVARSta tion(3) +  Fiscal Yea r(1) + K +  Sequentia l(5) + 013 Line No3NV AR001-9991 4Line Amou nt17NVAROu tstanding  dollar amo unt for th e lineMDA  – Medicare  Deductibl e Alert [S EQ 1]
  1752   PieceDescr iptionMaxi mum Length /TypeComme nts1RECORD  ID = ‘MDA  ’4 ALPHAN one.2Medic are Type1  AlphaAlway s equal to  “A” for P art A3HICN 19 ALPHANU MMedicare  assigned m ember ID n umber.4Cla im year4 N UMYear the  claim ded uctible is  applied a gainst5Pat ient  acco unt number 11 ALPHANU MClaim tra cking numb er assigne d by the V A6DCN25 AL PHANUMDocu ment Contr ol Number  for VA cla im7Cash de ductible s ubmitted6  NUM8Cash d eductible  available6  NUM9Servi ce start d ate8 NUMCC YYMMDD10Se rvice end  date8 NUMC CYYMMDD11R eport date 8 NUMDate  report cre ated by Me dicareGlos sary
  1753   Account
  1754   Records es tablished  for an ind ividual de btor in th e AR Debto r file. On e account  can have a ny number  of bills,  just as a  VISA or Ma ster Card  account ca n be used  for multip le purchas es.
  1755   Accounting  Classific ation Code  (ACC)
  1756   Nine-chara cter codes  used for  budget pur poses. The  FMS ACC’s  replace C ALM Fund C ontrol Poi nts.
  1757   Accounting  Technicia n
  1758   The person  in Fiscal  Service w ho is resp onsible fo r processi ng account ing transa ctions.
  1759   Account Pr ofile
  1760   A screen d isplay or  printout s howing a s ummary of  activity o n an entir e Accounts  Receivabl e (refer t o Transact ion Profil e for a vi ew of a si ngle trans action on  an account ).
  1761   Accounts R eceivable
  1762   In the bro adest sens e, these a re debts o wed to the  Departmen t of Veter ans Affair s. Through out the do cumentatio n, this te rm is used  interchan geably wit h the term  "bills" f or ease of  expressio n. The Acc ounts Rece ivable sec tion of Fi scal Servi ce is that  person or  group of  people who se duty it  is to est ablish and  maintain  debtor acc ount recor ds.
  1763   Accounts R eceivable  Clerk
  1764   The person  in Fiscal  who estab lishes, au dits, and  maintains  the statio n's debt c ollection  files.
  1765   Adjustment
  1766   A transact ion that m akes an ad ministrati ve change  to the pri ncipal bal ance of a  Bill or an  account.
  1767   Admin Char ge
  1768   An adminis trative ch arge incur red during  the debt  collection  process a nd added t o an accou nt's princ ipal balan ce. Fees f or locator  searches,  marshal f ees, and c ourt costs  are admin istrative  charges.
  1769   Agent Cash ier
  1770   The person  in Fiscal  Service ( often phys ically loc ated elsew here) who  makes or r eceives pa yments on  debtor acc ounts and  issues off icial rece ipts.
  1771   ADP Securi ty Officer
  1772   The indivi dual at yo ur station  who is re sponsible  for the se curity of  the comput er system,  both its  physical i ntegrity a nd the int egrity of  the record s stored i n it. Incl udes overs eeing who  has access  to which  files.
  1773   AMIS
  1774   Automated  Management  Informati on System.  
  1775   Applicatio n Coordina tor
  1776   The indivi duals resp onsible fo r the impl ementation , training  and troub leshooting  of the AR  software  package.
  1777   Batch Numb er (this i s not the  FMS batch  number)
  1778   The number  assigned  to an Agen t Cashier  batch paym ent.
  1779   Bill
  1780   A receivab le that ha s been gen erated by  a billing  service or  section.  See the Bi ll types 1 080, 1081,  1114, or  UB-82.
  1781   Bill for C ollection
  1782   The actual  Bill prod uced by an  1114 type  billing.  Formerly t he second  (carbon co py) page o f the prep rinted For m 1114 — n ow only ac cessible t o the Acco unts Recei vable Sect ion as an  electronic  Bill.
  1783   Billing Cl erk
  1784   That perso n in a bil ling servi ce or sect ion that i s responsi ble for ge nerating b ills.
  1785   Billing Cy cle
  1786   The life c ycle of a  Bill. From  generatio n through  approval,  transmissi on to AR,  mailing to  the debto r, and bei ng liquida ted by pos ted paymen ts until t he debt ha s been pai d.
  1787   Bill Numbe r
  1788   Each Bill  has a uniq ue number,  tracked b y service/ section, w hich is us ed to iden tify it. I t is usual ly assigne d automati cally by t he system  (see Commo n Bill Num bering Ser ies).
  1789   Billing Do cument (BD )
  1790   An Account s Receivab le documen t created  by using t he Billing  module in  the AR sy stem: an S F-1080 or  and OF-111 4.
  1791   Budget Obj ect Code ( BOC)
  1792   Four-digit  number us ed to iden tify purch ases. The  FMS BOC’s  are equiva lent to CA LM subacco unts.
  1793   Cash Recei pt (CR)
  1794   An Account s Receivab le documen t used to  record dep osit infor mation fro m the SF-2 15 Deposit  Ticket in to FMS.
  1795   Category C  (Hospital  Care)
  1796   Entitlemen t category  for inpat ient care  in a VA Me dical Cent er; non-se rvice conn ected vete rans whose  income le vel exceed s certain  minimums a s determin ed by the  MAS eligib ility unit .
  1797   Category C  (Nursing  Home Care)
  1798   Entitlemen t category  for long- term care  in a VA Nu rsing Home ; non-serv ice connec ted vetera ns whose i ncome leve l exceeds  certain mi nimums as  determined  by the MA S eligibil ity unit.
  1799   Category C  (Outpatie nt Care)
  1800   Entitlemen t category  for outpa tient care  at a VA M edical Cen ter; non-s ervice con nected vet erans whos e income l evel excee ds certain  minimums  as determi ned by the  MAS eligi bility uni t.
  1801   Common Bil l Numberin g Series
  1802   A series o f numbers  set aside  for each b illing ser vice/secti on, the sy stem uses  this serie s to assig n Bill num bers autom atically w henever th e billing  clerk need s to gener ate a new  Bill.
  1803   Common Num bering Ser ies
  1804   Numbers us ed by Acco unting Tec hnicians t o generate  new accou nting tran sactions f or AR. The  Applicati on Coordin ators will  establish  the Commo n Numberin g Series u sed by you r facility .
  1805   Correction
  1806   A change m ade to a b illing rec ord before  the initi al Bill is  generated .
  1807   COWC
  1808   The Commit tee on Wai vers and C ompromise.  An appell ate body,  located in  The Depar tment of V eterans Af fairs Vete rans Benef its Admini stration R egional Of fices.
  1809   Credit
  1810   A payment  which, whe n posted t o an accou nt, reduce s the prin cipal bala nce (the d ebt). Sche duled paym ents under  a repayme nt plan ar e credits.
  1811   Crime of P ersonal Vi olence
  1812   The result  of a crim e of perso nal violen ce; occurs  in a stat e where th e victim i s entitled  to receiv e health c are and se rvices at  the expens e of the s tate or a  political  subdivisio n. Billing s are forw arded to t he Distric t Counsel  for collec tion.
  1813   DC
  1814   The Depart ment of Ve terans Aff airs' Offi ce of the  District C ounsel. Di strict Cou nsel areas  of respon sibility d o not corr espond to  the Vetera ns Health  Service an d Research  Administr ation regi ons.
  1815   Debit
  1816   A charge o r fee whic h when pos ted to an  account in creases th e principa l balance  (the debt) . Interest  and admin istrative  charges ar e debits.
  1817   Debt Colle ction
  1818   This is th e official  name give n to the p rocess of  sending ou t bills an d collecti ng payment s.
  1819   Debtor
  1820   A patient,  person, v endor, ins urance com pany, or i nstitution  who owes  the VA mon ey.
  1821   Default
  1822   A normal o r suggeste d response  that is p rovided by  the syste m.
  1823   Demand Let ter
  1824   The follow -up letter s that are  sent to a  debtor, r eminding t hem of the  outstandi ng debt ar e called d emand lett ers.
  1825   DOJ
  1826   The United  States De partment o f Justice.
  1827   Electronic  Signature
  1828   The electr onic signa ture repla ces the wr itten sign ature on a ll AR docu ments used  within yo ur facilit y. Documen ts going o ff-station  will requ ire a writ ten signat ure as wel l. The ele ctronic si gnature co de is used  by all in dividuals  who have t he authori ty to appr ove action s (approve  requests,  purchase  orders, ob ligations,  etc.). Th e electron ic signatu re is encr ypted so t hat no one , not even  a compute r programm er, can te ll what it  is.
  1829   Federal Ta x ID
  1830   A unique n umber that  identifie s your sta tion to th e Internal  Revenue S ervice.
  1831   FL 4-480
  1832   The first  demand let ter for In eligible c ategory de btors.
  1833   FL 4-481
  1834   The first  demand let ter for Hu manitarian  category  debtors.
  1835   FL 4-482
  1836   The second  demand le tter for I neligible,  Humanitar ian and Ca tegory C d ebtors.
  1837   FL 4-483
  1838   The third  demand let ter for de bts under  $200 for m edical car e.
  1839   FL 4-484
  1840   The third  demand let ter for de bts betwee n $200 and  $1200 for  medical c are.
  1841   FL 4-485
  1842   The third  demand let ter for de bts over $ 1200 for m edical car e.
  1843   FL 4-513
  1844   The first  demand for  Category  C (Means T est) debts .
  1845   FMS
  1846   Financial  Management  System wh ich handle s all cent ralized ac counting a nd has rep laced the  CALM syste m.
  1847   FMS Docume nt ID (DOC  ID)
  1848   The statio n number +  a unique  document n umber. For merly call ed the CAL M PAT numb er. 
  1849   GL
  1850   The Genera l Ledger t o which al l accounti ng transac tions are  posted.
  1851   Hold
  1852   A hold is  a temporar y restrict ion placed  on mailin g demand l etters for  a particu lar accoun t. It is u sually use d when a d ebtor has  made arran gements to  pay the d ebt and le tters woul d be redun dant.
  1853   Humanitari an
  1854   Humanitari an billing s are for  non-vetera ns treated  at a VA f acility fo r a medica l emergenc y. Also in cludes vet erans trea ted under  presumed e ligibility  later fou nd to be i neligible.
  1855   ICD
  1856   Interest C omputation  Date. Usu ally the d ate of the  first dem and letter . (NOTE: D o not conf use this w ith the In ternationa l Classifi cation of  Disease co des—usuall y referred  to as the  ICD-9 Cod es.)
  1857   Ineligible
  1858   Ineligible s are vete rans who h ave receiv ed medical  care at a  VA facili ty, but we re later f ound not e ntitled to  such serv ice.
  1859   Integrated  Billing
  1860   Integrated  Billing ( IB) is a s oftware pa ckage that  acts as a n interfac e between  the servic e that est ablishes a  debt and  the billin g process  in AR.
  1861   Invoice Ad dress
  1862   The addres s printed  on a purch ase order  to instruc t the vend or where t o mail his /her invoi ce.
  1863   Insurance  Company Fi le
  1864   File Numbe r 36 holds  informati on about t he insuran ce compani es that yo ur station  does busi ness with.  Debtor's  address ma y be drawn  from this  file but  is maintai ned separa tely. If t he desired  company i s not in t he file, c ontact MAS  to have i t added.
  1865   Interest
  1866   Amount cha rged to an  account b eing paid  on a repay ment plan  for carryi ng the acc ount or on  delinquen t accounts .
  1867   National R oll-Up
  1868   The Nation al Roll-Up  software  includes a  central d atabase to  reside at  the San F rancisco I SC and int erface sof tware to r eside at e ach field  station. T he interfa ce softwar e collects  Accounts  Receivable  data from  AR Versio n 4.5 and  sends this  data to t he central  database.  The ISC w ill then p rocess the  AR data c ollected t o centrall y produce,  for all s ites, the  VA Schedul e 9 Report  for the U .S. Treasu ry.
  1869   No-fault A uto Accide nt
  1870   Used for m edical car e required  as the re sult of a  motor vehi cle accide nt in a st ate this h as no-faul t automobi le insuran ce.
  1871   OFM
  1872   Office of  Financial  Management .
  1873   Overpaymen t Document  (OP)
  1874   FMS docume nt used to  create ma nual refun ds to vete rans and i nsurance c ompanies.  Formerly a  972.13 CA LM code sh eet.
  1875   PAT Number
  1876   Formerly,  a unique n umber used  to identi fy a CALM  document.  FMS DOC ID  replaces  the CALM P AT.
  1877   Patient St atement of  Account
  1878   The monthl y statemen t for pati ent type d ebtors, re flecting a ll activit y (both ch arges and  payments)  recorded f or that pa tient sinc e his last  statement  was print ed.
  1879   RD
  1880   Regional D irector.
  1881   Referral A mount
  1882   Threshold  amounts th at determi ne (often  independen tly) which  accounts  are referr ed to the  District C ounsel or  the Depart ment of Ju stice.
  1883   Repayment  Plan
  1884   If a debt  is so larg e that the  debtor ca n't repay  it in a lu mp sum a R epayment P lan may be  establish ed to pay  it in regu larly sche duled inst allments.  Can be est ablished b y the Fisc al Officer  or as the  result of  negotiati ons with t he Distric t Counsel  or Departm ent of Jus tice.
  1885   Schedule 9
  1886   A detailed  report of  receivabl es due to  the VA. It  categoriz es receiva bles by ag e and stat us. With t he release  of the Na tional Rol l-up softw are, Sched ule 9 will  be centra lly produc ed in San  Francisco.
  1887   Site Param eters
  1888   Informatio n (such as  station n umber, cas hier's add ress, bill ing addres s, etc.) t hat is uni que to you r station.  All of AR  uses a si ngle Site  Parameter  file.
  1889   Tasked Job
  1890   A job, usu ally a pri ntout that  has been  scheduled  to run at  a predeter mined time . Tasked j obs are se t up to ru n without  having a p erson watc hing over  them.
  1891   Tort Feaso r
  1892   Used for m edical car e provided  as the re sult of a  crime. A t ype of bil ling in wh ich a firm  receivabl e is not r ecorded un til it is  paid.
  1893   Transactio n
  1894   Any action  that affe cts a Bill  or an acc ount. All  transactio ns are num bered sequ entially a nd can be  examined i ndividuall y.
  1895   Transactio n Number
  1896   A number a ssigned by  the compu ter for an  activity  against a  debt (such  as increa se adjustm ent, decre ase adjust ment, paym ent, etc.)
  1897   Transactio n Profile
  1898   A screen d isplay or  printout t hat shows  a summary  of a singl e transact ion.
  1899   UB-92
  1900   Uniform Bi ll 92 is a  statement  of charge s for medi cal care u sed for al l patient  billing. I ts use is  restricted  to the IB  portion o f the Medi cal Admini stration a utomated s ystem.
  1901   VA Form 10 80
  1902   A billing  form used  to transfe r funds fr om one gov ernment ag ency to an other when  a check w ill be iss ued.
  1903   VA Form 10 81
  1904   A billing  form used  to Bill ot her govern ment agenc ies.
  1905   VA Form 11 14
  1906   This form  has been d iscontinue d and has  been repla ced by the  electroni c Bill of  Collection .
  1907   Vendor Fil e
  1908   An AR file  of all th e vendors  the facili ty does bu siness wit h. This fi le, File # 440, conta ins orderi ng and bil ling addre ss, contra ct informa tion, and  telephone  numbers. T he debtor' s address  may be dra wn from th is file, b ut is main tained sep arately. I f the desi red vendor  is not in  the file,  contact A &MM Servic e to have  it added.
  1909   Vendor ID  Number
  1910   The ID num ber assign ed to a ve ndor.
  1911   Workmen's  Compensati on
  1912   Usually re ferred to  as Worker' s Comp. Me dical care  provided  as a resul t of an in cident/acc ident occu rring duri ng a veter an's emplo yment and  covered by  the Offic e of Worke r's Compen sation Pro gram (OWCP ).
  1913   Write-off  Document ( WR)
  1914   FMS docume nt created  to record  an Accoun ts Receiva ble write- off.
       
       
       
       
       
       

Araxis Merge (but not the data content of this report) is Copyright © 1993-2016 Araxis Ltd (www.araxis.com). All rights reserved.