2. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 11/2/2018 4:05:44 PM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

2.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 VBECS_v2_3_0_iter_4.zip VistA Blood Establishment Computer Software (VBECS) 2.3.0 Admin User Guide.doc Tue Oct 30 20:50:24 2018 UTC
2 VBECS_v2_3_0_iter_4.zip VistA Blood Establishment Computer Software (VBECS) 2.3.0 Admin User Guide.doc Wed Oct 31 17:22:47 2018 UTC

2.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 34 798
Changed 32 86
Inserted 0 0
Removed 3 6

2.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

2.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

2.5 Comparison detail

  1    
  2   VistA Bloo d Establis hment Comp uter Softw are (VBECS ) Version  2.3.0
  3   Administra tor User G uide
  4   June 2018
  5   Department  of Vetera ns Affairs
  6   Enterprise  Project M anagement  Office
  7   This page  intentiona lly left b lank.
  8   Revision H istory
  9   DateRevisi onDescript ionAuthor6 /19/181.0I nitial Ver sion. 
BBM teamTh is page in tentionall y left bla nk.
  10   Table of C ontents
  11   3Revision  History
  12  
  13  
  14   viiIntrodu ction
  15  
  16  
  17   viiVBECS V ersion Num bers
  18  
  19  
  20   ixRelated  Manuals an d Referenc e Material s
  21  
  22  
  23   11How this  Administr ator User  Guide is O rganized
  24  
  25  
  26   11Terms
  27  
  28  
  29   11Figures
  30  
  31  
  32   11Screen S hots
  33  
  34  
  35   13Customer  Support
  36  
  37  
  38   15VBECS Ma intenance  Operations
  39  
  40  
  41   15Prerequi sites
  42  
  43  
  44   16Outcome
  45  
  46  
  47   16Limitati ons and Re strictions
  48  
  49  
  50   16Addition al Informa tion
  51  
  52  
  53   16Log into  VBECS Adm inistrator
  54  
  55  
  56   21VBECS Ad ministrato r Operatio ns
  57  
  58  
  59   21Edit Sys tem Interf aces
  60  
  61  
  62   21Assumpti ons
  63  
  64  
  65   21Limitati ons and Re strictions
  66  
  67  
  68   21Addition al Informa tion
  69  
  70  
  71   21Edit Sys tem Interf ace Parame ters
  72  
  73  
  74   30Edit Div isions
  75  
  76  
  77   30Assumpti ons
  78  
  79  
  80   30Limitati ons and Re strictions
  81  
  82  
  83   30Addition al Informa tion
  84  
  85  
  86   30Add and  Maintain D ivisions
  87  
  88  
  89   34Edit Use rs
  90  
  91  
  92   34Assumpti ons
  93  
  94  
  95   34Limitati ons and Re strictions
  96  
  97  
  98   34Addition al Informa tion
  99  
  100  
  101   34Edit VBE CS Users
  102  
  103  
  104   39Index
  105  
  106  
  107  
  108    
  109   This page  intentiona lly left b lank.
  110   Introducti on XE “Int roduction”  
  111   VBECS is a  Blood Ban k applicat ion that f acilitates  ongoing c ompliance  with Food  and Drug A dministrat ion (FDA)  standards  for medica l devices  and enhanc es the VA’ s ability  to produce  high-qual ity blood  products a nd service s to veter ans. The s ystem foll ows blood  bank stand ards, stan dards of n ational ac crediting  agencies,  FDA regula tions, and  VA polici es.
  112   The main p urpose of  the VistA  Blood Esta blishment  Computer S oftware (V BECS) is t o automate  the daily  processin g of blood  inventory  and patie nt transfu sions in a  hospital  transfusio n service.
  113  
  114  
  115  
  116  
  117  
  118  
  119  
  120  
  121    Unauthori zed access  or misuse  of this s ystem and/ or its dat a is a fed eral crime . Use of a ll data, p rinted or  electronic , must be  in accorda nce with V A policy o n security  and priva cy.
  122  
  123  
  124  
  125  
  126  
  127  
  128  
  129  
  130    Do not ch ange the s ystem! The  U.S. Food  and Drug  Administra tion class ifies this  software  as a medic al device.  Unauthori zed modifi cations wi ll render  this devic e an adult erated med ical devic e under Se ction 501  of the Med ical Devic e Amendmen ts to the  Federal Fo od, Drug,  and Cosmet ic Act. Ac quiring an d implemen ting this  software t hrough the  Freedom o f Informat ion Act re quire the  implemente r to assum e total re sponsibili ty for the  software  and become  a registe red manufa cturer of  a medical  device, su bject to F DA regulat ions. Addi ng to or u pdating VB ECS softwa re without  permissio n is prohi bited. 
  131   VBECS Vers ion Number s
  132   In previou s VBECS pa tch releas es, the us er documen tation ref erred to t he VBECS v ersion in  a 4-digit  format (e. g., 2.1.0. 2 – where  2.1.0 repr esents the  patch ver sion and t he last di git (2) is  the patch  build num ber).
  133   The VBECS  version (F igure 1) i s now repr esented wi th only th e first th ree digits  (e.g., 2. 1.0) and a ppears tha t way in a ll user do cumentatio n to simpl ify readab ility 
  134   The revisi on letter  tracks dat abase-only  updates ( e.g., bloo d product  table upda tes, canne d comments  updates).  The revis ion letter  is normal ly a singl e alpha ch aracter (e .g., C), b ut can be  two charac ters (e.g. , AA, AB,  AC) in the  unlikely  event that  more than  25 databa se updates  are made  before a c ode change  is implem ented. The  revision  letter sta rts at A w ith each n ew code ch ange and i s incremen ted to B w hen the fi rst databa se-only up date is ma de. The re vision let ter is the n updated  by one cha racter in  the alphab et for eve ry success ive databa se-only up date until  a new cod e change i s implemen ted, at wh ich time t he revisio n letter r everts bac k to A. Th e version  submitted  for system  testing i s revision  A, but th e version  customers  receive ca n be revis ion A, B o r a higher  revision  letter. 
  135   Figure 1:  Example of  VBECS Adm inistrator  About Scr een
  136  
       
  137   The VBECS  Administra tor and VB ECS applic ations, wh en started , will ver ify that t he applica tion code  (binary bu ild number ) matches  the SQL Se rver code  (database  build numb er) in ord er to ensu re that ap plication  servers an d SQL serv ers are pa tched and  remain in  sync with  each other . In the r are event  that they  fall out o f sync, th e applicat ions will  present th e followin g error me ssage (Fig ure 2) and  close unt il both th e code and  the datab ase are in  sync. 
  138   Figure 2:  Example of  System Er ror
  139  
  140   Related Ma nuals and  Reference  Materials  XE “Relate d Manuals  and Refere nce Materi als” 
  141   HL7 V2.3.1  Implement ation Guid e
  142   CPRS-VBECS  Interface  (OR*3.0*2 12) Releas e Notes Ap ril 2009
  143   PIMS V. 5. 3 Technica l Manual 
  144   Duplicate  Record Mer ge: Patien t Merge Te chnical Ma nual Versi on 7.3 Apr il 1998 Re vised Dece mber 2010
  145   Kernel Sys tems Manua l Version  8.0, Chapt er 1: Sign -On Securi ty/User In terface, p p. 13–20
  146   Manage Ope n Sessions  and Files  in Window s 2008 R2
  147   Health Pro duct Suppo rt Release  of Produc ts and Pat ches Guide  V2.3 Upda ted: Febru ary 2014
  148   VistA Bloo d Establis hment Comp uter Softw are (VBECS ) 2.3.0 Us er Guide
  149   VistA Bloo d Establis hment Comp uter Softw are (VBECS ) 2.3.0 Te chnical Ma nual-Secur ity Guide
  150   VistA Bloo d Establis hment Comp uter Softw are (VBECS ) 2.2.0 Au tomated In strument a nd Instrum ent Manage r for <ins trument> S etup Guide
  151   VistALink  Version 1. 5 Develope r-System M anager Man ual, Chapt er 6: Secu rity Manag ement, pp.  34–35
  152   Windows Se rver 2008R 2 Security  Guide, Mi crosoft Co rporation
  153   This page  intentiona lly left b lank.
  154   How this A dministrat or User Gu ide is Org anized XE  “How This  Technical  Manual-Sec urity Guid e Is Organ ized” 
  155   Outlined t ext is use d througho ut this gu ide to hig hlight war nings, lim itations,  and cautio ns:
  156  
  157  
  158  
  159  
  160  
  161  
  162  
  163  
  164    Warnings,  limitatio ns, cautio ns
  165   Terms
  166   For consis tency and  space cons iderations , the pron ouns “he,”  “him,” an d “his” ar e used as  pronouns o f indeterm inate gend er equally  applicabl e to males  and femal es.
  167   In many in stances, a  user may  scan a bar code or en ter data m anually (b y typing).  The term  “enter” is  used thro ughout thi s guide to  mean “ent er manuall y.” 
  168   Figures
  169   If you ref er to figu res from t he VBECS A dministrat or User Gu ide in you r local po licy and p rocedure d ocuments,  you may wi sh to use  their titl es only, w ithout fig ure or tab le numbers : as the a dministrat or user gu ide is upd ated, thos e numbers  may change .
  170   Screen Sho ts XE "Scr een Shots"  
  171   Because VB ECS is a m edical dev ice, scree n shots mu st be capt ured at va rious poin ts through out the ad ministrato r user gui de to meet  FDA requi rements fo r objectiv e evidence  and docum entation.
  172   This page  intentiona lly left b lank.
  173   Customer S upport   
XE “Custom er Support ” 
  174   Contact yo ur Local I nformation  Resource  Management  (IRM) or  Laboratory  Automated  Data Proc essing App lication C oordinator  (ADPAC) i f you enco unter Vist A or CPRS  connection  problems  and for tr aining sup port befor e contacti ng the VA  Service De sk (SD).
  175     Please e nsure loca l VistA Su pport cont act inform ation is a vailable a t all time s. Nationa l Support  will engag e Enterpri se Operati ons (EO) p ersonnel a s needed.
  176   Problems w ith connec tivity to  VistA and  CPRS may r equire per sonnel fro m EO with  VBECS serv er adminis trator acc ess and Vi stA IT sup port acces s.
  177   If you exp erience an  FDA repor table adve rse event  (patient d eath or se rious inju ry) that V BECS may h ave caused  or contri buted to,  contact th e Enterpri se Service  Desk dire ctly to en ter a tick et for Blo od Bank so ftware sup port.
  178   If the pro blem remai ns unresol ved after  local Vist A triage,  contact th e national  Informati on Technol ogy (IT) s upport ser vice or re quest a re gion ticke t to be re assigned t o:
  179   Enterprise  VA Servic e Desk XE  "VA Servic e Desk"  C ontact
  180   See Custom er Support  section o f the VBEC S n.n.n Re lease Note s (where n .n.n is th e version  of the rel ease notes  associate d with thi s release) .
       
  181   Enterprise  VA Servic e Desk Alt ernate Con tacts
  182   See Custom er Support  section o f the VBEC S n.n.n Re lease Note s (where n .n.n is th e version  of the rel ease notes  associate d with thi s release) .
  183   This page  intentiona lly left b lank.
  184   VBECS Main tenance Op erations   XE “Mainte nance Oper ations” 
  185   These main tenance op erations a re perform ed, using  the VBECS  Administra tor softwa re.
  186    Do not ch ange the s ystem! The  U.S. Food  and Drug  Administra tion class ifies this  software  as a medic al device.  Unauthori zed modifi cations wi ll render  this devic e an adult erated med ical devic e under Se ction 501  of the Med ical Devic e Amendmen ts to the  Federal Fo od, Drug,  and Cosmet ic Act. Ac quiring an d implemen ting this  software t hrough the  Freedom o f Informat ion Act re quire the  implemente r to assum e total re sponsibili ty for the  software  and become  a registe red manufa cturer of  a medical  device, su bject to F DA regulat ions. Addi ng to or u pdating VB ECS softwa re without  permissio n is prohi bited.
  187    VistA dat a is treat ed as a ma ster recor d for Divi sions. Vis tA data an d Active D irectory a re treated  as a mast er record  for Users.  If a disc repancy is  found bet ween VBECS  data and  VistA or A ctive Dire ctory, suc h records  will be di splayed as  invalid a nd will re quire user  intervent ion to cor rect.
  188    VBECS dat a is cross  reference d with Vis tA data, s o it is ve ry importa nt to make  sure that  the VBECS  Administr ator is co nnected to  the corre ct VistA a ccount (se e Figure 1 2: Example  of Edit S ystem Inte rfaces – V istALink).  This is w hy before  connecting  to VistA,  the user  is present ed with a  VistA acco unt confir mation mes sage that  contains a ll VistA a ccount inf ormation ( Figure 6 o r Figure 7 ). If the  VistA acco unt is inc orrect, th e user mus t cancel t he connect ion and sp ecify the  correct Vi stA accoun t in VistA Link Exter nal Interf ace settin gs. (See F igure 16 f or instruc tions on o btaining a  valid Vis tA Broker  IP/Port.)
  189   Prerequisi tes
  190   VistALink  is install ed and run ning on th e associat ed VistA s ystem.
  191   The VistA  Outbound l ogical lin ks have be en set up  and starte d.
  192   The VBECS  VistALink  and VBECS  HL7 window s services  are insta lled and r unning on  the applic ation serv er.
  193   The user i s defined  in VistA,  has a DUZ  and connec tivity to  VistA can  be establi shed.
  194   The user h as a valid  Windows a ccount and  is define d as a mem ber of the  VBECS Adm inistrator  Active Di rectory (A D) domain  group.
  195   The VBECS  database i s operatio nal and up -to-date.
  196   If using a n Automate d Instrume nt interfa ce in VBEC S, the sup porting Mi ddleware s ystem with  applicabl e drivers  should be  set up and  running.
  197   Outcome
  198   The VBECS  Internal a nd Externa l interfac es (Figure  9) have b een set up  and start ed.
  199   VBECS user s and divi sions are  defined an d users ar e able to  access/use  VBECS per  its divis ional acce ss.
  200   Changes to  verified  data are c aptured fo r inclusio n in the A udit Trail  Report.
  201   Limitation s and Rest rictions
  202   Only one i nstance of  the VBECS  Administr ator can r un at a ti me.
  203   Edit Syste m Interfac es and Edi t Division s options  cannot run  when VBEC S is opera tional. VB ECS cannot  run when  a dialog i n these op tions is o perational .
  204   Additional  Informati on
  205   Refer to t he complet ed Appendi x B from t he Configu ration Wor ksheet in  VBECS Appl ication In terfacing  Support So ftware Ins tallation  and User C onfigurati on Guide f or require d informat ion when p erforming  maintenanc e operatio ns.
  206   Log into V BECS Admin istrator
  207   User Actio nVBECS Adm inistrator Open a Rem ote Deskto p Connecti on.Display s the Remo te Desktop  Connectio n screen.
  208   Enter or s elect the  name of th e VBECS Ap plication  Server on  the Remote  Desktop C onnection  (Figure 3)  screen an d click Co nnect.Disp lays Windo ws Securit y window f or credent ials.Selec t appropri ate PIV, e nter PIN,  and click  OK to ente r the Remo te Desktop  Connectio n (Figure  4 and Figu re 5).Remo te Desktop  Connectio n establis hes connec tion to ta rget serve r.  Target  server di splays War ning scree n.Click OK  on the Se curity War ning scree n.
  209   If another  message i s displaye d (about t he last ti me the use r logged i n), click  OK.Display s VBECS se rver deskt op with VB ECS Admin  Prod and V BECS Admin  Test icon s.Double-c lick the V BECS Admin  Prod icon .Opens VBE CS Adminis trator.
  210   Select app ropriate P IV, enter  PIN if req uested to  connect to  VistA (Fi gure 4, Fi gure 5 and  Figure 6)  when VBEC S Administ rator star ts up or a t the invo cation of  any option  that uses  VistALink  when Vist ALink is n ot connect ed.VistA a ccount con firmation  message is  displayed .Verify th at correct  VistA acc ount is di splayed. 
  211   If the Vis tA account  is correc t, enter t he VistA A ccess and  Verify Cod es if requ ested (Fig ure 6) and  click Con nect.
  212   If the Vis tA account  is incorr ect, click  Cancel. S pecify the  correct V istA accou nt in Vist ALink Exte rnal Inter face setti ngs (Figur e 12). Cli ck OK to r estart app lication.  Go to step  5.Display s the main  VBECS Adm inistrator  screen.
  213   NOTES
  214  
The user m ay skip lo gging into  VistALink  or contin ue and log  on as nee ded.
  215  
Figure 3:  Remote Des ktop Conne ction Opti ons
  216  
  217   Figure 4:  IAM – PIV  Certificat e
  218  
  219  
  220  
  221  
  222  
  223  
  224  
  225  
  226  
  227   Figure 5:  ActivClien t Login
  228  
  229   Figure 6:  Example of  VistA Log on with PI V
  230  
  231   Figure 7:  Example of  VistA Log on with Ac cess/Verif y Codes
  232  
  233   Figure 8:  Example of  VBECS Adm inistrator
  234  
  235   VBECS Admi nistrator  Operations
  236   Edit Syste m Interfac es 
  237   The VBECS  Administra tor will s et up the  parameters  required  for connec tion to Vi stA (VistA Link and H L7 interfa ces) and D ata Innova tions Midd leware (Au tomated In strument i nterface)  enabling V BECS to se nd or rece ive data f rom multip le systems  where app licable.
  238   Interfaces  are divid ed in two  groups (Fi gure 9):
  239   Internal i nterfaces  (marked wi th  label)  are VBECS  services  that liste n for inco ming messa ges from e xternal in terfaces.
  240   External i nterfaces  (marked wi th  label)  are all o ther inter faces that  VBECS com municates  with.
  241   Assumption s 
  242   None
  243   Limitation s and Rest rictions 
  244   It is reco mmended to  restart t he VBECS H L7 Service  and the V BECS VistA Link Servi ce on the  applicatio n server i f its prop erties are  changed.  VBECS Admi nistrator  will also  try to aut omatically  restart s ervices in  certain s cenarios a nd will no tify the u ser if the  attempt f ails (usua lly due to  insuffici ent user p rivileges) . If you r eceive the  service r estart fai lure messa ge, file a  support t icket. See  the Custo mer Suppor t section  of VBECS 2 .3.0 Relea se Notes.
  245   Additional  Informati on
  246   None
  247   Edit Syste m Interfac e Paramete rs
  248   User Actio nVBECS Adm inistrator Select Edi t System I nterfaces  option (Fi gure 9).Sy stem displ ays the av ailable in terfaces f or configu ration and  their con nection st atus:
  249  
Internal V BECS Servi ces:
  250   VBECS Vist ALink Serv ice (See F igure 10)
  251   VBECS HL7  Service (S ee Figure  11)
  252  
External I nterfaces:
  253   VistALink  (See Figur e 12)
  254   CPRS HL7 O ERR (See F igure 13)
  255   BCE COTS ( See Figure  14)
  256   Automated  Instrument  (See Figu re 15)
  257   NOTES
  258  
All enable d interfac es that ha ve Connect ion Option s are test ed for con nectivity  and the in terface st atus is di splayed to  the user. Select an  interface  for config uration.
System all ows the fo llowing at tributes t o be confi gured or e xecuted wh ere applic able:
  259  
Email aler ts: must b e a valid  e-mail add ress
  260  
Local/Exte rnal Conne ction
  261   TCP/IP add ress or se rver name
  262   TCP/IP Por t Number:  integer de fined in r ange 1024- 65535
  263   External F acility: 1  through 2 0-characte r identifi er for the  remote si de of the  CPRS HL7 O ERR and BC E COTS int erfaces.
  264   Ack Timeou t: is the  number of  seconds to  wait for  an acknowl edgement f rom the re ceiving se rver and c an be defi ned with a  value fro m 1 throug h 999 seco nds.
  265   Re-transmi t Attempts : is the n umber of r etransmit  attempts f or failed  messages a nd can be  defined wi th a value  from 1 th rough 99.
  266  
Activate/D eactivate  interface  switch: wh en Off, co mmunicatio n ends and  no update s are queu ed.Apply t he changes  to the in terface pa rameters.S ystem save s the chan ged parame ters.
  267   NOTES
  268   If changes  are made  to the VBE CS VistALi nk Service  or the VB ECS HL7 Se rvice conn ection par ameters, t hese servi ces will b e restarte d automati cally.
  269  
User may c ancel chan ges or lea ve screen  or applica tion witho ut applyin g changes.  VBECS war ns user th at it will  not save  the data.
  270  
All change s to previ ously veri fied data,  captured  for an aud it trail r eport, inc lude: 
  271   Category o r transact ion
  272   Data:
  273   Name of te ch enterin g data
  274   Division
  275   Date/time  originally  saved 
  276   Newly ente red data:
  277   Name of te ch enterin g data
  278   Division
  279   Date/time  the new va lue is sav ed Repeat  Steps 2 an d 3 to con figure add itional in terfaces a s applicab le.Figure  9: Example  of Edit S ystem Inte rfaces
  280  
  281   Figure 10:  Example o f Edit Sys tem Interf aces – VBE CS VistALi nk Service
  282  
  283   Figure 11:  Example o f Edit Sys tem Interf aces – VBE CS HL7 Ser vice
  284  
  285   Figure 12:  Example o f Edit Sys tem Interf aces – Vis tALink
  286  
  287   Figure 13:  Example o f Edit Sys tem Interf aces – CPR S HL7 OERR
  288  
  289   Figure 14:  Example o f Edit Sys tem Interf aces – BCE  COTS
  290  
  291   Figure 15:  Example o f Edit Sys tem Interf aces – Aut omated Ins trument
  292  
  293   Figure 16:  Example o f Collecti ng VistA B roker Valu es from a  CPRS Short cut
  294  
  295   Edit Divis ions
  296   The VBECS  Administra tor config ures VBECS  as a sing le divisio n or as mu ltidivisio nal. One o r more div isions may  be define d in VBECS  as local  facilities  (marked w ith  label ) or may b e mapped ( marked wit h  label)  to a defin ed VBECS d ivision (s ee Figure  17). Mappe d division s (also kn own as CBO C) specify  order del ivery mapp ing: if bl ood is iss ued to a m apped divi sion, all  activities  in VBECS  associated  with that  order wil l be relat ed to the  mapped-to  defined di vision. 
  297   Defined or  Mapped di visions ma y be undef ined in VB ECS. All u ndefined d ivisions a re marked  with   
label; thi s means th at they ex ist only i n a VistA  account an d are avai lable for  future def ining or m apping in  VBECS.
  298   Assumption s 
  299   The VistAL ink extern al interfa ce (see Fi gure 12) i s configur ed and val id.
  300   VistA Logo n has been  executed  successful ly.
  301   Limitation s and Rest rictions 
  302   VBECS orde rs can onl y be mappe d to divis ions defin ed in VBEC S.
  303  
When the d ivision ch anges from  full-serv ice to tra nsfusion-o nly or fro m transfus ion-only t o full-ser vice, bloo d units an d orders m ust be in  a final st ate and eX M must be  disabled.
  304   Divisions  defined in  VBECS mus t have at  least one  Level 6 (A dministrat or/Supervi sor) user  assigned i n order to  have acce ss to the  Supervisor  menu opti ons in VBE CS.
  305  
  306  
  307  
  308  
  309  
  310  
  311  
  312  
  313    When orde rs mapping  is change d, VBECS H L7 Service  should be  restarted  in order  to accept  these chan ges. If us er does no t have the  necessary  permissio ns to do t his, they  will need  to file a  ticket wit h customer  support.
  314   Additional  Informati on
  315  
  316  
  317  
  318  
  319  
  320  
  321  
  322  
  323    Changes i n the mapp ing orders  do not af fect deliv ered order s. Orders  delivered  to a VBECS  division  must be co mpleted, r ejected, o r canceled  in that d ivision. R esubmit or ders after  mapping i s complete d to send  an order t o another  VBECS divi sion.
  324   Add and Ma intain Div isions
  325   User Actio nVBECS Adm inistrator Select Edi t Division s (Figure  17).System  displays  each avail able VistA  division  with its s tatus in V BECS.
  326   NOTES
  327   System che cks to see  whether a  connectio n to VistA Link is es tablished.  When ther e is not a  connectio n to VistA Link, the  option is  not availa ble.
  328  
If a previ ously defi ned or map ped VBECS  division i s not foun d in VistA , the corr esponding  record wil l be marke d as Inval id. If inv alid recor ds are fou nd, the li st will be  pre-filte red to inv alid recor ds only.
  329   If user ch ooses to c lear an in valid divi sion which  was previ ously defi ned, it wi ll be clea red togeth er with al l user div isional ro les assign ed to that  division  and all or der mappin g to that  division ( mapped div isions).
  330  
The Divisi on Name in  VBECS is  silently s ynced with  the Divis ion Name i n VistA if  a discrep ancy is de tected.Sel ect a divi sion from  the presen ted list v iew to con figure it  in VBECS ( Figure 18) .For an un defined di vision, th e system a llows the  user to de fine or ma p the divi sion (map  its orders ) to the o ther defin ed divisio n.
  331   For a mapp ed divisio n, the sys tem allows  the user  to un-map  the divisi on (remove  order map ping) from  the other  defined d ivision. A fter un-ma pping the  division,  the user w ill get th e undefine d status.
  332   For a defi ned divisi on, the sy stem allow s the user  to undefi ne the div ision in V BECS as we ll as conf iguring th e followin g paramete rs:
  333   Full Servi ce Divisio n switch:  when on, d ivision is  Full Serv ice; when  off, divis ion is Tra nsfusion o nly (when  a division  is transf usion-only , VBECS di sables ele ctronic cr ossmatch).
  334  
Associated  FDA Regis tered Faci lity
  335   Orders Map ping (CBOC )
  336   Accession  Area
  337   Lock Timeo ut: lock i nactivity  timeout in  VBECS (ra nge 5-15) 
  338   Map Orders  from othe r VistA di visions no t currentl y defined  in VBECS
  339  
Label Prin ting (opti onal)
  340   TCP/IP add ress or se rver name
  341  
TCP/IP Por t Number:  integer de fined in r ange 1024- 65535. Mus t match th e port num ber define d in the p rinter sof tware.
  342  
Report Pri nter: Requ ired selec tion from  all report  printers  installed  on the VBE CS server.  VBECS wil l warn the  user if t he defined  division  does not h ave the co rrect repo rt printer  selected.
  343   Time Zone
  344   Observing  DST
  345   NOTES
  346  
When undef ining a di vision, VB ECS will w arn the us er if the  division h as any use r division  roles ass igned, and  requires  user confi rmation be fore conti nuing. Aft er positiv e confirma tion, the  system mus t remove a ll assigne d user rol es as a pa rt of the  Un-Definin g command.
  347  
VBECS will  warn the  user if th e defined  division d oes not ha ve a Level  6 user.
  348  
Undefined  VistA divi sions are  available  for defini ng a new V BECS divis ion or ord er mapping . One defi ned VBECS  division m ay have ma ny VistA d ivisions m apped to i t, but a V istA divis ion may be  associate d with onl y one defi ned VBECS  division ( i.e., one- to-many re lation). A n already  mapped Vis tA divisio n cannot b e used for  defining  a new VBEC S division .Apply the  changes t o the divi sion param eters.Syst em saves t he changed  parameter s.
  349   NOTES
  350  
User may c ancel chan ges or lea ve the scr een or app lication w ithout app lying chan ges. VBECS  warns the  user that  it will n ot save th e data.
  351  
All change s to previ ously veri fied data,  captured  for an aud it trail r eport, inc lude: 
  352   Category o r transact ion
  353   Data:
  354   Name of te ch enterin g data
  355   Division
  356   Date/time  originally  saved 
  357   Newly ente red data:
  358   Name of te ch enterin g data
  359   Division
  360   Date/time  the new va lue is sav ed 
Repeat Ste ps 2 and 3  for each  division,  as applica ble.Figure  17: Examp le of Sele ct VistA D ivision
  361  
  362   Figure 18:  Example o f Edit Div ision
  363  
  364   Edit Users
  365   The VBECS  Administra tor config ures VBECS  users. On e or more  users may  be defined  in VBECS  (marked wi th  label)  or may be  undefined  (marked w ith  label ) (see Fig ure 19). D efined use rs can use  VBECS per  the user’ s division al access  settings.  Users may  have diffe rent secur ity levels  for each  assigned d ivision; u sers may b e restrict ed to use  the divisi on as well . 
  366   Undefined  users exis t only in  VistA acco unt and Ac tive Direc tory group  and are a vailable f or future  defining i n VBECS.
  367   Assumption s 
  368   The VistAL ink extern al interfa ce (see Fi gure 12) i s configur ed and val id.
  369   VistA Logo n has been  executed  successful ly.
  370   Users to b e configur ed have be en defined  as VistA  Blood Bank  users in  VistA acco unt and as signed to  the correc t Active D irectory g roup (see  Figure 1).  Contact a  local sys tem admini strator to  add or re move VBECS  users fro m your VBE CS Active  Directory  groups.
  371   Limitation s and Rest rictions
  372   VBECS Admi nistrator  caches dat a collecte d from the  Active Di rectory at  startup.  In order t o refresh  it, the ap plication  must be re started.
  373    Each VBEC S user mus t have a u nique Wind ows login  ID. If a W indows log in ID beco mes inacti ve and is  eligible f or re-use  in Active  Directory,  do not re -use it fo r VBECS: i t may resu lt in corr upted data  in VBECS.
  374   It is not  recommende d to chang e a user’s  Windows l ogin ID. I f it does  change, th e current  user recor d will be  invalidate d in VBECS  Administr ator.    
  375   Additional  Informati on
  376  
Each defin ed VBECS u ser must h ave a uniq ue DUZ. 
  377  
The VBECS  User ID st ored in VB ECS is the  user’s NT  Logon ID.  
  378   A VBECS Ad ministrato r/Supervis or can fur ther confi gure VBECS  users in  VBECS but  an initial  role must  be define d for each  VBECS use r in VBECS  Administr ator. The  option sho uld be use d primaril y to defin e and unde fine the u ser in VBE CS.
  379   A user’s r ole may be  changed w hile they  are logged  into VBEC S; the cha nge takes  effect the  next time  the user  logs into  VBECS.
  380   Edit VBECS  Users
  381   User Actio nVBECS Adm inistrator Select Edi t Users (F igure 19). System dis plays each  available  VistA Blo od Bank us er (who ar e also def ined in th e appropri ate Active  Directory  group) wi th its sta tus in VBE CS. System  displays  user name  and DUZ as  it is def ined in Vi stA.
  382   The list i s searchab le by:
  383   VistA user  name and  DUZ
  384   User’s NT  Logon ID
  385   Active Dir ectory use r name
  386   NOTES
  387   System che cks whethe r a connec tion to Vi stALink is  establish ed. When t here is no  a connect ion to Vis tALink, th e option i s not avai lable.
  388  
If a previ ously defi ned VBECS  user is no t found in  VistA or  Active Dir ectory Gro up, the co rrespondin g record w ill be mar ked as Inv alid. If i nvalid rec ords are f ound, the  list will  be pre-fil tered to i nvalid rec ords only.
  389   If user ch ooses to c lear an in valid user  which was  previousl y defined,  it will b e cleared  together w ith all di visional r oles.
  390  
If a user’ s name and  e-mail fr om Active  Directory  does not m atch what  is in VBEC S, VBECS d ata will b e automati cally upda ted to mat ch the Act ive Direct ory record .
  391   The user n ame and e- mail in VB ECS are si lently syn ced with t he user’s  data from  Active Dir ectory if  a discrepa ncy is det ected.Sele ct a user  for config uration (F igure 20). For an und efined use r record,  the system  allows th e user to  define the  user in V BECS.
  392   For a defi ned user,  the system  allows th e user to  undefine t he user in  VBECS as  well as co nfigure th e followin g paramete rs:
  393   Mapped Win dows User:  allows th e user to  map the cu rrent user  record to  a differe nt Windows  Account f rom the Ac tive Direc tory group . There is  a one-to- one corres pondence b etween Win dows users  and VistA  users. A  VistA DUZ  may only b e associat ed with on e NT Logon  ID and vi ce versa.
  394   Initials:  A unique u ser initia l is requi red which  may be 2-5  character s (alphanu meric) in  length.
  395   Divisional  Access: m atches div isional ac cess in Vi stA for ea ch user. A llows the  user to as sign divis ional acce ss for all  defined d ivisions i n VBECS.
  396   NOTES
  397   An invalid  record mi ght hold a  DUZ; clea r invalid  record to  re-use rel eased DUZ  for defini ng a new V BECS user.
  398   Invalid re cord might  hold NT L ogon ID, c lear the i nvalid rec ord to re- use releas ed NT Logo n ID for d efining a  new VBECS  user or ma pping exis ting defin ed user to  this NT L ogon ID.
  399  
A user may  not remov e the last  level 6 ( Administra tor/ Super visor) use r from a d efined div ision. An  error mess age will a ppear when  the last  level 6 is  being upd ated to a  level 5 or  lower.App ly the cha nges to th e user par ameters.Sy stem saves  the chang es paramet ers.
  400   NOTES
  401  
User may c ancel chan ges or lea ve screen  or applica tion witho ut applyin g changes.  VBECS war ns the use r that it  will not s ave the da ta.
  402  
VBECS asso ciates the  technolog ist ID, da te, time,  and divisi on with ea ch process  for retri eval by di vision.
  403  
All change s to previ ously veri fied data,  captured  for an aud it trail r eport, inc lude: 
  404   Category o r transact ion
  405   Data:
  406   Name of te ch enterin g data
  407   Division
  408   Date/time  originally  saved 
  409   Newly ente red data:
  410   Name of te ch enterin g data
  411   Division
  412   Date/time  the new va lue is sav ed 
Repeat Ste ps 2 and 3  for each  user, as a pplicable. Figure 19:  Example o f Select V istA User
  413  
  414   Figure 20:  Example o f Edit Use r
  415  
  416   This page  intentiona lly left b lank.
  417   Index
  418   C
  419   Customer S upport
  420   13
  421   H
  422   How This T echnical M anual-Secu rity Guide  Is Organi zed
  423   11
  424   I
  425   Introducti on
  426   vii
  427   M
  428   Maintenanc e Operatio ns
  429   15
  430   R
  431   Related Ma nuals and  Reference  Materials
  432   ix
  433   S
  434   Screen Sho ts
  435   11
  436   V
  437   VA Service  Desk
  438   13
  439  
  440  
  441   This is th e last pag e of the V istA Blood  Establish ment Compu ter Softwa re (VBECS)  2.3.0 Adm inistrator  User Guid e.
  442  
       
       
       
       

Araxis Merge (but not the data content of this report) is Copyright © 1993-2016 Araxis Ltd (www.araxis.com). All rights reserved.