1. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 6/22/2017 10:29:10 AM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

1.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 RAMS_CIF.zip\RAMS_CIF\RAMS_CIF\docs RAMS_Integration_Requirements_Specification_Document_Revised_1.5.docx Thu Jun 22 12:35:42 2017 UTC
2 RAMS_CIF.zip\RAMS_CIF\RAMS_CIF\docs RAMS_Integration_Requirements_Specification_Document_Revised_1.5.docx Thu Jun 22 15:21:47 2017 UTC

1.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 2 6754
Changed 1 2
Inserted 0 0
Removed 0 0

1.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

1.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

1.5 Comparison detail

  1   Research A dministrat ive Manage ment Syste m (RAMS) I ntegration
  2   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  3  
  4   January 20 17
  5   Version 1. 5
  6   Department  of Vetera ns Affairs
  7   Revision H istory
  8   Note: The  revision h istory cyc le begins  once chang es or enha ncements a re request ed after t he Require ments Spec ification  Document h as been ba selined.
  9   Date
  10   Version
  11   Descriptio n
  12   Author
  13   1/3/2016
  14   1.5
  15   Review for  2001 subm ission
  16  
  17   10/03/2016
  18   1.4
  19   Final Vers ion of RSD  for RAMS  Integratio n
  20   Bylight
  21   08/15/16
  22   1.3
  23   2.6 Functi onal Requi rements: A dded R&D,  Safety, an d IACUC 
  24   2.4 Disast er Recover y Specific ation
  25   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation - D ependencie s and Cons traints- A dditional  Identified  Design Co nstraints:
  26   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation - D ependencie s and Cons traints- C onstraints  - Not a r equirement  for RAMS  Integratio n
  27   2.2.Busine ss Rules S pecificati on: Added  correspond ing requir ement to e ach Busine ss Rule
  28   Annie M. L ee
  29   7-01-2016
  30   1.2
  31   Scope clar ification  as per PWS
  32   ByLight
  33   6-15-2016
  34   1.1
  35   Scope revi sed to PWS
  36   ByLight
  37   2-05-2016
  38   1.0
  39   Updated Fi nal Versio n Sent for  Approval
  40   Engility
  41   1-18-2016
  42   0.2
  43   Final Vers ion Sent f or Approva l – Return ed for Upd ates
  44   Engility
  45   12-23-2015
  46   0.1
  47   Initial Ve rsion
  48   Engility
  49   Artifact R ationale
  50   The Requir ements Spe cification  Document  (RSD) reco rds the re sults of t he specifi cation gat hering pro cesses car ried out d uring the  Requiremen ts phase.  The RSD is  generally  written b y the func tional ana lyst(s) an d should p rovide the  bulk of t he informa tion used  to create  the test p lan and te st scripts . It shoul d be updat ed for eac h incremen t.
  51   The level  of detail  contained  in this RS D should b e consiste nt with th e size and  scope of  the projec t. It is n ot necessa ry to fill  out any s ections of  this docu ment that  do not app ly to the  project. T he resourc es necessa ry to crea te and mai ntain this  document  during the  life cycl e of a lar ge project  should be  acknowled ged and cl early refl ected in p roject sch edules. Do  not dupli cate data  that is al ready defi ned in ano ther docum ent or a s ection in  this docum ent; note  in the sec tion where  the infor mation can  be found.
  52  
  53   Instructio ns
  54   Activity
  55   New Capabi lity (1)
  56   Feature En hancement  (2)
  57   Field Depl oyment (A)
  58   No
  59   No
  60   Cloud/Web  Deployment  (B)
  61   Yes
  62   Yes
  63   Mobile App lication ( C)
  64   No
  65   No
  66  
  67   Table of C ontents
  68   1.Introduc tion1
  69   1.1.Purpos e5
  70   1.2.Scope5
  71   1.3.Refere nces6
  72   2.Overall  Descriptio n7
  73   2.1.Access ibility Sp ecificatio ns7
  74   2.2.Busine ss Rules S pecificati on7
  75   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation9
  76   2.4.Disast er Recover y Specific ation11
  77   2.5.Docume ntation Sp ecificatio ns11
  78   2.6.Functi onal Speci fications1 2
  79   2.7.Graphi cal User I nterface ( GUI) Speci fications4 9
  80   2.8.Multi- Divisional  Specifica tions49
  81   2.9.Perfor mance Spec ifications 49
  82   2.10.Quali ty Attribu tes Specif ication51
  83   2.11.Relia bility Spe cification s51
  84   2.12.Scope  Integrati on53
  85   2.13.Secur ity Specif ications53
  86   2.14.Syste m Features 77
  87   2.15.Usabi lity Speci fications7 7
  88   3.Purchase d Componen ts83
  89   4.Estimati on83
  90   5.Approval  Signature s85
  91   Appendix A : Non-Func tional Req uirements8 6
  92   Appendix B : Acronyms 101
  93  
  94   Introducti on
  95   The Vetera ns Health  Administra tion (VHA)  Office of  Research  and Develo pment (ORD ) is respo nsible for  the manag ement and  administra tion of th e Departme nt of Vete rans Affai rs (VA) in tramural r esearch pr ogram. The  ORD aims  to improve  the effic iency and  performanc e of the V A research  program b y implemen ting an en terprise-w ide Resear ch Adminis trative Ma nagement S ystem (RAM S) accessi ble to act ive field  research o ffices and  the ORD C entral Off ice. 
  96   The curren t implemen tation of  RAMS suppo rts the ma jor busine ss functio ns of the  Institutio nal Review  Board (IR B) and pro vides a co mmon datab ase for ad ministrati ve researc h program  data. This  document  specifies  the requir ements for  new funct ionality a nd integra tion of RA MS to allo w manageme nt of rese arch proje cts and st udies by t he Researc h and Deve lopment Co mmittee (R &D), the I nstitution al Review  Board (IRB ), Institu tional Ani mal Care a nd Use Com mittee (IA CUC), Subc ommittee o n Research  Safety (S RS), and l ocal resea rch office s reportin g to ORD. 
  97   This docum ent provid es a narra tive descr iption of  these thre e committe es: the Re search and  Developme nt Committ ee (R&D),  the Instit utional An imal Care  and Use Co mmittee (I ACUC), and  the Subco mmittee on  Research  Safety (SR S).
  98   The Resear ch and Dev elopment ( R&D) Commi ttee
  99   The Resear ch and Dev elopment ( R&D) Commi ttee is re sponsible  for ensuri ng the eff ective ope ration of  the resear ch program  through o versight o f the R&D  Committee’ s subcommi ttees, and  making ap propriate  recommenda tions, inc luding spa ce and res ource need s, to the  medical ce nter Direc tor based  on the Com mittee’s o versight a nd evaluat ion of the  research  program. T he R&D Com mittee ass ists the m edical cen ter Direct or in fulf illing res ponsibilit ies for th e facility ’s researc h program,  and addit ional func tions may  also inclu de review  and approv al of indi vidual res earch proj ects.
  100   Every VA f acility co nducting r esearch mu st have, o r establis h, an R&D  Committee  of record.  A VA faci lity may a lso secure  the servi ces of an  R&D Commit tee from a nother VA  facility,  from the V eterans In tegrated S ervice Net work (VISN ), a regio nal VA R&D  Committee  that serv es multipl e VA facil ities, or  other VA e ntity thro ugh the us e of a wri tten agree ment that  describes  the roles  and respon sibilities  of all pa rties. Ren ewal of th e agreemen t must occ ur 60 days  prior to  the review  of propos als by R&D  subcommit tee or it  is to be a utomatical ly termina ted. If te rminated,  that commi ttee may n o longer s erve as th e R&D Comm ittee of r ecord for  the facili ty.
  101   The R&D Co mmittee is  responsib le, throug h the Chie f of Staff  (COS), to  the medic al center  Director f or: 
  102   Advising a nd assisti ng the med ical cente r Director  to provid e oversigh t, plannin g, and exe cution of  the local  research P rogram; an d
  103   Assisting  the medica l center D irector to  maintain  high stand ards throu ghout the  R&D Progra m. Those s tandards i nclude ens uring the:
  104   Scientific  and ethic al quality  of VA res earch proj ects; 
  105   Protection  of human  subjects i n research
  106   Safety of  personnel  engaged in  research;  
  107   Welfare of  laborator y animals;  
  108   Security o f VA data;  and 
  109   Security o f VHA rese arch labor atories.
  110   The R&D Co mmittee is  assisted  by the Ass ociate Chi ef of Staf f (ACOS) f or R&D and  the Admin istrative  Officer (A O) for R&D  in carryi ng out its  duties. N OTE: In sm all resear ch program s, a Resea rch Coordi nator may  be appoint ed in lieu  of an ACO S for R&D.  For purpo ses of thi s Handbook , “ACOS fo r R&D” inc ludes the  Research C oordinator . (June 16 , 2009 VHA  HANDBOOK  1200.01 3)
  111   Research i n which th e facility  is to be  engaged ma y not be u ndertaken  without re view and w ritten app roval of a ll appropr iate subco mmittees o f the R&D  Committee.  The inves tigator mu st not ini tiate a re search pro ject until  after bei ng notifie d in writi ng by the  ACOS for R &D that th e project  has been a pproved by  all relev ant commit tees, subc ommittees,  or other  entities.  The Instit utional Re view Board  (IRB), Su bcommittee  on Resear ch Safety  (SRS), Ani mal Care a nd Use Com mittee (IA CUC), and  other such  entities  must notif y the R&D  Committee  of project  approvals  via a wri tten commu nication s igned by a  voting co mmittee me mber for t he committ ee. The R& D Committe e must not ify the As sociate Ch ief of Sta ff (ACOS)  for R&D of  project a pprovals v ia a writt en communi cation sig ned by a v oting R&D  Committee  member for  the commi ttee. Noti fications  need not b e in the f orm of min utes, nor  is a separ ate docume nt needed  for each a pproved pr oject. A s ingle memo randum tha t lists by  title, pr oject numb er, or sim ilar uniqu e identifi er all of  the protoc ols receiv ing final  approval a t a given  meeting is  sufficien t. Once R& D Committe e approval  has been  given, the  research  becomes VA -approved  research.
  112   The RAMS i ntegration  solution  shall enab le the R&D  Committee  to:
  113   1.Manage t he activit ies of the  R&D Commi ttee, whic h includes  the follo wing:
  114   Adding use rs and set ting permi ssions
  115   Adding mem bers to co mmittees a nd trackin g appointm ent dates
  116   Allow the  R&D Commit tee to com plete requ ired repor ts and for ms online
  117   Allow the  R&D Commit tee to sch edule meet ings, noti fy members  and colle ct feedbac k from oth er subcomm ittees
  118   Allow the  R&D Commit tee to pub lish and s tore meeti ng minutes
  119   Ensure com pliance wi th federal  and VA re gulations
  120   2.Provide  communicat ions porta ls among t he R&D Com mittee and  subcommit tee
  121   3.Provide  easily acc essible re porting ca pability a t the loca l headquar ters level s
  122   4.Enable t he ORD Cen tral Offic e to creat e reports  covering e nterprise  wide resea rch activi ties.
  123   The Instit utional An imal Care  and Use Co mmittee (I ACUC)
  124   The IACUC  (Instituti onal Anima l Care and  Use Commi ttee) is t he local c ommittee c harged wit h ensuring  complianc e with ani mal resear ch regulat ions and g uidelines.  In the VA  system, t he IACUC i s organize d administ ratively a s a subcom mittee of  the Resear ch and Dev elopment C ommittee.
  125   The VA IAC UC must pe rform the  review and  oversight  functions  required  by the Pub lic Health  Service ( PHS) Polic y (see Sec . IV.B., I V.C., and  IV.F), the  Guide (se e Monitori ng the Car e and Use  of Animals ), the Ani mal Welfar e Act (AWA ) [see 7 U .S.C. 2143 (b)(1)], t he United  States Dep artment of  Agricultu re (USDA)  AWA (see 9  Code of F ederal Reg ulations ( CFR) 2.31) , VA polic y, and any  other Fed eral regul ations tha t impact I ACUC funct ion.
  126   The IACUC  is respons ible for t he followi ng:
  127   Semi-Annua l Program  and Facili ty Self-As sessment R eviews
  128   According  to the USD A Animal W elfare Act  Regulatio ns and Sta ndards (se e 9 CFR §2 .31(c)(1))  and PHS P olicy, the  designate d VA IACUC  must perf orm a self -assessmen t review o f the prog ram of ani mal care a nd researc h use, and  an inspec tion of th e animal f acilities  and husban dry practi ces at lea st every 6  months. T his self-a ssessment  review mus t be condu cted using  the stand ards estab lished in  the most c urrent Gui de (see “I nstitution al Animal  Care and U se Committ ees”), PHS  Policy (s ee Sec. IV .B), the A nimal Welf are Act [s ee 7 U.S.C . 2143(b)( 3) and (b) (4)], USDA  AWA [see  9 CFR §2.3 1(c)(2)],  and this V A policy.
  129   Research P roposal Re views
  130   The IACUC  must revie w and appr ove, requi re modific ations in  (to secure  approval) , or withh old approv al of all  research p roposals i nvolving s pecies and  activitie s included  within th e definiti on of an “ animal”. A ll researc h projects  involving  animals m ust be app roved by t he IACUC a nd then by  the R&D C ommittee p rior to co mmencement . The date  of contin uing revie w is based  on the da te of IACU C approval . The IACU C must rev iew propos ed researc h at conve ned meetin gs at whic h a quorum  (a majori ty of voti ng members ) is prese nt. In ord er for the  research  to be appr oved, it m ust receiv e the appr oval of a  majority o f those vo ting membe rs present  at the me eting.
  131   IACUC Semi -Annual Se lf-Assessm ent Review s
  132   Semi-annua l Self-Ass essment Re views must  be prepar ed by the  IACUC. No  later than  60 days a fter the s elf-assess ment revie w date, a  copy of th e approved  report si gned by a  majority o f IACUC me mbers and  the medica l facility  Director  must be fo rwarded to  the Chief  Veterinar y Medical  Officer (C VMO)’s off ice throug h the ACOS  for R&D a nd the med ical facil ity Direct or.
  133   Annual VA  Veterinary  Medical U nit (VMU)  Report
  134   An annual  VA VMU Rep ort for th e previous  fiscal ye ar must be  completed  using the  Web site  designed f or that pu rpose by J anuary 15.  In contra st to the  USDA Annua l Report o f Research  Facility,  all anima l species  used must  be include d in the A nnual VMU  Report. In structions  for prope rly comple ting this  report can  be obtain ed from th e CVMO.
  135   IACUC will  be incorp orated int o the RAMS  Integrati on project  which wil l allow fo r the mana gement of  IACUCs res earch proj ects and s tudies.
  136   The Subcom mittee on  Research S afety (SRS )
  137   The Subcom mittee on  Research S afety (SRS ) is respo nsible for  ensuring  the safety  of person nel engage d in VA re search con ducted by  the Office  of Resear ch and Dev elopment ( ORD). In t he VA syst em, the IA CUC is org anized adm inistrativ ely as a s ubcommitte e of the R esearch an d Developm ent Commit tee.
  138   The SRS ve rifies tha t safety s tandards a re being m et and res olves defi ciencies b y working  with the f ollowing r oles:
  139   Facility D irectors
  140   ACOS
  141   R&D Commit tee
  142   Principle  Investigat or (PI) or  PI Design ee
  143   The SRS is  responsib le for the  following :
  144   Reviewing  all resear ch activit ies involv ing biolog ical, chem ical, phys ical, and  radiation  hazards fo r complian ce with al l applicab le regulat ions, poli cies, and  guidelines  prior to  submission  for R&D f unding. Th is include s a review  of all re search app lications  for fundin g that wil l be condu cted at th e VA facil ity or by  VA personn el with VA  funding l ocated off -site.
  145   Providing  written no tification  of the re sults of S RS review  to the R&D  Committee , the Rese arch Offic e, and the  PI.
  146   Reviewing  annually a ll active  research p rotocols i nvolving b iological,  chemical,  physical,  and radia tion hazar ds, regard less of fu nding stat us or sour ce. The da te of cont inuing rev iew will b e  based o n the date  of SRS ap proval. Re search pro tocol chan ges not in cluded in  the origin al applica tion must  be documen ted on an  amended Re search Pro tocol Safe ty Survey  (RPSS) (se e Appendix  F) and mu st be subm itted to a nd reviewe d by SRS p rior to th e implemen tation of  the change s.
  147   Ensuring t hat a comp lete list  of all pro ducts cont aining che micals des ignated or  identifie d by the O ccupationa l Safety &  Health Ad ministrati on (OSHA)  or the Env ironmental  Protectio n Agency ( EPA) as “h azardous”  (see subpa r. 6c (8),  subpar. 6 e (2), or  applicable  State req uirements)  has been  submitted  to the Saf ety Office r for revi ew and app roval prio r to the s ubmission  of a proto col for lo cal review .
  148   Coordinati ng all saf ety-relate d activiti es in rese arch labor atories in cluding ma ndatory an d non-mand atory trai ning, safe ty inspect ions, acci dent repor ting, and  liaison ac tivities w ith all fa cility saf ety commit tees and o fficials t o include:
  149   Coordinati ng follow- up evaluat ions to en sure that  deficienci es cited d uring insp ections ar e permanen tly and ef fectively  abated, an d
  150   Reporting  follow-up  results to  the R&D C ommittee.
  151   Reporting  operationa l problems  or violat ions of di rectives t o the Rese arch Offic e within 3 0 days of  occurrence  or detect ion, unles s SRS dete rmines tha t a report  has been  previously  filed by  the PI.
  152   Identifyin g the need  for healt h surveill ance of pe rsonnel in volved in  individual  research  projects;  and if app ropriate,  advising t he R&D Com mittee and  Employee  Health Pra ctitioner  on the nee d for such  surveilla nce.
  153   Maintainin g adequate  documenta tion of al l the SRS  or equival ent subcom mittee act ivities.
  154   Forwarding  minutes o f SRS to t he Researc h Office.
  155   Ensuring t hat all la boratory p ersonnel r eceive ann ual resear ch specifi c safety t raining.
  156   Holding SR S meetings  at least  quarterly.
  157   Ensuring c oordinatio n with oth er regulat ory progra ms, person nel, or co mmittees s uch as the  Radiation  Safety Of ficer or R adiation S afety Comm ittee.
  158   Ensuring t he collect ion of app ropriate p ersonnel s amples to  make emplo yee exposu re determi nations wh enever the  proposed  use of lab oratory ch emicals ma y potentia lly exceed  OSHA Perm issible Ex posure Lim its or Act ion Levels .
  159   Evaluating  annually  the effect iveness of  the labor atory’s Ch emical Hyg iene Plan  and making  necessary  revisions .
  160   Ensuring t he review  of investi gation rep orts of al l lost-tim e injuries  and all s ignificant  adverse e nvironment al events.
  161   Ensuring t he proper  reporting  of injury  and illnes s trends t o the R&D  Committee,  as approp riate.
  162   Requesting , when app ropriate,  the appoin tment of a n ad hoc c ommittee ( consisting  of member s with app ropriate e xpertise)  to investi gate and r eport on o ccupationa l injuries , illnesse s, and adv erse envir onmental e vents.
  163   Ensuring t he develop ment of a  policy for  the prese rvation of  employee  medical an d OSHA exp osure reco rds and en vironmenta l records  (i.e., haz ardous was te, air mo nitoring).
  164   Cooperatin g with app ropriate m edical cen ter person nel to rev iew the qu antity and  type of h azardous w aste gener ated by ea ch PI annu ally.
  165   Providing  technical  assistance , where ap propriate,  in recycl ing progra ms and red uction of  the quanti ty of wast e.
  166   RAMS Integ ration wil l provide  a collabor ative syst em for SRS  to work w ith other  areas of O RD to mana ge hazardo us materia ls, safety  risks, an d laborato ry safety  data. Addi tionally,  SRS will b e able to  manage RAM S access a nd securit y for SRS  users, as  well as au tomate man agement of  safety do cuments, i ncluding t he Researc h Protocol  Safety Su rvey (RPSS ).
  167   Purpose
  168   The purpos e of this  RSD is to  document t he require ments of t he RAMS In tegration  solution t hat will b e develope d by Infor mation Tec hnology (I T) resourc es acquire d through  a contract .
  169   These requ irements h ave been r efined thr ough a ser ies of ext ensive int erviews an d workshop s with VA  Users, bus iness spon sors, and  other stak eholders.  The initia l business  requireme nts have b een identi fied in th e approved  RAMS Inte gration Bu siness Req uirements  Document ( BRD).
  170   This docum ent is bas ed on the  Office of  Enterprise  Developme nt (OED) P roPath tem plate for  requiremen ts. This d ocument’s  organizati on and con tent refle ct VA guid elines wit h the Proj ect Manage ment Accou ntability  System (PM AS). The i ntended au dience for  this RSD  is the VA  Integrated  Project T eam (IPT),  with acce ss authori zed and co ntrolled b y the VA P roject Man ager.
  171   Scope
  172   The VA res earch prog ram curren tly uses a  variety o f informat ion system s and supp lemental d atabase ap plications  to suppor t research  activitie s at the C entral Off ice and lo cal field  levels. Th e existing  non-stand ard archit ecture has  led to in consistent  data mana gement pro cesses acr oss the na tional pro gram. This  has also  resulted i n delays w hen respon ding to Ce ntral Offi ce-initiat ed data ca lls.
  173   The scope  is to incl ude a sing le front-e nd, web-ba sed, data  management  and repor ting appli cation fra mework, an d centrali zed back-e nd databas e system.  The RAMS I ntegration  is intend ed to serv e as a mul tipurpose  tool for O RD Central  Office an d VA Medic al Center  (VAMC) fie ld researc h offices.  The requi rements ar e scoped t o provide  the capabi lity to cr eate and t rack admin istrative  data for e ach projec t assigned  to the lo cal resear ch office;  manage re search ove rsight com mittees an d subcommi ttees; tra ck researc h personne l assignme nts, train ing requir ements, an d certific ations; ma nage labor atory data , includin g space al locations  and equipm ent; and s upport req uired repo rting to O RD. 
  174   This syste m will ser ve as a co mmunicatio n portal t hat is acc essible to  ORD and t he researc h offices.  It will r equire suf ficient se rver space  to exchan ge numerou s tools an d resource s, many of  which are  graphic-h eavy and r equire lar ge amounts  of storag e capacity .
  175   The RAMS I ntegration  will serv e as a mul tipurpose  tool for t he Veteran s Affairs  Central Of fice (VACO ) ORD and  VAMC field  research  offices. W ith the RA MS Integra tion, thes e offices  will be ab le to: 
  176   create and  track adm inistrativ e data for  individua l projects  that are  active or  pending at  local res earch site s; 
  177   manage res earch over sight comm ittees and  sub-commi ttees;
  178   track rese arch perso nnel assig nments, tr aining req uirements,  and certi fications;
  179   manage lab oratory sp ace and eq uipment in ventory, i ncluding s pace alloc ations and  equipment ; and
  180   support re quired rep orting to  ORD.
  181   References
  182   The follow ing docume nts were r eferenced  in the dev elopment o f this Req uirements  Specificat ion Docume nt (RSD):
  183   RAMS Integ ration BRD  5-1-15
  184   RAMS Elabo rated Requ irements D ocument 05 OCT15
  185   1200 VHA R esearch Pr ogram
  186   VHA Handbo ok 1200.01  Research  and Develo pment Comm ittee
  187   VHA Handbo ok 1200.05  Human Sub jects
  188   VHA Handbo ok 1200.07  Animal Re search
  189   VHA Handbo ok 1200.08  Safety
  190   Additional  reference s:
  191   ProPath We bsite
  192   Project Ma nagement A ccountabil ity System  (PMAS) Pr ogram Mana gement Doc ument Repo sitory
  193   Section 50 8 Requirem ents
  194   Technical  Reference  Model (TRM )
  195   Department  of Vetera ns Affairs  Handbook  6500
  196   VA Directi ve 6500 –  Informatio n Security  Program
  197   Office of  Informatio n and Tech nology (OI &T) Techni cal Servic es Project  Repositor y (TSPR) W ebsite
  198   NARA – Nat ional Arch ives Recor ds Associa tion Polic y
  199   RCS – Reco rds Contro l Schedule
  200  
  201  
  202  
  203  
  204  
  205  
  206  
  207  
  208  
  209  
  210  
  211  
  212  
  213  
  214  
  215  
  216  
  217  
  218  
  219  
  220  
  221  
  222  
  223  
  224   Overall De scription
  225   The RAMS I ntegration  is intend ed to impr ove on the  current v ersion of  RAMS. The  functional ity specif ications,  among othe r requirem ents, will  address t he increas ed capabil ity to cre ate and tr ack admini strative d ata for ea ch project  assigned  to the loc al researc h office,  and manage  oversight  committee s and subc ommittees.  The RAMS  Integratio n will exp and the ca pability t o cover ma nagement o f other ty pes of res earch, suc h as anima l studies  that are o verseen by  the Insti tutional A nimal Care  and Use C ommittee ( IACUC).
  226   The non-fu nctional r equirement s are addr essed in A ppendix A.
  227   Accessibil ity Specif ications
  228   The RAMS I ntegration  will be c ompliant w ith all Se ction 508  IT accessi bility sta ndards gov erned unde r 29 U.S.C  794d, as  well as an y more spe cific VA p olicies th at may app ly. Accord ing to VA  Handbook 6 102, acces sibility i s ensuring  that cont ent can be  navigated  and read  by every U ser, regar dless of l ocation, e xperience,  or the ty pe of comp uter techn ology used . VA Web m anagers mu st therefo re ensure  that all W eb pages,  documents,  and files  posted to  the Web a nd/or to a  collabora tion tool  must be ac cessible.  This inclu des .pdf,  .xls, and  .doc file  types. Ref er to the  VA’s Secti on 508 Bac kground an d Standard s page for  more deta ils. 
  229   Table 1: A ccessibili ty Specifi cations
  230   Req. ID
  231   Requiremen t
  232   Increment
  233   (1, 2, Fut ure)
  234   ACC-001
  235   The RAMS I ntegration  shall com ply with S ection 508  requireme nts. 
  236   1,2(VA Dir ective)
  237   ACC-002
  238   The RAMS I ntegration  system sh all comply  with Acce ssibility  Guidelines  
  239   1,2 (VA Di rective)
  240   Business R ules Speci fication
  241   In additio n to the E pics and U ser Storie s document ed in Sect ion 2.6 of  this docu ment, the  following  business r ules apply  to RAMS:
  242   The Princi pal Invest igator (PI ) or PI De signee can  submit a  study appl ication fo r review a nd complet e edits ba sed on fee dback. 
  243   Unauthoriz ed Users a re not per mitted to  access or  edit study  data. (pe rtains to  2.2.2 Add  users and  set permis sions – IA CUC, R&D,  Safety, RC O)
  244   Entering a  term in t he search  box produc es a list  of studies  that have  that term  included  in the abs tract.  (p ertains to  2.3 Provi de capabil ity to pri nt complet e applicat ion (all s ections in  one docum ent)
  245   When assig ning perso nnel to a  project, t he system  provides a n alert if  a person' s training  has lapse d. (pertai ns to 2.4. 2 Manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to IA CUC resear ch project s)
  246   The system  calculate s which fo rms are re quired and  provides  links to c omplete th e form onl ine. (pert ains 2.5 S upport aut o fill rep orts and f orms requi red by R&D  and subco mmittees.)
  247   When viewi ng a study  online, a n "attach  document"  button is  available  to upload  and tag do cuments. ( pertains 2 .6 Attach  review com mittee for ms, includ ing data s ecurity, C OI, safety , radiatio n, and IRB  or IACUC  forms to p roject. Ta g uploaded  forms by  type, date  and autho r.)
  248   The system  accepts a  waiver re quest and  notifies I nvestment  Review Boa rd (IRB) C oordinator . The syst em tracks  the status  of the re quest. (fo r IRB only ). (pertai ns to 2.7  Submit and  track eli gibility a nd off-sit e waivers. )
  249   The Admini strative O fficer (AO ) can sele ct Project  Expenditu re Report  to review  expenses p er project . (pertain s to 2.8 T rack fisca l year exp enditures  by project . All fiel ds capture d in curre nt RDIS Pa rt II shou ld be capt ured.)
  250   The AO can  select Fu nding Stat us Report  and view f unding sta tus for ea ch project  by sponso r.  (perta ins to 2.9  Track spo nsorship a nd funding  status fo r projects .)
  251   The PI or  the PI Des ignee is n otified 90  days befo re the Ann ual Report  is due an d can comp lete the r eport usin g online f orms. (per tains to 2 .10.2 Subm it Annual  and Final  (or as nee ded) Proje ct Report  – IACUC)
  252   An option  to add, de lete, or c onfigure c ommittees  is availab le on the  System Adm inistrator  (SA) tool  page. (pe rtains to  3.1 Add or  delete co mmittees b ased on si te SOP)
  253   The Commit tee roster  tool is a vailable o n the Comm ittee Acti vities pag e. (pertai ns to 3.2. 2 Add memb ers to com mittees an d track ap pointment  dates – IA CUC, Safet y, and R&D )
  254   A User can  choose to  sign elec tronically  when subm itting a d ocument th at require s signatur es. (perta ins to 3.9  Provide a  mechanism  for the u se of secu re electro nic signat ures for t he signing  of all fo rms and co rresponden ce)
  255   The Assura nce and Ac creditatio n Checklis t is provi ded on the  AO landin g page. (p ertains to  3.16 Trac k Federal  Wide Assur ances, IRB  and IACUC  registrat ions, Memo randum of  Understand ing (MOUs) , and othe r accredit ations)
  256   The Workfl ow configu ration too l is avail able on th e Local Sy stem Admin istrator ( LSA) landi ng page.    (pertains  to 3.17 A llow for s ite specif ic committ ee configu rations an d workflow s)
  257    A link is  available  in the on line study  applicati on to acce ss and com plete Form  10-0398.   (pertains  to 3.19 A utomate cr eation of  Research P rotocol Sa fety Surve y (RPSS) ( VA Form 10 -0398)
  258   A training  record is  available  for resea rch person nel, and n otificatio ns are sen t to the P I, or the  PI Designe e, and the  User when  training  is about t o expire.  (pertains  to 4.2 Aut omate the  tracking o f training , scope of  practice,  and all n ecessary c ertificati ons for PI s and othe r employee s)
  259   The report  for Witho ut Compens ation (WOC ) staff an d appointm ent status  is availa ble from t he AO land ing page.   (pertains  to 4.4 No tify WOC/I PA/VA empl oyee and s ponsor whe n appointm ent renewa l is requi red)
  260   The report  of keys,  badges, an d equipmen t assigned  to person nel, is av ailable on  the AO la nding page .  (pertai ns to 4.5  Track key,  PC, and b adge assig nments/iss ues)
  261   The Lab Sp ace Report  is access ible from  the AO lan ding page.   (pertain s to 5.1 T rack labor atory spac e allocati ons)
  262   The LASIF  form is av ailable on line as a  component  of RAMS.   (pertains  to 5.3 Gen erate and  track annu al lab saf ety self-e valuation  forms and  lab safety )
  263   The Data s haring agr eements ar e stored a s tagged d ocuments.   (pertains  to 5.6 Ma nage data  sharing ag reements,  data repos itory appr ovals and  annual rep orts)
  264   Additional  details a nd more sp ecific bus iness need s will be  further do cumented i n the RAMS  Integrati on System  Design Doc ument (SDD ). The ant icipated c ompletion  date of th e SDD is F ebruary 20 16.
  265   Design Con straints S pecificati on
  266   All softwa re develop ment by de velopers s hall confo rm to tech nology sta ndards as  defined in  the One-V A Technica l Referenc e Model (T RM).
  267   The new fu nctionalit y requeste d by the R esearch Ad ministrati ve Managem ent System  (RAMS) pr oject span s across m ultiple ap plications  and is us ed as a co mmunicatio ns portal  that is ac cessible t o the ORD  and resear ch offices . The foll owing disc ussion sum marizes so me, but no t all, of  the design  “constrai nts” that  must be co nsidered t o integrat e and prop erly build  the new f unctionali ty. Furthe r explanat ion is pro vided in t he more-de tailed req uirements  analysis f or each of  these top ics.
  268   Software i s develope d and main tained usi ng industr y-standard  technolog ies. The p roject add s function ality to s oftware cu rrently in  Productio n at the P hiladelphi a Informat ion Techno logy Cente r (PITC).  The softwa re changes  contained  in this R SD are min imal chang es to an e xisting St ructured Q uery Langu age (SQL)  Server dat abase. The  requireme nt specifi cations in  this docu ment will  be made wi th the int ent to ser ve as a mu ltipurpose  tool for  the ORD Ce ntral Offi ce and the  VAMC fiel d research  offices.
  269   The follow ing archit ectural de sign const raints for  the solut ions inclu de technic al constra ints, stan dards, non functional  requireme nts, and i mportant a rchitectur al decisio ns. Listed  below are  currently  identifie d design c onstraints  per the “ new” requi rement, al ong with “ existing”  design con straints f rom the in itial deve lopment.
  270   Memory Con straints a nd Databas e Requirem ents 
  271   Additional  data prod uced by th e IACUC, S afety, and  R&D commi ttees will  require a n increase d data sto rage requi rement. Ch anges to t he databas e structur e will be  minimal be cause link s to the n ew feature s were ant icipated i n the orig inal datab ase design .
  272   Dependenci es and Con straints 
  273   Successful  implement ation of t his projec t requires  adequate  training a nd educati on for end  Users and  support s taff.
  274   All new fu nctionalit y to the a pplication /system is  subject t o funds av ailability .
  275   Constraint
  276   Providing  secure acc ess in a r eal-time m ode will b e a major  constraint . The syst em must se rve Users  who are lo cated at V A affiliat es and uni versities.
  277  
  278   Additional  Identifie d Design C onstraints :
  279   The system  shall com ply with a ll VA Ente rprise Arc hitecture  Standards
  280   The system  shall be  designed a s a Servic e Oriented  Architect ure (SOA),  as define d in “Prin ciples of  Service Or iented Arc hitecture  Version 1. 31, Softwa re Enginee ring – Sta ndards Div ision, Off ice of Ent erprise De velopment,  Office of  Informati on & Techn ology, Dep artment of  Veterans  Affairs.”
  281   Software i nterfaces  built for  new busine ss functio ns, legacy  applicati ons, datab ases, midd leware, an d other in frastructu re compone nts shall  be impleme nted as se rvices usi ng Simple  Object Acc ess Protoc ol (SOAP)/ Hypertext  Transfer P rotocol (H TTP(S)), E xtensible  Markup Lan guage (XML )/HTTP(S),  SOAP/Java  Message S ervice (JM S), or XML /JMS.
  282   Services s hall be bu ilt using  standards  that promo te interop erability. [5]
  283   Services s hall be de signed acc ording to  a technica l service  contract a nd a negot iated Serv ice Level  Agreement  (SLA), whi ch togethe r comprise  the servi ce contrac t.
  284   Services i mplementat ion shall  be loosely  coupled t o the serv ice interf ace.
  285   A service  interface  is the sol e entry po int into s ervice log ic and res ources. 
  286   Services s hall be ac cessed onl y via the  exposed, p ublished i nterfaces.
  287   All servic e interfac es shall b e defined  using a te chnical se rvice cont ract that  includes a  WSDL (Web  Services  Descriptio n Language ) definiti on, one or  more XML  schema def initions,  and Web Se rvices (WS )-Policy d efinitions , as requi red.
  288   Services s hall be de signed so  they can b e monitore d to deter mine wheth er service s become u navailable , have a d etectable  security f ault, and  whether fa ctors spec ified in t he SLA por tion of th e Service  Contract a re out of  the permit ted range,  including , but not  limited to , resource  utilizati on and the  fault beh aviors and  performan ce metrics .
  289   No service  shall use  static (e .g., hard- coded) ser vice addre sses.
  290   Service lo gic expose d by the s ervice sha ll handle  concurrent  access wi thout dead lock or lo ss of data  integrity .
  291   Services s hall be im plemented  in a manne r that doe s not requ ire consum ers to use  a specifi c language  (e.g., Ja va only) t o access t he service
  292   Services,  in the eve nt of exce ptions, sh all provid e fault co ntent to t he consume r and the  audit log,  without c ompromisin g security , which sh all includ e sufficie nt informa tion for c onsumer re covery. 
  293   The System  shall use  Represent ational St ate Transf er (RESTfu l) Web ser vices for  any servic e that is  accessed t hrough the  User inte rface.
  294  
  295  
  296  
  297  
  298  
  299  
  300   The follow ing table  lists the  technology  that will  be utiliz ed with th e RAMS Int egration.
  301   Table 2: L ist of Tec hnologies
  302   Technology  Name
  303   Microsoft  Structured  Query Lan guage (SQL ) Server 2 012 
  304   Microsoft  SQL Server  Reporting  Services  2012
  305   Microsoft  SharePoint  2013 SP1
  306   Microsoft  Windows Se rver 2008  R2/2012 
  307   Red Hat En terprise L inux 7.0.5 7
  308   SQL Server  Integrati on Service s 2012 
  309   The open-s ource soft ware appli cation tha t is utili zed is: 
  310   Apache Tom cat 7.x (L atest Stab le)
  311   The Softwa re Develop ment frame work and p latform ut ilized is:
  312   Java Enter prise Edit ion 7
  313   In additio n, the lis t comprise s the foll owing appl ications t he VA uses  in suppor t of perfo rming proj ect develo pment proc esses:
  314   Rational T ool Set
  315   Microsoft  (MS) Visua l Studio 2 010
  316   The standa rds that a pply to th is design  document,  at a minim um, includ e:
  317   VA Handboo k 6500.3 C ertificati on & Accre ditation
  318   VA Handboo k 6102 Int ernet/Intr anet Servi ces
  319   Disaster R ecovery Sp ecificatio n
  320   RAMS is  a n operatio nal enviro nment host ed at the  PITC, ther efore the  RAMS appli cation’s s ystems (su b-systems,  component s, and dat abases) wi ll inherit  the PITC’ s Disaster  Recovery  Plan (DRP) , a relate d Continge ncy Plan ( CP), and a n Incident  Response  Plan (IRP) . In the e vent that  there is a n outage a nd the RAM S applicat ion system  goes offl ine, the f ollowing i s required :
  321   The system  should be  fully res tored with in seventy -two (72)  hours of a n outage.
  322   After an o utage, 99%  of the da ta will ne ed to be r estored. 
  323   Fail-over  capabiliti es will be  obtained  by establi shing a si milar envi ronment at  an altern ate data c enter and  synchroniz ing the tr ansactions  as they o ccur, with  the exact  method th at was det ermined in  the PITC’ s DRP.
  324   Documentat ion Specif ications
  325   Requiremen ts for doc umentation , includin g training , User doc umentation , help sys tems, help  about not ices, inst allation g uide, secu rity guide , implemen tation gui de, and an y other fo rms of doc umentation  are provi ded below.  The RAMS  Integratio n will inc lude all o f the requ ired compo nents nece ssary to c onform to  the docume ntation re quirements  mandated  by PMAS an d ProPath.
  326   Documentat ion will p otentially  include,  but is not  limited t o, the fol lowing:
  327   Standard O perating P rocedures
  328   Change Man agement Pr ocess
  329   User manua l for soft ware:
  330   Updates sh all be mad e, as nece ssary, to  applicable  User manu als and ot her traini ng tools a nd shall b e delivere d to all l evels of U sers. If n o User doc umentation  exists, i t shall be  produced.
  331   Technical  documentat ion
  332   Maintenanc e agreemen ts/documen tation:
  333   IT will pr ovide the  level of d ocumentati on require d to suppo rt the sys tem and ma intain ope rations an d continui ty. Docume ntation sh all repres ent minima l programm atic and l ifecycle o perations  support do cumentatio n artifact s, as defi ned by VA  standards  in ProPath  and as re quired by  the VA Ent erprise Sy stem Engin eering Lif ecycle and  Release M anagement  Office for  sustained  operation s, mainten ance, and  support pr ior to app roval by a ny VA chan ge control  board and  release i nto produc tion.
  334   Implementa tion Guide
  335   A technica l training  curriculu m shall be  developed  and deliv ered to al l levels o f staff Us ers:
  336   The traini ng curricu lum shall  state the  expected t raining ti me for pri mary Users  and secon dary Users  to become  productiv e at using  system.
  337   All traini ng curricu la, User m anuals, an d other tr aining too ls shall b e updated  by proper  authoritie s and deli vered to a ll levels  of Users i n advance  of deploym ent. The c urricula s hall inclu de all asp ects of th e applicat ion(s) and  all chang es to proc esses and  procedures .
  338   The traini ng curricu lum shall  state the  expected t ask comple tion time  for primar y and seco ndary User s.
  339   Technical  Help Desk  support fo r the appl ication sh all be pro vided to U sers.
  340   Functional  Specifica tions
  341   The Epics  and User S tories doc umented in  this sect ion repres ent the an alysis con ducted to  date. It i s intended  to be exh austive an d reflect  all desire d requirem ents for t he RAMS In tegration.
  342   The format  of these  User Stori es is a st andard one , with the  “As a…” c olumn on t he left, i ndicating  who the ac tor(s) is/ are; the “ I want…” c olumn indi cating wha t action t hey wish t o take; an d the “So  that…” col umn, indic ating the  resulting  outcome an d/or benef its. The f inal colum n, “Accept ance Crite ria/User S tory Notes ” provides  more spec ifics abou t what wil l take pla ce in a gi ven User s tory, alon g with any  business  rules that  must be a dhered to,  or genera l notes th at must be  considere d. This co lumn also  includes q uestions f or VA pers onnel to a ddress at  some point  in the fu ture.
  343   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for Bu siness Nee d (BN)1/El aboration  Business R equirement  4.
  344   Table 3: E pic BN1
  345   Epic BN1:  Utilize na tionally s tandardize d terminol ogy in all  fields in  the RAMS  system fro m authorit ative sour ces where  available.
  346   ID
  347   Priority
  348   As a… 
  349   I want…
  350   So that…
  351   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  352   BN1
  353   High
  354   RAMS User
  355   To be able  to query  the databa se using s tandardize d terminol ogy (for d ata elemen ts).
  356   I have the  ability t o successf ully query  the datab ase using  standardiz ed technol ogy.
  357   To be able  to query  the databa se using s tandardize d technolo gy.
  358   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 2/Elaborat ion Busine ss Require ment 5.
  359   Table 4: E pic BN2
  360   Epic BN2:  Enhance th e RAMS app lication t o allow si tes to tra ck and man age resear ch project s and stud ies.
  361   ID
  362   Priority
  363   As a… 
  364   I want…
  365   So that…
  366   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  367   BN2.1.2
  368   High
  369   Principal  Investigat or (PI) or  PI Design ee
  370   To enter,  edit, and  attach doc uments to  IACUC proj ects in da tabase.
  371   I have the  ability t o initiate  an IACUC  applicatio n for a ne w study. T his includ es enterin g all data  (pertinen t and impe rtinent) i n the RAMS  database.
  372   I have the  ability t o initiate  review of  a new stu dy in orde r to recei ve feedbac k prior to  IACUC sub mission. 
  373   To be able  to enter,  edit, and  attach do cuments to  IACUC pro jects in d atabase.
  374  
  375   NOTE: PI o r PI Desig nee can su bmit study  applicati on for rev iew and co mplete edi ts based o n feedback .
  376   BN2.2.2
  377   High
  378   Local Syst em Adminis trator (LS A)andAdmin istrative  Officer (A O)
  379   To add Use rs and set  permissio ns for IAC UC, R&D, S afety, and  Research  Compliance  Officer ( RCO).
  380   And 
  381   Add Users  and set pe rmissions  for IACUC,  R&D, Safe ty, and RC O
  382   I have the  ability t o add IACU C Users to  the syste m.
  383   I have the  ability t o assign I ACUC Users  access pe rmissions.
  384   I have the  ability t o add R&D  Users to t he system.
  385   I have the  ability t o add R&D  Users acce ss permiss ions.
  386   I have the  ability t o add Safe ty Users t o the syst em.
  387   I have the  ability t o assign S afety User s access p ermissions .
  388   I have the  ability t o add RCO  Users to t he system.
  389   I have the  ability t o assign R CO Users a ccess perm issions.
  390   I have the  ability t o ensure t hat access  to studie s is restr icted to a uthorized  Users.
  391   I have the  ability t o ensure t hat access  to IACUC  data is re stricted t o authoriz ed Users.
  392   To be able  to add Us ers and se t permissi ons for IA CUC, R&D,  Safety, an d RCO.
  393  
  394   NOTE: Unau thorized U sers are n ot permitt ed to acce ss or edit  study dat a.
  395  
  396   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  397   2.3
  398   High
  399   RAMS Usera ndAdminist rative Off icer
  400   To print c omplete ap plication  with all s ections in  one docum ent R&D, S afety, and  IACUC com mittees.
  401   I have the  ability t o search f or key wor ds in the  R&D commit tee.
  402   I have the  ability t o search i n order to  identify  studies pe rtaining t o specific  topics in  the R&D c ommittee.
  403   I have the  ability t o search f or key wor ds in the  Safety com mittee.
  404   I have the  ability t o search i n order to  identify  studies pe rtaining t o specific  topics in  the Safet y committe e.
  405   I have the  ability t o search f or key wor ds in the  IACUC comm ittee.
  406   I have the  ability t o search i n order to  identify  studies pe rtaining t o specific  topics in  the IACUC  committee .
  407  
  408   To be able  to print  complete a pplication  with all  sections i n one docu ment.
  409  
  410   Note: Ente ring a ter m in the s earch box  produces a  list of s tudies tha t have tha t term inc luded in a bstract.
  411  
  412   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  413   2.4
  414   High
  415   Administra tive Offic er andPrin cipal Inve stigator o r PI Desig nee
  416   To manage  investigat ors and pe rsonnel re lated to r esearch pr ojects in  the R&D, S afety, and  IACUC com mittees.
  417   I have the  ability t o manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to re search pro jects in t he R&D com mittee.
  418   I have the  ability t o manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to re search pro jects in t he Safety  committee.
  419   I have the  ability t o manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to re search pro jects in t he IACUC c ommittee.
  420   To be able  to manage  investiga tors and p ersonnel r elated to  research p rojects.
  421  
  422   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  423   2.4.2
  424   High
  425   Administra tive Offic er andPrin cipal Inve stigator o r PI Desig nee
  426   To manage  investigat ors and pe rsonnel re lated to R &D, Safety , and IACU C research  projects.
  427   I have the  ability t o track wh ich person nel are as signed to  specific s tudies in  the R&D co mmittees.
  428   I have the  ability t o ensure t hat person nel assign ed to rese arch studi es are qua lified per  regulatio ns in the  R&D commit tees. 
  429   I have the  ability t o track wh ich person nel are as signed to  specific s tudies in  the Safety  committee s.
  430   I have the  ability t o ensure t hat person nel assign ed to rese arch studi es are qua lified per  regulatio ns in the  Safety com mittees .
  431   I have the  ability t o track wh ich person nel are as signed to  specific s tudies in  the IACUC  committees .
  432   I have the  ability t o ensure t hat person nel assign ed to rese arch studi es are qua lified per  regulatio ns in the  IACUC comm ittees..
  433   To be able  to manage  investiga tors and p ersonnel r elated to  IACUC rese arch proje cts.
  434  
  435   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  436   2.5
  437   High
  438   Principal  Investigat or or PI D esignee
  439   To support  auto fill  reports a nd forms r equired by  R&D, Safe ty, IACUC  and subcom mittees.
  440   I have the  ability t o complete  various f orms requi red for an  IRB appli cation.
  441   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he IRB com mittee app lication.
  442   I have the  ability t o complete  various f orms requi red for an  R&D appli cation.
  443   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he R&D com mittee app lication.
  444   I have the  ability t o complete  various f orms requi red for an  Safety ap plication.
  445   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he Safety  committee  applicatio n.
  446   I have the  ability t o complete  various f orms requi red for an  IACUC app lication.
  447   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he IACUC c ommittee a pplication .
  448  
  449   Support au tofill rep orts and f orms requi red by R&D  and subco mmittees.
  450  
  451   Note: Syst em calcula tes which  forms are  required a nd provide s links to  complete  form onlin e.
  452  
  453   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  454   2.6
  455   High
  456   Principal  Investigat or or PI D esignee
  457   To attach  review com mittee for ms, includ ing data s ecurity, C onflict of  Interest  (COI), saf ety, radia tion and I RB, R&D, S afety, or  IACUC form s to proje ct. Tag up loaded for ms by type , date, an d author.
  458   I have the  ability t o digitall y attach r eview comm ittee form s to an IR B study ap plication.  
  459   I have the  ability t o tag uplo aded IRB r eview comm ittee form s by type.
  460   I have the  ability t o upload r eview IRB  committee  forms by d ate.
  461   I have the  ability t o upload r eview IRB  committee  forms by a uthor.
  462  
  463   I have the  ability t o digitall y attach r eview comm ittee form s to a R&D  study app lication.
  464   I have the  ability t o tag uplo aded R&D r eview comm ittee form s by type.
  465   I have the  ability t o upload r eview R&D  committee  forms by d ate.
  466   I have the  ability t o upload r eview R&D  committee  forms by a uthor.
  467  
  468   I have the  ability t o digitall y attach r eview comm ittee form s to a Saf ety study  applicatio n.
  469  
  470  
  471   Attach rev iew commit tee forms,  including  data secu rity, Conf lict of In terest (CO I), safety , radiatio n and IRB,  R&D, Safe ty or IACU C forms to  project.  Tag upload ed forms b y type, da te, and au thor.
  472  
  473  
  474   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  475  
  476  
  477  
  478  
  479   I have the  ability t o tag uplo aded revie w Safety c ommittee f orms by ty pe.
  480   I have the  ability t o upload
  481   review Saf ety commit tee forms  by date.
  482   I have the  ability t o upload r eview Safe ty committ ee forms b y author.
  483  
  484   I have the  ability t o
  485   digitally  attach rev iew
  486   committee  forms to a n IACUC  s tudy appli cation.
  487   I have the  ability t o tag uplo aded revie w IACUC
  488   committee  forms by t ype.
  489   I have the  ability t o upload
  490   review IAC UC committ ee forms b y date.
  491   I have the  ability t o upload r eview  IAC UC committ ee formsby  author.
  492  
  493   2.7
  494   Medium
  495   Principal  Investigat or or PI D esignee
  496   To submit  and track  eligibilit y and off- site waive rs in the  IRB, R&D,  Safety, an d IACUC co mmittees.
  497   I have the  ability t o submit a  request f or an off- site waive r in the I RB committ ee applica tion.
  498   I have the  ability t o understa nd the rul es for an  off-site w aiver in t he IRB com mittee app lication. 
  499   I have the  ability t o receive  a ruling a fter a req uest has b een made f or the wai ver in the  IRB commi ttee appli cation. 
  500  
  501   I have the  ability t o submit a  request f or an off- site waive r in the R &D  applic ation. com mittee
  502   I have the  ability t o understa nd the rul es for an  off-site w aiver in t he R&D com mittee app lication. 
  503   I have the  ability t o receive  a ruling a fter a req uest has b een made f or the wai ver in the  R&D commi ttee  appl ication.
  504  
  505   I have the  ability t o submit a  request f or an off- site waive r in the S afety comm ittee appl ication.
  506   .
  507  
  508   To be able  to submit  and track  eligibili ty and off -site waiv ers.
  509  
  510   NOTE: Syst em accepts  waiver re quest and  notifies I RB Coordin ator. Syst em tracks  status of  the reques t. (for IR B only)
  511  
  512   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  513  
  514  
  515  
  516  
  517   I have the  ability t o understa nd the rul es
  518   for an off -site waiv er in the  Safety com mittee app lication.
  519   I have the  ability t o
  520   receive a  ruling aft er a
  521   request ha s been mad e
  522   for the wa iver in th e Safety c ommittee a pplication .
  523  
  524   I have the  ability t o submit a  request f or an off- site
  525   waiver in  the IACUC  committee  applicatio n.
  526   I have the  ability t o u for an  off-site  waiver in  the IACUC  committee  applicatio n. . 
  527   I have the  ability t o understa nd the rul es
  528   receive a  ruling aft er a reque st has bee n made for  the waive r in the I ACUC commi ttee appli cation.
  529  
  530   2.9
  531   High
  532   Administra tive Offic erandAssoc iate Chief  of Staff  for Resear ch
  533   To track s ponsorship  and fundi ng status  for projec ts in the  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.
  534   I have the  ability t o track th e sponsors hip for ea ch project  in the R& D committe es.I have  the abilit y to track  current f unding sta tus for ea ch project  in the R& D committe es. I have  the abili ty to know  the curre nt funding  status fo r each pro ject in or der to ale rt PIs whe n expendit ures excee d obligate d funds in  the R&D c ommittees.
  535  
  536   I have the  ability t o track th e sponsors hip for ea ch project  in the Sa fety commi ttees.
  537   I have the  ability t o track cu rrent fund ing status  for each  project in  the Safet y committe es. 
  538   I have the  ability t o know the  current f unding sta tus for ea ch project  in order  to alert P Is when ex penditures  exceed ob ligated fu nds in the  Safety co mmittees.
  539  
  540   I have the  ability t o track th e sponsors hip for ea ch 
  541  
  542   To be able  to track  sponsorshi p and fund ing status  for proje cts.
  543   Note: AO c an select  Funding St atus Repor t and view  funding s tatus for  each proje ct by spon sor.
  544  
  545   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  546  
  547  
  548  
  549  
  550   project in  the IACUC  committee s.
  551   I have the  ability t o track cu rrent fund ing status  for each  project in  the IACUC  committee s. 
  552   I have the  ability t o know the  current f unding sta tus for ea ch project  in order  to alert P Is when ex penditures  exceed ob ligated fu nds in the  IACUC com mittees.
  553  
  554   2.10.2
  555   High
  556   Principal  Investigat or or PI D esignee
  557   To submit  all R&D, S afety, and  IACUC pro gress repo rts and re views.
  558   I have the  ability t o submit a n annual r eport elec tronically  for R&D c ommittees.
  559   When neede d, I have  the abilit y to submi t a tri-an nual revie w for R&D  committees .
  560   When neede d, I have  the abilit y to submi t an ad-ho c review f or R&D com mittees.
  561   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport is d ue for R&D  committee s.
  562   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport has  the capabi lity to fi le the rep ort online  for R&D c ommittees.  
  563  
  564   I have the  ability t o submit a n annual r eport elec tronically  for Safet y committe es.
  565   When neede d, I have  the abilit y to submi t a tri-an nual revie w for Safe ty committ ees.
  566  
  567   To be able  to submit  Annual or  Final (or  as needed ) R&D, Saf ety, and I ACUC Proje ct Reports .
  568  
  569   NOTE: PI o r PI Desig nee is not ified 90 d ays before  Annual Re port is du e and can  complete t he report  using onli ne forms.
  570  
  571   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  572  
  573  
  574  
  575  
  576   When neede d, I have  the abilit y to submi t an ad-ho c review f or the Saf ety commit tees.
  577   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport is d ue for the  Safety co mmittees.
  578   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport has  the capabi lity to fi le the rep ort online  for the S afety comm ittees.
  579  
  580   I have the  ability t o submit a n annual r eport elec tronically  for the I ACUC commi ttees.
  581   When neede d, I have  the abilit y to submi t a tri-an nual revie w for the  IACUC comm ittees.
  582   When neede d, I have  the abilit y to submi t an ad-ho c review f or the IAC UC committ ees.
  583   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport is d ue for the  IACUC com mittees.
  584   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport has  the capabi lity to fi le the rep ort online  for the I ACUC commi ttees.
  585  
  586   2.11
  587   Low
  588   Principal  Investigat or or PI D esignee
  589   To track p ublication s and awar ds with pr oject data  within th e R&D, Saf ety, and I ACUC appli cations.
  590   I have the  ability t o add publ ications t o the Bios ketch.
  591   I have the  ability t o add awar ds to the  Biosketch.
  592   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e.
  593   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r IRB appl ications.
  594  
  595   I have the  ability t o add publ ications t o the Bios ketch in t he R&D com mittee app lication..
  596   I have the  ability t o add awar ds to the  Biosketch  in the R&D  committee  applicati on.
  597   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e in the R &D committ ee applica tion..
  598   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r R&D appl ications.
  599  
  600    I have th e ability  to add pub lications  to the Bio sketch in  the Safety  committee  applicati on.
  601  
  602   To be able  to track  publicatio ns and awa rds with p roject dat a.
  603  
  604   NOTE: PI o r PI Desig nee can re view and e dit Bioske tch online  including  publicati ons and aw ards secti on.
  605  
  606   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  607   A change r equest may  be in ord er to incl ude the IR B at a lat er date.
  608  
  609   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 3 / Elabor ation Busi ness Requi rement 6.
  610   Table 5: E pic BN3
  611   Epic BN3:  Enhance th e RAMS app lication t o automate  the manag ement of c ommittees  to ensure  compliance .
  612   ID
  613   Priority
  614   As a… 
  615   I want…
  616   So that…
  617   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  618  
  619  
  620  
  621  
  622   I have the  ability t o add awar ds to the  Biosketch
  623   in the Saf ety commit tee applic ation.
  624   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e in the S afety comm ittee appl ication.
  625   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r Safety a pplication s.
  626  
  627   I have the  ability t o add publ ications t o the Bios ketch in t he IACUC c ommittee a pplication .
  628    I have th e ability  to add awa rds to the  Biosketch
  629   in the IAC UC committ ee applica tion.
  630   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e in the I ACUC commi ttee appli cation.
  631   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r IACUC ap plications .
  632  
  633   3.1/6.1
  634   High
  635   Site Syste m Administ rator (SSA )
  636   To add or  delete R&D , Safety,  and IACUC  committees  based on  site Stand ard Operat ing Proced ure (SOP).
  637  
  638   NOTE: An o ption to a dd, delete , or confi gure commi ttees is a vailable o n the Syst em Adminis trator (SA ) tool pag e.
  639   I have the  ability t o configur e RAMS to  match the  R&D commit tee roster  at my sit e.I have t he ability  to add R& D committe es that ar e not RAMS ’s default s.I have t he ability  to hide R &D committ ees that a re not use d at my si te.
  640  
  641   I have the  ability t o configur e RAMS to  match the  Safety com mittee ros ter at my  site.
  642   I have the  ability t o add Safe ty  commit tees that  are not RA MS’s defau lts.
  643   I have the  ability t o hide Saf ety  commi ttees that  are not u sed at my  site.
  644  
  645   I have the  ability t o configur e RAMS to  match the  IACUC comm ittee rost er at my s ite.
  646   I have the  ability t o add IACU C committe es that ar e not RAMS ’s default s.
  647   I have the  ability t o hide IAC UC committ ees that a re not use d at my si te.
  648   NOTE: An o ption to a dd, delete  or config ure commit tees is av ailable on  the SA to ol page.
  649   The SSA is  able to a dd or dele te committ ees based  on the sit e SOP.
  650  
  651   NOTES: 
  652   An option  to add, de lete or co nfigure co mmittees i s availabl e on the S A tool pag e.
  653  
  654   Currently  there is n o RAMS def ault commi ttee. The  goal is to  have some what of a  default co mmittee bu t also hav e the abil ity to cus tomize eac h site. 
  655  
  656   RAMS is an  enterpris e like pro ject, but  neither on e on the R AMS projec ts are con figuring a ny special  committee .
  657  
  658   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  659   3.2/6.2
  660   High
  661   Committee  Coordinato r
  662   To add mem bers to R& D, Safety,  and IACUC  committee s, track m eeting att endance, a nd track a ppointment  dates.
  663   I have the  ability t o add memb ers to R&D  committee s.
  664   I have the  ability t o track R& D committe e meeting  attendance .
  665   I have the  ability t o track R& D committe e appointm ent dates.
  666  
  667   I have the  ability t o add memb ers to Saf ety commit tees.
  668   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee meeti ng attenda nce.
  669   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee appoi ntment dat es.
  670  
  671   I have the  ability t o add memb ers to IAC UC committ ees.
  672   I have the  ability t o track IA CUC commit tee meetin g attendan ce.
  673   I have the  ability t o track IA CUC commit tee appoin tment date s.
  674   Add member s to commi ttees and  track appo intment da tes.
  675  
  676   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  677   3.2.2/6.2. 1
  678   High
  679   Committee  Coordinato r
  680   To add mem bers to co mmittees,  track meet ing attend ance, and  track appo intment da tes – IACU C, Safety,  and R&D
  681   I have the  ability t o manage t he IACUC c ommittee r oster.
  682   I have the  ability t o manage m y Safety c ommittee r oster.
  683   I have the  ability t o manage t he R&D com mittee ros ter.
  684   I have the  ability t o monitor  IACUC comm ittee memb er availab ility in o rder to en sure that  a quorum i s availabl e at each  meeting.
  685   I have the  ability t o track IA CUC commit tee member ’s appoint ment dates  in order  to ensure  that a quo rum is ava ilable at  each meeti ng.
  686   I have the  ability t o obtain I ACUC commi ttee membe r’s qualif ications i n order to  ensure th at a quoru m is avail able at ea ch meeting .
  687   I have the  ability t o monitor  Safety com mittee mem bers in or der to ens ure that a  quorum is  available  at each m eeting.
  688   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee membe r availabi lity in or der to ens ure that a  quorum is  available  at each m eeting.
  689   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee membe r’s appoin tment date s in order  to ensure  that a qu orum is av ailable at  each meet ing.
  690   I have the  ability t o obtain S afety comm ittee memb er’s quali fications  in order t o ensure t hat a quor um is avai lable at e ach meetin g.
  691   I have the  ability t o monitor  R&D commit tee member  availabil ity in ord er to ensu re that a  quorum is  available  at each me eting.
  692   I am able  to track R &D committ ee members  in order  to ensure  that a quo rum is ava ilable at  each meeti ng.
  693   I have the  ability t o track R& D committe e member’s  appointme nt dates i n order to  ensure th at a quoru m is avail able at ea ch meeting .
  694   The Commit tee Coordi nator is a ble to add  members t o committe es and tra ck appoint ment dates  – IACUC,  Safety, an d R&D.
  695   NOTES:
  696   The commit tee roster  tool is u sed to ide ntify the  Chair Pers on and the  members o f the comm ittee, as  well as de signated a lternates.
  697   The number  of quorum  members a nd the mak eup of the  qualifica tions of t he quorum  members ar e governed  and local ly managed  and the c ommittee a ctions are  locally d efined. 
  698   See VHA Ha ndbook 120 0, VHA Han dbook 1200 .05 and VH A Handbook  1200.1 fo r more det ails. 
  699   Committee  Management  entails:
  700   Defining m embers. 
  701   Creating a gendas. 
  702   Scheduling  meetings.
  703   Creating m inutes. 
  704   Posting me etings.
  705   Creating t asks. 
  706   Assigning  tasks.
  707   Tracking t asks until  completio n.
  708   Keeping a  library of  important  committee  documents , communic ations ann ouncements , lists, c ommittee k nowledge b ase and UR L links.
  709  
  710   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  711   3.3/6.3
  712   High
  713   Committee  Coordinato r
  714   Add projec ts, amendm ents, and  other busi ness to R& D, Safety,  and IACUC  committee  agenda.
  715   I have the  ability t o add proj ects R&D c ommittee a genda.
  716   I have the  ability t o add amen dments R&D  committee  agenda.
  717   I have the  ability t o add othe r business  to R&D co mmittee ag enda.
  718  
  719   I have the  ability t o add proj ects Safet y committe e agenda.
  720   I have the  ability t o add amen dments Saf ety commit tee agenda .
  721   I have the  ability t o add othe r business  to Safety  committee  agenda.
  722  
  723   I have the  ability t o add proj ects IACUC  committee  agenda.
  724   I have the  ability t o add amen dments IAC UC committ ee agenda.
  725   I have the  ability t o add othe r business  to IACUC  committee  agenda.
  726   Add projec ts, amendm ents, and  other busi ness to co mmittee ag enda.
  727  
  728   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  729   3.3.2/6.3. 1
  730   High
  731   Committee  Coordinato r
  732   To add and  control t he version s of proje cts, amend ments, and  other bus iness to c ommittee a genda – IA CUC, Safet y, and R&D .
  733   I have the  ability t o create t he agenda  for each R &D committ ee meeting .I have th e ability  to set the  meeting s chedule fo r each R&D  committee  meeting.I  have the  ability to  maintain  the agenda  for each  R&D commit tee meetin g.I have t he ability  to mainta in an elec tronic ver sion of th e R&D comm ittee meet ing agenda  in order  to allow m embers to  review age nda items.
  734  
  735   I have the  ability t o create t he agenda  for each S afety comm ittee meet ing.
  736   I have the  ability t o set the  meeting sc hedule for  each Safe ty committ ee meeting .
  737   I have the  ability t o maintain  the agend a for each  Safety co mmittee me eting.
  738   I have the  ability t o maintain  an electr onic versi on of the  Safety com mittee mee ting agend a in order  to allow  members to  review ag enda items .
  739  
  740  
  741   The Commit tee Coordi nator is a ble to add  projects,  amendment s, and oth er busines s to commi ttee agend a – IACUC,  Safety, a nd R&D.
  742  
  743   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  744  
  745  
  746  
  747  
  748   I have the  ability t o create t he agenda  for each I ACUC commi ttee meeti ng.
  749   I have the  ability t o set the  meeting sc hedule for  each IACU C committe e meeting.
  750   I have the  ability t o maintain  the agend a for each  IACUC com mittee mee ting.
  751   I have the  ability t o maintain  an electr onic versi on of the  IACUC comm ittee meet ing agenda  in order  to allow m embers to  review age nda items.
  752  
  753   3.3.3/6.3. 2
  754   Medium
  755   Committee  Coordinato r
  756   To revise  agenda tem plate for  R&D, Safet y, and IAC UC.
  757   I have the  ability t o revise t he agenda  template f or R&D com mittees.I  have the a bility to  update the  template  for R&D co mmittees.
  758  
  759   I have the  ability t o revise t he agenda  template f or Safety  committees .
  760   I have the  ability t o update t he templat e for Safe ty committ ees.
  761  
  762   I have the  ability t o revise t he agenda  template f or IACUC c ommittees.
  763   I have the  ability t o update t he templat e for IACU C committe es.
  764   The Commit tee Coordi nator is a ble to rev ise the ag enda templ ate. Permi ssions sho uld be lim ited to no t allow ne w fields t o the agen da templat e. Potenti al revisio ns should  be limited  to drop d own lists  to maintai n consiste ncy.
  765  
  766   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  767   3.4/6.4
  768   High
  769   Site Syste m Administ rator
  770   To provide  portal/to ols for lo cal form c reation an d form-bas ed collect ion of saf ety inform ation for  the R&D, S afety, and  IACUC.
  771   I have the  ability t o create a  local ver sion of a  safety inf ormation f orm for R& D committe e. I have  the abilit y to incor porate the  form into  the RAMS  workflow f or the R&D  committee . I have t he ability  to add cu stom forms  to the RA MS R&D app lication.  The form s hould be p rintable t o enable u pload and  attachment  to a stud y. 
  772   SSA is abl e to acces s a portal  / tools f or local f orm creati on and for m-based co llection o f safety i nformation .NOTE: The  custom fo rms will b e added to  the appli cation ele ctronicall y.
  773  
  774   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  775  
  776  
  777  
  778  
  779   I have the  ability t o create a  local ver sion of a  safety inf ormation f orm for Sa fety commi ttee. 
  780   I have the  ability t o incorpor ate the fo rm into th e RAMS wor kflow for  the Safety  committee
  781   I have the  ability t o add cust om forms t o the RAMS  Safety ap plication.  The form  should be  printable  to enable  upload and  attachmen t to a stu dy.
  782  
  783   I have the  ability t o create a  local ver sion of a  safety inf ormation f orm for IA CUC commit tee. 
  784   I have the  ability t o incorpor ate the fo rm into th e RAMS wor kflow for  the IACUC  committee.  
  785   I have the  ability t o add cust om forms t o the RAMS  IACUC app lication.  The form s hould be p rintable t o enable u pload and  attachment  to a stud y.
  786  
  787  
  788   3.5/6.5
  789   High
  790   Principal  Investigat or or PI D esignee
  791   To automat e creation  of Animal  Component  of Resear ch Protoco l (ACORP)  and other  compliance  forms.
  792   I have the  ability t o create a  new ACORP  as a comp onent of a  study inv olving ani mals.I hav e the abil ity to com plete the  ACORP onli ne in orde r to exped ite the su bmission o f this for m to the I ACUC.
  793   The PI or  PI Designe e is able  to automat e the crea tion of AC ORP and ot her compli ance forms .
  794   3.7/6.6
  795   High
  796   Committee  Coordinato rs
  797   Schedule m eetings an d notify m embersin t he R&D, Sa fety, and  the IACUC  committees .
  798   I have the  ability t o schedule  meetings  in R&D com mittees. 
  799   I have the  ability t o notify m embers in  the R&D co mmittees.
  800   I have the  ability t o schedule  meetings  in Safety  committees
  801   I have the  ability t o notify m embers in  the Safety  committee s.
  802   I have the  ability t o schedule  meetings  in IACUC c ommittees.  
  803   I have the  ability t o notify m embers in  the IACUC
  804    committee s.
  805   Schedule m eetings an d notify m embers.
  806  
  807   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  808   3.8/6.7
  809   High
  810   IRB Admini strator, S afety Comm ittee Admi nistrator,  R&D Admin istrator,  IACUC Admi nistrator
  811   Collect re viewer fee dbackfor R &D, Safety , and IACU C committe es.
  812   I have the  ability t o collect  reviewer f eedback fo r R&D comm ittees.
  813   I have the  ability t o collect  reviewer f eedback fo r Safety c ommittees.
  814   I have the  ability t o collect  reviewer f eedback fo r IACUC co mmittees.
  815   Collect re viewer fee dback.
  816  
  817   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  818   3.8.2/6.7. 1
  819   High
  820   IRB Admini strator
  821   To collect  committee  feedback  – R&D, Saf ety, and I ACUC.
  822   I have the  ability t o monitor  R&D commit tee corres pondence.I  have the  ability to  attach th e R&D corr espondence  to the ap propriate  study appl ication.
  823  
  824   I have the  ability t o monitor  Safety com mittee cor respondenc e.
  825   I have the  ability t o attach t he Safety  correspond ence to th e appropri ate study  applicatio n.
  826  
  827   I have the  ability t o monitor  IACUC comm ittee corr espondence .
  828   I have the  ability t o attach t he IACUC c orresponde nce to the  appropria te study a pplication .
  829   Reviewer c omments sh ould be pa rt of the  approval l etter.
  830  
  831   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  832   3.8.2/6.7. 1
  833   High
  834   Safety Com mittee Adm inistrator
  835   To collect  reviewer  feedback –  IACUC, Sa fety, and  R&D.
  836   I have the  ability t o attach t he Safety  reviewer c omments to  the appro priate stu dy applica tion.I hav e the abil ity to mon itor Safet y reviewer  comments  in order t o forward  requests f or changes  or clarif ication to  the PI or  PI Design ee.
  837   The Safety  Committee  Administr ator is ab le to coll ect review er feedbac k –Safety.
  838  
  839   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  840   3.8.2/6.7. 1
  841   High
  842   R&D Admini strator
  843   To collect  reviewer  feedback –  IACUC, Sa fety, and  R&D.
  844   I have the  ability t o monitor  R&D review er comment s.I have t he ability  to attach  the R&D r eviewer co mments to  the approp riate stud y applicat ion.I have  the abili ty to moni tor R&D re viewer com ments in o rder to fo rward requ ests for c hanges or  clarificat ion to the  PI or PI  Designee.
  845   The R&D Ad ministrato r is able  to collect  reviewer  feedback –  R&D.
  846  
  847   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  848   3.8.2/6.7. 1
  849   High
  850   IACUC Admi nistrator
  851   To collect  reviewer  feedback –  IACUC, Sa fety, R&D.
  852   I have the  ability t o monitor  IACUC revi ewer comme nts in ord er to forw ard reques ts for cha nges or cl arificatio n to the P I or PI De signee.
  853   The IACUC  is able to  collect r eviewer fe edback – I ACUC.
  854   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  855  
  856   3.8.3/6.7. 2
  857   High
  858   IRB Admini strator
  859   To collect  feedback  from other  subcommit tees – IRB , IACUC, S afety, and  R&D.
  860   I have the  ability t o monitor  correspond ence from  other subc ommittees
  861   The IRB Ad ministrato r is able  to collect  reviewer  feedback f rom other  subcommitt ees IRB, I ACUC, Safe ty, and R& D.
  862  
  863   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  864   3.8.3/6.7. 2
  865   High
  866   IACUC Admi nistrator
  867   To collect  feedback  from other  subcommit tees – IRB , IACUC, S afety, and  R&D.
  868   I have the  ability t o monitor  correspond ence from  other subc ommittees.
  869   The IACUC  Administra tor is abl e to colle ct feedbac k from oth er subcomm ittees – I RB, Safety , and R&D.
  870  
  871   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  872   3.8.3/6.7. 2
  873   High
  874   Safety Com mittee Adm inistrator
  875   To collect  feedback  from other  subcommit tees – IRB , IACUC, S afety, and  R&D.
  876   I have the  ability t o monitor  correspond ence from  other subc ommittees.
  877   The Safety  Committee  Administr ator is ab le to coll ect feedba ck from ot her subcom mittees –  IRB, IACUC , and R&D.
  878  
  879   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  880   3.8.3/6.7. 2
  881   High
  882   R&D Commit tee Admini strator
  883   To collect  feedback  from other  subcommit tees – IRB , IACUC, S afety, and  R&D.
  884   I have the  ability t o monitor  correspond ence from  other subc ommittees.
  885   The R&D Co mmittee Ad ministrato r is able  to collect  feedback  from other  subcommit tees –IRB,  IACUC, an d Safety.
  886  
  887   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  888   3.9/6.8
  889   High
  890   RAMS User
  891   To provide  a mechani sm for the  use of se cure elect ronic sign atures for  the signi ng of all  forms and  correspond ence for R &D, Safety , and IACU C committe es.
  892   I have the  ability t o sign doc uments ele ctronicall y as part  of the stu dy applica tion.I hav e the abil ity to sig n document s electron ically as  part of th e approval  process.I  have the  ability to  sign docu ments elec tronically  to avoid  printing o f paper do cuments.I  have the a bility to  sign docum ents elect ronically  to avoid d istributio n of paper  documents .I have th e ability  to sign do cuments el ectronical ly to avoi d storage  of paper d ocuments.N OTE: User  can choose  to sign e lectronica lly when s ubmitting  a document  that requ ires signa ture.
  893   Provide th e RAMS Use r with a m echanism f or the use  of secure  electroni c signatur es for the  signing o f all form s and corr espondence . NOTE: Th e goal is  to get the  signature s electron ically man dated but  not sure i f that wil l happen.
  894  
  895   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  896   3.10/6.9
  897   High
  898   Committee  Coordinato r
  899   To publish , store, a nd upload  draft and  final vers ions of me eting minu tes for th e R&D, Saf ety, and I ACUC commi ttees.
  900   I have the  ability t o publish  meeting mi nutes for  R&D commit tees.
  901   I have the  ability t
  902   store minu tes of mee tings for  R&D commit tees.
  903   Publish an d store mi nutes of m eetings
  904  
  905   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  906  
  907  
  908  
  909  
  910   I have the  ability t o upload d raft versi ons of mee ting minut es for the  R&D commi ttees. 
  911   I have the  ability t o upload f inal versi ons of mee ting minut es for the  R&D commi ttees. 
  912  
  913   I have the  ability t o publish  meeting mi nutes for  Safety com mittees.
  914   I have the  ability t
  915   store minu tes of mee tings for  Safety com mittees.
  916   I have the  ability t o upload d raft versi ons of mee ting minut es for the  Safety co mmittees. 
  917   I have the  ability t o upload f inal versi ons of mee ting minut es for the  Safety co mmittees.
  918  
  919   I have the  ability t o publish  meeting mi nutes for  IACUC comm ittees.
  920   I have the  ability t
  921   store minu tes of mee tings for  IACUC comm ittees..
  922   I have the  ability t o upload d raft versi ons of mee ting minut es for the  IACUC com mittees. 
  923   I have the  ability t o upload f inal versi ons of mee ting minut es for the  IACUC com mittees.
  924  
  925   3.10.2/6.9 .1
  926   High
  927   Committee  Coordinato r
  928   To publish , store, a nd upload  draft and  final vers ions of me eting minu tes – IACU C, Safety,  and R&D
  929   I have the  ability t o create I ACUC minut es of meet ings.
  930   I have the  ability t o edit IAC UC minutes  of meetin gs.
  931   I have the  ability t o archive  IACUC minu tes of mee tings.
  932   I have the  ability t o create S afety minu tes of mee tings.
  933   I have the  ability t o edit Saf ety minute s of meeti ngs.
  934   I have the  ability t o archive  Safety min utes of me etings.
  935   I have the  ability t o create R &D minutes  of meetin gs.
  936   I have the  ability t o edit R&D  minutes o f meetings .
  937   I have the  ability t o archive  R&D minute s of meeti ngs
  938   I have the  ability t o ensure t hat IACUC  meeting mi nutes are  available  online to  Users who  have appro priate per missions.
  939   I have the  ability t o ensure t hat IACUC  meeting mi nutes are  accessible  to Users  who have a ppropriate  permissio ns.
  940   I have the  ability t o ensure t hat Safety  meeting m inutes are  available  online to  Users who  have appr opriate pe rmissions.
  941   I have the  ability t o ensure t hat Safety  meeting m inutes are  accessibl e to Users  who have  appropriat e permissi ons.
  942   I have the  ability t o ensure t hat R&D me eting minu tes are av ailable on line to Us ers who ha ve appropr iate permi ssions.
  943   I have the  ability t o ensure t hat R&D me eting minu tes are ac cessible t o Users wh o have app ropriate p ermissions .
  944   The Commit tee Coordi nator is a ble to pub lish and s tore minut es of meet ings – IAC UC, Safety , and R&D.
  945  
  946   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  947   3.10.3/6.9 .2
  948   Medium
  949   IACUC Comm ittee Coor dinator
  950   To edit mi nutes form at
  951   I have the  ability t o revise t he format  of IACUC m eeting min utes.
  952   The IACUC  Committee  Coordinato r is able  to revise  the format  of IACUC  minutes fo rmat.
  953   3.10.3/6.9 .2
  954   Medium
  955   Safety Com mittee Coo rdinator
  956   To edit mi nutes form at
  957   I have the  ability t o revise t he format  of Safety  meeting mi nutes.
  958   The Safety  Committee  Coordinat or is able  to revise  the forma t of Safet y minutes  format.
  959   3.10.3/6.9 .2
  960   Medium
  961   R&D Commit tee Coordi nator
  962   To edit mi nutes form at
  963   I have the  ability t o revise t he format  of R&D mee ting minut es.
  964   The R&D Co mmittee Co ordinator  is able to  revise th e format o f R&D minu tes format .
  965   3.12/6.10
  966   High
  967   IACUC Admi nistrator,  Safety Co mmittee Ad ministrato r and R&D  Committee  Administra tor
  968   Provide IA CUC, Safet y and R&D  management  Capabilit y
  969   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  for R&D c ommittees.
  970  
  971   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  for Safet y committe es.
  972  
  973   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  for IACUC  committee s.
  974   To adequat ely satisf y all Fede ral and VA  regulatio ns governi ng the man agement of  the R&D,  Safety, an d IACUC co mmittees t o include  computer u sage, stor age, and s ecurity. 
  975  
  976   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  977   3.12/6.10. 1
  978   High
  979   IACUC Admi nistrator 
  980   To be able  to manage  all aspec ts of his/ her IACUC  committee  to ensure  compliance  with Fede ral and VA  regulatio ns. This i ncludes sc hedules, m eetings, n otificatio ns, minute s, and doc uments.
  981   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  in the IA CUC commit tees.
  982   Provide ma nagement c apability  - This inc ludes sche dules, mee tings, not ifications , minutes,  and docum ents .
  983   3.12/6.10. 1
  984   High
  985   Safety Com mittee Adm inistrator
  986   To be able  to manage  all aspec ts of his/ her Safety  committee  to ensure  complianc e with fed eral and V A regulati ons. This  includes s chedules,  meetings,  notificati ons, minut es, and do cuments.
  987   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  in the Sa fety commi ttees.
  988   Provide ma nagement c apability  - This inc ludes sche dules, mee tings, not ifications , minutes,  and docum ents .
  989   3.12/6.10. 1
  990   High
  991   R&D Commit tee Admini strator
  992   To be able  to manage  all aspec ts of his/ her R&D co mmittee to  ensure co mpliance w ith federa l and VA r egulations . This inc ludes sche dules, mee tings, not ifications , minutes,  and docum ents.
  993   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  in the R& D committe es.
  994   Provide ma nagement c apability  - This inc ludes sche dules, mee tings, not ifications , minutes,  and docum ents.
  995   3.13/6.11
  996   High
  997   Committee  Coordinato r
  998   To track r eporting o f adverse  events, pr otocol dev iations, a nd protoco l exceptio ns in the  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.
  999   I have the  ability t o comply w ith Federa l review e vents subm itted from  the PI or  PI Design ee regardi ng adverse  events, p rotocol de viations,  and VA reg ulations i n the R&D  committees .
  1000  
  1001   I have the  ability t o comply w ith Federa l review e vents subm itted from  the PI or  PI Design ee regardi ng adverse  events, p rotocol de viations,  and VA reg ulations i n the Safe ty committ ees.
  1002  
  1003  
  1004   Track repo rting of a dverse eve nts, proto col deviat ions, and  protocol e xceptions.
  1005  
  1006   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1007  
  1008  
  1009  
  1010  
  1011   I have the  ability t o comply w ith Federa l review e vents subm itted from  the PI or  PI Design ee regardi ng adverse  events, p rotocol de viations,  and VA reg ulations i n the IACU C committe es.
  1012  
  1013   3.13.2/6.1 1.1
  1014   High
  1015   Committee  Coordinato r
  1016   To track r eporting o f adverse  events, pr otocol dev iations, a nd protoco l exceptio ns – IACUC ,IRB, SRS,  and R&D.
  1017   I have the  ability t o track no tification  regarding  adverse e vents and  protocol d eviations  in IRB com mittees.I  have the a bility to  coordinate  notificat ion regard ing advers e events a nd protoco l deviatio ns in IRB  committees .I have th e ability  to maintai n records  of adverse  event doc uments for  filing of  required  reportsin  IRB commit tees.I hav e the abil ity to mai ntain reco rds of not ifications  for filin g of requi red report s in IRB c ommittees.
  1018  
  1019   I have the  ability t o track no tification  regarding  adverse e vents and  protocol d eviations  in IACUC c ommittees.
  1020   I have the  ability t o coordina te notific ation rega rding adve rse events  and proto col deviat ions in IA CUC commit tees..
  1021   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports in  IACUC comm ittees..
  1022   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports.
  1023   The Commit tee Coordi nator is a ble to tra ck reporti ng of adve rse events , protocol  deviation s, and pro tocol exce ptions – I ACUC, IRB,  and SRS.
  1024  
  1025   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1026  
  1027  
  1028  
  1029  
  1030   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports in  IACUC comm ittees. 
  1031  
  1032   I have the  ability t o track no tification  regarding  adverse e vents and  protocol d eviations  in R&D com mittees.
  1033   I have the  ability t o coordina te notific ation rega rding adve rse events  and proto col deviat ions in R& D committe es..
  1034   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports in  R&D commit tees..
  1035   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports in  R&D commit tees.
  1036  
  1037   I have the  ability t o track no tification  regarding  adverse e vents and  protocol d eviations  in Safety  committees .
  1038   I have the  ability t o coordina te notific ation rega rding adve rse 
  1039   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports.
  1040   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports.
  1041  
  1042  
  1043  
  1044  
  1045  
  1046   events and  protocol  deviations  in Safety  committee s.
  1047   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports in  Safety com mittees.
  1048   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports in  Safety com mittees.
  1049  
  1050   3.15/6.12
  1051   Medium
  1052   PI or PI D esignee
  1053   To generat e investig ational dr ug informa tion recor d (Form 10 -9012) for  the R&D,  Safety and  IACUC com mittees.
  1054   I have the  ability t o complete  Form 10-9 012 in the  R&D commi ttees.I ha ve the abi lity to at tach Form  10-9012 to  a study a pplication  in the R& D committe es.I am pr ompted whe n an Inves tigational  Drug form  is requir ed in the  R&D commit tees.I am  prompted w hen an Inv estigation al Drug fo rm is prov ided with  a link to  a fillable  version o f the form  in the R& D committe es.
  1055   I have the  ability t o complete  Form 10-9 012 in the  Safety co mmittees.
  1056   I have the  ability t o attach F orm 10-901 2 to a stu dy applica tion in th e Safety c ommittees.
  1057   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  required  in the Saf ety commit tees.
  1058   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  provided  with a lin k to a fil lable vers ion of the  form in t he Safety  committees .
  1059  
  1060  
  1061   PI or PI D esignee is  able to g enerate in vestigatio nal drug i nformation  record (F orm 10-901 2)After th e form is  generated,  a signatu re is requ ired by th e R&D and  IRB chairs .
  1062  
  1063   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1064  
  1065  
  1066  
  1067  
  1068   I have the  ability t o complete  Form 10-9 012 in the  IACUC com mittees.
  1069   I have the  ability t o attach F orm 10-901 2 to a stu dy applica tion in th e IACUC co mmittees.
  1070   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  required  in the IAC UC committ ees.
  1071   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  provided  with a lin k to a fil lable vers ion of the  form in t he IACUC c ommittees.
  1072  
  1073   NOTE: If s tudy is of  type "Inv estigation al Drug St udy", User  is prompt ed to comp lete Form  10-9012 an d link pro vided.
  1074  
  1075   3.16/6.13
  1076   High
  1077   Committee  Coordinato r
  1078   To notify  investigat or when co ntinuing r enewals of  subcommit tee review s are due  in R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.
  1079   I have the  ability t o notify t he PI or P I Designee  60 days b efore a st udy expire s that a c ontinuing  review/ann ual report  is due in  R&D commi ttees.
  1080  
  1081   I have the  ability t o notify t he PI or P I Designee  60 days b efore a st udy expire s that a c ontinuing  review/ann ual report  is due in  Safety co mmittees.
  1082  
  1083   I have the  ability t o notify t he PI or P I Designee  60 days b efore a st udy expire s that a c ontinuing  review/ann ual report  is due in  IACUC com mittees.
  1084   The PI or  PI Designe e is notif ied when a nnual rene wals of su bcommittee  reviews a re due.
  1085  
  1086   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1087   3.16.2/6.1 3.1
  1088   High
  1089   PI or PI D esignee
  1090   To be noti fied when  annual ren ewals of s ubcommitte e reviews  are done –  IACUC and  IRB
  1091   I am notif ied when a n annual r eview is d ue in orde r to compl ete the an nual revie w of a stu dy and sub mit in IAC UC.I am no tified 90  days befor e a study  expires to  submit An nual Repor t in IACUC .
  1092   PI or PI D esignee is  notified  when annua l renewals  of subcom mittee rev iews are d one – IACU C
  1093   3.17/6.14
  1094   Medium
  1095   AO and Com mittee Coo rdinators
  1096   To track F ederal-wid e Assuranc es, IRB, R &D, Safety , and IACU C registra tions, Mem orandums o f Understa nding (MOU s), and ot her accred itations i n R&D, Saf ety, and I ACUC commi ttees.
  1097   I have the  ability t o track As surances i n the R&D  committees .I have th e ability  to track M OUs in the  R&D commi ttees..I h ave the ab ility to t rack other  accredita tions in t he R&D com mittees.I  have the a bility to  monitor as surances i n order to  ensure co mpliance w ith Federa l and VA r egulations  in the R& D committe es.I have  the abilit y to monit or MOUs in  order to  ensure com pliance wi th Federal  and VA re gulations  in the R&D  committee s.I have t he ability  to monito r accredit ations in  order to e nsure comp liance wit h Federal  and VA reg ulations i n the R&D  committees .
  1098  
  1099   I have the  ability t o track As surances i n the Safe ty committ ees.
  1100   I have the  ability t o track MO Us in the  Safety com mittees.
  1101   I have the  ability t o track ot her accred itations i n the Safe ty committ ees.
  1102   I have the  ability t o monitor  assurances  in order  to ensure  compliance  with Fede ral and VA  regulatio ns.
  1103   I have the  ability t o monitor  MOUs in or der to ens ure compli ance with  Federal 
  1104   .NOTE: Ass urance and  Accredita tion Check list is pr ovided on  AO landing  page.
  1105   The AO is  able to tr ack Federa l Wide Ass urances, I RB and IAC UC registr ations, MO Us, and ot her accred itations.
  1106  
  1107   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1108  
  1109  
  1110  
  1111  
  1112   and VA reg ulations i n the Safe ty committ ees.
  1113   I have the  ability t o monitor
  1114   accreditat ions in or der to
  1115   ensure com pliance wi th
  1116   Federal an d VA
  1117   Regulation s in the S afety comm ittees.
  1118  
  1119   I have the  ability t o track As surances i n the IACU C committe es.
  1120   I have the  ability t o track MO Us in the  IACUC comm ittees.
  1121   I have the  ability t o track ot her accred itations i n the IACU C committe es.
  1122   I have the  ability t o monitor  assurances  in order  to ensure  compliance  with Fede ral and VA  regulatio ns in the  IACUC comm ittees.
  1123   I have the  ability t o monitor  MOUs in or der to ens ure compli ance with  Federal an d VA regul ations in  the IACUC  committees .
  1124   I have the  ability t o monitor  accreditat ions in or der to ens ure compli ance with  Federal an d VA regul ations in  the IACUC  committees .
  1125  
  1126   3.18/6.15
  1127   High
  1128   LA (Local  System Adm inistrator )
  1129   To allow f or site sp ecific com mittee con figuration s and work flows in t he R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.
  1130   I have the  ability t o configur e the work flow for e ach R&D co mmittee.
  1131  
  1132   I have the  ability t o configur e the work flow for e ach Safety  committee .
  1133  
  1134   I have the  ability t o configur e the work flow for e ach IACUC  committee.
  1135   The LA is  able to im plement si te specifi c committe e configur ations and  workflows .
  1136  
  1137   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1138   3.18/6.15
  1139   High
  1140   SA
  1141   To allow f or site sp ecific com mittee con figuration s and work flows R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees.
  1142   I have the  ability t o configur e the work flows with in and amo ng R&D com mittees in  order to  comply wit h local si tuation an d SOPs.
  1143  
  1144   I have the  ability t o configur e the work flows with in and amo ng Safety  committees  in order  to comply  with local  situation  and SOPs.
  1145  
  1146   I have the  ability t o configur e the work flows with in and amo ng IACUC c ommittees  in order t o comply w ith local  situation  and SOPs.N OTE: Workf low config uration to ol is avai lable on t he LSA lan ding page.
  1147   The SA is  able to im plement si te-specifi c committe e configur ations and  workflows
  1148  
  1149   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1150   3.19/6.16
  1151   Medium
  1152   RCO
  1153   Provide co mpliance c hecklist f or RCO and  the Safet y committe es.
  1154   The RCO sh ould be ab le to have  a version  of the OR O checklis t online.T he RCO sho uld be abl e to have  an online  version of  the check list avail able in or der to com plete comp liance rep orts.
  1155  
  1156   The Safety  committee  should be  able to h ave a vers ion of the  ORO check list onlin e.
  1157  
  1158   The Safety  committee  should be  able to h ave an onl ine versio n of the c hecklist a vailable i n order to  complete  compliance  reports.N OTE: Check list is av ailable on  RCO landi ng page.
  1159   The RCO is  able to o btain the  compliance  checklist  online.
  1160   3.2/6.17
  1161   High
  1162   PI or PI D esignee
  1163   Automate c reation of  Research  Protocol S afety Surv ey (RPSS)  (VA Form 1 0-0398)
  1164   The PI or  PI Designe e must be  able to su bmit Form  10-0398 as  a compone nt of a st udy applic ation.The  PI or PI D esignee mu st be able  to comple te the Saf ety Survey  in order  to determi ne which t ypes of sa fety revie ws may be  required.N OTE: A lin k is avail able in th e online s tudy appli cation to  access and  complete  Form 10-03 98 (for IR B only)
  1165   The PI or  PI Designe e is able  to access,  fill out  and submit  an automa ted Resear ch Protoco l Safety S urvey (RPS S) (VA For m 10-0398)  online.
  1166   3.21/6.18
  1167   High
  1168   Associate  Chief of S taff (ACOS )
  1169   To be prov ided with  a landing  page for A COS and AO in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .
  1170   The ACOS w ill be pro vided with  a landing  page in t he R&D com mittees.
  1171   The ACOS w ill be pro vided with  a landing  page in t he Safety  committees .
  1172   The ACOS w ill be pro vided with  a landing  page in t he IACUC c ommittees.
  1173   The ACOS w ill be pro vided with  a landing  page.
  1174  
  1175   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1176   3.21/6.18
  1177   High
  1178   AO
  1179   To be prov ided with  a landing  page for A COS and AO  in the R& D, Safety,  and the I ACUC commi ttees.
  1180  
  1181   AO – Admin istrative  Officer
  1182   ACOS - Ass istant Chi ef of Staf
  1183   The AO wil l be provi ded with a  landing p age in the  R&D commi ttees.
  1184   The AO wil l be provi ded with a  landing p age in the  Safety co mmittees. 
  1185   The AO wil l be provi ded with a  landing p age in the  IACUC com mittees.
  1186   The AO wil l be provi ded with a  landing p age.
  1187  
  1188   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1189  
  1190   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 4/Elaborat ion Busine ss Require ment 7.
  1191   Table 6: E pic BN4
  1192   Epic BN4:  Manage dat a about pe rsonnel en gaged in r esearch at  VAMC faci lities.
  1193   ID
  1194   Priority
  1195   As a… 
  1196   I want…
  1197   So that…
  1198   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  1199   4.2
  1200   High – aut omate conn ections be tween Coll aborative  Institutio nal Traini ng (CITI),  Talent Ma nagement S ystem (TMS ) and RAMS
  1201   Principal  Investigat or or PI D esignee an d Committe e Coordina tors
  1202   To automat e the trac king of tr aining, sc ope of pra ctice, and  all neces sary certi fications  for PIs an d other em ployees in  the R&D,  Safety, an d IACUC co mmittees.
  1203   I have the  ability t o track th e training  status of  personnel  attached  to a study  in the R& D committe e.I have t he ability  to certif y that per sonnel att ached to a  study hav e the prer equisite a nd requisi te trainin g in order  to meet F ederal and  VA guidel ines, rule s, and reg ulations i n the  R&D  committee .I have th e ability  to certify  that pers onnel atta ched to a  study have  the certi fications  in order t o meet Fed eral and V A guidelin es, rules,  and regul ations in  the R&D co mmittee.
  1204  
  1205   I have the  ability t o track th e training  status of  personnel  attached  to a study  in the Sa fety commi ttee.
  1206   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the prereq uisite and  requisite  training  in order t o meet Fed eral and V A guidelin es, rules,  and regul ations in  the Safety  committee .
  1207   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the certif ications i n order to  meet Fede ral and VA  guideline s, rules,  and regula tions in t he Safety  committee.
  1208  
  1209   I have the  ability t o track th e training  status of  personnel  attached  to a study  in the IA CUC commit tee.
  1210   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the prereq uisite and  requisite  training  in order t o meet Fed eral and V A guidelin es, rules,  and regul ations in  the IACUC  committee.
  1211   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the certif ications i n order to  meet Fede ral and VA  guideline s, rules,  and regula tions in t he IACUC c ommittee.
  1212   To be able  to automa te the tra cking of t raining, s cope of pr actice, an d all nece ssary cert ifications  for PIs a nd other e mployees.N OTE: A tra ining reco rd is avai lable for  research p ersonnel a nd notific ations are  sent to t he PI or P I Designee  and User  when train ing is abo ut to expi re.
  1213  
  1214   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1215   4.3
  1216   Medium
  1217   Principal  Investigat or or PI D esigneeand  RAMS User
  1218   To notify  PI or PI D esignee an d employee  when trai ning is re quired inc luding ann ual/biannu al re-trai ning in th e R&D, Saf ety, and I ACUC commi ttees.
  1219   I have the  ability t o have a l ink to ref erence wha t training  is requir ed for eve ry assigne d research  task in t he R&D com mittee.I h ave the ab ility to b e notified  if a team  member’s  training i s about to  expire in  order to  maintain a  qualified  staff in  the R&D co mmittee.I  have the a bility to  have a lin k to know  what train ing is req uired for  my assigne d research  tasks in  the R&D co mmittee.
  1220  
  1221   I have the  ability t o have a l ink to ref erence wha t training  is requir ed for eve ry assigne d research  task in t he Safety  committee.
  1222   I have the  ability t o be notif ied if a t eam member ’s trainin g is about  to expire  in order  to maintai n a qualif ied staff  in the Saf ety commit tee.
  1223   I have the  ability t o have a l ink to kno w what tra ining is r equired fo r my assig ned resear ch tasks i n the Safe ty committ ee.
  1224  
  1225   To be able  to notify  PI or PI  Designee a nd employe e when tra ining is r equired in cluding an nual/biann ual re-tra ining.
  1226  
  1227   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1228  
  1229  
  1230  
  1231  
  1232   I have the  ability t o have a
  1233   link to re ference wh at
  1234   training i s required  for every  assigned  research
  1235   task in th e IACUC co mmittee.
  1236   I have the  ability t o be
  1237   notified i f a team m ember’s tr aining is
  1238   about to e xpire in o rder to ma intain a q ualified s taff in th e IACUC co mmittee.
  1239   I have the  ability t o have a
  1240   link to kn ow what tr aining is  required f or my assi gned resea rch tasks  in the IAC UC committ ee.
  1241  
  1242   4.4
  1243   Medium
  1244   Administra tive Offic er
  1245   To notify  Without Co mpensation  (WOC)/In- Person Aut henticatio n (IPA)/VA  employee  and sponso r when app ointment r enewal is  required i n the R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees.
  1246   I have the  ability t o be infor med when W OC employe e appointm ents are a bout to ex pire in th e R&D comm ittee.I ha ve the abi lity to mo nitor WOC  appointmen ts to ensu re all res earch staf f is quali fied in th e R&D comm ittee.
  1247  
  1248   I have the  ability t o be infor med when W OC employe e appointm ents are a bout to ex pire in th e Safety c ommittee.
  1249   I have the  ability t o monitor  WOC appoin tments to  ensure all  research  staff is q ualified i n the Safe ty committ ee.
  1250    
  1251   I have the  ability t o be infor med when W OC employe e appointm ents are a bout to ex pire in  t he IACUC c ommittee.
  1252   I have the  ability t o monitor  WOC appoin tments to  ensure all  research  staff is q ualified i n the IACU C committe e.
  1253   To be able  to notify  WOC/IPA/V A employee  and spons or when ap pointment  renewal is  required. NOTE: Repo rt of WOC  staff and  appointmen t status i s availabl e from AO  landing pa ge.
  1254  
  1255   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1256   4.5
  1257   Low
  1258   Administra tive Offic er
  1259   To track k ey, person al compute r (PC), an d badge as signments/ issues in  the R&D, S afety, and  the IACUC  committee s.
  1260   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ba dges in th e R&D comm ittee.I ha ve the abi lity to ac cess data  that links  personnel  to keys i n the R&D  committee. I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to eq uipment in  the R&D c ommittee.  I have the  ability t o ensure t hat badges  are assig ned to the  appropria te personn el in orde r to maint ain physic al securit y in the R &D committ ee.I have  the abilit y to ensur e that key s are assi gned to th e appropri ate person nel in ord er to main tain physi cal securi ty in the  R&D commit tee.
  1261  
  1262   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ba dges in th e Safety c ommittee.
  1263   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ke ys in the  Safety com mittee.
  1264  
  1265   To be able  to track  key, PC, a nd badge a ssignments /issues.NO TE: Report  of key, b adges, and  equipment  assigned  to personn el is avai lable on t he AO land ing page.
  1266  
  1267   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1268  
  1269  
  1270  
  1271  
  1272   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to eq uipment in  the Safet y committe e.
  1273   I have the  ability t o ensure t hat badges  are assig ned to the
  1274   appropriat e personne l in order  to mainta in physica l
  1275   security i n the Safe ty committ ee.
  1276   I have the  ability t o ensure t hat keys a re
  1277   assigned t o the appr opriate pe rsonnel in
  1278   order to m aintain ph ysical sec urity in t he Safety  committee.
  1279  
  1280   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ba dges in th e IACUC co mmittee.
  1281   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ke ys in the  IACUC comm ittee.
  1282   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to eq uipment in  the IACUC  committee
  1283   I have the  ability t o ensure t hat badges  are assig ned to the  appropria te personn el in orde r to maint ain physic al securit y in the I ACUC commi ttee.
  1284   I have the  ability t o ensure t hat keys a re assigne d to the a ppropriate  personnel  in order  to maintai n physical  security  in the IAC UC committ ee.
  1285  
  1286   4.6
  1287   Low
  1288   Administra tive Offic er
  1289   To track a nd certify  effort on  projects  in the R&D , Safety,  and the IA CUC commit tees.
  1290   I have the  ability t o monitor  labor char ged to res earch proj ects at a  station fo r the R&D  committee. I have the  ability t o monitor  effort on  projects t o avoid co st overrun s for the  R&D commit tee.
  1291  
  1292   I have the  ability t o monitor  labor char ged to res earch proj ects at a  station fo r the Safe ty committ ee.
  1293   I have the  ability t o monitor  effort on  projects t o avoid co st overrun s for the  Safety com mittee.
  1294  
  1295   I have the  ability t o monitor  labor char ged to res earch proj ects at a  station fo r the IACU C committe e.
  1296   I have the  ability t o monitor  effort on  projects t o avoid co st overrun s for the  IACUC comm ittee.
  1297   To be able  to track  and certif y effort o n projects .
  1298  
  1299   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1300   4.7
  1301   Medium
  1302   Committee  Coordinato r
  1303   To track C OI Disclos ures in th e R&D, Saf ety, and I ACUC commi ttees.
  1304   I have the  ability t o track CO I disclosu res for su bmitted st udy applic ation and  renewals i n the R&D  committees .
  1305   I have the  ability t o track CO I disclosu res for su bmitted st udy applic ation and  renewals i n the Safe ty committ ees.
  1306   I have the  ability t o track CO I disclosu res for su bmitted st udy applic ation and  renewals i n the IACU C committe es.
  1307   To be able  to track  COI Disclo sures.
  1308  
  1309   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1310   4.8
  1311   High
  1312   Principal  Investigat or or PI D esignee
  1313   To add per sonnel to  study team ; set role s and noti ficationsi n the R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees.
  1314   I have the  ability t o add pers onnel to t he study t eam in the  R&D commi ttees.I ha ve the abi lity to se t roles fo r each stu dy in the  R&D commit tees.
  1315  
  1316   I have the  ability t o add pers onnel to t he study t eam in the  Safety co mmittees.
  1317   I have the  ability t o set role s for each  study in  the Safety  committee s..
  1318   I have the  ability t o add pers onnel to t he study t eam in the  IACUC com mittees.
  1319   I have the  ability t o set role s for each  study in  the IACUC  committees .
  1320   To be able  to add pe rsonnel to  study tea m; set rol es and not ifications .
  1321  
  1322   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1323   4.9
  1324   High
  1325   Committee  Coordinato r
  1326   To receive  a notific ation when  changes o r addition s are made  to the st udy team i n the R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees.
  1327   I can be a ware of ad ditions of  changes m ade by the  PI or PI  Designee i n the R&D  committees .
  1328   I can be a ware of ad ditions of  changes m ade by the  PI or PI  Designee i n the Safe ty committ ees.
  1329   I can be a ware of ad ditions of  changes m ade by the  PI or PI  Designee i n the IACU C committe es.
  1330   To receive  notificat ions when  personnel  are added/ removed fr om the stu dy team.
  1331  
  1332   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1333  
  1334  
  1335  
  1336  
  1337  
  1338  
  1339  
  1340   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 5/Elaborat ion Busine ss Require ment 8.
  1341   Table 7: E pic BN5
  1342   Epic BN5:  Manage dat a about la boratory s pace and s afety.
  1343   ID
  1344   Priority
  1345   As a… 
  1346   I want…
  1347   So that…
  1348   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  1349   5.1
  1350   Medium
  1351   Administra tive Offic er
  1352   To track l aboratory  space allo cations R& D, Safety,  and IACUC  committee s.
  1353   I have the  ability t o have dat a about ho w lab spac e is alloc ated and w ho is resp onsible fo r each lab  in the R& D committe e.I have t he ability  to track  usage of l ab space t o ensure t hat facili ties for V A research  are avail able in th e R&D comm ittee.
  1354   I have the  ability t o have dat a about ho w lab spac e is alloc ated and w ho is resp onsible fo r each lab  in the Sa fety commi ttee..
  1355   I have the  ability t o track us age of lab  space to  ensure tha t faciliti es for VA  research a re availab le in the  Safety com mittee.
  1356   I have the  ability t o have dat a about ho w lab spac e is alloc ated and w ho is resp onsible fo r each lab  in the IA CUC commit tee.
  1357   I have the  ability t o track us age of lab  space to  ensure tha t faciliti es for VA  research a re availab le in the  IACUC comm ittee.
  1358   To be able  to track  laboratory  space all ocations.N OTE: Lab S pace Repor t is acces sible from  the AO la nding page .
  1359  
  1360   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1361   5.2
  1362   Medium
  1363   Principal  Investigat or or PI D esignee
  1364   To add dat a to labor atory insp ection for m in the S afety comm ittees.
  1365   I have the  ability t o track la b inspecti ons in the  Safety co mmittees.I  have the  ability to  record la b inspecti ons in the  Safety co mmittees.I  have the  ability to  ensure th at lab ins pections a re up to d ate in ord er to avoi d shutdown s in the S afety comm ittees.
  1366   To be able  to add da ta to labo ratory ins pection fo rm.NOTE: A tlanta VAM C LASIF fo rm availab le online  as a compo nent of RA MS.
  1367   5.3
  1368   Medium
  1369   Administra tive Offic erand Prin cipal Inve stigator o r PI Desig nee
  1370   To generat e and trac k annual l ab safety  self-evalu ation form s and lab  safety in  the Safety  committee s.
  1371   I have the  ability t o track va rious lab  safety rep orts in th e Safety c ommittees. I have the  ability t o ensure t hat lab in spections  are up to  date in or der to avo id shutdow ns in the  Safety com mittees.
  1372   To be able  to genera te and tra ck annual  lab safety  self-eval uation for ms and lab  safety.NO TE: LASIF  form avail able onlin e as a com ponent of  RAMS.
  1373   5.4
  1374   Medium
  1375   Principal  Investigat or or PI D esignee
  1376   To maintai n inventor y of chemi cals, sele ct agents,  and bioha zards of t he Safety  commitee.
  1377   I have the  ability t o monitory  inventory  of chemic als in the  Safety co mmittees.I  have the  ability to  monitor i nventory o f biohazar ds in the  Safety com mittees.I  have the a bility to  access dat a detailin g stored c hemicals i n order to  comply wi th Federal  regulatio ns in the  Safety com mittees.I  have the a bility to  access dat a detailin g stored m iscellaneo us agents  in order t o comply w ith Federa l regulati ons in the  Safety co mmittees.I  have the  ability to  specify i f material s are lab  specific i n the Safe ty committ ees.
  1378   To be able  to mainta in invento ry of chem icals, sel ect agents , and bioh azards.
  1379   5.5
  1380   Medium
  1381   Administra tive Offic er
  1382   To manage  tissue ban k location  data in t he R&D, Sa fety and I ACUC commi ttees.
  1383   I have the  ability t o monitor  informatio n about a  tissue ban k in the R &D committ ees.
  1384  
  1385   I have the  ability t o monitor  informatio n about a  tissue ban k in the S afety comm ittees.
  1386  
  1387   I have the  ability t o monitor  informatio n about a  tissue ban k in the I ACUC commi ttees.
  1388  
  1389   To be able  to manage  tissue-ba nking data .
  1390  
  1391   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1392   5.6
  1393   Medium
  1394   Administra tive Offic er
  1395   To manage  data shari ng agreeme nts, data  repository  approvals , and annu al reports  in the R& D, Safety,  and IACUC  committee s.
  1396   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data sha ring agree ments in t he R&D com mittees.I  have the a bility to  manage ele ctronic ve rsions of  data repos itory agre ements in  the R&D co mmittees.I  have the  ability to  have lega l prepared  reviews t hat requir e MOU agre ements in  the R&D co mmittees.I  have the  ability to  have regu latory rev iews that  require MO U agreemen ts in the  R&D commit tees.I hav e the abil ity to hav e regulato ry reviews  that requ ire data s haring agr eements in  the R&D c ommittees.
  1397  
  1398   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data sha ring agree ments in t he Safety  committees .
  1399   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data rep ository ag reements i n the Safe ty committ ees.
  1400  
  1401   To be able  to manage  data shar ing agreem ents, data  repositor y approval s, and ann ual report s.NOTE: Da ta sharing  agreement s are stor ed as tagg ed documen ts.
  1402  
  1403   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1404  
  1405  
  1406  
  1407  
  1408   I have the  ability t o have leg al prepare d reviews  that requi re MOU agr eements in  the Safet y committe es.
  1409   I have the  ability t o have
  1410   regulatory  reviews t hat requir e MOU agre ements in  the Safety  committee s.
  1411   I have the  ability t o have reg ulatory re views that  require d ata sharin g
  1412   Agreements  in the Sa fety commi ttees.
  1413  
  1414   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data sha ring agree ments in t he Safety  committees .
  1415   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data rep ository ag reements i n the Safe ty committ ees.
  1416   I have the  ability t o have leg al prepare d reviews  that requi re MOU agr eements in  the Safet y committe es.
  1417  
  1418  
  1419  
  1420  
  1421  
  1422  
  1423  
  1424   I have the  ability t o have reg ulatory re views that  require M OU agreeme nts in the  Safety co mmittees.
  1425    I have th e ability  to have re gulatory r eviews tha t require  data shari ng agreeme nts in the  Safety co mmittees.
  1426  
  1427   5.7
  1428   Medium
  1429   Animal Fac ility Mana ger (AFM)
  1430   To manage  animal cen sus in the  IACUC and  Safety co mmittee.
  1431   I have the  ability t o maintain  a census  of animals  stored in  our Veter inary Medi cal Unit ( VMU) in th e IACUC co mmittees.I  have the  ability to  maintain  an up-to-d ate animal  census to  ensure th at animals  are avail able for s tudies in  the Safety  committee s.
  1432   I have the  ability t o ensure t he AFM is  a role in  RAMS and i n the Safe ty committ ees..
  1433   To be able  to manage  animal ce nsus.
  1434  
  1435  
  1436  
  1437  
  1438  
  1439   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 6/Elaborat ion Busine ss Require ment 9.
  1440   Table 8: E pic BN6
  1441   Epic BN6:  Central Of fice repor ting requi rements.
  1442   ID
  1443   Priority
  1444   As a… 
  1445   I want…
  1446   So that…
  1447   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  1448   6.1
  1449   Medium
  1450   Administra tive Offic er
  1451   To create  real-time  expenditur e reports  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.
  1452   I have the  ability t o complete  reports t hat detail  expenditu res by Fis cal Year ( FY) in the  R&D commi ttees.I ha ve the abi lity to al locate exp enditures  to researc h projects  in order  to ensure  each is wi thin budge t in the R &D committ ees..
  1453  
  1454   I have the  ability t o complete  reports t hat detail  expenditu res by Fis cal Year ( FY) in the  Safety co mmittees.
  1455   I have the  ability t o allocate  expenditu res to res earch proj ects in or der to ens ure each i s within b udget in t he Safety  committees .
  1456  
  1457   I have the  ability t o complete  reports t hat detail  expenditu res by Fis cal Year ( FY) in the  IACUC com mittees.
  1458   I have the  ability t o allocate  expenditu res to res earch proj ects in or der to ens ure each i s within b udget in t he IACUC c ommittees.
  1459   To be able  to create  real-time  expenditu re reports .
  1460  
  1461   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1462   6.2
  1463   High
  1464   Administra tive Offic er
  1465   To provide  query and  reporting  tools for  administr ative rese arch data  in the R&D , Safety a nd IACUC.
  1466   I have the  ability t o respond  to data re quests fro m Central  Office in  the R&D co mmittees.I  have the  ability to  respond t o status r equests fr om Central  Office in  the R&D c ommittees.
  1467  
  1468   I have the  ability t o respond  to data re quests fro m Central  Office in  the Safety  committee s.
  1469   I have the  ability t o respond  to status  requests f rom Centra l Office i n the Safe ty committ ees.
  1470  
  1471   I have the  ability t o respond  to data re quests fro m Central  Office in  the IACUC  committees .
  1472   I have the  ability t o respond  to status  requests f rom Centra l Office i n the IACU C committe es.
  1473   To be able  to provid e query an d reportin g tools fo r administ rative res earch data .
  1474  
  1475   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1476   6.12
  1477   High
  1478   RAMS User
  1479   To export  raw data i n XML that  can be an alyzed wit h third-pa rty busine ss intelli gence anal ysis and v isualizati on tools i n the R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees.
  1480   I have the  ability t o export d ata for us e in Micro soft (MS)  Excel and  other anal ysis packa ges in the  R&D commi ttees.I ha ve the abi lity to ex port data  for use in  other ana lysis pack ages in th e R&D comm ittees.I h ave the ab ility to e xport data  to MS Pow erPoint in  order to  make prese ntation gr aphs in th e R&D comm ittees.
  1481  
  1482   I have the  ability t o export d ata for us e in Micro soft (MS)  Excel and  other anal ysis packa ges in the  Safety co mmittees.
  1483   I have the  ability t o export d ata for us e in other  analysis  packages i n the Safe ty committ ees.
  1484   I have the  ability t o export d ata to MS  PowerPoint  in order  to make pr esentation  graphs in  the Safet y committe es.
  1485  
  1486   I have the  ability t o export d ata for us e in Micro soft (MS)  Excel and  other anal ysis packa ges in the  IACUC com mittees.
  1487  
  1488   To be able  to export  raw data  in XML tha t can be a nalyzed wi th third-p arty busin ess intell igence ana lysis and  visualizat ion tools.
  1489  
  1490   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1491   Table 9: E pic BN7
  1492   Epic BN7:  System wil l interfac e with VA  systems
  1493   ID
  1494   Priority
  1495   As a… 
  1496   I want…
  1497   So that…
  1498   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  1499  
  1500  
  1501  
  1502  
  1503   I have the  ability t o export d ata for us e in other  analysis  packages i n the IACU C committe es.
  1504   I have the  ability t o export d ata to MS  PowerPoint  in order  to make pr esentation  graphs in  the IACUC  committee s.
  1505  
  1506   7.2/10.2
  1507   Medium
  1508   Administra tive Offic er
  1509   to support  automated  data impo rt from Co llaborativ e Institut ional Trai ning (CITI ).
  1510   the CITI s ystem must  interface  with RAMS  and the C ITI traini ng data wi ll availab le to RAMS  users.
  1511   The AO is  able to ac cess data  in CITI us ing RAMS.
  1512   7.5/10.5
  1513   Medium
  1514   Administra tive Offic er
  1515   to support  automated  data impo rt from Ta lent Manag ement Syst em (TMS).
  1516   the TMS mu st interfa ce with RA MS in orde r to acces s the RAMS  training  records.
  1517   The AO is  able to ac cess data  in TMS usi ng RAMS.
  1518  
  1519   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 8. This Bu siness Req uirement w as not in  the initia l Business  Requireme nts Docume nt (BRD).  Updates wi ll be made  to the BR D. The tab le below w as not inc luded in t he initial  Research  Office, al l committe esElaborat ion Busine ss Require ments docu ment. 
  1520   Table 10:  Epic BN8
  1521   Epic BN8:  The system  will crea te a Docum ent Manage ment Proce ss. 
  1522   ID
  1523   Priority
  1524   As a…
  1525   I want…
  1526   So that…
  1527   Acceptance  Criteria\ User Story  Notes
  1528   8.1
  1529   High
  1530   Administra tive Offic er
  1531   Associate  Chief of S taff for R esearch
  1532   Committee  Coordinato r/ 
  1533   Committee  Administra tor
  1534   Principle  Investigat or or PI D esignee
  1535   Co-Princip le Investi gator
  1536   IRB Admini strator
  1537   IRB Chair
  1538   IRB Member
  1539   IRB Staff
  1540   Local Site  
  1541   Investigat or (CIRB R ole Only)
  1542   Local RAMS  Administr ator
  1543   Study Coor dinator
  1544   ORD Admini strator
  1545   The system  to allow  editing, p rinting, a nd storage  of IRB, I ACUC, R&D  and Safety  documents .
  1546   The system  must allo w editing  of IRB doc uments.
  1547   The system  must allo w printing  of IRB do cuments.
  1548   The system  must allo w storage  of IRB doc uments.
  1549   The system  must allo w editing  of IACUC d ocuments.
  1550   The system  must allo w printing  of IACUC  documents.
  1551   The system  must allo w storage  of IACUC d ocuments.
  1552   The system  must allo w editing  of R&D doc uments.
  1553   The system  must allo w printing  of R&D do cuments.
  1554   The system  must allo w storage  of R&D doc uments.
  1555   The system  must allo w editing  of Safety  documents.
  1556   The system  must allo w printing  of Safety  documents .
  1557   The system  must allo w storage  of Safety  documents.
  1558   The system  will succ essfully e dit, print , and stor e document s for each  committee .
  1559  
  1560   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1561  
  1562  
  1563   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 8. This Bu siness Req uirement w as not in  the initia l Business  Requireme nts Docume nt (BRD).  Updates wi ll be made  to the BR D. The tab le below w as not inc luded in t he initial  Elaborati on Busines s Requirem ents docum ent. 
  1564   Table 11:  Epic BN9
  1565   Epic BN9:  Develop a  Reporting  Management  Module
  1566   ID
  1567   Priority
  1568   As a…
  1569   I want…
  1570    So that…
  1571   Acceptance  Criteria/ User Story  Notes
  1572   9.1
  1573   High
  1574   Committee  Coordinato r/Committe e Administ rator, IRB  Administr ator, IRB  Staff
  1575   To integra te a compl ete report ing capabi lity for U ser define d and pre- defined ge nerated re ports in t he R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.
  1576   I have tra cking capa bilities f or necessa ry R&D com mittee act ivity.
  1577  
  1578   I have tra cking capa bilities f or necessa ry Safety  committee  activity.
  1579  
  1580   I have tra cking capa bilities f or necessa ry IACUC c ommittee a ctivity.
  1581   I have tra cking capa bilities f or necessa ry committ ee activit y.
  1582  
  1583   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1584   9.2
  1585   High
  1586   Administra tive Offic er,
  1587   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator, IRB  Administr ator, IRB  Staff
  1588  
  1589   To see a s tudy listi ng by Loca l Site in  the R&D, S afety, and  IACUC com mittees.
  1590   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de IRB Num ber, fundi ng agency,  study tit le, the LS I/Co-LSIs,  approval  date, and  continuing  review ex piration d ate in the  IRB commi ttees.
  1591  
  1592   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de R&D Num ber, fundi ng agency,  study tit le, the LS I/Co-LSIs,  approval  date, and  continuing  review ex piration d ate in the  R&D commi ttees.
  1593  
  1594   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de Safety  Number, fu nding agen cy, study  title, the  LSI/Co-LS Is, approv al date, a nd continu ing review  expiratio n date in  the Safety  committee s.
  1595  
  1596   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de IACUC N umber, fun ding agenc y, study t itle, the  LSI/Co-LSI s, approva l date, an d continui ng review  expiration  date in t he IACUC c ommittees.
  1597   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de IRB Num ber, fundi ng agency,  study tit le, the LS I/Co-LSIs,  approval  date, and  continuing  review ex piration d ate.
  1598  
  1599   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1600   9.3
  1601   High
  1602   Committee  Coordinato r/ Committ ee Adminis trator, IR B Administ rator, IRB  Staff
  1603   To retriev e an Activ e study li sting in t he R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.
  1604   A listing  of all act ive studie s can be r etrieved b y IRB numb er, fundin g source,  whether st udy is FDA -regulated , study ti tle, numbe r of sites , PI/Co-PI s, Primary  Reviewer,  Assigned  VA Central  IRB Mange r, Risk Le vel, Appro val Date,  Continuing  Review, a nd Approva l Expirati on Date. ( I am assum ing that w e will be  able to so rt this pa rticular r eport to r un a repor t, for exa mple, only  FDA-regul ated studi es or only  studies f unded by C SP in the  R&D commit tees.
  1605  
  1606   A listing  of all act ive studie s can be r etrieved b y IRB numb er, fundin g source,  whether st udy is FDA -regulated , study ti tle, numbe r of sites , PI/Co-PI s, Primary  Reviewer,  Assigned  VA Central  IRB Mange r, Risk Le vel, Appro val Date,  Continuing  Review, a nd Approva l Expirati on Date. ( I am assum ing that w e will be  able to so rt this.
  1607  
  1608  
  1609   To retriev e an Activ e study li sting.
  1610  
  1611   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1612  
  1613  
  1614  
  1615  
  1616   particular  report to  run a rep ort, for e xample, on ly FDA- re gulated st udies or o nly studie s funded b y CSP in t he Safety  committees .
  1617  
  1618   A listing  of all act ive studie s can be r etrieved b y IRB numb er, fundin g source,  whether st udy is FDA -regulated , study ti tle, numbe r of sites , PI/Co-PI s, Primary  Reviewer,  Assigned  VA Central  IRB Mange r, Risk Le vel, Appro val Date,  Continuing  Review, a nd Approva l Expirati on Date. ( I am assum ing that w e will be  able to so rt this pa rticular r eport to r un a repor t, for exa mple, only  FDA-regul ated studi es or only  studies f unded by C SP in the  IACUC comm ittees.
  1619  
  1620   9.4
  1621   High
  1622   Committee  Coordinato r/ Committ ee Adminis trator, R& D Administ rator, R&D  Staff, Sa fety Admin istrator,  Safety Sta ff, IACUC  Administra tor, IACUC  Staff
  1623   To retriev e an Exped ited Listi ng in the  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.
  1624   A report c an be run  for a spec ified peri od of time  to report  all study  action ap proved und er expedit ed procedu res for th e next Boa rd meeting  in the R& D committe es. This i ncludes ap proval of  new studie s, local s ites, cont inuing rev iews of bo th PI and  LSI Applic ations, an d PI and L SI Amendme nts, as we ll as revi ew and act ion taken  on UAP, SA E, Protoco l Deviatio n, Site Cl osure, and  Study Clo sure Repor ts for the  R&D commi ttee.
  1625  
  1626   A report c an be run  for a spec ified peri od of time  to report  all study  action ap proved und er expedit ed procedu res for th e next Boa rd meeting  for the S afety comm ittee. Thi s includes  approval  of new stu dies, loca l sites, c ontinuing  reviews of  both PI a nd LSI App lications,  and PI an d LSI Amen dments, as  well as r eview and  action tak en on UAP,  SAE, Prot ocol Devia tion, Site  Closure,  and Study 
  1627  
  1628   To retriev e an Exped ited Listi ng
  1629  
  1630   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1631  
  1632  
  1633  
  1634  
  1635  
  1636   Closure Re ports in t he Safety  committees .
  1637  
  1638   A report c an be run  for a spec ified peri od of time  to report  all study  action ap proved und er expedit ed procedu res for th e next Boa rd meeting  the IACUC  committee . This inc ludes appr oval of ne w studies,  local sit es, contin uing revie ws of both  PI and LS I Applicat ions, and  PI and LSI  Amendment s, as well  as review  and actio n taken on  UAP, SAE,  Protocol  Deviation,  Site Clos ure, and S tudy Closu re Reports  in the IA CUC commit tees.
  1639  
  1640   9.5
  1641   High
  1642   Administra tive Offic er,
  1643   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator,R&D  Administra tor, R&D S taff, Safe ty Adminis trator, Sa fety Staff ,  IACUC A dministrat or, IACUC  Staff
  1644   To retriev e a Listin g of studi es due con tinuing re view run f or specifi ed periods  in the R& D, Safety,  and IACUC  committee s.
  1645   A listing  of studies  due conti nuing revi ew can be  run for sp ecified pe riods show ing R&D nu mber, stud y title, d ate due, d ate report  received,  date CR a pproved, a nd date CR  reported  to Board f or expedit ed review,  if applic able. Also  includes  sub headin gs of site s for each  study lis ting: site , LSI, dat e report r eceived, d ate approv ed, and da te expedit ed review  reported t o R&D if a pplicable  in the R&D  committee s.
  1646  
  1647   A listing  of studies  due conti nuing revi ew can be  run for sp ecified pe riods show ing Safety  number, s tudy title , date due , date rep ort receiv ed, date C R approved , and date  CR report ed to Boar d for expe dited revi ew, if app licable. A lso includ es sub hea dings of s ites for e ach study  listing: s ite, LSI,  date repor t received , date app roved, and  date expe dited revi ew reporte d to Safet y if appli cable in t he Safety  committees .
  1648  
  1649   A listing  of studies  due conti nuing revi ew can be  run for sp ecified pe riods show ing IACUC  number, st udy title,  date due,  date repo rt receive d, date CR  approved,  and date  CR reporte d to Board  for exped ited revie w, if appl icable. Al so include s sub head ings of si tes for ea ch study l isting: si te, LSI, d ate report  received,  date appr oved, and  date exped ited revie w reported  to IACUC  if applica ble in the  IACUC com mittees.
  1650   To retriev e a Listin g of studi es due con tinuing re view run f or specifi ed periods .
  1651  
  1652   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1653  
  1654   9.6
  1655   High
  1656   Committee  Coordinato r/ Committ ee Adminis trator, R& D Administ rator, R&D  Staff, Sa fety Admin istrator,  Safety Sta ff,  IACUC  Administr ator, IACU C Staff
  1657   To retriev e a Listin g of close d projects  and sites  in the R& D, Safety,  and IACUC  committee s.
  1658   I can diff erentiate  between si te study c losure and  main stud y closure  in the R&D  applicati on.
  1659  
  1660   I can diff erentiate  between si te study c losure and  main stud y closure  in the Saf ety applic ation.
  1661  
  1662   I can diff erentiate  between si te study c losure and  main stud y closure  in the IAC UC applica tion.
  1663   I can diff erentiate  between si te study c losure and  main stud y closure.
  1664  
  1665   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1666   9.7
  1667   High
  1668   Committee  Coordinato r/ Committ ee Adminis trator, R& D Administ rator, R&D  Staff, Sa fety Admin istrator,  Safety Sta ff,  IACUC  Administr ator, IACU C Staff
  1669  
  1670   To retriev e study Ac tion Repor ts in the  R&D, Safet y and IACU C committe e applicat ion.
  1671   A listing  of all pen ding open  actions th at can als o be broke n down and  run by sp ecific act ion such a s pre-revi ews, new s tudies, PI  and LSI a mendments,  Local Sit e Applicat ions, Upda tes, SAE/U APs, Proto col Deviat ions, Upda tes in Pro gress, and  Review of  Audit and  Closure R eports R&D  committee  applicati on.
  1672  
  1673   A listing  of all pen ding open  actions th at can als o be broke n down and  run by sp ecific act ion such a s pre-revi ews, new s tudies, PI  and LSI a mendments,  Local Sit e Applicat ions, Upda tes, SAE/U APs, Proto col Deviat ions, Upda tes in Pro gress, and  Review of  Audit and  Closure R eports Saf ety commit tee applic ation.
  1674  
  1675   A listing  of all pen ding open  actions th at can als o be broke n down and  run by sp ecific act ion such a s pre-revi ews, new s tudies, PI  and LSI a mendments,  Local Sit e Applicat ions, Upda tes, SAE/U APs, Proto col Deviat ions, Upda tes in Pro gress, and  Review of  Audit and  Closure R eports IAC UC committ ee applica tion.
  1676   To retriev e study Ac tion Repor ts.
  1677  
  1678   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1679   9.8
  1680   High
  1681   Administra tive Offic er,
  1682   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator
  1683  
  1684   Review the  Action Re ports in t he R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittee appl ication.
  1685  
  1686   A listing  of all ope n actions  by assigne d VA Centr al IRB Man ager or Re viewer wil l include  study stat us notes R &D committ ee applica tion.
  1687   A listing  of all ope n actions  by assigne d VA Centr al IRB Man ager or Re viewer wil l include  study stat us notes S afety comm ittee appl ication.
  1688   A listing  of all ope n actions  by assigne d VA Centr al IRB Man ager or Re viewer wil l include  study stat us notes I ACUC commi ttee appli cation.
  1689   A listing  of all ope n actions  by assigne d VA Centr al IRB Man ager or Re viewer wil l include  study stat us notes.
  1690  
  1691   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1692  
  1693   9.9
  1694   High
  1695   Administra tive Offic er,
  1696   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator
  1697   To receive  an annual  report fr om each co mmittee me mber to th e RDC (tha t includes  –
  1698   Committee  Review Sta tistics 
  1699   Committee  Review Sta tistics- C ommittee M embers
  1700   Committee  Review Sta tistics –  Events
  1701   Committee  Review Sta tistics –  Initial Ap provals
  1702   Committee  Review Sta tistics –  Reviewers  for the R& D, safety,  and IACUC  committee s.
  1703   I can revi ew ongoing  activitie s of the R &D committ ee.
  1704  
  1705   I can revi ew ongoing  activitie s of the S afety comm ittee.
  1706  
  1707   I can revi ew ongoing  activitie s of the I ACUC commi ttee.
  1708  
  1709   I can revi ew ongoing  activitie s of the c ommittee.
  1710  
  1711   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1712   9.10
  1713   High
  1714   Administra tive Offic er,
  1715   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator, R&D  Administr ator, R&D  Staff, Saf ety Admini strator, S afety Staf f,  IACUC  Administra tor, IACUC  Staff
  1716  
  1717   Receive an  annual re port 
  1718   For Direct or’s Certi fication i ncluding t he followi ng details :
  1719   Protocols  searches
  1720   Summary –  Protocol C ounts by T ype/Status
  1721   Summary –  Active Pro tocols
  1722   Protocol D etails by  PI
  1723   By Type (A nimal, Ani mal/Human,  Human, Sc ience-Safe ty, Scienc e- only, A CORP)
  1724   By Status  (Active, P ending, Cl osed, Expi red, etc.)
  1725   By Event T ype, Item  Type
  1726   in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .
  1727   I can revi ew ongoing  activitie s of the R &D committ ee.
  1728  
  1729   I can revi ew ongoing  activitie s of the S afety comm ittee.
  1730  
  1731   I can revi ew ongoing  activitie s of the I ACUC commi ttee.
  1732   I can revi ew ongoing  activitie s of the c ommittee.
  1733  
  1734   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1735   9.11
  1736   High
  1737   Administra tive Offic er,
  1738   Associate  Chief of S taff for R esearch
  1739   To receive  a report  from each  of the com mittees wi th the fol lowing inf ormation:  (Committee  Rosters,  training a nd appoint ment expir ation date s
  1740   Initial ap proval dat es
  1741   Continuing  Reviews
  1742   o Approval s – Expira tion Unkno wn [No CR  Mths]
  1743   o Approval s – Expire d
  1744   o Approval s – Unexpi red [No CR  Event]
  1745   in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .
  1746   I can revi ew ongoing  activitie s of the R &D committ ee. 
  1747  
  1748   I can revi ew ongoing  activitie s of the S afety comm ittee.
  1749  
  1750   I can revi ew ongoing  activitie s of the I ACUC commi ttee.
  1751   I can revi ew ongoing  activitie s of the c ommittee.
  1752  
  1753   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1754   9.12
  1755   High
  1756   Administra tive Offic er,
  1757   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator, R&D  Administr ator, Safe ty Adminis trator,  I ACUC Admin istrator
  1758   To researc h financia l conflict  of intere st in the  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.
  1759   Financial  conflict o f interest  can be ma naged in t he R&D com mittees.
  1760   Financial  conflict o f interest  can be ma naged in t he Safety  committees .
  1761   Financial  conflict o f interest  can be ma naged in t he IACUC c ommittees.
  1762   Financial  conflict o f interest  can be ma naged.
  1763  
  1764   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  1765  
  1766   Graphical  User Inter face (GUI)  Specifica tions
  1767   No new GUI  Specifica tions have  been defi ned at thi s time. Th e RAMS Int egration d evelopment  team will  add addit ional grap hics, coor dinated wi th the sus tainment t eam, as ne cessary. 
  1768   Multi-Divi sional Spe cification s
  1769   From the p erspective  of the en d User, th ere are no  functiona l differen ces betwee n User loc ation and  the functi onalities  provided b y the RAMS  Integrati on.
  1770   Performanc e Specific ations
  1771   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  1772   The soluti on perform ance speci fications  solution w ill execut e performa nce, capac ity, and i ndependent  testing o f its prod uct, and a s part of  Software Q uality Ass urance (SQ A) analysi s and test ing.
  1773   The ORD ai ms to impr ove the ef ficiency a nd perform ance of th e national  VA resear ch program  by implem enting an  enterprise -wide rese arch admin istrative  management  system ac cessible t o:
  1774    ORD Centr al Office.  
  1775   Active fie ld researc h offices 
  1776   The implem ented tool  will supp ort the ma jor busine ss functio ns of the:
  1777   Local Rese arch Offic e
  1778   Management  of the Re search and  Developme nt (R& D)  Committee  and its su bcommittee s (Institu tional Rev iew Board  (IRB) 
  1779   Institutio nal Animal  Care and  Use Commit tee (IACUC )
  1780   Subcommitt ee on Rese arch Safet y (SRS) 
  1781   Local rese arch offic e reportin g to ORD 
  1782   This new f unctionali ty will pr ovide a co mmon datab ase for tr acking and  reporting  of admini strative r esearch pr ogram data  throughou t the VA.
  1783   The follow ing table  provides t he capacit y and perf ormance in formation  for the RA MS Integra tion.
  1784   Table 12:  Capacity a nd Perform ance
  1785   SLR Questi on
  1786   SLR Criter ia
  1787   How many U sers will  be on the  system hou rly?
  1788   101-1000 e stimated
  1789   How many t ransaction s will eac h average  User perfo rm each ho ur?
  1790   >10 estima ted
  1791   What are t he anticip ated peak  User times  during th e day?
  1792   Business d ay (highes t peak Use r times Mo n. through  Fri. duri ng adminis trative ho urs)
  1793   What is th e anticipa ted peak t ransaction  load (whe n do you t hink that  there will  be the mo st transac tions bein g performe d on the s ystem) dur ing the da y?
  1794   Business d ay (highes t peak Use r times Mo n. through  Fri. duri ng adminis trative ho urs)
  1795   How many n ew Users w ill be add ed in one  year?
  1796   101-1000 e stimated
  1797   How many m ore (if an y) transac tions will  be added  in one yea r?
  1798   >10 estima ted
  1799   What kind  of informa tion will  be stored?  (Specify  average of  each kind  per month )
  1800   Small docu ments (exa mple pdf o r Word fil e)
  1801  
  1802   Forms & Do cuments th at are for matted (ex ample form s or docum ents with  images
  1803   What kind  of search  capacity i s required ?
  1804   Medium (11 -1000 per  hour)
  1805   estimated
  1806   What type  of system( s) is/are  required?
  1807   Web based  and manage d from cen tral servi ce and dat abase
  1808  
  1809   Intranet ( All VA)
  1810   Is there a  need for  heavy appl ication re porting? I f yes, whe n?
  1811   End of day , End of m onth, End  of quarter
  1812  
  1813   Existing P erformance  Specifica tion Requi rements
  1814   RAMS servi ce consume rs shall c onsume ser vices offe red by a s ervice pro vider in a ccordance  with the s ervice con tract.
  1815   The RAMS S ervice Lev el Agreeme nt (SLA) c omponent o f the serv ice contra ct shall b e negotiat ed with th e service  provider.
  1816   The RAMS S LA shall n ot be uniq ue to the  service co nsumer, an d it is pr eferable t hat it not  be unique .
  1817   RAMS shall  support U sers at pe ak usage l evels, whe re peak us age is def ined in th e Users’ S ervice Lev el Agreeme nt.
  1818   RAMS hardw are and so ftware res ources sha ll be suff iciently s calable to  support i ncreased w orkloads b y adding e quivalent  resources.
  1819   RAMS shall  process a nd use Coo rdinated U niversal T ime (UTC)  for intern al and ext ernal time  synchroni zation.
  1820   RAMS shall  support 1 000 concur rent Users  at peak u sage level s, where p eak usage  is defined  in the Us ers’ Servi ce Level A greement.
  1821   The data i n the RAMS  datamart  shall be r efreshed f rom the op erational  database o nce a day.
  1822   RAMS Users  shall hav e consiste nt respons e times wh en accessi ng RAMS ca pabilities  during no rmal opera tion.
  1823   RAMS Users  may exper ience degr aded perfo rmance whe n accessin g RAMS cap abilities  from the d isaster re covery sit e when in  failure or  recovery  mode.
  1824   Recurring  discussion s with the  Systems E ngineering  and Desig n Review ( SEDR) work group will  articulat e requirem ents for p erformance  and capac ity transa ctions. 
  1825   Quality At tributes S pecificati on
  1826   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  1827   Processes  for artifa ct deliver y will fol low ProPat h guidelin es, includ ing qualit y gate rev iews for r equirement s, design,  code, tes t plans/ca ses/execut ions, and  other docu ment deliv erables. 
  1828   The RAMS I ntegration  services  will compl y with the  quality s pecificati ons set fo rth by the  VA PMAS Q uality spe cification s.
  1829    The follo wing types  of testin g will be  performed  to assess  the qualit y of the s olution:
  1830   Unit testi ng
  1831   Integratio n / functi onal testi ng
  1832   User Accep tance Test ing (UAT)
  1833   Section 50 8 testing
  1834   Performanc e testing
  1835   The RAMS I ntegration  services  will also  consist of  the follo wing quali ty specifi cations:
  1836   The system  comprises  tools, ap plications , and soft ware that  conform to  the VA’s  standard s erver and  database o perating s ystems. Th e VA Techn ical Refer ence Model  (TRM) pro vides more  informati on.
  1837   The system  is design ed to oper ate in VA’ s standard , virtuali zed, opera ting syste m environm ent accord ing to the  VA TRM.
  1838   Additional ly, as pre viously de fined, the  following  quality s pecificati ons will b e adhered  to:
  1839   The RAMS I ntegration  services  shall appl y open dat a standard s where po ssible, su ch as W3C/ IETF, REST , SOAP, an d OASIS.
  1840   Services s hall apply  open sche mas and no t create c ustom sche ma definit ions where  possible.  This is t o include  service in terface st andards as  well.
  1841   Reliabilit y Specific ations
  1842   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  1843   The first  step in th e reliabil ity engine ering proc ess is to  specify th e required  reliabili ty that th e equipmen t/system m ust be des igned to a chieve. Th e essentia l elements  of a reli ability sp ecificatio n are:
  1844   A quantita tive state ment of th e reliabil ity requir ement;
  1845   A full des cription o f the envi ronment in  which the  equipment /system wi ll be stor ed, transp orted, ope rated and  maintained ;
  1846   The time m easure or  mission pr ofile;
  1847   A clear de finition o f what con stitutes f ailure; an d
  1848   A descript ion of the  test proc edure, wit h accept/r eject crit eria that  will be us ed to demo nstrate th e specifie d reliabil ity
  1849   The RAMS s olution mu st be avai lable 24 h ours per d ay and 7 d ays a week  The entir e applicat ion is mon itored at  multiple t iers, from  applicati on perform ance/tunin g, hardwar e and infr astructure  (CPU, mem ory, I/O),  to networ k performa nce monito ring and c ontrol. Re liability  Specificat ion requir ements ens ure the up times of t he systems  are met,  ensure mon itoring se rvices, an d proactiv ely respon d to proje cted syste m demands.  
  1850   Monitoring  also prov ides capac ity trendi ng, allowi ng proacti ve system  modificati ons or pla nning for  upgrades.
  1851   The system  must be r eliable an d enable U ser trust.  The follo wing summa rizes requ irements f or the new  functiona lity from  RAMS Integ ration rel iability s pecificati ons by pro viding the  following
  1852   Stable and  reliable  performanc e
  1853   Availabili ty – The s ystem shal l be avail able 24 ho urs per da y and 7 da ys a week
  1854   Accurate d ata – The  system sha ll return  entries ex actly as t hey were p assed with  no modifi cation.
  1855   Defect rep air – It i s expected  that all  defects re lated to t he impleme ntation ge t resolved  during in itial deve lopment an d subseque nt UAT tes ting.
  1856   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems  and intend ed to be a vailable i n the appl ication
  1857   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta
  1858   When the s ystem goes  live in P roduction,  the devel opment tea m will add ress defec ts of a cr itical nat ure that a re deemed  “show stop pers.” Enh ancement r equests ma de after ‘ go-live’ w ill be log ged for co nsideratio n in a fut ure, coord inated rel ease.
  1859   The follow ing table  lists the  availabili ty of the  RAMS Integ ration sys tem.
  1860   Table 13:  Availabili ty
  1861   SLR Questi on
  1862   SLR Criter ia
  1863   Descriptio n
  1864   How much t ime should  the syste m be avail able (and  how much d own time i s acceptab le due to  incident [ unexpected ] outage)?
  1865   99.9% (8.7 6 hours do wn time)
  1866   Intentiona lly left b lank.
  1867   When shoul d the syst em be avai lable (wha t will be  the core o perating h ours of th e system)?
  1868   8 a.m. to  8 p.m., ES T, Mon. th rough Fri.
  1869   The system  shall req uire no mo re than 24  hours of  maintenanc e per mont h. Servici ng and mai ntenance i s expected  to occur  during nig hts and we ekends.
  1870   What are t he core op erating ho urs of the  RAMS Help  Desk?
  1871   9 a.m. to  6 p.m., ES T, Mon. th rough Fri.
  1872   The respon se time of  a trouble  ticket is  dependent  upon the  severity o f the tick et.
  1873  
  1874   How soon s hould the  system ful ly recover  from an o utage? (In cludes Mea n Time to  Restore [M TRS])
  1875   Disaster R ecovery wi thin 72 ho urs
  1876   Intentiona lly left b lank.
  1877   How much d ata will b e restored  when outa ge is reco vered?
  1878   100% (cont inuous bac k-up)
  1879   Intentiona lly left b lank.
  1880   What time  period sho uld be con sidered fo r maintena nce period s?
  1881   After hour s (these w ould be of f peak hou rs approve d by the O ffice of R esearch an d Developm ent)
  1882   Intentiona lly left b lank.
  1883   In what st andard tim e zone wil l the syst em operate ?
  1884   All time z ones
  1885   Intentiona lly left b lank.
  1886   Scope Inte gration
  1887   Since the  primary pu rpose of t he RAMS In tegration  is the suc cessful an d efficien t manageme nt of a re search sit e, there s hould be e qual impor tance plac ed on the  ability fo r the syst em to inte grate and  share data  with othe r internal  and exter nal system s, as well  as the ab ility to a ct autonom ously from  outside s ystems, if  needed. F or example , Master V eteran Ind ex (MVI) i ntegration  for Veter an demogra phic verif ication ma y be impor tant, but  the abilit y to captu re and sto re such da ta, in the  event tha t interfac e is not o perational , is equal ly importa nt. 
  1888   In general , these in terfaces s hould be f ully autom ated, but  as stated,  there sho uld be a l evel of in dependence  in the ev ent of sit e connecti vity issue s. All int erfaces, t herefore,  are expect ed to be R ESTful and  have buil t-in fault  tolerance  for data  exchanges.  Security  Specificat ions
  1889  
  1890   The Federa l Informat ion Proces sing Stand ard 199 (F IPS 199),  Standards  for Securi ty Categor ization of  Federal I nformation  and Infor mation Sys tems, defi nes the se curity cat egories, s ecurity ob jectives,  and impact  levels to  which Nat ional Inst itute of S tandards a nd Technol ogy (NIST)  Special P ublication  (SP) 800- 60 Volume  1 Revision  1, maps i nformation  types. A  FIPS 199 a nalysis wa s complete d for the  proposed R AMS applic ation, and  it has be en determi ned that t he securit y categori zation is  MODERATE i n accordan ce with FI PS 199. Th e tables b elow (for  management  controls,  operation al control s, technic al control s, and pri vacy contr ols, respe ctively) i nclude the  relevant  references , publicat ions, and  directives  based on  this categ orization:
  1891  
  1892   Table 14:  Security S pecificati ons – Mode rate Impac t Controls
  1893   Control Nu mber
  1894   Control Na me
  1895   Moderate I mpact
  1896   VA Guidanc e
  1897   AC-1
  1898   ACCESS CON TROL POLIC Y AND PROC EDURES
  1899   AC-1
  1900   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1901   AC-2
  1902   ACCOUNT MA NAGEMENT
  1903   AC-2 (1) ( 2) (3) (4)
  1904   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1905   AC-3
  1906   ACCESS ENF ORCEMENT
  1907   AC-3
  1908   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1909   AC-4
  1910   INFORMATIO N FLOW ENF ORCEMENT
  1911   AC-4
  1912   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1913   AC-5
  1914   SEPARATION  OF DUTIES
  1915   AC-5
  1916   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1917   AC-6
  1918   LEAST PRIV ILEGE
  1919   AC-6 (1) ( 2) (5) (9)  (10)
  1920   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1921   AC-7
  1922   UNSUCCESSF UL LOGON A TTEMPTS
  1923   AC-7
  1924   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1925   AC-8
  1926   SYSTEM USE  NOTIFICAT ION
  1927   AC-8
  1928   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1929   AC-11
  1930   SESSION LO CK
  1931   AC-11 (1)
  1932   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1933   AC-12
  1934   SESSION TE RMINATION
  1935   AC-12
  1936   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1937   AC-14
  1938   PERMITTED  ACTIONS WI THOUT IDEN TIFICATION  OR AUTHEN TICATION
  1939   AC-14
  1940   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1941   AC-17
  1942   REMOTE ACC ESS
  1943   AC-17 (1)  (2) (3) (4 )
  1944   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1945   AC-18
  1946   WIRELESS A CCESS
  1947   AC-18 (1)
  1948   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1949   AC-19
  1950   ACCESS CON TROL FOR M OBILE DEVI CES
  1951   AC-19 (5)
  1952   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1953   AC-20
  1954   USE OF EXT ERNAL INFO RMATION SY STEMS
  1955   AC-20 (1)  (2)
  1956   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1957   AC-21
  1958   INFORMATIO N SHARING
  1959   AC-21
  1960   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1961   AC-22
  1962   PUBLICLY A CCESSIBLE  CONTENT
  1963   AC-22
  1964   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1965   AT-1
  1966   SECURITY A WARENESS A ND TRAININ G POLICY A ND PROCEDU RES
  1967   AT-1
  1968   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1969   AT-2
  1970   SECURITY A WARENESS T RAINING
  1971   AT-2 (2)
  1972   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1973   AT-3
  1974   ROLE-BASED  SECURITY  TRAINING
  1975   AT-3
  1976   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1977   AT-4
  1978   SECURITY T RAINING RE CORDS
  1979   AT-4
  1980   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1981   AU-1
  1982   AUDIT AND  ACCOUNTABI LITY POLIC Y AND PROC EDURES
  1983   AU-1
  1984   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1985   AU-2
  1986   AUDIT EVEN TS
  1987   AU-2 (3)
  1988   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1989   AU-3
  1990   CONTENT OF  AUDIT REC ORDS
  1991   AU-3 (1)
  1992   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1993   AU-4
  1994   AUDIT STOR AGE CAPACI TY
  1995   AU-4
  1996   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  1997   AU-5
  1998   RESPONSE T O AUDIT PR OCESSING F AILURES
  1999   AU-5
  2000   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2001   AU-6
  2002   AUDIT REVI EW, ANALYS IS, AND RE PORTING
  2003   AU-6 (1) ( 3)
  2004   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2005   AU-7
  2006   AUDIT REDU CTION AND  REPORT GEN ERATION
  2007   AU-7 (1)
  2008   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2009   AU-8
  2010   TIME STAMP S
  2011   AU-8 (1)
  2012   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2013   AU-9
  2014   PROTECTION  OF AUDIT  INFORMATIO N
  2015   AU-9 (4)
  2016   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2017   AU-11
  2018   AUDIT RECO RD RETENTI ON
  2019   AU-11
  2020   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2021   AU-12
  2022   AUDIT GENE RATION
  2023   AU-12
  2024   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2025   CA-1
  2026   SECURITY A SSESSMENT  AND AUTHOR IZATION PO LICY AND P ROCEDURES
  2027   CA-1
  2028   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2029   CA-2
  2030   SECURITY A SSESSMENTS
  2031   CA-2 (1)
  2032   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2033   CA-3
  2034   SYSTEM INT ERCONNECTI ONS
  2035   CA-3 (5)
  2036   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2037   CA-5
  2038   PLAN OF AC TION AND M ILESTONES
  2039   CA-5
  2040   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2041   CA-6
  2042   SECURITY A UTHORIZATI ON
  2043   CA-6
  2044   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2045   CA-7
  2046   CONTINUOUS  MONITORIN G
  2047   CA-7 (1)
  2048   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2049   CA-9
  2050   INTERNAL S YSTEM CONN ECTIONS
  2051   CA-9
  2052   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2053   CM-1
  2054   CONFIGURAT ION MANAGE MENT POLIC Y AND PROC EDURES
  2055   CM-1
  2056   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2057   CM-2
  2058   BASELINE C ONFIGURATI ON
  2059   CM-2 (1) ( 3) (7)
  2060   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2061   CM-3
  2062   CONFIGURAT ION CHANGE  CONTROL
  2063   CM-3 (2)
  2064   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2065   CM-4
  2066   SECURITY I MPACT ANAL YSIS
  2067   CM-4
  2068   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2069   CM-5
  2070   ACCESS RES TRICTIONS  FOR CHANGE
  2071   CM-5
  2072   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2073   CM-6
  2074   CONFIGURAT ION SETTIN GS
  2075   CM-6
  2076   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2077   CM-7
  2078   LEAST FUNC TIONALITY
  2079   CM-7 (1) ( 2) (4)
  2080   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2081   CM-8
  2082   INFORMATIO N SYSTEM C OMPONENT I NVENTORY
  2083   CM-8 (1) ( 3) (5)
  2084   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2085   CM-9
  2086   CONFIGURAT ION MANAGE MENT PLAN
  2087   CM-9
  2088   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2089   CM-10
  2090   SOFTWARE U SAGE RESTR ICTIONS
  2091   CM-10
  2092   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2093   CM-11
  2094   USER-INSTA LLED SOFTW ARE
  2095   CM-11
  2096   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2097   CP-1
  2098   CONTINGENC Y PLANNING  POLICY AN D PROCEDUR ES
  2099   CP-1
  2100   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2101   CP-2
  2102   CONTINGENC Y PLAN
  2103   CP-2 (1) ( 3) (8)
  2104   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2105   CP-3
  2106   CONTINGENC Y TRAINING
  2107   CP-3
  2108   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2109   CP-4
  2110   CONTINGENC Y PLAN TES TING
  2111   CP-4 (1)
  2112   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2113   CP-6
  2114   ALTERNATE  STORAGE SI TE
  2115   CP-6 (1) ( 3)
  2116   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2117   CP-7
  2118   ALTERNATE  PROCESSING  SITE
  2119   CP-7 (1) ( 2) (3)
  2120   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2121   CP-8
  2122   TELECOMMUN ICATIONS S ERVICES
  2123   CP-8 (1) ( 2)
  2124   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2125   CP-9
  2126   INFORMATIO N SYSTEM B ACKUP
  2127   CP-9 (1)
  2128   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2129   CP-10
  2130   INFORMATIO N SYSTEM R ECOVERY AN D RECONSTI TUTION
  2131   CP-10 (2)
  2132   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2133   IA-1
  2134   IDENTIFICA TION AND A UTHENTICAT ION POLICY  AND PROCE DURES
  2135   IA-1
  2136   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2137   IA-2
  2138   IDENTIFICA TION AND A UTHENTICAT ION (ORGAN IZATIONAL  USERS)
  2139   IA-2 (1) ( 2) (3) (8)  (11) (12)
  2140   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2141   IA-3
  2142   DEVICE IDE NTIFICATIO N AND AUTH ENTICATION
  2143   IA-3
  2144   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2145   IA-4
  2146   IDENTIFIER  MANAGEMEN T
  2147   IA-4
  2148   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2149   IA-5
  2150   AUTHENTICA TOR MANAGE MENT
  2151   IA-5 (1) ( 2) (3) (11 )
  2152   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2153   IA-6
  2154   AUTHENTICA TOR FEEDBA CK
  2155   IA-6
  2156   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2157   IA-7
  2158   CRYPTOGRAP HIC MODULE  AUTHENTIC ATION
  2159   IA-7
  2160   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2161   IA-8
  2162   IDENTIFICA TION AND A UTHENTICAT ION (NON-O RGANIZATIO NAL USERS)
  2163   IA-8 (1) ( 2) (3) (4)
  2164   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2165   IR-1
  2166   INCIDENT R ESPONSE PO LICY AND P ROCEDURES
  2167   IR-1
  2168   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2169   IR-2
  2170   INCIDENT R ESPONSE TR AINING
  2171   IR-2
  2172   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2173   IR-3
  2174   INCIDENT R ESPONSE TE STING
  2175   IR-3 (2)
  2176   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2177   IR-4
  2178   INCIDENT H ANDLING
  2179   IR-4 (1)
  2180   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2181   IR-5
  2182   INCIDENT M ONITORING
  2183   IR-5
  2184   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2185   IR-6
  2186   INCIDENT R EPORTING
  2187   IR-6 (1)
  2188   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2189   IR-7
  2190   INCIDENT R ESPONSE AS SISTANCE
  2191   IR-7 (1)
  2192   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2193   IR-8
  2194   INCIDENT R ESPONSE PL AN
  2195   IR-8
  2196   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2197   MA-1
  2198   SYSTEM MAI NTENANCE P OLICY AND  PROCEDURES
  2199   MA-1
  2200   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2201   MA-2
  2202   CONTROLLED  MAINTENAN CE
  2203   MA-2
  2204   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2205   MA-3
  2206   MAINTENANC E TOOLS
  2207   MA-3 (1) ( 2)
  2208   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2209   MA-4
  2210   NONLOCAL M AINTENANCE
  2211   MA-4 (2)
  2212   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2213   MA-5
  2214   MAINTENANC E PERSONNE L
  2215   MA-5
  2216   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2217   MA-6
  2218   TIMELY MAI NTENANCE
  2219   MA-6
  2220   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2221   MP-1
  2222   MEDIA PROT ECTION POL ICY AND PR OCEDURES
  2223   MP-1
  2224   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2225   MP-2
  2226   MEDIA ACCE SS
  2227   MP-2
  2228   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2229   MP-3
  2230   MEDIA MARK ING
  2231   MP-3
  2232   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2233   MP-4
  2234   MEDIA STOR AGE
  2235   MP-4
  2236   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2237   MP-5
  2238   MEDIA TRAN SPORT
  2239   MP-5 (4)
  2240   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2241   MP-6
  2242   MEDIA SANI TIZATION
  2243   MP-6
  2244   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2245   MP-7
  2246   MEDIA USE
  2247   MP-7 (1)
  2248   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2249   PE-1
  2250   PHYSICAL A ND ENVIRON MENTAL PRO TECTION PO LICY AND P ROCEDURES
  2251   PE-1
  2252   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2253   PE-2
  2254   PHYSICAL A CCESS AUTH ORIZATIONS
  2255   PE-2
  2256   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2257   PE-3
  2258   PHYSICAL A CCESS CONT ROL
  2259   PE-3
  2260   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2261   PE-4
  2262   ACCESS CON TROL FOR T RANSMISSIO N MEDIUM
  2263   PE-4
  2264   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2265   PE-5
  2266   ACCESS CON TROL FOR O UTPUT DEVI CES
  2267   PE-5
  2268   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2269   PE-6
  2270   MONITORING  PHYSICAL  ACCESS
  2271   PE-6 (1)
  2272   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2273   PE-8
  2274   VISITOR AC CESS RECOR DS
  2275   PE-8
  2276   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2277   PE-9
  2278   POWER EQUI PMENT AND  CABLING
  2279   PE-9
  2280   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2281   PE-10
  2282   EMERGENCY  SHUTOFF
  2283   PE-10
  2284   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2285   PE-11
  2286   EMERGENCY  POWER
  2287   PE-11
  2288   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2289   PE-12
  2290   EMERGENCY  LIGHTING
  2291   PE-12
  2292   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2293   PE-13
  2294   FIRE PROTE CTION
  2295   PE-13 (3)
  2296   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2297   PE-14
  2298   TEMPERATUR E AND HUMI DITY CONTR OLS
  2299   PE-14
  2300   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2301   PE-15
  2302   WATER DAMA GE PROTECT ION
  2303   PE-15
  2304   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2305   PE-16
  2306   DELIVERY A ND REMOVAL
  2307   PE-16
  2308   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2309   PE-17
  2310   ALTERNATE  WORK SITE
  2311   PE-17
  2312   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2313   PL-1
  2314   SECURITY P LANNING PO LICY AND P ROCEDURES
  2315   PL-1
  2316   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2317   PL-2
  2318   SYSTEM SEC URITY PLAN
  2319   PL-2 (3)
  2320   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2321   PL-4
  2322   RULES OF B EHAVIOR
  2323   PL-4 (1)
  2324   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2325   PL-8
  2326   INFORMATIO N SECURITY  ARCHITECT URE
  2327   PL-8
  2328   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2329   PS-1
  2330   PERSONNEL  SECURITY P OLICY AND  PROCEDURES
  2331   PS-1
  2332   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2333   PS-2
  2334   POSITION R ISK DESIGN ATION
  2335   PS-2
  2336   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2337   PS-3
  2338   PERSONNEL  SCREENING
  2339   PS-3
  2340   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2341   PS-4
  2342   PERSONNEL  TERMINATIO N
  2343   PS-4
  2344   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2345   PS-5
  2346   PERSONNEL  TRANSFER
  2347   PS-5
  2348   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2349   PS-6
  2350   ACCESS AGR EEMENTS
  2351   PS-6
  2352   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2353   PS-7
  2354   THIRD-PART Y PERSONNE L SECURITY
  2355   PS-7
  2356   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2357   PS-8
  2358   PERSONNEL  SANCTIONS
  2359   PS-8
  2360   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2361   RA-1
  2362   RISK ASSES SMENT POLI CY AND PRO CEDURES
  2363   RA-1
  2364   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2365   RA-2
  2366   SECURITY C ATEGORIZAT ION
  2367   RA-2
  2368   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2369   RA-3
  2370   RISK ASSES SMENT
  2371   RA-3
  2372   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2373   RA-5
  2374   VULNERABIL ITY SCANNI NG
  2375   RA-5 (1) ( 2) (5)
  2376   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2377   SA-1
  2378   SYSTEM AND  SERVICES  ACQUISITIO N POLICY A ND PROCEDU RES
  2379   SA-1
  2380   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2381   SA-2
  2382   ALLOCATION  OF RESOUR CES
  2383   SA-2
  2384   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2385   SA-3
  2386   SYSTEM DEV ELOPMENT L IFE CYCLE
  2387   SA-3
  2388   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2389   SA-4
  2390   ACQUISITIO N PROCESS
  2391   SA-4 (1) ( 2) (9) (10 )
  2392   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2393   SA-5
  2394   INFORMATIO N SYSTEM D OCUMENTATI ON
  2395   SA-5
  2396   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2397   SA-8
  2398   SECURITY E NGINEERING  PRINCIPLE S
  2399   SA-8
  2400   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2401   SA-9
  2402   EXTERNAL I NFORMATION  SYSTEM SE RVICES
  2403   SA-9 (2)
  2404   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2405   SA-10
  2406   DEVELOPER  CONFIGURAT ION MANAGE MENT
  2407   SA-10
  2408   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2409   SA-11
  2410   DEVELOPER  SECURITY T ESTING AND  EVALUATIO N
  2411   SA-11
  2412   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2413   SC-1
  2414   SYSTEM AND  COMMUNICA TIONS PROT ECTION POL ICY AND PR OCEDURES
  2415   SC-1
  2416   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2417   SC-2
  2418   APPLICATIO N PARTITIO NING
  2419   SC-2
  2420   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2421   SC-4
  2422   INFORMATIO N IN SHARE D RESOURCE S
  2423   SC-4
  2424   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2425   SC-5
  2426   DENIAL OF  SERVICE PR OTECTION
  2427   SC-5
  2428   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2429   SC-7
  2430   BOUNDARY P ROTECTION
  2431   SC-7 (3) ( 4) (5) (7)
  2432   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2433   SC-8
  2434   TRANSMISSI ON CONFIDE NTIALITY A ND INTEGRI TY
  2435   SC-8 (1)
  2436   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2437   SC-10
  2438   NETWORK DI SCONNECT
  2439   SC-10
  2440   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2441   SC-12
  2442   CRYPTOGRAP HIC KEY ES TABLISHMEN T AND MANA GEMENT
  2443   SC-12
  2444   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2445   SC-13
  2446   CRYPTOGRAP HIC PROTEC TION
  2447   SC-13
  2448   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2449   SC-15
  2450   COLLABORAT IVE COMPUT ING DEVICE S
  2451   SC-15
  2452   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2453   SC-17
  2454   PUBLIC KEY  INFRASTRU CTURE CERT IFICATES
  2455   SC-17
  2456   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2457   SC-18
  2458   MOBILE COD E
  2459   SC-18
  2460   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2461   SC-19
  2462   VOICE OVER  INTERNET  PROTOCOL
  2463   SC-19
  2464   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2465   SC-20
  2466   SECURE NAM E / ADDRES S RESOLUTI ON SERVICE  (AUTHORIT ATIVE SOUR CE)
  2467   SC-20
  2468   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2469   SC-21
  2470   SECURE NAM E / ADDRES S RESOLUTI ON SERVICE  (RECURSIV E OR CACHI NG RESOLVE R)
  2471   SC-21
  2472   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2473   SC-22
  2474   ARCHITECTU RE AND PRO VISIONING  FOR NAME /  ADDRESS R ESOLUTION  SERVICE
  2475   SC-22
  2476   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2477   SC-23
  2478   SESSION AU THENTICITY
  2479   SC-23
  2480   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2481   SC-28
  2482   PROTECTION  OF INFORM ATION AT R EST
  2483   SC-28
  2484   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2485   SC-39
  2486   PROCESS IS OLATION
  2487   SC-39
  2488   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2489   SI-1
  2490   SYSTEM AND  INFORMATI ON INTEGRI TY POLICY  AND PROCED URES
  2491   SI-1
  2492   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2493   SI-2
  2494   FLAW REMED IATION
  2495   SI-2 (2)
  2496   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2497   SI-3
  2498   MALICIOUS  CODE PROTE CTION
  2499   SI-3 (1) ( 2)
  2500   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2501   SI-4
  2502   INFORMATIO N SYSTEM M ONITORING
  2503   SI-4 (2) ( 4) (5)
  2504   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2505   SI-5
  2506   SECURITY A LERTS, ADV ISORIES, A ND DIRECTI VES
  2507   SI-5
  2508   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2509   SI-7
  2510   SOFTWARE,  FIRMWARE,  AND INFORM ATION INTE GRITY
  2511   SI-7 (1) ( 7)
  2512   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2513   SI-8
  2514   SPAM PROTE CTION
  2515   SI-8 (1) ( 2)
  2516   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2517   SI-10
  2518   INFORMATIO N INPUT VA LIDATION
  2519   SI-10
  2520   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2521   SI-11
  2522   ERROR HAND LING
  2523   SI-11
  2524   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2525   SI-12
  2526   INFORMATIO N HANDLING  AND RETEN TION
  2527   SI-12
  2528   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2529   SI-16
  2530   MEMORY PRO TECTION
  2531   SI-16
  2532   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2533  
  2534  
  2535   Table 15:  Security S pecificati ons - Priv acy Contro ls
  2536   Control
  2537   ID
  2538   Privacy Co ntrol Name
  2539   VA Guidanc e
  2540   AP 
  2541   Authority  and Purpos
  2542   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2543   AP-1 
  2544    Authority  to Collec
  2545   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2546   AP-2 
  2547   Purpose Sp ecificatio
  2548   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2549   AR 
  2550   Accountabi lity, Audi t, and Ris k Manageme nt 
  2551   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2552   AR-1 
  2553   Governance  and Priva cy Program  
  2554   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2555   AR-2 
  2556   Privacy Im pact and R isk Assess ment 
  2557   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2558   AR-3 
  2559    Privacy R equirement s for Cont ractors an d Service  Providers 
  2560   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2561   AR-4 
  2562    Privacy M onitoring  and Auditi ng 
  2563   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2564   AR-5 
  2565   Privacy Aw areness an d Training  
  2566   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2567   AR-6 
  2568   Privacy Re porting 
  2569   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2570   AR-7 
  2571   Privacy-En hanced Sys tem Design  and Devel opment 
  2572   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2573   AR-8 
  2574   Accounting  of Disclo sures 
  2575   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2576   DI 
  2577   Data Quali ty and Int egrity 
  2578   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2579   DI-1 
  2580   Data Quali ty 
  2581   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2582   DI-2 
  2583   Data Integ rity and D ata Integr ity Board 
  2584   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2585   DM 
  2586   Data Minim ization an d Retentio
  2587   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2588   DM-1 
  2589   Minimizati on of Pers onal Ident ification  Informatio n (PII)
  2590   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2591   DM-2 
  2592   Data Reten tion and D isposal 
  2593   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2594   DM-3 
  2595   Minimizati on of PII  used in Te sting, Tra ining, and  Research 
  2596   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2597   IP 
  2598   Individual  Participa tion and R edress 
  2599   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2600   IP-1 
  2601   Consent 
  2602   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2603   IP-2 
  2604   Individual  Access 
  2605   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2606   IP-3 
  2607   Redress 
  2608   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2609   IP-4 
  2610   Complaint  Management  
  2611   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2612   SE 
  2613   Security 
  2614   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2615   SE-1 
  2616   Inventory  of Persona l Identifi cation Inf ormation ( PII)
  2617   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2618   SE-2 
  2619   Privacy In cident Res ponse 
  2620   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2621   TR 
  2622   Transparen cy 
  2623   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2624   TR-1 
  2625   Privacy No tice 
  2626   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2627   TR-2 
  2628   System of  Records No tices and  Privacy Ac t Statemen ts 
  2629   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2630   TR-3 
  2631   Disseminat ion of Pri vacy Progr am Informa tion 
  2632   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2633   UL 
  2634   Use Limita tion 
  2635   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2636   UL-1 
  2637   Internal U se 
  2638   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2639   UL-2 
  2640   Informatio n Sharing  with Third  Parties
  2641   VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).
  2642   System Fea tures
  2643   There are  several fe ature sets  that the  RAMS appli cation wil l encompas s; these c onsist of  the follow ing: Resea rch Projec t Manageme nt, Docume nt Managem ent, Perso nnel and F acility Ma nagement,  Committee  and Commun ications M anagement,  and Logis tics Manag ement. Eac h feature  set can be  further d efined int o more-det ailed subs ets and ul timately t ransformed  into the  end state  Web GUI.
  2644   Usability  Specificat ions
  2645   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  2646   Usability  specificat ion requir ements are  as outlin ed below:
  2647   Table 16:  Usability  Specificat ion Requir ements
  2648   Req. ID 
  2649   Requiremen
  2650   Priority ( P1, P2, P3
  2651   Increment  (1, 2, Fut ure) 
  2652   USA-001 
  2653   RAMS shall  follow th e Governme nt Usabili ty process  as specif ied in the  usability .gov websi te http:// usability. gov/method s/process. html 
  2654   TBD
  2655   1, 2
  2656   USA-002
  2657   RAMS shall  follow th e usabilit y testing  as specifi ed in the  usability. gov websit e http://u sability.g ov/pdfs/ch apter18.pd
  2658   TBD
  2659   1, 2
  2660   USA-003
  2661   RAMS shall  follow a  User-cente red design  (UCD) 
  2662   TBD
  2663   1, 2
  2664   User Exper ience enco mpasses di rect and i ndirect in teractions  between t he User an d the syst em. Improv ing usabil ity over t he prior v ersion is  a key requ irement fo r this app lication.  The Intern ational Or ganization  for Stand ardization  (ISO) def ines usabi lity as “t he extent  to which a  product c an be used  by specif ied Users  to achieve  specified  goals wit h effectiv eness, eff iciency, a nd satisfa ction in a  specified  context o f use” (19 98).
  2665   For an opt imal User  experience , the syst em must me et the req uirements  outlined i n this sec tion, whic h involve  attributes  of the ap plication  and the pr ocess requ ired to ac hieve them .
  2666   In order t o improve  usability  of VA-deve loped or p urchased a pplication s, the fol lowing act ions are r equired:
  2667   •In accord ance with  the Office  of the Na tional Coo rdinator f or Health  Informatio n Technolo gy’s Meani ngful Use  Stage 2 fi nal ruling , employ a n industry  recognize d User-Cen tered Desi gn (UCD) p rocess. Th e methods  for UCD ar e well def ined in do cuments an d requirem ents, such  as ISO 92 41–11, ISO  13407, IS O 16982, N ational In stitute of  Standards  and Techn ology Inte ragency Re port 7741,  ISO/Inter national E lectrochem ical Commi ssion 6236 6, and ISO  9241-210.  Developer s will cho ose their  UCD approa ch; one or  more spec ific UCD p rocesses w ill not be  prescribe d.
  2668   •Adhere to  an indust ry-recogni zed User I nterface ( UI) Best P ractices G uideline o r Style Gu ide. For e xample, fi rst follow  UI guidel ines for t he develop ment platf orm. In in stances wh ere platfo rm guideli nes are no t availabl e, adhere  to the VA  Best Pract ices Guide lines/Styl e Guide.
  2669   •Inform re quirements  and desig ns with de tailed hum an factors  work prod ucts that  have been/ will be co mpleted fo r the spec ific proje ct. Exampl es of spec ific human  factors a ctivities  might incl ude heuris tic evalua tions, sit e visits,  interviews , applicat ion-specif ic design  guides, an d usabilit y testing  on existin g systems  or prototy pes.
  2670   A sound UC D and deve lopment pr ocess base d on human  factors s hould incl ude the fo llowing ac tivities:
  2671   •Understan ding of th e Users, t he Users’  tasks, and  the Users ’ environm ents
  2672   •Review of  similar o r competit ive system s to infor m requirem ents and d esign
  2673   •Heuristic  evaluatio n of prior  versions,  prototype s, or base line appli cations, i f applicab le
  2674   •Iterative  design an d formativ e usabilit y testing  (formative  usability  testing i s used to  discover u sability p roblems du ring the d esign and  developmen t process)
  2675   •User risk  analysis
  2676   •Summative  validatio n usabilit y testing  (summative  usability  testing i s used to  quantify a nd validat e usabilit y of a pro duct with  measures o f effectiv eness, eff iciency, U ser percep tions, etc .)
  2677   To demonst rate high  usability,  the appli cation sho uld be:
  2678   Intuitive  and easy t o learn, w ith minima l training ;
  2679   Effective  by allowin g Users to  successfu lly comple te tasks;
  2680   Efficient  by allowin g Users to  complete  their work  in a mann er consist ent with c linical pr actice and  workflow;
  2681   Perceived  to have hi gh usabili ty, as dem onstrated  by appropr iate surve y measures ; and
  2682   Designed t o aid User s in meeti ng task go als withou t being an  additiona l burden.
  2683   The system  must be r eliable an d enable U ser trust  by providi ng:
  2684   •Stable an d reliable  performan ce;
  2685   •Accurate  data;
  2686   •Display o f all data  that is a vailable i n native o r interfac ed systems  and inten ded to be  available  in the app lication;  and
  2687   •Accessibl e informat ion relate d to the s ource of d ata.
  2688   The applic ation shou ld include  a modern  GUI that a llows the  User to vi ew data fr om multipl e sources  and includ es:
  2689   •Integrate d display  of structu red and un structured  data;
  2690   •Rich data  visualiza tion and g raphical d isplay of  data;
  2691   •Ability t o switch b etween tab ular and g raphical d ata views;
  2692   •Ability t o interact  with disp layed data  to obtain  additiona l details  related to  the data  and source  of the da ta; and
  2693   •User cust omizable c omponents  and settin gs.
  2694   The applic ation must  provide f or advance d and up-t o-date sea rching, to  include:
  2695   •Fast sear ch functio nality wit h auto-com plete and  real-time  display of  matched r esults dur ing typing ; and
  2696   •Search hi story.
  2697   The applic ation must  provide f or advance d filterin g capabili ties, to i nclude:
  2698   •Filtering  of data t ables, lis ts, and gr ids; and
  2699   •Filtering  of search  results.
  2700   The applic ation desi gn should  be modifie d to:
  2701   •Address t he specifi c findings  from a hu man factor  heuristic  evaluatio n conducte d on the p rior versi on of the  applicatio n;
  2702   •Address t he specifi c findings  reported  from field  use of th e prior ve rsion; and
  2703   •Address t he specifi c findings  reported  from usabi lity testi ng of the  prior vers ion or rel evant prot otypes.
  2704   The follow ing table  outlines t he usabili ty/User in terface re quirements  for the R AMS Integr ation.
  2705   Table 17:  Usability/ User Inter face Requi rements
  2706   Identifier
  2707   Usability/ User Inter face Requi rements
  2708   No identif ier provid ed in BRD.
  2709   Left align  content i n table ce lls to fac ilitate qu ick visual  scan.
  2710   No identif ier provid ed in BRD.
  2711   Left align  text for  column hea ders to fa cilitate v isual scan  and make  columns an d content  appear mor e organize d.
  2712   No identif ier provid ed in BRD.
  2713   Use mixed  case inste ad of all  caps whene ver possib le (e.g.,  dropdown l ist items,  table dat a, table h eaders, hy perlinks,  tab names) . Limit th e use of “ all caps”  throughout  the appli cation.
  2714   No identif ier provid ed in BRD.
  2715   Simplify b utton labe ls. Re-lab el buttons  to reflec t standard  terminolo gy that is  common in  web inter faces and  other appl ications ( e.g., “Can cel”). Emp hasize the  action be ing perfor med in the  most succ inct way p ossible. M inimize re dundancy i n text/ter minology t hat is use d to conve y the same  action.
  2716   No identif ier provid ed in BRD.
  2717   Left align  page/sect ion titles  to anchor  titles in  consisten t location s regardle ss of wind ow sizing.
  2718   No identif ier provid ed in BRD.
  2719   Labels for  fields sh ould be le ft aligned  to facili tate quick  visual sc an and mak e forms an d field gr oupings ap pear more  organized.
  2720   No identif ier provid ed in BRD.
  2721   Avoid usin g acronyms  or abbrev iations un less (a) t hey are wi dely under stood/well  known or  (b) there  is very li mited spac e to displ ay the ful l meaning.  This supp orts naïve  User unde rstanding.  If limite d space re sults in u sing a non -common ac ronym/abbr eviation,  ensure it  is specifi ed within  “Help” and /or as a t ooltip.
  2722   No identif ier provid ed in BRD.
  2723   Use colors  such as r ed and gre en only fo r status d riven cont ent. Avoid  using red  for text/ content, l inks, butt on labels,  etc. This  will redu ce risk fo r User err or, improv e link dis coverabili ty, and fa cilitate u nderstandi ng of diff erences in  navigatio n/actions/ content. I t will als o help Use rs to isol ate import ant status  informati on (using  red, green , etc.) fr om other l ess import ant inform ation when  viewing a nd process ing inform ation prov ided to th em on a pa ge.
  2724   No identif ier provid ed in BRD.
  2725   Provide vi sual separ ation betw een the na vigation s pace and t he main co ntent area .
  2726   No identif ier provid ed in BRD.
  2727   Add field  level vali dation and  notificat ion of mis sing infor mation on  the same p age withou t launchin g a new wi ndow or na vigating t o another  page.
  2728   No identif ier provid ed in BRD.
  2729   Make all t ext hyperl inks appea r consiste nt in styl e.
  2730   No identif ier provid ed in BRD.
  2731   Make drop- down selec tion box w idths appr opriate fo r content  and visual  appeal.
  2732   No identif ier provid ed in BRD.
  2733   Use standa rd and alw ays visibl e radio bu ttons for  “Yes/No” o ptions ins tead of re quiring th e User to  click in a  drop down  box and t hen click  to select  the “Yes”  or “No” op tion.
  2734   No identif ier provid ed in BRD.
  2735   Use standa rd date an d time sel ection wid gets. Wher e date and  time are  selected/p icked from  a standar d widget,  also provi de direct  data entry  to suppor t keyboard  navigatio n. Enable  field leve l validati on immedia tely upon  entry. Inc lude instr uctional f ormat text  within th e field en try box.
  2736   No identif ier provid ed in BRD.
  2737   Provide st andard sor t behavior  and visua l indicati ons on col umns in al l tables.
  2738   No identif ier provid ed in BRD.
  2739   Define and  adhere to  a standar d model fo r use and  design of  controls,  buttons, h yperlinks,  and navig ation elem ents.
  2740   No identif ier provid ed in BRD.
  2741   Ensure tha t text is  sized to b e readable  (for exam ple, by us ing the 00 7 Rule to  assure tex t size is  readable f or Users w ith 20/40  vision. Th e formula:  Text heig ht = .007  * distance  between e yes and sc reen).
  2742   No identif ier provid ed in BRD.
  2743   Place comm on navigat ion elemen ts in cons istent loc ations.
  2744   No identif ier provid ed in BRD.
  2745   Place crit ical infor mation “ab ove the fo ld” (i.e.,  in the to p portion  of the scr een that i s immediat ely viewab le).
  2746   No identif ier provid ed in BRD.
  2747   Use consis tent scree n flow mod els, eleme nts, and t erms to su pport simi lar workfl ows.
  2748   No identif ier provid ed in BRD.
  2749   Use consis tently nam ed buttons  when acti ons are th e same (e. g., Add, v s. Save, v s. Submit) .
  2750   No identif ier provid ed in BRD.
  2751   Enable Use rs to prin t views fr om where t hey are in  the inter face. Avoi d requirin g the User  to “run a  report” i n order to  print som ething tha t is viewa ble on the  screen.
  2752   No identif ier provid ed in BRD.
  2753   Provide fi eld entry  tool tips  at the fie ld locatio n. Ensure  consistenc y across t he applica tion in fi eld labels , formats,  location  of tool ti ps, and to ol tip tex t.
  2754   No identif ier provid ed in BRD.
  2755   Provide vi sual indic ation of r equired fi elds.
  2756   No identif ier provid ed in BRD.
  2757   Display fi eld labels  in close  proximity  to entry e lements.
  2758   No identif ier provid ed in BRD.
  2759   Use consis tent eleme nts to fil ter data.
  2760   No identif ier provid ed in BRD.
  2761   Use consis tent eleme nts to sor t data.
  2762   No identif ier provid ed in BRD.
  2763   Use a cons istent mod el for dis play, layo ut, and gr ouping of  data entry  fields.
  2764   No identif ier provid ed in BRD.
  2765   Provide al ternate ro w shading  in lengthy  tables of  data, for m elements , etc.
  2766   No identif ier provid ed in BRD.
  2767   Ensure tha t icons ar e recogniz ed by User s.
  2768   No identif ier provid ed in BRD.
  2769   Provide so me “white  space” bet ween statu s icons in  report vi ews, white  board vie ws, etc.
  2770   No identif ier provid ed in BRD.
  2771   Auto-popul ate defaul t values i n entry/se lection fi elds when  possible a nd appropr iate.
  2772   No identif ier provid ed in BRD.
  2773   Visually d ifferentia te status  icons from  clickable  icons, wh en appropr iate.
  2774   No identif ier provid ed in BRD.
  2775   Define and  support t he appropr iate User  tab sequen ce through  fields in  forms in  order to s upport key board navi gation whe n entering  data in f orms.
  2776   No identif ier provid ed in BRD.
  2777   Define and  adhere to  standard  action but ton placem ent on scr eens, form s, etc.
  2778   No identif ier provid ed in BRD.
  2779   Visually d istinguish  the prima ry action  button on  a page.
  2780   No identif ier provid ed in BRD.
  2781   Consistent ly use scr een elemen ts, action  elements,  workflow  sequences  within/acr oss screen s, languag e, etc.
  2782   No identif ier provid ed in BRD.
  2783   Provide er ror messag es in User -centric l anguage wi th specifi c instruct ions on th e meaning  of the err or and how  to recove r from it.  Use error  messages  and method  of displa y consiste ntly acros s the inte rface.
  2784   No identif ier provid ed in BRD.
  2785   Provide co ntext-spec ific Help.
  2786   No identif ier provid ed in BRD.
  2787   Do not use  the term  “sex” or a ny like ab breviation s to repre sent gende r.
  2788   Purchased  Components
  2789   No compone nts have b een purcha sed specif ically for  RAMS. RAM S uses ent erprise li censes for  all softw are compon ents.
  2790   Estimation
  2791   Informatio n for the  estimation  is not av ailable at  this time . The RAMS  Integrati on Milesto ne 1 (MS1)  Review wi ll not be  until July  2016. To  receive fu nction poi nt analysi s results,  the follo wing detai ls will ha ve to be s ubmitted t EM A
I L R ED A C T E D
  2792   The name o f the proj ect as it  appears in  the Proje ct Managem ent Accoun tability S ystem (PMA S)
  2793   The increm ent Number  and Type  (delivery,  IOC, depl oyment, vi sibility,  and monito ring)
  2794   The correc t Enterpri se Project  Structure  (EPS) num ber
  2795   The date o f MS1 revi ew
  2796   Link to th e function al specifi cations th at list an d describe  all of th e function al User re quirements  for that  increment  (BRD, RSD,  SDD, User  Stories,  Use Cases,  etc.)
  2797  
  2798  
  2799   Project So ftware Fun ctional Si ze and Siz e-Based Ef fort and D uration Es timate
  2800   Applicatio n
  2801   Item
  2802   A
  2803   B
  2804   C
  2805   D
  2806   E
  2807   Total
  2808   Counted Fu nction Poi nts
  2809  
  2810  
  2811  
  2812  
  2813  
  2814  
  2815   Estimated  Scope Grow th
  2816  
  2817  
  2818  
  2819  
  2820  
  2821  
  2822   Estimated  Size at Re lease
  2823  
  2824  
  2825  
  2826  
  2827  
  2828  
  2829  
  2830   Size-Based  Effort Es timates
  2831   Labor Hour
  2832   Probabilit y
  2833   Low-Effort  Estimate  – With ind icated pro bability,  project wi ll consume  no more t han: 
  2834  
  2835  
  2836   High-Effor t Estimate  – With in dicated pr obability,  project w ill consum e no more  than:
  2837  
  2838  
  2839  
  2840   Size-Based  Duration  Estimates
  2841   Work Days
  2842   Probabilit y
  2843   Low-Durati on Estimat e – With i ndicated p robability , project  will consu me no more  than: 
  2844  
  2845  
  2846   High-Durat ion Estima te -- With  indicated  probabili ty, projec t will con sume no mo re than:
  2847  
  2848  
  2849  
  2850   Figure 1:  Cumulative  Probabili ty (“S-cur ve”) Chart
  2851   [Insert Cu mulative P robability  (“S-curve ”) Charts  here]
  2852  
  2853   Approval S ignatures
  2854   REVIEW DAT E: Februar y 5, 2016
  2855   SCRIBE: Pa ul Bockewi tz
  2856   Signed: 
  2857   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________
  2858   Glenda Mil ler, Integ rated Proj ect Team ( IPT) Chair Date
  2859   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________
  2860   James Bree ling, M.D. , Business  Sponsor D ate
  2861   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________Ma risue Cody , Ph.D., B usiness Ow nerDate
  2862   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________To by Rudik,  IT Program  ManagerDa te
  2863   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  2864   Glenda Mil ler, Proje ct Manager Date
  2865  
  2866   Appendix A : Non-Func tional Req uirements
  2867   The follow ing non-fu nctional r equirement s should b e reviewed  and acces sed while  developing  the requi rements fo r the proj ect. 
  2868   System Per formance R eporting R equirement
  2869   The existi ng non-sta ndard arch itecture h as led to  inconsiste nt data ma nagement p rocesses a cross the  national p rogram. Th is has als o resulted  in delays  when resp onding to  Central Of fice initi ated data  calls.
  2870   Each field  research  office mus t be in co mpliance w ith Federa l and indu stry regul ations. In  the absen ce of an e nterprise  solution t he field o ffices exp end excess ive local  resources  to track c ritical da ta for ong oing proje cts to ens ure that t hey are me eting all  of the req uirements  of the law . In the a bsence of  a uniform,  standardi zed softwa re solutio n, both OR D and our  field rese arch offic es will co ntinue to  experience  limited a bility to  efficientl y respond  to Congres sional and  Secretary  level inq uiries, re view progr ess of res earch port folios to  address cu rrent and  future VA  research n eeds and m eet VA and  industry  mandated c ompliance  reporting  requiremen ts.
  2871   In order t o operate  effectivel y, each fi eld resear ch office  must be in  complianc e with the  Common Ru le, United  States De partment o f Agricult ure Animal  Welfare A ct Regulat ions, Occu pational S afety and  Health Adm inistratio n guidelin es, Enviro nmental Pr otection A gency guid elines, an d all pert inent VA r egulations , includin g pharmacy , bio-safe ty, occupa tional hea lth, and h uman resou rce manage ment. Thes e offices  use a vari ety of sub ject matte r expert ( SME) commi ttees. In  the absenc e of an en terprise s olution, t he field o ffices exp end excess ive resour ces to tra ck the sta tus of eac h ongoing  project an d all of t he personn el involve d in each  project to  ensure th at they ar e meeting  all of the  requireme nts of the  law. 
  2872   We rely on  our inves tigators i n the fiel d to provi de twenty- first cent ury, trans formationa l research , in which  VA takes  great prid e. In the  absence of  a system- wide resea rch office  managemen t and repo rting tool , ORD and  our field  research o ffices wil l continue  to experi ence limit ed ability  to effici ently resp ond to Con gressional - and Secr etary-leve l inquirie s, review  progress o f research  portfolio s to addre ss current  and futur e VA resea rch needs,  and meet  VA and ind ustry-mand ated compl iance repo rting requ irements.
  2873   Listed bel ow is Busi ness Need  6, The Cen tral Offic e Reportin g Requirem ents:
  2874   Table 18:  Reporting  Requiremen ts
  2875   BN6
  2876   Central Of fice Repor ting Requi rements
  2877   Priority
  2878   6.1
  2879   Create rea l-time exp enditure r eports.
  2880   Medium pri ority
  2881   6.2
  2882   Provide qu ery and re porting to ols for
  2883   administra tive resea rch data.
  2884   High prior ity
  2885   6.3
  2886   Define por tfolio rep orting cat egories of  funded re search pro jects, wit h tools fo r administ rate resea rch data.
  2887   Completed  in an alte rnative pr oject
  2888   6.4
  2889   Support 20 0+ pre-def ined categ ories from  the
  2890   NIH.
  2891   Completed  in an alte rnative
  2892   project
  2893   6.5
  2894   Support VA -specific  portfolio  categories .
  2895   Completed  in an alte rnative
  2896   project
  2897   6.6
  2898   Ability to  individua lly re-wei ght concep ts in any  category t o meet exp ectations
  2899   Completed  in an alte rnative
  2900   project
  2901   6.7
  2902   Screen inc oming prop osals agai nst simila r applicat ions in ex isting por tfolios of  VA, NIH,  and other  funding in stitutions .
  2903   Completed  in an alte rnative pr oject
  2904   6.8
  2905   Generate i nternal an d external  reviewer  profiles b ased on pu blished re search dat a
  2906   Completed  in an alte rnative
  2907   project
  2908   6.9
  2909   Ability to  categoriz e internal  and exter nal review er profile s based on  known con cepts.
  2910   Completed  in an alte rnative
  2911   project
  2912   6.10
  2913   Automatic  detection  of conflic ts of inte rest betwe en incomin g proposal  and revie wer profil es.
  2914   Completed  in an alte rnative
  2915   project
  2916   6.11
  2917   Ability to  compare i ncoming pr oposals to  internal  and extern al reviewe r profiles .
  2918   Completed  in an alte rnative pr oject
  2919   6.12
  2920   Export raw  data in X ML which c an be anal yzed with  third-part y business  intellige nce, analy sis and vi sualizatio n tools.
  2921   High prior ity
  2922  
  2923   Operationa l Environm ent Requir ements 
  2924   System res ponse time s and page  load time s shall be  consisten t with PIT C Enterpri se standar ds.
  2925   Maintenanc e, includi ng mainten ance of ex ternally d eveloped s oftware in corporated  into the  RAMS appli cation, sh all be sch eduled dur ing off pe ak hours o r in conju nction wit h relevant  maintenan ce schedul es. The bu siness own er should  provide sp ecific req uirements  for establ ishing sys tem mainte nance wind ows when p lanned ser vice disru ptions can  occur in  support of  periodic  maintenanc e.
  2926   Informatio n about re sponse tim e degradat ion result ing from u nscheduled  system ou tages and  other even ts that de grade syst em functio nality and /or perfor mance shal l be disse minated to  the User  community  within 30  minutes of  the occur rence. The  notificat ion shall  include th e informat ion descri bed in the  current A utomated N otificatio n Reportin g (ANR) te mplate mai ntained by  the VA Se rvice Desk . The spec ific busin ess impact  must be n oted in or der for OI T to provi de accurat e data in  the servic e impact n otice of t he ANR.
  2927   Provide a  real-time  monitoring  solution  to report  agreed/ide ntified cr itical sys tem perfor mance para meters.
  2928   Critical b usiness pe rformance  parameters  shall be  identified , e.g., tr ansaction  speed, res ponse time  for scree n display/ refresh, d ata retrie val, etc.,  in a mann er that da ta capture  can occur  to suppor t metric r eporting a nd support  the OI&T  performanc e dashboar d display.  If no suc h performa nce metric s are requ ired or pr ovided, th ere will b e no progr am specifi c Service  Level Agre ements (SL A) created , nor shal l there be  any activ e/real tim e monitori ng through  OI&T Perf ormance Da shboard to  provide t he busines s owners a ny perform ance metri cs.
  2929   Notificati on of sche duled main tenance pe riods that  require t he service  to be off line or th at may deg rade syste m performa nce shall  be dissemi nated to t he busines s User com munity a m inimum of  48 hours p rior to th e schedule d event.
  2930   Documentat ion Requir ements
  2931   The traini ng curricu lum shall  state the  expected t raining ti me for pri mary Users  and secon dary Users  to become  proficien t at using  the RAMS  applicatio n.
  2932   All traini ng curricu la, User m anuals, an d other tr aining too ls shall b e develope d/updated  by ORD or  Collaborat ive Instit utional Tr aining Ini tiative an d delivere d to all l evels of U sers. The  curricula  shall incl ude all as pects of t he new fun ctionality  of the RA MS applica tion and a ll changes  to proces ses and pr ocedures.
  2933   The traini ng curricu lum develo ped by the  Program O ffice shal l state th e expected  task comp letion tim e for prim ary and se condary Us ers.
  2934   User manua ls and tra ining tool s shall be  developed . If they  already ex ist, updat es shall b e made to  them, as n ecessary,  and they s hall be de livered to  all level s of Users .
  2935   IT will pr ovide the  level of d ocumentati on require d to suppo rt the sys tem and ma intain ope rations an d continui ty. Docume ntation sh all repres ent minima l programm atic and l ifecycle o perations  support do cumentatio n artifact s as defin ed by VA s tandards i n ProPath  and as req uired by t he VA Ente rprise Sys tem Engine ering Life cycle and  Release Ma nagement o ffice for  sustained  operations , maintena nce, and s upport pri or to appr oval by an y VA chang e control  board and  release in to product ion.
  2936   Implementa tion Requi rements
  2937   As part of  the syste m implemen tation pro cess, a de tailed RAC I (R – Res ponsible,  A- Account able, C –  Consulted,  I – Infor med) Matri x will be  created to  identify  all areas  addressed  in the OM  Plan and s how specif ic roles a nd respons ibilities  by environ ment. Once  developed , this det ailed matr ix will be  added as  an attachm ent to thi s OM Plan.  
  2938   The follow ing is a l ist of Imp lementatio n Requirem ents
  2939   There is a  need to t rain the t argeted st aff groups  on the ne w function ality.
  2940   Early iden tification  of subjec t matter e xperts and  test site s required  to succes sfully def ine the ma ster test  strategy,  the deploy ment plan,  and the i mplementat ion plan. 
  2941   Close coor dination w ith OIT is  required  in order t o ensure b usiness re quirements  are met a nd deploym ent plans  are aligne d. 
  2942   Data Prote ction/Back -up/Archiv e Requirem ents
  2943   The system  shall ens ure a back -up and da ta recover y process  is availab le for whe n the syst em is brou ght off-li ne for mai ntenance o r technica l issues/p roblems.
  2944   The system  shall ens ure data p rotection  measures,  such as ba ck-up inte rvals and  redundancy  shall be  consistent  with syst ems catego rized as r outine (30  day resto ration), m ission ess ential (72  hour rest oration),  or mission  critical  (12 hour r estoration ).
  2945   Business o wners are  required t o state th e mission  criticalit y of the I T services  required  in order t o assist t he planner s and deve lopers in  determinin g best str ategies fo r engineer ing an IT  solution t o meet the ir busines s objectiv es/needs.  The busine ss owner n eeds to st ate the cr iticality  of the dat a and the  impact to  the busine ss during  a service  disruption  so approp riate tech nologies c an be cons idered. 
  2946   Levels for  Disaster  Recovery
  2947   Classifica tionRecove ry Time Ob jectiveRec overy Poin t
  2948   Objective  Routine30  day restor ationTBD
  2949   Mission Es sential72  hour resto ration24 h ours
  2950   Mission Cr itical12 h our restor ation2 hou rs
  2951   Recovery T ime Object ive (RTO)  – RTO defi nes the ma ximum amou nt of time  that a sy stem resou rce can re main unava ilable bef ore there  is an unac ceptable i mpact on o ther syste m resource s, support ed mission /business  processes,  and the M TD. 
  2952   Maximum To lerable Do wntime (MT D) - The M TD represe nts the to tal amount  of time t he system  owner/auth orizing of ficial is  willing to  accept fo r a missio n/business  process o utage or d isruption  and includ es all imp act consid erations. 
  2953   Recovery P oint Objec tive (RPO)  - The RPO  represent s the poin t in time,  prior to  a disrupti on or syst em outage,  to which  mission/bu siness pro cess data  can be rec overed (gi ven the mo st recent  backup cop y of the d ata) after  an outage .
  2954   Table 19:  Data Prote ction Requ irements
  2955   SLR Questi on
  2956   SLR Criter ia
  2957   How much t ime should  the syste m be avail able (and  how much d own time i s acceptab le due to  incident [ unexpected ] outage)?
  2958   99.9% (8.7 6 hours do wn time)
  2959   When shoul d the syst em be avai lable (wha t will be  the core o perating h ours of th e system)?
  2960   8 a.m. to  8 p.m., ES T, Mon. th rough
  2961   Fri.
  2962   How soon s hould the  system ful ly recover  from an o utage? (In cludes Mea n Time to  Restore [M TRS])
  2963   Disaster R ecovery wi thin 72 ho urs
  2964   How much d ata will b e restored  when outa ge is reco vered?
  2965   100% (cont inuous bac k-up)
  2966   What time  period sho uld be con sidered fo r maintena nce period s?
  2967   After hour s (these w ould be of f peak hou rs approve d by the O ffice of R esearch an d Developm ent)
  2968   What stand ard time z one will t he system  operate in ?
  2969   All time z ones
  2970   Data Quali ty/Assuran ce Require ments
  2971   A monitori ng process  shall be  provided t o ensure t hat data i s accurate  and up-to -date and  provides a ccurate al erts for m alfunction s while mi nimizing f alse alarm s.
  2972   User Acces s/Security  Requireme nts
  2973   Ensure the  proposed  solution m eets all V eterans He alth Admin istration  (VHA) Secu rity, Priv acy, and I dentity Ma nagement r equirement s, includi ng VA Hand book 6500  (see the E nterprise  Requiremen ts section  of the RT M).
  2974   Table 20:  User Acces s/Security  Requireme nts
  2975   User Level
  2976   Role
  2977   Responsibi lities
  2978   RAMS Acces s Level
  2979   Administra tive Offic er
  2980   Senior ORD  official  at each re search sta tion
  2981   Administra tive funct ions of th e research  program -
  2982   All commit tees 
  2983   Read/Write
  2984   Associate  Chief of S taff for R esearch
  2985   Chief Oper ational Of ficer for  the resear ch station
  2986   Oversees c ommittees  and subcom mittees an d responsi ble for co ordination  with audi t agencies , as well  as day to  day manage ment of th e research  program a t faciliti es with la rge active  programs  -  All com mittees
  2987   Read/Write
  2988   Committee  Coordinato r/ Committ ee Adminis trator
  2989   Manages al l activiti es of the  committee
  2990   Communicat ion with P rinciple I nvestigato rs, assign ment of pr ojects to  agendas, m inutes, co ordinator  of reviewe r comments , scheduli ng meeting s, trackin g committe e members,  and quoru ms - All c ommittees
  2991  
  2992   TBD
  2993   Principal  Investigat or 
  2994   Directs re search pro ject or pr ogram
  2995   Oversees s cientific,  technical , and day- to-day man agement of  the resea rch and is  leader of  research  team - All  committee s
  2996   Read/Write
  2997   Principal  Investigat or Designe e
  2998   Assists in  preparati on of proj ect/protoc ol
  2999   Completes  entry of c omponents  associated  with the  protocol,  submits to  IRB - All  committee s
  3000   TBD
  3001   Co-Princip al Investi gator
  3002   Similar to  Principal  Investiga tor
  3003   Ensures pr oject is c onducted i n complian ce with ap plicable l aws and re gulations  and instit utional po licy - All  committee s
  3004   Read/Write
  3005   IRB Admini strator
  3006   Conducts r eview proc ess for co nsideratio ns
  3007   Reviews fo r issues,  such as co nflicts of  interest,  initial r eview of d isclosure  forms, det ermines wh ether refe rrals are  needed to  specific c ommittees  - All comm ittees
  3008   TBD
  3009   IRB Chair
  3010   Determines  if an app lication i s complete
  3011   Determines  if applic ation lack s any disq ualifying  features a nd forward s all appl ication ma terials to  members o f IRB Comm ittee - Al l committe es
  3012   TBD
  3013   IRB Member
  3014   A member o f IRB
  3015   Member of  an elected  board or  other grou p formally  designate d by an in stitution  to review,  approve,  require mo dification  in, disap prove, and  conduct c ontinuing  oversight  of human r esearch in  accordanc e with law s and regu lations -  All commit tees
  3016   TBD
  3017   IRB Staff
  3018   Assists th e Administ rative Off icer, IRB  Chair in a dministrat ive functi ons
  3019   Performs a dministrat ive functi ons. - All  committee s
  3020   TBD
  3021   Local Site  Investiga tor (CIRB  Role Only)
  3022   Investigat or at site  participa ting in a  multi-site  research  study
  3023   Oversees s cientific,  technical , and day- to-day man agement of  the resea rch at a l ocal site
  3024   TBD
  3025   Local RAMS  Administr ator
  3026   User with  special pr ivileges t o establis h and main tain local  User acco unts
  3027   Administra tive funct ions - All  committee s
  3028   Read/Write
  3029   Study Coor dinator
  3030   Specialize d research  coordinat or working  under dir ection of  the Princi ple Invest igator
  3031   Facilitate s the dail y trial ac tivities a nd conduct  of the st udy, repor ts with ad ministrati ve, scient ific propo sal prepar ation and  review, bu dget, awar d acceptan ce, etc. -  All commi ttees
  3032   TBD
  3033   ORD Admini strator
  3034   Determines  whether o r not a gi ven projec t is a can didate for  review by  the VA Ce ntral IRB
  3035   Administra tive VA Ce ntral IRB  support.
  3036   TBD
  3037  
  3038   Usability/ User Inter face Requi rements
  3039   Adhere to  good User  Interface/ User Cente red Design  (UI/UCD)  principles  as outlin ed in the  Usability  Appendix o f the BRD.  Additiona l informat ion is ava ilable in  Section 2. 15 of this  document.
  3040   Conceptual  Integrity
  3041   The system  shall pro vide stand ards-based  messaging  and middl eware infr astructure  needed to  support R AMS deploy ment.
  3042   Availabili ty
  3043   Maintenanc e window,  including  maintenanc e of exter nally deve loped soft ware incor porated in to the RAM S applicat ion, will  be by mutu al agreeme nt between  OI&T and  the VHA Po int of Con tact (POC)  for the a ffected fa cility(ies ). VHA wil l provide  POCs for e ach facili ty.
  3044   The RAMS a pplication  unavailab ility, due  to an unp lanned out age or pla nned outag es that ex ceed the d efined mai ntenance w indow, wil l not exce ed 8.76 ho urs per ye ar and wil l not exce ed 43.8 mi nutes per  month (99. 9% availab ility).
  3045   The applic ation shal l be avail able 24 ho urs a day,  seven day s a week,  with an up time of 99 .9%.
  3046   All system  updates a nd schedul ed mainten ance shoul d occur be tween the  hours of 1 800 and 06 00 (per lo cal time z one), when  clinical  usage woul d be light est.
  3047   Table 21:  Availabili ty
  3048   SLR Questi on
  3049   SLR Criter ia
  3050   How much t ime should  the syste m be avail able (and  how much d own time i s acceptab le due to  incident [ unexpected ] outage)?
  3051   99.9% (8.7 6 hours do wn time)
  3052   When shoul d the syst em be avai lable (wha t will be  the core o perating h ours of th e system)?
  3053   8 a.m. to  8 p.m., ES T, Mon. th rough
  3054   Fri.
  3055   How soon s hould the  system ful ly recover  from an o utage? (In cludes Mea n Time to  Restore [M TRS])
  3056   Disaster R ecovery wi thin 72 ho urs
  3057   How much d ata will b e restored  when outa ge is reco vered?
  3058   100% (cont inuous bac k-up)
  3059   What time  period sho uld be con sidered fo r maintena nce period s?
  3060   After hour s (these w ould be of f-peak hou rs approve d by the O ffice of R esearch an d Developm ent)
  3061   In what st andard tim e zone wil l the syst em operate ?
  3062   All time z ones
  3063   Table 22:  Goal/Objec tive
  3064   Goal/Objec tive
  3065   Desired Ou tcome
  3066   Measuremen t
  3067   Impact
  3068   Provide a  centralize d enterpri se-level r epository  of nationa l VA resea rch office  program d ata.
  3069   All VHA na tional res earch prog ram admini strative d ata is sto red in a c entral dat abase and  accessible  by a comm on tool se t, at appr opriate le vels, to a ll researc h program  stakeholde rs.
  3070   The centra lized data  repositor y is avail able by we b connecti on to all  VA researc h offices  and stakeh olders loc ated at Ce ntral Offi ce.
  3071   The centra lized data  repositor y supports  the inter nal exchan ge of info rmation wi thin the V A research  environme nt and com munication  of data w ith stakeh olders in  the resear ch communi ty.
  3072   Interopera bility
  3073   The RAMS s olution ut ilizes Jav a as the p rimary pla tform for  User inter action in  the View a nd Control ler compon ents of th e Java Mod el View Co ntroller ( MVC) desig n framewor k in Strut s2. The tr adeoff of  choosing J ava develo pment vs.  SharePoint  developme nt include s more eas e of custo mization o f the User  front-end , graphics , function ality, and  easier in teroperabi lity betwe en backend  systems.
  3074   1.The syst em shall s upport all  recognize d health s ystem stan dards 
  3075   2.Systems  must be he terogeneou s and agno stic for o perating s ystems and  code base s.
  3076   3.Provide  the abilit y to secur ely transf er large f iles (of 4 -8 gigabyt es) from a n external  source to  VA system s.
  3077   4.Provide  access to  the system  over a re mote acces s solution .
  3078   Manageabil ity
  3079   Provide Se rvice Desk /Incident  and Proble m Manageme nt trackin g related  to mainten ance event s of patie nt care sy stems with  priority  over non-p atient car e systems.
  3080   Provide da ta-related  to mainte nance even ts, both r outine and  exception al, includ ing key me tadata:
  3081   Predicted  routine wo rk
  3082   Occurrence s where ma intenance  is complet ed, includ ing restar t from dow n time
  3083   Identity o f the orga nization p erforming  maintenanc e
  3084   User perfo rming main tenance (i f availabl e)
  3085   Identity o f the syst em
  3086   Date/time,  physical  location
  3087   Systems im pacted
  3088   Whether it  affects p atient car e
  3089   Non-urgent  or emerge nt
  3090   Provide au dit capabi lities for  system ac cess and u sage with  settings t hat are co nfigurable  to suppor t internal  and exter nal audits  based on  Federal an d VHA mand ates.
  3091   The system  must comp ly with VA  Directive  6300 Reco rds and In formation  Management  and with  VHA Record s Control  Schedule ( RCS) 10-1,  in genera l and spec ifically w ith Electr onic Final  Version o f Health R ecord: Des troy/Delet e 75 years  after las t episode  of patient  care, or  longer (if  specified ).
  3092   Performanc e
  3093   The perfor mance spec ifications  solution  will execu te perform ance, capa city, and  independen t testing  of its pro duct, and  as part of  Software  Quality As surance (S QA) analys is and tes ting.
  3094   The ORD ai ms to impr ove the ef ficiency a nd perform ance of th e national  VA resear ch program  by implem enting an  enterprise -wide rese arch admin istrative  management  system ac cessible t o:
  3095   ORD Centra l Office. 
  3096   Active fie ld researc h offices 
  3097   The implem ented tool  will supp ort the ma jor busine ss functio ns of the:
  3098   Local rese arch offic e
  3099   Management  of the Re search and  Developme nt (R& D)  Committee  and its su bcommittee s (Institu tional Rev iew Board  [IRB]) 
  3100   Institutio nal Animal  Care and  Use Commit tee (IACUC )
  3101   Subcommitt ee on Rese arch Safet y (SRS), 
  3102   local rese arch offic e reportin g to ORD 
  3103   The tool w ill also p rovide a c ommon data base for t racking an d reportin g of admin istrative  research p rogram dat a througho ut the VA.
  3104   Table 23:  Performanc e
  3105   SLR Questi on
  3106   SLR Criter ia
  3107   How many U sers will  be on the  system hou rly?
  3108   101-1000 e stimated
  3109   How many t ransaction s will eac h average  User perfo rm each ho ur?
  3110   >10 estima ted
  3111   What are t he anticip ated peak  User times  during th e day?
  3112   Business d ay (highes t peak Use r times Mo n. through  Fri. duri ng adminis trative ho urs)
  3113   What is th e anticipa ted peak t ransaction  load (whe n do you t hink that  there will  be the mo st transac tions bein g performe d on the s ystem) dur ing the da y?
  3114   Business d ay (highes t peak Use r times Mo n through  Fri during  administr ative hour s)
  3115   How many n ew Users w ill be add ed in one  year?
  3116   101-1000 e stimated
  3117   How many m ore (if an y) transac tions will  be added  in one yea r?
  3118   >10 estima ted
  3119   What kind  of informa tion will  be stored?  (Specify  average of  each kind  per month )
  3120   Small docu ments (exa mple PDF o r Word fil e)
  3121   Forms & Do cuments th at are for matted (ex ample form s or docum ents with  images)
  3122   What kind  of search  capacity i s required ?
  3123   Medium (11 -1000 per  hour)
  3124   estimated
  3125   What type  of system( s) is/are  required?
  3126   Web-based  and manage d from cen tral servi ce and dat abase
  3127   Intranet ( All VA)
  3128   Is there a  need for  heavy appl ication re porting? I f yes, whe n?
  3129   End of day , End of m onth, End  of quarter
  3130   Reliabilit y
  3131   The system  must be r eliable an d enable U ser trust.  The follo wing summa rizes requ irements f or the RAM S new func tionality  reliabilit y specific ations by  providing:  
  3132   Stable and  reliable  performanc e
  3133   Availabili ty – the s ystem shal l be avail able 8 a.m . to 8 p.m ., EST, Mo n. through  Fri.
  3134   Accurate d ata - The  system sha ll return  entries ex actly as t hey were p assed, wit h no modif ication
  3135   Defect rep air – It i s expected  that all  defects re lated to t he impleme ntation ge t resolved  during in itial deve lopment an d subseque nt UAT tes ting
  3136   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems,  and inten ded to be  available  in the app lication
  3137   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta
  3138   When the s ystem goes  live in P roduction,  the devel opment tea m will add ress defec ts of a cr itical nat ure that a re deemed  “show stop pers.” Enh ancement r equests ma de after ‘ go-live’ w ill be log ged for co nsideratio n in a fut ure, coord inated rel ease.
  3139  
  3140   Table 24:  Reliabilit y
  3141   SLR Questi on
  3142   SLR Criter ia
  3143   Descriptio n
  3144   How much t ime should  the syste m be avail able (and  how much d own time i s acceptab le due to  incident [ unexpected ] outage)?
  3145   99.9% (8.7 6 hours do wn time)
  3146   Intentiona lly left b lank.
  3147   When shoul d the syst em be avai lable (wha t will be  the core o perating h ours of th e system)?
  3148   8 a.m. to  8 p.m., ES T, Mon. th rough
  3149   Fri.
  3150   The system  shall req uire no mo re than 24  hours of  maintenanc e per mont h. Servici ng and mai ntenance i s expected  to occur  during nig hts and we ekends.
  3151   How soon s hould the  system ful ly recover  from an o utage? (In cludes Mea n Time to  Restore [M TRS])
  3152   Disaster R ecovery wi thin 72 ho urs
  3153   Intentiona lly left b lank.
  3154   How much d ata will b e restored  when outa ge is reco vered?
  3155   100% (cont inuous bac k-up)
  3156   Intentiona lly left b lank.
  3157   What time  period sho uld be con sidered fo r maintena nce period s?
  3158   After hour s (these w ould be of f peak hou rs approve d by the O ffice of R esearch an d Developm ent)
  3159   Intentiona lly left b lank.
  3160   In what st andard tim e zone wil l the syst em operate ?
  3161   All time z ones
  3162   Intentiona lly left b lank.
  3163  
  3164   Security
  3165   The RAMS s ystem shal l remain b ehind the  VA firewal l and subj ect to VA  security i nitiatives  and proto cols. RAMS  will exch ange PII o r other da ta that wo uld be dee med sensit ive; there fore, ther e is a nee d for encr yption of  the data t hat is exc hanged bet ween RAMS  and extern al data ba ses. RAMS  Sign-on sh all be in  compliance  with VA s ecurity an d privacy  standards.  
  3166   Supportabi lity
  3167   The follow ing table  lists the  priority l evels of t he systems  that will  interface  with the  VA systems .
  3168   Table 25:  System Sup portabilit y
  3169   BN 7
  3170   System wil l interfac e with VA  systems
  3171  
  3172   Priority L evel
  3173   7.2
  3174   RAMS inter facing wit h CITI
  3175   Medium pri ority
  3176   7.3
  3177   RAMS incor porating t he functio nality of  WinRMS
  3178   Medium pri ority
  3179   7.4
  3180   RAMS incor porating t he functio nality of  eJIT
  3181   Medium pri ority
  3182   7.5
  3183   RAMS inter facing wit h TMS
  3184   Medium pri ority
  3185   7.6
  3186   RAMS incor porating t he functio nality of  RAFT
  3187   Medium pri ority
  3188   Provide al erts (that  extend be yond syste m messages  to extern al systems , like mob ile device s) for mal functions,  while pre venting fa lse alarms  for local , regional , and nati onal evalu ations in  real time.
  3189   Provide re ports on p erformance  metrics,  as specifi ed in the  RAMS Effec tiveness a nd Value /  Benefits  Framework,  on a bi-w eekly basi s.
  3190   Provide na tional, re gional, an d local re ports on p erformance  metrics,  as specifi ed in the  RAMS Effec tiveness a nd Value /  Benefits  Framework.
  3191   Provide pe rformance  metrics (f rom reques t for info rmation to  receipt o f informat ion on the  screen) m onitored b y the syst em and sys tem admini strators s o they kno w what the  User expe rience is  like witho ut Users h aving to c all them a nd tell th em the sys tem is run ning very  slow.
  3192   Provide th e ability  for VHA an d IT staff  to create  standard  and ad-hoc  reports o f usage, b andwidth,  response t ime, login  time, and  other var iables wit h a verifi cation pro cess for m easuring t he capabil ities of t he system.
  3193   Provide en d-User tra ining on h ow to gene rate the v arious sys tem perfor mance repo rts (e.g.,  in standa rd file fo rmats, suc h as Comma  Separated  Values [C SV], Porta ble Docume nt Format  [PDF], or  Excel) dep ending on  the User's  needs.
  3194   Provide th e ability  to view sy stem stati stics (e.g ., informa tion on th e specific  network e nvironment ) and iden tify areas  that are  having iss ues, or ar e beyond c apacity, i n near-rea l-time (to  be quanti fied at a  later time ).
  3195   Technical  Help Desk  support fo r the appl ication vi a instant  message, o n-line, ph one, and r emote desk top access  support,  shall be p rovided fo r Users to  obtain as sistance 2 4/7.
  3196   The IT sol ution shal l be desig ned to com ply with t he applica ble approv ed Enterpr ise SLAs.
  3197   Data prote ction meas ures, such  as back-u p interval s and redu ndancy, sh all be con sistent wi th systems  categoriz ed as miss ion critic al (1hr re storation,  2hrs back up recover y). Impact  of system  failure m ust be mon itored on  a near-rea l-time bas is.
  3198   Provide th e ability  to set thr esholds an d notifica tion type  (e.g., ema il or text  alerts) w hen alerti ng the Use r about re sponse tim e degradat ion and un scheduled  outages.
  3199   Disaster R ecovery Pl ans (DRP)  and Contin uity of Op erations P lan (COOP)  will be u pdated and  tested se mi-annuall y to addre ss the RAM S applicat ion (see N ational Se curity and  Homeland  Security P residentia l Directiv e: Nationa l Continui ty Policy.  NSPD-51/H SPD-20, Ma y 9, 2007)  
  3200   Usability
  3201   User Exper ience enco mpasses di rect and i ndirect in teractions  between t he User an d the syst em. Improv ing usabil ity over t he prior v ersion is  a key requ irement fo r this app lication.  The Intern ational Or ganization  for Stand ardization  (ISO) def ines usabi lity as “t he extent  to which a  product c an be used  by specif ied users  to achieve  specified  goals wit h effectiv eness, eff iciency, a nd satisfa ction in a  specified  context o f use” (19 98).
  3202   For an opt imal User  experience , the syst em must me et the req uirements  outlined i n this sec tion, whic h involve  attributes  of the ap plication  and the pr ocess requ ired to ac hieve them .
  3203   In order t o improve  usability  of VA-deve loped or p urchased a pplication s, the fol lowing act ions are r equired:
  3204   In accorda nce with t he Office  of the Nat ional Coor dinator fo r Health I nformation  Technolog y’s Meanin gful Use S tage 2 fin al ruling,  employ an  industry- recognized  User-Cent ered Desig n (UCD) pr ocess. The  methods f or UCD are  well defi ned in doc uments and  requireme nts, such  as ISO 924 1–11, ISO  13407, ISO  16982, Na tional Ins titute of  Standards  and Techno logy Inter agency Rep ort 7741,  ISO/Intern ational El ectrochemi cal Commis sion 62366 , and ISO  9241-210.  Developers  will choo se their U CD approac h; one or  more speci fic UCD pr ocesses wi ll not be  prescribed .
  3205   Adhere to  an industr y-recogniz ed User In terface (U I) Best Pr actices Gu ideline or  Style Gui de. For ex ample, fir st follow  UI guideli nes for th e developm ent platfo rm. In ins tances whe re platfor m guidelin es are not  available , adhere t o the VA B est Practi ces Guidel ines/Style  Guide.
  3206   Inform req uirements  and design s with det ailed huma n factors  work produ cts that h ave been/w ill be com pleted for  the speci fic projec t. Example s of speci fic human  factors ac tivities m ight inclu de heurist ic evaluat ions, site  visits, i nterviews,  applicati on-specifi c design g uides, and  usability  testing o n existing  systems o r prototyp es.
  3207   A sound UC D and deve lopment pr ocess base d on human  factors s hould incl ude the fo llowing ac tivities:
  3208   Understand ing of the  Users, th e Users’ t asks, and  the Users’  environme nts
  3209   Review of  similar or  competiti ve systems  to inform  requireme nts and de sign
  3210   Heuristic  evaluation  of prior  versions,  prototypes , or basel ine applic ations, if  applicabl e
  3211   Iterative  design and  formative  usability  testing ( formative  usability  testing is  used to d iscover us ability pr oblems dur ing the de sign and d evelopment  process)
  3212   User risk  analysis
  3213   Summative  validation  usability  testing ( summative  usability  testing is  used to q uantify an d validate  usability  of a prod uct with m easures of  effective ness, effi ciency, Us er percept ions, etc. )
  3214   To demonst rate high  usability,  the appli cation sho uld be:
  3215   Intuitive  and easy t o learn, w ith minima l training ;
  3216   Effective  by allowin g Users to  successfu lly comple te tasks;
  3217   Efficient  by allowin g Users to  complete  their work  in a mann er consist ent with c linical pr actice and  workflow;
  3218   Perceived  to have hi gh usabili ty, as dem onstrated  by appropr iate surve y measures ; and
  3219   Designed t o aid User s in meeti ng task go als withou t being an  additiona l burden.
  3220   The system  must be r eliable an d enable U ser trust  by providi ng:
  3221   Stable and  reliable  performanc e;
  3222   Accurate d ata;
  3223   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems  and intend ed to be a vailable i n the appl ication; a nd
  3224   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta.
  3225   The applic ation shou ld include  a modern  Graphical  User Inter face that  allows the  User to v iew data f rom multip le sources  and inclu des:
  3226   Integrated  display o f structur ed and uns tructured  data;
  3227   Rich data  visualizat ion and gr aphical di splay of d ata;
  3228   Ability to  switch be tween tabu lar and gr aphical da ta views;
  3229   Ability to  interact  with displ ayed data  to obtain  additional  details r elated to  the data a nd source  of the dat a; and
  3230   User custo mizable co mponents a nd setting s.
  3231   The applic ation must  provide f or advance d and up-t o-date sea rching, to  include:
  3232   Fast searc h function ality with  auto-comp lete and r eal-time d isplay of  matched re sults duri ng typing;  and
  3233   Search his tory.
  3234   The applic ation must  provide f or advance d filterin g capabili ties, to i nclude:
  3235   Filtering  of data ta bles, list s, and gri ds; and
  3236   Filtering  of search  results.
  3237   The applic ation desi gn should  be modifie d to:
  3238   Address th e specific  findings  from a hum an factor  heuristic  evaluation  conducted  on the pr ior versio n of the a pplication ;
  3239   Address th e specific  findings  reported f rom field  use of the  prior ver sion; and
  3240   Address th e specific  findings  reported f rom usabil ity testin g of the p rior versi on or rele vant proto types.
  3241  
  3242   Documentat ion 
  3243   The follow ing refere nces BN4 o n the docu mentation  criteria o f the RAMS  training  curriculum :
  3244   Manage dat a about pe rsonnel en gaged in r esearch at  VAMC faci lities
  3245   Automate t he trackin g of train ing, scope  of practi ce, and al l necessar y certific ations for  PIs and o ther emplo yees
  3246   Notify PI  or PI Desi gnee and e mployee wh en trainin g is requi red includ ing annual /biannual  re-trainin g
  3247  
  3248   Appendix B : Acronyms
  3249   The follow ing is a l ist of acr onym defin itions:
  3250   Table 26:  Acronyms
  3251   Term
  3252   Definition
  3253   ACORP
  3254   Animal Com ponent of  Research P rotocol
  3255   ACOS
  3256   Associate  Chief of S taff 
  3257   AFM
  3258   Animal Fac ility Mana ger
  3259   AO
  3260   Administra tive Offic er
  3261   BN
  3262   Business N eed
  3263   BRD
  3264   Business R equirement s Document
  3265   CITI
  3266   Collaborat ive Instit utional Tr aining Tal ent Manage ment Syste m (TMS)
  3267   COI
  3268   Conflict o f Interest
  3269   CR
  3270   Continuing  Review
  3271   CSP
  3272   Cooperativ e Studies  Program
  3273   FY
  3274   Fiscal Yea r
  3275   IACUC
  3276   Institutio nal Animal  Care and  Use Commit tee
  3277   IPA
  3278   In-Person  Authentica tion (IPA)
  3279   IRB
  3280   Institutio nal Review  Board
  3281   LASIF
  3282   Large Scal e Seismic  Inversion  Framework
  3283   LSA
  3284   Local Syst em Adminis trator
  3285   LSI
  3286   Local Site  Investiga tor
  3287   MOU
  3288   Memorandum  of Unders tanding
  3289   MS
  3290   Microsoft
  3291   NDO
  3292   Normalized  Data Obje ct
  3293   NSR
  3294   New Servic e Request
  3295   ORO
  3296   Office of  Research O versight
  3297   PI
  3298   Principal  Investigat or
  3299   R&D
  3300   Research a nd Develop ment
  3301   RAMS
  3302   Research A dministrat ive Manage ment Syste m
  3303   RCO
  3304   Research C ompliance  Officer
  3305   RDIS
  3306   Research a nd Develop ment Infor mation Sys tem
  3307   RDM
  3308   Requiremen ts Develop ment and M anagement
  3309   RED
  3310   Requiremen ts Elabora tion Docum ent
  3311   RPSS
  3312   Research P rotocol Sa fety Surve y
  3313   RSD
  3314   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  3315   SAE
  3316   Serious Ad verse Even t
  3317   SDD
  3318   Software D esign Docu ment
  3319   SOP
  3320   Standard O perating P rocedure
  3321   SRS
  3322   Subcommitt ee on Rese arch Safet y
  3323   SSA
  3324   System Sit e Administ rator
  3325   TMS
  3326   Talent Man agement Sy stem
  3327   UAP
  3328   Unanticipa ted Proble m Report
  3329   VA
  3330   Department  of Vetera ns Affairs
  3331   VAMC
  3332   Department  of Vetera ns Affairs  Medical C enter
  3333   VMU
  3334   Veterinary  Medical U nit
  3335   WOC
  3336   Without Co mpensation
  3337   XML
  3338   Extensible  Markup La nguage
  3339   In additio n to the a bove refer enced acro nym table,  please re fer to the  RAMS Libr ary for ad ditional V A acronym  informatio n.
  3340  
  3341  
  3342   Template R evision Hi story
  3343   Date
  3344   Version
  3345   Descriptio n
  3346   Author
  3347   September  2015
  3348   1.7
  3349   Updated He adings and  spacing t o conform  with lates t OIT Docu mentation  Standards  guidelines
  3350   Process Ma nagement
  3351   June 2015
  3352   1.6
  3353   Updated to  conform w ith latest  Section 5 08 guideli nes and re mediated w ith Common  Look Offi ce tool
  3354   Process Ma nagement
  3355   May 2015
  3356   1.5
  3357   Revised by  the PMAS  Process Im provement  Lockdown T eam
  3358   PMAS Proce ss Improve ment Lockd own Team
  3359   December 2 014
  3360   1.4
  3361   Updated to  conform w ith latest  Section 5 08 guideli nes and re mediated w ith Common  Look Offi ce tool
  3362   Process Ma nagement
  3363   May 2014
  3364   1.3
  3365   Reordered  cover page  to enhanc e search c apabilitie s
  3366   Process Ma nagement
  3367   May 2013
  3368   1.2
  3369   Add Append ix for acr onyms and  glossary
  3370   Process Ma nagement
  3371   March 2013
  3372   1.1
  3373   Formatted  to current  ProPath d ocumentati on standar ds and edi ted to con form with  latest Alt ernative T ext (Secti on 508) gu idelines
  3374   Process Ma nagement
  3375   January 20 13
  3376   1.0
  3377   Initial Ve rsion
  3378   PMAS Busin ess Office