2. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 10/18/2017 8:22:14 AM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

2.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 RAMS.zip\RAMS\Docs RAMS_Integration_Requirements_Specification_Document_Revised_1.5.doc Wed Oct 18 12:53:06 2017 UTC
2 RAMS.zip\RAMS\Docs RAMS_Integration_Requirements_Specification_Document_Revised_1.5.doc Wed Oct 18 13:01:42 2017 UTC

2.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 3 2702
Changed 2 4
Inserted 0 0
Removed 0 0

2.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

2.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

2.5 Comparison detail

  1   Requiremen ts Specifi cation Doc ument Temp lateResear ch Adminis trative Ma nagement S ystem (RAM S) Integra tion
  2   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  3  
  4   January 20 17
  5   Version 1. 5
  6   Department  of Vetera ns Affairs
  7   Revision H istory
  8   Note: The  revision h istory cyc le begins  once chang es or enha ncements a re request ed after t he Require ments Spec ification  Document h as been ba selined.
  9   DateVersio nDescripti onAuthor1/ 3/20161.5R eview for  2001 submi ssion10/03 /20161.4Fi nal Versio n of RSD f or RAMS In tegrationB ylight08/1 5/161.32.6  Functiona l Requirem ents: Adde d R&D, Saf ety, and I ACUC 
  10   2.4 Disast er Recover y Specific ation
  11   2.3.
  12   Design Con straints S pecificati on - Depen dencies an d Constrai nts- Addit ional Iden tified Des ign Constr aints:
  13   2.3.
  14   Design Con straints S pecificati on - Depen dencies an d Constrai nts- Const raints - N ot a requi rement for  RAMS Inte gration
  15   2.2.
  16   Business R ules Speci fication:  Added corr esponding  requiremen t to each  Business R uleAnnie M . Lee7-01- 20161.2Sco pe clarifi cation as  per PWSByL ight6-15-2 0161.1Scop e revised  to PWSByLi ght2-05-20 161.0Updat ed Final V ersion Sen t for Appr ovalEngili ty1-18-201 60.2Final  Version Se nt for App roval – Re turned for  UpdatesEn gility12-2 3-20150.1I nitial Ver sionEngili tyArtifact  Rationale
  17   The Requir ements Spe cification  Document  (RSD) reco rds the re sults of t he specifi cation gat hering pro cesses car ried out d uring the  Requiremen ts phase.  The RSD is  generally  written b y the func tional ana lyst(s) an d should p rovide the  bulk of t he informa tion used  to create  the test p lan and te st scripts . It shoul d be updat ed for eac h incremen t.
  18   The level  of detail  contained  in this RS D should b e consiste nt with th e size and  scope of  the projec t. It is n ot necessa ry to fill  out any s ections of  this docu ment that  do not app ly to the  project. T he resourc es necessa ry to crea te and mai ntain this  document  during the  life cycl e of a lar ge project  should be  acknowled ged and cl early refl ected in p roject sch edules. Do  not dupli cate data  that is al ready defi ned in ano ther docum ent or a s ection in  this docum ent; note  in the sec tion where  the infor mation can  be found.
  19   Instructio ns
  20   ActivityNe w Capabili ty (1)Feat ure Enhanc ement (2)F ield Deplo yment (A)N oNoCloud/W eb Deploym ent (B)Yes YesMobile  Applicatio n (C)NoNoT able of Co ntents
  21   1.
  22   Introducti on
  23   1
  24   1.1.
  25   Purpose
  26   5
  27   1.2.
  28   Scope
  29   5
  30   1.3.
  31   References
  32   6
  33   2.
  34   Overall De scription
  35   7
  36   2.1.
  37   Accessibil ity Specif ications
  38   7
  39   2.2.
  40   Business R ules Speci fication
  41   7
  42   2.3.
  43   Design Con straints S pecificati on
  44   9
  45   2.4.
  46   Disaster R ecovery Sp ecificatio n
  47   11
  48   2.5.
  49   Documentat ion Specif ications
  50   11
  51   2.6.
  52   Functional  Specifica tions
  53   12
  54   2.7.
  55   Graphical  User Inter face (GUI)  Specifica tions
  56   49
  57   2.8.
  58   Multi-Divi sional Spe cification s
  59   49
  60   2.9.
  61   Performanc e Specific ations
  62   49
  63   2.10.
  64   Quality At tributes S pecificati on
  65   51
  66   2.11.
  67   Reliabilit y Specific ations
  68   51
  69   2.12.
  70   Scope Inte gration
  71   53
  72   2.13.
  73   Security S pecificati ons
  74   53
  75   2.14.
  76   System Fea tures
  77   77
  78   2.15.
  79   Usability  Specificat ions
  80   77
  81   3.
  82   Purchased  Components
  83   83
  84   4.
  85   Estimation
  86   83
  87   5.
  88   Approval S ignatures
  89   85
  90   Appendix A : Non-Func tional Req uirements
  91   86
  92   Appendix B : Acronyms
  93   101
  94   Introducti on
  95   The Vetera ns Health  Administra tion (VHA)  Office of  Research  and Develo pment (ORD ) is respo nsible for  the manag ement and  administra tion of th e Departme nt of Vete rans Affai rs (VA) in tramural r esearch pr ogram. The  ORD aims  to improve  the effic iency and  performanc e of the V A research  program b y implemen ting an en terprise-w ide Resear ch Adminis trative Ma nagement S ystem (RAM S) accessi ble to act ive field  research o ffices and  the ORD C entral Off ice. 
  96   The curren t implemen tation of  RAMS suppo rts the ma jor busine ss functio ns of the  Institutio nal Review  Board (IR B) and pro vides a co mmon datab ase for ad ministrati ve researc h program  data. This  document  specifies  the requir ements for  new funct ionality a nd integra tion of RA MS to allo w manageme nt of rese arch proje cts and st udies by t he Researc h and Deve lopment Co mmittee (R &D), the I nstitution al Review  Board (IRB ), Institu tional Ani mal Care a nd Use Com mittee (IA CUC), Subc ommittee o n Research  Safety (S RS), and l ocal resea rch office s reportin g to ORD. 
  97   This docum ent provid es a narra tive descr iption of  these thre e committe es: the Re search and  Developme nt Committ ee (R&D),  the Instit utional An imal Care  and Use Co mmittee (I ACUC), and  the Subco mmittee on  Research  Safety (SR S).
  98   The Resear ch and Dev elopment ( R&D) Commi ttee
  99   The Resear ch and Dev elopment ( R&D) Commi ttee is re sponsible  for ensuri ng the eff ective ope ration of  the resear ch program  through o versight o f the R&D  Committee’ s subcommi ttees, and  making ap propriate  recommenda tions, inc luding spa ce and res ource need s, to the  medical ce nter Direc tor based  on the Com mittee’s o versight a nd evaluat ion of the  research  program. T he R&D Com mittee ass ists the m edical cen ter Direct or in fulf illing res ponsibilit ies for th e facility ’s researc h program,  and addit ional func tions may  also inclu de review  and approv al of indi vidual res earch proj ects.
  100   Every VA f acility co nducting r esearch mu st have, o r establis h, an R&D  Committee  of record.  A VA faci lity may a lso secure  the servi ces of an  R&D Commit tee from a nother VA  facility,  from the V eterans In tegrated S ervice Net work (VISN ), a regio nal VA R&D  Committee  that serv es multipl e VA facil ities, or  other VA e ntity thro ugh the us e of a wri tten agree ment that  describes  the roles  and respon sibilities  of all pa rties. Ren ewal of th e agreemen t must occ ur 60 days  prior to  the review  of propos als by R&D  subcommit tee or it  is to be a utomatical ly termina ted. If te rminated,  that commi ttee may n o longer s erve as th e R&D Comm ittee of r ecord for  the facili ty.
  101   The R&D Co mmittee is  responsib le, throug h the Chie f of Staff  (COS), to  the medic al center  Director f or: 
  102   Advising a nd assisti ng the med ical cente r Director  to provid e oversigh t, plannin g, and exe cution of  the local  research P rogram; an d
  103   Assisting  the medica l center D irector to  maintain  high stand ards throu ghout the  R&D Progra m. Those s tandards i nclude ens uring the:
  104   Scientific  and ethic al quality  of VA res earch proj ects; 
  105   Protection  of human  subjects i n research
  106   Safety of  personnel  engaged in  research;  
  107   Welfare of  laborator y animals;  
  108   Security o f VA data;  and 
  109   Security o f VHA rese arch labor atories.
  110   The R&D Co mmittee is  assisted  by the Ass ociate Chi ef of Staf f (ACOS) f or R&D and  the Admin istrative  Officer (A O) for R&D  in carryi ng out its  duties. N OTE: In sm all resear ch program s, a Resea rch Coordi nator may  be appoint ed in lieu  of an ACO S for R&D.  For purpo ses of thi s Handbook , “ACOS fo r R&D” inc ludes the  Research C oordinator . (June 16 , 2009 VHA  HANDBOOK  1200.01 3)
  111   Research i n which th e facility  is to be  engaged ma y not be u ndertaken  without re view and w ritten app roval of a ll appropr iate subco mmittees o f the R&D  Committee.  The inves tigator mu st not ini tiate a re search pro ject until  after bei ng notifie d in writi ng by the  ACOS for R &D that th e project  has been a pproved by  all relev ant commit tees, subc ommittees,  or other  entities.  The Instit utional Re view Board  (IRB), Su bcommittee  on Resear ch Safety  (SRS), Ani mal Care a nd Use Com mittee (IA CUC), and  other such  entities  must notif y the R&D  Committee  of project  approvals  via a wri tten commu nication s igned by a  voting co mmittee me mber for t he committ ee. The R& D Committe e must not ify the As sociate Ch ief of Sta ff (ACOS)  for R&D of  project a pprovals v ia a writt en communi cation sig ned by a v oting R&D  Committee  member for  the commi ttee. Noti fications  need not b e in the f orm of min utes, nor  is a separ ate docume nt needed  for each a pproved pr oject. A s ingle memo randum tha t lists by  title, pr oject numb er, or sim ilar uniqu e identifi er all of  the protoc ols receiv ing final  approval a t a given  meeting is  sufficien t. Once R& D Committe e approval  has been  given, the  research  becomes VA -approved  research.
  112   The RAMS i ntegration  solution  shall enab le the R&D  Committee  to:
  113   1.
  114   Manage the  activitie s of the R &D Committ ee, which  includes t he followi ng:
  115   Adding use rs and set ting permi ssions
  116   Adding mem bers to co mmittees a nd trackin g appointm ent dates
  117   Allow the  R&D Commit tee to com plete requ ired repor ts and for ms online
  118   Allow the  R&D Commit tee to sch edule meet ings, noti fy members  and colle ct feedbac k from oth er subcomm ittees
  119   Allow the  R&D Commit tee to pub lish and s tore meeti ng minutes
  120   Ensure com pliance wi th federal  and VA re gulations
  121   2.
  122   Provide co mmunicatio ns portals  among the  R&D Commi ttee and s ubcommitte e
  123   3.
  124   Provide ea sily acces sible repo rting capa bility at  the local  headquarte rs levels
  125   4.
  126   Enable the  ORD Centr al Office  to create  reports co vering ent erprise wi de researc h activiti es.
  127   The Instit utional An imal Care  and Use Co mmittee (I ACUC)
  128   The IACUC  (Instituti onal Anima l Care and  Use Commi ttee) is t he local c ommittee c harged wit h ensuring  complianc e with ani mal resear ch regulat ions and g uidelines.  In the VA  system, t he IACUC i s organize d administ ratively a s a subcom mittee of  the Resear ch and Dev elopment C ommittee.
  129   The VA IAC UC must pe rform the  review and  oversight  functions  required  by the Pub lic Health  Service ( PHS) Polic y (see Sec . IV.B., I V.C., and  IV.F), the  Guide (se e Monitori ng the Car e and Use  of Animals ), the Ani mal Welfar e Act (AWA ) [see 7 U .S.C. 2143 (b)(1)], t he United  States Dep artment of  Agricultu re (USDA)  AWA (see 9  Code of F ederal Reg ulations ( CFR) 2.31) , VA polic y, and any  other Fed eral regul ations tha t impact I ACUC funct ion.
  130   The IACUC  is respons ible for t he followi ng:
  131   Semi-Annua l Program  and Facili ty Self-As sessment R eviews
  132   According  to the USD A Animal W elfare Act  Regulatio ns and Sta ndards (se e 9 CFR §2 .31(c)(1))  and PHS P olicy, the  designate d VA IACUC  must perf orm a self -assessmen t review o f the prog ram of ani mal care a nd researc h use, and  an inspec tion of th e animal f acilities  and husban dry practi ces at lea st every 6  months. T his self-a ssessment  review mus t be condu cted using  the stand ards estab lished in  the most c urrent Gui de (see “I nstitution al Animal  Care and U se Committ ees”), PHS  Policy (s ee Sec. IV .B), the A nimal Welf are Act [s ee 7 U.S.C . 2143(b)( 3) and (b) (4)], USDA  AWA [see  9 CFR §2.3 1(c)(2)],  and this V A policy.
  133   Research P roposal Re views
  134   The IACUC  must revie w and appr ove, requi re modific ations in  (to secure  approval) , or withh old approv al of all  research p roposals i nvolving s pecies and  activitie s included  within th e definiti on of an “ animal”. A ll researc h projects  involving  animals m ust be app roved by t he IACUC a nd then by  the R&D C ommittee p rior to co mmencement . The date  of contin uing revie w is based  on the da te of IACU C approval . The IACU C must rev iew propos ed researc h at conve ned meetin gs at whic h a quorum  (a majori ty of voti ng members ) is prese nt. In ord er for the  research  to be appr oved, it m ust receiv e the appr oval of a  majority o f those vo ting membe rs present  at the me eting.
  135   IACUC Semi -Annual Se lf-Assessm ent Review s
  136   Semi-annua l Self-Ass essment Re views must  be prepar ed by the  IACUC. No  later than  60 days a fter the s elf-assess ment revie w date, a  copy of th e approved  report si gned by a  majority o f IACUC me mbers and  the medica l facility  Director  must be fo rwarded to  the Chief  Veterinar y Medical  Officer (C VMO)’s off ice throug h the ACOS  for R&D a nd the med ical facil ity Direct or.
  137   Annual VA  Veterinary  Medical U nit (VMU)  Report
  138   An annual  VA VMU Rep ort for th e previous  fiscal ye ar must be  completed  using the  Web site  designed f or that pu rpose by J anuary 15.  In contra st to the  USDA Annua l Report o f Research  Facility,  all anima l species  used must  be include d in the A nnual VMU  Report. In structions  for prope rly comple ting this  report can  be obtain ed from th e CVMO.
  139   IACUC will  be incorp orated int o the RAMS  Integrati on project  which wil l allow fo r the mana gement of  IACUCs res earch proj ects and s tudies.
  140   The Subcom mittee on  Research S afety (SRS )
  141   The Subcom mittee on  Research S afety (SRS ) is respo nsible for  ensuring  the safety  of person nel engage d in VA re search con ducted by  the Office  of Resear ch and Dev elopment ( ORD). In t he VA syst em, the IA CUC is org anized adm inistrativ ely as a s ubcommitte e of the R esearch an d Developm ent Commit tee.
  142   The SRS ve rifies tha t safety s tandards a re being m et and res olves defi ciencies b y working  with the f ollowing r oles:
  143   Facility D irectors
  144   ACOS
  145   R&D Commit tee
  146   Principle  Investigat or (PI) or  PI Design ee
  147   The SRS is  responsib le for the  following :
  148   Reviewing  all resear ch activit ies involv ing biolog ical, chem ical, phys ical, and  radiation  hazards fo r complian ce with al l applicab le regulat ions, poli cies, and  guidelines  prior to  submission  for R&D f unding. Th is include s a review  of all re search app lications  for fundin g that wil l be condu cted at th e VA facil ity or by  VA personn el with VA  funding l ocated off -site.
  149   Providing  written no tification  of the re sults of S RS review  to the R&D  Committee , the Rese arch Offic e, and the  PI.
  150   Reviewing  annually a ll active  research p rotocols i nvolving b iological,  chemical,  physical,  and radia tion hazar ds, regard less of fu nding stat us or sour ce. The da te of cont inuing rev iew will b e  based o n the date  of SRS ap proval. Re search pro tocol chan ges not in cluded in  the origin al applica tion must  be documen ted on an  amended Re search Pro tocol Safe ty Survey  (RPSS) (se e Appendix  F) and mu st be subm itted to a nd reviewe d by SRS p rior to th e implemen tation of  the change s.
  151   Ensuring t hat a comp lete list  of all pro ducts cont aining che micals des ignated or  identifie d by the O ccupationa l Safety &  Health Ad ministrati on (OSHA)  or the Env ironmental  Protectio n Agency ( EPA) as “h azardous”  (see subpa r. 6c (8),  subpar. 6 e (2), or  applicable  State req uirements)  has been  submitted  to the Saf ety Office r for revi ew and app roval prio r to the s ubmission  of a proto col for lo cal review .
  152   Coordinati ng all saf ety-relate d activiti es in rese arch labor atories in cluding ma ndatory an d non-mand atory trai ning, safe ty inspect ions, acci dent repor ting, and  liaison ac tivities w ith all fa cility saf ety commit tees and o fficials t o include:
  153   Coordinati ng follow- up evaluat ions to en sure that  deficienci es cited d uring insp ections ar e permanen tly and ef fectively  abated, an d
  154   Reporting  follow-up  results to  the R&D C ommittee.
  155   Reporting  operationa l problems  or violat ions of di rectives t o the Rese arch Offic e within 3 0 days of  occurrence  or detect ion, unles s SRS dete rmines tha t a report  has been  previously  filed by  the PI.
  156   Identifyin g the need  for healt h surveill ance of pe rsonnel in volved in  individual  research  projects;  and if app ropriate,  advising t he R&D Com mittee and  Employee  Health Pra ctitioner  on the nee d for such  surveilla nce.
  157   Maintainin g adequate  documenta tion of al l the SRS  or equival ent subcom mittee act ivities.
  158   Forwarding  minutes o f SRS to t he Researc h Office.
  159   Ensuring t hat all la boratory p ersonnel r eceive ann ual resear ch specifi c safety t raining.
  160   Holding SR S meetings  at least  quarterly.
  161   Ensuring c oordinatio n with oth er regulat ory progra ms, person nel, or co mmittees s uch as the  Radiation  Safety Of ficer or R adiation S afety Comm ittee.
  162   Ensuring t he collect ion of app ropriate p ersonnel s amples to  make emplo yee exposu re determi nations wh enever the  proposed  use of lab oratory ch emicals ma y potentia lly exceed  OSHA Perm issible Ex posure Lim its or Act ion Levels .
  163   Evaluating  annually  the effect iveness of  the labor atory’s Ch emical Hyg iene Plan  and making  necessary  revisions .
  164   Ensuring t he review  of investi gation rep orts of al l lost-tim e injuries  and all s ignificant  adverse e nvironment al events.
  165   Ensuring t he proper  reporting  of injury  and illnes s trends t o the R&D  Committee,  as approp riate.
  166   Requesting , when app ropriate,  the appoin tment of a n ad hoc c ommittee ( consisting  of member s with app ropriate e xpertise)  to investi gate and r eport on o ccupationa l injuries , illnesse s, and adv erse envir onmental e vents.
  167   Ensuring t he develop ment of a  policy for  the prese rvation of  employee  medical an d OSHA exp osure reco rds and en vironmenta l records  (i.e., haz ardous was te, air mo nitoring).
  168   Cooperatin g with app ropriate m edical cen ter person nel to rev iew the qu antity and  type of h azardous w aste gener ated by ea ch PI annu ally.
  169   Providing  technical  assistance , where ap propriate,  in recycl ing progra ms and red uction of  the quanti ty of wast e.
  170   RAMS Integ ration wil l provide  a collabor ative syst em for SRS  to work w ith other  areas of O RD to mana ge hazardo us materia ls, safety  risks, an d laborato ry safety  data. Addi tionally,  SRS will b e able to  manage RAM S access a nd securit y for SRS  users, as  well as au tomate man agement of  safety do cuments, i ncluding t he Researc h Protocol  Safety Su rvey (RPSS ).
  171   Purpose
  172   The purpos e of this  RSD is to  document t he require ments of t he RAMS In tegration  solution t hat will b e develope d by Infor mation Tec hnology (I T) resourc es acquire d through  a contract .
  173   These requ irements h ave been r efined thr ough a ser ies of ext ensive int erviews an d workshop s with VA  Users, bus iness spon sors, and  other stak eholders.  The initia l business  requireme nts have b een identi fied in th e approved  RAMS Inte gration Bu siness Req uirements  Document ( BRD).
  174   This docum ent is bas ed on the  Office of  Enterprise  Developme nt (OED) P roPath tem plate for  requiremen ts. This d ocument’s  organizati on and con tent refle ct VA guid elines wit h the Proj ect Manage ment Accou ntability  System (PM AS). The i ntended au dience for  this RSD  is the VA  Integrated  Project T eam (IPT),  with acce ss authori zed and co ntrolled b y the VA P roject Man ager.
  175   Scope
  176   The VA res earch prog ram curren tly uses a  variety o f informat ion system s and supp lemental d atabase ap plications  to suppor t research  activitie s at the C entral Off ice and lo cal field  levels. Th e existing  non-stand ard archit ecture has  led to in consistent  data mana gement pro cesses acr oss the na tional pro gram. This  has also  resulted i n delays w hen respon ding to Ce ntral Offi ce-initiat ed data ca lls.
  177   The scope  is to incl ude a sing le front-e nd, web-ba sed, data  management  and repor ting appli cation fra mework, an d centrali zed back-e nd databas e system.  The RAMS I ntegration  is intend ed to serv e as a mul tipurpose  tool for O RD Central  Office an d VA Medic al Center  (VAMC) fie ld researc h offices.  The requi rements ar e scoped t o provide  the capabi lity to cr eate and t rack admin istrative  data for e ach projec t assigned  to the lo cal resear ch office;  manage re search ove rsight com mittees an d subcommi ttees; tra ck researc h personne l assignme nts, train ing requir ements, an d certific ations; ma nage labor atory data , includin g space al locations  and equipm ent; and s upport req uired repo rting to O RD. 
  178   This syste m will ser ve as a co mmunicatio n portal t hat is acc essible to  ORD and t he researc h offices.  It will r equire suf ficient se rver space  to exchan ge numerou s tools an d resource s, many of  which are  graphic-h eavy and r equire lar ge amounts  of storag e capacity .
  179   The RAMS I ntegration  will serv e as a mul tipurpose  tool for t he Veteran s Affairs  Central Of fice ( DNS  ) ORD and  VAMC field  research  offices. W ith the RA MS Integra tion, thes e offices  will be ab le to: 
  180   create and  track adm inistrativ e data for  individua l projects  that are  active or  pending at  local res earch site s; 
  181   manage res earch over sight comm ittees and  sub-commi ttees;
  182   track rese arch perso nnel assig nments, tr aining req uirements,  and certi fications;
  183   manage lab oratory sp ace and eq uipment in ventory, i ncluding s pace alloc ations and  equipment ; and
  184   support re quired rep orting to  ORD.
  185   References
  186   The follow ing docume nts were r eferenced  in the dev elopment o f this Req uirements  Specificat ion Docume nt (RSD):
  187   RAMS Integ ration BRD  5-1-15
  188   RAMS Elabo rated Requ irements D ocument 05 OCT15
  189   1200 VHA R esearch Pr ogram
  190   VHA Handbo ok 1200.01  Research  and Develo pment Comm ittee
  191   VHA Handbo ok 1200.05  Human Sub jects
  192   VHA Handbo ok 1200.07  Animal Re search
  193   VHA Handbo ok 1200.08  Safety
  194   Additional  reference s:
  195   ProPath We bsite
  196   Project Ma nagement A ccountabil ity System  (PMAS) Pr ogram Mana gement Doc ument Repo sitory
  197   Section 50 8 Requirem ents
  198   Technical  Reference  Model (TRM )
  199   Department  of Vetera ns Affairs  Handbook  6500
  200   VA Directi ve 6500 –  Informatio n Security  Program
  201   Office of  Informatio n and Tech nology (OI &T) Techni cal Servic es Project  Repositor y (TSPR) W ebsite
  202   NARA – Nat ional Arch ives Recor ds Associa tion Polic y
  203   RCS – Reco rds Contro l Schedule
  204   Overall De scription
  205   The RAMS I ntegration  is intend ed to impr ove on the  current v ersion of  RAMS. The  functional ity specif ications,  among othe r requirem ents, will  address t he increas ed capabil ity to cre ate and tr ack admini strative d ata for ea ch project  assigned  to the loc al researc h office,  and manage  oversight  committee s and subc ommittees.  The RAMS  Integratio n will exp and the ca pability t o cover ma nagement o f other ty pes of res earch, suc h as anima l studies  that are o verseen by  the Insti tutional A nimal Care  and Use C ommittee ( IACUC).
  206   The non-fu nctional r equirement s are addr essed in A ppendix A.
  207   Accessibil ity Specif ications
  208   The RAMS I ntegration  will be c ompliant w ith all Se ction 508  IT accessi bility sta ndards gov erned unde r 29 U.S.C  794d, as  well as an y more spe cific VA p olicies th at may app ly. Accord ing to VA  Handbook 6 102, acces sibility i s ensuring  that cont ent can be  navigated  and read  by every U ser, regar dless of l ocation, e xperience,  or the ty pe of comp uter techn ology used . VA Web m anagers mu st therefo re ensure  that all W eb pages,  documents,  and files  posted to  the Web a nd/or to a  collabora tion tool  must be ac cessible.  This inclu des .pdf,  .xls, and  .doc file  types. Ref er to the  VA’s Secti on 508 Bac kground an d Standard s page for  more deta ils. 
  209   Table 1: A ccessibili ty Specifi cations
  210   Req. IDReq uirementIn crement
  211   (1, 2, Fut ure)ACC-00 1The RAMS  Integratio n shall co mply with  Section 50 8 requirem ents. 1,2
  212   (VA Direct ive)ACC-00 2The RAMS  Integratio n system s hall compl y with Acc essibility  Guideline s 1,2 
  213   (VA Direct ive)Busine ss Rules S pecificati on
  214   In additio n to the E pics and U ser Storie s document ed in Sect ion 2.6 of  this docu ment, the  following  business r ules apply  to RAMS:
  215   The Princi pal Invest igator (PI ) or PI De signee can  submit a  study appl ication fo r review a nd complet e edits ba sed on fee dback. 
  216   Unauthoriz ed Users a re not per mitted to  access or  edit study  data. (pe rtains to  2.2.2 Add  users and  set permis sions – IA CUC, R&D,  Safety, RC O)
  217   Entering a  term in t he search  box produc es a list  of studies  that have  that term  included  in the abs tract.  (p ertains to  2.3 Provi de capabil ity to pri nt complet e applicat ion (all s ections in  one docum ent)
  218   When assig ning perso nnel to a  project, t he system  provides a n alert if  a person' s training  has lapse d. (pertai ns to 2.4. 2 Manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to IA CUC resear ch project s)
  219   The system  calculate s which fo rms are re quired and  provides  links to c omplete th e form onl ine. (pert ains 2.5 S upport aut o fill rep orts and f orms requi red by R&D  and subco mmittees.)
  220   When viewi ng a study  online, a n "attach  document"  button is  available  to upload  and tag do cuments. ( pertains 2 .6 Attach  review com mittee for ms, includ ing data s ecurity, C OI, safety , radiatio n, and IRB  or IACUC  forms to p roject. Ta g uploaded  forms by  type, date  and autho r.)
  221   The system  accepts a  waiver re quest and  notifies I nvestment  Review Boa rd (IRB) C oordinator . The syst em tracks  the status  of the re quest. (fo r IRB only ). (pertai ns to 2.7  Submit and  track eli gibility a nd off-sit e waivers. )
  222   The Admini strative O fficer (AO ) can sele ct Project  Expenditu re Report  to review  expenses p er project . (pertain s to 2.8 T rack fisca l year exp enditures  by project . All fiel ds capture d in curre nt RDIS Pa rt II shou ld be capt ured.)
  223   The AO can  select Fu nding Stat us Report  and view f unding sta tus for ea ch project  by sponso r.  (perta ins to 2.9  Track spo nsorship a nd funding  status fo r projects .)
  224   The PI or  the PI Des ignee is n otified 90  days befo re the Ann ual Report  is due an d can comp lete the r eport usin g online f orms. (per tains to 2 .10.2 Subm it Annual  and Final  (or as nee ded) Proje ct Report  – IACUC)
  225   An option  to add, de lete, or c onfigure c ommittees  is availab le on the  System Adm inistrator  (SA) tool  page. (pe rtains to  3.1 Add or  delete co mmittees b ased on si te SOP)
  226   The Commit tee roster  tool is a vailable o n the Comm ittee Acti vities pag e. (pertai ns to 3.2. 2 Add memb ers to com mittees an d track ap pointment  dates – IA CUC, Safet y, and R&D )
  227   A User can  choose to  sign elec tronically  when subm itting a d ocument th at require s signatur es. (perta ins to 3.9  Provide a  mechanism  for the u se of secu re electro nic signat ures for t he signing  of all fo rms and co rresponden ce)
  228   The Assura nce and Ac creditatio n Checklis t is provi ded on the  AO landin g page. (p ertains to  3.16 Trac k Federal  Wide Assur ances, IRB  and IACUC  registrat ions, Memo randum of  Understand ing (MOUs) , and othe r accredit ations)
  229   The Workfl ow configu ration too l is avail able on th e Local Sy stem Admin istrator ( LSA) landi ng page.    (pertains  to 3.17 A llow for s ite specif ic committ ee configu rations an d workflow s)
  230    A link is  available  in the on line study  applicati on to acce ss and com plete Form  10-0398.   (pertains  to 3.19 A utomate cr eation of  Research P rotocol Sa fety Surve y (RPSS) ( VA Form 10 -0398)
  231   A training  record is  available  for resea rch person nel, and n otificatio ns are sen t to the P I, or the  PI Designe e, and the  User when  training  is about t o expire.  (pertains  to 4.2 Aut omate the  tracking o f training , scope of  practice,  and all n ecessary c ertificati ons for PI s and othe r employee s)
  232   The report  for Witho ut Compens ation (WOC ) staff an d appointm ent status  is availa ble from t he AO land ing page.   (pertains  to 4.4 No tify WOC/I PA/VA empl oyee and s ponsor whe n appointm ent renewa l is requi red)
  233   The report  of keys,  badges, an d equipmen t assigned  to person nel, is av ailable on  the AO la nding page .  (pertai ns to 4.5  Track key,  PC, and b adge assig nments/iss ues)
  234   The Lab Sp ace Report  is access ible from  the AO lan ding page.   (pertain s to 5.1 T rack labor atory spac e allocati ons)
  235   The LASIF  form is av ailable on line as a  component  of RAMS.   (pertains  to 5.3 Gen erate and  track annu al lab saf ety self-e valuation  forms and  lab safety )
  236   The Data s haring agr eements ar e stored a s tagged d ocuments.   (pertains  to 5.6 Ma nage data  sharing ag reements,  data repos itory appr ovals and  annual rep orts)
  237   Additional  details a nd more sp ecific bus iness need s will be  further do cumented i n the RAMS  Integrati on System  Design Doc ument (SDD ). The ant icipated c ompletion  date of th e SDD is F ebruary 20 16.
  238   Design Con straints S pecificati on
  239   All softwa re develop ment by de velopers s hall confo rm to tech nology sta ndards as  defined in  the One-V A Technica l Referenc e Model (T RM).
  240   The new fu nctionalit y requeste d by the R esearch Ad ministrati ve Managem ent System  (RAMS) pr oject span s across m ultiple ap plications  and is us ed as a co mmunicatio ns portal  that is ac cessible t o the ORD  and resear ch offices . The foll owing disc ussion sum marizes so me, but no t all, of  the design  “constrai nts” that  must be co nsidered t o integrat e and prop erly build  the new f unctionali ty. Furthe r explanat ion is pro vided in t he more-de tailed req uirements  analysis f or each of  these top ics.
  241   Software i s develope d and main tained usi ng industr y-standard  technolog ies. The p roject add s function ality to s oftware cu rrently in  Productio n at the P hiladelphi a Informat ion Techno logy Cente r (PITC).  The softwa re changes  contained  in this R SD are min imal chang es to an e xisting St ructured Q uery Langu age (SQL)  Server dat abase. The  requireme nt specifi cations in  this docu ment will  be made wi th the int ent to ser ve as a mu ltipurpose  tool for  the ORD Ce ntral Offi ce and the  VAMC fiel d research  offices.
  242   The follow ing archit ectural de sign const raints for  the solut ions inclu de technic al constra ints, stan dards, non functional  requireme nts, and i mportant a rchitectur al decisio ns. Listed  below are  currently  identifie d design c onstraints  per the “ new” requi rement, al ong with “ existing”  design con straints f rom the in itial deve lopment.
  243   Memory Con straints a nd Databas e Requirem ents 
  244   Additional  data prod uced by th e IACUC, S afety, and  R&D commi ttees will  require a n increase d data sto rage requi rement. Ch anges to t he databas e structur e will be  minimal be cause link s to the n ew feature s were ant icipated i n the orig inal datab ase design .
  245   Dependenci es and Con straints 
  246   Successful  implement ation of t his projec t requires  adequate  training a nd educati on for end  Users and  support s taff.
  247   All new fu nctionalit y to the a pplication /system is  subject t o funds av ailability .
  248   Constraint
  249   Providing  secure acc ess in a r eal-time m ode will b e a major  constraint . The syst em must se rve Users  who are lo cated at V A affiliat es and uni versities.
  250   Additional  Identifie d Design C onstraints :
  251   The system  shall com ply with a ll VA Ente rprise Arc hitecture  Standards
  252   The system  shall be  designed a s a Servic e Oriented  Architect ure (SOA),  as define d in “Prin ciples of  Service Or iented Arc hitecture  Version 1. 31, Softwa re Enginee ring – Sta ndards Div ision, Off ice of Ent erprise De velopment,  Office of  Informati on & Techn ology, Dep artment of  Veterans  Affairs.”
  253   Software i nterfaces  built for  new busine ss functio ns, legacy  applicati ons, datab ases, midd leware, an d other in frastructu re compone nts shall  be impleme nted as se rvices usi ng Simple  Object Acc ess Protoc ol (SOAP)/ Hypertext  Transfer P rotocol (H TTP(S)), E xtensible  Markup Lan guage (XML )/HTTP(S),  SOAP/Java  Message S ervice (JM S), or XML /JMS.
  254   Services s hall be bu ilt using  standards  that promo te interop erability. [5]
  255   Services s hall be de signed acc ording to  a technica l service  contract a nd a negot iated Serv ice Level  Agreement  (SLA), whi ch togethe r comprise  the servi ce contrac t.
  256   Services i mplementat ion shall  be loosely  coupled t o the serv ice interf ace.
  257   A service  interface  is the sol e entry po int into s ervice log ic and res ources. 
  258   Services s hall be ac cessed onl y via the  exposed, p ublished i nterfaces.
  259   All servic e interfac es shall b e defined  using a te chnical se rvice cont ract that  includes a  WSDL (Web  Services  Descriptio n Language ) definiti on, one or  more XML  schema def initions,  and Web Se rvices (WS )-Policy d efinitions , as requi red.
  260   Services s hall be de signed so  they can b e monitore d to deter mine wheth er service s become u navailable , have a d etectable  security f ault, and  whether fa ctors spec ified in t he SLA por tion of th e Service  Contract a re out of  the permit ted range,  including , but not  limited to , resource  utilizati on and the  fault beh aviors and  performan ce metrics .
  261   No service  shall use  static (e .g., hard- coded) ser vice addre sses.
  262   Service lo gic expose d by the s ervice sha ll handle  concurrent  access wi thout dead lock or lo ss of data  integrity .
  263   Services s hall be im plemented  in a manne r that doe s not requ ire consum ers to use  a specifi c language  (e.g., Ja va only) t o access t he service
  264   Services,  in the eve nt of exce ptions, sh all provid e fault co ntent to t he consume r and the  audit log,  without c ompromisin g security , which sh all includ e sufficie nt informa tion for c onsumer re covery. 
  265   The System  shall use  Represent ational St ate Transf er (RESTfu l) Web ser vices for  any servic e that is  accessed t hrough the  User inte rface.
  266   The follow ing table  lists the  technology  that will  be utiliz ed with th e RAMS Int egration.
  267   Table 2: L ist of Tec hnologies
  268   Technology  NameMicro soft Struc tured Quer y Language  (SQL) Ser ver 2012 M icrosoft S QL Server  Reporting  Services 2 012Microso ft SharePo int 2013 S P1Microsof t Windows  Server 200 8 R2/2012  Red Hat En terprise L inux 7.0.5 7SQL Serve r Integrat ion Servic es 2012
  269    The open- source sof tware appl ication th at is util ized is: 
  270   Apache Tom cat 7.x (L atest Stab le)
  271   The Softwa re Develop ment frame work and p latform ut ilized is:
  272   Java Enter prise Edit ion 7
  273   In additio n, the lis t comprise s the foll owing appl ications t he VA uses  in suppor t of perfo rming proj ect develo pment proc esses:
  274   Rational T ool Set
  275   Microsoft  (MS) Visua l Studio 2 010
  276   The standa rds that a pply to th is design  document,  at a minim um, includ e:
  277   VA Handboo k 6500.3 C ertificati on & Accre ditation
  278   VA Handboo k 6102 Int ernet/Intr anet Servi ces
  279   Disaster R ecovery Sp ecificatio n
  280   RAMS is  a n operatio nal enviro nment host ed at the  PITC, ther efore the  RAMS appli cation’s s ystems (su b-systems,  component s, and dat abases) wi ll inherit  the PITC’ s Disaster  Recovery  Plan (DRP) , a relate d Continge ncy Plan ( CP), and a n Incident  Response  Plan (IRP) . In the e vent that  there is a n outage a nd the RAM S applicat ion system  goes offl ine, the f ollowing i s required :
  281   The system  should be  fully res tored with in seventy -two (72)  hours of a n outage.
  282   After an o utage, 99%  of the da ta will ne ed to be r estored. 
  283   Fail-over  capabiliti es will be  obtained  by establi shing a si milar envi ronment at  an altern ate data c enter and  synchroniz ing the tr ansactions  as they o ccur, with  the exact  method th at was det ermined in  the PITC’ s DRP.
  284   Documentat ion Specif ications
  285   Requiremen ts for doc umentation , includin g training , User doc umentation , help sys tems, help  about not ices, inst allation g uide, secu rity guide , implemen tation gui de, and an y other fo rms of doc umentation  are provi ded below.  The RAMS  Integratio n will inc lude all o f the requ ired compo nents nece ssary to c onform to  the docume ntation re quirements  mandated  by PMAS an d ProPath.
  286   Documentat ion will p otentially  include,  but is not  limited t o, the fol lowing:
  287   Standard O perating P rocedures
  288   Change Man agement Pr ocess
  289   User manua l for soft ware:
  290   Updates sh all be mad e, as nece ssary, to  applicable  User manu als and ot her traini ng tools a nd shall b e delivere d to all l evels of U sers. If n o User doc umentation  exists, i t shall be  produced.
  291   Technical  documentat ion
  292   Maintenanc e agreemen ts/documen tation:
  293   IT will pr ovide the  level of d ocumentati on require d to suppo rt the sys tem and ma intain ope rations an d continui ty. Docume ntation sh all repres ent minima l programm atic and l ifecycle o perations  support do cumentatio n artifact s, as defi ned by VA  standards  in ProPath  and as re quired by  the VA Ent erprise Sy stem Engin eering Lif ecycle and  Release M anagement  Office for  sustained  operation s, mainten ance, and  support pr ior to app roval by a ny VA chan ge control  board and  release i nto produc tion.
  294   Implementa tion Guide
  295   A technica l training  curriculu m shall be  developed  and deliv ered to al l levels o f staff Us ers:
  296   The traini ng curricu lum shall  state the  expected t raining ti me for pri mary Users  and secon dary Users  to become  productiv e at using  system.
  297   All traini ng curricu la, User m anuals, an d other tr aining too ls shall b e updated  by proper  authoritie s and deli vered to a ll levels  of Users i n advance  of deploym ent. The c urricula s hall inclu de all asp ects of th e applicat ion(s) and  all chang es to proc esses and  procedures .
  298   The traini ng curricu lum shall  state the  expected t ask comple tion time  for primar y and seco ndary User s.
  299   Technical  Help Desk  support fo r the appl ication sh all be pro vided to U sers.
  300   Functional  Specifica tions
  301   The Epics  and User S tories doc umented in  this sect ion repres ent the an alysis con ducted to  date. It i s intended  to be exh austive an d reflect  all desire d requirem ents for t he RAMS In tegration.
  302   The format  of these  User Stori es is a st andard one , with the  “As a…” c olumn on t he left, i ndicating  who the ac tor(s) is/ are; the “ I want…” c olumn indi cating wha t action t hey wish t o take; an d the “So  that…” col umn, indic ating the  resulting  outcome an d/or benef its. The f inal colum n, “Accept ance Crite ria/User S tory Notes ” provides  more spec ifics abou t what wil l take pla ce in a gi ven User s tory, alon g with any  business  rules that  must be a dhered to,  or genera l notes th at must be  considere d. This co lumn also  includes q uestions f or VA pers onnel to a ddress at  some point  in the fu ture.
  303   The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for Bu siness Nee d (BN)1/El aboration  Business R equirement  4.
  304   Table 3: E pic BN1
  305   Epic BN1:  Utilize na tionally s tandardize d terminol ogy in all  fields in  the RAMS  system fro m authorit ative sour ces where  available. IDPriority As a… I wa nt…So that …Acceptanc e Criteria /User Stor y NotesBN1 HighRAMS U serTo be a ble to que ry the dat abase usin g standard ized termi nology (fo r data ele ments).I h ave the ab ility to s uccessfull y query th e database  using sta ndardized  technology .To be abl e to query  the datab ase using  standardiz ed technol ogy.The ta ble below  lists the  Epic and d etailed Us er Narrati ves (Busin ess Requir ements) fo r BN2/Elab oration Bu siness Req uirement 5 .
  306   Table 4: E pic BN2
  307   Epic BN2:  Enhance th e RAMS app lication t o allow si tes to tra ck and man age resear ch project s and stud ies.IDPrio rityAs a…  I want…So  that…Accep tance Crit eria/User  Story Note sBN2.1.2Hi ghPrincipa l Investig ator (PI)  or PI Desi gneeTo ent er, edit,  and attach  documents  to IACUC  projects i n database .I have th e ability  to initiat e an IACUC  applicati on for a n ew study.  This inclu des enteri ng all dat a (pertine nt and imp ertinent)  in the RAM S database .
  308   I have the  ability t o initiate  review of  a new stu dy in orde r to recei ve feedbac k prior to  IACUC sub mission. T o be able  to enter,  edit, and  attach doc uments to  IACUC proj ects in da tabase.
  309   NOTE: PI o r PI Desig nee can su bmit study  applicati on for rev iew and co mplete edi ts based o n feedback .BN2.2.2Hi ghLocal Sy stem Admin istrator ( LSA)
  310   and
  311   Administra tive Offic er (AO)To  add Users  and set pe rmissions  for IACUC,  R&D, Safe ty, and Re search Com pliance Of ficer (RCO ).
  312   And 
  313   Add Users  and set pe rmissions  for IACUC,  R&D, Safe ty, and RC OI have th e ability  to add IAC UC Users t o the syst em.
  314   I have the  ability t o assign I ACUC Users  access pe rmissions.
  315   I have the  ability t o add R&D  Users to t he system.
  316   I have the  ability t o add R&D  Users acce ss permiss ions.
  317   I have the  ability t o add Safe ty Users t o the syst em.
  318   I have the  ability t o assign S afety User s access p ermissions .
  319   I have the  ability t o add RCO  Users to t he system.
  320   I have the  ability t o assign R CO Users a ccess perm issions.
  321   I have the  ability t o ensure t hat access  to studie s is restr icted to a uthorized  Users.
  322   I have the  ability t o ensure t hat access  to IACUC  data is re stricted t o authoriz ed Users.T o be able  to add Use rs and set  permissio ns for IAC UC, R&D, S afety, and  RCO.
  323   NOTE: Unau thorized U sers are n ot permitt ed to acce ss or edit  study dat a.
  324   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.2.3Hig hRAMS User
  325   and
  326   Administra tive Offic erTo print  complete  applicatio n with all  sections  in one doc ument R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees. I have the  ability t o search f or key wor ds in the  R&D commit tee.
  327   I have the  ability t o search i n order to  identify  studies pe rtaining t o specific  topics in  the R&D c ommittee.
  328   I have the  ability t o search f or key wor ds in the  Safety com mittee.
  329   I have the  ability t o search i n order to  identify  studies pe rtaining t o specific  topics in  the Safet y committe e.
  330   I have the  ability t o search f or key wor ds in the  IACUC comm ittee.
  331   I have the  ability t o search i n order to  identify  studies pe rtaining t o specific  topics in  the IACUC  committee .
  332   To be able  to print  complete a pplication  with all  sections i n one docu ment.
  333   Note: Ente ring a ter m in the s earch box  produces a  list of s tudies tha t have tha t term inc luded in a bstract.
  334   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.2.4Hig hAdministr ative Offi cer 
  335   and
  336   Principal  Investigat or or PI D esigneeTo  manage inv estigators  and perso nnel relat ed to rese arch proje cts in the  R&D, Safe ty, and IA CUC commit tees.I hav e the abil ity to man age invest igators an d personne l related  to researc h projects  in the R& D committe e.
  337   I have the  ability t o manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to re search pro jects in t he Safety  committee.
  338   I have the  ability t o manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to re search pro jects in t he IACUC c ommittee.T o be able  to manage  investigat ors and pe rsonnel re lated to r esearch pr ojects.
  339   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.2.4.2H ighAdminis trative Of ficer 
  340   and
  341   Principal  Investigat or or PI D esigneeTo  manage inv estigators  and perso nnel relat ed to R&D,  Safety, a nd IACUC r esearch pr ojects.I h ave the ab ility to t rack which  personnel  are assig ned to spe cific stud ies in the  R&D commi ttees.
  342   I have the  ability t o ensure t hat person nel assign ed to rese arch studi es are qua lified per  regulatio ns in the  R&D commit tees. 
  343   I have the  ability t o track wh ich person nel are as signed to  specific s tudies in  the Safety  committee s.
  344   I have the  ability t o ensure t hat person nel assign ed to rese arch studi es are qua lified per  regulatio ns in the  Safety com mittees .
  345   I have the  ability t o track wh ich person nel are as signed to  specific s tudies in  the IACUC  committees .
  346   I have the  ability t o ensure t hat person nel assign ed to rese arch studi es are qua lified per  regulatio ns in the  IACUC comm ittees..To  be able t o manage i nvestigato rs and per sonnel rel ated to IA CUC resear ch project s.
  347   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.2.5Hig hPrincipal  Investiga tor or PI  DesigneeTo  support a uto fill r eports and  forms req uired by R &D, Safety , IACUC an d subcommi ttees.I ha ve the abi lity to co mplete var ious forms  required  for an IRB  applicati on.
  348   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he IRB com mittee app lication.
  349   I have the  ability t o complete  various f orms requi red for an  R&D appli cation.
  350   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he R&D com mittee app lication.
  351   I have the  ability t o complete  various f orms requi red for an  Safety ap plication.
  352   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he Safety  committee  applicatio n.
  353   I have the  ability t o complete  various f orms requi red for an  IACUC app lication.
  354   I have the  ability t o be promp ted when a  form is r equired to  complete  the form o nline in t he IACUC c ommittee a pplication .
  355   Support au tofill rep orts and f orms requi red by R&D  and subco mmittees.
  356   Note: Syst em calcula tes which  forms are  required a nd provide s links to  complete  form onlin e.
  357   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.2.6Hig hPrincipal  Investiga tor or PI  DesigneeTo  attach re view commi ttee forms , includin g data sec urity, Con flict of I nterest (C OI), safet y, radiati on and IRB , R&D, Saf ety, or IA CUC forms  to project . Tag uplo aded forms  by type,  date, and  author.I h ave the ab ility to d igitally a ttach revi ew committ ee forms t o an IRB s tudy appli cation. 
  358   I have the  ability t o tag uplo aded IRB r eview comm ittee form s by type.
  359   I have the  ability t o upload r eview IRB  committee  forms by d ate.
  360   I have the  ability t o upload r eview IRB  committee  forms by a uthor.
  361   I have the  ability t o digitall y attach r eview comm ittee form s to a R&D  study app lication.
  362   I have the  ability t o tag uplo aded R&D r eview comm ittee form s by type.
  363   I have the  ability t o upload r eview R&D  committee  forms by d ate.
  364   I have the  ability t o upload r eview R&D  committee  forms by a uthor.
  365   I have the  ability t o digitall y attach r eview comm ittee form s to a Saf ety study  applicatio n.
  366   Attach rev iew commit tee forms,  including  data secu rity, Conf lict of In terest (CO I), safety , radiatio n and IRB,  R&D, Safe ty or IACU C forms to  project.  Tag upload ed forms b y type, da te, and au thor.
  367   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to tag  uploaded r eview Safe ty committ ee forms b y type.
  368   I have the  ability t o upload
  369   review Saf ety commit tee forms  by date.
  370   I have the  ability t o upload r eview Safe ty committ ee forms b y author.
  371   I have the  ability t o
  372   digitally  attach rev iew
  373   committee  forms to a n IACUC  s tudy appli cation.
  374   I have the  ability t o tag uplo aded revie w IACUC
  375   committee  forms by t ype.
  376   I have the  ability t o upload
  377   review IAC UC committ ee forms b y date.
  378   I have the  ability t o upload r eview  IAC UC committ ee formsby  author.2. 7MediumPri ncipal Inv estigator  or PI Desi gneeTo sub mit and tr ack eligib ility and  off-site w aivers in  the IRB, R &D, Safety , and IACU C committe es.I have  the abilit y to submi t a reques t for an o ff-site wa iver in th e IRB comm ittee appl ication.
  379   I have the  ability t o understa nd the rul es for an  off-site w aiver in t he IRB com mittee app lication. 
  380   I have the  ability t o receive  a ruling a fter a req uest has b een made f or the wai ver in the  IRB commi ttee appli cation. 
  381   I have the  ability t o submit a  request f or an off- site waive r in the R &D  applic ation. com mittee
  382   I have the  ability t o understa nd the rul es for an  off-site w aiver in t he R&D com mittee app lication. 
  383   I have the  ability t o receive  a ruling a fter a req uest has b een made f or the wai ver in the  R&D commi ttee  appl ication.
  384   I have the  ability t o submit a  request f or an off- site waive r in the S afety comm ittee appl ication.
  385   .
  386   To be able  to submit  and track  eligibili ty and off -site waiv ers.
  387   NOTE: Syst em accepts  waiver re quest and  notifies I RB Coordin ator. Syst em tracks  status of  the reques t. (for IR B only)
  388   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to unde rstand the  rules
  389   for an off -site waiv er in the  Safety com mittee app lication.
  390   I have the  ability t o
  391   receive a  ruling aft er a
  392   request ha s been mad e
  393   for the wa iver in th e Safety c ommittee a pplication .
  394   I have the  ability t o submit a  request f or an off- site
  395   waiver in  the IACUC  committee  applicatio n.
  396   I have the  ability t o u for an  off-site  waiver in  the IACUC  committee  applicatio n. . 
  397   I have the  ability t o understa nd the rul es
  398   receive a  ruling aft er a reque st has bee n made for  the waive r in the I ACUC commi ttee appli cation.2.9 HighAdmini strative O fficer
  399   and
  400   Associate  Chief of S taff for R esearchTo  track spon sorship an d funding  status for  projects  in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .I have th e ability  to track t he sponsor ship for e ach projec t in the R &D committ ees.
  401   I have the  ability t o track cu rrent fund ing status  for each  project in  the R&D c ommittees.  
  402   I have the  ability t o know the  current f unding sta tus for ea ch project  in order  to alert P Is when ex penditures  exceed ob ligated fu nds in the  R&D commi ttees.
  403   I have the  ability t o track th e sponsors hip for ea ch project  in the Sa fety commi ttees.
  404   I have the  ability t o track cu rrent fund ing status  for each  project in  the Safet y committe es. 
  405   I have the  ability t o know the  current f unding sta tus for ea ch project  in order  to alert P Is when ex penditures  exceed ob ligated fu nds in the  Safety co mmittees.
  406   I have the  ability t o track th e sponsors hip for ea ch 
  407   To be able  to track  sponsorshi p and fund ing status  for proje cts.
  408  
  409   Note: AO c an select  Funding St atus Repor t and view  funding s tatus for  each proje ct by spon sor.
  410   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.projec t in the I ACUC commi ttees.
  411   I have the  ability t o track cu rrent fund ing status  for each  project in  the IACUC  committee s. 
  412   I have the  ability t o know the  current f unding sta tus for ea ch project  in order  to alert P Is when ex penditures  exceed ob ligated fu nds in the  IACUC com mittees.2. 10.2HighPr incipal In vestigator  or PI Des igneeTo su bmit all R &D, Safety , and IACU C progress  reports a nd reviews .I have th e ability  to submit  an annual  report ele ctronicall y for R&D  committees .
  413   When neede d, I have  the abilit y to submi t a tri-an nual revie w for R&D  committees .
  414   When neede d, I have  the abilit y to submi t an ad-ho c review f or R&D com mittees.
  415   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport is d ue for R&D  committee s.
  416   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport has  the capabi lity to fi le the rep ort online  for R&D c ommittees.  
  417   I have the  ability t o submit a n annual r eport elec tronically  for Safet y committe es.
  418   When neede d, I have  the abilit y to submi t a tri-an nual revie w for Safe ty committ ees.
  419   To be able  to submit  Annual or  Final (or  as needed ) R&D, Saf ety, and I ACUC Proje ct Reports .
  420   NOTE: PI o r PI Desig nee is not ified 90 d ays before  Annual Re port is du e and can  complete t he report  using onli ne forms.
  421   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.When n eeded, I h ave the ab ility to s ubmit an a d-hoc revi ew for the  Safety co mmittees.
  422   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport is d ue for the  Safety co mmittees.
  423   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport has  the capabi lity to fi le the rep ort online  for the S afety comm ittees.
  424   I have the  ability t o submit a n annual r eport elec tronically  for the I ACUC commi ttees.
  425   When neede d, I have  the abilit y to submi t a tri-an nual revie w for the  IACUC comm ittees.
  426   When neede d, I have  the abilit y to submi t an ad-ho c review f or the IAC UC committ ees.
  427   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport is d ue for the  IACUC com mittees.
  428   I have the  ability t o be notif ied when a n annual r eport has  the capabi lity to fi le the rep ort online  for the I ACUC commi ttees.2.11 LowPrincip al Investi gator or P I Designee To track p ublication s and awar ds with pr oject data  within th e R&D, Saf ety, and I ACUC appli cations.I  have the a bility to  add public ations to  the Bioske tch.
  429   I have the  ability t o add awar ds to the  Biosketch.
  430   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e.
  431   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r IRB appl ications.
  432   I have the  ability t o add publ ications t o the Bios ketch in t he R&D com mittee app lication..
  433   I have the  ability t o add awar ds to the  Biosketch  in the R&D  committee  applicati on.
  434   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e in the R &D committ ee applica tion..
  435   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r R&D appl ications.
  436    I have th e ability  to add pub lications  to the Bio sketch in  the Safety  committee  applicati on.
  437   To be able  to track  publicatio ns and awa rds with p roject dat a.
  438   NOTE: PI o r PI Desig nee can re view and e dit Bioske tch online  including  publicati ons and aw ards secti on.
  439   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  440   A change r equest may  be in ord er to incl ude the IR B at a lat er date.Th e table be low lists  the Epic a nd detaile d User Nar ratives (B usiness Re quirements ) for BN3  / Elaborat ion Busine ss Require ment 6.
  441   Table 5: E pic BN3
  442   Epic BN3:  Enhance th e RAMS app lication t o automate  the manag ement of c ommittees  to ensure  compliance .IDPriorit yAs a… I w ant…So tha t…Acceptan ce Criteri a/User Sto ry NotesI  have the a bility to  add awards  to the Bi osketch
  443   in the Saf ety commit tee applic ation.
  444   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e in the S afety comm ittee appl ication.
  445   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r Safety a pplication s.
  446   I have the  ability t o add publ ications t o the Bios ketch in t he IACUC c ommittee a pplication .
  447    I have th e ability  to add awa rds to the  Biosketch
  448   in the IAC UC committ ee applica tion.
  449   I have the  ability t o keep the  Biosketch  up to dat e in the I ACUC commi ttee appli cation.
  450   I have the  ability t o create t ailored ve rsions for  particula r IACUC ap plications .3.1/6.1Hi ghSite Sys tem Admini strator (S SA)To add  or delete  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees based  on site St andard Ope rating Pro cedure (SO P).
  451   NOTE: An o ption to a dd, delete , or confi gure commi ttees is a vailable o n the Syst em Adminis trator (SA ) tool pag e.I have t he ability  to config ure RAMS t o match th e R&D comm ittee rost er at my s ite.
  452   I have the  ability t o add R&D  committees  that are  not RAMS’s  defaults.
  453   I have the  ability t o hide R&D  committee s that are  not used  at my site .
  454   I have the  ability t o configur e RAMS to  match the  Safety com mittee ros ter at my  site.
  455   I have the  ability t o add Safe ty  commit tees that  are not RA MS’s defau lts.
  456   I have the  ability t o hide Saf ety  commi ttees that  are not u sed at my  site.
  457   I have the  ability t o configur e RAMS to  match the  IACUC comm ittee rost er at my s ite.
  458   I have the  ability t o add IACU C committe es that ar e not RAMS ’s default s.
  459   I have the  ability t o hide IAC UC committ ees that a re not use d at my si te.
  460   NOTE: An o ption to a dd, delete  or config ure commit tees is av ailable on  the SA to ol page.Th e SSA is a ble to add  or delete  committee s based on  the site  SOP.
  461   NOTES: 
  462   An option  to add, de lete or co nfigure co mmittees i s availabl e on the S A tool pag e.
  463   Currently  there is n o RAMS def ault commi ttee. The  goal is to  have some what of a  default co mmittee bu t also hav e the abil ity to cus tomize eac h site. 
  464   RAMS is an  enterpris e like pro ject, but  neither on e on the R AMS projec ts are con figuring a ny special  committee .
  465   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.2/6. 2HighCommi ttee Coord inatorTo a dd members  to R&D, S afety, and  IACUC com mittees, t rack meeti ng attenda nce, and t rack appoi ntment dat es.I have  the abilit y to add m embers to  R&D commit tees.
  466   I have the  ability t o track R& D committe e meeting  attendance .
  467   I have the  ability t o track R& D committe e appointm ent dates.
  468   I have the  ability t o add memb ers to Saf ety commit tees.
  469   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee meeti ng attenda nce.
  470   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee appoi ntment dat es.
  471   I have the  ability t o add memb ers to IAC UC committ ees.
  472   I have the  ability t o track IA CUC commit tee meetin g attendan ce.
  473   I have the  ability t o track IA CUC commit tee appoin tment date s.Add memb ers to com mittees an d track ap pointment  dates.
  474   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.2.2/ 6.2.1HighC ommittee C oordinator To add mem bers to co mmittees,  track meet ing attend ance, and  track appo intment da tes – IACU C, Safety,  and R&DI  have the a bility to  manage the  IACUC com mittee ros ter.
  475   I have the  ability t o manage m y Safety c ommittee r oster.
  476   I have the  ability t o manage t he R&D com mittee ros ter.
  477   I have the  ability t o monitor  IACUC comm ittee memb er availab ility in o rder to en sure that  a quorum i s availabl e at each  meeting.
  478   I have the  ability t o track IA CUC commit tee member ’s appoint ment dates  in order  to ensure  that a quo rum is ava ilable at  each meeti ng.
  479   I have the  ability t o obtain I ACUC commi ttee membe r’s qualif ications i n order to  ensure th at a quoru m is avail able at ea ch meeting .
  480   I have the  ability t o monitor  Safety com mittee mem bers in or der to ens ure that a  quorum is  available  at each m eeting.
  481   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee membe r availabi lity in or der to ens ure that a  quorum is  available  at each m eeting.
  482   I have the  ability t o track Sa fety commi ttee membe r’s appoin tment date s in order  to ensure  that a qu orum is av ailable at  each meet ing.
  483   I have the  ability t o obtain S afety comm ittee memb er’s quali fications  in order t o ensure t hat a quor um is avai lable at e ach meetin g.
  484   I have the  ability t o monitor  R&D commit tee member  availabil ity in ord er to ensu re that a  quorum is  available  at each me eting.
  485   I am able  to track R &D committ ee members  in order  to ensure  that a quo rum is ava ilable at  each meeti ng.
  486   I have the  ability t o track R& D committe e member’s  appointme nt dates i n order to  ensure th at a quoru m is avail able at ea ch meeting .The Commi ttee Coord inator is  able to ad d members  to committ ees and tr ack appoin tment date s – IACUC,  Safety, a nd R&D.
  487   NOTES:
  488   The commit tee roster  tool is u sed to ide ntify the  Chair Pers on and the  members o f the comm ittee, as  well as de signated a lternates.
  489   The number  of quorum  members a nd the mak eup of the  qualifica tions of t he quorum  members ar e governed  and local ly managed  and the c ommittee a ctions are  locally d efined. 
  490   See VHA Ha ndbook 120 0, VHA Han dbook 1200 .05 and VH A Handbook  1200.1 fo r more det ails. 
  491   Committee  Management  entails:
  492   Defining m embers. 
  493   Creating a gendas. 
  494   Scheduling  meetings.
  495   Creating m inutes. 
  496   Posting me etings.
  497   Creating t asks. 
  498   Assigning  tasks.
  499   Tracking t asks until  completio n.
  500   Keeping a  library of  important  committee  documents , communic ations ann ouncements , lists, c ommittee k nowledge b ase and UR L links.
  501   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.3/6. 3HighCommi ttee Coord inatorAdd  projects,  amendments , and othe r business  to R&D, S afety, and  IACUC com mittee age nda.I have  the abili ty to add  projects R &D committ ee agenda.
  502   I have the  ability t o add amen dments R&D  committee  agenda.
  503   I have the  ability t o add othe r business  to R&D co mmittee ag enda.
  504   I have the  ability t o add proj ects Safet y committe e agenda.
  505   I have the  ability t o add amen dments Saf ety commit tee agenda .
  506   I have the  ability t o add othe r business  to Safety  committee  agenda.
  507   I have the  ability t o add proj ects IACUC  committee  agenda.
  508   I have the  ability t o add amen dments IAC UC committ ee agenda.
  509   I have the  ability t o add othe r business  to IACUC  committee  agenda.Add  projects,  amendment s, and oth er busines s to commi ttee agend a.
  510   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.3.2/ 6.3.1HighC ommittee C oordinator To add and  control t he version s of proje cts, amend ments, and  other bus iness to c ommittee a genda – IA CUC, Safet y, and R&D .I have th e ability  to create  the agenda  for each  R&D commit tee meetin g.
  511   I have the  ability t o set the  meeting sc hedule for  each R&D  committee  meeting.
  512   I have the  ability t o maintain  the agend a for each  R&D commi ttee meeti ng.
  513   I have the  ability t o maintain  an electr onic versi on of the  R&D commit tee meetin g agenda i n order to  allow mem bers to re view agend a items.
  514   I have the  ability t o create t he agenda  for each S afety comm ittee meet ing.
  515   I have the  ability t o set the  meeting sc hedule for  each Safe ty committ ee meeting .
  516   I have the  ability t o maintain  the agend a for each  Safety co mmittee me eting.
  517   I have the  ability t o maintain  an electr onic versi on of the  Safety com mittee mee ting agend a in order  to allow  members to  review ag enda items .
  518   The Commit tee Coordi nator is a ble to add  projects,  amendment s, and oth er busines s to commi ttee agend a – IACUC,  Safety, a nd R&D.
  519   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to crea te the age nda for ea ch IACUC c ommittee m eeting.
  520   I have the  ability t o set the  meeting sc hedule for  each IACU C committe e meeting.
  521   I have the  ability t o maintain  the agend a for each  IACUC com mittee mee ting.
  522   I have the  ability t o maintain  an electr onic versi on of the  IACUC comm ittee meet ing agenda  in order  to allow m embers to  review age nda items. 3.3.3/6.3. 2MediumCom mittee Coo rdinatorTo  revise ag enda templ ate for R& D, Safety,  and IACUC .I have th e ability  to revise  the agenda  template  for R&D co mmittees.
  523   I have the  ability t o update t he templat e for R&D  committees .
  524   I have the  ability t o revise t he agenda  template f or Safety  committees .
  525   I have the  ability t o update t he templat e for Safe ty committ ees.
  526   I have the  ability t o revise t he agenda  template f or IACUC c ommittees.
  527   I have the  ability t o update t he templat e for IACU C committe es.The Com mittee Coo rdinator i s able to  revise the  agenda te mplate. Pe rmissions  should be  limited to  not allow  new field s to the a genda temp late. Pote ntial revi sions shou ld be limi ted to dro p down lis ts to main tain consi stency.
  528   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.4/6. 4HighSite  System Adm inistrator To provide  portal/to ols for lo cal form c reation an d form-bas ed collect ion of saf ety inform ation for  the R&D, S afety, and  IACUC.I h ave the ab ility to c reate a lo cal versio n of a saf ety inform ation form  for R&D c ommittee. 
  529   I have the  ability t o incorpor ate the fo rm into th e RAMS wor kflow for  the R&D co mmittee. 
  530   I have the  ability t o add cust om forms t o the RAMS  R&D appli cation. Th e form sho uld be pri ntable to  enable upl oad and at tachment t o a study.  SSA is ab le to acce ss a porta l / tools  for local  form creat ion and fo rm-based c ollection  of safety  informatio n.
  531  
  532   NOTE: The  custom for ms will be  added to  the applic ation elec tronically .
  533   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to crea te a local  version o f a safety  informati on form fo r Safety c ommittee. 
  534   I have the  ability t o incorpor ate the fo rm into th e RAMS wor kflow for  the Safety  committee
  535   I have the  ability t o add cust om forms t o the RAMS  Safety ap plication.  The form  should be  printable  to enable  upload and  attachmen t to a stu dy.
  536   I have the  ability t o create a  local ver sion of a  safety inf ormation f orm for IA CUC commit tee. 
  537   I have the  ability t o incorpor ate the fo rm into th e RAMS wor kflow for  the IACUC  committee.  
  538   I have the  ability t o add cust om forms t o the RAMS  IACUC app lication.  The form s hould be p rintable t o enable u pload and  attachment  to a stud y.
  539   3.5/6.5Hig hPrincipal  Investiga tor or PI  DesigneeTo  automate  creation o f Animal C omponent o f Research  Protocol  (ACORP) an d other co mpliance f orms.I hav e the abil ity to cre ate a new  ACORP as a  component  of a stud y involvin g animals.
  540  
  541   I have the  ability t o complete  the ACORP  online in  order to  expedite t he submiss ion of thi s form to  the IACUC. The PI or  PI Designe e is able  to automat e the crea tion of AC ORP and ot her compli ance forms .3.7/6.6Hi ghCommitte e Coordina torsSchedu le meeting s and noti fy members in the R&D , Safety,  and the IA CUC commit tees.I hav e the abil ity to sch edule meet ings in R& D committe es. 
  542   I have the  ability t o notify m embers in  the R&D co mmittees.
  543   I have the  ability t o schedule  meetings  in Safety  committees
  544   I have the  ability t o notify m embers in  the Safety  committee s.
  545   I have the  ability t o schedule  meetings  in IACUC c ommittees.  
  546   I have the  ability t o notify m embers in  the IACUC
  547    committee s.Schedule  meetings  and notify  members.
  548   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8/6. 7HighIRB A dministrat or, Safety  Committee  Administr ator, R&D  Administra tor, IACUC  Administr atorCollec t reviewer  feedbackf or R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.I h ave the ab ility to c ollect rev iewer feed back for R &D committ ees.
  549   I have the  ability t o collect  reviewer f eedback fo r Safety c ommittees.
  550   I have the  ability t o collect  reviewer f eedback fo r IACUC co mmittees.C ollect rev iewer feed back.
  551   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8.2/ 6.7.1HighI RB Adminis tratorTo c ollect com mittee fee dback – R& D, Safety,  and IACUC .I have th e ability  to monitor  R&D commi ttee corre spondence.
  552   I have the  ability t o attach t he R&D cor respondenc e to the a ppropriate  study app lication.
  553   I have the  ability t o monitor  Safety com mittee cor respondenc e.
  554   I have the  ability t o attach t he Safety  correspond ence to th e appropri ate study  applicatio n.
  555   I have the  ability t o monitor  IACUC comm ittee corr espondence .
  556   I have the  ability t o attach t he IACUC c orresponde nce to the  appropria te study a pplication .Reviewer  comments s hould be p art of the  approval  letter.
  557   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8.2/ 6.7.1HighS afety Comm ittee Admi nistratorT o collect  reviewer f eedback –  IACUC, Saf ety, and R &D.I have  the abilit y to attac h the Safe ty reviewe r comments  to the ap propriate  study appl ication.
  558  
  559   I have the  ability t o monitor  Safety rev iewer comm ents in or der to for ward reque sts for ch anges or c larificati on to the  PI or PI D esignee.Th e Safety C ommittee A dministrat or is able  to collec t reviewer  feedback  –Safety.
  560   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8.2/ 6.7.1HighR &D Adminis tratorTo c ollect rev iewer feed back – IAC UC, Safety , and R&D. I have the  ability t o monitor  R&D review er comment s.
  561  
  562   I have the  ability t o attach t he R&D rev iewer comm ents to th e appropri ate study  applicatio n.
  563  
  564   I have the  ability t o monitor  R&D review er comment s in order  to forwar d requests  for chang es or clar ification  to the PI  or PI Desi gnee.The R &D Adminis trator is  able to co llect revi ewer feedb ack – R&D.
  565   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8.2/ 6.7.1HighI ACUC Admin istratorTo  collect r eviewer fe edback – I ACUC, Safe ty, R&D.I  have the a bility to  monitor IA CUC review er comment s in order  to forwar d requests  for chang es or clar ification  to the PI  or PI Desi gnee.The I ACUC is ab le to coll ect review er feedbac k – IACUC.
  566   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  567   3.8.3/6.7. 2HighIRB A dministrat orTo colle ct feedbac k from oth er subcomm ittees – I RB, IACUC,  Safety, a nd R&D.I h ave the ab ility to m onitor cor respondenc e from oth er subcomm itteesThe  IRB Admini strator is  able to c ollect rev iewer feed back from  other subc ommittees  IRB, IACUC , Safety,  and R&D.
  568   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8.3/ 6.7.2HighI ACUC Admin istratorTo  collect f eedback fr om other s ubcommitte es – IRB,  IACUC, Saf ety, and R &D.I have  the abilit y to monit or corresp ondence fr om other s ubcommitte es.The IAC UC Adminis trator is  able to co llect feed back from  other subc ommittees  – IRB, Saf ety, and R &D.
  569   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8.3/ 6.7.2HighS afety Comm ittee Admi nistratorT o collect  feedback f rom other  subcommitt ees – IRB,  IACUC, Sa fety, and  R&D.I have  the abili ty to moni tor corres pondence f rom other  subcommitt ees.The Sa fety Commi ttee Admin istrator i s able to  collect fe edback fro m other su bcommittee s – IRB, I ACUC, and  R&D.
  570   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.8.3/ 6.7.2HighR &D Committ ee Adminis tratorTo c ollect fee dback from  other sub committees  – IRB, IA CUC, Safet y, and R&D .I have th e ability  to monitor  correspon dence from  other sub committees .The R&D C ommittee A dministrat or is able  to collec t feedback  from othe r subcommi ttees –IRB , IACUC, a nd Safety.
  571   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.9/6. 8HighRAMS  UserTo pro vide a mec hanism for  the use o f secure e lectronic  signatures  for the s igning of  all forms  and corres pondence f or R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.I h ave the ab ility to s ign docume nts electr onically a s part of  the study  applicatio n.
  572  
  573   I have the  ability t o sign doc uments ele ctronicall y as part  of the app roval proc ess.
  574  
  575   I have the  ability t o sign doc uments ele ctronicall y to avoid  printing  of paper d ocuments.
  576  
  577   I have the  ability t o sign doc uments ele ctronicall y to avoid  distribut ion of pap er documen ts.
  578  
  579   I have the  ability t o sign doc uments ele ctronicall y to avoid  storage o f paper do cuments.
  580  
  581   NOTE: User  can choos e to sign  electronic ally when  submitting  a documen t that req uires sign ature.Prov ide the RA MS User wi th a mecha nism for t he use of  secure ele ctronic si gnatures f or the sig ning of al l forms an d correspo ndence. 
  582  
  583   NOTE: 
  584   The goal i s to get t he signatu res electr onically m andated bu t not sure  if that w ill happen .
  585   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.10/6 .9HighComm ittee Coor dinatorTo  publish, s tore, and  upload dra ft and fin al version s of meeti ng minutes  for the R &D, Safety , and IACU C committe es.I have  the abilit y to publi sh meeting  minutes f or R&D com mittees.
  586   I have the  ability t
  587   store minu tes of mee tings for  R&D commit tees.Publi sh and sto re minutes  of meetin gs
  588   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to uplo ad draft v ersions of  meeting m inutes for  the R&D c ommittees.  
  589   I have the  ability t o upload f inal versi ons of mee ting minut es for the  R&D commi ttees. 
  590   I have the  ability t o publish  meeting mi nutes for  Safety com mittees.
  591   I have the  ability t
  592   store minu tes of mee tings for  Safety com mittees.
  593   I have the  ability t o upload d raft versi ons of mee ting minut es for the  Safety co mmittees. 
  594   I have the  ability t o upload f inal versi ons of mee ting minut es for the  Safety co mmittees.
  595   I have the  ability t o publish  meeting mi nutes for  IACUC comm ittees.
  596   I have the  ability t
  597   store minu tes of mee tings for  IACUC comm ittees..
  598   I have the  ability t o upload d raft versi ons of mee ting minut es for the  IACUC com mittees. 
  599   I have the  ability t o upload f inal versi ons of mee ting minut es for the  IACUC com mittees.3. 10.2/6.9.1 HighCommit tee Coordi natorTo pu blish, sto re, and up load draft  and final  versions  of meeting  minutes –  IACUC, Sa fety, and  R&DI have  the abilit y to creat e IACUC mi nutes of m eetings.
  600   I have the  ability t o edit IAC UC minutes  of meetin gs.
  601   I have the  ability t o archive  IACUC minu tes of mee tings.
  602   I have the  ability t o create S afety minu tes of mee tings.
  603   I have the  ability t o edit Saf ety minute s of meeti ngs.
  604   I have the  ability t o archive  Safety min utes of me etings.
  605   I have the  ability t o create R &D minutes  of meetin gs.
  606   I have the  ability t o edit R&D  minutes o f meetings .
  607   I have the  ability t o archive  R&D minute s of meeti ngs
  608   I have the  ability t o ensure t hat IACUC  meeting mi nutes are  available  online to  Users who  have appro priate per missions.
  609   I have the  ability t o ensure t hat IACUC  meeting mi nutes are  accessible  to Users  who have a ppropriate  permissio ns.
  610   I have the  ability t o ensure t hat Safety  meeting m inutes are  available  online to  Users who  have appr opriate pe rmissions.
  611   I have the  ability t o ensure t hat Safety  meeting m inutes are  accessibl e to Users  who have  appropriat e permissi ons.
  612   I have the  ability t o ensure t hat R&D me eting minu tes are av ailable on line to Us ers who ha ve appropr iate permi ssions.
  613   I have the  ability t o ensure t hat R&D me eting minu tes are ac cessible t o Users wh o have app ropriate p ermissions .The Commi ttee Coord inator is  able to pu blish and  store minu tes of mee tings – IA CUC, Safet y, and R&D .
  614   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.10.3 /6.9.2Medi umIACUC Co mmittee Co ordinatorT o edit min utes forma tI have th e ability  to revise  the format  of IACUC  meeting mi nutes.The  IACUC Comm ittee Coor dinator is  able to r evise the  format of  IACUC minu tes format .3.10.3/6. 9.2MediumS afety Comm ittee Coor dinatorTo  edit minut es formatI  have the  ability to  revise th e format o f Safety m eeting min utes.The S afety Comm ittee Coor dinator is  able to r evise the  format of  Safety min utes forma t.3.10.3/6 .9.2Medium R&D Commit tee Coordi natorTo ed it minutes  formatI h ave the ab ility to r evise the  format of  R&D meetin g minutes. The R&D Co mmittee Co ordinator  is able to  revise th e format o f R&D minu tes format .3.12/6.10 HighIACUC  Administra tor, Safet y Committe e Administ rator and  R&D Commit tee Admini stratorPro vide IACUC , Safety a nd R&D man agement Ca pabilityI  have the a bility to  comply wit h Federal  and VA reg ulations f or R&D com mittees.
  615   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  for Safet y committe es.
  616   I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  for IACUC  committee s.To adequ ately sati sfy all Fe deral and  VA regulat ions gover ning the m anagement  of the R&D , Safety,  and IACUC  committees  to includ e computer  usage, st orage, and  security.  
  617   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.12/6 .10.1HighI ACUC Admin istrator T o be able  to manage  all aspect s of his/h er IACUC c ommittee t o ensure c ompliance  with Feder al and VA  regulation s. This in cludes sch edules, me etings, no tification s, minutes , and docu ments.I ha ve the abi lity to co mply with  Federal an d VA regul ations in  the IACUC  committees .Provide m anagement  capability  - This in cludes sch edules, me etings, no tification s, minutes , and docu ments .3.1 2/6.10.1Hi ghSafety C ommittee A dministrat orTo be ab le to mana ge all asp ects of hi s/her Safe ty committ ee to ensu re complia nce with f ederal and  VA regula tions. Thi s includes  schedules , meetings , notifica tions, min utes, and  documents. I have the  ability t o comply w ith Federa l and VA r egulations  in the Sa fety commi ttees.Prov ide manage ment capab ility - Th is include s schedule s, meeting s, notific ations, mi nutes, and  documents  .3.12/6.1 0.1HighR&D  Committee  Administr atorTo be  able to ma nage all a spects of  his/her R& D committe e to ensur e complian ce with fe deral and  VA regulat ions. This  includes  schedules,  meetings,  notificat ions, minu tes, and d ocuments.I  have the  ability to  comply wi th Federal  and VA re gulations  in the R&D  committee s.Provide  management  capabilit y - This i ncludes sc hedules, m eetings, n otificatio ns, minute s, and doc uments.3.1 3/6.11High Committee  Coordinato rTo track  reporting  of adverse  events, p rotocol de viations,  and protoc ol excepti ons in the  R&D, Safe ty, and IA CUC commit tees.I hav e the abil ity to com ply with F ederal rev iew events  submitted  from the  PI or PI D esignee re garding ad verse even ts, protoc ol deviati ons, and V A regulati ons in the  R&D commi ttees.
  618   I have the  ability t o comply w ith Federa l review e vents subm itted from  the PI or  PI Design ee regardi ng adverse  events, p rotocol de viations,  and VA reg ulations i n the Safe ty committ ees.
  619   Track repo rting of a dverse eve nts, proto col deviat ions, and  protocol e xceptions.
  620   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to comp ly with Fe deral revi ew events  submitted  from the P I or PI De signee reg arding adv erse event s, protoco l deviatio ns, and VA  regulatio ns in the  IACUC comm ittees.3.1 3.2/6.11.1 HighCommit tee Coordi natorTo tr ack report ing of adv erse event s, protoco l deviatio ns, and pr otocol exc eptions –  IACUC,IRB,  SRS, and  R&D.I have  the abili ty to trac k notifica tion regar ding adver se events  and protoc ol deviati ons in IRB  committee s.
  621   I have the  ability t o coordina te notific ation rega rding adve rse events  and proto col deviat ions in IR B committe es.
  622   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eportsin I RB committ ees.
  623   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports in  IRB commit tees.
  624   I have the  ability t o track no tification  regarding  adverse e vents and  protocol d eviations  in IACUC c ommittees.
  625   I have the  ability t o coordina te notific ation rega rding adve rse events  and proto col deviat ions in IA CUC commit tees..
  626   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports in  IACUC comm ittees..
  627   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports.The  Committee  Coordinat or is able  to track  reporting  of adverse  events, p rotocol de viations,  and protoc ol excepti ons – IACU C, IRB, an d SRS.
  628   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to main tain recor ds of noti fications  for filing  of requir ed reports  in IACUC  committees
  629   I have the  ability t o track no tification  regarding  adverse e vents and  protocol d eviations  in R&D com mittees.
  630   I have the  ability t o coordina te notific ation rega rding adve rse events  and proto col deviat ions in R& D committe es..
  631   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports in  R&D commit tees..
  632   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports in  R&D commit tees.
  633   I have the  ability t o track no tification  regarding  adverse e vents and  protocol d eviations  in Safety  committees .
  634   I have the  ability t o coordina te notific ation rega rding adve rse 
  635   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports.
  636   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports.eve nts and pr otocol dev iations in  Safety co mmittees.
  637   I have the  ability t o maintain  records o f adverse  event docu ments for  filing of  required r eports in  Safety com mittees.
  638   I have the  ability t o maintain  records o f notifica tions for  filing of  required r eports in  Safety com mittees.3. 15/6.12Med iumPI or P I Designee To generat e investig ational dr ug informa tion recor d (Form 10 -9012) for  the R&D,  Safety and  IACUC com mittees.I  have the a bility to  complete F orm 10-901 2 in the R &D committ ees.
  639   I have the  ability t o attach F orm 10-901 2 to a stu dy applica tion in th e R&D comm ittees.
  640   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  required  in the R&D  committee s.
  641   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  provided  with a lin k to a fil lable vers ion of the  form in t he R&D com mittees.
  642  
  643   I have the  ability t o complete  Form 10-9 012 in the  Safety co mmittees.
  644   I have the  ability t o attach F orm 10-901 2 to a stu dy applica tion in th e Safety c ommittees.
  645   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  required  in the Saf ety commit tees.
  646   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  provided  with a lin k to a fil lable vers ion of the  form in t he Safety  committees .
  647  
  648   PI or PI D esignee is  able to g enerate in vestigatio nal drug i nformation  record (F orm 10-901 2)
  649  
  650   After the  form is ge nerated, a  signature  is requir ed by the  R&D and IR B chairs.
  651   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to comp lete Form  10-9012 in  the IACUC  committee s.
  652   I have the  ability t o attach F orm 10-901 2 to a stu dy applica tion in th e IACUC co mmittees.
  653   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  required  in the IAC UC committ ees.
  654   I am promp ted when a n Investig ational Dr ug form is  provided  with a lin k to a fil lable vers ion of the  form in t he IACUC c ommittees.
  655   NOTE: If s tudy is of  type "Inv estigation al Drug St udy", User  is prompt ed to comp lete Form  10-9012 an d link pro vided.3.16 /6.13HighC ommittee C oordinator To notify  investigat or when co ntinuing r enewals of  subcommit tee review s are due  in R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.I h ave the ab ility to n otify the  PI or PI D esignee 60  days befo re a study  expires t hat a cont inuing rev iew/annual  report is  due in R& D committe es.
  656   I have the  ability t o notify t he PI or P I Designee  60 days b efore a st udy expire s that a c ontinuing  review/ann ual report  is due in  Safety co mmittees.
  657   I have the  ability t o notify t he PI or P I Designee  60 days b efore a st udy expire s that a c ontinuing  review/ann ual report  is due in  IACUC com mittees.Th e PI or PI  Designee  is notifie d when ann ual renewa ls of subc ommittee r eviews are  due.
  658   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.16.2 /6.13.1Hig hPI or PI  DesigneeTo  be notifi ed when an nual renew als of sub committee  reviews ar e done – I ACUC and I RBI am not ified when  an annual  review is  due in or der to com plete the  annual rev iew of a s tudy and s ubmit in I ACUC.
  659  
  660   I am notif ied 90 day s before a  study exp ires to su bmit Annua l Report i n IACUC.PI  or PI Des ignee is n otified wh en annual  renewals o f subcommi ttee revie ws are don e – IACUC3 .17/6.14Me diumAO and  Committee  Coordinat orsTo trac k Federal- wide Assur ances, IRB , R&D, Saf ety, and I ACUC regis trations,  Memorandum s of Under standing ( MOUs), and  other acc reditation s in R&D,  Safety, an d IACUC co mmittees.I  have the  ability to  track Ass urances in  the R&D c ommittees.
  661   I have the  ability t o track MO Us in the  R&D commit tees..
  662   I have the  ability t o track ot her accred itations i n the R&D  committees .
  663   I have the  ability t o monitor  assurances  in order  to ensure  compliance  with Fede ral and VA  regulatio ns in the  R&D commit tees.
  664   I have the  ability t o monitor  MOUs in or der to ens ure compli ance with  Federal an d VA regul ations in  the R&D co mmittees.
  665   I have the  ability t o monitor  accreditat ions in or der to ens ure compli ance with  Federal an d VA regul ations in  the R&D co mmittees.
  666   I have the  ability t o track As surances i n the Safe ty committ ees.
  667   I have the  ability t o track MO Us in the  Safety com mittees.
  668   I have the  ability t o track ot her accred itations i n the Safe ty committ ees.
  669   I have the  ability t o monitor  assurances  in order  to ensure  compliance  with Fede ral and VA  regulatio ns.
  670   I have the  ability t o monitor  MOUs in or der to ens ure compli ance with  Federal 
  671   .
  672  
  673   NOTE: Assu rance and  Accreditat ion Checkl ist is pro vided on A O landing  page.The A O is able  to track F ederal Wid e Assuranc es, IRB an d IACUC re gistration s, MOUs, a nd other a ccreditati ons.
  674   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.and VA  regulatio ns in the  Safety com mittees.
  675   I have the  ability t o monitor
  676   accreditat ions in or der to
  677   ensure com pliance wi th
  678   Federal an d VA
  679   Regulation s in the S afety comm ittees.
  680   I have the  ability t o track As surances i n the IACU C committe es.
  681   I have the  ability t o track MO Us in the  IACUC comm ittees.
  682   I have the  ability t o track ot her accred itations i n the IACU C committe es.
  683   I have the  ability t o monitor  assurances  in order  to ensure  compliance  with Fede ral and VA  regulatio ns in the  IACUC comm ittees.
  684   I have the  ability t o monitor  MOUs in or der to ens ure compli ance with  Federal an d VA regul ations in  the IACUC  committees .
  685   I have the  ability t o monitor  accreditat ions in or der to ens ure compli ance with  Federal an d VA regul ations in  the IACUC  committees .3.18/6.15 HighLA (Lo cal System  Administr ator)To al low for si te specifi c committe e configur ations and  workflows  in the R& D, Safety,  and IACUC  committee s.I have t he ability  to config ure the wo rkflow for  each R&D  committee.
  686   I have the  ability t o configur e the work flow for e ach Safety  committee .
  687   I have the  ability t o configur e the work flow for e ach IACUC  committee. The LA is  able to im plement si te specifi c committe e configur ations and  workflows .
  688   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.18/6 .15HighSAT o allow fo r site spe cific comm ittee conf igurations  and workf lows R&D,  Safety, an d IACUC co mmittees.I  have the  ability to  configure  the workf lows withi n and amon g R&D comm ittees in  order to c omply with  local sit uation and  SOPs.
  689   I have the  ability t o configur e the work flows with in and amo ng Safety  committees  in order  to comply  with local  situation  and SOPs.
  690   I have the  ability t o configur e the work flows with in and amo ng IACUC c ommittees  in order t o comply w ith local  situation  and SOPs.
  691  
  692   NOTE: Work flow confi guration t ool is ava ilable on  the LSA la nding page .The SA is  able to i mplement s ite-specif ic committ ee configu rations an d workflow s
  693   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.19/6 .16MediumR COProvide  compliance  checklist  for RCO a nd the Saf ety commit tees.The R CO should  be able to  have a ve rsion of t he ORO che cklist onl ine.
  694  
  695   The RCO sh ould be ab le to have  an online  version o f the chec klist avai lable in o rder to co mplete com pliance re ports.
  696   The Safety  committee  should be  able to h ave a vers ion of the  ORO check list onlin e.
  697   The Safety  committee  should be  able to h ave an onl ine versio n of the c hecklist a vailable i n order to  complete  compliance  reports.
  698  
  699   NOTE: Chec klist is a vailable o n RCO land ing page.T he RCO is  able to ob tain the c ompliance  checklist  online.3.2 /6.17HighP I or PI De signeeAuto mate creat ion of Res earch Prot ocol Safet y Survey ( RPSS) (VA  Form 10-03 98)The PI  or PI Desi gnee must  be able to  submit Fo rm 10-0398  as a comp onent of a  study app lication.
  700  
  701   The PI or  PI Designe e must be  able to co mplete the  Safety Su rvey in or der to det ermine whi ch types o f safety r eviews may  be requir ed.
  702  
  703   NOTE: A li nk is avai lable in t he online  study appl ication to  access an d complete  Form 10-0 398 (for I RB only)Th e PI or PI  Designee  is able to  access, f ill out an d submit a n automate d Research  Protocol  Safety Sur vey (RPSS)  (VA Form  10-0398) o nline.3.21 /6.18HighA ssociate C hief of St aff (ACOS) To be prov ided with  a landing  page for A COS and AO in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .The ACOS  will be pr ovided wit h a landin g page in  the R&D co mmittees.
  704   The ACOS w ill be pro vided with  a landing  page in t he Safety  committees .
  705   The ACOS w ill be pro vided with  a landing  page in t he IACUC c ommittees. The ACOS w ill be pro vided with  a landing  page.
  706   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.3.21/6 .18HighAOT o be provi ded with a  landing p age for AC OS and AO  in the R&D , Safety,  and the IA CUC commit tees.
  707   AO – Admin istrative  Officer
  708   ACOS - Ass istant Chi ef of Staf f The AO w ill be pro vided with  a landing  page in t he R&D com mittees.
  709   The AO wil l be provi ded with a  landing p age in the  Safety co mmittees. 
  710   The AO wil l be provi ded with a  landing p age in the  IACUC com mittees.Th e AO will  be provide d with a l anding pag e.
  711   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.The ta ble below  lists the  Epic and d etailed Us er Narrati ves (Busin ess Requir ements) fo r BN4/Elab oration Bu siness Req uirement 7 .
  712   Table 6: E pic BN4
  713   Epic BN4:  Manage dat a about pe rsonnel en gaged in r esearch at  VAMC faci lities.IDP riorityAs  a… I want… So that…Ac ceptance C riteria/Us er Story N otes4.2Hig h – automa te connect ions betwe en Collabo rative Ins titutional  Training  (CITI), Ta lent Manag ement Syst em (TMS) a nd RAMSPri ncipal Inv estigator  or PI Desi gnee and C ommittee C oordinator sTo automa te the tra cking of t raining, s cope of pr actice, an d all nece ssary cert ifications  for PIs a nd other e mployees i n the R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees. I have the  ability t o track th e training  status of  personnel  attached  to a study  in the R& D committe e.
  714   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the prereq uisite and  requisite  training  in order t o meet Fed eral and V A guidelin es, rules,  and regul ations in  the  R&D c ommittee.
  715   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the certif ications i n order to  meet Fede ral and VA  guideline s, rules,  and regula tions in t he R&D com mittee.
  716   I have the  ability t o track th e training  status of  personnel  attached  to a study  in the Sa fety commi ttee.
  717   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the prereq uisite and  requisite  training  in order t o meet Fed eral and V A guidelin es, rules,  and regul ations in  the Safety  committee .
  718   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the certif ications i n order to  meet Fede ral and VA  guideline s, rules,  and regula tions in t he Safety  committee.
  719   I have the  ability t o track th e training  status of  personnel  attached  to a study  in the IA CUC commit tee.
  720   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the prereq uisite and  requisite  training  in order t o meet Fed eral and V A guidelin es, rules,  and regul ations in  the IACUC  committee.
  721   I have the  ability t o certify  that perso nnel attac hed to a s tudy have  the certif ications i n order to  meet Fede ral and VA  guideline s, rules,  and regula tions in t he IACUC c ommittee.T o be able  to automat e the trac king of tr aining, sc ope of pra ctice, and  all neces sary certi fications  for PIs an d other em ployees.
  722  
  723   NOTE: A tr aining rec ord is ava ilable for  research  personnel  and notifi cations ar e sent to  the PI or  PI Designe e and User  when trai ning is ab out to exp ire.
  724   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.4.3Med iumPrincip al Investi gator or P I Designee
  725   and RAMS U serTo noti fy PI or P I Designee  and emplo yee when t raining is  required  including  annual/bia nnual re-t raining in  the R&D,  Safety, an d IACUC co mmittees.I  have the  ability to  have a li nk to refe rence what  training  is require d for ever y assigned  research  task in th e R&D comm ittee.
  726   I have the  ability t o be notif ied if a t eam member ’s trainin g is about  to expire  in order  to maintai n a qualif ied staff  in the R&D  committee .
  727   I have the  ability t o have a l ink to kno w what tra ining is r equired fo r my assig ned resear ch tasks i n the R&D  committee.
  728   I have the  ability t o have a l ink to ref erence wha t training  is requir ed for eve ry assigne d research  task in t he Safety  committee.
  729   I have the  ability t o be notif ied if a t eam member ’s trainin g is about  to expire  in order  to maintai n a qualif ied staff  in the Saf ety commit tee.
  730   I have the  ability t o have a l ink to kno w what tra ining is r equired fo r my assig ned resear ch tasks i n the Safe ty committ ee.
  731   To be able  to notify  PI or PI  Designee a nd employe e when tra ining is r equired in cluding an nual/biann ual re-tra ining.
  732   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to have  a
  733   link to re ference wh at
  734   training i s required  for every  assigned  research
  735   task in th e IACUC co mmittee.
  736   I have the  ability t o be
  737   notified i f a team m ember’s tr aining is
  738   about to e xpire in o rder to ma intain a q ualified s taff in th e IACUC co mmittee.
  739   I have the  ability t o have a
  740   link to kn ow what tr aining is  required f or my assi gned resea rch tasks  in the IAC UC committ ee.4.4Medi umAdminist rative Off icerTo not ify Withou t Compensa tion (WOC) /In-Person  Authentic ation (IPA )/VA emplo yee and sp onsor when  appointme nt renewal  is requir ed in the  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.I have  the abili ty to be i nformed wh en WOC emp loyee appo intments a re about t o expire i n the R&D  committee.
  741   I have the  ability t o monitor  WOC appoin tments to  ensure all  research  staff is q ualified i n the R&D  committee.
  742   I have the  ability t o be infor med when W OC employe e appointm ents are a bout to ex pire in th e Safety c ommittee.
  743   I have the  ability t o monitor  WOC appoin tments to  ensure all  research  staff is q ualified i n the Safe ty committ ee.
  744   I have the  ability t o be infor med when W OC employe e appointm ents are a bout to ex pire in  t he IACUC c ommittee.
  745   I have the  ability t o monitor  WOC appoin tments to  ensure all  research  staff is q ualified i n the IACU C committe e.To be ab le to noti fy WOC/IPA /VA employ ee and spo nsor when  appointmen t renewal  is require d.
  746  
  747   NOTE: Repo rt of WOC  staff and  appointmen t status i s availabl e from AO  landing pa ge.
  748   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.4.5Low Administra tive Offic erTo track  key, pers onal compu ter (PC),  and badge  assignment s/issues i n the R&D,  Safety, a nd the IAC UC committ ees.I have  the abili ty to acce ss data th at links p ersonnel t o badges i n the R&D  committee.
  749   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ke ys in the  R&D commit tee.
  750   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to eq uipment in  the R&D c ommittee. 
  751   I have the  ability t o ensure t hat badges  are assig ned to the  appropria te personn el in orde r to maint ain physic al securit y in the R &D committ ee.
  752   I have the  ability t o ensure t hat keys a re assigne d to the a ppropriate  personnel  in order  to maintai n physical  security  in the R&D  committee .
  753   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ba dges in th e Safety c ommittee.
  754   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ke ys in the  Safety com mittee.
  755   To be able  to track  key, PC, a nd badge a ssignments /issues.
  756  
  757   NOTE: Repo rt of key,  badges, a nd equipme nt assigne d to perso nnel is av ailable on  the AO la nding page .
  758   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to acce ss data th at links p ersonnel t o equipmen t in the S afety comm ittee.
  759   I have the  ability t o ensure t hat badges  are assig ned to the
  760   appropriat e personne l in order  to mainta in physica l
  761   security i n the Safe ty committ ee.
  762   I have the  ability t o ensure t hat keys a re
  763   assigned t o the appr opriate pe rsonnel in
  764   order to m aintain ph ysical sec urity in t he Safety  committee.
  765   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ba dges in th e IACUC co mmittee.
  766   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to ke ys in the  IACUC comm ittee.
  767   I have the  ability t o access d ata that l inks perso nnel to eq uipment in  the IACUC  committee
  768   I have the  ability t o ensure t hat badges  are assig ned to the  appropria te personn el in orde r to maint ain physic al securit y in the I ACUC commi ttee.
  769   I have the  ability t o ensure t hat keys a re assigne d to the a ppropriate  personnel  in order  to maintai n physical  security  in the IAC UC committ ee.4.6LowA dministrat ive Office rTo track  and certif y effort o n projects  in the R& D, Safety,  and the I ACUC commi ttees.I ha ve the abi lity to mo nitor labo r charged  to researc h projects  at a stat ion for th e R&D comm ittee.
  770   I have the  ability t o monitor  effort on  projects t o avoid co st overrun s for the  R&D commit tee.
  771   I have the  ability t o monitor  labor char ged to res earch proj ects at a  station fo r the Safe ty committ ee.
  772   I have the  ability t o monitor  effort on  projects t o avoid co st overrun s for the  Safety com mittee.
  773   I have the  ability t o monitor  labor char ged to res earch proj ects at a  station fo r the IACU C committe e.
  774   I have the  ability t o monitor  effort on  projects t o avoid co st overrun s for the  IACUC comm ittee.To b e able to  track and  certify ef fort on pr ojects.
  775   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.4.7Med iumCommitt ee Coordin atorTo tra ck COI Dis closures i n the R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees. I have the  ability t o track CO I disclosu res for su bmitted st udy applic ation and  renewals i n the R&D  committees .
  776   I have the  ability t o track CO I disclosu res for su bmitted st udy applic ation and  renewals i n the Safe ty committ ees.
  777   I have the  ability t o track CO I disclosu res for su bmitted st udy applic ation and  renewals i n the IACU C committe es.To be a ble to tra ck COI Dis closures.
  778   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.4.8Hig hPrincipal  Investiga tor or PI  DesigneeTo  add perso nnel to st udy team;  set roles  and notifi cationsin  the R&D, S afety, and  IACUC com mittees.I  have the a bility to  add person nel to the  study tea m in the R &D committ ees.
  779   I have the  ability t o set role s for each  study in  the R&D co mmittees.
  780   I have the  ability t o add pers onnel to t he study t eam in the  Safety co mmittees.
  781   I have the  ability t o set role s for each  study in  the Safety  committee s..
  782   I have the  ability t o add pers onnel to t he study t eam in the  IACUC com mittees.
  783   I have the  ability t o set role s for each  study in  the IACUC  committees .To be abl e to add p ersonnel t o study te am; set ro les and no tification s.
  784   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.4.9Hig hCommittee  Coordinat orTo recei ve a notif ication wh en changes  or additi ons are ma de to the  study team  in the R& D, Safety,  and IACUC  committee s.I can be  aware of  additions  of changes  made by t he PI or P I Designee  in the R& D committe es.
  785   I can be a ware of ad ditions of  changes m ade by the  PI or PI  Designee i n the Safe ty committ ees.
  786   I can be a ware of ad ditions of  changes m ade by the  PI or PI  Designee i n the IACU C committe es.To rece ive notifi cations wh en personn el are add ed/removed  from the  study team .
  787   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.The ta ble below  lists the  Epic and d etailed Us er Narrati ves (Busin ess Requir ements) fo r BN5/Elab oration Bu siness Req uirement 8 .
  788   Table 7: E pic BN5
  789   Epic BN5:  Manage dat a about la boratory s pace and s afety.IDPr iorityAs a … I want…S o that…Acc eptance Cr iteria/Use r Story No tes5.1Medi umAdminist rative Off icerTo tra ck laborat ory space  allocation s R&D, Saf ety, and I ACUC commi ttees.I ha ve the abi lity to ha ve data ab out how la b space is  allocated  and who i s responsi ble for ea ch lab in  the R&D co mmittee.
  790   I have the  ability t o track us age of lab  space to  ensure tha t faciliti es for VA  research a re availab le in the  R&D commit tee.
  791   I have the  ability t o have dat a about ho w lab spac e is alloc ated and w ho is resp onsible fo r each lab  in the Sa fety commi ttee..
  792   I have the  ability t o track us age of lab  space to  ensure tha t faciliti es for VA  research a re availab le in the  Safety com mittee.
  793   I have the  ability t o have dat a about ho w lab spac e is alloc ated and w ho is resp onsible fo r each lab  in the IA CUC commit tee.
  794   I have the  ability t o track us age of lab  space to  ensure tha t faciliti es for VA  research a re availab le in the  IACUC comm ittee.To b e able to  track labo ratory spa ce allocat ions.
  795  
  796   NOTE: Lab  Space Repo rt is acce ssible fro m the AO l anding pag e.
  797   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.5.2Med iumPrincip al Investi gator or P I Designee To add dat a to labor atory insp ection for m in the S afety comm ittees.I h ave the ab ility to t rack lab i nspections  in the Sa fety commi ttees.
  798  
  799   I have the  ability t o record l ab inspect ions in th e Safety c ommittees.
  800  
  801   I have the  ability t o ensure t hat lab in spections  are up to  date in or der to avo id shutdow ns in the  Safety com mittees.To  be able t o add data  to labora tory inspe ction form .
  802  
  803   NOTE: Atla nta VAMC L ASIF form  available  online as  a componen t of RAMS. 5.3MediumA dministrat ive Office r
  804   and Princi pal Invest igator or  PI Designe eTo genera te and tra ck annual  lab safety  self-eval uation for ms and lab  safety in  the Safet y committe es.I have  the abilit y to track  various l ab safety  reports in  the Safet y committe es.
  805  
  806   I have the  ability t o ensure t hat lab in spections  are up to  date in or der to avo id shutdow ns in the  Safety com mittees.To  be able t o generate  and track  annual la b safety s elf-evalua tion forms  and lab s afety.
  807  
  808   NOTE: LASI F form ava ilable onl ine as a c omponent o f RAMS.5.4 MediumPrin cipal Inve stigator o r PI Desig neeTo main tain inven tory of ch emicals, s elect agen ts, and bi ohazards o f the Safe ty commite e.I have t he ability  to monito ry invento ry of chem icals in t he Safety  committees .
  809  
  810   I have the  ability t o monitor  inventory  of biohaza rds in the  Safety co mmittees.
  811  
  812   I have the  ability t o access d ata detail ing stored  chemicals  in order  to comply  with Feder al regulat ions in th e Safety c ommittees.
  813  
  814   I have the  ability t o access d ata detail ing stored  miscellan eous agent s in order  to comply  with Fede ral regula tions in t he Safety  committees .
  815  
  816   I have the  ability t o specify  if materia ls are lab  specific  in the Saf ety commit tees.To be  able to m aintain in ventory of  chemicals , select a gents, and  biohazard s.5.5Mediu mAdministr ative Offi cerTo mana ge tissue  bank locat ion data i n the R&D,  Safety an d IACUC co mmittees.I  have the  ability to  monitor i nformation  about a t issue bank  in the R& D committe es.
  817  
  818   I have the  ability t o monitor  informatio n about a  tissue ban k in the S afety comm ittees.
  819   I have the  ability t o monitor  informatio n about a  tissue ban k in the I ACUC commi ttees.
  820   To be able  to manage  tissue-ba nking data .
  821   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.5.6Med iumAdminis trative Of ficerTo ma nage data  sharing ag reements,  data repos itory appr ovals, and  annual re ports in t he R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.I h ave the ab ility to m anage elec tronic ver sions of d ata sharin g agreemen ts in the  R&D commit tees.
  822   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data rep ository ag reements i n the R&D  committees .
  823   I have the  ability t o have leg al prepare d reviews  that requi re MOU agr eements in  the R&D c ommittees.
  824   I have the  ability t o have reg ulatory re views that  require M OU agreeme nts in the  R&D commi ttees.
  825   I have the  ability t o have reg ulatory re views that  require d ata sharin g agreemen ts in the  R&D commit tees.
  826   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data sha ring agree ments in t he Safety  committees .
  827   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data rep ository ag reements i n the Safe ty committ ees.
  828   To be able  to manage  data shar ing agreem ents, data  repositor y approval s, and ann ual report s.
  829  
  830   NOTE: Data  sharing a greements  are stored  as tagged  documents .
  831   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.I have  the abili ty to have  legal pre pared revi ews that r equire MOU  agreement s in the S afety comm ittees.
  832   I have the  ability t o have
  833   regulatory  reviews t hat requir e MOU agre ements in  the Safety  committee s.
  834   I have the  ability t o have reg ulatory re views that  require d ata sharin g
  835   Agreements  in the Sa fety commi ttees.
  836   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data sha ring agree ments in t he Safety  committees .
  837   I have the  ability t o manage e lectronic  versions o f data rep ository ag reements i n the Safe ty committ ees.
  838   I have the  ability t o have leg al prepare d reviews  that requi re MOU agr eements in  the Safet y committe es.
  839   I have the  ability t o have reg ulatory re views that  require M OU agreeme nts in the  Safety co mmittees.
  840    I have th e ability  to have re gulatory r eviews tha t require  data shari ng agreeme nts in the  Safety co mmittees.5 .7MediumAn imal Facil ity Manage r (AFM)To  manage ani mal census  in the IA CUC and Sa fety commi ttee.I hav e the abil ity to mai ntain a ce nsus of an imals stor ed in our  Veterinary  Medical U nit (VMU)  in the IAC UC committ ees.
  841  
  842   I have the  ability t o maintain  an up-to- date anima l census t o ensure t hat animal s are avai lable for  studies in  the Safet y committe es.
  843  
  844   I have the  ability t o ensure t he AFM is  a role in  RAMS and i n the Safe ty committ ees..To be  able to m anage anim al census. The table  below list s the Epic  and detai led User N arratives  (Business  Requiremen ts) for BN 6/Elaborat ion Busine ss Require ment 9.
  845   Table 8: E pic BN6
  846   Epic BN6:  Central Of fice repor ting requi rements.ID PriorityAs  a… I want …So that…A cceptance  Criteria/U ser Story  Notes6.1Me diumAdmini strative O fficerTo c reate real -time expe nditure re ports R&D,  Safety, a nd IACUC c ommittees. I have the  ability t o complete  reports t hat detail  expenditu res by Fis cal Year ( FY) in the  R&D commi ttees.
  847   I have the  ability t o allocate  expenditu res to res earch proj ects in or der to ens ure each i s within b udget in t he R&D com mittees..
  848   I have the  ability t o complete  reports t hat detail  expenditu res by Fis cal Year ( FY) in the  Safety co mmittees.
  849   I have the  ability t o allocate  expenditu res to res earch proj ects in or der to ens ure each i s within b udget in t he Safety  committees .
  850   I have the  ability t o complete  reports t hat detail  expenditu res by Fis cal Year ( FY) in the  IACUC com mittees.
  851   I have the  ability t o allocate  expenditu res to res earch proj ects in or der to ens ure each i s within b udget in t he IACUC c ommittees. To be able  to create  real-time  expenditu re reports .
  852   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.6.2Hig hAdministr ative Offi cerTo prov ide query  and report ing tools  for admini strative r esearch da ta in the  R&D, Safet y and IACU C.I have t he ability  to respon d to data  requests f rom Centra l Office i n the R&D  committees .
  853   I have the  ability t o respond  to status  requests f rom Centra l Office i n the R&D  committees .
  854   I have the  ability t o respond  to data re quests fro m Central  Office in  the Safety  committee s.
  855   I have the  ability t o respond  to status  requests f rom Centra l Office i n the Safe ty committ ees.
  856   I have the  ability t o respond  to data re quests fro m Central  Office in  the IACUC  committees .
  857   I have the  ability t o respond  to status  requests f rom Centra l Office i n the IACU C committe es.To be a ble to pro vide query  and repor ting tools  for admin istrative  research d ata.
  858   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.6.12Hi ghRAMS Use rTo export  raw data  in XML tha t can be a nalyzed wi th third-p arty busin ess intell igence ana lysis and  visualizat ion tools  in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .I have th e ability  to export  data for u se in Micr osoft (MS)  Excel and  other ana lysis pack ages in th e R&D comm ittees.
  859   I have the  ability t o export d ata for us e in other  analysis  packages i n the R&D  committees .
  860   I have the  ability t o export d ata to MS  PowerPoint  in order  to make pr esentation  graphs in  the R&D c ommittees.
  861   I have the  ability t o export d ata for us e in Micro soft (MS)  Excel and  other anal ysis packa ges in the  Safety co mmittees.
  862   I have the  ability t o export d ata for us e in other  analysis  packages i n the Safe ty committ ees.
  863   I have the  ability t o export d ata to MS  PowerPoint  in order  to make pr esentation  graphs in  the Safet y committe es.
  864   I have the  ability t o export d ata for us e in Micro soft (MS)  Excel and  other anal ysis packa ges in the  IACUC com mittees.
  865   To be able  to export  raw data  in XML tha t can be a nalyzed wi th third-p arty busin ess intell igence ana lysis and  visualizat ion tools.
  866   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.Table  9: Epic BN 7
  867   Epic BN7:  System wil l interfac e with VA  systemsIDP riorityAs  a… I want… So that…Ac ceptance C riteria/Us er Story N otesI have  the abili ty to expo rt data fo r use in o ther analy sis packag es in the  IACUC comm ittees.
  868   I have the  ability t o export d ata to MS  PowerPoint  in order  to make pr esentation  graphs in  the IACUC  committee s.7.2/10.2 MediumAdmi nistrative  Officerto  support a utomated d ata import  from Coll aborative  Institutio nal Traini ng (CITI). the CITI s ystem must  interface  with RAMS  and the C ITI traini ng data wi ll availab le to RAMS  users.The  AO is abl e to acces s data in  CITI using  RAMS.7.5/ 10.5Medium Administra tive Offic erto suppo rt automat ed data im port from  Talent Man agement Sy stem (TMS) .the TMS m ust interf ace with R AMS in ord er to acce ss the RAM S training  records.T he AO is a ble to acc ess data i n TMS usin g RAMS.The  table bel ow lists t he Epic an d detailed  User Narr atives (Bu siness Req uirements)  for BN8.  This Busin ess Requir ement was  not in the  initial B usiness Re quirements  Document  (BRD). Upd ates will  be made to  the BRD.  The table  below was  not includ ed in the  initial Re search Off ice, all c ommitteesE laboration  Business  Requiremen ts documen t. 
  869   Table 10:  Epic BN8
  870   Epic BN8:  The system  will crea te a Docum ent Manage ment Proce ss. IDPrio rityAs a…I  want…So t hat…Accept ance Crite ria\User S tory Notes 8.1HighAdm inistrativ e Officer
  871   Associate  Chief of S taff for R esearch
  872   Committee  Coordinato r/ 
  873   Committee  Administra tor
  874   Principle  Investigat or or PI D esignee
  875   Co-Princip le Investi gator
  876   IRB Admini strator
  877   IRB Chair
  878   IRB Member
  879   IRB Staff
  880   Local Site  
  881   Investigat or (CIRB R ole Only)
  882   Local RAMS  Administr ator
  883   Study Coor dinator
  884   ORD Admini stratorThe  system to  allow edi ting, prin ting, and  storage of  IRB, IACU C, R&D and  Safety do cuments.Th e system m ust allow  editing of  IRB docum ents.
  885   The system  must allo w printing  of IRB do cuments.
  886   The system  must allo w storage  of IRB doc uments.
  887   The system  must allo w editing  of IACUC d ocuments.
  888   The system  must allo w printing  of IACUC  documents.
  889   The system  must allo w storage  of IACUC d ocuments.
  890   The system  must allo w editing  of R&D doc uments.
  891   The system  must allo w printing  of R&D do cuments.
  892   The system  must allo w storage  of R&D doc uments.
  893   The system  must allo w editing  of Safety  documents.
  894   The system  must allo w printing  of Safety  documents .
  895   The system  must allo w storage  of Safety  documents. The system  will succ essfully e dit, print , and stor e document s for each  committee .
  896   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.The ta ble below  lists the  Epic and d etailed Us er Narrati ves (Busin ess Requir ements) fo r BN8. Thi s Business  Requireme nt was not  in the in itial Busi ness Requi rements Do cument (BR D). Update s will be  made to th e BRD. The  table bel ow was not  included  in the ini tial Elabo ration Bus iness Requ irements d ocument. 
  897   Table 11:  Epic BN9
  898   Epic BN9:  Develop a  Reporting  Management  ModuleIDP riorityAs  a…I want…  So that…Ac ceptance C riteria/Us er Story N otes9.1Hig hCommittee  Coordinat or/Committ ee Adminis trator, IR B Administ rator, IRB  StaffTo i ntegrate a  complete  reporting  capability  for User  defined an d pre-defi ned genera ted report s in the R &D, Safety , and IACU C committe es.I have  tracking c apabilitie s for nece ssary R&D  committee  activity.
  899   I have tra cking capa bilities f or necessa ry Safety  committee  activity.
  900   I have tra cking capa bilities f or necessa ry IACUC c ommittee a ctivity.I  have track ing capabi lities for  necessary  committee  activity.
  901   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.9.2Hig hAdministr ative Offi cer,
  902   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator, IRB  Administr ator, IRB  Staff
  903   To see a s tudy listi ng by Loca l Site in  the R&D, S afety, and  IACUC com mittees.Re ports can  be printed  out by si te listing  all of th e studies  open at th ose sites  to include  IRB Numbe r, funding  agency, s tudy title , the LSI/ Co-LSIs, a pproval da te, and co ntinuing r eview expi ration dat e in the I RB committ ees.
  904   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de R&D Num ber, fundi ng agency,  study tit le, the LS I/Co-LSIs,  approval  date, and  continuing  review ex piration d ate in the  R&D commi ttees.
  905   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de Safety  Number, fu nding agen cy, study  title, the  LSI/Co-LS Is, approv al date, a nd continu ing review  expiratio n date in  the Safety  committee s.
  906   Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de IACUC N umber, fun ding agenc y, study t itle, the  LSI/Co-LSI s, approva l date, an d continui ng review  expiration  date in t he IACUC c ommittees. Reports ca n be print ed out by  site listi ng all of  the studie s open at  those site s to inclu de IRB Num ber, fundi ng agency,  study tit le, the LS I/Co-LSIs,  approval  date, and  continuing  review ex piration d ate.
  907   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.9.3Hig hCommittee  Coordinat or/ Commit tee Admini strator, I RB Adminis trator, IR B StaffTo  retrieve a n Active s tudy listi ng in the  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.A list ing of all  active st udies can  be retriev ed by IRB  number, fu nding sour ce, whethe r study is  FDA-regul ated, stud y title, n umber of s ites, PI/C o-PIs, Pri mary Revie wer, Assig ned VA Cen tral IRB M anger, Ris k Level, A pproval Da te, Contin uing Revie w, and App roval Expi ration Dat e. (I am a ssuming th at we will  be able t o sort thi s particul ar report  to run a r eport, for  example,  only FDA-r egulated s tudies or  only studi es funded  by CSP in  the R&D co mmittees.
  908   A listing  of all act ive studie s can be r etrieved b y IRB numb er, fundin g source,  whether st udy is FDA -regulated , study ti tle, numbe r of sites , PI/Co-PI s, Primary  Reviewer,  Assigned  VA Central  IRB Mange r, Risk Le vel, Appro val Date,  Continuing  Review, a nd Approva l Expirati on Date. ( I am assum ing that w e will be  able to so rt this.
  909   To retriev e an Activ e study li sting.
  910   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.partic ular repor t to run a  report, f or example , only FDA - regulate d studies  or only st udies fund ed by CSP  in the Saf ety commit tees.
  911   A listing  of all act ive studie s can be r etrieved b y IRB numb er, fundin g source,  whether st udy is FDA -regulated , study ti tle, numbe r of sites , PI/Co-PI s, Primary  Reviewer,  Assigned  VA Central  IRB Mange r, Risk Le vel, Appro val Date,  Continuing  Review, a nd Approva l Expirati on Date. ( I am assum ing that w e will be  able to so rt this pa rticular r eport to r un a repor t, for exa mple, only  FDA-regul ated studi es or only  studies f unded by C SP in the  IACUC comm ittees.9.4 HighCommit tee Coordi nator/ Com mittee Adm inistrator , R&D Admi nistrator,  R&D Staff , Safety A dministrat or, Safety  Staff, IA CUC Admini strator, I ACUC Staff To retriev e an Exped ited Listi ng in the  R&D, Safet y, and IAC UC committ ees.A repo rt can be  run for a  specified  period of  time to re port all s tudy actio n approved  under exp edited pro cedures fo r the next  Board mee ting in th e R&D comm ittees. Th is include s approval  of new st udies, loc al sites,  continuing  reviews o f both PI  and LSI Ap plications , and PI a nd LSI Ame ndments, a s well as  review and  action ta ken on UAP , SAE, Pro tocol Devi ation, Sit e Closure,  and Study  Closure R eports for  the R&D c ommittee.
  912   A report c an be run  for a spec ified peri od of time  to report  all study  action ap proved und er expedit ed procedu res for th e next Boa rd meeting  for the S afety comm ittee. Thi s includes  approval  of new stu dies, loca l sites, c ontinuing  reviews of  both PI a nd LSI App lications,  and PI an d LSI Amen dments, as  well as r eview and  action tak en on UAP,  SAE, Prot ocol Devia tion, Site  Closure,  and Study 
  913   To retriev e an Exped ited Listi ng
  914   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  915   Closure Re ports in t he Safety  committees .
  916   A report c an be run  for a spec ified peri od of time  to report  all study  action ap proved und er expedit ed procedu res for th e next Boa rd meeting  the IACUC  committee . This inc ludes appr oval of ne w studies,  local sit es, contin uing revie ws of both  PI and LS I Applicat ions, and  PI and LSI  Amendment s, as well  as review  and actio n taken on  UAP, SAE,  Protocol  Deviation,  Site Clos ure, and S tudy Closu re Reports  in the IA CUC commit tees.9.5Hi ghAdminist rative Off icer,
  917   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator,R&D  Administra tor, R&D S taff, Safe ty Adminis trator, Sa fety Staff ,  IACUC A dministrat or, IACUC  StaffTo re trieve a L isting of  studies du e continui ng review  run for sp ecified pe riods in t he R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittees.A l isting of  studies du e continui ng review  can be run  for speci fied perio ds showing  R&D numbe r, study t itle, date  due, date  report re ceived, da te CR appr oved, and  date CR re ported to  Board for  expedited  review, if  applicabl e. Also in cludes sub  headings  of sites f or each st udy listin g: site, L SI, date r eport rece ived, date  approved,  and date  expedited  review rep orted to R &D if appl icable in  the R&D co mmittees.
  918   A listing  of studies  due conti nuing revi ew can be  run for sp ecified pe riods show ing Safety  number, s tudy title , date due , date rep ort receiv ed, date C R approved , and date  CR report ed to Boar d for expe dited revi ew, if app licable. A lso includ es sub hea dings of s ites for e ach study  listing: s ite, LSI,  date repor t received , date app roved, and  date expe dited revi ew reporte d to Safet y if appli cable in t he Safety  committees .
  919   A listing  of studies  due conti nuing revi ew can be  run for sp ecified pe riods show ing IACUC  number, st udy title,  date due,  date repo rt receive d, date CR  approved,  and date  CR reporte d to Board  for exped ited revie w, if appl icable. Al so include s sub head ings of si tes for ea ch study l isting: si te, LSI, d ate report  received,  date appr oved, and  date exped ited revie w reported  to IACUC  if applica ble in the  IACUC com mittees.To  retrieve  a Listing  of studies  due conti nuing revi ew run for  specified  periods.
  920   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  921   9.6HighCom mittee Coo rdinator/  Committee  Administra tor, R&D A dministrat or, R&D St aff, Safet y Administ rator, Saf ety Staff,   IACUC Ad ministrato r, IACUC S taffTo ret rieve a Li sting of c losed proj ects and s ites in th e R&D, Saf ety, and I ACUC commi ttees.I ca n differen tiate betw een site s tudy closu re and mai n study cl osure in t he R&D app lication.
  922   I can diff erentiate  between si te study c losure and  main stud y closure  in the Saf ety applic ation.
  923   I can diff erentiate  between si te study c losure and  main stud y closure  in the IAC UC applica tion.I can  different iate betwe en site st udy closur e and main  study clo sure.
  924   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.9.7Hig hCommittee  Coordinat or/ Commit tee Admini strator, R &D Adminis trator, R& D Staff, S afety Admi nistrator,  Safety St aff,  IACU C Administ rator, IAC UC Staff
  925   To retriev e study Ac tion Repor ts in the  R&D, Safet y and IACU C committe e applicat ion.A list ing of all  pending o pen action s that can  also be b roken down  and run b y specific  action su ch as pre- reviews, n ew studies , PI and L SI amendme nts, Local  Site Appl ications,  Updates, S AE/UAPs, P rotocol De viations,  Updates in  Progress,  and Revie w of Audit  and Closu re Reports  R&D commi ttee appli cation.
  926   A listing  of all pen ding open  actions th at can als o be broke n down and  run by sp ecific act ion such a s pre-revi ews, new s tudies, PI  and LSI a mendments,  Local Sit e Applicat ions, Upda tes, SAE/U APs, Proto col Deviat ions, Upda tes in Pro gress, and  Review of  Audit and  Closure R eports Saf ety commit tee applic ation.
  927   A listing  of all pen ding open  actions th at can als o be broke n down and  run by sp ecific act ion such a s pre-revi ews, new s tudies, PI  and LSI a mendments,  Local Sit e Applicat ions, Upda tes, SAE/U APs, Proto col Deviat ions, Upda tes in Pro gress, and  Review of  Audit and  Closure R eports IAC UC committ ee applica tion.To re trieve stu dy Action  Reports.
  928   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.9.8Hig hAdministr ative Offi cer,
  929   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator
  930   Review the  Action Re ports in t he R&D, Sa fety, and  IACUC comm ittee appl ication.
  931   A listing  of all ope n actions  by assigne d VA Centr al IRB Man ager or Re viewer wil l include  study stat us notes R &D committ ee applica tion.
  932   A listing  of all ope n actions  by assigne d VA Centr al IRB Man ager or Re viewer wil l include  study stat us notes S afety comm ittee appl ication.
  933   A listing  of all ope n actions  by assigne d VA Centr al IRB Man ager or Re viewer wil l include  study stat us notes I ACUC commi ttee appli cation.A l isting of  all open a ctions by  assigned V A Central  IRB Manage r or Revie wer will i nclude stu dy status  notes.
  934   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.
  935   9.9HighAdm inistrativ e Officer,
  936   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ ratorTo re ceive an a nnual repo rt from ea ch committ ee member  to the RDC  (that inc ludes –
  937   Committee  Review Sta tistics 
  938   Committee  Review Sta tistics- C ommittee M embers
  939   Committee  Review Sta tistics –  Events
  940   Committee  Review Sta tistics –  Initial Ap provals
  941   Committee  Review Sta tistics –  Reviewers  for the R& D, safety,  and IACUC  committee s.I can re view ongoi ng activit ies of the  R&D commi ttee.
  942   I can revi ew ongoing  activitie s of the S afety comm ittee.
  943   I can revi ew ongoing  activitie s of the I ACUC commi ttee.
  944   I can revi ew ongoing  activitie s of the c ommittee.
  945   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.9.10Hi ghAdminist rative Off icer,
  946   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator, R&D  Administr ator, R&D  Staff, Saf ety Admini strator, S afety Staf f,  IACUC  Administra tor, IACUC  Staff
  947   Receive an  annual re port 
  948   For Direct or’s Certi fication i ncluding t he followi ng details :
  949   Protocols  searches
  950   Summary –  Protocol C ounts by T ype/Status
  951   Summary –  Active Pro tocols
  952   Protocol D etails by  PI
  953   By Type (A nimal, Ani mal/Human,  Human, Sc ience-Safe ty, Scienc e- only, A CORP)
  954   By Status  (Active, P ending, Cl osed, Expi red, etc.)
  955   By Event T ype, Item  Type
  956   in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .I can rev iew ongoin g activiti es of the  R&D commit tee.
  957   I can revi ew ongoing  activitie s of the S afety comm ittee.
  958   I can revi ew ongoing  activitie s of the I ACUC commi ttee.I can  review on going acti vities of  the commit tee.
  959   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.9.11Hi ghAdminist rative Off icer,
  960   Associate  Chief of S taff for R esearchTo  receive a  report fro m each of  the commit tees with  the follow ing inform ation: (Co mmittee Ro sters, tra ining and  appointmen t expirati on dates
  961   Initial ap proval dat es
  962   Continuing  Reviews
  963   o Approval s – Expira tion Unkno wn [No CR  Mths]
  964   o Approval s – Expire d
  965   o Approval s – Unexpi red [No CR  Event]
  966   in the R&D , Safety,  and IACUC  committees .I can rev iew ongoin g activiti es of the  R&D commit tee. 
  967   I can revi ew ongoing  activitie s of the S afety comm ittee.
  968   I can revi ew ongoing  activitie s of the I ACUC commi ttee.I can  review on going acti vities of  the commit tee.
  969   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.9.12Hi ghAdminist rative Off icer,
  970   Associate  Chief of S taff for R esearch, C ommittee C oordinator / Committe e Administ rator, R&D  Administr ator, Safe ty Adminis trator,  I ACUC Admin istratorTo  research  financial  conflict o f interest  in the R& D, Safety,  and IACUC  committee s.Financia l conflict  of intere st can be  managed in  the R&D c ommittees.
  971   Financial  conflict o f interest  can be ma naged in t he Safety  committees .
  972   Financial  conflict o f interest  can be ma naged in t he IACUC c ommittees. Financial  conflict o f interest  can be ma naged.
  973   This epics  will need  to be bui lt to acco mmodate ad ditional c ommittees  in the fut ure.Graphi cal User I nterface ( GUI) Speci fications
  974   No new GUI  Specifica tions have  been defi ned at thi s time. Th e RAMS Int egration d evelopment  team will  add addit ional grap hics, coor dinated wi th the sus tainment t eam, as ne cessary. 
  975   Multi-Divi sional Spe cification s
  976   From the p erspective  of the en d User, th ere are no  functiona l differen ces betwee n User loc ation and  the functi onalities  provided b y the RAMS  Integrati on.
  977   Performanc e Specific ations
  978   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  979   The soluti on perform ance speci fications  solution w ill execut e performa nce, capac ity, and i ndependent  testing o f its prod uct, and a s part of  Software Q uality Ass urance (SQ A) analysi s and test ing.
  980   The ORD ai ms to impr ove the ef ficiency a nd perform ance of th e national  VA resear ch program  by implem enting an  enterprise -wide rese arch admin istrative  management  system ac cessible t o:
  981    ORD Centr al Office.  
  982   Active fie ld researc h offices 
  983   The implem ented tool  will supp ort the ma jor busine ss functio ns of the:
  984   Local Rese arch Offic e
  985   Management  of the Re search and  Developme nt (R& D)  Committee  and its su bcommittee s (Institu tional Rev iew Board  (IRB) 
  986   Institutio nal Animal  Care and  Use Commit tee (IACUC )
  987   Subcommitt ee on Rese arch Safet y (SRS) 
  988   Local rese arch offic e reportin g to ORD 
  989   This new f unctionali ty will pr ovide a co mmon datab ase for tr acking and  reporting  of admini strative r esearch pr ogram data  throughou t the VA.
  990   The follow ing table  provides t he capacit y and perf ormance in formation  for the RA MS Integra tion.
  991   Table 12:  Capacity a nd Perform ance
  992   SLR Questi onSLR Crit eriaHow ma ny Users w ill be on  the system  hourly?10 1-1000 est imatedHow  many trans actions wi ll each av erage User  perform e ach hour?> 10 estimat edWhat are  the antic ipated pea k User tim es during  the day?Bu siness day  (highest  peak User  times Mon.  through F ri. during  administr ative hour s)What is  the antici pated peak  transacti on load (w hen do you  think tha t there wi ll be the  most trans actions be ing perfor med on the  system) d uring the  day?Busine ss day (hi ghest peak  User time s Mon. thr ough Fri.  during adm inistrativ e hours)Ho w many new  Users wil l be added  in one ye ar?101-100 0 estimate dHow many  more (if a ny) transa ctions wil l be added  in one ye ar?>10 est imatedWhat  kind of i nformation  will be s tored? (Sp ecify aver age of eac h kind per  month)Sma ll documen ts (exampl e pdf or W ord file)
  993   Forms & Do cuments th at are for matted (ex ample form s or docum ents with  imagesWhat  kind of s earch capa city is re quired?Med ium (11-10 00 per hou r)
  994   estimatedW hat type o f system(s ) is/are r equired?We b based an d managed  from centr al service  and datab ase
  995   Intranet ( All VA)Is  there a ne ed for hea vy applica tion repor ting? If y es, when?E nd of day,  End of mo nth, End o f quarterE xisting Pe rformance  Specificat ion Requir ements
  996   RAMS servi ce consume rs shall c onsume ser vices offe red by a s ervice pro vider in a ccordance  with the s ervice con tract.
  997   The RAMS S ervice Lev el Agreeme nt (SLA) c omponent o f the serv ice contra ct shall b e negotiat ed with th e service  provider.
  998   The RAMS S LA shall n ot be uniq ue to the  service co nsumer, an d it is pr eferable t hat it not  be unique .
  999   RAMS shall  support U sers at pe ak usage l evels, whe re peak us age is def ined in th e Users’ S ervice Lev el Agreeme nt.
  1000   RAMS hardw are and so ftware res ources sha ll be suff iciently s calable to  support i ncreased w orkloads b y adding e quivalent  resources.
  1001   RAMS shall  process a nd use Coo rdinated U niversal T ime (UTC)  for intern al and ext ernal time  synchroni zation.
  1002   RAMS shall  support 1 000 concur rent Users  at peak u sage level s, where p eak usage  is defined  in the Us ers’ Servi ce Level A greement.
  1003   The data i n the RAMS  datamart  shall be r efreshed f rom the op erational  database o nce a day.
  1004   RAMS Users  shall hav e consiste nt respons e times wh en accessi ng RAMS ca pabilities  during no rmal opera tion.
  1005   RAMS Users  may exper ience degr aded perfo rmance whe n accessin g RAMS cap abilities  from the d isaster re covery sit e when in  failure or  recovery  mode.
  1006   Recurring  discussion s with the  Systems E ngineering  and Desig n Review ( SEDR) work group will  articulat e requirem ents for p erformance  and capac ity transa ctions. 
  1007   Quality At tributes S pecificati on
  1008   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  1009   Processes  for artifa ct deliver y will fol low ProPat h guidelin es, includ ing qualit y gate rev iews for r equirement s, design,  code, tes t plans/ca ses/execut ions, and  other docu ment deliv erables. 
  1010   The RAMS I ntegration  services  will compl y with the  quality s pecificati ons set fo rth by the  VA PMAS Q uality spe cification s.
  1011    The follo wing types  of testin g will be  performed  to assess  the qualit y of the s olution:
  1012   Unit testi ng
  1013   Integratio n / functi onal testi ng
  1014   User Accep tance Test ing (UAT)
  1015   Section 50 8 testing
  1016   Performanc e testing
  1017   The RAMS I ntegration  services  will also  consist of  the follo wing quali ty specifi cations:
  1018   The system  comprises  tools, ap plications , and soft ware that  conform to  the VA’s  standard s erver and  database o perating s ystems. Th e VA Techn ical Refer ence Model  (TRM) pro vides more  informati on.
  1019   The system  is design ed to oper ate in VA’ s standard , virtuali zed, opera ting syste m environm ent accord ing to the  VA TRM.
  1020   Additional ly, as pre viously de fined, the  following  quality s pecificati ons will b e adhered  to:
  1021   The RAMS I ntegration  services  shall appl y open dat a standard s where po ssible, su ch as W3C/ IETF, REST , SOAP, an d OASIS.
  1022   Services s hall apply  open sche mas and no t create c ustom sche ma definit ions where  possible.  This is t o include  service in terface st andards as  well.
  1023   Reliabilit y Specific ations
  1024   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  1025   The first  step in th e reliabil ity engine ering proc ess is to  specify th e required  reliabili ty that th e equipmen t/system m ust be des igned to a chieve. Th e essentia l elements  of a reli ability sp ecificatio n are:
  1026   A quantita tive state ment of th e reliabil ity requir ement;
  1027   A full des cription o f the envi ronment in  which the  equipment /system wi ll be stor ed, transp orted, ope rated and  maintained ;
  1028   The time m easure or  mission pr ofile;
  1029   A clear de finition o f what con stitutes f ailure; an d
  1030   A descript ion of the  test proc edure, wit h accept/r eject crit eria that  will be us ed to demo nstrate th e specifie d reliabil ity
  1031   The RAMS s olution mu st be avai lable 24 h ours per d ay and 7 d ays a week  The entir e applicat ion is mon itored at  multiple t iers, from  applicati on perform ance/tunin g, hardwar e and infr astructure  (CPU, mem ory, I/O),  to networ k performa nce monito ring and c ontrol. Re liability  Specificat ion requir ements ens ure the up times of t he systems  are met,  ensure mon itoring se rvices, an d proactiv ely respon d to proje cted syste m demands.  
  1032   Monitoring  also prov ides capac ity trendi ng, allowi ng proacti ve system  modificati ons or pla nning for  upgrades.
  1033   The system  must be r eliable an d enable U ser trust.  The follo wing summa rizes requ irements f or the new  functiona lity from  RAMS Integ ration rel iability s pecificati ons by pro viding the  following
  1034   Stable and  reliable  performanc e
  1035   Availabili ty – The s ystem shal l be avail able 24 ho urs per da y and 7 da ys a week
  1036   Accurate d ata – The  system sha ll return  entries ex actly as t hey were p assed with  no modifi cation.
  1037   Defect rep air – It i s expected  that all  defects re lated to t he impleme ntation ge t resolved  during in itial deve lopment an d subseque nt UAT tes ting.
  1038   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems  and intend ed to be a vailable i n the appl ication
  1039   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta
  1040   When the s ystem goes  live in P roduction,  the devel opment tea m will add ress defec ts of a cr itical nat ure that a re deemed  “show stop pers.” Enh ancement r equests ma de after ‘ go-live’ w ill be log ged for co nsideratio n in a fut ure, coord inated rel ease.
  1041   The follow ing table  lists the  availabili ty of the  RAMS Integ ration sys tem.
  1042   Table 13:  Availabili ty
  1043   SLR Questi onSLR Crit eriaDescri ptionHow m uch time s hould the  system be  available  (and how m uch down t ime is acc eptable du e to incid ent [unexp ected] out age)?99.9%  (8.76 hou rs down ti me)Intenti onally lef t blank.Wh en should  the system  be availa ble (what  will be th e core ope rating hou rs of the  system)?8  a.m. to 8  p.m., EST,  Mon. thro ugh Fri.Th e system s hall requi re no more  than 24 h ours of ma intenance  per month.  Servicing  and maint enance is  expected t o occur du ring night s and week ends.What  are the co re operati ng hours o f the RAMS  Help Desk ?9 a.m. to  6 p.m., E ST, Mon. t hrough Fri .The respo nse time o f a troubl e ticket i s dependen t upon the  severity  of the tic ket.
  1044   How soon s hould the  system ful ly recover  from an o utage? (In cludes Mea n Time to  Restore [M TRS])Disas ter Recove ry within  72 hoursIn tentionall y left bla nk.How muc h data wil l be resto red when o utage is r ecovered?1 00% (conti nuous back -up)Intent ionally le ft blank.W hat time p eriod shou ld be cons idered for  maintenan ce periods ?After hou rs (these  would be o ff peak ho urs approv ed by the  Office of  Research a nd Develop ment)Inten tionally l eft blank. In what st andard tim e zone wil l the syst em operate ?All time  zonesInten tionally l eft blank. Scope Inte gration
  1045   Since the  primary pu rpose of t he RAMS In tegration  is the suc cessful an d efficien t manageme nt of a re search sit e, there s hould be e qual impor tance plac ed on the  ability fo r the syst em to inte grate and  share data  with othe r internal  and exter nal system s, as well  as the ab ility to a ct autonom ously from  outside s ystems, if  needed. F or example , Master V eteran Ind ex (MVI) i ntegration  for Veter an demogra phic verif ication ma y be impor tant, but  the abilit y to captu re and sto re such da ta, in the  event tha t interfac e is not o perational , is equal ly importa nt. 
  1046   In general , these in terfaces s hould be f ully autom ated, but  as stated,  there sho uld be a l evel of in dependence  in the ev ent of sit e connecti vity issue s. All int erfaces, t herefore,  are expect ed to be R ESTful and  have buil t-in fault  tolerance  for data  exchanges.  Security  Specificat ions
  1047   The Federa l Informat ion Proces sing Stand ard 199 (F IPS 199),  Standards  for Securi ty Categor ization of  Federal I nformation  and Infor mation Sys tems, defi nes the se curity cat egories, s ecurity ob jectives,  and impact  levels to  which Nat ional Inst itute of S tandards a nd Technol ogy (NIST)  Special P ublication  (SP) 800- 60 Volume  1 Revision  1, maps i nformation  types. A  FIPS 199 a nalysis wa s complete d for the  proposed R AMS applic ation, and  it has be en determi ned that t he securit y categori zation is  MODERATE i n accordan ce with FI PS 199. Th e tables b elow (for  management  controls,  operation al control s, technic al control s, and pri vacy contr ols, respe ctively) i nclude the  relevant  references , publicat ions, and  directives  based on  this categ orization:
  1048   Table 14:  Security S pecificati ons – Mode rate Impac t Controls
  1049   Control Nu mberContro l NameMode rate Impac tVA Guidan ceAC-1ACCE SS CONTROL  POLICY AN D PROCEDUR ESAC-1VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).AC-2A CCOUNT MAN AGEMENTAC- 2 (1) (2)  (3) (4)VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).AC-3 ACCESS ENF ORCEMENTAC -3VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .AC-4INFOR MATION FLO W ENFORCEM ENTAC-4VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).AC-5 SEPARATION  OF DUTIES AC-5VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).AC-6LEA ST PRIVILE GEAC-6 (1)  (2) (5) ( 9) (10)VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).AC-7 UNSUCCESSF UL LOGON A TTEMPTSAC- 7VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). AC-8SYSTEM  USE NOTIF ICATIONAC- 8VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). AC-11SESSI ON LOCKAC- 11 (1)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).AC-12 SESSION TE RMINATIONA C-12VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).AC-14PE RMITTED AC TIONS WITH OUT IDENTI FICATION O R AUTHENTI CATIONAC-1 4VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). AC-17REMOT E ACCESSAC -17 (1) (2 ) (3) (4)V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).AC -18WIRELES S ACCESSAC -18 (1)VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).AC-1 9ACCESS CO NTROL FOR  MOBILE DEV ICESAC-19  (5)VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).AC-20USE  OF EXTERN AL INFORMA TION SYSTE MSAC-20 (1 ) (2)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).AC-21I NFORMATION  SHARINGAC -21VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).AC-22PUB LICLY ACCE SSIBLE CON TENTAC-22V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).AT -1SECURITY  AWARENESS  AND TRAIN ING POLICY  AND PROCE DURESAT-1V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).AT -2SECURITY  AWARENESS  TRAININGA T-2 (2)VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).AT-3 ROLE-BASED  SECURITY  TRAININGAT -3VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .AT-4SECUR ITY TRAINI NG RECORDS AT-4VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).AU-1AUD IT AND ACC OUNTABILIT Y POLICY A ND PROCEDU RESAU-1VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).AU-2 AUDIT EVEN TSAU-2 (3) VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).A U-3CONTENT  OF AUDIT  RECORDSAU- 3 (1)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).AU-4AU DIT STORAG E CAPACITY AU-4VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).AU-5RES PONSE TO A UDIT PROCE SSING FAIL URESAU-5VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).AU- 6AUDIT REV IEW, ANALY SIS, AND R EPORTINGAU -6 (1) (3) VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).A U-7AUDIT R EDUCTION A ND REPORT  GENERATION AU-7 (1)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).AU- 8TIME STAM PSAU-8 (1) VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).A U-9PROTECT ION OF AUD IT INFORMA TIONAU-9 ( 4)VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .AU-11AUDI T RECORD R ETENTIONAU -11VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).AU-12AUD IT GENERAT IONAU-12VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).CA- 1SECURITY  ASSESSMENT  AND AUTHO RIZATION P OLICY AND  PROCEDURES CA-1VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).CA-2SEC URITY ASSE SSMENTSCA- 2 (1)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).CA-3SY STEM INTER CONNECTION SCA-3 (5)V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).CA -5PLAN OF  ACTION AND  MILESTONE SCA-5VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).CA-6SE CURITY AUT HORIZATION CA-6VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).CA-7CON TINUOUS MO NITORINGCA -7 (1)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).CA-9I NTERNAL SY STEM CONNE CTIONSCA-9 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).C M-1CONFIGU RATION MAN AGEMENT PO LICY AND P ROCEDURESC M-1VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).CM-2BASE LINE CONFI GURATIONCM -2 (1) (3)  (7)VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).CM-3CON FIGURATION  CHANGE CO NTROLCM-3  (2)VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).CM-4SECU RITY IMPAC T ANALYSIS CM-4VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).CM-5ACC ESS RESTRI CTIONS FOR  CHANGECM- 5VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). CM-6CONFIG URATION SE TTINGSCM-6 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).C M-7LEAST F UNCTIONALI TYCM-7 (1)  (2) (4)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).CM- 8INFORMATI ON SYSTEM  COMPONENT  INVENTORYC M-8 (1) (3 ) (5)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).CM-9CO NFIGURATIO N MANAGEME NT PLANCM- 9VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). CM-10SOFTW ARE USAGE  RESTRICTIO NSCM-10VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).CM-1 1USER-INST ALLED SOFT WARECM-11V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).CP -1CONTINGE NCY PLANNI NG POLICY  AND PROCED URESCP-1VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).CP- 2CONTINGEN CY PLANCP- 2 (1) (3)  (8)VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).CP-3CONT INGENCY TR AININGCP-3 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).C P-4CONTING ENCY PLAN  TESTINGCP- 4 (1)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).CP-6AL TERNATE ST ORAGE SITE CP-6 (1) ( 3)VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .CP-7ALTER NATE PROCE SSING SITE CP-7 (1) ( 2) (3)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).CP-8T ELECOMMUNI CATIONS SE RVICESCP-8  (1) (2)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).CP- 9INFORMATI ON SYSTEM  BACKUPCP-9  (1)VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).CP-10IN FORMATION  SYSTEM REC OVERY AND  RECONSTITU TIONCP-10  (2)VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).IA-1IDEN TIFICATION  AND AUTHE NTICATION  POLICY AND  PROCEDURE SIA-1VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).IA-2ID ENTIFICATI ON AND AUT HENTICATIO N (ORGANIZ ATIONAL US ERS)IA-2 ( 1) (2) (3)  (8) (11)  (12)VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).IA-3DEV ICE IDENTI FICATION A ND AUTHENT ICATIONIA- 3VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). IA-4IDENTI FIER MANAG EMENTIA-4V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).IA -5AUTHENTI CATOR MANA GEMENTIA-5  (1) (2) ( 3) (11)VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).IA-6 AUTHENTICA TOR FEEDBA CKIA-6VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).IA-7C RYPTOGRAPH IC MODULE  AUTHENTICA TIONIA-7VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).IA- 8IDENTIFIC ATION AND  AUTHENTICA TION (NON- ORGANIZATI ONAL USERS )IA-8 (1)  (2) (3) (4 )VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). IR-1INCIDE NT RESPONS E POLICY A ND PROCEDU RESIR-1VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).IR-2 INCIDENT R ESPONSE TR AININGIR-2 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).I R-3INCIDEN T RESPONSE  TESTINGIR -3 (2)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).IR-4I NCIDENT HA NDLINGIR-4  (1)VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).IR-5INC IDENT MONI TORINGIR-5 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).I R-6INCIDEN T REPORTIN GIR-6 (1)V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).IR -7INCIDENT  RESPONSE  ASSISTANCE IR-7 (1)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).IR- 8INCIDENT  RESPONSE P LANIR-8VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).MA-1 SYSTEM MAI NTENANCE P OLICY AND  PROCEDURES MA-1VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).MA-2CON TROLLED MA INTENANCEM A-2VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).MA-3MAIN TENANCE TO OLSMA-3 (1 ) (2)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).MA-4NO NLOCAL MAI NTENANCEMA -4 (2)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).MA-5M AINTENANCE  PERSONNEL MA-5VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).MA-6TIM ELY MAINTE NANCEMA-6V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).MP -1MEDIA PR OTECTION P OLICY AND  PROCEDURES MP-1VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).MP-2MED IA ACCESSM P-2VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).MP-3MEDI A MARKINGM P-3VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).MP-4MEDI A STORAGEM P-4VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).MP-5MEDI A TRANSPOR TMP-5 (4)V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).MP -6MEDIA SA NITIZATION MP-6VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).MP-7MED IA USEMP-7  (1)VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).PE-1PHY SICAL AND  ENVIRONMEN TAL PROTEC TION POLIC Y AND PROC EDURESPE-1 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).P E-2PHYSICA L ACCESS A UTHORIZATI ONSPE-2VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).PE-3 PHYSICAL A CCESS CONT ROLPE-3VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).PE-4 ACCESS CON TROL FOR T RANSMISSIO N MEDIUMPE -4VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .PE-5ACCES S CONTROL  FOR OUTPUT  DEVICESPE -5VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .PE-6MONIT ORING PHYS ICAL ACCES SPE-6 (1)V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).PE -8VISITOR  ACCESS REC ORDSPE-8VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).PE- 9POWER EQU IPMENT AND  CABLINGPE -9VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .PE-10EMER GENCY SHUT OFFPE-10VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).PE- 11EMERGENC Y POWERPE- 11VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .PE-12EMER GENCY LIGH TINGPE-12V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).PE -13FIRE PR OTECTIONPE -13 (3)VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).PE-1 4TEMPERATU RE AND HUM IDITY CONT ROLSPE-14V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).PE -15WATER D AMAGE PROT ECTIONPE-1 5VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). PE-16DELIV ERY AND RE MOVALPE-16 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).P E-17ALTERN ATE WORK S ITEPE-17VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).PL- 1SECURITY  PLANNING P OLICY AND  PROCEDURES PL-1VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).PL-2SYS TEM SECURI TY PLANPL- 2 (3)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).PL-4RU LES OF BEH AVIORPL-4  (1)VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).PL-8INFO RMATION SE CURITY ARC HITECTUREP L-8VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).PS-1PERS ONNEL SECU RITY POLIC Y AND PROC EDURESPS-1 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).P S-2POSITIO N RISK DES IGNATIONPS -2VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .PS-3PERSO NNEL SCREE NINGPS-3VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).PS- 4PERSONNEL  TERMINATI ONPS-4VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).PS-5P ERSONNEL T RANSFERPS- 5VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). PS-6ACCESS  AGREEMENT SPS-6VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).PS-7TH IRD-PARTY  PERSONNEL  SECURITYPS -7VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .PS-8PERSO NNEL SANCT IONSPS-8VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).RA- 1RISK ASSE SSMENT POL ICY AND PR OCEDURESRA -1VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .RA-2SECUR ITY CATEGO RIZATIONRA -2VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .RA-3RISK  ASSESSMENT RA-3VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).RA-5VUL NERABILITY  SCANNINGR A-5 (1) (2 ) (5)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).SA-1SY STEM AND S ERVICES AC QUISITION  POLICY AND  PROCEDURE SSA-1VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).SA-2AL LOCATION O F RESOURCE SSA-2VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).SA-3SY STEM DEVEL OPMENT LIF E CYCLESA- 3VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). SA-4ACQUIS ITION PROC ESSSA-4 (1 ) (2) (9)  (10)VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).SA-5INF ORMATION S YSTEM DOCU MENTATIONS A-5VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).SA-8SECU RITY ENGIN EERING PRI NCIPLESSA- 8VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). SA-9EXTERN AL INFORMA TION SYSTE M SERVICES SA-9 (2)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).SA- 10DEVELOPE R CONFIGUR ATION MANA GEMENTSA-1 0VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). SA-11DEVEL OPER SECUR ITY TESTIN G AND EVAL UATIONSA-1 1VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). SC-1SYSTEM  AND COMMU NICATIONS  PROTECTION  POLICY AN D PROCEDUR ESSC-1VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).SC-2A PPLICATION  PARTITION INGSC-2VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).SC-4 INFORMATIO N IN SHARE D RESOURCE SSC-4VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).SC-5DE NIAL OF SE RVICE PROT ECTIONSC-5 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).S C-7BOUNDAR Y PROTECTI ONSC-7 (3)  (4) (5) ( 7)VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .SC-8TRANS MISSION CO NFIDENTIAL ITY AND IN TEGRITYSC- 8 (1)VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).SC-10N ETWORK DIS CONNECTSC- 10VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .SC-12CRYP TOGRAPHIC  KEY ESTABL ISHMENT AN D MANAGEME NTSC-12VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).SC-1 3CRYPTOGRA PHIC PROTE CTIONSC-13 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).S C-15COLLAB ORATIVE CO MPUTING DE VICESSC-15 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).S C-17PUBLIC  KEY INFRA STRUCTURE  CERTIFICAT ESSC-17VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).SC-1 8MOBILE CO DESC-18VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).SC-1 9VOICE OVE R INTERNET  PROTOCOLS C-19VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).SC-20SE CURE NAME  / ADDRESS  RESOLUTION  SERVICE ( AUTHORITAT IVE SOURCE )SC-20VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).SC-21 SECURE NAM E / ADDRES S RESOLUTI ON SERVICE  (RECURSIV E OR CACHI NG RESOLVE R)SC-21VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).SC-2 2ARCHITECT URE AND PR OVISIONING  FOR NAME  / ADDRESS  RESOLUTION  SERVICESC -22VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).SC-23SES SION AUTHE NTICITYSC- 23VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .SC-28PROT ECTION OF  INFORMATIO N AT RESTS C-28VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).SC-39PR OCESS ISOL ATIONSC-39 VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).S I-1SYSTEM  AND INFORM ATION INTE GRITY POLI CY AND PRO CEDURESSI- 1VA Direct ive 6500,  VA Handboo k 6500, Ma rch 2015,  Appendix C : (Referen ces), Appe ndix E: (V A System P rivacy Con trols), Ap pendix F:  (VA System  Security  Controls). SI-2FLAW R EMEDIATION SI-2 (2)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).SI- 3MALICIOUS  CODE PROT ECTIONSI-3  (1) (2)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).SI- 4INFORMATI ON SYSTEM  MONITORING SI-4 (2) ( 4) (5)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).SI-5S ECURITY AL ERTS, ADVI SORIES, AN D DIRECTIV ESSI-5VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).SI-7S OFTWARE, F IRMWARE, A ND INFORMA TION INTEG RITYSI-7 ( 1) (7)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).SI-8S PAM PROTEC TIONSI-8 ( 1) (2)VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).SI-10 INFORMATIO N INPUT VA LIDATIONSI -10VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).SI-11ERR OR HANDLIN GSI-11VA D irective 6 500, VA Ha ndbook 650 0, March 2 015, Appen dix C: (Re ferences),  Appendix  E: (VA Sys tem Privac y Controls ), Appendi x F: (VA S ystem Secu rity Contr ols).SI-12 INFORMATIO N HANDLING  AND RETEN TIONSI-12V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).SI -16MEMORY  PROTECTION SI-16VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).Table  15: Securi ty Specifi cations -  Privacy Co ntrols
  1050   Control
  1051   IDPrivacy  Control Na meVA Guida nceAP Auth ority and  Purpose VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).AP- 1  Authori ty to Coll ect VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).AP-2 Pu rpose Spec ification  VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).A R Accounta bility, Au dit, and R isk Manage ment VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).AR-1 G overnance  and Privac y Program  VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).A R-2 Privac y Impact a nd Risk As sessment V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).AR -3  Privac y Requirem ents for C ontractors  and Servi ce Provide rs VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).AR-4  Pr ivacy Moni toring and  Auditing  VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).A R-5 Privac y Awarenes s and Trai ning VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).AR-6 P rivacy Rep orting VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).AR-7  Privacy-E nhanced Sy stem Desig n and Deve lopment VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).AR- 8 Accounti ng of Disc losures VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).DI  Data Quali ty and Int egrity VA  Directive  6500, VA H andbook 65 00, March  2015, Appe ndix C: (R eferences) , Appendix  E: (VA Sy stem Priva cy Control s), Append ix F: (VA  System Sec urity Cont rols).DI-1  Data Qual ity VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).DI-2 Da ta Integri ty and Dat a Integrit y Board VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).DM  Data Minim ization an d Retentio n VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .DM-1 Mini mization o f Personal  Identific ation Info rmation (P II)VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).DM-2 Dat a Retentio n and Disp osal VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).DM-3 M inimizatio n of PII u sed in Tes ting, Trai ning, and  Research V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).IP  Individua l Particip ation and  Redress VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).IP- 1 Consent  VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).I P-2 Indivi dual Acces s VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .IP-3 Redr ess VA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).IP-4 Co mplaint Ma nagement V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).SE  Security  VA Directi ve 6500, V A Handbook  6500, Mar ch 2015, A ppendix C:  (Referenc es), Appen dix E: (VA  System Pr ivacy Cont rols), App endix F: ( VA System  Security C ontrols).S E-1 Invent ory of Per sonal Iden tification  Informati on (PII)VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).SE- 2 Privacy  Incident R esponse VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).TR  Transparen cy VA Dire ctive 6500 , VA Handb ook 6500,  March 2015 , Appendix  C: (Refer ences), Ap pendix E:  (VA System  Privacy C ontrols),  Appendix F : (VA Syst em Securit y Controls ).TR-1 Pri vacy Notic e VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .TR-2 Syst em of Reco rds Notice s and Priv acy Act St atements V A Directiv e 6500, VA  Handbook  6500, Marc h 2015, Ap pendix C:  (Reference s), Append ix E: (VA  System Pri vacy Contr ols), Appe ndix F: (V A System S ecurity Co ntrols).TR -3 Dissemi nation of  Privacy Pr ogram Info rmation VA  Directive  6500, VA  Handbook 6 500, March  2015, App endix C: ( References ), Appendi x E: (VA S ystem Priv acy Contro ls), Appen dix F: (VA  System Se curity Con trols).UL  Use Limita tion VA Di rective 65 00, VA Han dbook 6500 , March 20 15, Append ix C: (Ref erences),  Appendix E : (VA Syst em Privacy  Controls) , Appendix  F: (VA Sy stem Secur ity Contro ls).UL-1 I nternal Us e VA Direc tive 6500,  VA Handbo ok 6500, M arch 2015,  Appendix  C: (Refere nces), App endix E: ( VA System  Privacy Co ntrols), A ppendix F:  (VA Syste m Security  Controls) .UL-2 Info rmation Sh aring with  Third Par tiesVA Dir ective 650 0, VA Hand book 6500,  March 201 5, Appendi x C: (Refe rences), A ppendix E:  (VA Syste m Privacy  Controls),  Appendix  F: (VA Sys tem Securi ty Control s).System  Features
  1052   There are  several fe ature sets  that the  RAMS appli cation wil l encompas s; these c onsist of  the follow ing: Resea rch Projec t Manageme nt, Docume nt Managem ent, Perso nnel and F acility Ma nagement,  Committee  and Commun ications M anagement,  and Logis tics Manag ement. Eac h feature  set can be  further d efined int o more-det ailed subs ets and ul timately t ransformed  into the  end state  Web GUI.
  1053   Usability  Specificat ions
  1054   The requir ements lis ted in thi s section  are the sa me as exis ting RAMS  requiremen ts.
  1055   Usability  specificat ion requir ements are  as outlin ed below:
  1056   Table 16:  Usability  Specificat ion Requir ements
  1057   Req. ID Re quirement  Priority ( P1, P2, P3 ) Incremen t (1, 2, F uture) USA -001 RAMS  shall foll ow the Gov ernment Us ability pr ocess as s pecified i n the usab ility.gov  website ht tp://usabi lity.gov/m ethods/pro cess.html  TBD1, 2USA -002RAMS s hall follo w the usab ility test ing as spe cified in  the usabil ity.gov we bsite http ://usabili ty.gov/pdf s/chapter1 8.pdf TBD1 , 2USA-003 RAMS shall  follow a  User-cente red design  (UCD) TBD 1, 2User E xperience  encompasse s direct a nd indirec t interact ions betwe en the Use r and the  system. Im proving us ability ov er the pri or version  is a key  requiremen t for this  applicati on. The In ternationa l Organiza tion for S tandardiza tion (ISO)  defines u sability a s “the ext ent to whi ch a produ ct can be  used by sp ecified Us ers to ach ieve speci fied goals  with effe ctiveness,  efficienc y, and sat isfaction  in a speci fied conte xt of use”  (1998).
  1058   For an opt imal User  experience , the syst em must me et the req uirements  outlined i n this sec tion, whic h involve  attributes  of the ap plication  and the pr ocess requ ired to ac hieve them .
  1059   In order t o improve  usability  of VA-deve loped or p urchased a pplication s, the fol lowing act ions are r equired:
  1060  
  1061   In accorda nce with t he Office  of the Nat ional Coor dinator fo r Health I nformation  Technolog y’s Meanin gful Use S tage 2 fin al ruling,  employ an  industry  recognized  User-Cent ered Desig n (UCD) pr ocess. The  methods f or UCD are  well defi ned in doc uments and  requireme nts, such  as ISO 924 1–11, ISO  13407, ISO  16982, Na tional Ins titute of  Standards  and Techno logy Inter agency Rep ort 7741,  ISO/Intern ational El ectrochemi cal Commis sion 62366 , and ISO  9241-210.  Developers  will choo se their U CD approac h; one or  more speci fic UCD pr ocesses wi ll not be  prescribed .
  1062  
  1063   Adhere to  an industr y-recogniz ed User In terface (U I) Best Pr actices Gu ideline or  Style Gui de. For ex ample, fir st follow  UI guideli nes for th e developm ent platfo rm. In ins tances whe re platfor m guidelin es are not  available , adhere t o the VA B est Practi ces Guidel ines/Style  Guide.
  1064  
  1065   Inform req uirements  and design s with det ailed huma n factors  work produ cts that h ave been/w ill be com pleted for  the speci fic projec t. Example s of speci fic human  factors ac tivities m ight inclu de heurist ic evaluat ions, site  visits, i nterviews,  applicati on-specifi c design g uides, and  usability  testing o n existing  systems o r prototyp es.
  1066   A sound UC D and deve lopment pr ocess base d on human  factors s hould incl ude the fo llowing ac tivities:
  1067  
  1068   Understand ing of the  Users, th e Users’ t asks, and  the Users’  environme nts
  1069  
  1070   Review of  similar or  competiti ve systems  to inform  requireme nts and de sign
  1071  
  1072   Heuristic  evaluation  of prior  versions,  prototypes , or basel ine applic ations, if  applicabl e
  1073  
  1074   Iterative  design and  formative  usability  testing ( formative  usability  testing is  used to d iscover us ability pr oblems dur ing the de sign and d evelopment  process)
  1075  
  1076   User risk  analysis
  1077  
  1078   Summative  validation  usability  testing ( summative  usability  testing is  used to q uantify an d validate  usability  of a prod uct with m easures of  effective ness, effi ciency, Us er percept ions, etc. )
  1079   To demonst rate high  usability,  the appli cation sho uld be:
  1080   Intuitive  and easy t o learn, w ith minima l training ;
  1081   Effective  by allowin g Users to  successfu lly comple te tasks;
  1082   Efficient  by allowin g Users to  complete  their work  in a mann er consist ent with c linical pr actice and  workflow;
  1083   Perceived  to have hi gh usabili ty, as dem onstrated  by appropr iate surve y measures ; and
  1084   Designed t o aid User s in meeti ng task go als withou t being an  additiona l burden.
  1085   The system  must be r eliable an d enable U ser trust  by providi ng:
  1086  
  1087   Stable and  reliable  performanc e;
  1088  
  1089   Accurate d ata;
  1090  
  1091   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems  and intend ed to be a vailable i n the appl ication; a nd
  1092  
  1093   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta.
  1094   The applic ation shou ld include  a modern  GUI that a llows the  User to vi ew data fr om multipl e sources  and includ es:
  1095  
  1096   Integrated  display o f structur ed and uns tructured  data;
  1097  
  1098   Rich data  visualizat ion and gr aphical di splay of d ata;
  1099  
  1100   Ability to  switch be tween tabu lar and gr aphical da ta views;
  1101  
  1102   Ability to  interact  with displ ayed data  to obtain  additional  details r elated to  the data a nd source  of the dat a; and
  1103  
  1104   User custo mizable co mponents a nd setting s.
  1105   The applic ation must  provide f or advance d and up-t o-date sea rching, to  include:
  1106  
  1107   Fast searc h function ality with  auto-comp lete and r eal-time d isplay of  matched re sults duri ng typing;  and
  1108  
  1109   Search his tory.
  1110   The applic ation must  provide f or advance d filterin g capabili ties, to i nclude:
  1111  
  1112   Filtering  of data ta bles, list s, and gri ds; and
  1113  
  1114   Filtering  of search  results.
  1115   The applic ation desi gn should  be modifie d to:
  1116  
  1117   Address th e specific  findings  from a hum an factor  heuristic  evaluation  conducted  on the pr ior versio n of the a pplication ;
  1118  
  1119   Address th e specific  findings  reported f rom field  use of the  prior ver sion; and
  1120  
  1121   Address th e specific  findings  reported f rom usabil ity testin g of the p rior versi on or rele vant proto types.
  1122   The follow ing table  outlines t he usabili ty/User in terface re quirements  for the R AMS Integr ation.
  1123   Table 17:  Usability/ User Inter face Requi rements
  1124   Identifier Usability/ User Inter face Requi rementsNo  identifier  provided  in BRD.Lef t align co ntent in t able cells  to facili tate quick  visual sc an.No iden tifier pro vided in B RD.Left al ign text f or column  headers to  facilitat e visual s can and ma ke columns  and conte nt appear  more organ ized.No id entifier p rovided in  BRD.Use m ixed case  instead of  all caps  whenever p ossible (e .g., dropd own list i tems, tabl e data, ta ble header s, hyperli nks, tab n ames). Lim it the use  of “all c aps” throu ghout the  applicatio n.No ident ifier prov ided in BR D.Simplify  button la bels. Re-l abel butto ns to refl ect standa rd termino logy that  is common  in web int erfaces an d other ap plications  (e.g., “C ancel”). E mphasize t he action  being perf ormed in t he most su ccinct way  possible.  Minimize  redundancy  in text/t erminology  that is u sed to con vey the sa me action. No identif ier provid ed in BRD. Left align  page/sect ion titles  to anchor  titles in  consisten t location s regardle ss of wind ow sizing. No identif ier provid ed in BRD. Labels for  fields sh ould be le ft aligned  to facili tate quick  visual sc an and mak e forms an d field gr oupings ap pear more  organized. No identif ier provid ed in BRD. Avoid usin g acronyms  or abbrev iations un less (a) t hey are wi dely under stood/well  known or  (b) there  is very li mited spac e to displ ay the ful l meaning.  This supp orts naïve  User unde rstanding.  If limite d space re sults in u sing a non -common ac ronym/abbr eviation,  ensure it  is specifi ed within  “Help” and /or as a t ooltip.No  identifier  provided  in BRD.Use  colors su ch as red  and green  only for s tatus driv en content . Avoid us ing red fo r text/con tent, link s, button  labels, et c. This wi ll reduce  risk for U ser error,  improve l ink discov erability,  and facil itate unde rstanding  of differe nces in na vigation/a ctions/con tent. It w ill also h elp Users  to isolate  important  status in formation  (using red , green, e tc.) from  other less  important  informati on when vi ewing and  processing  informati on provide d to them  on a page. No identif ier provid ed in BRD. Provide vi sual separ ation betw een the na vigation s pace and t he main co ntent area .No identi fier provi ded in BRD .Add field  level val idation an d notifica tion of mi ssing info rmation on  the same  page witho ut launchi ng a new w indow or n avigating  to another  page.No i dentifier  provided i n BRD.Make  all text  hyperlinks  appear co nsistent i n style.No  identifie r provided  in BRD.Ma ke drop-do wn selecti on box wid ths approp riate for  content an d visual a ppeal.No i dentifier  provided i n BRD.Use  standard a nd always  visible ra dio button s for “Yes /No” optio ns instead  of requir ing the Us er to clic k in a dro p down box  and then  click to s elect the  “Yes” or “ No” option .No identi fier provi ded in BRD .Use stand ard date a nd time se lection wi dgets. Whe re date an d time are  selected/ picked fro m a standa rd widget,  also prov ide direct  data entr y to suppo rt keyboar d navigati on. Enable  field lev el validat ion immedi ately upon  entry. In clude inst ructional  format tex t within t he field e ntry box.N o identifi er provide d in BRD.P rovide sta ndard sort  behavior  and visual  indicatio ns on colu mns in all  tables.No  identifie r provided  in BRD.De fine and a dhere to a  standard  model for  use and de sign of co ntrols, bu ttons, hyp erlinks, a nd navigat ion elemen ts.No iden tifier pro vided in B RD.Ensure  that text  is sized t o be reada ble (for e xample, by  using the  007 Rule  to assure  text size  is readabl e for User s with 20/ 40 vision.  The formu la: Text h eight = .0 07 * dista nce betwee n eyes and  screen).N o identifi er provide d in BRD.P lace commo n navigati on element s in consi stent loca tions.No i dentifier  provided i n BRD.Plac e critical  informati on “above  the fold”  (i.e., in  the top po rtion of t he screen  that is im mediately  viewable). No identif ier provid ed in BRD. Use consis tent scree n flow mod els, eleme nts, and t erms to su pport simi lar workfl ows.No ide ntifier pr ovided in  BRD.Use co nsistently  named but tons when  actions ar e the same  (e.g., Ad d, vs. Sav e, vs. Sub mit).No id entifier p rovided in  BRD.Enabl e Users to  print vie ws from wh ere they a re in the  interface.  Avoid req uiring the  User to “ run a repo rt” in ord er to prin t somethin g that is  viewable o n the scre en.No iden tifier pro vided in B RD.Provide  field ent ry tool ti ps at the  field loca tion. Ensu re consist ency acros s the appl ication in  field lab els, forma ts, locati on of tool  tips, and  tool tip  text.No id entifier p rovided in  BRD.Provi de visual  indication  of requir ed fields. No identif ier provid ed in BRD. Display fi eld labels  in close  proximity  to entry e lements.No  identifie r provided  in BRD.Us e consiste nt element s to filte r data.No  identifier  provided  in BRD.Use  consisten t elements  to sort d ata.No ide ntifier pr ovided in  BRD.Use a  consistent  model for  display,  layout, an d grouping  of data e ntry field s.No ident ifier prov ided in BR D.Provide  alternate  row shadin g in lengt hy tables  of data, f orm elemen ts, etc.No  identifie r provided  in BRD.En sure that  icons are  recognized  by Users. No identif ier provid ed in BRD. Provide so me “white  space” bet ween statu s icons in  report vi ews, white  board vie ws, etc.No  identifie r provided  in BRD.Au to-populat e default  values in  entry/sele ction fiel ds when po ssible and  appropria te.No iden tifier pro vided in B RD.Visuall y differen tiate stat us icons f rom clicka ble icons,  when appr opriate.No  identifie r provided  in BRD.De fine and s upport the  appropria te User ta b sequence  through f ields in f orms in or der to sup port keybo ard naviga tion when  entering d ata in for ms.No iden tifier pro vided in B RD.Define  and adhere  to standa rd action  button pla cement on  screens, f orms, etc. No identif ier provid ed in BRD. Visually d istinguish  the prima ry action  button on  a page.No  identifier  provided  in BRD.Con sistently  use screen  elements,  action el ements, wo rkflow seq uences wit hin/across  screens,  language,  etc.No ide ntifier pr ovided in  BRD.Provid e error me ssages in  User-centr ic languag e with spe cific inst ructions o n the mean ing of the  error and  how to re cover from  it. Use e rror messa ges and me thod of di splay cons istently a cross the  interface. No identif ier provid ed in BRD. Provide co ntext-spec ific Help. No identif ier provid ed in BRD. Do not use  the term  “sex” or a ny like ab breviation s to repre sent gende r.Purchase d Componen ts
  1125   No compone nts have b een purcha sed specif ically for  RAMS. RAM S uses ent erprise li censes for  all softw are compon ents.
  1126   Estimation
  1127   Informatio n for the  estimation  is not av ailable at  this time . The RAMS  Integrati on Milesto ne 1 (MS1)  Review wi ll not be  until July  2016. To  receive fu nction poi nt analysi s results,  the follo wing detai ls will ha ve to be s ubmitted t
P II                                            :
  1128   The name o f the proj ect as it  appears in  the Proje ct Managem ent Accoun tability S ystem (PMA S)
  1129   The increm ent Number  and Type  (delivery,  IOC, depl oyment, vi sibility,  and monito ring)
  1130   The correc t Enterpri se Project  Structure  (EPS) num ber
  1131   The date o f MS1 revi ew
  1132   Link to th e function al specifi cations th at list an d describe  all of th e function al User re quirements  for that  increment  (BRD, RSD,  SDD, User  Stories,  Use Cases,  etc.)
  1133   Project So ftware Fun ctional Si ze and Siz e-Based Ef fort and D uration Es timate
  1134   Applicatio n
  1135   ItemABCDET otalCounte d Function  PointsEst imated Sco pe GrowthE stimated S ize at Rel easeSize-B ased Effor t Estimate sLabor Hou rs Probabi lityLow-Ef fort Estim ate – With  indicated  probabili ty, projec t will con sume no mo re than: H igh-Effort  Estimate  – With ind icated pro bability,  project wi ll consume  no more t han:Size-B ased Durat ion Estima tesWork Da ysProbabil ityLow-Dur ation Esti mate – Wit h indicate d probabil ity, proje ct will co nsume no m ore than:  High-Durat ion Estima te -- With  indicated  probabili ty, projec t will con sume no mo re than:Fi gure 1: Cu mulative P robability  (“S-curve ”) Chart
  1136   [Insert Cu mulative P robability  (“S-curve ”) Charts  here]
  1137   Approval S ignatures
  1138   REVIEW DAT E: Februar y 5, 2016
  1139   SCRIBE: Pa ul Bockewi tz
  1140   Signed: 
  1141   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________
  1142   Glenda Mil ler, Integ rated Proj ect Team ( IPT) Chair
  1143   Date
  1144   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________
  1145   James Bree ling, M.D. , Business  Sponsor 
  1146   Date
  1147   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________Ma risue Cody , Ph.D., B usiness Ow ner
  1148   Date
  1149   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________To by Rudik,  IT Program  Manager
  1150   Date
  1151   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  1152   Glenda Mil ler, Proje ct Manager
  1153   Date
  1154   Appendix A : Non-Func tional Req uirements
  1155   The follow ing non-fu nctional r equirement s should b e reviewed  and acces sed while  developing  the requi rements fo r the proj ect. 
  1156   System Per formance R eporting R equirement
  1157   The existi ng non-sta ndard arch itecture h as led to  inconsiste nt data ma nagement p rocesses a cross the  national p rogram. Th is has als o resulted  in delays  when resp onding to  Central Of fice initi ated data  calls.
  1158   Each field  research  office mus t be in co mpliance w ith Federa l and indu stry regul ations. In  the absen ce of an e nterprise  solution t he field o ffices exp end excess ive local  resources  to track c ritical da ta for ong oing proje cts to ens ure that t hey are me eting all  of the req uirements  of the law . In the a bsence of  a uniform,  standardi zed softwa re solutio n, both OR D and our  field rese arch offic es will co ntinue to  experience  limited a bility to  efficientl y respond  to Congres sional and  Secretary  level inq uiries, re view progr ess of res earch port folios to  address cu rrent and  future VA  research n eeds and m eet VA and  industry  mandated c ompliance  reporting  requiremen ts.
  1159   In order t o operate  effectivel y, each fi eld resear ch office  must be in  complianc e with the  Common Ru le, United  States De partment o f Agricult ure Animal  Welfare A ct Regulat ions, Occu pational S afety and  Health Adm inistratio n guidelin es, Enviro nmental Pr otection A gency guid elines, an d all pert inent VA r egulations , includin g pharmacy , bio-safe ty, occupa tional hea lth, and h uman resou rce manage ment. Thes e offices  use a vari ety of sub ject matte r expert ( SME) commi ttees. In  the absenc e of an en terprise s olution, t he field o ffices exp end excess ive resour ces to tra ck the sta tus of eac h ongoing  project an d all of t he personn el involve d in each  project to  ensure th at they ar e meeting  all of the  requireme nts of the  law. 
  1160   We rely on  our inves tigators i n the fiel d to provi de twenty- first cent ury, trans formationa l research , in which  VA takes  great prid e. In the  absence of  a system- wide resea rch office  managemen t and repo rting tool , ORD and  our field  research o ffices wil l continue  to experi ence limit ed ability  to effici ently resp ond to Con gressional - and Secr etary-leve l inquirie s, review  progress o f research  portfolio s to addre ss current  and futur e VA resea rch needs,  and meet  VA and ind ustry-mand ated compl iance repo rting requ irements.
  1161   Listed bel ow is Busi ness Need  6, The Cen tral Offic e Reportin g Requirem ents:
  1162   Table 18:  Reporting  Requiremen ts
  1163   BN6Central  Office Re porting Re quirements Priority6. 1Create re al-time ex penditure  reports.Me dium prior ity6.2Prov ide query  and report ing tools  for
  1164   administra tive resea rch data.H igh priori ty6.3Defin e portfoli o reportin g categori es of fund ed researc h projects , with too ls for adm inistrate  research d ata.Comple ted in an  alternativ e project6 .4Support  200+ pre-d efined cat egories fr om the
  1165   NIH.Comple ted in an  alternativ e
  1166   project6.5 Support VA -specific  portfolio  categories .Completed  in an alt ernative
  1167   project6.6 Ability to  individua lly re-wei ght concep ts in any  category t o meet exp ectationsC ompleted i n an alter native
  1168   project6.7 Screen inc oming prop osals agai nst simila r applicat ions in ex isting por tfolios of  VA, NIH,  and other  funding in stitutions .Completed  in an alt ernative p roject6.8G enerate in ternal and  external  reviewer p rofiles ba sed on pub lished res earch data Completed  in an alte rnative
  1169   project6.9 Ability to  categoriz e internal  and exter nal review er profile s based on  known con cepts.Comp leted in a n alternat ive
  1170   project6.1 0Automatic  detection  of confli cts of int erest betw een incomi ng proposa l and revi ewer profi les.Comple ted in an  alternativ e
  1171   project6.1 1Ability t o compare  incoming p roposals t o internal  and exter nal review er profile s.Complete d in an al ternative  project6.1 2Export ra w data in  XML which  can be ana lyzed with  third-par ty busines s intellig ence, anal ysis and v isualizati on tools.H igh priori tyOperatio nal Enviro nment Requ irements 
  1172   System res ponse time s and page  load time s shall be  consisten t with PIT C Enterpri se standar ds.
  1173   Maintenanc e, includi ng mainten ance of ex ternally d eveloped s oftware in corporated  into the  RAMS appli cation, sh all be sch eduled dur ing off pe ak hours o r in conju nction wit h relevant  maintenan ce schedul es. The bu siness own er should  provide sp ecific req uirements  for establ ishing sys tem mainte nance wind ows when p lanned ser vice disru ptions can  occur in  support of  periodic  maintenanc e.
  1174   Informatio n about re sponse tim e degradat ion result ing from u nscheduled  system ou tages and  other even ts that de grade syst em functio nality and /or perfor mance shal l be disse minated to  the User  community  within 30  minutes of  the occur rence. The  notificat ion shall  include th e informat ion descri bed in the  current A utomated N otificatio n Reportin g (ANR) te mplate mai ntained by  the VA Se rvice Desk . The spec ific busin ess impact  must be n oted in or der for OI T to provi de accurat e data in  the servic e impact n otice of t he ANR.
  1175   Provide a  real-time  monitoring  solution  to report  agreed/ide ntified cr itical sys tem perfor mance para meters.
  1176   Critical b usiness pe rformance  parameters  shall be  identified , e.g., tr ansaction  speed, res ponse time  for scree n display/ refresh, d ata retrie val, etc.,  in a mann er that da ta capture  can occur  to suppor t metric r eporting a nd support  the OI&T  performanc e dashboar d display.  If no suc h performa nce metric s are requ ired or pr ovided, th ere will b e no progr am specifi c Service  Level Agre ements (SL A) created , nor shal l there be  any activ e/real tim e monitori ng through  OI&T Perf ormance Da shboard to  provide t he busines s owners a ny perform ance metri cs.
  1177   Notificati on of sche duled main tenance pe riods that  require t he service  to be off line or th at may deg rade syste m performa nce shall  be dissemi nated to t he busines s User com munity a m inimum of  48 hours p rior to th e schedule d event.
  1178   Documentat ion Requir ements
  1179   The traini ng curricu lum shall  state the  expected t raining ti me for pri mary Users  and secon dary Users  to become  proficien t at using  the RAMS  applicatio n.
  1180   All traini ng curricu la, User m anuals, an d other tr aining too ls shall b e develope d/updated  by ORD or  Collaborat ive Instit utional Tr aining Ini tiative an d delivere d to all l evels of U sers. The  curricula  shall incl ude all as pects of t he new fun ctionality  of the RA MS applica tion and a ll changes  to proces ses and pr ocedures.
  1181   The traini ng curricu lum develo ped by the  Program O ffice shal l state th e expected  task comp letion tim e for prim ary and se condary Us ers.
  1182   User manua ls and tra ining tool s shall be  developed . If they  already ex ist, updat es shall b e made to  them, as n ecessary,  and they s hall be de livered to  all level s of Users .
  1183   IT will pr ovide the  level of d ocumentati on require d to suppo rt the sys tem and ma intain ope rations an d continui ty. Docume ntation sh all repres ent minima l programm atic and l ifecycle o perations  support do cumentatio n artifact s as defin ed by VA s tandards i n ProPath  and as req uired by t he VA Ente rprise Sys tem Engine ering Life cycle and  Release Ma nagement o ffice for  sustained  operations , maintena nce, and s upport pri or to appr oval by an y VA chang e control  board and  release in to product ion.
  1184   Implementa tion Requi rements
  1185   As part of  the syste m implemen tation pro cess, a de tailed RAC I (R – Res ponsible,  A- Account able, C –  Consulted,  I – Infor med) Matri x will be  created to  identify  all areas  addressed  in the OM  Plan and s how specif ic roles a nd respons ibilities  by environ ment. Once  developed , this det ailed matr ix will be  added as  an attachm ent to thi s OM Plan.  
  1186   The follow ing is a l ist of Imp lementatio n Requirem ents
  1187   There is a  need to t rain the t argeted st aff groups  on the ne w function ality.
  1188   Early iden tification  of subjec t matter e xperts and  test site s required  to succes sfully def ine the ma ster test  strategy,  the deploy ment plan,  and the i mplementat ion plan. 
  1189   Close coor dination w ith OIT is  required  in order t o ensure b usiness re quirements  are met a nd deploym ent plans  are aligne d. 
  1190   Data Prote ction/Back -up/Archiv e Requirem ents
  1191   The system  shall ens ure a back -up and da ta recover y process  is availab le for whe n the syst em is brou ght off-li ne for mai ntenance o r technica l issues/p roblems.
  1192   The system  shall ens ure data p rotection  measures,  such as ba ck-up inte rvals and  redundancy  shall be  consistent  with syst ems catego rized as r outine (30  day resto ration), m ission ess ential (72  hour rest oration),  or mission  critical  (12 hour r estoration ).
  1193   Business o wners are  required t o state th e mission  criticalit y of the I T services  required  in order t o assist t he planner s and deve lopers in  determinin g best str ategies fo r engineer ing an IT  solution t o meet the ir busines s objectiv es/needs.  The busine ss owner n eeds to st ate the cr iticality  of the dat a and the  impact to  the busine ss during  a service  disruption  so approp riate tech nologies c an be cons idered. 
  1194   Levels for  Disaster  Recovery
  1195   Classifica tion
  1196   Recovery T ime Object ive
  1197   Recovery P oint
  1198   Objective  Routine
  1199   30 day res toration
  1200   TBD
  1201   Mission Es sential
  1202   72 hour re storation
  1203   24 hours
  1204   Mission Cr itical
  1205   12 hour re storation
  1206   2 hours
  1207   Recovery T ime Object ive (RTO)  – RTO defi nes the ma ximum amou nt of time  that a sy stem resou rce can re main unava ilable bef ore there  is an unac ceptable i mpact on o ther syste m resource s, support ed mission /business  processes,  and the M TD. 
  1208   Maximum To lerable Do wntime (MT D) - The M TD represe nts the to tal amount  of time t he system  owner/auth orizing of ficial is  willing to  accept fo r a missio n/business  process o utage or d isruption  and includ es all imp act consid erations. 
  1209   Recovery P oint Objec tive (RPO)  - The RPO  represent s the poin t in time,  prior to  a disrupti on or syst em outage,  to which  mission/bu siness pro cess data  can be rec overed (gi ven the mo st recent  backup cop y of the d ata) after  an outage .
  1210   Table 19:  Data Prote ction Requ irements
  1211   SLR Questi onSLR Crit eriaHow mu ch time sh ould the s ystem be a vailable ( and how mu ch down ti me is acce ptable due  to incide nt [unexpe cted] outa ge)?99.9%  (8.76 hour s down tim e)When sho uld the sy stem be av ailable (w hat will b e the core  operating  hours of  the system )?8 a.m. t o 8 p.m.,  EST, Mon.  through
  1212   Fri.How so on should  the system  fully rec over from  an outage?  (Includes  Mean Time  to Restor e [MTRS])D isaster Re covery wit hin 72 hou rsHow much  data will  be restor ed when ou tage is re covered?10 0% (contin uous back- up)What ti me period  should be  considered  for maint enance per iods?After  hours (th ese would  be off pea k hours ap proved by  the Office  of Resear ch and Dev elopment)W hat standa rd time zo ne will th e system o perate in? All time z onesData Q uality/Ass urance Req uirements
  1213   A monitori ng process  shall be  provided t o ensure t hat data i s accurate  and up-to -date and  provides a ccurate al erts for m alfunction s while mi nimizing f alse alarm s.
  1214   User Acces s/Security  Requireme nts
  1215   Ensure the  proposed  solution m eets all V eterans He alth Admin istration  (VHA) Secu rity, Priv acy, and I dentity Ma nagement r equirement s, includi ng VA Hand book 6500  (see the E nterprise  Requiremen ts section  of the RT M).
  1216   Table 20:  User Acces s/Security  Requireme nts
  1217   User Level RoleRespon sibilities RAMS Acces s LevelAdm inistrativ e OfficerS enior ORD  official a t each res earch stat ionAdminis trative fu nctions of  the resea rch progra m -
  1218   All commit tees Read/ WriteAssoc iate Chief  of Staff  for Resear chChief Op erational  Officer fo r the rese arch stati onOversees  committee s and subc ommittees  and respon sible for  coordinati on with au dit agenci es, as wel l as day t o day mana gement of  the resear ch program  at facili ties with  large acti ve program s -  All c ommitteesR ead/WriteC ommittee C oordinator / Committe e Administ ratorManag es all act ivities of  the commi tteeCommun ication wi th Princip le Investi gators, as signment o f projects  to agenda s, minutes , coordina tor of rev iewer comm ents, sche duling mee tings, tra cking comm ittee memb ers, and q uorums - A ll committ ees
  1219   TBDPrincip al Investi gator Dire cts resear ch project  or progra mOversees  scientific , technica l, and day -to-day ma nagement o f the rese arch and i s leader o f research  team - Al l committe esRead/Wri tePrincipa l Investig ator Desig neeAssists  in prepar ation of p roject/pro tocolCompl etes entry  of compon ents assoc iated with  the proto col, submi ts to IRB  - All comm itteesTBDC o-Principa l Investig atorSimila r to Princ ipal Inves tigatorEns ures proje ct is cond ucted in c ompliance  with appli cable laws  and regul ations and  instituti onal polic y - All co mmitteesRe ad/WriteIR B Administ ratorCondu cts review  process f or conside rationsRev iews for i ssues, suc h as confl icts of in terest, in itial revi ew of disc losure for ms, determ ines wheth er referra ls are nee ded to spe cific comm ittees - A ll committ eesTBDIRB  ChairDeter mines if a n applicat ion is com pleteDeter mines if a pplication  lacks any  disqualif ying featu res and fo rwards all  applicati on materia ls to memb ers of IRB  Committee  - All com mitteesTBD IRB Member A member o f IRBMembe r of an el ected boar d or other  group for mally desi gnated by  an institu tion to re view, appr ove, requi re modific ation in,  disapprove , and cond uct contin uing overs ight of hu man resear ch in acco rdance wit h laws and  regulatio ns - All c ommitteesT BDIRB Staf fAssists t he Adminis trative Of ficer, IRB  Chair in  administra tive funct ionsPerfor ms adminis trative fu nctions. -  All commi tteesTBDLo cal Site I nvestigato r (CIRB Ro le Only)In vestigator  at site p articipati ng in a mu lti-site r esearch st udyOversee s scientif ic, techni cal, and d ay-to-day  management  of the re search at  a local si teTBDLocal  RAMS Admi nistratorU ser with s pecial pri vileges to  establish  and maint ain local  User accou ntsAdminis trative fu nctions -  All commit teesRead/W riteStudy  Coordinato rSpecializ ed researc h coordina tor workin g under di rection of  the Princ iple Inves tigatorFac ilitates t he daily t rial activ ities and  conduct of  the study , reports  with admin istrative,  scientifi c proposal  preparati on and rev iew, budge t, award a cceptance,  etc. - Al l committe esTBDORD A dministrat orDetermin es whether  or not a  given proj ect is a c andidate f or review  by the VA  Central IR BAdministr ative VA C entral IRB  support.T BDUsabilit y/User Int erface Req uirements
  1220   Adhere to  good User  Interface/ User Cente red Design  (UI/UCD)  principles  as outlin ed in the  Usability  Appendix o f the BRD.  Additiona l informat ion is ava ilable in  Section 2. 15 of this  document.
  1221   Conceptual  Integrity
  1222   The system  shall pro vide stand ards-based  messaging  and middl eware infr astructure  needed to  support R AMS deploy ment.
  1223   Availabili ty
  1224   Maintenanc e window,  including  maintenanc e of exter nally deve loped soft ware incor porated in to the RAM S applicat ion, will  be by mutu al agreeme nt between  OI&T and  the VHA Po int of Con tact (POC)  for the a ffected fa cility(ies ). VHA wil l provide  POCs for e ach facili ty.
  1225   The RAMS a pplication  unavailab ility, due  to an unp lanned out age or pla nned outag es that ex ceed the d efined mai ntenance w indow, wil l not exce ed 8.76 ho urs per ye ar and wil l not exce ed 43.8 mi nutes per  month (99. 9% availab ility).
  1226   The applic ation shal l be avail able 24 ho urs a day,  seven day s a week,  with an up time of 99 .9%.
  1227   All system  updates a nd schedul ed mainten ance shoul d occur be tween the  hours of 1 800 and 06 00 (per lo cal time z one), when  clinical  usage woul d be light est.
  1228   Table 21:  Availabili ty
  1229   SLR Questi onSLR Crit eriaHow mu ch time sh ould the s ystem be a vailable ( and how mu ch down ti me is acce ptable due  to incide nt [unexpe cted] outa ge)?99.9%  (8.76 hour s down tim e)When sho uld the sy stem be av ailable (w hat will b e the core  operating  hours of  the system )?8 a.m. t o 8 p.m.,  EST, Mon.  through
  1230   Fri.How so on should  the system  fully rec over from  an outage?  (Includes  Mean Time  to Restor e [MTRS])D isaster Re covery wit hin 72 hou rsHow much  data will  be restor ed when ou tage is re covered?10 0% (contin uous back- up)What ti me period  should be  considered  for maint enance per iods?After  hours (th ese would  be off-pea k hours ap proved by  the Office  of Resear ch and Dev elopment)I n what sta ndard time  zone will  the syste m operate? All time z onesTable  22: Goal/O bjective
  1231   Goal/Objec tiveDesire d OutcomeM easurement ImpactProv ide a cent ralized en terprise-l evel repos itory of n ational VA  research  office pro gram data. All VHA na tional res earch prog ram admini strative d ata is sto red in a c entral dat abase and  accessible  by a comm on tool se t, at appr opriate le vels, to a ll researc h program  stakeholde rs.The cen tralized d ata reposi tory is av ailable by  web conne ction to a ll VA rese arch offic es and sta keholders  located at  Central O ffice.The  centralize d data rep ository su pports the  internal  exchange o f informat ion within  the VA re search env ironment a nd communi cation of  data with  stakeholde rs in the  research c ommunity.I nteroperab ility
  1232   The RAMS s olution ut ilizes Jav a as the p rimary pla tform for  User inter action in  the View a nd Control ler compon ents of th e Java Mod el View Co ntroller ( MVC) desig n framewor k in Strut s2. The tr adeoff of  choosing J ava develo pment vs.  SharePoint  developme nt include s more eas e of custo mization o f the User  front-end , graphics , function ality, and  easier in teroperabi lity betwe en backend  systems.
  1233   1.
  1234   The system  shall sup port all r ecognized  health sys tem standa rds 
  1235   2.
  1236   Systems mu st be hete rogeneous  and agnost ic for ope rating sys tems and c ode bases.
  1237   3.
  1238   Provide th e ability  to securel y transfer  large fil es (of 4-8  gigabytes ) from an  external s ource to V A systems.
  1239   4.
  1240   Provide ac cess to th e system o ver a remo te access  solution.
  1241   Manageabil ity
  1242   Provide Se rvice Desk /Incident  and Proble m Manageme nt trackin g related  to mainten ance event s of patie nt care sy stems with  priority  over non-p atient car e systems.
  1243   Provide da ta-related  to mainte nance even ts, both r outine and  exception al, includ ing key me tadata:
  1244   Predicted  routine wo rk
  1245   Occurrence s where ma intenance  is complet ed, includ ing restar t from dow n time
  1246   Identity o f the orga nization p erforming  maintenanc e
  1247   User perfo rming main tenance (i f availabl e)
  1248   Identity o f the syst em
  1249   Date/time,  physical  location
  1250   Systems im pacted
  1251   Whether it  affects p atient car e
  1252   Non-urgent  or emerge nt
  1253   Provide au dit capabi lities for  system ac cess and u sage with  settings t hat are co nfigurable  to suppor t internal  and exter nal audits  based on  Federal an d VHA mand ates.
  1254   The system  must comp ly with VA  Directive  6300 Reco rds and In formation  Management  and with  VHA Record s Control  Schedule ( RCS) 10-1,  in genera l and spec ifically w ith Electr onic Final  Version o f Health R ecord: Des troy/Delet e 75 years  after las t episode  of patient  care, or  longer (if  specified ).
  1255   Performanc e
  1256   The perfor mance spec ifications  solution  will execu te perform ance, capa city, and  independen t testing  of its pro duct, and  as part of  Software  Quality As surance (S QA) analys is and tes ting.
  1257   The ORD ai ms to impr ove the ef ficiency a nd perform ance of th e national  VA resear ch program  by implem enting an  enterprise -wide rese arch admin istrative  management  system ac cessible t o:
  1258   ORD Centra l Office. 
  1259   Active fie ld researc h offices 
  1260   The implem ented tool  will supp ort the ma jor busine ss functio ns of the:
  1261   Local rese arch offic e
  1262   Management  of the Re search and  Developme nt (R& D)  Committee  and its su bcommittee s (Institu tional Rev iew Board  [IRB]) 
  1263   Institutio nal Animal  Care and  Use Commit tee (IACUC )
  1264   Subcommitt ee on Rese arch Safet y (SRS), 
  1265   local rese arch offic e reportin g to ORD 
  1266   The tool w ill also p rovide a c ommon data base for t racking an d reportin g of admin istrative  research p rogram dat a througho ut the VA.
  1267   Table 23:  Performanc e
  1268   SLR Questi onSLR Crit eriaHow ma ny Users w ill be on  the system  hourly?10 1-1000 est imatedHow  many trans actions wi ll each av erage User  perform e ach hour?> 10 estimat edWhat are  the antic ipated pea k User tim es during  the day?Bu siness day  (highest  peak User  times Mon.  through F ri. during  administr ative hour s)What is  the antici pated peak  transacti on load (w hen do you  think tha t there wi ll be the  most trans actions be ing perfor med on the  system) d uring the  day?Busine ss day (hi ghest peak  User time s Mon thro ugh Fri du ring admin istrative  hours)How  many new U sers will  be added i n one year ?101-1000  estimatedH ow many mo re (if any ) transact ions will  be added i n one year ?>10 estim atedWhat k ind of inf ormation w ill be sto red? (Spec ify averag e of each  kind per m onth)Small  documents  (example  PDF or Wor d file)
  1269   Forms & Do cuments th at are for matted (ex ample form s or docum ents with  images)Wha t kind of  search cap acity is r equired?Me dium (11-1 000 per ho ur)
  1270   estimatedW hat type o f system(s ) is/are r equired?We b-based an d managed  from centr al service  and datab ase
  1271   Intranet ( All VA)Is  there a ne ed for hea vy applica tion repor ting? If y es, when?E nd of day,  End of mo nth, End o f quarterR eliability
  1272   The system  must be r eliable an d enable U ser trust.  The follo wing summa rizes requ irements f or the RAM S new func tionality  reliabilit y specific ations by  providing:  
  1273   Stable and  reliable  performanc e
  1274   Availabili ty – the s ystem shal l be avail able 8 a.m . to 8 p.m ., EST, Mo n. through  Fri.
  1275   Accurate d ata - The  system sha ll return  entries ex actly as t hey were p assed, wit h no modif ication
  1276   Defect rep air – It i s expected  that all  defects re lated to t he impleme ntation ge t resolved  during in itial deve lopment an d subseque nt UAT tes ting
  1277   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems,  and inten ded to be  available  in the app lication
  1278   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta
  1279   When the s ystem goes  live in P roduction,  the devel opment tea m will add ress defec ts of a cr itical nat ure that a re deemed  “show stop pers.” Enh ancement r equests ma de after ‘ go-live’ w ill be log ged for co nsideratio n in a fut ure, coord inated rel ease.
  1280   Table 24:  Reliabilit y
  1281   SLR Questi onSLR Crit eriaDescri ptionHow m uch time s hould the  system be  available  (and how m uch down t ime is acc eptable du e to incid ent [unexp ected] out age)?99.9%  (8.76 hou rs down ti me)Intenti onally lef t blank.Wh en should  the system  be availa ble (what  will be th e core ope rating hou rs of the  system)?8  a.m. to 8  p.m., EST,  Mon. thro ugh
  1282   Fri.The sy stem shall  require n o more tha n 24 hours  of mainte nance per  month. Ser vicing and  maintenan ce is expe cted to oc cur during  nights an d weekends .How soon  should the  system fu lly recove r from an  outage? (I ncludes Me an Time to  Restore [ MTRS])Disa ster Recov ery within  72 hoursI ntentional ly left bl ank.How mu ch data wi ll be rest ored when  outage is  recovered? 100% (cont inuous bac k-up)Inten tionally l eft blank. What time  period sho uld be con sidered fo r maintena nce period s?After ho urs (these  would be  off peak h ours appro ved by the  Office of  Research  and Develo pment)Inte ntionally  left blank .In what s tandard ti me zone wi ll the sys tem operat e?All time  zonesInte ntionally  left blank .Security
  1283   The RAMS s ystem shal l remain b ehind the  VA firewal l and subj ect to VA  security i nitiatives  and proto cols. RAMS  will exch ange PII o r other da ta that wo uld be dee med sensit ive; there fore, ther e is a nee d for encr yption of  the data t hat is exc hanged bet ween RAMS  and extern al data ba ses. RAMS  Sign-on sh all be in  compliance  with VA s ecurity an d privacy  standards.  
  1284   Supportabi lity
  1285   The follow ing table  lists the  priority l evels of t he systems  that will  interface  with the  VA systems .
  1286   Table 25:  System Sup portabilit y
  1287   BN 7System  will inte rface with  VA system sPriority  Level7.2RA MS interfa cing with  CITIMedium  priority7 .3RAMS inc orporating  the funct ionality o f WinRMSMe dium prior ity7.4RAMS  incorpora ting the f unctionali ty of eJIT Medium pri ority7.5RA MS interfa cing with  TMSMedium  priority7. 6RAMS inco rporating  the functi onality of  RAFTMediu m priority Provide al erts (that  extend be yond syste m messages  to extern al systems , like mob ile device s) for mal functions,  while pre venting fa lse alarms  for local , regional , and nati onal evalu ations in  real time.
  1288   Provide re ports on p erformance  metrics,  as specifi ed in the  RAMS Effec tiveness a nd Value /  Benefits  Framework,  on a bi-w eekly basi s.
  1289   Provide na tional, re gional, an d local re ports on p erformance  metrics,  as specifi ed in the  RAMS Effec tiveness a nd Value /  Benefits  Framework.
  1290   Provide pe rformance  metrics (f rom reques t for info rmation to  receipt o f informat ion on the  screen) m onitored b y the syst em and sys tem admini strators s o they kno w what the  User expe rience is  like witho ut Users h aving to c all them a nd tell th em the sys tem is run ning very  slow.
  1291   Provide th e ability  for VHA an d IT staff  to create  standard  and ad-hoc  reports o f usage, b andwidth,  response t ime, login  time, and  other var iables wit h a verifi cation pro cess for m easuring t he capabil ities of t he system.
  1292   Provide en d-User tra ining on h ow to gene rate the v arious sys tem perfor mance repo rts (e.g.,  in standa rd file fo rmats, suc h as Comma  Separated  Values [C SV], Porta ble Docume nt Format  [PDF], or  Excel) dep ending on  the User's  needs.
  1293   Provide th e ability  to view sy stem stati stics (e.g ., informa tion on th e specific  network e nvironment ) and iden tify areas  that are  having iss ues, or ar e beyond c apacity, i n near-rea l-time (to  be quanti fied at a  later time ).
  1294   Technical  Help Desk  support fo r the appl ication vi a instant  message, o n-line, ph one, and r emote desk top access  support,  shall be p rovided fo r Users to  obtain as sistance 2 4/7.
  1295   The IT sol ution shal l be desig ned to com ply with t he applica ble approv ed Enterpr ise SLAs.
  1296   Data prote ction meas ures, such  as back-u p interval s and redu ndancy, sh all be con sistent wi th systems  categoriz ed as miss ion critic al (1hr re storation,  2hrs back up recover y). Impact  of system  failure m ust be mon itored on  a near-rea l-time bas is.
  1297   Provide th e ability  to set thr esholds an d notifica tion type  (e.g., ema il or text  alerts) w hen alerti ng the Use r about re sponse tim e degradat ion and un scheduled  outages.
  1298   Disaster R ecovery Pl ans (DRP)  and Contin uity of Op erations P lan (COOP)  will be u pdated and  tested se mi-annuall y to addre ss the RAM S applicat ion (see N ational Se curity and  Homeland  Security P residentia l Directiv e: Nationa l Continui ty Policy.  NSPD-51/H SPD-20, Ma y 9, 2007)  
  1299   Usability
  1300   User Exper ience enco mpasses di rect and i ndirect in teractions  between t he User an d the syst em. Improv ing usabil ity over t he prior v ersion is  a key requ irement fo r this app lication.  The Intern ational Or ganization  for Stand ardization  (ISO) def ines usabi lity as “t he extent  to which a  product c an be used  by specif ied users  to achieve  specified  goals wit h effectiv eness, eff iciency, a nd satisfa ction in a  specified  context o f use” (19 98).
  1301   For an opt imal User  experience , the syst em must me et the req uirements  outlined i n this sec tion, whic h involve  attributes  of the ap plication  and the pr ocess requ ired to ac hieve them .
  1302   In order t o improve  usability  of VA-deve loped or p urchased a pplication s, the fol lowing act ions are r equired:
  1303   In accorda nce with t he Office  of the Nat ional Coor dinator fo r Health I nformation  Technolog y’s Meanin gful Use S tage 2 fin al ruling,  employ an  industry- recognized  User-Cent ered Desig n (UCD) pr ocess. The  methods f or UCD are  well defi ned in doc uments and  requireme nts, such  as ISO 924 1–11, ISO  13407, ISO  16982, Na tional Ins titute of  Standards  and Techno logy Inter agency Rep ort 7741,  ISO/Intern ational El ectrochemi cal Commis sion 62366 , and ISO  9241-210.  Developers  will choo se their U CD approac h; one or  more speci fic UCD pr ocesses wi ll not be  prescribed .
  1304   Adhere to  an industr y-recogniz ed User In terface (U I) Best Pr actices Gu ideline or  Style Gui de. For ex ample, fir st follow  UI guideli nes for th e developm ent platfo rm. In ins tances whe re platfor m guidelin es are not  available , adhere t o the VA B est Practi ces Guidel ines/Style  Guide.
  1305   Inform req uirements  and design s with det ailed huma n factors  work produ cts that h ave been/w ill be com pleted for  the speci fic projec t. Example s of speci fic human  factors ac tivities m ight inclu de heurist ic evaluat ions, site  visits, i nterviews,  applicati on-specifi c design g uides, and  usability  testing o n existing  systems o r prototyp es.
  1306   A sound UC D and deve lopment pr ocess base d on human  factors s hould incl ude the fo llowing ac tivities:
  1307   Understand ing of the  Users, th e Users’ t asks, and  the Users’  environme nts
  1308   Review of  similar or  competiti ve systems  to inform  requireme nts and de sign
  1309   Heuristic  evaluation  of prior  versions,  prototypes , or basel ine applic ations, if  applicabl e
  1310   Iterative  design and  formative  usability  testing ( formative  usability  testing is  used to d iscover us ability pr oblems dur ing the de sign and d evelopment  process)
  1311   User risk  analysis
  1312   Summative  validation  usability  testing ( summative  usability  testing is  used to q uantify an d validate  usability  of a prod uct with m easures of  effective ness, effi ciency, Us er percept ions, etc. )
  1313   To demonst rate high  usability,  the appli cation sho uld be:
  1314   Intuitive  and easy t o learn, w ith minima l training ;
  1315   Effective  by allowin g Users to  successfu lly comple te tasks;
  1316   Efficient  by allowin g Users to  complete  their work  in a mann er consist ent with c linical pr actice and  workflow;
  1317   Perceived  to have hi gh usabili ty, as dem onstrated  by appropr iate surve y measures ; and
  1318   Designed t o aid User s in meeti ng task go als withou t being an  additiona l burden.
  1319   The system  must be r eliable an d enable U ser trust  by providi ng:
  1320   Stable and  reliable  performanc e;
  1321   Accurate d ata;
  1322   Display of  all data  that is av ailable in  native or  interface d systems  and intend ed to be a vailable i n the appl ication; a nd
  1323   Accessible  informati on related  to the so urce of da ta.
  1324   The applic ation shou ld include  a modern  Graphical  User Inter face that  allows the  User to v iew data f rom multip le sources  and inclu des:
  1325   Integrated  display o f structur ed and uns tructured  data;
  1326   Rich data  visualizat ion and gr aphical di splay of d ata;
  1327   Ability to  switch be tween tabu lar and gr aphical da ta views;
  1328   Ability to  interact  with displ ayed data  to obtain  additional  details r elated to  the data a nd source  of the dat a; and
  1329   User custo mizable co mponents a nd setting s.
  1330   The applic ation must  provide f or advance d and up-t o-date sea rching, to  include:
  1331   Fast searc h function ality with  auto-comp lete and r eal-time d isplay of  matched re sults duri ng typing;  and
  1332   Search his tory.
  1333   The applic ation must  provide f or advance d filterin g capabili ties, to i nclude:
  1334   Filtering  of data ta bles, list s, and gri ds; and
  1335   Filtering  of search  results.
  1336   The applic ation desi gn should  be modifie d to:
  1337   Address th e specific  findings  from a hum an factor  heuristic  evaluation  conducted  on the pr ior versio n of the a pplication ;
  1338   Address th e specific  findings  reported f rom field  use of the  prior ver sion; and
  1339   Address th e specific  findings  reported f rom usabil ity testin g of the p rior versi on or rele vant proto types.
  1340   Documentat ion 
  1341   The follow ing refere nces BN4 o n the docu mentation  criteria o f the RAMS  training  curriculum :
  1342   Manage dat a about pe rsonnel en gaged in r esearch at  VAMC faci lities
  1343   Automate t he trackin g of train ing, scope  of practi ce, and al l necessar y certific ations for  PIs and o ther emplo yees
  1344   Notify PI  or PI Desi gnee and e mployee wh en trainin g is requi red includ ing annual /biannual  re-trainin g
  1345   Appendix B : Acronyms
  1346   The follow ing is a l ist of acr onym defin itions:
  1347   Table 26:  Acronyms
  1348   TermDefini tionACORPA nimal Comp onent of R esearch Pr otocolACOS Associate  Chief of S taff AFMAn imal Facil ity Manage rAOAdminis trative Of ficerBNBus iness Need BRDBusines s Requirem ents Docum entCITICol laborative  Instituti onal Train ing Talent  Managemen t System ( TMS)COICon flict of I nterestCRC ontinuing  ReviewCSPC ooperative  Studies P rogramFYFi scal YearI ACUCInstit utional An imal Care  and Use Co mmitteeIPA In-Person  Authentica tion (IPA) IRBInstitu tional Rev iew BoardL ASIFLarge  Scale Seis mic Invers ion Framew orkLSALoca l System A dministrat orLSILocal  Site Inve stigatorMO UMemorandu m of Under standingMS MicrosoftN DONormaliz ed Data Ob jectNSRNew  Service R equestOROO ffice of R esearch Ov ersightPIP rincipal I nvestigato rR&DResear ch and Dev elopmentRA MSResearch  Administr ative Mana gement Sys temRCORese arch Compl iance Offi cerRDISRes earch and  Developmen t Informat ion System RDMRequire ments Deve lopment an d Manageme ntREDRequi rements El aboration  DocumentRP SSResearch  Protocol  Safety Sur veyRSDRequ irements S pecificati on Documen tSAESeriou s Adverse  EventSDDSo ftware Des ign Docume ntSOPStand ard Operat ing Proced ureSRSSubc ommittee o n Research  SafetySSA System Sit e Administ ratorTMSTa lent Manag ement Syst emUAPUnant icipated P roblem Rep ortVADepar tment of V eterans Af fairsVAMCD epartment  of Veteran s Affairs  Medical Ce nterVMUVet erinary Me dical Unit WOCWithout  Compensat ionXMLExte nsible Mar kup Langua geIn addit ion to the  above ref erenced ac ronym tabl e, please  refer to t he RAMS Li brary for  additional  VA acrony m informat ion.
  1349   Template R evision Hi story
  1350   DateVersio nDescripti onAuthorSe ptember 20 151.7Updat ed Heading s and spac ing to con form with  latest OIT  Documenta tion Stand ards guide linesProce ss Managem entJune 20 151.6Updat ed to conf orm with l atest Sect ion 508 gu idelines a nd remedia ted with C ommon Look  Office to olProcess  Management May 20151. 5Revised b y the PMAS  Process I mprovement  Lockdown  TeamPMAS P rocess Imp rovement L ockdown Te amDecember  20141.4Up dated to c onform wit h latest S ection 508  guideline s and reme diated wit h Common L ook Office  toolProce ss Managem entMay 201 41.3Reorde red cover  page to en hance sear ch capabil itiesProce ss Managem entMay 201 31.2Add Ap pendix for  acronyms  and glossa ryProcess  Management March 2013 1.1Formatt ed to curr ent ProPat h document ation stan dards and  edited to  conform wi th latest  Alternativ e Text (Se ction 508)  guideline sProcess M anagementJ anuary 201 31.0Initia l VersionP MAS Busine ss OfficeR AMS Integr ation
  1351   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  1352   13
  1353   July 2016