41. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 8/8/2017 4:09:57 PM Eastern Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

41.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 Purch Care Auth Compliance P3.zip 08-020 PC Auth Compl SDD v1.2.docx Mon Aug 7 13:15:46 2017 UTC
2 Purch Care Auth Compliance P3.zip 08-020 PC Auth Compl SDD v1.2.docx Mon Aug 7 20:40:06 2017 UTC

41.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 12 5486
Changed 11 39
Inserted 0 0
Removed 0 0

41.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

41.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

41.5 Comparison detail

  1   Health Adm inistratio n Product  Enhancemen ts (HAPE)
  2   Electronic  Data Inte rchange (E DI)
  3   Purchased  Care (PC)  Enhancemen ts
  4  
  5   System Des ign Docume nt (SDD)
  6   for
  7   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  Phase 3 I ncrement 1
  8  
  9  
  10  
  11   Department  of Vetera ns Affairs
  12   December 2 015
  13   Version 1. 2
  14  
  15  
  16  
  17   Revision H istory
  18   Creation D ate
  19   Version No .
  20   Descriptio n/Comments
  21   Author(s)
  22   Reviewer(s )
  23   Review Typ e
  24   Issue Date
  25   12/08/2015
  26   1.2
  27   Changes re lated to A ERB feedba ck
  28   Z. Bertram
  29   F. Perez
  30   TW Review
  31   12/09/2015
  32   12/07/2015
  33   1.1
  34   Replaced r eferences  to AAT (th e EDI engi ne) with A ET (which  it is bein g merged i nto)
  35   Z. Bertram
  36   F. Perez
  37   TW Review
  38   12/08/2015
  39   09/15/2015
  40   1.0
  41   VA COR acc epted docu ment effec tive Septe mber 15, 2 015. Docum ent has be en baselin ed for rel ease.
  42   F. Perez
  43  
  44  
  45   09/15/2015
  46  
  47  
  48  
  49  
  50  
  51  
  52  
  53  
  54  
  55   Table of C ontents
  56   1Introduct ion1
  57   1.1Purpose  of the SD D1
  58   1.2Identif ication2
  59   1.3Scope3
  60   1.4Constra ining Poli cies, Dire ctives and  Procedure s6
  61   1.5User Ch aracterist ics7
  62   1.5.1User  Objectives 7
  63   1.6Relatio nship to O ther Docum ents and P lans7
  64   1.7Definit ions, Acro nyms, and  Abbreviati ons8
  65   1.7.1Acron yms8
  66   1.7.2Defin itions10
  67   1.8Referen ces10
  68   2Backgroun d13
  69   2.1Overvie w of the S ystem13
  70   2.2Overvie w of the B usiness Pr ocess14
  71   2.3Busines s Benefits 15
  72   2.4Assumpt ions and C onstraints 15
  73   2.4.1Desig n Assumpti ons15
  74   2.4.2Desig n Constrai nts15
  75   2.4.3Desig n Trade-of fs16
  76   2.5Overvie w of the S ignificant  Requireme nts16
  77   2.5.1Overv iew of Sig nificant F unctional  Requiremen ts16
  78   2.5.2Overv iew of Fun ctional Wo rkload / P erformance  Requireme nts16
  79   2.5.3Overv iew of Ope rational R equirement s16
  80   2.5.4Overv iew of the  Technical  Requireme nts17
  81   2.5.5Overv iew of the  Security  or Privacy  Requireme nts17
  82   2.5.6Overv iew of Sys tem Critic ality and  High Avail ability Re quirements 18
  83   2.5.7Singl e Sign-on  Requiremen t18
  84   2.5.8Requi rement for  Use of En terprise P ortals18
  85   2.5.9Speci al Device  Requiremen ts18
  86   2.6Legacy  System Ret irement18
  87   3Conceptua l Design19
  88   3.1Concept ual Applic ation Desi gn19
  89   3.1.1Appli cation Con text19
  90   3.1.2High- Level Appl ication De sign19
  91   3.1.3Appli cation Loc ations20
  92   3.2Concept ual Data D esign20
  93   3.2.1Proje ct Concept ual Data M odel20
  94   3.2.2Datab ase Inform ation20
  95   3.2.3User  Interface  Data Mappi ng20
  96   3.2.3.1App lication S creen Inte rface20
  97   3.2.3.2App lication R eport Inte rface20
  98   3.2.3.3Unm apped Data  Element20
  99   3.3Concept ual Infras tructure D esign20
  100   3.3.1Syste m Critical ity and Hi gh Availab ility20
  101   3.3.2Speci al Technol ogy20
  102   3.3.3Techn ology Loca tions21
  103   3.3.4Conce ptual Infr astructure  Diagram21
  104   3.3.4.1Loc ation of E nvironment s and Exte rnal Inter faces21
  105   3.3.4.2Con ceptual Pr oduction S tring Diag ram21
  106   4System Ar chitecture 22
  107   4.1Hardwar e Architec ture22
  108   4.2Softwar e Architec ture22
  109   4.3Network  Architect ure22
  110   4.4Service  Oriented  Architectu re / ESS22
  111   4.5Enterpr ise Archit ecture22
  112   5Data Desi gn23
  113   5.1DBMS Fi les23
  114   5.2Non-DBM S Files24
  115   5.3Data Vi ew24
  116   6Detailed  Design25
  117   6.1Hardwar e Detailed  Design25
  118   6.2Softwar e Detailed  Design25
  119   6.2.1Conce ptual Desi gn25
  120   6.2.1.1Pro duct Persp ective25
  121   6.2.1.2Pro duct Featu res26
  122   6.2.1.3Use r Characte ristics26
  123   6.2.1.4Dep endencies  and Constr aints26
  124   6.2.2Speci fic Requir ements26
  125   6.2.2.1Dat abase Repo sitory26
  126   6.2.2.2Sys tem Featur es27
  127   6.2.2.3Des ign Elemen t Tables53
  128   6.3Network  Detailed  Design58
  129   6.4Service  Oriented  Architectu re / ESS D etailed De sign58
  130   7External  System Int erface Des ign59
  131   7.1Interfa ce Archite cture59
  132   7.2Interfa ce Detaile d Design59
  133   8Human-Mac hine Inter face60
  134   8.1Interfa ce Design  Rules60
  135   8.2Inputs6 0
  136   8.3Outputs 60
  137   8.4Navigat ion Hierar chy60
  138   9Security  and Privac y61
  139   9.1Securit y61
  140   9.2Privacy 61
  141   Attachment  A – Appro val Signat ures62
  142   A.Addition al Informa tion63
  143   A.1.RTM63
  144   A.2.Packag ing and In stallation 63
  145   A.3.Design  Metrics63
  146   A.4.Acrony m List and  Glossary6 3
  147   A.5.Requir ed Technic al Documen ts63
  148  
  149  
  150   List of Ta bles
  151   Table 1 –  Scope Incl usions3
  152   Table 2 –  Scope Excl usions6
  153   Table 3 –  EDI PC Doc umentation 7
  154   Table 4 –  Acronyms a nd Abbrevi ations8
  155   Table 5 –  Definition s10
  156   Table 6 –  278 Author ization Re quest Busi ness Proce ss Identif iers14
  157   Table 7 –  Security R equirement s17
  158   Table 8 –  Databases2 0
  159   Table 9 –  278_REQUES T23
  160   Table 10 –  7078_AUTH ORIZATION2 3
  161   Table 11 –  Design El ements for  Consult I Ds27
  162   Table 12 –  Design El ements for  Consult I Ds28
  163   Table 13 –  Design El ements for  Admission  Date28
  164   Table 14 –  Design El ements for  Multiple  Authorizat ions29
  165   Table 15 –  Design El ements for  Master Au thorizatio ns29
  166   Table 16 –  Authoriza tion Statu s/Workflow 31
  167   Table 17 –  Design El ements for  Authoriza tion Statu s31
  168   Table 18 –  Design El ements for  Authoriza tion Expor t31
  169   Table 19 –  Design El ements for  HSD32
  170   Table 20 –  Design El ements for  Outpatien t Services 32
  171   Table 21 –  Design El ements for  Inpatient  Services3 2
  172   Table 22 –  Design El ements for  Authoriza tion Servi ces Entry3 3
  173   Table 23 –  Design El ements for  Request Q ueues GUI3 4
  174   Table 24 –  Design El ements for  Request P rocessing  GUI36
  175   Table 25 –  Design El ements for  Request P rocessing  GUI37
  176   Table 26 –  Design El ements for  Code Look up Tables3 9
  177   Table 27 –  Design El ements for  Event Log ging40
  178   Table 28 –  Design El ements for  Request Q ueues41
  179   Table 29 –  Design El ements for  Authoriza tion Reque st Queuing 41
  180   Table 30 –  Design El ements for  Request R eception41
  181   Table 31 –  Design El ements for  Sensitive  PHI Handl ing43
  182   Table 32 –  Design El ements for  Request a nd Respons e Tracking 43
  183   Table 33 –  Design El ements for  Request V alidation4 3
  184   Table 34 –  Design El ements for  Request V alidation4 5
  185   Table 35 –  Design El ements for  Request V alidation4 6
  186   Table 36 –  Design El ements for  Request V alidation4 6
  187   Table 37 –  Design El ements for  Request V alidation4 6
  188   Table 38 –  Design El ements for  Response  Generation 47
  189   Table 39 –  Design El ements for  Response  Generation 47
  190   Table 40 –  Design El ements for  Response  Generation 48
  191   Table 41 –  Design El ements for  Response  Generation 48
  192   Table 42 –  Design El ements for  Response  Generation 49
  193   Table 43 –  Design El ements for  Response  Generation 50
  194   Table 44 –  Design El ements for  Response  Generation 50
  195   Table 45 –  Design El ements for  Vendor In formation5 1
  196   Table 46 –  Design El ements for  Reporting 51
  197   Table 47 –  Design El ements for  EDI Compl iance51
  198   Table 48 –  Design El ements for  Performan ce52
  199   Table 49 -  Design El ements for  Security5 2
  200   Table 50 –  FBAA AUTH ORIZATION  Template53
  201  
  202   List of Fi gures
  203   Figure 1 –  Authoriza tion Reque st Busines s Process  Diagram14
  204   Figure 2 –  Authoriza tion Reque st Concept ual Applic ation Desi gn19
  205   Figure 3 –  Authoriza tion Reque st Design2 5
  206   Figure 4 –  Queues GU I34
  207   Figure 5 –  Unsolicit ed 278 Req uests GUI  – Summary  View35
  208   Figure 6 –  Unsolicit ed 278 Req uest GUI –  Detail Vi ew37
  209  
  210   Introducti on
  211   The missio n of the D epartment  of Veteran s Affairs  (VA), Offi ce of Info rmation an d Technolo gy (OI&T),  Health Ad ministrati on Product  Enhanceme nts (HAPE)  is to pro vide infor mation tec hnology (I T) product s and serv ices to th e Veterans  Health Ad ministrati on (VHA) w hich in tu rn provide s benefits  and servi ces to Vet erans of t he United  States. In  meeting t hese goals , OI&T str ives to pr ovide high  quality,  effective,  and effic ient IT se rvices to  those resp onsible fo r providin g care to  the Vetera ns at the  point of-c are as wel l as throu ghout all  the points  of the Ve terans’ he alth care  in an effe ctive, tim ely and co mpassionat e manner.  VA depends  on inform ation mana gement/inf ormation t echnology  (IM/IT) sy stems to m eet missio n goals.
  212   The Chief  Business O ffice Purc hased Care  (CBOPC) a ssesses th e impact o f healthca re regulat ory requir ements on  VHA Electr onic Data  Interchang e (EDI) re venue oper ations and  designs t he use cas es to illu strate the  reenginee red busine ss process  flows ass ociated wi th technol ogy change s. The off ice contin uously mon itors and  participat es in meet ings of in dustry EDI  standards -setting o rganizatio ns. As the  business  process ow ner and su bject matt er expert  (SME) for  industry h ealth care  EDI manda tes, PC de fines busi ness needs  that nece ssitate re venue syst em softwar e developm ent. The o ffice desi gns the ma intenance  and iterat ive update s to the E DI enterpr ise tool u sed to pay  healthcar e provider s for serv ice connec ted care p rovided to  Veterans.  PC develo ps partner ships with  other Fed eral agenc ies and tr ading part ners to su pport EDI  processing  and verif y complian ce; they t est softwa re, train  users on t he use of  revised so ftware, an d provide  help desk  support fo r end user s. The EDI  transacti ons proces ses are ut ilized to  pay nearly  $6B in pr ojected cl aims annua lly. The d evelopment  work done  under the  scope of  PC is inex tricably l inked to p roviding V eterans th e medical  care they  have earne d and dese rve.
  213   The HAPE E DI portfol io deliver s IT produ cts and se rvices to  CBO. This  PC enhance ment proje ct is inte nded to de liver a ra nge of upd ates, exte nsions, an d modifica tions to v arious fin ancial and  administr ative syst ems, proce sses, file s, and rep orting mec hanisms. T he PC Auth orizations  Complianc e project  will creat e processe s and syst ems to rec eive incom ing reques ts for Hea lthcare Cl aim servic es review  (278) and  produce co rrespondin g response  transacti ons (278).  Over time , this enh ancement s hould sign ificantly  reduce man ual method s (e.g., r esponding  to telepho ne calls t o VA Medic al Centers , or VAMCs ) using ED I transact ions for t reatment a uthorizati ons and pr e-certific ations.
  214   Purpose of  the SDD
  215   This Syste m Design D ocument (S DD) transl ates the r equirement s listed i n the corr esponding  Requiremen ts Specifi cation Doc ument (RSD ) into tec hnical des ign specif ications.  It identif ies the sy stem archi tecture, a nd describ es hardwar e, softwar e, communi cation, an d interfac e componen ts for Inc rement 1 o f the the  Authorizat ions Compl iance proj ect. 
  216   The intend ed audienc e of this  document i ncludes th e Product  Developmen t (PD), So ftware Qua lity Assur ance (SQA) , the CBO,  and staff  at the Of fice of OI &T at the  Health Adm inistratio n Center ( HAC).
  217   This SDD f or Authori zations Co mpliance d etails the  necessary  functiona lity for p rocessing  provider r equests fo r authoriz ations and  for more  accurately  defining  authorized  services  on those a uthorizati ons. 
  218   This docum ent is org anized as  follows:
  219   Section 1:  Presents  introducti on, scope,  definitio n and acro nyms, and  references .
  220   Section 2:  Presents  a conceptu al design  and analys is of the  External I nterfaces.
  221   Section 3:  Documents  the speci fic techni cal and de sign requi rements fo r each sof tware elem ent releva nt to the  PC Authori zations Co mpliance p roject.
  222   Section 4:  Presents  details re garding th e system a rchitectur e.
  223   Section 5:  Presents  details re garding da ta design,  including  database  management  system (D BMS) and d ata view.
  224   Section 6:  Discusses  the syste m’s detail ed hardwar e and soft ware desig n as appli cable.
  225   Section 7:  Presents  details of  the exter nal interf ace design  to the sy stem.
  226   Section 8:  Presents  details of  the inter face betwe en the use r and the  PC system.
  227   Section 9:  Presents  details of  system se curity mec hanisms an d privacy  design con sideration s at the a pplication  level. 
  228   Attachment  A: Docume nts the ap proval of  this SDD b y VA OI&T  personnel.
  229   Identifica tion
  230   The system s impacted  by this p roject are  Veterans  Health Inf ormation S ystems and  Technolog y Architec ture (Vist A) Fee Bas is and the  Automated  EDI Tool  (AET).
  231   Listed bel ow are VA  reference  and guidan ce documen tation and  standards  applicabl e to or ta ilored for  the EDI P C Project.  EDI PC wi ll use thi s guidance  to fulfil l the perf ormance re quirements  of this c ontract.
  232   44 U.S.C.  § 3541, “F ederal Inf ormation S ecurity Ma nagement A ct (FISMA)  of 2002”
  233   Federal In formation  Processing  Standards  (FIPS) Pu blication  140-2, “Se curity Req uirements  For Crypto graphic Mo dules”
  234   Software E ngineering  Institute  (SEI), So ftware Acq uisition-C apability  Maturity M odeling (S A-CMM) Lev el 3 proce dures and  processes
  235   VA Directi ve 6102, “ Internet/I ntranet Se rvices,” J uly 15, 20 08
  236   36 C.F.R.  Part 1194  “Electroni c and IT A ccessibili ty Standar ds,” July  1, 2003
  237   Office of  Management  and Budge t (OMB) Ci rcular A-1 30, “Manag ement of F ederal Inf ormation R esources,”  November  28, 2000
  238   32 C.F.R.  Part 199,  “Civilian  Health and  Medical P rogram of  the Unifor med Servic es (CHAMPU S)”
  239   An Introdu ctory Reso urce Guide  for Imple menting th e Health I nsurance P ortability  and Accou ntability  Act (HIPAA ) Security  Rule, Mar ch 2005
  240   Sections 5 04 and 508  of the Re habilitati on Act (29  U.S.C. §  794d), as  amended by  the Workf orce Inves tment Act  of 1998 (P .L. 105-22 0), August  7, 1998
  241   Homeland S ecurity Pr esidential  Directive  (12) (HSP D-12)
  242   VA Directi ve 6500, “ Informatio n Security  Program,”  August 4,  2006
  243   VA Handboo k 6500, “I nformation  Security  Program,”  September  18, 2007
  244   VA Handboo k, 6500.5,  Incorpora ting Secur ity and Pr ivacy in S ystem Deve lopment Li fecycle.
  245   VA Handboo k 6500.6,  “Contract  Security,”  March 12,  2010
  246   Project Ma nagement A ccountabil ity System  (PMAS) po rtal (refe rence Perf ormance Wo rk Stateme nt (PWS) R eferences  - Technica l Library  at https:/ DNS /)
  247   Office of  Enterprise  Developme nt (OED) P roPath Pro cess Metho dology (re ference PW S Referenc es -Techni cal Librar y and ProP ath Librar y links at  https:// DNS /). Note:  In the eve nt of a co nflict, OE D ProPath  takes prec edence ove r other pr ocesses or  methodolo gies.
  248   Technical  Reference  Model (TRM ) (referen ce at http :// DNS /TRM /TRMHomePa ge.asp )
  249   National I nstitute S tandards a nd Technol ogy (NIST)  Special P ublication s (SP) 800 -60 and 80 0-53
  250   Informatio n Technolo gy Asset M anagement  (ITAM) and  Enterpris e Manageme nt Foundat ion (EMF)  BR-0006, v ersion 002 .1-1405200 8, dated 1 0/30/2007
  251   HIPAA of 1 996; Pub.L  104-191.
  252   Patient Pr otection a nd Afforda ble Care A ct (PPACA) , Pub. L.  111-148, 1 24 Stat. 1 19, H.R. 3 590, enact ed March 2 3, 2010
  253   5 Code of  Federal Re gulations  (CFR) 1315 , Final Ru le, Prompt  Payment ( http:// DNS /prompt/re gulations. html) (for merly OMB  Circular A -125),
  254   The aim of  this proj ect is to  ensure tha t the EDI  PC systems  are compl iant with  the Commit tee on Ope rating Rul es for Inf ormation E xchange (C ORE) Rules  as publis hed by Cou ncil for A ffordable  Quality He althcare ( CAQH), and  found her e http://w ww.caqh.or g/CORE_ope rat_rules. php 
  255   VA M Progr amming Sta ndards and  Conventio ns. Revise d 04/03/20 07 (http:/ DNS /TRM/files /SACC_2008 .pdf)
  256   Scope
  257   This docum ent addres ses the so ftware des ign that w ill satisf y the tech nical requ irements i n the PC A uthorizati ons Compli ance RSD,  which the  EDI PC pro ject team  developed  from the B usiness Re quirements  Document  (BRD). 
  258   Table 1 li sts the sc ope inclus ions for t he PC Auth orizations  Complianc e project.
  259   Table 1 –  Scope Incl usions
  260   Identifier
  261   Descriptio n
  262   Theme 001
  263   Addition o f new data  points (A ligns to G oal 2)
  264   Epic 001
  265   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to inpu t a Consul t ID so I  can connec t the cons ultation t o the auth orization.
  266   User Narra tive 001
  267   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to inpu t a Consul t ID that  is associa ted with t he VistA F ee Authori zations so  that I ca n validate  authoriza tion entry  complianc e prior to  Veterans  being auth orized to  seek Non-V A Care for  their med ical need.
  268   User Narra tive 002
  269   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to inpu t a Consul t ID that  is associa ted with t he VistA F ee Authori zations so  that I ca n validate  the lengt h of time  that elaps es prior t o Veterans  being aut horized to  seek Non- VA Care fo r their me dical need .
  270   User Narra tive 003
  271   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pre -populate  a Consult  ID when av ailable fr om the Con sult/Reque st Trackin g package  that is as sociated w ith the Vi stA Fee Au thorizatio ns so that  I can val idate auth orization  entry comp liance pri or to Vete rans being  authorize d to seek  Non-VA Car e for thei r medical  need. 
  272   Epic 002
  273   As Non-VA  PC Authori zation tea m, I want  to be able  to create  appropria te authori zation out puts with  a Consult  ID so I ca n connect  the consul tation to  the author ization. 
  274   User Narra tive 005
  275   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pri nt a Consu lt ID that  is associ ated with  the Author ization on  a 10-7078  so that I  can match  documenta tion to th e authoriz ation and  consult. 
  276   User Narra tive 006
  277   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pri nt a Consu lt ID that  is associ ated with  the Author ization on  a 10-7079  so that I  can match  documenta tion to th e authoriz ation and  consult.
  278   User Narra tive 007
  279   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pri nt a Consu lt ID that  is associ ated with  the Author ization on  a Non-VA  Provider A uthorizati on Notific ation Lett er so that  I can mat ch documen tation to  the author ization an d consult.
  280   Theme 002
  281   Edit Admis sion Date  for Author ization (A ligns to G oal 1) 
  282   Epic 003
  283   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to inpu t a future  date of s ervice so  I can prea uthorize i npatient c are.
  284   User Narra tive 008
  285   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to inpu t a date o f admissio n on the a ssociated  VistA Fee  Authorizat ion so tha t I can va lidate aut horization  complianc e when the  Veteran i s authoriz ed to be a dmitted in  the hospi tal for th eir medica l need.
  286   User Narra tive 010
  287   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pre -populate  a date of  admission  when it ha s been edi ted from t he associa ted VistA  Fee Author ization to  the Hospi tal Notifi cation so  that I can  update th e date of  admission  to match t he authori zation. 
  288   User Narra tive 012
  289   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pre -populate  a date of  admission  when it ha s been edi ted from t he associa ted VistA  Fee Author izations t o the Pati ent Treatm ent File ( PTF) so th at I can u pdate date  of admiss ion to mat ch the aut horization
  290   Theme 003
  291   Multiple A uthorizati ons Create d (Aligns  to Goal 1)  
  292   Epic 004
  293   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to crea te multipl e authoriz ations so  I can auth orize emer gency care
  294   User Narra tive 014
  295   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to ide ntify inco mplete aut horization s so that  I can proc ess an aut horization  for payme nt. 
  296   Epic 005
  297   As Non-VA  PC Authori zations te am, I want  to be abl e to expor t a report  with the  number of  authorizat ions compl eted per u ser for a  selected t imeframe s o that I c an downloa d the data
  298   Epic 006
  299   As Non-VA  PC Authori zations te am, I want  to be abl e to expor t a report  by the ty pe of serv ice for a  selected t imeframe s o that I c an downloa d the data
  300   Theme 004
  301   Electronic ally Trans mit Accred ited Stand ards Commi ttee X12 ( ASC X12) 2 78 (Aligns  to Goal 2
  302   Epic 007
  303   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to elec tronically  receive a n ASC X12  278 Reques t so that  I can init iate the a uthorizati on process
  304   User Narra tive 015
  305   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to view  an ASC X1 2 278 Requ est so tha t I can ac cept an au thorizatio n of care.  
  306   User Narra tive 016
  307   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to view  an ASC X1 2 278 Requ est so tha t I can de ny an auth orization  of care. 
  308   Epic 008
  309   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to elec tronically  receive a n ASC X12  278 Reques t so that  I can init iate the a uthorizati on process
  310   User Narra tive 017
  311   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to crea te an ASC  X12 278 re sponse so  that I can  deny an a uthorizati on of care
  312   Theme 005
  313   Electronic ally Proce ss ASC X12  278 (Alig ns to Goal  2) 
  314   Epic 009
  315   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to iden tify the c ategory of  an ASC X1 2 278 Requ est so tha t I know t he type of  service f or an auth orization.  
  316   User Narra tive 018
  317   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to view  a UM01 so  that I ca n identify  the categ ory of ser vice that  is needed.  
  318   User Narra tive 019
  319   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to view  a UM02 so  that I ca n identify  the certi fication t ype that i s needed. 
  320   User Narra tive 020
  321   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to view  a UM03 so  that I ca n identify  the type  of service  that is n eeded. 
  322   User Narra tive 021
  323   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to view  a UM04 so  that I ca n identify  the healt h care ser vice locat ion that i s needed. 
  324   Epic 010
  325   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le access  an ASC X12  278 Reque st in an i dentified  processing  queue so  that I can  group aut horization s based on  a pre-def ined crite ria. 
  326   User Narra tive 022 ( A)
  327   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to view  an author ization th at is plac ed in a qu eue so tha t I can pr ocess an a uthorizati on request
  328   User Narra tive 022 ( B)
  329   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to cre ate an aut omated res ponse base d on pre-d efined cri teria so t hat I can  respond to  an author ization re quest. 
  330   Epic 011
  331   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to iden tify the f acility th at process ed an ASC  X12 278 Re quest so t hat I can  track what  facility  is respons ible for t he authori zation. 
  332   Theme 006
  333   Report on  ASC X12 27 8 Transact ions (Alig ns to Goal  2) 
  334   Epic 012
  335   As EDI Tea m, I want  to be able  to export  a report  with pre-d efined ASC  X12 278 d ata points  so that I  can downl oad the da ta. 
  336   Theme 007 
  337   Implement  CAQH CORE  Operating  Rules for  ASC X12N 2 78 (Aligns  to Goal 2
  338   Epic 013
  339   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to proc ess an ASC  X12 278 a ccording t o the auth orization  operating  rules to d emonstrate  complianc e so that  VHA can ce rtify that  Chief Bus iness Offi ce Purchas ed Care (C BOPC) is c ompliant. 
  340   Epic 014
  341   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to proc ess an ASC  X12 278 a ccording t o the stan dard trans actions fo rmat to de monstrate  compliance  so that V HA can cer tify that  CBOPC is c ompliant. 
  342   Epic 015
  343   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to proc ess an ASC  X12 278 a ccording t o the proc essing con nectivity  rule to de monstrate  compliance  so that V HA can cer tify that  CBOPC is c ompliant. 
  344   Epic 016
  345   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to proc ess an ASC  X12 278 a ccording t o the syst em availab ility rule  to demons trate comp liance so  that VHA c an certify  that CBOP C is compl iant. 
  346   Epic 017
  347   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to proc ess an ASC  X12 278 a ccording t o the syst em respons e rule to  demonstrat e complian ce so that  VHA can c ertify tha t CBOPC is  compliant
  348   Epic 019
  349   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to proc ess an ASC  X12 278 a ccording t o the real  time stan dard ackno wledgement s time fra me to demo nstrate co mpliance s o that VHA  can certi fy that CB OPC is com pliant. 
  350   User Narra tive 024
  351   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to res pond to th e request  of a real  time autho rization w ithin 20 s econds so  that I can  be in com pliance wi th operati ng rules. 
  352   Several Bu siness Nee ds were fo und to be  out of the  scope for  this proj ect, for o ne of two  reasons. T he needs m arked with  “[Batch M ode]” were  marked as  such beca use the cu rrently co ntracted H ealth Care  Clearing  House (HCC H) doesn’t  support b atch proce ssing for  278 author ization tr ansactions . The need s marked w ith “[FBCS ]” were ma rked as su ch because  those nee ds require  modificat ion to the  Fee Basis  Claims Sy stem (FBCS ), which c an only be  made by t he contrac tor charge d with upd ating that  system. T he needs m arked with  “[AET Mon itor]” wer e marked a s such bec ause those  needs are  already m et by the  existing A ET Monitor  system.
  353   Table 2 –  Scope Excl usions
  354   Identifier
  355   Descriptio n
  356   User Narra tive 023
  357   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to resp ond to a r equest for  authoriza tion withi n three bu siness day s for the  batch proc essing mod e so that  CBOPC can  be in comp liance wit h the oper ating rule s. [Batch  Mode]
  358   Epic 018
  359   As Non-VA  Care Autho rization t eam, I wan t to be ab le to proc ess an ASC  X12 278 a ccording t o the batc h acknowle dgements f ormat to d emonstrate  complianc e so that  VHA can ce rtify that  CBOPC is  compliant.  [Batch Mo de]
  360   User Narra tive 004
  361   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pre -populate  a Consult  ID that is  associate d with the  consult d escription  from Comp uterized P atient Rec ord System  (CPRS) to  the assoc iated FBCS  Authoriza tions so t hat I can  validate t he length  of time th at elapses  prior to  the Vetera n being au thorized t o seek Non -VA Care f or their m edical nee d. [FBCS]
  362   User Narra tive 009 
  363   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt to inpu t a date o f admissio n on the a ssociated  FBCS Autho rization s o that I c an validat e authoriz ation comp liance whe n the Vete ran is aut horized to  be admitt ed in the  hospital f or their m edical nee d. [FBCS]
  364   User Narra tive 011
  365   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pre -populate  a date of  admission  when it ha s been edi ted from t he associa ted FBCS A uthorizati ons to the  Hospital  Notificati on so that  I can upd ate date o f admissio n to match  the autho rization.  [FBCS] 
  366   User Narra tive 013
  367   As a Non-V A PC Autho rization C lerk, I wa nt the sys tem to pre -populate  a date of  admission  when it ha s been edi ted from t he associa ted FBCS A uthorizati ons to the  PTF so th at I can u pdate date  of admiss ion to mat ch the aut horization . [FBCS]
  368   Epic 020
  369   As EDI Tea m, I want  to be able  to receiv e a notifi cation of  ASC X12 27 8 system s tatus to d emonstrate  complianc e so that  I can noti fy provide rs of avai lability.  [AET Monit or]
  370   User Narra tive 025
  371   As an EDI  Analyst, I  want to r eceive a n otificatio n when the  ASC X12 2 78 reposit ory is una vailable w ithin one  hour of it  being una vailable s o that I c an notify  providers  of availab ility of t he system.  [AET Moni tor]
  372   User Narra tive 026
  373   As an EDI  Analyst, I  want to r eceive a n otificatio n when the  ASC X12 2 78 reposit ory is sch eduled for  non-routi ne downtim e at least  one week  prior to b eing unava ilable so  that I can  notify pr oviders of  availabil ity of the  system. [ AET Monito r]
  374   User Narra tive 027
  375   As an EDI  Analyst, I  want to p ublish CBO PC holiday  schedule  so that I  can notify  providers  of availa bility of  the system . [AET Mon itor]
  376   Constraini ng Policie s, Directi ves and Pr ocedures
  377   This SDD i s constrai ned by the  following  policies,  directive s, artifac ts, and pr ocedures.
  378   Policies a nd Directi ves
  379   PMAS Guide  v4.0, (VA IQ 7023849 ) Assistan t Secretar y for Info rmation an d Technolo gy (005) R elease Mem orandum, d ated Septe mber 17, 2 010
  380   HAPE Progr am Office  Procedures , Policies , Template s
  381   System Eng ineering D esign Revi ew (SEDR)  Process
  382   One-VA TRM  – Data, S ervice, Te chnical Fe deral Segm ent Archit ecture Met hodology ( FSAM)
  383   PMAS Proje ct Documen tation Por tal
  384   C&A Divisi on Webpage
  385   ASC X12N/0 05010X215  Health Car e Services  Review –  Inquiry an d Response  (278)
  386   ASC X12N/0 05010X217  Health Car e Services  Review –  Request fo r Review a nd Respons e (278) 
  387   ProPath Ve rsion 23,  PRP-2.3, C reate SDD
  388   VA-generat ed Artifac ts
  389   BRD
  390   Project Ch arter
  391   VA Standar d Procedur es
  392   PMAS Readi ness Check list
  393   VA Section  508 polic ies and pr ocedures 6 221 Access ible Elect ronic and  IT, Direct ive/Handbo ok, publis hed by the  VA’s Sect ion 508 PD  Product A ssessment  Competency  Division  (reference  at http:/ / DNS /vapubs/vi ewPublicat ion.asp?Pu b_ID=435&F Type=2)
  394   508 compli ance testi ng certifi cations fo r each enh ancement t hat requir es any cha nge to the  Graphical  User Inte rface (GUI ) (http:/ DNS /Standards _Checklist .asp)
  395   VA M Progr amming Sta ndards and  Conventio ns. Revise d 04/03/20 07 (http:/ / DNS /TRM/files /SACC_2008 .pdf) 
  396   User Chara cteristics
  397   This devel opment wil l mostly a ffect revi ew nurses  and Non-VA  Care cler ks respons ible for m anaging au thorizatio ns for Non -VA Care.
  398   User Objec tives
  399   The Author izations C ompliance  developmen t will all ow Non-VA  Care perso nnel to re spond to r equests fo r authoriz ations fro m Non-VA p roviders a nd to more  accuratel y select a uthorized  services. 
  400   Relationsh ip to Othe r Document s and Plan s
  401   The SDD fo r PC Autho rizations  Compliance  is develo ped in con junction w ith other  EDI PC doc uments, as  shown in  the follow ing tableT able 3.
  402   Table 3 –  EDI PC Doc umentation
  403   Document T ype
  404   Descriptio n
  405   Performanc e Work Sta tement (PW S)
  406   Defines wo rk activit ies, deliv erables, a nd the tim eline for  the perfor mance of t he contrac ted work,  including  the SDD de velopment  and delive ry.
  407   RSD
  408   System des ign is der ived from  this docum ent, which  details t he require ments.
  409   Requiremen ts Traceab ility Matr ix (RTM)
  410   Continuous ly confirm s and vali dates requ irements b y providin g backward  traceabil ity. Also  maps indiv idual test  cases to  each desig n element  and requir ement, dem onstrating  forward t raceabilit y.
  411   Project Ma nagement P lan (PMP)
  412   Describes  the approa ch for man aging and  monitoring  the imple mentation  of the pro ject.
  413   Project Sc hedule
  414   Details th e planned  schedule t asks, mile stones, an d dates ne cessary to  accomplis h on-time  contractua l deliveri es.
  415   Test Plan
  416   Provides t he testing  approach,  including  specifica tion of th e testing  scope and  objectives , and test ing strate gy and con duct.
  417   Quality As surance Su rveillance  Plan (QAS P)
  418   VA-generat ed documen t that des cribes pro cesses tha t promote  periodic i nspections  of docume nts, proce sses, and  the end pr oduct.
  419   Configurat ion Manage ment Plan  (CMP)
  420   Provides t he defined  Configura tion Manag ement (CM)  and chang e control  policies a nd guideli nes that a re applied  throughou t the proj ect life c ycle to va lidate the  integrity  of system s and comp onents tha t are plac ed under i ts control . Addresse s configur ation iden tification , change p rocesses,  configurat ion auditi ng, and st atus accou nting info rmation.
  421   Definition s, Acronym s, and Abb reviations
  422   Acronyms
  423   The table  below list s acronyms  and abbre viations a pplicable  to the Aut horization s Complian ce project .
  424   Table 4 –  Acronyms a nd Abbrevi ations
  425   Term
  426   Definition
  427   AAT
  428   Automated  Authorizat ion Tool
  429   AET
  430   Automated  EDI Tool
  431   ANSI
  432   American N ational St andards In stitute
  433   ASC X12
  434   Accredited  Standards  Committee  X12
  435   BRD
  436   Business R equirement s Document
  437   CAQH
  438   Council fo r Affordab le Quality  Healthcar e
  439   CBO
  440   Chief Busi ness Offic e
  441   CBOPC
  442   Chief Busi ness Offic e Purchase d Care
  443   CDW
  444   Corporate  Data Wareh ouse
  445   CFR
  446   Code of Fe deral Regu lations
  447   CHAMPUS
  448   Civilian H ealth and  Medical Pr ogram of t he Uniform ed Service s
  449   CM
  450   Configurat ion Manage ment
  451   CMP
  452   Configurat ion Manage ment Plan
  453   CMS
  454   Centers fo r Medicare  & Medicai d Services
  455   CORE®
  456   Committee  on Operati ng Rules f or Informa tion Excha nge
  457   COTS
  458   Commercial  off-the-s helf
  459   CPRS
  460   Computeriz ed Patient  Record Sy stem
  461   CVS
  462   Conformanc e Validati on Stateme nt
  463   DBMS
  464   Database M anagement  System
  465   EDI
  466   Electronic  Data Inte rchange
  467   EFT
  468   Electronic  Funds Tra nsfer
  469   EMF
  470   Enterprise  Managemen t Foundati on
  471   ERD
  472   Entity Rel ationship  Diagram
  473   ESS
  474   Electronic  Safety an d Security
  475   FBCS
  476   Fee Basis  Claims Sys tem
  477   FIPS
  478   Federal In formation  Processing  Standards
  479   FISMA
  480   Federal In formation  Security M anagement  Act
  481   FSAM
  482   Federal Se gment Arch itecture M ethodology
  483   GUI
  484   Graphical  User Inter face
  485   HAC
  486   Health Adm inistratio n Center
  487   HAPE
  488   Health Adm inistratio n Producti on Enhance ments
  489   HCCH
  490   Health Car e Clearing  House
  491   HIPAA
  492   Health Ins urance Por tability a nd Account ability Ac t
  493   HL7
  494   Health Lev el 7
  495   HSD
  496   Healthcare  Services  Delivery
  497   HSPD-12
  498   Homeland S ecurity Pr esidential  Directive  (12)
  499   IM
  500   Informatio n Manageme nt
  501   IPT
  502   Integrated  Project T eam
  503   IT
  504   Informatio n Technolo gy
  505   ITAM
  506   Informatio n Technolo gy Asset M anagement
  507   NIST
  508   National I nstitute o f Standard s and Tech nology
  509   NVCC
  510   Non-VA Coo rdinated C are
  511   OED
  512   Office of  Enterprise  Developme nt
  513   OI&T
  514   Office of  Informatio n and Tech nology
  515   OMB
  516   Office of  Management  and Budge t
  517   PC
  518   Purchased  Care
  519   PD
  520   Product De velopment
  521   PHI
  522   Protected  Health Inf ormation
  523   PII
  524   Personally  Identifia ble Inform ation
  525   PjM
  526   Project Ma nager
  527   PMAS
  528   Project Ma nagement A ccountabil ity System
  529   PMD
  530   Policy Man agement De partment
  531   PMP
  532   Project Ma nagement P lan
  533   PPACA
  534   Patient Pr otection a nd Afforda ble Care A ct
  535   PTF
  536   Patient Tr eatment Fi le
  537   PWS
  538   Performanc e Work Sta tement
  539   QASP
  540   Quality As surance Su rveillance  Plan
  541   RPC
  542   Remote Pro cedure Cal l
  543   RSD
  544   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  545   RTM
  546   Requiremen ts Traceab ility Matr ix
  547   SA-CMM
  548   Software A cquisition -Capabilit y Maturity  Modeling
  549   SDD
  550   System Des ign Docume nt
  551   SEDR
  552   System Eng ineering D esign Revi ew
  553   SEI
  554   Software E ngineering  Institute
  555   SME
  556   Subject Ma tter Exper t
  557   SOA
  558   Service Or iented Arc hitecture
  559   SP
  560   Special Pu blication
  561   SQA
  562   Software Q uality Ass urance
  563   T4
  564   Transforma tion Twent y-One Tota l Technolo gy
  565   TCP / IP
  566   Transmissi on Control  Protocol  / Internet  Protocol
  567   TO
  568   Task Order
  569   TRM
  570   Technical  Reference  Model
  571   UAK
  572   Unique Aut horization  Key
  573   UMO
  574   Utilizatio n Manageme nt Organiz ation
  575   VA
  576   Department  of Vetera ns Affairs
  577   VAMC
  578   VA Medical  Center
  579   VHA
  580   Veterans H ealth Admi nistration
  581   VISN
  582   Veterans I ntegrated  Service Ne tworks
  583   VistA
  584   Veterans H ealth Info rmation Sy stems and  Technology  Architect ure
  585   VPN
  586   Virtual Pr ivate Netw ork
  587   Definition s
  588   The table  below list s terms an d definiti ons applic able to th e Authoriz ations Com pliance pr oject.
  589   Table 5 –  Definition s
  590   Term
  591   Definition
  592   278 Health  Care Serv ices Revie w – Reques t for Revi ew
  593   An EDI tra nsaction t hat allows  an author ized tradi ng partner  to reques t and rece ive a resp onse on se rvices bei ng provide d for a pa tient.
  594   AAA
  595   The standa rd segment  used in X 12 message s to indic ate an err or.
  596   ASC X12
  597   ASC X12 –  is an Amer ican Natio nal Standa rds Instit ute (ANSI) -accredite d standard s developm ent organi zation and  the entit y responsi ble for th e HIPAA tr ansaction  standards  for electr onic healt h care, el igibility,  claims pr ocessing,  claims sta tus, autho rizations  and remitt ance trans actions na med by the  Health In surance Ac countabili ty and Por tability A ct of 1996 . The VA i s currentl y operatin g to versi on 5010 st andards. 
  598   CORE
  599   The CORE,  is an mult i-stakehol der initia tive creat ed, organi zed and fa cilitated  by CAQH th at is work ing to mak e it easie r for phys icians and  hospitals  to access  eligibili ty, benefi ts and cla im informa tion for t heir patie nts at the  point of  care
  600   HIPAA v. 5 010
  601   HIPAA vers ion 5010 i s the newe st set of  standards  related to  the elect ronic tran smission o f specific  health ca re transac tions such  as Health  Care Clai ms, Eligib ility Inqu iry/Respon se, and He alth Care  Claim Remi ttance Adv ice.
  602   Master Aut horization
  603   Term used  when refer ring to 10 -7078 or 1 0-7079 aut horization s without  regard to  which type  of author ization is  reference d.
  604   Payer
  605   An insuran ce company , fiscal i ntermediar y, governm ent agency , other ag ency, or i ndividual  responsibl e for the  payment of  health ca re claims
  606   References
  607   Authorizat ions Compl iance BRD  - version  1.0, 5/14/ 15 (http:/ / DNS /pm/hape/i pt_5010/ED I_Portfoli o/Program% 20Level%20 Documentat ion/Forms/ AllItems.a spx?RootFo lder=%2Fpm %2Fhape%2F ipt%5F5010 %2FEDI%5FP ortfolio%2 FProgram%2 0Level%20D ocumentati on%2FPC%2F FY%202015% 2FBRD&Init ialTabId=R ibbon%2EDo cument&Vis ibilityCon text=WSSTa bPersisten ce)
  608   Authorizat ions Compl iance RSD  - version  1.0, 8/24/ 2015(http: // DNS /pm/hape/i pt_5010/ED I_Portfoli o/Program% 20Level%20 Documentat ion/Forms/ AllItems.a spx?RootFo lder=%2Fpm %2Fhape%2F ipt%5F5010 %2FEDI%5FP ortfolio%2 FProgram%2 0Level%20D ocumentati on%2FPC%2F FY%202015% 2FVendor%2 0Deliverab les%20%28V A%2D118%2D 11%2DD%2D1 009%29%2F0 002AC%20%2 D%20Purcha sed%20Care %20Authori zations%20 Compliance %20Phase%2 03%20Requi rements%20 Specificat ion%20Docu ment)
  609    Authoriza tions Comp liance Ent ity Relati onship Dia gram (ERD)  - version  0.01, Jul y 2015 (VA  SharePoin t link pen ding)
  610   Transforma tion Twent y-One Tota l Technolo gy (T4), P WS, Date:  November 2 0, 2014, T AC-15-1682 2, Task Or der (TO) P WS Version  Number: 5 .0 http:// DNS /pm/hape/i pt_5010/ED I_Portfoli o/Program% 20Level%20 Documentat ion/PC/FY% 202015/Tea m%20Admini stration/S 02_Purchas ed_Care_(P C)_Systems _Enhanceme nts_PWS_11 -20-2014,_ v5.0.docx
  611   ASC X12N/0 05010X215  Health Car e Services  Review –  Inquiry an d Response  (278), Da te May 200 6, ASC X12  Standards  for EDI T echnical R eport Type  3.
  612   ASC X12N/0 05010X217  Health Car e Services  Review –  Request fo r Review a nd Respons e (278), D ate May 20 06, ASC X1 2 Standard s for EDI  Technical  Report Typ e 3.
  613   CORE Level  III Elect ronic Fund s Transfer  (EFT) sta ndards.
  614   44 U.S.C.  § 3541, “F ISMA of 20 02”
  615   FIPS Publi cation 140 -2, “Secur ity Requir ements For  Cryptogra phic Modul es”
  616   SEI, SA-CM M Level 3  procedures  and proce sses
  617   VA Directi ve 6102, “ Internet/I ntranet Se rvices,” J uly 15, 20 08
  618   36 C.F.R.  Part 1194  “Electroni c and IT A ccessibili ty Standar ds,” July  1, 2003
  619   OMB Circul ar A-130,  “Managemen t of Feder al Informa tion Resou rces,” Nov ember 28,  2000
  620   32 C.F.R.  Part 199,  “CHAMPUS”
  621   An Introdu ctory Reso urce Guide  for Imple menting th e HIPAA Se curity Rul e, March 2 005
  622   Sections 5 04 and 508  of the Re habilitati on Act (29  U.S.C. §  794d), as  amended by  the Workf orce Inves tment Act  of 1998 (P .L. 105-22 0), August  7, 1998
  623   Homeland S ecurity Pr esidential  Directive  (12) (HSP D-12)
  624   VA Directi ve 6500, “ Informatio n Security  Program,”  August 4,  2006
  625   VA Handboo k 6500, “I nformation  Security  Program,”  September  18, 2007
  626   VA Handboo k, 6500.5,  Incorpora ting Secur ity and Pr ivacy in S ystem Deve lopment Li fecycle.
  627   VA Handboo k 6500.6,  “Contract  Security,”  March 12,  2010
  628   PMAS porta l (referen ce PWS Ref erences -  Technical  Library at  https:// DNS /)
  629   OED ProPat h Process  Methodolog y (referen ce PWS Ref erences -T echnical L ibrary and  ProPath L ibrary lin ks at http s:// DNS /). Note:  In the eve nt of a co nflict, OE D ProPath  takes prec edence ove r other pr ocesses or  methodolo gies.
  630   TRM (refer ence at ht tp:// DNS /TRM /files/SAC C_2008.pdf )
  631   NIST SP 80 0-60 and 8 00-53
  632   ITAM and E MF BR-0006 , version  002.1-1405 2008, date d 10/30/20 07 
  633   HIPAA of 1 996; Pub.L  104-191.
  634   PPACA, Pub . L. 111-1 48, 124 St at. 119, H .R. 3590,  enacted Ma rch 23, 20 10
  635   5 CFR 1315 , Final Ru le, Prompt  Payment ( http:// DNS /prompt/re gulations. html) (for merly OMB  Circular A -125),
  636   The aim of  this proj ect is to  ensure tha t the EDI  PC systems  are compl iant with  the CORE R ules as pu blished by  the CAQH,  and found  here: htt p://www.ca qh.org/COR E_operat_r ules.php.
  637   VA M Progr amming Sta ndards and  Conventio ns. Revise d 04/03/20 07 (http:/ / DNS /TRM/files /SACC_2008 .pdf)
  638   ASC X12N/0 05010X215  Health Car e Services  Review –  Inquiry an d Response  (278)
  639   ASC X12N/0 05010X217  Health Car e Services  Review –  Request fo r Review a nd Respons e (278) 
  640   ProPath Ve rsion 23,  PRP-2.3, C reate SDD
  641   PMAS Readi ness Check list
  642   VA Section  508 polic ies and pr ocedures 6 221 Access ible Elect ronic and  IT, Direct ive/Handbo ok, publis hed by the  VA’s Sect ion 508 PD  Product A ssessment  Competency  Division  (reference  at http:/ / DNS /vapubs/vi ewPublicat ion.asp?Pu b_ID=435&F Type=2)
  643   508 compli ance testi ng certifi cations fo r each enh ancement t hat requir es any cha nge to the  GUI (http :// DNS /Standards _Checklist .asp)
  644   Background
  645   Overview o f the Syst em
  646   A number o f systems  will be mo dified as  part of th is project  in order  to allow N on-VA Care  personnel  to respon d to reque sts for au thorizatio n.
  647   VistA Fee  Basis is u sed to man age author izations a nd payment s for Non- VA Care. I t will be  modified t o allow fo r more dis crete entr y of autho rized serv ices and b etter trac king of th e status o f authoriz ations.
  648   The AET is  a system  for receiv ing EDI tr ansactions , includin g 278 tran sactions i nquiring a bout autho rizations  or request ing a new  authorizat ion. This  project wi ll improve  support f or those a uthorizati on request s, includi ng adding  a new Auto mated Auth orization  Tool (AAT)  GUI for r esponding  to those r equests.
  649   The Automa ted Author ization To ol (AAT) G UI is a ne w system t hat will a llow revie w nurses o r clerks a t the vari ous VAMCs  to respond  to reques ts for new  authoriza tions.
  650   Overview o f the Busi ness Proce ss
  651  
  652   Figure 1 –  Authoriza tion Reque st Busines s Process  Diagram
  653   Table 6 –  278 Author ization Re quest Busi ness Proce ss Identif iers
  654   Step
  655   Process St ep
  656   Automated/ Manual
  657   Current or  Future Pr ocess
  658   Owner of P rocess
  659   1A
  660   Authorizat ion comple ted by Non -VA Coordi nated Care  (NVCC) st aff OR
  661   Manual
  662   Current
  663   NVCC Staff
  664   1B
  665   Completed  Authorizat ion data p ulled from  Corporate  Data Ware house (CDW
  666   Automated
  667   New
  668   NVCC Staff
  669   1C
  670   AET stores  a copy of  Authoriza tion data  in the 278  Repositor y
  671   Automated
  672   Current
  673   CBOPC
  674   2A
  675   Provider s ubmits 278  EDI Reque st to HCCH
  676   Automated
  677   Current
  678   Provider
  679   2B
  680   HCCH valid ates reque st
  681   Automated
  682   Current
  683   HCCH
  684   3B
  685   HCCH forwa rds valida ted 278 re quest to C BOPC OR
  686   Automated
  687   Current
  688   HCCH
  689   4B
  690   HCCH retur ns 278 req uest that  fail valid ation to p rovider (A AA Error)         
  691   Automated
  692   Current
  693   HCCH
  694   5B
  695   HCCH forwa rds valida ted 278 re quest to C BOPC AET
  696   Automated
  697   Current
  698   HCCH
  699   6B
  700   AET retrie ves 278 Au thorizatio n from 278  repositor y
  701   Automated
  702   Current
  703   CBOPC
  704   7B
  705   Request Fo und?
  706   Automated
  707   Current
  708   CBOPC
  709   8A
  710   YES - AET  generates  278 Author ization Re sponse to  HCCH
  711   Automated
  712   Current
  713   CBOPC
  714   9B
  715   AET sends  response t o HCCH
  716   Automated
  717   Current
  718   CBOPC
  719   10B
  720   HCCH valid ates respo nse
  721   Automated
  722   Current
  723   CBOPC
  724   11B
  725   Provider r eceives re sponse fro m HCCH
  726   Automated
  727   Current
  728   HCCH
  729   7C
  730   NO - AET v alidates p rovider da ta
  731   Automated
  732   New
  733   CBOPC
  734   7D
  735   Allowed Pr ovider?
  736  
  737  
  738  
  739   7E
  740   YES - AET  routes 278  Request t o appropri ate queue
  741   Automated
  742   New
  743   CBOPC
  744   8D
  745   YES - AET  generates  278 PENDIN G Response  to HCCH
  746   Automated
  747   Current
  748   CBOPC
  749   9B
  750   YES – AET  sends 278  Response
  751   Automated
  752   Current
  753   CBOPC
  754   8B
  755   NO – AET r outes requ est to DEN Y queue
  756   Automated
  757   New
  758   CBOPC
  759   8C
  760   NO – AET g enerates 2 78 DENY re sponse
  761   Automated
  762   New
  763   CBOPC
  764   9B
  765   NO – AET s ends 278 R esponse
  766   Automated
  767   Current
  768   CBOPC
  769   7C
  770   NO - AET r outes 278  Request to  AAT 
  771   Automated
  772   New
  773   CBOPC
  774   7D
  775   NO - AET v alidates p rovider da ta
  776   Automated
  777   New
  778   CBOPC
  779   7E
  780   NO - AET r outes 278  Request to  appropria te queue
  781   Automated
  782   New
  783   CBOPC
  784   8B
  785   NO - AET g enerates 2 78 Error R esponse to  HCCH
  786   Automated
  787   Current
  788   CBOPC
  789   8C
  790   YES - AET  generates  278 Author ization Re sponse to  HCCH
  791   Automated
  792   Current
  793   CBOPC
  794   Business B enefits
  795   This devel opment wil l allow th e VA to fu lly partic ipate in e lectronic  exchanges  for author ization of  Non-VA Ca re, potent ially savi ng costs o f printing  and maili ng large a mounts of  authorizat ion inform ation. In  addition,  this devel opment wil l bring th e NVCC pro gram into  compliance  with appl icable CAQ H CORE Ope rating Rul es pertain ing to aut horization s.
  796   Assumption s and Cons traints
  797   Design Ass umptions
  798   There are  no signifi cant assum ptions ass ociated wi th this pr oject.
  799   Design Con straints
  800   EDI PC has  the follo wing const raints:
  801   The soluti on will ne ed to meet  VA Enterp rise Stand ards for d evelopment  language,  security,  508 compl iance, web  framework , applicat ion framew ork, and i ntegration  with othe r VA syste ms.
  802   Developmen t of the a pplication s is const rained by  the availa bility of  programmin g resource s and VHA  resources  for advice  and testi ng. 
  803   Timely acq uisition o f all new  or allocat ed hardwar e resource s approved  by the Go vernment f or project  developme nt.
  804   The VA Pol icy Manage ment Depar tment (PMD ) is respo nsible for  designing  the queue s routing  criteria f or 278 aut horization  requests  received b y the AAT.   Delay of  these rul es will de lay the co ding neces sary to im plement th e rules.
  805   Design Tra de-offs
  806   No signifi cant trade -offs have  been iden tified for  this proj ect.
  807   Overview o f the Sign ificant Re quirements
  808   Overview o f Signific ant Functi onal Requi rements
  809   The AET wi ll accept  and store  authorizat ion reques ts, allowi ng Non-VA  providers  to request  authoriza tions elec tronically  rather th an the cur rent phone -calls-and -paper pro cess.
  810   A new AAT  GUI will b e put into  place tha t will all ow for the  managemen t of queue s of incom ing author ization re quests.
  811   VistA Fee  Basis will  also allo w discrete  authorize d services  to be sel ected for  an authori zation, al lowing for  more accu rate repor ting of se rvices to  Non-VA pro viders.
  812   Overview o f Function al Workloa d / Perfor mance Requ irements
  813   In accorda nce with t he CORE Op erating Ru les, the A ET will ha ve a maxim um of 20 s econds to  respond to  real-time  requests  from provi ders for a n authoriz ation. Whe n a provid er request s an autho rization,  the AET wi ll have a  maximum of  20 second s to respo nd that th e review o f that req uest is in  progress.  The provi der will m ake one or  more subs equent req uests with in the fol lowing thr ee days to  retrieve  the reques ted author ization.
  814   Overview o f Operatio nal Requir ements
  815   There are  no changes  to existi ng operati onal requi rements.
  816   Overview o f the Tech nical Requ irements
  817   Technical  requiremen ts in this  context r efers to t he non-fun ctional re quirements . With the  exception  of mainta ining exis ting techn ical capab ilities as  noted in  other subs ections of  2.5, ther e are no s uch requir ements. Overview o f the Secu rity or Pr ivacy Requ irements
       
  818   Table 7 –  Security R equirement s
  819   Theme/Epic /Narrative
  820   Requiremen t Number
  821   Descriptio n
  822   Epic 010
  823   FS-EP010-0 13
  824   An authori zed user s hall be ab le to assi gn a 278 R equest to  a differen t queue.
  825   Epic 010
  826   FS-EP010-0 26-002FS-E P010-027-0 02
  827   If the req uestor or  vendor is  identified  that is n ot allowed  to conduc t business  with VA,  AET shall  write an e ntry to th e AET even t log iden tifying th e 278 Requ est, reque stor/vendo r and mess age indica ting reque stor/vendo r is unaut horized.
  828   Epic 007
  829   FS-EP007-0 97
  830   The system  shall be  able to id entify a p rovider wh o has rest ricted acc ess to Pro tected Hea lth Inform ation (PHI ).
  831   Epic 007
  832   FS-EP007-1 54
  833   A provider  identifie d as PHI-r estricted  shall not  have acces s to patie nt medical  informati on where t he PHI-sen sitive fla g is set t o “Y”.
  834   Epic 005
  835   FS-EP005-0 01
  836   FS-EP005-0 01-001
  837   FS-EP005-0 01-002
  838   FS-EP005-0 01-003
  839   FS-EP005-0 01-004
  840   An authori zed reques tor shall  be able to  export th e followin g data poi nts for CO MPLETE aut horization s:
  841   User Id of  user who  completed  the author ization
  842   Total numb er of auth orizations  in a COMP LETE state  by user-i d
  843   Start-date  entered b y requesto r
  844   End-date e ntered by  requestor
  845   User Narra tive 024
  846   PS-EP015-0 01
  847   All transa ctions bet ween AET a nd HCCH wi ll be over  a secure  communicat ions chann el.
  848   Epic 007
  849   SS-EP007-0 01
  850   SS-EP007-0 01-001
  851   SS-EP007-0 01-002
  852   SS-EP007-0 01-003
  853   SS-EP007-0 01-004
  854   SS-EP007-0 01-005
  855   SS-EP007-0 01-006
  856   SS-EP007-0 01-007
  857   SS-EP007-0 01-008
  858   Users hold ing the Vi stA Fee Au thorizatio n key shal l be able  to:
  859   Add Servic es records  to a mast er authori zation rec ord
  860   View the 2 78 Request  queues
  861   Select a 2 78 Request  from the  278 unsoli cited requ est queues
  862   View the 2 78 Request
  863   View 275 R epository  records
  864   Create 278  Response  segments f or a 278 R equest
  865   Assign a 2 78 Respons e HSD resp onse
  866   Release a  completed  278 to the  AET proce ss
  867   Epic 007
  868   SS-EP007-0 02SS-EP007 -002-001
  869  
  870   Users hold ing the Vi stA Fee Su pervisor k ey shall:
  871   Have all t he capacit ies listed  above
  872   Epic 007
  873   SS-EP007-0 03SS-EP007 -003-001
  874   SS-EP007-0 03-002
  875   SS-EP007-0 03-003
  876   AET Admini strator sh all:
  877   Be able to  monitor t he connect ion betwee n AET and  the HCCH
  878   Be able to  monitor t he connect ion betwee n AET and  AAT
  879   Be able to  update su pporting 2 78 lookup  tables
  880   Epic 007
  881   SS-EP007-0 04SS-EP007 -004-001
  882   SS-EP007-0 04-002
  883   EDI Manage ment Team  shall:
  884   Have all t he capabil ities of t he AET Adm inistrator
  885   Access the  master au thorizatio n interfac e as neede d to monit or perform ance
  886   Overview o f System C riticality  and High  Availabili ty Require ments
  887   The existi ng availab ility and  disaster r ecovery pl ans will b e sufficie nt for the  affected  systems. A s stated i n the BRD,  the syste ms involve d are to b e availabl e no less  than 86% o f the cale ndar week,  and shoul d recover  from any o utage with  a mean ti me of 30 m inutes. Ad ditional d etails sho uld be ava ilable fro m the HAC  and AITC C IOs, and t he technic al leaders hip at the  various V istA insta nces.
  888   Single Sig n-on Requi rement
  889   There are  no changes  to the ex isting sin gle sign-o n requirem ents.
  890   Requiremen t for Use  of Enterpr ise Portal s
  891   There are  no changes  to the re quirements  for use o f enterpri se portals .
  892   Special De vice Requi rements
  893   No special  devices a re require d.
  894   Legacy Sys tem Retire ment
  895   There are  no legacy  system ret irements p lanned for  this set  of changes .
  896   Conceptual  Design
  897   Conceptual  Applicati on Design
  898  
  899   Figure 2 –  Authoriza tion Reque st Concept ual Applic ation Desi gn 
  900   Applicatio n Context
  901   This devel opment wil l suppleme nt existin g systems  with a new  workflow  built on t op of an e xisting sy stem. A ne w AAT GUI  will be ad ded to the  AET that  will allow  for user  processing  of author ization re quests. Ch anges will  be made i n VistA (a nd possibl y FBCS, de pending on  the avail ability of  developme nt resourc es from th e contract or charged  with upda ting that  system) to  allow for  more fine -grained e ntry of au thorized s ervices. T hese more  discrete s ervices ar e necessar y for deli vering aut horization s via EDI  transactio ns.
  902   High-Level  Applicati on Design
  903   Currently,  review nu rses and N on-VA Care  clerks us e VistA Fe e Basis an d FBCS in  order to c reate auth orizations  for Non-V A Care. Re quests for  authoriza tions are  done via p hone calls  from Non- VA provide rs. After  this devel opment, No n-VA provi ders will  be able to  send elec tronic req uests for  authorizat ions. Usin g the new  AAT GUI, u sers will  be able to  see queue s of diffe rent kinds  of reques ts (such a s emergenc y care or  dental car e requests ) and deci de whether  or not to  authorize  that care . While fi lling out  the author ization th e way they  would pre viously in  VistA Fee  Basis or  FBCS, user s will be  able to se lect an au thorized s ervice usi ng codes f rom a stan dardized a uthorized  service lo okup table . These mo re discret e codes ar e necessar y for tran smitting a  workable  authorizat ion over E DI.
  904   Applicatio n Location s
  905   The VistA  Fee Basis  applicatio n is locat ed locally  at variou s VAMCs or  regionall y at integ rated Vete rans Integ rated Serv ice Networ ks (VISNs)  supportin g more tha n one VAMC . The AET  is  hosted  at the Au stin Infor mation Tec hnology Ce nter (AITC ). The HAC  hosts the  AET Monit or.
  906   Conceptual  Data Desi gn
  907   Project Co nceptual D ata Model
  908   Section 5. 1 details  new additi ons to the  data mode l for this  project.
  909   Database I nformation
  910   Table 8 –  Databases
  911   Database N ame
  912   Descriptio n
  913   Type
  914   Steward
  915   VistA
  916   Veterans H ealth Info rmation Sy stems and  Technology  Architect ure
  917   Create/Mod ify
  918   VHA
  919   PD_EDI
  920   Automated  Authorizat ion Tool
  921   Create/Mod ify
  922   HAC
  923   User Inter face Data  Mapping
  924   Applicatio n Screen I nterface
  925   Section 6. 2.2.2 desc ribes the  new and ad ditional u ser interf ace screen s.
  926   Applicatio n Report I nterface
  927   No new rep orts will  be develop ed for thi s project.
  928   Unmapped D ata Elemen t
  929   No unmappe d data ele ments will  be added.
  930   Conceptual  Infrastru cture Desi gn
  931   There will  be no arc hitectural  changes t o VistA Fe e Basis. A AT will be  a new web -based GUI  that will  be used t o manage a uthorizati on request s that com e into the  AET.
  932   System Cri ticality a nd High Av ailability  
  933   All modifi cations ar e to exist ing system s. There i s no effec t on syste m critical ity. The e xisting av ailability  and disas ter recove ry plans w ill be suf ficient fo r the affe cted syste ms. As sta ted in the  BRD, the  systems in volved are  to be ava ilable no  less than  86% of the  calendar  week, and  should rec over from  any outage  with a me an time of  30 minute s. Additio nal detail s should b e availabl e from the  HAC and A ITC CIOs,  and the te chnical le adership a t the vari ous VistA  instances.
  934   Special Te chnology
  935   No special  technolog y is requi red for th is project .
  936   Technology  Locations
  937   There is n o environm ent change  for exist ing system s. The new  AAT will  be located  at the De nver HAC.  The AET wi ll continu e to be ho sted at AI TC, and th e VistA Fe e Basis ap plication  continues  to be loca ted at Vis tA sites t hroughout  the countr y.
  938   Conceptual  Infrastru cture Diag ram
  939   Location o f Environm ents and E xternal In terfaces
  940   The VistA  instances  are locate d locally  at various  VAMCs or  regionally  at integr ated VISNs . The new  AAT system  will be l ocated at  the HAC. T he existin g AET syst em will co ntinue to  be hosted  at AITC.
  941   Conceptual  Productio n String D iagram
  942   The diagra m displaye d in Secti on 3.1 sho ws the int eractions  of the dif ferent sys tems invol ved in thi s set of c hanges.
  943   System Arc hitecture
  944   VistA Fee  Basis is h osted at t he VAMCs a nd regiona l VISNs on  VA standa rd hardwar e and oper ating syst em softwar e and util izes the c urrent Int erSystems  version of  Caché, 20 14 (at the  time of t his writin g). The AA T will be  hosted at  the HAC.
  945   Hardware A rchitectur e
  946   No hardwar e changes  are requir ed for the  changes t o VistA Fe e Basis or  AET. The  new AAT GU I will req uire a web  server at  the HAC t hat can ma nage web s ervices. T he existin g AET will  see an in crease in  activity a s Non-VA p roviders s tart to re quest auth orizations  electroni cally inst ead of ove r the phon e, so care  must be t aken to in sure the A ET has eno ugh storag e space to  deal with  the incre ased trans action vol ume.
  947   Software A rchitectur e
  948   VistA Fee  Basis prov ides a cen tral locat ion for th e collecti on of fina ncial and  medical da ta related  to Fee Ba sis Non-VA  claims an d authoriz ations. 
  949   The AET, a n EDI engi ne that cu rrently pr ocesses 27 0/271 elig ibility an d 278 auth orization  transactio ns, will q ueue incom ing author ization re quests. Th e AAT will  provide a  new web-b ased GUI t hat allows  users to  manage tho se queues  of incomin g requests .
  950  
  951   Network Ar chitecture
  952   This proje ct require s no chang es to the  network ar chitecture .
  953   Service Or iented Arc hitecture  / ESS
  954   There is n o change t o any exis ting Servi ce Oriente d Architec ture (SOA) . Addition al details  about the  existing  SOA (if an y) should  be availab le from th e HAC and  AITC CIOs,  and the t echnical l eadership  at the var ious VistA  instances .
  955   Enterprise  Architect ure
  956   There is n o change t o existing  enterpris e architec ture. No a dditional  tools or t echnologie s will be  added to t he existin g architec ture, and  all existi ng such it ems are be lieved to  be complia nt with th e Technica l Referenc e Manual ( TRM.) Addi tional det ails about  the exist ing tools  and techno logies bei ng used sh ould be av ailable fr om the HAC  and AITC  CIOs, and  the techni cal leader ship at th e various  VistA inst ances.
  957    Data Desi gn
  958   DBMS Files  
  959   The AET da tabase wil l keep rec ords of in coming aut horization  requests  in the exi sting tabl e for 278  requests.  A new fiel d to track  the statu s of autho rizations  will be ad ded to the  7078_AUTH ORIZATION  table to t rack the s tatus of a uthorizati ons, as we ll.
  960   Table 9 –  278_REQUES T
  961   Column
  962   CDW Column
  963   Type
  964   Notes
  965   AAT_REQUES T_ID
  966   N/A
  967   Numeric
  968   Automatica lly assign ed to each  request
  969   HCCH_REQUE ST_ID
  970   N/A
  971   Numeric
  972   From the i ncoming tr ansaction
  973   REQUEST_RE CEIVED
  974   N/A
  975   Date/Time
  976   When incom ing transa ction was  received
  977   REQUEST_TE XT
  978   N/A
  979   Text
  980   The entire ty of the  incoming m essage
  981   PATIENT_SI D
  982   SPatient.S Patient.Pa tientSID
  983   Numeric
  984   ID of Vete ran (or bl ank if no  matching V eteran fou nd)
  985   VENDOR_SID
  986   Dim.FeeVen dor.FeeVen dorSID
  987   Numeric
  988   ID of inqu iring vend or (or bla nk if no m atching ve ndor found )
  989   DOS_START_ DATE
  990   N/A
  991   Date/Time
  992   Beginning  of date ra nge for re quested au thorizatio n
  993   DOS_END_DA TE
  994   N/A
  995   Date/Time
  996   End of dat e range fo r requeste d authoriz ation
  997   SERVICE_TY PE_CODE
  998   N/A
  999   Alphanumer ic
  1000   Type of se rvice requ ested
  1001   QUEUE
  1002   N/A
  1003   Alphanumer ic
  1004   Code repre senting wh ich queue  this reque st has bee n placed i n (or blan k for a re quest that  isn’t in  a queue)E= Emergency,  I=Inpatie nt, O=Outp atient, D= Dental, M= Multiple P roblem, V= Patient Pr oblem, P=P rovider Pr oblem, R=I ncoming Re quest
  1005   Table 10 –  7078_AUTH ORIZATION
  1006   Column
  1007   CDW Column
  1008   Type
  1009   Notes
  1010   7078_AUTHO RIZATION_S ID
  1011   Fee.FeeAut horization Request.Fe eAuthoriza tionReques tSID
  1012   Numeric
  1013   Unique ID  for author ization
  1014   SOURCE_STA TION
  1015   Fee.FeeAut horization Request.St a3n
  1016   Numeric
  1017   Station nu mber of au thorizatio n source ( used for U nique Auth orization  KEY [UAK])
  1018   7078_AUTHO RIZATION_I EN
  1019   Fee.FeeAut horization Request.Fe eAuthoriza tionReques tIEN
  1020   Numeric
  1021   Local IEN  for source  authoriza tion (used  for UAK)
  1022   PATIENT_SI D
  1023   SPatient.S Patient.Pa tientSID
  1024   Numeric
  1025   Authorized  Veteran
  1026   PATIENT_IE N
  1027   SPatient.S Patient.Pa tientIEN
  1028   Numeric
  1029   Local IEN  for source  patient ( used for U AK)
  1030   VENDOR_SID
  1031   Fee.FeeAut horization Request.Fe eVendorSID
  1032   Numeric
  1033   Authorized  vendor
  1034   ISSUED_DAT E
  1035   Fee.FeeAut horization Request.Is sueDate
  1036   Date/Time
  1037   Date the 7 078 was is sued
  1038   DOS_START_ DATE
  1039   Fee.FeeAut horization Request.Au thorizatio nFromDate
  1040   Date/Time
  1041   Beginning  of authori zed dates  of service
  1042   DOS_END_DA TE
  1043   Fee.FeeAut horization Request.Au thorizatio nToDate
  1044   Date/Time
  1045   End of aut horized da te of serv ice.
  1046   SERVICES
  1047   Fee.FeeAut horization Remarks.Fe eAuthoriza tionRemark s
  1048   Text
  1049   First 264  characters  (the limi t for the  278 transa ction) of  the author ized servi ces
  1050   STATUS
  1051   Fee.FeeAut horization Request.St atus
  1052   Alphanumer ic
  1053   Code repre senting th e status o f the auth orization.
  1054   I=Incomple te, A=Acti ve, C=Comp lete, X=Cl osed, DC=C anceled
  1055   Non-DBMS F iles 
  1056   There are  no new Non -DBMS file s or chang es to any  existing N on-DBMS fi les.
  1057   Data View 
  1058   Changes to  the data  view are d escribed i n Section  6.2.2.2.
  1059   Detailed D esign
  1060   Section 6. 2.2.2 deta ils the ch anges that  will be m ade to the  Non-VA Ca re authori zation pro cess. Thes e changes  are reflec ted in the  diagram b elow.
  1061  
  1062   Figure 3 –  Authoriza tion Reque st Design
  1063   Hardware D etailed De sign
  1064   See Sectio n 4.1 for  informatio n on the h ardware re quirements .
  1065   Software D etailed De sign 
  1066   Conceptual  Design
  1067   Product Pe rspective
  1068   Currently,  review nu rses and N on-VA Care  clerks us e VistA Fe e Basis an d FBCS in  order to c reate auth orizations  for Non-V A Care. Re quests for  authoriza tions are  done via p hone calls  from Non- VA provide rs. After  this devel opment, No n-VA provi ders will  be able to  send elec tronic req uests for  authorizat ions. Usin g the new  AAT GUI, u sers will  be able to  see queue s of diffe rent kinds  of reques ts (such a s emergenc y care or  dental car e requests ) and deci de whether  or not to  authorize  that care . While fi lling out  the author ization th e way they  would pre viously in  VistA Fee  Basis or  FBCS, user s then wil l be able  to select  an authori zed servic e using st andard cod es. (This  will only  apply to F BCS if the  contracto r charged  with maint aining tha t system a llocates d evelopment  resources  to the re lated chan ges.) Thes e more dis crete code s are nece ssary for  transmitti ng a worka ble author ization ov er EDI.
  1069  
  1070   User Inter faces
  1071   Existing u ser interf aces will  not be cha nged. A ne w, web-bas ed user in terface wi ll be deve loped for  AAT, and t hat interf ace is des cribed in  detail in  Sections 6 .2.2.2.12,  6.2.2.2.1 1, and 6.2 .2.2.12.
  1072   Hardware I nterfaces
  1073   There are  no planned  changes t o the exis ting hardw are interf aces.
  1074   Software I nterfaces
  1075   AAT will b e a new we b-based GU I that wil l be used  to manage  authorizat ion reques ts that co me into th e AAT. 
  1076   Communicat ions Inter faces
  1077   All involv ed systems  will use  the existi ng VA Tran smission C ontrol Pro tocol / In ternet Pro tocol (TCP  / IP) net work.
  1078   Memory Con straints
  1079   The change s describe d in this  document d o not impa ct any exi sting memo ry constra ints.
  1080   Special Op erations
  1081   There will  be no cha nges relat ed to spec ial operat ions.
  1082   Product Fe atures
  1083   The AET wi ll accept  and store  authorizat ion reques ts, allowi ng Non-VA  providers  to request  authoriza tions elec tronically  rather th an the cur rent phone -calls-and -paper pro cess.
  1084   A new AAT  GUI will b e put into  place tha t will all ow for the  managemen t of queue s of incom ing author ization re quests.
  1085   VistA Fee  Basis will  allow dis crete auth orized ser vices to b e selected  for an au thorizatio n, allowin g for more  accurate  reporting  of service s to Non-V A provider s.
  1086   User Chara cteristics
  1087   This devel opment wil l mostly a ffect revi ew nurses  and Non-VA  Care cler ks respons ible for m anaging au thorizatio ns for Non -VA Care. 
  1088   Dependenci es and Con straints
  1089   The PC Aut horization s Complian ce will be  undertake n in paral lel with t he PC X12  Attachment s Complian ce project . Both pro jects invo lve change s to the A AT. Care w ill need t o be taken  by both p rojects to  not undo  the work o f the othe r, or to d eliver a n onworking  product be cause one  project is  complete  and the ot her is not .
  1090   Specific R equirement s
  1091   Database R epository
  1092   All enhanc ements aff ect the ex isting AAT , AET, and  VistA dat abases. No  new datab ases are n eeded.
  1093   System Fea tures
  1094   Consult ID  on Inpati ent Author izations
  1095   Table 11 –  Design El ements for  Consult I Ds
  1096   Requiremen t Number
  1097   Design Ele ment
  1098   Descriptio n
  1099   FS-UN001-0 01
  1100   SD-UN001-0 01
  1101   When an in patient au thorizatio n is being  generated  as a resu lt of a co nsult orde r placed i n CPRS, th e system s hall store  the Consu lt ID with  the autho rization r ecord in V istA.
  1102   FS-UN002-0 01
  1103   SD-UN002-0 01
  1104   When an in patient au thorizatio n is being  generated  as a resu lt of a co nsult orde r placed i n CPRS, th e Consult  ID approva l date and  time shal l be avail able as pa rt of a re quested da ta export.
  1105   FS-UN005-0 01
  1106   SD-UN005-0 01
  1107   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e displaye d on the a uthorizati on screen  in VistA.
  1108   FS-UN005-0 02
  1109   SD-UN005-0 02
  1110   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e printed  on a 10-70 78 paper a uthorizati on.
  1111   FS-UN007-0 01
  1112   SD-UN007-0 01
  1113   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e displaye d on the a uthorizati on letter  screen in  VistA.
  1114   FS-UN007-0 02
  1115   SD-UN007-0 02
  1116   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e included  as part o f the Pati ent Episod e loop wit hin the ED I 278 resp onses.
  1117  
  1118   Consult ID  on Outpat ient Autho rizations
  1119   Table 12 –  Design El ements for  Consult I Ds
  1120   Requiremen t Number
  1121   Design Ele ment
  1122   Descriptio n
  1123   FS-UN003-0 01
  1124   SD-UN003-0 01
  1125   When an ou tpatient a uthorizati on is bein g generate d as a res ult of a c onsult ord er placed  in CPRS, C onsult ID  , system d ate and ti me shall b e availabl e as part  of a reque sted data  export.
  1126   FS-UN003-0 02
  1127   SD-UN003-0 02
  1128   When an ou tpatient a uthorizati on is bein g generate d as a res ult of a c onsult ord er placed  in CPRS, t he Consult  ID approv al date an d time sha ll be avai lable as p art of a r equested d ata export .
  1129   FS-UN006-0 01
  1130   SD-UN006-0 01
  1131   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e displaye d on the 1 0-7079 aut horization  screens i n VistA.
  1132   FS-UN006-0 02
  1133   SD-UN006-0 02
  1134   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e printed  on a 10-70 79 paper a uthorizati on.
  1135   FS-UN007-0 04
  1136   SD-UN007-0 04
  1137   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e displaye d on the a uthorizati on letter  screen in  VistA.
  1138   FS-UN007-0 05
  1139   SD-UN007-0 05
  1140   When a Con sult ID is  present i n the auth orization  record, th e Consult  ID shall b e printed  on a 10-70 79 paper a uthorizati on letter.
  1141   Admission  Date on In patient Au thorizatio ns
  1142   Table 13 –  Design El ements for  Admission  Date
  1143   Requiremen t Number
  1144   Design Ele ment
  1145   Descriptio n
  1146   FS-EP003-0 01
  1147   SD-EP003-0 01
  1148   A VistA Fe e user sha ll be allo wed to cre ate a 10-7 078 author ization wi th a Date  of Service  (FROM dat e) greater  than the  current sy stem date.
  1149   FS-EP003-0 02
  1150   SD-EP003-0 02
  1151   A VistA Fe e user sha ll be allo wed to cre ate a 10-7 078 author ization wi th a Date  of Service  (TO date)  greater t han the cu rrent syst em date.
  1152   FS-UN008-0 01
  1153   SD-UN008-0 01
  1154   During 10- 7078 autho rization c reation, a  VistA Fee  user shal l be allow ed to ente r a Date-o f-Admissio n, includi ng a futur e date of  admission.
  1155   FS-UN008-0 02
  1156   SD-UN008-0 02
  1157   During 10- 7078 autho rization u pdate, a V istA Fee u ser shall  be allowed  to edit a  Date-of-A dmission,  including  a future d ate of adm ission.
  1158   FS-UN010-0 01
  1159   SD-UN010-0 01
  1160   During Vis tA Fee 10- 7078 autho rization c reation, i f Date-of- Admission  exists in  the Hospit al Notific ation File  (#162.2),  the syste m shall au tomaticall y populate  the 10-70 78 authori zation Dat e-of-Admis sion with  the Date-o f-Admissio n from the  Hospital  Notificati on file.
  1161   FS-UN010-0 02
  1162   SD-UN010-0 02
  1163   If during  VistA Fee  entry/edit  of the Ho spital Not ification  file, the  Date-of-Ad mission do es not mat ch the Dat e-of-Admis sion of th e 10-7078  authorizat ion record  the syste m shall di splay a wa rning to t he user.
  1164   FS-UN012-0 01
  1165   SD-UN012-0 01
  1166   During Vis tA Fee 10- 7078 autho rization c reation, i f Date-of- Admission  exists in  the PTF, t he system  shall auto matically  populate t he -10-707 8 authoriz ation Date -of-Admiss ion with t he Date-of -Admission  from the  Hospital N otificatio n file.
  1167   FS-UN012-0 02
  1168   SD-UN012-0 02
  1169   If during  VistA Fee  entry/edit  of the PT F, the Dat e-of-Admis sion does  not match  the Date-o f-Admissio n of the 1 0-7078 aut horization  record th e system s hall displ ay a warni ng to the  user.
  1170   Multiple A uthorizati ons
  1171   Table 14 –  Design El ements for  Multiple  Authorizat ions
  1172   Requiremen t Number
  1173   Design Ele ment
  1174   Descriptio n
  1175   FS-UN014-0 01
  1176   SD-UN014-0 01
  1177   When a 10- 7078 is re ady to be  issued, a  user shall  be prompt ed to chan ge the aut horization  status to  “ACTIVE”.
  1178   FS-UN014-0 02
  1179   SD-UN014-0 02
  1180   When a 10- 7079 is re ady to be  issued, a  user shall  be prompt ed to chan ge the aut horization  status to  “ACTIVE”.
  1181   Master Aut horization  Data
  1182   A number o f new data  fields wi ll be stor ed in Vist A (and, th erefore CD W and AAT)  relating  to authori zation dat a. Due to  the number  of fields  included  and the ma ximum cell  size Word  places on  tables, s everal tab le rows ha ve been de voted to t he design  element co ntaining t he list of  fields. H owever, th ey should  be conside red as a s ingle desi gn element .
  1183   Table 15 –  Design El ements for  Master Au thorizatio ns
  1184   Requiremen t Number
  1185   Design Ele ment
  1186   Descriptio n
  1187   FS-EP008-0 01
  1188   FS-EP008-0 01-001
  1189   FS-EP008-0 01-002
  1190   FS-EP008-0 01-003
  1191   FS-EP008-0 01-005
  1192   FS-EP008-0 01-006
  1193   FS-EP008-0 01-007
  1194   FS-EP008-0 01-008
  1195   FS-EP008-0 01-009
  1196   FS-EP008-0 01-010
  1197   SD-EP008-0 01
  1198   The follow ing data s hall be st ored as pa rt of the  master aut horization  record:
  1199   Up to two  occurrence s of Patie nt Event T racking Nu mber
  1200   Authorizat ion-type ( 10-7078/10 -7079)
  1201   Category C ode (UM01)
  1202   Certificat ion Type C ode (UM02)
  1203   Service Lo cation (UM 04)
  1204   Health Ser vices Deli very Quant ity Qualif ier (HSD01 )
  1205   Related Ca use inform ation (UM0 5)
  1206   Level of S ervice Cod e (UM06)
  1207   Current Co ndition Co de (UM07)
  1208   FS-EP008-0 01-011
  1209   FS-EP008-0 01-012
  1210   FS-EP008-0 01-013
  1211   FS-EP008-0 01-014
  1212   FS-EP008-0 01-015
  1213   FS-EP008-0 01-016
  1214   FS-EP008-0 01-017
  1215   FS-EP008-0 01-018
  1216   FS-EP008-0 01-019
  1217   FS-EP008-0 01-020
  1218   FS-EP008-0 01-021
  1219   FS-EP008-0 01-022
  1220   FS-EP008-0 01-023
  1221   FS-EP008-0 01-024
  1222   FS-EP008-0 01-025
  1223   FS-EP008-0 01-031
  1224   FS-EP008-0 01-032
  1225   FS-EP008-0 01-033
  1226   FS-EP008-0 01-034
  1227  
  1228   Prognosis  Code (UM08 )
  1229   Release of  Informati on Code (U M09)
  1230   Delay Reas on Code (U M10)
  1231   Up to eigh t occurren ces of Pat ient Diagn osis Info  (HI segmen t)
  1232   HSD Reques t Quantity  (HSD02)
  1233   HSD Reques t Units Co de (HSD03)
  1234   HSD Reques t Quantity  Qualifier  (HSD01)
  1235   HSD Reques t Selectio n (HSD04)
  1236   HSD Reques t Time Per iod (HSD05 )
  1237   HSD Reques t Periods  (HSD06)
  1238   HSD Reques t Pattern  Code (HSD0 7)
  1239   HSD Reques t Pattern  Period (HS D08)
  1240   HSD Respon se Quantit y (HSD02)
  1241   HSD Respon se Units C ode (HSD03 )
  1242   HSD Respon se Quantit y Qualifie r (HSD01)
  1243   HCR Respon se Action  Code (HCR0 1)
  1244   HCR Respon se Referen ce Identif ication (H CR02)
  1245   HCR Respon se Industr y Code (HC R03)
  1246   HCR Respon se Code (H CR04)
  1247   FS-EP008-0 01-035
  1248   FS-EP008-0 01-036
  1249   FS-EP008-0 01-037
  1250   FS-EP008-0 01-038
  1251   FS-EP008-0 01-039
  1252   FS-EP008-0 01-040
  1253   FS-EP008-0 01-041
  1254   FS-EP008-0 01-042
  1255   FS-EP008-0 01-043
  1256   FS-EP008-0 01-044
  1257   FS-EP008-0 01-045
  1258   FS-EP008-0 01-046
  1259   FS-EP008-0 01-047
  1260   FS-EP008-0 01-048
  1261   FS-EP008-0 01-049
  1262   FS-EP008-0 01-050
  1263   FS-EP008-0 01-051
  1264   FS-EP008-0 01-052
  1265   FS-EP008-0 01-053
  1266  
  1267   Accident D ate
  1268   Last Menst rual Perio d Date
  1269   Estimated  Date of Bi rth
  1270   Onset Date
  1271   Event Date s
  1272   Admission  Date
  1273   Discharge  Date
  1274   CRC Reques t Ambulanc e Certific ation Info rmation
  1275   CRC Reques t Chiropra ctic Certi fication
  1276   CRC Reques t Durable  Medical Eq uipment In formation
  1277   CRC Reques t Oxygen T herapy Cer tification  Informati on
  1278   CRC Reques t Function al Limitat ion Inform ation
  1279   CRC Reques t Activiti es Permitt ed Informa tion
  1280   CRC Reques t Mental S tatus Info rmation
  1281   CL1 Reques t Institut ion Claim  Code
  1282   CR1 Reques t Ambulanc e Transpor t Informat ion
  1283   CR2 Reques t Spinal M anipulatio n Informat ion
  1284   CR5 Reques t Home Oxy gen Therap y Informat ion
  1285   CR6 Reques t Home Hea lth Care I nformation
  1286   FS-EP008-0 01-066
  1287   FS-EP008-0 01-068
  1288   FS-EP008-0 01-069
  1289   FS-EP008-0 01-070
  1290   FS-EP008-0 01-072
  1291   FS-EP008-0 01-073
  1292  
  1293   Up to 10 P aperwork R equest seg ments
  1294   Message Te xt Request
  1295    Message T ext Respon se
  1296   Up to 14 o ccurrences  of Patien t Provider  Request I nformation  (2010EA)
  1297   Up to 5 oc currences  of Patient  Event Tra nsport Inf ormation ( 2010EB)
  1298   Up to 3 oc currences  of Patient  Event Oth er Utiliza tion Manag ement Orga nization ( UMO) Name  Informatio n (2010EC)
  1299   Authorizat ion Status
  1300   New values  for the s tatus of a n authoriz ation will  be added  allowing t he system  to track w here in th e authoriz ation work flow a giv en authori zation fal ls, and wh ether it i s ready to  be used i n response  to an aut horization  query.
  1301   Table 16 –  Authoriza tion Statu s/Workflow
  1302   Status
  1303   Current/Ne w
  1304   Workflow l evel
  1305   Meaning
  1306   Incomplete  (I)
  1307   Current
  1308   1
  1309   When a mas ter author ization is  first cre ated, the  Authorizat ion Status  is set to  INCOMPLET E.
  1310   Active (A)
  1311   New
  1312   2
  1313   When a mas ter author ization is  ready to  be issued,  the autho rization c lerk sets  the status  to ACTIVE .
  1314   Reject (R)
  1315   New
  1316   2
  1317   A master a uthorizati on receive d via a 27 8 request  that has b een return ed for cor rection by  the provi der, Once  corrected,  the autho rization m ay be set  to ACTIVE.
  1318   Complete ( C)
  1319   Current
  1320   3
  1321   When all s ervices ha ve been pr ovided and  a claim f iled again st the mas ter author ization, t he Authori zation Sta tus may be  set to CO MPLETE.
  1322   Denied (D)
  1323   New
  1324   4
  1325   A master a uthorizati on receive d via a 27 8 request  that has b een denied  by the VA  and no fu rther acti on is allo wed.
  1326   Closed (X)  
  1327  
  1328   New
  1329   4
  1330   When all c laims have  been file d against  a master a uthorizati on and no  further pr ocessing i s allowed,  the maste r authoriz ation may  be CLOSED.
  1331   Cancelled  (DC)
  1332   Current
  1333   4
  1334   A master a uthorizati on can be  cancelled  at either  workflow l evel 1 or  2.
  1335   Table 17 –  Design El ements for  Authoriza tion Statu s
  1336   Requiremen t Number
  1337   Design Ele ment
  1338   Descriptio n
  1339   FS-UN014-0 03
  1340   SD-UN014-0 03
  1341   On master  authorizat ion creati on, the au thorizatio n status i n VistA sh all be set  to “I”, I NCOMPLETE.
  1342   FS-UN014-0 04
  1343   SD-UN014-0 04
  1344   When a mas ter author ization is  ready for  release t o the prov ider, the  authorizat ion status  shall be  set to “A” , ACTIVE b y an autho rization c lerk in Vi stA.
  1345   FS-UN014-0 05
  1346   SD-UN014-0 05
  1347   An authori zation cle rk shall b e allowed  to change  the Author ization st atus to a  different  equal or h igher work flow level  supported  value as  long as th e workflow  level is  less than  4.
  1348   Authorizat ion Export
  1349   Table 18 –  Design El ements for  Authoriza tion Expor t
  1350   Requiremen t Number
  1351   Design Ele ment
  1352   Descriptio n
  1353   FS-EP011-0 01
  1354   SD-EP011-0 01
  1355   Station-of -Jurisdict ion shall  be availab le as part  of the da ta export  from CDW w hen reques ted as par t of the e xport para meters.
  1356  
  1357   Healthcare  Services  Delivery ( HSD) Looku p Table
  1358   Table 19 –  Design El ements for  HSD
  1359   Requiremen t Number
  1360   Design Ele ment
  1361   Descriptio n
  1362   FS-EP008-0 28
  1363   SD-EP008-0 28
  1364   A lookup t able shall  be requir ed in Vist A Fee Basi s so an au thorizatio n clerk ca n select a  Quantity  Qualifier  as defined  in the AS C X12 X217  standards , (element  HSD01).
  1365   FS-EP008-0 29
  1366   SD-EP008-0 29
  1367   A lookup t able shall  be requir ed so an a uthorizati on clerk c an select  a Unit (Ba sis for Me asurement)  code as d efined in  the ASC X1 2 X217 sta ndards, (e lement HSD 03).
  1368   Outpatient  Authoriza tion Servi ces
  1369   Table 20 –  Design El ements for  Outpatien t Services
  1370   Requiremen t Number
  1371   Design Ele ment
  1372   Descriptio n
  1373   FS-EP007-0 06
  1374   FS-EP007-0 06-001
  1375   FS-EP007-0 06-002
  1376   FS-EP007-0 06-003
  1377   FS-EP007-0 06-004
  1378   SD-EP007-0 06
  1379   The 10-707 9 Authoriz ation form  generated  in VistA  Fee shall  be modifie d to:
  1380   display th e services  descripti on (UM03)
  1381   display th e services  quantity  (HSD02)
  1382   display th e services  units (HS D01)
  1383   display th e measurem ent code ( HSD03)
  1384   FS-EP007-0 07
  1385  
  1386   SD-EP007-0 07
  1387   If the Res ponse MSG  – Message  Text is pr esent, it  shall be p rinted in  the servic es area of  the autho rization.
  1388   FS-EP007-0 08
  1389   SD-EP007-0 08
  1390   The revise d 10-7079  authorizat ion form s hall be pr intable.
  1391   FS-EP007-0 09
  1392   FS-EP007-0 09-001
  1393   FS-EP007-0 09-002
  1394   FS-EP007-0 09-003
  1395   FS-EP007-0 09-004
  1396  
  1397   SD-EP007-0 09
  1398   The 10-707 9 Authoriz ation lett er generat ed in Vist A Fee shal l be modif ied to:
  1399   display th e services  descripti on (UM03)
  1400   display th e services  quantity  (HSD02)
  1401   display th e services  units (HS D01)
  1402   display Me asurement  Code (HSD0 3)
  1403   FS-EP007-0 10
  1404  
  1405  
  1406   SD-EP007-0 10
  1407   If the Res ponse MSG  – Message  Text is pr esent in t he 278 res ponse, it  shall be p rinted in  the servic es area of  the autho rization
  1408   FS-EP007-0 11
  1409   SD-EP007-0 11
  1410   The revise d 10-7079  authorizat ion letter  shall be  printable.
  1411   Inpatient  Authorizat ion Servic es
  1412   Table 21 –  Design El ements for  Inpatient  Services
  1413   Requiremen t Number
  1414   Design Ele ment
  1415   Descriptio n
  1416   FS-EP007-0 16
  1417   FS-EP007-0 16-001
  1418   FS-EP007-0 16-002
  1419   FS-EP007-0 16-003
  1420   FS-EP007-0 16-004
  1421  
  1422   SD-EP007-0 16
  1423   The 10-707 8 Authoriz ation form  generated  in VistA  Fee shall  be modifie d to:
  1424   display th e services  descripti on (UM03)
  1425   display th e services  quantity  (HSD02)
  1426   display th e services  units (HS D01)
  1427   display Me asurement  Code (HSD0 3)
  1428   FS-EP007-0 17
  1429   SD-EP007-0 17
  1430   If the Res ponse MSG  – Message  Text segme nt  is  pr esent in t he 278 res ponse, it  shall be p rinted in  the servic es area of  the autho rization.
  1431   FS-EP007-0 18
  1432   SD-EP007-0 18
  1433   The revise d 10-7078  authorizat ion form s hall be pr intable.
  1434   FS-EP007-0 19
  1435   FS-EP007-0 19-001
  1436   FS-EP007-0 19-002
  1437   FS-EP007-0 19-003
  1438   FS-EP007-0 19-004
  1439   SD-EP007-0 19
  1440   The 10-707 8 Authoriz ation lett er generat ed in Vist A Fee shal l be modif ied to:
  1441   display th e services  descripti on (UM03)
  1442   display th e services  quantity  (HSD02)
  1443   display th e services  units (HS D01)
  1444   display Me asurement  Code (HSD0 3)
  1445   FS-EP007-0 20
  1446   SD-EP007-0 20
  1447   If the Res ponse MSG  – Message  Text segme nt  is pre sent in th e 278 resp onse, it s hall be pr inted in t he service s area of  the author ization.
  1448   FS-EP007-0 21
  1449   SD-EP007-0 21
  1450   The revise d 10-7078  authorizat ion letter  shall be  printable.
  1451   Authorizat ion Servic es Entry
  1452   VistA Fee  Basis will  have addi tional fie lds added  to the wor kflow to c reate a ne w authoriz ation in o rder to ca pture new  data eleme nts necess ary for cr eating a u seful auth orization  transactio n.
  1453   Table 22 –  Design El ements for  Authoriza tion Servi ces Entry
  1454   Requiremen t Number
  1455   Design Ele ment
  1456   Descriptio n
  1457   FS-EP007-0 26
  1458   FS-EP007-0 26-01
  1459   FS-EP007-0 26-02
  1460   FS-EP007-0 26-03
  1461   SD-EP007-0 26
  1462   The entry  functional ity shall  allow the  user to en ter the on e set of H SD informa tion for e ach master  authoriza tion:
  1463   HSD quanti ty qualifi er (HSD01)
  1464   HSD quanti ty (HSD02)
  1465   HSD Units  (HSD03)
  1466   FS-EP007-0 26-027
  1467   SD-EP007-0 26-027
  1468   If the HSD  Quantity  Qualifier  is present , the HSD  Quantity w ill be req uired.
  1469  
  1470   Authorizat ion Reques t Queues G UI
  1471  
  1472   Figure 4 –  Queues GU I
  1473   Table 23 –  Design El ements for  Request Q ueues GUI
  1474   Requiremen t Number
  1475   Design Ele ment
  1476   Descriptio n
  1477   FS-UN022A- 001
  1478   SD-UN022A- 001
  1479   The Queues  GUI shall  display a  list of a ll queues.
  1480   FS-UN022A- 002
  1481   SD-UN022A- 002
  1482   The Queues  GUI shall  display H igh Priori ty queues  separately  from norm al process ing queues .
  1483   FS-UN022A- 003
  1484   SD-UN022A- 003
  1485   The Queues  GUI shall  display f or each qu eue, the n umber of r equest in  the queue.
  1486   FS-UN022A- 004
  1487   FS-UN022A- 004-001
  1488   FS-UN022A- 004-002
  1489   FS-UN022A- 004-003
  1490   FS-UN022A- 004-004
  1491   FS-UN022A- 004-005
  1492   FS-UN022A- 004-006
  1493   FS-UN022A- 004-007
  1494   FS-UN022A- 004-008
  1495   FS-UN022A- 004-009
  1496   SD-UN022A- 004
  1497   The Queues  GUI shall  allow a u ser to sel ect a queu e and see  a summary  of all req uests in t he selecte d queue:
  1498   Patient Na me
  1499   Patient Id
  1500   Patient Da te of Birt h
  1501   Date added  to queue
  1502   Days in qu eue (calcu lated)
  1503   Value in U M01
  1504   Value in U M02
  1505   Value in U M03
  1506   Date range
  1507   FS-UN022A- 008
  1508   SD-UN022A- 008
  1509   The Queues  GUI shall  allow a u ser to sel ect a requ est from t he queue.
  1510   FS-UN022A- 009
  1511   SD-UN022A- 009
  1512   When a pat ient has b een select ed, the Qu eues GUI s hall open  the 278 Re quest/Resp onse GUI i n a separa te view.
  1513   FS-UN022A- 010
  1514  
  1515   SD-UN022A- 010
  1516   Once an un solicited  master aut horization  has the s tatus chan ged from I NCOMPLETE  (I), it sh all no lon ger be ass igned to a  queue.
  1517   FS-UN022A- 011 
  1518   SD-UN022A- 011
  1519   A user sha ll only be  allowed t o view the  number of  incoming  278 Reques ts.
  1520  
  1521  
  1522   Authorizat ion Reques t Processi ng GUI – S ummary
  1523  
  1524   Figure 5 –  Unsolicit ed 278 Req uests GUI  – Summary  View
  1525  
  1526   Table 24 –  Design El ements for  Request P rocessing  GUI
  1527   Requiremen t Number
  1528   Design Ele ment
  1529   Descriptio n
  1530   FS-UN015-0 01
  1531   FS-UN015-0 01-001
  1532   FS-UN015-0 01-002
  1533   FS-UN015-0 01-003
  1534   FS-UN015-0 01-004
  1535   FS-UN015-0 01-005
  1536   FS-UN015-0 01-006
  1537   FS-UN015-0 01-007
  1538   FS-UN015-0 01-008
  1539  
  1540   SD-UN015-0 01
  1541   The 278 Re quest/Resp onse GUI w ill be pop ulated wit h the pati ent author ization in formation  from the 2 78 Request . The foll owing info rmation sh all be pop ulated:
  1542   • Patient  Name
  1543   • Patient  ID
  1544   • Authoriz ation Date
  1545   • Referenc e Number
  1546   • Authoriz ation FROM  date
  1547   • Authoriz ation TO d ate
  1548   • 278 Requ est date
  1549   • 278 assi gned queue
  1550   FS-UN015-0 02
  1551   FS-UN015-0 02-001
  1552   FS-UN015-0 02-002
  1553   FS-UN015-0 02-003
  1554   FS-UN015-0 02-004
  1555   FS-UN015-0 02-005
  1556   FS-UN015-0 02-006
  1557   SD-UN015-0 02
  1558   The 278 Na vigation V iew shall:
  1559   • Display  request se ctions,Req uestor Inf o, Patient  Info, opt ional Depe ndent Info , Episode  of Care In fo and Ser vice Info.
  1560   • Allow a  user to se lect any a vailable o f the disp layed sect ions and p opulate th e 278 Requ est View w ith the de tail infor mation and  populate  the 278 Re quest View
  1561   • Allow th e user to  expand/col lapse a se ction view
  1562   • If a sec tion is no t present  in the 278  Request,  the user s hall not b e able to  select it
  1563   • If a sec tion is no t present  in the 278  Request,  the segmen t shall in dicate tha t it is un available
  1564   • If a sec tion has m ultiple oc currences  of data el ements, th ere shall  be a numer ic indicat or on the  number of  occurrence s
  1565  
  1566   Authorizat ion Reques t Processi ng GUI – D etails
  1567  
  1568   Figure 6 –  Unsolicit ed 278 Req uest GUI –  Detail Vi ew
  1569   Table 25 –  Design El ements for  Request P rocessing  GUI
  1570   Requiremen t Number
  1571   Design Ele ment
  1572   Descriptio n
  1573   FS-UN015-0 03
  1574   SD-UN015-0 03
  1575   The HL ele ment data  shall not  be viewabl e.
  1576   FS-UN015-0 04
  1577   FS-UN015-0 04-001
  1578   FS-UN015-0 04-002
  1579   FS-UN015-0 04-003
  1580   FS-UN015-0 04-004
  1581   FS-UN015-0 04-005
  1582   FS-UN015-0 04-006
  1583   FS-UN015-0 04-007
  1584   FS-UN015-0 04-008
  1585   FS-UN015-0 04-009
  1586   SD-UN015-0 04
  1587   An NVCC us er shall b e able to  view the d ata in a 2 78 Request :
  1588   View the i nformation  in the re quired 201 0B REQUEST OR request  loop.
  1589   View the i nformation  in the re quired 201 0C SUBSCRI BER reques t loop.
  1590   If present , view the  informati on in the  2010D DEPE NDENT requ est loop.
  1591   View the i nformation  in the re quired 200 0E PATIENT  request l oop.
  1592   View the i nformation  in the si tuational  2010EA PAT IENT EVENT  PROVIDER  NAME reque st loop.
  1593   View the i nformation  in the si tuational  2010EB PAT IENT EVENT  TRANSPORT  request l oop.
  1594   View the i nformation  in the si tuational  2010EC PAT IENT EVENT  OTHER UMO  NAME requ est loop.
  1595   If present , view the  informati on in the  2000F SERV ICE reques t loop.
  1596   If present , view the  informati on in the  2010F SERV ICE PROVID ER request  loop.
  1597   View the i nformation  in the si tuational  2010EA PAT IENT EVENT  PROVIDER  NAME reque st loop.
  1598   View the i nformation  in the si tuational  2010EB PAT IENT EVENT  TRANSPORT  request l oop.
  1599   View the i nformation  in the si tuational  2010EC PAT IENT EVENT  OTHER UMO  NAME requ est loop.
  1600   If present , view the  informati on in the  2000F SERV ICE reques t loop.
  1601   If present , view the  informati on in the  2010F SERV ICE PROVID ER request  loop.
  1602   FS-UN015-0 05
  1603   FS-UN015-0 05-001
  1604   FS-UN015-0 05-002
  1605   SD-UN015-0 05
  1606   There shal l be a sum mary scree n of all 2 78 Request  loops:
  1607   For each l oop, the l oop data s hall be di splayed.
  1608   If data is  present i n a loop t here shall  be an ind icator set  so a user  can deter mine what  informatio n needs to  be review ed.
  1609   FS-UN015-0 06
  1610   FS-UN015-0 06-001
  1611   FS-UN015-0 06-002
  1612   FS-UN015-0 06-003
  1613   FS-UN015-0 06-004
  1614   FS-UN015-0 06-005
  1615   FS-UN015-0 06-006
  1616   FS-UN015-0 06-007
  1617   FS-UN015-0 06-008
  1618   SD-UN015-0 06
  1619   The user s hall be ab le to view  a summary  of repeat ing segmen ts:
  1620   The user s hall be ab le to see  the number  of occurr ences in t he segment .
  1621   The user s hall be ab le to see  summary de tail of ea ch segment .
  1622   The user s hall be ab le to view  an in ind ividual su mmary reco rd from th e repeatin g segment  summary sc reen.
  1623   Display al l populate d elements  in the 27 8 Request  for the se lected 278  loop.
  1624   If a segme nt/element  has multi ple occurr ences, all  currents  shall be d isplayed.
  1625   The user s hall not b e allowed  to change  any of the  data in t he 278 Req uest View  (Read Only ).
  1626   If electro nic attach ments were  submitted  to the 27 5 Attachme nts Reposi tory as pa rt of the  278 Reques t, the use r shall be  able to v iew the li st of atta chment(s).
  1627   The user s hall be ab le to view  the attac hment(s) s tored in t he 275 Rep ository.
  1628   FS-UN015-0 08
  1629   SD-UN015-0 08
  1630   A user sha ll be able  to view e ach segmen t of data  stored as  part of th e 278 requ est.
  1631   FS-UN015-0 09
  1632   SD-UN015-0 09
  1633   A user sha ll not be  able to ch ange store d request  data.
  1634   FS-UN015-0 10
  1635   SD-UN015-0 10
  1636   A user sha ll not be  allowed to  delete st ored reque st informa tion.
  1637   FS-UN015-0 11
  1638   FS-UN015-0 11-001
  1639   FS-UN015-0 11-002
  1640   FS-UN015-0 11-003
  1641   SD-UN015-0 11
  1642   If the aut horization  clerk cli cks on the  ACCEPT bu tton, the  following  shall occu r:
  1643   The user s hall be re quired to  select the  authoriza tion as ei ther an IN PATIENT or  OUTPATIEN T authoriz ation
  1644   The HCR01  field in t he master  authorizat ion shall  be populat ed with “A 1”
  1645   FS-UN016-0 01
  1646  
  1647   SD-UN016-0 01
  1648   If the aut horization  clerk cli cks on the  DENY butt on, the us er shall b e required  to select  reason fo r the deni al from th e GUI (HCR 03)
  1649   FS-UN017-0 10
  1650   SD-UN017-0 10
  1651   Upon denia l, the 278  record sh all be ass igned to t he 278 Den ied queue.
  1652   FS-UN018-0 01
  1653   SD-UN018-0 01
  1654   UM01 shall  be viewab le in the  GUI.
  1655   FS-UN019-0 01
  1656   SD-UN019-0 01
  1657   UM02 shall  be viewab le in the  GUI.
  1658   FS-UN020-0 03
  1659   SD-UN020-0 03
  1660   UM03 shall  be viewab le in the  GUI.
  1661   FS-UN021-0 02
  1662   SD-UN021-0 02
  1663   UM04 shall  be viewab le in the  GUI.
  1664   Request Pr ocessing C ode Lookup  Tables
  1665   Table 26 –  Design El ements for  Code Look up Tables
  1666   Requiremen t Number
  1667   Design Ele ment
  1668   Descriptio n
  1669   FS-EP007-0 33FS-EP007 -034
  1670   FS-EP007-0 35
  1671   FS-EP007-0 36
  1672   FS-EP007-0 37
  1673   FS-EP007-0 38
  1674   FS-EP007-0 39
  1675   FS-EP007-0 40
  1676   FS-EP007-0 41
  1677   FS-EP007-0 42
  1678   FS-EP007-0 43
  1679   FS-EP007-0 44
  1680   FS-EP007-0 48
  1681   FS-EP007-0 49
  1682   FS-EP007-0 50
  1683   FS-EP007-0 51
  1684   FS-EP007-0 53
  1685   FS-EP007-0 54
  1686   FS-EP007-0 55
  1687   FS-EP007-0 56
  1688   FS-EP007-0 57
  1689   FS-EP007-0 58
  1690   FS-EP007-0 59
  1691   FS-EP007-0 60
  1692   FS-EP007-0 61
  1693   FS-EP007-0 62
  1694   FS-EP007-0 63
  1695   FS-EP007-0 64
  1696   FS-EP007-0 65
  1697   FS-EP007-0 66
  1698   FS-EP007-0 67
  1699   FS-EP007-0 68
  1700   FS-EP007-0 69
  1701   FS-EP007-0 70
  1702   FS-EP007-0 71
  1703   FS-EP007-0 72
  1704   FS-EP007-0 73
  1705   FS-EP007-0 74
  1706   FS-EP007-0 75
  1707   FS-EP007-0 76
  1708   FS-EP007-0 77
  1709   SD-EP007-0 33
  1710   The follow ing elemen ts require  lookup ta bles:
  1711   NM101
  1712   NM102 
  1713   NM108 
  1714   PER03 
  1715   PER07 
  1716   REF01 
  1717   PRV01 
  1718   N403 
  1719   N407 
  1720   DMG01 
  1721   DMG03 
  1722   TRN01 
  1723   UM01 
  1724   UM02 
  1725   UM03 
  1726   UM04 
  1727   UM06 
  1728   HCR01 
  1729   HCR03 
  1730   DTP01 
  1731   DTP02 
  1732   HI0X-1 
  1733   HI0X-2 
  1734   HI0X-3 
  1735   CL101 
  1736   CL102 
  1737   CL103 
  1738   CR103 
  1739   CR105 
  1740   CR203 
  1741   CR503 
  1742   CR504 
  1743   CR517 
  1744   CR518 
  1745   CR601 
  1746   CR603 
  1747   CR607 
  1748   CR608 
  1749   PWK01 
  1750   PWK02
  1751   Note: Elem ent UM03 s hall indic ate if the  service i s supporte d for each  record in  the UM03  lookup tab le.
  1752   Note: The  HI0X has e ntries lab eled 1 thr ough 12 an d within t he 12 occu rrences th ere are 3  lookup tab les shared  by the sa me element s.
  1753   Request Pr ocessing E vent Loggi ng
  1754   Table 27 –  Design El ements for  Event Log ging
  1755   Requiremen t Number
  1756   Design Ele ment
  1757   Descriptio n
  1758   FS-EP007-0 90
  1759   FS-EP007-0 90-001
  1760   FS-EP007-0 90-002
  1761   FS-EP007-0 90-003
  1762   FS-EP007-0 90-004
  1763   FS-EP007-0 90-005
  1764   SD-EP007-0 90
  1765   For each a ction that  AAT perfo rms, the f ollowing i nformation  shall be  written to  the AAT e vent log:
  1766   Actor init iating the  event
  1767   Date/time  of the eve nt
  1768   Action bei ng execute d
  1769   Result of  executed a ction
  1770   278 Reques t-ID
  1771   FS-EP007-0 91
  1772   FS-EP007-0 91-001
  1773   FS-EP007-0 91-002
  1774   FS-EP007-0 91-003
  1775   FS-EP007-0 91-004
  1776   FS-EP007-0 91-005
  1777   SD-EP007-0 91
  1778   An authori zed user s hall be ab le to sear ch the AAT  log by:•
  1779   278 Provid er Request  identifie r
  1780   Patient ID
  1781   Patient Na me
  1782   278 Reques t date
  1783   Actor init iating the  event
  1784   FS-EP007-0 92
  1785   SD-EP007-0 92
  1786   An authori zed user s hall be ab le to view  only the  records ev ent loggin g records  based on t he search  performed.
  1787   Request Pr ocessing Q ueues
  1788   All incomi ng 278 aut horization  requests  shall be r outed to q ueues base d on crite ria in the  UM data s egment. Th e queues s hall have  the follow ing “Categ ory of Req uest” valu es.
  1789   Table 28 –  Design El ements for  Request Q ueues
  1790   Requiremen t Number
  1791   Design Ele ment
  1792   Descriptio n
  1793   FS-EP010-0 01
  1794   SD-EP010-0 01
  1795   There shal l be an “I ncoming Re quest” que ue.
  1796   FS-EP010-0 02
  1797   SD-EP010-0 02
  1798   There shal l be a “Pa tient Prob lem” queue .
  1799   FS-EP010-0 03
  1800   SD-EP010-0 03
  1801   There shal l be a “Pr ovider Pro blem” queu e.
  1802   FS-EP010-0 04
  1803   SD-EP010-0 04
  1804   There shal l be an “E mergency R equest” qu eue.
  1805   FS-EP010-0 05
  1806   SD-EP010-0 05
  1807   There shal l be a “Me ntal Healt h” queue.
  1808   FS-EP010-0 06
  1809   SD-EP010-0 06
  1810   There shal l be an “I npatient R equest” qu eue.
  1811   FS-EP010-0 07
  1812   SD-EP010-0 07
  1813   There shal l be an “O utpatient  Request” q ueue.
  1814   FS-EP010-0 08
  1815   SD-EP010-0 08
  1816   There shal l be a “De ntal Reque st” queue.
  1817   FS-EP010-0 11
  1818   SD-EP010-0 11
  1819   There shal l be a “De nied Reque st” queue.
  1820   FS-EP010-0 12
  1821   SD-EP010-0 12
  1822   An authori zation sha ll only be  assigned  to a singl e queue.
  1823   FS-EP010-0 13
  1824   SD-EP010-0 18
  1825   An authori zed user s hall be ab le to assi gn a 278 R equest to  a differen t queue.
  1826   FS-EP010-0 19
  1827   SD-EP010-0 19
  1828   A user sha ll be able  to see a  summary of  each queu e and the  total numb er of reco rds in eac h queue.
  1829   FS-UN022A- 005
  1830   SD-UN022A- 005
  1831   A user sha ll be able  to sort o n any fiel d in the d etailed qu eued list.
  1832   FS-UN022A- 006
  1833   SD-UN022A- 006
  1834   A user sha ll be able  to filter  by any fi eld in the  lists.
  1835   FS-UN022A- 007
  1836   SD-UN022A- 007
  1837   A user sha ll be able  to select  any recor d in the q ueue to lo ad into th e 278 Navi gation GUI .
  1838   Authorizat ion Reques t Queuing  Rules
  1839   Table 29 –  Design El ements for  Authoriza tion Reque st Queuing
  1840   Requiremen t Number
  1841   Design Ele ment
  1842   Descriptio n
  1843   FS-UN021-0 01
  1844   SD-UN021-0 01
  1845   The AET sh all route  278 Reques t based on  routing r ules to be  developed  by the VA  Policy Ma nagement D epartment  (PMD). Onc e the PMD  has devise d the rule s, this do cument wil l be updat ed.
  1846   FS-EP009-0 09
  1847   SD-EP009-0 09
  1848   By default , all othe r 278 Requ est shall  be routed  to the “Ou tpatient R equest” qu eue.
  1849   Authorizat ion Reques t Receptio n and Queu ing
  1850   Table 30 –  Design El ements for  Request R eception
  1851   Requiremen t Number
  1852   Design Ele ment
  1853   Descriptio n
  1854   FS-EP010-0 29
  1855   SD-EP010-0 29
  1856   AET shall  route the  278 Reques t to the l ocal VAMC  “Incoming  Request” q ueue for p rocessing.
  1857   FS-EP010-0 25
  1858   FS-EP010-0 25-001
  1859   FS-EP010-0 25-002
  1860   FS-EP010-0 25-003
  1861   SD-EP010-0 25
  1862   After perf orming the  provider  validation  explained  in SD-EP0 10-026, AE T shall pe rform the  following  checks on  a request  from the “ Incoming R equest” qu eue:
  1863   Verify tha t the pati ent identi fied in th e 278 is a  patient o n the VAMC  VistA Fee  Patient f ile.
  1864   If the pat ient is no t found in  the patie nt file, A ET shall w rite an ev ent to the  AET event  file.
  1865   If the pat ient is no t found in  the patie nt file, A ET shall r oute the 2 78 Request  to the “P atient Not  Found” qu eue after  validating  providers .
  1866   FS-EP010-0 26
  1867   FS-EP010-0 26-001
  1868   FS-EP010-0 26-002
  1869   FS-EP010-0 26-003
  1870   SD-EP010-0 26
  1871   AET shall  validate t he provide rs:
  1872   Verify tha t the prov ider submi tting the  278 Reques t is allow ed to cond uct busine ss with th e VA.
  1873   If the req uestor is  identified  that is n ot allowed  to conduc t business  with VA,  AET shall  write an e ntry to th e AET even t log iden tifying th e 278 Requ est, vendo r and mess age indica ting vendo r is unaut horized.
  1874   Send a 278  AAA Denie d Error Re sponse
  1875   FS-EP010-0 27
  1876   FS-EP010-0 27-001
  1877   FS-EP010-0 27-002
  1878   FS-EP010-0 27-003
  1879   SD-EP010-0 27
  1880   If loop 20 10EA is pr esent, AET  shall: 
  1881   Verify tha t each pro vider in t he 2010EA  loop is al lowed to c onduct bus iness with  VA. 
  1882   If a provi der is ide ntified th at is not  allowed to  conduct b usiness wi th VA, AET  shall wri te an entr y to the A ET event l og identif ying the 2 78 Request , vendor a nd message  indicatin g vendor i s unauthor ized.
  1883   Send a 278  AAA Denie d error re sponse
  1884   FS-EP010-0 28
  1885   FS-EP010-0 28-001
  1886   FS-EP010-0 28-002
  1887   FS-EP010-0 28-003
  1888   SD-EP010-0 28
  1889   If loop 20 10FA is pr esent, AET  shall: 
  1890   Verify tha t each pro vider in t he 2010FA  loop is al lowed to c onduct bus iness with  VA.
  1891   If a provi der is ide ntified th at is not  allowed to  conduct b usiness wi th VA, AET  shall wri te an entr y to the A ET event l og identif ying the 2 78 Request , vendor a nd message  indicatin g vendor i s unauthor ized.
  1892   Send a 278  AAA Denie d error re sponse
  1893   Sensitive  PHI Handli ng
  1894   Table 31 –  Design El ements for  Sensitive  PHI Handl ing
  1895   Requiremen t Number
  1896   Design Ele ment
  1897   Descriptio n
  1898   FS-EP007-0 96
  1899   SD-EP007-0 96
  1900   The system  shall be  able to id entify whi ch 278 seg ments cont ain PHI ba sed on tab le driven  criteria d eveloped b y the VA P MD.
  1901  
  1902   FS-EP007-0 97
  1903   SD-EP007-0 97
  1904   The AET sh all be abl e to ident ify a prov ider who h as restric ted access  to PHI in formation.
  1905   FS-EP007-0 98
  1906   SD-EP007-0 98
  1907   The AET sh all be abl e to ident ify a 278  Request as  PHI-sensi tive.
  1908   FS-EP007-0 99
  1909   SD-EP007-0 99
  1910   The defaul t setting  for PHI-Se nsitive sh all be “NO ” for the  278 Reques t.
  1911   Request an d Response  Tracking
  1912   Table 32 –  Design El ements for  Request a nd Respons e Tracking
  1913   Requiremen t Number
  1914   Design Ele ment
  1915   Descriptio n
  1916   FS-EP007-1 09
  1917   SD-EP007-1 09
  1918   A provider  may submi t or resub mit a 278  Request fo r a single  authoriza tion.
  1919   FS-EP007-1 10
  1920   SD-EP007-1 10
  1921   Each reque st and cor responding  response  shall be u niquely id entified b y a single  identifie r.
  1922   FS-EP007-1 11
  1923   SD-EP007-1 11
  1924   Each reque st and cor responding  response  shall be s tored in p ersistent  storage in  AET.
  1925   FS-EP007-1 12
  1926   SD-EP007-1 12
  1927   Date/time  of each re quest shal l be store d.
  1928   FS-EP007-1 13
  1929   SD-EP007-1 13
  1930   A user sha ll be able  to view a uthorizati on request /response  history in  AAT GUI
  1931   Request Va lidation –  2000E Pat ient Event  Level Loo p
  1932   Table 33 –  Design El ements for  Request V alidation
  1933   Requiremen t Number
  1934   Design Ele ment
  1935   Descriptio n
  1936   FS-EP007-1 14
  1937   FS-EP007-1 14-001
  1938   FS-EP007-1 14-002
  1939   FS-EP007-1 14-003
  1940   FS-EP007-1 14-004
  1941   FS-EP007-1 14-005
  1942   FS-EP007-1 14-006
  1943   FS-EP007-1 14-007
  1944   FS-EP007-1 14-008
  1945   FS-EP007-1 14-009
  1946   FS-EP007-1 14-010
  1947   FS-EP007-1 14-011
  1948   FS-EP007-1 14-012
  1949   FS-EP007-1 14-013
  1950   FS-EP007-1 14-014
  1951   FS-EP007-1 14-015
  1952   FS-EP007-1 14-016
  1953   SD-EP007-1 14
  1954   A UM segme nt shall b e required  in a 278  Patient Ev ent Loop R equest.
  1955   UM01 = AR  shall be s upported
  1956   UM01 = HS  shall be s upported 
  1957   UM01 = IN  shall not  be support ed
  1958   UM01 = SC  shall not  be support ed
  1959   UM02 = 1 s hall be su pported
  1960   UM02 = 2 s hall be su pported
  1961   UM02 = 3 s hall be su pported
  1962   UM02 = 4 s hall be su pported
  1963   UM02 = I s hall be su pported
  1964   UM02 = N s hall be su pported
  1965   UM02 = R s hall be su pported
  1966   UM02 = S s hall be su pported
  1967   UM03 shall  be valida ted agains t the UM03  lookup ta ble
  1968   If Present , UM04 sha ll be supp orted
  1969   If present , UM06 sha ll be supp orted
  1970   REF segmen ts, if pre sent, shal l be suppo rted
  1971   FS-EP007-1 15
  1972   FS-EP007-1 15-001
  1973   FS-EP007-1 15-002
  1974   FS-EP007-1 15-003
  1975   FS-EP007-1 15-004
  1976   FS-EP007-1 15-005
  1977   FS-EP007-1 15-006
  1978   FS-EP007-1 15-007
  1979   FS-EP007-1 15-008
  1980   FS-EP007-1 15-009
  1981   FS-EP007-1 15-010
  1982   SD-EP007-1 15
  1983   278 Reques t Date seg ments, if  Present sh all be sto red as par t of the m aster auth orization  record. Th is include s date typ e and date .
  1984   DTP01 = 43 9, Acciden t date
  1985   DTP01 = 48 4, Last Me nstrual Pe riod
  1986   DTP01 = AB C, Estimat ed Date of  Birth
  1987   DTP01 = 43 1, Onset o f Current  Symptoms o r Illness
  1988   DTP01 = AA H, Event D ate
  1989   DTP01 = 43 5, Admissi on Date
  1990   Admission  date shall  be requir ed if UM01  = AR
  1991   DTP01 = 09 6, Dischar ge date
  1992   Any DTP el ements sub mitted as  part of th e 278 Requ est shall  be returne d in the 2 78 Respons e unless t he respons e is an au thorizatio n
  1993   FS-EP007-1 16
  1994   SD-EP007-1 16
  1995   Patient Di agnosis (H I) if subm itted as p art of the  278 Reque st shall b e stored i n the mast er authori zation rec ord.
  1996   FS-EP007-1 17
  1997   SD-EP007-1 17
  1998   The system  shall be  able to st ore up 12  occurrence s of the H I composit e data.
  1999   FS-EP007-1 18
  2000   SD-EP007-1 18
  2001   If present , Health S ervices De livery (HS D) shall b e stored i n the mast er authori zation rec ord.
  2002   FS-EP007-1 19
  2003   FS-EP007-1 19-001
  2004   FS-EP007-1 19-002
  2005   FS-EP007-1 19-003
  2006   FS-EP007-1 19-004
  2007   SD-EP007-1 19
  2008   If present , CRC segm ent(s) sha ll be supp orted:
  2009   CR03 eleme nts shall  be validat ed based o n the valu e in CR01
  2010   CR04 eleme nts shall  be validat ed against  CR03 look up table v alues base d on the v alue in CR 01
  2011   CR05 eleme nts shall  be validat ed against  CR03 look up table v alues base d on the v alue in CR 01
  2012   CR06 eleme nts shall  be validat ed against  CR03 look up table v alues base d on the v alue in CR 01
  2013   FS-EP007-1 20
  2014   SD-EP007-1 20
  2015   If CL1 pre sent, CL1  shall be v alidated a gainst CL1  lookup ta bles.
  2016   FS-EP007-1 21
  2017   SD-EP007-1 21
  2018   If CR1 pre sent, CR1  shall be v alidated a gainst CR1  lookup ta bles.
  2019   FS-EP007-1 22
  2020   SD-EP007-1 22
  2021   If CR2 pre sent, CR2  shall be v alidated a gainst CR2  lookup ta bles.
  2022   FS-EP007-1 23
  2023   SD-EP007-1 23
  2024   If CR5 pre sent, CR5  shall be v alidated a gainst CR5  lookup ta bles.
  2025   FS-EP007-1 24
  2026   SD-EP007-1 24
  2027   The system  shall sup port up to  10 occurr ences of t he PWK seg ment.
  2028   FS-EP007-1 25
  2029   SD-EP007-1 25
  2030   If PWK seg ment is pr esent and  PWK02 = “E L”, the 27 5 attachme nt reposit ory shall  be checked  for recei pt of atta chment bas ed on the  value in P WK06,
  2031   FS-EP007-1 26
  2032   SD-EP007-1 26
  2033   If the att achment is  not avail able, AAT  GUI shall  report a 2 78 Respons e error.
  2034   FS-EP007-1 27
  2035   SD-EP007-1 27
  2036   If MSG tex t segment  is present , the mess age text s hall be st ored in th e master a uthorizati on record.
  2037   FS-EP007-1 40
  2038   SD-EP007-1 40
  2039   The system  shall sup port up to  two occur rences of  the TRN se gment, if  present in  the 2000E  Request l oop.
  2040   FS-EP007-1 41
  2041   SD-EP007-1 41
  2042   If present , the REF  segment sh all be sup ported in  the 2000E  Request lo op.
  2043   FS-EP007-1 42
  2044   SD-EP007-1 42
  2045   If present , DTP segm ents shall  be suppor ted in the  2000E Req uest loop.
  2046   Request Va lidation –  2010EA Pa tient Even t Provider  Name Loop
  2047   Table 34 –  Design El ements for  Request V alidation
  2048   Requiremen t Number
  2049   Design Ele ment
  2050   Descriptio n
  2051   FS-EP007-1 28
  2052   SD-EP007-1 28
  2053   The system  shall sup port up to  14 occurr ences of t he 2010EA  loop.
  2054   FS-EP007-1 29
  2055   SD-EP007-1 29
  2056   Each provi der shall  be validat ed against  the VistA  Fee Provi der file.
  2057   FS-EP007-1 30
  2058   SD-EP007-1 30
  2059   Each provi der record  shall be  stored as  part of th e master a uthorizati on record.
  2060   FS-EP007-1 31
  2061   SD-EP007-1 31
  2062   If REF seg ment is pr esent, sys tem shall  try to ver ify the pr ovided ide ntificatio n informat ion.
  2063   FS-EP007-1 32
  2064   SD-EP007-1 32
  2065   If PER seg ment prese nt, PER in formation  shall be s tored as p art of the  master au thorizatio n record.
  2066   FS-EP007-1 33
  2067   SD-EP007-1 33
  2068   If PRV seg ment prese nt, PRV in formation  shall be s tored as p art of the  master au thorizatio n record.
  2069   FS-EP007-1 34
  2070   SD-EP007-1 34
  2071   If present , PRV data  shall be  validated  against co de lookup  tables.
  2072  
  2073   Request Va lidation –  2010EB Pa tient Even t Transpor t Informat ion Loop
  2074   Table 35 –  Design El ements for  Request V alidation
  2075   Requiremen t Number
  2076   Design Ele ment
  2077   Descriptio n
  2078   FS-EP007-1 35
  2079   SD-EP007-1 35
  2080   If present , the syst em shall s upport up  to 5 occur rences of  the 2010EB  loop.
  2081   FS-EP007-1 36
  2082   FS-EP007-1 37
  2083   FS-EP007-1 38
  2084   SD-EP007-1 36
  2085   If present , there sh all be at  least two  occurrence s of the l oop.
  2086   1st occurr ence shall  represent  the pick- up locatio n
  2087   2nd occurr ence shall  represent  the drop- off locati on
  2088   Request Va lidation –  2010EC Pa tient Even t Other UM O Name Loo p
  2089   Table 36 –  Design El ements for  Request V alidation
  2090   Requiremen t Number
  2091   Design Ele ment
  2092   Descriptio n
  2093   FS-EP007-1 39
  2094   SD-EP007-1 39
  2095   If present , the syst em shall s upport up  to three o ccurrences  of the 20 10EC loop.
  2096   Request Va lidation –  2000F Ser vice Level  Loop
  2097   Table 37 –  Design El ements for  Request V alidation
  2098   Requiremen t Number
  2099   Design Ele ment
  2100   Descriptio n
  2101   FS-EP007-1 43
  2102   SD-EP007-1 43
  2103   If present , SV1 segm ent shall  be support ed in the  2000F Requ est loop.
  2104   FS-EP007-1 44
  2105   SD-EP007-1 44
  2106   If present , SV2 segm ent shall  be support ed in the  2000F Requ est loop.
  2107   FS-EP007-1 45
  2108   SD-EP007-1 45
  2109   If present , SV3 segm ent shall  be support ed in the  2000F Requ est loop.
  2110   FS-EP007-1 46
  2111   SD-EP007-1 46
  2112   If present , TOO segm ent shall  be support ed in the  2000F Requ est loop.
  2113   FS-EP007-1 47
  2114   SD-EP007-1 47
  2115   If present , HSD segm ent shall  be support ed in the  2000F Requ est loop.
  2116   FS-EP007-1 48
  2117   SD-EP007-1 48
  2118   The system  shall sup port up to  10 occurr ences of t he PWK seg ment.
  2119   FS-EP007-1 49
  2120   SD-EP007-1 49
  2121   If PWK seg ment is pr esent and  PWK02 = “E L”, the 27 5 attachme nt reposit ory shall  be checked  for recei pt of atta chment bas ed on the  value in P WK06,
  2122   FS-EP007-1 50
  2123   SD-EP007-1 50
  2124   If the att achment is  not avail able, AAT  shall repo rt a 278 R esponse er ror.
  2125   FS-EP007-1 51
  2126   SD-EP007-1 51
  2127   If MSG tex t segment  is present , the mess age text s hall be st ored in th e master a uthorizati on record.
  2128   Response G eneration
  2129   Table 38 –  Design El ements for  Response  Generation
  2130   Requiremen t Number
  2131   Design Ele ment
  2132   Descriptio n
  2133   FS-UN017-0 01
  2134   SD-UN017-0 01
  2135   All 278 Re sponse sha ll be deli vered in a  Patient E vent Loop.
  2136   FS-UN017-0 02
  2137   SD-UN017-0 02
  2138   Service Le vel 278 Re sponse sha ll not be  supported.
  2139   FS-UN017-0 08
  2140   FS-UN017-0 08-001
  2141   FS-UN017-0 08-002
  2142   FS-UN017-0 08-003
  2143   FS-UN017-0 08-004
  2144   SD-UN017-0 08
  2145  
  2146   The AET sh all write  a 278 resp onse recor d to the 2 78 Reposit ory:
  2147   Existing 2 78 Patient  episode r equest seg ment data  shall be u sed to pop ulate corr esponding  278 respon se segment s in the m aster auth orization.
  2148   HCR01 shal l be set b ased on th e action c ode entere d via the  AAT GUI.
  2149   HCR02 shal l not be s et.
  2150   HCR03 shal l be set b ased on th e reason c ode entere d via the  AAT GUI.
  2151   FS-UN017-0 09
  2152   SD-UN017-0 09
  2153   If a 278 r equest is  received a nd a DENIE D 278 resp onse recor d exists i n the 278  Repository , AET shal l return a  DENIED 27 8 response  based on  the data i n the 278  Response r ecord.
  2154   Response G eneration  – 2010A UM O Organiza tion Name  Loop
  2155   Table 39 –  Design El ements for  Response  Generation
  2156   Requiremen t Number
  2157   Design Ele ment
  2158   Descriptio n
  2159   FS-UN017-0 03
  2160   SD-UN017-0 03
  2161   Loop 2010A  shall be  required i n a 278 Re sponse.
  2162   FS-UN017-0 04
  2163   FS-UN017-0 04-001
  2164   FS-UN017-0 04-002
  2165   FS-UN017-0 04-003
  2166   FS-UN017-0 04-004
  2167   FS-UN017-0 04-005
  2168   SD-UN017-0 04
  2169   Loop 2010A  segment N M1 shall b e populate d as follo ws:
  2170   Loop 2010A  NM101 sha ll be popu lated with  “PR”.
  2171   Loop 2010A  NM102 sha ll be popu lated with  “2”.
  2172   Loop 2010A  NM103 sha ll be popu lated with  the Stati on of Juri sdiction V AMC Name
  2173   Loop 2010A  NM108 sha ll be popu lated with  the “PI”.
  2174   Loop 2010A  NM109 sha ll be popu lated with  “12115”.
  2175   FS-UN017-0 05
  2176   FS-UN017-0 05-001
  2177   FS-UN017-0 05-002
  2178   FS-UN017-0 05-003
  2179   FS-UN017-0 05-004
  2180   FS-UN017-0 05-005
  2181   FS-UN017-0 05-006
  2182   FS-UN017-0 05-007
  2183   FS-UN017-0 05-008
  2184   SD-UN017-0 05
  2185   Loop 2010A  PER segme nt shall b e populate d as follo ws:
  2186   Loop 2010A  element P ER01 “IC”
  2187   Loop 2010A  element P ER02, Name  of VAMC c ontact wil l be popul ated with  a generic  VAMC provi ded staff  name as de fined by t he local V AMC.
  2188   Loop 2010A  element P ER03, “EM”
  2189   Loop 2010A  element P ER04, Emai l address  of VAMC st aff approv ing the au thorizatio n will be  populated  with the l ocal VAMC  defined ge neral emai l address.
  2190   Loop 2010A  element P ER03, “TE”
  2191   Loop 2010A  element P ER06, Phon e Number o f VAMC sta ff will be  populated  with the  local VAMC  defined g eneral pho ne number  of the VAM C approvin g the auth orization
  2192   Loop 2010A  element P ER05, “FX”
  2193   Loop 2010A  element P ER08 will  be populat ed with th e local VA MC defined  general,  Fax Number  of VAMC a pproving t he authori zation
  2194   Response G eneration  – 2010B Re quester Na me Loop
  2195   Table 40 –  Design El ements for  Response  Generation
  2196   Requiremen t Number
  2197   Design Ele ment
  2198   Descriptio n
  2199   FS-UN017-0 06
  2200   SD-UN017-0 06
  2201   Loop 2010B  shall be  required i n a 278 Re sponse.
  2202   FS-UN017-0 07
  2203   SD-UN017-0 07
  2204   Loop 2010B  segment s hall be po pulated as  with the  informatio n from the  2010B Req uest loop.
  2205   Response G eneration  – 2010C Su bscriber N ame and 20 10D Depend ent Name L oops
  2206   Table 41 –  Design El ements for  Response  Generation
  2207   Requiremen t Number
  2208   Design Ele ment
  2209   Descriptio n
  2210   FS-UN017-0 11
  2211   SD-UN017-0 11
  2212   Loop 2010C  shall be  required i n a 278 Re sponse.
  2213   FS-UN017-0 12
  2214   SD-UN017-0 12
  2215   If the 201 0D loop ex ists in th e 278 Requ est, the 2 010C Respo nse loop s hall be po pulated wi th the val ues from t he 278 201 0D Request  loop and  informatio n from the  veteran p atient rec ord.
  2216   FS-UN017-0 13
  2217   SD-UN017-0 13
  2218   Every mast er authori zation sha ll have on e Service  (UM03) rec ord in the  response.
  2219   FS-UN017-0 14
  2220   SD-UN017-0 14
  2221   If the 201 0D loop do es NOT exi st in the  278 Reques t, the 201 0C Respons e loop sha ll be popu lated acco rding to t he require ments in t he PATIENT  RESPONSE  INFORMATIO N.
  2222   FS-UN017-0 16
  2223   FS-UN017-0 16-001
  2224   FS-UN017-0 16-002
  2225   FS-UN017-0 16-003
  2226   FS-UN017-0 16-004
  2227   FS-UN017-0 16-005
  2228   FS-UN017-0 16-006
  2229   FS-UN017-0 16-007
  2230   FS-UN017-0 16-008
  2231   FS-UN017-0 16-009
  2232   SD-UN017-0 16
  2233   NM1 shall  be require d:
  2234   NM101 = “I L”
  2235   NM102 = “1
  2236   NM103 = La st Name of  the Patie nt from th e Patient  file
  2237   NM104 = Fi rst Name o f the Pati ent from t he Patient  file
  2238   NM105 = Mi ddle Name  of the Pat ient from  the Patien t file
  2239   If exist,  NM106 shal l be popul ated with  the value  from the 2 78 2010B R equest loo p, element  NM106
  2240   If exist,  NM107 shal l be popul ated with  the value  from the 2 78 2010B R equest loo p, element  NM107
  2241   NM108 = “M I”
  2242   NM109 = VA  assigned  Patient
  2243   FS-UN017-0 17
  2244   FS-UN017-0 17-001
  2245   FS-UN017-0 17-002
  2246   FS-UN017-0 17-003
  2247   SD-UN017-0 17
  2248   The REF el ement shal l be retur ned in the  Patient L oop Respon se:
  2249   The REF el ement shal l not exce ed 9 occur rences
  2250   If REF ele ments are  present in  the 278 R equest, th ey shall b e returned  in the 20 10B Respon se.
  2251   The author ization cl erk shall  not be all owed to ch ange exist ing REF el ements
  2252   FS-UN017-0 18
  2253   FS-UN017-0 18-001
  2254   FS-UN017-0 18-002
  2255   SD-UN017-0 18
  2256   NM3 shall  be require d:
  2257   N301 shall  be popula ted with t he patient  street ad dress
  2258   If patient  has an ad ditional a ddress lin e, N302 sh all be pop ulated.
  2259   FS-UN017-0 19
  2260   FS-UN017-0 19-001
  2261   FS-UN017-0 19-002
  2262   FS-UN017-0 19-003
  2263   FS-UN017-0 19-004
  2264   SD-UN017-0 19
  2265   NM4 shall  be require d:
  2266   N401 shall  be popula ted with C ity from p atient fil e
  2267   N402 shall  be popula ted with S tate patie nt file
  2268   N403 shall  be popula ted with Z ip from th e patient  file
  2269   N404 shall  be popula ted with C ountry cod e
  2270   FS-UN017-0 20
  2271   FS-UN017-0 20-001
  2272   FS-UN017-0 20-002
  2273   FS-UN017-0 20-003
  2274   SD-UN017-0 20
  2275   DMG shall  be populat ed as foll ows:
  2276   DMG01 = “D 8”
  2277   DMG02 = Pa tients Dat e of Birth
  2278   DMG03 = Pa tient gend er (F, U,  M)
  2279   FS-UN017-0 21
  2280   SD-UN017-0 21
  2281   The INS se gment shal l not be r equired in  the respo nse.
  2282   Response G eneration  – 2000E Pa tient Even t Level Lo op
  2283   Table 42 –  Design El ements for  Response  Generation
  2284   Requiremen t Number
  2285   Design Ele ment
  2286   Descriptio n
  2287   FS-UN017-0 22
  2288   SD-UN017-0 22
  2289   Loop 2000E , element  TRN shall  be populat ed with th e value fr om the 278  2010B Req uest loop,  if presen t in the 2 78 2000E R equest loo p.
  2290   FS-UN017-0 25
  2291   SD-UN017-0 25
  2292   REF shall  be populat ed in the  278 2000E  Response.
  2293   FS-UN017-0 26
  2294   FS-UN017-0 26-001
  2295   FS-UN017-0 26-002
  2296   SD-UN017-0 26
  2297   2000E – DT P segments  shall be  optional.
  2298   2000E – DT P segments  if presen t, shall n ot exceed  9 occurren ces.
  2299   2000E – DT P segments  if presen t in the 2 78 2000E R equest loo p shall ha ve the sam e values p opulated i n the 278  Response l oop.
  2300   FS-UN017-0 27
  2301   SD-UN017-0 27
  2302   HI shall b e populate d in the 2 78 2000E R esponse ba sed on the  values in  the maste r authoriz ation reco rd.
  2303   FS-UN017-0 36
  2304   SD-UN017-0 36
  2305   If present  in the 27 8 request,  the Loop  2010EA sha ll not be  populated  in the 278  2000E Res ponse.
  2306   FS-UN017-0 37
  2307   SD-UN017-0 37
  2308   If present  in the 27 8 request,  the Loop  2010EB sha ll not be  populated  in the 278  2000E Res ponse.
  2309   FS-UN017-0 48
  2310   FS-UN017-0 48-001
  2311   SD-UN017-0 48
  2312   The PWK se gment shal l be suppo rted in 20 00E loop w ith 1 exce ption:
  2313   PWK02 “EL”  shall not  be suppor ted in FY1 5.
  2314   FS-UN017-0 49
  2315   SD-UN017-0 49
  2316   A user sha ll be allo wed to ent er up to 2 64 charact ers of fre e text per  2000E MSG  segment.
  2317   FS-UN022B- 001
  2318   SD-UN022B- 001
  2319   The HCR se gment shal l be requi red in the  2000E Res ponse loop .
  2320   FS-UN022B- 002
  2321   SD-UN022B- 002
  2322  
  2323   HCR01 shal l be popul ated with  the value  from the m aster auth orization  record.
  2324   FS-UN022B- 003
  2325  
  2326   SD-UN022B- 003
  2327   HCR02 shal l be popul ated with  the master  authoriza tion UAK,  unless the  request h as been de nied..
  2328   FS-UN022B- 004
  2329  
  2330   SD-UN022B- 004
  2331   MSG respon se segment  if popula ted as par t of the m aster auth orization,  shall be  populated  in the 278   response .
  2332   FS-UN022B- 005
  2333  
  2334   SD-UN022B- 005
  2335   UM03 278 r esponse sh all be pop ulated wit h the UM03  response  value from  the maste r authoriz ation reco rd.
  2336   FS-UN022B- 006
  2337  
  2338   SD-UN022B- 006
  2339   The HSD se gment shal l be popul ated from  the data i n the mast er authori zation HSD  response  data eleme nts.
  2340   Response G eneration  – 2000F Se rvice Leve l Loop
  2341   Table 43 –  Design El ements for  Response  Generation
  2342   Requiremen t Number
  2343   Design Ele ment
  2344   Descriptio n
  2345   FS-UN017-0 38
  2346   SD-UN017-0 38
  2347   If 2000F l oop data i s present  as part of  the 278 R equest, it  shall not  be return ed as part  of the 27 8 Response .
  2348   FS-UN022B- 007
  2349  
  2350   SD-UN022B- 007
  2351   The 278 Re quest reco rd shall b e moved to  the 278 A CCEPTED re ference qu eue.
  2352   Response G eneration  – 2010FA S ervice Pro vider Name  Loop
  2353   Table 44 –  Design El ements for  Response  Generation
  2354   Requiremen t Number
  2355   Design Ele ment
  2356   Descriptio n
  2357   FS-UN017-0 50
  2358   SD-UN017-0 50
  2359   The 2010EA  response  loop shall  not be su pported in  FY15.
  2360   Vendor Inf ormation
  2361   Table 45 –  Design El ements for  Vendor In formation
  2362   Requiremen t Number
  2363   Design Ele ment
  2364   Descriptio n
  2365   FS-EP007-1 52
  2366   SD-EP007-1 52
  2367   The local  VAMC provi der (vendo r) file sh all be abl e to ident ify a reco rd as an o rganizatio n or an in dividual.
  2368   FS-EP007-1 53
  2369   SD-EP007-1 53
  2370   The local  VAMC provi der (vendo r) file sh all be abl e to ident ify a prov ider as PH I-restrict ed.
  2371   FS-EP007-1 54
  2372   SD-EP007-1 54
  2373   A provider  identifie d as PHI-r estricted  shall not  have acces s to patie nt medical  informati on where t he PHI-sen sitive fla g is set t o “Y”.
  2374   Reporting
  2375   Table 46 –  Design El ements for  Reporting
  2376   Requiremen t Number
  2377   Design Ele ment
  2378   Descriptio n
  2379   FS-EP005-0 01
  2380   FS-EP005-0 01-001
  2381   FS-EP005-0 01-002
  2382   FS-EP005-0 01-003
  2383   FS-EP005-0 01-004
  2384   SD-EP005-0 01
  2385   An authori zed reques tor shall  be able to  export th e followin g data poi nts from C DW for COM PLETE auth orizations :
  2386   User Id of  user who  completed  the author ization
  2387   Total numb er of auth orizations  in a COMP LETE state  by user-i d
  2388   Start-date  entered b y requesto r
  2389   End-date e ntered by  requestor
  2390   FS-EP005-0 02
  2391   SD-EP005-0 02
  2392   The reques tor shall  be require d to enter  a request  start-dat e.
  2393   FS-EP005-0 03
  2394   SD-EP005-0 03
  2395   The system  shall def ault the r equest end -date to t he current  system da te.
  2396   FS-EP005-0 04
  2397   SD-EP005-0 04
  2398   The reques tor shall  be allowed  to enter  a differen t request  end-date.
  2399   FS-EP005-0 05
  2400   SD-EP005-0 05
  2401   By default , the syst em shall e xport all  users and  total numb er of auth orizations  completed .
  2402   FS-EP005-0 06
  2403   SD-EP005-0 06
  2404   The system  shall sor t the data  by user-i d, ascendi ng.
  2405   FS-EP006-0 02
  2406   SD-EP006-0 02
  2407   The reques tor shall  be require d to selec t either 1 0-7078 or  10-7079 au thorizatio ns for the  export.
  2408   FS-EP012-0 01
  2409   SD-EP012-0 01
  2410   The reques tor shall  be able to  select th e file for mat for th e exported  report.
  2411   FS-EP012-0 02
  2412   SD-EP012-0 02
  2413   The reques tor shall  be able to  select th e storage  location f or the exp orted file .
  2414   EDI Compli ance
  2415   Table 47 –  Design El ements for  EDI Compl iance
  2416   Requiremen t Number
  2417   Design Ele ment
  2418   Descriptio n
  2419   FS-EP013-0 01
  2420   FS-EP013-0 01-001
  2421   FS-EP014-0 01
  2422   SD-EP013-0 01
  2423   EDI compli ance intro duced in F Y14 shall  be continu ed:
  2424   A 278 Requ est shall  be validat ed for EDI  complianc e
  2425   A 278 Resp onse shall  be EDI co mpliant
  2426   FS-EP014-0 02
  2427   SD-EP014-0 02
  2428   AAA (the s tandard se gment used  in X12 me ssages to  report err ors) Error  reporting  as introd uced in th e FY14 HAC  EDI Claim s Systems  Enhancemen t project  shall be c ontinued.
  2429   QAS-EP016- 001
  2430   SD-EP016-0 01
  2431   AET will b e availabl e at least  86% of th e time dur ing a norm al work we ek.
  2432   Performanc e
  2433   Table 48 –  Design El ements for  Performan ce
  2434   Requiremen t Number
  2435   Design Ele ment
  2436   Descriptio n
  2437   PS-EP017-0 01
  2438   SD-EP017-0 01
  2439   AET shall  complete t he entire  278 transa ction (req uest / res ponse) wit hin the Ce nters for  Medicare &  Medicaid  Services ( CMS) speci fied maxim um 20 seco nd respons e time dur ing system  uptime.
  2440   PS-EP017-0 02
  2441   SD-EP017-0 02
  2442   AET shall  not need t o provide  a response  during sc heduled sy stem down  time.
  2443   PS- EP017- 003
  2444   SD- EP017- 003
  2445   AAT GUI sh all be abl e to suppo rt multipl e users wi thout degr adation in  response  time.
  2446   PS- EP017- 004
  2447   SD- EP017- 004
  2448   AAT GUI Se rvices GUI  shall be  able to su pport mult iple users  without d egradation  in respon se time.
  2449   PS- EP017- 005
  2450   SD- EP017- 005
  2451   AAT GUI Qu eues GUI s hall be ab le to supp ort multip le users w ithout deg radation i n response  time.
  2452   PS- EP017- 006
  2453   SD- EP017- 006
  2454   AAT GUI 27 8 Review /  Request G UI shall b e able to  support mu ltiple use rs without  degradati on in resp onse time.
  2455   PS-UN024-0 01
  2456   SD-UN024-0 01
  2457   278 Reques t/Response  transacti ons shall  only be su pported in  Real-time  mode.
  2458   PS-EP015-0 01
  2459   SD-EP015-0 01
  2460   All transa ctions bet ween AET a nd HCCH wi ll be over  a secure  communicat ions chann el.
  2461   Security
  2462   Table 49 -  Design El ements for  Security
  2463   Requiremen t Number
  2464   Design Ele ment
  2465   Descriptio n
  2466   SS-EP007-0 01
  2467   SS-EP007-0 01-001
  2468   SS-EP007-0 01-002
  2469   SS-EP007-0 01-003
  2470   SS-EP007-0 01-004
  2471   SS-EP007-0 01-005
  2472   SS-EP007-0 01-006
  2473   SS-EP007-0 01-007
  2474   SS-EP007-0 01-008
  2475   SD-EP007-0 01S
  2476   Users hold ing the Vi stA Fee Au thorizatio n key shal l be able  to:
  2477   Add Servic es records  to a mast er authori zation rec ord
  2478   View the 2 78 Request  queues
  2479   Select a 2 78 Request  from the  278 unsoli cited requ est queues
  2480   View the 2 78 Request
  2481   View 275 R epository  records
  2482   Create 278  Response  segments f or a 278 R equest
  2483   Assign a 2 78 Respons e HSD resp onse
  2484   Release a  completed  278 to the  AET proce ss
  2485   SS-EP007-0 02
  2486   SS-EP007-0 02-001
  2487  
  2488   SD-EP007-0 02S
  2489   Users hold ing the Vi stA Fee Su pervisor k ey shall:
  2490   Have all t he capacit ies listed  above
  2491   SS-EP007-0 03
  2492   SS-EP007-0 03-001
  2493   SS-EP007-0 03-003
  2494   SD-EP007-0 03S
  2495   AAT Admini strator sh all:
  2496   Be able to  monitor t he connect ion betwee n AET and  the HCCH
  2497   Be able to  update su pporting 2 78 lookup  tables
  2498   SS-EP007-0 04
  2499   SS-EP007-0 04-001
  2500   SS-EP007-0 04-002
  2501   SD-EP007-0 04S
  2502   EDI Manage ment Team  shall:
  2503   Have all t he capabil ities of t he AET Adm inistrator
  2504   Access the  master au thorizatio n interfac e as neede d to monit or perform ance
  2505   Design Ele ment Table s
  2506   Routines ( Entry Poin ts)
  2507   There are  no new or  modified r outines.
  2508   Templates
  2509   Table 50 –  FBAA AUTH ORIZATION  Template
  2510   Templates
  2511   Instructio ns
  2512   Template N ame
  2513   FBAA AUTHO RIZATION
  2514   Enhancemen t Category
  2515   Modify
  2516   RSD Tracea bility
  2517  
  2518   Template T ype
  2519   Input
  2520   Related Op tions
  2521  
  2522   Related Ro utines
  2523  
  2524   Data Dicti onary Refe rences
  2525   162.4
  2526   Global Ref erences
  2527  
  2528  
  2529  
  2530   AUTHORIZAT ION
  2531      S FBAOL D=^FBAAA(D A(1),1,DA, 0),FBAALT= $S($P(FBAO LD,"^",13) =2:"Y",$P( FBAOLD,"^" ,13)=3:"Y" ,1:""),FBP RG=$P(FBAO LD,"^",3)
  2532      I FBPRG ,FBPRG'=2  W !!,*7,"Y ou are onl y allowed  to edit an  outpatien t authoriz ation usin g this opt ion.",!! S  Y=""
  2533      @1
  2534      FROM DA TE
  2535      S FBTOD T=X
  2536      S DOB=$ P(^DPT(DFN ,0),"^",3)
  2537      D NOW^% DTC
  2538      S NOW=X
  2539      S X=FBT ODT
  2540      I $$FMD IFF^XLFDT( NOW,DOB,1) <365 S Y=" @3"
  2541      I $P(FB AOLD,U,2)' ]"" S Y="@ 2"
  2542      I FBTOD T'>$P(FBAO LD,U,2) S  Y="@2"
  2543      FROM DA TE////^S X =+FBAOLD
  2544      W !,*7, "From Date  cannot be  later tha n the To D ate!"
  2545      S Y="@1 "
  2546      @2
  2547      S:'$D(F BAADDYS) F BAADDYS=0  S X1=FBTOD T,X2=FBAAD DYS D C^%D TC S FBAAX =X
  2548      S FBD1= DA
  2549      TO DATE //^S X=$E( FBAAX,4,5) _"-"_$E(FB AAX,6,7)_" -"_($E(FBA AX,1,3)+17 00)
  2550      S FBFRD T=DE(19)
  2551      I $$FMD IFF^XLFDT( NOW,DOB,1) <365 S Y=" @6"
  2552      @7
  2553      I $P(^F BAAA(DA(1) ,1,DA,0)," ^",7)]"" K  DIE("NO^" )
  2554      FEE PRO GRAM////^S  X=$S(FBPR G:FBPRG,1: 2)
  2555      S FBTYP E=$S(FBPRG :FBPRG,1:2 )
  2556      101;T
  2557      REFERRI NG PROVIDE R
  2558      I $G(X)  W !,"REFE RRING PROV IDER NPI:  ",$$REFNPI ^FBCH78(X)
  2559      S Y="@4 "
  2560      @3
  2561      I FBTOD T'<DOB&(FB TODT'>$$FM ADD^XLFDT( DOB,7)) S  Y="@2"
  2562      W !,*7, "This is a  Newborn,  From Date  must be be tween DOB  and DOB+7"
  2563      S Y="@1 "
  2564      @6
  2565      I FBFRD T'<DOB&(FB FRDT'>$$FM ADD^XLFDT( DOB,7)) S  Y="@7"
  2566      W !,*7, "This is a  Newborn,  TO Date mu st be betw een DOB an d DOB+7"
  2567      S Y="@2 "
  2568      @4
  2569      PURPOSE  OF VISIT  CODE
  2570      S:$$EXT PV^FBAAUTL 5(X)'=55 Y ="@5"
  2571      S:$P($$ GETSTAT^DG MSTAPI(DA( 1)),U,2)=" Y" Y="@5"
  2572      S DIE(" NO^")=""
  2573      W !,$C( 7),"MST PO V can't be  selected  because ve teran's MS T status i s not YES. "
  2574      S Y="@4 "
  2575      @5
  2576      PATIENT  TYPE CODE
  2577      TREATME NT TYPE CO DE
  2578      S FBAAT T=X
  2579      S FBAAL T=$S(X=2:" Y",X=3:"Y" ,1:"")
  2580      K DIE(" NO^")
  2581      S ICDSY S=10,IMPDA TE=$$IMPDA TE^FBCSV1( "10D")
  2582      S EDATE =+FBAOLD
  2583      S:EDATE <IMPDATE I CDSYS=9
  2584      I ICDSY S=10,FBAAT T=3 S Y="@ 10"
  2585      S:ICDSY S=9 Y="@9"
  2586      S FBDFN =DFN
  2587      @8
  2588      S XX1=- 1 S XX1=$$ ASKICD10^F BASF("  IC D DIAGNOSI S","")
  2589      I XX1<0  W !,"      ICD Diagn osis is re quired" S  Y="@8"
  2590      ICD DIA GNOSIS//// ^S X=XX1
  2591      S Y="@1 0"
  2592      @9
  2593      DX LINE  1
  2594      S:X=""  Y=.021
  2595      DX LINE  2
  2596      S:X=""  Y=.021
  2597      DX LINE  3
  2598      @10
  2599   ; New fiel ds for aut horized se rvice will  be added.
  2600      AUTHORI ZATION REM ARKS
  2601      TYPE OF  CARE
  2602      S:'$D(F BAAASKV) F BAAASKV="N "
  2603      S:FBAAA SKV'="y" Y =100
  2604      VENDOR
  2605      CLERK// //^S X=DUZ
  2606      W !!
  2607      ACCIDEN T RELATED  (Y/N)
  2608      POTENTI AL COST RE COVERY CAS E//^S X="N O"
  2609      PRINT A UTHORIZATI ON (Y/N)// ^S X="YES"
  2610      S FBAAP 79=$S(X["Y ":"Y",1:"" )
  2611      I X["Y"  S Y=""
  2612      PRINT A UTHORIZATI ON (Y/N)// /^S X="@"
  2613   I '$D(FBAA TT) S Y=""
  2614   I FBAATT'= 3 S Y=""
  2615   S HID=$S($ D(^FBAAA(D A,4)):$P(^ (4),"^"),1 :"")
  2616   FEE ID CAR D NUMBER
  2617   S NID=X
  2618   FEE ID CAR D ISSUE DA TE//^S X=" TODAY"
  2619   S Y=$S(HID ="":"",HID =NID:"",NI D="":.65,1 :.7)
  2620   FEE ID CAR D EXPIRATI ON DATE
  2621   REASON FOR  CARD NUMB ER CHANGE
  2622   S NIDR=X
  2623   Templates
  2624   Descriptio n
  2625   Template N ame
  2626   FBAA AUTHO RIZATION
  2627   Enhancemen t Category
  2628    New
  2629    Modify
  2630    Delete
  2631    No Change
  2632   RSD
  2633  
  2634   Template T ype
  2635    Sort
  2636    Input
  2637    Print
  2638    Other
  2639   Related Op tions
  2640  
  2641  
  2642   Related Ro utines
  2643   Routines “ Called By”
  2644   Routines “ Called”   
  2645  
  2646  
  2647  
  2648   Bulletins
  2649   There are  no new or  modified b ulletins.
  2650   Data Entri es Affecte d by the D esign
  2651   There are  no new or  modified d ata entrie s.
  2652   Unique Rec ord(s) 
  2653   There are  no new uni que record s or modif ications t o existing  unique re cords.
  2654   File or Gl obal Size  Changes
  2655   There shou ld be no s ignificant  change in  global si zes, new d ata is bei ng stored  outside of  VistA.
  2656   Mail Group s
  2657   There are  no new or  modified m ail groups .
  2658   Security K eys
  2659   There are  no new or  modified s ecurity ke ys.
  2660   Options
  2661   There are  no new or  modified o ptions.
  2662  
  2663   Protocols
  2664   There are  no new or  modified p rotocols.
  2665  
  2666   Remote Pro cedure Cal l (RPC)
  2667   There are  no new or  modified R PCs.
  2668   Constants  Defined in  Interface
  2669   There are  no new or  modified c onstants.
  2670   Variables  Defined in  Interface
  2671   There are  no new or  modified v ariables.
  2672   Types Defi ned in Int erface
  2673   There are  no new or  modified t ypes.
  2674   GUI
  2675   There are  no new or  modified C PRS-style  GUIs. Desi gns for th e web-base d GUI elem ents of AA T are cont ained in S ections 6. 2.2.2.12,  6.2.2.2.11 , and 6.2. 2.2.12.
  2676   GUI Classe s
  2677   There are  no new or  modified C PRS-style  GUI classe s.
  2678   Current Fo rm 
  2679   There are  no new or  modified f orms.
  2680   Modified F orm
  2681   There are  no new or  modified f orms.
  2682   Components  on Form
  2683   There are  no new or  modified c omponents.
  2684   Events
  2685   There are  no new or  modified e vents.
  2686   Methods
  2687   There are  no new or  modified m ethods.
  2688   Special Re ferences
  2689   There are  no new or  modified s pecial ref erences.
  2690   Class Even ts
  2691   There are  no new or  modified c lass event s.
  2692   Class Meth ods
  2693   There are  no new or  modified c lass metho ds.
  2694   Class Prop erties
  2695   There are  no new or  modified c lass prope rties.
  2696   Uses Claus e
  2697   There are  no new or  modified u se clauses .
  2698   Forms
  2699   There are  no new or  modified f orms.
  2700   Functions
  2701   There are  no new or  modified f unctions.
  2702   Dialog
  2703   There are  no new or  modified d ialogs.
  2704   Help Frame
  2705   There are  no new or  modified h elp frames .
  2706   HL7 Applic ation Para meter
  2707   There are  no new or  modified H ealth Leve l 7 (HL7)  applicatio n paramete rs.
  2708   HL7 Logica l Link
  2709   There are  no new or  modified H L7 logical  links.
  2710   COTS Inter face
  2711   There are  no new or  modified C ommercial  off-the-sh elf (COTS)  interface s.
  2712   Network De tailed Des ign 
  2713   All system s involved  in this d evelopment  will use  the existi ng VA netw ork.
  2714   Service Or iented Arc hitecture  / ESS Deta iled Desig
  2715   There are  no new or  modified s hared serv ices.
  2716   External S ystem Inte rface Desi gn
  2717   Interface  Architectu re 
  2718   All involv ed systems  will use  the existi ng VA TCP/ IP network
  2719   Interface  Detailed D esign
  2720   The AET wi ll have a  TCP/IP-bas ed interfa ce with a  secure Vir tual Priva te Network  (VPN) con nection to  the HCCH  that will  use the AS C X12 278  standard t o respond  to queries  sent by t he HCCH. A  very thor ough descr iption of  the transa ction form at for the  278 is in cluded in  the PC Aut horization s Complian ce RSD.
  2721   For a full  list of e lements in cluded in  the 278 re sponse, co nsult the  PC Authori zations Co mpliance R SD.
  2722   Human-Mach ine Interf ace
  2723   Interface  Design Rul es
  2724   Interface  design rul es will re main uncha nged for e xisting sy stems. Car e will be  taken to f ollow exis ting desig n rules in  the new A AT GUI.
  2725   Inputs
  2726   Refer to S ections 6. 2.2.2.12,  6.2.2.2.11 , and 6.2. 2.2.12 for  informati on on the  new user i nterface f or the AAT .
  2727   Outputs
  2728   This devel opment doe s not incl ude any ne w outputs.  Current a uthorizati on outputs  will be e nhanced wi th Consult  IDs. Refe r to Secti on 6.2.2.2  for more  details.
  2729   Navigation  Hierarchy
  2730   Refer to S ections 6. 2.2.2.12,  6.2.2.2.11 , and 6.2. 2.2.12 for  informati on on the  new user i nterface f or the AAT .
  2731   Security a nd Privacy
  2732   Security
  2733   Existing s ystems wil l continue  to use ex isting sec urity cont rols. All  affected s ystems (na mely VistA ) include  files of a uthorized  users, and  which fea tures they  are allow ed to use,  and that  will not b e changed.  The new A AT GUI wil l also kee p a record  of the ac cess each  user has a nd will on ly allow a ccess to a dministrat ive functi ons to tho se with th e proper s ecurity ke ys.
  2734   Privacy
  2735   PHI and Pe rsonally I dentifiabl e Informat ion (PII)  will be se cured in t he appropr iate datab ases with  controls t o ensure t hat only t hose with  a need to  access the  data will  be able t o do so. I n addition , provider s can be m arked so t hat they w on’t recei ve authori zation tra nsactions  if those t ransaction s contain  sensitive  PHI.
  2736  
  2737  
  2738   Attachment  A – Appro val Signat ures
  2739   This secti on is used  to docume nt the app roval of t he SDD. Th e review s hould be c onducted f ace to fac e where si gnatures c an be obta ined ‘live ’ during t he review.  If unable  to conduc t a face-t o-face mee ting then  it should  be held vi a LiveMeet ing and co ncurrence  captured d uring the  meeting. T he Scribe  should add  /es/name  by each po sition cit ed. Exampl e provided  below.
  2740   The Busine ss Sponsor  and Proje ct Manager  (PjM) are  required  to sign. 
  2741  
  2742  
  2743   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________
  2744   Signed:Dat e: 
  2745   Robert Huf fman                                     VA  Business  Sponsor an d Integrat ed Project  Team (IPT ) Co-Chair Electronic  Data Inte rchange
  2746  
  2747  
  2748   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________
  2749   Signed:Dat e: 
  2750   William Kr immelVA Pj MElectroni c Data Int erchange
  2751  
  2752   Additional  Informati on 
  2753   RTM
  2754   The PC Aut horization s Complian ce RTM acc ompanies t his SDD.
  2755   Packaging  and Instal lation
  2756   There are  no special  considera tions for  software p ackaging a nd install ation.
  2757   Design Met rics
  2758   No unusual  metrics w ere captur ed during  the design  process.
  2759   Acronym Li st and Glo ssary 
  2760   Sections 1 .7.1 and 1 .7.2 provi de the def initions,  acronyms,  and abbrev iations wi thin this  SDD.
  2761   Required T echnical D ocuments 
  2762   The Confor mance Vali dation Sta tement (CV S) will be  submitted  for evide nce of Sec tion 508 c ompliance  at the app ropriate t ime.