21. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 8/8/2017 4:09:47 PM Eastern Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

21.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 Purch Care Auth Compliance P3.zip\arpsMaster\src\main\webapp\static\doc ARPS_User_Guide.docx Tue Aug 8 18:10:23 2017 UTC
2 Purch Care Auth Compliance P3.zip\arpsMaster\src\main\webapp\static\doc ARPS_User_Guide.docx Tue Aug 8 18:39:42 2017 UTC

21.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 7 2688
Changed 6 19
Inserted 0 0
Removed 0 0

21.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

21.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

21.5 Comparison detail

  1   Health Adm inistratio n Product  Enhancemen ts (HAPE)  Electronic  Data Inte rchange (E DI)
  2   Purchased  Care (PC)  Enhancemen ts User Gu ide
  3   for
  4  
  5   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  Authoriza tion Reque st Process ing System  (ARPS)
  6  
  7  
  8  
  9  
  10  
  11  
  12  
  13   November 2 016 Depart ment of Ve terans Aff airs
  14   Office of  Informatio n and Tech nology (OI &T)
  15  
  16  
  17  
  18  
  19  
  20  
  21  
  22  
  23   Revision H istory
  24  
  25  
  26  
  27   Creation D ate
  28   Version No .
  29   Descriptio n/Comments
  30   Author(s)
  31   Reviewer(s )
  32   Review Typ e
  33   Issue Date
  34  
  35  
  36  
  37  
  38  
  39  
  40  
  41   11/03/2016
  42   0.01
  43   Initial
  44  
  45  
  46  
  47  
  48  
  49  
  50  
  51  
  52  
  53  
  54  
  55  
  56  
  57  
  58  
  59  
  60  
  61  
  62  
  63  
  64  
  65  
  66  
  67  
  68  
  69  
  70  
  71  
  72  
  73  
  74  
  75  
  76  
  77  
  78  
  79  
  80  
  81  
  82  
  83  
  84  
  85  
  86  
  87  
  88  
  89  
  90  
  91  
  92  
  93  
  94  
  95  
  96  
  97  
  98  
  99  
  100  
  101  
  102  
  103  
  104  
  105  
  106  
  107  
  108  
  109  
  110  
  111  
  112  
  113  
  114  
  115   Purchased  Ca User Gu ide
  116  
  117  
  118  
  119  
  120  
  121  
  122  
  123  
  124  
  125  
  126  
  127  
  128  
  129  
  130  
  131  
  132  
  133  
  134  
  135  
  136  
  137  
  138  
  139  
  140  
  141  
  142  
  143  
  144  
  145  
  146  
  147  
  148  
  149  
  150  
  151  
  152  
  153  
  154  
  155  
  156  
  157  
  158  
  159  
  160  
  161  
  162   re Authori zati
  163  
  164  
  165  
  166  
  167  
  168  
  169  
  170  
  171  
  172  
  173  
  174  
  175  
  176  
  177  
  178  
  179  
  180  
  181  
  182  
  183  
  184  
  185  
  186  
  187  
  188  
  189  
  190  
  191  
  192  
  193  
  194  
  195  
  196  
  197  
  198  
  199  
  200  
  201  
  202  
  203  
  204  
  205  
  206  
  207  
  208  
  209   ons Compli ance v0.01 ii
  210  
  211  
  212  
  213  
  214  
  215  
  216  
  217  
  218  
  219  
  220  
  221  
  222  
  223  
  224  
  225  
  226  
  227  
  228  
  229  
  230  
  231  
  232  
  233  
  234  
  235  
  236  
  237  
  238  
  239  
  240  
  241  
  242  
  243  
  244  
  245  
  246  
  247  
  248  
  249  
  250  
  251  
  252  
  253  
  254  
  255  
  256  
  257  
  258   November 2 01
  259  
  260  
  261  
  262  
  263  
  264  
  265  
  266  
  267  
  268  
  269  
  270  
  271  
  272  
  273  
  274  
  275  
  276  
  277  
  278  
  279  
  280  
  281  
  282  
  283  
  284  
  285  
  286  
  287  
  288  
  289  
  290  
  291  
  292  
  293  
  294  
  295  
  296  
  297  
  298  
  299  
  300  
  301  
  302  
  303  
  304  
  305   6
  306  
  307  
  308  
  309  
  310  
  311  
  312  
  313   Table of C ontents
  314   Introducti on1
  315   Purpose3
  316   Document O rientation 4
  317   Audience4
  318   Assumption s4
  319   Document C onventions 4
  320   Organizati on of the  Manual4
  321   Disclaimer s4
  322   Software D isclaimer4
  323   Documentat ion Discla imer5
  324   References  and Resou rces5
  325   Coordinati on5
  326   System Sum mary7
  327   System Con figuration 7
  328   Data Flows 7
  329   User Acces s Levels8
  330   Continuity  of Operat ion8
  331   Getting St arted9
  332   Logging On 9
  333   System Men u9
  334   Changing U ser ID and  Password1 1
  335   Exit Syste m11
  336   Caveats an d Exceptio ns11
  337   Using the  Software12
  338   Troublesho oting18
  339   Special In structions  for Error  Correctio n18
  340   National S ervice Des k and Orga nizational  Contacts1 8
  341   Acronyms a nd Abbrevi ations18
  342  
  343  
  344  
  345  
  346  
  347  
  348  
  349  
  350  
  351   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.01iiiN ovember 20 16 User Gu ide
  352  
  353  
  354  
  355  
  356  
  357  
  358   List of Ta bles
  359   Table 1: A cronyms an d Definiti ons18
  360   List of Fi gures
  361   Figure 1:  Data Flow  Diagram8
  362   Figure 2:  ARPS Warni ng Notice9
  363  
  364  
  365  
  366  
  367  
  368  
  369  
  370  
  371  
  372  
  373  
  374  
  375  
  376  
  377  
  378  
  379  
  380  
  381  
  382  
  383  
  384  
  385  
  386  
  387  
  388  
  389  
  390  
  391  
  392  
  393  
  394  
  395  
  396  
  397  
  398  
  399  
  400  
  401  
  402  
  403  
  404  
  405  
  406  
  407  
  408  
  409  
  410  
  411   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.01ivNo vember 201 6 User Gui de
  412  
  413  
  414  
  415  
  416  
  417  
  418   Introducti on
  419   The missio n of the D epartment  of Veteran s Affairs  (VA), Offi ce of Info rmation an d Technolo gy (OI&T),  HAPE is t o provide  informatio n technolo gy (IT) pr oducts and  services  to the Vet erans Heal th Adminis tration (V HA) who in  turn prov ides benef its and se rvices to  Veterans o f the Unit ed States.  In meetin g these go als, OI&T  strives to  provide h igh qualit y, effecti ve, and ef ficient IT  services  to those r esponsible  for provi ding care  to the Vet erans at t he point o f-care as  well as th roughout a ll the poi nts of the  Veterans’  health ca re in an e ffective,  timely and  compassio nate manne r. VA depe nds on inf ormation m anagement/ informatio n technolo gy (IM/IT)  systems t o meet mis sion goals .
  420   The Chief  Business O ffice (CBO ) PC asses ses the im pact of he althcare r egulatory  requiremen ts on VHA  EDI revenu e operatio ns and des igns the u se cases t o illustra te the ree ngineered  business p rocess flo ws associa ted with t echnology  changes. T he office  continuous ly monitor s and part icipates i n meetings  of indust ry EDI sta ndards-set ting organ izations.  As the bus iness proc ess owner  and subjec t matter e xpert (SME ) for indu stry healt h care EDI  mandates,  Purchased  Care defi nes busine ss needs t hat necess itate reve nue system  software  developmen t. The off ice design s the main tenance an d iterativ e updates  to the EDI  enterpris e tool use d to pay h ealthcare  providers  for servic e connecte d care pro vided to V eterans. P urchased C are develo ps partner ships with  other Fed eral agenc ies and tr ading part ners to su pport EDI  processing  and verif y complian ce; they t est softwa re, train  users on t he use of  revised so ftware, an d provide  help desk  support fo r end user s. The EDI  transacti ons proces ses are ut ilized to  pay nearly  $6B in pr ojected cl aims annua lly. The d evelopment  work done  under the  scope of  Purchased  Care is in extricably  linked to  providing  Veterans  the medica l care the y have ear ned and de serve.
  421   The HAPE E DI portfol io deliver s IT produ cts and se rvices to  CBO. This  PC enhance ment proje ct is inte nded to de liver a ra nge of upd ates, exte nsions, an d modifica tions to v arious fin ancial and  administr ative syst ems, proce sses, file s, and rep orting mec hanisms, i ncluding:
  422  
  423   PC System  Enhancemen ts: Harris  will modi fy vendor  data stora ge and cla ims proces sing funct ionality s o payments  to small  businesses  are made  in a timel y manner p er the Pro mpt Paymen t Act. Har ris will d evelop rep orts to ve rify compl iance and  data integ rity.
  424   Health Adm inistratio n Center ( HAC) EDI C laims Syst em Enhance ments: Har ris will p rovide EDI  functiona lity relat ed to refe rral reque sts and au thorizatio ns in prep aration fo r rules ef fective Ja nuary 2016 .
  425   Electronic  Remittanc e Advice ( ERA) (835)  Complianc e: To comp ly with CO RE Level I II Electro nic Funds  Transfer ( EFT) stand ards, Harr is will mo dify vendo r file and  vendor ma intenance  functional ity, Veter ans Health  Informati on Systems  and Techn ology Arch itecture ( VistA) Fee , and Clai ms Process ing and El igibility  (CP&E) for  beneficia ry- relate d transact ions.
  426   Health Pla n Identifi er (HPID)  Compliance : To compl y with rul es effecti ve Fall 20 16, Harris  will modi fy claim t ransaction  functiona lity relat ed to inco ming HPID  validation  and gener ation of o utgoing ED I transact ions to po pulate the  VA HPID.
  427   Claims Att achments C ompliance:  Harris wi ll create  systems to  manage th e receipt,  processin g, and sto rage of cl aims attac hments in  preparatio n for rule s effectiv e January  2016.
  428  
  429  
  430  
  431  
  432  
  433  
  434  
  435  
  436  
  437  
  438  
  439  
  440  
  441  
  442  
  443  
  444  
  445   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.011Nov ember 2016  User Guid e
  446  
  447  
  448  
  449  
  450  
  451  
  452  
  453   Healthcare  Claims 83 7 Complian ce: Harris  will revi ew and mod ify the 83 7 transact ion
  454   flow withi n VA syste ms.
  455  
  456   Caregiver  Stipend Pa yments Sys tem (optio nal task):  Harris wi ll create  a rules-ba sed
  457  
  458   system to  calculate  stipend pa yments for  caregiver s, and cre ate an int erface to  VA’s
  459  
  460  
  461  
  462  
  463  
  464  
  465   Comment [A 1]: Delete ?vendor da tabase and  maintenan ce process , CBOPC Ve terans fil es, and Fi nancial Ma nagement S ystem (FMS ) payment  system.
  466  
  467  
  468   The HAPE E DI portfol io deliver s IT produ cts and se rvices to  CBO. This  PC enhance ment
  469   project is  intended  to deliver  a range o f updates,  extension s, and mod ifications  to variou s financia l and admi nistrative  systems,  processes,  files, an d reportin g mechanis ms. The PC
  470  
  471  
  472   g
  473   Authorizat ions Compl iance proj ect will c reate proc esses and  systems to  receive i ncomin
  474  
  475   requests f or Healthc are Claim  services r eview (278 ) and prod uce corres ponding re sponse
  476  
  477   transactio ns (278).  Over time,  this enha ncement sh ould signi ficantly r educe manu al methods
  478  
  479   Comment [A 2]: Add? F rom the SD D(e.g., re sponding t o telephon e calls to  VA Medica l Centers,  or VAMCs)  using EDI  transacti ons for tr eatment au thorizatio ns and pre -certifica tions.
  480  
  481  
  482   The PC Aut horization s Complian ce project  will crea te new pro cesses and  systems t o receive  incoming r equests fo r healthca re service s review ( 278) and p roduce cor responding  response  transactio ns (278).  Over time,  this enha ncement sh ould signi ficantly r educe manu al methods  (e.g., re sponding t o telephon e calls to  VA Medica l Centers  (VAMCs) us ing EDI tr ansactions  for treat ment autho rizations  and pre-ce rtificatio ns.
  483  
  484   As part of  the FY14  Authorizat ions proje ct, the ab ility to c reate a 27 8 Response  when a co py of
  485   the master  authoriza tion exist s in the 2 78 reposit ory will b e introduc ed. This f unctionali ty will
  486  
  487   continue t o be suppo rted in FY 15.
  488  
  489  
  490  
  491   NOTE: The  master aut horization  is a gene ric term t o referenc e either t he 10-7078  or 10-707 9 authoriz ation crea ted and st ored in th e VistA Fe e system.  Informatio n from thi s authoriz ation will  be stored  in the 27 8 Reposito ry and the  278 Respo nse will b e generate d from the  informati on stored  in the 278  Repositor y.
  492  
  493  
  494   In FY15, n ew functio nality wil l be intro duced that  will allo w the VA t o process  278 Reques t where a  copy of th e master a uthorizati on does no t exists i n the 278  Repository  at the ti me that th e 278 Requ est is rec eived and  a master a uthorizati on has to  be created . In this  document,  these requ ests are r eferenced  as unsolic ited 278 R equest.
  495  
  496  
  497   Additional  enhanceme nts in thi s project  will build  on the ED I 278 Requ est for Se rvices Rev iew being  introduced  as part o f the FY14  Authoriza tions proj ect. The n ew 278 pro cessing fu nctionalit y will all ow a provi der to sub mit an uns olicited 2 78 Request  for Healt h Care Ser vices.
  498  
  499  
  500   First the  Automated  EDI Tool ( AET) will  route the  278 Reques t to the a ppropriate  VAMC and  assign the  request t o a queue  based on t he service  requested .  These e nhancement s will all ow the aut horization  clerk to  to review  the reques t based on  the servi ce request ed and all ow authori zation cle rks to res pond to th ose reques ts utilizi ng two new  Graphical  User Inte rfaces (GU I).
  501  
  502  
  503   In this pr oject, we  will be mo difying ex isting aut horization  processin g so that  the author ization cl erk will b e able to  select a s ervice to  be provide d (from a  lookup tab le) and en ter the qu antity
  504  
  505   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.012Nov ember 2016  User Guid e
  506  
  507  
  508  
  509  
  510  
  511  
  512  
  513  
  514  
  515  
  516  
  517   and the un its for th e service  to be prov ided. This  change is  necessary  to suppor t the 278
  518  
  519   Response r ecord.
  520  
  521   Purpose
  522   This Purch ase Care A uthorizati ons Compli ance User  Guide prov ides end u sers with  the inform ation need ed to util ize the en hancements  to the AR PS, AET, a nd VistA F ee Basis.
  523   The enhanc ements des cribed in  the guide  are: ARPS:
  524   The abilit y to link  the CPRS o rder with  the master  authoriza tion recor d
  525   The abilit y to creat e and issu e a 10-707 8 prior to  the Veter an receivi ng the ser vices
  526   The abilit y to add q uantitativ e services  for a Vet eran (impr oves suppo rt of 278  processing )
  527   The abilit y to recei ve unsolic ited 278 R equest fro m a provid er, routed  to the ap propriate  VAMC and v erify that  the provi der is aut horized to  conduct b usiness wi th VA
  528   The abilit y to view  the 278 Un solicited  Request qu eues and s elect a 27 8 Request  to process
  529   The abilit y to see t he details  of the 27 8 Request
  530   The abilit y to gener ate a 278  Response A ET:
  531   Allow VA t o accept u nsolicited  278 Autho rization R equest fro m Provider s
  532   Verify all  providers  listed in  the Autho rization R equest are  allowed t o perform  services f or the VAM C
  533   Route the  unsolicite d 278 Auth orization  Request to  the appro priate VAM C
  534   Allow admi nistration  of lookup  table dat a used to  populate 2 78 respons es
  535   Notify the  EDI manag ement team  if AET go es offline
  536   Allow the  EDI manage ment team  to export  summary da ta from th e 278 Repo sitory to  generate n ecessary m anagement  reports
  537   Automatica lly route  the 278 Au thorizatio n Request  to specifi c queues b ased on pr edefined r outing cri teria
  538   Allow loca l queue ma nagement o f unsolici ted 278 He alth Care  Service Re views
  539   Verify pat ient is in  local VAM C Authoriz ations dat abase Vist A Fee Basi s:
  540   Generate 1 0-7078 aut horization s services  with quan tified del iverables  for the se rvice (pro cedure) au thorized
  541   Generate 1 0-7079 aut horization s services  with quan tified del iverables  for the se rvice (pro cedure) au thorized
  542   Comment [A 3]: Add? F rom the RS D
  543  
  544   Comment [A 4]: Look f or doubles
  545  
  546  
  547   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.013Nov ember 2016  User Guid e
  548  
  549  
  550  
  551  
  552  
  553  
  554   Specify qu antifiable  Health Ca re Service s Delivery  (HSD) sch edules
  555   Review the  278 Reque st utilizi ng a new G UI
  556   Generate t he appropr iate 278 R eponses to  the Reque st either  approving,  rejecting  or denyin g request  for servic es
  557   Capture th e Computer ized Patie nt Record  System (CP RS) order  number wit hin the ma ster autho rization f ile, when  an Authori zation is  created as  a result  of a CPRS  order
  558   Print the  CPRS Order  number on  the appro priate Aut horization  paperwork
  559   Allow a us er to gene rate and i ssue a mas ter author ization pr ior to the  services  being prov ided to th e Veteran
  560   Document O rientation
  561   Audience
  562   The intend ed audienc e of this  document i ncludes th e Product  Developmen t (PD), So ftware Qua lity Assur ance (SQA) , the Chie f Business  Office (C BO), staff  at the OI &T at the  Health Adm inistratio n Center ( HAC) and t he staff w ho issue a uthorizati ons for No n-VA Care.
  563   Assumption s
  564   This guide  was writt en with th e followin g assumed  experience /skills of  the audie nce:
  565   User has b asic knowl edge of th e operatin g system ( such as th e use of c ommands, m enu option s, and nav igation to ols)
  566   User has b een provid ed the app ropriate a ctive role s, menus,  and securi ty keys re quired for  the ARPS,  AET, and  VistA Fee  Basis
  567   User has v alidated a ccess to A RPS, AET,  and VistA  Fee Basis
  568   User has c ompleted a ny prerequ isite trai ning
  569   Document   Convention s
  570   System men us are dep icted grap hically as  figures i n the docu ment.
  571   Organizati on of the  Manual
  572   The organi zation of  this manua l is drive n by proje ct-specifi c scenario s. The pro ject-speci fic scenar ios descri bed in thi s manual a re organiz ed in the  following  order:
  573   ARPS Funct ionality
  574   AET Enhanc ed Functio nality
  575   VistA Fee  Basis Enha nced Funct ionality
  576   Disclaimer s
  577   Software D isclaimer
  578   This softw are was de veloped at  the Depar tment of V eterans Af fairs (VA)  by employ ees of the  Federal G overnment  in the cou rse of the ir officia l duties.  Pursuant t o title 17  Section 1 05 of the
  579  
  580   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.014Nov ember 2016  User Guid e
  581  
  582  
  583  
  584  
  585  
  586  
  587   United Sta tes Code t his softwa re is not  subject to  copyright  protectio n and is i n the publ ic domain.  VA assume s no respo nsibility  whatsoever  for its u se by othe r parties,  and makes  no guaran tees, expr essed or i mplied, ab out its qu ality, rel iability,  or any oth er charact eristic. W e would ap preciate a cknowledge ment if th e software  is used.  This softw are can be  redistrib uted and/o r modified  freely pr ovided tha t any deri vative wor ks bear so me notice  that they  are derive d from it,  and any m odified ve rsions bea r some not ice that t hey have b een modifi ed.
  588   Documentat ion  Discl aimer
  589   The appear ance of ex ternal hyp erlink ref erences in  this manu al does no t constitu te endorse ment by th e Departme nt of Vete rans Affai rs (VA) of  this Web  site or th e informat ion, produ cts, or se rvices con tained the rein. The  VA does no t exercise  any edito rial contr ol over th e informat ion found  at these l ocations.  Such links  are provi ded and ar e consiste nt with th e stated p urpose of  the VA.
  590   References  and Resou rces
  591   BRD PC Aut horization s Complian ce Phase 3  - EPS 01- 02-03-03-0 8-020 - Ne w Service  Request (N SR) 201406 11    http:// DNS /pm/hape/i pt_5010/ED I_Portfoli o/Program% 20Level%20 D ocumentati on/PC/FY%2 02015/Team %20Adminis tration/S0 2_Purchase d_Care_(PC )_Systems_ Enhancemen ts_PWS_11- 20-2014,_v 5.0.docx  ocumentat ion/PC/FY% 202015/BRD /08- 020%2 0PC%20Auth %20Compl%2 0BRD%20v1. 0.pdf
  592   Transforma tion Twent y-One Tota l Technolo gy (T4), P erformance  Work Stat ement (PWS ), Date: N ovember 20 , 2014, TA C-15-16822 , Task Ord er (TO) PW S Version  Number: 5. 0.   
  593   ASC X12N/0 05010X215  Health Car e Services  Review –  Inquiry an d Response  (278), Da te May 200 6, ASC X12  Standards  for EDI T echnical R eport Type  3.
  594   ASC X12N/0 05010X217  Health Car e Services  Review –  Request fo r Review a nd Respons e (278), D ate May 20 06, ASC X1 2 Standard s for EDI  Technical  Report Typ e 3.
  595   Phase IV C AQH CORE 4 52 Health  Care Servi ces Review  - Request  for Revie w and Resp onse (278)  Infrastru cture Rule  version 4 .0.0 - Dra ft for Rul es Work Gr oup Ballot  - March 2 015
  596   Non-VA Car e Version  6.2 Templa te  
       
  597   Real-Time  X12 Standa rd Compani on Guide v ersion 1.0 , date Dec ember 2012 , Emdeon B usiness Se rvices
  598  
  599  
  600  
  601  
  602   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.015Nov ember 2016  User Guid e
  603  
  604  
  605  
  606  
  607  
  608  
  609   National N on-VA Medi cal Care P rogram Off ice (NNPO)  Non-VA Me dical Care  Coordinat ion Author ization Fa ct Sheet f or Pre-aut horized Ca re - VA Fo rm 10-7078 /10- 10-70 79
  610   Place of S ervice Cod es for Pro fessional  Claims Dat abase (upd ated Novem ber 1, 201 2)
  611   Fee Basis  Technical  Manual ver sion 3.5,  Revised Ja nuary 2013 , VA – OI& T PD
  612   Fee Basis  User Manua l version  3.5, Revis ed Septemb er 2013, V A – OI&T P D
  613   44 U.S.C.  § 3541, “F ederal Inf ormation S ecurity Ma nagement A ct (FISMA)  of 2002”
  614   Federal In formation  Processing  Standards  (FIPS) Pu blication  140-2, “Se curity Req uirements  For Crypto graphic Mo dules”
  615   Software E ngineering  Institute  (SEI), So ftware Acq uisition-C apability  Maturity M odeling In tegration  (SA-CMMI)  Level 3 pr ocedures a nd process es
  616   VA Directi ve 6102, “ Internet/I ntranet Se rvices,” J uly 15, 20 08
  617   36 C.F.R.  Part 1194  “Electroni c and IT A ccessibili ty Standar ds,” July  1, 2003
  618   Office of  Management  and Budge t (OMB) Ci rcular A-1 30, “Manag ement of F ederal Inf ormation R esources,”  November  28, 2000
  619   An Introdu ctory Reso urce Guide  for Imple menting th e Health I nsurance P ortability  and Accou ntability  Act (HIPAA ) Security  Rule, Mar ch 2005
  620   Sections 5 04 and 508  of the Re habilitati on Act (29  U.S.C. §  794d), as  amended by  the Workf orce Inves tment Act  of 1998 (P .L. 105-22 0), August  7, 1998
  621   Homeland S ecurity Pr esidential  Directive  (12) (HSP D-12)
  622   VA Directi ve 6500, “ Informatio n Security  Program,”  August 4,  2006
  623   VA Handboo k 6500, “I nformation  Security  Program,”  September  18, 2007
  624   VA Handboo k, 6500.5,  Incorpora ting Secur ity and Pr ivacy in S ystem Deve lopment Li fecycle.
  625   VA Handboo k 6500.6,  “Contract  Security,”  March 12,  2010
  626   Program Ma nagement A ccountabil ity System  (PMAS) po rtal (refe rence PWS  References
  627   - Technica l Library  at https:/ / DNS /)
  628   Office of  Enterprise  Developme nt (OED) P roPath Pro cess Metho dology (re ference PW S Referenc es -Techni cal Librar y and ProP ath Librar y links at  https:// DNS /). Note:  In the eve nt of a co nflict, OE D ProPath  takes prec edence ove r other pr ocesses or  methodolo gies.
  629   Technical  Reference  Model (TRM ) (referen ce at    http: DNS /TRM/TRMHo mePage.asp )
  630   National I nstitute S tandards a nd Technol ogy (NIST)  Special P ublication s SP 800-6 0 and 800- 53
  631  
  632  
  633   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.016Nov ember 2016  User Guid e
  634  
  635  
  636  
  637  
  638  
  639  
  640   IT Asset M anagement  (ITAM) and  Enterpris e Manageme nt Foundat ion (EMF)  BR-0006, v ersion 002 .1-1405200 8, dated 1 0/30/2007  [Note info rmational,  Context,  and ITAM-  EMF Concep tual link]
  641   HIPAA of  1996; Pub. L 104-191) .
  642   Patient Pr otection a nd Afforda ble Care A ct (PPACA) , Pub. L.  111-148, 1 24 Stat. 1 19,
  643   H.R. 3590,  enacted M arch 23, 2 010
  644   5 CFR 1315 , Final Ru le, Prompt  Payment ( http:// DNS /prompt/re gulations. html) (for merly OMB  Circular A -125)
  645   The aim of  this proj ect is to  verify tha t the EDI  PC systems  are compl iant with  the CORE R ules as pu blished by  CAQH, and  found her e  http:// www.caqh.o rg/CORE_op erat_rules .php
  646   VA Section  508 polic ies and pr ocedures 6 221 Access ible Elect ronic and  IT, Direct ive/Handbo ok, publis hed by VA’ s Section  508 PD Pro duct Asses sment Comp etency Div ision
  647   VA M Progr amming Sta ndards and  Conventio ns. Revise d 04/03/20 07 (http:/ / DNS /TRM/files /SACC_2008 .pdf).
  648   Coordinati on
  649   This is an  enhanceme nt to new  and existi ng softwar e; no coor dination i s required  to access  any new f unctionali ty.
  650  
  651   System Sum mary
  652   AET is a w eb-based s ystem used  for recei ving EDI t ransaction s, includi ng 278 tra nsactions  inquiring  about auth orizations  or reques ting a new  authoriza tion. This  project w ill improv e support  for those  authorizat ion reques ts, includ ing adding  a new ARP S GUI for  responding  to those  requests.
  653   ARPS GUI i s a new we b-based sy stem that  will allow  review nu rses or cl erks at th e various  VAMCs to r espond to  requests f or new aut horization s.
  654   VistA Fee  Basis is a  web-based  system us ed to mana ge authori zations an d payments  for Non-V A Care. It  will be m odified to  allow for  more disc rete entry  of author ized servi ces and be tter track ing of the  status of  authoriza tions.
  655   System Con figuration
  656   System con figuration  was not i n scope fo r the Purc hased Care  Authoriza tions Comp liance pro ject.
  657   Data Flows
  658   The follow ing workfl ow process  defines h ow Non-VA  care perso nnel can r espond to  requests f or authori zations.
  659  
  660  
  661  
  662   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.017Nov ember 2016  User Guid e
  663  
  664  
  665  
  666  
  667  
  668  
  669   The proces s begins w hen unsoli cited 278  Requests a re receive d. Unsolic ited 278 R equests wi ll be rout ed by to t he VAMC th at ARPS de termines s ervices th e Veteran.  The ARPS  will use t he same ro uting logi c currentl y incorpor ated in th e Automate d Eligibil ity Tool ( AET).
  670   The ARPS w ill route  the reques t to a spe cific queu e, based o n the info rmation in  the 278 R equest and  the routi ng rules p rovided by  the PMD.  The author ization cl erk will t hen be abl e to view  all of the  unsolicit ed 278 Req uests by a ssigned qu eue and se lect 278 R equest to  view in th e 278 Requ est GUI. A  278 Respo nse will b e generate d to the r equest by  an authori zation cle rk either  accepting  or denying  the 278 r equest.
  671   Figure 1:  Data Flow  Diagram
  672  
  673  
  674   User Acces s Levels
  675   The user a nd group l evel acces s to the A ET and Vis tA Fee Bas is did not  change fo r the enha ncements d escribed i n this man ual.
  676   The user a ccess to A RPS will b e coordina ted by a H AC adminis trator.
  677   Continuity  of Operat ion
  678  
  679   Comment [A 5]: Add so mething ab out ARPS?T he existin g Disaster  Recovery  Plan did n ot change  for AET an d VistA Fe e Basis.
  680  
  681  
  682  
  683  
  684  
  685   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.018Nov ember 2016  User Guid e
  686  
  687  
  688  
  689  
  690  
  691  
  692   Getting St arted
  693   Logging On
  694   Use existi ng login p rocedures  to access  the system .
  695   The ARPS a pplication  can be ac cessed thr ough the u sers web b rowser by  simply pas ting the U RL link ( DNS /) into th e navigati on bar.
  696   The screen  below is  the first  one the us er will en counter. U sers must  accept the  Warning n otice to a ccess ARPS .
  697   Figure 2:  ARPS Warni ng Notice
  698  
  699  
  700  
  701  
  702  
  703  
  704  
  705  
  706  
  707  
  708  
  709  
  710  
  711   S ys tem M  enu 
  712   ARPS
  713   The system  menu firs t encounte red is the  Search 27 8 Requests  screen. T he Search  278 Reques ts screen  shows summ ary inform ation for  all record s in the s elected qu eue. On th e left sid e of the s creen is t he 278 Req uests sele ction scre en. The us er can nav igate to d ifferent t ypes of 27 8 requests  by clicki ng on a hy perlink. I ts current  default i s the Emer gency Requ est screen  but the i nstruction s are the  same for a ll other q ueues.
  714  
  715  
  716  
  717  
  718  
  719  
  720  
  721  
  722  
  723  
  724  
  725  
  726  
  727  
  728   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.019Nov ember 2016  User Guid e
  729  
  730  
  731  
  732  
  733  
  734  
  735   Figure 3:  Search 278  Requests  Screen
  736  
  737  
  738   Viewing 27 8 Requests
  739   To view th e request,  a user ca n click a  record fro m the Sear ch 278 Req uests scre en. After  selecting  a record f rom the se arch scree n:
  740   Patient Au thorizatio n request  (header in fo) displa ys
  741   All detail ed Authori zation Req uest infor mation dis plays on s creen (scr oll to see  the data)
  742   Left Navig ation – na vigate to  different  parts of t he Authori zation Req uest:
  743   Patient In formation
  744   Provider I nformation
  745   Dependent  informatio n (if pres ent)
  746   Care Reque sted infor mation
  747   Services R equested
  748   Action
  749   Deny/Accep t Authoriz ation
  750   Change que ue
  751   Change Sta tion
  752   Audit log  (of all ac tions take n on speci fic patien t record)
  753  
  754  
  755  
  756  
  757  
  758  
  759  
  760  
  761   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0110No vember 201 6 User Gui de
  762  
  763  
  764  
  765  
  766  
  767  
  768   Figure 4:  Viewing a  278 Reques t
  769  
  770  
  771  
  772  
  773   3.2.2.AET
  774  
  775   Comment [A 6]: Includ e?3.2.3.Vi stA Fee Ba sis
  776   Changing U ser ID and  Password
  777   The ARPS H AC adminis trator wil l add user s to the a pplication . User IDs  and passw ords are n ot used to  access AR PS. Access  and right s are base d on the r ights give n when add ed as a us er to ARPS  by the HA C administ rator.
  778   Use existi ng procedu res for ch anging use r IDs and  passwords  in AET and  VistA Fee  Basis.
  779   Exit Syste m
  780   Close the  web browse r to exit  the ARPS s ystem.
  781   Use existi ng procedu res to log off and ex it the sys tem for AE T and Vist A Fee Basi s.
  782   Caveats an d Exceptio ns
  783   Not Applic able.
  784  
  785  
  786  
  787  
  788  
  789  
  790  
  791   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0111No vember 201 6 User Gui de
  792  
  793  
  794  
  795  
  796  
  797  
  798   Using the  Software
  799   ARPS Funct ionality
  800   Search 278  Requests
  801   The follow ing table  contains i nstruction s for sear ching 278  Requests.
  802   Table 1: A uthorizati on Request  Search
  803  
  804   Action
  805   Descriptio n
  806   Introducti on
  807   The purpos e of the A RPS Search  278 Reque sts screen  is to all ow the use r to searc h for 278  Requests b y several  key identi fiers.
  808   Accessing  the Search  screen
  809   The Search  278 Reque sts screen  is the fi rst screen  the user  may see wh en enterin g ARPS.
  810   Selecting  Search Cri teria
  811   Once the S earch 278  Requests d isplays th e criteria  to search  for 278 R equests in cludes:
  812   Name
  813   ID
  814   DOB
  815   Requester
  816   Service
  817   Request Da te
  818   Queue Days  (more tha n 30 days  – red, les s than 30  days – gre en)
  819   Displaying  the Searc h Results
  820   After the  desired cr iteria has  been inpu t click En ter. The q uery resul ts are the n displaye d.
  821   Search cri teria can  be entered  for an in dividual f ield or mu ltiple fie lds to inc rease accu racy of re sults.
  822  
  823  
  824  
  825  
  826  
  827  
  828  
  829  
  830  
  831  
  832  
  833  
  834  
  835  
  836  
  837   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0112No vember 201 6 User Gui de
  838  
  839  
  840  
  841  
  842  
  843  
  844   Figure 5:  Search 278  Requests  example (N ame)
  845  
  846  
  847  
  848  
  849  
  850  
  851  
  852  
  853  
  854  
  855  
  856  
  857  
  858  
  859  
  860  
  861  
  862  
  863  
  864  
  865  
  866  
  867   Figure 6:  Search 278  Requests  example (m ultiple fi elds)
  868  
  869  
  870  
  871  
  872  
  873  
  874  
  875  
  876  
  877  
  878  
  879  
  880  
  881  
  882  
  883  
  884  
  885  
  886  
  887  
  888  
  889  
  890   Viewing 27 8 Requests
  891   The follow ing table  contains i nstruction s for view ing 278 Re quests.
  892   Table 2: V iew 278 Re quests
  893  
  894   Action
  895   Descriptio n
  896   Introducti on
  897   A 278 Requ est can be  viewed in  ARPS.
  898  
  899  
  900   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0113No vember 201 6 User Gui de
  901  
  902  
  903  
  904  
  905  
  906  
  907   Action
  908   Descriptio n
  909   Accessing  the 278 Re quest
  910   A Request  exists in  ARPS if it  is found  matching s earch crit eria.
  911   Displaying  the Reque st
  912   The user m ust click  on the pat ients name  they woul d like to  view. A ne w browser  window wil l open to  display th e Request.
  913   Viewing th e Authoriz ation Requ est
  914   The naviga tion locat ed on the  left side  of the scr een allows  the user  to navigat e to diffe rent parts  of the Au thorizatio n Request:
  915   Patient In formation
  916   Subscriber
  917   Provider I nformation
  918   Requester
  919   Dependent  informatio n (if pres ent)
  920   Care Reque sted infor mation
  921   Services R equested
  922   Action
  923   Deny/Accep t Authoriz ation
  924   Change que ue
  925   Change Sta tion
  926   Audit log  (of all ac tions take n on speci fic patien t record)
  927  
  928  
  929  
  930  
  931  
  932  
  933  
  934  
  935  
  936  
  937  
  938  
  939  
  940  
  941  
  942  
  943  
  944  
  945  
  946  
  947  
  948  
  949  
  950   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0114No vember 201 6 User Gui de
  951  
  952  
  953  
  954  
  955  
  956  
  957   Figure 7:  Displaying  the Reque st
  958  
  959  
  960   Figure 8:  Viewing th e Authoriz ation Requ est
  961  
  962  
  963  
  964  
  965  
  966  
  967  
  968  
  969  
  970  
  971  
  972  
  973  
  974  
  975  
  976  
  977  
  978  
  979  
  980  
  981  
  982  
  983  
  984   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0115No vember 201 6 User Gui de
  985  
  986  
  987  
  988  
  989  
  990  
  991  
  992  
  993   Comment [A 7]: Put a  tableAccep t/Deny  Re quirements
  994  
  995  
  996   An authori zation in  a queue ha s two poss ible dispo sitions. T hey can be  accepted  or denied.  Informati on from 27 8 request  will be av ailable to  the autho rization c lerk for r eview and  further pr ocessing.
  997   Authorizat ion respon ses will b e returned  in the Pa tient Even t loop.
  998  
  999  
  1000   A 278 resp onse is re quired for  either an  accepted  or denied  278’s. The  requireme nts in the  next tabl e are comm on to both  responses .
  1001  
  1002  
  1003   A denied r esponse wi ll be used  when the  NVCC staff  determine s that the  services  are not co vered by t he VA.
  1004  
  1005  
  1006   In both ca ses, the 2 78 Request  is moved  to the app ropriate r eference q ueue so NV CC staff h ave access  to the or iginal 278  Request a nd Respons e informat ion in the  event the  provider  or patient  follow up  with a ph one call o r email to  resolve t he problem .
  1007   Figure 9:  Accept/Den y Requirem ents Scree n
  1008  
  1009  
  1010  
  1011  
  1012  
  1013  
  1014  
  1015  
  1016   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0116No vember 201 6 User Gui de
  1017  
  1018  
  1019  
  1020  
  1021  
  1022  
  1023   Figure 10:
  1024  
  1025  
  1026   Comment [A 8]: Audit  info suppo sed to sho w up on ac tion page?
  1027  
  1028  
  1029  
  1030  
  1031  
  1032  
  1033  
  1034  
  1035  
  1036  
  1037  
  1038  
  1039  
  1040  
  1041  
  1042   Figure 11:
  1043  
  1044  
  1045  
  1046  
  1047  
  1048  
  1049  
  1050  
  1051  
  1052  
  1053  
  1054  
  1055  
  1056  
  1057  
  1058   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0117No vember 201 6 User Gui de
  1059  
  1060  
  1061  
  1062  
  1063  
  1064  
  1065   Figure 12:
  1066  
  1067  
  1068  
  1069  
  1070  
  1071  
  1072  
  1073  
  1074  
  1075  
  1076  
  1077  
  1078  
  1079  
  1080  
  1081  
  1082  
  1083  
  1084  
  1085  
  1086  
  1087  
  1088   Troublesho oting
  1089   There are  no known p roblems an ticipated  or otherwi se. For as sistance w ith proble ms with th e system,  the user s hould foll ow existin g procedur es for hel p.
  1090   Special In structions  for Error  Correctio n
  1091   There are  no special  instructi ons for er ror eorrec tion assoc iated with  the new f unctionali ty in the  ARPS, AET,  and VistA  Fee Basis .
  1092   National S ervice Des k and Orga nizational  Contacts
  1093   The ARPS s ystem is o wned and i mplemented  by the HA C OIT.
  1094   Users shou ld continu e to refer ence exist ing points  of contac t for info rmation an d troubles hooting pu rposes in  place for  AET and Vi stA Fee Ba sis.
  1095   As this is  an existi ng system,  no furthe r coordina tion betwe en organiz ations is  required.
  1096  
  1097   Acronyms a nd Abbrevi ations
  1098   Table 3: A cronyms an d Definiti ons
  1099  
  1100   Acronym
  1101   Definition
  1102   ARPS
  1103   Authorizat ion Reques t Processi ng System
  1104   CBO
  1105   Chief Busi ness Offic e
  1106   EDI
  1107   Electronic  Data Inte rchange
  1108   HAPE
  1109   Health Adm inistratio n Product  Enhancemen ts
  1110   IM
  1111   Informatio n Manageme nt
  1112  
  1113   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0118No vember 201 6 User Gui de
  1114  
  1115  
  1116  
  1117  
  1118  
  1119  
  1120   Acronym
  1121   Definition
  1122  
  1123   IT
  1124   Informatio n Technolo gy
  1125  
  1126   OI&T
  1127   Office of  Informatio n and Tech nology
  1128  
  1129   PC
  1130   Purchased  Care
  1131  
  1132   SME
  1133   Subject Ma tter Exper t
  1134  
  1135   VA
  1136   Department  of Vetera ns Affairs
  1137  
  1138   VHA
  1139   Veterans H ealth Admi nistration
  1140  
  1141  
  1142  
  1143  
  1144  
  1145  
  1146  
  1147  
  1148  
  1149  
  1150  
  1151  
  1152  
  1153  
  1154  
  1155  
  1156  
  1157  
  1158  
  1159  
  1160  
  1161  
  1162  
  1163  
  1164  
  1165  
  1166  
  1167  
  1168  
  1169  
  1170  
  1171  
  1172   The figure  below is  a concept  of what th e 278 Requ est/Respon se GUI mig ht look li ke. The fi nal design  may chang e based on  feedback  from the c ustomer an d the fina l design c reated by  the develo pers.
  1173  
  1174  
  1175   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0119No vember 201 6 User Gui de
  1176  
  1177  
  1178  
  1179  
  1180  
  1181  
  1182   When a use r selects  a Request  from one o f the 278  Unsolicite d Request  queues, th e 278 Requ est/Respon se GUI wil l be popul ated. Unde r the curr ent concep t, there w ill be fou r views av ailable in  the GUI:
  1183   View 1 – P atient dem ographics,  populated  from the  278 Reques t informat ion.
  1184   View 2 – 2 78 Request  Navigatio n View – t his provid es summary  informati on about t he request . For exam ple if a s egment is  present an d the numb er of occu rrences if  a segment  repeats.
  1185   View 3 – 2 78 Request  detailed  view. This  view allo ws a user  to:
  1186   Select an  available  segment fr om the 278  Navigatio n View and  the detai led inform ation rece ived in th e section  278 Reques t will dis play.
  1187   View assoc iated pape rwork resi ding in th e 275 repo sitory.
  1188   View 4 – 2 78 Respons e  This vi ew will al low a user :
  1189   To ACCEPT  a 278 Requ est and de signate in patient/ou tpatient a uthorizati on. This w ill prepop ulate the  master aut horization  record wi th data fr om the 278  reqquest  OR
  1190   To DENY an  authoriza tion and p rovide a r eason for  the denial .
  1191  
  1192  
  1193  
  1194  
  1195  
  1196  
  1197  
  1198  
  1199  
  1200  
  1201  
  1202  
  1203  
  1204  
  1205  
  1206  
  1207  
  1208  
  1209  
  1210  
  1211  
  1212  
  1213  
  1214  
  1215  
  1216  
  1217  
  1218   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0120No vember 201 6 User Gui de
  1219  
  1220  
  1221  
  1222  
  1223  
  1224  
  1225  
  1226  
  1227  
  1228   Figure 13  - Unsolici ted 278 Re quests GUI  – Summary  View
  1229  
  1230  
  1231  
  1232  
  1233  
  1234  
  1235  
  1236  
  1237  
  1238  
  1239  
  1240  
  1241  
  1242  
  1243  
  1244  
  1245   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0121No vember 201 6 User Gui de
  1246  
  1247  
  1248  
  1249  
  1250  
  1251  
  1252  
  1253  
  1254  
  1255   Figure 14  - Unsolici ted 278 Re quests GUI  – Detail  View
  1256  
  1257  
  1258   This view  will allow  the user  to review  all the in formation  in the 278  Request.
  1259  
  1260  
  1261  
  1262  
  1263  
  1264  
  1265  
  1266  
  1267  
  1268  
  1269  
  1270  
  1271  
  1272  
  1273   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0122No vember 201 6 User Gui de
  1274  
  1275  
  1276  
  1277  
  1278  
  1279  
  1280  
  1281  
  1282  
  1283  
  1284   Figure 15  - Unsolici ted 278 Re quests GUI  - Respons e View
  1285  
  1286  
  1287   6.1.Accept /Deny Requ irements
  1288   An authori zation in  a queue ha s two poss ible dispo sitions. T hey can be  acceptedo r denied.  Informatio n from 278  request w ill be ava ilable to  the author ization cl erk for re view and f urther pro cessing.
  1289   Authorizat ion respon ses will b e returned  in the Pa tient Even t loop.
  1290  
  1291  
  1292  
  1293   A 278 resp onse is re quired for  either an  accepted  or denied  278’s. The  requireme nts in the  next tabl e are comm on to both  responses .
  1294  
  1295  
  1296   A denied r esponse wi ll be used  when the  NVCC staff  determine s that the  services  are not co vered by t he VA.
  1297   In both ca ses, the 2 78 Request  is moved  to the app ropriate r eference q ueue so NV CC staff h ave access  to the or iginal 278  Request a nd Respons e informat ion in the  event the  provider  or patient  follow up  with a ph one call o r email to  resolve t he problem .
  1298  
  1299  
  1300  
  1301  
  1302   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0123No vember 201 6 User Gui de
  1303  
  1304  
  1305  
  1306  
  1307  
  1308  
  1309  
  1310  
  1311   1.1.1 AAT  Requiremen ts
  1312   To enforce  278 respo nse data,  new lookup  tables wi ll be requ ired. The  data requi red to pop ulate thes e tables i s defined  in the ASC  X12 278 X 215 and X2 17 standar ds.
  1313   (For the p urposes of  this docu ment, the  assumption  is the AA A code tab les were c reated in  FY14).
  1314  
  1315  
  1316  
  1317  
  1318  
  1319  
  1320  
  1321  
  1322  
  1323  
  1324  
  1325  
  1326  
  1327  
  1328  
  1329  
  1330  
  1331  
  1332  
  1333  
  1334  
  1335  
  1336  
  1337  
  1338  
  1339  
  1340  
  1341  
  1342  
  1343  
  1344  
  1345  
  1346  
  1347  
  1348  
  1349  
  1350  
  1351  
  1352  
  1353   Purchased  Care Autho rizations  Compliance  v0.0124No vember 201 6 User Gui de