112. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 2/7/2017 12:14:12 PM Eastern Standard Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

112.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 cpss.zip PSE RSD Phase 2 Incr02 V2.5.docx Wed Feb 1 21:07:14 2017 UTC
2 cpss.zip PSE RSD Phase 2 Incr02 V2.5.docx Fri Feb 3 17:47:39 2017 UTC

112.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 6 2770
Changed 5 10
Inserted 0 0
Removed 0 0

112.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

112.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

112.5 Comparison detail

  1   Patient St atement En hancement  - Phase 2
  2   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  3  
  4   December 2 016
  5   Version 2. 5
  6   Department  of Vetera ns Affairs
  7  
  8  
  9   Revision H istory
  10   Note: The  revision h istory cyc le begins  once chang es or enha ncements a re request ed after t he Require ments Spec ification  Document h as been ba selined.
  11   Date
  12   Version
  13   Descriptio n
  14   Author
  15   12/15/2016
  16   2.5
  17   Added Requ irement AC J007 to im plement th e correct  missing tr ansaction  amount cal culation;  and ACJ015  to correc tly fix In complete t ransaction s for non- active bil ls. (CR# 4 32565)
  18  
  19   Added US00 9 and Requ irement AR 001 to upd ate the AR  Adjustmen t menu opt ion bill c alculation . (CR# 414 650)
  20  
  21   Added US00 8 to inclu de a new s ort order  version of  the Auto- Correction  Report (C R #430031)
  22  
  23   Added User  Story US0 10 for Fil eMan spell ing correc tions. (CR  #416592)
  24  
  25   Added User  Story US0 10 to acco unt for da ta archivi ng require ments as d iscussed a t the requ irements e laboration  meeting o n 10/29/20 15.
  26  
  27   Updated re quirement  3.1.2 to e xplicitly  state that  two CBS f iles are s ent to AIT C and that  the file  is sorted  so that th e primary  site data  is listed  first.   
  28  
  29   Add detail ed sub-req uirements  to AR repo rts requir ements 8.1 .1, 8.1.2,  and 8.13  and update d AR Repor t mock ups  in sectio n 2.6.10.
  30  
  31   Update req uirement 2 .1.2 to in clude DFN  on the CBS  account n umber (CR#  440415). 
  32   Ray Mattes on
  33   8/22/2016
  34   2.4
  35   Added requ irements ( 3.1.14 & 3 .1.15) ) t o the Send  CBS proce ss to not  start job  if Generat e CBS is r unning (CR # 313059).
  36  
  37   Updated re quirement  4.2.1 to s end paymen t allocati on based o n a balanc e owed (CR # 366324).
  38   Ray Mattes on
  39   8/12/2106
  40   2.3
  41   Removed BN  4.1 from  scope per  contract m odificatio n.
  42    
  43   Added requ irements ( BN 7) for  Two Factor  Authentic ation per  contract m odificatio n.
  44   Ray Mattes on
  45   8/5/2016
  46   2.2
  47   Added Prin t Acknowle dgement Re quirements
  48   Added Epic  (9.0.0) a nd User St ory & Requ irements 9 .1.X in Ta ble 2.9 fo r the enha ncements o f the Vist A AR Repor ts. 
  49  
  50   Existing V ista Repor ts
  51   Added Epic  (9.0.0) a nd User St ory & Requ irements 8 .1.X in Ta ble 2.9 fo r the enha ncements o f the Vist A AR Repor ts. 
  52  
  53   Added requ irement 4. 2.1 for ni ghtly file  to AITC/L OCKBOX.
  54   Updated Ta ble 2.8 to  reflect t he new 16- day FPS fi le schedul e. 
  55   Update Req uirement 1 .1.1 to re flect a 16 -day FPS f ile cycle.  
  56   Added requ irements 1 .1.3 throu gh 1.1.7 t o the Load  FPS Data  User Story
  57   Added requ irement 3. 1.11 throu gh 3.1.13  to the Sen d CBS User  Story. 
  58   Added User  Story 5.4 .0 for 2 f actor auth entication .  
  59   Added requ irements 6 .1.6 & 6.1 .7 to the  Manage ICN  User Stor y.
  60   Ray Mattes on/Diana C ollins
  61   5/16/2016
  62   2.1
  63   Updated to  include 3  new Chang e Orders:
  64   -Second Vi stA patch  to update  statement  run date ( 3.1.13)
  65   -Send a me ssage if t here was a  problem w ith the ac knowledgem ent files  (3.1.12)
  66   -Use a fla g to ident ify when a dditional  statements  are sent  out (outsi de of the  standard m onthly sta tement) (3 .1.11)
  67   Diana Coll ins
  68   4/26/2016
  69   1.12
  70   Inserted t ext for BN  2.1, 2.2,  and 3.1 i n table 2. 7.1.
  71   Beth Easto n
  72   03/21/2016
  73   1.11
  74   Update to  change acr onyms ‘CPS ’ to ‘CBS’  and ‘CPSS ’ to ‘CBSS ’.
  75   Erica Robe rtson
  76   02/18/2016
  77   1.10
  78   Updated Fi gure 2 and  changed A ITC/Lockbo x descript ion in tab le 2-2.
  79   Beth Easto n
  80   02/17/2016
  81   1.09
  82   Updated Fi gure 2, ad ded email  content te xt to 2.6. 1 through  2.6.4, cha nged distr ibution me thod to al location,  removed Ap pendix 1 a nd changed  reference  to SDD.
  83   Beth Easto n
  84   02/16/2016
  85   1.08
  86   Updated Fi gures 5 an d 10, Sect ion 2.10,  and AITC d escription s througho ut documen t. 
  87   Beth Easto n
  88   02/11/2016
  89   1.07
  90   Updated to  reflect V A reviewer ’s comment s.
  91   Erica Robe rtson/Beth  Easton
  92   01/21/2016
  93   1.06
  94   Updated Fi gures and  tables thr oughout RS D
  95   Section Up dates Incl ude:
  96   Section 1. 2 Scope nu mbers 1 an d 2.
  97   Section 2  Overall De scription,  added new  figure an d table. 
  98   Section 2. 6 added fi gures and  descriptio n
  99   Section 2. 7 added an d deleted  tables
  100   Updated de scriptions  in sectio ns 2-9, 2- 10, 2-12,  2-13, 2-14 , 2-15, 2- 16 
  101   Updated Se ction 3 Pu rchased Co mponents R emoved: gl obal payme nt section s and text
  102   Updated al l subsecti ons of sec tion 2 to  reflect la test busin ess decisi ons
  103   Erica Robe rtson/ Bet h Easton
  104   01/06/2015
  105   1.05
  106   Updates in clude cove r page, ve rsion hist ory and da te.
  107   Section up dates incl ude:
  108   Section 1. 2 -1.3, 2. 4, 2.5 for matting an d added sp ecificatio ns
  109   Section 2. 0 descript ion update d
  110   Tables 2-1 , 2-3, 2-6  spelling  and descri ptions upd ated
  111   Table 2-5  updated
  112   Section 2. 1 moved to  Appendix  A.2
  113   Section 2. 3 added ve rbiage for  explanati on
  114   Section 2. 4 updated  and added  enterprise  requireme nt specifi cation
  115   Section 2. 5- updated  verbiage  and added  new table  for PSE do cumentatio n
  116   Figure 7-  revised fi gure
  117   2.6.1.1 ad ded detail  and a tab le for cla rification
  118   Section 2. 6.1.3 spel ling
  119   Shawnee Bl air/Heathe r Chatwin/ Erica Robe rtson
  120   12/17/2015
  121   1.04
  122   Updates oc curred bet ween 11/1  through 12 /17, and i nclude cov er page ve rsion and  date. 
  123   Section up dates incl ude:
  124   Section 1,  added sec tion 1.2.1 -Out of Sc ope requir ement.
  125   Section 2,  updated f igure and  table.
  126   Section 2. 2-updated  business r ule questi ons with a nswers and  status to  date.
  127   Section 2. 6, updated  section n ame and de scription  of content s.
  128   Section 2. 6.1 – prov ided updat ed process  diagrams  for Manage  CBS Data  module.
  129   Section 2. 6.2, provi ded update d process  diagrams f or Generat e CBS modu le.
  130   Section 2. 6.3, provi ded update d process  diagrams f or Manage  Batch modu le.
  131   The follow ing requir ements wer e amended:  CBSS001,  CBSS003, C BSS004, CB SS005, CBS S006, CBSS 010, CBSS0 11, CBSS01 4, CBSS015 , CBSS017,  CBSS018,  CBSS020, C BSS026
  132   Added the  following  requiremen ts: CBSS00 6.1, CBSS0 10.1, CBSS 011.1, CBS S011.2, CB SS011.3, C BSS011.4,  CBSS012.1,  CBSS012.2
  133   Revised US 006.
  134   Heather Ch atwin
  135   10/29/2015
  136   1.03
  137   Removed ou t of scope  section a nd updated  scope sec tion. Upda ted cover  page and f ooters. 
  138   Heather Ch atwin
  139   10/18/2014
  140   1.02
  141   The follow ing sectio ns were re vised for  the final  draft:
  142   Section 1. 2.1: this  section wa s added to  address i tems that  are out of  scope for  Phase 2 d evelopment .
  143   Section 1. 3: added a dditional  reference  material t hat was an alyzed to  create To- Be process es.
  144   Section 2:  updated t he diagram  and table  descripti ons,
  145   Section 2. 2: removed  business  rules but  kept the p lace holde r for the  ten outsta nding ques tions.
  146   Section 2. 6: Introdu ced and ad ded workfl ows.
  147   Section 2. 7: Introdu ces functi onal speci fications  and revise d requirem ents.
  148   Section 3:  added ver biage rega rding the  hardware a nd softwar e componen ts necessa ry for Pha se 2 devel opment.
  149   Heather Ch atwin
  150   10/1/2014
  151   1.01
  152   Updated do cument per  internal  team revie w and requ irement el aboration  sessions.  Updated co ver page a nd footers .
  153   Heather Ch atwin
  154   9/16/2015
  155   1.0
  156   Initial dr aft 
  157   Heather Ch atwin
  158   Tony Nixon
  159  
  160   Artifact R ationale
  161   The Requir ements Spe cification  Document  (RSD) reco rds the re sults of t he specifi cation gat hering pro cesses car ried out d uring the  Requiremen ts phase.  The RSD is  generally  written b y the func tional ana lyst(s) an d should p rovide the  bulk of t he informa tion used  to create  the test p lan and te st scripts . It shoul d be updat ed for eac h incremen t.
  162   The level  of detail  contained  in this RS D should b e consiste nt with th e size and  scope of  the projec t. It is n ot necessa ry to fill  out any s ections of  this docu ment that  do not app ly to the  project. T he resourc es necessa ry to crea te and mai ntain this  document  during the  life cycl e of a lar ge project  should be  acknowled ged and cl early refl ected in p roject sch edules. Do  not dupli cate data  that is al ready defi ned in ano ther docum ent or a s ection in  this docum ent; note  in the sec tion where  the infor mation can  be found.
  163   Table of C ontents
  164   1.Introduc tion1
  165   1.1.Purpos e1
  166   1.2.Scope1
  167   1.2.1.Out  of Scope3
  168   1.3.Refere nces3
  169   2.Overall  Descriptio n3
  170   2.1.Access ibility Sp ecificatio ns8
  171   2.2.Busine ss Rules S pecificati on9
  172   2.2.1.CBS  Person Tra its9
  173   2.2.2.CBS  Veteran Ma iling Addr ess9
  174   2.2.3.CBSS  Payment D istributio n10
  175   2.2.4.CBSS  User Acce ss11
  176   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation11
  177   2.4.Disast er Recover y Specific ation12
  178   2.5.Docume ntation Sp ecificatio ns12
  179   2.6.Functi onal Speci fications1 3
  180   2.6.1.Load  FPS Data1 3
  181   2.6.2.Gene rate CBS14
  182   2.6.3.Send  CBS16
  183   2.6.4.Upda te Print A cknowledgm ent16
  184   2.6.5.Mana ge Bill Da ta17
  185   2.6.6.Mana ge Batch18
  186   2.6.7.Mana ge ICN21
  187   2.6.8.Gene rate FPS ( VistA AR)2 1
  188   2.6.9.Send  Nightly B ill Inform ation22
  189   2.6.10.Enh ance VistA  AR Report s22
  190   2.6.11.Enh ance Auto- Correction   Processi ng  Logic2 6
  191   2.6.12.Enh ance the I ncrease/De crease Adj ustment Me nu Option2 7
  192   2.6.13.Fun ctional Re quirements 28
  193   2.6.14.Non -Functiona l Requirem ents37
  194   2.6.15.Add itional PW S Requirem ents37
  195   2.7.Graphi cal User I nterface ( GUI) Speci fications3 8
  196   2.8.Multi- divisional  Specifica tions38
  197   2.9.Perfor mance Spec ifications 38
  198   2.10.Quali ty Attribu tes Specif ication39
  199   2.11.Relia bility Spe cification s39
  200   2.12.Scope  Integrati on39
  201   2.13.Secur ity Specif ications41
  202   2.14.Syste m Features 41
  203   2.15.Usabi lity Speci fications4 1
  204   3.Purchase d Componen ts41
  205   4.Approval  Signature s43
  206   A.1.CBSS U ser44
  207  
  208  
  209   List of Ta bles
  210   Table 21:  Actors and  User Role s5
  211   Table 22:  CBSS Actor  Descripti ons6
  212   Table 23:  CBSS Capab ilities an d Brief De scriptions 7
  213   Table 24 U ser Access  to Consol idated Pat ient State ment9
  214   Table 25 P SE Documen tation Req uirements1 2
  215   Table 26:  Validation s for Bill  Data File  Load Proc ess18
  216   Table 27:  New Attrib utes Added  to The FP S File21
  217   Table 28:  Modified S chedule fo r FPS File  Generatio n by Patie nt Last Na me22
  218   Table 29 C BS Functio nal Requir ements28
  219   Table 210  Auto-Corre ction and  Transactio n Discrepa ncy Fix Fu nctional R equirement s35
  220   Table 211  Additional  Requireme nts38
  221   Table 31 C BSS VM Req uirements4 2
  222   List of Fi gures
  223   Figure 21:  CBSS New  Processes  and Intera ctions wit h Actors5
  224   Figure 22:  Consolida ted Billin g Statemen t Context  Diagram8
  225   Figure 23:  Veteran A ddress - L ast Site V isited Rul es10
  226   Figure 24:  Two Facto r Authenti cation / A uthorizati on11
  227   Figure 25:  Generate,  Process a nd Load FP S Data14
  228   Figure 26:  Generate  CBS15
  229   Figure 27:  Update Pr int Acknow ledgement  Status Scr een (No er rors)16
  230   Figure 28:  Update Pr int Acknow ledgment S tatus Scre en (File L evel Error )17
  231   Figure 29:  Update Pr int Acknow ledgement  Status Scr een (Recor d Level Er rors)17
  232   Figure 210 : Login Sc reen19
  233   Figure 211 : View Bat ch Job Scr een19
  234   Figure 212 : Configur e Batch Jo b screen20
  235   Figure 213 : Sample F PS Batch J ob Status  Screen20
  236   Figure 214 : Run Conf irmation21
  237   Figure 215 : CCPC Pat ient State ment Error s report –  ran for o ne stateme nt date23
  238   Figure 216 : CCPC Pat ient State ment Error s report –  ran for a ll  statem ent error  dates24
  239   Figure 217 : CBSS Tot als report  – ran for  a single  summary to tal25
  240   Figure 218 : CBSS - T otals repo rt – ran f or subtota ls by date , and gran d summary  total25
  241   Figure 219 : CBSS Mes sage Total s report –  ran for a  user sele cted date2 6
  242   Figure 220 : Reprint  Patient St atements m enu option 26
  243   Figure 2-2 21: Auto-C orrection  Batch Proc ess27
  244   Figure 222 : CBSS Int erface41
  245  
  246   Introducti on
  247   The remedi ation of t he Veteran s Health I nformation  Systems T echnology  Architectu re (VistA)  Accounts  Receivable  (AR) proc ess is req uired to p rovide a c onsolidate d and easi ly readabl e patient  statement  from multi ple treatm ent facili ties durin g a monthl y cycle. E nhancement s to the A R system w ill increa se Veteran  satisfact ion by mit igating co ncerns rai sed by Vet erans Serv ice Organi zations (V SO) and in dividual V eterans, w ho have pr ovided fee dback to t he Departm ent of Vet erans Affa irs (VA) r egarding p oor custom er service  and poor  business p ractices.  Future dev elopment a ctivities  are depend ent on Pha se 1 and P hase 2 enh ancements,  as these  enhancemen ts will de ploy best  practices  in financi al and bus iness proc esses, and  align wit h the VA i nitiative  to build V eterans Re cord Manag ement (VRM ) capabili ty to enab le conveni ent and se amless int eractions.
  248   The PSE pr oject incl udes 3 dev elopment p hases acro ss 5 incre ments. Pha se 1 will  remediate  existing p ayment cyc le deficie ncies and  include an  auto-corr ection job . Phase 1  will be co ded and in itial SQA  testing wi ll be perf ormed in I ncrement 1 . Phase 1  final Soft ware Quali ty Assuran ce (SQA),  User Funct ionality T esting (UF T), Initia l Operabil ity Capabi lity (IOC) , and depl oyment wil l be in In crement 3.
  249   Phase 2 in cludes the  creation  of the Con solidated  Patient St atement. P hase 2 wil l be coded  and initi al SQA tes ting will  be perform ed in Incr ement 2. P hase 2 fin al SQA, UF T, IOC, an d deployme nt will be  in Increm ent 3.
  250   Phase 3 in cludes mak ing the Co nsolidated  Billing S tatement ( CBS) avail able on-li ne through  the Healt heVet port al and rep orting cap abilities.  Phase 3 w ill be cod ed and ini tial SQA t esting wil l be perfo rmed in In crement 4.  Phase 3 f inal SQA,  UFT, IOC,  and deploy ment will  be in Incr ement 5.
  251   Purpose
  252   The purpos e of this  Requiremen ts Specifi cation Doc ument (RSD ) is to in troduce th e function al and tec hnical req uirements  for Patien t Statemen t Enhancem ents (PSE)  for Phase  2. The in tended aud ience for  this docum ent are PS E Office o f Informat ion and Te chnology ( OI&T), the  PSE Busin ess Requir ements Off ice, and o ther PSE s takeholder s. 
  253   Scope
  254   This RSD f ocuses on  the busine ss rules a nd require ments for  Phase 2 de velopment.  Items con sidered in  scope for  Phase 2 a re listed  below:
  255   Enhance th e Auto-Cor rection Ba tch proces s to inclu de fixes f or the Mis sing amoun t discrepa ncies. The  enhanceme nt detects  the discr epancy and  determine s the appr opriate do llar amoun t to use f or the Aut o-Correcti on logic w hen fixing  missing a mount disc repancies.
  256   Enhance th e  Auto-Co rrection B atch proce ss to incl ude fixes  for Incomp lete trans actions fo r non-acti ve bills.
  257   Update the  Decrease/ Increase A djustment  menu optio n so that  bill calcu lations do  not creat e account  out of bal ance discr epancies,  This is do ne by corr ectly incl uding only  incomplet e transact ions that  should be  considered  for bill  balance ca lculations .
  258   Create a c onsolidate d patient  stamement  across all  VA Medica l Center ( VAMC) faci lities. Th e Consolid ated Billi ng Stateme nt System  (CBSS) wil l create a  Consolida ted Billin g Statemen t (CBS), a  data file  for each  Veteran th at has vis ited one o r more of  the 150 VA MC sites.  CBSS will  receive pa tient stat ement data  from the  150 VAMC s ites and c ombine all  of a Vete ran’s mont hly activi ty, includ ing VAMCs  visited, c harges rel ated to ea ch visit,  payments m ade toward  debt and  balance am ounts (pre vious bala nce, curre nt balance , and tota l amount d ue), and p ayment due  date into  a single  monthly st atement. R eceiving s tatement d ata from t he VAMCs w ill be acc omplished  through a  scheduled  batch proc ess. Once  the CBS da ta file is  created,  it is sent  to Austin  Informati on Technol ogy Center  (AITC) fo r formatti ng and sen t to the p rint vendo r for prin ting and m ailing. Wh en the AIT C has sent  the print  vendor th e statemen t print fi les, AITC/ CCPC will  send print  acknowled gement to  CBSS for p rocessing  of updates  of the CB S status. 
  259   Existing V istA AR re ports will  be analyz ed and mod ified as n eeded to w ork with t he CBS pro cesses. 
  260   Each VAMC  will provi de CBSS wi th the old est bill b alance and  amount fo r each Vet eran on a  nightly ba sis. This  informatio n will be  used to de termine pa yment dist ribution.  VistA AR w ill mainta in the abi lity for V istA AR us ers to pos t Veteran  payments a t a site w here the c harge was  incurred.  Health Res ource Cent er (HRC) p ersonnel w ill contin ue to be a ble to pos t payments  using pay .gov. CBSS  will prov ide AITC/L ockbox the  payment a llocation  for Lockbo x payments .
  261   As-Is and  To-Be anal ysis of pa yment proc essing (th e followin g interfac es will no t be enhan ced during  the PSE p roject, bu t remain i n-scope fo r integrat ion and re gression t esting; to  ensure th at current  processes  are not i mpacted ne gatively a nd continu e to work  with the d evelopment  of CBSS):
  262   Customer R elations M anagement  (CRM) As-I s payment  processing  will rema in intact  and not en hanced dur ing Phase  2 developm ent (see P erformance  Work Stat ement (PWS ) requirem ent 5.12 i n section  2.7.4)
  263   Pay.gov As -Is paymen t processi ng will re main intac t and not  enhanced d uring Phas e 2 develo pment. (Se e PWS 5.13  in sectio n 2.7.4)
  264   Treasury O ffset Prog ram (TOP)  As-Is paym ent proces sing will  remain int act and no t enhanced  during Ph ase 2 deve lopment (s ee PWS 5.1 4 in secti on 2.7.4)
  265   Debt Manag ement Syst em (DMS) A s-Is payme nt will re main intac t and not  enhanced d uring Phas e 2 develo pment (see  PWS 5.15  in section  2.7.4)
  266   Consolidat ed Co-Paym ent Proces sing Cente r (CCPC) P rint Vendo r As-Is pr ocessing w ill remain  intact an d not enha nced durin g Phase 2  developmen t (see PWS  5.16 in s ection 2.7 .4)
  267   Lockbox Ba nk of Amer ica As-Is  payment pr ocessing ( on-line an d by mail)  will rema in intact  and not be  enhanced  during Pha se 2 devel opment (se e PWS 5.17  in sectio n 2.7.4)
  268   The Financ ial Manage ment Syste m (FMS) As -Is proces ses will n ot be enha nced durin g Phase 2  developmen t
  269   To-Be proc esses are  introduced  in sectio n 2.6 (see  sections  2.6.1 thro ugh 2.6.9)
  270   Analysis o f the stat ement data  transferr ed to AITC /CCPC. To- be Consoli dated Pati ent Statem ent file l ayout and  additional  technical  requireme nts are av ailable in  the Phase  2 System  Design Doc ument (SDD ).
  271   Analysis a nd data ma pping of t he data tr ansferred  to the CBS S.
  272    Out of Sc ope
  273   The follow ing PWS re quirements  were dete rmined to  be out of  scope. 
  274   PWS Refere nce
  275   Requiremen t Test
  276   Priority
  277   PWS 5.5.1  BN 3.1
  278   The system  shall ass ign a Vete rans Healt h Administ ration (VH A)-wide, u nique pati ent identi fier for e ach custom er. 
  279  
  280    High
  281   PWS 5.5.1  BN 3.2
  282   The system  shall ass ess a sing le, monthl y administ rative cha rge for a  Veteran’s  delinquent  account o n the cons olidated p atient sta tement. (C ontact Chi ef Busines s Office ( CBO) Reven ue regardi ng the pol icy)
  283   High
  284   PWS 5.5.1
  285   BN 3.4
  286   The system  shall pro vide funct ionality t o ensure t hat paymen ts made by  Veterans  at a site  are applie d to the a ppropriate  charges r egardless  of the VA  facility a t which th e charge o riginated.  This cove rs all pay ments and  repayment  plans made  by Vetera ns in pers on at a VA  facility.  
  287   High
  288   PWS 5.5.1  BN 4.1
  289   The system  shall int erface wit h VistA AR  to pass V HA-wide, u nique, ide ntifier to  the Conso lidated Co -payment P rocessing  Center (CC PC).
  290   High
  291   References
  292   The follow ing docume nts were u sed refere nce materi al for cre ating this  RSD and T o-Be proce ss diagram s:
  293   Patient St atement En hancements  (PSE) Pro ject Work  Scope (PWS ), section  5.5
  294   Agent Cash ier Manual , last upd ated May 2 015
  295   AR User Ma nual, last  updated M arch 1995
  296   Lockbox Tr aining Gui de, revise d Septembe r 2007
  297   CCPC LBX s ystem data  flows
  298   Clerks AR  Menu Part  1, last up dated May  2015
  299   Clerks AR  Menu Part  2, last up dated Nove mber 1994
  300   MPI_PD Tec hnical Man ual, last  updated Se ptember 20 15
  301   MPI_PD Use r Manual,  last updat ed Septemb er 2015
  302   VA-Financi al Policy  Volume XII  Chapter01 A
  303   Overall De scription
  304   The VHA CB O is reque sting the  developmen t of CBSS  to capture , store, a nd to proc ess Facili ty Patient  Statement  (FPS) dat a received  from all  sites into  a monthly  CBS. The  diagram be low provid es a high  level over view of CB SS capabil ities, int erfacing s ystems, an d affected  user grou ps. The bo x in the c enter of t he diagram  illustrat es the CBS S, the blu e circles  in the CBS S box are  the high l evel capab ilities of  this new  system und er develop ment durin g PSE Phas e 2 (Load  FPS data,  Generate C BS, Manage  Bill, Man age Batch,  and Manag e ICN proc esses are  the high-l evel capab ilities of  CBSS). Th e actors t o the righ t and to t he left of  the CBSS  box illust rate the u ser groups  and syste ms that ar e affected  by the de velopment  of the new  system; t he actors  to the lef t of the C BSS box wi ll provide  CBS data  to CBSS. T he actors  to the rig ht of the  CBSS box w ill receiv e CBS data  and manag e schedule d job proc esses. 
  305   The abilit y to View  the CBS wi ll be deli vered thro ugh enhanc ements to  the HRC/CC PC applica tion by th e HRC team .  It is r epresented  in the RS D for inte gration te sting.  AI TC will be  making ch anges to t he AITC/CC PC applica tion, in s upport of  the CBS, t o provide  the abilit y to send  FPS files  to CBSS. A ITC will a lso be mak ing change s to AITC/ Lockbox in  order to  receive a  file of bi ll informa tion conta ining paym ent alloca tion for p atients th at visit m ultiple si tes.
  306    
  307   Figure 21:  CBSS New  Processes  and Intera ctions wit h Actors
  308   The follow ing table  provides a  list of u ser roles  that corre spond to e ach actor.
  309   Table 21:  Actors and  User Role s
  310    Actors
  311   User Roles
  312   AITC/Lockb ox
  313   System
  314   VAMC/ Vist A AR Users
  315   Agent cash iers Locat ed at the  VAMC & Cas h Manageme nt (Consol idated Pat ient Accou nt Center  (CPAC) 
  316  
  317   Facility r evenue tec hnicians
  318  
  319   HRC
  320  
  321   Veteran Se rvice Tech nician – 1 st party a ccounts re ceivable
  322   (CPAC)
  323  
  324   Financial  Services C enter (FSC ) Exceptio n Handling
  325   CRM Users
  326   Facility r evenue tec hnicians
  327  
  328   HRC
  329   Master Vet eran Index  (MVI)
  330   System
  331   AITC/ CCPC
  332   System
  333   The follow ing table  provides a  brief des cription o f the acto rs that pl ay a role  in the CBS S Processe s identifi ed in Figu re 1. 
  334   Table 22:  CBSS Actor  Descripti ons
  335   Actors
  336   Descriptio n
  337  
  338   As-Is or T o-Be
  339   Lockbox
  340   First Part y Lockbox  (LBX) supp orts the c entralized  collectio n of check s and cred it card pa yments (ma il and on- line payme nts) at a  lockbox ba nk (i.e.,  Bank of Am erica) and  automates  the steps  necessary  to apply  those fund s to a pat ient’s acc ount that  resides at  the VAMCs . The lock box bank t ransmits t he payment  transacti ons electr onically t o AITC/Loc kbox and t hese trans actions ar e distribu ted to the  appropria te VAMC fo r automati c posting  to the pat ient’s acc ount and s ubsequent  reporting  into the V A’s accoun ting syste m. 
  341   If for som e reason a  Lockbox p ayment can not be pro cessed as  received,  payment in formation  is sent to  the Excep tions Hand ling team  to researc h and coor dinate res olution an d manual p ayment pos ting with  VAMCs. 
  342   As-Is
  343   VAMC/ Vist A AR Users
  344   There are  150 VA Med ical Cente rs located  across th e U.S. The se facilit ies use th e VistA Ac counts Rec eivable (A R) applica tion to ma nage Veter an debt an d payment  transactio ns. VistA  AR is the  authoritat ive data s ource for  all Vetera n account  informatio n. 
  345   As-Is
  346   CRM Users
  347   The new CB S will be  passed fro m AITC/CCP C to the H RC CCPC ap plication,  which wil l render a  PDF for v iewing in  CRM. 
  348   To-Be
  349   Master Vet eran Index  (MVI)
  350   CBSS will  register a n interest  with MVI  all new DF N/Site com binations.  MVI will  send CBSS  a notifica tion when  an ICN has  been upda ted for an y DFN/ICN  for which  CBSS has a  registere d interest . CBSS wil l retrieve  the updat e from MVI  through a  HL7 inter face engin e (i.e., M IRTH) and  update the  Veteran r ecord with  new ICN. 
  351   To-Be
  352   AITC/Lockb ox
  353   AITC/Lockb ox receive s first pa rty lockbo x payments , and will  receive p ayment all ocation fr om CBSS. A ITC/Lockbo x will the n distribu te payment s to the V AMCs. Lock box paymen ts that ca nnot be pr ocessed ar e sent to  the Except ions Handl ing team f or researc h and effo rts to res olve error s are coor dinated wi th the VAM Cs. 
  354   To-Be
  355   AITC/CCPC
  356   CBSS sends  AITC/CCPC  CBS data  files. AIT C/CCPC con firms data  was recei ved, forma ts data an d sends da ta to the  print vend or for mai ling, and  to HRC/CCP C for PDF  generation  and displ ay in CRM.  AITC/CCPC  sends pri nt acknowl edgement f iles to CB SS and VAM C (VistA).
  357   To-Be
  358  
  359   The follow ing table  provides a  brief des cription o f the CBSS  processes  identifie d in Figur e 1. 
  360   Table 23:  CBSS Capab ilities an d Brief De scriptions
  361   CBSS Capab ility
  362   Descriptio n
  363   As-Is or T o-Be
  364   Load FPS D ata
  365   This modul e provides  the abili ty to rece ive and lo ad FPS dat a into CBS S.
  366   To-Be
  367   Generate C BS
  368   This modul e provides  the abili ty to gene rate conso lidated pa tient stat ements. Du ring this  process, C BSS will e xecute bus iness rule s to aggre gate trans actions an d calculat e totals t o format a  CBS for e ach unique  patient/u nique acco unt number
  369   To-Be
  370   Send CBS
  371   This modul e provides  the abili ty to crea te CBS dat a files an d send to  AITC/CCPC.
  372   To-Be
  373   Manage Bil l
  374   This modul e provides  the abili ty to rece ive and lo ad oldest  bill infor mation fro m each VAM C and send  the payme nt allocat ion to AIT C/Lockbox.
  375   To-Be
  376   Manage Bat ch 
  377   This modul e provides  the abili ty to view  batch job s, configu re the sch eduling of  a batch j ob, view j ob status,  manually  run a job,  and view  the status  of a comp leted job.  
  378   To-Be
  379   Manage ICN
  380   This modul e provides  the abili ty to regi ster an in terest in  ICN change s with MVI  and recei ve updates  of Vetera n identity  from MVI.
  381   To-Be
  382   The follow ing diagra m depicts  the contex t of inter actions of  the syste ms, enviro nments, an d actors i nvolved in  the CBS p rocesses.
  383  
  384   Figure 22:  Consolida ted Billin g Statemen t Context  Diagram
  385   Accessibil ity Specif ications
  386   The PSE pr oject will  adhere to  all Secti on 508 req uirements,  which inc lude compl iance with  the appli cable requ irements i n the VHA  Section 50 8 checklis ts (1194.2 1, 1194.22 , 1194.24,  1194.31,  and 1194.4 1) located  at 508 Re sources Li nk or as o therwise s pecified.  Establishe d checkpoi nts will e nsure that  accessibi lity is in corporated  from the  earliest p ossible de sign or ac quisition  phase and  successful ly impleme nted throu ghout the  project.
  387   The CBSS w ill includ e a new us er role fo r managing  batch pro cesses and  manually  re-generat ing CBS da ta files.  Section A. 11 CBSS Us er of this  document  defines th e role and  responsib ilities of  this new  user. 
  388   The table  below defi nes the di fferent le vels of ac cess to vi ew the con solidated  patient st atement (a s a form,  or VistA A R data), a nd user ac cess to CB SS.
  389   Table 24 U ser Access  to Consol idated Pat ient State ment
  390   Users
  391   Transactio ns or PDF  Version
  392   Applicatio n
  393   Consolidat ed Stateme nt
  394   Transactio ns
  395   Agent cash iers Locat ed at the  VAMC & Cas h Manageme nt (CPAC) 
  396   Only users  that can  post payme nts
  397   Transactio ns
  398   VistA 
  399    No
  400   Facility r evenue tec hnicians ( Located at  a site)
  401   PDF
  402   CRM
  403   Yes
  404   Health Res ource Cent er (HRC)
  405   PDF
  406   CRM
  407   Yes
  408   Veteran Se rvice Tech nician – 1 st party a ccounts re ceivable
  409   (CPAC)
  410   Transactio ns
  411   VistA
  412   No
  413   FSC Except ion Handli ng
  414   Transactio ns
  415   VistA
  416   No
  417  
  418   Business R ules Speci fication
  419   This secti on identif ies the bu siness rul es for the  PSE proje ct. 
  420   CBS Person  Traits
  421   CBSS shall  use Perso n Traits f rom the FP S file wit h the most  recent si te visited . Each VAM C will sen d CBSS the  most rece nt Date Bi ll Prepare d (subject  to change  per VistA  Maintenan ce Team re view) in t he FPS dat a. CBSS wi ll use thi s date to  determine,  across si tes, which  one repre sents the  most recen t Veteran  activity. 
  422   CBS Vetera n Mailing  Address
  423   CBSS shall  use the V eteran Mai ling Addre ss from th e FPS file  with an A R Flag or  the last s ite visite d on the C BS. CBSS w ill use th e most rec ent Date B ill Prepar ed (subjec t to chang e per Vist A Maintena nce Team r eview) fro m the FPS  data to de termine th e site wit h the most  recent Ve teran acti vity. CBSS  will use  the follow ing logic  to determi ne the add ress.
  424    
  425   Figure 23:  Veteran A ddress - L ast Site V isited Rul es
  426     CBSS Pay ment Distr ibution
  427   The CBSS s hall deter mine payme nt distrib ution acco rding to t he oldest  debt. Each  VAMC will  calculate  and send  CBSS a nig htly updat e of the I CN, Site,  DFN, oldes t debt bal ance and d ate. CBSS  will then  send AITC/ Lockbox th e payment  allocation  for each  Veteran wh o has visi ted multip le sites,  the oldest  debt date  will be u sed to det ermine the  payment a llocation.  The run f requency m ay be adju sted based  on result s of perfo rmance tes ting.
  428   Multiple s ites will  be based o n the Vete ran having  billing i nformation  from more  than one  site in th e nightly  payment fi les. 
  429    CBSS User  Access 
  430   The CBSS s hall requi re two fac tor login  access usi ng the Per sonal Iden tity Verif ication (P IV). CBSS  will inter face with  the Identi ty and Acc ess servic es to auth enticate a nd authori ze access  to the sys tem. 
  431  
  432   Figure 24:  Two Facto r Authenti cation / A uthorizati on
  433   Design Con straints S pecificati on
  434   PSE will a dhere to a ll technic al standar ds publish ed in VA H andbook 61 02, as wel l as all s ecurity st andards de scribed un der the Se curity Spe cification s section  of this do cument. 
  435   Proposed d esign of t he consoli dated pati ent statem ent will c omply with  VistA, VH A Security , Privacy,  Identity  Management , business  rules, an d function al and non -functiona l requirem ents addre ssed in th is documen t.
  436   The number  of statem ents to be  mailed du ring a mon th must no t exceed 1 10,000 a d ay, as it  would impa ct HRCs ab ility to m anage call  volume. 
  437   Disaster R ecovery Sp ecificatio n
  438   The PSE de velopment  team shall  utilize t he existin g Disaster  Recovery  Plan for t he VistA A R applicat ion as the re are no  changes to  this plan  for the P SE project
  439   The PSE de velopment  team shall  document  the Disast er Recover y Plan inc luding a r ollback st rategy pri or to depl oyment (se e enterpri se require ment below ). 
  440   ENTR949
  441   Applicatio ns shall d ocument a  rollback s trategy pr ior to dep loyment.
  442   The PSE Di saster Rec overy Plan  shall ide ntify the  activities  that are  necessary  to execute  temporary  informati on system  processing  capabilit ies, repai r damage t o the orig inal syste m, and res tore opera tional cap abilities  at the ori ginal or n ew facilit y. Recover y strategi es will in clude the  sequence o f activiti es as well  as detail ed procedu res for th e technica l recovery  of operat ions until  the syste m can be r econstitut ed.
  443   In complia nce with t he require ments esta blished, t he system  is classif ied as “es sential su pport” as  defined in  the AITC  Disaster R ecovery Se rvices (Pe r AITC DR  procedures  this incl udes onsit e tape bac kup/restor e and Back up Server’ s for PSE- CBSS Produ ction Serv ers). PSE  Team will  work with  AITC/Servi ce Deliver y and Engi neering (S DE) on the  Applicati on Conting ency Plan  maintained  by CDCO,  for specif ics on the  Disaster  Recovery ( DR), and h igh availa bility pro cedures.
  444   Documentat ion Specif ications
  445   PSE projec t document ation will  comply wi th existin g PMAS pol icies and  ProPath te mplates. P SE project  documenta tion deliv erables ar e listed i n the PSE  PWS. The P SE project  requires  updates to  VistA doc uments and  CBSS docu ments iden tified in  the table  below.
  446   Table 25 P SE Documen tation Req uirements
  447   Document
  448   Descriptio n
  449   VistA AR U ser Manual
  450   The VistA  AR User Ma nual will  be updated  to reflec t enhancem ents made  to the app lication.
  451   VistA AR T echnical M anual
  452   The VistA  AR Technic al Manual  will be up dated to r eflect enh ancements  made to th e applicat ion.
  453   VistA AR S ecurity Gu ide
  454   The VistA  AR Securit y Guide wi ll be upda ted to ref lect enhan cements ma de to the  applicatio n. 
  455   VistA AR I nstallatio n Guide
  456   The instal lation gui de will be  updated t o include  all requir ements ass ociated wi th initial  installat ion/implem entation.
  457   VistA AR D eployment  Plan
  458   A new Depl oyment Pla n will be  created fo r VistA AR .
  459   VistA AR S ecurity Gu ide
  460   The Securi ty Guide w ill be upd ated to in clude all  security r elated cha nges to Vi stA AR.
  461   VistA AR R elease Not es
  462   A new Rele ase Notes  will be cr eated for  VistA AR.
  463   CBSS User  Manual
  464   A new User  Manual wi ll be crea ted for CB SS. 
  465   CBSS Secur ity Guide
  466   A new Secu rity Guide  will be c reated for  CBSS.
  467   CBSS Insta llation Gu ide
  468   A new inst allation g uide will  be created  for CBSS  and includ e all tech nical and  physical r equirement s for host ing, housi ng, operat ing and ma intaining  the system  hardware  and softwa re, and al l requirem ents assoc iated with  initial i nstallatio n/implemen tation. 
  469   CBSS Deplo yment Plan
  470   A new Depl oyment Pla n will be  created fo r CBSS.
  471   CBSS Secur ity Guide
  472   A new Secu rity Guide  will be c reated for  CBSS.
  473   CBSS Relea se Notes
  474   A new Rele ase Notes  will be cr eated for  CBSS.
  475   CBSS Produ ction Oper ations Man ual (POM)
  476   A new POM  will be cr eated for  CBSS.
  477   Functional  Specifica tions
  478   This secti on introdu ces the ne w CBSS sys tem proces ses and Vi stA AR enh ancements  to be impl emented du ring Phase  2 of the  PSE projec t to suppo rt the fun ctionality  to produc e a consol idated mon thly patie nt billing  statement .
  479    Load FPS  Data
  480   This CBSS  process wi ll be a sc heduled ba tch job th at when tr iggered wi ll load th e FPS data  from AITC /CCPC. Pri or to load ing the fi le, CBSS w ill perfor m basic va lidation t o ensure t he data is  not corru pt or the  file is no t empty. I t is assum ed that du plicate pa tient tran saction da ta is not  received p er site. I f data val idation is  successfu l, CBSS wi ll save th e data. If  validatio n fails, a n error me ssage will  be genera ted. A CBS S user wil l work wit h AITC to  correct an d retransm it the fil e. Upon co mpletion o f the job  an email n otificatio n will be  sent to th PII  email dis tribution  group alon g with a s uccess or  failure sp ecific sub ject. The  email will  contain a  list of a ll files p rocessed a nd their s tatus. The  email sub ject and c ontent wil l be defin ed during  developmen t.
  481   The follow ing figure  illustrat es the pro cess by wh ich FPS da ta is sent  from all  150 VAMC l ocations 1 5 – 20 tim es a month , accordin g to last  name, to A ITC/CCPC f or process ing and va lidation t hen on to  CBSS for l oading.
  482    
  483   Figure 25:  Generate,  Process a nd Load FP S Data
  484    Generate  CBS
  485   This modul e provides  the abili ty to gene rate conso lidated pa tient stat ements. Th e figure b elow illus trates the  CBSS proc ess of cre ating the  CBS. The p rocess beg ins when t he Generat e CBS batc h job is e xecuted. I t includes  the busin ess logic  to aggrega te and cal culate pat ient state ment trans actions in to a conso lidated mo nthly pati ent statem ent and st ored in th e database . The diag ram below  depicts th e detailed  process o f selectin g each new  patient,  consolidat ing that p atient’s d ata, stori ng it in t he databas e, and the n repeatin g the proc ess until  no more ne w patients  exist tha t need a c onsolidate d patient  statement.
  486   CBSS will  display a  successful  notice wh en the job  is comple te. CBSS w ill displa y an error  notificat ion if    it is unab le to gene rate a CBS . Upon com pletion of  the job a n email no tification  will be s ent to the   PII  email dis tribution  group alon g with a s uccess or  failure sp ecific sub ject. The  email will  contain a  count of  statements  processed  and their  status. T he email s ubject and  content w ill be def ined durin g developm ent.
  487  
  488   Figure 26:  Generate  CBS
  489  
  490    Send CBS 
  491   This modul e provides  the abili ty to crea te CBS dat a files an d send the m to AITC/ CCPC. The  process be gins when  the Genera te CBS bat ch job is  executed.  Each CBS c reated in  the Genera te CBS bat ch job wil l be selec ted and in serted int o a file l ocated on  the FTP se rver for p ick up by  AITC/CCPC.  File size  will be o ptimized d uring test ing. Once  all availa ble CBS da ta has bee n written  to a file,  the job w ill save t he files t o the FTP  server. 
  492   Upon compl etion of t he job an  email noti fication w ill be sen t to the  DN S
 email dis tribution  group alon g with a s uccess or  failure sp ecific sub ject. The  email will  contain a  list of a ll files p rocessed a nd their s tatus. The  email sub ject and c ontent wil l be defin ed during  developmen t. AITC/CC PC will pi ck up the  files, for mat them a nd send th em to the  print vend or for pri nting and  mailing.
  493   If an erro r occurs d uring the  Send CBS p rocess, no  files wil l be saved  to the FT P server.  CBSS will  display an  error not ification  in the sta tus. 
  494   When the S end CBS pr ocess is r an, CBSS w ill perfor m a check  to see if  the “Gener ate CBS" i s actively  running.  If the Gen erate CBS  process is  running,  the Send C BS batch j ob will no t be start ed. CBSS w ill attemp t a re-sta rt every 1 5 minutes  and will s top retryi ng after 2  hours.  I f it stops  due to th e 2 hour r etry timeo ut, CBSS w ill send a n email no tification  to the di stribution  group to  notify tha t the job  did not ru n and need s to be ma nually sta rted.
  495   Update Pri nt Acknowl edgment
  496   AITC/CCPC  will send  CBSS and V istA AR pr int acknow ledgements  (received  from the  billing st atement pr int vendor ). CBSS wi ll load th e print ac knowledgem ent files  received f rom AITC/C CPC and up date the C BS status  to complet e for each  statement  in the re ceived fil e.
  497   The follow ing screen  mockup pr ovides a v isual of w hat the CB SS Update  Print Ackn owledgemen t status s creens may  look like  and are n ot intende d to repre sent the f inal appro ved screen  layouts. 
  498  
  499  
  500   Figure 27:  Update Pr int Acknow ledgement  Status Scr een (No er rors)
  501  
  502  
  503   Figure 28:  Update Pr int Acknow ledgment S tatus Scre en (File L evel Error )
  504  
  505  
  506   Figure 29:  Update Pr int Acknow ledgement  Status Scr een (Recor d Level Er rors)
  507    Manage Bi ll Data
  508   This modul e provides  the abili ty to rece ive and lo ad oldest  bill infor mation fro m each VAM C and send  payment a llocations  to AITC/L ockbox. 
  509   Load Bill  Data
  510   Each VAMC  will send  a nightly  file of bi ll informa tion to CB SS. The fi le will co ntain the  ICN, oldes t bill dat e, and old est bill a mount for  each Veter an. CBSS w ill receiv e and load  the data  for each I CN. If an  error occu rs during  the proces s, CBSS wi ll display  an error  notificati on. Upon c ompletion  of the job  an email  notificati on will be  sent to t he  DN S
 email dis tribution  group alon g with a s uccess or  failure sp ecific sub ject. The  email will  contain a  list of a ll files p rocessed a nd their s tatus. The  email sub ject and c ontent wil l be defin ed during  developmen t.
  511   Validation s of the B ill Data f ile are id entified i n the Tabl e 26 below .  If the  file itsel f is corru pt or any  validation  fails in  the Header  record  t hen the en tire file  will be re jected and  no data r ecords wil l be proce ssed. If a  validatio n check in  the detai l record f ails, only  that spec ific recor d will be  rejected.
  512   Table 26:  Validation s for Bill  Data File  Load Proc ess
  513   Message He ader or De tail Recor d
  514   Field Name
  515   Validation s
  516   Header
  517   RECORD-TYP E
  518   Must be th e value “P U”
  519   Header
  520   TOT-NUM
  521   Not Null
  522   Max Length  10
  523   Header
  524   FACILITY-N UM
  525   Not Null
  526   Max Length  5
  527   Header
  528   PROCESS-DA TE
  529   Not Null
  530   Must be in  MMDDYYYY  format
  531   Detail
  532   RECORD-TYP E
  533   Must be th e value “P D”
  534   Detail
  535   ICN
  536   Not NullMa x Length 1 8
  537   Detail
  538   ACCT-NUM
  539   Not NullMa x Length 1 9
  540   Detail
  541   SUB-TOTAL
  542   Not Null
  543   Detail
  544   DATE-OLDES T-BILL
  545   Not NullMu st be in M MDDYYYY fo rmat
  546   Distribute  Payment
  547   CBSS will  send AITC/ Lockbox a  nightly fi le of paym ent alloca tion for a ll Veteran s who have  a balance  greater t han zero.  CBSS will  use the ol dest bill  date and a mount to g enerate th e payment  allocation . If an er ror occurs  during th e process,  CBSS will  display a n error no tification . Upon com pletion of  the job a n email no tification  will be s ent to the   DN S
 email dis tribution  group alon g with a s uccess or  failure sp ecific sub ject. The  email subj ect will b e defined  during dev elopment. 
  548    Manage Ba tch
  549   This modul e provides  the abili ty to view  batch job s, configu re a batch  job, view  batch job  status, m anually ru n a batch  job, and v iew the st atus of a  completed  batch job.
  550   View Batch  Jobs
  551   This proce ss assumes  the CBSS  user has s uccessfull y logged i nto the sy stem. Upon  entering  the system , CBSS dis plays the  landing pa ge, which  displays a  list of a vailable b atch jobs  and each b atch job s cheduled t ime, actua l run star t date/tim e, actual  run end ru n date/tim e, and job  status. 
  552   The follow ing screen  mockup pr ovides a v isual of w hat the CB SS Login s creen and  View Batch  Job scree ns may loo k like and  are not i ntended to  represent  the final  approved  screen lay outs. 
  553    
  554   Figure 210 : Login Sc reen
  555  
  556   Figure 211 : View Bat ch Job Scr een
  557   Configure  Batch Job
  558   Each batch  job can b e configur ed to run  automatica lly on a d aily basis  or manual ly. To con figure a b atch job,  the CBSS U ser would  select ‘Co nfig’ on t he appropr iate batch  job to be  configure d. If dail y is selec ted, the u ser must e nter a tim e the job  will run.  The follow ing screen  mockup pr ovides a v isual of w hat the Co nfigure Ba tch Job sc reens may  look like  and is not  intended  to represe nt the fin al approve d screen l ayout. 
  559  
  560   Figure 212 : Configur e Batch Jo b screen
  561   View Batch  Job Statu s
  562   To view th e status o f a comple ted batch  job, selec t the Comp lete statu s hyperlin k. The sys tem will d isplay the  following  Batch Job  Status sc reen. The  status scr een will h ave specif ic informa tion for e ach batch  job as lis ted.
  563  
  564   Figure 213 : Sample F PS Batch J ob Status  Screen
  565   Manually R un Batch J ob 
  566   To view a  manually r un batch j ob, select  the Run h yperlink.  The system  will disp lay a conf irmation s creen veri fying the  run. The c onfirmatio n screen w ill provid e the abil ity to con tinue and  run the jo b or to ca ncel. Sele cting Cont inue will  start the  job and ma ke the Run  hyperlink  become un available  for select ion. Selec ting Cance l will sto p the run  action lea ving the R un hyperli nk availab le for sel ection. 
  567    
  568   Figure 214 : Run Conf irmation
  569    Manage IC N
  570   CBSS will  interact w ith Master  Veteran I ndex (MVI)  and Ident ity and Ac cess Manag ement Serv ices (IAM)  in order  to stay in  synch wit h the Ente rprise uni que patien t identifi cation. MV I is the a uthoritati ve source  for patien t identity  data. It  maintains  identity d ata for pa tients acr oss VA sys tems, prov ides a uni que univer sal identi fier for e ach patien t, stores  identity d ata as cor relations  for each s ystem wher e a patien t is known , provides  a probabi listic mat ching algo rithm, and  includes  the Master  Patient I ndex (MPI) , Person S ervice Ide ntity Mana gement (PS IM), and T oolkit (TK ).
  571   CBSS will  subscribe  to an MVI  service wh ich will n otify CBSS  whenever  a change i s made to  a patient’ s identity  trait(s)  (merged wi th another  ICN, etc. ).  This w ill enable  CBSS to p erform app ropriate p atient ide ntity acti ons, and e nsure that  CBSS pati ent identi fication i s in sync  with VistA  sites and  other Ent erprise pr ocessing.  CBSS shall  utilize t he MVI dec entralized  hybrid in tegration  pattern an d shall st ore/mainta in the ICN  as a trai t of the M VI Correla ted identi fier, subs cribe to M VI mainten ance messa ges, and s ubscribe t o/process  the same M VI ICN not ifications  as VistA.  CBSS will  follow IA M guidelin es for int eracting w ith MVI.
  572    Generate  FPS (VistA  AR)
  573   The VistA  AR stateme nt generat ion proces s will be  enhanced t o add addi tional att ributes to  the FPS f ile.  The  additional  attribute s are requ ired to su pport the  production  of consol idates mon thly  bill ing statem ents and a re defined  in Table  26.  The s tatement g eneration  process wi ll be modi fied to ru n 16 times  a month a nd will pr oduce stat ement data  based on  the patien t’s last n ame as def ined in Ta ble 2-7.   Tables out lining the  new FPS a ttributes  and the br eakdown of  the proce ssing sche dule are s hown below .
  574   Table 27:  New Attrib utes Added  to The FP S File
  575   New Field
  576   Descriptio n
  577   ICN
  578   Patient Id entifier ( Integrated  Control N umber)
  579   ICN Checks um 
  580   Validation  Identifie r for the  ICN
  581   AR Flag
  582   Indicates  if the Pat ient’s add ress was p ulled from  the VistA  billing f ile (If th e AR Flag  is Yes, th en the add ress is fr om the Vis tA file, o therwise,  the addres s is from  the Patien t File.)
  583   Last Bill  Prepared D ate
  584   The date o f the last  (most rec ent) charg e made to  the Patien t
  585   Table 28:  Modified S chedule fo r FPS File  Generatio n by Patie nt Last Na me
  586   Day of the  Month
  587   Last Name  Beginnings  With
  588   1
  589   A,BA,BU
  590   2
  591   B (EXCLUDE  BA,BU)
  592   4
  593   CI,CR,CU,D
  594   6
  595   C (EXCLUDE  CI,CR,CU)
  596   7
  597   E,F,I,Q
  598   8
  599   G,HE
  600   10
  601   H (EXCLUDE  HE)
  602   12
  603   J,K
  604   14
  605   L,O
  606   15
  607   M (EXCLUDE  MC,MI)
  608   17
  609   MC,MI,N,TI -TZ
  610   19
  611   R,TA-TE
  612   21
  613   S (EXCLUDE  SC,SH,SI, SM)
  614   22
  615   SC,SH,SI,S M,V,TF-TH
  616   24
  617   P,U,X,Y,Z
  618   26
  619   W
  620   Send Night ly Bill In formation
  621   Each VAMC  will gener ate and se nd a night ly file of  bill info rmation to  CBSS. The  file will  contain t he ICN, ol dest bill  date, and  oldest bil l amount f or each Ve teran.  Th e data lay out of the  file is d ocumented  in the Pay ment Updat e Data Lay out Design  document  (Data_Layo ut_Payment _Update_VA MC_To_CBSS .docx).  
  622   Enhance Vi stA AR Rep orts
  623   Three exis ting VistA  AR report s have bee n identifi ed that re quire modi fication t o accommod ate the ne w processi ng schedul e for the  generation  of the pa tient stat ement data  files.  T he three r eports inc lude the f ollowing: 
  624   CCPC State ment Error s Report
  625   CCPC Total s Report
  626   Reprint Pa tient Stat ements
  627   All three  reports ar e found by  navigatin g to the C lerk’s AR  Menu and t hen the Fo llow-up Le tter Menu  .
  628   CCPC State ment Error s Report
  629   The CCPC S tatement E rrors repo rt will be  updated t o report o n statemen t errors b ased on th e new 16-d ay cycle,  which star ts the fir st of the  month rath er than th e current  full-month  monthly c ycle.   Th e VistA AR  user will  be presen ted with a  new optio n to run t he report  for any da te on whic h there ar e error co des, or ru n the repo rt for all  dates on  which erro r codes ex ist. 
  630  
  631   Figure 215 : CCPC Pat ient State ment Error s report –  ran for o ne stateme nt date
  632  
  633  
  634   Figure 216 : CCPC Pat ient State ment Error s report –  ran for a ll  statem ent error  dates
  635   CCPC Total s Report
  636   The CCPC T otals repo rt will be  updated t o report o n statemen t totals b ased on th e newly mo dified 16- day cycle  which star ts the fir st day of  the month  rather tha n the curr ent full-m onth month ly cycle.  The report  can be ra n for a si ngle summa ry total,  subtotals  by date, o r a single  user sele cted date.  
  637  
  638   Figure 217 : CBSS Tot als report  – ran for  a single  summary to tal
  639  
  640   Figure 218 : CBSS - T otals repo rt – ran f or subtota ls by date , and gran d summary  total
  641  
  642   Figure 219 : CBSS Mes sage Total s report –  ran for a  user sele cted date
  643   Reprint Pa tient Stat ements
  644   The Reprin t Patient  Statement  menu optio n will all ow all sta tements to  be reprin ted based  on the new ly modifie d 16-day c ycle which  starts th e first da y of the m onth rathe r than the  current f ull-month  monthly cy cle.
  645  
  646  
  647   Figure 220 : Reprint  Patient St atements m enu option
  648   Enhance Au to-Correct ion  Proce ssing  Log ic
  649   When proce ssing cond itions res ult in eit her a miss ing transa ction amou nt or inco mplete tra nsaction d iscrepancy  for an ac count that  is report ed as out- of-balance , the Auto -Correctio n process  logic show n in Figur e 2-17 wil l amend pr ocessing r esults to  make the o verall acc ount balan ce equal t he Patient  Statement  balance.  All transa ction type s, except  for the “C omment Tra nsaction”  will be co nsidered w hen correc ting proce ssing resu lts for th e discrepa ncies.
  650   The enhanc ement to t he Auto-Co rrection p rocessing  logic will  consider  non-active  bills tha t affect o verall acc ount balan ce for bot h incomple te transac tion and m issing amo unt transa ction disc repancies.    The enh ancement w ill also i nclude the  appropria te calcula tion to be  performed  to determ ine the ap propriate  transactio n amount w hen fixing  missing a mount tran saction di screpancie s.
  651  
  652  
  653   Figure 2-2 21: Auto-C orrection  Batch Proc ess
  654   Enhance th e Increase /Decrease  Adjustment  Menu Opti on
  655   The Decrea se/Increas e Adjustme nt menu op tion in Vi stA AR cal culates th e Bill Bal ance incor rectly in  that it in cludes any  and all t ransaction s flagged  as incompl ete includ ing those  marked as  incomplete  by the Au to-Correct ion Proces s. 
  656   The enhanc ement to t he Decreas e/Increase  Adjustmen t menu opt ion logic  that calcu lates bill  balance w ill consid er only in complete t ransaction  that shou ld be incl uded in th e bill’s o verall bal ance.
  657   Functional  Requireme nts
  658   Phase 2 de velopment  culminates  with the  developmen t of proce sses, feat ures and d ata necess ary to gen erate a si ngle month ly consoli dated pati ent statem ent. Table  2-9 inclu des the fu nctional r equirement s necessar y to imple ment the c apabilitie s identifi ed in Sect ion 2.6 to  generate  consolidat ed patient  statement s and dist ribute pay ments. In  order to p rovide tra ceability  across pro ject artif acts, the  following  section is  organized  by the Bu siness Nee d identifi ed in the  PSE PWS an d the capa bilities i dentified  in Section  2. 
  659   Table 29 C BS Functio nal Requir ements
  660   PWS Ref
  661   BN
  662   Item
  663   Type
  664   Business N eed
  665   PWS 5.5.1
  666   BN 2
  667    
  668    
  669   Create the  foundatio n of a con solidated  patient st atement.
  670  
  671   BN 2.1
  672  
  673  
  674   Analyze an d design t he foundat ion softwa re and pro cesses for  the creat ion of a c onsolidate d patient  statement.
  675  
  676   BN 2.2
  677  
  678  
  679   Create the  prelimina ry feature s of an in itial syst em contain ing a mont hly consol idated pat ient state ment that  reflects a ctivity th roughout t he VA syst em.
  680    
  681   BN 3
  682    
  683    
  684   Consolidat e patient  statement( s) within  a single b illing cyc le. 
  685  
  686   BN 3.3
  687  
  688  
  689   The system  shall gen erate a co nsolidated  statement  combining  all activ e outstand ing accoun t charges  (regardles s of the V A facility ) based on  the Veter an's billi ng cycle.
  690  
  691   BN 7
  692  
  693  
  694   The system  shall emp loy PIV 2  Factor Aut henticatio n for appl ication ac cess and s ecurity.
  695    
  696    
  697   1.0.0
  698   Epic
  699   Load FPS D ata
  700    
  701   BN 2.2, 4
  702   1.1.0
  703   User Story
  704   As a VistA  user, I w ant FPS da ta sent to  CBSS so t hat facili ty patient  statement  transacti ons can be  consolida ted into a  single pa tient stat ement.
  705    
  706   BN 2.1, 4
  707   1.1.1
  708   Req
  709   Each VAMC  shall send  FPS data  to CBSS  1 6 times a  month. Eac h transmis sion will  contain a  set of Vet erans base d on last  name.  (Se e the Tabl e 28.)
  710   Note: It i s assumed  that dupli cate patie nt stateme nt data is  not sent  per site. 
  711    
  712   BN 2.2, 4
  713   1.1.2
  714   Req
  715   The FPS da ta file sh all be enh anced to i nclude new  data elem ents. (CBS  file layo ut can be  found in t he Phase 2  SDD.)  (T he new dat a elements  are ident ified in t he Table 2 7 in this  RSD.)
  716  
  717   BN 2.2, 4
  718   1.1.3
  719   Req
  720   If the ICN  is null i n the FPS  file, a Ma ilman mess age will b e sent in  order to i dentify th e records  contains t he null IC N.
  721  
  722   BN 2.2, 4
  723   1.1.4
  724   Req
  725   Each VAMC  shall send  bill data  to CBSS.   (See the  section in  the RSD “ Send Night ly Bill In formation” .)  
  726  
  727   BN 2.2, 4
  728   1.1.5
  729   Req
  730   CBSS will  perform va lidations  on the bil l data fil e.  (See t he table “ Validation s for Upda te Bill Da ta Routine ” in this  RSD.)
  731  
  732   BN 2.2, 4
  733   1.1.6
  734   Req
  735   If a valid ation chec k of the b ill data f ile fails,  the speci fic record  that fail s will be  rejected.
  736  
  737   BN 2.2, 4
  738   1.1.7
  739   Req
  740   If the bil l data fil e itself i s corrupt,  the entir e file wil l be rejec ted and no  data reco rds contai ned in the  file will  be proces sed.
  741    
  742   BN 2.4, 4
  743   1.2.0
  744   User Story
  745   As a CBSS  user, I wa nt FPS dat a files pr ocessed by  CBSS so t hat facili ty patient  statement  transacti ons can be  consolida ted into a  single pa tient stat ement.
  746    
  747   BN 2.2, 4
  748   1.2.1
  749   Req
  750   CBSS shall  have an a utomated b atch job t o load and  store FPS  data file s from eac h VAMC sit es.
  751    
  752   BN 2.2, 4
  753   1.2.2
  754   Req
  755   CBSS shall  create a  unique pat ient accou nt number  for each V eteran.
  756    
  757   BN 2.1, 4
  758   1.2.3
  759   Req
  760   CBSS shall  capture a nd store t he status  of the bat ch job.
  761    
  762   BN 2.2, 4
  763   1.2.4
  764   Req
  765   CBSS shall  capture t he date an d time eac h file is  loaded.
  766    
  767   BN 2.2, 4
  768   1.2.5
  769   Req
  770   CBSS shall  capture t he process ing status  and/or er ror reason  of failur e for each  FPS file.
  771    
  772   BN 2.2, 4
  773   1.2.6
  774   Req
  775   CBSS shall  send an e mail notif ication up on complet ion of the  batch job  to the CB SSMonitori ng email d istributio n group.
  776    
  777    
  778   2.0.0
  779   Epic
  780   Generate C BS
  781    
  782   BN 2.1, 3. 3
  783   2.1.0
  784   User Story
  785   As a CBSS  user, I wa nt the abi lity to ag gregate an d calculat e FPS so t hat a CBS  can be gen erated.
  786    
  787   BN 2.1, 3. 3
  788   2.1.1
  789   Req
  790   CBSS shall  aggregate  and calcu late patie nt account  balances  for transa ctions tha t occurred  across VA MCs during  the patie nt’s billi ng cycle.  Patient ac count bala nce includ es: Previo us Balance  (unpaid t ransaction s from pre vious stat ements), C urrent Bal ance (char ges minus  payments r eceived du ring the c urrent sta tement cyc le), and T otal Balan ce (combin es Previou s Balance  and Curren t Charge a mounts).
  791    
  792   BN 2.1, 3. 3
  793   2.1.2
  794   Req
  795   CBSS shall  prefix th e Veterans ’s primary  site DFN  followed b y the firs t 5 charac ters of th e Veteran  last name  as the acc ount numbe r on the C BS.
  796    
  797   BN 2.1, 3. 3
  798   2.1.3
  799   Req
  800   CBSS shall  use the P erson Trai ts from th e FPS data  with the  most recen t visit da te.
  801    
  802   BN 2.1, 3. 3
  803   2.1.4
  804   Req
  805   CBSS shall  use the V eteran add ress from  the FPS da ta with th e most rec ent visit  date.
  806    
  807   BN 2.1, 3. 3
  808   2.1.5
  809   Req
  810   CBSS shall  use the S ite Id and  Address f rom the FP S data wit h the most  recent vi sit date.
  811    
  812   BN 2.1, 3. 3
  813   2.1.6
  814   Req
  815   CBSS shall  use the S tatement C ycle Date  from the F PS data wi th the mos t recent v isit date.
  816    
  817   BN 2.2, 3. 3
  818   2.1.7
  819   Req
  820   CBSS shall  capture a nd store t he status  of the Gen erate CBS  batch job.
  821    
  822   BN 2.2, 3. 3
  823   2.1.8
  824   Req
  825   CBSS shall  capture t he process ing status  and/or er ror reason  of failur e for each  CBS.
  826    
  827   BN 2.2, 3. 3
  828   2.1.9
  829   Req
  830   CBSS shall  send an e mail notif ication up on complet ion of the  batch job  to the CB SS User gr oup email  distributi on list.
  831    
  832    
  833   3.0.0
  834   Epic
  835   Send CBS
  836    
  837   BN 2.2, 3. 3
  838   3.1.0
  839   User Story
  840   As a CBSS  user, I wa nt the abi lity to cr eate and s end CBS fi les to AIT C/CCPC so  that the C BS can be  formatted  and mailed  to Vetera ns.
  841    
  842   BN 2.2, 3. 3
  843   3.1.1
  844   Req
  845   CBSS shall  have conf igurable b atch jobs  to generat e and send  CBS file( s) to AITC /CCPC.
  846    
  847   BN 2.2, 3. 3
  848   3.1.2
  849   Req
  850   CBSS shall  have the  ability to  send dail y CBS file s to AITC/ CCPC.
  851   For each C BS transmi ssion to A ITC, two f iles are s ent:
  852   The “P1” f ile includ es Veteran s who have  statement  data from  only one  site withi n the stat ement date  range.
  853   The “Multi -Site” fil e includes  Veterans  who have s tatement d ata from t wo or more  sites wit hin the st atement da te range.   
  854   For the Mu lti-Site f ile, the d ata is sor ted so tha t the prim ary site d ata is fir st to allo w printing  of the pr imary site  transacti on data at  the top o f Billing  Statement’ s transact ion detail  section.   The file  is sorted  further al phabetical ly by site  name for  all other  site data.   
  855    
  856   BN 2.2, 3. 3
  857   3.1.3
  858   Req
  859   AITC/CCPC  shall send  CBSS ackn owledgemen t of CBS.
  860    
  861   BN 2.2, 3. 3
  862   3.1.4
  863   Req
  864   CBSS shall  have the  ability to  receive c onsolidate d acknowle dgements f rom AITC.
  865    
  866   BN 2.2, 3. 3
  867   3.1.5
  868   Req
  869   CBSS shall  have the  ability to  translate  consolida ted acknow ledgements  into indi vidual VAM C acknowle dgements a nd then se nd to AITC /CCPC for  distributi on to VAMC s.
  870    
  871   BN 2.2, 3. 3
  872   3.1.6
  873   Req
  874   AITC/CCPC  shall have  the abili ty to rece ive and di stribute s ite acknow ledgements  to each V AMC.
  875    
  876   BN 2.2, 3. 3
  877   3.1.7
  878   Req
  879   VistA AR s hall have  the abilit y to recei ve site ac knowledgem ents from  AITC/CCPC.
  880    
  881   BN 2.2, 4
  882   3.1.8
  883   Req
  884   CBSS shall  capture a nd store t he status  of the bat ch job.
  885    
  886   BN 2.2
  887   3.1.9
  888   Req
  889   CBSS shall  capture t he process ing status  and/or er ror reason  of failur e.
  890  
  891   BN 2.2
  892   3.1.10
  893   Req
  894   CBSS shall  send an e mail notif ication up on complet ion of the  batch job  to the CB SS User gr oup email  distributi on list.
  895  
  896   BN 2.2
  897   3.1.11
  898   Req
  899   CBSS shall  identify  when a sec ond CBS ha s been cre ated (for  a Veteran  for the mo nth) so th at AITC/CC PC can add  an explan ation mess age to the  statement .
  900  
  901   BN 2.2
  902   3.1.12
  903   Req
  904   CBSS shall  send an e mail notif ication wh en an erro r occurs i n the prin t acknowle dgement fi les.
  905  
  906   BN 2.2
  907   3.1.13
  908   Req
  909   VistA AR s hall have  the abilit y to updat e the stat ement run  date for s ites that  run at the  end of th e month so  that Vete rans will  not receiv e multiple  statement s.
  910  
  911   BN2.2
  912   3.1.14
  913   Req
  914   Whenever t he Send CB S job is s tarted, CB SS shall p erform a c heck to se e if the G enerate CB S job is a lready act ively runn ing.  If t he Generat e CBS proc ess is run ning, the  Send CBS b atch job w ill not be  started.
  915  
  916   BN2.2
  917   3.1.15
  918   Req
  919   When the S end CBS jo b does not  initially  start bec ause the G enerate CB S job is a ctively ru nning, CBS S shall re try a star t every 15  minutes a nd will st op retryin g after 2  hours.  If  the Send  CBS stops  due to the  2 hour re try timeou t, CBSS wi ll send an  email not ification  to the CBS S distribu tion group  that the  job did no t run and  needs to b e manually  started.
  920    
  921    
  922   4.0.0
  923   Epic
  924   Manage Bil l
  925    
  926   BN 3.3, 4
  927   4.1.0
  928   User Story
  929   As a CBSS  user, I wa nt ICN, ol dest bill  balance an d date sen t from eac h VAMC to  CBSS so th at CBSS ca n determin e payment  allocation .
  930    
  931   BN 3.3, 4
  932   4.1.1
  933   Req
  934   CBSS shall  have an a utomated n ightly bat ch job to  load and s tore bill  data from  each VAMC.
  935    
  936   BN 3.3, 4
  937   4.1.2
  938   Req
  939   CBSS shall  capture a nd store t he status  of the fil e processe d by the P rocess Bil l Data bat ch job.
  940    
  941   BN 3.3, 4
  942   4.1.3
  943   User Story
  944   CBSS shall  capture a nd store t he status  of the bat ch job.
  945    
  946   BN 3.3, 4
  947   4.1.4
  948   User Story
  949   CBSS shall  capture t he process ing status  and/or er ror reason  of failur e.
  950    
  951   BN 3.3, 4
  952   4.1.5
  953   User Story
  954   CBSS shall  send an e mail notif ication up on complet ion of the  batch job  to the CB SS User gr oup email  distributi on list.
  955    
  956   BN 3.3, 4
  957   4.2.0
  958   User Story
  959   As a Vista  user, I w ant to sen d a nightl y file of  ICN, oldes t bill bal ance and d ate so tha t CBSS can  correctly  determine  payment a llocation.
  960  
  961   BN 3.3, 4
  962   4.2.1
  963   Req
  964   CBSS shall  send AITC /Lockbox a  nightly f ile of pay ment alloc ation for  all Vetera ns who hav e a bill b alance gre ater than  zero.
  965    
  966    
  967   5.0.0
  968   Epic
  969   Manage Bat ch Jobs
  970    
  971   BN 2.2
  972   5.1.0
  973   User Story
  974   As a CBSS  user, I ne ed the abi lity to vi ew batch j ob informa tion so th at CBS fil es can be  effectivel y managed.
  975    
  976   BN 2.2
  977   5.1.1
  978   Req
  979   CBSS shall  provide t he ability  to view t he status  of each ba tch job.
  980    
  981   BN 2.2
  982   5.1.2
  983   Req
  984   CBSS shall  provide t he ability  to view t he batch j ob start a nd end dat e/time.
  985    
  986   BN 2.2
  987   5.1.4
  988   Req
  989   CBSS shall  provide t he ability  to view t he status  of a compl eted job. 
  990    
  991   BN 2.2
  992   5.2.0
  993   User Story
  994   As a CBSS  user, I ne ed the abi lity to co nfigure a  batch job  so that CB S files ar e processe d correctl y.
  995    
  996   BN 2.2
  997   5.2.1
  998   Req
  999   CBSS shall  provide t he ability  to config ure a job  to be run  manually o r automati cally dail y on a spe cific time .
  1000    
  1001   BN 2.2
  1002   5.2.2
  1003   Req
  1004   CBSS shall  store the  date/time  and user  modifying  the batch  job.
  1005    
  1006   BN 2.2
  1007   5.3.0
  1008   User Story
  1009   As a CBSS  user, I ne ed the abi lity manua lly run a  batch job  so that CB S files ar e processe d correctl y.
  1010    
  1011   BN 2.2
  1012   5.3.1
  1013   Req
  1014   CBSS shall  provide t he ability  to manual ly run a b atch job.
  1015  
  1016   BN 7
  1017   5.4.0
  1018   User Story
  1019   As a CBSS  User, I wa nt the sys tem to req uire two f actor auth entication  (i.e., PI V card and  PIN) and  authorizat ion throug h the IAM  Provisioni ng service s so that  only autho rized user s are succ essfully l ogged in a nd granted  access to  CBSS.
  1020    
  1021    
  1022   6.0.0
  1023   Epic
  1024   Manage ICN
  1025    
  1026   BN 2.1, 4
  1027   6.1.0
  1028   User Story
  1029   As a CBSS  user, I wa nt to upda te an ICN  for a Vete ran when i t is chang ed by MVI  so that Ve terans are  uniquely  identified  by the co rrect ICN  in CBSS.
  1030    
  1031   BN 2.1, 4
  1032   6.1.1
  1033   Req
  1034   CBSS shall  register  all new si te and DFN  combinati ons with M VI.
  1035    
  1036   BN 2.1, 4
  1037   6.1.2
  1038   Req
  1039   CBSS shall  receive a nd update  ICN change s based on  broadcast  ICN updat es from MV I. 
  1040    
  1041   BN 2.2
  1042   6.1.3
  1043   Req
  1044   CBSS shall  capture a nd store t he status  of the bat ch job.
  1045    
  1046   BN 2.2
  1047   6.1.4
  1048   Req
  1049   CBSS shall  capture t he process ing status  and/or er ror reason  of failur e.
  1050    
  1051   BN 2.2
  1052   6.1.5
  1053   Req
  1054   CBSS shall  send an e mail notif ication up on complet ion of the  batch job  to the CB SS User gr oup email  distributi on list.
  1055  
  1056   BN 2.2
  1057   6.1.6
  1058   Req
  1059   CBSS shall  retransmi t a regist er request  every 24  hours unti l a respon se is rece ived. 
  1060  
  1061   BN 2.2
  1062   6.1.7
  1063   Req
  1064   CBSS shall  inform th e CBSS Use r when no  response i s received  back from  MVI to th e registra tion reque st.
  1065    
  1066    
  1067   7.0.0
  1068   Epic
  1069   View CBS
  1070    
  1071   BN 2.2
  1072   7.1.0
  1073   User Story
  1074   As a CRM u ser, I wan t to view  the consol idated pat ient state ment so th at I can r espond to  patient in quiries re garding th eir bill.
  1075    
  1076   BN 2.1
  1077   7.1.1
  1078   Req
  1079   CRM shall  call CCPC  to get the  Veteran C BS PDF usi ng the DFN .
  1080    
  1081   BN 2.2
  1082   7.1.2
  1083   Req
  1084   CCPC shall  translate  the CBS d ata to a P DF and sen d to CRM.
  1085  
  1086  
  1087   8.0.0
  1088   Epic
  1089   Enhance Vi stA AR Rep ort Proces ses
  1090  
  1091   BN 2.2, 4
  1092   8.1.0
  1093   User Story
  1094   As a VistA  AR user,  I want the  reports t o reflect  the new 16 -day trans mission cy cle so tha t I can ac curately v iew statem ent data e rrors and  reprint st atements b ased on th e modified  billing s tatement s chedule.
  1095  
  1096   BN 2.1
  1097   8.1.1
  1098   Req
  1099   The CCPC S tatement E rrors repo rt in Vist A shall be  updated t o reflect  the new 16 -day proce ssing cycl e.
  1100  
  1101   BN 2.1
  1102   8.1.1.1
  1103   Req
  1104   VistA AR s hall allow  the CCPC  Patient St atement Er rors repor t to run f or all dat es or for  only one c alendar da te on whic h statemen t errors e xist.
  1105  
  1106   BN 2.1
  1107   8.1.1.2
  1108   Req
  1109   When the V istA AR us er runs th e CCPC Pat ient State ment Error s report f or multipl e days, th e VistA AR  system sh all allow  the user t o continue  or exit t he report  display af ter each r eported da te is disp layed on t he screen.
  1110  
  1111   BN 2.1
  1112   8.1.1.3
  1113   Req
  1114   When the V istA AR us er selects  to run th e CCPC Sta tement Err ors report  for a day  on which  no stateme nt errors  exist, the  system wi ll display  the messa ge “There  are no err or files f or that da te.”
  1115  
  1116   BN 2.1
  1117   8.1.2
  1118   Req
  1119   The CCPC T otals repo rt in Vist A shall be  updated t o reflect  the new 16 -day proce ssing cycl e.
  1120  
  1121   BN 2.1
  1122   8.1.2.1
  1123   Req
  1124   VistA AR s hall allow  the CBSS  Message To tals  repo rt to be r un by thre e criteria :
  1125   A single s ummary tot al of all  available  statement  message da tes
  1126   Subtotals  for each a vailable s tatement m essage dat e, with a  grand tota l of all d ates at th e end of t he report.  
  1127   A single t otal for a  user sele cted state ment messa ge date.
  1128  
  1129   BN 2.1
  1130   8.1.2.2
  1131   Req
  1132   When the V istA AR us er selects  to run th e CBSS Mes sage Total s report f or a day o n which no  statement  messages  exist, the  system wi ll display  the messa ge “There  are no rec ords for t hat date.”
  1133  
  1134   BN 2.1
  1135   8.1.3
  1136   Req
  1137   The Reprin t Patient  Statement  report in  VistA shal l be updat ed to refl ect the se lection of  the repri nt dates b ased on th e modified  16-day pr ocessing c ycle.
  1138  
  1139   BN 2.1
  1140   8.1.3.1
  1141   Req
  1142   VistA AR s hall allow  the Repri nt Patient  Statement s menu opt ion to run  for any d ate in whi ch re-prin table pati ent statem ents exist  for the V istA site.
  1143   NOTE: Pati ent Statem ents will  be availab le for rep rint after  a print a cknowledge ment has b een proces sed at the  VistA sit e.
  1144  
  1145   BN 2.1
  1146   8.1.3.2
  1147   Req
  1148   When the V istA AR us er selects  to run th e Reprint  Patient St atements m enu option  for a day  on which  no re-prin table stat ements exi st, the sy stem will  display th e message  “No notifi cations se nt on that  date”, th en the sys tem redisp lays the l ist of dat es availab le  for re print.
  1149  
  1150   BN 2.1
  1151   8.1.4
  1152   Req
  1153   The CCPC S tatement E rrors repo rt, CCPC T otal repor t and the  Reprint Pa tient Stat ement repo rt shall n ot exceed  78 charact ers in wid th so that  if queued  to MailMa n or print ed in hard  copy the  report wil l render w ithout wra pping line s.
  1154  
  1155  
  1156   9.0.0
  1157   Epic
  1158   Manage Pri nt Acknowl edgement
  1159  
  1160   BN 2.4, 4
  1161   9.1.0
  1162   User Story
  1163   As a CBSS  user, I wa nt print v endor data  files pro cessed by  CBSS so th at CBSS ha s confirma tion that  a Veteran’ s CBS is p rinted and  mailed. 
  1164  
  1165   BN 2.2, 4
  1166   9.1.1
  1167   Req
  1168   CBSS shall  have an a utomated b atch job t o validate , load, an d process  print ackn owledgemen t data fil es receive d from AIT C/CCPC.
  1169  
  1170   BN 2.2, 4
  1171   9.1.2
  1172   Req
  1173   CBSS shall  capture t he process ing status  and/or er ror reason  of failur e for each  print ack nowledgeme nt file.
  1174  
  1175   BN 2.2, 4
  1176   9.1.3
  1177   Req
  1178   CBSS shall  send an e mail notif ication up on complet ion of the  batch job  to the CB SSMonitori ng email d istributio n group.
  1179  
  1180   BN 2.2, 4
  1181   9.1.4
  1182   Req
  1183   CBSS shall  reject th e entire P rint Ackno wledgement  file if a ny validat ion error  occurs. 
  1184   Table 210  Auto-Corre ction and  Transactio n Discrepa ncy Fix Fu nctional R equirement s
  1185   PWS Ref
  1186   BN
  1187   Item
  1188   Type
  1189   Business N eed
  1190  
  1191  
  1192   US001
  1193   User Story
  1194   As a user,  I want th e Accounts  Receivabl e applicat ion to det ect and co rrect acco unt balanc e discrepa ncies as p art of nor mal operat ions, so t hat I do n ot have to  perform t he task ma nually.
  1195  
  1196  
  1197   ACJ007
  1198   Req
  1199   If missing  dollar am ounts in t he TRANS A MOUNT fiel d (#15) of  the AR TR ANSACTION  file (#433 ), for any  transacti on type ot her than a  “COMMENT  TRANSACTIO N”, causes  a patient ’s account  to be out -of-balanc e, then th e Auto-Cor rection Jo b shall co rrect the  out-of-bal ance by en tering the  amount in  the TRANS  AMOUNT fi eld (#15).
  1200   See Append ix A - Mis sing Trans action Amo unt exampl e
  1201  
  1202  
  1203   ACJ015
  1204   Req
  1205   If a trans action in  the AR TRA NSACTION f ile (#433)  has the I NCOMPLETE  TRANSACTIO N FLAG fie ld (#10) s et to 1 fo r any tran saction ty pe other t han a “COM MENT TRANS ACTION” fo r a bill t hat is cur rently in  a status o ther than  ‘Active’ o r ‘Open’,  and causes  a patient ’s account  to be out -of-balanc e, then th e Auto-Cor rection Jo b shall co rrect the  out-of-bal ance condi tion by re placing th e value of  1 with a  value of 0  in the IN COMPLETE T RANSACTION  FLAG fiel d on the i ncomplete  transactio n record.
  1206  
  1207  
  1208   ACR015
  1209   Req
  1210   The Auto-C orrection  Report sha ll be enha nced to tr ack and re port on Mi ssing Tran saction Am ount balan ce discrep ancies.
  1211   Note:  The  following  AR VistA  menu optio n runs the  Auto-Corr ection Rep ort:  Auto -Correct P atient Dis crepancy R eport
  1212  
  1213  
  1214   US008
  1215   User Story
  1216   As a VistA  AR user I  want the  ability to  run the A uto-Correc tion Repor t sorted b y Auto-Cor rect reaso n so that  I can quic kly identi fy the lis t of ‘Not  Fixable’ b ills that  need manua l interven tion to re solve. 
  1217  
  1218  
  1219   US009
  1220   User Story
  1221   As a VistA  user, whe n I am man ually adju sting a AR  bill (usi ng the ‘Ad justment t o an AR re cord’ menu  option) I  want the  VistA AR s ystem to c alculate a nd update  the bill’s  balances  correctly  so that th e Veteran’ s monthly  billing st atements a re not del ayed in th e normal m onthly pri nting proc ess.
  1222  
  1223  
  1224   AR001
  1225   Req
  1226   When an AR  bill’s tr ansaction  total is c alculated  to determi ne if the  bill is in  balance t he followi ng transac tions, if  flagged as  incomplet e, shall b e excluded  from the  calculated  transacti on total ( all other  incomplete  transacti on’s shall  be includ ed):
  1227   Decrease A djustment,  when crea ted by the  system fr om the Pre payment pr ocess.
  1228   Increase A djustment,  when crea ted by the  system fr om the Pre payment pr ocess.
  1229   Any transa ction mark ed as inco mplete by  the Auto-C orrection  Batch Job  process. 
  1230   Any transa ction that  was manua lly flagge d as incom plete beca use it was  identifie d as a dup licate.
  1231    
  1232   Non-Functi onal Requi rements
  1233   PWS Ref
  1234   BN
  1235   Item
  1236   Type
  1237   Business N eed
  1238  
  1239  
  1240   US010
  1241   User Story
  1242   As a CBSS  System Adm inistrator , I want t he CBSS sy stem to ar chive off  billing da ta on a 16  rolling c ycle so th at the vol ume of CBS  data in t he databas e and on t he server  does not b ecome a pe rformance  issue.
  1243  
  1244  
  1245   US011
  1246   User Story
  1247   As a VistA  FileMan u ser I want  to see ac curate fie ld descrip tions in F ile #349 s o that I h ave access  to usable  descripti ons about  the file’s  data. 
  1248  
  1249  
  1250   AR003
  1251   Req
  1252   The correc t spelling  of the wo rds “recip ients” and  “acknowle dgement” s hall be up dated in t he FileMan  descripti ons of the  fields in  node 349. 11,.01 and  349.151,. 01 respect ively.
  1253   Additional  PWS Requi rements
  1254   The follow ing table  provides P WS require ments that  were iden tified for  Phase 3.  These requ irements w ere review ed with PS E Stakehol ders durin g the Requ irement El aboration  Meeting he ld 10/26/2 015, durin g which it  was deter mined to m ove these  requiremen ts to Phas e 2, as in terface re quirements  are part  of Phase 2  developme nt.
  1255   Existing i nterfaces  and proces ses betwee n AITC/CCP C, AITC/Lo ckbox, VAM C, FMS, TO P, DMC, an d CCPC wil l not be i mpacted du ring Phase  2 develop ment so th ey are out  of scope  for develo pment. How ever, thes e requirem ents are s till part  of the ove rall end-t o-end stat ement proc ess and th erefore le ft in scop e from a t esting per spective t o ensure n o impact f rom the ch anges to e xisting fu nctionalit y.
  1256   Table 211  Additional  Requireme nts
  1257   Req. ID
  1258   Primary Te xt
  1259   Requiremen t Status
  1260   5.5
  1261   Provide fu nctionalit y to allow  and ensur e that pay ments can  be made by  Veterans  by using a n online f eature (Pa y.gov).
  1262   Existing f unctionali ty and out  of scope  for develo pment acti vities how ever will  need to be  tested to  ensure th ere are no  impacts f rom the ne w system.
  1263   5.13
  1264   The system  shall mai ntain exis ting inter faces with  Pay.gov. 
  1265   Existing f unctionali ty and out  of scope  for develo pment acti vities how ever will  need to be  tested to  ensure th ere are no  impacts f rom the ne w system.
  1266   5.14
  1267   The system  shall mai ntain exis ting inter faces with  Treasury  Offset Pro gram (TOP) .
  1268   Existing f unctionali ty and out  of scope  for develo pment acti vities how ever will  need to be  tested to  ensure th ere are no  impacts f rom the ne w system.
  1269   5.15
  1270   The system  shall mai ntain exis ting inter faces with  90-day De bt Managem ent Center  (DMC). 
  1271   Existing f unctionali ty and out  of scope  for develo pment acti vities how ever will  need to be  tested to  ensure th ere are no  impacts f rom the ne w system.
  1272   5.16
  1273   The system  shall mai ntain exis ting inter faces with  CCPC Prin t Contract or.
  1274   Existing f unctionali ty and out  of scope  for develo pment acti vities how ever will  need to be  tested to  ensure th ere are no  impacts f rom the ne w system.
  1275   5.17
  1276   The system  shall mai ntain exis ting inter faces with  Lockbox B ank of Ame rica.
  1277   Existing f unctionali ty and out  of scope  for develo pment acti vities how ever will  need to be  tested to  ensure th ere are no  impacts f rom the ne w system.
  1278   Graphical  User Inter face (GUI)  Specifica tions
  1279   Features a nd functio nality wit hin the ne w CBSS sha ll adhere  to accessi bility, se curity and  508 compl iance stan dards. 
  1280   Enhancemen ts made to  VistA and  CBSS user  interface s shall ad here to cu rrent acce ssibility,  security  and 508 co mpliance s tandards.
  1281   Multi-divi sional Spe cification s
  1282   There are  no new mul ti-divisio nal capabi lity requi rements of  VistA AR.  Changes i n support  of CBSS mu st be seam less to al l VistA us ers and no n-disrupti ve to exis ting VistA  AR functi onality.
  1283   Performanc e Specific ations
  1284   This secti on identif ies the dy namic nume ric specif ications r equired fo r CBSS, AR  package a nd the num ber of use rs who int eract with  the AR pa ckage. 
  1285   CBSS will  support th e current  volume of  two millio n statemen ts printed  and sent  to Veteran s. CBSS ar chitecture  is design ed to supp ort an inc rease in n umber of V eteran sta tements to  the month ly cycle ( with addit ion to CBS S infrastr ucture, th is capabil ity will b e benchmar ked during  the Perfo rmance Tes ting phase  of CBSS).
  1286   The CBSS w ill suppor t processi ng of at l east 150 F PS sites i n a 12-hou r period. 
  1287   CBSS archi tecture is  flexible  to accommo date a 10%  future gr owth in CB SS Applica tion usage .
  1288   Quality At tributes S pecificati on
  1289   Quality at tribute sp ecificatio ns will en hance the  supportabi lity, main tainabilit y, portabi lity, test ability, a nd reusabi lity of th e VistA AR  and CBSS.  The enhan cements to  VistA AR  and develo pment of t he CBSS wi ll include  applicabl e coding s tandards,  naming con ventions,  class libr aries, mai ntenance a ccess, and  maintenan ce utiliti es. The qu ality attr ibutes spe cification s are achi eved by th e accepted  design fo r VistA AR  enhanceme nts and CB SS.
  1290   Reliabilit y Specific ations
  1291   CBSS shall  be availa ble 24 hou rs per day , 365 days  per year,  except du ring perio ds of sche duled main tenance. T his projec t will not  change or  impact th e existing  VistA AR  package av ailability
  1292   Scope Inte gration
  1293   Vista AR i s an exist ing packag e of VistA . The PSE  project wi ll be maki ng enhance ments to t he VistA A R package.  The enhan cements wi ll include  changes t o the stat ement run  process an d a new in terface to  the CBSS  system. Vi stA AR wil l send old est bill i nformation  to CBSS.  Existing a rchitectur e will be  utilized f or sending  FPS data  to CBSS, a s well as  receiving  acknowledg ements fro m CBSS. 
  1294   CBSS is a  new system  with inte rfaces to  AITC/CCPC,  AITC/Lock box, and M VI. The AI TC interfa ces will u se existin g infrastr ucture use d by VistA  today sen ding and r eceiving s tatement a nd payment  informati on. There  will be on e new type  of interf ace betwee n CBSS and  MVI which  will be i mplemented  using MLL P protocol  or SOAP ( as appropr iate for C BSS archit ecture in  concurrenc e with MVI  SME’s). P lease refe rence the  below CBSS  Interface  Diagram f or more de tails on t he flow.
  1295    
  1296   Figure 222 : CBSS Int erface
  1297   Legend
  1298  
  1299   Security S pecificati ons
  1300   The enhanc ement to V istA AR an d developm ent of the  CBSS will  include n ecessary s tandards,  procedures , and tech nical aspe cts of the  solution  required f or achievi ng system  certificat ion and ac creditatio n. The des ign will a ddress con trols list ed in Fede ral Inform ation Proc essing Sta ndards (FI PS) PUB 20 0, Minimum  Security  Requiremen ts for Fed eral Infor mation and  Informati on Systems . Addition al securit y specific ations inc luded in t he design  will addre ss: 
  1301   Compliance  with stan dards and  regulatory  requireme nts publis hed in VA  Handbook a nd Directi ve 6500: V eterans Af fairs Dire ctives > V A Handbook  and Direc tive 6500.
  1302   Compliance  with FIPS  PUB 140-2 , Security  Requireme nts for Cr yptographi c Modules,  and for a ll voice a nd data tr affic encr yption: Co mputer Sec urity Divi sion > Pub lications  > Federal  Informatio n Processi ng Standar ds > FIPS  PUB 140-2.
  1303   Additional ly, due to  patient s afety cons iderations , data pro tection me asures suc h as backu p interval s and redu ndancy sha ll be cons istent wit h systems  categorize d as criti cal.
  1304   System Fea tures
  1305   CBSS featu res are de fined in S ection 2.6  of this d ocument. 
  1306   Usability  Specificat ions
  1307   There are  no changes  to usabil ity specif ications f or VistA A R enhancem ents. PSE  shall conf orm to the  current u sability s tandards w ithin the  AR package
  1308   CBSS user  interface  designs wi ll be revi ewed by th e actual b usiness us ers early  in design  and develo pment to e nsure a hi gh level o f usabilit y. 
  1309   Purchased  Components
  1310   The CBSS s ystem will  run on th e VA cloud -based env ironment.
  1311   CBSS hardw are archit ecture des ign will b e composed  of Virtua l Machines  (VM) base d and depl oyed on ha rdware at  AITC data  centers in  a Virtual  farm foll owing VA’s  Cloud Fir st directi ve. The de ployment w ill have V M servers  for sFTP,  Proxy serv er for Loa d Balancin g, VM WebL ogic Appli cation ser vers for t he Applica tion Clust er, and Or acle Datab ase server s. 
  1312   The CBSS a pplication  server an d Oracle D atabase se rvers will  run on an  RHEL Ente rprise Edi tion platf orm. The R HEL versio n will con form to VA  TRM. 
  1313   CBSS-Web A pplication : will be  hosted by  WebLogic A pplication  Server an d Oracle D atabase Se rver (with  RHEL as o perating s ystem). 
  1314   Internal S ystem Inte rfaces:
  1315   CBSS-Web A pplication : Local VA MC (AR pac kage), AIT C (Lockbox  etc.). 
  1316   CBSS appli cation is  in the ear ly design  phase of i ts lifecyc le. The RS D will be  signed off  prior to  MS1 and th e SDD is r eady for M S1 but wil l be updat ed through out the de velopment  phase. 
  1317   Table 31 o utlines th e Detail V M Requirem ents for d eploying C BSS applic ation. 
  1318   Table 31 C BSS VM Req uirements
  1319   S.N0
  1320   VM
  1321   Ram(GB)
  1322   OS Storage  (GB)
  1323   Disk Stora ge (GB) 
  1324   OS
  1325   CPUs
  1326   VM Descrip tion
  1327   1
  1328   4
  1329   32 for eac h VM 
  1330   Total=32x4
  1331   60x4
  1332   80x4
  1333   RHEL- Linu x
  1334   4x4
  1335   WebLogic A pplication  Server Cl uster (2 c lusters) t o Host CBS S applicat ion 
  1336   2
  1337   2
  1338   64x2
  1339   60x2
  1340   700x2
  1341   RHEL- Linu x
  1342   4x2
  1343   Oracle Dat abase Serv er Cluster  to Host C BSS applic ation Data base 
  1344   3
  1345   2
  1346   32x2
  1347   60
  1348   500x2
  1349   RHEL-Linux
  1350   4x2
  1351   Red Hat Li nux (sFTP)  Server.
  1352   4
  1353   1
  1354   16
  1355   60
  1356   80
  1357   RHEL- Linu x
  1358   4
  1359   Load Balan cer and Re verse Prox y
  1360   Note: The  above requ irements w ill be fur ther refin ed during  SEDR proce ss and wor king with  AITC archi tects. CPU , RAM and  disk space  requireme nts will b e based on  performan ce testing  results r equired to  attain th e SLA-dire cted throu ghput for  number of  concurrent  users and  transacti on respons e time. Ch anges may  be made to  these est imates as  functional ity is add ed to the  applicatio n and perf ormance te sting cont inues. 
  1361  
  1362   Approval S ignatures
  1363  
  1364   REVIEW DAT E: 
  1365   SCRIBE: 
  1366  
  1367   Signed: 
  1368  
  1369   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  1370   Integrated  Project T eam (IPT)  ChairDate
  1371  
  1372   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  1373   Business S ponsorDate
  1374  
  1375   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  1376   IT Program  ManagerDa te
  1377  
  1378   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  1379   Project Ma nagerDate
  1380  
  1381  
  1382    Appendix 
  1383    CBSS User
  1384   The CBSS U ser Role m ust be ful ly defined  through c ollaborati on between  OIT and t he Busines s. The fol lowing def inition wa s provided  to OIT an d the Busi ness 12/3/ 2015 Requi rement Ela boration M eeting.
  1385   CBSS User  Role: this  role shal l have a g lobal view  of the ge neration o f statemen ts. This p erson is l ogging in  and managi ng the pro cess of st atements.  This perso n does not  need to b e technica l, but wil l log in t o make sur e schedule d processe s are exec uting corr ectly, rev iewing bat ch schedul e failures , and re-g enerating  scheduled  events tha t fail.
  1386   Will commu nicate wit h HPC when  files fai l from VAM Cs (not re ceived or  cannot be  processed)
  1387   Will commu nicate wit h AITC whe n file tra nsmission  errors occ ur 
  1388   Identify i ssues or e nhancement s that nee d to be ma de to the  CBSS syste m to corre ct or impr ove proces ses 
  1389   Open chang e requests  for issue s and/or e nhancement s
  1390   Work direc tly with C BSS applic ation owne r to resol ve issues,  or develo pment proc ess improv ements