2. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 2/2/2017 2:10:11 PM Eastern Standard Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

2.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 PSE Patch PRCA_45_307 CIF submission.zip PSE RSD Phase 01 Incr01 v1.18.docx Wed Jan 4 15:53:34 2017 UTC
2 PSE Patch PRCA_45_307 CIF submission.zip PSE RSD Phase 01 Incr01 v1.18.docx Thu Feb 2 18:52:23 2017 UTC

2.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 3 1568
Changed 2 4
Inserted 0 0
Removed 0 0

2.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

2.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

2.5 Comparison detail

  1   Patient St atement En hancements  (PSE)
  2   Discrepanc ies (Incre ment 1, Ph ase 1)
  3   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  4  
  5  
  6  
  7   December 2 016
  8   Version 1. 18
  9  
  10   Department  of Vetera ns Affairs
  11  
  12   Revision H istory
  13   Note: The  revision h istory cyc le begins  once chang es or enha ncements a re request ed after t he Require ments Spec ification  Document h as been ba se-lined. 
  14   Date
  15   Version
  16   Descriptio n
  17   Author
  18   12/12/2016
  19   1.18
  20   Updated re quirement  ACJ009 and  ACJ008 to  explicitl y state th at out of  balance bi lls not in  specific  status wil l not be r emediated  by the Aut o-Correcti on job (CR  #429994)
  21  
  22   Updated se ction 2.6. 1 and requ irements A CJ001, ACJ 010, ACR00 1 and remo ved requir ement ACJ0 07 to excl ude Missin g Amount D iscrepanci es fixes.  (CR #43256 5)
  23   Ray Mattes on
  24   11/29/2016
  25   1.17
  26   Updated re quirement  ACJ006 to  exclude Re fund Revie ws from Au to-Correct ion. (CR # 425119)
  27   Ray Mattes on
  28   10/31/2016
  29   1.16
  30   Added requ irements A CJ014 and  ACR014 to  account fo r and repo rt on inde terminate  bill discr epancies.  (CR #38592 6) 
  31   Ray Mattes on
  32   10/20/2016
  33   1.15
  34   Added user  stories U S005, US00 6, and US0 07 to expl icitly sta te the tra nsaction d iscrepancy  remediati on require ments.  
  35   Ray Mattes on
  36   10/3/2016
  37   1.14
  38   Updated Au to-Correct ion flow d iagram in  2.61; upda ted Requir ements ACJ 007, ACJ00 8, ACJ009,  ACR003 to  update AR  transacti on types t hat are co rrected. ( CR #386662 )
  39  
  40   Added requ irements A CJ012 and  ACJ013 to  handle Aut o-Correcti on batch j ob failure  reporting . (CR #385 933)
  41  
  42   Updated re quirement  ACJ010 to  explicitly  state tha t out of b alance bil ls with mu ltiple dis crepancies  will not  be remedia ted by the  Auto-Corr ection job . (CR #385 926)
  43   Ray Mattes on
  44   8/1/2016
  45   1.13
  46   Added Vist A AR Patie nt Stateme nt run dat e change f unctional  requiremen ts. 
  47   Ray Mattes on
  48   05/27/2016
  49   1.12
  50   Updated in troduction  
  51   Shawnee Bl air
  52   4/13/2016
  53   1.11
  54   Updated AC J002 to re flect the  initial sc hedule of  the Auto-C orrection  Job.
  55   Diana Coll ins
  56   3/29/2016
  57   1.10
  58   Updated se ction 2.6. 3 with cla rification  of what “ If the Aut o-Correcti on job fai ls to laun ch or is u nable to c orrect the  transacti on, HPS wi ll be noti fied” mean s, and “by  producing  an error  in the Vis tA error l og file” w as added.
  59   Updated co ver sheet  title.
  60   Updated AC R003 per d efect 2917 10 (Missin g or null  transactio n discrepa ncies for  decrease,  increase,  and paymen ts in part  are marke d as OTHER  ERROR.)
  61   Randy Maje wski
  62   3/17/2016
  63   1.09
  64   Update sec tion 2.6.3  “duplicat e flag” is  now “inco mplete fla g (INCOMPL ETE TRANSA CTION FLAG . 433, 10) ”.
  65   Renumbered  requireme nt ACR012  to ACR013  at the bot tom of tab le 2.6.
  66   Updated AC J003 per R TC task 29 0807, 2761 50.
  67   Randy Maje wski
  68   3/9/2016
  69   1.08
  70   Updated th e screen c aptures in  Appendix  A as follo ws:
  71   the Auto-C orrection  Report to  show the C ontinue pr ompt
  72   the Auto-C orrection  Report to  show the P atient Sta tement Aut o-Correcti on Program  option
  73   Diana Coll ins
  74   3/3/2016
  75   1.07
  76   Added the  new Securi ty Key Nam e to ACJ00 4.
  77   Diana Coll ins
  78   2/4/2016
  79   1.06
  80   Updated AC R003 to in clude the  status of  ‘Other’.
  81   VA confirm ed that a  new securi ty key is  needed; Up dated ACJ0 04 accordi ngly.
  82   Added requ irement AC J011.
  83   Added requ irement AC R012.
  84   Refreshed  screen moc k-ups to s how the fo ur new Aut o-Correcti on Reasons .
  85   Added Over view of th e PSE proj ect phases .
  86   Diana Coll ins
  87   10/30/2015
  88   1.05
  89   Updated ve rbiage in  sections 2 .6.1, 2.6. 2, and 2.6 .3 per Ray  Pietrzak.
  90   Heather Ch atwin
  91   10/18/2015
  92   1.04
  93   Updates ma de per cus tomer revi ew.
  94   Updates in clude:
  95   Section 1. 2 added no te regardi ng root ca use analys is, and re moved refe rences of  TBD.
  96   Section 1. 3: include d referenc e to BRD a nd include d PSE PWS.
  97   Section 2. 6: removed  agile fig ures, and  added subs ections 2. 6.1, 2.6.2 , and 2.6. 3 to cover  business  process of  the Auto- Correction  Job. Upda ted requir ement ACJ0 08.
  98   Section 2. 6.4 added  and provid ed updated  specifica tions to s how tracea bility to  PWS requir ements.
  99   Section 2. 9: accepte d changes  made to th e performa nce table,  and inclu ded a sent ence indic ating the  table was  inserted f rom the BR D. 
  100   Section 2. 12: remove d scope in tegration  specificat ions as th ey are not  applicabl e to Phase  1. 
  101   Updated co ver page,  and footer s.
  102   Heather Ch atwin
  103   9/28/2015
  104   1.03
  105   Removed re ference to  My Health eVet (MHV)  in sectio n 2.3. Des ign Constr aints Spec ification  (Out of sc ope)
  106   The follow ing note w as added t o ACJ007,  ACJ008, an d ACJ009:  “This requ irement ma y be modif ied as wor k on the A uto-Correc tion conti nues.”
  107   Removed re ferences t o the uniq ue patient  identifie r and stat ement form  in sectio n 2.12.1.  CCPC.
  108   Removed th e “To Be D etermined”  statement  from sect ion 2.15.  Usability  Specificat ions.
  109   Added Figu re 17 To B e PSE Auto -Correctio n Diagram.
  110   Tony Nixon
  111  
  112   1.02
  113   Removed RT C ID.
  114   Added requ irements f or the Aut o-Correcti on Job to  resolve th e followin g discrepa ncies:
  115   Missing tr ansaction  amount
  116   Duplicate  transactio n
  117   Incomplete  transacti on status
  118   Updates to  Appendix  A:
  119   Added Auto -Correctio n Report e xamples
  120   Added exam ples of th e followin g 3 discre pancies
  121   Missing tr ansaction  amount
  122   Duplicate  transactio n
  123   Incomplete  transacti on status
  124   Addition o f Appendix  B: Manual  Steps To  Resolve An y Discrepa ncy.
  125   Tony Nixon
  126   9/09/2015
  127   1.01
  128   Interim dr aft; revie wed Append ix A (incl uded in te mplate) wi th HP PSE  team and d etermined  these requ irements w ere not ap plicable f or Phase I . removed  appendix A  from the  interim ve rsion, but  kept the  appendix a s a place  holder (if  needed fo r the fina l).
  129   Removed se ction four  as this s ection is  not applic able to th e PSE proj ect. 
  130   Updated co ver page,  and table  of content s to inclu de list of  figures a nd list of  tables. 
  131   Heather Ch atwin
  132   Tony Nixon
  133   8/26/2015
  134   1.00
  135   Initial dr aft of PSE  Phase I. 
  136   Heather Ch atwin
  137   Tony Nixon
  138  
  139   Artifact R ationale
  140   The Requir ements Spe cification  Document  (RSD) reco rds the re sults of t he specifi cation gat hering pro cesses car ried out d uring the  Requiremen ts phase.  The RSD is  generally  written b y the func tional ana lyst(s) an d should p rovide the  bulk of t he informa tion used  to create  the test p lan and te st scripts . It shoul d be updat ed for eac h incremen t.
  141   The level  of detail  contained  in this RS D should b e consiste nt with th e size and  scope of  the projec t. It is n ot necessa ry to fill  out any s ections of  this docu ment that  do not app ly to the  project. T he resourc es necessa ry to crea te and mai ntain this  document  during the  life cycl e of a lar ge project  should be  acknowled ged and cl early refl ected in p roject sch edules. Do  not dupli cate data  that is al ready defi ned in ano ther docum ent or a s ection in  this docum ent; note  in the sec tion where  the infor mation can  be found.
  142  
  143   Table of C ontents
  144   1.Introduc tion7
  145   1.1.Purpos e7
  146   1.2.Scope7
  147   1.2.1.Out  of Scope8
  148   1.3.Refere nces8
  149   2.Overall  Descriptio n8
  150   2.1.Access ibility Sp ecificatio ns9
  151   2.2.Busine ss Rules S pecificati on9
  152   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation10
  153   2.4.Disast er Recover y Specific ation11
  154   2.5.Docume ntation Sp ecificatio ns11
  155   2.6.Functi onal Speci fications1 1
  156   2.6.1.To-B e Auto-Cor rection Jo b: Missing  Transacti on Process 11
  157   2.6.2.To-B e Auto-Cor rection Jo b: Incompl ete Transa ction Proc ess13
  158   2.6.3.To B e Auto-Cor rection Jo b: Duplica te Transac tion Proce ss14
  159   2.6.4.To B e Schedule  for VistA  AR Patien t Statemen t Run Date s14
  160   2.6.5.Func tional Req uirements1 5
  161   2.7.Graphi cal User I nterface ( GUI) Speci fications2 1
  162   2.8.Multi- divisional  Specifica tions21
  163   2.9.Perfor mance Spec ifications 21
  164   2.10.Quali ty Attribu tes Specif ication22
  165   2.11.Relia bility Spe cification s22
  166   2.12.Scope  Integrati on22
  167   2.12.1.Sec urity Spec ifications 22
  168   2.13.Syste m Features 23
  169   2.14.Usabi lity Speci fications2 3
  170   3.Purchase d Componen ts23
  171   4.Approval  Signature s24
  172  
  173   List of Fi gures
  174  
  175   Figure 1:  To-Be Auto -Correctio n Batch Pr ocess13
  176   Figure 2:  Auto-Corre ction Job  and Report  Menu Opti ons25
  177   Figure 3:  Notificati on to AR U ser when j ob is stil l actively  running26
  178   Figure 4:  MailMan no tification  when Auto -Correctio n job is s till activ ely runnin g26
  179   Figure 5:  Auto-Corre ction Repo rt Options 27
  180   Figure 6:  Auto-Corre ction Repo rt Option  Selection  Example27
  181   Figure 7:  Auto-Corre ction Repo rt: Sorted  by Bill N umber27
  182   Figure 8:  Auto-Corre ction Repo rt: Sorted  by Debtor  Name28
  183   Figure 9:  Auto-Corre ction Repo rt: Sorted  by Auto C orrection  Date28
  184   Figure 10:  Auto-Corr ection Rep ort: Sorte d by Trans action Num ber28
  185   Figure 11:  Missing T ransaction  Amount –  Screen 129
  186   Figure 12:  Missing T ransaction  Amount –  Screen 230
  187   Figure 13:  Missing T ransaction  Amount –  Screen 331
  188   Figure 14:  Duplicate  Transacti on – Scree n 131
  189   Figure 15:  Duplicate  Transacti on – Scree n 232
  190   Figure 16:  Duplicate  Transacti on – Scree n 333
  191   Figure 17:  Incomplet e Status –  Screen 13 4
  192   Figure 18:  Incomplet e Status –  Screen 23 5
  193   Figure 19:  Incomplet e Status-S creen 335
  194   Figure 20:  Patient S tatement D eficiency  Resolution  To-Be Pro cess Diagr am37
  195  
  196   List of Ta bles
  197   Table 21:  Access Lev els for Vi stA AR Pac kage9
  198   Table 22:  Patient St atement Ru les10
  199   Table 23:  To Be sche dule of Vi stA Patien t Statemen t run date s15
  200   Table 24:  Descriptio n of Requi rement Spe cification  Table15
  201   Table 25:A uto-Correc tion Job ( ACJ) Requi rements16
  202   Table 26:  Busines Ru les for Ba lancing Ac counts (BR )18
  203   Table 27:  Auto-Corre ction Repo rt (ACR) R equirement s18
  204   Table 28:  Patient St atement Ch ange Date  Requiremen ts20
  205   Table 29:  Transactio n Discrepa ncy Root C ause Remed iation Req uirements2 1
  206   Table 210:  Perfomanc e Specific ations21
  207  
  208   Introducti on
  209   The remedi ation of t he Veteran s Health I nformation  Systems T echnology  Architectu re (VistA)  Accounts  Receivable  (AR) proc ess is req uired to p rovide a c onsolidate d and easi ly readabl e patient  statement  from multi ple treatm ent facili ties durin g a monthl y cycle. E nhancement s to the A R system w ill increa se Veteran  satisfact ion by mit igating co ncerns rai sed by Vet erans Serv ice Organi zations (V SO) and in dividual V eterans, w ho have pr ovided fee dback to t he Departm ent of Vet erans Affa irs (VA) r egarding p oor custom er service  and poor  business p ractices.  Future dev elopment a ctivities  are depend ent on Pha se 1 and P hase 2 enh ancements,  as these  enhancemen ts will de ploy best  practices  in financi al and bus iness proc esses, and  align wit h the VA i nitiative  to build V eterans Re cord Manag ement (VRM ) capabili ty to enab le conveni ent and se amless int eractions.
  210   The PSE pr oject incl udes 3 dev elopment p hases acro ss 5 incre ments. Pha se 1 will  remediate  existing p ayment cyc le deficie ncies and  include an  Auto-Corr ection job . Phase 1  will be co ded and in itial SQA  testing wi ll be perf ormed in I ncrement 1 . Phase 1  final Soft ware Quali ty Assuran ce (SQA),  User Funct ionality T esting (UF T), Initia l Operabil ity Capabi lity (IOC) , and depl oyment wil l be in In crement 3.
  211   Phase 2 in cludes the  creation  of the con solidated  billing st atement. P hase 2 wil l be coded  and initi al SQA tes ting will  be perform ed in Incr ement 2. P hase 2 fin al SQA, UF T, IOC, an d deployme nt will be  in Increm ent 3.
  212   Phase 3 in cludes mak ing the bi lling stat ements ava ilable on- line throu gh the My  HealtheVet  (MHV) por tal and fo r the gene ration of  the Annual  Patient P ayment Sum mary (APPS ) statemen t. Phase 3  will be c oded and i nitial SQA  testing w ill be per formed in  Increment  4. Phase 3  final SQA , UFT, IOC , and depl oyment wil l be in In crement 5.
  213   Purpose
  214   The purpos e of this  RSD is to  introduce  the functi onal and t echnical r equirement s for Pati ent Statem ent Enhanc ements (PS E) for Pha se I. The  intended a udience fo r this doc ument are  PSE Office  of Inform ation and  Technology  (OI&T), t he PSE Bus iness Requ irements O ffice, and  other PSE  stakehold ers. 
  215   Scope
  216   This RSD f ocuses on  the busine ss rules a nd require ments for  Phase 1 de velopment.  Items con sidered in  scope for  Phase 1 a re listed  below:
  217   As-Is anal ysis of th e VistA AR  Patient S tatement p rocess for  deficienc y resoluti on and To- Be of the  process wh ich includ es the res olved defe cts and au tomation.
  218   Root-cause  analysis  of the fol lowing 3 a ccount bal ance discr epancies w ithin the  AR applica tion:
  219   Transactio n amount m issing 
  220   Duplicate  transactio n
  221   Incomplete  status
  222   Note: Root  cause ana lysis of I ncomplete  Status is  complete.  Analysis c onfirmed t he incompl ete status  flag (INC OMPLETE TR ANSACTION  FLAG, 433,  10) is se t incorrec tly to ‘1’  by end us ers. The A uto-Correc tion Job w ill remedy  this issu e by setti ng the inc omplete st atus to ‘0 ’ when an  account is  out of ba lance. The  developme nt team co ntinues to  work clos ely with t he busines s to deter mine scena rios that  cause dupl icate tran sactions a nd missing  transacti ons amount s.
  223   Requiremen t elaborat ion of Pha se I busin ess requir ements def ined in th e Patient  Statement  Enhancemen t (PSE) Pr oject Work  Scope (PW S) documen t (section  5.5). 
  224   Developmen t and inst allation o f an autom ated proce ss for the  detection  and track ing of dis crepancies  that prev ent a pati ent statem ent from p rocessing.
  225   Developmen t of an au tomated pr ocess for  remediatio n of discr epancies t hat preven t a patien t statemen t from pro cessing.
  226   Update the  billing s tatement r un date fo r any VA s ites that  build and  transmit s tatement d ata to AIT C on or af ter the 26 th calenda r day of e ach month.  
  227   Out of Sco pe
  228   The follow ing items  are consid ered out o f scope fo r Phase I  developmen t:
  229   Requiremen t analysis  and elabo ration for  Phase II  and Phase  III requir ements.
  230   References
  231   The follow ing docume nt was use d as refer ence mater ial for th is RSD:
  232   Patient St atement En hancements  (PSE) Pro ject Work  Scope, Sec tion 5.5. 
  233   NSR 201007 16 (CCPC)  Patient St atement En hancements  and Conso lidation B RD-3-18-15 .http:// DNS /warboard/ anotebk.as p?proj=179 0&Type=Act ive 
  234   Overall De scription
  235   The Vetera ns Health  Administra tion (VHA)  Chief Bus iness Offi ce (CBO) i s requesti ng softwar e enhancem ents to re medy defic iencies id entified w ith patien t statemen ts. These  requested  enhancemen ts will re quire chan ges to the  VistA AR  package.
  236   The enhanc ement iden tifies Vis tA AR acco unt balanc e discrepa ncies and  other know n discrepa ncies that  interrupt  the norma l patient  statement  printing p rocess and  prevents  successful  completio n. Three t ypes of ma jor discre pancies ha ve been id entified t hrough a s earch of h elp desk t ickets sub mitted. Th e existing  work-arou nd process  requires  submission  of a Nati onal Remed y Ticket s ubmitted b y the fiel d to Produ ct Support . Product  Support pe rsonnel ac cess the V istA AR pa ckage and  complete t he onerous  manual ad justments  to the dat a in order  to correc t the disc repancies  on Veteran  accounts  before the  Consolida ted Co-Pay ment Proce ssing Cent er (CCPC)  patient st atements c an be sent .
  237   In additio n, and in  preparatio n for PSE  Phase 2 so ftware ins tallation,  any site  that curre ntly build s and tran smits stat ement data  to AITC o n or after  the 26th  date of ea ch calenda r month, m ust be cha nged to tr ansmit sta tement dat a to a dat e earlier  in the mon th. 
  238   Accessibil ity Specif ications
  239   The PSE pr oject will  adhere to  all Secti on 508 req uirements,  which inc lude compl iance with  the appli cable requ irements i n the VHA  Section 50 8 checklis ts (1194.2 1, 1194.22 , 1194.24,  1194.31,  and 1194.4 1) located  at 508 Re sources Li nk or as o therwise s pecified.  Establishe d checkpoi nts will e nsure that  accessibi lity is in corporated  from the  earliest p ossible de sign or ac quisition  phase and  successful ly impleme nted throu ghout the  project.
  240   The table  below defi nes the di fferent le vels of ac cess to th e VistA AR  package. 
  241   Table 21:  Access Lev els for Vi stA AR Pac kage
  242   User Level
  243   Role
  244   Responsibi lities
  245   Access Lev el
  246   Primary
  247   VA Medical  Center ag ent cashie rs
  248   Applying p ayments
  249   Effecting  other vari ous change s to the A R record ( increases  and decrea ses)
  250   Full Acces s
  251   Primary
  252   Customer S ervice Sta ff (facili ties and C onsolidate d Patient  Account Ce nters [CPA C]) 
  253   Effecting  other vari ous change s to the A R record ( increases  and decrea ses)
  254   Full Acces s
  255   Primary
  256   Health Res ource Cent er (HRC) S taff
  257   Effecting  other vari ous change s to the A R record ( increases  and decrea ses)
  258   Full Acces s
  259   Secondary
  260   Austin Inf ormation T echnology  Center (AI TC) staff
  261   Receive st atement da ta in a fl at file
  262   Format dat a for stat ement mail ing
  263   Send data  file to pr int contra ctor
  264   Full Acces s
  265   Secondary
  266   Administra tors
  267   Run FileMa n routines  for repor ting purpo ses or ext racting in formation  for other  reasons.
  268   Full Acces s
  269   Business R ules Speci fication
  270   The table  below iden tifies kno wn conditi ons that p revent the  patient s tatement p rocess fro m completi ng. If a p atient sta tement mee ts one of  the follow ing criter ia, the pa tient stat ement will  not print . The AR u ser manual  will be u pdated wit h the foll owing busi ness rules :
  271   Table 22:  Patient St atement Ru les
  272   Event
  273   A patient  statement  will not p rint when  the outsta nding bala nce of the  AR bills  and the Pa tient Stat ement bala nce are un equal.
  274   A patient  statement  will not p rint when  the outsta nding amou nt of the  account is  in an unp rocessed s tatus (i.e ., Refund  Review, Pe nding Calm  Code). 
  275   A patient  statement  will not p rint when  it has an  Open or Ac tive bill  and unproc essed. 
  276   A patient  statement  will not p rint when  a prepayme nt bill is  in Refund  Review st atus.
  277   A patient  statement  will not p rint when  it has a z ero balanc e and the  site param eter “Supp ress Zero  Balance” f ield is se t to “Yes”
  278   A patient  statement  will not p rint when  there is n o amount d ue and no  new activi ty. 
  279   A patient  statement  will not p rint when  the accoun t has a cr edit balan ce and no  new activi ty. 
  280   A patient  statement  will not p rint when  it has a c redit/prep ayment bal ance amoun t of less  than $1.00  (one doll ar).
  281   A patient  statement  will not p rint when  it only ha s interest  and admin istrative  charges.
  282   A patient  statement  will not p rint when  the next s tatement d ate has no t yet occu rred.
  283   A patient  statement  will not p rint when  the statem ent date i s unknown.  
  284   A patient  statement  will not p rint when  the third  (3rd) lett er has alr eady print ed.
  285   Design Con straints S pecificati on
  286   PSE will a dhere to a ll technic al standar ds publish ed in VA H andbook 61 02, as wel l as all s ecurity st andards de scribed un der the Se ction 2.13  of this d ocument. F or develop ment, codi ng standar ds follow  the Standa rds and Co nventions  document.
  287   Technical  Subject Ma tter Exper t (SME) sh ortage, du e to the c omplexity  of the exi sting soft ware, and  the partic ipation of  experienc ed VistA A R applicat ion develo pers is es sential to  the succe ssful desi gn and dev elopment o f the syst em.
  288   Any propos ed solutio n must mee t all VHA  Security,  Privacy, a nd Identit y Manageme nt require ments and  Non-Functi onal requi rements ad dresses in  this docu ment. 
  289   Integrated  testing e nvironment s that inc lude all u pstream an d downstre am applica tions, i.e ., Lockbox , must be  available.  
  290   Constraint s on funct ionality o f this ini tiative ex ist relate d to reven ue policie s and busi ness rules .
  291   Statements  will not  print if t he AR Debt or file is  set to ‘U nknown’ or  has an in valid entr y/incomple te address . Addresse s used for  billing p urposes ar e stored i n the AR D ebtor file  (#340). F irst Party  (patient)  debtor ad dresses ar e stored i n the Vist A Patient  file (#2).
  292   Other cons traints wi ll be adde d as disco vered duri ng require ments elab oration.
  293   Disaster R ecovery Sp ecificatio n
  294   A continge ncy plan w ill addres s PSE disa ster recov ery needs.  The emerg ency manag ement staf f of syste m sites wi ll coordin ate with d eveloping  the contin gency plan  and the f acility di rector or  program ma nager will  approve i t. The con tingency p lan will d efine the  overall ob jectives a nd establi sh the fra mework, ro les, and r esponsibil ities of t he plan. T he plan wi ll address  the scope , resource  requireme nts, proce ssing prio rities, tr aining, te sting, pla n maintena nce, and b ackup requ irements o f the cont ingency re covery pla n. The con tingency p lan will i nclude rem ote sites.  Activitie s involved  in creati ng this pl an include  conductin g an impac t analysis , identify ing preven tive measu res, devel oping a re covery str ategy, doc umenting t he disaste r plan, di stributing  the plan  to appropr iate indiv iduals, tr aining the  staff, an d testing  the plan. 
  295   The PSE co ntingency  plan will  identify t he activit ies that a re necessa ry to exec ute tempor ary inform ation syst em process ing capabi lities, re pair damag e to the o riginal sy stem, and  restore op erational  capabiliti es at the  original o r new faci lity. The  informatio n system c ontingency  recovery  plan will  also docum ent the fo llowing re sources re quired for  supportin g critical  functions . Recovery  strategie s will inc lude the s equence of  activitie s as well  as detaile d procedur es for the  technical  recovery  of operati ons until  the system  can be re constitute d
  296   Documentat ion Specif ications
  297   The PSE pr oject will  conform t o the docu mentation  specificat ions as ma ndated by  Program Ma nagement A ccountabil ity System  (PMAS), P roPath, an d the Inte grated Pro ject Team  (IPT).
  298   Functional  Specifica tions
  299   This secti on introdu ces the Vi stA AR sys tem proces ses, funct ional and  non-functi onal requi rements th at support  the Auto- Correction  job (ACJ)  and the A uto-Correc tion repor t (ACR) fo r the top  three disc repancies:  Incomplet e Transact ions, Miss ing Transa ctions, an d Duplicat e Transact ions. This  section a lso introd uces the a djustment  of the mon thly VistA  AR patien t statemen t run date s. 
  300   The diagra m in Figur e 1 illust rates the  To-Be Auto -Correctio n Batch Jo b for Miss ing Amount  Transacti on, Incomp lete Trans action, an d Duplicat e Transact ion discre pancies. 
  301   NOTE:  Mis sing Amoun t Transact ion discre pancies fi xes will b e a future  enhanceme nt to the  Auto-Corre ction Batc h Job.
  302  
  303   Figure 1:  To-Be Auto -Correctio n Batch Pr ocess
  304  
  305    Missing T ransaction  Amount Di screpancy  Fixes
  306   Changes wi ll correct  infrequen t erroneou s data com binations  and transa ction sequ ences that  result in  missing t ransaction  amounts i n the AR T RANSACTION  file (#43 3). Revise d processi ng will de liver accu rate amoun ts in the  file to en sure probl em-free pa tient stat ement prin ting.
  307   To-Be Auto -Correctio n Job: Inc omplete Tr ansaction  Process 
  308   Changes wi ll be made  in the Vi stA AR mod ule to ens ure user-a djusted tr ansactions  no longer  result in  “incomple te” status es (INCOMP LETE TRANS ACTION FLA G, 433, 10 ). Changes  will rese t flags te mporarily  set by use rs when pr ocessing i ncreases a nd decreas es to bala nce accoun ts. Revise d processi ng will de liver “com plete” sta tuses in F ileMan Fil e #433 to  ensure pro blem-free  patient st atement pr inting.
  309   When other  unidentif ied proces sing condi tions resu lt in “inc omplete” s tatuses (I NCOMPLETE  TRANSACTIO N FLAG, 43 3, 10), th e Auto-Cor rection pr ocess outl ined in Se ction 2.6. 5 will ame nd process ing result s to make  the overal l account  balance eq ual the Pa tient Stat ement bala nce.
  310   The Auto-C orrection  Batch Job  process fo r correcti ng incompl ete transa ctions is  illustrate d in Figur e 1. When  the Auto-C orrection  Batch Prog ram determ ines the a ccount is  out of bal ance due t o a single  transacti on marked  as incompl ete (INCOM PLETE TRAN SACTION FL AG, 433,10 ),  in a A ctive or O pen bill a nd the AR  transactio n is anyth ing other  than a “CO MMENT TRAN SACTION”,  the job co rrects the  incomplet e flag wit hin the AR  TRANSACTI ON file (# 433). 
  311   To Be Auto -Correctio n Job: Dup licate Tra nsaction P rocess
  312   Changes wi ll be made  in the Vi stA AR mod ule to ens ure duplic ate transa ctions do  not result  when spec ific autom atic decre ases are p rocessed.  Changes wi ll elimina te the sec ond transa ction with  a unique  internal i dentificat ion so tha t duplicat es are no  longer wri tten to th e AR TRANS ACTION fil e (#433).  Revised pr ocessing w ill delive r accurate  amounts i n the file  to ensure  problem-f ree patien t statemen t printing .
  313  
  314   When other  unidentif ied proces sing condi tions resu lt in dupl icate tran sactions f or Decreas e Adjustme nt transac tions, the  Auto-Corr ection pro cess outli ned in Sec tion 2.6.5  will amen d processi ng results  to make t he overall  account b alance equ al the Pat ient State ment balan ce.
  315  
  316   The Auto-C orrection  Batch Job  process fo r correcti ng duplica te transac tions is i llustrated  in Figure  1. When t he auto-co rrect job  determines  an accoun t is out o f balance  in the AR  TRANSACTIO N file (#4 33) due to  a single  duplicate  Decrease A djustment  transactio n for an O pen, Activ e, or Canc ellation b ill, the A uto-Correc tion job c orrects th e duplicat e discrepa ncy by set ting the i ncomplete  flag on th e duplicat e transact ion. 
  317    To Be Sch edule for  VistA AR P atient Sta tement Run  Dates
  318   All VistA  AR sites w ill need t o create a nd transmi t to AITC  all Patien t Statemen t data bef ore the 26 th calenda r day of t he month i mmediately  prior to  the operat ional depl oyment of  the consol idated bil ling state ment funct ionality i mplementat ion (i.e.  PSE Phase  2). The ne ed to move  all site  patient bi lling proc essing to  before the  26th day  of the mon th is to a ccommodate  the first  month in  which the  new PSE ‘c onsolidate d patient  billing st atement’ p rocesses a re impleme nted. Seve nteen Vist A sites ha ve been id entified ( see Table  23) that c urrently h ave a Pati ent Statem ent date o n or after  the 26th  of the mon th. 
  319   Moving the  Patient S tatement R un date fo r these 17  sites wil l ensure a  window at  the end o f the imme diate prio r month in  which all  statement  data has  been proce ssed for b illing bef ore the ne w consolid ated Patie nt Stateme nt process es are imp lemented ( i.e., PSE  Phase 2). 
  320   The adjust ed Patient  Statement  run date  schedule f or the 17  VistA AR s ites is in dicated in  Table 23.
  321  
  322   Table 23:  To Be sche dule of Vi stA Patien t Statemen t run date s
  323   Station #
  324   Station na me
  325   Current bu ild Date
  326   Current Pa tient Stat ement Date
  327   New build  Date
  328   New Patien t Statemen t Date
  329   438
  330   SIOUX FALL S,SD
  331   24
  332   26
  333   19
  334   21
  335   501
  336   ALBUQUERQU E,NM
  337   24
  338   26
  339   19
  340   21
  341   504
  342   AMARILLO,T X
  343   24
  344   26
  345   19
  346   21
  347   542
  348   COATESVILL E,PA
  349   24
  350   26
  351   19
  352   21
  353   562
  354   ERIE,PA
  355   24
  356   26
  357   19
  358   21
  359   568
  360   FORT MEADE ,SD
  361   24
  362   26
  363   19
  364   21
  365   649
  366   PRESCOTT,A Z
  367   24
  368   26
  369   19
  370   21
  371   656
  372   ST. CLOUD, MN
  373   24
  374   26
  375   19
  376   21
  377   688
  378   WASHINGTON ,DC
  379   24
  380   26
  381   19
  382   21
  383   756
  384   EL PASO,TX
  385   24
  386   26
  387   19
  388   21
  389   565
  390   FAYETTEVIL LE,NC
  391   26
  392   28
  393   20
  394   22
  395   621
  396   MOUNTAIN H OME,TN
  397   26
  398   28
  399   20
  400   22
  401   658
  402   SALEM,VA
  403   26
  404   28
  405   20
  406   22
  407   664
  408   SAN DIEGO, CA
  409   26
  410   28
  411   20
  412   22
  413   671
  414   SAN ANTONI O,TX
  415   26
  416   28
  417   20
  418   22
  419   689
  420   WEST HAVEN ,CT
  421   26
  422   28
  423   20
  424   22
  425   740
  426   TEXAS VALL EY COASTAL ,TX
  427   26
  428   28
  429   20
  430   22
  431    Functiona l Requirem ents
  432   This secti on identif ies the fe atures and  functiona l requirem ents for t he PSE pro ject – Pha se 1. For  traceabili ty across  project ar tifacts an d the rati onal tools , the foll owing tabl e structur e along wi th a brief  descripti on of the  fields is  identified  below. Ta bles are o rganized b y feature:  Auto-Corr ection Job , Auto-Cor rection Re port, and  Statement  Run Date C hanges. 
  433   Table 24:  Descriptio n of Requi rement Spe cification  Table
  434   Req. Type
  435    Requireme nt Type De scription
  436   Req. ID
  437   This is th e BN, PWS,  RSD, or U ser Story  (US) uniqu e identifi er. RSD id entifiers  begin with  an acrony m of ACJ ( Auto-Corre ction Job) , or ACR ( Auto-Corre ction Repo rt).
  438   Primary Te xt
  439   This is th e requirem ent or use r story te xt. 
  440   Priority
  441   This is th e priority  of the re quirement  as indicat ed in the  PWS. 
  442   Table 25:  Auto-Corre ction Job  (ACJ) Requ irements
  443   Req. ID
  444   Primary Te xt
  445   Priority
  446   BN1
  447   Manage Vis tA A/R dis crepancies .
  448  
  449   BN 1.1
  450   The system  shall det ect discre pancies th at prevent  the patie nt stateme nt process es from su ccessful c ompletion.
  451   High
  452   US001
  453   As a user,  I want th e Accounts  Receivabl e applicat ion to det ect and co rrect acco unt balanc e discrepa ncies as p art of nor mal operat ions, so t hat I do n ot have to  perform t he task ma nually.
  454  
  455   ACJ001
  456   The AR app lication s hall execu te Auto-Co rrection f unctionali ty that de tects and  remediates  the follo wing 2 typ es of disc repancies:
  457   Duplicate  transactio
  458   Incomplete  Transacti on status
  459   High
  460   BN 1.4
  461   The system  shall cor rect the d iscrepancy  as part o f normal o perations.
  462  
  463   ACJ002
  464   The Auto-C orrection  functional ity shall  be a taske d job that  runs in t he backgro und of the  Accounts  Receivable  applicati on. The jo b will be  initially  scheduled  to run eve ry Wednesd ay at 1:00  AM local  time, befo re the CCP C job runs
  465   Note: The  scheduling  may chang e based on  how long  the job ru ns during  site testi ng.
  466   High
  467   BN 1.6
  468   The system  shall cre ate and ex ecute tran sactions r equired to  correct F irst Pary  AR transac tion discr epancies.
  469   High
  470   ACJ003
  471   The AR app lication s hall inclu de a VistA  menu opti on to exec ute the Au to-Correct ion job, s o that it  can be run  on demand . There sh all be a u ser prompt  indicatin g "Request ed Time To  Run: NOW/ " so the u ser can ru n the job  immediatel y (NOW) or  queue the  job to ru n at a fut ure date a nd time.
  472   High
  473   ACJ004
  474   The AR app lication s hall provi de a new s ecurity ke y to run t he Auto-Co rrection j ob by an o ption. The  new secur ity key na me will be  PRCA AUTO CRCT PGM. 
  475   High
  476   ACJ005
  477   The Auto-C orrection  job shall  run after  patch inst allation,  so that au to-correct ion of dis crepancies  begins im mediately.
  478   High
  479   ACJ006
  480   The Auto-C orrection  job shall  execute Bu siness Rul es for Bal ancing Acc ounts to d etermine i f an accou nt is in b alance.  I f an accou nt include s a bill t hat is cur rently in  Refund Rev iew,  the  account is  excluded  from the A uto-Correc tion job p rocessing.  
  481  
  482   See Table  26: Busine s Rules fo r Balancin g Accounts  (BR)
  483   High
  484   ACJ008
  485  
  486   If a dupli cate “DECR EASE ADJUS TMENT” tra nsaction e xists for  an ‘Acitve , ‘Open’,  or “Cancel lation’ bi ll in the  AR TRANSAC TION file  (#433) cau sing a pat ient’s acc ount to be  out-of-ba lance, the n the Auto -Correctio n Job shal l correct  the out-of -balance c ondition b y setting  the INCOMP LETE TRANS ACTION FLA G field (# 10) to a v alue of 1  on the dup licate tra nsaction r ecord.
  487  
  488   Note: If a  transacti on in AR f ile (#433)  contains  data that  is identic al to that  of a prev ious trans action, ex cept for t he transac tion numbe r, then th e transact ion is a d uplicate.
  489   See Append ix A - Dup licate Tra nsaction e xample 
  490   High
  491   ACJ009
  492  
  493   If a trans action in  the AR TRA NSACTION f ile (#433)  has the I NCOMPLETE  TRANSACTIO N FLAG fie ld (#10) s et to 1 fo r any tran saction ty pe other t han a “COM MENT TRANS ACTION” fo r a bill t hat is cur rently ‘Ac tive’ or ‘ Open’, and  causes a  patient’s  account to  be out-of -balance,  then the A uto-Correc tion Job s hall corre ct the out -of-balanc e conditio n by repla cing the v alue of 1  with a val ue of 0 in  the INCOM PLETE TRAN SACTION FL AG field o n the inco mplete tra nsaction r ecord.
  494   See Append ix A - Inc omplete St atus examp le 
  495   High
  496   ACJ010
  497   The Auto-C orrection  job shall  execute bu siness rul es based o n Manual S teps To Re solve Any  Discrepanc y to remed iate the f ollowing 2  types of  discrepanc ies:
  498   Duplicate  transactio
  499   Incomplete  status 
  500  
  501   If multipl e discrepa ncies exis t within a n out-of-b alance bil l, the Aut o-Correcti on job doe s not atte mpt to bal ance the b ill but in stead mark s all tran saction re cords that  have a di screpancy  with a rea son of “No t Fixable”
  502   See Append ix B – Man ual Steps  To Resolve  Any Discr epancy
  503   High
  504   ACJ014
  505   When an AR  billing a ccount is  out of bal ance and t he exact t ransaction s within a  bill that  cause the  out of ba lance disc repancy is  indetermi nate, the  Auto-Corre ction job  does not a ttempt to  balance th e statemen t but inst ead marks  the first  transactio n record i n the bill  as “Not F ixable”.
  506   Note: This  “indeterm inate” out -of-balanc e bill wil l be repor ted on wit hin the Au to-Correct ion report . See Requ irement AC R014. 
  507   High
  508   ACJ011
  509   The Auto-C orrection  job shall  send a Mai lman Notif ication to  the ‘PRCA CPS’ Mail  group when  the job h as complet ed.
  510   High
  511   ACJ012
  512   When an au thorized A R User ini tiates the  Auto-Corr ection job  from the  VistA menu  option, b ut the job  is still  actively r unning or  failed to  complete f rom the la st time it  was ran,  the system  shall inf orm the AR  user and  send a Mai lman Notif ication to  the ‘PRCA CPS’ Mail  group that  the job d id not yet  complete  from the l ast run of  the proce ss. The AR  user will  be provid ed the cho ice to sta rt another  Auto-Corr ection pro cess or qu it from st arting the  job again .
  513   High
  514   ACJ013
  515   When the A uto-Correc tion job i s started  from VistA  TaskMan,  but the jo b is still  actively  running or  failed to  complete  from the l ast time i t was ran,  the syste m shall se nd a Mailm an Notific ation to t he ‘PRCACP S’ Mail gr oup that j ob did not  yet compl ete from t he last ru n of the p rocess. 
  516   High
  517   Table 26:  Busines Ru les for Ba lancing Ac counts (BR )
  518   Req. ID
  519   Primary Te xt
  520   Priority
  521   BR001
  522   All transa ctions mus t add up t o the Curr ent Balanc e.
  523   High
  524   BR002
  525   The balanc e for all  bills must  add up to  Current B alance.
  526   High
  527   BR003
  528   All transa ctions for  a bill mu st add up  to the Bil l Balance.
  529   High
  530   BR004
  531   All transa ctions bef ore the la st stateme nt must ad d up to th e Last Sta tement Bal ance.
  532   High
  533   BR005
  534   All transa ctions aft er the las t statemen t must add  up to the  New Activ ate Total.
  535   High
  536   BR006
  537   The Last s tatement B alance + t he New Act ivate Tota l = Curren t Balance.
  538   High
  539   Table 27:  Auto-Corre ction Repo rt (ACR) R equirement s
  540   Req. ID
  541   Primary Te xt
  542   Priority
  543   PWS 1.2
  544   The system  shall tra ck identif ied discre pancies.
  545   High
  546   US002
  547   As a VistA  user, I w ant to tra ck the 2 m ajor types  of accoun t balance  discrepanc ies in the  Accounts  Receivable  applicati on, so tha t the corr ect patien t statemen t data are  transmitt ed to the  AITC.
  548   High
  549   ACR001
  550   The AR app lication s hall creat e an Auto- Correction  report th at tracks  the follow ing 2 type s of balan ce discrep ancies:
  551   Duplicate  transactio
  552   Incomplete  status
  553   High
  554   BN 1.3
  555   Ensure tha t the proc ess to cre ate the ‘S tatement D iscrepancy  Listing’  remains an d any enha ncements a re perform ed to this  report.
  556   High
  557   ACR002
  558   The Auto-C orrection  Report sha ll list th e discrepa ncy detail s that wer e remediat ed by the  Auto-corre ction job  and displa y a reason  for auto- correction
  559   High
  560   US003
  561   As a VistA  user, I w ant the Vi stA System  to identi fy and cat alog accou nt balance  discrepan cies that  could not  be remedia ted by the  Auto-Corr ection Job  with an e xplanation  so that t he found d iscrepanci es can be  viewed and  manually  corrected.
  562   High
  563   BN 1.5 
  564   The system  shall ide ntify and  catalog an y discrepa ncies not  corrected  for viewin g and manu al correct ive action .
  565  
  566   ACR003
  567   The Auto-C orrection  Report sha ll list th e discrepa ncy detail s that cou ld not be  remediated  by the Au to-Correct ion job an d display  “Not Fixab le” as the  reason wh y the disc repancy (o r discrepa ncies) cou ld not be  resolved t hrough the  auto corr ection bat ch process .
  568   High
  569   BN 1.7
  570   The system  shall rec ord all va lues assoc iated to t he discrep ancy for u se in root  cause ana lysis (aud iting).
  571  
  572   ACR012
  573   The Auto-C orrection  report sha ll record  audit valu es associa ted with r emediating  the discr epancy.
  574  
  575   BN 1.8
  576   Provide a  Post Initi alization  Utility th at shall r ecord all  balance di screpancie s that req uire manua l remediat ion as wel l as discr epancies t hat were b alanced au tomaticall y to an ou tcome repo rt. The ab ility to r un the rep ort via an  option mu st be prov ided.
  577  
  578   ACR004
  579   The Auto-C orrection  Report sha ll display  only the  last 4 dig its of the  Social Se curity Num ber (SSN).
  580   High
  581   ACR005
  582   The AR app lication s hall promp t the user  to enter  a FROM and  TO date f or the Aut o-Correcti on Report.
  583   High
  584   ACR006
  585   The Auto-C orrection  Report sha ll provide  a default  FROM date  value of  “T-7”.
  586   High
  587   ACR007
  588   The Auto-C orrection  Report sha ll provide  a default  TO date v alue of “T ”.
  589   High
  590   ACR008
  591   The AR app lication s hall promp t the user  to sort t he Auto-Co rrection R eport by t he followi ng paramet ers:
  592   Bill numbe r
  593   Debtor nam e
  594   Transactio n number
  595   Auto Corre ction Date
  596   See Append ix A – Aut o-Correcti on Report
  597   High
  598   ACR009
  599   The Auto-C orrection  report sha ll display  the follo wing infor mation wit h correspo nding head ers:
  600   BILL NO.
  601   DEBTOR
  602   SSN
  603   TRANS NUM 
  604   AUTO-CORCT  DATE
  605   AUTO-CORCT  REASON
  606   See Append ix A – Aut o-Correcti on Report
  607   High
  608   ACR010
  609   The Auto-C orrection  report mai n header s hall read:  
  610   “BILLS THA T HAVE BEE N AUTO-COR RECTED” 
  611   See Append ix A – Aut o-Correcti on Report
  612   High
  613   ACR011
  614   The Auto-C orrection  report wil l have the  following  menu path :
  615  
  616   Clerk’s AR  Menu:
  617   Account Ma nagement
  618   Auto-Corre ct Patient  Discrepan cy Report
  619   See Append ix A – Aut o-Correcti on Report
  620   High
  621   ACR013
  622   The Auto-C orrection  Report sha ll pause a nd display  a “Contin ue” prompt  at the en d of the r eport page  if the re port needs  to span t o another  screen on  the VistA  user inter face. 
  623   Note:  The  output of  the Auto- Correction  Repot def aults to d isplay on  the user’s  screen, b ut can be  queued to  a network  printer or  to VistA  MailMan. 
  624   High
  625   ACR014
  626   When the A uto-Correc tion job f inds a bil l that is  out-of-bal ance, but  the exact  transactio n (or tran sactions)  that are t he cause o f the disc repancy wi thin the b ill cannot  be determ ined, the  Auto-Corre ction Repo rt will in clude the  bill numbe r in the r eport, dis play the r eason as “ Not Fixabl e” and lea ve the tra nsaction n umber blan k for the  out-of-bal ance bill.   
  627   High
  628   Table 28:  Patient St atement Ch ange Date  Requiremen ts
  629   Req. ID
  630   Primary Te xt
  631   Priority
  632   BN3
  633   Consolidat e patient  statement( s) within  a single b illing cyc le
  634   High
  635   BN 3.3
  636   The system  shall gen erate a co nsolidated  statement  combining  all activ e outstand ing accoun t charges  (regardles s of the V A facility ) based on  the Veter an's billi ng cycle.
  637   High
  638   US004
  639   As a VistA  user, I w ant my Vis tA site to  build and  transmit  patient bi lling stat ement file s that are  sent to A ITC prior  to the 26t h of each  month so t hat when c onsolidate d patient  statement  functional ity is imp lemented t here is a  window at  the end of  the prior  month whe n all stat ement data  has been  processed  for billin g. 
  640  
  641   Refer to T able 23 fo r the 17 S tation num bers to be  modified  for statem ent run da tes. 
  642   High
  643   Table 29:  Transactio n Discrepa ncy Root C ause Remed iation Req uirements
  644   Req. ID
  645   Primary Te xt
  646   Priority
  647   US005
  648   As a VistA  user, I w ant the Vi stA AR sys tem to rem ediate the  identifie d root cau se of crea ting dupli cate trans action dis crepancies  in First  Party bill ing so tha t the Vete ran’s mont hly billin g statemen ts are not  delayed i n the norm al monthly  printing  process. 
  649   High
  650   US006
  651   As a VistA  user, I w ant the Vi stA AR sys tem to rem ediate the  identifie d root cau se of crea ting Missi ng (NULL)  transactio n amount d iscrepanci es in Firs t Party bi lling so t hat the Ve teran’s mo nthly bill ing statem ents are n ot delayed  in the no rmal month ly printin g process.
  652   High
  653   US007
  654   As a VistA  user, I w ant the Vi stA AR sys tem to rem ediate the  identifie d root cau se of crea ting Incom plete tran saction di screpancie s in First  Party bil ling so th at the Vet eran’s mon thly billi ng stateme nts are no t delayed  in the nor mal monthl y printing  process.
  655   High
  656  
  657   Graphical  User Inter face (GUI)  Specifica tions
  658    Not appli cable.
  659   Multi-divi sional Spe cification s
  660    No new mu lti-divisi onal speci fications  are being  introduced  in PSE Ph ase 1.
  661   Performanc e Specific ations
  662   The follow ing specif ications w ere provid ed in the  NSR 201007 16 (CCPC)  Patient St atement En hancements  and Conso lidation B RD-3-18-15 : DNS  
  663   Table 210:  Performan ce Specifi cations
  664   If this is  a system  modificati on, how ma ny users d oes the cu rrent syst em support ?
  665   The curren t system i s used by  Customer S ervice Rep resentativ es and CPA C Staff in  the suppo rt of Vete ran. 
  666   In the cur rent syste m:
  667   Accounts r eceivable  data is up loaded to  the VistA  AR package  for charg es for Vet eran medic al care fo r each Vet eran who r eceives ca re.
  668   Customer s ervice rep resentativ es access  the VistA  AR module  when a Vet eran calls  in with a  question  about thei r account.  The estim ated numbe r of custo mer servic e represen tatives us ing the Vi stA AR mod ule is 1,2 00. 
  669   Once a mon th, billin g data is  sent from  each of th e 100+ Vis tA systems  for each  Veteran wh o has incu rred charg es at that  site. The  statement s are then  created,  printed an d sent out . Many Vet erans get  bills from  more than  one site.  Approxima tely 2 mil lion state ments are  mailed eac h month.
  670   How many u sers will  the new sy stem (or s ystem modi fication)  support?
  671   The number  of curren t system u sers will  be the sam e for the  modified s ystem.
  672   What is th e predicte d annual g rowth in t he number  of system  users?
  673   It is esti mated that  the trans action vol ume may gr ow an addi tional 5-1 0% in the  first year , but the  number of  users will  not grow.  
  674   Actual dat a provided  for the n umber of U nique SSN  / First Pa rty Collec tions (Pre scription,  Inpatient /Outpatien t, and Lon g Term Car e) by Fisc al Year (F Y): Approx imately 20 0K get mul tiple stat ements per  month.
  675   Quality At tributes S pecificati on
  676   Quality at tribute sp ecificatio ns will en hance the  supportabi lity, main tainabilit y, portabi lity, test ability, a nd reusabi lity of th e PSE proj ect. This  includes a pplicable  coding sta ndards, na ming conve ntions, cl ass librar ies, maint enance acc ess, and m aintenance  utilities . The qual ity attrib utes speci fications  are achiev ed by the  accepted d esign of t he Patient  Statement  enhanceme nts.
  677   Reliabilit y Specific ations
  678   VistA AR s hould be a vailable 2 4 hours pe r day, 365  days per  year, exce pt during  periods of  scheduled  maintenan ce.
  679   Scope Inte gration
  680   Additional  scope spe cification s and inte gration ar e not appl icable to  Phase I de velopment.  
  681   Security S pecificati ons
  682   VA require s that app lication e nhancement s address  standards,  procedure s, and tec hnical asp ects of th e solution  required  for achiev ing system  certifica tion and a ccreditati on. These  should add ress contr ols listed  in Federa l Informat ion Proces sing Stand ards (FIPS ) PUB 200,  Minimum S ecurity Re quirements  for Feder al Informa tion and I nformation  Systems.  Additional  security  specificat ions inclu de:
  683   Compliance  with stan dards and  regulatory  requireme nts publis hed in VA  Handbook a nd Directi ve 6500: V eterans Af fairs Dire ctives > V A Handbook  and Direc tive 6500.
  684   Compliance  with FIPS  PUB 140-2 , Security  Requireme nts for Cr yptographi c Modules,  and for a ll voice a nd data tr affic encr yption: Co mputer Sec urity Divi sion > Pub lications  > Federal  Informatio n Processi ng Standar ds > FIPS  PUB 140-2.
  685   Additional ly, due to  patient s afety cons iderations , data pro tection me asures suc h as backu p interval s and redu ndancy sha ll be cons istent wit h systems  categorize d as criti cal.
  686   System Fea tures
  687   Refer to S ection 2.6 .5 for the  details o f all incl uded funct ionality. 
  688   Usability  Specificat ions
  689   There are  no enhance ments bein g made to  the VistA  applicatio n during P hase 1 tha t affect h ow the sys tem is acc essed or o perated by  users. PS E shall ut ilize As-I s componen ts and exi sting func tionality  for user a ccess, sec urity and  usability.
  690   Purchased  Components
  691    The PSE p roject doe s not have  purchased  component s for Phas e 1.
  692  
  693  
  694   Approval S ignatures
  695  
  696   REVIEW DAT E: <date>
  697   SCRIBE: <n ame>
  698  
  699   Signed: __ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ______ 
  700   Integrated  Project T eam (IPT)  ChairDate
  701  
  702  
  703   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  704   Business S ponsorDate
  705  
  706   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  707   IT Program  ManagerDa te
  708  
  709  
  710   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ ________ 
  711   Project Ma nagerDate
  712  
  713  
  714  
  715   Appendix A : Discrepa ncy Exampl es
  716   Appendix A  provides  examples o f the new  menu optio ns, report s and sort ing capabi lities, an d MailMan  Notificati ons.
  717  
  718   Figure 2:  Auto-Corre ction Job  and Report  Menu Opti ons
  719  
  720  
  721   Figure 3:  Notificati on to AR U ser when j ob is stil l actively  running
  722  
  723  
  724   Figure 4:  MailMan no tification  when Auto -Correctio n job is s till activ ely runnin g
  725  
  726  
  727   Figure 5:  Auto-Corre ction Repo rt Options
  728  
  729   Figure 6:  Auto-Corre ction Repo rt Option  Selection  Example
  730  
  731   Figure 7:  Auto-Corre ction Repo rt: Sorted  by Bill N umber
  732  
  733  
  734   Figure 8:  Auto-Corre ction Repo rt: Sorted  by Debtor  Name
  735  
  736   Figure 9:  Auto-Corre ction Repo rt: Sorted  by Auto C orrection  Date
  737  
  738   Figure 10:  Auto-Corr ection Rep ort: Sorte d by Trans action Num ber
  739    
  740   Figure 11:  Missing T ransaction  Amount –  Screen 1
  741  
  742   Figure 12:  Missing T ransaction  Amount –  Screen 2 
  743  
  744   Figure 13:  Missing T ransaction  Amount –  Screen 3
  745    
  746  
  747   Figure 14:  Duplicate  Transacti on – Scree n 1
  748    
  749  
  750   Figure 15:  Duplicate  Transacti on – Scree n 2
  751    
  752  
  753   Figure 16:  Duplicate  Transacti on – Scree n 3
  754  
  755  
  756  
  757   Figure 17:  Incomplet e Status –  Screen 1
  758  
  759    
  760  
  761   Figure 18:  Incomplet e Status –  Screen 2
  762  
  763  
  764   Figure 19:  Incomplet e Status-S creen 3
  765  
  766   Appendix B  – Manual  Steps to R esolve Any  Discrepan cy
  767  
  768   Check Pati ent Accoun t Balance.
  769   Run Transa ction Pati ent Statem ent Histor y.
  770   Discrepanc ies occur  since last  statement ? Statemen t printed  in previou s month.
  771   Look for t he amount  that is ou t of balan ce.
  772   Look at th e type of  transactio n.
  773   Look at th e Bill Tra nsactions.
  774   Reconcile  the new ac tivity.
  775   Reconcile  the statem ent data.
  776   Preform th e correcti ons.
  777   For duplic ate transa ctions, se t the INCO MPLETE TRA NSACTION F LAG in fil e 433,10.
  778   For a miss ing transa ction amou nt, set th e Transact ion amount  if in fil e 433.
  779   For INCOMP LETE TRANS ACTION FLA G that are  causing t he discrep ancy, remo ve the fla g in file  433,10.
  780   Verify by  Check Pati ent accoun t Balance.
  781  
  782   Appendix C  – TO BE D iagram for  Auto-Corr ection
  783  
  784  
  785   Figure 20:  Patient S tatement D eficiency  Resolution  To-Be Pro cess Diagr am
  786