2. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 9/11/2018 8:57:25 AM Central Daylight Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

2.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 OSCIF MCCF EDI TAS_Sept2018.zip\Remaining Doc.zip ib_2_0_p608_edi_ug.docx Thu Sep 6 16:40:02 2018 UTC
2 OSCIF MCCF EDI TAS_Sept2018.zip\Remaining Doc.zip ib_2_0_p608_edi_ug.docx Tue Sep 11 13:49:28 2018 UTC

2.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 33 18388
Changed 32 94
Inserted 0 0
Removed 0 0

2.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

2.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

2.5 Comparison detail

  1   Electronic  Data Inte rchange (E DI)
  2   Billing Us er Guide
  3  
  4  
  5  
  6  
  7  
  8  
  9  
  10  
  11  
  12  
  13  
  14  
  15  
  16  
  17  
  18  
  19   Version 2. 9
  20  
  21  
  22   August 200 5
  23   Revised: O ctober 201 8
  24  
  25  
  26  
  27    
  28  
  29  
  30  
  31  
  32  
  33  
  34  
  35  
  36  
  37  
  38  
  39  
  40   Revision H istory
  41    
  42   Date
  43   Revision
  44   Descriptio n
  45   Author
  46   August 200 5
  47   1
  48   Patch IB*2 *296
  49   PII
  50   July 2006
  51   1.1
  52   Patch IB*2 *320
  53   PII
  54   February 2 007
  55   1.2
  56   Patches IB *2*343, 34 8 and 349
  57   PII
  58   PII
  59   July 2007
  60   1.3
  61   Patch IB*2 *374
  62   PII
  63   November 2 007
  64   1.4
  65   Patch IB*2 *368 and 3 71
  66   PII
  67   PII
  68   May 2008
  69   1.5
  70   Patch IB*2 *377
  71   PII
  72   February 2 009
  73   1.6
  74   Patch IB*2 *400
  75   PII
  76   November 2 010
  77   1.7
  78   Patch IB*2 *436 – Sec tion 4 and
  79   Section 4. 5.3.1
  80   Also repla ced refere nces to Em deon and E xpress Bil l with “cl earinghous e”
  81   PII
  82   PII
  83   January 20 11
  84   1.8
  85   Edits by T raining De partment a nd removed  reference  to patch  IB*2*433 
  86   PII
  87   May 2011
  88   1.9
  89   Patch IB*2 *433 – Sec tion 6.7
  90  
  91   PII
  92   PII
  93   September  2011
  94   1.10
  95   Patch IB*2 *432
  96   Revised Se ctions: 1,  2, 4, 6 
  97   Added Sect ions: 7 an d 8 
  98   PII
  99   PII
  100   March  201 2
  101   1.11
  102   Patch IB*2 *447 and P RCA*4.5*27 5
  103   Revised Se ctions: 6,  7
  104   PII
  105   PII
  106   PII
  107   March 2014  
  108   1.12
  109   Patch IB*2 .0*476
  110   Revised Se ctions: 4. 4.1, 4.5.3
  111   PII
  112   August 201
  113   2.0
  114   Patch IB*2 *488 (Buil d 1)
  115   Revised Se ctions: 2. 1.1.1. (St eps 1 & 2) , 2.2.1, 4 .4.1 (Step s 5 & 9),  6.2.2, 6.6 .1, 6.7 (n ote after  Step 5), 6 .8 (note a fter Step  5), 6.9 (n otes after  Steps 6 &  7), 6.10,  9.3.16, A ppendix A  & B 
  116   General gr ammar, spe lling and  format cha nges appli ed
  117   PII
  118   FirstView
  119  
  120   January 20 15
  121   2.1
  122   Patch IB*2 *521
  123   Revised ED I Paramete r Report S ection 9.3 .14, Appen dix B
  124   PII
  125   PII
  126   April 2015
  127   2.2
  128   Patch IB*2 *516 
  129   Revised Se ctions: 2. 1.1.1, 2.1 .1.2, 2.1. 2, 3, 3.1,  4.4.1, 6. 2.3, 6.2.3 .1, 6.2.3. 2, 6.3.2,  5.7, 6.7,  6.8, 6.9,  6.10, 6.11 , 6.12, 72 , 7.2.1, 9 .3.14, 9.3 .16, 9.3.1 7
  130  
  131   PII
  132   PII
  133   April 2015
  134   2.3
  135   IOC Exit R eview  Pat ch IB*2*51 6
  136   Revised Se ctions: 6. 11, 6.2.3. 1, 6.2.3.2 , 6.3.2,   9.2.3
  137   PII
  138   August 201 6
  139   2.4
  140   Patch IB*2 *547 
  141   Revised Se ctions: 2. 1.1.1, 2.1 .2, 6.2.4  and all su b-sections , 6.3.3, 6 .7, 6.9, 6 .10, 6.14,  7.2,  8.,  9.3, 9.4,  9.5, 10.2 .1, 10.3.1 6, 10.3.17 , 10.3.19,  Appendix  B
  142   PII
  143   August 201 6
  144   2.5
  145   Patch IB*2 *549
  146   Revised Se ctions: 2. 1.1.2, 2.1 .2, 5.1.1
  147   PII
  148   July 2017
  149   2.6
  150   Patch IB*2 *576  Adde d sub-sect ions 6.2.5  and 6.3.4
  151   PII
  152    October 2 017
  153   2.7
  154   Patch IB*2 *577 Added  sub-secti on 10.3.20 , Modified  sub-secti on 6.2.3.2  and 6.7 a nd 6.8
  155   PII
  156   June 2018
  157   2.8
  158   Patch IB*2 *592 Added  sections  6.3.5, 6.9  and 9.6.  Modified s ections/su b-sections  2.1.1.1,  2.1.1.2, 2 .1.2, 2.1. 3, 4.0, 4. 1, 4.3.2,  4.5, 6.1,  6.4, 6.6.1 , 6.15, 7. 2, 10.3.16 , 10.3.18,  10.3.20,  11 and 12
  159   PII
  160   PII
  161   October 20 18
  162   2.9
  163   Patch IB*2 *608 Added  section 9 .7. Modifi ed section s/subsecti ons 2.1.2,  2.1.3. 3,  3.1, 3.2,  3.3, 6.2. 3.1, 6.3.6 , 6.4, 6.1 5, 9.1 and  10.3.17
  164   PII
  165  
  166  
  167    (This pag e included  for two-s ided copyi ng.)
  168  
  169  
  170  
  171  
  172   Table of C ontents
  173  
  174   1.Introduc tion1
  175   1.1.Revenu e Process1
  176   1.2.Critic al EDI Pro cess Terms 2
  177   1.3.EDI Pr ocess Flow 3
  178   2.Insuranc e Company  Set-up4
  179   2.1.Insura nce Compan y Setup4
  180   2.1.1Activ ate New Pa yer to Tra nsmit eCla ims4
  181   2.1.2Activ ate Existi ng Commerc ial Payer  to Transmi t eClaims1 0
  182   2.1.3Activ ate Existi ng Payer t o Test Pri mary Blue  Cross/Blue  Shield eC laims15
  183   3.Pay-to P rovider(s)  Set-up18
  184   3.1.Define  Default P ay-to Prov ider19
  185   3.2.Associ ate Divisi ons with n on-Default  Pay-to Pr ovider21
  186   3.3.Rate T ypes for N on-MCCF Pa y-to Provi der22
  187   4.Provider  ID Set-up 24
  188   4.1.Table  of IDs25
  189   4.2.Pay-to  Provider  IDs30
  190   4.2.1Defin e the Pay- to Provide r Primary  ID/NPI30
  191   4.2.2Defin e the Pay- to Provide r Secondar y IDs30
  192   4.3.Billin g Provider  IDs30
  193   4.3.1Defin e the Bill ing Provid er Primary  ID/NPI31
  194   4.3.2Defin e the Bill ing Provid er Seconda ry IDs32
  195   4.4.Servic e Facility  IDs (Labo ratory or  Facility I Ds)38
  196   4.4.1Defin e Non-VA L aboratory  or Facilit y Primary  IDs/NPI39
  197   4.4.2Defin e Non-VA L aboratory  or Facilit y Secondar y IDs41
  198   4.4.3Defin e VA Labor atory or F acility Pr imary IDs/ NPI43
  199   4.4.4Defin e VA Labor atory or F acility Se condary ID s43
  200   4.5.Attend ing, Opera ting and O ther Physi cians and  Rendering,  Referring  and Super vising Pro viders44
  201   4.5.1Defin e a VA Phy sician/Pro vider’s Pr imary ID/N PI45
  202   4.5.2Defin e a VA Phy sician/Pro vider’s Se condary ID s45
  203   4.5.3Defin e a non-VA  Physician /Provider’ s Secondar y IDs52
  204   4.5.4Defin e Insuranc e Company  IDs56
  205   4.5.5Defin e either a  Default o r Individu al Physici an/Provide r Secondar y ID60
  206   4.6.Care U nits62
  207   4.6.1Defin e Care Uni ts for Phy sician/Pro vider Seco ndary IDs6 2
  208   4.6.2Defin e Care Uni ts for Bil ling Provi der Second ary IDs65
  209   4.7.ID Par ameters by  Insurance  Company67
  210   4.7.1Defin e Attendin g/Renderin g Provider  Secondary  ID Parame ters69
  211   4.7.2Defin e Referrin g Provider  Secondary  ID Parame ters70
  212   4.7.3Defin e Billing  Provider S econdary I D Paramete rs70
  213   4.7.4Defin e No Billi ng Provide r Secondar y IDs by P lan Type70
  214   4.7.5View  Associated  Insurance  Companies , Provider  IDs, and  ID Paramet ers71
  215   4.8.Associ ated Insur ance Compa nies and C opying  Ph ysician/Pr ovider Sec ondary IDs  and Addit ional Bill ing Provid er Seconda ry IDs73
  216   4.8.1Desig nate a Par ent Insura nce Compan y73
  217   4.8.2Desig nate a Chi ld Insuran ce Company 75
  218   4.8.3Copy  Physician/ Provider S econdary I Ds75
  219   4.8.4Copy  Additional  Billing P rovider Se condary ID s76
  220   4.8.5Synch ronizing A ssociated  Insurance  Company ID s76
  221   5.Subscrib er and Pat ient ID Se t-Up77
  222   5.1.Subscr iber and P atient Ins urance Pro vided IDs7 7
  223   5.1.1Defin e Subscrib er Primary  ID77
  224   5.1.2Defin e Subscrib er and Pat ient Prima ry IDs79
  225   5.1.3Defin e Subscrib er and Pat ient Secon dary IDs81
  226   6.Entering  Electroni c Claims83
  227   6.1.Summar y of Enter /Edit Bill ing Inform ation to S upport ASC  X12N/5010 83
  228   6.2.Change s Made by  Specific P atches83
  229   6.2.1Patch  IB*2*4478 3
  230   6.2.2Patch  IB*2*488: 85
  231   6.2.3Patch  IB*2*5168 6
  232   6.2.4Patch  IB*2*5478 7
  233   6.2.5Patch  IB.2.5768 8
  234   6.2.6Patch  IB*2*5778 9
  235   6.3.Handli ng Error M essages an d Warnings 89
  236   6.3.1Patch  IB*2*4889 0
  237   6.3.2Patch  IB*2*5169 0
  238   6.3.3Patch  IB*2*5479 0
  239   6.3.4Patch  IB*2*5769 0
  240   6.3.5Patch  IB*2*5929 0
  241   6.3.6Patch  IB*2*6089 0
  242   6.4.Claim  versus Lin e Level Da ta91
  243   6.5.Screen  3 – Payer  Informati on91
  244   6.5.1EDI F ields91
  245   6.5.2Using  Care Unit s for Bill ing Provid er Seconda ry IDs92
  246   6.6.Screen  10 – Phys ician/Prov ider and P rint Infor mation93
  247   6.6.1EDI F ields UB-0 4/CMS-1500 /J430D93
  248   6.7.UB-04  Claims94
  249   6.8.CMS-15 00 Claims1 02
  250   6.9.J430D  Claims111
  251   6.10.Lab C laims115
  252   6.11.Pharm acy Claims 119
  253   6.12.Corre ct Rejecte d or Denie d Claims12 3
  254   6.13.Viewe d Cancelle d Claims12 6
  255   6.14.Print ed Claims1 26
  256   6.15.View/ Resubmit C laims – Li ve or Test  – Synonym : RCB127
  257   7.Processi ng of Seco ndary/Tert iary Claim s131
  258   7.1.Criter ia for the  Automatic  Processin g of Secon dary or Te rtiary Cla ims131
  259   7.2.COB Ma nagement W orklist132
  260   7.2.1Data  Displayed  for Claims  on the CO B Manageme nt Worklis t132
  261   7.2.2Avail able COB M anagement  Worklist A ctions133
  262   8.Requests  for Addit ional Data  to Suppor t Claims13 4
  263   9.IB Site  Parameters 136
  264   9.1.Define  Printers  for Automa tically Pr ocessed Se condary/Te rtiary Cla ims136
  265   9.2.Enable  Automatic  Processin g of Secon dary/Terti ary Claims 138
  266   9.3.Printe d Claims R ev Code Ex cl: 17 Act ivated Cod es Defined 140
  267   9.4.Altern ate Primar y Payer ID  Types141
  268   9.5.ASC X1 2N Health  Care Claim  Request f or Additio nal Inform ation (277 RFAI)142
  269   9.6.New ED I Paramete r for Dent al Process ing143
  270   9.7.CMN CP T Code Inc lusion: XX  CMN CPT C odes Inclu ded144
  271   10.Reports 145
  272   10.1.EDI R eports – O verview145
  273   10.2.Most  Frequently  Used Menu s/Reports1 46
  274   10.2.1Clai ms Status  Awaiting R esolution  – Synonym  CSA146
  275   10.2.2Mult iple CSA M essage Man agement –  Synonym: M CS147
  276   10.2.3Elec tronic Rep ort Dispos ition148
  277   10.2.4EDI  Claim Stat us Report-  Synonym:  ECS149
  278   10.3.Addit ional Repo rts and Op tions150
  279   10.3.1Read y for Extr act Status  Report -  Synonym: R EX150
  280   10.3.2Tran smit EDI B ills – Man ual - Syno nym: SEND1 50
  281   10.3.3EDI  Return Mes sage Manag ement Menu  – Synonym : MM151
  282   10.3.4EDI  Message Te xt to Scre en Mainten ance151
  283   10.3.5EDI  Messages N ot Reviewe d Report15 1
  284   10.3.6Elec tronic Err or Report1 51
  285   10.3.7Retu rn Message s Filing E xceptions1 52
  286   10.3.8Stat us Message  Managemen t152
  287   10.3.9Bill s Awaiting  Resubmiss ion – Syno nym: BAR15 3
  288   10.3.10EDI  Messages  Not Yet Fi led –Synon ym: MP153
  289   10.3.11Pen ding Batch  Transmiss ion Status  Report –  Synonym: P BT153
  290   10.3.12EDI  Batches P ending Rec eipt– Syno nym: PND15 3
  291   10.3.13Vie w/Print ED I Bill Ext ract Data  – Synonym:  VPE155
  292   10.3.14Ins urance Com pany EDI P arameter R eport – Sy nonym: EPR 155
  293   10.3.15Tes t Claim ED I Transmis sion Repor t – Synony m: TCS156
  294   10.3.16Thi rd Party J oint Inqui ry – Synon ym: TPJI15 7
  295   10.3.17Re- generate U nbilled Am ounts Repo rt159
  296   10.3.18Pat ient Billi ng Inquiry  – Synonym : INQU160
  297   10.3.19Pri nted Claim s Report16 0
  298   10.3.20HCC H Payer ID  Report161
  299   11.APPENDI X A – BATC H PROCESSI NG SETUP16 2
  300   12.APPENDI X B – GLOS SARY165
  301   13.APPENDI X C – HIPA A Provider  ID – Refe rence Guid e169
  302  
  303  
  304  
  305   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  306  
  307  
  308  
  309   Introducti on
  310   In 1996, C ongress pa ssed into  law the He alth Insur ance Porta bility and  Accountab ility Act  (HIPAA). T his Act di rects the  federal go vernment t o adopt na tional ele ctronic st andards fo r automate d transfer  of certai n healthca re data be tween heal thcare pay ers, plans , and prov iders. Now  that thes e standard s are in p lace, the  Veterans H ealth Admi nistration  (VHA) wil l submit c laims cont aining the  required  standard d ata conten t to all p ayers acce pting elec tronic dat a intercha nge (EDI).
  311   Revenue Pr ocess
  312   The overal l patient  billing re venue proc ess for th e VHA is s ummarized  in the tab le below:
  313  
  314   Intake
  315   Utilizatio n Review 
  316   Billing
  317   Collection
  318   Utilizatio n Review 
  319   Patient Re gistration
  320   Insurance  Identifica tion
  321   Insurance  Verificati on
  322   Pre-certif ication &  Certificat ion
  323   Continued  Stay
  324   Documentat ion
  325   EDI Bill G eneration
  326   MRA
  327   Claim stat us message s
  328   Establish  Receivable s
  329   A/R Follow -up
  330   Lockbox
  331   Collection  Correspon dence
  332   Appeals
  333  
  334   During the  Intake ph ase, the p atient is  registered . Insuranc e informat ion is ide ntified an d/or verif ied. 
  335  
  336   In the Uti lization R eview phas e, the pat ient is pr e-certifie d and cert ified, and  continued  stay revi ews are pe rformed.
  337  
  338   In the Bil ling phase , the pati ent encoun ter is doc umented an d coded. A n electron ic data in terchange  (EDI) bill  and/or Me dicare Rem ittance Ad vice (MRA)  request i s generate d and sent  to the pa yer. Claim  status me ssages inc lude infor mation tha t appears  on the Cla ims Status  Awaiting  Resolution  (CSA) rep ort.
  339  
  340   During the  Collectio ns phase,  establishm ent of rec eivables,  accounts r eceivables  follow-up , lockbox,  and any c ollection  correspond ence take  place.
  341  
  342   Another Ut ilization  Review can  take plac e if there  are any a ppeals.
  343  
  344   EDI Billin g provides  the VHA w ith the ca pability t o submit I nstitution al and Pro fessional  claims ele ctronicall y as 837 H ealth Care  Claim tra nsmissions , rather t han printi ng and mai ling claim s from eac h facility .
  345  
  346  
  347  
  348  
  349  
  350  
  351  
  352  
  353  
  354  
  355  
  356  
  357   Critical E DI Process  Terms
  358   Also see A PPENDIX B  – GLOSSARY .
  359  
  360   835 Health  Care Clai m Payment/ Advice – T he HIPAA a dopted sta ndard for  electronic  remittanc e advice t o report t he process ing of all  claim typ es (includ ing retail  pharmacy) . The term  “835” rep resents th e data set  that is s ent from h ealth plan s to healt hcare prov iders and  contains d etailed in formation  about the  processing  of the cl aim. This  includes p ayment inf ormation a nd reducti on or reje ction reas ons. All h ealth plan s are requ ired to us e the same  explanati on of bene fit codes  (adjustmen t reason c odes) and  adhere to  very speci fic report ing requir ements. Th e term “83 5” is used  interchan geably wit h Electron ic Remitta nce Advice  (ERA) and  Medicare  Remittance  Advice (M RA).
  361   837 Health  Care Clai m – The HI PAA adopte d standard  for elect ronic subm ission of  hospital,  outpatient  and denta l claims.  The term “ 837” repre sents the  data set t hat is sen t from hea lthcare pr oviders to  insurance  companies  (payers).  The 837 s tandard in cludes the  data requ ired for c oordinatio n of benef its and is  used for  primary an d secondar y payer cl aims submi ssion. The  term “837 ” is used  interchang eably with  electroni c claim.
  362   277 Claim  Status Mes sages – El ectronic m essages re turned to  the VAMC p roviding s tatus info rmation on  a claim f rom the Fi nancial Se rvice Cent er (FSC) i n Austin,  Texas. The se message s can orig inate at F SC, at the  payer or  at the cle aringhouse .
  363   Clearingho use – A co mpany that  provides  batch and  real-time  transactio n processi ng service s and conn ectivity t o payers o r provider s. Transac tions incl ude insura nce eligib ility veri fication,  claims sub mission pr ocessing,  electronic  remittanc e processi ng and pay ment posti ng for ele ctronic cl aims. 
  364   eClaim – A  claim tha t is trans mitted ele ctronicall y to FSC f rom the VH A.
  365   EDI – Elec tronic Dat a Intercha nge (EDI)  is the pro cess of tr ansacting  business b y exchangi ng data el ectronical ly. It inc ludes subm itting cla ims electr onically ( paperless  claims pro cessing),  as well as  electroni c funds tr ansfer (EF T) and ele ctronic in quiry for  claim stat us and pat ient eligi bility.
  366   EOB – An E xplanation  of Benefi ts (EOB) r eports the  dispositi on of an i ndividual  claim. Man y EOBs may  be contai ned within  a single  835 ERA fi le.
  367   ePayer – P ayer that  accepts el ectronic c laims from  the clear inghouse.
  368   Fiscal Int ermediary  – A fiscal  intermedi ary perfor ms service s on behal f of healt h-care pay ers. These  services  include cl aim adjudi cation, re imbursemen t and coll ections. T railblazer  Health En terprises  is an exam ple of a f iscal inte rmediary t hat acts o n behalf o f Medicare . Trailbla zer receiv es claims  from the V A in the f orm of an  837 file a nd then ad judicates  the claims  to create  a MRA 835  file.
  369   FSC – The  FSC receiv es 837 Hea lth Care C laim trans missions f rom VistA  and transm its this d ata to the  clearingh ouse. FSC  also recei ves error/ informatio nal messag es and 835  Health Ca re Claim P ayment/Adv ice transm issions fr om the cle aringhouse  and trans mits this  data to Vi stA.
  370   HIPAA – In  1996, Con gress pass ed into la w the Heal th Insuran ce Portabi lity and A ccountabil ity Act (H IPAA). Thi s Act is c omprised o f two majo r legislat ive action s: Health  Insurance  Reform and  Administr ative Simp lification . The Admi nistrative  Simplific ation prov isions of  HIPAA dire ct the fed eral gover nment to a dopt natio nal electr onic stand ards for a utomated t ransfer of  certain h ealthcare  data betwe en health- care payer s, plans,  and provid ers. This  enables th e entire h ealthcare  industry t o communic ate electr onic data  using a si ngle set o f standard s, thus el iminating  all non-st andard for mats curre ntly in us e. Once th ese standa rds are in  place, a  healthcare  provider  will be ab le to subm it a stand ard transa ction for  eligibilit y, authori zation, re ferrals, c laims, or  attachment s containi ng the sam e standard  data cont ent to any  health pl an.  This  will "simp lify" many  clinical,  billing,  and other  financial  applicatio ns, and re duces cost s.
  371   ASC X12 (a lso known  as ANSI AS C X12) – T his is the  official  designatio n of the U .S. nation al standar ds body fo r the deve lopment an d maintena nce of Ele ctronic Da ta Interch ange (EDI)  standards . The HIPA A transact ions are b ased upon  these stan dards.
  372  
  373   Billing
  374   VistA
  375   Clearingho use
  376   Austin FSC
  377   Printed Bi lls
  378   EDI Transm issions
  379   Payer 
  380   R
  381   EGULAR
  382   M
  383   AIL
  384   1 DAY
  385   OVERNIGHT
  386   UP TO 3 DA YS
  387   1 TO 14 DA YS
  388   Billing
  389   VistA
  390   Clearingho use
  391   Austin FSC
  392   Printed Bi lls
  393   EDI Transm issions
  394   Payer 
  395   R
  396   EGULAR
  397   M
  398   AIL
  399   1 DAY
  400   OVERNIGHT
  401   UP TO 3 DA YS
  402   1 TO 14 DA YSEDI Proc ess Flow
  403  
  404  
  405  
  406  
  407  
  408  
  409  
  410  
  411  
  412  
  413  
  414  
  415  
  416   The above  flowchart  (EDI Proce ss Flow) r epresents  the path t hat electr onic claim s follow.  The object ive of ele ctronic bi lling is t o submit c ompletely  correct cl aims. Clai ms sent el ectronical ly reach t he payer f aster, are  processed  faster, a nd are pai d faster t han claims  submitted  to the pa yer on pap er via the  mail.
  417  
  418   From the u ser’s desk top, the c laim goes  to the FSC  as a Vist A Mailman  message. T he FSC tra nslates th e claim in to the HIP AA 837 Hea lth Care C laim forma t and forw ards it to  the clear inghouse. 
  419  
  420   From the c learinghou se, the ar row pointi ng upwards  represent s the path  claims tr avel if th ey can be  submitted  electronic ally to th e payer. I f the clea ringhouse  does not h ave an ele ctronic co nnection w ith a paye r, or if s pecific cl aims must  be submitt ed on pape r, the cla im is prin ted at Exp ress Bill  and mailed  to the pa yers.
  421  
  422   Electronic  claims st atus messa ges from e Payers ret urn to the  VAMCs alo ng the sam e path. Pa yers recei ving print ed claims  do not ret urn electr onic messa ges. Howev er, the cl earinghous e returns  a message  indicating  that the  claim was  printed an d mailed.
  423  
  424   Different  electronic  edits are  in place  at each tr ansmission  point tha t may init iate the s ending of  a claims s tatus mess age. Claim  status me ssages ret urned by t he clearin ghouse and /or payer  will provi de informa tion on a  specific c laim. Ther e is no st andard con tent for m essages. T he informa tion conta ined withi n a claim  status mes sage varie s from pay er to paye r.
  425  
  426  
  427  
  428  
  429   Insurance  Company Se t-up 
  430   The most c ommon caus e of claim s rejectio n is the i mproper se tup of the  insurance  company a nd/or prov ider IDs w ithin Vist A. With ED I Billing,  there are  fields in  an 837 cl aim transm ission tha t are auto -populated  with the  data defin ed in Vist A. This in formation  must be ac curate to  generate a  clean ele ctronic cl aim.
  431   Insurance  Company Se tup
  432   Activate N ew Payer t o Transmit  eClaims
  433  
  434   The typica l business  process f or setting  up new pa yers is:
  435   The Insura nce Verifi cation Off ice initia lly enters  a new pay er into Vi stA. 
  436   Lists of n ew payers  are printe d and prov ided to th e medical  center’s b illing off ice on a r egular bas is (daily/ weekly). S ome indivi duals beco me members  of the IB  New Insur ance mail  group so t hey receiv e e-mail b ulletins w henever a  new insura nce policy  is added  to VistA.
  437   Billing st aff uses t he Insuran ce Company  Editor to  define Pr ovider IDs : Type of  Coverage;  Electronic  Insurance  Type and  Electronic  Transmit?  by Insura nce Compan y. The Pro fession/In stitutiona l Payer Pr imary and  Secondary  IDs are al so defined  using the  Insurance  Company E ditor.
  438   Billing st aff use Th e Insuranc e Company  Editor to  specify th e correct  Electronic  Plan Type  for each  Insurance  Plan.
  439  
  440   Note: Sele cting the  correct el ectronic p lan type i s importan t. This fi eld may de termine wh ich provid er IDs are  transmitt ed and/or  printed. C hoosing th e wrong el ectronic p lan type f or an Insu rance Plan  could res ult in cla ims being  rejected b y the clea ringhouse  or by the  payer. 
  441  
  442   Note: When  Patch IB* 2*477 is i nstalled a nd a claim  is author ized with  more than  one payer,  a warning  is displa yed unless  all the P ayer IDs a re on the  claim.
  443  
  444   Note: When  Patch IB* 2*576 is i nstalled a nd a claim  is sent w ithout a P ayer ID an d the clea ring house  returns a  Payer ID  in the 277 Stat messa ges that d eliver cle aring hous e claims r eports, th e system w ill update  the Payer  ID in the  Insurance  Company f ile if the  field is  BLANK.  Re fer to the  new HCCH  Payer ID R eport for  further de tail.
  445  
  446   Define EDI  settings  for a Blue  Cross/Blu e (BC/BS)  Shield Ins urance Com pany
  447  
  448   Step
  449   Procedure
  450   1
  451   At the Bil ling Param eters scre en in the  Insurance  Company Ed itor, ente r BP – Bil ling/EDI P aram.
  452  
  453  
  454   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@10:15:1 4           Page:     1 of    9 
  455   Insurance  Company In formation  for: BLUE  CROSS 
  456   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Active
  457                                                                                          
  458                                Bil ling Param eters                                      
  459     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame:                
  460               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  461       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone: 800/ 933-9146  
  462        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone: 800/ 933-9146  
  463          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  464     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone: 800/ 274-7767  
  465     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  466                                                                                          
  467                                                                                          
  468                                    EDI Parame ters                                       
  469                  Transm it?: YES-L IVE                In surance Ty pe:    
  470   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  471   BP  Billin g/EDI Para m     RE   Remarks                 DC  Dele te Company
  472   AD  Billin g Addresse s     SY   Synonyms                VP  View  Plans
  473   AC  Associ ate Compan ies   EA   Edit All                EX  Exit
  474   ID  Prov I Ds/ID Para m     AI   (In)Activa te Company
  475   PA  Payer                   CC   Change Ins urance Co.
  476   Select Act ion: Next  Screen//BP   Billing/ EDI Param
  477  
  478  
  479   Note: When  Patch IB* 2*488 is i nstalled a nd users c reate a ne w Insuranc e Company,  the syste m will set  the value  of the ED I – Transm it?  field  in the In surance Co mpany Entr y/Edit opt ion, equal  to YES-LI VE.
  480  
  481   Note: When  Patch IB* 2*592 is i nstalled,  there will  be a new  Dental Pay er Primary  ID field.  This will  make it p ossible to  route Den tal claims  to a diff erent enti ty for pro cessing de ntal claim s than Ins titutional  or Profes sional cla ims.
  482  
  483   Note: When  Patch IB* 2*592 is i nstalled,  the initia l Insuranc e Company  screen wil l no longe r have Act ions for m odifying e ach Insura nce Compan y address.  Instead,  the addres ses have b een moved  to their o wn Listman  screen an d there wi ll be a ne w Action f or definin g an addre ss, teleph one number  and FAX n umber for  Dental cla ims.
  484  
  485   The follow ing prompt s will dis play.
  486  
  487   SIGNATURE  REQUIRED O N BILL?: N O// 
  488   REIMBURSE? : WILL REI MBURSE// 
  489   ALLOW MULT IPLE BEDSE CTIONS: 
  490   DIFFERENT  REVENUE CO DES TO USE
  491   ONE OPT. V ISIT ON BI LL ONLY: 
  492   AMBULATORY  SURG. REV . CODE: 
  493   PRESCRIPTI ON REFILL  REV. CODE:  
  494   FILING TIM E FRAME: 
  495   TYPE OF CO VERAGE: HE ALTH INSUR ANCE// 
  496   BILLING PH ONE NUMBER : 800/933- 9146// 
  497   VERIFICATI ON PHONE N UMBER: 800 /933-9146/
  498   Are Precer ts Process ed by Anot her Insura nce Co.?: 
  499   PRECERTIFI CATION PHO NE NUMBER:  800/274-7 767// 
  500   EDI - Tran smit?:YES- LIVE// YES -LIVE 
  501   EDI - Inst  Payer Pri mary ID: 1 2B30
  502   EDI - Alt  Inst Payer  Primary I D Type: 
  503   EDI - 1ST  Inst Payer  Sec. ID Q ualifier:   
  504   EDI - Prof  Payer Pri mary ID: S B960
  505   EDI - Alt  Prof Payer  Primary I D Type: 
  506   EDI - 1ST  Prof Payer  Sec. ID Q ualifier:
  507   EDI - Dent al Payer P rimary ID:
  508   EDI - Insu rance Type : GROUP PO LICY //
  509   EDI – Prin t Sec/Tert  Auto Clai ms?:
  510   EDI – Prin t Medicare  Sec Claim s w/o MRA? :YES//
  511   EDI - Bin  Number: .. .......... .........
  512  
  513   Step
  514   Procedure
  515  
  516   Patch IB*2 .0*320 add ed a new s ecurity ke y, IB EDI  INSURANCE  EDIT.  A u ser must h old this k ey to edit  the EDI-T ransmit, E DI Prof Pa yer ID; ED I Inst Pay er ID and  EDI-Insura nce Type f ields. 
  517   2
  518   At the EDI  - Inst Pa yer Primar y ID: prom pt, enter  the Payer  Primary ID  provided  by the cle aringhouse .
  519  
  520   Patch IB*2 .0*488 wil l make cha nges that  prevent a  user from  entering a ny value c ontaining  PRNT/prnt  as a Prima ry Payer I D.
  521  
  522   When editi ng the Pay er Primary  ID fields  for a com mercial pa yer, (not  BC/BS) the se fields  may be lef t blank.    The cleari nghouse wi ll try to  match the  VistA paye r name and  address t o an entry  in its Pa yer Lookup  Table and  auto-popu late these  fields.    Payer ID n umbers are  available  at https: // u r l /.
  523   3
  524   At the EDI  - 1ST Ins t Payer Se c. ID Qual ifier: pro mpt, press  the <Ente r> key to  leave fiel d blank.
  525  
  526   Patch IB*2 *371 added  the abili ty to defi ne Payer S econdary I Ds.  They  are unusua l and shou ld only be  populated  if the cl earing hou se or eBus iness Solu tions Offi ce provide s you with  a seconda ry ID numb er.
  527   4
  528   At the EDI  - Prof Pa yer Primar y ID: prom pt, enter  the Payer  Primary ID  provided  by the cle aringhouse .
  529   5
  530   At the EDI  - 1ST Pro f Payer Se c. ID Qual ifier: pro mpt, press  the <Ente r> key to  leave fiel d blank.
  531   6
  532   At the EDI  - Insuran ce Type: p rompt, ent er ?? to s ee the cho ices avail able.  For  this exam ple, selec t Group Po licy. This  will resu lt in a ch eckmark in  the GROUP  insurance  box of th e CMS-1500 /BOX 1.  
  533   7
  534   Press the  <Enter> ke y until th e Billing  Parameters  screen re appears.
  535  
  536   When Patch  IB*2*371  is loaded,  the patch  will auto matically  define a P rofessiona l Payer Se condary fo r Medicare  WNR that  will have  a Qualifie r = Payer  ID Number  and an ID  = VA plus  the site’s  ID.
  537  
  538   EDI - Tran smit?: YES -LIVE// 
  539   EDI - Inst  Payer Pri mary ID: 1 2M61//
  540   EDI - Alt  Inst Payer  Primary I D Type:
  541   EDI - 1ST  Inst Payer  Sec. ID Q ualifier: 
  542   EDI - Prof  Payer Pri mary ID: S MTX1//
  543   EDI - Alt  Prof Payer  Primary I D Type: 
  544   EDI - 1ST  Prof Payer  Sec. ID Q ualifier:  PAYER ID # // 
  545   EDI - 1ST  Prof Payer  Sec. ID:  VA442//
  546  
  547  
  548   Patch IB*2 *432 added  the abili ty to defi ne whether  or not th e payer wi ll accept  MRA second ary claims  electroni cally when  the prima ry claim w as never s ent to Med icare and  no MRA was  ever rece ived. When  the patch  is loaded , this fie ld will be  set to ‘0 ’ which me ans that t he claims  will be tr ansmitted  electronic ally unles s this fie ld is chan ged by the  site.
  549   This only  pertains t o claims t hat cannot  be submit ted thru M RA due to  the servic e being on  the Payer  Excluded  Service li st.
  550  
  551   Patch IB*2 *432 added  the abili ty to defi ne whether  or not th e payer wi ll accept  MRA second ary claims  electroni cally when  the prima ry claim w as never s ent to Med icare and  no MRA was  ever rece ived. When  the patch  is loaded , this fie ld will be  set to ‘0 ’ which me ans that t he claims  will be tr ansmitted  electronic ally unles s this fie ld is chan ged by the  site.
  552  
  553   Note: Once  Patch IB* 2*516 is i nstalled,  a new fiel d, HPID/OE ID, will d isplay in  the EDI Pa rameters s ection.  T he field w ill not be  editable.   The HPID  or OEID n umber will  come from  the Natio nal Insura nce File.
  554  
  555   EDI - Dent al Payer P rimary ID:
  556   EDI - Insu rance Type : GROUP PO LICY //
  557   EDI - Bin  Number: 
  558   EDI - UMO  (278) ID: 
  559   EDI - Prin t Sec/Tert  Auto Clai ms?: 
  560   EDI - Prin t Medicare  Sec Claim s w/o MRA? :
  561  
  562   Define EDI  settings  for a Blue  Cross/Blu e Shield G roup Insur ance Plan
  563  
  564   Step
  565   Procedure
  566   1
  567   At the Bil ling Param eters Scre en in the  Insurance  Company Ed itor, ente r VP -View  Plans and  press the  <Enter> k ey.
  568  
  569   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@10:15:1 4           Page:     1 of    9 
  570   Insurance  Company In formation  for: BLUE  CROSS 
  571   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Active
  572                                                                                          
  573                                Bil ling Param eters                                      
  574     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame:                
  575               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  576       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone: 800/ 933-9146  
  577        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone: 800/ 933-9146  
  578          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  579     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone: 800/ 274-7767  
  580     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  581                                                                                          
  582                                                                                          
  583                                    EDI Parame ters                                       
  584                  Transm it?: YES-L IVE                 I nsurance T ype: GROUP  POLICY   
  585   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  586   BP  Billin g/EDI Para m     RE   Remarks                 DC  Dele te Company
  587   AD  Billin g Addresse s     SY   Synonyms                VP  View  Plans
  588   AC  Associ ate Compan ies   EA   Edit All                EX  Exit
  589   ID  Prov I Ds/ID Para m     AI   (In)Activa te Company
  590   PA  Payer                   CC   Change Ins urance Co.
  591   Select Act ion: Next  Screen//VP   View Pla ns
  592  
  593   Step
  594   Procedure
  595   2
  596   The Insura nce Plan L ist appear s. Select  the approp riate plan  from the  list. In t his exampl e, Plan 1  is selecte d by typin g VP=1 and  pressing  the Enter  key. 
  597  
  598  
  599   Insurance  Plan List              Mar 31, 2 004@16:12: 52           Page:     1 of    1  
  600   All Plans  for: BLUE  CROSS BLUE  SHIELD DE MO Insuran ce Company                      
  601                                                                                          
  602   #  + => In div. Plan     * => In active Pla n                        Pre-  P re-  Ben  
  603       Group  Name           Group  Number        Type of  Plan   UR ?  Ct?   E xC?  As?  
  604   1   DEMO F OR TRAININ G   87654                COMPREH ENSIVE  NO    YES   Y ES   YES
  605    
  606    
  607    
  608              Enter ?? f or more ac tions                                                     
  609   VP  View/E dit Plan                         IP  (In)Ac tivate Pla n
  610   AB  Annual  Benefits                        EX  Exit
  611   Select Act ion: Quit/ / VP=1
  612  
  613   Step
  614   Procedure
  615   3
  616   The View/E dit Plan s creen disp lays.  To  edit plan  informatio n, type PI  and press  the <Ente r> key.
  617  
  618   Note: The  IB GROUP P LAN EDIT s ecurity ke y is requi red to use  PI.
  619  
  620   View/Edit  Plan                  Mar 31, 20 04@16:19:5 1           Page:     1 of    3 
  621   Plan Infor mation for : BLUE CRO SS  Insura nce Compan y
  622                                               ** Plan Cu rrently Ac tive **
  623    
  624     Plan Inf ormation                            Utiliza tion Revie w Info
  625       Is Gro up Plan: Y ES                                Require U R: NO                
  626          Gro up Name: D EMO FOR TR AINING          Requi re Amb Cer t: YES               
  627        Group  Number: 8 7654                       Requi re Pre-Cer t: YES               
  628        Type  of Plan: C OMPREHENSI VE MAJOR M ED   Exclu de Pre-Con d: YES               
  629      Plan Fi ling TF:                           Benefits  Assignabl e: YES
  630    
  631     Plan Cov erage Limi tations
  632      Coverag e             Effecti ve Date    Covered?        Limit  Comments            
  633      ------- -             ------- -------    --------        ----- ---------            
  634      INPATIE NT            02/10/0 4          YES                                        
  635      OUTPATI ENT           02/10/0 4          YES                                        
  636      PHARMAC Y             02/10/0 4          NO  
  637   +          Enter ?? f or more ac tions                                                     
  638   PI  Change  Plan Info                       IP  (In)Ac tivate Pla n
  639   UI  UR Inf o                                AB  Annual  Benefits
  640   CV  Add/Ed it Coverag e                     CP  Change  Plan
  641   PC  Plan C omments                          EX  Exit
  642   Select Act ion: Next  Screen// P I   Change  Plan Info
  643  
  644   Step
  645   Procedure
  646   4
  647   For this s cenario NO  is typed  in for the  Do you wi sh to chan ge this pl an to an I ndividual  Plan? fiel d.
  648   5
  649   Continue t o press th e <Enter>  key until  Electronic  Plan Type  field is  displayed.
  650   6
  651   Type in th e appropri ate code a nd press t he <Enter>  key.  The  chosen pl an will be  displayed .  In this  example B L has been  selected.
  652  
  653   Selecting  the correc t electron ic plan ty pe is crit ical. The  electronic  plan type  for BC/BS  payers sh ould usual ly be set  to BL - no t commerci al. Choosi ng the wro ng electro nic plan t ype for a  Group Insu rance Plan  could res ult in cla ims being  rejected b y the clea ringhouse  or by the  payer.
  654  
  655   Note: Patc h IB*2*432  added the  ability t o define t wo additio nal types  of Electro nic Plan T ype: 17 –  Dental and  FI – Fede ral Employ ee Plan.
  656  
  657   Note: Patc h IB*2*436  added the  ability t o define a n addition al plan ty pe for Med iGap F and  G plans.  MEDIGAP (S UPPL - COI NS, DED, P ART B EXC)
  658  
  659   This plan  is current ly defined  as a Grou p Plan.
  660   Do you wis h to chang e this pla n to an In dividual P lan? NO
  661   No change  was made.
  662    
  663   GROUP PLAN  NAME: DEM O GROUP//
  664   GROUP PLAN  NUMBER: 7 878787878/ /
  665   TYPE OF PL AN: COMPRE HENSIVE MA JOR MED
  666   ELECTRONIC  PLAN TYPE : ?
  667   Enter the  appropriat e type of  plan to be  used for  electronic  billing.
  668        Choos e from:
  669          16        HMO  MEDICARE
  670          MX        MEDI CARE A or  B
  671          TV        TITL E V
  672          MC        MEDI CAID
  673          BL        BC/B S
  674          CH        TRIC ARE
  675          15        INDE MNITY
  676          CI        COMM ERCIAL
  677          HM        HMO
  678          DS        DISA BILITY
  679          12        PPO
  680          13        POS
  681          ZZ        OTHE R
  682          FI        FEP  – Do not u se for BC/ BS
  683          17        DENT AL
  684   ELECTRONIC  PLAN TYPE : BL BCBS   
  685  
  686   The follow ing screen  will disp lay.
  687  
  688   View/Edit  Plan                  Mar 31, 20 04@16:19:5 1           Page:     1 of    3 
  689   Plan Infor mation for : BLUE CRO SS Insuran ce Company
  690                                               ** Plan Cu rrently Ac tive **
  691    
  692     Plan Inf ormation                            Utiliza tion Revie w Info
  693       Is Gro up Plan: Y ES                                Require U R: NO                
  694          Gro up Name: D EMO FOR TR AINING          Requi re Amb Cer t: YES               
  695        Group  Number: 8 7654                       Requi re Pre-Cer t: YES               
  696        Type  of Plan: C OMPREHENSI VE MAJOR M ED   Exclu de Pre-Con d: YES               
  697      Electro nic Type:  BC/BS                      Benef its Assign able: YES
  698    
  699    
  700    
  701   +          Enter ?? f or more ac tions                                                     
  702  
  703   Select Act ion: Next  Screen// 
  704  
  705   Activate E xisting Co mmercial P ayer to Tr ansmit eCl aims
  706  
  707   To activat e an exist ing payer  to receive  electroni c claims,  use the Bi lling Para meters scr een in the  Insurance  Company E ditor. The  EDI - Tra nsmit? fie ld on this  screen mu st be set  to YES-LIV E.  In the  Live mode , bills ar e automati cally sent  electroni cally and  cannot be  printed un til the co nfirmation  of a rece ipt messag e has been  received  from the F SC. 
  708  
  709   Follow the se steps t o change t he EDI - T ransmit? F ield:
  710  
  711   Step
  712   Procedure
  713   1
  714   On the Bil ling Param eters scre en in the  Insurance  Company Ed itor, type  BP and pr ess the <E nter> key.
  715  
  716   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@10:40:1 6           Page:     1 of    8 
  717   Insurance  Company In formation  for: AETNA
  718   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Inacti ve
  719                                                                                          
  720                                Bil ling Param eters                                      
  721     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame: 12 M OS        
  722               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  723       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone:                
  724        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone:                
  725          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  726     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone:                
  727     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  728                                                                                          
  729                                                                                          
  730                                    EDI Parame ters                                       
  731                  Transm it?: NO                          Insurance  Type:    
  732   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  733   BP  Billin g/EDI Para m     RE   Remarks                 DC  Dele te Company
  734   AD  Billin g Addresse s     SY   Synonyms                VP  View  Plans
  735   AC  Associ ate Compan ies   EA   Edit All                EX  Exit
  736   ID  Prov I Ds/ID Para m     AI   (In)Activa te Company
  737   PA  Payer                   CC   Change Ins urance Co.
  738   Select Act ion: Next  Screen//BP  Billing/E DI Param
  739  
  740   Step
  741   Procedure
  742  
  743   Patch IB*2 .0*320 add ed a new s ecurity ke y, IB EDI  INSURANCE  EDIT.  A u ser must h old this k ey to edit  the EDI-T ransmit, E DI Prof Pa yer ID; ED I Inst Pay er ID and  EDI-Insura nce Type f ields.
  744   2
  745   At the EDI  - Transmi t? field,  make sure  the field  is defined  as YES-LI VE.  
  746   3
  747   At the EDI  - Insuran ce Type fi eld, enter  the corre ct respons e for the  Insurance  Company be ing edited .  For thi s example,  the corre ct Electro nic Insura nce Type i s Group.
  748  
  749   Except for  the testi ng of Prim ary BC/BS  and some s econdary e nd to end  claims, it  is no lon ger necess ary to cha nge the ED I - Transm it? field  to YES-TES T.  Instea d, use the  new optio n, RCB – V iew/Resubm it Claims- Live or Te st.    Ref er to Sect ion 4.
  750  
  751   Note: Once  Patch IB* 2*516 is i nstalled,  a new fiel d, HPID/OE ID, will d isplay in  the EDI Pa rameters s ection.  T he field w ill not be  editable.   The HPID  or OEID n umber will  come from  the Natio nal Insura nce File.
  752  
  753   Note: Patc h IB*2*547  will add  a field, U MO (278)ID , to the E DI Paramet ers sectio n which wi ll allow u sers to de fine a pri mary payer  identific ation numb er which w ill be tra nsmitted i n ASC X12N  5010 Heal th Care Se rvices Rev iew – Requ est for Re view and R esponse (2 78) transa ctions.
  754  
  755   Note: Patc h IB*2*547  will add  the fields , EDI - Al t Inst Pay er Primary  ID Type,   
  756   EDI - Alt  Inst Payer  Primary I D, EDI - A lt Prof Pa yer Primar y ID Type  and
  757   EDI - Alt  Prof Payer  Primary I D, to the  EDI Parame ters secti on which w ill allow  users to d efine one  or more pr imary paye r identifi cation num bers which  will be t ransmitted  in ASC X1 2N 5010 He alth Care  Claims (83 7) transac tions whic h need to  be routed  to contrac tors who a djudicate  specific c laim types  such as c laims for  durable me dical equi pment (DME ).
  758  
  759   Note: Patc h IB*2*592  will add  the abilit y to defin e an EDI -  Dental Pa yer Primar y ID. The  ID will th en be used  on Dental  Claims wh en they ne ed to be r outed to a  different  entity th an institu tional or  profession al claims.
  760  
  761   Note: Patc h IB*2*608  will no l onger prov ide the ab ility to s elect 0 -  NO for EDI  – Transmi t.
  762  
  763  
  764   SIGNATURE  REQUIRED O N BILL?: N O// 
  765   REIMBURSE? : WILL REI MBURSE// 
  766   ALLOW MULT IPLE BEDSE CTIONS: YE S// 
  767   DIFFERENT  REVENUE CO DES TO USE
  768   ONE OPT. V ISIT ON BI LL ONLY: N O// 
  769   AMBULATORY  SURG. REV . CODE: 
  770   PRESCRIPTI ON REFILL  REV. CODE:  253// 
  771   FILING TIM E FRAME: O NE YEAR//   
  772   TYPE OF CO VERAGE: HE ALTH INSUR ANCE// 
  773   BILLING PH ONE NUMBER : 800-555- 5298// 
  774   VERIFICATI ON PHONE N UMBER: 800 -555-5298/
  775   Are Precer ts Process ed by Anot her Insura nce Co.?:  NO
  776            /
  777   PRECERTIFI CATION PHO NE NUMBER:  XXX-XXX-X XXX// 
  778   EDI - Tran smit?: ??
  779           Th is is the  flag that  says wheth er or not  an insuran ce company  is ready
  780           to  be billed  electroni cally via  837/EDI fu nctions.
  781      
  782        Choos e from: 
  783          1         YES- LIVE
  784          2         YES- TEST
  785   EDI - Tran smit?: 1   YES-LIVE
  786   EDI - Inst  Payer Pri mary ID:     
  787   EDI - Inst  Payer Pri mary ID: A vailable f rom Cleari nghouse
  788   EDI - Alt  Inst Payer  Primary I D Type: LT C// 
  789     EDI - Al t Inst Pay er Primary  ID Type:  LTC// 
  790     EDI - Al t Inst Pay er Primary  ID: LTC12 34// 
  791   Select EDI  - Alt Ins t Payer Pr imary ID T ype: 
  792   EDI - 1ST  Inst Payer  Sec. ID Q ualifier:   
  793   EDI - Prof  Payer Pri mary ID: 
  794   EDI - Prof  Payer Pri mary ID: A vailable f rom Cleari nghouse
  795   EDI - Alt  Prof Payer  Primary I D Type: LT C// 
  796     EDI - Al t Prof Pay er Primary  ID Type:  LTC// 
  797     EDI - Al t Prof Pay er Primary  ID: LTC12 34P// 
  798   Select EDI  - Alt Pro f Payer Pr imary ID T ype: 
  799   EDI - 1ST  Prof Payer  Sec. ID Q ualifier:
  800   EDI - Dent al Payer P rimary ID:
  801   EDI – Insu rance Type : ??
  802        Choos e from: 
  803          1         HMO
  804          2         COMM ERCIAL
  805          3         MEDI CARE
  806          4         MEDI CAID
  807          5         GROU P POLICY
  808          9         OTHE R
  809   EDI – Insu rance Type : 5 GROUP  POLICY 
  810   EDI - Bin  Number: 
  811   EDI - UMO  (278) ID: 
  812   EDI - Prin t Sec/Tert  Auto Clai ms?: 
  813   EDI - Prin t Medicare  Sec Claim s w/o MRA? :
  814  
  815   The follow ing steps  show you h ow to ente r the Elec tronic Pla n Type for  a Commerc ial Group  Insurance  Plan:
  816  
  817   Step
  818   Procedure
  819   1
  820   At the Bil ling Param eters Scre en in the  Insurance  Company Ed itor type  in VP (Vie w Plans) a nd press t he <Enter>  key.
  821  
  822   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@10:40:1 6           Page:     1 of    8 
  823   Insurance  Company In formation  for: AETNA
  824   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Inacti ve
  825                                                                                          
  826                                Bil ling Param eters                                      
  827     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame: 12 M OS        
  828               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  829       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone:                
  830        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone:                
  831          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  832     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone:                
  833     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  834                                                                                          
  835                                                                                          
  836                                    EDI Parame ters                                       
  837                  Transm it?: YES-L IVE                 I nsurance T ype: GROUP  POLICY   
  838   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  839   BP  Billin g/EDI Para m     RE   Remarks                 DC  Dele te Company
  840   AD  Billin g Addresse s     SY   Synonyms                VP  View  Plans
  841   AC  Associ ate Compan ies   EA   Edit All                EX  Exit
  842   ID  Prov I Ds/ID Para m     AI   (In)Activa te Company
  843   PA  Payer                   CC   Change Ins urance Co.
  844   Select Act ion: Next  Screen//VP   View Pla ns
  845  
  846   Step
  847   Procedure
  848   2
  849   The Insura nce Plan L ist appear s.  In thi s example,  Plan 1 is  selected  by typing  VP=1 and p ressing th e <Enter>  key.
  850  
  851   Insurance  Plan List              Apr 14, 2 004@09:21: 12           Page:     1 of    1  
  852   All Plans  for: AETNA  Insurance  Company    
  853                                                                                          
  854   #  + => In div. Plan     * => In active Pla n                        Pre-  P re-  Ben  
  855       Group  Name           Group  Number        Type of  Plan   UR ?  Ct?   E xC?  As?  
  856   1   MANAGE D CHOICE       55555- 111-00001     COMPREH ENSIVE  YE S  YES   U NK   YES
  857    
  858    
  859    
  860              Enter ?? f or more ac tions                                                     
  861   VP  View/E dit Plan                         IP  (In)Ac tivate Pla n
  862   AB  Annual  Benefits                        EX  Exit
  863   Select Act ion: Quit/ / VP=1
  864  
  865   Step
  866   Procedure
  867   3
  868   The View/E dit Plan s creen appe ars.  To e dit plan i nformation , type PI  and press  the <Enter > key.
  869  
  870   Note: The  IB GROUP P LAN EDIT s ecurity ke y is requi red to use  PI.
  871  
  872  
  873   View/Edit  Plan                  Apr 14, 20 04@09:22:1 1           Page:     1 of    3 
  874   Plan Infor mation for : AETNA In surance Co mpany
  875                                               ** Plan Cu rrently Ac tive **
  876    
  877     Plan Inf ormation                            Utiliza tion Revie w Info
  878       Is Gro up Plan: Y ES                                Require U R: YES               
  879          Gro up Name: M ANAGED CHO ICE             Requi re Amb Cer t:                   
  880        Group  Number: 5 5555-111-0 0001            Requi re Pre-Cer t: YES               
  881        Type  of Plan: C OMPREHENSI VE MAJOR M ED   Exclu de Pre-Con d:                   
  882      Plan Fi ling TF:                           Benefits  Assignabl e: YES
  883    
  884     Plan Cov erage Limi tations
  885      Coverag e             Effecti ve Date    Covered?        Limit  Comments            
  886      ------- -             ------- -------    --------        ----- ---------            
  887      INPATIE NT            02/01/0 4          YES                                        
  888      OUTPATI ENT           02/01/0 4          YES                                        
  889      PHARMAC Y             02/01/0 4          NO     
  890   +          Enter ?? f or more ac tions                                                     
  891   PI  Change  Plan Info                       IP  (In)Ac tivate Pla n
  892   UI  UR Inf o                                AB  Annual  Benefits
  893   CV  Add/Ed it Coverag e                     CP  Change  Plan
  894   PC  Plan C omments                          EX  Exit
  895   Select Act ion: Next  Screen// P I   Change  Plan Info
  896  
  897   Step
  898   Procedure
  899   4
  900   For this s cenario, N O is enter ed for the  Do you wi sh to chan ge this pl an to an I ndividual  Plan? fiel d.
  901   5
  902   Continue t o press th e <Enter>  key until  Electronic  Plan Type  field is  activated.
  903   6
  904   Type in th e appropri ate code a nd press t he <Enter>  key.  The  chosen pl an will be  displayed .  In this  example C I has been  selected.
  905  
  906   Selecting  the correc t electron ic plan ty pe is impo rtant. Cho osing the  wrong elec tronic pla n type for  a Group I nsurance P lan could  result in  claims bei ng rejecte d by the c learinghou se or by t he payer.
  907  
  908  
  909   This plan  is current ly defined  as a Grou p Plan.
  910   Do you wis h to chang e this pla n to an In dividual P lan? NO
  911   No change  was made.
  912    
  913   GROUP PLAN  NAME: MAN AGED CHOIC E// 
  914   GROUP PLAN  NUMBER: 5 5555-111-0 0001// 
  915   TYPE OF PL AN: COMPRE HENSIVE MA JOR MEDICA L//
  916   ELECTRONIC  PLAN TYPE : ?
  917   Enter the  appropriat e type of  plan to be  used for  electronic  billing.
  918        Choos e from:
  919          16        HMO  MEDICARE
  920          MX        MEDI CARE A or  B
  921          TV        TITL E V
  922          MC        MEDI CAID
  923          BL        BC/B S
  924          CH        TRIC ARE
  925          15        INDE MNITY
  926          CI        COMM ERCIAL
  927          HM        HMO
  928          DS        DISA BILITY
  929          12        PPO
  930          13        POS
  931          ZZ        OTHE R
  932   17       D ental
  933   FI       F EP – Do no t use for  BC/BS
  934   ELECTRONIC  PLAN TYPE : CI  COMM ERCIAL
  935   PLAN FILIN G TIME FRA ME: .....
  936  
  937   The follow ing screen  will disp lay.
  938  
  939   View/Edit  Plan                  Apr 14, 20 04@09:24:0 2           Page:     1 of    3 
  940   Plan Infor mation for : AETNA DE MO INSURAN CE Insuran ce Company
  941                                               ** Plan Cu rrently Ac tive **
  942    
  943     Plan Inf ormation                            Utiliza tion Revie w Info
  944       Is Gro up Plan: Y ES                                Require U R: YES               
  945          Gro up Name: M ANAGED CHO ICE             Requi re Amb Cer t:                   
  946        Group  Number: 5 5555-111-0 0001            Requi re Pre-Cer t: YES               
  947        Type  of Plan: C OMPREHENSI VE MAJOR M ED   Exclu de Pre-Con d:                   
  948     Electron ic Type: C OMMERCIAL               Benefits  Assignabl e: YES  
  949    
  950  
  951  
  952   +          Enter ?? f or more ac tions                                                     
  953  
  954   Select Act ion: Next  Screen// 
  955  
  956   Activate E xisting Pa yer to Tes t Primary  Blue Cross /Blue Shie ld eClaims
  957   Blue Cross  and Blue  Shield pay ers requir e the subm ission of  test claim s before a ccepting l ive claims .  A membe r of the e Billing Te am contact s someone  at the fac ility to c oordinate  this testi ng.
  958  
  959  
  960   When testi ng the ele ctronic su bmission o f secondar y claims u sing the R CB – View/ Resubmit C laims-Live  or Test,  it is not  necessary  to change  Electronic  Transmit?  to YES-TE ST nor is  it necessa ry to prin t and mail  claims se nt using R CB.
  961  
  962   If an eBil ling Team  member, re quest clai ms submitt ed electro nically as  a Live te st enables  the BC/BS  payer to  receive pr imary clai ms electro nically bu t in a tes ting mode,  use the B illing Par ameters sc reen in th e Insuranc e Company  Editor. Th e EDI -Tra nsmit? fie ld on this  screen mu st be set  to YES-TES T.  In tes ting mode,  bills are  automatic ally sent  electronic ally and c annot be p rinted unt il the con firmation  of receipt  message h as been re ceived fro m the FSC.  
  963  
  964   The follow ing steps  show you h ow to chan ge the Ele ctronic Tr ansmit? fi eld:
  965  
  966   Step
  967   Procedure
  968   1
  969   On the Bil ling Param eters scre en in the  Insurance  Company Ed itor, type  BP and pr ess the <E nter> key.
  970  
  971   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@10:15:1 4           Page:     1 of    9 
  972   Insurance  Company In formation  for: BLUE  CROSS 
  973   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Active
  974                                                                                          
  975                                Bil ling Param eters                                      
  976     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame:                
  977               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  978       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone: 800/ 933-9146  
  979        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone: 800/ 933-9146  
  980          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  981     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone: 800/ 274-7767  
  982     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  983                                                                                          
  984                                                                                          
  985                                    EDI Parame ters                                       
  986                  Transm it?: NO                          Insurance  Type:    
  987   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  988   BP  Billin g/EDI Para m     RE   Remarks                 DC  Dele te Company
  989   AD  Billin g Addresse s     SY   Synonyms                VP  View  Plans
  990   AC  Associ ate Compan ies   EA   Edit All                EX  Exit
  991   ID  Prov I Ds/ID Para m     AI   (In)Activa te Company
  992   PA  Payer                   CC   Change Ins urance Co.
  993  
  994   Select Act ion: Next  Screen//BP   Billing/ EDI Param
  995  
  996   Step
  997   Procedure
  998   2
  999   At the EDI  - Transmi t? field,  type 2 to  change the  field to  YES-TEST.   Continue  to press t he <Enter>  key until  the Billi ng Paramet ers screen  reappears .
  1000  
  1001   When using  the TEST  mode setti ng for BC/ BS claims  for which  payment is  expected,  it is imp ortant to  note the c arrier wil l not proc ess bills  sent in te st mode.   These bill s must be  printed lo cally and  mailed in  order to r eceive pay ment. 
  1002  
  1003  
  1004   SIGNATURE  REQUIRED O N BILL?: N O// 
  1005   REIMBURSE? : WILL REI MBURSE// 
  1006   ALLOW MULT IPLE BEDSE CTIONS: YE S// 
  1007   DIFFERENT  REVENUE CO DES TO USE
  1008   ONE OPT. V ISIT ON BI LL ONLY: N O// 
  1009   AMBULATORY  SURG. REV . CODE: 49 0// 
  1010   PRESCRIPTI ON REFILL  REV. CODE:  250// 
  1011   FILING TIM E FRAME: O NE YEAR FR OM DATE OF  SERVICE 
  1012   TYPE OF CO VERAGE: HE ALTH INSUR ANCE// 
  1013   BILLING PH ONE NUMBER : 205-988- 2213// 
  1014   VERIFICATI ON PHONE N UMBER: ITS :800-253-9 307// 
  1015   Are Precer ts Process ed by Anot her Insura nce Co.?:  NO
  1016            /
  1017   PRECERTIFI CATION PHO NE NUMBER:  800-248-2 342// 
  1018   EDI - Tran smit?: NO/ / ??
  1019           Th is is the  flag that  says wheth er or not  an insuran ce company  is
  1020   ready to b e billed e lectronica lly via 83 7/EDI func tions.
  1021      
  1022        Choos e from: 
  1023          1         YES- LIVE
  1024          2         YES- TEST
  1025   EDI - Tran smit?: 1   YES-LIVE     
  1026   EDI - Inst  Payer Pri mary ID: A vailable f rom Cleari nghouse
  1027   Select EDI  - Alt Ins t Payer Pr imary ID T ype:   
  1028   EDI - 1ST  Inst Payer  Sec. ID Q ualifier:   
  1029   EDI - Prof  Payer Pri mary ID: A vailable f rom Cleari nghouse
  1030   Select EDI  - Alt Pro f Payer Pr imary ID T ype: 
  1031   EDI - 1ST  Prof Payer  Sec. ID Q ualifier:
  1032   EDI - Dent al Payer P rimary ID:
  1033   EDI – Insu rance Type : 5 GROUP  POLICY 
  1034   EDI - Bin  Number: 
  1035   EDI - UMO  (278) ID: 
  1036   EDI - Prin t Sec/Tert  Auto Clai ms?: 
  1037   EDI - Prin t Medicare  Sec Claim s w/o MRA? :
  1038  
  1039   Pay-to Pro vider(s) S et-up
  1040   Each VA da tabase can  have one  or more Pa y-to Provi ders.  Eac h VA datab ase must h ave at lea st one Pay -to Provid er.  A Pay -to Provid er is the  entity whi ch is seek ing paymen t for a cl aim (who w ill receiv e the paym ent).  The  Pay-to Pr ovider doe s not need  to have a  physical  location.   It can ha ve a stree t address  or a Post  Office Box  number.
  1041  
  1042   With Patch  IB*2*516,  sites wil l gain the  ability t o define a  second se t of Pay-t o Provider s to be us ed on clai ms with th e Rate Typ e of TRICA RE REIMB.  or TRICARE . To defin e the Non- MCCF Pay-t o Provider s, the ste ps are the  same as t he followi ng steps f or regular  Pay-to Pr oviders.   A new sect ion has be en added t o the IB S ite Parame ters.
  1043  
  1044   With Patch  IB*2*608,  sites wil l gain the  ability t o define t he Rate Ty pe to be u sed for No n-MCCF Pay -To Provid ers (forme rly the TR ICARE Pay- To Provide rs) addres s. The sys tem will u se the Non -MCCF Pay- To address  data on c laims with  specified  Rate Type s only whe n the Non- MCCF Pay-T o Provider s address  is not the  same as t he billing  Pay-To Pr oviders ad dress.
  1045   IB Site Pa rameters              Jun 16, 20 14@11:34:0 9           Page:     3 of    5 
  1046   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  1047   +                                                                                      
  1048                                                                                          
  1049   [11]Pay-To  Providers    : 1 def ined, defa ult - CHEY ENNE VAMC                       
  1050                                                                                          
  1051   [12]Non-MC CF Pay-To  Providers:  0 defined                                              
  1052                                                                                          
  1053   [13]Inpt H ealth Summ ary: INPAT IENT HEALT H SUMMARY                                  
  1054       Opt He alth Summa ry : OUTPA TIENT HEAL TH SUMMARY                                 
  1055                                                                                          
  1056   [14]HIPPA  NCPDP Acti ve Flag           : A ctive                                      
  1057                                                                                          
  1058   [15]Inpati ent TP Act ive : YES                                                        
  1059       Outpat ient TP Ac tive: YES                                                        
  1060       Pharma cy TP Acti ve  : YES                                                        
  1061       Prosth etic TP Ac tive: YES                                                        
  1062                                                                                          
  1063   [16] EDI/M RA Activat ed                : B OTH EDI AN D MRA                           
  1064        EDI C ontact Pho ne                : ( 307)778-75 81                              
  1065   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  1066   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  1067   Select Act ion: Next  Screen//
  1068  
  1069   Define Def ault Pay-t o Provider
  1070   Step
  1071   Procedure
  1072  
  1073   Note: With  Patch IB* 2*516, two  new Secur ity Keys h ave been a dded: IB E DIT PAY-TO  and IB ED IT PAY-TO  TC.  Users  must be a ssigned th ese keys b efore addi ng or edit ing a Pay- to Provide r.
  1074   1
  1075   Access the  option SI TEMCCR Sit e Paramete r Display/ Edit.
  1076   2
  1077   From the M CCR Site P arameters  screen, en ter the ac tion: IB S ite Parame ters.
  1078   3
  1079   Press the  <Enter> ke y for Next  Screen un til Page 2  is displa yed.
  1080   4
  1081   From the I B Site Par ameters sc reen, ente r the acti on: EP Edi t Set.
  1082   5
  1083   Enter the  number 11.
  1084   6
  1085   From the P ay-to Prov iders scre en, enter  the action : AP Add P rovider.
  1086   7
  1087   From the E nter Pay-t o Provider : prompt,  enter CHEY ENNE VAMC  for this e xample.
  1088  
  1089   Note:  A P ay-to Prov ider shoul d be a VAM C level fa cility wit h a valid  NPI.  The  Pay-to Pro vider can  be an inst itution ou tside your  own datab ase.  Exam ple:  VAMC  A could p rocess pay ments for  services p rovided by  VAMC B.
  1090   8
  1091   At the Are  you addin g 'CHEYENN E VAMC' as  a new PAY -TO PROVID ERS (the 1 ST for thi s IB SITE  PARAMETERS )? No// pr ompt, ente r YES for  this examp le.
  1092   9
  1093   At the Pay -to Provid er Name pr ompt, pres s the <Ent er> key to  accept th e default  name from  the Instit ution file .
  1094   10
  1095   At the Pay -to Provid er Address  Line 1 pr ompt; pres s the <Ent er> key to  accept th e default  address fr om the Ins titution f ile.
  1096   11
  1097   At the Pay -to Provid er Address  Line 2 pr ompt; pres s the <Ent er> key to  accept th e default  address fr om the Ins titution f ile.
  1098   12
  1099   At the Pay -to Provid er City pr ompt; pres s the <Ent er> key to  accept th e default  City from  the Instit ution file .
  1100   13
  1101   At the Pay -to Provid er State p rompt; pre ss the <En ter> key t o accept t he default  State fro m the Inst itution fi le.
  1102   14
  1103   At the Pay -to Provid er Zip Cod e prompt;  press the  <Enter> ke y to accep t the defa ult ZIP fr om the Ins titution f ile.
  1104   15
  1105   At the Pay -to Provid er Phone N umber prom pt; enter  the Phone  Number tha t a payer  should use  to contac t the site .
  1106   16
  1107   At the Pay -to Provid er Federal  Tax ID Nu mber promp t; press t he <Enter>  key to ac cept the d efault Tax  ID.
  1108  
  1109   Note:  The re will be  a default  Tax ID on ly when th e institut ion select ed as the  Pay-to Pro vider is t he same as  the main  division i n the site ’s databas e.  This i s taken fr om the IB  Site Param eters.  
  1110  
  1111   Do not add  your site ’s Tax ID  if the Pay -to Provid er is anot her VAMC.   Make sure  to obtain  and enter  the other  site’s Ta x ID.
  1112  
  1113   Note:  A P ay-to Prov ider does  not have t o have an  actual str eet addres s.  You ca n enter a  P.O. Box a s an addre ss.
  1114  
  1115  
  1116   Pay-To Pro viders              D ec 22, 200 8@13:58:13            Page:    1  of    1 
  1117                No Pay-T o Provider s defined.                                            
  1118  
  1119  
  1120  
  1121  
  1122  
  1123  
  1124  
  1125  
  1126  
  1127  
  1128              * = Defaul t Pay-to p rovider                                               
  1129   AP  Add Pr ovider           DP   Delete Pro vider        RT  Rate  Types
  1130   EP  Edit P rovider          AS   Associate  Divisions
  1131   Select Ite m(s): Quit // AP   Ad d Provider   
  1132   Enter Pay- to Provide r: CHEYENN E VAMC   W Y  M&ROC      442  
  1133     Are you  adding 'CH EYENNE VAM C' as a ne w PAY-TO P ROVIDERS ( the 1ST fo r this IB 
  1134   SITE PARAM ETERS)? No // y  (Yes )
  1135   Pay-to Pro vider Name : CHEYENNE  VAMC// 
  1136   Pay-to Pro vider Addr ess Line 1 : 2360 E P ERSHING BL VD
  1137               Replace 
  1138   Pay-to Pro vider Addr ess Line 2 : Mail Sto p 10234
  1139   Pay-to Pro vider City : CHEYENNE // 
  1140   Pay-to Pro vider Stat e: WYOMING // 
  1141   Pay-to Pro vider Zip  Code: 8200 1-5356// 
  1142   Pay-to Pro vider Phon e Number:  555-555-55 55
  1143   Pay-to Pro vider Fede ral Tax ID  Number: 8 3-0168494/ /
  1144  
  1145  
  1146   The follow ing screen  will disp lay.
  1147  
  1148   Pay-To Pro viders              D ec 22, 200 8@14:38:21            Page:    1  of    1 
  1149    1.   *Nam e     : CH EYENNE VAM C                        State    : WY                
  1150          Add ress 1: 23 60 E PERSH ING BLVD                 Zip Cod e: 82001-5 356       
  1151          Add ress 2:                                        Phone    :                   
  1152          Cit y     : CH EYENNE                              Tax ID   : 83-0168 494       
  1153  
  1154  
  1155  
  1156  
  1157  
  1158  
  1159  
  1160              * = Defaul t Pay-to p rovider                                               
  1161   AP  Add Pr ovider           DP   Delete Pro vider        RT  Rate  Types
  1162   EP  Edit P rovider          AS   Associate  Divisions
  1163   Select Ite m(s): Quit // 
  1164  
  1165   When the f irst Pay-t o Provider  is entere d, it beco mes the de fault Pay- to Provide r and all  the divisi ons in the  database  are assign ed automat ically to  the defaul t provider .
  1166  
  1167   Step
  1168   Procedure
  1169   17
  1170   From the P ay-to Prov iders scre en, enter  the action  AS Associ ate Divisi ons.
  1171  
  1172  
  1173  
  1174   The follow ing screen  will disp lay.
  1175  
  1176   Pay-To Pro vider Asso ciations D ec 22, 200 8@14:42:27            Page:    1  of    1 
  1177    CHEYENNE  VAMC  (Def ault)                                                            
  1178          1      442GA      CASPER                                                        
  1179          2      442GC      FORT CO LLINS                                                 
  1180          3      442GD      GREELEY                                                       
  1181          4      442        CHEYENN E VAMROC                                              
  1182          5      442GB      SIDNEY                                                        
  1183          6      442GE      TEST MO RC                                                    
  1184  
  1185  
  1186  
  1187              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  1188   AS  Associ ate Divisi on                    EX  Exit
  1189   Select Ite m(s): Quit //
  1190   Associate  Divisions  with non-D efault Pay -to Provid er
  1191   When addin g a second  Pay-to Pr ovider, us ers will b e prompted  to make i t the defa ult Pay-to  Provider,  Is this t he default  Pay-To Pr ovider? NO //.  If us ers make t he new Pay -to Provid er the def ault provi der, all d ivisions w ill be ass ociated wi th the new  default.   If users  do not mak e the new  provider t he default , then the y will hav e to assoc iate selec t division s with the  new Pay-t o Provider
  1192  
  1193   Step
  1194   Procedure
  1195  
  1196   Note: When  there is  more than  one Pay-to  Provider,  users mus t associat ed divisio ns with th e non-defa ult Pay-to  Provider( s).
  1197   1
  1198   From the P ay-to Prov iders scre en, enter  the action  AS Associ ate Divisi ons.
  1199  
  1200   Pay-To Pro viders              D ec 22, 200 8@14:55:32            Page:    1  of    1 
  1201    1.   *Nam e     : CH EYENNE VAM C                        State    : WY                
  1202          Add ress 1: 23 60 E PERSH ING BLVD                 Zip Cod e: 82001-5 356       
  1203          Add ress 2:                                        Phone    :                   
  1204          Cit y     : CH EYENNE                              Tax ID   : 83-0168 494       
  1205  
  1206    2.    Nam e     : MO NTANA HEAL TH CARE SY STEM - FT.  H State    : MT                
  1207          Add ress 1: VA  Medical C enter                    Zip Cod e: 59636             
  1208          Add ress 2:                                        Phone    : 666-666 -6666     
  1209          Cit y     : FO RT HARRISO N                        Tax ID   : 11-1111 111       
  1210  
  1211  
  1212  
  1213              * = Defaul t Pay-to p rovider                                               
  1214   AP  Add Pr ovider           DP   Delete Pro vider        RT  Rate  Types
  1215   EP  Edit P rovider          AS   Associate  Divisions
  1216   Select Ite m(s): Quit // AS Asso ciate Divi sions
  1217  
  1218   The follow ing screen  will disp lay.
  1219  
  1220   Pay-To Pro vider Asso ciations D ec 22, 200 8@15:32:45            Page:    1  of    1 
  1221    CHEYENNE  VAMC  (Def ault)                                                            
  1222          1      442GA      CASPER                                                        
  1223          2      442GC      FORT CO LLINS                                                 
  1224          3      442GD      GREELEY                                                       
  1225          4      442        CHEYENN E VAMROC                                              
  1226          5      442GB      SIDNEY                                                        
  1227          6      442GE      TEST MO RC                                                    
  1228  
  1229    MONTANA H EALTH CARE  SYSTEM -  FT. HARRIS ON DIVISIO N                               
  1230          No  Divisions  found.                                                           
  1231  
  1232  
  1233  
  1234              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  1235   AS  Associ ate Divisi on                    EX  Exit
  1236   Select Ite m(s): Quit // AS Asso ciate Divi sion
  1237   Select Div ision (1-6 ): 5
  1238   Select Pay -To Provid er: Montan a
  1239  
  1240   Step
  1241   Procedure
  1242   2
  1243   At the Sel ect Item(s ): prompt,  enter the  action AS  Associate  Divisions .
  1244   3
  1245   At the Div ision (1-6 ): prompt,  enter 5 f or this ex ample.
  1246   4   
  1247   At the Pay -to Provid er: prompt , enter Mo ntana for  this examp le.
  1248  
  1249   Note:  Use rs can not  associate  a divisio n that is  defined as  a Pay-to  Provider,  to another  Pay-to Pr ovider.  U sers will  get the fo llowing er ror if the y try: A d ivision us ed as a Pa y-to Provi der can no t be assoc iated with  another P ay-to Prov ider.
  1250   5
  1251   Repeat ste ps 2 - 4 i f necessar y.
  1252  
  1253   Note:  Onc e a divisi on has bee n explicit ly associa ted with a  particula r Pay-to P rovider, c hanging th e default  Pay-to Pro vider will  not autom atically c hange the  division’s  associate d Pay-to P rovider.
  1254  
  1255   The follow ing screen  will disp lay.
  1256  
  1257   Pay-To Pro vider Asso ciations D ec 22, 200 8@15:34:39            Page:    1  of    1 
  1258    CHEYENNE  VAMC  (Def ault)                                                            
  1259          1      442GA      CASPER                                                        
  1260          2      442GC      FORT CO LLINS                                                 
  1261          3      442GD      GREELEY                                                       
  1262          4      442        CHEYENN E VAMROC                                              
  1263          5      442GE      TEST MO RC                                                    
  1264  
  1265    MONTANA H EALTH CARE  SYSTEM -  FT. HARRIS ON DIVISIO N                               
  1266          6      442GB      SIDNEY                                                        
  1267  
  1268  
  1269  
  1270              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  1271   AS  Associ ate Divisi on                    EX  Exit
  1272   Select Ite m(s): Quit //
  1273   Rate Types  for Non-M CCF Pay-to  Provider
  1274  
  1275   Step
  1276   Procedure
  1277  
  1278   Note: User s with acc ess to IB  Site Param eters and  IB EDIT PA Y-TO TC se curity key  will be a ble to add  and delet e a Rate T ype.
  1279   1
  1280   From the N on-MCCF Pa y-to Provi ders scree n, enter t he action  RT Rate Ty pes.
  1281   2
  1282   At the Sel ect Item(s ): prompt,  enter the  action AR  Add Rate  Type.
  1283   3
  1284   At the Sel ect a Rate  Type to b e added pr ompt, ente r INELIGIB LE for thi s example.
  1285   4
  1286   Repeat ste p 3 if nec essary.
  1287  
  1288   Non-MCCF P ay-To Prov iders             Dec  22, 2008@ 14:55:32           Pa ge:    1 o f    1 
  1289    1.   *Nam e     : CH EYENNE VAM C                        
  1290          Add ress 1: 23 60 E PERSH ING BLVD
  1291          Add ress 2:                                        
  1292          Cit y     : CH EYENNE 
  1293          Sta te   : WY
  1294          Zip  Code: 820 01-5356
  1295          Pho ne   :                    
  1296          Tax  ID  : 83- 0168494        
  1297  
  1298    2.    Nam e     : MO NTANA HEAL TH CARE SY STEM - FT.  H 
  1299          Add ress 1: VA  Medical C enter                    
  1300          Add ress 2: 
  1301          Cit y     : FO RT HARRISO N                        
  1302          Sta te   : MT                 
  1303          Zip  Code: 596 36                                    
  1304          Pho ne   : 666 -666-6666      
  1305          Tax  ID  : 11- 1111111        
  1306  
  1307  
  1308  
  1309              * = Defaul t Pay-to p rovider                                               
  1310   AP  Add Pr ovider           DP   Delete Pro vider        RT  Rate  Types
  1311   EP  Edit P rovider          AS   Associate  Divisions
  1312   Select Ite m(s): Quit // RT Rate  types
  1313  
  1314   The follow ing screen  will disp lay.
  1315  
  1316   Non-MCCF P ay-To Prov ider        Dec 22, 2 008@15:32: 45           Page:     1 of    1  
  1317    
  1318  
  1319       #    R TY    DESC RIPTION                                                          
  1320                No Rate  Types defi ned.                                                  
  1321  
  1322  
  1323  
  1324  
  1325  
  1326              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  1327   AR  Add Ra te Type                    RR  R emove Rate  Type
  1328   Select Ite m(s): Quit // AR  Add  Rate Type
  1329   Select a R ate Type t o be added : INELIGIB LE    Who' s Responsi ble: PATIE NT
  1330   Select a R ate Type t o be added :
  1331  
  1332   Non-MCCF R ate Types             Jun 27, 20 18@14:17:4 8           Page:     1 of    1 
  1333  
  1334       #    R TY    DESC RIPTION                                                          
  1335       1.     17    INEL IGIBLE                                                           
  1336  
  1337  
  1338  
  1339              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  1340   AR  Add Ra te Type          RR   Remove Rat e Type
  1341   Select Ite m(s): Quit //
  1342  
  1343   Provider I D Set-up
  1344   Payers req uire the u se of a va riety of p rovider id entifiers  on claims  submitted  for adjudi cation.  P rinted cla im forms h ave boxes  where thes e IDs can  be printed .
  1345  
  1346   The genera l term, Pr ovider ID,  can refer  to an ID  that belon gs to a hu man being  such as an  Attending  physician  or it can  refer to  an ID that  belongs t o an organ ization th at provide s healthca re service s to a vet eran such  as a VAMC  or an outs ide labora tory.  Bot h VA and n on-VA peop le and org anizations  have IDs.
  1347  
  1348   IDs have q ualifiers  that ident ify what t ype of ID  is being t ransmitted .  For exa mple, a Bl ue Cross I D is trans mitted wit h a qualif ier (1A) w hich indic ates that  this numbe r is a Blu e Cross nu mber.  App endix C ha s a list o f qualifie rs and whi ch ones ca n be trans mitted in  which 837  records. 
  1349  
  1350   The NPI (N ational Pr ovider Ide ntifier) i s a HIPAA  requiremen t with a u sage requi rement dat e beginnin g May 23,  2007.  It  is transmi tted on 83 7 records  along with  treating  specialty  taxonomies  from the  National U niform Cla ims Commit tee (NUCC)  published  code list .
  1351  
  1352   Patch IB*2 .0*343 add ed the abi lity to de fine the N PI and Tax onomy Code s for the  VAMC, Non- VA facilit ies and bo th VA and  Non-VA hum an provide rs.
  1353  
  1354   Patches IB *2.0*348 a nd 349 add ed the abi lity to pr int the NP I on the n ew UB-04 a nd CMS-150 0 claim fo rms.
  1355  
  1356   After Patc h IB*2*436 , old clai ms can be  reprinted  locally fo r legal pu rposes and  sent to R egional Co unsel even  though th e original  claim was  created p rior to th e requirem ent for pr oviders to  have an a ssigned NP I. A legal  claim is  defined as  having a  Billing Ra te Type of  “NO FAULT  INS”, “WO RKERS’ COM P”, or “TO RT FEASOR”
  1357  
  1358   When Patch  IB*2.0*43 2 is loade d, the Soc ial Securi ty Number  (SSN) will  no longer  be transm itted in t he 837 rec ords as a  human prov iders Prim ary ID.  T he NPI wil l be trans mitted in  the 837 He alth Care  Claim tran smission a s the Prim ary ID for  both huma n provider s and orga nizational  providers  such as t he Billing  Provider.
  1359  
  1360   The HIPAA  837 transa ction set  includes a  number of  segments  in which t o transmit  multiple  IDs and qu alifiers f or a singl e claim.   The list b elow indic ates the V istA recor d name, th e type of  informatio n being tr ansmitted,  the maxim um number  of IDs tha t can go i n that rec ord for on e claim an d if the I Ds will pr int on a p aper claim  (P), tran smit elect ronically  (T), or do  both (B).
  1361  
  1362   Segment 
  1363   Type of ID
  1364   Max # of I Ds
  1365   (P)rint 
  1366   (T)ransmit
  1367   (B)oth
  1368   PRV:9
  1369   Billing Pr ovider Pri mary ID 
  1370   1
  1371   B
  1372   PRV1:6
  1373   Pay-to Pro vider Prim ary ID
  1374   1
  1375   T
  1376   CI1A:2-17
  1377   Billing Pr ovider Sec ondary IDs
  1378   8
  1379   B
  1380   OPR1
  1381   Attending,  Other Ope rating or  Operating  Physician  Primary ID
  1382   1/Physicia n
  1383   B
  1384   OPR1
  1385   Referring  Provider P rimary ID
  1386   1/Provider
  1387   B
  1388   OPR7
  1389   Supervisin g Provider  Primary I D
  1390   1/Provider
  1391   B
  1392   OPR9
  1393   Rendering  Provider P rimary ID
  1394   1
  1395   B
  1396   OPRB
  1397   Assistant  Surgeon Pr imary ID
  1398   1
  1399   B
  1400   OPR2
  1401   Attending  Physician  Secondary  IDs
  1402   5
  1403   B
  1404   OPRA
  1405   Rendering  Provider S econdary I D
  1406   4
  1407   B
  1408   OPR3
  1409   Operating  Physician  Secondary  IDs
  1410   5
  1411   B
  1412   OPR4
  1413   Other Phys ician Seco ndary IDs
  1414   5
  1415   B
  1416   OPR5
  1417   Referring  Provider S econdary I Ds
  1418   5
  1419   B
  1420   OPR8
  1421   Supervisin g Provider  Secondary  IDs
  1422   5
  1423   B
  1424   SUB2
  1425   Laboratory  or Facili ty Primary  ID
  1426   1
  1427   B
  1428   SUB2
  1429   Laboratory  or Facili ty Seconda ry IDs
  1430   5
  1431   T
  1432   Table of I Ds 
  1433   The follow ing table  shows wher e IDs are  defined in  VistA; wh ere they a re stored  in VistA;  where they  appear on  billing f orms; and  where they  appear in  the VistA  option Vi ew/Print E DI Bill Ex tract Data  (VPE) and  the EDI 8 37 transac tion recor d location .
  1434  
  1435   Pay-to Pro vider NPI
  1436   VistA Opti on
  1437   The Instit ution file  is not av ailable to  Billing p ersonnel
  1438   VistA File
  1439   Institutio n (#4)
  1440   UB-04
  1441   N/A
  1442   CMS-1500
  1443   N/A
  1444   VPE (837 R ecord)
  1445   PRV1, Piec e 6
  1446  
  1447  
  1448   Pay-to Pro vider Prim ary ID (Fe deral Tax  Number of  the VAMC)  - Legacy 
  1449   VistA Opti on 
  1450   MCCR Site  Parameter  Display/Ed it 
  1451   VistA File
  1452   IB SITE PA RAMETERS ( #350.9)
  1453   UB-04
  1454   N/A
  1455   CMS-1500 
  1456   N/A 
  1457   VPE (837 R ecord)
  1458   N/A
  1459  
  1460  
  1461   Billing Pr ovider NPI
  1462   VistA Opti on
  1463   The Instit ution file  is not av ailable to  Billing p ersonnel
  1464   VistA File
  1465   Institutio n (#4)
  1466   UB-04
  1467   FL 56
  1468   CMS-1500
  1469   Box 33a 
  1470   VPE (837 R ecord)
  1471   PRV, Piece  9
  1472  
  1473  
  1474   Billing Pr ovider Tax onomy Code
  1475   VistA Opti on
  1476   The Instit ution file  is not av ailable to  Billing p ersonnel
  1477   VistA File
  1478   Institutio n (#4)
  1479   UB-04
  1480   N/A
  1481   CMS-1500
  1482   N/A
  1483   VPE (837 R ecord)
  1484   PRV, Piece  14
  1485  
  1486  
  1487   Billing Pr ovider Sec ondary ID  (Federal T ax Number  of the VAM C)
  1488   VistA Opti on 
  1489   MCCR Site  Parameter  Display/Ed it 
  1490   VistA File
  1491   IB SITE PA RAMETERS ( #350.9)
  1492   UB-04
  1493   FL 5
  1494   CMS-1500 
  1495   Box 25 
  1496   VPE (837 R ecord)
  1497   CI1A, Piec e 5
  1498  
  1499  
  1500   Billing Pr ovider Sec ondary IDs  - Legacy 
  1501   Note: If n one are de fined, the  default i s the Fede ral Tax ID .
  1502   VistA Opti on 
  1503   Insurance  Company En try/EditID  Prov IDs/ ID Param
  1504   VistA File
  1505   FACILITY B ILLING ID  (#355.92)
  1506   UB-04
  1507   FL 57
  1508   CMS-1500
  1509   Box 33b
  1510   VPE (837 R ecord)
  1511   CI1A, Piec es 6-17
  1512  
  1513  
  1514   VA - Atten ding, Othe r Operatin g or Opera ting Physi cian NPI 
  1515   VistA Opti on 
  1516   Provider S elf Entry  (Not avail able to Bi lling pers onnel)
  1517   Add/Edit N PI values  for Provid ers
  1518   VistA File
  1519   NEW PERSON   (#200)
  1520   UB-04
  1521   FL 76-79
  1522   CMS-1500
  1523   N/A
  1524   VPE (837 R ecord)
  1525   OPR1, Piec e 3, 6, or  9
  1526  
  1527  
  1528   VA – Atten ding Provi der Taxono my Code
  1529   VistA Opti on 
  1530   Add a New  User to th e System ( Not availa ble to Bil ling perso nnel)
  1531   Edit an Ex isting Use
  1532   Person Cla ss Edit
  1533   VistA File
  1534   PERSON CLA SS (#8932. 1)
  1535   UB-04
  1536   N/A
  1537   CMS-1500
  1538   N/A
  1539   VPE (837 R ecord)
  1540   OPR, Piece  17
  1541  
  1542  
  1543   VA - Refer ring Provi der NPI
  1544   VistA Opti on
  1545   Provider S elf Entry  (Not avail able to Bi lling pers onnel)
  1546   Add/Edit N PI values  for Provid ers
  1547   VistA File
  1548   NEW PERSON  (#200)
  1549   UB-04
  1550   FL 78 or 7 9
  1551   CMS-1500
  1552   Box 17b
  1553   VPE (837 R ecord)
  1554   OPR1, Piec e 12
  1555  
  1556  
  1557   VA – Rende ring Provi der NPI
  1558   VistA Opti on
  1559   Provider S elf Entry  (Not avail able to Bi lling pers onnel)
  1560   Add/Edit N PI values  for Provid ers
  1561   VistA File
  1562   NEW PERSON  (#200)
  1563   UB-04
  1564   FL 78 or 7 9
  1565   CMS-1500
  1566   24J (Rende ring)
  1567   VPE (837 R ecord)
  1568   OPR9, Piec e 9
  1569  
  1570  
  1571   VA - Rende ring Taxon omy Code
  1572   VistA Opti on 
  1573   Add a New  User to th e System ( Not availa ble to Bil ling perso nnel)
  1574   Edit an Ex isting Use
  1575   Person Cla ss Edit
  1576   VistA File
  1577   PERSON CLA SS (#8932. 1)
  1578   UB-04
  1579   N/A
  1580   CMS-1500
  1581   N/A
  1582   VPE (837 R ecord)
  1583   OPR9, Piec e 11
  1584  
  1585  
  1586   VA - Super vising Pro vider NPI 
  1587   VistA Opti on 
  1588   Provider S elf Entry  (Not avail able to Bi lling pers onnel)
  1589   Add/Edit N PI values  for Provid ers
  1590   VistA File
  1591   NEW PERSON  file #200
  1592   UB-04
  1593   N/A
  1594   CMS-1500
  1595   N/A
  1596   VPE (837 R ecord)
  1597   OPR7, Piec e 7
  1598  
  1599   VA – Assis tant Surge on NPI
  1600   VistA Opti on 
  1601   Provider S elf Entry  (Not avail able to Bi lling pers onnel)
  1602   Add/Edit N PI values  for Provid ers
  1603   VistA File
  1604   NEW PERSON  file #200
  1605   VPE (837 R ecord)
  1606   OPRB, Piec e 9
  1607  
  1608   VA – Assis tant Surge on Taxonom y Code
  1609   VistA Opti on 
  1610   Add a New  User to th e System ( Not availa ble to Bil ling perso nnel)
  1611   Edit an Ex isting Use
  1612   Person Cla ss Edit
  1613   VistA File
  1614   PERSON CLA SS (#8932. 1)
  1615   VPE (837 R ecord)
  1616   OPRB, Piec e 11
  1617  
  1618   Non-VA - A ttending,  Other Oper ating or O perating P hysician N PI 
  1619   VistA Opti on 
  1620   Provider I D Maintena nceNon/Oth er VA Prov iderIndivi dual
  1621   VistA File
  1622   IB NON VA/ OTHER BILL ING PROVID ER (#355.9 3)
  1623   UB-04
  1624   FL 76-79
  1625   CMS-1500
  1626   N/A
  1627   VPE (837 R ecord)
  1628   OPR1, Piec e 3,6, or  9
  1629  
  1630  
  1631   Non-VA – A ttending P rovider Ta xonomy Cod e
  1632   VistA Opti on 
  1633   Provider I D Maintena nceNon/Oth er VA Prov iderIndivi dual
  1634   VistA File
  1635   IB NON VA/ OTHER BILL ING PROVID ER (#355.9 3)
  1636   UB-04
  1637   FL 76-79
  1638   CMS-1500
  1639   N/A
  1640   VPE (837 R ecord)
  1641   OPR, Piece  17
  1642  
  1643  
  1644   Non-VA – R endering P rovider NP I
  1645   VistA Opti on 
  1646   Provider I D Maintena nceNon/Oth er VA Prov iderIndivi dual
  1647   VistA File s
  1648   IB NON VA/ OTHER BILL ING PROVID ER (#355.9 3)
  1649   UB-04
  1650   FL 78-79
  1651   CMS-1500
  1652   24J 
  1653   VPE (837 R ecord)
  1654   OPR9, Piec e 9
  1655  
  1656  
  1657   Non-VA – R eferring P rovider NP I
  1658   VistA Opti on 
  1659   Provider I D Maintena nceNon/Oth er VA Prov iderIndivi dual
  1660   VistA File s
  1661   IB NON VA/ OTHER BILL ING PROVID ER (#355.9 3)
  1662   UB-04
  1663   FL 78-79
  1664   CMS-1500
  1665   17b 
  1666   VPE (837 R ecord)
  1667   OPR1, Piec e 12
  1668  
  1669  
  1670   Non-VA – R endering P rovider Ta xonomy Cod e
  1671   VistA Opti on 
  1672   Provider I D Maintena nceNon/Oth er VA Prov iderIndivi dual
  1673   VistA File s
  1674   IB NON/OTH ER VA BILL ING PROVID ER (#355.9 3)
  1675   UB-04
  1676   N/A
  1677   CMS-1500
  1678   N/A
  1679   VPE (837 R ecord)
  1680   OPR9, Piec e 11
  1681  
  1682  
  1683   Non-VA – S upervising  Provider  NPI
  1684   VistA Opti on
  1685   Provider I D Maintena nceNon/Oth er VA Prov iderIndivi dual
  1686   VistA File s
  1687   IB NON VA/ OTHER BILL ING PROVID ER (#355.9 3)
  1688   UB-04
  1689   N/A
  1690   CMS-1500
  1691   N/A
  1692   VPE (837 R ecord)
  1693   OPR7, Piec e 7
  1694  
  1695  
  1696   VA - Atten ding, Othe r Operatin g or Opera ting Physi cian Secon dary IDs -  Legacy
  1697   VistA Opti on 
  1698   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1699   Provider’s  Own IDs                                                  
  1700   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1701   VistA File s
  1702   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1703   UB-04
  1704   FL 76-79
  1705   CMS-1500
  1706   N/A
  1707   VPE (837 R ecord)
  1708   OPR2, OPR3 , OPR4 Pie ces 3, 5,  7, 9 or 11
  1709  
  1710  
  1711   VA – Rende ring Provi der Second ary IDs -  Legacy
  1712   VistA Opti on
  1713   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1714   Provider’s  Own IDs                                                  
  1715   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1716   VistA File s
  1717   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1718   UB-04
  1719   FL 78-79
  1720   CMS-1500
  1721   Box 24J
  1722   VPE (837 R ecord)
  1723   OPRA, Piec es 2-9
  1724  
  1725  
  1726   VA – Refer ring Provi der Second ary IDs -  Legacy
  1727   VistA Opti on
  1728   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1729   Provider’s  Own IDs                                                  
  1730   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1731   VistA File s
  1732   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1733   UB-04
  1734   FL 78-79
  1735   CMS-1500
  1736   Box 17a 
  1737   VPE (837 R ecord)
  1738   OPR5, Piec es 2-10
  1739  
  1740  
  1741   VA – Super vising Pro vider Seco ndary IDs  - Legacy
  1742   VistA Opti on
  1743   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1744   Provider’s  Own IDs                                                  
  1745   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1746   VistA File s
  1747   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1748   UB-04
  1749   N/A
  1750   CMS-1500
  1751   N/A
  1752   VPE (837 R ecord)
  1753   OPR 8, Pie ces 2-11
  1754  
  1755   VA – Assis tant Surge on Seconda ry IDs - L egacy  - N /A
  1756  
  1757   Non - VA -  Attending , Other Op erating or  Operating  Physician  Secondary  IDs - Leg acy 
  1758   VistA Opti on 
  1759   Provider I D Maintena nce Non/Ot her VA Pro vider ID I nformation
  1760   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1761   Provider’s  Own IDs                                                  
  1762   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1763   VistA File s
  1764   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1765   UB-04
  1766   FL 76-79 
  1767   CMS-1500
  1768   N/A
  1769   VPE (837 R ecord)
  1770   OPR2, OPR3 , OPR4 Pie ces 2-11
  1771  
  1772   Non - VA –  Rendering  Provider  Secondary  IDs - Lega cy 
  1773   VistA Opti on
  1774   Provider I D Maintena nce Non/Ot her VA Pro vider ID I nformation
  1775   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1776   Provider’s  Own IDs                                                  
  1777   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1778   VistA File s
  1779   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1780   UB-04
  1781   FL 78-79
  1782   CMS-1500
  1783   Box 24J   
  1784   VPE (837 R ecord)
  1785   OPRA, Piec es 2-9
  1786  
  1787  
  1788   Non-VA - R eferring P rovider Se condary ID s - Legacy
  1789   VistA Opti on
  1790   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1791   Provider’s  Own IDs                                                  
  1792   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1793   VistA File s
  1794   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1795   UB-04
  1796   FL 78-79
  1797   CMS-1500
  1798   Box 17a 
  1799   VPE (837 R ecord)
  1800   OPR5, Piec es 2-10
  1801  
  1802   Non - VA –  Supervisi ng Provide r Secondar y IDs - Le gacy
  1803   VistA Opti on
  1804   Provider I D Maintena nce Non/Ot her VA Pro vider ID I nformation
  1805   Provider I D Maintena nce Provid er Specifi c IDs                                                 
  1806   Provider’s  Own IDs                                                  
  1807   Provider I Ds Furnish ed by Insu rance Co  
  1808   VistA File s
  1809   IB Billing  Practitio ner ID (#3 55.9)
  1810   UB-04
  1811   N/A
  1812   CMS-1500
  1813   N/A
  1814   VPE (837 R ecord)
  1815   OPR8, Piec es 2-11
  1816  
  1817  
  1818   VA - Servi ce Facilit y – Labora tory or Fa cility NPI
  1819   After Patc h IB*2*400 , only VA  facility t ypes that  do not hav e NPIs (e. g., MORC)  are used a s VA Servi ce Facilit ies.  Most  often the  Service F acility is  blank.
  1820  
  1821  
  1822   VA - Servi ce Facilit y – Labora tory or Fa cility Fed eral Tax I D
  1823   VistA Opti on 
  1824   MCCR Site  Parameter  Display/Ed it 
  1825   Insurance  Company En try/Edit 
  1826   VistA File
  1827   IB SITE PA RAMETERS ( #350.9)
  1828   UB-04
  1829   N/A
  1830   CMS-1500 
  1831   N/A
  1832   VPE (837 R ecord)
  1833   SUB, Piece  9
  1834  
  1835  
  1836   VA - Servi ce Facilit y – Labora tory or Fa cility Sec ondary IDs  - Legacy
  1837   VistA Opti on 
  1838   Insurance  Company En try/Edit I D Prov IDs /ID Param  VA-Lab/Fac ility IDs
  1839   VistA File
  1840   FACILITY B ILLING ID  (#355.92)
  1841   UB-04
  1842   N/A
  1843   CMS-1500
  1844   Box 32b
  1845   VPE (837 R ecord)
  1846   SUB2, Piec es 7-16
  1847  
  1848  
  1849   Non-VA - S ervice Fac ility – La boratory o r Facility  NPI
  1850   VistA Opti on 
  1851   Provider I D Maintena nce Non/Ot her VA Pro vider ID I nformation FacilityFa cility Inf o
  1852   VistA File
  1853   IB NON VA/ OTHER BILL ING PROVID ER file #3 55.93
  1854   UB-04
  1855   N/A
  1856   CMS-1500
  1857   Box 32a
  1858   VPE (837 R ecord)
  1859   SUB2, Piec e 6
  1860  
  1861  
  1862   Non-VA - S ervice Fac ility – La boratory o r Facility  Secondary  IDs - Leg acy
  1863   VistA Opti on 
  1864   Provider I D Maintena nce Non/Ot her VA Pro vider ID I nformation FacilitySe condary ID  Maint
  1865   VistA File
  1866   IB BILLING  PRACTITIO NER ID (#3 55.9)
  1867   UB-04
  1868   Not Printe d
  1869   CMS-1500
  1870   32b
  1871   VPE (837 R ecord)
  1872   SUB2, Piec es 7-16
  1873   Pay-to Pro vider IDs
  1874   Define the  Pay-to Pr ovider Pri mary ID/NP I
  1875   The Pay-to  Provider  NPI is not  entered o r maintain ed by Bill ing person nel.  The  Pay-to Pro vider NPI  is retriev ed from th e Institut ion file ( #4).
  1876  
  1877   Beginning  with Patch  IB*2*432,  the Pay-t o Provider  Primary I D is the N PI number  of the sit e defined  as the Pay -to Provid er.  The F ederal Tax  Number is  defined w hen the Pa y-to Provi der is def ined, but  will no lo nger be us ed as the  Primary ID .  Refer t o Section  3.1.
  1878  
  1879   Define the  Pay-to Pr ovider Sec ondary IDs
  1880   With Patch  IB*2*400,  the CI1B  segment wa s added to  the outbo und 837 cl aim transm ission map  to transm it Pay-to  Provider S econdary I Ds if the  need shoul d arise in  the futur e.  The CI 1B segment  was remov ed with Pa tch IB*2*4 32.
  1881   Billing Pr ovider IDs
  1882   The Billin g Provider  Primary I D and the  Billing Pr ovider Sec ondary IDs  are IDs t hat identi fy the fac ility at w hich the p atient ser vice was p rovided.   This is a  facility w ith a phys ical locat ion (stree t address) .  The Bil ling Provi der on a c laim must  be one of  the follow ing Facili ty Types t hat have b een assign ed NPI num bers:
  1883   CBOC – Com munity Bas ed Outpati ent Clinic
  1884   HCS – Heal th Care Sy stem
  1885   M&ROC – Me dical and  Regional O ffice Cent er
  1886   OC – Outpa tient Clin ic (Indepe ndent)
  1887   OPC – Out  Patient Cl inic
  1888   PHARM – Ph armacy
  1889   VAMC – VA  Medical Ce nter
  1890   RO-OC – Re gional Off ice – Outp atient Cli nic
  1891  
  1892   When care  is provide d at any o ther facil ity type ( i.e. a mob ile unit),  the Billi ng Provide r becomes  the Parent  facility  as defined  in the In stitution  file (#4)  and the mo bile unit  becomes th e Service  Facility.
  1893  
  1894   With Patch  IB*2*432,  the name  for the Bi lling Prov ider on a  claim is e xtracted f rom the ne w Billing  Facility N ame field  (#200) of  the Instit ution file  (#4).  If  this fiel d is not p opulated,  the IB sof tware cont inues to e xtract the  name from  the .01 f ield of th e Institut ion file.
  1895   Define the  Billing P rovider Pr imary ID/N PI
  1896   For all cl aims gener ated by th e VA, the  Billing Pr ovider Sec ondary ID  is the Fed eral Tax N umber of t he site.   Once defin ed, the IB  software  will autom atically a ssign this  ID to a c laim.
  1897  
  1898   The Billin g Provider  NPI is th e Billing  Provider P rimary ID.   The Bill ing Provid er NPI is  defined in  the Insti tution fil e.  Once d efined, th e IB softw are automa tically as signs this  ID to a c laim.
  1899  
  1900   The VA Bil ling Provi der NPI an d Taxonomy  Code will  not be en tered or m aintained  by Billing  personnel .  Users m ay change  the defaul t Billing  Provider t axonomy co de for a c laim but u sers canno t change t he Billing  Provider  NPI.
  1901  
  1902   Step
  1903   Procedure
  1904   1
  1905   Access the  option SI TEMCCR Sit e Paramete r Display/ Edit.
  1906   2
  1907   From the M CCR Site P arameters  screen, en ter the ac tion: IB S ite Parame ters.
  1908   3
  1909   Press the  <Enter> ke y for Next  Screen un til Page 2  is displa yed.
  1910   4
  1911   From the I B Site Par ameters sc reen, ente r the acti on: EP Edi t Set.
  1912   5
  1913   Enter the  number 9.
  1914   6
  1915   At the Fed eral Tax N umber prom pt, enter  the site’s  Federal T ax Number.
  1916  
  1917   IB Site Pa rameters              Oct 20, 20 05@16:23:1 6           Page:     2 of    6 
  1918   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  1919   +                                                                                      
  1920   [5] Medica l Center       : LOMA LIN DA VAMC        Default Di vision    
P I I
  1921         MAS Servic         : PATIENT  ELIGIBILIT   Billing Su pervisor :   PII
  1922                                                                                          
  1923   [6] Initia tor Author ize: YES                    Xfer  Proc to S ched : NO            
  1924       Ask HI NQ in MCCR    : YES                    Use  Non-PTF Co des  : YES           
  1925       Multip le Form Ty pes: YES                    Use  OP CPT scr een  : YES           
  1926                                                                                          
  1927   [7] UB-04  Print IDs     : YES                    UB-0 4 Address  Col  :               
  1928       CMS-15 00 Print I Ds : YES                    CMS- 1500 Addr  Col  : 28 
  1929                                                                                          
  1930   [8] Defaul t RX DX Cd    : 780.9 9                Defa ult ASC Re v Cd : 490           
  1931       Defaul t RX CPT C d  :                        Defa ult RX Rev  Cd  : 251           
  1932                                                                                          
  1933   [9] Bill S igner Name    : <No l onger used >     Fede ral Tax #       :    
  1934       Bill S igner Titl e  : <No l onger used >                                          
  1935       Remark  on Each B ill: BILL  # MUST BE  ON ALL REM ITTANCE                         
  1936                                                                                          
  1937   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  1938   EP  Edit S et                                            EX  Exit  Action
  1939   Select Act ion: Next  Screen// e p   Edit S et  
  1940   Select Par ameter Set (s):  (5-9 ): 9
  1941   NAME OF CL AIM FORM S IGNER: BUS INESS OFFI CE// 
  1942   TITLE OF C LAIM FORM  SIGNER: 
  1943   FEDERAL TA X NUMBER:  XXX123456
  1944  
  1945   Define the  Billing P rovider Se condary ID s
  1946   The Billin g Provider  Secondary  IDs are I Ds and Qua lifiers th at are pro vided to a  site by t he insuran ce company .  There c an be a to tal of eig ht Billing  Provider  Secondary  IDs per cl aim.  The  first ID i s calculat ed by the  system and  used by t he clearin ghouse to  sort claim s.  The se cond ID is  always th e site’s F ederal Tax  ID, and t he remaini ng six IDs  must be d efined by  the IB sta ff if requ ired.
  1947  
  1948   Users can  define one  Billing P rovider Se condary ID  for a CMS -1500, and  another f or a UB-04  for the m ain divisi on.  If no  other Bil ling Provi der Second ary IDs ar e defined,  these two  IDs becom e the defa ult IDs fo r all clai ms. At thi s time, th ere will n ot be any  Billing Pr ovider sec ondary IDs  for Denta l claims.
  1949  
  1950   Billing Pr ovider Sec ondary IDs  can be de fined by D ivision, F orm Type,  and Care U nit.
  1951  
  1952   Define Def ault Billi ng Provide r Secondar y IDs by F orm Type
  1953  
  1954   Step
  1955   Procedure
  1956   1
  1957   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUInsur ance Compa ny Entry/E dit.
  1958   2
  1959   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  1960   3
  1961   From the I nsurance C ompany Edi tor screen , enter th e action:  ID Prov ID s/ID Param .
  1962   4
  1963   From the B illing Pro vider IDs  screen, en ter the ac tion Add a n ID.
  1964   5
  1965   At the Def ine Billin g Provider  Secondary  IDs by Ca re Units?  No// promp t, press t he <Enter>  key to ac cept the d efault of  No.
  1966   6
  1967   At the Div ision prom pt, accept  the defau lt for the  main Divi sion.
  1968   7
  1969   At the ID  Qualifier:  Electroni c Plan Typ e// prompt , enter Bl ue Shield  to overrid e the defa ult value  for this e xample.
  1970  
  1971   Note: The  default va lue for th e Billing  Provider S econdary I D Qualifie r is still  based upo n the Elec tronic Pla n Type of  the patien t’s insura nce plan.  Users now  have the a bility to  override t his defaul t.
  1972   8
  1973   At the For m Type pro mpt, enter  CMS-1500  for this e xample.
  1974  
  1975   At the Bil ling Provi der Second ary ID pro mpt, enter  the ID XX XXXXXX1B f or this ex ample.
  1976   10
  1977   Repeat the se steps f or the For m Type = U B-04, Qual ifier = Bl ue Cross a nd ID = XX XXXX1A.
  1978  
  1979   Note: Begi nning with  Patch IB* 2*432, if  no Billing  Provider  Secondary  IDs are de fined, the  Federal T ax ID will  no longer  be used a s a defaul t value.
  1980   Billing Pr ovider IDs  (Parent)         May  27, 2005@ 12:48:29           Pa ge:    1 o f    1 
  1981   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA    Billing P rovider Se condary ID s
  1982        ID Qu alifier                       ID  #              Form  Type                       
  1983  
  1984   No Billing  Provider  IDs found
  1985  
  1986  
  1987  
  1988              Enter ?? f or more ac tions 
  1989       Add an  ID             Addit ional IDs         Exi t
  1990       Edit a n ID            ID Pa rameters          
  1991       Delete  an ID      VA-Lab/Fa cility IDs
  1992                                                 
  1993   Select Act ion: Quit/ / a   Add  ID
  1994   Define Bil ling Provi der Second ary IDs by  Care Unit s? No//??
  1995  
  1996      Enter N o to defin e a Billin g Provider  Secondary  ID 
  1997      for the  Division.
  1998      Enter Y es to defi ne a Billi ng Provide r Secondar y ID 
  1999      for a s pecific Ca re Unit.
  2000      If no C are Unit i s entered  on Billing  Screen 3,  the
  2001      Billing  Provider  Secondary  ID defined  for the D ivision wi ll 
  2002      be tran smitted in  the claim .
  2003  
  2004          0    No
  2005          1    Yes
  2006  
  2007   Define Bil ling Provi der Second ary IDs by  Care Unit s? No//No
  2008   Division:  Main Divis ion// Main  Division 
  2009   ID Qualifi er: Electr onic Plan  Type//Blue  Shield
  2010   Enter Form  Type for  ID: CMS-15 00
  2011   Billing Pr ovider Sec ondary ID:  XXXXXX1B
  2012  
  2013   The follow ing screen  will disp lay.  Thes e two IDs  will be th e default  IDs for al l claims a nd will ap pear on Bi lling Scre en 3.
  2014  
  2015   Billing Pr ovider IDs  (Parent)         May  27, 2005@ 12:48:29           Pa ge:    1 o f    1 
  2016   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA    Billing P rovider Se condary ID s
  2017        ID Qu alifier                       ID  #              Form  Type                       
  2018   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                 
  2019   1    Blue  Cross                         XX XXXX1A          UB04                             
  2020   2    Blue  Shield                        XX XXXX1B          1500                             
  2021                                                                                         
  2022     
  2023  
  2024  
  2025              Enter ?? f or more ac tions 
  2026       Add an  ID             Addit ional IDs         Exi t
  2027       Edit a n ID            ID Pa rameters          
  2028       Delete  an ID      VA-Lab/Fa cility IDs
  2029                                                 
  2030   Select Act ion: Quit/
  2031   Define Bil ling Provi der Second ary IDs by  Division  and Form T ype
  2032   If an insu rance comp any requir es differe nt Billing  Provider  Secondary  IDs for ea ch divisio n, then us ers must d efine more  than just  the defau lt IDs.
  2033  
  2034   Step
  2035   Procedure
  2036   1
  2037   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUInsur ance Compa ny Entry/E dit.
  2038   2
  2039   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  2040   3
  2041   From the I nsurance C ompany Edi tor screen , enter th e action I D Prov IDs /ID Param.
  2042   4
  2043   From the B illing Pro vider IDs  screen, en ter the ac tion Add a n ID.
  2044   5
  2045   At the Def ine Billin g Provider  Secondary  IDs by Ca re Units?  No// promp t, press t he <Enter>  key to ac cept the d efault of  No.
  2046   6
  2047   At the Div ision prom pt, overri de the def ault for t he main di vision by  entering t he name of  another d ivision, R emote Clin ic for thi s example.
  2048   7
  2049   At the ID  Qualifier:  Electroni c Plan Typ e// prompt , enter Bl ue Shield  to overrid e the defa ult value  for this e xample.
  2050   8
  2051   At the For m Type pro mpt, enter  CMS-1500  for this e xample.
  2052  
  2053   At the Bil ling Provi der Second ary ID pro mpt, enter  the ID 1X XXXX1B for  this exam ple.
  2054   10
  2055   Repeat the se steps f or the For m Type = U B-04, Qual ifier = Bl ue Cross a nd ID = 1X XXXX1A.
  2056  
  2057   Note: User s may repe at these s teps to de fine diffe rent Billi ng Provide r Secondar y IDs for  each divis ion if req uired by t he insuran ce company .
  2058  
  2059   Billing Pr ovider IDs  (Parent)        May  27, 2005@1 2:48:29           Pag e:    1 of     1 
  2060   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA        Billi ng Provide r Secondar y IDs
  2061        ID Qu alifier                       ID  #              Form  Type                       
  2062   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                 
  2063   1    Blue  Cross                         XX XXXX1A          UB04                             
  2064   2    Blue  Shield                        XX XXXX1B          1500                             
  2065                                                                                         
  2066     
  2067  
  2068  
  2069              Enter ?? f or more ac tions 
  2070       Add an  ID             Addit ional IDs         Exi t
  2071       Edit a n ID            ID Pa rameters          
  2072       Delete  an ID      VA-Lab/Fa cility IDs
  2073                                                 
  2074   Select Act ion: Quit/ / a   Add  ID  
  2075   Define Bil ling Provi der Second ary IDs by  Care Unit s? No//No
  2076   Division:  Main Divis ion// Remo te Clinic 
  2077   ID Qualifi er: Electr onic Plan  Type//Blue  Shield
  2078   Enter Form  Type for  ID: CMS-15 00
  2079   Billing Pr ovider Sec ondary ID:  1XXXXX1B
  2080  
  2081   The follow ing screen  will disp lay.  
  2082  
  2083  
  2084   Note: The  two IDs fo r the Remo te Clinic  division a re availab le to the  clerk on B illing Scr een 3 for  claims for  services  provided b y this div ision.
  2085  
  2086  
  2087   Billing Pr ovider IDs            May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  2088   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA    Billing P rovider Se condary ID s
  2089        ID Qu alifier                       ID  #              Form  Type                       
  2090   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                 
  2091   1    Blue  Cross                         XX XXXX1A          UB04                             
  2092   2    Blue  Shield                        XX XXXX1B          1500
  2093                               
  2094                                                                                         
  2095   Division:  Remote Cli nic
  2096   3    Blue  Cross                         1X XXXX1A          UB04                             
  2097   4    Blue  Shield                        1X XXXX1B          1500                             
  2098    
  2099  
  2100  
  2101              Enter ?? f or more ac tions 
  2102       Add an  ID             Addit ional IDs         Exi t
  2103       Edit a n ID            ID Pa rameters          
  2104       Delete  an ID      VA-Lab/Fa cility IDs
  2105                                                 
  2106   Select Act ion: Quit/
  2107   Define Bil ling Provi der Second ary IDs by  Division,  Form Type  and Care  Unit
  2108   If an insu rance comp any requir es differe nt Billing  Provider  Secondary  IDs for se rvices pro vided by p articular  Care Units , users ca n define t hem by Div ision, For m Type, an d Care Uni t.
  2109  
  2110   Step
  2111   Procedure
  2112   1
  2113   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUInsur ance Compa ny Entry/E dit.
  2114   2
  2115   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  2116   3
  2117   From the I nsurance C ompany Edi tor screen , enter th e action I D Prov IDs /ID Parame ters.
  2118   4
  2119   From the B illing Pro vider IDs  screen, en ter the ac tion Add a n ID.
  2120   5
  2121   At the Def ine Billin g Provider  Secondary  IDs by Ca re Units?  No// promp t, enter Y ES to over ride the d efault.
  2122   6
  2123   At the Div ision prom pt, press  the <Enter > key to a ccept the  default fo r the Main  Division.
  2124   7
  2125   At the Car e Unit: pr ompt, ente r ?? to se e a pick l ist of ava ilable Car e Units.
  2126  
  2127   Refer to S ection 3.4 .2 to lear n how to c reate this  list of a vailable C are Units.
  2128   8
  2129   At the Car e Unit: pr ompt, ente r Anesthes ia for thi s example.
  2130   9
  2131   At the ID  Qualifier:  Electroni c Plan Typ e// prompt , enter Bl ue Shield  to overrid e the defa ult value  for this e xample.
  2132   10
  2133   At the For m Type pro mpt, enter  CMS-1500  for this e xample.
  2134   11
  2135   At the Bil ling Provi der Second ary ID pro mpt, enter  the ID 11 XXXX1B for  this exam ple.
  2136   12
  2137   Repeat the se steps f or the For m Type = U B-04, Qual ifier = Bl ue Cross a nd ID = 11 XXXX1A.
  2138   13
  2139   Repeat the se steps f or Care Un its Refere nce Lab an d Home Hea lth.
  2140  
  2141  
  2142  
  2143  
  2144  
  2145  
  2146  
  2147   Billing Pr ovider IDs            May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  2148   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA    Billing P rovider Se condary ID s
  2149        ID Qu alifier                       ID  #              Form  Type                       
  2150   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                 
  2151   1    Blue  Cross                         XX XXXX1A          UB04                             
  2152   2    Blue  Shield                        XX XXXX1B          1500                             
  2153                                                                                         
  2154   Division:  Remote Cli nic                                                         
  2155   3    Blue  Cross                         1X XXXX1A          UB04
  2156   4    Blue  Shield                        1X XXXX1B          1500                             
  2157  
  2158              Enter ?? f or more ac tions 
  2159       Add an  ID             Addit ional IDs         Exi t
  2160       Edit a n ID            ID Pa rameters          
  2161       Delete  an ID      VA-Lab/Fa cility IDs
  2162                                                 
  2163   Select Act ion: Quit/ / a   Add  ID  
  2164   Define Bil ling Provi der Second ary IDs by  Care Unit s? No//??
  2165  
  2166      Enter N o to defin e a Billin g Provider  Secondary  ID 
  2167      for the  Division.
  2168      Enter Y es to defi ne a Billi ng Provide r Secondar y ID 
  2169      for a s pecific Ca re Unit.
  2170      If no C are Unit i s entered  on Billing  Screen 3,  the
  2171      Billing  Provider  Secondary  ID defined  for the D ivision wi ll 
  2172      be tran smitted in  the claim .
  2173  
  2174          0    No
  2175          1    Yes
  2176   Define Bil ling Provi der Second ary IDs by  Care Unit s? No//1   Yes
  2177   Division:  Main Divis ion// Main  Division 
  2178   Care Unit: ??
  2179      Select  a Care Uni t from the  list:
  2180       1 Anes thesia
  2181   2 Referenc e Lab
  2182   3 Home Hea lth
  2183   Care Unit:  1   Anest hesia
  2184   ID Qualifi er: Electr onic Plan  Type//Blue  Shield
  2185   Enter Form  Type for  ID: CMS-15 00
  2186   Billing Pr ovider Sec ondary ID:  11XXXX1B
  2187  
  2188  
  2189  
  2190  
  2191  
  2192  
  2193  
  2194  
  2195  
  2196  
  2197  
  2198  
  2199  
  2200  
  2201  
  2202  
  2203  
  2204  
  2205   The follow ing screen  will disp lay.  
  2206  
  2207   Billing Pr ovider IDs            May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  2208   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA    Billing P rovider Se condary ID s
  2209        ID Qu alifier                       ID  #              Form  Type                       
  2210   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                 
  2211   1    Blue  Cross                         XX XXXX1A          UB04                             
  2212   2    Blue  Shield                        XX XXXX1B          1500                             
  2213    Care Unit : Anesthes ia
  2214   3    Blue  Cross                         11 XXXX1A          UB04
  2215   4    Blue  Shield                        11 XXXX1B          1500
  2216    Care Unit : Referenc e Lab          
  2217   5    Blue  Cross                         12 XXXX1A          UB04
  2218   6    Blue  Shield                        12 XXXX1B          1500
  2219    Care Unit : Home Hea lth
  2220   7    Blue  Cross                         13 XXXX1A          UB04
  2221   8    Blue  Shield                        13 XXXX1B          1500                                                                            
  2222  
  2223              Enter ?? f or more ac tions 
  2224       Add an  ID             Addit ional IDs  Exit
  2225       Edit a n ID            ID Pa rameters          
  2226       Delete  an ID      VA-Lab/Fa cility IDs
  2227                                                  
  2228   Select Act ion: Quit/ /  
  2229  
  2230  
  2231   If users w ant a defa ult Billin g Provider  Secondary  ID to pop ulate Bill ing Screen  3, define  a default  ID for th e division  and defin e IDs for  the divisi on and spe cific care  units.  U sers can t hen accept  the defau lt ID or o verride it  with one  of the Car e Unit IDs  during th e creation  of a clai m.  
  2232   Define Add itional Bi lling Prov ider Secon dary IDs b y Division  and Form  Type
  2233   In additio n to the B illing Pro vider Seco ndary ID t hat appear s on Billi ng Screen  3 for each  insurance  company o n the bill , there ca n be five  additional  Billing P rovider Se condary ID s that wil l be trans mitted wit h claims f or an insu rance comp any.
  2234  
  2235   Prior to P atch IB*2. 0*320, the  IDs defin ed in IB S ite Parame ters, Sect ion 14 and  Provider  ID Mainten ance, Numb er 3, were  transmitt ed with al l claims t o all paye rs.  These  options f or definin g IDs were  removed w ith Patch  IB*2.0*320 .
  2236  
  2237   If an insu rance comp any requir es additio nal Billin g Provider  Secondary  IDs, user s can defi ne them in  Insurance  Company E ntry/Edit.
  2238  
  2239   Step
  2240   Procedure
  2241   1
  2242   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUInsur ance Compa ny Entry/E dit.
  2243   2
  2244   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  2245   3
  2246   From the I nsurance C ompany Edi tor screen , enter th e action:  ID Prov ID s/ID Param .
  2247   4
  2248   From the B illing Pro vider IDs  screen, en ter the ac tion Addit ional IDs.
  2249   5
  2250   From the B illing Pro vider IDs  – Addition al Billing  Provider  Sec. IDs s creen, ent er the act ion Add an  ID.
  2251   6
  2252   At the ID  Qualifier:  prompt, e nter Medic are for th is example .
  2253  
  2254   Note: Ther e cannot b e two Bill ing Provid er Seconda ry IDs on  a claim wi th the sam e Qualifie r.  If you  enter an  ID with th e same Qua lifier her e as one d efined und er Billing  Provider  Secondary  IDs for th e Division  on a clai m, the Add itional Bi lling Prov ider Secon dary ID wi th the sam e Qualifie r will not  be transm itted on t he claim.
  2255   7
  2256   At the For m Type pro mpt, enter  CMS-1500  for this e xample.
  2257  
  2258   At the Bil ling Provi der Second ary ID pro mpt, enter  the ID 14 XXXX1C for  this exam ple.
  2259   10
  2260   Repeat the se steps f or the For m Type = U B-04, Qual ifier = Me dicare, ID  = 14XXXX1 C.
  2261  
  2262   Note: User s can repe at these s teps to de fine multi ple additi onal Billi ng Provide r Secondar y IDs  if  required b y the insu rance comp any.
  2263  
  2264   Billing Pr ovider IDs  (Parent)  May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  2265   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA   Additional  Billing P rovider Se c. IDs 
  2266        ID Qu alifier                  ID #               Form Type                       
  2267  
  2268   No Additio nal Billin g Provider  IDs found
  2269                               
  2270  
  2271  
  2272  
  2273  
  2274              Enter ?? f or more ac tions 
  2275       Add an  ID            Delete  an ID      Exit             
  2276       Edit a n ID           Copy I Ds
  2277                                                        
  2278   Select Act ion: Quit/ / Add an I D
  2279   Type of ID : Medicare
  2280   Form Type:  1500
  2281   Billing Pr ovider Sec ondary ID:  14XXXX1C 
  2282  
  2283   The follow ing screen  will disp lay.
  2284  
  2285   Billing Pr ovider IDs  (Parent)  May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  2286   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA   Additional  Billing P rovider Se c. IDs 
  2287        ID Qu alifier                  ID #               Form Type                       
  2288   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                                              
  2289   1    Medic are                      14XXXX1 C          UB04                            
  2290   2    Medic are                      14XXXX1 C          1500                                                                                
  2291                               
  2292  
  2293  
  2294  
  2295  
  2296              Enter ?? f or more ac tions 
  2297       Add an  ID            Delete  an ID      Exit             
  2298       Edit a n ID           Copy I Ds
  2299                                                        
  2300   Select Act ion: Quit/ / Add an I D
  2301   Type of ID : Medicare
  2302   Form Type:  UB-04
  2303   Billing Pr ovider Sec ondary ID:  XXXXXXX11  
  2304   Service Fa cility IDs  (Laborato ry or Faci lity IDs)
  2305   The 837 cl aims trans mission re cords cont ain Servic e Facility  data like  the name  and addres s of a fac ility and  primary an d secondar y IDs for  that facil ity.  Ofte n this is  an outside , non-VA f acility. T hese IDs a re called  the Labora tory or Fa cility Pri mary ID an d the Labo ratory or  Facility S econdary I Ds. 
  2306  
  2307   If there i s a non-VA  facility  on a claim  because a  veteran r eceived ca re at an o utside lab oratory or  a private  hospital  or clinic,  an insura nce compan y can requ ire the cl aim to con tain prima ry and sec ondary Lab oratory or  Facility  IDs for th e organiza tion that  provided t he care.  
  2308  
  2309   If there i s not an o utside fac ility on a  claim, bu t the care  was provi ded by the  VA at a f acility su ch as a Mo bile clini c, an insu rance comp any can re quire the  claim to c ontain pri mary and s econdary L aboratory  or Facilit y IDs for  the clinic .
  2310  
  2311   Patch IB*2 .0*320 pro vided enha ncements t o allow us ers to mor e easily d efine Labo ratory or  Facility I Ds for the  VA or non -VA.
  2312  
  2313   Beginning  with Patch es IB*2.0* 348 and 34 9, the Ser vice Facil ity NPI wi ll be prin ted on loc ally print ed CMS-150 0 claims.
  2314  
  2315   Beginning  with Patch  IB*2.0*40 0, the Ser vice Facil ity loop w ill not be  populated  if the ca re was pro vided at a  VA locati on that ha s an NPI s uch as a C BOC, VAMC  or Pharmac y.
  2316  
  2317   The non-VA  Service F acility NP I and Taxo nomy Code  will be en tered and  maintained  by Billin g personne l.
  2318   Define Non -VA Labora tory or Fa cility Pri mary IDs/N PI
  2319   For outsid e, non-VA  facilities  such as a n independ ent labora tory, the  Laboratory  or Facili ty Primary  ID should  be the en tity’s NPI .
  2320  
  2321   In additio n to the F ederal Tax  ID, an NP I and one  or more Ta xonomy Cod es can be  defined fo r outside,  non-VA fa cilities.   
  2322  
  2323   Step
  2324   Procedure
  2325   1
  2326   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  2327   2
  2328   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  NF for Non -VA Facili ty.
  2329   3
  2330   At the Sel ect a NON/ Other VA P rovider: p rompt, ent er IB Outs ide Facili ty for thi s example.
  2331   4
  2332   From the N on-VA Lab  or Facilit y Info scr een, enter  the actio n FI for L ab/Facilit y Info.
  2333   5
  2334   At the Str eet Addres s: prompt,  enter 123  Westbend  Street for  this exam ple.
  2335  
  2336   Effective  with Patch  IB*2*488,  only a ph ysical str eet addres s may be e ntered (no  post offi ce box). A ny entry t hat begins  with “P.O .” or “PO”  or “Box”  is prohibi ted. 
  2337   6
  2338   At the Str eet Addres s Line 2:  prompt, pr ess the <E nter> key  to leave b lank.
  2339   7
  2340   At the Cit y prompt,  enter Long  Beach for  this exam ple.
  2341   8
  2342   At the Sta te: prompt , enter Ca lifornia f or this ex ample.
  2343   9
  2344   At the Zip  Code prom pt, enter  920601234  for this e xample.
  2345  
  2346   Effective  with Patch  IB*2*488,  only a 9-  or 10-dig it ZIP cod e may be e ntered: 99 9999999/99 999-9999. 
  2347  
  2348   With 5010,  claims mu st be subm itted with  a street  address an d a full n ine-digit  zip code w hen report ing a non- VA service  facility  locations
  2349   10
  2350   At the Con tact Name:  prompt, e nter IB,CO NTACT O fo r this exa mple.
  2351   11
  2352   At the Con tact Phone  Number: p rompt, ent er 703-333 -3333 for  this examp le.
  2353   12
  2354   At the Con tact Phone  Extension : prompt,  enter 1234 78.
  2355   13
  2356   At the ID  Qualifier:  prompt, p ress the < Enter> key  to accept  the defau lt.
  2357   14
  2358   At the Lab  or Facili ty Primary  ID: promp t, enter 1 11111112.
  2359   15
  2360   At the X12  Type of F acility: p rompt, ent er FA - Fa cility for  this exam ple.
  2361  
  2362   With Patch  IB*2*371,  FA will b e sent as  the Type o f Facility  on all in stitutiona l claims r egardless  of what is  defined.   HIPAA onl y allows F A on insti tutional c laims.
  2363   16
  2364   At the Mam mography C ertificati on Number:  prompt, p ress the < Enter> key  to leave  it blank.   If you kn ow the Mam mography n umber you  can enter  it here.
  2365   17
  2366   At the NPI : prompt,  enter XXXX XXXXXX for  this exam ple.
  2367  
  2368   Note: With  Patch IB* 2*516, use rs will ha ve the abi lity to de fine a Non -VA Facili ty as a so le-proprie torship an d link it  to a human  provider.   If a fac ility is l inked to a  human pro vider, the n the huma n’s NPI ma y be used  for both t he human a nd the fac ility. The  individua l provider  must be d efined in  VistA befo re he/she  can be lin ked to the  facility.
  2369   18
  2370   At the Sel ect Taxono my Code: p rompt, ent er 954 for  this exam ple.
  2371   19
  2372   At the OK?  Prompt, p ress the < Enter> key  to accept  the defau lt.
  2373   20
  2374   At the Are  you addin g 'General  Acute Car e Hospital ' as a new  TAXONOMY  CODE (the  1ST for th is IB NON/ OTHER VA B ILLING PRO VIDER)? No // prompt,  enter Yes .
  2375   21
  2376   At the Pri mary Code:  prompt, e nter Yes f or this ex ample.
  2377   22
  2378   At the Sta tus: promp t, enter A ctive.
  2379   23
  2380   At the Sel ect Taxono my Code: p rompt, pre ss the <En ter> key.
  2381  
  2382   Note: With  Patch IB* 2*432, the  ability t o define t he name of  a contact  person at  the outsi de facilit y and the  telephone  number for  that pers on will be  available  to users.
  2383   24
  2384   At the All ow future  updates by  FEE BASIS  automatic  interface ? YES// pr ompt, pres s the <Ent er> key to  accept th e default.  (Note: Th is questio n does not  impact cu rrent func tionality  as this is  part of F uture Deve lopment)
  2385  
  2386   STREET ADD RESS: 123  Test Stree t
  2387   STREET ADD RESS LINE  2: 
  2388   CITY: CHEY ENNE// Lon g Beach
  2389   STATE: CAL IFORNIA
  2390   ZIP CODE:  920601234/
  2391   CONTACT NA ME: IB,CON TACT O// 
  2392   CONTACT PH ONE NUMBER : 703-333- 3333// 
  2393   CONTACT PH ONE EXTENS ION: 12347 8//
  2394   ID Qualifi er: 24 - E MPLOYER'S  IDENTIFICA TION #
  2395   Lab or Fac ility Prim ary ID: 11 1111112// 
  2396   X12 TYPE O F FACILITY : FACILITY // 
  2397   MAMMOGRAPH Y CERTIFIC ATION #:
  2398   SOLE PROPR IETORSHIP? : NO  
  2399   NPI: XXXXX XXXXX 
  2400   Select TAX ONOMY CODE : 954  Gen eral Acute  Care Hosp ital     2 82N000
  2401   00X  
  2402            . ..OK? Yes/ /   (Yes)
  2403  
  2404     Are you  adding 'Ge neral Acut e Care Hos pital' as 
  2405       a new  TAXONOMY C ODE (the 1 ST for thi s IB NON/O THER VA BI LLING PROV IDER)? No/
  2406   / y  (Yes)
  2407     PRIMARY  CODE: y  Y ES
  2408     STATUS:  a  ACTIVE
  2409   Select TAX ONOMY CODE :
  2410  
  2411   The follow ing screen  will disp lay.
  2412  
  2413   Non-VA Lab  or Facili ty Info    Jul 05, 20 126@16:04: 07           Page:     1 of    1  
  2414  
  2415                                                                                          
  2416            N ame: IB OU TSIDE FACI LITY                                                  
  2417         Addr ess: 123 T est Street                                                   
  2418                   Long  Beach, CAL IFORNIA  9 2060
  2419    Contact N ame: IB,CO NTACT O                                                          
  2420   Contact Ph one: 703-3 33-3333  1 23478                                        
  2421                                                                                          
  2422                Type of  Facility:  FACILITY                                              
  2423                      Pr imary ID:  111111112                                             
  2424                    ID Q ualifier:  24 - EMPLO YER'S IDEN TIFICATION  #                   
  2425    Mammograp hy Certifi cation #:                                    
  2426                              NPI:  XXXXXXXXXX                                            
  2427                   Taxon omy Code:  261QV0200X  (Primary)      
  2428                            
  2429      Allow f uture upda tes by FEE  BASIS aut omatic int erface? :  YES
  2430  
  2431  
  2432              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2433   FI   Lab/F acility In fo                    LI   Lab/F acility In s ID
  2434   LO   Lab/F acility Ow n ID                  EX   Exit
  2435   Select Act ion: Quit/ /
  2436   Define Non -VA Labora tory or Fa cility Sec ondary IDs
  2437   For outsid e, non-VA  facilities , users ca n define m ultiple La boratory o r Facility  Secondary  IDs.  The se IDs can  be either  the facil ity’s own  IDs, such  as a Clini cal Labora tory Impro vement Ame ndment (CL IA) number , or IDs a ssigned to  the facil ity by an  insurance  company.
  2438   Define a n on-VA Faci lity’s Own  Laborator y or Facil ity Second ary IDs
  2439  
  2440   Step
  2441   Procedure
  2442   1
  2443   Access the  option MC CR System  Definition  MenuProvi der ID Mai ntenance.
  2444   2
  2445   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  NF for Non -VA Facili ty.
  2446   3
  2447   From the N on-VA Lab  or Facilit y Info scr een, enter  the actio n LO for   Lab/Facili ty Own ID.
  2448   4
  2449   From the S econdary P rovider ID  screen, e nter the a ction AI f or Add an  ID.
  2450   5
  2451   At the Ent er Provide r ID Quali fier promp t, enter X 5 CLIA Num ber for th is example .
  2452   6
  2453   At the For m Type App lied to: p rompt, ent er CMS-150 0 FORMS ON LY for thi s example.
  2454   7
  2455   At the Car e Type: pr ompt, ente r OUTPATIE NT ONLY fo r this exa mple.
  2456  
  2457   At the Ent er Lab or  Facility S econdary I D prompt,  enter DXXX XX for thi s example.
  2458  
  2459   Note: User s may repe at these s teps to de fine more  Laboratory  or Facili ty Seconda ry IDs.
  2460  
  2461   Secondary  Provider I D          May 11, 20 05@11:17:2 0           Page:     1 of    1 
  2462               ** Lab or  Facility’ s Own IDs  (No Specif ic Insuran ce Co) **
  2463  
  2464   Provider:  IB Outside  Facility  (Non-VA La b or Facil ity)
  2465  
  2466   ID Qualifi er                For m   Care T ype           ID#          
  2467    No ID's f ound for p rovider
  2468  
  2469  
  2470              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2471   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2472   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  2473   Select Act ion: Quit/ / AI Add a n ID
  2474   Select Pro vider ID Q ualifier:  X5 CLIA Nu mber    
  2475   FORM TYPE  APPLIED TO : CMS-1500  FORMS ONL Y
  2476   BILL CARE  TYPE: OUTP ATIENT ONL Y
  2477  
  2478   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  2479      INSURAN CE: ALL IN SURANCE
  2480      PROV TY PE: CLIA #
  2481      FORM TY PE: CMS-15 00 FORM ON LY
  2482      CARE TY PE: OUTPAT IENT ONLY
  2483  
  2484   Provider I D: DXXXXX
  2485   The follow ing screen  will disp lay.
  2486  
  2487   Secondary  Provider I D          May 11, 20 05@11:17:2 0           Page:     1 of    1 
  2488               ** Lab or  Facility’ s Own IDs  (No Specif ic Insuran ce Co) **
  2489  
  2490   Provider:  IB Outside  Facility  (Non-VA La b or Facil ity)
  2491  
  2492        ID Qu alifierFor mCare Type ID#                                                                       
  2493   1    CLIA  #                1500 OUTPTDXXXX X        
  2494  
  2495  
  2496  
  2497  
  2498  
  2499              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2500   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2501   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  2502   Select Act ion: Quit/ /
  2503   Define a n on-VA Faci lity’s Lab oratory or  Facility  Secondary  IDs Assign ed by an I nsurance C ompany
  2504  
  2505   Step
  2506   Procedure
  2507   1
  2508   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  2509   2
  2510   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  NF for Non -VA Facili ty.
  2511   3
  2512   From the N on-VA Lab  or Facilit y Info scr een, enter  the actio n LI for L ab/Facilit y Ins ID.
  2513   4
  2514   From the S econdary P rovider ID  screen, e nter the a ction AI f or Add an  ID.
  2515   5
  2516   At the Ent er Provide r ID Quali fier promp t, enter B lue Shield  for this  example.
  2517   6
  2518   At the For m Type App lied to: p rompt, ent er CMS-150 0 FORMS ON LY for thi s example.
  2519   7
  2520   At the Car e Type: pr ompt, ente r BOTH for  this exam ple.
  2521  
  2522   At the Ent er Lab or  Facility S econdary I D prompt,  enter 111X XX1B for t his exampl e.
  2523  
  2524   Note: User s may repe at these s teps to de fine more  Laboratory  or Facili ty Seconda ry IDs.  A  maximum o f 5 Labora tory or Fa cility Sec ondary IDs  can be de fined per  insurance  company.   A maximum  of 5 Labor atory or F acility Se condary ID s can be t ransmitted  in a clai m.
  2525  
  2526   Secondary  Provider I D          May 11, 20 05@11:17:2 0           Page:     1 of    1 
  2527              ** Lab or  Facility S econdary I Ds from In surance Co  **
  2528        
  2529   Provider:  IB Outside  Facility  (Non-VA La b or Facil ity)
  2530   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  2531  
  2532        ID Qu alifier                 Form   C are Type                   ID#                
  2533                                                                                          
  2534     No ID's  found for  provider a nd selecte d insuranc e co                            
  2535  
  2536  
  2537  
  2538              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2539   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2540   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  2541   Select Act ion: Quit/ / AI   Add  an ID  
  2542   Select Pro vider ID Q ualifier:  BLUE SHIEL D ID
  2543   FORM TYPE  APPLIED TO : 1500 FOR MS ONLY
  2544   BILL CARE  TYPE: b  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  2545  
  2546   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  2547      INSURAN CE: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  2548      PROV TY PE: BLUE S HIELD ID
  2549      FORM TY PE: 1500 F ORM ONLY
  2550      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  2551  
  2552   Provider I D: 111XXX1 B
  2553  
  2554   The follow ing screen  will disp lay.
  2555  
  2556   Secondary  Provider I D          May 11, 20 05@11:17:2 0           Page:     1 of    1 
  2557              ** Lab or  Facility S econdary I Ds from In surance Co  **
  2558        
  2559   Provider:  IB Outside  Facility  (Non-VA La b or Facil ity)
  2560   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  2561  
  2562        ID Qu alifier                 Form   C are Type                ID#               
  2563   1    BLUE  SHIELD ID               1500   I NPT/OUTPT               111XXX1B          
  2564  
  2565  
  2566  
  2567  
  2568              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2569   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2570   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  2571   Select Act ion: Quit/ /
  2572   Define VA  Laboratory  or Facili ty Primary  IDs/NPI
  2573   The VA Ser vice Facil ity NPI an d Taxonomy  Code will  not be en tered or m aintained  by Billing  personnel .  Beginni ng with Pa tch IB*2.0 *400, only  those VA  locations  for which  no NPI num bers were  obtained,  (i.e. MORC , CMOP) wi ll populat e the Serv ice Facili ty.  Becau se of this , there wi ll usually  be no VA  Laboratory  or Facili ty NPI in  the 837 cl aim transm ission.
  2574   Define VA  Laboratory  or Facili ty Seconda ry IDs
  2575   For each i nsurance c ompany, us ers can de fine multi ple Labora tory or Fa cility Sec ondary IDs  for the V A by divis ion and fo rm type.
  2576  
  2577   Step
  2578   Procedure
  2579   1
  2580   Access the  option Pa tient Insu rance Menu  ... Insur ance Compa ny Entry/E dit.
  2581   2
  2582   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  2583   3
  2584   From the I nsurance C ompany Edi tor screen , enter th e action I D Prov IDs /ID Parame ters.
  2585   4
  2586   From the B illing Pro vider IDs  screen, en ter the ac tion VA-La b/Facility  IDs.
  2587   5
  2588   From the V A-Lab/Faci lity IDs s creen, ent er the act ion Add an  ID.
  2589   6
  2590   At the Div ision prom pt, accept  the defau lt for the  main Divi sion.
  2591   7
  2592   At the ID  Qualifier:  prompt, e nter Blue  Shield for  this exam ple.
  2593   8
  2594   At the For m Type pro mpt, enter  CMS-1500  for this e xample.
  2595  
  2596   At the VA  Lab or Fac ility Seco ndary ID p rompt, ent er the ID  1212XX1B f or this ex ample.
  2597   10
  2598   Repeat the se steps f or the For m Type = U B-04, Qual ifier = Bl ue Cross a nd ID = 12 12XX1A.
  2599   11
  2600   Repeat the se steps f or the For m Type = U B-04, Qual ifier = Co mmercial a nd ID = 13 13XXG2.
  2601  
  2602   Note: User s may repe at these s teps to de fine more  Laboratory  or Facili ty Seconda ry IDs.  A  maximum o f 5 Labora tory or Fa cility Sec ondary IDs  can be de fined per  division,  form and i nsurance c ompany.  
  2603  
  2604   VA-Lab/Fac ility IDs                 May 27 , 2005@12: 48:29           Page:     1 of     1 
  2605   Insurance  Co.: BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA    
  2606  
  2607   VA-Lab/Fac ility Prim ary ID: XX 123456 
  2608  
  2609   VA-Lab/Fac ility Seco ndary IDs
  2610      ID Qual ifier               I D #              Form  Type  
  2611  
  2612   No Laborat ory or Fac ility IDs  found
  2613    
  2614  
  2615  
  2616  
  2617              Enter ?? f or more ac tions 
  2618       Add an  ID         Delete an  ID                             
  2619       Edit a n ID        Exit
  2620  
  2621   Select Act ion: Add a n ID
  2622  
  2623   The follow ing screen  will disp lay.
  2624  
  2625   VA-Lab/Fac ility IDs                 May 27 , 2005@12: 48:29           Page:     1 of     1 
  2626   Insurance  Co.: BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA    
  2627  
  2628   VA-Lab/Fac ility Prim ary ID: Fe deral Tax  ID 
  2629  
  2630   VA-Lab/Fac ility Seco ndary IDs
  2631        ID Qu alifier                  ID#                Form Type
  2632   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                 
  2633   1    Blue  Cross                    1212XX1 A          UB04                            
  2634   2    Blue  Shield                   1212XX1 B          1500                            
  2635                                                                                        
  2636   Division:  CBOC                                                         
  2637   3    Comme rcial                    1313XXG 2          UB04                            
  2638  
  2639  
  2640              Enter ?? f or more ac tions 
  2641       Add an  ID         Delete an  ID                             
  2642       Edit a n ID        Exit
  2643  
  2644   Select Act ion: Edit/ /
  2645   Attending,  Operating  and Other  Physician s and Rend ering, Ref erring and  Supervisi ng Provide rs
  2646   A physicia n can appe ar on a UB -04 claim  form as an  Attending , Operatin g or Other  Operating  Physician .  Beginni ng with Pa tch IB*2*4 32, Render ing and Re ferring Pr oviders ca n also be  added to a n Institut ional clai m.   A hea lthcare pr ovider (ph ysician, n urse, phys ical thera pist, etc. ) can appe ar on a 15 00 claim f orm as a R endering,  Referring  or Supervi sing Provi der. Begin ning with  Patch IB*2 *592 and t he introdu ction of t he Dental  claim, an  Assistant  Surgeon ca n be added  to a clai m for dent al service s. Dental  claims are  a type of  professio nal claim  and can ha ve a Rende ring or As sistant Su rgeon and/ or a Refer ring and S upervising  Provider.
  2647  
  2648   All of the se healthc are provid ers have a  primary I D.  Their  primary ID  is their  NPI.  Thes e physicia ns/provide rs can als o have mul tiple seco ndary IDs  that are e ither thei r own IDs,  or IDs pr ovided by  an insuran ce company .
  2649  
  2650   The VA Phy sician’s o r Provider ’s NPI is  stored in  the New Pe rson file.   This fil e is not m aintained  by Billing  personnel .  The Non -VA Physic ian’s or P rovider’s  NPI is def ined in Pr ovider ID  Maintenanc e.  
  2651  
  2652   A human pr ovider’s N PI is tran smitted in  the 837 H ealth Care  Claim tra nsmission,  and since  Patches I B*2.0*348  and 349 it  is printe d on local ly printed  claim for ms.
  2653  
  2654   All of the se types o f healthca re provide rs can be  either VA  or non-VA  employees.
  2655   Define a V A Physicia n/Provider ’s Primary  ID/NPI
  2656   The VA Phy sician’s o r Provider ’s SSN and  NPI are s tored in t he New Per son file ( #200).  Th ese IDs sh ould be en tered when  the user  is origina lly added  to the sys tem.  The  provider’s  Taxonomy  code is en tered alon g with the  Person Cl ass.
  2657  
  2658  
  2659   Note:  Beg inning wit h Patch IB *2*432, SS Ns will co ntinue to  be defined  in the Ne w Person f ile for VA  Providers  and users  may conti nue to def ine SSNs a s secondar y IDs for  non-VA pro viders but  VistA wil l no longe r transmit  SSNs as h uman provi ders’ Prim ary IDs.   There will  no longer  be a edit  check in  Enter/Edit  Billing I nformation  to insure  that a pr ovider’s S SN is avai lable.
  2660  
  2661   Define a V A Physicia n/Provider ’s Seconda ry IDs
  2662   Physicians  and Provi ders can h ave both t heir own I D, such as  a state m edical lic ense, and  an ID prov ided by an  insurance  company.
  2663   Define a V A Physicia n/Provider ’s Own Sec ondary IDs
  2664   Physicians  and other  healthcar e provider s are assi gned IDs t hat identi fy them.   These IDs  include an  NPI which  serves as  their pri mary ID.   In additio n to their  NPI, they  may also  have one o r more of  the follow ing types  of seconda ry IDs: 
  2665   OB – State  License N umber
  2666   EI – EIN
  2667   SY – SSN    (VA SSNs  are define d in the N ew Person  file)
  2668   X5 – State  Industria l Accident  Provider  Number 
  2669   1G – UPIN  Number
  2670  
  2671   Step
  2672   Procedure
  2673   1
  2674   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  2675   2
  2676   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  PO for Pro vider Own  IDs.
  2677   3
  2678   At the (V) A or (N)on -VA provid er: V//: p rompt, pre ss the <En ter> key t o accept t he default .
  2679   4
  2680   At the Sel ect V.A. P ROVIDER NA ME: prompt , enter IB ,DOCTOR 1.
  2681  
  2682   This scree n can be a ccessed th rough the  MCCR Syste m Definiti on Menu. U sers must  hold the I B PROVIDER  EDIT secu rity key t o access t his option .
  2683  
  2684   Note: With  Patch IB* 2*447, IB  will preve nt the use r from aut horizing a  claim in  which a hu man provid er has an  EIN or SSN  consistin g of anyth ing other  than nine  digits.
  2685  
  2686   Provider I D Maintena nce Main M enu
  2687  
  2688       Enter  a code fro m the list .
  2689  
  2690                    Prov ider IDs
  2691              PO  Provid er Own IDs
  2692              PI  Provid er Insuran ce IDs
  2693  
  2694                    Insu rance IDs
  2695              BI  Batch  ID Entry
  2696              II  Insura nce Co IDs
  2697  
  2698                    Care  Units
  2699              CP  Care U nits for P roviders
  2700              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  2701  
  2702                    Non- VA Items
  2703              NP  Non-VA  Provider
  2704              NF  Non-VA  Facility
  2705  
  2706       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: PO  Pro vider Own  IDs
  2707  
  2708   (V)A or (N )on-VA pro vider: V//  A PROVIDE R
  2709   Select V.A . PROVIDER  NAME:IB,D OCTOR 1
  2710  
  2711   Step
  2712   Procedure
  2713   6
  2714   At the Sel ect Action : prompt,  enter AI f or Add an  ID.
  2715   7
  2716   At the Sel ect ID Qua lifier:  p rompt, ent er State L icense for  this exam ple.  
  2717   8
  2718   At the Sel ect LICENS ING STATE:  prompt, e nter Calif ornia for  this examp le.
  2719   9
  2720   When asked  if you ar e entering  Californi a as the 1 st state f or this pr ovider, en ter Yes.
  2721   10
  2722   At the LIC ENSING STA TE: prompt , press th e <Enter>  key to acc ept the de fault.
  2723   11
  2724   At the LIC ENSING NUM BER: promp t, enter X XXXSTATE f or this ex ample.
  2725  
  2726   Physician/ Provider I D                 Nov  02, 2005@ 10:24:46           Pa ge:    1 o f    1 
  2727                  ** Phy sician/Pro vider's Ow n IDs (No  Specific I nsurance C o) **
  2728   Provider     : IB,DOC TORB (VA P ROVIDER)
  2729  
  2730        ID Qu alifier          Form      Care  Type    Ca re Unit        ID#              
  2731                                                                                          
  2732     No ID's  found for  provider                                                         
  2733  
  2734  
  2735              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2736   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2737   EI   Edit  an ID                            EX   Exit 
  2738   Select Act ion: Quit/ / AI   Add  an ID  
  2739   Select ID  Qualifier:  ?? 
  2740       
  2741      Choose  from:
  2742      EIN         EI
  2743      SOCIAL  SECURITY N UMBER         SY
  2744      STATE I NDUSTRIAL  ACCIDENT P ROV         X5
  2745      STATE L ICENSE         0B
  2746      UPIN         1G
  2747            
  2748   Enter the  Qualifier  that ident ifies the  type of ID .
  2749  
  2750   Select Pro vider ID T ype: 0B  S tate Licen se
  2751   Select LIC ENSING STA TE: CALIFO RNIA 
  2752     Are you  adding 'CA LIFORNIA'  as a new L ICENSING S TATE (the  1ST for th is NEW PER
  2753   SON)? No//  y  (Yes)
  2754   LICENSING  STATE: CAL IFORNIA// 
  2755   LICENSE NU MBER: XXXX STATE
  2756  
  2757   The follow ing screen  will disp lay.
  2758  
  2759   Physician/ Provider I D                 Nov  02, 2005@ 10:24:46           Pa ge:    1 o f    1 
  2760                  ** Phy sician/Pro vider's Ow n IDs (No  Specific I nsurance C o) **
  2761   Provider     : IB,DOC TORB (VA P ROVIDER)
  2762  
  2763        ID Qu alifier          Form      Care  Type    Ca re Unit        ID#              
  2764   1   CA STA TE LICENSE  #                                              XXXXST ATE         
  2765  
  2766  
  2767  
  2768  
  2769  
  2770              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2771   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2772   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  2773   Select Act ion: Quit/ /   
  2774   Define a V A Physicia n/Provider ’s Insuran ce Company  Secondary  IDs  
  2775   Physicians  and other  healthcar e provider s can be a ssigned se condary ID s by insur ance compa nies.  Som e insuranc e companie s assign o ne ID to b e used by  every phys ician/prov ider at a  site.  Oth er insuran ce compani es assign  each physi cian/provi der his or  her own I D.  In add ition to t heir NPI,  they may a lso have o ne or more  of the fo llowing ty pes of sec ondary IDs
  2776   1A - Blue  Cross                         
  2777   1B - Blue  Shield                        
  2778   1C - Medic are                                                                
  2779   1H - CHAMP US                                         
  2780   G2 - Comme rcial                                            
  2781   LU - Locat ion #
  2782   N5 - Provi der Plan N etwork 
  2783   1G - UPIN    
  2784     
  2785   Step
  2786   Procedure
  2787   1
  2788   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  2789   2
  2790   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  PI for Pro vider Insu rance IDs.
  2791   3
  2792   At the (V) A or (N)on -VA provid er: V//: p rompt, pre ss the <En ter> key t o accept t he default .
  2793   4
  2794   At the Sel ect V.A. P ROVIDER NA ME: prompt , enter IB ,DOCTOR 1.
  2795   5
  2796   At the Sel ect Insura nce Co.: p rompt, ent er Blue Cr oss of Cal ifornia fo r this exa mple.
  2797  
  2798   Provider I D Maintena nce Main M enu
  2799  
  2800       Enter  a code fro m the list .
  2801  
  2802                    Prov ider IDs
  2803              PO  Provid er Own IDs
  2804              PI  Provid er Insuran ce IDs
  2805  
  2806                    Insu rance IDs
  2807              BI  Batch  ID Entry
  2808              II  Insura nce Co IDs
  2809  
  2810                    Care  Units
  2811              CP  Care U nits for P roviders
  2812              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  2813  
  2814                    Non- VA Items
  2815              NP  Non-VA  Provider
  2816              NF  Non-VA  Facility
  2817  
  2818       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: PI Prov ider Insur ance IDs
  2819  
  2820    (V)A or ( N)on-VA pr ovider: V/ / A PROVID ER
  2821   Select V.A . PROVIDER  NAME:IB,D OCTOR 1
  2822   Select INS URANCE CO:  BLUE CROS S OF CALIF ORNIA
  2823  
  2824   Step
  2825   Procedure
  2826   6
  2827   At the Sel ect Action : prompt,  enter AI f or Add an  ID.
  2828   7
  2829   At the Sel ect ID Qua lifier: pr ompt, ente r 1B – Blu e Shield f or this ex ample.
  2830   8
  2831   At the FOR M TYPE APP LIED TO: p rompt, ent er CMS-150 0 Only for  this exam ple.
  2832   9
  2833   At the BIL L CARE TYP E: prompt,  enter 0 f or this ex ample.
  2834   10
  2835   At the CAR E UNIT: pr ompt, ente r Surgery  for this e xample. 
  2836   11
  2837   At the PRO VIDER ID:  prompt, en ter XXXXBS HIELD for  this examp le.
  2838  
  2839   Defining a n insuranc e company  provided I D for a pa rticular C are Unit i s only nec essary whe n the insu rance comp any assign s physicia n/provider  IDs by ca re unit.
  2840  
  2841   Users can  repeat the se steps f or this Ph ysician/Pr ovider add ing more I Ds from th is insuran ce company  or change  insurance  company o r change p hysician/p rovider. R efer to Se ction 3.7   to learn  about copy ing IDs to  multiple  insurance  companies.
  2842  
  2843   Note: If y ou do not  define a N etwork ID  for TRICAR E claims,  the system  will auto matically  include th e provider ’s SSN as  the Networ k ID.
  2844  
  2845   Physician/ Provider I D                 Nov  02, 2005@ 10:24:46           Pa ge:    1 o f    1 
  2846                  ** Phy sician/Pro vider's ID s from Ins urance Co  **
  2847   Provider     : IB,DOC TORB (VA P ROVIDER)
  2848   INSURANCE  CO: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  2849  
  2850        ID Qu alifier          Form      Care  Type    Ca re Unit        ID#                                                                                                    
  2851     No ID's  found for  provider                                                         
  2852  
  2853  
  2854              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2855   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2856   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  2857   Select Act ion: Quit/ / AI   Add  an ID  
  2858   Select ID  Qualifier:  ??    
  2859      Choose  from:
  2860      BLUE CR OSS         1A
  2861      BLUE SH IELD         1B
  2862      CHAMPUS         1H
  2863      COMMERC IAL         G2
  2864      LOCATIO N NUMBER         LU
  2865      MEDICAR E PART A         1C
  2866      MEDICAR E PART B         1C
  2867      PROVIDE R PLAN NET WORK         N5
  2868      UPIN         1G
  2869  
  2870   Enter the  Qualifier  that ident ifies the  type of ID .
  2871  
  2872   Select Pro vider ID T ype: Blue  Shield
  2873   FORM TYPE  APPLIED TO : CMS-1500  FORMS ONL Y
  2874   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  2875   Select IB  PROVIDER I D CARE UNI T: Surgery
  2876  
  2877   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  2878      INSURAN CE: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  2879      PROV TY PE: BLUE S HIELD ID
  2880      FORM TY PE: CMS-15 00 FORM ON LY
  2881      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  2882      CARE UN IT: Surger y
  2883  
  2884   PROVIDER I D: XXXXBSH IELD
  2885  
  2886   The follow ing screen  will disp lay.
  2887  
  2888   Physician/ Provider I D                 Nov  02, 2005@ 10:24:46           Pa ge:    1 o f    1 
  2889                  ** Phy sician/Pro vider's ID s from Ins urance Co  **
  2890   Provider     : IB,DOC TORB (VA P ROVIDER)
  2891   INSURANCE  CO: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  2892  
  2893        ID Qu alifier           For m   Care T ype    Car e Unit        ID#              
  2894   1    BLUE  SHIELD ID         150 0   INPT/O UTPT                     XXXXBSH IELD                                                                                         
  2895                                                             
  2896  
  2897  
  2898  
  2899              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2900   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  2901   EI   Edit  an ID                            EX   Exit 
  2902   Select Act ion: Quit/ /
  2903    Define no n-VA Physi cian and P rovider Pr imary IDs/ NPI
  2904   Non-VA phy sicians an d other he althcare p roviders a re not Vis tA users,  so they ar e not norm ally in th e New Pers on file un less they  are also c urrent/pre vious VA e mployees.   Even if a  physician /provider  functions  in both a  VA and non -VA  role,   the SSN,  NPI and T axonomy Co de of a no n-VA Physi cian/Provi der must b e entered  by Billing  personnel  using Pro vider ID M aintenance .  Non-VA  physician/ provider p rimary and  secondary  legacy ID s are both  defined t he same wa y and the  system use s the SSN  as the pri mary ID.   Refer to S ection 3.4 .4.1.
  2905  
  2906  
  2907   Note: Non- VA Physici an/Provide r IDs can  be defined  through P rovider ID  Maintenan ce through  PO > Prov ider Own I DS  or thr ough NP >  Non- VA PR OVIDER.                                                                          
  2908  
  2909   Define a n on-VA Phys ician/Prov ider’s NPI
  2910   The NPI an d Taxonomy  Code for  a non-VA P hysician o r Provider  can be en tered by B illing per sonnel usi ng Provide r ID Maint enance.
  2911  
  2912   Step
  2913   Procedure
  2914   1
  2915   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  2916   2
  2917   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  NP for Non -VA Provid er.
  2918   3
  2919   At the Sel ect a Non- VA Provide r: prompt,  enter IB, OUTSIDEPRO V for this  example.
  2920  
  2921   When acces sing an ex isting ent ry, press  ENTER to c ontinue or , if neces sary, the  spelling o f the prov ider’s nam e can be c orrected a t the NAME  prompt. N ames shoul d be enter ed in the  following  format: LA ST NAME,FI RST NAME M IDDLE INIT IAL.
  2922  
  2923   Note: Begi nning with  Patch IB* 2*436, it  will be po ssible to  enter a pr ovider int o the VA N ew Person  file as a  VA provide r and then  enter tha t same pro vider in P rovider Ma intenance  as a non-V A provider  using the  same name .  It will  no longer  be necess ary to man ipulate th e name by  adding a m iddle init ial (for e xample).
  2924  
  2925   Users must  hold the  IB PROVIDE R EDIT sec urity key  to access  this optio n.
  2926  
  2927   Provider I D Maintena nce Main M enu
  2928  
  2929       Enter  a code fro m the list .
  2930  
  2931                    Prov ider IDs
  2932              PO  Provid er Own IDs
  2933              PI  Provid er Insuran ce IDs
  2934  
  2935                    Insu rance IDs
  2936              BI  Batch  ID Entry
  2937              II  Insura nce Co IDs
  2938  
  2939                    Care  Units
  2940              CP  Care U nits for P roviders
  2941              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  2942  
  2943                    Non- VA Items
  2944              NP  Non-VA  Provider
  2945              NF  Non-VA  Facility
  2946  
  2947       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: NP Non- VA Provide r
  2948   Select a N ON-VA PROV IDER: IB,O UTSIDEPROV        IND IVIDUAL
  2949   For indivi dual type  entries: T he name sh ould be en tered in
  2950                                  L AST,FIRST  MIDDLE for mat.
  2951   Select a N ON-VA PROV IDER: IB,O UTSIDEPROV  INDIVIDUA
  2952   NAME: IB,O UTSIDEPROV  //:
  2953  
  2954   The follow ing screen  will disp lay.
  2955  
  2956   NON-VA PRO VIDER INFO RMATION    Dec 07, 20 06@12:40:5 1           Page:     1 of    1 
  2957                                                                                       
  2958            N ame: IB,OU TSIDEPROV                                                        
  2959            T ype: INDIV IDUAL PROV IDER                                                  
  2960     Credenti als: MD                                                                     
  2961       Specia lty: 30                                                                     
  2962              NPI:                                                                        
  2963   Taxonomy C ode:                                                                        
  2964  
  2965              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  2966   ED   Edit  Demographi cs                    PI   Provi der Ins ID
  2967   PO   Provi der Own ID                       EX   Exit
  2968   Select Act ion: Quit/ /
  2969  
  2970  
  2971   Step
  2972   Procedure
  2973   4
  2974   At the Sel ect Action : prompt,  enter ED f or Edit De mographics .
  2975   5
  2976   At the Cre dentials:  prompt, pr ess the <E nter> key  to accept  the defaul t.
  2977   6
  2978   At the Spe cialty: pr ompt, pres s the <Ent er> key to  accept th e default.
  2979   7
  2980   At the NPI : prompt,  enter 0000 000006 for  this exam ple.
  2981   8
  2982   At the Tax onomy: pro mpt, enter  15 Allopa thic and O steopathic  Physician s – Intern al Medicin e Cardiova scular Dis ease 207RC 0000X for  this examp le.
  2983   9
  2984   At the Are  you addin g 'Allopat hic and Os teopathic  Physicians ' as 
  2985       a new  TAXONOMY C ODE (the 1 ST for thi s IB NON/O THER VA BI LLING PROV IDER)? No/ / prompt,  enter Yes  for this e xample.
  2986   10
  2987   At the Pri mary Code:  prompt, e nter Yes f or this ex ample.
  2988   11
  2989   At the Sta tus: promp t, enter A ctive for  this examp le.
  2990  
  2991   A provider  may have  more than  one Taxono my Code.
  2992   12
  2993   At the All ow future  updates by  FEE BASIS  automatic  interface ? YES// pr ompt, pres s t the <E nter> key  to accept  the defaul t.
  2994  
  2995  
  2996   NAME: IB,O UTSIDEPROV // 
  2997   CREDENTIAL S: MD// 
  2998  
  2999   SPECIALTY:  30// 
  3000   NPI: 00000 00006
  3001   Select TAX ONOMY CODE : 15  Allo pathic and  Osteopath ic Physici ans     20 7RC0000X  
  3002                         Internal M edicine
  3003                              Cardi ovascular  Disease
  3004     Are you  adding 'Al lopathic a nd Osteopa thic Physi cians' as 
  3005       a new  TAXONOMY C ODE (the 1 ST for thi s IB NON/O THER VA BI LLING PROV IDER)? No/
  3006   / y  (Yes)
  3007     PRIMARY  CODE: y  Y ES
  3008     STATUS:  a  ACTIVE
  3009   Select TAX ONOMY CODE :
  3010  
  3011   The follow ing screen  will disp lay.
  3012  
  3013   NON-VA PRO VIDER INFO RMATION    Jul 05, 20 126@14:49: 53           Page:     1 of    1  
  3014  
  3015                                                                                          
  3016            N ame: IB,OU TSIDEPROV                                                        
  3017            T ype: INDIV IDUAL PROV IDER                                                  
  3018     Credenti als: MD                                                                     
  3019       Specia lty: 30                                                                     
  3020              NPI: 00000 00006                                                            
  3021   Taxonomy C ode: 207RC 0000X (Pri mary)    
  3022                                                
  3023   Allow futu re updates  by FEE BA SIS automa tic interf ace? : YES
  3024  
  3025              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3026   ED   Edit  Demographi cs                    PI   Provi der Ins ID
  3027   PO   Provi der Own ID                       EX   Exit
  3028   Select Act ion: Quit/ /
  3029  
  3030   Define a n on-VA Phys ician/Prov ider’s Sec ondary IDs
  3031  
  3032   Define a n on-VA Phys ician/Prov ider’s Own  IDs
  3033   Non-VA Phy sicians an d other he althcare p roviders a re assigne d IDs that  identify  them. Afte r Patch IB *2*432, it  is not ne cessary to  define th e outside  provider’s  SSN.  The  SSN will  no longer  serve as t he Primary  ID.  The  Primary ID  will be t he provide r’s NPI. I n addition  to their  provider’s  SSN, they  may also  have one o r more of  the follow ing types  of seconda ry IDs: 
  3034   OB – State  License N umber
  3035   EI – EIN
  3036   TJ – Feder al Taxpaye r’s Number    
  3037   X5 – State  Industria l Accident  Provider  Number
  3038   1G – UPIN
  3039   SY – SSN
  3040     
  3041   Step
  3042   Procedure
  3043   1
  3044   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  3045   2
  3046   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  PO for Pro vider Own  IDs.
  3047   3
  3048   At the (V) A or (N)on -VA provid er: V//: p rompt, ent er N for N on-VA prov ider.
  3049   4
  3050   At the Sel ect Non V. A. PROVIDE R NAME: pr ompt, ente r IB,OUTSI DEDOC for  this examp le.
  3051  
  3052   Provider I D Maintena nce Main M enu
  3053  
  3054       Enter  a code fro m the list .
  3055  
  3056                    Prov ider IDs
  3057              PO  Provid er Own IDs
  3058              PI  Provid er Insuran ce IDs
  3059  
  3060                    Insu rance IDs
  3061              BI  Batch  ID Entry
  3062              II  Insura nce Co IDs
  3063  
  3064                    Care  Units
  3065              CP  Care U nits for P roviders
  3066              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  3067  
  3068                    Non- VA Items
  3069              NP  Non-VA  Provider
  3070              NF  Non-VA  Facility
  3071  
  3072       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: PO Prov ider Own I Ds
  3073  
  3074   (V)A or (N )on-VA pro vider: V//   n  NON-V A PROVIDER
  3075   Select Non  V.A. PROV IDER NAME: IB,OUTSIDE DOC
  3076  
  3077   Step
  3078   Procedure
  3079   5
  3080   At the Sel ect Action :  prompt,  enter AI  for Add an  ID.
  3081   6
  3082   At the Ent er Provide r ID Quali fier:  pro mpt, enter  Social Se curity Num ber for th is example .  
  3083   7
  3084   At the FOR M TYPE APP LIED TO: p rompt, ent er 0 for t his exampl e.
  3085   8
  3086   At the BIL L CARE TYP E: prompt,  enter 0 f or this ex ample.
  3087   9
  3088   At the PRO VIDER ID:  prompt, en ter XXXXX1 212 for th is example .
  3089  
  3090   Note:  Use rs may rep eat the ab ove steps  to enter a dditional  IDs for a  physician/ provider.
  3091  
  3092   Performing  Provider  ID                Nov  02, 2005@ 10:24:46           Pa ge:    1 o f    1 
  3093                  ** Per forming Pr ovider's O wn IDs (No  Specific  Insurance  Co) **
  3094   Provider     : IB,OUT SIDEDOC (N ON-VA PROV IDER)
  3095  
  3096        ID Qu alifier          Form      Care  Type    Ca re Unit        ID#              
  3097                                                                                          
  3098     No ID's  found for  provider                                                         
  3099  
  3100  
  3101  
  3102  
  3103  
  3104              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3105   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  3106   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  3107   Select Act ion: Quit/ / AI   Add  an ID  
  3108   Select ID  Qualifier:  ?? 
  3109       
  3110      Choose  from:
  3111      EIN         EI
  3112      SOCIAL  SECURITY N UMBER         SY
  3113      STATE I NDUSTRIAL  ACCIDENT P ROV         X5
  3114      STATE L ICENSE         0B
  3115      UPIN         1G
  3116            
  3117   Enter the  Qualifier  that ident ifies the  type of ID .
  3118  
  3119   Select ID  Qualifier:  SY Social  Security  Number
  3120   FORM TYPE  APPLIED TO : 0  BOTH  UB-04 AND  CMS-1500 F ORMS
  3121   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  3122  
  3123   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  3124      INSURAN CE: ALL IN SURANCE
  3125      PROV TY PE: SOCIAL  SECURITY  NUMBER
  3126      FORM TY PE: BOTH U B-04 & CMS -1500 FORM S
  3127      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  3128  
  3129   PROVIDER I D: XXXXX12 12
  3130  
  3131   The follow ing screen  will disp lay.
  3132  
  3133   Performing  Provider  ID               Nov  02, 2005@1 0:24:46           Pag e:    1 of     1 
  3134                  ** Per forming Pr ovider's O wn IDs (No  Specific  Insurance  Co) **
  3135   Provider     : IB,OUT SIDEDOC (N ON-VA PROV IDER)
  3136  
  3137        ID Qu alifier          Form      Care  Type    Ca re Unit        ID#              
  3138   1    SOCIA L SECURITY  NUMB  BOT H   INPT/O UTPT                     XXXXX12 12  
  3139  
  3140  
  3141  
  3142  
  3143              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3144   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  3145   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  3146   Select Act ion: Quit/ /   
  3147  
  3148   Define a n on-VA Phys ician/Prov ider’s Ins urance Com pany Secon dary IDs  
  3149   Physicians  and other  healthcar e provider s are assi gned secon dary IDs b y insuranc e companie s.  In add ition to t heir provi der’s own  IDs, they  may also h ave one or  more of t he followi ng types o f secondar y IDs: 
  3150   1A – Blue  Cross                         
  3151   1B – Blue  Shield                        
  3152   1C – Medic are                            
  3153   1G – UPIN                                     
  3154   1H – CHAMP US                                         
  3155   G2 – Comme rcial                                            
  3156   LU – Locat ion #
  3157   N5 – Provi der Plan N etwork    
  3158     
  3159   Step
  3160   Procedure
  3161   1
  3162   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  3163   2
  3164   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  NP for Non -VA Provid er.
  3165   3
  3166   At the Sel ect a NON- VA PROVIDE R: prompt,  enter IB, OUTSIDEDOC .
  3167  
  3168   Provider I D Maintena nce Main M enu
  3169  
  3170       Enter  a code fro m the list .
  3171  
  3172                    Prov ider IDs
  3173              PO  Provid er Own IDs
  3174              PI  Provid er Insuran ce IDs
  3175  
  3176                    Insu rance IDs
  3177              BI  Batch  ID Entry
  3178              II  Insura nce Co IDs
  3179  
  3180                    Care  Units
  3181              CP  Care U nits for P roviders
  3182              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  3183  
  3184                    Non- VA Items
  3185              NP  Non-VA  Provider
  3186              NF  Non-VA  Facility
  3187  
  3188       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: NP Non- VA Provide
  3189  
  3190   (V)A or (N )on-VA pro vider: V//  N Non-VA  PROVIDER
  3191   Select a N ON-VA PROV IDER: IB,O UTSIDEDOC
  3192   Select INS URANCE CO:  BLUE CROS S OF CALIF ORNIA
  3193  
  3194   Step
  3195   Procedure
  3196   4
  3197   At the Sel ect Action : prompt,  enter PI f or Provide r Ins ID.
  3198   5
  3199   At the Sel ect INSURA NCE CO: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  3200   6
  3201   At the Sel ect Action : prompt,  enter AI f or Add an  ID.
  3202   7
  3203   At the Sel ect ID Qua lifier: pr ompt, ente r 1B – Blu e Shield f or this ex ample.
  3204   8
  3205   At the FOR M TYPE APP LIED TO: p rompt, ent er CMS-150 0 Only for  this exam ple.
  3206   9
  3207   At the BIL L CARE TYP E: prompt,  enter 0 f or this ex ample.
  3208   10
  3209   At the PRO VIDER ID:  prompt, en ter XXBSHI ELD for th is example .
  3210  
  3211   Users can  repeat the se steps f or this Ph ysician/Pr ovider add ing more I Ds from th is insuran ce company  or change  insurance  company o r change p hysician/p rovider. 
  3212  
  3213   Performing  Provider  ID               Nov  02, 2005@1 0:24:46           Pag e:    1 of     1 
  3214                  ** Per forming Pr ovider's I Ds from In surance Co  **
  3215   Provider     : IB,OUT SIDEDOC (N on-VA PROV IDER)
  3216   INSURANCE  CO: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  3217  
  3218        ID Qu alifier          Form      Care  Type    Ca re Unit        ID#              
  3219                                                                                          
  3220     No ID's  found for  this insur ance co.                                                         
  3221  
  3222  
  3223  
  3224              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3225   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  3226   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  3227   Select Act ion: Quit/ / AI   Add  an ID  
  3228   Select ID  Qualifier:  ?? 
  3229       
  3230      Choose  from:
  3231      BLUE CR OSS         1A
  3232      BLUE SH IELD         1B
  3233      CHAMPUS         1H
  3234      COMMERC IAL         G2
  3235      LOCATIO N NUMBER         LU
  3236      MEDICAR E PART A         1C
  3237      MEDICAR E PART B         1C
  3238      PROVIDE R PLAN NET WORK         N5
  3239      UPIN         1G
  3240           
  3241   Enter the  Qualifier  that ident ifies the  type of ID .
  3242  
  3243   Select Pro vider ID T ype: Blue  Shield
  3244   FORM TYPE  APPLIED TO : CMS-1500  FORMS ONL Y
  3245   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  3246  
  3247   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  3248      INSURAN CE: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3249      PROV TY PE: BLUE S HIELD ID
  3250      FORM TY PE: CMS-15 00 FORM ON LY
  3251      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  3252   PROVIDER I D: XXBSHIE LD
  3253  
  3254   The follow ing screen  will disp lay.
  3255  
  3256   Performing  Provider  ID               Nov  02, 2005@1 0:24:46           Pag e:    1 of     1 
  3257                  ** Per forming Pr ovider's I Ds from In surance Co  **
  3258   Provider     : IB,OUT SIDEDOC (N on-VA PROV IDER)
  3259   INSURANCE  CO: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  3260  
  3261        ID Qu alifier           For m   Care T ype    Car e Unit        ID#              
  3262   1    BLUE  SHIELD ID         150 0   INPT/O UTPT                     XXXXBSH IELD                                                                                         
  3263                                                             
  3264              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3265   AI   Add a n ID                             DI   Delet e an ID
  3266   EI   Edit  an ID                            EX   Exit
  3267   Select Act ion: Quit/ /
  3268  
  3269   Define Ins urance Com pany IDs
  3270   Both indiv idual Phys ician/Prov ider secon dary IDs a nd insuran ce company  default P hysician/P rovider se condary ID s provided  by an ins urance com pany can b e entered  and copied  from with in Insuran ce Company  IDs.
  3271  
  3272   There are  three opti ons:
  3273   I – Indivi dual IDs
  3274   A – Indivi dual and D efault IDs
  3275   D – Defaul t IDs
  3276  
  3277   Option A i s the basi cally the  same as I  and D comb ined, so u sers can a dd Physici an/Provide r secondar y IDs and/ or default  secondary  IDs.
  3278   Define Def ault Physi cian/Provi der Insura nce Compan y Secondar y IDs 
  3279   Users can  use the Pr ovider ID  Maintenanc e option,  Insurance  Company ID s, to ente r numbers  that are a ssigned by  an insura nce compan y to be us ed as defa ult Attend ing, Opera ting, Othe r, Renderi ng, Referr ing and Su pervising  Secondary  IDs for al l physicia ns and hea lthcare pr oviders.   These IDs  with be au tomaticall y sent wit h all 837  claims to  the insura nce compan y for whic h the defa ult IDs ar e defined.  
  3280  
  3281   Step
  3282   Procedure
  3283   1
  3284   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  3285   2
  3286   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  II for Ins urance Co  IDs.
  3287   3
  3288   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  3289   4
  3290   At the Sel ect Displa y Content:  prompt, e nter D.
  3291  
  3292   Provider I D Maintena nce Main M enu
  3293  
  3294       Enter  a code fro m the list .
  3295  
  3296                    Prov ider IDs
  3297              PO  Provid er Own IDs
  3298              PI  Provid er Insuran ce IDs
  3299  
  3300                    Insu rance IDs
  3301              BI  Batch  ID Entry
  3302              II  Insura nce Co IDs
  3303  
  3304                    Care  Units
  3305              CP  Care U nits for P roviders
  3306              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  3307  
  3308                    Non- VA Items
  3309              NP  Non-VA  Provider
  3310              NF  Non-VA  Facility
  3311  
  3312       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: II  Ins urance Co  IDs
  3313   Select INS URANCE COM PANY NAME:   BLUE CRO SS OF CALI FORNIA      PO BOX 60 007          LOS ANGE LES     CA LIFORNIA        Y
  3314   SELECT DIS PLAY CONTE NT: A//D   INSURANCE  CO DEFAULT  IDS
  3315  
  3316  
  3317  
  3318   Step
  3319   Procedure
  3320   5
  3321   At the Sel ect Action : prompt,  enter AI f or Add an  ID.
  3322  
  3323  
  3324   INSURANCE  CO PROVIDE R ID       Dec 19, 20 05@12:24:4 1           Page:     1 of    2 
  3325   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  3326        PROVI DER NAME          FOR M   CARE T YPE    CAR E UNIT        ID#
  3327  
  3328                                                                                          
  3329   Provider I D Type: BL UE SHIELD                                                        
  3330   1    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     BSDEFAU LT       
  3331                                                                                          
  3332   Provider I D Type: CO MMERCIAL                                                         
  3333   2    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     COMDEFA ULT       
  3334                                                                                          
  3335   Provider I D Type: PR OVIDER PLA N NETWORK                                             
  3336   3    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     NETDEFA ULT       
  3337                                                                                          
  3338   Provider I D Type: UP IN                                                               
  3339   4    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     UPINDEF AULT           
  3340                                                                                          
  3341   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3342   AI   Add a n ID             DP    Display I ns Params    VI   Vie w IDs by T ype
  3343   DI   Delet e an ID          CI    Change In s Co         CU   Car e Unit Mai nt
  3344   EI   Edit  an ID            CD    Change Di splay        EX   Exi t
  3345   Select Act ion: Next  Screen//AI    Add an  ID   
  3346  
  3347   Step
  3348   Procedure
  3349   6
  3350   At the Sel ect Provid er (option al): promp t, press t he <Enter>  key to le ave the pr ompt blank .
  3351   7
  3352   At the YOU  ARE ADDIN G A PROVID ER ID THAT  WILL BE T HE INSURAN CE CO DEFA ULT IS THI S OK?: pro mpt, enter  YES.
  3353   8
  3354   At the Sel ect Provid er ID Type : prompt,  enter Blue  Cross for  this exam ple.
  3355   9
  3356   At the FOR M TYPE APP LIED TO: p rompt, ent er UB-04 F orms Only  for this e xample.
  3357   10
  3358   At the BIL L CARE TYP E: prompt,  enter 0   for BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT for th is example .
  3359   11
  3360   At the PRO VIDER ID:  prompt, en ter BCDEFA ULT for th is example .
  3361  
  3362   YOU ARE AD DING A PRO VIDER ID T HAT WILL B E THE INSU RANCE CO D EFAULT
  3363  
  3364  
  3365   Select Pro vider ID T ype: BLUE  CROSS      1A
  3366  
  3367   FORM TYPE  APPLIED TO : UB-04//  UB-04 FORM S ONLY
  3368   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  3369  
  3370   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  3371      INSURAN CE: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3372      PROV TY PE: BLUE C ROSS
  3373      FORM TY PE: UB-04  FORM ONLY
  3374      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  3375  
  3376   PROVIDER I D: BCDEFAU LT
  3377  
  3378   The follow ing screen  will disp lay.
  3379  
  3380   INSURANCE  CO PROVIDE R ID       Dec 19, 20 05@12:34:0 1           Page:     1 of    2 
  3381   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  3382   PROVIDER N AME          FORM   C ARE TYPE     CARE UNI T       ID #
  3383                                                                              
  3384   Provider I D Type: BL UE CROSS                                                         
  3385   1    <<INS  CO DEFAUL T>>    UB- 04  INPT/O UTPT                     BCDEFAU LT        
  3386                                                                                          
  3387   Provider I D Type: BL UE SHIELD                                                        
  3388   2    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     DEFALLP rov       
  3389                                                                                          
  3390   Provider I D Type: CO MMERCIAL                                                         
  3391   3    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     COMDEFA ULT       
  3392                                                                                          
  3393   Provider I D Type: PR OVIDER PLA N NETWORK                                             
  3394   4    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     NETDEFA ULT       
  3395                                                                                          
  3396   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3397   AI   Add a n ID             DP    Display I ns Params    VI   Vie w IDs by T ype
  3398   DI   Delet e an ID          CI    Change In s Co         CU   Car e Unit Mai nt
  3399   EI   Edit  an ID            CD    Change Di splay        EX   Exi t
  3400   Select Act ion: Next  Screen// 
  3401  
  3402  
  3403   Note:  Thi s default  ID will be  transmitt ed on all  claims whe re Blue Cr oss of Cal ifornia is  the payer  as a Phys ician/Prov ider secon dary ID.
  3404   Define Ind ividual Ph ysician/Pr ovider Ins urance Com pany Secon dary IDs 
  3405   Users can  use the Pr ovider ID  Maintenanc e option,  Insurance  Company ID s, to ente r numbers  that are a ssigned by  an insura nce compan y as indiv idual Atte nding, Ope rating, Ot her, Rende ring, Refe rring, and  Supervisi ng Seconda ry IDs.
  3406  
  3407   Step
  3408   Procedure
  3409   1
  3410   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  3411   2
  3412   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  II for Ins urance Co  IDs.
  3413   3
  3414   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  3415  
  3416   Provider I D Maintena nce Main M enu
  3417  
  3418       Enter  a code fro m the list .
  3419  
  3420                    Prov ider IDs
  3421              PO  Provid er Own IDs
  3422              PI  Provid er Insuran ce IDs
  3423  
  3424                    Insu rance IDs
  3425              BI  Batch  ID Entry
  3426              II  Insura nce Co IDs
  3427  
  3428                    Care  Units
  3429              CP  Care U nits for P roviders
  3430              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  3431  
  3432                    Non- VA Items
  3433              NP  Non-VA  Provider
  3434              NF  Non-VA  Facility
  3435  
  3436       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: ii  Ins urance Co  IDs
  3437  
  3438   Select INS URANCE COM PANY NAME:    BLUE CR OSS OF CAL IFORNIA      PO BOX 6 0007          LOS ANG ELES     C ALIFORNIA        Y
  3439  
  3440   Step
  3441   Procedure
  3442   4
  3443   At the Sel ect Displa y Content:  prompt, e nter I for  this exam ple.
  3444   5
  3445   At the Do  you want t o display  IDs for a  Specific P rovider: p rompt, ent er No for  this examp le.
  3446  
  3447   SELECT DIS PLAY CONTE NT: A// ??
  3448  
  3449   (D) DISPLA Y CONTAINS  ONLY THOS E IDS ASSI GNED AS DE FAULTS TO  THE FACILI TY BY
  3450       THE IN SURANCE CO MPANY
  3451   (I) DISPLA Y CONTAINS  ONLY THOS E IDS ASSI GNED TO IN DIVIDUAL P ROVIDERS B Y THE
  3452       INSURA NCE COMPAN Y
  3453   (A) DISPLA Y CONTAINS  ALL IDS A SSIGNED BY  THE INSUR ANCE COMPA NY FOR ONE  OR ALL PR OVIDER ID  TYPES
  3454  
  3455        Selec t one of t he followi ng:
  3456  
  3457              D          INSURANCE  CO DEFAULT  IDS
  3458              I          INDIVIDUAL  PROVIDER  IDS FURNIS HED BY THE  INS CO
  3459              A          ALL IDS FU RNISHED BY  THE INS C O BY PROVI DER TYPE
  3460  
  3461   SELECT DIS PLAY CONTE NT: A// I   INDIVIDUA L PROVIDER  IDS FURNI SHED BY TH E INS CO
  3462   DO YOU WAN T TO DISPL AY IDS FOR  A SPECIFI C PROVIDER ?: NO// 
  3463  
  3464   Step
  3465   Procedure
  3466   6
  3467   At the Sel ect Action : prompt,  enter AI f or Add an  ID.
  3468  
  3469   INSURANCE  CO PROVIDE R ID       Dec 15, 20 05@15:36:3 1           Page:     1 of   89 
  3470   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  3471     PERFORMI NG PROV ID  MAY REQUI RE CARE UN IT
  3472    
  3473        PROVI DER ID TYP E      FOR M   CARE T YPE    CAR E UNIT        ID#
  3474                                                                                          
  3475   Provider:  IB,DOCTOR3                                                                 
  3476   1    PROVI DER PLAN N ETWOR  BOT H   INPT/O UTPT                     MDXXXXX A         
  3477                                                                                          
  3478   Provider:  IB,DOCTOR9
  3479   2    PROVI DER PLAN N ETWOR  BOT H   INPT/O UTPT                     GXXXXXA           
  3480                                                                                          
  3481   Provider:  IB,DOCTOR1
  3482   3    PROVI DER PLAN N ETWOR  BOT H   INPT/O UTPT                     GXXXXXX             
  3483                                                                                          
  3484   Provider:  IB,DOCTOR7 6
  3485   4    PROVI DER PLAN N ETWOR  BOT H   INPT/O UTPT                     GXXXXXX             
  3486                                                                                          
  3487   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3488   AI   Add a n ID             DP    Display I ns Params    VI   Vie w IDs by T ype
  3489   DI   Delet e an ID          CI    Change In s Co         CU   Car e Unit Mai nt
  3490   EI   Edit  an ID            CD    Change Di splay        EX   Exi t
  3491   Select Act ion: Next  Screen// A I   Add an  ID  
  3492  
  3493   Step
  3494   Procedure
  3495   7
  3496   At the Sel ect ID Qua lifier: pr ompt, ente r 1B – Blu e Shield f or this ex ample.
  3497   8
  3498   At the FOR M TYPE APP LIED TO: p rompt, ent er CMS-150 0 Only for  this exam ple.
  3499   9
  3500   At the BIL L CARE TYP E: prompt,  enter 0 f or this ex ample.
  3501   10
  3502   At the CAR E UNIT: pr ompt, ente r Surgery  for this e xample. 
  3503   11
  3504   At the PRO VIDER ID:  prompt, en ter BSXXXX X for this  example.
  3505  
  3506   Select PRO VIDER: IB, DOCTOR7
  3507  
  3508   Select Pro vider ID T ype:  BLUE  SHIELD      1B
  3509  
  3510   FORM TYPE  APPLIED TO : CMS-1500  FORMS ONL Y
  3511   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  3512   Select IB  PROVIDER I D CARE UNI T: Surgery
  3513  
  3514   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  3515      INSURAN CE: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3516      PROV TY PE: BLUE S HIELD
  3517      FORM TY PE: CMS-15 00 FORM ON LY
  3518      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  3519      CARE UN IT: Surger y
  3520  
  3521   PROVIDER I D: BSXXXXX
  3522  
  3523   The follow ing screen  will disp lay.
  3524  
  3525   INSURANCE  CO PROVIDE R ID       Dec 15, 20 05@16:11:3 1           Page:   4 9 of   89 
  3526   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  3527     PERFORMI NG PROV ID  MAY REQUI RE CARE UN IT
  3528    
  3529        PROVI DER ID TYP E      FOR M   CARE T YPE    CAR E UNIT        ID#
  3530   +                                                                                      
  3531                                                                                          
  3532   Provider:  IB,DOCTOR1 5
  3533   194  PROVI DER PLAN N ETWOR  BOT H   INPT/O UTPT                     GXXXXX            
  3534                                                                                          
  3535   Provider:  IB,DOCTOR5 4
  3536   195  PROVI DER PLAN N ETWOR  BOT H   INPT/O UTPT                     G4XXXXX             
  3537                                                                                          
  3538   Provider:  IB,DOCTOR7
  3539   196  BLUE  CROSS             UB- 04  INPT/O UTPT                     BCXXXXX X2       
  3540   197  BLUE  SHIELD            150 0   INPT/O UTPT    Su rgery         BSXXXXX           
  3541                                                                                          
  3542   Provider:  IB,DOCTOR6                                                             
  3543   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3544   AI   Add a n ID             DP    Display I ns Params    VI   Vie w IDs by T ype
  3545   DI   Delet e an ID          CI    Change In s Co         CU   Car e Unit Mai nt
  3546   EI   Edit  an ID            CD    Change Di splay        EX   Exi t
  3547   Select Act ion: Next  Screen//    
  3548   Define eit her a Defa ult or Ind ividual Ph ysician/Pr ovider Sec ondary ID
  3549  
  3550   Step
  3551   Procedure
  3552   1
  3553   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  3554   2
  3555   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  II for Ins urance Co  IDs.
  3556   3
  3557   At the Sel ect Insura nce Compan y Name: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple (the P arent comp any).
  3558   4
  3559   At the Sel ect Displa y Content:  prompt, e nter A for  this exam ple.
  3560   5
  3561   At the DO  YOU WANT T O DISPLAY  IDS FOR A  SPECIFIC P ROVIDER ID  TYPE?: NO // prompt,  accept th e default.
  3562  
  3563  
  3564   Provider I D Maintena nce Main M enu
  3565  
  3566       Enter  a code fro m the list .
  3567  
  3568                    Prov ider IDs
  3569              PO  Provid er Own IDs
  3570              PI  Provid er Insuran ce IDs
  3571  
  3572                    Insu rance IDs
  3573              BI  Batch  ID Entry
  3574              II  Insura nce Co IDs
  3575  
  3576                    Care  Units
  3577              CP  Care U nits for P roviders
  3578              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  3579  
  3580                    Non- VA Items
  3581              NP  Non-VA  Provider
  3582              NF  Non-VA  Facility
  3583  
  3584       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: II  Ins urance Co  IDs
  3585  
  3586   Select INS URANCE COM PANY NAME:     BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA      PO BOX  60007     
  3587       LOS AN GELES      CALIFORNIA        Y
  3588  
  3589   SELECT DIS PLAY CONTE NT: A// LL  IDS FURNI SHED BY TH E INS CO B Y PROVIDER  TYPE
  3590  
  3591   DO YOU WAN T TO DISPL AY IDS FOR  A SPECIFI C PROVIDER  ID TYPE?:  NO// 
  3592  
  3593   Step
  3594   Procedure
  3595   6
  3596   At the Sel ect Action : prompt,  enter AI f or Add an  ID.
  3597  
  3598   INSURANCE  CO PROVIDE R ID       Dec 15, 20 05@16:18:0 7           Page:     1 of   31 
  3599   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA ( Parent)
  3600     PERFORMI NG PROV ID  MAY REQUI RE CARE UN IT
  3601    
  3602        PROVI DER NAME          FOR M   CARE T YPE    CAR E UNIT        ID#
  3603                                                                                          
  3604   Provider I D Type: BL UE CROSS                                                         
  3605   1    IB,DO CTOR7             UB- 04  INPT/O UTPT                     BCXXXXX        
  3606                                                                                          
  3607   Provider I D Type: BL UE SHIELD                                                        
  3608   2    <<INS  CO DEFAUL T>>    BOT H   INPT/O UTPT                     DEFALLP rov       
  3609   3    IB Ou tside Faci lity   BOT H   INPT/O UTPT                     BSFACXX XX        
  3610   4    IB,DO CTOR8             BOT H   INPT/O UTPT                     BSINDOU T         
  3611   5    IB,DO CTOR33            BOT H   INPT/O UTPT                     BSLIM             
  3612   6    IB,DO CTOR7             150 0   INPT/O UTPT                     BSXXXXX           
  3613                                                                                          
  3614   Provider I D Type: PR OVIDER PLA N NETWORK                                             
  3615   7    IB,DO CTOR64            BOT H   INPT/O UTPT                     MD22356 A         
  3616   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3617   AI   Add a n ID             DP    Display I ns Params    VI   Vie w IDs by T ype
  3618   DI   Delet e an ID          CI    Change In s Co         CU   Car e Unit Mai nt
  3619   EI   Edit  an ID            CD    Change Di splay        EX   Exi t
  3620   Select Act ion: Next  Screen//AI  Add an ID  
  3621  
  3622   Step
  3623   Procedure
  3624  
  3625   At the Sel ect Provid er (option al) prompt , enter a  Provider’s  Name to e nter an in dividual I D or leave  it blank  to enter a  default I D and then  continue  to define  the ID as  before.
  3626  
  3627   Select PRO VIDER (opt ional): IB ,DOCTOR7
  3628  
  3629        Searc hing for a  VA PROVID ER
  3630     IB,DOCTO R7     1XX XX     LZZ      114      RESIDEN T PHYSICIA N
  3631           .. .OK? Yes//    (Yes)
  3632  
  3633  
  3634   Select Pro vider ID T ype: COMME RCIAL        G2
  3635  
  3636   FORM TYPE  APPLIED TO : 0  BOTH  UB-04 AND  CMS-1500 F ORMS
  3637   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  3638  
  3639   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  3640      INSURAN CE: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3641      PROV TY PE: COMMER CIAL
  3642      FORM TY PE: BOTH U B-04 & CMS -1500 FORM S
  3643      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  3644  
  3645   PROVIDER I D: CMXXXXX X
  3646   Care Units
  3647   Some insur ance compa nies assig n the same  IDs to mu ltiple Phy sician/Pro viders, ba sed upon C are Units,  to be use d as Physi cian/Provi der Second ary IDs on  claims.   This allow s more tha n one pers on to have  the same  ID without  everyone  having the  same ID.
  3648  
  3649   Example:   Insurance  Company A  assigns th e number X XXXXX1 to  a care uni t called   Care Unit  A and assi gns this n umber and  care unit  to Dr. A,  Dr. B, Dr.  C and Dr.  E. as the ir Physici an/Provide r Secondar y ID. The  same insur ance compa ny assigns  the numbe r XXXXXX2  to a care  unit calle d Care Uni t B and as signs this  number an d care uni t to Dr. F , Dr. G, D r. H and D r. I. as t heir Physi cian/Provi der Second ary IDs.
  3650  
  3651   Some insur ance compa nies assig n IDs to b e used as  Billing Pr ovider Sec ondary IDs  on claims  for servi ces perfor med for sp ecific typ es of care .
  3652  
  3653   Example:   Insurance  Company A  assigns th e number X XXXHH to b e used as  the Billin g Provider  Secondary  ID (Billi ng Screen  3) when Ho me Health  services a re provide d.  The sa me insuran ce company  assigns t he number  XXXXER as  the Billin g Provider  Secondary  ID (Billi ng Screen  3) when Em ergency se rvices are  provided.
  3654  
  3655   The names  of the “ca re unit” u sed by ins urance com panies are  specified  by the in surance co mpanies an d do not r elate dire ctly to th e medical  services o r departme nts of the  medical c enter.  Fo r this rea son, users  must defi ne these C are Units  in Provide r ID Maint enance.
  3656   Define Car e Units fo r Physicia n/Provider  Secondary  IDs
  3657  
  3658   Step
  3659   Procedure
  3660   1
  3661   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  3662   2
  3663   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  CP for Car e Units fo r Provider s.
  3664   3
  3665   At the Sel ect INSURA NCE CO: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  3666  
  3667   Provider I D Maintena nce Main M enu
  3668  
  3669       Enter  a code fro m the list .
  3670  
  3671                    Prov ider IDs
  3672              PO  Provid er Own IDs
  3673              PI  Provid er Insuran ce IDs
  3674  
  3675                    Insu rance IDs
  3676              BI  Batch  ID Entry
  3677              II  Insura nce Co IDs
  3678  
  3679                    Care  Units
  3680              CP  Care U nits for P roviders
  3681              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  3682  
  3683                    Non- VA Items
  3684              NP  Non-VA  Provider
  3685              NF  Non-VA  Facility
  3686  
  3687       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: CP  Car e Units fo r Provider s
  3688  
  3689   Select INS URANCE CO:   Blue Cro ss of Cali fornia
  3690  
  3691   Step
  3692   Procedure
  3693   4
  3694   At the Sel ect Action : prompt,  enter AU f or Add a U nit.
  3695   5
  3696   At the SEL ECT CARE U NIT FOR TH E INSURANC E CO:  pro mpt, enter  Surgery f or this ex ample. Con firm Surge ry.
  3697   6
  3698   At the IB  PROVIDER I D CARE UNI T DESCRIPT ION: promp t, enter a  free-text  descripti on of the  Care Unit.
  3699   7
  3700   At the ID  Qualifier:  prompt, e nter Blue  Shield for  this exam ple.
  3701   8
  3702   At the FOR M TYPE APP LIED TO: p rompt, ent er 0 for B OTH UB-04  & CMS-1500  FORMS.
  3703   9
  3704   At the BIL L CARE TYP E: prompt,  enter 0 f or BOTH IN PATIENT AN D OUTPATIE NT.
  3705  
  3706   Remember,  ‘Blue Cros s’ ID can  only be us ed on Inst itutional  claims. 
  3707  
  3708    
  3709   PROVIDER I D CARE UNI TS         Nov 03, 20 05@11:56:4 5           Page:     1 of    1   
  3710   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3711  
  3712       CARE U NIT NAME                    DESC RIPTION                                    
  3713   No CARE UN ITs Found  for Insura nce Co                 
  3714  
  3715  
  3716              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3717   AU   Add a  Unit                            DU   Delet e a Unit
  3718   EU   Edit  a Unit                           EX   Exit
  3719   Select Act ion: Quit/ / AU   Add  a Unit  
  3720   SELECT CAR E UNIT FOR  THE INSUR ANCE CO: S urgery
  3721     Are you  adding 'Su rgery' as  a new IB P ROVIDER ID  CARE UNIT ? No// y   (Yes)
  3722      IB PROV IDER ID CA RE UNIT DE SCRIPTION:  Ambulator y Surgery
  3723  
  3724   ID TYPE: B LUE SHIELD  
  3725   FORM TYPE  APPLIED TO : 0  BOTH  UB-04 & CM S-1500 FOR MS
  3726   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  3727   CARE UNIT:  Surgery
  3728  
  3729     >> CARE  UNIT COMBI NATION FIL ED FOR THE  INSURANCE  CO
  3730   PRESS ENTE R TO CONTI NUE
  3731  
  3732   The follow ing screen  will disp lay.
  3733  
  3734   PROVIDER I D CARE UNI TS         Nov 03, 20 05@11:56:4 5           Page:     1 of    1 
  3735    
  3736   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3737  
  3738       CARE U NIT NAME                    DESC RIPTION                                    
  3739   1   Surger y                           Ambu latory Sur gery                            
  3740                                 o  BLUE SHIEL D ID         Both for m types  I npt/Outpt 
  3741  
  3742  
  3743  
  3744  
  3745  
  3746              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3747   AU   Add a  Unit                            DU   Delet e a Unit
  3748   EU   Edit  a Unit                           EX   Exit
  3749   Select Act ion: Quit/ /
  3750  
  3751  
  3752   Once you h ave define d a Care U nit, when  you go to  define phy sician/pro vider’s ID s furnishe d by an in surance co mpany, you  will be p rompted to  enter the  name of t he Care Un it if you  enter the  same ID Qu alifier, F orm Type a nd Bill Ca re Type as  those for  which you  previousl y defined  a Care Uni t.
  3753  
  3754  
  3755   PROVIDER I D                     Nov 21, 20 05@09:52:3 9           Page:     1 of    1 
  3756                      **  Provider  IDs Furnis hed by Ins urance Co  **
  3757   PROVIDER     : IB,DOC TOR7 (VA P ROVIDER)
  3758   INSURANCE  CO: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3759        PROVI DER ID TYP E      FOR M   CARE T YPE    CAR E UNIT        ID #              
  3760                                                                                          
  3761     No ID's  found for  provider a nd selecte d insuranc e co                            
  3762  
  3763  
  3764  
  3765  
  3766  
  3767              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3768   AU   Add a  Unit                            DU   Delet e a Unit
  3769   EU   Edit  a Unit                           EX   Exit
  3770   Select Act ion: Quit/ / AU   Add  a Unit  
  3771   CHOOSE 1-2 : 2  BLUE  SHIELD ID
  3772   FORM TYPE  APPLIED TO : 0  BOTH  UB-04 AND  CMS-1500 F ORMS
  3773   BILL CARE  TYPE: 0  B OTH INPATI ENT AND OU TPATIENT
  3774   Select IB  PROVIDER I D CARE UNI T: Surgery        Amb ulatory Su rgery      BLUE CROSS
  3775    OF CALIFO RNIA
  3776  
  3777   THE FOLLOW ING WAS CH OSEN:
  3778      INSURAN CE: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3779      PROV TY PE: BLUE S HIELD ID
  3780      FORM TY PE: BOTH U B-04 & CMS -1500 FORM S
  3781      CARE TY PE: BOTH I NPATIENT A ND OUTPATI ENT
  3782      CARE UN IT: Surger y
  3783  
  3784   PROVIDER I D: XXXXBS
  3785  
  3786  
  3787   When creat ing a bill  for a pat ient with  this payer , if IB,Do ctor7 is e ntered on  Screen 8,  this ID fo r the Care  Unit, Sur gery, will  be one of  the Physi cian/Provi der’s Seco ndary IDs  available.
  3788  
  3789                      ** ** SECONDA RY PERFORM ING PROVID ER IDs *** *
  3790  
  3791   PRIMARY IN SURANCE CO : BLUE CRO SS OF CALI FORNIA
  3792   PROVIDER:  IB,DOCTOR7  (RENDERIN G)
  3793  
  3794  
  3795   SELECT A S ECONDARY I D OR ACTIO N FROM THE  LIST BELO W: 
  3796    
  3797     1   -  N O SECONDAR Y ID NEEDE D
  3798     2   -  A DD AN ID F OR THIS CL AIM ONLY
  3799     3   -  X XXXBS                            BLUE SHIEL D ID   Sur gery
  3800     
  3801   Selection:  1//
  3802   Define Car e Units fo r Billing  Provider S econdary I Ds
  3803  
  3804   Step
  3805   Procedure
  3806   1
  3807   Access the  option MC CR SYSTEM  DEFINITION  MENUProvi der ID Mai ntenance.
  3808   2
  3809   At the Sel ect Provid er ID Main tenance Op tion: prom pt, enter  CB for Car e Units fo r Billing  Provider.
  3810   3
  3811   At the Sel ect INSURA NCE CO: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  3812  
  3813  
  3814   Provider I D Maintena nce Main M enu
  3815  
  3816       Enter  a code fro m the list .
  3817  
  3818                    Prov ider IDs
  3819              PO  Provid er Own IDs
  3820              PI  Provid er Insuran ce IDs
  3821  
  3822                    Insu rance IDs
  3823              BI  Batch  ID Entry
  3824              II  Insura nce Co IDs
  3825  
  3826                    Care  Units
  3827              CP  Care U nits for P roviders
  3828              CB  Care U nits for B illing Pro vider
  3829  
  3830                    Non- VA Items
  3831              NP  Non-VA  Provider
  3832              NF  Non-VA  Facility
  3833  
  3834       Select  Provider  ID Mainten ance Optio n: CB  Car e Units fo r Billing  Provider
  3835  
  3836   Select INS URANCE CO:  Blue Cros s of Calif ornia
  3837  
  3838   Step
  3839   Procedure
  3840   4
  3841   At the Sel ect Action : prompt,  enter AU f or Add a U nit.
  3842   5
  3843   At the Ent er the Div ision for  this Care  Unit: prom pt, press  the <Enter > key to a ccept the  default.
  3844   6
  3845   At the Ent er Care Un it Name: p rompt, ent er Anesthe sia for th is example .
  3846   7
  3847   At the Ent er a Care  Unit Descr iption: pr ompt, ente r a free t ext descri ption.
  3848  
  3849   Users may  repeat the se steps t o create m ultiple Ca re Units f or multipl e division s.
  3850  
  3851   Refer to S ection 3.1 .2.3 to le arn how to  assign Bi lling Prov ider Secon dary IDs t o Care Uni ts.
  3852  
  3853   Care Units  – Billing  Provider   May 27, 2 005@11:17: 46           Page:     1 of    0  
  3854    
  3855   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA
  3856  
  3857   Care Unit  Name              Div ision               D escription                                     
  3858   No Care Un its define d for this  Insurance  Co.                                                
  3859  
  3860              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3861   AU   Add a  Unit                            DU   Delet e a Unit
  3862   EU   Edit  a Unit                           EX   Exit
  3863   Select Act ion: Quit/ / AU   Add  a Unit  
  3864   Enter the  Division f or this Ca re Unit: M ain Divisi on//
  3865   Enter Care  Unit name : Anesthes ia
  3866     Are you  adding 'An esthesia'  as 
  3867       a new  Care Unit  for Main D ivision? N o// y  (Ye s)
  3868   Enter a Ca re Unit De scription:  Free Text  Descripti on
  3869  
  3870   Care Unit  combinatio n filed fo r this Ins urance Co.
  3871  
  3872   The follow ing screen  will disp lay.
  3873  
  3874   Care Units  – Billing  Provider  May 27, 20 05@11:17:4 6           Page:     1 of    0 
  3875    
  3876   Insurance  Co: BLUE C ROSS/BLUE  SHIELD
  3877  
  3878     Care Uni t Name                      Desc ription 
  3879   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------            
  3880   Division:  Main Divis ion                                                   
  3881     Anesthes ia                          Free  Text Desc ription                              
  3882     Referenc e Lab                       Free  Text Desc ription
  3883     Home Hea lth                 F ree Text D escription
  3884  
  3885   Division:  Remote Cli nic
  3886     Referenc e Lab                       Free  Text Desc ription
  3887  
  3888  
  3889              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  3890   AU   Add a  Unit                            DU   Delet e a Unit
  3891   EU   Edit  a Unit                           EX   Exit
  3892   Select Act ion: Quit/ /    QUIT   
  3893   ID Paramet ers by Ins urance Com pany
  3894   In additio n to defin ing Care U nits and P hysician/P rovider ID s in Provi der ID Mai ntenance,  there are  also ID pa rameters t hat can be  set for a n insuranc e company  that effec t which ID s get sent  on 837 cl aims trans missions t o an insur ance compa ny.  
  3895  
  3896   Users need  to be awa re of thes e paramete rs so they  can be se t if neede d.  They d o not need  to be set  unless th ere is a s pecific ne ed for a p articular  insurance  company.
  3897  
  3898   Step
  3899   Procedure
  3900   1
  3901   Access the  option In surance Co mpany Entr y/Edit.
  3902   2
  3903   At the Sel ect INSURA NCE COMPAN Y NAME: pr ompt, ente r BLUE CRO SS OF CALI FORNIA for  this exam ple.
  3904   3
  3905   From the I nsurance C ompany Edi tor, enter  the Prov  IDs/ID Par am action.
  3906  
  3907  
  3908   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@14:27:1 3           Page:     1 of    9 
  3909   Insurance  Company In formation  for: BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA
  3910   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Active
  3911                                                                                          
  3912                                Bil ling Param eters                                      
  3913     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame:                
  3914               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  3915       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone: 800/ 933-9146  
  3916        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone: 800/ 933-9146  
  3917          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  3918     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone: 800/ 274-7767  
  3919     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  3920                                                                                          
  3921                                                                                          
  3922                                    EDI Parame ters                                       
  3923                  Transm it?: YES-L IVE                   Insurance  Type: HMO                 
  3924   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  3925   BP  Billin g/EDI Para m     IO   Inquiry Of fice         EA  Edit  All
  3926   MM  Main M ailing Add ress  AC   Associate  Companies    AI  (In) Activate C ompany
  3927   IC  Inpt C laims Offi ce    ID   Prov IDs/I D Param      CC  Chan ge Insuran ce Co.
  3928   OC  Opt Cl aims Offic e     PA   Payer                   DC  Dele te Company
  3929   PC  Prescr  Claims Of       RE   Remarks                 VP  View  Plans
  3930   AO  Appeal s Office         SY   Synonyms                EX  Exit
  3931   Action: Ne xt Screen/ / ID  Prov  IDs/ID Pa ram
  3932  
  3933   Step
  3934   Procedure
  3935   4
  3936   From the B illing Pro vider IDs  screen, en ter the ID  Parameter s action.
  3937  
  3938   Billing Pr ovider IDs  (Parent)  May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  3939   Insurance  Co: BLUE C ROSS OF CA LIFORNIA     Billing  Provider S econdary I Ds
  3940        ID Qu alifier                  ID #               Form Type                       
  3941   Division:  Name of Ma in Divisio n/Default  for All Di visions                                                                 
  3942   1    Elect ronic Plan  Type         XXXXXXX XX         UB-04                             
  3943   2    Elect ronic Plan  Type         XXXXXXX X1X        1500                            
  3944                                                                                         
  3945  
  3946  
  3947  
  3948              Enter ?? f or more ac tions 
  3949       Add an  ID             Addit ional IDs  Exit
  3950       Edit a n ID            ID Pa rameters          
  3951       Delete  an ID      VA-Lab/Fa cility IDs  
  3952  
  3953   Select Act ion: Edit/ / ID Param eters
  3954  
  3955   Step
  3956   Procedure
  3957  
  3958   Note: The  ID Paramet er Maint.  Screen dis plays the  current pa rameter va lues.
  3959   5
  3960   At the Sel ect Action : prompt,  enter the  Edit Param s action.
  3961  
  3962  
  3963   Transmit n o Billing  Provider S ec ID for  the follow ing Electr onic Plan  Types:
  3964    
  3965   Billing Pr ovider/Ser vice Facil ity
  3966   +           Enter ??  for more a ctions 
  3967       Edit P arams       Edit Bill ing Prov P arams        Exit
  3968  
  3969   Select Act ion: Next  Screen// E dit Params
  3970  
  3971   The follow ing will d isplay.
  3972  
  3973   Attending/ Rendering  Provider S econdary I D
  3974   Default ID  (1500): B LUE SHIELD //
  3975   Default ID  (UB): BLU E CROSS// 
  3976   Require ID  on Claim:  BOTH UB-0 4 AND CMS- 1500 REQUI RED
  3977            /
  3978  
  3979   Referring  Provider S econdary I D
  3980   Default ID  (1500): B LUE SHIELD //
  3981   Require ID  on Claim:  CMS-1500/
  3982  
  3983   Billing Pr ovider Sec ondary IDs
  3984   Use Att/Re nd ID as B illing Pro vider Sec.  ID (1500) ?: NO
  3985            / /
  3986   Use Att/Re nd ID as B illing Pro vider Sec.  ID (UB)?:  NO
  3987            /
  3988   Billing Pr ovider/Ser vice Facil ity
  3989   Always use  main VAMC  as Billin g Provider  (1500)?:  NO
  3990            / /
  3991   Always use  main VAMC  as Billin g Provider  (UB-04)?:  NO
  3992            / /
  3993   Define Att ending/Ren dering Pro vider Seco ndary ID P arameters
  3994   Users can  define the  type of I D that wil l be the d efault sec ondary ID  for the Re ndering Pr ovider or  Attending  Physician  during the  creation  of a claim .
  3995  
  3996   A type of  default se condary ID  can be de fined for  a CMS-1500  claim and /or a UB-0 4 claim.
  3997  
  3998   Users can  also set a  parameter  that will  make thes e IDs requ ired on a  claim.  If  they are  required,  and the ph ysician/pr ovider on  the claim  does not h ave a seco ndary ID o f the type  required,  the claim  cannot be  authorize d.
  3999    
  4000  
  4001   Attending/ Rendering  Provider S econdary I
  4002   Default ID  (1500): B LUE SHIELD  ID 
  4003   Default ID  (UB04): B LUE CROSS  ID
  4004   Require ID  on Claim:  BOTH 
  4005   Define Ref erring Pro vider Seco ndary ID P arameters
  4006   Users can  define the  type of I D that wil l be the d efault sec ondary ID  for the Re ferring Pr ovider dur ing the cr eation of  a CMS-1500  claim.
  4007  
  4008   A type of  default se condary ID  can be de fined for  a CMS-1500  claim.
  4009  
  4010   Users can  also set a  parameter  that will  make this  ID requir ed on a cl aim.  If i t is requi red, and t he referri ng provide r on the c laim does  not have a  secondary  ID of the  type requ ired, the  claim cann ot be auth orized.
  4011  
  4012   The defaul t type of  ID for a R eferring P rovider is  a UPIN; u sers can,  however, o verride th is default .
  4013  
  4014   Referring  Provider S econdary I D
  4015   Default ID  (1500): U PIN// BLUE  SHIELD ID
  4016   Require ID  on Claim:  CMS-1500  REQUIRED
  4017   Define Bil ling Provi der Second ary ID Par ameters
  4018   If an insu rance comp any wants  the Billin g Provider  Secondary  ID (Billi ng Screen  3) to be t he same as  the Atten ding Physi cian’s or  the Render ing Provid er’s ID, u sers can s et the Sen d Attendin g/Renderin g ID as Bi lling Prov ider Sec.  ID?: param eter to Ye s.  The de fault valu e is No.
  4019  
  4020   Billing Pr ovider Sec ondary IDs
  4021   Use Att/Re nd ID as B illing Pro vider Sec.  ID (1500) ?: YES                            
  4022   Use Att/Re nd ID as B illing Pro vider Sec.  ID (UB-04 )?: NO
  4023  
  4024  
  4025   If the pay er require s the Atte nding/Rend ering Phys ician/Prov ider’s Sec ondary ID  as the Bil ling Provi der Second ary ID, th is paramet er can be  set and a  default At tending/Re ndering ID  type can  be set and  then user s can just  accept th e default  ID on Bill ing Screen  8 and it  will be tr ansmitted  as the Phy sician/Pro vider’s Se condary ID  and the B illing Pro vider Seco ndary ID.
  4026   Define No  Billing Pr ovider Sec ondary IDs  by Plan T ype
  4027   Some insur ance compa nies do no t want any  Billing P rovider Se condary ID s to be tr ansmitted  in the 837  claim tra nsmission  for claims  to specif ic plan ty pes.
  4028  
  4029   To define  which plan  types req uire no Bi lling Prov ider Secon dary IDs,  users must  enter the  plan type s.
  4030  
  4031   Step
  4032   Procedure
  4033   1
  4034   From the I D Paramete r Maint. s creen, ent er the Edi t Billing  Prov Param s action.
  4035  
  4036   The first  Billing Pr ovider Sec ondary ID  will still  be sent w ith the cl aim regard less of th is paramet er.  The f irst ID is  a calcula ted value  used by th e clearing house for  sorting pu rposes.
  4037   2
  4038   At the Sel ect Action : prompt,  enter Add  Plan.
  4039   3
  4040   At the Ent er Electro nic Plan T ype: promp t, enter P PO for thi s example.
  4041  
  4042   Billing Pr ovider Par ameters    May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  4043   Insurance  Co.: BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA    
  4044  
  4045   Transmit N o Billing  Provider S ec ID for  the follow ing Electr onic Plan  Types:
  4046    1 HMO
  4047  
  4048  
  4049  
  4050              Enter ?? f or more ac tions 
  4051       Add Pl an      De lete Plan        Exit
  4052  
  4053   Select Act ion: Add P lan
  4054   Enter Elec tronic Pla n Type: PP O
  4055  
  4056   The follow ing screen  will disp lay.
  4057  
  4058   Billing Pr ovider Par ameters    May 27, 20 05@12:48:2 9           Page:     1 of    1 
  4059   Insurance  Co.: BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA    
  4060  
  4061   Transmit N o Billing  Provider S ec ID for  the follow ing Electr onic Plan  Types:
  4062    1 HMO
  4063    2 PPO
  4064  
  4065              Enter ?? f or more ac tions 
  4066       Add Pl an      De lete Plan        Exit
  4067  
  4068   Select Act ion: Add P lan
  4069   View Assoc iated Insu rance Comp anies, Pro vider IDs,  and ID Pa rameters
  4070   When in th e Insuranc e Company  Editor, us ers can sc roll throu gh the inf ormation t hat has be en defined  for a par ticular in surance co mpany.
  4071  
  4072   Patch IB*2 .0*320 add ed section s to displ ay: Associ ated Insur ance Compa nies; Prov ider IDs a nd ID Para meters.
  4073  
  4074   Insurance  Company Ed itor       Nov 22, 20 05@10:26:1 1           Page:     5 of    7 
  4075   Insurance  Company In formation  for: BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA
  4076   Type of Co mpany: BLU E CROSS                       Cu rrently Ac tive
  4077   +                                                                                      
  4078               Associate d Insuranc e Companie s
  4079     This ins urance com pany is de fined as a  Parent In surance Co mpany.               
  4080     There ar e 4 Child  Insurance  Companies  associated  with it.                       
  4081     Select t he "AC  As sociate Co mpanies" a ction to e nter/edit  the childr en. 
  4082  
  4083                      Pr ovider IDs
  4084   Billing Pr ovider Sec ondary ID
  4085    Main Divi sion and D efault for  All Divis ions/1500:
  4086    Main Divi sion and D efault for  All Divis ions/UB-04 :
  4087       Main D ivision Ca re Units:
  4088       Anesth esia/1500:
  4089       Refere nce Lab/15 00:
  4090       Refere nce Lab/UB -04:
  4091       Home H ealth/UB-0 4:
  4092    2nd Divis ion Name/1 500:
  4093    2nd Divis ion Name/U B-04:
  4094   Additional  Billing P rovider Se condary ID s
  4095    Main Divi sion and D efault for  All Divis ions/1500:
  4096       1st ID
  4097       2nd ID
  4098       3rd ID
  4099       Maximu m of 6 add itional ID
  4100    Main Divi sion and D efault for  All Divis ions/UB-04 :
  4101       1st ID
  4102       2nd ID
  4103       3rd ID
  4104       Maximu m of 6 add itional ID
  4105   VA-Laborat ory or Fac ility Seco ndary IDs
  4106    Main Divi sion and D efault for  All Divis ions/1500:
  4107       1st ID
  4108       2nd ID
  4109       3rd ID
  4110       Maximu m of 5 add itional ID
  4111  
  4112                      ID  Parameter s
  4113    Attending /Rendering  Provider  Secondary  ID Qualifi er (1500):                                            
  4114    Attending /Rendering  Provider  Secondary  ID Qualifi er (UB-04) :                                            
  4115    Attending /Rendering  Secondary  ID Requir ement: NON E REQUIRED
  4116    Referring  Provider  Secondary  ID Qualifi er (1500):
  4117    Referring  Provider  Secondary  ID Require ment:
  4118    Use Atten ding/Rende ring ID as  Billing P rovider Se c. ID: No
  4119    Transmit  no Billing  Provider  Sec. ID fo r the Elec tronic Pla n Types:
  4120        HMO
  4121        PPO
  4122    Send VA L ab/Facilit y IDs or F acility Da ta: No
  4123  
  4124  
  4125   Associated  Insurance  Companies  and Copyi ng  Physic ian/Provid er Seconda ry IDs and  Additiona l Billing  Provider S econdary I Ds
  4126   Patch IB*2 .0*320 pro videds the  ability f or users t o associat e multiple  Insurance  Company e ntries wit h each oth er.  Examp le: If the re are 45  Blue Cross /Blue Shie ld entries  in the In surance Co mpany file , users ca n make one  of these  entries th e Parent c ompany and  make 1 to  44 of the  other ent ries a Chi ld company .
  4127  
  4128   Making the se associa tions will  cause the  software  to automat ically mak e the Phys ician/Prov ider Secon dary IDs a nd the Add itional Bi lling Prov ider Secon dary IDs t he same fo r all asso ciated com panies.
  4129  
  4130   Once these  associati ons are ma de and the  IDs synch ronized fo r all the  associated  companies , users ca n Add, Edi t, and/or  Delete IDs  for the a ssociated  companies  from the P arent comp any.  Chan ges to the  IDs from  a Child co mpany, how ever, are  prohibited .
  4131  
  4132   If a situa tion chang es and it  becomes ne cessary fo r a Child  company to  have IDs  that diffe r from tho se of the  Parent com pany, user s may disa ssociated  the Child  company fr om the Par ent compan y.
  4133   Designate  a Parent I nsurance C ompany 
  4134  
  4135   Step
  4136   Procedure
  4137   1
  4138   Access the  Insurance  Company E ditor.
  4139   2
  4140   At the Sel ect INSURA NCE COMPAN Y NAME: pr ompt, ente r Blue Cro ss of Cali fornia for  this exam ple.
  4141   3
  4142   At the Def ine Insura nce Compan y as Paren t or Child : prompt,  enter Pare nt.
  4143  
  4144   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@14:27:1 3           Page:     1 of    9 
  4145   Insurance  Company In formation  for: BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA
  4146   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Active
  4147                                                                                          
  4148                                Bil ling Param eters                                      
  4149     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame:                
  4150               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  4151       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone: 800/ 933-9146  
  4152        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone: 800/ 933-9146  
  4153          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  4154     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone: 800/ 274-7767  
  4155     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  4156                                                                                          
  4157                                                                                          
  4158                                    EDI Parame ters                                       
  4159                  Transm it?: YES-L IVE                   Insurance  Type: GROU P                
  4160   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  4161   BP  Billin g/EDI Para m     IO   Inquiry Of fice         EA  Edit  All
  4162   MM  Main M ailing Add ress  AC   Associate  Companies    AI  (In) Activate C ompany
  4163   IC  Inpt C laims Offi ce    ID   Prov IDs/I D Param      CC  Chan ge Insuran ce Co.
  4164   OC  Opt Cl aims Offic e     PA   Payer                   DC  Dele te Company
  4165   PC  Prescr  Claims Of       RE   Remarks                 VP  View  Plans
  4166   AO  Appeal s Office         SY   Synonyms                EX  Exit
  4167   Select Act ion: Next  Screen//AC  Associate  Companies
  4168  
  4169   Define Ins urance Com pany as Pa rent or Ch ild: P  PA RENT
  4170  
  4171   Step
  4172   Procedure
  4173   4
  4174   At the Sel ect Action : prompt,  enter Asso ciate Comp anies for  this examp le.
  4175   5
  4176   At the Sel ect INSURA NCE COMPAN Y NAME: pr ompt, ente r BLUE CRO SS/BLUE SH IELD 801 P INE ST.  C HATTANOOGA ,TN for th is example .
  4177  
  4178   Steps 2 -  4 can be r epeated to  associate  additiona l Insuranc e Companie s with Blu e Cross of  Californi a.
  4179  
  4180   A Parent –  Child ass ociation c an be remo ved using  the Disass ociate Com panies act ion.
  4181  
  4182   To stop an  insurance  company f rom being  a Parent,  all associ ations wit h any Chil d entries  must be re moved.  Af ter disass ociating a ll the Chi ld entries , users ma y delete t he Parent  using the  ‘@’ sign a t the Defi ne Insuran ce Company  as Parent  or Child:  PARENT//  prompt.
  4183  
  4184   Associated  Insurance  Co's      Nov 21, 20 05@11:13:5 3           Page:     1 of    1 
  4185   Parent Ins urance Com pany:
  4186        BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA    PO BOX 6 0007               LO S ANGELES, CA    
  4187  
  4188        Ins C ompany Nam e            Address                     Ci ty                   
  4189  
  4190        No Ch ildren Ins urance Com panies Fou nd                                         
  4191  
  4192  
  4193  
  4194  
  4195  
  4196              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  4197        Assoc iate Compa nies                       Exit
  4198        Disas sociate Co mpanies 
  4199   Select Act ion: Quit/ / as   Ass ociate Com panies  
  4200  
  4201   Select Ins urance Com pany: BLUE  CROSS/BLU E SHIELD80 1 PINE ST.   CHATTANO OGA,TN
  4202  
  4203  
  4204   The follow ing screen  will disp lay.
  4205  
  4206   Associated  Insurance  Co's      Nov 21, 20 05@11:30:2 5           Page:     1 of    1 
  4207   Parent Ins urance Com pany:
  4208        BLUE  CROSS OF C ALIFORNIA    PO BOX 6 0007               LO S ANGELES, CA    
  4209  
  4210        Ins C ompany Nam e            Address                     Ci ty                   
  4211     1  BLUE  CROSS FEP               PO BOX 7 0000               VA N NUYS,CA            
  4212     2  BLUE  CROSS/BLUE  SHIELD      9901 LIN N STA RD           LO UISVILLE,K Y         
  4213     3  BLUE  CROSS/BLUE  SHIELD      801 PINE  ST.               CH ATTANOOGA, TN        
  4214  
  4215  
  4216  
  4217  
  4218  
  4219  
  4220              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  4221        Assoc iate Compa nies                       Exit
  4222        Disas sociate Co mpanies
  4223   Select Act ion: Quit/ /
  4224  
  4225   Designate  a Child In surance Co mpany
  4226   An insuran ce company  can be de signated a s a Child,  from the  Parent ins urance com pany as de monstrated  in Sectio n 4.8.1.
  4227  
  4228   If users w ant to qui ckly defin e a single  insurance  company a s a Child,  they can  do this fr om the Ins urance Com pany Edito r.  
  4229  
  4230   Step
  4231   Procedure
  4232   1
  4233   Access the  Insurance  Company E ditor.
  4234   2
  4235   At the Sel ect INSURA NCE COMPAN Y NAME: pr ompt, ente r Aetna fo r this exa mple.
  4236   3
  4237   At the Def ine Insura nce Compan y as Paren t or Child : prompt,  enter Chil d for this  example.
  4238   4
  4239   At the Ass ociate wit h which Pa rent Insur ance Compa ny: prompt , enter th e name of  the insura nce compan y that wil l be the P arent.
  4240  
  4241   ‘??’ will  provide a  list of av ailable Pa rent insur ance compa nies.
  4242  
  4243   Insurance  Company Ed itor       Oct 01, 20 07@14:33:4 1           Page:     1 of    8 
  4244   Insurance  Company In formation  for: AETNA
  4245   Type of Co mpany: HEA LTH INSURA NCE                       Curren tly Inacti ve
  4246                                                                                          
  4247                                Bil ling Param eters                                      
  4248     Signatur e Required ?: NO                        Fil ing Time F rame: 12 M OS        
  4249               Reimburse ?: WILL RE IMBURSE            Ty pe Of Cove rage: HEAL TH INSURAN
  4250       Mult.  Bedsection s:                                Billing P hone:                
  4251        Diff.  Rev. Code s:                          Veri fication P hone:                
  4252          One  Opt. Visi t: NO                       Prec ert Comp.  Name:                
  4253     Amb. Sur . Rev. Cod e:                                Precert P hone:                
  4254     Rx Refil l Rev. Cod e:                                                               
  4255                                                                                          
  4256                                                                                          
  4257                                    EDI Parame ters                                       
  4258                  Transm it?: YES-L IVE                 I nsurance T ype: GROUP  POLICY   
  4259   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  4260   BP  Billin g/EDI Para m     IO   Inquiry Of fice         EA  Edit  All
  4261   MM  Main M ailing Add ress  AC   Associate  Companies    AI  (In) Activate C ompany
  4262   IC  Inpt C laims Offi ce    ID   Prov IDs/I D Param      CC  Chan ge Insuran ce Co.
  4263   OC  Opt Cl aims Offic e     PA   Payer                   DC  Dele te Company
  4264   PC  Prescr  Claims Of       RE   Remarks                 VP  View  Plans
  4265   AO  Appeal s Office         SY   Synonyms                EX  Exit
  4266   Select Act ion: Next  Screen// a c   Associ ate Compan ies  
  4267  
  4268   Define Ins urance Com pany as Pa rent or Ch ild: Child   CHILD
  4269   Associate  with which  Parent In surance Co mpany: Aet NA LIFE IN SURANCE        3541 W
  4270   INCHESTER  RD.          ALLENTOW N     PENN SYLVANIA        Y.... .......... ......
  4271   Copy Physi cian/Provi der Second ary IDs
  4272   Individual  Physician /Provider  Secondary  IDs can be  entered,  edited or  deleted on e time fro m the Pare nt insuran ce company  and these  changes w ill be cop ied to all  associate d insuranc e companie s (Child).
  4273  
  4274   This can b e done usi ng the fol lowing Pro vider ID M aintenance  options:
  4275   Provider I D MaintPI   Provider  Insurance  IDs;
  4276   Provider I D MaintII   Insurance  Co IDs; a nd
  4277   Provider I D MaintBI  Batch ID E ntry
  4278  
  4279   Copy Addit ional Bill ing Provid er Seconda ry IDs
  4280   When users  are done  adding, ed iting, or  deleting A dditional  IDs from t he Parent  insurance  company, t he changes  will be c opied to a ll associa ted insura nce compan ies.
  4281   Synchroniz ing Associ ated Insur ance Compa ny IDs
  4282   There is a n IRM opti on for syn chronizing  the IDs o f a Parent  insurance  company w ith all of  the assoc iated Chil d companie s.  This o ption is i ntended as  a back-up  option if  the IDs o f a Parent  have beco me out of  synch with  the Child  companies  due to a  system pro blem.
  4283  
  4284   Subscriber  and Patie nt ID Set- Up
  4285   Insurance  Companies  issue iden tification  numbers t o the peop le that th ey insure.   The pers on who pay s for the  insurance  policy or  whose empl oyer pays  for the in surance po licy or wh o receives  Medicare  is referre d to as th e subscrib er.  A vet eran can b e the subs criber, or  a veteran  can be in sured thro ugh an ins urance pol icy that b elongs to  some other  subscribe r such as  the vetera n’s spouse  or parent .  
  4286   Subscriber  and Patie nt Insuran ce Provide d IDs
  4287   Some insur ance compa nies issue  identific ation numb ers only t o the subs criber.  S ome others  issue uni que identi fication n umbers to  each perso n covered  by the sub scriber’s  policy.
  4288  
  4289   Insurance  companies  can issue  both Subsc riber Prim ary and Se condary ID  numbers a nd Patient  Primary a nd Seconda ry ID numb ers.
  4290  
  4291   These ID n umbers can  be entere d when a p olicy is i nitially a dded in Vi stA throug h Add a po licy.  Som etimes the  primary I Ds will be  added dur ing the in itial Pati ent Regist ration pro cess and p laced in t he insuran ce company  buffer.
  4292  
  4293   Both Patie nt and Sub scriber, P rimary and  Secondary  IDs can b e added or  edited at  any time  using the  option Pat ient Insur ance Info  View/Edit.
  4294   Define Sub scriber Pr imary ID
  4295   When the p atient is  the subscr iber, user s will be  prompted f or the Sub scriber’s  Primary ID .
  4296  
  4297   Step
  4298   Procedure
  4299   1
  4300   Access the  option Pa tient Insu rance Info  View/Edit .
  4301   2
  4302   At the Sel ect Patien t Name: pr ompt, ente r IB,PATIE NT TWO.
  4303   3
  4304   At the Sel ect Items:  prompt, e nter Polic y Edit/Vie w.
  4305   4
  4306   At the Sel ect Policy (s): promp t, enter 1  for this  example.
  4307  
  4308   Patient In surance Ma nagement   Sep 24, 20 07@10:18:4 9           Page:     1 of    1 
  4309   Insurance  Management  for Patie nt: IB,PAT IENT TWO I XXXX  XX/X X/XXXX
  4310    
  4311       Insura nce Co.     Type of P olicy   Gr oup         Holder    Effect.     Expires  
  4312   1   AETNA  US HEALTH   COMPREHEN SIVE M  65 5555-19-    SELF      03/06/07             
  4313      BLUE CROSS  CA (    PREFERRED  PROVI    PII          SPOUSE     05/15/07              
  4314   3   IB INS URANCE CO   COMPREHEN SIVE M  XX XPLANNUM    OTHER     05/16/07             
  4315   4   NEW YO RK LIFE     MEDIGAP ( SUPPLE  F              OTHER     09/29/06             
  4316  
  4317  
  4318              Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  4319   AP  Add Po licy             EA   Fast Edit  All          CP  Chan ge Patient
  4320   VP  Policy  Edit/View       BU   Benefits U sed          WP  Work sheet Prin t
  4321   DP  Delete  Policy          VC   Verify Cov erage        PC  Prin t Insuranc e Cov.
  4322   AB  Annual  Benefits        RI   Personal R iders        EB  Expa nd Benefit s
  4323   RX  RX COB  Determina tion  EX   Exit
  4324   Select Ite m(s): Quit // VP   Po licy Edit/ View  
  4325   Select Pol icy(s):  ( 1-4): 1... .......... ......
  4326  
  4327   The follow ing screen  will disp lay.
  4328  
  4329   Patient Po licy Infor mation     Sep 24, 20 07@11:20:5 4           Page:     1 of    6 
  4330   For: IB,PA TIENT TWO   XXX-XX-XX XX   XX/XX /XXXX        DOD: XX/ XX/XXXX
  4331   AETNA US H EALTHCARE  Insurance  Company           **  Plan Curre ntly Activ e **  
  4332                                                                                          
  4333  
  4334   Insurance  Company                    
  4335       Compan y: AETNA U S HEALTHCA RE     
  4336        Stree t: PO BOX  2561              
  4337    City/Stat e: FT. WAY NE, IN 468 01     
  4338    Billing P h: 800/367 -4552             
  4339    Precert P h:                           
  4340  
  4341     Plan Inf ormation                              
  4342       Is Gro up Plan: Y ES                           
  4343          Gro up Name: F T JAMES CO RP                 
  4344          Group Numb er:  PII               
  4345                  BIN:                             
  4346                  PCN:                             
  4347        Type  of Plan: C OMPREHENSI VE MAJOR M ED                                         
  4348     Electron ic Type: C OMMERCIAL                                                        
  4349      Plan Fi ling TF: 2  YRS                                                             
  4350                                                                                          
  4351                                                                                          
  4352     Utilizat ion Review  Info                  Effective  Dates & S ource                
  4353              Require UR :                          Effec tive Date:  03/06/07            
  4354   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  4355   PI  Change  Plan Info       GC   Group Plan  Comments    CP  Chan ge Policy  Plan
  4356   UI  UR Inf o                EM   Employer I nfo          VC  Veri fy Coverag e
  4357   ED  Effect ive Dates        CV   Add/Edit C overage      AB  Annu al Benefit s
  4358   SU  Subscr iber Updat e     PT   Pt Policy  Comments     BU  Bene fits Used
  4359   IP  Inacti vate Plan        EA   Fast Edit  All          EB  Expa nd Benefit s
  4360   EX  Exit
  4361   Select Act ion: Next  Screen// S U  Subscri ber Update   
  4362  
  4363   Step
  4364   Procedure
  4365   5
  4366   At the Sel ect Action : prompt,  enter Subs criber Upd ate.
  4367   6
  4368   At the Pt.  Relations hip to Sub scriber: p rompt, ent er Patient .
  4369  
  4370   Note: With  Patch IB* 2*371, the  Whose Ins urance? pr ompt was r emoved.
  4371  
  4372   With Patch  IB*2*377,  the list  of availab le choices  for Pt. R elationshi p to Insur ed was mod ified to h ave an exp anded list  of HIPAA  valid choi ces.
  4373   7
  4374   At the Nam e of Subsc riber: pro mpt, press  the <Ente r> key to  accept the  default o f IB,Patie nt Two.
  4375  
  4376   Note: Once  Patch IB* 2*547 is i nstalled,  a patient  and/or a s ubscriber  with only  a last nam e will be  acceptable  in Enter/ Edit Billi ng Informa tion.
  4377  
  4378   With Patch  IB*2*371,  users wil l have the  ability t o update t he patient ’s name fo r any pati ent and an y insuranc e company.   This wil l allow us ers to mak e the pati ent’s name  match wha t is on fi le at the  payer even  when it i s differen t from wha t is in th e VistA pa tient file .
  4379   8
  4380   At the Eff ective Dat e of Polic y: prompt,  press the  <Enter> k ey to acce pt the def ault of MA R 6, 2007.
  4381   9
  4382   At the Coo rdination  of Benefit s: prompt,  enter Pri mary for t his exampl e.
  4383   10
  4384   At the Sou rce of Inf ormation:  prompt, pr ess the <E nter> key  to accept  the defaul t of Inter view.
  4385   11
  4386   At the Sub scriber Pr imary ID:  prompt, en ter IDXXXX X for this  example.
  4387   12
  4388   At the Do  you want t o enter/up date Subsc riber Seco ndary IDs?  Prompt, p ress the < Enter> key  to accept  the defau lt of No.
  4389   13
  4390   At the Sub scriber's  DOB: promp t, press t he <Enter>  key to ac cept the d efault.
  4391   14
  4392   At the Sub scriber’s  Sex: promp t, press t he <Enter>  key to ac cept the d efault.
  4393  
  4394   With Patch  IB*2*361,  the Insur ed’s Sex p rompt was  added.  Th is is requ ired by HI PAA as is  the Insure d’s DOB.
  4395  
  4396   The Insure d’s addres s is not r equired by  HIPAA but  HIPAA wil l not acce pt a parti al address .  When th e insured  is the pat ient, the  patient’s  address wi ll be defa ulted from  the patie nt file.
  4397  
  4398   Select Act ion: Next  Screen//   Subscriber  Update
  4399   PT. RELATI ONSHIP TO  SUBSCRIBER : PATIENT 
  4400   NAME OF SU BSCRIBER:  IB,PATIENT  TWO// 
  4401   EFFECTIVE  DATE OF PO LICY: MAR  6,2007 
  4402   INSURANCE  EXPIRATION  DATE: 
  4403   PRIMARY CA RE PROVIDE R: 
  4404   PRIMARY PR OVIDER PHO NE: 
  4405   COORDINATI ON OF BENE FITS: PRIM ARY 
  4406   SOURCE OF  INFORMATIO N: INTERVI EW// 
  4407  
  4408   SUBSCRIBER  PRIMARY I D: IDXXXXX  
  4409  
  4410   Do you wan t to enter /update Su bscriber S econdary I Ds? No//    NO
  4411  
  4412   SUBSCRIBER 'S DOB: XX X XX,XXXX/
  4413   SUBSCRIBER 'S SEX: MA LE// 
  4414   SUBSCRIBER 'S BRANCH:  NAVY//   
  4415   SUBSCRIBER 'S RANK: 
  4416   SUBSCRIBER 'S STREET  1: 123 E.T EST BLVD//  
  4417   SUBSCRIBER 'S STREET  2: 
  4418   SUBSCRIBER 'S CITY: C HEYENNE// 
  4419   SUBSCRIBER 'S STATE:  WYOMING//    
  4420   SUBSCRIBER 'S ZIP: 82 001// 
  4421  
  4422  
  4423   Patch IB*2 *377  will  provide t he ability  for the N ame of the  Subscribe r and the  Subscriber ’s primary  ID (HIC#)  to be aut omatically  updated i n the Pati ent’s Medi care (WNR)  Insurance  when an M RA is rece ived in Vi stA that c ontains a  corrected  name and/o r ID.  The  PATIENT f ile will n ot be chan ged.
  4424   Define Sub scriber an d Patient  Primary ID s
  4425   When the p atient is  not the su bscriber,  users will  be prompt ed for the  Patient’s  Primary I D as well  as the Sub scriber’s  Primary ID .
  4426  
  4427   Step
  4428   Procedure
  4429   1
  4430   Access the  option Pa tient Insu rance Info  View/Edit .
  4431   2
  4432   At the Sel ect Patien t Name: pr ompt, ente r IB,PATIE NT TWO.
  4433   3
  4434   At the Sel ect Items:  prompt, e nter Polic y Edit/Vie w.
  4435   4
  4436   At the Sel ect Policy (s): promp t, enter 3  for this  example.
  4437  
  4438  
  4439   Patient In surance Ma nagement   Sep 24, 20 07@10:18:4 9           Page:     1 of    1 
  4440   Insurance  Management  for Patie nt: IB,PAT IENT TWO I 4444  XX/X X/XXXX
  4441    
  4442       Insura nce Co.     Type of P olicy   Gr oup         Holder    Effect.     Expires  
  4443   1   AETNA  US HEALTH   COMPREHEN SIVE M  65 5555-19-    SELF      03/06/07             
  4444      BLUE CROSS  CA (    PREFERRED  PROVI    PII          SPOUSE     05/15/07              
  4445   3   IB INS URANCE CO   COMPREHEN SIVE M  XX XPLANNUM    SPOUSE    05/16/07             
  4446   4   NEW YO RK LIFE     MEDIGAP ( SUPPLE  F              OTHER     09/29/06             
  4447  
  4448  
  4449              Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  4450   AP  Add Po licy             EA   Fast Edit  All          CP  Chan ge Patient
  4451   VP  Policy  Edit/View       BU   Benefits U sed          WP  Work sheet Prin t
  4452   DP  Delete  Policy          VC   Verify Cov erage        PC  Prin t Insuranc e Cov.
  4453   AB  Annual  Benefits        RI   Personal R iders        EX  Exit
  4454   Select Ite m(s): Quit // VP   Po licy Edit/ View  
  4455   Select Pol icy(s):  ( 1-4): 3... .......... ......
  4456  
  4457   The follow ing screen  will disp lay.
  4458  
  4459   Patient Po licy Infor mation     Sep 24, 20 07@10:33:4 9           Page:     2 of    6 
  4460   For: IB,PA TIENT TWO   XXX-XX-XX XX   XX/XX /XXXX        DOD: XX/ XX/XXXX
  4461   IB INSURAN CE CO Insu rance Comp any               **  Plan Curre ntly Activ e **  
  4462   +                                                                                      
  4463     Subscrib er Informa tion                  Subscriber 's Employe r Informat ion       
  4464     Whose In surance: S POUSE               E mp Sponsor ed Plan: N o                    
  4465     Subscrib er Name:                                  E mployer:                        
  4466        Relat ionship:                         Employment  Status:                        
  4467          Pri mary ID:                           Retireme nt Date:                        
  4468    Coord.  B enefits:                       C laims to E mployer: N o, Send to  Insurance
  4469    Primary P rovider:                                     Street:                        
  4470     Prim Pro v Phone:                                Cit y/State:                        
  4471                                                            Phone:                        
  4472                                                                                                                                                                                
  4473       Insure d Person's  Informati on (use Su bscriber U pdate Acti on)                  
  4474          Ins ured's DOB : XX/XX/XX XX            Str 1:  123 E.TEST  BLVD                
  4475   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  4476   PI  Change  Plan Info       GC   Group Plan  Comments    CP  Chan ge Policy  Plan
  4477   UI  UR Inf o                EM   Employer I nfo          VC  Veri fy Coverag e
  4478   ED  Effect ive Dates        CV   Add/Edit C overage      AB  Annu al Benefit s
  4479   SU  Subscr iber Updat e     PT   Pt Policy  Comments     BU  Bene fits Used
  4480   IP  Inacti vate Plan        EA   Fast Edit  All          EB  Expa nd Benefit s
  4481   EX  Exit
  4482   Select Act ion: Next  Screen// S U  Subscri ber Update
  4483  
  4484   Step
  4485   Procedure
  4486   5
  4487   At the Sel ect Action : prompt,  enter Subs criber Upd ate.
  4488   6
  4489   At the PT.  RELATIONS HIP TO SUB SCRIBER: p rompt, ent er SPOUSE  for this e xample.
  4490  
  4491   With Patch  IB*2*377,  an expand ed list of  HIPAA com pliant cod es for Pt.  Relations hip to Ins ured, was  added.
  4492  
  4493   With Patch  IB*2*371,  the Whose  Insurance ? prompt w as removed .
  4494   7
  4495   At the Nam e of Subsc riber: pro mpt, enter  IB,Spouse  Two for t his exampl e.
  4496   8
  4497   At the Eff ective Dat e of Polic y: prompt,  press the  <Enter> k ey to acce pt the def ault of Ma y 15, 2007 .
  4498   9
  4499   At the Coo rdination  of Benefit s: prompt,  enter Sec ondary for  this exam ple.
  4500   10
  4501   At the Sou rce of Inf ormation:  prompt, pr ess the <E nter> key  to accept  the defaul t of Inter view.
  4502   11
  4503   At the Sub scriber Pr imary ID:  prompt, en ter XXXXXI D for this  example.
  4504   12
  4505   At the Do  you want t o enter/up date Subsc riber Seco ndary IDs?  Prompt, p ress the < Enter> key  to accept  the defau lt of No.
  4506   13
  4507   At the Pat ient Prima ry ID: pro mpt, enter  XXXXXID2  for this e xample.
  4508   14
  4509   At the Do  you want t o enter/up date Patie nt Seconda ry IDs? Pr ompt, pres s the <Ent er> key to  accept th e default  of No.
  4510   15
  4511   At the Sub scriber’s  DOB: promp t, enter A ugust 12,  1945 for t his exampl e.
  4512   16
  4513   At the Sub scriber’s  Sex: promp t, enter F emale for  this examp le.
  4514  
  4515   With Patch  IB*2*361,  the Insur ed’s Sex p rompt was  added.  Th is is requ ired by HI PAA as is  the Insure d’s DOB.
  4516  
  4517   If the Pat ient’s Rel ationship  to the Ins ured is sp ouse, then  the patie nt’s addre ss will be  the defau lt address  of the In sured.  Us ers may en ter differ ent values  if the sp ouse’s add ress is di fferent fr om the pat ient’s.
  4518  
  4519   The Insure d’s addres s is not r equired by  HIPAA but  HIPAA wil l not acce pt a parti al address .
  4520  
  4521   Select Act ion: Next  Screen// S U   Subscr iber Updat e  
  4522   PT. RELATI ONSHIP TO  SUBSCRIBER : SPOUSE//
  4523   NAME OF SU BSCRIBER:  IB,SPOUSE  TWO 
  4524   EFFECTIVE  DATE OF PO LICY: MAY  15,2007 
  4525   INSURANCE  EXPIRATION  DATE: 
  4526   PRIMARY CA RE PROVIDE R: 
  4527   PRIMARY PR OVIDER PHO NE: 
  4528   COORDINATI ON OF BENE FITS: SECO NDARY 
  4529   SOURCE OF  INFORMATIO N: INTERVI EW// 
  4530  
  4531   SUBSCRIBER  PRIMARY I D: XXXXXID
  4532  
  4533   Do you wan t to enter /update Su bscriber S econdary I Ds? No//    NO
  4534  
  4535   PATIENT PR IMARY ID:  XXXXXID2
  4536  
  4537   Do you wan t to enter /update Pa tient Seco ndary IDs?  No//   NO
  4538  
  4539   SUBSCRIBER 'S DOB: AU G 12,1945 
  4540   SUBSCRIBER 'S SEX: FE MALE 
  4541   SUBSCRIBER 'S BRANCH:  
  4542   SUBSCRIBER 'S RANK: 
  4543   SUBSCRIBER 'S STREET  1: 123 E.T EST BLVD//  
  4544   SUBSCRIBER 'S STREET  2: 
  4545   SUBSCRIBER 'S CITY: C HEYENNE// 
  4546   SUBSCRIBER 'S STATE:  WYOMING// 
  4547   SUBSCRIBER 'S ZIP: 82 001// 
  4548   Define Sub scriber an d Patient  Secondary  IDs
  4549   In additio n to Subsc riber and  Patient Pr imary IDs,  it is pos sible for  insurance  companies  to issue s econdary I Ds, althou gh this is  unusual.   A subscri ber or a p atient may  also have  one or mo re seconda ry IDs of  the follow ing types:
  4550   23       C lient Numb er
  4551   IG       I nsurance P olicy Numb er
  4552   SY       S ocial Secu rity Numbe
  4553  
  4554   SUBSCRIBER  PRIMARY I D: XXXXXID // 
  4555  
  4556   Do you wan t to enter /update Su bscriber S econdary I Ds? No// y   YES
  4557  
  4558   SUBSCRIBER 'S SEC QUA LIFIER(1): ??
  4559        Enter  a Qualifi er to iden tify the t ype of ID  number.
  4560        Choos e from: 
  4561          23        Clie nt Number
  4562          IG        Insu rance Poli cy Number
  4563          SY        Soci al Securit y Number
  4564   SUBSCRIBER 'S SEC QUA LIFIER(1):  IG  Insur ance Polic y Number
  4565   SUBSCRIBER 'S SEC ID( 1): XXXXID
  4566   SUBSCRIBER 'S SEC QUA LIFIER(2):  
  4567  
  4568   PATIENT PR IMARY ID:  IDXXXXX// 
  4569  
  4570   Do you wan t to enter /update Pa tient Seco ndary IDs?  No// y  Y ES
  4571  
  4572   PATIENT'S  SEC QUALIF IER(1): IG   Insuranc e Policy N umber
  4573   PATIENT'S  SECONDARY  ID(1): ID2 XXXX
  4574   PATIENT'S  SEC QUALIF IER(2):
  4575  
  4576   Step
  4577   Procedure
  4578   1
  4579   Access Sub scriber Up date again .
  4580   2
  4581   At the Do  you want t o enter/up date Subsc riber Seco ndary IDs?  No//: pro mpt, enter  Yes.
  4582   3
  4583   At the Sub scriber’s  Sec Qualif ier (1): p rompt, ent er IG for  this examp le.
  4584  
  4585   23 Client  Number is  used for c laims to t he Indian  Health Ser vice/Contr act Health  Services  (HIS/CHS).
  4586  
  4587   VistA will  not allow  users to  enter SY f or SNN if  the payer  is Medicar e.  Medica re will no t accept t he SSN as  a subscrib er’s secon dary ID.
  4588   4
  4589   At the Sub scriber’s  Sec ID (1) : prompt,  enter XXXX ID2 for th is example .
  4590   5
  4591   At the Sub scriber’s  Sec Qualif ier (2): p rompt, pre ss the <En ter> key i f you do n ot want to  add anoth er ID.
  4592   6
  4593   At the Pat ient Prima ry ID (1):  prompt, p ress the < Enter> key  to accept  the defau lt.
  4594   7
  4595   At the Do  you want t o enter/up date Patie nt Seconda ry IDs? No //: prompt , enter Ye s.
  4596   8
  4597   At the Pat ient’s Sec  Qualifier  (1): prom pt, enter  IG for thi s example.
  4598   9
  4599   At the Pat ient’s Sec  ID (1): p rompt, ent er ID2XXXX  for this  example.
  4600   10
  4601   At the Pat ient’s Sec  Qualifier  (2): prom pt, press  the <Enter > key if y ou do not  want to ad d another  ID.
  4602  
  4603   Entering E lectronic  Claims
  4604   This secti on briefly  identifie s the scre ens used i n the bill ing proces s that con tain field s critical  to EDI bi lling. It  is importa nt that al l the data  transmitt ed in an e lectronic  claim be a ccurate an d appropri ate. This  section is  just mean t to highl ight some  specific f ields that  pertain t o electron ic process ing.
  4605   Summary of  Enter/Edi t Billing  Informatio n to Suppo rt ASC X12 N/5010
  4606   There have  been nume rous chang es with Pa tch IB*2*4 47 to the  Enter/Edit  Billing I nformation  option to  support c hanges in  the Health  Care Clai m (837) Te chnical Re ports (ASC  X12N/ 501 0) for bot h Institut ional and  Profession al claims.
  4607  
  4608   Patch IB*2 *592 intro duces the  additional  claim typ e of Denta l. The Den tal claims  are also  transmitte d in the A SC X12N/50 10 Health  Care Claim  (837) tra nsaction.
  4609  
  4610   Screen
  4611   Section
  4612   Change
  4613   5
  4614   3
  4615   Addition o f Priority  (Type) of  Admission
  4616   5
  4617   3
  4618   Addition o f Default  Priority ( Type) of A dmission
  4619   8
  4620  
  4621   Screen 9 c ontains al l informat ion previo usly found  on Screen  8 section  3 
  4622   9
  4623  
  4624   Added Ambu lance Tran sport Info rmation (C laim Level )
  4625   9
  4626  
  4627   Added Ambu lance Cert ification  Data (Clai m Level)
  4628   11
  4629  
  4630   Local scre en 9 infor mation was  moved to  screen 11
  4631  
  4632  
  4633   Note: Afte r Patch IB *2*432 is  installed,  users wil l no longe r receive  Warnings w hen there  is more th an one div ision or n on-matchin g provider s on a cla im. It wil l be possi ble to hav e multi-di visional c laims with  line-leve l and clai m-level pr oviders, o f the same  type, who  do not ma tch.
  4634  
  4635   Note: Afte r Patch IB *2*432 is  installed,  users wil l no longe r receive  an Error w hen a huma n provider  does not  have an SS N or EIN d efined.
  4636   Changes Ma de by Spec ific Patch es 
  4637   Patch IB*2 *447 
  4638   The follow ing change s are in P atch IB*2* 447 not co vered else where in t his docume nt.
  4639   Enter/Edit  Billing I nformation
  4640   The proced ure in the  first lin e-level po sition (fi rst entere d or set t o 1 by use r) on a cl aim, will  no longer  be designa ted a clai m level Pr incipal pr ocedure (Q ualifier B R) on an o utpatient,  instituti onal claim .
  4641   The additi onal proce dures in t he line it ems of an  outpatient , institut ional will  no longer  be design ated a cla im level O ther proce dures (Qua lifier BQ) .
  4642   IB will ca lculate th e amount d ue from th e MediGap  secondary  payer base d upon the  beginning  Date of S ervice on  a claim an d the effe ctive date  of the Me diGap Plan s.
  4643    MEDIGAP C alculation
  4644   This optio n is curre ntly not a vailable a nd can be  turned on  at a futur e time.
  4645   The amount  due from  the Medica re seconda ry Medigap  payer wil l be based  upon the  Type of Pl an of the  Insurance  Plan
  4646   MEDIGAP A  (COINS, NO  DED, NO B  EXC)    
  4647   MEDIGAP B  (COINS, A  DED, NO B  DED, NO B  EXC)   
  4648   MEDIGAP C  (COINS, A/ B DED,NO B  EXC)  
  4649   MEDIGAP D  (COINS, A  DED, NO B  DED, NO B  EXC) 
  4650   MEDIGAP F  (COINS, DE D, NO B EX C)
  4651   MEDIGAP G  (COINS, A  DED, NO B  DED, NO B  EXC,)
  4652   MEDIGAP K  (A COINS,  50% B COIN S, 50% A D ED, NO B D ED, NO B E XC)
  4653   MEDIGAP L  (A COINS,  75% B COIN S, 75% A D ED, NO B D ED, NO B E XC)
  4654   MEDIGAP M  (COINS, 50 % A DED, N O B DED, N O B EXC)
  4655   MEDIGAP N  (COINS, A  DED, NO B  DED, NO B  EXC)   
  4656   The amount  due from  the Medica re Seconda ry payer w ill be bas ed upon th e Type of  Plan defin ed for the  Insurance  Plan: 
  4657   Medicare S econdary ( COINS, DED , No B EXC )
  4658   Medicare S econdary ( COINS, DED , B EXC)
  4659   The amount  due from  the Medica re Seconda ry Supplem ental paye r will be  based upon  the Type  of Plan de fined for  the Insura nce Plan.  Medicare ( Supplement al) (COINS , DED, No  B EXC)
  4660   The amount  due from  the Medica re Seconda ry Employe r Group He alth Plan  (EGHP) pay er will be  based upo n the Type  of Plan d efined for  the Insur ance Plan:
  4661   CARVE-OUT  (COINS, DE D, B EXC)
  4662   COMPREHENS IVE (COINS , DED, B E XC)
  4663   MEDICAL EX PENSE (OPT /PROF) (CO INS, DED,  B EXC)
  4664   MENTAL HEA LTH (COINS , DED, B E XC)
  4665   POINT OF S ERVICE (CO INS, DED,  B EXC)
  4666   PREFERRED  PROVIDER O RGANIZATIO N (PPO) (C OINS, DED,  B EXC)
  4667   RETIREE (C OINS, DED,  B EXC)
  4668   SURGICAL E XPENSE INS URANCE (CO INS, DED,  B EXC)
  4669   The moneta ry value e ntered by  users in S ection 5 o f Screen 7 , Rev. Cod e, for out patient an d inpatien t Professi onal claim s will be  retained u nless user s:
  4670   Remove the  procedure  that gene rated the  Revenue Co de and mon etary valu e;
  4671   Execute th e Rate Sch edule reca lculation  of charges  function;
  4672   Change the  division  associated  with the  procedure;
  4673   Change the  Charge Ty pe;
  4674   Change the  division  associated  with the  claim.
  4675   It will be  possible  to transmi t Revenue/ Procedure  codes whic h generate  zero char ge amounts  in an 837  Health Ca re Claim T ransmissio ns (PRF, P iece 5 and  INS, Piec e 9).
  4676   Users will  be able t o enter an d transmit  a Priorit y (Type) o f Visit (A dmission T ype Code)  code field  in an out patient, i nstitution al 837 Hea lth Care C laim Trans mission (C L1, Piece  23).  Ther e will no  longer be  a hard-cod ed value,  9, transmi tted or pr inted.
  4677   Users will  be able t o enter an d transmit  the follo wing Ambul ance Trans port Data  in a profe ssional 83 7 Health C are Claim  Transmissi on:
  4678   Patient’s  Weight Qua lifier = L B
  4679   Patient’s  Weight 
  4680   Transport  Reason Cod e
  4681   Transport  Distance Q ualifier =  DH
  4682   Transport  Distance
  4683   Round Trip  Purpose D escription  (Free Tex t)
  4684   Stretcher  Purpose De scription  (Free Text )
  4685   Users will  be able t o enter an d transmit  the follo wing Ambul ance Certi fication D ata in a p rofessiona l 837 Heal th Care Cl aim Transm ission:
  4686   Code Categ ory – 07
  4687   Certificat ion Condit ion Indica tor – YES
  4688   Condition  Codes (1-5  codes)
  4689   Patch IB*2 *488: 
  4690   Patch IB*2 *488 inclu des the fo llowing ch anges not  covered el sewhere in  this docu ment.
  4691   Enter/Edit  Billing I nformation
  4692   The system  no longer  provides  the abilit y for user s to force  instituti onal or pr ofessional  claims to  be printe d at the H ealth Care  Clearing  House (HCC H)
  4693   MRA Manage ment Workl ist (MRW)
  4694   Patch IB*2 *488 modif ied the wa y message  storage er rors (crea ted when a n EEOB or  MRA is rec eived and  all the li ne items c annot be m atched cor rectly) ar e displaye d in TPJI.   Internal  code will  no longer  be displa yed to the  users.  I n addition  to the ch anges in T PJI, simil ar changes  exist in  MRW for Me dicare cla ims.
  4695  
  4696   The Follow ing types  of errors  will be di splayed:
  4697   Procedure  Code misma tch
  4698   Procedure  Modifier m ismatch
  4699   Revenue Co de mismatc h
  4700   Charge Amo unt mismat ch
  4701   Number of  Units mism atch
  4702  
  4703   The type o f mismatch  error and  the value s that wer e in the o utbound 83 7 transact ion will b e displaye d along wi th the val ues that w ere receiv ed in the  inbound 83 5 transact ion.
  4704  
  4705   View an EO B                     Apr 14, 20 14@18:25:5 5           Page:     4 of    6 
  4706                                 BI LL #:442-K 101EVT
  4707    CURRENT I NSURANCE C OMPANY (PR IMARY): ME DICARE (WN R)
  4708   +                                                                                      
  4709   VistA coul d not matc h all of t he Line Le vel data r eceived in  the EEOB            
  4710   (835 Recor d 40) to t he claim i n VistA.                                              
  4711                                                                                          
  4712   Mismatched  Procedure  Code:                                                           
  4713                                                                                          
  4714   Payer repo rted the f ollowing w as billed  via the Cl aim (837):                      
  4715       Proc:7 1010  Mods :59  Rev C d:324  Chg :227.40  U nits:1                          
  4716   Payer repo rted adjud ication vi a the EOB  (835) as f ollows:                         
  4717       Proc:7 1015  Mods :59  Rev C d:324  Chg :227.40  U nits:1                              
  4718       Amt:10 0.00                                                                        
  4719                                                                                          
  4720   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------            
  4721   Service li ne adjustm ent (EEOB  Record 41)  has no ma tching ser vice line            
  4722   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  4723       Genera l Info                Claim Leve l Adj            Revi ew Info
  4724       Payer  Info                  Medicare I nfo              Exit
  4725       Claim  Level Pay             Line Level  Adj
  4726   Select Act ion: Next  Screen//                                                                                                           
  4727  
  4728   Users can  now identi fy those M edicare cl aims with  associated  MSEs as a n exclamat ion point  will appea r to the l eft of the  claim num ber.
  4729  
  4730   MRA Manage ment WorkL ist        Nov 25, 20 13@14:06:5 8           Page:     1 of   35 
  4731  
  4732       Bill #            Svc Date P atient Nam e       SS N   Pt Res p   Bill A mt  Type  
  4733   BILLER: IB ,CLERK F                                                             
  4734   1   !442-K XXXXXX*    06/02/10 I B,PATIENT  234    XXX X      0.0 0    1710. 76  O/I   
  4735         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), NAT'L A SSOC OF LE TTER CARRI ERS                  
  4736       MRA St atus:  DEN IED, Jul 1 2, 2010                                               
  4737   2   442-KX XXXXX      06/02/10 I B,PATIENT  33     XXX X      0.0 0     380. 22  O/P   
  4738         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), NAT'L A SSOC OF LE TTER CARRI ERS                  
  4739       MRA St atus:  DEN IED, Jul 0 7, 2010                                               
  4740   3   442-KX XXXXX      05/14/10 I B,PATIENT  12     XXX X      0.0 0     132. 20  O/P   
  4741         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), UNITEDH EALTHCARE                                  
  4742       MRA St atus:  DEN IED, Aug 1 6, 2010                                               
  4743   4   442-KX XXXXX      06/11/10 I B,PATIENT  12     XXX X      0.0 0     132. 20  O/P   
  4744         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), UNITEDH EALTHCARE                                  
  4745       MRA St atus:  DEN IED, Aug 1 6, 2010                                               
  4746   5   442-KX XXXXX      06/14/10 I B,PATIENT  103    XXX X      0.0 0      81. 22  I/P   
  4747   +        ! =835 Data  Mismatch       Enter  ?? for mor e actions                                                  
  4748   PC  Proces s COB            VC   View Comme nts          PM  Prin t MRA
  4749   VE  View a n EOB            CB   Cancel Bil l            TP  Thir d Party Jo int Inq.
  4750   SU  Summar y MRA Info       CR   Correct Bi ll           Q   Exit
  4751   EC  Enter  Comments         CC   Cancel/Clo ne A Bill
  4752   RS  Review  Status          VB   View Bill
  4753   Select Act ion: Next  Screen//
  4754  
  4755   If users a ttempt to  access any  of the fo llowing Ac tions, the  system wi ll display  a warning  message.
  4756   PC - Proce ss COB
  4757   VE - View  an EOB
  4758   SU – Summa ry MRA Inf o
  4759   PM - Print  MRA
  4760  
  4761   Warning :  The MRA fo r this cla im caused  a Data Mis match/Mess age Storag e Error.   If you con tinue, the  secondary  claim may  not conta in the cor rect data.
  4762   Do you wis h to conti nue?:  No/ /  
  4763  
  4764   Enhanced C MS-1500 Pr inted Clai m Form
  4765   The CMS-15 00 Printed  Claim For m has been  updated t o comply w ith the ne w National  Uniform C laim Commi ttee (NUCC ) standard s.
  4766   Patch IB*2 *516
  4767   Patch IB*2 *516 inclu des the fo llowing ch anges not  covered el sewhere in  this docu ment.
  4768   TRICARE/TR ICARE REIM B. Pay-to  Providers
  4769   If the Rat e Type of  a claim is  either TR ICARE or T RICARE REI MB., the n ew Non-MCC F Pay-to P rovider wi ll be prin ted or tra nsmitted i n the same  manner as  the regul ar Pay-to  Provider i nformation  is for ot her Rate T ypes.
  4770   The Non-MC CF Pay-to  Provider’s  address w ill print  on the CMS  – 1500 fo rm in Box  32
  4771   The Non-MC CF Pay-to  Provider’s  data will  print on  the UB04 i n FL2 only  when the  informatio n is not e xactly the  same as t he Billing  Provider  informatio n
  4772   The Non-MC CF Pay-to  Provider d ata will b e transmit ted in the  837 claim  transacti on in Reco rd PRV1/Lo op 2010A/B
  4773   NDC Number s for non- RX Claims
  4774   If an NDC  number and  the units  administe red to the  patient a re entered  on either  a profess ional or i nstitution al claim,  the inform ation will  print in  the follow ing locati ons if the  claim is  printed lo cally:
  4775   CMS – 1500  – Box 24:  Shaded ar ea – Forma t: N4NDC#< space>Unit  Qualifier #of Units  – if trans mitted, th e NDC numb er is tran smitted in  Record PR F/Loop 241 0
  4776   UB04 – FL4 3 - Format : N4NDC#<s pace>Unit  Qualifier# of Units –  if transm itted the  NDC number  is transm itted in R ecord INS/ Loop 2410
  4777  
  4778  
  4779   Note: The  ability to  select a  Unit Quali fier was a dded in pa tch IB*2*5 77.
  4780  
  4781   Patch IB*2 *547
  4782   Patch IB*2 *547 inclu des the fo llowing ch anges not  covered el sewhere in  this docu ment:
  4783   Service Li nes with N o Print Or der
  4784   Identical  CPT/HCPCS  procedures  that have  the exact  same data  elements  and no pri nt order w ill be ass igned to t he same Re venue code  with a co mbined num ber of uni ts and mon etary valu e.
  4785   Last Names  Only
  4786   Claims can  now be su bmitted fo r both pat ients and/ or subscri bers who h ave only o ne name (l ast name).  A patient  and/or su bscriber w ith only a  last name  will no l onger trig ger a fata l error wh en trying  to authori ze a claim .
  4787   Blank Pres ent on Adm ission
  4788   Inpatient  institutio nal claims  no longer  require a  Present o n Admissio n (POA) va lue for al l diagnosi s codes. I f a POA in dicator is  needed, t he allowab le values  are now th e followin g:
  4789   Y – Yes
  4790   N – No
  4791   U – No Inf ormation i n the Reco rd
  4792   W – Clinic ally Undet ermined
  4793   Printed CM S 1500 For ms
  4794   Printed se condary/te rtiary cla ims on CMS  1500 form s will dis play the d ollar amou nt of prev ious prima ry and sec ondary pay er payment s in Box 2 9 - Amount  Paid.
  4795   Printed UB 04 Forms
  4796   The admiss ion date a nd time wi ll print o n the UB04  form in F L 12 and 1 3 on claim s for inpa tient admi ssions onl y.
  4797   Insurance  Company En try/Edit/V iew Insura nce Compan y
  4798   Though IB  will conti nue to use  only comp lete addre sses in 83 7 transact ions, the  address fi elds in th e insuranc e company  editor wil l display  whatever a ddress dat a is store d in VistA  for the f ollowing f ields even  when the  address da ta is inco mplete: 
  4799   Main Maili ng Address
  4800   Inpt Claim s Office
  4801   Opt Claims  Office
  4802   Prescr Cla ims Office
  4803   Appeals Of fice
  4804   Inquiry Of fice
  4805  
  4806  
  4807   Note: View  Insurance  Company,  which is j ust a view  only opti on of what  is in the  Insurance  Company E ntry/Edit  option, wi ll display  the same  address in formation.
  4808   EDI Menu f or Electro nic Bills… . Print EO B
  4809   Print EOB  will displ ay the com plete and  current te xtual desc ription as sociated w ith the Cl aims Adjus tment Reas on Codes/R emittance  Advice Rem ark Codes  (CARC/RARC ) received  in an ele ctronic EO B.
  4810   Copy and C ancel (CLO N)
  4811   The existi ng CLON op tion logic  for the i nclusion o f Coordina tion of Be nefits (CO B) data wa s enhanced  to incorp orate the  following  rules:
  4812   Copy prima ry claim w ith EOB to  a new pri mary claim  – Do not  copy COB d ata
  4813   Copy secon dary claim  to new se condary cl aim – Copy  primary C OB data
  4814   Copy terti ary claim  to new ter tiary clai m – Copy p rimary and  secondary  COB data
  4815   ASC X12N 5 010 Health  Care Clai m (837) Tr ansactions
  4816   The follow ing change s were mad e to 837 t ransaction s:
  4817   An inpatie nt  instit utional 83 7 transact ion no lon ger requir es a POA f or each di agnosis
  4818   An inpatie nt admissi on date ca n no longe r be trans mitted on  outpatient  claims
  4819   All Rate T ypes for w hich the r esponsible  party is  equal to i nsurer can  now be tr ansmitted  electronic ally when  appropriat e
  4820   Institutio nal 837 tr ansactions  can now t ransmit up  to twenty -five proc edure code s
  4821   Institutio nal 837 tr ansactions  can now t ransmit up  to 12 Ext ernal Caus e of Injur y codes
  4822   Patch IB.2 .576
  4823   Patch IB*2 *576 inclu des the fo llowing ch anges not  covered el sewhere in  this docu ment:
  4824   Enhanced C MS-1500 Pr inted Clai m Form
  4825   The CMS-15 00 Printed  Claim For m has been  updated t o comply w ith the Na tional Uni form Claim  Committee  (NUCC) st andards:
  4826   The Event  Date will  no longer  be used as  a default  value for  Box 14.   If there i s no Occur rence Code  10 – Last  Menstrual  Period Da te or Occu rrence Cod e 11 – Ons et of Illn ess Date o n the clai m, no date  or date q ualifier w ill print  in Box 14
  4827   The Timefr ame of Bil l value of  either 7  – REPLACEM ENT CLAIM  or 8 - VOI D/CANCEL P RIOR CLAIM  will prin t in Box 2 2 (left-ha nd side) a nd the Int ernal Cont rol Number  (ICN) fro m the paye r will pri nt in Box  22 (right- hand side)  for repla cement cla ims 7 or 8 .
  4828   MRA Manage ment Workl ist (MRW)
  4829   The legend  on the MR W screen h as been en hanced to  include th e explanan tion for a n asterisk s displayi ng next to  a claim n umber.
  4830  
  4831   MRA Manage ment WorkL ist        Nov 25, 20 13@14:06:5 8           Page:     1 of   35 
  4832  
  4833       Bill #            Svc Date P atient Nam e       SS N   Pt Res p   Bill A mt  Type  
  4834   BILLER: IB ,CLERK F                                                             
  4835   1   !442-K XXXXXX*    06/02/10 I B,PATIENT  234    XXX X      0.0 0    1710. 76  O/I   
  4836         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), NAT'L A SSOC OF LE TTER CARRI ERS                  
  4837       MRA St atus:  DEN IED, Jul 1 2, 2010                                               
  4838   2   442-KX XXXXX      06/02/10 I B,PATIENT  33     XXX X      0.0 0     380. 22  O/P   
  4839         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), NAT'L A SSOC OF LE TTER CARRI ERS                  
  4840       MRA St atus:  DEN IED, Jul 0 7, 2010                                               
  4841   3   442-KX XXXXX      05/14/10 I B,PATIENT  12     XXX X      0.0 0     132. 20  O/P   
  4842         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), UNITEDH EALTHCARE                                  
  4843       MRA St atus:  DEN IED, Aug 1 6, 2010                                               
  4844   4   442-KX XXXXX      06/11/10 I B,PATIENT  12     XXX X      0.0 0     132. 20  O/P   
  4845         Insu rers:  MED ICARE (WNR ), UNITEDH EALTHCARE                                  
  4846       MRA St atus:  DEN IED, Aug 1 6, 2010                                               
  4847   5   442-KX XXXXX      06/14/10 I B,PATIENT  103    XXX X      0.0 0      81. 22  I/P   
  4848   +        ! =835 Data  Mismatch       *=Revi ew in Proc ess                                                 
  4849   PC  Proces s COB            VC   View Comme nts          PM  Prin t MRA
  4850   VE  View a n EOB            CB   Cancel Bil l            TP  Thir d Party Jo int Inq.
  4851   SU  Summar y MRA Info       CR   Correct Bi ll           Q   Exit
  4852   EC  Enter  Comments         CC   Cancel/Clo ne A Bill
  4853   RS  Review  Status          VB   View Bill
  4854   Select Act ion: Next  Screen//
  4855   Insurance  Company En try/Edit
  4856   The Insura nce Compan y Editor h as been mo dified to  prevent th e creation  of new 5  character  ZIP codes  or 9 digit  codes whi ch include  invalid f inal four  digits (00 00 or 9999 ). This ch ange will  affect the  following  addresses :
  4857   Main Maili ng Address
  4858   Inpatient  Claims Off ice Addres s
  4859   Appeals Of fice Addre ss
  4860   Inquiry Of fice Addre ss
  4861   Outpatient  Claims Of fice Addre ss
  4862   Prescripti on Claims  Office Add ress
  4863  
  4864   This chang e will not  affect ex isting ZIP  code valu es or usag e unless s omeone att empts to u pdate the  current va lue.
  4865  
  4866   All new ZI P codes sh ould be 9  valid digi ts. If use rs do not  enter the  correctly  formatted  data, they  will not  be able to  proceed.  The follow ing will b e displaye d:
  4867  
  4868   Answer mus t be nine  (999999999 ) or ten c haracters  (99999-999 9) in leng th. The la st 4 canno t be '0000 ' or '9999 '.
  4869   Patch IB*2 *577
  4870   Patch IB*2 *577 inclu des the fo llowing ch anges not  covered el sewhere in  this docu ment:
  4871   CLON
  4872   In additio n to the c hanges mad e to CLON  in patch I B*2*547, C LON has be en enhance d to recal culate the  monetary  amount bei ng billed  to the des tination p ayer when  a claim is  Canceled  and Copied   and the  payer sequ ence is ch anged. 
  4873  
  4874   Example: A  secondary  claim is  Clon’d to  make a new  claim and  then the  payer sequ ence is ch anged to P rimary, to  be resubm itted as a n adjustme nt claim.  Because th e claim is  going to  the primar y payer, t he amount  billed wil l be equal  to the or iginal amo unt billed  to the pr imary paye r.
  4875   Handling E rror Messa ges and Wa rnings
  4876  
  4877   Note: Warn ings will  not preven t users fr om authori zing a cla im, Errors  will.  If  one or mo re errors  exist, the  user will  be prompt ed to corr ect them.   If a user  answers Y es, the sy stem will  display th e billing  screens to  allow the  user to m ake change s.
  4878  
  4879   IB Edit Ch ecks are d one before  claim aut horization .  
  4880  
  4881       
  4882   ... Execut ing nation al IB edit s
  4883    
  4884   ERROR/WARN ING OUTPUT  DEVICE: H OME//   TE LNET TERMI NAL
  4885    
  4886        **War nings**:
  4887        Prov  secondary  id type fo r the PRIM ARY RENDER ING is inv alid/won't  transmit
  4888        BLUE  CROSS CA ( WY) requir es Amb Car e Certific ation
  4889    
  4890        **Err ors**:
  4891        A CPT  procedure  is missin g an assoc iated diag nosis.
  4892        Place  of Servic e not ente red for at  least one  procedure .
  4893        Type  of Service  not enter ed for at  least one  procedure.
  4894        Claim s with mul tiple paye rs require  all Payer  IDs.
  4895        A cla im cannot  have a Pri mary Payer  ID value  of HPRNT/S PRNT.
  4896    
  4897   Do you wis h to edit  the incons istencies  now? NO//  y  YES
  4898    
  4899   Patch IB*2 *488
  4900   Patch IB*2 .0*488 add ed several  new error  messages  to Enter/E dit Billin g Informat ion:
  4901   Error - wh en a profe ssional cl aim contai ns no proc edures cod es
  4902   Error - wh en an outp atient, in stitutiona l claim co ntains no  procedures  codes
  4903   Error - wh en a Prima ry Payer I D is a PRN T/prnt val ue
  4904   Patch IB*2 *516
  4905   Patch IB*2 *516  made  several c hanges to  existing e rror and w arnings me ssages:
  4906   Error - wh en a claim  contains  a procedur e code out side the 1 00-999 ran ge – Remov ed
  4907   Error - wh en a human  provider  has no NPI  - Added
  4908   Error - wh en a non-V A facility  has no NP I – Added
  4909   Warning -  when a non -VA Facili ty has no  Taxonomy c ode – Remo ved
  4910  
  4911  
  4912   Note: The  system wil l try to a utomatical ly remove  non-billab le provide rs from a  claim as t he auto bi ller creat es a claim .  The new  error is  for those  cases wher e the prov ider has n ot been re moved.
  4913   Patch IB*2 *547
  4914   Patch IB*2 *547 made  several ch anges to t he existin g logic fo r these er ror messag es. The fo llowing er ror messag es will no  longer be  triggered  if the pa tient or s ubscriber  only has a  last name  defined i n VistA:
  4915   Error - Pa tient's fi rst and la st name mu st begin w ith an alp ha charact er
  4916   Error - Pr imary insu rance subs criber's n ame is mis sing or in valid
  4917   Error - Se condary in surance su bscriber's  name is m issing or  invalid
  4918   Error - Te rtiary ins urance sub scriber's  name is mi ssing or i nvalid
  4919   Patch IB*2 *576
  4920   Patch IB*2 *576 made  changes to  the exist ing logic  for this e rror messa ge. The fo llowing er ror messag e will onl y display  when there  are both  Occurrence  Codes 10  – Last Men strual Per iod and 11  – Onset o f Illness  on a claim :
  4921   Error - Oc c. Codes O nset of Il lness (11)  and LMP ( 10) not al lowed on s ame bill.
  4922   Patch IB*2 *592
  4923   Error - Re ndering Pr ovider or  Assistant  Surgeon re quired on  Dental Cla ims
  4924   Error - As sistant Su rgeon's NP I is requi red
  4925   Error - As sistant Su rgeon taxo nomy missi ng
  4926   Error - Cl aim Level  Assistant  Surgeon di ffers from  all Line  Level Assi stant Surg eons
  4927   Error - Me dicare (WN R) does no t accept D ental clai ms
  4928   Error - In surance Co mpany does  not have  Dental Cov erage
  4929   Error - Cl aim Level  Rendering  and Asst S urgeon NOT  allowed o n same Den tal Claim
  4930   Patch IB*2 *608
  4931   Error - CM N form-spe cific data  missing f or the For m Type cho sen
  4932   Error - Pr ocedure A  Calories"  missing
  4933   Error - Da te of last  "ABG PO2"  and/or "O 2 Saturati on" Test(s ) missing
  4934   Error - Pr ocedure B  Calories"  missing
  4935   Error - Da te of Late st 4 LPM T est(s) mis sing
  4936   Error - Th e followin g CMN fiel d(s) missi ng or in e rror for a t least 1  procedure:
  4937  
  4938   Claim vers us Line Le vel Data
  4939   With the i ntroductio n of addit ional Line  Level dat a (includi ng Line Le vel provid ers) in Pa tch IB*2*4 47, it is  important  to underst and the co ncept of C laim Level  data appl ying to al l the line  items on  a claim. C laim Level  data appl ies to all  the line  items on a  claim, wh ile Line L evel data  should be  used to pr ovide exce ptions to  the Claim  Level data .
  4940  
  4941   Example: I f all the  procedures  on a clai m were per formed by  the same R endering p rovider, t he claim s hould only  have a Cl aim Level  Rendering  provider.  If all but  one proce dure is do ne by the  same Rende ring provi der and on e procedur e is done  by a secon d Renderin g provider , the clai m should h ave a Clai m Level Re ndering pr ovider and  one diffe rent Line  Level Rend ering prov ider. Line  Level pro viders wil l be trans mitted in  837 Health  Care Clai m transmis sions.
  4942  
  4943   In additio n, Institu tional cla ims can ha ve both li ne-level a nd/or clai m-level Re ndering, R eferring,  and Other  Operating  Providers.  The Atten ding Provi der is sti ll the onl y provider  required  on an inst itutional  claim and  there is n o longer a  generic O ther Provi der.
  4944  
  4945   Profession al claims  continue t o allow Re ndering, R eferring,  and Superv ising Prov iders on a  claim. Th e Renderin g Provider  is still  the only p rovider re quired on  a professi onal claim .
  4946  
  4947  
  4948   Note: Afte r Patch IB *2*592 is  installed,  users wil l be able  to add a n ew type of  provider,  Assistant  Surgeon,  to a new f orm type J 430D (Dent al).
  4949  
  4950   Note: Afte r Patch IB *2*608 is  installed,  users wil l be able  to submit  a professi onal claim  without a  Rendering  provider.  Users wil l receive  a non-fata l warning  message wh en a profe ssional cl aim does n ot contain  a Renderi ng provide r.
  4951   Screen 3 –  Payer Inf ormation 
  4952   EDI Fields
  4953  
  4954   Section 1  – Transmit
  4955   When a pay er has bee n set up t o transmit  claims el ectronical ly, this f ield will  say “Yes”.  If the fi eld says “ No” the cl aim will b e printed  locally.
  4956   Section 2  – Primary,  Secondary  and Terti ary Payer
  4957   These fiel ds display  the Billi ng Provide r Secondar y IDs for  the payers  on the bi ll. These  IDs are de fined in t he Insuran ce Company  Editor. N ote: If us ers set th e ID Param eter: Send  Attending /Rendering  ID as Bil ling Provi der Sec. I D? to Yes  for a paye r on the c laim, the  Attending/ Rendering  ID will be  sent.
  4958   Section 3  – Mailing  Address
  4959   This field  should co ntain a va lid mailin g address  for the cu rrent paye r. In orde r to avoid  EDI error s, there s hould be n o periods  or dashes  such as P. O. Box, Wi nston-Sale m, St. Pau l, etc. Ex ception: M edicare do es not hav e a valid  address.
  4960   Section 3  – Electron ic ID
  4961   This field  contains  the Inst P ayer Prima ry ID or P rof Payer  Primary ID  defined i n the Insu rance Comp any Editor .  Payer P rimary IDs  are provi ded by the  clearingh ouse and c an be foun d at www.e mdeon.com.
  4962  
  4963   IB,PATIENT  1   XX-XX -XXXX   BI LL#: K501X XX - Outpa t/1500         SCREEN  <3>
  4964   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  4965                                       PAYER I NFORMATION
  4966   [1] Rate T ype  : REI MBURSABLE  INS.            Form  Type: CMS- 1500
  4967       Respon sible: INS URER                       Payer  Sequence:  Primary
  4968       Bill P ayer : CIG NA                         Trans mit: Yes
  4969  
  4970       Ins 1:  CIGNA                                       Policy #:  126781678
  4971       Grp #:  GRP NUM 2 277        Whose: VET ERAN        Rel to In sd: PATIEN T
  4972       Grp Nm : TEST GRO UP         Insd Sex:  MALE        Insured:  IB,PATIENT  IN
  4973  
  4974       Ins 2:  BLUE CROS S CA (W                           Policy #:  R76543210
  4975       Grp #:  UNSPECIFI ED         Whose: SPO USE         Rel to In sd: SPOUSE
  4976       Grp Nm : TEST BCB S          Insd Sex:  FEMALE      Insured:  ib,wife in
  4977  
  4978                     ***   Patient  has Insura nce Buffer  entries   ***
  4979  
  4980   [2] Billin g Provider  Secondary  IDs: 
  4981        Prima ry Payer: 
  4982        Secon dary Payer : XXXXXXX                     Te rtiary Pay er: 
  4983  
  4984   [3] Mailin g Address  :                                      Elec tronic ID:  XXXID
  4985       CIGNA                                        
  4986       PO BOX  9358
  4987       SHERMA N, TX  750 91
  4988   <RET> to C ONTINUE, 1 -3 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  4989  
  4990  
  4991   The 3-line  mailing a ddress dis played her e is used  also used  by the cle aringhouse  to look u p the Elec tronic ID  for the pa yer when a  claim is  sent witho ut a defin ed Electro nic Bill I D.
  4992  
  4993   Note: Patc h IB*2*432  made chan ges so tha t the Fede ral Tax ID  Number wi ll no long er be used  as a defa ult value  when no ot her Billin g Provider  Secondary  ID is def ined for a  payer – S ection 2.
  4994   Using Care  Units for  Billing P rovider Se condary ID s
  4995   Section 2  of Billing  Screen 3  contains f ields for  the Billin g Provider  Secondary  IDs for t he primary , secondar y and tert iary payer s on a cla im. Normal ly the def ault value s for the  site or th e defined  values for  the divis ion on the  claim pop ulate thes e fields.  If any ins urance com pany on th e claim re quires dif ferent Bil ling Provi der Second ary IDs ba sed upon C are Units,  users can  change th e default  values to  the value  defined fo r the Care  Unit wher e the serv ices were  provided.
  4996  
  4997   Step
  4998   Procedure
  4999   1
  5000   At the <RE T> to CONT INUE, 1-3  to EDIT, ' ^N' for sc reen N, or  '^' to QU IT: prompt , enter 2.
  5001   2
  5002   At the Cur rent Bill  Payer Sequ ence: prom pt, press  the <Enter > key to a ccept the  default.
  5003   3
  5004   At the Def ine Primar y Payer ID  by Care U nit?: prom pt, press  the <Enter > key to a ccept the  default.
  5005   4
  5006   At the Pri mary Payer  ID: promp t, press t he <Enter>  key to ac cept the d efault.
  5007   5
  5008   At the Def ine Second ary Payer  ID by Care  Unit?: pr ompt, ente r Yes for  this examp le.
  5009   6
  5010   At the Div ision: pro mpt, press  the <Ente r> key to  accept the  default f or this ex ample.
  5011   7
  5012   At the Car e Unit: pr ompt, ente r Anesthes ia for thi s example.
  5013   8
  5014   At the Sec ondary Pay er ID: pro mpt, press  the <Ente r> key to  accept the  default.
  5015  
  5016   Note: The  Care Units  must be d efined in  Provider I D Maintena nce and th e ID numbe rs must be  defined i n the Insu rance Comp any Editor
  5017  
  5018   IB,PATIENT  1   XX-XX -XXXX   BI LL#: K501X XX - Outpa t/1500         SCREEN  <3>
  5019   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  5020                                      PAYER IN FORMATION
  5021   [1] Rate T ype  : REI MBURSABLE  INS.            Form  Type: CMS- 1500
  5022       Respon sible: INS URER                       Payer  Sequence:  Primary
  5023       Bill P ayer : MRA  NEEDED FR OM MEDICAR E    Trans mit: Yes
  5024  
  5025       Ins 1:  MEDICARE  (WNR)      WILL NOT R EIMBURSE    Policy #:  XXXXXXXXA
  5026       Grp #:  PART A               Whose: VET ERAN        Rel to In sd: PATIEN T
  5027       Grp Nm : PART A              Insd Sex:  MALE        Insured:  IB,PATIENT  1
  5028  
  5029       Ins 2:  BLUE CROS S OF CA                           Policy #:  MES3456
  5030       Grp #:  PLAN 2               Whose: VET ERAN        Rel to In sd: PATIEN T
  5031       Grp Nm : PROTECTI ON PLUS    Insd Sex:  MALE        Insured:  IB,PATIENT  1
  5032  
  5033   [2] Billin g Provider  Secondary  IDs:
  5034       Primar y Payer: 6 70899
  5035       Second ary Payer:  XXXXXX1X                 Tertia ry Payer: 
  5036  
  5037   [3] Mailin g Address  :                                      Elec tronic ID:  XXXXID
  5038       NO MAI LING ADDRE SS HAS BEE N SPECIFIE D!   (Pati ent has Me dicare)
  5039       Send B ill to PAY ER listed  above.
  5040   <RET> to C ONTINUE, 1 -3 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 2
  5041   Current Bi ll Payer S equence: P RIMARY INS URANCE//
  5042   Define Pri mary Payer  ID by Car e Unit? No //
  5043   Primary Pa yer ID: 67 0899// 
  5044   Define Sec ondary Pay er ID by C are Unit?  No//Yes
  5045   Division:  Main Divis ion//
  5046   Care Unit:  ??
  5047          1 A nesthesia
  5048          2 R eference L ab
  5049          3 H ome Health
  5050   Care Unit:  1 Anesthe sia
  5051   Secondary  Payer ID:  XXXXXXX//
  5052   Screen 10  – Physicia n/Provider  and Print  Informati on
  5053   EDI Fields  UB-04/CMS -1500/J430 D
  5054  
  5055   Section 3/ 3 – Provid ers
  5056   When a Phy sician/Pro vider is e ntered her e, the sys tem finds  the approp riate IDs  and Taxono my Codes f or him/her .  The Pri mary IDs a re the pro viders’ NP Is and the ir seconda ry IDs are  those IDs  that user s have def ined as th e provider ’s own or  as those p rovided by  an insura nce compan y.  Claim  Level prov iders may  not be req uired if e ach Line I tem has a  provider a ssociated  with it.
  5057   Section 4  – Other Fa cility, CL IA#, Mammo graphy Cer tification  Number
  5058  
  5059   These are  the sectio ns through  which out side facil ities are  entered.   The primar y and seco ndary Labo ratory or  Facility I Ds and Tax onomy Code s are then  transmitt ed with th e claim.
  5060   The CLIA#  and Mammog raphy Cert ification  Number can  also be s ent with a  professio nal labora tory claim  or mammog raphy clai m.
  5061   Dental doe s not curr ently allo w for bill ing for ca re provide d at a non -VA facili ty
  5062   Section 5/ 7 – Billin g Provider
  5063   These sect ions displ ay the cal culated Bi lling Prov ider and t he Billing  Provider’ s Taxonomy  Code.  On ly the tax onomy code  can be ed ited
  5064   Section 6/ 8 – Force  to Print
  5065   Users can  set this f ield to fo rce a clai m to print  locally. 
  5066   Patch IB*2 *488 remov ed the for mer option  to force  a Professi onal or In stitutiona l claim to  print at  the cleari nghouse.
  5067   Dental doe s not curr ently allo w for the  local prin ting of J4 30D forms.
  5068   Section 7/ 9 – Provid er ID Main t
  5069   This is a  link to th e Provider  ID Mainte nance func tion.
  5070  
  5071   IB,PATIENT 2   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB-04  SCR EEN <10>
  5072   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5073                              BILLI NG - SPECI FIC INFORM ATION
  5074   [1] Bill R emarks
  5075        - FL- 80           : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5076       ICN/DC N(s)         : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5077       Auth/R eferral      : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5078       Admiss ion Source   : UNSPEC IFIED
  5079   [2] Pt Rea son f/Visi t : UNSPEC IFIED
  5080   [3] Provid ers          : 
  5081        - ATT ENDING       : UNSPEC IFIED
  5082   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5083   [5] Billin g Provider   : CHEYEN NE VAMC
  5084       Taxono my Code      : 282N00 000X
  5085   [6] Force  To Print?    : NO FOR CED PRINT
  5086   [7] Provid er ID Main t : (Edit  Provider I D informat ion)
  5087  
  5088  
  5089   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  5090  
  5091   IB,PATIENT  3   XX-XX -XXXX   BI LL#: K600X X - Outpat /1500         SCREEN  <10>
  5092   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  5093                              BILLI NG - SPECI FIC INFORM ATION
  5094   [1] Unable  To Work F rom: UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5095       Unable  To Work T o  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5096   [2] ICN/DC N(s)          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5097       Auth/R eferral       : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5098   [3] Provid ers           : 
  5099        - REN DERING (MD )  : IB,DO CTOR 1      Taxonomy:  UNSPECIFI ED
  5100   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5101       Lab CL IA #          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5102       Mammog raphy Cert  # : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5103   [5] Chirop ractic Dat a  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5104   [6] Form L ocator 19     : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5105   [7] Billin g Provider    : CHEYE NNE VAMC
  5106       Taxono my Code       : 282N0 0000X
  5107   [8] Force  To Print?     : NO FO RCED PRINT
  5108   [9] Provid er ID Main t  : (Edit  Provider  ID informa tion)
  5109  
  5110   <RET> to C ONTINUE, 1 -9 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 8
  5111   FORCE CLAI M TO PRINT : NO FORCE D PRINT//  ??
  5112   If this fi eld is set  to 1, the  claim wil l be print ed locally .  
  5113   If field i s set to 0 , the clai m will be  transmitte
  5114   electronic ally to th e payer.
  5115  
  5116        Choos e from: 
  5117          0         NO F ORCED PRIN T
  5118          1         FORC E LOCAL PR INT
  5119   FORCE CLAI M TO PRINT : NO FORCE D PRINT//
  5120  
  5121  
  5122   Note that  with Patch  IB*2*488,  the forme r option t o force a  claim to p rint at th e clearing house has  been remov ed.
  5123   UB-04 Clai ms
  5124   The follow ing screen s provide  a simplifi ed example  of a UB-0 4 claim:
  5125  
  5126   Step
  5127   Procedure
  5128   1
  5129   When proce ssing a UB -04 claim,  informati on on Scre ens 1 and  2 should b e reviewed  for corre ctness. Pr ess the <E nter> key  to move fr om one scr een to the  next.
  5130   2
  5131   On Screen  3, the pay er informa tion is re viewed for  correctne ss. The pa tient may  have more  than one i nsurance p olicy. If  the correc t informat ion is not  displayed , select a  section ( 1, 2, or 3 ) and edit  the neces sary field s. Press t he <Enter>  key to co ntinue to  Screen 5.
  5132  
  5133   Note: With  Patch IB* 2*516, use rs will ha ve the abi lity to ad d a one-ti me HPID, p er payer,  to a claim  if the HP ID in the  Insurance  Company fi le is not  the correc t one. The  HPID will  not be st ored in th e Insuranc e Company  file.  It  will only  apply to t he claim.
  5134  
  5135   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB-04         SCREEN  <3>
  5136   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5137                                      PAYER IN FORMATION
  5138   [1] Rate T ype  : REI MBURSABLE  INS.            Form  Type: UB-0 4
  5139       Respon sible: INS URER                       Payer  Sequence:  Primary
  5140       Bill P ayer : Blu e Cross Fe p                Tran smit: Yes
  5141  
  5142       Ins 1:  Blue Cros s Fep                             Policy #:  RXXXXXXXX X
  5143       Grp #:  100                  Whose: VET ERAN        Rel to In sd: PATIEN T
  5144       Grp Nm : STANDARD  FAMILY    Insd Sex:  MALE        Insured:  IB,PATIENT 3
  5145  
  5146   [2] Billin g Provider  Secondary  IDs: 
  5147        Prima ry Payer:  00059001
  5148        Secon dary Payer :                             Te rtiary Pay er:
  5149   [3] Mailin g Address  :                                      Elec tronic ID:  12B54
  5150       Blue C ross Fep                              
  5151       P O Bo x 10401
  5152       Birmin gham, AL   352020401
  5153  
  5154   <RET> to C ONTINUE, 1 -3 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  5155  
  5156   Step
  5157   Procedure
  5158   3
  5159   On Screen  5, enter s ections 1- 7 to type  in the dia gnosis inf ormation,  the servic es/procedu res provid ed and the  date of s ervice. In clude the  Admission  Type Code,  Occurrenc e, and Con dition Cod e when req uired. Pre ss the <En ter> key t o move to  Screen 7. 
  5160  
  5161   Note: With  Patch IB* 2*516, use rs will be  able to l ook up Occ urrence Co des, Condi tion Codes , and Valu e Codes by  the exter nal NUBC c ode number s.
  5162  
  5163   Note: Afte r Patch IB *2*477 is  installed  users can  enter a Pr iority (Ty pe) of Vis it to an o utpatient,  instituti onal claim .  The val ue will no  longer be  hard-code d with 9 –  Informati on not ava ilable.  T he default  value wil l be elect ive. This  is a requi red field.
  5164  
  5165   Note: A ne w fatal er ror messag e will pre vent the a uthorizati on of a cl aim when t he Total C harge doll ar amount  does not e qual the s um of the  dollar amo unts for t he line it ems on the  claim. 
  5166  
  5167   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB-04  SCR EEN <5>
  5168   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5169                              EVENT  - OUTPATI ENT INFORM ATION
  5170   [1] Event  Date : XXX  XX, XXXX
  5171   [2] Prin.  Diag.: ABD OM PAIN, L  L QUADR -  789.04
  5172       Other  Diag.: BEN IGN NEOPLA SM LG BOWE L - 211.3
  5173       Other  Diag.: DIV ERTICULOSI S OF COLON  - 562.10
  5174   [3] OP Vis its  : XXX  XX, XXXX 
  5175       Type :
  5176   [4] Cod. M ethod: HCP CS
  5177       CPT Co de   : LES ION REMOVE  COLONOSCO PY 45384                 XXX XX,  XXXX
  5178       CPT Co de   : OFF ICE/OUTPAT IENT VISIT , NEW 9920 1             XXX XX,  XXXX
  5179       CPT Co de   : CHE ST X-RAY 7 1010-ET                             XXX XX,  XXXX
  5180   [5] Rx. Re fills: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5181   [6] Pros.  Items: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5182   [7] Occ. C ode  : ONS ET OF SYMP TOMS/ILLNE SS              XXX X X, XXXX
  5183   [8] Cond.  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5184   [9] Value  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5185  
  5186  
  5187   <RET> to C ONTINUE, 1 -9 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  5188  
  5189   Step
  5190   Procedure
  5191   4
  5192   If all inf ormation h as been en tered corr ectly, Scr een 7 will  be auto-p opulated ( as shown b elow) with  the neces sary infor mation to  send the c laim elect ronically.  Make sure  that the  Disch Stat  field in  Section 1  is populat ed. Press  the <Enter > key to m ove to Scr een 8.
  5193  
  5194   Note: Allo wable doll ar amounts  have been  increased  to 999999 9.99 befor e users wi ll be forc ed to spli t lines.
  5195  
  5196   Note: With  Patch IB* 2*516, new  prompts h ave been a dded to Sc reens 4 an d 5 to all ow users t o enter ND Cs and Uni ts to non- RX procedu res for me dications  administer ed in an o utpatient  setting. W ith Patch  IB*2*577,  users will  gain the  ability to  define th e type of  Units. The y will no  longer def ault to Un its.  The  new choice s are: Int ernational  Unit; Gra m; Milligr am; Millil iter or Un it.
  5197  
  5198   Note: With  Patch IB* 2*516, new  prompts h ave been a dded to Sc reens 4 an d 5to allo w users to  enter 80  character  descriptio ns to CPT/ HCPCS proc edure code s for serv ices Not O therwise C lassified.
  5199  
  5200   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB-04       SCREEN <7 >
  5201   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5202                               BILL ING - GENE RAL INFORM ATION
  5203   [1] Bill T ype   : 13 1               Loc.  of Care: H OSPITAL -  INPT OR OP T (INCLU
  5204       Charge  Type : IN STITUTIONA L      Dis ch Stat: D ISCHARGED  TO HOME OR  SELF CAR
  5205       Form T ype   : UB -04                Ti meframe: A DMIT THRU  DISCHARGE
  5206       Bill C lassif: OU TPATIENT            D ivision: C HEYENNE VA MROC 
  5207   [2] Sensit ive?  : UN SPECIFIED                   Assi gnment: YE S
  5208   [3] Bill F rom   : XX X XX, XXXX                     B ill To: XX X XX, XXXX
  5209   [4] OP Vis its   : XX X XX, XXXX  
  5210   [5] Rev. C ode   : 75 0-GASTR-IN ST SVS      45384       $2,137.4 4  OUTPATI ENT VISIT
  5211       Rev. C ode   : 32 4-DX X-RAY /CHEST      71010         $225.5 3  OUTPATI ENT VISIT
  5212       Rev. C ode   : 51 0-CLINIC               99201         $108.9 2  OUTPATI ENT VISIT
  5213       OFFSET       :        $0.00    [NO OFFS ET RECORDE D]
  5214       BILL T OTAL  :    $2,471.89 
  5215   [6] Rate S ched  : (r e-calculat e charges)
  5216   [7] Prior  Claims: UN SPECIFIED
  5217  
  5218   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  5219  
  5220   Step
  5221   Procedure
  5222  
  5223   Note: Afte r Patch IB *2*432, it  will no l onger be p ossible to  authorize  a Sensiti ve claim u nless user s indicate d that a R elease of  Informatio n has been  completed .
  5224   5
  5225   On Screens  8 and 9,  enter any  necessary  Claim leve l data to  the claim.  
  5226  
  5227   Note: IB*2 *447 moved  Screen 8,  Section 3  Ambulance  Informati on to a ne w Screen 9 .
  5228  
  5229   IB,PATIENT  MRA   XX- XX-XXXX    BILL#: K20 0XXX - Inp at/UB04          SCRE EN <8>
  5230   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======
  5231                                BIL LING - CLA IM INFORMA TION
  5232   [1] COB No n-Covered  Charge Amt
  5233   [2] Proper ty Casualt y Informat ion
  5234       Claim  Number:                           Contact N ame:  
  5235       Date o f 1st Cont act:                   Contact P hone:    
  5236   [3] Surgic al Codes f or Anesthe sia Claims
  5237       Primar y Code:                           Secondary  Code:  
  5238   [4] Paperw ork Attach ment Infor mation
  5239       Report  Type:  NN                        Transmiss ion Method :  XX
  5240       Attach ment Contr ol #:  123 4890701
  5241   [5] Disabi lity Start  Date:                 Disabilit y End Date :  
  5242   [6] Assume d Care Dat e:                     Relinquis hed Care D ate:
  5243     
  5244  
  5245   <RET> to C ONTINUE '^ N' for scr een N, or  '^' to QUI T: 
  5246  
  5247  
  5248   Note: For  Worker’s C ompensatio n Claims O nly (Rate  Type = Wor ker’s Comp .): The Pa perwork At tachment I nformation  will now  AUTOMATICA LLY print  in CMS-150 0 Box 19,  in the fol lowing for mat: PWKNN FX12348907 01.
  5249  
  5250   IB,PATIENT  F      BI LL#: K100X XX - Outpa t/1500              S CREEN <9>
  5251   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==========
  5252                                    AMBULANCE  INFORMATIO N
  5253   [1] Ambula nce Transp ort Data
  5254                                                D/O Locat ion: 
  5255       P/U Ad dress1:                           D/O Addre ss1: 
  5256       P/U Ad dress2:                           D/O Addre ss2: 
  5257       P/U Ci ty:                               D/O City:  
  5258       P/U St ate/Zip:                          D/O State /Zip: 
  5259       Patien t Weight:  195                    Transport  Distance:  200
  5260       Transp ort Reason : Patient  was transp orted to n earest fac ility for  care
  5261                           of sympt oms, compl aints or b oth.  
  5262       R/T Pu rpose: Pat ient fell  and sustai ned possib le injurie s to neck 
  5263       Stretc her Purpos e: Patient  unable to  walk due  to possibl e injuries  to
  5264                            neck 
  5265   [2] Ambula nce Certif ication Da ta
  5266       Condit ion Indica tor: 01 -  Admitted t o hospital
  5267                              04 -  Moved by s tretcher
  5268                              06 -  Transporte d in emerg ency situa tion
  5269                              08 -  Visible he morrhaging
  5270                              09 -  Medically  necessary  service
  5271  
  5272   <RET> to C ONTINUE '^ N' for scr een N, or  '^' to QUI T: 
  5273  
  5274   Step
  5275   Procedure
  5276   6
  5277   On Screen  10, enter  3 to enter  the name  of the Att ending Phy sician. Th e claim le vel attend ing is sti ll require d. An outp atient UB- 04 claim c an also co ntain a li ne-level o r claim le vel Referr ing, Opera ting and/o r Other Op erating Ph ysician(s)
  5278  
  5279   Remember:  Patch IB*2 *432 will  make it po ssible to  enter and  transmit L ine Level  providers.  Line Leve l and Clai m Level pr oviders sh ould not b e the same . Claim Le vel provid ers apply  to the ent ire claim.  Line Leve l provider s are exce ptions.
  5280  
  5281   Note: With  Patch IB* 2*432, use rs cannot  authorize  a claim wh ich has an  Other Ope rating Phy sician unl ess there  is an Oper ating Phys ician on t he claim.
  5282  
  5283   Note: Patc h IB*2*432  will make  it possib le to ente r a Referr al Number  for each p ayer on th e claim.
  5284  
  5285   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB-04    S CREEN <10>
  5286   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5287                             
  5288                             BILLIN G - SPECIF IC INFORMA TION
  5289   [1] Bill R emarks
  5290        - FL- 80           : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5291       ICN/DC N(s)         : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5292       Auth/R eferral      : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5293       Admiss ion Source   : UNSPEC IFIED
  5294   [2] Pt Rea son f/Visi t : UNSPEC IFIED
  5295   [3] Provid ers          : 
  5296        - ATT ENDING       : UNSPEC IFIED
  5297   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5298   [5] Billin g Provider   : CHEYEN NE VAMC
  5299       Taxono my Code      : 282N00 000X
  5300   [6] Alt Pr im Payer I D : P: ALT IDHOSPICE1 23
  5301   [7] Force  To Print?    : NO FOR CED PRINT
  5302   [8] Provid er ID Main t : (Edit  Provider I D informat ion)
  5303  
  5304  
  5305  
  5306   <RET> to C ONTINUE, 1 -8 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  5307  
  5308  
  5309  
  5310   The Primar y ID (NPI)  for the A ttending,  Operating  or Other O perating P hysician i s always t ransmitted  with a cl aim.
  5311  
  5312   The Second ary IDs fo r the Atte nding, Ope rating or  Other Oper ating Phys ician are  determined  from what  the user  enters and  from entr ies in Pro vider ID M aintenance .
  5313  
  5314   If users h ave set a  default ID  type and  made it re quired for  the curre nt or othe r payers,  the claim  cannot be  authorized  if the ph ysician do es not hav e an ID of  that type  defined.
  5315  
  5316   Note:  A f atal error  message w ill preven t users fr om authori zing an ad justment c laim, Type  of Bill F requency C ode of 7 o r 8, in wh ich the de stination  payer (pri mary/secon dary/terti ary) indiv idual cont rol number  (ICN/DCN)  is not pr esent
  5317  
  5318   Patch IB*2 *547added  a field to  Screen 10  for alter native pay er primary  IDs which  are used  to direct  claims to  administra tive contr actors who  process s pecialized  claims su ch as Dura ble Medica l Equipmen t (DME) cl aims. Unle ss an alte rnative ID  is added  to the cla im by the  billing cl erk, the r egular EDI  – Primary  Payer ID  will be se nt with a  claim.
  5319  
  5320   When a pro vider is f irst added  to Screen  10, the u ser will b e shown a  screen tha t contains  a list of  all the p rovider’s  IDs, the I D type and , optional ly, the ca re unit on  file for  the provid er's IDs.  This will  include th e provider 's own IDs , the prov ider's IDs  assigned  by the ins urance com pany, the  insurance  company de faults, if  any, and  all IDs as signed to  the provid er by care  unit.
  5321  
  5322   The first  2 entries  in this li st will al ways be:
  5323   1  -  NO S ECONDARY I D NEEDED 2   -  ADD A N ID FOR T HIS CLAIM  ONLY 
  5324  
  5325  
  5326   Any ID ent ered on Sc reen 10 wi ll automat ically ove rride any  default pr ovider sec ondary ID  that exist s for the  same ID Qu alifier fo r this cla im ONLY. 
  5327  
  5328   **** SECON DARY PERFO RMING PROV IDER IDs * ***
  5329  
  5330   PRIMARY IN SURANCE CO : BLUE CRO SS CA (WY)
  5331   PROVIDER:  IB,PHYSICI AN4 (ATTEN DING)
  5332  
  5333   INS. COMPA NY'S DEFAU LT SECONDA RY ID TYPE  IS: BLUE  CROSS ID
  5334  
  5335   SELECT A S ECONDARY I D OR ACTIO N FROM THE  LIST BELO W: 
  5336    
  5337     1   -  N O SECONDAR Y ID NEEDE D
  5338     2   -  A DD AN ID F OR THIS CL AIM ONLY
  5339     3   -  < DEFAULT> X XXXBCROSS              BLUE CROS S ID
  5340     4   -  W YXXXX                             ST LIC (W Y)
  5341  
  5342   Selection:  3//
  5343  
  5344   If there i s a defaul t secondar y ID found , based on  the insur ance compa ny paramet ers and th e Provider  ID is def ined in th e Provider  ID Mainte nance, thi s will be  the 3rd en try in the  list and  will be pr eceded wit h the text  <DEFAULT> . If this  ID exists,  the defau lt for the  Selection  prompt wi ll be 3.
  5345  
  5346   If no defa ult ID exi sts, the d efault for  the selec tion promp t will be  1 – No Sec ondary ID  needed.
  5347  
  5348   Any care u nits assig ned to an  ID using P rovider ID  Maintenan ce are dis played at  the far ri ght of the  ID line.  You no lon ger have t o enter a  care unit  on the bil l. 
  5349  
  5350   You can ma ke a selec tion from  the list b y choosing  the numbe r precedin g the ID y ou want to  assign to  the provi der for th e bill. Th is will ad d both the  ID Qualif ier and th e ID numbe r to the c laim. 
  5351  
  5352  
  5353   Note: If t he Provide r has mult iple IDs d efined, th e one you  select or  the new on e time onl y ID that  you enter,  will appe ar on Scre en 10 and  will be th e first ID  sent but  the system  will stil l transmit  the remai ning IDs.  The one yo u select w ill just b e the firs t one tran smitted. T he maximum  number th at will be  transmitt ed is five .
  5354  
  5355   Note: With  Patch IB* 2*432, IDs  for Line  Level prov iders are  determined  in the sa me manner  as Claim L evel Provi ders.
  5356  
  5357   If none of  the IDs a re valid f or the pro vider for  the claim,  you can a dd a new I D for this  claim onl y.
  5358  
  5359   Step
  5360   Procedure
  5361   7
  5362   At the Sel ection pro mpt, type  2 to add a n ID for t his claim  only.
  5363   8
  5364   At the PRI M INS PERF  PROV SECO NDARY ID T YPE: promp t, enter t he ID Qual ifier that  the prima ry payer r equires as  a seconda ry ID type . Type two  question  marks (??)  to see th e list of  possible c hoices. (F or this ex ample, typ e Location  Number as  the secon dary ID Qu alifier).
  5365   9
  5366   At the PRI M INS PERF  PROV SECO NDARY ID:  prompt, en ter the ID  number pr ovided by  the payer.  In this e xample, ty pe XXXXA.
  5367  
  5368   Selection:  3// 2
  5369     PRIM INS  PERF PROV  SECONDARY  ID TYPE:  ??
  5370      Choose  from:
  5371      BLUE CR OSS ID   
  5372      BLUE SH IELD ID   
  5373      COMMERC IAL ID   
  5374      LOCATIO N NUMBER    
  5375      MEDICAR E PART A    
  5376      MEDICAR E PART B    
  5377       
  5378     PRIM INS  PERF PROV  SECONDARY  ID TYPE:  LOCATION N UMBER  
  5379     PRIM INS  PERF PROV  SECONDARY  ID: XXXXA
  5380  
  5381   After an I D and ID Q ualifier a re added t o the clai m for a pr ovider, th e provider ’s name an d the sele cted ID ar e displaye d on Scree n 10. Thes e fields c an be edit ed/deleted .
  5382  
  5383   If a physi cian/provi der is del eted, the  next time  the provid er entry i s accessed , the list  of valid  IDs will b e displaye d again. 
  5384  
  5385   Valid Seco ndary ID T ypes for C urrent Pay er
  5386   Attending/ Referring/ Operating/ Other Oper ating (UB- 04)
  5387   State Lice nse; Blue  Cross; Blu e Shield;  Medicare P art A; UPI N; TRICARE ; Commerci al ID; Loc ation Numb er; Networ k ID; SSN;  State Ind ustrial an d Accident  Provider
  5388   Rendering/ Referring/ Supervisin g (1500)
  5389   State Lice nse; Blue  Shield; Me dicare Par t B; UPIN;  TRICARE;  Commercial  ID; Locat ion Number ; Network  ID; SSN; S tate Indus trial and  Accident P rovider
  5390  
  5391   Valid Seco ndary ID T ypes for O ther Payer  (Not Curr ent)
  5392   Attending/ Operating/ Other (UB- 04)
  5393   Blue Cross ; Blue Shi eld; Medic are; Comme rcial ID;  Location N umber
  5394   Rendering  (1500)
  5395   Blue Shiel d; Medicar e Part A a nd Part B;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r; Network  ID
  5396   Referring  (1500)
  5397   Blue Shiel d; Medicar e Part A a nd Part B;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r; Network  ID
  5398   Supervisin g (1500)
  5399   Blue Shiel d; Medicar e Part A a nd Part B;  Commercia l ID; Netw ork ID
  5400  
  5401   Step
  5402   Procedure
  5403   10
  5404   At the <RE T> to Cont inue: prom pt (any sc reen), ent er ?PRV to  see summa ry informa tion about  a particu lar provid er.
  5405  
  5406   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB-04   SC REEN <10>
  5407   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==
  5408                                                        B ILLING - S PECIFIC IN FORMATION
  5409   [1] Bill R emarks
  5410        - FL- 80           : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5411       ICN/DC N(s)         : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5412       Auth/R eferral      : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5413       Admiss ion Source   : PHYSIC IAN REFERR AL
  5414   [2] Pt Rea son f/Visi t : COUGH  - 786.2
  5415   [3] Provid ers          : 
  5416        - ATT ENDING (MD ) : IB,DOC TOR4           Taxono my: 208G00 000X  (33)
  5417   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5418   [5] Billin g Provider   : CHEYEN NE VAMC
  5419       Taxono my Code      : 282N00 000X
  5420   [6] Force  To Print?    : NO FOR CED PRINT
  5421   [7] Provid er ID Main t : (Edit  Provider I D informat ion)
  5422  
  5423  
  5424   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: ?PR V
  5425   (V)A or (N )on-VA Pro vider: V//  A PROVIDE R
  5426    
  5427   This is a  display of  provider  specific i nformation .
  5428   This bill  is UB-04/O utpatient
  5429    
  5430   This is a  display of  provider  specific i nformation .
  5431   This bill  is UB-04/O utpatient
  5432  
  5433   The valid  provider f unctions f or this bi ll are:
  5434   1  REFERRI NG         SITUATIONA L - ALREAD Y ON BILL
  5435   2  OPERATI NG         SITUATIONA L - NOT ON  BILL
  5436   3  RENDERI NG         SITUATIONA L - ALREAD Y ON BILL
  5437   4  ATTENDI NG         REQUIRED -  ALREADY O N BILL
  5438   9  OTHER O PERATING   OPTIONAL -  NOT ON BI LL
  5439     
  5440   Select PRO VIDER NAME : IB,Docto r RAD        PI
  5441   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ----------
  5442    Signature  Name: DOC TOR RAD IB
  5443   Signature  Title: 
  5444            D egree: MD
  5445                NPI: 111 2220037
  5446  
  5447        Licen se(s): WY:  1289340B   
  5448  
  5449      Person  Class: V18 3001
  5450     PROVIDER  TYPE: All opathic an d Osteopat hic Physic ians
  5451    CLASSIFIC ATION: Rad iology
  5452    SPECIALIZ ATION: Bod y Imaging
  5453          TAX ONOMY: 208 5B0100X (8 88)
  5454         EFFE CTIVE: 6/7 /10
  5455  
  5456   RC Provide r Group: N one
  5457   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ----------
  5458   Select PRO VIDER NAME :
  5459  
  5460   Step
  5461   Procedure
  5462   11
  5463   At the <RE T> to Cont inue: prom pt (any sc reen), ent er ?ID to  see what I Ds will be  transmitt ed with th e claim.
  5464  
  5465   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB-04  SCR EEN <10>
  5466   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==
  5467                             BILLIN G - SPECIF IC INFORMA TION
  5468   [1] Bill R emarks
  5469        - FL- 80           : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5470       ICN/DC N(s)         : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5471       Auth/R eferral      : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5472       Admiss ion Source   : PHYSIC IAN REFERR AL 
  5473   [2] Pt Rea son f/Visi t : COUGH  - 786.2
  5474   [3] Provid ers          : 
  5475       - REFE RRING (MD)  : IB,DOCT OR GP              Ta xonomy: 20 8G00000X ( 33)
  5476                                    [P]VAD000  [S]8301684 94 
  5477       - REND ERING (MD)  : IB,DOCT OR CARD            Ta xonomy: 20 7RA0000X ( 33)
  5478                                    [P]VAD000  [S]8301684 94 
  5479       - ATTE NDING (MD)  : IB,DOCT OR4                Ta xonomy: 20 7XS0106X ( 40)
  5480                                    [P]VAD000  [S]8301684 94  
  5481   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5482   [5] Billin g Provider   : CHEYEN NE VAMC
  5483       Taxono my Code      : 282N00 000X
  5484   [6] Force  To Print?    : NO FOR CED PRINT
  5485   [7] Provid er ID Main t : (Edit  Provider I D informat ion)
  5486  
  5487  
  5488   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: ?ID
  5489  
  5490   If this bi ll is tran smitted el ectronical ly, the fo llowing ID s will be  sent:
  5491     Primary  Ins Co: BL UE CROSS C A (WY)                    <<<Cur rent Ins
  5492   Secondary  Ins Co: AE TNA US HEA LTHCARE
  5493  
  5494   Provider I Ds: (VistA  Records O P1,OP2,OP4 ,OP8,OP9,O PR2,OPR3,O PR4,OPR5,O PR8):
  5495        ATTEN DING: IB,D OCTOR4
  5496           NP I:                               8731245386
  5497           Se condary ID s
  5498           (P ) BLUE CRO SS                    VAD000
  5499        REFER RING: IB,D OCTOR GP
  5500           NP I:                               8731245394
  5501           (P ) BLUE CRO SS                    VAD000
  5502        RENDE RING: IB,D OCTOR CARD
  5503           NP I:                               1112220029
  5504           (P ) BLUE CRO SS                    VAD000
  5505   Billing Pr ovider Nam e and ID I nformation
  5506        Billi ng Provide r:  CHEYEN NE VAMC
  5507        Billi ng Provide r NPI:  11 64471991
  5508        Billi ng Provide r Tax ID ( VistA Reco rd PRV):   830168494
  5509        Billi ng Provide r Secondar y IDs (Vis tA Record  CI1A):
  5510           (P ) PROVIDER  SITE NUMB ER         0000           <<<Sys tem Genera ted ID
  5511           (P ) BLUE CRO SS                    007484
  5512   Service Li ne Provide rs
  5513        Servi ce Line: 3
  5514        RENDE RING: IB,D OCTOR RAD
  5515           NP I:                               1112220037
  5516           (P ) BLUE CRO SS                    VAD000
  5517           (P ) EIN                            022221111
  5518           (P ) STATE LI CENSE                 1289340B
  5519   Press ENTE R to conti nue 
  5520  
  5521   Step
  5522   Procedure
  5523   12
  5524   Press the  <Enter> ke y to move  through th e fields.   At the Wa nt To Auth orize Bill  At This T ime?: and  Authorize  Bill Gener ation?: pr ompts, ent er Yes.  T he claim i s now comp lete and w ill be tra nsmitted t o the FSC  in Austin  at the nex t regularl y schedule d transmis sion time.   
  5525  
  5526   WANT TO ED IT SCREENS ? NO// <EN TER>
  5527   WANT TO AU THORIZE BI LL AT THIS  TIME? No/ / YES  
  5528   AUTHORIZE  BILL GENER ATION?: YE S  
  5529   Adding  bi ll to BILL  TRANSMISS ION File.
  5530  
  5531     Bill wil l be submi tted elect ronically
  5532   Passing co mpleted Bi ll to Acco unts Recei vable.  Bi ll is no l onger edit able.
  5533   Completed  Bill Succe ssfully se nt to Acco unts Recei vable.
  5534  
  5535   This Bill  Can Not Be  Printed U ntil Trans mit Confir med
  5536  
  5537   This Outpa tient INST ITUTIONAL  bill may h ave corres ponding PR OFESSIONAL
  5538   charges.
  5539   CMS-1500 C laims 
  5540   The follow ing screen s provide  a simplifi ed example  of a CMS- 1500 claim
  5541  
  5542   Step
  5543   Procedure
  5544   1
  5545   When proce ssing a CM S-1500 cla im, inform ation on S creens 1 a nd 2 shoul d be revie wed for co rrectness.  Press the  <Enter> k ey to move  from one  screen to  the next.
  5546   2
  5547   On Screen  3, the pay er informa tion is re viewed for  correctne ss. The pa tient may  have more  than one i nsurance p olicy. If  the correc t informat ion is not  displayed , select a  section ( 1, 2, or 3  ) and edi t the nece ssary fiel ds. Press  the <Enter > key to c ontinue to  Screen 4.
  5548  
  5549   Note: With  Patch IB* 2*516, use rs will ha ve the abi lity to ad d a one-ti me HPID, p er payer,  to a claim  if the HP ID in the  Insurance  Company fi le is not  the correc t one. The  HPID will  not be st ored in th e Insuranc e Company  file.  It  will only  apply to t he claim.
  5550  
  5551   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Inpat/1 500          SCREEN < 3>
  5552   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5553                                      PAYER IN FORMATION
  5554   [1] Rate T ype  : REI MBURSABLE  INS.            Form  Type: CMS  1500
  5555       Respon sible: INS URER                       Payer  Sequence:  Primary
  5556       Bill P ayer : Blu e Cross Fe p                Tran smit: Yes
  5557  
  5558       Ins 1:  Blue Cros s Fep                             Policy #:  R00000000
  5559       Grp #:  100                  Whose: VET ERAN        Rel to In sd: PATIEN T
  5560       Grp Nm : STANDARD  FAMILY    Insd Sex:  MALE        Insured:  IB,PATIENT 3
  5561  
  5562   [2] Billin g Provider  Secondary  IDs:
  5563       Primar y  : 01010 0
  5564       Second ary:                                  Terti ary : 
  5565  
  5566   [3] Mailin g Address  :                                      Elec tronic ID:  12B54
  5567       Blue C ross Fep                              
  5568       P O Bo x 10401
  5569       Birmin gham, AL   352020401
  5570  
  5571   <RET> to C ONTINUE, 1 -3 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  5572  
  5573   Step
  5574   Procedure
  5575   3
  5576   Specify th e correct  diagnosis  and proced ure code(s ) that mus t be on th is claim.   Press the  <Enter> k ey to move  to Screen  6.
  5577  
  5578   Note: With  Patch IB* 2*516, use rs will ha ve the abi lity to re -sequence  diagnosis  codes that  have been  linked to  a specifi c procedur e without  breaking t he link.
  5579  
  5580   Note: With  Patch IB* 2*516, new  prompts h ave been a dded to Sc reens 4 an d 5 to all ow users t o enter ND Cs and Uni ts to non- RX procedu res for me dications  administer ed in an o utpatient  setting. W ith Patch  IB*2*577,  users can  also selec t the type  of units.
  5581  
  5582   Note: With  Patch IB* 2*516, new  prompts h ave been a dded to Sc reens 4 an d 5to allo w users to  enter 80  character  descriptio ns to CPT/ HCPCS proc edure code s for serv ices Not O therwise C lassified.
  5583  
  5584   Note: Patc h IB*2*608  will prov ide the ab ility to e nter the d ata for Ce rtificate  of Medical  Necessity -CMS-484-O xygen and  DME Inform ation Form  (DIF)-CMS -10126-Ent eral and P arenteral  Nutrition.  When a CM N CPT code  that has  been defin ed in the  IB Site Pa rameters i s entered,  the “CMN  Required?  will be pr ompted. 
  5585    
  5586  
  5587   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ 1500          SCREEN  <5>
  5588   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5589   EVENT - OU TPATIENT I NFORMATION
  5590   <1> Event  Date : OCT  12, 2010
  5591   [2] Prin.  Diag.: ACU TE BRONCHI TIS - 466. 0
  5592       Other  Diag.: DMI  WO CMP NT  ST UNCNTR L - 250.01
  5593   [3] OP Vis its  : OCT  12,2010, 
  5594   [4] Cod. M ethod: HCP CS
  5595       CPT Co de   : CHE ST X-RAY 7 1010-26                       46 6.0    OCT  12, 2010
  5596   [5] Rx. Re fills: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5597   [6] Pros.  Items: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5598   [7] Occ. C ode  : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5599   [8] Cond.  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5600   <9> Value  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  5601  
  5602   <RET> to C ONTINUE, 1 -9 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  5603  
  5604   Step
  5605   Procedure
  5606   4
  5607   Verify tha t the Form  Type is C MS-1500 an d that the  date of b illing is  entered. M ake sure t he Disch S tat field  is populat ed. If all  the data  have been  entered co rrectly, s ection 5 s hould disp lay the co rrect reve nue codes  and costs.  Press the  <Enter> k ey to move  to Screen  8.
  5608  
  5609   Note: Ther e is a new  non-fatal  Warning m essage whe n a claim  contains a  Revenue c ode(s) whi ch generat es a zero  dollar amo unt charge
  5610  
  5611   Note: Afte r Patch IB *2*432, it  will no l onger be p ossible to  authorize  a Sensiti ve claim u nless user s indicate d that a R elease of  Informatio n has been  completed .
  5612  
  5613   Note: Afte r Patch IB *2*432, Se ction 1 of  screens 6 /7 will no  longer ha ve fields  for Covere d, non-Cov ered or Co -insurance  Days. Thi s informat ion will n eed to be  added to a  claim usi ng Conditi on Codes.
  5614  
  5615   Note: Allo wable doll ar amounts  have been  increased  to 999999 9.99 befor e users wi ll be forc ed to spli t lines.
  5616  
  5617   Note: Afte r Patch IB *2*432, it  will be p ossible to  add line- level Addi tional OB  Minutes to  an anesth esia claim  for an Ob stetric pr ocedure th at require s more tha n the norm al amount  of minutes .
  5618  
  5619   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ 1500           SCREEN  <7>
  5620   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5621                                BIL LING - GEN ERAL INFOR MATION
  5622   [1] Bill T ype   : 13 1               Loc.  of Care: H OSPITAL -  INPT OR OP T (INCLU
  5623       Charge  Type : PR OFESSIONAL        Dis ch Stat: D ISCHARGED  TO HOME OR  SELF CAR
  5624       Form T ype   : CM S-1500             Ti meframe: A DMIT THRU  DISCHARGE
  5625       Bill C lassif: OU TPATIENT            D ivision: C HEYENNE VA MROC
  5626   [2] Sensit ive?  : NO                             Assi gnment: YE S
  5627   [3] Bill F rom   : OC T 12, 2010                     B ill To: OC T 13, 2010
  5628   [4] OP Vis its   : OC T 12,2010,  
  5629   [5] Rev. C ode   : 32 4-DX X-RAY /CHEST      71010          $45.3 0  OUTPATI ENT VISIT
  5630       OFFSET       :        $0.00    [NO OFFS ET RECORDE D]
  5631       BILL T OTAL  :       $45.30 
  5632   [6] Rate S ched  : (r e-calculat e charges)
  5633   [7] Prior  Claims: UN SPECIFIED
  5634  
  5635  
  5636   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  5637  
  5638   Step
  5639   Procedure
  5640   5
  5641   On Screens  8 and 9,  enter any  necessary  Claim leve l data to  the claim.  
  5642  
  5643   Note: IB*2 *447 moved  Screen 8,  Section 3  Ambulance  Informati on to a ne w Screen 9 .
  5644  
  5645   Note: IB*2 *448 moved  Screen 10  
  5646  
  5647   IB,PATIENT  MRA   XX- XX-XXXX    BILL#: K20 003D - Out pat/1500          SCR EEN <8>
  5648   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======
  5649                                BIL LING - CLA IM INFORMA TION
  5650   [1] COB No n-Covered  Charge Amt
  5651   [2] Proper ty Casualt y Informat ion
  5652       Claim  Number:                           Contact N ame:  
  5653       Date o f 1st Cont act:                   Contact P hone:    
  5654   [3] Surgic al Codes f or Anesthe sia Claims
  5655       Primar y Code:                           Secondary  Code:  
  5656   [4] Paperw ork Attach ment Infor mation
  5657       Report  Type:                            Transmiss ion Method :  
  5658       Attach ment Contr ol #:  
  5659   [5] Disabi lity Start  Date:                 Disabilit y End Date :  
  5660   [6] Assume d Care Dat e:                     Relinquis hed Care D ate:  
  5661   [7] Specia l Program: ??
  5662          Thi s is the S pecial Pro gram with  which a cl aim is ass ociated. R efer to
  5663          MED ICARE regu lations to  decide wh en to use  this field .
  5664      
  5665        Choos e from: 
  5666          01        EPSD T/CHAP
  5667          02        Phys  Handicapp ed Childre n Program
  5668          03        Spec ial Fed Fu nding
  5669          05        Disa bility
  5670          07        Indu ced Aborti on - Dange r to Life
  5671          08        Indu ced Aborti on - Rape  or Incest
  5672          09        2nd  Opinion/Su rgery
  5673   Special Pr ogram:
  5674   [8] Homebo und: ??
  5675          Thi s is to in dicate tha t the pati ent is hom ebound or 
  5676          ins titutional ized. Refe r to MEDIC ARE regula tions on w hen to 
  5677          use  this fiel d.
  5678      
  5679        Choos e from: 
  5680          0         NO
  5681          1         YES
  5682   Homebound:  
  5683   [9] Date L ast Seen:?
  5684          Thi s is the d ate a pati ent was la st seen. R efer to ME DICARE 
  5685          reg ulations o n when to  use this f ield.
  5686      
  5687   Date Last  Seen:
  5688  
  5689   <RET> to C ONTINUE '^ N' for scr een N, or  '^' to QUI T: 
  5690  
  5691  
  5692   Note: IB*2 *488 moved  the follo wing Scree n 10 field s to Scree n 8: Speci al Program ; Date Las t Seen; Ho mebound. T hese field s no longe r print in  Box 19.
  5693  
  5694   Note: The  prompts on  Screen 8  are smart  prompts, a vailable f or the cor rect form  type.
  5695  
  5696  
  5697  
  5698   IB,PATIENT  MRA   XX- XX-XXXX    BILL#: K20 003E - Out pat/1500               SCREEN <9 >
  5699   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==========
  5700                                    AMBULANCE  INFORMATIO N
  5701   [1] Ambula nce Transp ort Data
  5702                                                D/O Locat ion: 
  5703       P/U Ad dress1:                           D/O Addre ss1: 
  5704       P/U Ad dress2:                           D/O Addre ss2: 
  5705       P/U Ci ty:                               D/O City:  
  5706       P/U St ate/Zip:                          D/O State /Zip: 
  5707       Patien t Weight:                         Transport  Distance:  
  5708       Transp ort Reason
  5709       R/T Pu rpose:  
  5710       Stretc her Purpos e:  
  5711   [2] Ambula nce Certif ication Da ta
  5712       Condit ion Indica tor: 12 -  Confined t o a bed or  chair
  5713                              01 -  Admitted t o hospital
  5714  
  5715   <RET> to C ONTINUE, 1 -2 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 1
  5716   P/U Addres s1: 
  5717   P/U Addres s 2: 
  5718   P/U City: 
  5719   P/U State:  
  5720   P/U Zip: 
  5721   D/O Locati on: 
  5722   D/O Addres s1: 
  5723   D/O Addres s2: 
  5724   D/O City: 
  5725   D/O State:  
  5726   D/O Zip: 
  5727   Patient We ight: 
  5728   Transport  Distance: 
  5729   Transport  Reason: 
  5730   R/T Purpos e: 
  5731   Stretcher  Purpose:
  5732  
  5733   <RET> to C ONTINUE, 1 -2 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 2
  5734   Select Amb ulance Con dition Ind icator: 01 // ?
  5735       Answer  with AMBU LANCE COND ITION INDI CATOR
  5736      Choose  from:
  5737      12   
  5738      01   
  5739             
  5740           Yo u may ente r a new AM BULANCE CO NDITION IN DICATOR, i f you wish
  5741           Se lect an Am bulance Co ndition In dicator.   Answer mus t be 1-2
  5742           ch aracters i n length.
  5743           Th is limits  the entry  to five co ndition in dicators.
  5744      
  5745      Answer  with AMBUL ANCE CONDI TION INDIC ATORS CODE
  5746      Choose  from:
  5747      12         Confine d to a bed  or chair
  5748      01         Admitte d to hospi tal
  5749      04         Moved b y stretche r
  5750      05         Unconsc ious or in  Shock
  5751      06         Transpo rted in em ergency si tuation
  5752      07         Had to  be physica lly restra ined
  5753      08         Visible  hemorrhag ing
  5754      09         Medical ly necessa ry service
  5755       
  5756   Select Amb ulance Con dition Ind icator: 01 //
  5757  
  5758   Step
  5759   Procedure
  5760   6
  5761   From Scree n 10, sele ct section  3 to ente r the name  of the Re ndering Pr ovider if  necessary.  Enter a R eferring P rovider an d/or Super vising Pro vider if r equired by  the payer  for the p rocedure c odes on th e claim. 
  5762  
  5763   Remember:  Patch IB*2 *432 will  make it po ssible to  enter and  transmit L ine Level  providers.  Line Leve l and Clai m Level pr oviders sh ould not b e the same . Claim Le vel provid ers apply  to the ent ire claim.  Line Leve l provider s are exce ptions.
  5764  
  5765   Note: Afte r Patch IB *2*432, it  will no l onger be p ossible to  authorize  a Sensiti ve claim u nless user s indicate  that a Re lease of I nformation  has been  completed.
  5766  
  5767   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ 1500 SCREE N <10>
  5768   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  5769                              BILLI NG - SPECI FIC INFORM ATION
  5770   [1] Unable  To Work F rom: UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5771       Unable  To Work T o  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5772   [2] ICN/DC N(s)          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5773       Tx Aut h. Code(s)    : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5774   [3] Provid ers           : 
  5775        - REN DERING (MD )  : IB,DO CTOR4 Taxo nomy: 0000 00000X 
  5776                                    [P]XXXXBCR OSS
  5777   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5778       Lab CL IA #          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5779       Mammog raphy Cert  # : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5780   [5] Chirop ractic Dat a  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5781   [6] Form L ocator 19     : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5782   [7] Billin g Provider    : CHEYE NNE VAMC
  5783       Taxono my Code       : 282N0 0000X
  5784   [8] Force  To Print?     : NO FO RCED PRINT
  5785   [9] Provid er ID Main t  : (Edit  Provider  ID informa tion)
  5786  
  5787   <RET> to C ONTINUE, 1 -6 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  5788  
  5789  
  5790   The Primar y ID (NPI)  for the A ttending,  Operating  or Other P hysician i s always t ransmitted  with a cl aim.
  5791  
  5792   The Second ary IDs fo r the Atte nding, Ope rating or  Other Phys ician are  determined  from what  the user  enters and  from entr ies in Pro vider ID M aintenance .
  5793  
  5794   If users h ave set a  default ID  type and  made it re quired for  the curre nt or othe r payer, t he claim c annot be a uthorized  if the phy sician doe s not have  an ID of  that type  defined.
  5795  
  5796   When a pro vider is f irst added  to Screen  10, the u ser will b e shown a  screen tha t contains  a list of  all the p rovider’s  IDs, the I D type and , optional ly, the ca re unit on  file for  the provid er's IDs.  This will  include th e provider 's own IDs , the prov ider's IDs  assigned  by the ins urance com pany, the  insurance  company de faults, if  any, and  all IDs as signed to  the provid er by care  unit.
  5797  
  5798   The first  2 entries  in this li st will al ways be:
  5799   1 - NO SEC ONDARY ID  NEEDED 2 -  ADD AN ID  FOR THIS  CLAIM ONLY  
  5800  
  5801  
  5802   Any ID ent ered on Sc reen 10 wi ll automat ically ove rride any  default pr ovider sec ondary ID  that exist s for the  same ID Qu alifier fo r this cla im ONLY. 
  5803  
  5804  
  5805   **** SECON DARY PERFO RMING PROV IDER IDs * ***
  5806  
  5807   PRIMARY IN SURANCE CO : BLUE CRO SS CA (WY)
  5808   PROVIDER:  IB,PHYSICI AN4 (ATTEN DING)
  5809  
  5810   INS. COMPA NY'S DEFAU LT SECONDA RY ID TYPE  IS: BLUE  SHIELD ID
  5811  
  5812   SELECT A S ECONDARY I D OR ACTIO N FROM THE  LIST BELO W: 
  5813    
  5814     1   -  N O SECONDAR Y ID NEEDE D
  5815     2   -  A DD AN ID F OR THIS CL AIM ONLY
  5816     3   -  < DEFAULT> X XXXBSHIELD              BLUE SHI ELD ID
  5817     4   -  W YXXXX                             ST LIC (W Y)
  5818  
  5819   Selection:  3//
  5820  
  5821   If there i s a defaul t secondar y ID found , based on  the insur ance compa ny paramet ers and th e Provider  ID is def ined in th e Provider  ID Mainte nance, thi s will be  the 3rd en try in the  list and  will be pr eceded wit h the text  <DEFAULT> . If this  ID exists,  the defau lt for the  Selection  prompt wi ll be 3.
  5822  
  5823   If no defa ult ID exi sts, the d efault for  the selec tion promp t will be  1 – No Sec ondary ID  needed.
  5824  
  5825   Any care u nits assig ned to an  ID using P rovider ID  Maintenan ce are dis played at  the far ri ght of the  ID line.  You no lon ger have t o enter a  care unit  on the bil l. 
  5826  
  5827   You can ma ke a selec tion from  the list b y choosing  the numbe r precedin g the ID y ou want to  assign to  the provi der for th e bill. Th is will ad d both the  ID Qualif ier and th e ID numbe r to the c laim. 
  5828  
  5829  
  5830   Note: If t he Provide r has mult iple IDs d efined, th e one you  select or  the new on e time onl y ID that  you enter,  will appe ar on Scre en 10 and  will be th e first ID  sent but  the system  will stil l transmit  the remai ning IDs.  The one yo u select w ill just b e the firs t one tran smitted. T he maximum  number th at will be  transmitt ed is five .
  5831  
  5832   If none of  the IDs a re valid f or the pro vider for  the claim,  you can a dd a new I D for this  claim onl y.
  5833  
  5834   Step
  5835   Procedure
  5836   7
  5837   At the Sel ection pro mpt, type  2 to add a n ID for t his claim  only.
  5838   8
  5839   At the PRI M INS PERF  PROV SECO NDARY ID T YPE: promp t, enter t he ID Qual ifier that  the prima ry payer r equires as  a seconda ry ID type . Type two  question  marks (??)  to see th e list of  possible c hoices. (F or this ex ample, typ e Location  Number as  the secon dary ID Qu alifier).
  5840   9
  5841   At the PRI M INS PERF  PROV SECO NDARY ID:  prompt, en ter the ID  number pr ovided by  the payer.  In this e xample, ty pe XXXXA.
  5842  
  5843   Selection:  3// 2
  5844     PRIM INS  PERF PROV  SECONDARY  ID TYPE:  ??
  5845      Choose  from:
  5846      BLUE CR OSS ID   
  5847      BLUE SH IELD ID   
  5848      COMMERC IAL ID   
  5849      LOCATIO N NUMBER    
  5850      MEDICAR E PART A    
  5851      MEDICAR E PART B    
  5852       
  5853     PRIM INS  PERF PROV  SECONDARY  ID TYPE:  LOCATION N UMBER  
  5854     PRIM INS  PERF PROV  SECONDARY  ID: XXXXA
  5855  
  5856  
  5857   After an I D and ID Q ualifier a re added t o the clai m for a pr ovider, th e provider ’s name an d the sele cted ID ar e displaye d on Scree n 8.  Thes e fields c an be edit ed/deleted .
  5858  
  5859   If a physi cian/provi der is del eted, the  next time  the provid er entry i s accessed , the list  of valid  IDs will b e displaye d again. 
  5860  
  5861   Valid Seco ndary ID T ypes for C urrent Pay er
  5862   Attending/ Operating/ Other (UB- 04)
  5863   State Lice nse; Blue  Cross; Blu e Shield;  Medicare P art A; UPI N; TRICARE ; Commerci al ID; Loc ation Numb er; Networ k ID; SSN;  State Ind ustrial an d Accident  Provider
  5864   Rendering/ Referring/ Supervisin g (1500)
  5865   State Lice nse; Blue  Shield; Me dicare Par t B; UPIN;  TRICARE;  Commercial  ID; Locat ion Number ; Network  ID; SSN; S tate Indus trial and  Accident P rovider
  5866  
  5867   Valid Seco ndary ID T ypes for O ther Payer  (Not Curr ent)
  5868   Attending/ Operating/ Other (UB- 04)
  5869   Blue Cross ; Blue Shi eld; Medic are Part A  and Part  B; UPIN; T RICARE; Co mmercial I D; Locatio n Number
  5870   Rendering  (1500)
  5871   Blue Shiel d; Medicar e Part A a nd Part B;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r; Network  ID
  5872   Referring  (1500)
  5873   Blue Shiel d; Medicar e Part A a nd Part B;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r; Network  ID
  5874   Supervisin g (1500)
  5875   Blue Shiel d; Medicar e Part A a nd Part B;  Commercia l ID; Netw ork ID
  5876  
  5877   Step
  5878   Procedure
  5879   10
  5880   At the <RE T> to Cont inue: prom pt (any sc reen), ent er ?PRV to  see summa ry informa tion about  a particu lar provid er.
  5881  
  5882   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB04   SCR EEN <10>
  5883   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==
  5884                                                        B ILLING - S PECIFIC IN FORMATION
  5885   [1] Bill R emarks
  5886        - FL- 80           : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5887       ICN/DC N(s)         : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5888       Auth/R eferral      : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5889       Admiss ion Source   : PHYSIC IAN REFERR AL 
  5890   [3] Provid ers           : 
  5891        - REN DERING (MD )  : IB,DO CTOR4Taxon omy: 39020 0000X
  5892   [P]XXXXBCR OSS  
  5893   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5894       Lab CL IA #          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5895       Mammog raphy Cert  # : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5896   [5] Chirop ractic Dat a  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5897   [6] Form L ocator 19     : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5898   [7] Billin g Provider    : MONTG OMERY VAMC
  5899       Taxono my Code       : 282N0 0000X
  5900   [8] Force  To Print?     : NO FO RCED PRINT
  5901   [9] Provid er ID Main t  : (Edit  Provider  ID informa tion)
  5902  
  5903  
  5904   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:?PRV
  5905   (V)A or (N )on-VA Pro vider: V//  NON-VA PR OVIDER
  5906  
  5907  
  5908   Select NON -VA PROVID ER NAME: I B,OUTSIDED OC       O I
  5909  
  5910   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ----------
  5911    Signature  Name: OUT SIDEDOC IB
  5912                NPI: 123 4567892
  5913    
  5914        Licen se(s): Non e Active o n X/X/XX
  5915    
  5916      Person  Class: V11 5500
  5917     PROVIDER  TYPE: All opathic an d Osteopat hic Physic ians
  5918    CLASSIFIC ATION: Res ident, All opathic (i ncludes In terns, Res idents, Fe llows)
  5919    SPECIALIZ ATION:
  5920          TAX ONOMY: 390 200000X (1 44)
  5921   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ----------
  5922  
  5923   Select NON -VA PROVID ER NAME:
  5924  
  5925   Step
  5926   Procedure
  5927   11
  5928   At the <RE T> to Cont inue: prom pt (any sc reen), ent er ?ID to  see what I Ds will be  transmitt ed with th e claim.
  5929  
  5930   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ UB04    SC REEN <10>
  5931   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==
  5932                             BILLIN G - SPECIF IC INFORMA TION
  5933   [1] Bill R emarks
  5934        - FL- 80           : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5935       ICN/DC N(s)         : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5936       Auth/R eferral      : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  5937       Admiss ion Source   : PHYSIC IAN REFERR AL
  5938   [3] Provid ers           : 
  5939        - REN DERING (MD )  : IB,DO CTOR4Taxon omy: 00000 0000X
  5940    [P]XXXXBC ROSS 
  5941   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  5942       Lab CL IA #          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5943       Mammog raphy Cert  # : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5944   [5] Chirop ractic Dat a  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5945   [6] Form L ocator 19     : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  5946   [7] Billin g Provider    : MONTG OMERY VAMC
  5947       Taxono my Code       : 282N0 0000X
  5948   [8] Force  To Print?     : NO FO RCED PRINT
  5949   [9] Provid er ID Main t  : (Edit  Provider  ID informa tion)
  5950  
  5951  
  5952   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: ?ID
  5953  
  5954  
  5955   IF THIS BI LL IS TRAN SMITTED EL ECTRONICAL LY, THE FO LLOWING ID S WILL BE  SENT:
  5956     PRIMARY  INS CO: BL UE CROSS C A (WY) <<< Current In s
  5957   SECONDARY  INS CO: TP M TRUST
  5958  
  5959   PROVIDER I Ds: (VISTA  RECORDS O P1,OP2,OP4 ,OP8,OP9,O PR2,OPR3,O PR4,OPR5,O PR8):
  5960        ATTEN DING/RENDE RING: IB,D OCTOR 4
  5961   NPI:000000 000X
  5962   SSN:XXXXXX XXX
  5963          SEC ONDARY IDs
  5964           (P ) LOCATION  NUMBER         XXXXA
  5965           (P ) BLUE CRO SS ID           XXXXB CROSS             
  5966           (P ) ST LIC ( WY)             WYXXX X                            
  5967  
  5968   Step
  5969   Procedure
  5970   12
  5971   Press the  <Enter> ke y to move  through th e fields.   At the Wa nt To Auth orize Bill  At This T ime?: and  Authorize  Bill Gener ation?: pr ompts, ent er Yes.  T he claim i s now comp lete and w ill be tra nsmitted t o the FSC  at the nex t regularl y schedule d transmis sion time.   
  5972  
  5973   Executing  A/R edits
  5974   No A/R err ors found
  5975  
  5976   WANT TO ED IT SCREENS ? NO// 
  5977  
  5978   THIS BILL  WILL BE TR ANSMITTED  ELECTRONIC ALLY
  5979  
  5980   WANT TO AU THORIZE BI LL AT THIS  TIME? No/ / YES  
  5981   AUTHORIZE  BILL GENER ATION?: YE S  
  5982     Adding   bill to BI LL TRANSMI SSION File .
  5983  
  5984     Bill wil l be submi tted elect ronically
  5985   Passing co mpleted Bi ll to Acco unts Recei vable.  Bi ll is no l onger edit able.
  5986   Completed  Bill Succe ssfully se nt to Acco unts Recei vable.
  5987  
  5988   This Bill  Can Not Be  Printed U ntil Trans mit Confir med
  5989   J430D Clai ms 
  5990   The follow ing screen s provide  a simplifi ed example  of a J430 D claim. 
  5991  
  5992   Step
  5993   Procedure
  5994   1
  5995   When proce ssing a J4 30D claim,  informati on on Scre ens 1 and  2 should b e reviewed  for corre ctness. Pr ess the <E nter> key  to move fr om one scr een to the  next.
  5996   2
  5997   On Screen  3, the pay er informa tion is re viewed for  correctne ss. The pa tient may  have more  than one i nsurance p olicy. If  the correc t informat ion is not  displayed , select a  section ( 1, 2, or 3  ) and edi t the nece ssary fiel ds. Press  the <Enter > key to c ontinue to  Screen 5.
  5998  
  5999   Note:Medic are does N OT accept  Dental cla ims. If yo u attempt  to bill Me dicare, yo u will get  a Fatal E rror messa ge. 
  6000                                **E rrors**:
  6001        Medic are (WNR)  does not a ccept Dent al claims.
  6002  
  6003   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpt/J 430D          SCREEN  <3>
  6004   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6005                                      PAYER IN FORMATION
  6006   [1] Rate T ype  : REI MBURSABLE  INS.            Form  Type: J430 D
  6007       Respon sible: INS URER                       Payer  Sequence:  Primary
  6008       Bill P ayer : Del ta Dental                  Trans mit: Yes
  6009  
  6010       Ins 1:  Dental De lta                               Policy #:  R00000000
  6011       Grp #:  XXXX                 Whose: VET ERAN        Rel to In sd: PATIEN T
  6012       Grp Nm : STANDARD  FAMILY    Insd Sex:  MALE        Insured:  IB,PATIENT 3
  6013  
  6014   [2] Billin g Provider  Secondary  IDs:
  6015       Primar y  : 
  6016       Second ary:                                  Terti ary : 
  6017  
  6018   [3] Mailin g Address  :                                      Elec tronic ID:  XXXXX
  6019       Delta  Dental                              
  6020       P O Bo x 10401
  6021       Pleasa ntville, F L  3377410 10
  6022  
  6023   <RET> to C ONTINUE, 1 -3 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  6024  
  6025   Step
  6026   Procedure
  6027   3
  6028   Specify th e correct  diagnosis  and proced ure code(s ) that mus t be on th is claim.   Press the  <Enter> k ey to move  to Screen  7.
  6029    
  6030   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ J430D          SCREEN  <5>
  6031   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6032   EVENT - OU TPATIENT I NFORMATION
  6033   <1> Event  Date : OCT  12, 2017
  6034   [2] Prin.  Diag.: Arr ested dent al caries  - K02.3 
  6035   [3] OP Vis its  : OCT  12,2017, 
  6036   [4] Cod. M ethod: HCP CS
  6037       CPT Co de   : DEN TAL SEALAN T PER TOOT H D1351            K0 2.3    OCT  12, 2017
  6038   <5> Rx. Re fills: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6039   <6> Pros.  Items: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6040   [7] Occ. C ode  : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6041  
  6042   <RET> to C ONTINUE, 1 -9 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  6043  
  6044   Step
  6045   Procedure
  6046   4
  6047   Verify tha t the Form  Type is J 430D and t hat the da te of bill ing is ent ered. Make  sure the  Disch Stat  field is  populated.  If all th e data hav e been ent ered corre ctly, sect ion 5 shou ld display  the corre ct revenue  codes and  costs. Pr ess the <E nter> key  to move to  Screen 8.
  6048  
  6049   Note: The  Occurrence  Code fiel d can be u sed to add  Accident  Informatio n to a Den tal claim  if necessa ry.  The O ccurrence  codes will  not be tr ansmitted  as Occurre nce codes  but the Ac cident inf ormation w ill be tra nsmitted.  An acciden t date is  required o n Dental c laims that  contain a  Property  and Casual ty number.
  6050  
  6051   Note: Ther e are new  Line Level  data fiel ds specifi c to Denta l claims: 
  6052   Oral Cavit y Designat ion (1): 
  6053   Prosthesis /Crown/Inl ay Code: 
  6054   Prior Plac ement Date  Qualifier
  6055       Tooth  Code: 
  6056           To oth Surfac e:
  6057   Orthodonti c Banding  Date: 
  6058   Orthodonti c Banding  Replacemen t Date: 
  6059   Treatment  Start Date
  6060   Treatment  Completion  Date:
  6061  
  6062   Note: Type  of Servic e is not a vailable f or Dental  Claims.
  6063  
  6064   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ J430D           SCREE N <7>
  6065   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6066                                 BI LLING - GE NERAL INFO RMATION
  6067   [1] Bill T ype   : 13 1               Loc.  of Care: H OSPITAL -  INPT OR OP T (INCLU
  6068       Charge  Type : PR OFESSIONAL        Dis ch Stat: D ISCHARGED  TO HOME OR  SELF CAR
  6069       Form T ype   : J4 30D                Ti meframe: A DMIT THRU  DISCHARGE
  6070       Bill C lassif: OU TPATIENT            D ivision: C HEYENNE VA MROC
  6071   [2] Sensit ive?  : NO                             Assi gnment: YE S
  6072   [3] Bill F rom   : OC T 12, 2017                     B ill To: OC T 12, 2017
  6073   [4] OP Vis its   : OC T 12,2017,  
  6074   [5] Rev. C ode   : 51 2-DENTAL C LINIC       D1351          $64.2 9  OUTPATI ENT VISIT
  6075       OFFSET       :        $0.00    [NO OFFS ET RECORDE D]
  6076       BILL T OTAL  :       $64.29 
  6077   [6] Rate S ched  : (r e-calculat e charges)
  6078   [7] Prior  Claims: UN SPECIFIED
  6079  
  6080  
  6081  
  6082   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  6083  
  6084   Step
  6085   Procedure
  6086   5
  6087   On Screens  8, enter  any necess ary Claim  level data  to the cl aim. 
  6088  
  6089   Note: The  claim data  is specif ic to Dent al Claims.  The Denta l Paperwor k function s as it do es for oth er claims  except the  list of a vailable a ttachments  is differ ent and mo re specifi c to denta l.
  6090  
  6091   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpt/J 430D          SCREEN  <8>
  6092   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======
  6093                               DENT AL - CLAIM  INFORMATI ON
  6094   [1] Tooth  Status
  6095   [2] Orthod ontic Info rmation
  6096       Bandin g Date: 
  6097       Treatm ent Months  Count: 
  6098       Treatm ent Months  Remaining  Count: 
  6099       Treatm ent Indica tor: 
  6100   [3] Dental  Paperwork  Attachmen t
  6101       Report  Type:                            Trans Met hod: 
  6102       Attach ment Contr ol #: 
  6103   [4] Proper ty Casualt y Informat ion
  6104       Claim  Number:  
  6105  
  6106  
  6107  
  6108  
  6109  
  6110  
  6111   <RET> to C ONTINUE, 1 -4 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  6112  
  6113  
  6114   Step
  6115   Procedure
  6116   6
  6117   From Scree n 10, sele ct section  3 to ente r the name  of the Re ndering Pr ovider or  Assistant  Surgeon if  necessary . Enter a  Referring  Provider a nd/or Supe rvising Pr ovider if  required b y the paye r for the  procedure  codes on t he claim. 
  6118  
  6119   Note: Both  a Renderi ng Provide r and an A ssistant S urgeon are  not allow ed on the  same Denta l claim.
  6120  
  6121   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ J430D   SC REEN <10>
  6122   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6123                                     BILLING -  SPECIFIC  INFORMATIO N
  6124   <1> Unable  To Work F rom: UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6125       Unable  To Work T o  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6126   [2] ICN/DC N(s)          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6127       Auth/R eferral       : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6128   [3] Provid ers           : UNSPE CIFIED
  6129   <4> Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  6130       Lab CL IA #          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6131       Mammog raphy Cert  # : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6132   <5> Chirop ractic Dat a  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6133   [6] Dental  Claim Not e  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6134   [7] Billin g Provider    : CHEYE NNE VAMC
  6135       Taxono my Code       : 282N0 0000X
  6136   [8] Alt Pr im Payer I D  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6137   <9> Force  To Print?     : NO FO RCED PRINT
  6138   [10] Provi der ID Mai nt  : (Edi t Provider  ID inform ation)
  6139  
  6140  
  6141   <RET> to C ONTINUE, 1 -10 to EDI T, '^N' fo r screen N , or '^' t o QUIT:
  6142  
  6143  
  6144   Note: Sect ion 4 is d isabled. U sers canno t create c laims for  non-VA Den tal servic es.
  6145  
  6146   Note: Sect ion 6 allo ws users t o enter a  free text,  up to 80  character,  dental sp ecific com ment.
  6147  
  6148   Note: Sect ion 9 is d isabled. U sers canno t print De ntal claim s.
  6149  
  6150   Note: Thou gh allowed , VistA wi ll not pro vide the a bility to  define sec ondary IDs  for Denta l Claims.
  6151  
  6152  
  6153   Valid Seco ndary ID T ypes for C urrent Pay er
  6154   Rendering/ Supervisin g (J430D)
  6155   State Lice nse; UPIN;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r
  6156   Assistant  Surgeon (J 430D
  6157   State Lice nse; UPIN;  Commercia l ID; Loca tion Numbe
  6158   Referring  (J430D)
  6159   State Lice nse; UPIN;  Commercia l ID
  6160  
  6161   Valid Seco ndary ID T ypes for O ther Payer  (Not Curr ent)
  6162   Rendering  (J430D)
  6163   State Lice nse; UPIN;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r
  6164   Referring  (J430D)
  6165   State Lice nse; UPIN;  Commercia l ID
  6166   Supervisin g (J430D)
  6167   State Lice nse; UPIN;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r
  6168   Assistant  Surgeon (J 430D)
  6169   State Lice nse; UPIN;  Commercia l ID; Loca tion Numbe r
  6170  
  6171   Step
  6172   Procedure
  6173   7
  6174   Press the  <Enter> ke y to move  through th e fields.   At the Wa nt To Auth orize Bill  At This T ime?: and  Authorize  Bill Gener ation?: pr ompts, ent er Yes.  T he claim i s now comp lete and w ill be tra nsmitted t o the FSC  at the nex t regularl y schedule d transmis sion time.   
  6175  
  6176   Executing  A/R edits
  6177   No A/R err ors found
  6178  
  6179   WANT TO ED IT SCREENS ? NO// 
  6180  
  6181   THIS BILL  WILL BE TR ANSMITTED  ELECTRONIC ALLY
  6182  
  6183   WANT TO AU THORIZE BI LL AT THIS  TIME? No/ / YES  
  6184   AUTHORIZE  BILL GENER ATION?: YE S  
  6185     Adding   bill to BI LL TRANSMI SSION File .
  6186  
  6187     Bill wil l be submi tted elect ronically
  6188   Passing co mpleted Bi ll to Acco unts Recei vable.  Bi ll is no l onger edit able.
  6189   Completed  Bill Succe ssfully se nt to Acco unts Recei vable.
  6190   Lab Claims
  6191   EDI Enhanc ed HIPAA f ormat allo ws users t o enter a  CLIA# when  billing f or certain  laborator y procedur es.  The V A’s CLIA #  must be e ntered on  Screen 8 w hen billin g a Medica re seconda ry payer f or laborat ory and pa thology pr ocedures t hat are no t reimburs ed in full  by Medica re.  
  6192  
  6193   The follow ing screen s provide  a simplifi ed example  of a lab  claim:
  6194  
  6195   Step
  6196   Procedure
  6197   1
  6198   When proce ssing a La boratory c laim, info rmation on  Screens 1  and 2 sho uld be rev iewed for  correctnes s.  Press  the <Enter > key to m ove from o ne screen  to the nex t.
  6199   2
  6200   On Screen  3, the pay er informa tion is re viewed for  correctne ss.  The p atient may  have more  than one  insurance  policy.  I f the corr ect inform ation is n ot display ed, select  a section  (1, 2, or  3 ) and e dit the ne cessary fi elds. Pres s the <Ent er> key to  continue  to Screen  5.
  6201  
  6202   Note: With  Patch IB* 2*516, use rs will ha ve the abi lity to ad d a one-ti me HPID, p er payer,  to a claim  if the HP ID in the  Insurance  Company fi le is not  the correc t one. The  HPID will  not be st ored in th e Insuranc e Company  file.  It  will only  apply to t he claim.
  6203  
  6204   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ 1500        SCREEN <3 >
  6205   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6206                                      PAYER IN FORMATION
  6207   [1] Rate T ype  : REI MBURSABLE  INS.            Form  Type: CMS  1500
  6208       Respon sible: INS URER                       Payer  Sequence:  Primary
  6209       Bill P ayer : Blu e Cross Fe p                Tran smit: Yes
  6210  
  6211       Ins 1:  Blue Cros s Fep                             Policy #:  R00000000
  6212       Grp #:  100                  Whose: VET ERAN        Rel to In sd: PATIEN T
  6213       Grp Nm : STANDARD  FAMILY    Insd Sex:  MALE        Insured:  IB,PATIENT 3
  6214  
  6215  
  6216   [2] Billin g Provider  Secondary  IDs:
  6217       Primar y  : 01010 0
  6218       Second ary:                                  Terti ary : 
  6219  
  6220   [3] Mailin g Address  :                                      Elec tronic ID:  12B54
  6221       Blue C ross Fep                              
  6222       P O Bo x 10401
  6223       Birmin gham, AL   352020401
  6224  
  6225  
  6226   <RET> to C ONTINUE, 1 -3 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  6227  
  6228   Step
  6229   Procedure
  6230   3
  6231   Specify th e correct  diagnosis  and proced ure code(s ) that mus t be on th is claim.  Press the  <Enter> ke y to move  to Screen  7.
  6232  
  6233   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ 1500         SCREEN < 5>
  6234   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6235                              EVENT  - OUTPATI ENT INFORM ATION
  6236   [1] Event  Date : XX  XX,XXXX
  6237   [2] Prin.  Diag.: URI NARY FREQU ENCY - 788 .41
  6238   [3] OP Vis its  : XXX  XX,XXXX 
  6239   [4] Cod. M ethod: HCP CS
  6240       CPT Co de   : URI NALYSIS, A UTO W/SCOP E 81001         XXX X X,XXXX
  6241       CPT Co de   : URI NE BACTERI A CULTURE  87088           XXX X X,XXXX
  6242   [5] Rx. Re fills: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6243   [6] Pros.  Items: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6244   [7] Occ. C ode  : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6245   [8] Cond.  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6246   [9] Value  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6247  
  6248   <RET> to C ONTINUE, 1 -9 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  6249  
  6250   Step
  6251   Procedure
  6252   4
  6253   Verify tha t the Form  Type is C MS-1500 an d that the  date of b illing is  entered. M ake sure t he Disch S tat field  is populat ed.  If al l the data  have been  entered c orrectly,  section 5  should dis play the c orrect rev enue codes  and costs . Press th e <Enter>  key to mov e to Scree n 8.
  6254  
  6255   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX  - Outpat/ 1500            SCREE N <7>
  6256   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6257                               BILL ING - GENE RAL INFORM ATION
  6258   [1] Bill T ype   : 13 1               Loc.  of Care: H OSPITAL -  INPT OR OP T (INCLU
  6259       Charge  Type : PR OFESSIONAL        Dis ch Stat: D ISCHARGED  TO HOME OR  SELF CAR
  6260       Form T ype   : CM S-1500             Ti meframe: A DMIT THRU  DISCHARGE
  6261       Bill C lassif: OU TPATIENT            D ivision: C HEYENNE VA MROCY VAMC
  6262   [2] Sensit ive?  : UN SPECIFIED                   Assi gnment: YE S
  6263   [3] Bill F rom   : XX X XX,XXXX                     Bi ll To: XXX  XX,XXXX
  6264   [4] OP Vis its   : XX X XX,XXXX 
  6265   [5] Rev. C ode   : 30 6-LAB/BACT -MICRO      87088       $33.20   OUTPATIENT  VISIT
  6266       Rev. C ode   : 30 7-GASTR-IN ST SVS      81001       $12.77   OUTPATIENT  VISIT 
  6267       OFFSET       :        $0.00    [NO OFFS ET RECORDE D]
  6268       BILL T OTAL  :    $45.97 
  6269   [6] Rate S ched  : (r e-calculat e charges)
  6270   [7] Prior  Claims: UN SPECIFIED
  6271  
  6272  
  6273   <RET> to C ONTINUE, 1 -7 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  6274  
  6275   Step
  6276   Procedure
  6277   5
  6278   On Screens  8 and 9,  enter any  necessary  Claim leve l data to  the claim  and press  the ENTER  key to mov e to Scree n 10. 
  6279  
  6280   Note: IB*2 *447 moved  Screen 8,  Section 3  Ambulance  Informati on to a ne w Screen 9 .
  6281  
  6282   IB,PATIENT  MRA   XX- XX-XXXX    BILL#: K20 003D - Out pat/1500          SCR EEN <8>
  6283   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======
  6284                                BIL LING - CLA IM INFORMA TION
  6285   [1] COB No n-Covered  Charge Amt
  6286   [2] Proper ty Casualt y Informat ion
  6287       Claim  Number:                           Contact N ame:  
  6288       Date o f 1st Cont act:                   Contact P hone:    
  6289   [3] Surgic al Codes f or Anesthe sia Claims
  6290       Primar y Code:                           Secondary  Code:  
  6291   [4] Paperw ork Attach ment Infor mation
  6292       Report  Type:                            Transmiss ion Method :  
  6293       Attach ment Contr ol #:  
  6294   [5] Disabi lity Start  Date:                 Disabilit y End Date :  
  6295   [6] Assume d Care Dat e:                     Relinquis hed Care D ate:  
  6296   [7] Specia l Program:
  6297   [8] Homebo und: 
  6298   [9] Date L ast Seen:
  6299  
  6300   <RET> to C ONTINUE '^ N' for scr een N, or  '^' to QUI T:
  6301  
  6302  
  6303   Note: IB*2 *488 moved  the follo wing Scree n 10 field s to Scree n 8: Speci al Program ; Date Las t Seen; Ho mebound. T hese field s no longe r print in  Box 19.
  6304  
  6305   IB,PATIENT  MRA   XX- XX-XXXX    BILL#: K20 003E - Out pat/1500          SCR EEN <9>
  6306   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======
  6307                                    AMBULANCE  INFORMATIO N
  6308   [1] Ambula nce Transp ort Data
  6309                                                D/O Locat ion: 
  6310       P/U Ad dress1:                           D/O Addre ss1: 
  6311       P/U Ad dress2:                           D/O Addre ss2: 
  6312       P/U Ci ty:                               D/O City:  
  6313       P/U St ate/Zip:                          D/O State /Zip: 
  6314       Patien t Weight:                         Transport  Distance:  
  6315       Transp ort Reason
  6316       R/T Pu rpose:  
  6317       Stretc her Purpos e:  
  6318   [2] Ambula nce Certif ication Da ta
  6319       Condit ion Indica tor: 12 -  Confined t o a bed or  chair
  6320                              01 -  Admitted t o hospital
  6321  
  6322   <RET> to C ONTINUE, 1 -2 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 1
  6323   P/U Addres s1: 
  6324   P/U Addres s 2: 
  6325   P/U City: 
  6326   P/U State:  
  6327   P/U Zip: 
  6328   D/O Locati on: 
  6329   D/O Addres s1: 
  6330   D/O Addres s2: 
  6331   D/O City: 
  6332   D/O State:  
  6333   D/O Zip: 
  6334   Patient We ight: 
  6335   Transport  Distance: 
  6336   Transport  Reason: 
  6337   R/T Purpos e: 
  6338   Stretcher  Purpose:
  6339  
  6340   <RET> to C ONTINUE, 1 -2 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 2
  6341   Select Amb ulance Con dition Ind icator: 01 // ?
  6342       Answer  with AMBU LANCE COND ITION INDI CATOR
  6343      Choose  from:
  6344      12   
  6345      01   
  6346             
  6347           Yo u may ente r a new AM BULANCE CO NDITION IN DICATOR, i f you wish
  6348           Se lect an Am bulance Co ndition In dicator.   Answer mus t be 1-2
  6349           ch aracters i n length.
  6350           Th is limits  the entry  to five co ndition in dicators.
  6351      
  6352       Answer  with AMBU LANCE COND ITION INDI CATORS COD E
  6353      Choose  from:
  6354      12         Confine d to a bed  or chair
  6355      01         Admitte d to hospi tal
  6356      04         Moved b y stretche r
  6357      05         Unconsc ious or in  Shock
  6358      06         Transpo rted in em ergency si tuation
  6359      07         Had to  be physica lly restra ined
  6360      08         Visible  hemorrhag ing
  6361      09         Medical ly necessa ry service
  6362       
  6363   Select Amb ulance Con dition Ind icator: 01 //
  6364  
  6365   Step
  6366   Procedure
  6367   6
  6368   From Scree n 10, ente r 3 to add  a Renderi ng and Ref erring and  Supervisi ng provide r, if nece ssary. 
  6369   7
  6370   To edit, s elect Sect ion 5 and  enter the  CLIA # if  required b y the paye r.
  6371  
  6372   After Patc h IB*2.0*3 20, the bi lling soft ware will  automatica lly popula te the CLI A# for the  division  on the cla im when th e claim is  for the S ervice Typ e = 5 (Dia gnostic La boratory)  if the CLI A# exists  in the Vis tA Institu tion file.   Users ma y override  this valu e for the  current cl aim only.
  6373  
  6374   For outsid e laborato ry service s, the bil ling softw are will a utomatical ly populat e the CLIA # if there  is a Labo ratory or  Facility s econdary I D defined  for the ou tside faci lity with  a ID Quali fier of X4  (CLIA #).
  6375  
  6376   There will  be an Err or Message  for labor atory clai ms to Medi care when  there is n o CLIA# on  the claim  and a War ning Messa ge for lab oratory cl aims to ot her payers  when ther e is no CL IA# on the  claim.
  6377  
  6378   IB,PATIENT 3   XX-XX- XXXX   BIL L#: K300XX X - Outpat /1500    S CREEN <10>
  6379   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ======
  6380                              BILLI NG - SPECI FIC INFORM ATION
  6381   [[1] Bill  Remarks
  6382        - FL- 80           : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  6383       ICN/DC N(s)         : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  6384       Auth/R eferral      : UNSPEC IFIED [NOT  REQUIRED]
  6385       Admiss ion Source   : PHYSIC IAN REFERR AL 
  6386   [3] Provid ers           : 
  6387        - REF ERRING (MD )  : IB,DO CTOR5  Tax onomy: XXX XXXXXXX (X X)   
  6388                                         [P]XX 0000
  6389        - REN DERING (MD )  : IB,DO CTOR4  Tax onomy: XXX XXXXXXX (X X)   
  6390                                         [P]XX X123
  6391   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  6392       Lab CL IA #          : DXXXX 000
  6393       Mammog raphy Cert  # : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6394   [5] Chirop ractic Dat a  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6395   [6] CMS-15 00 Box 19     : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6396   [7] Billin g Provider    : CHEYE NNE VAMC
  6397       Taxono my Code       : 282N0 0000X
  6398   [8] Alt Pr im Payer I D  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6399   [9] Force  To Print?     : NO FO RCED PRINT
  6400   [10] Provi der ID Mai nt  : (Edi t Provider  ID inform ation)
  6401  
  6402   <RET> to C ONTINUE, 1 -10 to EDI T, '^N' fo r screen N , or '^' t o QUIT: 6   
  6403   CMS-1500 B ox 19: ??
  6404         This  is an 71  character  free-text  field that  will prin t in Box 1
  6405         of t he CMS-150 0.  Use th is field t o enter ad ditional P ayer requi red 
  6406         IDs  in the for mat of Qua lifier<no  space>ID n umber<3 sp aces>
  6407         Qual ifier<no s pace>ID nu mber. 
  6408   CMS-1500 B ox 19: ?? 
  6409   DISPLAY TH E FULL CMS -1500 BOX  19?: NO//
  6410  
  6411  
  6412   Note: Patc h IB*2*488  changed t he prompt  Form Locat or 19 to C MS-1500 Bo x 19 and u pdated the  Help text
  6413  
  6414   Note: Ther e is a new  field in  Section 4  for the Ma mmography  Certificat ion Number  where use rs can ent er a certi fication n umber on c laims for  mammograph y exams.   The known  Mammograph y Certific ation Numb ers will b e stored i n the Inst itution fi le, one pe r site.
  6415  
  6416   Patch IB*2 *547 added  a field t o Screen 1 0 for alte rnative pa yer primar y IDs whic h are used  to direct  claims to  administr ative cont ractors wh o process  specialize d claims s uch as Dur able Medic al Equipme nt (DME) c laims.
  6417   Pharmacy C laims
  6418   1500 pharm acy claims  can be su bmitted el ectronical ly to the  clearingho use where  they will  be printed  and maile d.  If a p harmacy cl aim is ent ered on a  UB04, it m ust be pri nted local ly.
  6419  
  6420   The follow ing screen s give a s implified  example of  a pharmac y claim. 
  6421  
  6422   Step
  6423   Procedure
  6424   1
  6425   When proce ssing a Ph armacy cla im, inform ation on S creens 1 a nd 2 shoul d be revie wed for co rrectness.   Press th e <Enter>  key to mov e from one  screen to  the next.
  6426   2
  6427   On Screen  3, the pay er informa tion shoul d be revie wed for co rrectness.   The pati ent may ha ve more th an one ins urance pol icy.  If t he correct  informati on is not  displayed,  select a  section (1 , 2, or 3  ) and edit  the neces sary field s. Press t he <Enter>  key to co ntinue to  Screen 5.
  6428  
  6429   For Pharma cy claims,  change th e form typ e to a CMS -1500. 
  6430  
  6431   Note: With  Patch IB* 2*516, use rs will ha ve the abi lity to ad d a one-ti me HPID, p er payer,  to a claim  if the HP ID in the  Insurance  Company fi le is not  the correc t one. The  HPID will  not be st ored in th e Insuranc e Company  file.  It  will only  apply to t he claim.
  6432  
  6433   IB,PATIENT 5    XX-XX -XXXX   BI LL#: K303X XX - Outpa t/1500             SC REEN <3>
  6434   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  6435                                      PAYER IN FORMATION
  6436   [1] Rate T ype  : REI MBURSABLE  INS.            Form  Type: CMS- 1500
  6437       Respon sible: INS URER                       Payer  Sequence:  Primary
  6438       Bill P ayer : CIG NA                         Trans mit: Yes
  6439  
  6440         Ins 1: CIG NA                                        Policy #:  PII
  6441         Grp #: GRP  NUM  PII          Whose: VET ERAN         Rel to Ins d: PATIENT
  6442         Grp Nm:  PII            Insd Sex:  MALE         Insured: I B,PATIENT5
  6443  
  6444         Ins 2: BLU E CROSS CA  (W                            Policy #:  PII
  6445         Grp #: GRP  NUM  PII       Whose: SPO USE          Rel to Ins d: SPOUSE
  6446         Grp Nm:  PII                Insd Sex:  FEMALE       Insured: I B,WIFE5
  6447   [2] Billin g Provider  Secondary  IDs: UNSP ECIFIED [N OT REQUIRE D]
  6448  
  6449   [3] Mailin g Address 
  6450       NO MAI LING ADDRE SS HAS BEE N SPECIFIE D!   (Pati ent has Me dicare)
  6451       Send B ill to PAY ER listed  above.
  6452  
  6453   <RET> to C ONTINUE, 1 -3 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  6454  
  6455   Step
  6456   Procedure
  6457   3
  6458   The highli ghted fiel ds are aut o-populate d.  Rememb er that th is is a pr ofessional  bill that  is being  transmitti ng as a CM S-1500, so  each HCPC S code wil l have to  be associa ted with a  diagnosis  code.  To  begin thi s process,  type 4 to  edit the  Cod. Metho d field an d press th e <Enter>  key.
  6459  
  6460   Note:  Wit h Patch IB *2*432, wh en adding  a refill t o a claim,  users wil l be able  to view th e date a p rescriptio n was orde r along wi th the oth er data.
  6461  
  6462   ADD/EDIT R X FILL 205 4788 FOR O ct 26, 201 0 CORRECT?  YES// 
  6463   Date RX Or dered:  Oc t 26, 2010    
  6464   RX #: 2054 788// 
  6465   DATE: OCT  26,2010// 
  6466   DRUG: HYDR OCHLOROTHI AZIDE 25MG  TAB// 
  6467   DAYS SUPPL Y: 30// 
  6468   QTY: 15// 
  6469   NDC #: 001 72-2083-80 // 
  6470   FORMAT OF  NDC#: 5-4- 2 FORMAT//
  6471  
  6472   IB,PATIENT 5    XX-XX -XXXX   BI LL#: K303X XX - Outpa t/1500          SCREE N <5>
  6473   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  6474                              EVENT  - OUTPATI ENT INFORM ATION 
  6475   <1> Event  Date : XXX  XX,XXXX                                                             
  6476   [2] Prin.  Diag.: ISS UE REPEAT  PRESCRIPT  - V68.1
  6477   [3] OP Vis its  : UNS PECIFIED
  6478   [4] Cod. M ethod: HCP CS
  6479       CPT Co de   : Ora l prescrip  drug non  chemo J849 9       V6 8.1    XXX  XX,XXXX
  6480   [5] Rx. Re fills: HYD ROCHLOROTH IAZIDE 25M G TAB                  XXX XX,XX XX
  6481   [6] Pros.  Items: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6482   [7] Occ. C ode  : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6483   [8] Cond.  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6484   <9> Value  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6485  
  6486   <RET> to C ONTINUE, 1 -9 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT: 
  6487  
  6488   Step
  6489   Procedure
  6490   4
  6491   At the Sel ect Proced ure Date f ield, re-t ype the da te.
  6492   5
  6493   At the Sel ect Proced ure field,  type the  appropriat e code.  O nce the co de auto-po pulates th e data, ty pe YES to  confirm.
  6494   6
  6495   At the Pro vider fiel d, type th e name of  the physic ian.  Info rmation re lated to t hat provid er will au to-populat e.
  6496   7
  6497   Type the a ppropriate  data rela ted to the  Place of  Service an d the Type  of Servic e.
  6498   8
  6499   Press the  <Enter> ke y until Sc reen 5 app ears.
  6500  
  6501   <<CURRENT  PROCEDURAL  TERMINOLO GY CODES>>
  6502  
  6503   LISTING FR OM VISIT D ATES WITH  ASSOCIATED  CPT CODES
  6504   IN OUTPT E NCOUNTERS  FILE
  6505  
  6506   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  6507   NO.  CODE     SHORT N AME                 C LINIC            DATE
  6508   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  6509  
  6510   NO CPT COD ES ON FILE  FOR THE V ISIT DATES  ON THIS B ILL
  6511  
  6512  
  6513   PROCEDURE  CODING MET HOD: HCPCS  (1500 COM MON PROCED URE CODING  SYSTEM)
  6514            / /   
  6515   Select PRO CEDURE DAT E (X/XX/XX -XX/XX/XX) : XX-XX-XX    
  6516   * Patient  has no Vis its for th is date...
  6517  
  6518      Select  PROCEDURE:  J  
  6519    Searching  for a CPT ,(pointed- to by PROC EDURES)  
  6520     J8499      Oral pre scrip drug  non chemo      
  6521           .. .OK? Yes//  Yes  Oral  prescrip  drug non c hem  Rx: 0 000000D
  6522   PROCEDURES : J8499// 
  6523   Select CPT  MODIFIER  SEQUENCE: 
  6524   PROVIDER:  IB,DOCTOR6 // 
  6525   ASSOCIATED  CLINIC: C ARDIAC CON SULT 
  6526   DIVISION:  MONTGOMERY  VAMC//         619
  6527   PLACE OF S ERVICE: 22        OUT PATIENT HO SPITAL
  6528   TYPE OF SE RVICE: 1        MEDIC AL CARE
  6529   EMERGENCY  PROCEDURE? : NO//   N
  6530   PRINT ORDE R:
  6531  
  6532   Step
  6533   Procedure
  6534   9
  6535   Notice the  associati on has bee n made bet ween the d iagnosis c ode and th e required  procedure  code.  Pr ess the <E nter> key  to move to  Screen 7.
  6536  
  6537  
  6538   IB,PATIENT 5    XX-XX -XXXX   BI LL#: K303X X - Outpat /1500           SCREE N <5>
  6539   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  6540                              EVENT  - OUTPATI ENT INFORM ATION
  6541   <1> Event  Date : XXX  XX,XXXX
  6542   [2] Prin.  Diag.: ISS UE REPEAT  PRESCRIPT  - V68.1
  6543   [3] OP Vis its  : XXX  XX,XXXX 
  6544   [4] Cod. M ethod: HCP CS
  6545       CPT Co de   : Ora l prescrip  drug non  chemo   J8 499  V68.1   XXX XX,X XXX
  6546   [5] Rx. Re fills: RAN ITIDINE HC L 150MG (Z ANTAC) TAB              XXX XX,X XXX
  6547   [6] Pros.  Items: UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6548   [7] Occ. C ode  : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6549   [8] Cond.  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6550   <9> Value  Code : UNS PECIFIED [ NOT REQUIR ED]
  6551  
  6552   <RET> to C ONTINUE, 1 -9 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:  
  6553  
  6554   Step
  6555   Procedure
  6556   10
  6557   If all the  data have  been ente red correc tly, secti on 5 shoul d display  the correc t revenue  code and c harges..   Press the  <Enter> ke y to move  to Screen  8.
  6558  
  6559   IB,PATIENT 5    XX-XX -XXXX   BI LL#: K303X X - Outpat /1500             SCR EEN <7>
  6560   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =========
  6561                               BILL ING - GENE RAL INFORM ATION
  6562   [1] Bill T ype   : 13 1              Loc. o f Care: HO SPITAL - I NPT OR OPT  (INCLU
  6563       Covere d Days: UN SPECIFIED      Bill C lassif: OU TPATIENT
  6564       Non-Co v Days: UN SPECIFIED         Tim eframe: AD MIT THRU D ISCHARGE
  6565       Charge  Type : UN SPECIFIED        Disc h Stat: 
  6566       Form T ype   : CM S-1500             Di vision: MO NTGOMERY V AMC
  6567   [2] Sensit ive?  : UN SPECIFIED                   Assi gnment: YE S
  6568   [3] Bill F rom   : XX X XX,XXXX                     Bi ll To: XXX  XX,XXXX
  6569   [4] OP Vis its   : UN SPECIFIED
  6570   [5] Rev. C ode   : 25 3-WARFARIN  SODIUM 5   J8499  1       $36.0 0  PRESCRI PTION    
  6571              OFFSET: $0 .00   [NO  OFFSET REC ORDED]
  6572       BILL T OTAL  :       $36.00 
  6573   [6] Rate S ched  : (r e-calculat e charges)
  6574   [7] Prior  Claims: UN SPECIFIED
  6575  
  6576   Step
  6577   Procedure
  6578   11
  6579   On Screens  8 and 9,  enter any  necessary  claim-leve l data to  the claim  and press  the <Enter > key to m ove to Scr een 10. 
  6580  
  6581   Note: IB*2 *447 moved  Screen 8,  Section 3  Ambulance  Informati on to a ne w Screen 9 .
  6582  
  6583   IB,PATIENT  MRA   XX- XX-XXXX    BILL#: K20 003D - Out pat/1500               SCREEN <8 >
  6584   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==========
  6585                                BIL LING - CLA IM INFORMA TION
  6586   <1> COB No n-Covered  Charge Amt
  6587   <2> Proper ty Casualt y Informat ion
  6588       Claim  Number:                           Contact N ame:  
  6589       Date o f 1st Cont act:                   Contact P hone:    
  6590   <3> Surgic al Codes f or Anesthe sia Claims
  6591       Primar y Code:                           Secondary  Code:  
  6592   <4> Paperw ork Attach ment Infor mation
  6593       Report  Type:                            Transmiss ion Method :  
  6594       Attach ment Contr ol #:  
  6595   <5> Disabi lity Start  Date:                 Disabilit y End Date :  
  6596   <6> Assume d Care Dat e:                     Relinquis hed Care D ate:
  6597   [7] Specia l Program:
  6598   [8] Homebo und: 
  6599   [9] Date L ast Seen:
  6600  
  6601   <RET> to C ONTINUE '^ N' for scr een N, or  '^' to QUI T:
  6602  
  6603   IB,PATIENT M M   XXX- XX-XXXX    BILL#: K10 1ES8 - Out pat/UB04              SCREEN <9>
  6604   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==========
  6605                                    AMBULANCE  INFORMATIO N
  6606   <1> Ambula nce Transp ort Data
  6607                                                D/O Locat ion: 
  6608       P/U Ad dress1:                           D/O Addre ss1: 
  6609       P/U Ad dress2:                           D/O Addre ss2: 
  6610       P/U Ci ty:                               D/O City:  
  6611       P/U St ate/Zip:                          D/O State /Zip: 
  6612       Patien t Weight:                         Transport  Distance:  
  6613       Transp ort Reason
  6614       R/T Pu rpose:  
  6615       Stretc her Purpos e:  
  6616   <2> Ambula nce Certif ication Da ta
  6617       Condit ion Indica tor:
  6618  
  6619  
  6620   <RET> to C ONTINUE, 1 -2 to EDIT , '^N' for  screen N,  or '^' to  QUIT:
  6621  
  6622   Step
  6623   Procedure
  6624   12
  6625   From Scree n 10, ente r 3 to add  a Renderi ng provide r. 
  6626  
  6627   Patch IB*2 *547 added  a field t o Screen 1 0 for alte rnative pa yer primar y IDs whic h are used  to direct  claims to  administr ative cont ractors wh o process  specialize d claims s uch as Dur able Medic al Equipme nt (DME) c laims.
  6628  
  6629   IB,PATIENT 5   XX-XX- XXXX   BIL L#: K303XX X - Outpat /1500             SCR EEN <10>
  6630   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==========
  6631            B ILLING - S PECIFIC IN FORMATION
  6632   [1] Unable  To Work F rom: UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6633       Unable  To Work T o  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6634   [2] ICN/DC N(s)          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6635       Auth/R eferral       : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6636   [3] Provid ers           : 
  6637        - REN DERING        : UNSPE CIFIED
  6638   [4] Other  Facility ( VA/non): U NSPECIFIED  [NOT REQU IRED]
  6639       Lab CL IA #          : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6640       Mammog raphy Cert  # : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6641   [5] Chirop ractic Dat a  : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6642   [6] CMS-15 00 Box 19     : UNSPE CIFIED [NO T REQUIRED ]
  6643   [7] Billin g Provider    : CHEYE NNE VAMC
  6644       Taxono my Code       : 282N0 0000X
  6645   [8] Alt Pr im Payer I D  : UNSPE CIFED [NOT  REQUIRED]
  6646   [9] Force  To Print?     : NO FO RCED PRINT
  6647   [10] Provi der ID Mai nt  : (Edi t Provider  ID inform ation)
  6648  
  6649   <RET> to C ONTINUE, 1 -10 to EDI T, '^N' fo r screen N , or '^' t o QUIT: 
  6650   This claim  is now re ady for au thorizatio n.
  6651   Correct Re jected or  Denied Cla ims
  6652   A claim ca n be rejec ted at som e stage du ring eithe r the elec tronic or  manual pro cess.  A c laim can b e denied b y the paye r during t he adjudic ation proc ess.  When  a claim i s either r ejected or  denied, i t may be f or a reaso n that can  be correc ted.  Once  the claim  is correc ted, it ca n be retra nsmitted o r resent t hrough the  mail to t he payer.
  6653  
  6654   With Patch  IB*2*433,  a new opt ion has be en added t o the IB M odule that  allows us ers to cor rect a cla im while m aintaining  the origi nal claim  number on  the resubm itted clai m.
  6655   With Patch  IB*2*447,  users are  able to c orrect all  types of  claims inc luding a c laim that  processes  to a non-a ccruing fu nds.  It i s now poss ible to co rrect a cl aim with o ne of the  following  rate types :
  6656   INTERAGENC Y
  6657   SHARING AG REEMENT
  6658   TRICARE
  6659   WORKMAN’S  COMP
  6660  
  6661   Step
  6662   Procedure
  6663   1
  6664   Access the  option Th ird Party  Billing Me nu.
  6665   2
  6666   At the Sel ect Third  Party Bill ing Menu O ption: pro mpt, enter  CRD for C orrect Rej ected/Deni ed Bill.
  6667   3
  6668   At the Ent er BILL NU MBER or Pa tient NAME : prompt,  enter the  claim numb er of the  claim that  requires  correction .
  6669   4
  6670   At the ARE  YOU SURE  YOU WANT T O CANCEL T HIS BILL?  No// promp t, enter Y es to over ride the d efault.
  6671   5
  6672   At the CAN CEL BILL?:  prompt, e nter YES.
  6673   6
  6674   At the REA SON CANCEL LED: promp t, enter a  free-text  comment.
  6675  
  6676   Note:  Thi s new opti on was des igned to r eplace the  existing  option CLO N Copy and  Cancel un der the ma jority of  circumstan ces.  The  existing C LON Copy a nd Cancel  option wil l now be l ocked with  a new Sec urity Key  named IB C LON. 
  6677  
  6678   Note:  The  existing  CLON Copy  and Cancel  option sh ould only  be used to  correct d enied clai ms against  which a p ayment has  been post ed or to c orrect a c laim with  one of the  Bill Rate  Types tha t are excl uded from  the new pr ocesses..
  6679  
  6680   Note:  The  existing  CLON Copy  and Cancel  option sh ould be us ed to corr ect denied  claims ag ainst whic h a paymen t has been  posted, a  secondary /tertiary  claim or a  claim in  MRA Reques t status.
  6681  
  6682   Note: The  IB CLON se curity key  which res tricted th e use of t he CLON op tion , was  removed w ith Patch  IB*2*516.
  6683  
  6684   The follow ing screen  will disp lay.
  6685  
  6686   IB,PATIENT 4    (XX-X X-XXXX)                                         DOB: X XX XX,XXXX
  6687   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==========
  6688   Rate Type      :  REI MBURSABLE  INS.
  6689   Event Date     :  XXX  XX XXXX
  6690   Sensitive      :  NO
  6691   Responsibl e   :  INS URANCE CAR RIER   (Sp ecify CARR IER on SCR EEN 3)
  6692  
  6693   Loc of Car e   :  HOS PITAL (INC LUDES CLIN IC) - INPT . OR OPT.
  6694   Event Sour ce  :  Out patient
  6695   Timeframe      :  ADM IT THRU DI SCHARGE
  6696                     (Sp ecify actu al bill ty pe fields  on SCREENs  6/7)
  6697  
  6698   Bill From      :  XXX  XX,XXXX
  6699   Bill To        :  XXX  XX,XXXX
  6700  
  6701   Initial Bi ll# :  K70 1XXX-01
  6702   Copied Bil l#  :  K70 1XXX-01
  6703  
  6704   Please ver ify the ab ove inform ation for  the bill y ou just en tered.  On ce this
  6705   informatio n is accep ted it wil l no longe r be edita ble and yo u will be  required
  6706   to CANCEL  THE BILL i f changes  to this in formation  are necess ary.
  6707  
  6708   IS THE ABO VE INFORMA TION CORRE CT AS SHOW N? Yes// 
  6709  
  6710   Step
  6711   Procedure
  6712   7
  6713   Return thr ough the c laim scree ns correct ing whatev er data re quires cor rection.
  6714   8
  6715   Complete a nd authori ze the cla im.
  6716  
  6717   Note: The  number of  the origin al claim h as been in cremented  and now di splays wit h a -01 af ter the cl aim number .  The ori ginal clai m number h as been as signed to  the new cl aim.  Each  time a cl aim is cor rected, th e previous  cancelled  version w ill be inc remented - 01, -02, - 03, etc..
  6718  
  6719   When users  attempt t o use the  CRD Correc t Rejected /Denied Bi ll option  to correct  a claim a gainst whi ch a payme nt has bee n posted,  they will  be warned  that they  must use t he existin g CLON Cop y and Canc el option.
  6720  
  6721     Select T hird Party  Billing M enu Option : CRD  Cor rect Rejec ted/Denied  Bill
  6722  
  6723   Enter BILL  NUMBER or  Patient N AME:    K6 00XXX      IB,PATIENT 1     XX-X X-XX 
  6724       Outpat ient     R EIMBURSABL E INS.      PRNT/TX
  6725  
  6726   Please not e a PAYMEN T of **$45 ** has bee n POSTED t o this bil l. Copy an d cancel  
  6727   (CLON) mus t be used  to correct  this bill .
  6728  
  6729   When users  attempt t o use the  CRD Correc t Rejected /Denied Bi ll option  to correct  a denied  claim whic h has rece ived only  one of its  associate d split Ex planation  of Benefit s (EOB), t hey will b e warned t hat they m ust wait f or the arr ival of th e second E OB before  they can u se this ne w option.
  6730  
  6731   Select Thi rd Party B illing Men u Option:  CRD  Corre ct Rejecte d/Denied B ill
  6732  
  6733   Enter BILL  NUMBER or  Patient N AME:    K6 00XXX      IB,PATIENT 1     XX-X X-XX 
  6734       Outpat ient     R EIMBURSABL E INS.      PRNT/TX
  6735  
  6736   There is a  split EOB  associate d with thi s claim.   You cannot  use this  option to  Correct th is claim u ntil the s econd EOB  has been r eceived.
  6737  
  6738   When users  attempt t o use the  CRD Correc t Rejected /Denied Bi ll option  to correct  a rejecte d or denie d claim wh ich has an  excluded  Billing Ra te Type, t hey will b e warned t hat they m ust use th e existing  CLON Copy  and Cance l option.
  6739  
  6740   Select Thi rd Party B illing Men u Option:  CRD  Corre ct Rejecte d/Denied B ill
  6741  
  6742   Enter BILL  NUMBER or  Patient N AME:    K6 00XXX      IB,PATIENT 1     XX-X X-XX 
  6743       Outpat ient     R EIMBURSABL E INS.      PRNT/TX
  6744  
  6745   This optio n cannot b e used to  correct so me Billing  Rate Type s (Example : TRICARE) .
  6746   Use Copy a nd Cancel  (CLON) to  correct th is bill.
  6747  
  6748   When users  attempt t o use the  CRD Correc t Rejected /Denied Bi ll option  to correct  a rejecte d or denie d secondar y or terti ary claim,  they will  be notifi ed that th ey must us e the exis ting CLON  Copy and C ancel opti on.
  6749  
  6750   Please not e that COB  data exis ts for thi s bill.
  6751   Copy and c ancel (CLO N) must be  used to c orrect thi s bill.
  6752  
  6753   When users  attempt t o use the  CRD Correc t Rejected /Denied Bi ll option  to correct  a claim w ith a stat us of MRA  Request, t hey will r eceive the  following  message.
  6754  
  6755   This bill  is in a st atus of RE QUEST MRA.
  6756       No MRA s have bee n received  and there  are no re jection me ssages on  file
  6757       for th e most rec ent transm ission of  this MRA r equest bil l.
  6758  
  6759  
  6760   Note: The  new CRD Co rrect Reje cted/Denie d Bill opt ion has be en added t o the CSA  Claims Sta tus Awaiti ng Resolut ion option  and the M RW MRA Wor klist opti on as Corr ect Bill.
  6761  
  6762   The histor y of corre cted claim s will be  available  from the f ollowing l ocations:
  6763   BILL - Ent er/Edit Bi lling Info rmation
  6764   INQ – Pati ent Billin g Inquiry
  6765   Viewed Can celled Cla ims
  6766   If a claim  has been  cancelled,  users can  view the  data store d in the B ill/Claims  file (#39 9) for the  cancelled  claim.
  6767  
  6768   The View C ancelled B ill option  is on the  Third Par ty Billing  Menu.
  6769  
  6770      ADPR    Print Bill  Addendum  Sheet
  6771      AUTH    Authorize  Bill Gener ation
  6772      BILL    Enter/Edit  Billing I nformation
  6773      CANC    Cancel Bil l
  6774      CLA     Multiple C LAIMSMANAG ER Claim S end
  6775      CLON    Copy and C ancel
  6776      CRD     Correct Re jected/Den ied Bill
  6777      DLST    Delete Aut o Biller R esults
  6778      GEN     Print Bill
  6779      INQU    Patient Bi lling Inqu iry
  6780      LIST    Print Auto  Biller Re sults
  6781      PRNT    Print Auth orized Bil ls
  6782      RETN    Return Bil l Menu ...
  6783      VCB     View Cance lled Bill
  6784      VIEW    View Bills  Pending T ransmissio n
  6785      VIST    Outpatient  Visit Dat e Inquiry
  6786      
  6787   Select Thi rd Party B illing Men u <TEST AC COUNT> Opt ion:
  6788   Printed Cl aims
  6789   Some claim s should n ot be tran smitted el ectronical ly and sho uld be pri nted local ly. 
  6790  
  6791   These incl ude:
  6792   Claims req uiring cli nical atta chments su ch as prog ress notes ;
  6793   Profession al claims  containing  more than  the maxim um number  of 8 diagn osis codes ;
  6794   Profession al claims  containing  more than  the maxim um number  of diagnos is pointer s (4);
  6795   Institutio nal claims  containin g more tha n the maxi mum number  of proced ure codes  (999);
  6796   Profession al claims  containing  more than  the maxim um number  of procedu re codes/l ine items  (50); 
  6797   Institutio nal pharma cy claims;  and
  6798   Secondary  claims to  Medicare W NR (When M edicare WN R is NOT t he primary  insurance ).
  6799   View/Resub mit Claims  – Live or  Test – Sy nonym: RCB
  6800   A new opti on, View/R esubmit Cl aims – Liv e or Test,  has been  added to t he EDI men u. This op tion repla ces: Resub mit a Bill ; Resubmit  a Batch o f Bills an d View/Res ubmit Clai ms as Test . This opt ion provid es the abi lity to re submit cla ims as tes t claims f or testing  or produc tion claim s for paym ent.
  6801  
  6802   Patch IB*2 *547 will  add the ab ility to r un the RCB  option to  find prev iously pri nted claim s and to r esubmit th em to the  test queue  only. The y cannot b e retransm itted to t he product ion queue.  The patch  will also  provide t he ability  to look-u p claims t o specific  payers us ing the ED I - Inst P ayer Prima ry ID or E DI - Prof  Payer Prim ary ID.
  6803  
  6804   Patch IB*2 *608 will  only inclu de the Coo rdination  of Benefit  (COB) dat a for the  previous p ayer seque nce to be  resubmitte d in the c urrent pay er sequenc e claim to  the test  queue. The  patch wil l also fil ter out th e claim(s)  with asso ciated COB  data when  those cla ims have b een select ed to be r etransmitt ed to the  production  queue. Th ese non-tr ansmitted  claims wil l be liste d on the s creen as s kipped.
  6805  
  6806   Step
  6807   Procedure
  6808   1
  6809   At the Sel ect EDI Me nu For Ele ctronic Bi lls Option , type RCB  and press  the Retur n key. 
  6810   2
  6811   At the Run  report fo r (P)rinte d or (T)ra nsmitted c laims?: Tr ansmitted/ / prompt,  press the  Enter key  to accept  the defaul t
  6812   3
  6813   At the SEL ECT BY: (C )LAIM, (B) ATCH OR SE E A (L)IST  TO PICK F ROM: promp t, press t he Enter k ey to acce pt the def ault of Li st.
  6814   4
  6815   At the Run  for (A)ll  payers or  (S)electe d Payers?  prompt, ty pe S for S elected Pa yers.
  6816  
  6817   If you cho ose Select ed payers,  after you  enter Blu e Cross of  CA, for e xample, yo u will be  prompted t o included  all insur ance compa nies with  the same E lectronic  Billing ID . This wil l prevent  you from h aving to e nter every  BC/BS com pany defin ed in your  Insurance  file.
  6818   5
  6819   At the Sel ect Insura nce Compan y: prompt,  enter an  EDI Payer  Primary ID
  6820   6
  6821   At the Sel ect Insura nce Compan y prompt,  press the  Enter key  when done  selecting  payers
  6822   7
  6823   At the Run  for (U)B- 04, (C)MS- 1500 or (B )OTH: prom pt, press  the Enter  key to acc ept the de fault of B oth.
  6824  
  6825   The Date R ange for t he search  for claims  has been  restricted  to a maxi mum of 90  days to mi nimize the  impact of  the searc h on the s ystem.
  6826   8
  6827   At the Sta rt with Da te Last Tr ansmitted:  prompt, t ype T-200  for this e xample. 
  6828   9
  6829   At the Go  to Date La st Transmi tted: prom pt, press  the Enter  key to acc ept the de fault of 1 2/1/04. Th is will re turn resul ts for 90  days.
  6830   10
  6831   At the Sel ect Additi onal Limit ing Criter ia (option al): promp t, press t he Enter k ey without  selecting  anything  additional .
  6832  
  6833   Select EDI  Menu For  Electronic  Bills Opt ion: RCB   View/Resub mit Claims -Live or T est
  6834  
  6835   *** NOTE:  2 '^' ARE  NEEDED TO  ABORT THE  OPTION (^^ )
  6836              1 '^' BRIN GS YOU BAC K TO THE P REVIOUS SE LECTION PR OMPT(^)
  6837  
  6838  
  6839   Run report  for (P)ri nted or (T )ransmitte d claims?:  Transmitt ed//Transm itted
  6840  
  6841   Select By:  (C)laim o r see a (L )ist to pi ck from?:  List// 
  6842  
  6843   PAYER SELE CTION:
  6844   Run for (A )ll Payers  or (S)ele cted Payer s?: Select ed Payers/ /Selected  Payers
  6845  
  6846      Include  all payer s with the  same elec tronic Pay er ID? Yes //   YES
  6847  
  6848      Select  Insurance  Company: 6 0054
  6849        1   6 0054  AETN A HEALTH P LANS4501 N  STERLING   PEORIA,IL          6 0054/60054
  6850        2   6 0054  AETN A HEALTH P LANS620 ER IE BLVD WE ST  SYRACU SE,NY    6 0054/60054
  6851        3   6 0054  AETN A HEALTH P LANSPO BOX  16516   C OLUMBUS,OH          6 0054/60054
  6852        4   6 0054  AETN A HEALTH P LANS3541 W INCHESTER  ROAD  ALLE NTOWN,PA   60054/6005
  6853   4
  6854        5   6 0054  AETN A HEALTH P LANSPO BOX  112     P ORTLAND,OR          6 0054/60054
  6855   Press <RET URN> to se e more, '^ ' to exit  this list,  OR
  6856   CHOOSE 1-5 : 1  AETNA  HEALTH PL ANS4501 N  STERLING   PEORIA,IL           6 0054/60054
  6857  
  6858      Select  Another In surance Co mpany:
  6859      
  6860   BILL FORM  TYPE SELEC TION:
  6861   Run for (U )B-04, (C) MS-1500, ( J)430D or  (A)ll: All //ALL
  6862  
  6863   LAST BATCH  TRANSMIT  DATE RANGE  SELECTION :
  6864   Start with  Date Last  Transmitt ed: T-200   (XXX XX,  XXXX)
  6865   Go to Date  Last Tran smitted:(T -200 – T-1 10): T-110 //   (XXX  XX, XXXX)
  6866  
  6867   ADDITIONAL  SELECTION  CRITERIA:
  6868    
  6869   1 - MRA Se condary On ly
  6870   2 - Primar y Claims O nly
  6871   3 - Second ary Claims  Only
  6872   4 - Claims  Sent to P rint at Cl earinghous e Only
  6873    
  6874   Step
  6875   Procedure
  6876   11
  6877   At the Wou ld you lik e to inclu de cancell ed claims?  No//: pro mpt, enter  No.
  6878   12
  6879   At the Wou ld you lik e to inclu de claims  Forced to  Print at t he Clearin ghouse? No // prompt,  enter No.
  6880   13
  6881   At the Sor t By promp t, enter B  to overri de the def ault of Cu rrent Paye r.
  6882  
  6883   Sort by Ba tch if you  want to r esubmit ba tches of c laims or C urrent Pay er if you  want to re submit a v ariety of  individual  claims.
  6884   14
  6885   At the DO  YOU WANT A  (R)EPORT  OR A (S)CR EEN LIST F ORMAT?: pr ompt, pres s the <Ent er> key to  accept th e default  of Screen  List. 
  6886  
  6887  
  6888   Would you  like to in clude canc elled clai ms? No//    NO
  6889  
  6890   Would you  like to in clude clai ms Forced  to Print a t the Clea ringhouse?  No//   NO
  6891  
  6892   Sort By: C urrent Pay er// ??
  6893    
  6894   Enter a co de from th e list.
  6895  
  6896        Selec t one of t he followi ng:
  6897  
  6898              1          Batch By L ast Transm itted Date  (Claims w ithin a Ba tch)
  6899              2          Current Pa yer (Insur ance Compa ny)
  6900  
  6901   Sort By: C urrent Pay er// Batch  By Last T ransmitted  Date (Cla ims within  a Batch)D o you want  a (R)epor t or a (S) creen List  format?:  Screen Lis t//
  6902  
  6903   The follow ing screen  is displa yed:
  6904  
  6905   PREVIOUSLY  TRANSMITT ED CLAIMS  Mar 21, 20 05@15:52:1 0           Page:     1 of 1215 
  6906   ** A claim  may appea r multiple  times if  transmitte d more tha n once. **
  6907   ** T = Tes t Claim **  R = Batch  Rejected
  6908   >>># of Cl aims Selec ted: 0 (ma rked with  *)
  6909  
  6910  
  6911       Claim  #     Form    Type    Seq  Statu s            Current  Payer                  
  6912       Batch:  605001118 2  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6913   1   K500XX X  T   UB- 04  OUTPT     P  PRNT /TX           AETNA U S HEALTHCA RE                        
  6914       Batch:  605001118 3  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6915   2   K500XX X      UB- 04  OUTPT     P  PRNT /TX           AETNA U S HEALTHCA RE           
  6916       Batch:  605001118 4  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6917   3   K500XX X  T   J43 0D  OUTPT     P  PRNT /TX           DELTA D ENTAL
  6918       Batch:  605001118 5  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6919   4   K500XX X  T   150 0   OUTPT     S  PRNT /TX            AETNA     
  6920       Batch:  605001118 6  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6921   5   K500XX X      UB- 04  OUTPT     P  PRNT /TX           AETNA U S HEALTHCA RE           
  6922       Batch:  605001118 7  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6923   6   K500XX X      150 0   OUTPT     P  PRNT /TX           AETNA U S HEALTHCA RE           
  6924   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  6925     Claim(s)  Select/De  select               View Claim s Selected
  6926     Batch Se lect/De se lect                P rint Repor t
  6927     Resubmit  ClaimsExi
  6928   Action: Ne xt Screen/ /  
  6929  
  6930   Step
  6931   Procedure
  6932   15
  6933   At the Act ion prompt , type B t o select b atches of  claims to  resubmit a s test or  ‘C’ to sel ect claims .
  6934   16
  6935   At the Sel ect EDI Tr ansmission  Batch Num ber: promp t, enter t he number  of the des ired batch .
  6936  
  6937   You may re peat the a bove, ente ring as ma ny batch n umbers as  you want.
  6938  
  6939   PREVIOUSLY  TRANSMITT ED CLAIMS  Mar 21, 20 05@16:07:3 8           Page:     1 of 1215 
  6940   ** A claim  may appea r multiple  times if  transmitte d more tha n once. **
  6941   >>># of Cl aims Selec ted: 1 (ma rked with  *)
  6942  
  6943  
  6944       Claim  #     Form   Type   S eq  Status             Current P ayer                 
  6945       Batch:  605001118 2  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6946   1  *K500YR J     UB-0 4  OUTPT     P  PRNT/ TX           UNITED H EALTHCARE              
  6947       Batch:  605001118 3  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6948   2   K50092 T     UB-0 4  OUTPT     P  REQUE ST MRA       MEDICARE  (WNR)                 
  6949       Batch:  605001118 4  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6950   3   K500YS F     1500    OUTPT     P  PRNT/ TX           UNITED H EALTHCARE              
  6951       Batch:  605001118 5  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6952   4   K500YS Z     J430 D  OUTPT     S  PRNT/ TX           Delta De ntal    
  6953       Batch:  605001118 6  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6954   5   K500YU D     UB-0 4  OUTPT     P  PRNT/ TX           AETNA US  HEALTHCAR E           
  6955       Batch:  605001118 7  Date La st Transmi tted: Nov  30, 2004                        
  6956   6   K500YU E     1500    OUTPT     P  PRNT/ TX           AETNA US  HEALTHCAR E           
  6957   +          Enter ?? f or more ac tions                                              >>>
  6958     Claim(s)  Select/De  select                 View Cla ims Select ed
  6959     Batch Se lect/Desel ect                     Print Re port
  6960     Resubmit  Claims as  TEST                   Exit
  6961   Action: Ne xt Screen/ /  b   Bat ch Select/ De select   
  6962   Select EDI  TRANSMISS ION BATCH  NUMBER: 60 50011183
  6963  
  6964   Step
  6965   Procedure
  6966   17
  6967   When you h ave entere d all of t he batches  you want,  at the AC TION promp t, type ‘R ’ for Resu bmit Claim s.
  6968   18
  6969   At the Res ubmit Clai ms: prompt , press th e <Enter>  key to res ubmit the  claims for  payment.
  6970  
  6971   The system  will info rm you of  the number  of claims  that will  be resubm itted and  whether or  not they  are being  submitted  for paymen t or testi ng.
  6972   19
  6973   At the Are  You Sure  You Want T o Continue ?: prompt,  type YES  to overrid e the defa ult.
  6974  
  6975   You are ab out to res ubmit 2 cl aims as Pr oduction c laims.
  6976   Are you su re you wan t to conti nue?: NO//  y  YES
  6977   Resubmissi on in proc ess...
  6978  
  6979  
  6980   Processing  of Second ary/Tertia ry Claims
  6981   With Patch  IB*2*432  installed,  the proce dures for  the proces sing of se condary an d tertiary  non-MRA c laims have  changed.
  6982  
  6983   When elect ronic Expl anation of  Benefits  (EOBs) are  received  for claims  that are  NOT Medica re (WNR) c laims and  the paymen ts are pro cessed in  AR, the EO Bs will be  evaluated  and if th e data in  the EOBs m eets certa in criteri a, the sec ondary or  tertiary c laims will  either be  processed  automatic ally or se nt to the  new COB Ma nagement W orklist fo r manual p rocessing.
  6984  
  6985   When a cla im is proc essed in A R and its  status bec omes Colle cted/Close d, no Mail Man messag e will be  generated.  Either th e subseque nt claim w ill be aut omatically  processed  or the cl aim will a ppear on t he new wor klist.
  6986  
  6987   Patch IB*2 *447 remov ed the opt ion, Copy  for Second ary/Tertia ry Bill [I B COPY SEC OND/THIRD] . This opt ion became  obsolete  with the i nstall of  IB*2.0*432  and the i ntroductio n of the n ew CBW (CO B Manageme nt Work li st). 
  6988  
  6989   A new, non -human use r, IB,AUTH ORIZER REG , will be  the clerk  responsibl e for the  automatic  processing  of non-MR A secondar y and tert iary claim s.
  6990  
  6991   In order t o be able  to either  create a s ubsequent  claim, or  to send a  claim to t he new COB  Managemen t Worklist  for manua l processi ng, the fo llowing co nditions m ust be met :
  6992   All Explan ation of B enefit (EO Bs), 835 H ealth Care  Claim Pay ment Advic e, have be en receive d ; and
  6993   Payment fr om the pre vious paye r has been  posted by  AR; and
  6994   The bill s tatus for  the previo us payer i s Collecte d/Closed.
  6995  
  6996   Electronic  Secondary  and Terti ary claim  will conta in the Coo rdination  of Benefit s data fro m the EOBs  in the 83 7 Health C are Claim  transmissi on to FSC.
  6997  
  6998  
  6999   Note: Seco ndary and  Tertiary c laims will  be create d with a n ew claim n umber.
  7000  
  7001   Remember:   Whether o r not a Se condary or  Tertiary  claim to a n electron ic payer i s transmit ted or pri nted, is d etermined  by the new  parameter  in the In surance Co mpany Edit or.  Refer  to Sectio n 2.1.1.1.
  7002   Criteria f or the Aut omatic Pro cessing of  Secondary  or Tertia ry Claims
  7003   When a non -MRA claim  has recei ved all as sociated E OBs and th ey meet th e followin g criteria , the subs equent cla im will be  automatic ally creat ed and eit her transm itted elec tronically  to the ne xt payer,  or printed  (along wi th the ass ociated MR As/EOBs) a nd mailed  to the nex t payer:
  7004   EOB contai ns only Ad justment G roup Codes  = Contrac tual Oblig ation (CO)  associate d with one  of the fo llowing Re ason Codes : A2; B6;  45; 102; 1 04; 118; 1 31; 23; 23 2; 44; 59;  94; 97; o r 10; and
  7005   EOB contai ns only Ad justment G roup Codes  = Patient  Responsib ility (PR)  associate d with one  of the fo llowing Re ason Codes ; 1; 2; or  66; and
  7006   The sum of  the deduc tible, coi nsurance a nd co-paym ent amount s is great er than $0 .00; and
  7007   The EOB st atus is Pr ocessed (T he Claim S tatus Code  is either  1, 2, or  3).
  7008   COB Manage ment Workl ist
  7009   Any non-MR A claim th at does no t meet the  criteria  for the au tomatic cr eation of  a Secondar y or Terti ary claim  will be pl aced on th e COB Mana gement Wor klist.
  7010  
  7011   Step
  7012   Procedure
  7013   1
  7014   Access the  EDI Menu  For Electr onic Bills  menu.
  7015   2
  7016   At the Sel ect EDI Me nu For Ele ctronic Bi lls Option : prompt,  enter CBW  for COB Ma nagement W orklist.
  7017  
  7018   Note: Patc h IB*2*516  provided  the abilit y for user s to run t he worklis t by one o r more div isions.
  7019   3
  7020   At the Sel ect Divisi on: ALL//  prompt; pr ess the <E nter> key  to accept  the defaul t.
  7021   4
  7022   At the Sel ect BILLER : ALL// pr ompt, pres s the <Ent er> key to  accept th e default.
  7023   5
  7024   At the Sor t By: BILL ER// promp t, press t he <Enter>  key to ac cept the d efault.
  7025   6
  7026   At the Do  you want t o include  Denied EOB s for Dupl icate Clai m/Service?  No// prom pt, press  the <Enter > key to a ccept the  default.
  7027  
  7028   Note: A no n-MRA clai m which re ceives a D ENIED EOB  and which  is Collect ed/Closed  by AR and  which has  a subseque nt payer,  will also  be placed  on the CBW .  This in cludes cla ims that h ave potent ial patien t responsi bility suc h as TRICA RE and CHA MPVA.
  7029  
  7030   Note: Patc h IB*2*547  provides  additional  search an d sort cri teria for  this workl ist. Users  can creat e a list o f just pri mary claim s or just  secondary  claims or  both and t hey can no w sort by  primary or  secondary  insurance  company.
  7031  
  7032   Note: Comp lete CARC/ RARC textu al descrip tions will  display f rom Print  or View an  EOB from  within the  COB Manag ement Work list.
  7033  
  7034   The follow ing screen  will disp lay.
  7035  
  7036   COB Manage ment WorkL ist        JAN 01, 20 11@13:41:1 6           Page:     1 of   20 
  7037  
  7038       Bill #        Svc  Date Pati ent Name         SSN    Pt Resp   Bill Amt    Type
  7039   BILLER: IB ,CLERK 1                                                             
  7040   1   442-K4 01XXX* 12/ 07/10 IB,P ATIENT 273 45     XXX X      0.0 0     87.5 8   O/P  
  7041         Insu rers:  AET NA US HEAL THCARE                                                
  7042       EOB St atus:  DEN IED, Feb 2 5, 2004                                               
  7043   2   442-K4 01XXX* 12/ 07/10 IB,P ATIENT 4       XXXX      86.40      72.00    O/D 
  7044         Insu rers:  DEL TA DENTAL                                                 
  7045       EOB St atus:  DEN IED, Jun 0 9, 2004                                               
  7046   3   442-K4 01XXX  12/ 08/10 IB,P ATIENT 33      XXXX       0.00    2243.16    I/I 
  7047         Insu rers:  AET NA US HEAL THCARE                                                
  7048       EOB St atus:  DEN IED, Jul 2 8, 2004                                               
  7049   4   442-K4 01XXX  12/ 08/10 IB,P ATIENT 102      XXXX       0.00      45.61    O/P  
  7050         Insu rers:  AET NA US HEAL THCARE                                                
  7051       EOB St atus:  DEN IED, Jun 0 9, 2004                                               
  7052   5   442-K4 02XXX  12/ 14/10 IB,P ATIENT 10       XXXX       0.00      30.74    O/P  
  7053         Insu rers:  AET NA US HEAL THCARE                                                
  7054   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7055   PC  Proces s COB            CB   Cancel Bil l            RM  Remo ve from Wo rklist
  7056   VE  View a n EOB            CR   Correct Bi ll           PE  Prin t EOB/MRA
  7057   EC  Enter/ View Comme nts   CC   Cancel/Clo ne A Bill    TP  Thir d Party Jo int Inq.
  7058   RS  Review  Status          VB   View Bill               EX  Exit
  7059   Select Act ion: Next  Screen//
  7060  
  7061   Data Displ ayed for C laims on t he COB Man agement Wo rklist
  7062   The follow ing data i s displaye d on the C OB Managem ent Workli st:
  7063   List numbe r
  7064   Claim numb er
  7065   Asterisk –  when clai m is under  review
  7066   Claim date
  7067   Patient na me
  7068   Last 4 num bers of pa tient’s SS N
  7069   Patient Re sponsibili ty monetar y amount
  7070   Monetary a mount on t he claim
  7071   Patient st atus, Inpa tient/Outp atient
  7072   Claim form  type
  7073   Status of  EOB
  7074   Insurance  company(s)  
  7075   Clerk name  – depends  on Sort c riteria
  7076   Division(s )
  7077   Days since  last tran smission –  depends o n Sort cri teria
  7078   Date of EO B - depend s on Sort  criteria
  7079  
  7080   Available  COB Manage ment Workl ist Action s
  7081   The follow ing action s are avai lable to u sers to he lp them ma naged thos e claims w hich faile d to meet  the automa tic proces sing crite ria:
  7082   PC  Proces s COB – Pr ocess a cl aim on the  list to t he next pa yer on the  bill
  7083   VE  View a n EOB – Vi ew the EOB (s) associ ated with  a claim on  the list
  7084   EC  Enter/ View Comme nts – Ente r new comm ents for a  claim on  the list o r view pre viously en tered comm ents
  7085   RS  Review  Status –  Change the  review st atus for a  claim on  the list
  7086   CB  Cancel  Bill – Ca ncel a bil l that doe s not need  to be res ubmitted
  7087   CR  Correc t Bill – C orrect a b ill that n eeds to be  resubmitt ed
  7088   CC  Cancel /Clone A B ill – Clon  a bill th at needs t o be resub mitted (lo cked with  IB CLON)
  7089   VB  View B ill – View  the billi ng screens
  7090   RM  Remove  from Work list – Rem ove claim  from workl ist if no  need to re submit
  7091   PE  Print  EOB/MRA –  Print asso ciated MRA s or EOB
  7092   TP  Third  Party Join t Inq. – S elect a cl aim and go  directly  to it in T PJI
  7093   EX  Exit –  Exit the  worklist a nd return  to the EDI  Menu
  7094  
  7095  
  7096   Note:  Rem ove from W orklist wa s added so  that clai ms that ha ve been Co llected/Cl osed and p lace on th e worklist  can be re moved if t here is no  reason to  process i t to the n ext payer  (i.e. no P atient Res ponsibilit y).  These  claims sh ould not b e cancelle d as they  have been  Collected/ Closed in  AR.
  7097  
  7098   Remember:   It is pos sible that  a tertiar y claim on  the COB M anagement  Worklist b egan as an  MRA claim .  The Pri nt EOB/MRA  action wi ll provide  users wit h the opti on to prin t both EOB s and MRAs .
  7099  
  7100  
  7101   Requests f or Additio nal Data t o Support  Claims
  7102   Patch IB*2 *547 added  a new wor klist and  a new inbo und transa ction, the  ASC X12N  5010 Healt h Care Cla im Request  for Addit ional Info rmation (2 77RFAI) to  VistA. Th e 277RFAI  transactio n is initi ated by th e payer in  response  to a claim  for healt h care ser vices when  they need  additiona l informat ion in ord er to adju dicate the  claim cor rectly. A  277RFAI mi ght, for e xample, re quest an i mage, a te st result  or a Certi ficate of  Medical Ne cessity. A t the time  that Patc h IB*2*547  is instal led, the m ethods for  providing  this addi tional dat a will be  manual. In  the futur e, it will  be possib le to resp ond to a 2 77RFAI wit h a ASC X1 2N 5010 Ad ditional I nformation  to Suppor t a Health  Care Clai m or Encou nter (275)  transacti on.
  7103  
  7104   The RFAI M anagement  Worklist w as added t o provide  a method f or display ing and ma naging the se request s for addi tional doc umentation  to suppor t the adju dication o f a claim.
  7105  
  7106   Step
  7107   Procedure
  7108   1
  7109   Access the  EDI Menu  For Electr onic Bills  menu.
  7110   2
  7111   At the Sel ect EDI Me nu For Ele ctronic Bi lls Option : prompt,  enter RFI  for RFAI M anagement  Worklist
  7112   3
  7113   At the Sel ect Author izing Bill er: ALL//  prompt, pr ess the En ter key to  accept th e default 
  7114   4
  7115   At the Sel ect Primar y Sort: LO INC Code//  prompt, p ress the E nter key t o accept t he default  of LOINC
  7116  
  7117   The follow ing screen  is displa yed:
  7118  
  7119   RFAI Manag ement Work list     A pr 28, 201 5@14:25:12            Page:    1  of   16 
  7120  
  7121        Bill  #   Payer  Name           Patien t Name           SSN   Svc Date    Curr Bal
  7122     1  K100X XX  MEDICA RE (WNR)       IB,PAT IENT 333        XXXX   06/29/09   $43851.78
  7123        55115 -0 - Reque sted imagi ng studies  informati on Documen t
  7124     2  K100X XX  MEDICA RE (WNR)       IB,PAT IENT 22         XXXX   11/05/10    $1226.18
  7125        64286 -8 — Depre cated Diag nostic ima ging order  
  7126     3  K100X XX  UNITED HEALTHCARE     IB,PAT IENT 765        XXXX   11/05/10       $9.65
  7127        55115 -0 — Reque sted imagi ng studies  informati on Documen t
  7128     4  K100X XX  MEDICA RE (WNR)       IB,PAT IENT 22         XXXX   11/05/10    $1226.18
  7129        22034 -3 — Path  report.tot al Cancer
  7130   +          * Indicate s RFAI rev iew in pro gress                                        
  7131       Select  Message              Exit
  7132       ReSort  Messages        
  7133   Select Act ion: Next  Screen//Se lect Messa ge
  7134   Select RFA I Message:   (1-4):1
  7135  
  7136   Step
  7137   Procedure
  7138   5
  7139   At the Sel ect RFAI M essage: (1 -4) : prom pt, enter  1 to selec t a messag e to expan d
  7140  
  7141   The follow ing screen  is displa yed:
  7142  
  7143   RFAI Messa ge              Apr 2 8, 2015@14 :43:44           Page :    1 of     2
  7144  
  7145      Bill #    Payer Na me           Patient  Name           SSN  S vc Date    Curr Bal
  7146      K100XXX   IB INSUR ANCE CO      IB,PATIE NT 33         XXXX  0 6/29/09  $ 43851.78
  7147  
  7148   Informatio n Source
  7149   Payer Name : IB INSUR ANCE COMPA NY
  7150   Payer Cont act 1: FAX  Number  T here can b e up to 3  contact me thods
  7151   Payer Cont act #: XXX  XXX-XXXX 
  7152   Payer Cont act 2: Tel ephone
  7153   Payer Cont act #: XXX  XXX-XXXX  EXT: XXXXX XX
  7154   Payer Resp onse Conta ct 1:  The re can be  up to 3 co ntact meth ods
  7155   Payer Resp onse Conta ct #: XXX  XXX-XXXX 
  7156   Payer Resp onse Conta ct 2: Tele phone
  7157   Payer Resp onse Conta ct #: XXX  XXX-XXXX E XT: XXXXXX X
  7158   Payer Addr ess: PO BO X XYZ New  York, New  York 10001
  7159   Payer Clai m Control  Number: XX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXXX
  7160  
  7161   Claim Leve l Status I nformation  
  7162   Patient Co ntrol #: X XXXXXX  Cl aim Number
  7163   Date of Se rvice: XX/ XX/XX
  7164   Medical Re cords Numb er: XXXXXX XX
  7165   Member Ide ntificatio n Number:  XXXXXXXXXX
  7166   Type of Se rvice: XXX    Institu tional Onl y Type of  Bill
  7167   Health Car e Claim St atus Categ ory:  Thes e 3 can re peat
  7168   Additional  Informati on Request  Modifier:    Show LO INC Code T ext not ju st code
  7169   Status Inf ormation E ffective D ate: XX/XX /XX
  7170   Response D ue Date: X X/XX/XX
  7171  
  7172   Service Li ne Informa tion/ Serv ice Line S tatus Info rmation 
  7173   Line Item  Control Nu mber: XXXX XX
  7174   Service Li ne Date:
  7175   Revenue Co de: 
  7176   Coding Met hod: HCPCS
  7177   Procedure  Code:XXXXX XX
  7178   Procedure  Modifier:   There can  be up to  4
  7179   Procedure  Modifier:
  7180   Line Item  Charge Amo unt: XXXXX XXXXXXXXXX XXX
  7181   Health Car e Claim St atus Categ ory:  Thes e 3 can re peat
  7182   Additional  Informati on Request  Modifier:    Show LO INC Code T ext not ju st code
  7183   Status Inf ormation E ffective D ate: XX/XX /XX
  7184   Response D ue Date: X X/XX/XX
  7185  
  7186   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7187     EC  Ente r Comments    TJ Thir d Party Jo int Inq. 
  7188     RS  Revi ew Status  EX Exit
  7189     RE  Remo ve Entry                             
  7190   Select Act ion: Next  Screen// R emove Entr y
  7191  
  7192   From the R FAI messag e Screen,  users can  take the f ollowing a ctions:
  7193   Enter comm ents – use r name and  date/time  will be a utomatical ly capture d
  7194   Change the  Review St atus – the  entry wit h be marke d by an as terisk 
  7195   Remove an  entry from  the list  once it ha s been add ressed – u ser name a nd date/ti me will be  captured  along with  free text  removal c omment
  7196   Jump to th e claim in  TPJI – co mments fro m the RFAI  Managemen t Worklist  will be v iewable fr om within  TPJI
  7197  
  7198   IB Site Pa rameters
  7199   Define Pri nters for  Automatica lly Proces sed Second ary/Tertia ry Claims
  7200   New fields  were adde d to the M CCR Site P arameter D isplay/Edi t option s o that use rs can def ine printe rs to whic h to print  automatic ally proce ssed secon dary or te rtiary cla ims and th eir associ ated EOB/M RAs to pay ers which  cannot sup port elect ronic clai m transmis sions.
  7201  
  7202   Step
  7203   Procedure
  7204   1
  7205   Access the  MCCR Syst em Definit ion Menu.
  7206   2
  7207   At the Sel ect MCCR S ystem Defi nition Men u Option:  prompt, en ter Site f or MCCR Si te Paramet er Display /Edit.
  7208   3
  7209   At the Sel ect Action : prompt,  Enter IB t o access t he IB Site  Parameter s.
  7210  
  7211   MCCR Site  Parameters            Feb 01, 20 11@15:04:4 7           Page:     1 of    1 
  7212   Display/Ed it MCCR Si te Paramet ers.
  7213   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7214                                                                                          
  7215                                                                                          
  7216    IB Site P arameters                           Claims  Tracking P arameters            
  7217       Facili ty Definit ion                         Gene ral Parame ters                 
  7218       Mail G roups                                  Trac king Param eters                
  7219       Patien t Billing                              Rand om Samplin g                    
  7220       Third  Party Bill ing                                                              
  7221       Provid er Id                                                                       
  7222       EDI Tr ansmission                                                                  
  7223                                                                                          
  7224    Third Par ty Auto Bi lling Para meters        Insuran ce Verific ation                
  7225       Genera l Paramete rs                          Gene ral Parame ters                 
  7226       Inpati ent Admiss ion                         Batc h Extracts  Parameter s         
  7227       Outpat ient Visit                             Serv ice Type C odes
  7228       Prescr iption Ref ill                                                              
  7229  
  7230              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7231   IB  Site P arameter         AB   Automated  Billing      EX  Exit
  7232   CT  Claims  Tracking        IV   Ins. Verif ication
  7233   Select Act ion: Quit/ / IB Site  Parameters
  7234  
  7235  
  7236  
  7237  
  7238  
  7239  
  7240  
  7241  
  7242  
  7243  
  7244  
  7245  
  7246  
  7247  
  7248  
  7249   The follow ing screen  will disp lay.
  7250  
  7251   IB Site Pa rameters              Feb 01, 20 11@16:22:0 2           Page:     1 of    5 
  7252   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7253                                                                                          
  7254   [1] Copay  Background  Error Mg:  IB ERROR                                             
  7255       Copay  Exemption  Mailgroup:  IB ERROR                                             
  7256       Use Al erts for E xemption :  NO                                                   
  7257                                                                                          
  7258   [2] Hold M T Bills w/ Ins      :  YES             # of  Days Char ges Held:  90        
  7259       Suppre ss MT Ins  Bulletin :  NO                                                   
  7260       Means  Test Mailg roup     :  IB MEANS  TEST                                       
  7261       Per Di em Start D ate      :  11/05/90                                             
  7262                                                                                          
  7263   [3] Disapp roval Mail group    :  MCCR - BU SINESS OFF ICE                             
  7264       Cancel lation Mai lgroup   :  UB-82 CAN CELL                                       
  7265       Cancel lation Rem ark      :  BILL CANC ELLED IN B USINESS OF FICE                 
  7266                                                                                          
  7267   [4] New In surance Ma ilgroup  :  IB NEW IN SURANCE                                    
  7268       Unbill ed Mailgro up       :  IB UNBILL ED AMOUNTS                                 
  7269       Auto P rint Unbil led List :  NO                                                   
  7270                                                                                          
  7271   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7272   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7273   Select Act ion: Next  Screen// 
  7274  
  7275   Step
  7276   Procedure
  7277   4
  7278   At the Sel ect Action : prompt,  press the  <Enter> ke y to accep t the defa ult of Nex t Screen u ntil Secti on 7 is di splayed.
  7279  
  7280   IB Site Pa rameters              Feb 01, 20 11@16:25:4 3           Page:     2 of    5 
  7281   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7282   +                                                                                      
  7283   [5] Medica l Center      : CHEYE NNE VAMC         Defa ult Divisi on   : CHE YENNE VAMR
  7284         MAS Servic         : BUSINESS  OFFICE        Billing Su pervisor :   PI I
  7285                                                                                          
  7286   [6] Initia tor Author ize: YES                    Xfer  Proc to S ched : YES           
  7287       Ask HI NQ in MCCR    : YES                    Use  Non-PTF Co des  : YES           
  7288       Multip le Form Ty pes: YES                    Use  OP CPT scr een  : YES           
  7289                                                                                          
  7290   [7] UB-04  Print IDs     : YES                    UB-0 4 Address  Col  :               
  7291       CMS-15 00 Print I Ds : YES                    CMS- 1500 Addr  Col  : 40            
  7292       CMS-15 00 Auto Pr ter: RM340                  UB-0 4 Auto Prt er   : RM3 40        
  7293       EOB Au to Prter      : RM340                  MRA  Auto Prter      : RM3 40
  7294  
  7295   [8] Printe d Claims R ev Code Ex cl: 16 Act ivated Cod es Defined         
  7296                                                                                          
  7297   [9] Defaul t RX DX Cd    : V68.1                  Defa ult ASC Re v Cd : 490           
  7298       Defaul t RX CPT C d  : J8499                  Defa ult RX Rev  Cd  : 250           
  7299                                                                                          
  7300   [10] Bill  Signer Nam e   : <No  longer use d>     Fed eral Tax #       : 83 -0168494    
  7301       Bill S igner Titl e  : <No l onger used >                                          
  7302   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7303   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7304   Select Act ion: Next  Screen//
  7305  
  7306   Step
  7307   Procedure
  7308   5
  7309   At the Sel ect Action : prompt,  enter EP=7 .
  7310  
  7311   At the CMS -1500 Auto  Printer:  prompt, en ter the na me of the  printer to  which CMS  secondary  or tertia ry claims  will print .
  7312   7
  7313   At the UB0 4 Auto Pri nter: prom pt, enter  the name o f the prin ter to whi ch CMS sec ondary or  tertiary c laims will  print.
  7314   8
  7315   At the EOB  Auto Prin ter: promp t, enter t he name of  the print er to whic h CMS seco ndary or t ertiary cl aims will  print.
  7316   9
  7317   At the MRA  Auto Prin ter: promp t, enter t he name of  the print er to whic h CMS seco ndary or t ertiary cl aims will  print.
  7318  
  7319   Note: The  same print er can be  used to pr int more t han one th ing if you r printers  are setup  to handle  more than  one form  type.
  7320  
  7321   Remember:  The MRA is  a 132 col umn printo ut.
  7322  
  7323   UB-04 PRIN T LEGACY I D: YES// 
  7324   CMS-1500 P RINT LEGAC Y ID: YES/
  7325   UB-04 ADDR ESS COLUMN
  7326   CMS-1500 A DDRESS COL UMN: 40// 
  7327   CMS-1500 A uto Printe r:  
  7328   UB-04 Auto  Printer:   
  7329   EOB Auto P rinter:  
  7330   MRA Auto P rinter:
  7331   Enable Aut omatic Pro cessing of  Secondary /Tertiary  Claims
  7332   A new fiel d was adde d to the M CCR Site P arameter D isplay/Edi t option s o that use rs can ena ble/disabl e the auto matic proc essing of  secondary/ tertiary n on-MRA cla ims.
  7333  
  7334   Step
  7335   Procedure
  7336   1
  7337   Access the  MCCR Syst em Definit ion Menu.
  7338   2
  7339   At the Sel ect MCCR S ystem Defi nition Men u Option:  prompt, en ter Site f or MCCR Si te Paramet er Display /Edit.
  7340   3
  7341   At the Sel ect Action : prompt,  Enter IB t o access t he IB Site  Parameter s.
  7342  
  7343   MCCR Site  Parameters            Feb 01, 20 11@15:04:4 7           Page:     1 of    1 
  7344   Display/Ed it MCCR Si te Paramet ers.
  7345   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7346                                                                                          
  7347                                                                                          
  7348    IB Site P arameters                           Claims  Tracking P arameters            
  7349       Facili ty Definit ion                         Gene ral Parame ters                 
  7350       Mail G roups                                  Trac king Param eters                
  7351       Patien t Billing                              Rand om Samplin g                    
  7352       Third  Party Bill ing                                                              
  7353       Provid er Id                                                                       
  7354       EDI Tr ansmission                                                                  
  7355                                                                                          
  7356    Third Par ty Auto Bi lling Para meters        Insuran ce Verific ation                
  7357       Genera l Paramete rs                          Gene ral Parame ters                 
  7358       Inpati ent Admiss ion                         Batc h Extracts  Parameter s         
  7359       Outpat ient Visit                             Serv ice Type C odes
  7360       Prescr iption Ref ill                                                              
  7361  
  7362              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7363   IB  Site P arameter         AB   Automated  Billing      EX  Exit
  7364   CT  Claims  Tracking        IV   Ins. Verif ication
  7365   Select Act ion: Quit/ / IB Site  Parameters
  7366  
  7367   The follow ing screen  will disp lay.
  7368  
  7369   IB Site Pa rameters              Feb 01, 20 11@16:22:0 2           Page:     1 of    5 
  7370   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7371                                                                                          
  7372   [1] Copay  Background  Error Mg:  IB ERROR                                             
  7373       Copay  Exemption  Mailgroup:  IB ERROR                                             
  7374       Use Al erts for E xemption :  NO                                                   
  7375                                                                                          
  7376   [2] Hold M T Bills w/ Ins      :  YES             # of  Days Char ges Held:  90        
  7377       Suppre ss MT Ins  Bulletin :  NO                                                   
  7378       Means  Test Mailg roup     :  IB MEANS  TEST                                       
  7379       Per Di em Start D ate      :  11/05/90                                             
  7380                                                                                          
  7381   [3] Disapp roval Mail group    :  MCCR - BU SINESS OFF ICE                             
  7382       Cancel lation Mai lgroup   :  UB-82 CAN CELL                                       
  7383       Cancel lation Rem ark      :  BILL CANC ELLED IN B USINESS OF FICE                 
  7384                                                                                          
  7385   [4] New In surance Ma ilgroup  :  IB NEW IN SURANCE                                    
  7386       Unbill ed Mailgro up       :  IB UNBILL ED AMOUNTS                                 
  7387       Auto P rint Unbil led List :  NO                                                   
  7388                                                                                          
  7389   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7390   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7391   Select Act ion: Next  Screen// 
  7392  
  7393   Step
  7394   Procedure
  7395   4
  7396   At the Sel ect Action : prompt,  press the  <Enter> ke y to accep t the defa ult of Nex t Screen u ntil Secti on 14 is d isplayed.
  7397  
  7398   IB Site Pa rameters              Sep 16, 20 11@14:32:2 1           Page:     3 of    5 
  7399   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7400   +                                                                                                                                                                             
  7401   [11]Pay-To  Providers    : 1 def ined, defa ult - CHEY ENNE TEST1  VAMC 
  7402  
  7403   [12] Non-M CCF Pay-To  Providers : 2 define d, default  – FORT CO LLINS CBOC                
  7404                                                                                          
  7405   [13]Inpt H ealth Summ ary: INPAT IENT HEALT H SUMMARY                                  
  7406       Opt He alth Summa ry : OUTPA TIENT HEAL TH SUMMARY                                 
  7407                                                                                          
  7408   [14]HIPPA  NCPDP Acti ve Flag           : N ot Active                                  
  7409       Drug N on Covered  Recheck P eriod  : 0  days(s)                                   
  7410       Non Co vered Reje ct Codes                                                         
  7411                                           : 7 0 Product/ Service No t Covered            
  7412                                                                                          
  7413   [15]Inpati ent TP Act ive : YES                                                        
  7414       Outpat ient TP Ac tive: YES                                                        
  7415       Pharma cy TP Acti ve  : YES                                                        
  7416       Prosth etic TP Ac tive: YES                                                        
  7417                                                                                          
  7418   [16] EDI/M RA Activat ed                : B OTH EDI AN D MRA                           
  7419   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7420   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7421   Select Act ion: Next  Screen//
  7422  
  7423   Step
  7424   Procedure
  7425   5
  7426   At the Sel ect Action : prompt,  enter EP=1 6.
  7427  
  7428   The Enable  Auto Reg  EOB Proces sing?: pro mpt will b e set to Y ES.
  7429  
  7430   This param eter shoul d not be c hanged unl ess there  is a compe lling reas on to stop  the autom atic proce ssing of s econdary/t ertiary cl aims.
  7431  
  7432   Select Act ion: Next  Screen// e p=14   Edi t Set  
  7433   SITE CONTA CT PHONE N UMBER: 307 -778-7581/
  7434   LIVE TRANS MIT 837 QU EUE: MCT//  
  7435   TEST TRANS MIT 837 QU EUE: MCT//  
  7436   AUTO TRANS MIT BILL F REQUENCY:  1// 
  7437   HOURS TO T RANSMIT BI LLS: 1130; 1500;1700/
  7438   MAX # BILL S IN A BAT CH: 10// 
  7439   ONLY 1 INS  CO PER CL AIM BATCH:  YES// 
  7440   DAYS TO WA IT TO PURG E MSGS: 15 // 
  7441   Allow MRA  Processing ?: YES// 
  7442   Enable Aut omatic MRA  Processin g?: YES// 
  7443   Enable Aut o Reg EOB  Processing ?: YES//
  7444   Printed Cl aims Rev C ode Excl:  17 Activat ed Codes D efined
  7445   Patch IB*2 *547 added  Section 8 , Printed  Claims Rev  Code Excl :, to the  IB Site Pa rameters.  When the P atch is in stalled, t he followi ng revenue  codes, if  active, w ill be pre -populated :
  7446   270-279
  7447   290-299
  7448   Users will  be able t o add and/ or delete  additional  revenue c odes. Reve nue codes  that are d efined her e will be  used to sc reen out c laims from  the Print ed Claims  report.
  7449  
  7450   IB Site Pa rameters              Nov 03, 20 15@10:43:2 0           Page:     2 of    5 
  7451   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7452   +                                                                                      
  7453   [5] Medica l Center      : CHEYE NNE VAMC         Defa ult Divisi on   : CHE YENNE VAMR
  7454         MAS Servic         : BUSINESS  OFFICE        Billing Su pervisor :   PI I
 
  7455                                                                                          
  7456   [6] Initia tor Author ize: YES                    Xfer  Proc to S ched : YES           
  7457       Ask HI NQ in MCCR    : YES                    Use  Non-PTF Co des  : YES           
  7458       Multip le Form Ty pes: YES                    Use  OP CPT scr een  : YES           
  7459                                                                                          
  7460   [7] UB-04  Print IDs     : YES                    UB-0 4 Address  Col  :               
  7461       CMS-15 00 Print I Ds : YES                    CMS- 1500 Addr  Col  : 40            
  7462       CMS-15 00 Auto Pr ter:                        UB-0 4 Auto Prt er   :               
  7463       EOB Au to Prter      :                        MRA  Auto Prter      :               
  7464                                                                                          
  7465   [8] Printe d Claims R ev Code Ex cl: 17 Act ivated Cod es Defined                      
  7466                                                                                          
  7467   [9] Defaul t RX DX Cd    : Z76.0  (ICD-10)        Defa ult ASC Re v Cd : 490           
  7468       Defaul t RX CPT C d  : J8499                  Defa ult RX Rev  Cd  : 250           
  7469                                                                                          
  7470   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7471   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7472   Select Act ion: Next  Screen//
  7473  
  7474   Excluded R evenue Cod es         Nov 03, 20 15@11:05:0 6           Page:     1 of    1 
  7475  
  7476       #    R CD    DESC RIPTION                                                          
  7477       1.   2 70    MED- SUR SUPPLI ES                                                    
  7478       2.   2 71    NON- STER SUPPL Y                                                     
  7479       3.   2 72    STER ILE SUPPLY                                                       
  7480       4.   2 73    TAKE HOME SUPPL Y                                                     
  7481       5.   2 74    PROS TH/ORTH DE V                                                     
  7482       6.   2 75    PACE  MAKER                                                           
  7483       7.   2 76    INTR A OC LENS                                                        
  7484       8.   2 77    O2/T AKEHOME                                                          
  7485       9.   2 78    SUPP LY/IMPLANT S                                                     
  7486      10.   2 79    SUPP LY/OTHER                                                         
  7487      11.   2 90    MED  EQUIP/DURA B                                                     
  7488      12.   2 91    MED  EQUIP/RENT                                                       
  7489      13.   2 92    MED  EQUIP/NEW                                                        
  7490      14.   2 93    MED  EQUIP/USED                                                       
  7491      15.   2 94    MED  EQUIP/SUPP LIES/DRUGS                                            
  7492      16.   2 99    MED  EQUIP/OTHE R                                                     
  7493              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7494   AC  Add Re venue Code       DC   Delete Rev enue Code    EX  Exit
  7495   Select Ite m(s): Quit // ac   Ad d Revenue  Code  
  7496   Revenue Co de: 118        REHAB/ PVT     RE HABILITATI ON
  7497   Revenue Co de:
  7498  
  7499   Step
  7500   Procedure
  7501   1
  7502   Access the  MCCR Syst em Definit ion Menu.
  7503   2
  7504   At the Sel ect MCCR S ystem Defi nition Men u Option:  prompt, en ter Site f or MCCR Si te Paramet er Display /Edit.
  7505   3
  7506   At the Sel ect Action : prompt,  Enter IB t o access t he IB Site  Parameter s.
  7507   4
  7508   At the Sel ect Action : Next Scr een// prom pt, enter  EP=8 to ac cess Exclu ded Revenu e Codes
  7509   5
  7510   At the Sel ect Item(s ): Quit//  prompt, en ter AC for  Add Reven ue Code
  7511   6
  7512   At the Rev enue Code:  prompt, e nter a Rev enue Code  number
  7513  
  7514   At the Rev enue Code:  prompt, p ress the E nter key w hen done a dding code s
  7515   Alternate  Primary Pa yer ID Typ es
  7516   Patch IB*2 *547 added  Sections  17 and 18,  Alt Prim  Payer ID T yp-Medicar e and Alt  Prim Payer  ID Typ-Co mmercial.  Users can  define qua lifiers to  be used t o define a lternative  professio nal and/or  instituti onal prima ry payer I Ds by type  in Insura nce Compan y Entry/Ed it. These  ID types p rovide the  ability t o direct 8 37 transac tions to d ifferent p rocessing  entities d epending o n the type  of claim.
  7517  
  7518   IB Site Pa rameters              Nov 03, 20 15@11:21:3 2           Page:     4 of    5 
  7519   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7520   +                                                                                      
  7521   [16] EDI/M RA Activat ed                : B OTH EDI AN D MRA                           
  7522        EDI C ontact Pho ne                : ( 307)778-75 81                              
  7523        EDI 8 37 Live Tr ansmit Que ue     : M CT                                         
  7524        EDI 8 37 Test Tr ansmit Que ue     : M CT                                         
  7525        Auto- Txmt Bill  Frequency         : E very Day                                   
  7526        Hours  To Auto-T ransmit           : 1 130;1500;1 700                             
  7527        Max #  Bills Per  Batch            : 1 0                                          
  7528        Only  Allow 1 In s Co/Claim  Batch?: N O                                          
  7529        Last  Auto-Txmt  Run Date          : 0 3/08/11                                    
  7530        Days  To Wait To  Purge Msg s      : 1 5                                          
  7531        Allow  MRA Proce ssing?            : Y ES                                         
  7532        Enabl e Automati c MRA Proc essing?: Y ES                                         
  7533        Enabl e Auto Reg  EOB Proce ssing? : Y ES                                         
  7534                                                                                          
  7535   [17]Alt Pr im Payer I D Typ-Medi care: 2 de fined                                      
  7536                                                                                          
  7537   [18]Alt Pr im Payer I D Typ-Comm ercial: 2  defined                                    
  7538   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7539   EP  Edit S et                                            EX  Exit  
  7540   Select Act ion: Next  Screen//
  7541  
  7542   Step
  7543   Procedure
  7544   1
  7545   Access the  MCCR Syst em Definit ion Menu.
  7546   2
  7547   At the Sel ect MCCR S ystem Defi nition Men u Option:  prompt, en ter Site f or MCCR Si te Paramet er Display /Edit.
  7548   3
  7549   At the Sel ect Action : prompt,  Enter IB t o access t he IB Site  Parameter s.
  7550   4
  7551   At the Sel ect Action : Next Scr een// prom pt, enter  EP=17 to a ccess Alt  Prim Payer  Typ-Medic are
  7552   5
  7553   At the Sel ect Item(s ): Quit//  prompt, en ter AT for  Add ID Ty pe
  7554   6
  7555   At the Ent er a Prima ry ID Type : prompt,  enter a Fr ee Text ID  Type
  7556  
  7557   At the Are  you addin g 'HOSPICE ' as a new  IB ALTERN ATE PRIMAR Y ID TYPES  (the 2nd) ? No// pro mpt, enter  YES
  7558   8
  7559   At the Ent er a Prima ry ID Type : prompt,  press the  Enter key  when done  adding typ es
  7560  
  7561   Alt Primar y Payer ID  Types     Nov 03, 20 15@11:32:1 8           Page:     1 of    1 
  7562  
  7563                                                                                          
  7564   1    DME                                                                                                                                                          
  7565  
  7566  
  7567  
  7568  
  7569  
  7570  
  7571  
  7572              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7573   AT  Add ID  Type            DT   Delete ID  Type         EX  Exit
  7574   Select Act ion: Quit/ /AT Add ID  Type 
  7575   Enter a Pr imary ID T ype: HOSPI CE
  7576     Are you  adding 'HO SPICE' as 
  7577       a new  IB ALTERNA TE PRIMARY  ID TYPES  (the 4TH)?  No// y
  7578  
  7579   ASC X12N H ealth Care  Claim Req uest for A dditional  Informatio n (277RFAI )
  7580   Patch IB*2 *547 added  Section 2 0 to the I B Site Par ameters. W hen the Pa tch is ins talled, th e followin g 277RFAI  parameters  will be p re-populat ed:
  7581   Days to st ore 277RFA I Transact ions 
  7582   Days to wa it to purg e entry on  RFAI Mana gement Wor klist
  7583  
  7584   IB Site Pa rameters              Nov 03, 20 15@12:33:3 4           Page:     5 of    5 
  7585   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7586   +                                                                                      
  7587                                                                                          
  7588   [19]Are we  using Cla imsManager ?  : NO                                               
  7589       Is Cla imsManager  working O K? : NO                                               
  7590       Claims Manager TC P/IP Addre ss : 10.15 2.21.145                                   
  7591       Claims Manager TC P/IP Ports    : 10040                                            
  7592                                         10050                                            
  7593                                         10060                                            
  7594                                         10070                                            
  7595                                         10080                                            
  7596       Genera l Error Ma ilGroup       : IBCI  GENERAL ER ROR                             
  7597       Commun ication Er ror MailGr oup: IBCI  COMMUNICAT ION ERROR                       
  7598       MailMa n Messages               : PRIOR ITY                                        
  7599                                                                                          
  7600   [20]Days t o store 27 7RFAI Tran sactions:  No Purge                                   
  7601       Days t o wait to  purge entr y on RFAI  Management  Worklist:  20                               
  7602  
  7603  
  7604              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7605   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7606   Select Act ion: Quit/ / ep=20    Edit Set  
  7607   PURGE DAYS  277 RFAI:  ??
  7608           En ter the nu mber of da ys (betwee n 365 and  3000) to
  7609           re tain 277 R FAI transa ctions in  VistA.
  7610           A  null entry  (the defa ult) indic ates the t ransaction s
  7611           wi ll be stor ed forever .
  7612      
  7613   PURGE DAYS  277 RFAI:  
  7614   WORKLIST P URGE DAYS  277 RFAI:  20//
  7615  
  7616  
  7617   Step
  7618   Procedure
  7619   1
  7620   Access the  MCCR Syst em Definit ion Menu.
  7621   2
  7622   At the Sel ect MCCR S ystem Defi nition Men u Option:  prompt, en ter Site f or MCCR Si te Paramet er Display /Edit.
  7623   3
  7624   At the Sel ect Action : prompt,  Enter IB t o access t he IB Site  Parameter s.
  7625   4
  7626   At the Sel ect Action : Quit// p rompt, ent er EP=20 t o access t he 277RFAI  parameter s
  7627   5
  7628   At the PUR GE DAYS 27 7 RFAI: pr ompt, pres s the Ente r key to a ccept the  default
  7629   6
  7630   At the WOR KLIST PURG E DAYS 277  RFAI: pro mpt, enter  a Number  that repre sents the  number of  days a 277  RFAI entr y will rem ain on the  RFAI Work list befor e being au tomaticall y removed
  7631   New EDI Pa rameter fo r Dental P rocessing
  7632   Patch IB*2 *592 added  a new par ameter to  the IB Sit e Paramete rs (Sectio n 16). The  new Allow  Dental Cl aim Proces sing field  will be s et to YES  when the p atch is in stalled.
  7633  
  7634   If there i s ever a n eed, this  field can  be reset t o NO and t he new Den tal form J 430D will  no longer  be availab le in Ente r/Edit Bil ling Infor mation and  the AutoB iller will  stop crea ting Denta l claims.
  7635  
  7636   IB Site Pa rameters              Dec 14, 20 17@12:02:0 8           Page:     4 of    5 
  7637   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7638   +                                                                                      
  7639   [16] EDI/M RA Activat ed                : B OTH EDI AN D MRA                           
  7640        EDI C ontact Pho ne                : ( 866)393-18 46                              
  7641        EDI 8 37 Live Tr ansmit Que ue     : M CT                                         
  7642        EDI 8 37 Test Tr ansmit Que ue     : M CT                                         
  7643        Auto- Txmt Bill  Frequency         : E very Day                                   
  7644        Hours  To Auto-T ransmit           : 0 900;1200;1 700                             
  7645        Max #  Bills Per  Batch            : 1 0                                          
  7646        Only  Allow 1 In s Co/Claim  Batch?: N O                                          
  7647        Last  Auto-Txmt  Run Date          : 1 2/13/17                                    
  7648        Days  To Wait To  Purge Msg s      : 1 5                                          
  7649        Allow  MRA Proce ssing?            : Y ES                                         
  7650        Enabl e Automati c MRA Proc essing?: Y ES                                         
  7651        Enabl e Auto Reg  EOB Proce ssing? : Y ES                                         
  7652        Allow  Dental Cl aim Proces sing?  : Y ES                                         
  7653                                                                                          
  7654   [17]Alt Pr im Payer I D Typ-Medi care: 1 de fined                                      
  7655                                                                                          
  7656   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7657   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7658   Select Act ion: Next  Screen//
  7659  
  7660   CMN CPT Co de Inclusi on: CMN CP T Codes In cluded
  7661   Patch IB*2 *608 added  Section 2 1, CMN CPT  Code Incl usion:, to  the IB Si te Paramet ers. When  the Patch  is install ed, many C PT Codes w ill be pre -populated .
  7662  
  7663   Users will  be able t o add and/ or delete  additional  CPT codes . CPT code s that are  defined h ere will b e used to  prompt “CM N Required ?” on CMS- 1500, scre en 5.
  7664  
  7665   IB Site Pa rameters              Nov 03, 20 15@12:33:3 4           Page:     5 of    5 
  7666   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  7667   +                                                                                      
  7668  
  7669                                                                                          
  7670   [20]Days t o store 27 7RFAI Tran sactions:  No Purge                                   
  7671       Days t o wait to  purge entr y on RFAI  Management  Worklist:  20                               
  7672  
  7673   [21]CMN CP T Code Inc lusion: 50  CMN CPT C odes Inclu ded 
  7674  
  7675  
  7676  
  7677  
  7678     
  7679  
  7680              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7681   EP  Edit S et                                            EX  Exit
  7682   Select Act ion: Quit/ / ep=21    Edit Set  
  7683   PURGE DAYS  277 RFAI:  ??
  7684           En ter the nu mber of da ys (betwee n 365 and  3000) to
  7685           re tain 277 R FAI transa ctions in  VistA.
  7686           A  null entry  (the defa ult) indic ates the t ransaction s
  7687           wi ll be stor ed forever .
  7688      
  7689   PURGE DAYS  277 RFAI:  
  7690   WORKLIST P URGE DAYS  277 RFAI:  20//
  7691  
  7692  
  7693  
  7694   CMN CPT In clusions         May  03, 2018@1 1:05:06           Pag e:    1 of     4 
  7695  
  7696       #    C PT             DESCRI PTION                                                 
  7697       1.   B 4102           EF ADU LT FLUIDS  AND ELECTR O                               
  7698       2.   B 4103           EF PED  FLUID AND  ELECTROLY TE                              
  7699       3.   B 4104           ADDITI VE FOR ENT ERAL FORMU LA                              
  7700       4.   B 4149           EF BLE NDERIZED F OODS                                       
  7701       5.   B 4150           EF COM PLET W/INT ACT NUTRIE NT                              
  7702       6.   B 4152           EF CAL ORIE DENSE >/=1.5KCAL                                 
  7703       7.   B 4153           EF HYD ROLYZED/AM INO ACIDS                                  
  7704       8.   B 4154           EF SPE C METABOLI C NONINHER IT                              
  7705       9.   B 4155           EF INC OMPLETE/MO DULAR                                      
  7706      10.   B 4157           EF SPE CIAL METAB OLIC INHER IT                              
  7707      11.   B 4158           EF PED  COMPLETE  INTACT NUT                                 
  7708      12.   B 4159           EF PED  COMPLETE  SOY BASED                                  
  7709      13.   B 4160           EF PED  CALORIC D ENSE>/=0.7 KC                              
  7710      14.   B 4161           EF PED  HYDROLYZE D/AMINO AC ID                              
  7711      15.   B 4162           EF PED  SPECMETAB OLIC INHER IT                              
  7712      16.   B 4164           PARENT ERAL 50% D EXTROSE SO LU
  7713              Enter ?? f or more ac tions                                                 
  7714   AC  Add CP T Code       DC  Dele te CPT Cod e   
  7715   Select Ite m(s): Next  Screen//  ac   Add C PT Code  
  7716   CPT Code:  B4172        PARENTER AL SOL AMI NO ACID 5.
  7717   CPT Code:
  7718  
  7719   Step
  7720   Procedure
  7721   1
  7722   Access the  MCCR Syst em Definit ion Menu.
  7723   2
  7724   At the Sel ect MCCR S ystem Defi nition Men u Option:  prompt, en ter Site f or MCCR Si te Paramet er Display /Edit.
  7725   3
  7726   At the Sel ect Action : prompt,  Enter IB t o access t he IB Site  Parameter s.
  7727   4
  7728   At the Sel ect Action : Next Scr een// prom pt, enter  EP=21 to a ccess CMN  CPT Code I nclusion
  7729   5
  7730   At the Sel ect Item(s ): Quit//  prompt, en ter AC for  Add CPT C ode
  7731   6
  7732   At the Rev enue Code:  prompt, e nter a CPT  Code numb er
  7733  
  7734   At the Rev enue Code:  prompt, p ress the E nter key w hen done a dding code s
  7735  
  7736  
  7737   Reports
  7738   There are  a number o f reports  available  to monitor  and manag e electron ic claims.   The EDI  menu optio n can be a ccessed fr om the Bil ling Clerk 's Menu.
  7739   EDI Report s – Overvi ew
  7740   TR reports  provide t he end-use r with inf ormation t o monitor  and manage  EDI claim s still wi thin the V A, that is , between  the VAMC a nd the FSC  in Austin , TX.  The  MM report s provide  the end-us er with in formation  and feedba ck from pa rties exte rnal to th e VA such  as the cle aringhouse  and the v arious ele ctronic pa yers.
  7741  
  7742  
  7743   (Trading P artners)
  7744   (Trading P artners)
  7745   Outside Th e VA Syste
  7746   Outside Th e VA Syste
  7747   (Trading P artners)
  7748   (Trading P artners)
  7749   Outside Th e VA Syste
  7750   Outside Th e VA Syste
  7751   Within The  VA System
  7752   Within The  VA System
  7753   Within The  VA System
  7754   Within The  VA System
  7755  
  7756  
  7757   Payers
  7758   Payers
  7759   FSC
  7760   FSC
  7761   VistA
  7762   VistA
  7763   (Trading P artners)
  7764   (Trading P artners)
  7765   Outside Th e VA Syste
  7766   Outside Th e VA Syste
  7767   (Trading P artners)
  7768   (Trading P artners)
  7769   Outside Th e VA Syste
  7770   Outside Th e VA Syste
  7771   Within The  VA System
  7772   Within The  VA System
  7773   Within The  VA System
  7774   Within The  VA System
  7775   Payers
  7776   Payers
  7777   Emdeon
  7778   Emdeon
  7779   FSC
  7780   FSC
  7781   VistA
  7782   VistA
  7783  
  7784  
  7785  
  7786  
  7787   Clearing-
  7788   house
  7789   Clearing-
  7790   house
  7791  
  7792  
  7793  
  7794  
  7795  
  7796  
  7797   TR- EDI Tr ansmission  Status Re ports -
  7798   TR- EDI Tr ansmission  Status Re ports -
  7799   MM-EDI Ret urn Messag e Manageme nt
  7800   MM-EDI Ret urn Messag e Manageme nt
  7801  
  7802  
  7803   EDI   Retu rn Message  Managemen t Option M enu
  7804   CSA  Claim  Status Aw aiting Res olution 
  7805   MCS  Multi ple CSA Me ssage Mana gement
  7806   TCS  Test  Claim EDI  Transmissi on Report 
  7807   EDI Messag e Text to  Screen Mai nt
  7808   EDI Messag e Not Revi ewed Repor t
  7809   Electronic  Error Rep ort
  7810   Electronic  Report Di sposition
  7811   Return Mes sage Filin g Exceptio ns
  7812   Status Mes sage Manag ement 
  7813   EDI   Retu rn Message  Managemen t Option M enu
  7814   CSA  Claim  Status Aw aiting Res olution 
  7815   MCS  Multi ple CSA Me ssage Mana gement
  7816   TCS  Test  Claim EDI  Transmissi on Report 
  7817   EDI Messag e Text to  Screen Mai nt
  7818   EDI Messag e Not Revi ewed Repor t
  7819   Electronic  Error Rep ort
  7820   Electronic  Report Di sposition
  7821   Return Mes sage Filin g Exceptio ns
  7822   Status Mes sage Manag ement 
  7823      BAR     Bills Need ing Resubm ission Act ion
  7824      ECS     EDI Claim  Status Rep ort
  7825      MP       EDI Messa ges Not Ye t Filed
  7826      PBT     Pending Ba tch Transm ission Sta tus Report
  7827      PND     EDI Batche s Pending  Receipt
  7828      REX     Ready for  Extract St atus Repor t
  7829      VPE     View/Print  EDI Bill  Extract Da ta
  7830   Most Frequ ently Used  Menus/Rep orts
  7831   Claims Sta tus Awaiti ng Resolut ion – Syno nym CSA
  7832  
  7833   What is th e purpose  of this re port?
  7834   Billing an d Accounts  Receivabl e (or Acco unts Manag ement) sta ff use CSA  to review  the most  current st atus messa ges and to  perform f ollow-up a ctions on  the bills.  Electroni c status m essages, w hich inclu de informa tion and r ejection m essages fr om the cle aringhouse  or the pa yers, are  accessed u sing this  option.  
  7835  
  7836   When is th is option  used?
  7837   This is an  option th at must be  checked D aily to de termine wh ich claims  have reje ction or w arning mes sages that  were retu rned from  the cleari nghouse or  from paye rs. The ca use for re jections m ust be res olved. Thi s option s hould be u sed in con junction w ith suppor ting repor ts (e.g. R 022, R0SS,  R0SC).
  7838  
  7839   The CSA re port conta ins a Prim ary, Secon dary and T ertiary so rt capabil ity and ca n be sorte d by:
  7840   AAuthorizi ng Biller
  7841   BBill Numb er
  7842   CCurrent B alance
  7843   SDate of S ervice
  7844   DDivision
  7845   EError Cod e Text
  7846   NNumber of  Days Pend ing
  7847   MPatient N ame
  7848   PPayer
  7849   RReview in  Process
  7850   LSSN Last  4
  7851  
  7852   Once the C SA screen  list is di splayed, u sers can s elect new  sort crite ria and re -sort the  list witho ut exiting  the optio n.
  7853  
  7854   Reports ca n be run s howing rej ections on ly (R), or  both info rmational  and reject ion messag es (B). Us ers most o ften run t he CSA rep ort to sho w rejectio ns only so  they can  focus on t hose claim s that req uire corre ctive acti on. 
  7855  
  7856   These mess ages are a utomatical ly assigne d a status  of Not Re viewed and  require u sers to re view them  and make c orrections  to update  this stat us in IB.  Users sele ct a bill  from the l ist to vie w the deta ils and th e entire m essage tex t. Message s are mark ed as revi ewed or re view in pr ocess. Use rs may doc ument comm ents. 
  7857  
  7858  
  7859   With Patch  IB*2.0*32 0, changes  were made  to suppre ss the dis play of 2Q  Claim Sta tus Messag es and dup licate cla im status  messages.
  7860  
  7861   As message s are revi ewed they  can be mar ked as fol lows:
  7862   Not Review ed – No ac tion has b een taken  on a bill  that has b een return ed from th e clearing house/paye r
  7863   Review in  Process –  While a cl aim is bei ng reworke d, the sta tus can be  changed t o “Review  in Process
  7864   Review Com plete – Th e error ha s been res olved and  the messag e from thi s report w ill be cle ared 
  7865  
  7866   Actions su ch as Canc el Bill, C opy/Cancel  Bill, TPJ I and Prin t Bill are  available  to the us er via thi s option a nd the use r can make  needed co rrections  and re-sub mit claims  from with in this op tion.
  7867  
  7868   Other opti ons availa ble on the  CSA inclu de:
  7869   CSA-EDI Hi story Disp lay – The  EDI Histor y display  option sho ws all the  status me ssages und er the sel ected bill /message.  This infor mation is  similar to  informati on that ca n be viewe d under th e TPJI men u options.
  7870   CSA-Enter/ Edit Comme nts – The  enter/edit  comments  option giv es the use r the abil ity to add  a comment  onto a bi ll (status  message)  in order t o inform A R and bill ing why th e issue ha sn't been  resolved o r why the  claim was  printed to  paper.
  7871   CSA-Resubm it by Prin t – The Re submit by  Print acti on is used  when the  user revie ws the sta tus messag e or bill  and determ ines the o nly way to  correct t he problem  is to sub mit the cl aim on har d copy as  it cannot  pass the e lectronic  edits. The  user may  “resubmit  by print”  to the pay er instead  of retran smitting e lectronica lly. If pr inted from  this opti on, users  will be as ked if the y wish to  “review co mplete” th e status m essage, wh ich will a utomatical ly clear i t from the  report.
  7872   CSA-Retran smit a Bil l – Simila r to the R esubmit by  Print act ion, the R etransmit  Bill is us ed when th e user rev iews the s tatus mess age or bil l and dete rmines the  reason fo r the reje ction has  been corre cted elsew here in th e system a nd the cla im just ne eds to be  resent. Th e user may  then retr ansmit to  the payer.  
  7873   CSA-Review  Status –  A bill wil l continue  to show u p on the r eport unti l it is ca ncel/clone d, cancele d or the s tatus is c hanged to  Review Com plete.
  7874  
  7875   Users also  have acce ss to the  option Mul tiple CSA  Message Ma nagement f rom within  the CSA l ist if the y hold the  IB Messag e Manageme nt securit y key.
  7876  
  7877  
  7878   Note: Afte r Patch IB *2*547 is  installed,  the sourc e of a cla im status  message wi ll include  the name  of the cle aringhouse  when the  clearingho use is the  soutce.
  7879  
  7880   Multiple C SA Message  Managemen t – Synony m: MCS
  7881  
  7882   What is th e purpose  of this op tion?
  7883   This optio n is desig ned to all ow users t o take act ion on CSA  messages  when a pro blem arise s during t he process ing of ele ctronic cl aims that  causes a l arge volum e of erron eous statu s messages  to be sen t to the s ite. This  option per forms task s similar  to the CSA  option. 
  7884  
  7885  
  7886   This optio n is locke d by the I B Message  Management  security  key.
  7887  
  7888   When is th is option  used?
  7889   This optio n is used  when there  are pages  of errone ous messag es in CSA  that were  caused by  a processi ng problem . Use this  option to  take a si milar acti on (such a s retransm ission of  the associ ated claim s) on mult iple claim s at the s ame time.
  7890  
  7891   The initia l search f or claims  and claims  status me ssages is  done autom atically w hen the op tion is se lected. Th e initial  search res ults in th e display  of all cla ims that a re Not Can celled and  for which  the revie w status i s Not Revi ewed or Re view in Pr ocess.
  7892  
  7893  
  7894   If someone  else is w orking on  a claim in  CSA, it w ill not di splay in M CS. Only o ne user ca n be in MC S at a tim e. The fol lowing mes sage will  be display ed: Sorry,  another u ser is cur rently usi ng the MCS  option. P lease try  again late r.
  7895  
  7896   Once the i nitial lis t has been  built, us ers may fu rther refi ne their s earch or w ork from t he default  list.
  7897  
  7898  
  7899   The purpos e of MCS i s to selec t multiple  claims an d then app ly the sam e action t o all the  selected c laims. For  example,  users can  enter a co mment once  and then  apply the  comment to  1-n claim s.
  7900  
  7901   Other acti ons availa ble on the  MCS inclu de:
  7902   Message Se arch – All ows the us er to chan ge the cri teria upon  which the  list of c laims will  be built
  7903   Change Rev iew Status  – Same as  CSA
  7904   Cancel Cla ims – Same  as CSA
  7905   Enter Comm ent – Same  as CSA
  7906   Resubmit b y Print –  Same as CS A
  7907   Retransmit  Bill – Sa me as CSA
  7908   Select/Des elect Clai ms – Allow s users to  select th e claims t o which th ey want to  apply an  action
  7909  
  7910  
  7911   When using  the Resub mit by Pri nt action,  the claim s selected  will not  be removed  from the  list of cl aims until  the claim s have act ually been  printed.
  7912  
  7913   Electronic  Report Di sposition
  7914  
  7915   What is th e purpose  of this op tion?
  7916   This optio n allows t he site to  determine  which cle aringhouse  generated  electroni c messages /reports a re to be s ent to the  EDI mail  group and  which shou ld be igno red.
  7917  
  7918   When is th is option  used?
  7919   The defaul t setting  on this re port will  contain a  dispositio n of “Mail  Report to  Mail Grou p”. It is  up to the  individual  site’s su pervisory  staff to d etermine w hat report s should b e ignored.  
  7920  
  7921  
  7922   Further ex planations  of these  reports ar e availabl e in docum ents provi ded by the  clearingh ouse. They  are entit led Claim  Submitter  Reports –  Providers  Reference  Guide. 
  7923  
  7924   The follow ing report s should b e reviewed  when they  are recei ved. They  contain in formation  that canno t be trans lated into  claim sta tus messag es therefo re, this i nformation  is not av ailable in  CSA. 
  7925  
  7926   R000NETWOR K NEWS
  7927   Provides n ews on sys tem proble ms, update s and othe r pertinen t informat ion.
  7928  
  7929   RPT-02   F ILE STATUS  REPORT
  7930   Provides a n initial  analysis o f the file  by displa ying file  status of  accepted o r rejected  and a des cription o f the stat us.  It al so indicat es the tot al number  of claims  and the do llar value  if the fi le contain s valid cl aims.
  7931  
  7932   RPT-03   F ILE SUMMAR Y REPORT
  7933   Provides s ummarized  informatio n on the q uantity of  accepted,  rejected,  and pendi ng claims,  as well a s the tota l number o f claims r eceived by   the clea ringhouse  for each s ubmitted f ile.
  7934  
  7935   RPT-08   P ROVIDER MO NTHLY SUMM ARY
  7936   Displays t he number  and dollar  value of  claims acc epted and  forwarded  by the cle aringhouse  for the m onth.  Mon thly and Y -T-D Total s for both  accepted  and reject ed claims  are includ ed as well  as the pr ovider’s t op 25 erro rs for the  month.
  7937  
  7938   The follow ing report s contain  informatio n that is  also trans lated into  status me ssages and  displayed  on CSA.
  7939  
  7940   RPT-04   F ILE DETAIL  SUMMARY R EPORT
  7941   Contains a  detail su mmary of t he file su bmitted fo r processi ng.  It pr ovides a f ile roll-u p listing  of all acc epted, rej ected, and  pending c laims cont ained in e ach file s ubmitted t o the clea ringhouse.   It also  contains p ayer name/ id and sta tus of cla im.
  7942  
  7943   RPT-04A    AMENDED FI LE DETAIL  SUMMARY RE PORT
  7944   Contains a  detailed  listing of  all claim s for whic h the stat us was ame nded durin g the prev ious proce ssing day.   Claims s tatuses ar e amended  when a pen ding claim  is proces sed and/or  a claim i s reproces sed at the  clearingh ouse.
  7945  
  7946   RPT-05   B ATCH & CLA IM LEVEL R EJECTION R EPORT
  7947   Contains r ejected ba tches and  claims lis ted with d etailed er ror explan ations.  I n order to  prevent “ lost” clai ms, the RP T-05 repor t must be  reviewed a nd worked  after each  file tran smission.    
  7948  
  7949   RPT-05A    AMENDED BA TCH & CLAI M LEVEL RE JECTION RE PORT
  7950   Contains r ejected ba tches and  claims lis ted with d etailed er ror explan ations.  I n order to  prevent “ lost” clai ms, the RP T-05A repo rt must be  reviewed  and worked  after eac h file tra nsmission.  
  7951  
  7952   RPT-10   P ROVIDER CL AIM STATUS
  7953   This repor t contains  informati on provide d from pay ers who ar e receivin g claims f or adjudic ation from  the clear inghouse.   Not all p ayers who  process cl aims throu gh the cle aringhouse  system pr ovide info rmation fo r this Pro vider Clai m Status R eport and  the amount /frequency  of inform ation prod uced will  vary from  payer to p ayer.    
  7954  
  7955   RPT-11   S PECIAL HAN DLING/UNPR OCESSED CL AIMS REPOR T
  7956   This repor t contains  informati on provide d from pay ers who ar e receivin g claims f or adjudic ation from  the clear inghouse.   Not all p ayers who  process cl aims throu gh the cle aringhouse  system pr ovide info rmation fo r this Pro vider Clai m Status R eport and  the amount /frequency  of inform ation prod uced will  vary from  payer to p ayer. The  RPT-11 ret urns Unpro cessed, Re quest for  Additional  Informati on, and Re jected sta tuses only
  7957       EDI Cl aim Status  Report- S ynonym: EC
  7958  
  7959   What is th e purpose  of this re port?
  7960   View elect ronic tran smission s tatus to a ssure clai ms move th rough the  system in  a timely f ashion.
  7961  
  7962   When is th is option  used?
  7963   It is reco mmended th at initial ly this re port be vi ewed daily  as it pro vides tran smission s tatus of a ll claims  that were  transmitte d to FSC.  Once a com fort zone  is establi shed and e verything  is flowing  correctly , this rep ort may on ly need to  be run mo nthly.
  7964  
  7965   Reports ca n be creat ed based o n:
  7966   Specific C laim or Se arch Crite ria
  7967   Division
  7968   Payer
  7969   Transmissi on Date ra nge
  7970   EDI Status
  7971  
  7972   Reports ca n be sorte d by:
  7973   Transmissi on Date
  7974   Payer
  7975   EDI Status
  7976   Current Ba lance
  7977   Division
  7978   Claim Numb er
  7979   AR Status
  7980   Age
  7981  
  7982   Possible E DI claim s tatuses in clude:
  7983   Ready for  Extract
  7984   Pending Au stin Recei pt
  7985   Accepted b y Non-Paye r
  7986   Accepted P ayer 
  7987   Error Cond ition
  7988   Cancelled
  7989   Corrected/ Retransmit ted
  7990   Closed
  7991   Additional  Reports a nd Options
  7992   Ready for  Extract St atus Repor t - Synony m: REX
  7993  
  7994   What is th e purpose  of this re port?
  7995   This repor t provides  a list of  claims he ld in a Re ady for Ex tract stat us. These  claims are  held in a  queue unt il batch p rocessing  occurs. 
  7996  
  7997   When is th is option  used?
  7998   Initially  this optio n is used  to assure  claims are  being tra nsmitted a t the time s set in t he MCCR Si te Paramet ers. This  option sho uld by rev iewed dail y until th ere is a c omfort lev el with th e transmis sion timef rames and  then less  frequently  based on  local expe rience.
  7999  
  8000   Claims tha t are trap ped due to  the EDI p arameters  being turn ed off can  also be v iewed. It  is rare th at EDI is  turned off  during pr ocessing.  If this oc curs, use  EXT Extrac t Status M anagement  to Cancel  or Cancel/ Clone/Auth  the trapp ed claims.
  8001  
  8002   Choices to  view are:
  8003   1All bills  in Ready  for Extrac t status
  8004   2Bills tra pped due t o EDI para meter bein g turned o ff 
  8005   (If EDI is  on, no bi lls will b e trapped  in extract )
  8006   Transmit E DI Bills –  Manual -  Synonym: S END
  8007  
  8008   What is th e purpose  of this op tion?
  8009   This optio n is used  to by-pass  the norma l daily/ni ghtly tran smission q ueues if t he need ar ises to ge t the clai m to the p ayer quick ly.
  8010  
  8011   When is th is option  used?
  8012   There are  occasions  when there  is a need  to transm it a claim (s) immedi ately inst ead of wai ting for t he batchin g frequenc y as sched uled in th e MCCR Sit e Paramete r. This op tion will  allow send ing indivi dual claim (s) or all  claims in  a ready f or extract  status.
  8013  
  8014   Select one  of the fo llowing:
  8015   ATransmit  (A)LL bill s in READY  FOR EXTRA CT status
  8016   STransmit  only (S)EL ECTED bill s
  8017   EDI Return  Message M anagement  Menu – Syn onym: MM
  8018   This menu  contains t he options  needed to  define th e types of  electroni c reports  from the c learinghou se that th e site nee ds to see  and define s the text  that shou ld/should  not allow  automatic  review and  filing fo r informat ional stat us message s. It also  contains  an option  to purge o ld status  messages,  reports fo r maintain ing the in tegrity of  the retur n message  subsystem  and the op tion for r eviewing e lectronica lly return ed message s.
  8019   EDI Messag e Text to  Screen Mai ntenance      
  8020  
  8021   What is th e purpose  of this op tion?
  8022   This optio n controls  what stat us and/or  error mess ages users  may wish  to review  using spec ial text w ords and/o r phrases.  This will  either re quire the  message to  be review ed or it w ill auto-f ile the me ssage and  flag it as  not needi ng a revie w. 
  8023  
  8024   This optio n allows f or the dis play of a  list of wo rds or phr ases that,  if found  in the tex t of an in formationa l status m essage, wi ll either  always req uire the m essage to  be reviewe d or will  auto-file  the messag e and flag  it as not  needing a  review.
  8025  
  8026   When is th is option  used?
  8027   Depending  on what ty pes of sta tus messag es users w ish to rev iew for fo llow-up on  rejected  claims and /or monito ring claim s status,  users may  want to ad d or edit  additional  text as n eeded.
  8028  
  8029   The words  and phrase s for “Req uiring Rev iew” and “ Not Requir ing Review ” will ini tially pop ulate as s hown in th e screen p rint below . This opt ion is use d to edit  or add mor e words or  phrases,  as require d, to mana ge and con trol the s tatus mess ages.
  8030   EDI Messag es Not Rev iewed Repo rt
  8031  
  8032   What is th e purpose  of this re port?
  8033   This optio n allows f or the dis play of al l EDI retu rn message s that wer e filed wi thout need ing a revi ew based o n the text  entries i n the mess age screen  text file
  8034  
  8035   When is th is option  used?
  8036   The report  can be ru n for a us er-selecte d date ran ge, based  on the dat e the mess age was re ceived at  the site,  and may be  sorted by  the messa ge text th at caused  the messag e to not n eed a revi ew or by t he bill nu mber. User s may want  to use th is option  for analys is or revi ew of all  EDI messag es that th ey were no t able to  view initi ally. 
  8037   Electronic  Error Rep ort
  8038  
  8039   What is th e purpose  of this re port?
  8040   This repor t provides  a tool fo r billing  supervisor s and staf f to ident ify the “w ho, what,  and where”  of errors  in the el ectronic b illing pro cess. This  is a repo rt that wi ll allow t he supervi sory staff  to review  “frequent ly receive d” errors.  This is a n informat ional mana gement too l requirin g no actio ns on the  part of th e billing  staff.
  8041  
  8042   When is th is option  used?
  8043   This optio n can be u sed at any  time by a  superviso r or other  managemen t staff wh en they wa nt to dete rmine the  reason for  various e rrors (i.e ., the sam e error be ing made b y one or m ore of the  billing s taff). The  report ca n be sorte d by:
  8044   AAUTHORIZI NG BILLER
  8045   BBILLED AM OUNT
  8046   EEPISODE O F CARE
  8047   PPATIENT N AME
  8048   SPATIENT S SN
  8049   YPAYER NAM E
  8050   CERROR COD E
  8051   Return Mes sages Fili ng Excepti ons
  8052  
  8053   What is th e purpose  of this op tion?
  8054   After user s have tra nsmitted c laims and  they have  been recei ved for ED I processi ng, a mess age will b e sent to  the mail g roups show n in the s et-up sect ion of thi s manual.
  8055  
  8056   When is th is option  used?
  8057   When a mes sage is se nt, it is  temporaril y stored i n the “EDI  MESSAGES”  file. Nor mally, the se message s are in a nd out of  this file  in a matte r of secon ds. If, ho wever, a p roblem is  detected a nd a messa ge cannot  be filed i n the appr opriate fi le (s) for  its messa ge type, t he message  will rema in in this  temporary  file. 
  8058   There are  two (2) st atuses for  messages  in this fi le.
  8059   Pending: T he task to  force a m essage to  update the  IB files  has either  not yet b een create d or has b een create d, but has  not yet b egun to ru n.
  8060   Updating:  The task t o force a  message to  update th e IB files  has start ed. It may  or may no t still be  running.  If you try  to file a  message w ith this s tatus, a c heck is ma de to see  if it is c urrently r unning. If  it is, th e message  will not b e re-taske d.
  8061  
  8062   Any messag e may be v iewed or p rinted. Th is does no t affect t he message  in any wa y, but loo king at th e message  may help t o indicate  the next  course of  action nee ded.
  8063  
  8064   There are  two (2) ac tions avai lable to g et these m essages ou t of the f ile.
  8065   File Messa ge: This a ction re-e xecutes th e tasked j ob to upda te the dat abase with  the conte nts of the  message. 
  8066   Delete Mes sage: This  is a dras tic action  that shou ld only be  taken whe n it has b een determ ined there  is no oth er possibl e way to p rocess a m essage. Wh en a messa ge is dele ted using  this actio n, a bulle tin is sen t to the I B EDI Mail  Group wit h the text  of the me ssage and  the name o f the user  who delet ed the mes sage. User s must hol d the IB S UPERVISOR  security k ey to perf orm this a ction.
  8067   Status Mes sage Manag ement
  8068  
  8069   What is th e purpose  of this op tion?
  8070   This optio n allows u sers to pr int/purge  electronic ally retur ned status  messages  that have  been in a  final revi ew status  for a user -selected  number of  days.
  8071  
  8072   When is th is option  used?
  8073   There will  be an acc umulation  of status  messages i n a final  review sta tus. This  option wil l delete o r purge st atus messa ges in one  of the Fi nal Review  statuses  prior to a  selected  date. Auto  purging o f messages  can also  be set in  the IB Sit e Paramete rs. 
  8074  
  8075   This repor t can be s orted by:
  8076   AALL STATU S MESSAGES
  8077   SSELECTED  STATUS MES SAGES
  8078  
  8079   Selected s tatus mess age report s can be r un showing :
  8080   AAuto File d/No Revie w Only
  8081   BBill Numb er
  8082   SMessage S everity
  8083   TSpecific  Message Te xt
  8084   Bills Awai ting Resub mission –  Synonym: B AR 
  8085  
  8086   What is th e purpose  of this re port?
  8087   This repor t lists al l batches  that have  been resub mitted but  which did  not inclu de all of  the bills  from the o riginal ba tch. These  are batch es that ha ve at leas t one bill  still not  resubmitt ed or canc eled.
  8088  
  8089   When is th is option  used?
  8090   When a bat ch is iden tified to  have a cla im in erro r, the bat ch may be  re-submitt ed with th e claim in  error rem oved. This  option wi ll track a nd report  specific b ills in th is categor y. The rep ort can so rt data by :
  8091   BBILL NUMB ER
  8092   LLAST SENT  DATE
  8093   ABILLED AM OUNT
  8094   NBATCH NUM BER (LAST  SENT IN)
  8095  
  8096   The report  also indi cates the  “Bill Tran smission S tatus”.
  8097   EDI Messag es Not Yet  Filed –Sy nonym: MP
  8098  
  8099   What is th e purpose  of this re port?
  8100   This repor t allows y ou to sele ct receipt , rejectio n or both  message ty pes and a  minimum nu mber of da ys these m essages ha ve been in  a PENDING  or UPDATI NG status  before the y will be  included o n the repo rt. The re port will  then list  all messag es in the  file that  meet these  criteria.  
  8101  
  8102   When is th is option  used?
  8103   This is a  status rep ort that a llows for  review of  messages n ot yet fil ed. 
  8104   Pending Ba tch Transm ission Sta tus Report  – Synonym : PBT
  8105  
  8106   What is th e purpose  of this re port?
  8107   This repor t shows th e current  transmissi on status  of a batch 's mail me ssage. It  also inclu des the ma il message  number; t he first a nd last da te/time it  was sent.  Only batc hes in a p ending tra nsmission  status wil l be on th is report.
  8108  
  8109   When is th is option  used?
  8110   This is an other opti on to trac k the batc h(s) of cl aims after  authorizi ng and tra nsmission  to be sure  all batch es transmi tted have  been recei ved in Aus tin. Users  can omit  both the s tation num ber prefix  at the fr ont of the  batch num ber and th e followin g zeroes a nd use onl y the fina l digits o f the batc h number f or lookup.  
  8111   EDI Batche s Pending  Receipt– S ynonym: PN
  8112  
  8113   What is th e purpose  of this re port?
  8114   This repor t lists al l batches  by batch n umber that  have been  in a PEND ING status  and have  not yet re ceived con firmation  of receipt  from Aust in for mor e than one  (1) day.  The report  includes  individual  claims if  the users  choose to  include t hem.
  8115  
  8116   The report  includes:
  8117   Batch Numb er
  8118   Transmissi on Date
  8119   Mail Messa ge #
  8120  
  8121   Claims dis play the f ollowing:
  8122   Claim Numb er
  8123   Payer Sequ ence
  8124   Balance Du e
  8125   EDI Status
  8126   IB Status
  8127   AR Status
  8128  
  8129   EDI Batche s Pending  Austin Rec eipt After  1 Day                           Page: 2
  8130   Run Date:  01/07/2008 @14:44:28
  8131  
  8132     Batch #        Tran smission D ate          Mail Mes sage #
  8133    --------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------
  8134  
  8135        Claim     Seq      Bal Due    EDI Stat    IB Stat us     AR  Status
  8136        K600K QD   P        198.54       P        PRNT/TX        NEW  BILL
  8137        K600N EU   P         76.36       P        PRNT/TX        NEW  BILL
  8138        K600Q R2   P        305.11       P        PRNT/TX        NEW  BILL
  8139        K600W S7   P         76.36       P        PRNT/TX        NEW  BILL
  8140        K600W SF   P        880.71       P        PRNT/TX        NEW  BILL
  8141  
  8142     44200295 90    03/2 9/2006@21: 05:33        1321
  8143  
  8144        Claim     Seq      Bal Due    EDI Stat    IB Stat us     AR  Status
  8145        K600F N7   P         76.36       P        REQUEST  MRA   BIL L INCOMPLE TE
  8146        K600I PF   P         73.01       P        REQUEST  MRA   BIL L INCOMPLE TE
  8147        K600W SA   P       4390.06       P        REQUEST  MRA   BIL L INCOMPLE TE
  8148        K600W SK   P         73.01       P        REQUEST  MRA   BIL L INCOMPLE TE
  8149  
  8150   Enter ENTE R to conti nue or '^'  to exit: 
  8151  
  8152  
  8153   Members of  the G.IB  EDI mail g roup will  receive an  email mes sage when  there are  batches of  claims th at have no t received  a confirm ation mess age from A ustin afte r 1 day.
  8154  
  8155  
  8156   Subj: EDI  BATCHES WA ITING AUST IN RECEIPT  FOR OVER  1 DAY  [#2 1387]
  8157   06/19/04@1 9:02  6 li nes
  8158   From: XXXX XXXXXXX,XX XX X  In ' IN' basket .   Page 1   *New*
  8159   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------
  8160   There are  30 EDI bat ch(es) sti ll pending  Austin re ceipt 
  8161   for more t han 1 day.   Please i nvestigate  why they  have not y et been co nfirmed
  8162   as being r eceived by  Austin.
  8163    
  8164   Since ther e were mor e than 10  batches fo und, pleas e run the 
  8165     EDI BATC HES WAITIN G FOR AUST IN RECEIPT  OVER 1-DA Y report t o get a li st of the
  8166   se batches .
  8167  
  8168   Enter mess age action  (in IN ba sket): Del ete//
  8169  
  8170   When is th is option  used?
  8171   Users may  use this o ption to o btain Batc h or Messa ges number s when a p roblem ari ses or to  monitor th e status o f batches  recently t ransmitted . Batches  should not  be in a “ Pending Au stin Recei pt” status  for more  than a day
  8172  
  8173  
  8174   Contact IR M for assi stance in  finding ou t why a co nfirmation  message h as not bee n received  from Aust in.
  8175  
  8176   Before con tacting IR M, note th e Message  Numbers fo r the batc hes that y ou need in vestigated . These nu mbers can  be found i n the PND  option.
  8177  
  8178   If IRM nee ds assista nce, log a  REMEDY ti cket or ca ll the Nat ional Help  Desk at 1 -888-596-4 357.
  8179    
  8180   View/Print  EDI Bill  Extract Da ta – Synon ym: VPE
  8181  
  8182   What is th e purpose  of this op tion?
  8183   This optio n displays  the EDI e xtract dat a for a bi ll.
  8184  
  8185   When is th is option  used?
  8186   This optio n is used  only if th ere is a n eed to det ermine wha t data was  transmitt ed for a s pecific bi ll. The de tailed ext ract data  will conta in all the  elements  in the fla t file tha t is trans mitted to  FSC. FSC,  in turn, t ranslates  the data t o a HIPAA- compliant  format for  transmiss ion to the  clearingh ouse. 
  8187   Insurance  Company ED I Paramete r Report –  Synonym:  EPR
  8188  
  8189   What is th e purpose  of this op tion?
  8190   This optio n will dis play the E DI Paramet ers of the  Active In surance Co mpanies de fined in V ista.
  8191  
  8192   The conten ts of the  following  parameters  will be i ncluded in  this repo rt:
  8193   Insurance  Company Na me
  8194   Street Add ress and C ity of Ins urance Com pany
  8195   Electronic  Transmit?
  8196   Institutio nal Electr onic Bill  ID
  8197   Profession al Electro nic Bill I D
  8198   HPID/OEID
  8199   Electronic  Type
  8200   Type of Co verage
  8201   Always Use  main VAMC  as Billin g Provider
  8202  
  8203      
  8204  
  8205   All Compan ies                     Insuranc e Company  EDI Parame ter Report                       Page: 1
  8206   Sorted By  Ins Compan y Name                                                       Mar  02, 2015@1 0:30:28
  8207   Only Blank  or 'PRNT'  Bill ID's  = NO
  8208   '*' indica tes the HP ID/OEID fa iled valid ation chec ks                                             
  8209                                                  Electro n  Inst  P rof  HPID/  Electroni c             
  8210   Insurance  Company Na me Street  Address Ci ty Transmi t   ID     ID   OEID    Type         Covera ge Type  
  8211   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== =======INS URANCE COM PANY ONE   PO BOX 141 159 XXX,OH   YES-L  8 XXXX 8XXXX  799999999 9 GROUP PL AN HEALTH  INS…
  8212   INSURANCE  COMPANY TW O  PO BOX  30101  XXX ,UT  YES-L                699999 9999* OTHE R     HEAL TH INS… 
  8213  
  8214   When is th is option  used?
  8215   This optio n can be u sed whenev er there i s a need t o confirm  that the I nsurance C ompany par ameters ar e correctl y defined  to support  the elect ronic tran smission o f claims.  This optio n will be  of value w hen the eC laims Plus  patches a re loaded  and sites  gain the a bility to  transmit s econdary c laims to t he payers  (electroni c, end-to- end proces sing). Exa mple: Site s can use  this optio n to make  sure the p ayers’ Ele ctronic Bi ll IDs are  defined. 
  8216   Test Claim  EDI Trans mission Re port – Syn onym: TCS
  8217  
  8218   What is th e purpose  of this op tion?
  8219   The Claim  Status Mes sages for  claim(s) a nd batch(e s) submitt ed via the  RCB optio n as Test  claims wil l not appe ar in CSA.  No action  will be r equired in  response  to these m essages. F or informa tional pur poses, the se message s will be  available  through th e Test Cla im EDI Tra nsmission  Report. Th is option  can be use d to inves tigate the  status of  test clai ms to see,  for examp le, whethe r the tran smission w as accepte d/rejected  by FSC or  accepted/ rejected b y the clea ringhouse.
  8220  
  8221  
  8222   The messag es in this  option wi ll be auto matically  purged aft er 60 days
  8223  
  8224   When is th is option  used?
  8225   This optio n can be u sed whenev er a user  needs to i nvestigate  the curre nt status  of a claim  or batch  of claims.  The messa ges in thi s report w ill be lik e the mess ages in TP JI.
  8226  
  8227   Test Claim  EDI Trans mission Re port                                          Page: 1
  8228   Selected B atches                                              Ma r 22, 2005 @12:14:38
  8229   ========== ========== ========== ========== ========== ========== ========== ==========
  8230  
  8231   Batch#:  6 050011719
  8232   Claim#:  K 404XXX IB, Patient7       (1500,  Prof, Out pat)
  8233   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ----------
  8234   Transmissi on Informa tion
  8235    03/17/200 5@11:11:25   Bch#1171 9  IB,Cler k2   CIGNA  HEALTHCAR E  (S)
  8236  
  8237   Third Part y Joint In quiry – Sy nonym: TPJ I
  8238  
  8239   What is th e purpose  of this op tion?
  8240   This optio n provides  a conveni ent locati on for bot h claim, A R, Insuran ce and EDI  data rela ted to a c laim. 
  8241  
  8242   When is th is option  used?
  8243   This optio n is used  by both In tegrated B illing and  Accounts  Receivable  personnel  who requi re informa tion about  a claim.  Both AR an d IB users  can also  add commen ts to an M RA Request  or non-MR A Request  claim usin g this opt ion.
  8244  
  8245   The follow ing action s are avai lable from  TPJI:
  8246   BCBill Cha rges
  8247   DXBill Dia gnosis
  8248   PRBill Pro cedures
  8249   CBChange B ill
  8250   EDEDI Stat us
  8251   ARAccount  Profile
  8252   CMComment  History
  8253   IRInsuranc e Reviews
  8254   HSHealth S ummary
  8255   ALActive L ist
  8256   VIInsuranc e Company
  8257   VPPolicy
  8258   ABAnnual B enefits
  8259   ELPatient  Eligibilit y
  8260  
  8261  
  8262   Patch IB*2 *377 inclu ded change s to allow  the addit ion of and  the viewi ng of MRA  Request cl aim commen ts using T PJI. Comme nt History  now perta ins to MRA  Request c laims as w ell as reg ular claim s. MRA Req uest claim  comments  are not st ored as AR  comments  though.
  8263  
  8264   Note: Patc h IB*2*516  changed t he lists o f Active a nd Inactiv e claims t o display  the claim  type of ei ther Insti tutional o r Professi onal in ad dition to  Inpatient,  Inpatient  Humanitar ian, Outpa tient, or  Outpatient  Humanitar ian. Patch  IB*2*592  further ch anged the  lists of A ctive and  Inactive c laims to d isplay the  additiona l claim ty pe of Dent al.
  8265  
  8266   Note: Patc h IB*2*516  also adde d the abil ity for us ers to vie w related  claims for  which the  patient i s responsi ble, when  reviewing  Claim Info rmation fo r a select ed claim.
  8267  
  8268   Note: Afte r Patch IB *2*547 is  installed,  the sourc e of a cla im status  message wi ll include  the name  of the cle aringhouse  when the  clearingho use is the  source.
  8269  
  8270   Note: Afte r Patch IB *2*547 is  installed,  users wil l be able  to view th e comments  that were  added to  an entry o n the new  RFAI Manag ement Work list in th e comment  section of  the TPJI.
  8271  
  8272   Note: Afte r Patch IB *2*547 is  installed,  users wil l be able  to view th e complete  and curre nt textual  descripti on associa ted with t he Claims  Adjustment  Reason Co des/Remitt ance Advic e Remark C odes (CARC /RARC) rec eived in a n electron ic EOB.
  8273  
  8274   Patch IB*2 *488 modif ied the wa y message  storage er rors (crea ted when a n EEOB or  MRA is rec eived and  all the li ne items c annot be m atched cor rectly) ar e displaye d in TPJI.   Internal  MUMPS cod e will no  longer be  displayed  to the use rs.  
  8275  
  8276   The Follow ing types  of errors  will be di splayed:
  8277   Procedure  Code misma tch
  8278   Procedure  Modifier m ismatch
  8279   Revenue Co de mismatc h
  8280   Charge Amo unt mismat ch
  8281   Number of  Units mism atch
  8282  
  8283   Claim Info rmation               Nov 25, 20 13@14:56:0 2           Page:     1 of    2 
  8284   %K101XXX    IB,PATIEN T 123        IXXXX        DOB: X X/XX/XX    Subsc ID:  XXXXXXXXX     
  8285                                                                                          
  8286     Insuranc e Demograp hics                    Subscrib er Demogra phics                
  8287       Bill P ayer: IB I NSURANCE C O             Group N umber: GRP  PLN XXXXX         
  8288    Claim Add ress: PO B OX XXXXX                   Group  Name: STA TE OF WY             
  8289                    CHEY ENNE, WY 8 20031234     Subscrib er ID: XXX XXXXXXX                
  8290      Claim P hone: 800/ XXX-XXXX                     Emp loyer: STA TE OF WYO            
  8291                                                Insured's  Name: IB, PATIENT 12 3       
  8292                                                  Relatio nship: PAT IENT                                                                                                      
  8293                                  C laim Infor mation                                     
  8294     Bill Typ e: OUTPATI ENT                       Charge  Type: INS TITUTIONAL           
  8295    Time Fram e: ADMIT T HRU DISCHA RGE          Service  Dates: XX/ XX/XX – XX /XX/XX    
  8296     Rate Typ e: REIMBUR SABLE INS.                 Orig  Claim:     145.49               
  8297     AR Statu s: ACTIVE                            Balanc e Due:     145.49               
  8298   +          |% EEOB |  Enter ?? f or more ac tions|                                     
  8299   BC  Bill C harges           AR   Account Pr ofile        VI  Insu rance Comp any
  8300   DX  Bill D iagnosis         CM   Comment Hi story        VP  Poli cy
  8301   PR  Bill P rocedures        IR   Insurance  Reviews      AB  Annu al Benefit s
  8302   CB  Change  Bill            HS   Health Sum mary         EL  Pati ent Eligib ility
  8303   ED  EDI St atus             AL   Go to Acti ve List      EB  Expa nd Benefit s
  8304   RX  ECME I nformation       EX   Exit
  8305   Select Act ion: Next  Screen// B C   Bill C harges  
  8306   DO YOU WAN T ALL EEOB  DETAILS?:  NO// Y
  8307  
  8308   The type o f mismatch  error and  the value s that wer e in the o utbound 83 7 transact ion will b e displaye d along wi th the val ues that w ere receiv ed in the  inbound 83 5 transact ion.
  8309  
  8310   Bill Charg es                    Apr 14, 20 14@16:27:1 8           Page:     7 of    8 
  8311   K101EVT    IB,PATIENT  MRA  I432 1           DOB: 12/0 1/66   Sub sc ID: 011 871234A   
  8312    04/10/14  - 04/10/14         AD MIT THRU D ISCHARGE          Ori g Amt: 0.0 0
  8313  
  8314   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- -----                                                                                      
  8315   VistA coul d not matc h all of t he Line Le vel data r eceived in  the EEOB            
  8316   (835 Recor d 40) to t he claim i n VistA.
  8317  
  8318   Mismatched  Procedure  Code:                                                           
  8319                                                                                          
  8320   Payer repo rted the f ollowing w as billed  via the Cl aim (837):                      
  8321       Proc:7 1010  Mods :59  Rev C d:324  Chg :227.40  U nits:1                          
  8322   Payer repo rted adjud ication vi a the EOB  (835) as f ollows:                         
  8323       Proc:7 1015  Mods :59  Rev C d:324  Chg :227.40  U nits:1                              
  8324       Amt:10 0.00                                                                        
  8325                                                                                          
  8326   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------            
  8327   Service li ne adjustm ent (EEOB  Record 41)  has no ma tching ser vice line            
  8328       Allowe d Amt: 114 .80  Per D iem Amt: 0 .00                                        
  8329   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------            
  8330   Service li ne adjustm ent (EEOB  Record 45)  has no ma tching ser vice line            
  8331   +          |% EEOB |  Enter ?? f or more ac tions|                                     
  8332   PR  Bill P rocedures        CM   Comment Hi story        AB  Annu al Benefit slity
  8333   CI  Go to  Claim Scre en    IR   Insurance  Reviews      EL  Pati ent Eligib ility
  8334                               HS   Health Sum mary         EX  Exit
  8335   ED  EDI St atus             AL   Go to Acti ve List
  8336                               VI   Insurance  Company
  8337   Select Act ion: Next  Screen//                                                                                                                               
  8338   Re-generat e Unbilled  Amounts R eport
  8339  
  8340   What is th e purpose  of this op tion?
  8341   This optio n provides  some basi c informat ion about  billable e vents that  have not  yet been b illed to a  payer and  dollar am ounts asso ciated wit h billable  events in  a specifi ed time-fr ame.
  8342  
  8343   When is th is option  used?
  8344   This optio n can be u sed to vie w the numb er of inpa tient or o utpatient  care event s and/or p rescriptio ns that ha ve not bee n billed a nd the dol lar amount s attribut ed to the  events.
  8345  
  8346   Subj: UNBI LLED AMOUN TS SUMMARY  REPORT  [ #197848] 0 6/23/14@12 :41  34 li nes
  8347   From: INTE GRATED BIL LING PACKA GE  In 'IN ' basket.    Page 1   *New*
  8348   ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------
  8349   SUMMARY UN BILLED AMO UNTS FOR C HEYENNE VA MC (442).
  8350   PERIOD: FR OM 09/01/0 4 TO 09/30 /06
  8351   DETAILED R EPORT PRIN TED TO '/d ev/pts/5'
  8352  
  8353   Inpatient  Care:
  8354      Number  of Unbille d Inpatien t Admissio ns :            0
  8355      Number  of MRA Unb illed Inpt  Admission s  :            2
  8356      Number  of Inpt. I nstitution al Cases      :            0
  8357      Average  Inpt. Ins titutional  Bill Amou nt :    15 321.18
  8358      Number  of Inpt. P rofessiona l Cases       :            0
  8359      Average  Inpt. Pro fessional  Bill Amoun t  :     1 036.36
  8360      Total U nbilled In patient Ca re            :         0.00
  8361      Total M RA Unbille d Inpatien t Care        :         0.00
  8362  
  8363  
  8364   Note: Patc h IB*2*547  provided  the abilit y for user s to run t his report  by divisi on (one or  more) or  not and to  sort the  report by  division o r by patie nt name in  alphabeti cal order.  If users  do search  by divisio n, the Re- generate U nbilled Am ount Summa ry will di splay the  summary to tals befor e the divi sion data.  The displ ay of CPT  codes and  monetary a mounts for  outpatien t claims h as also be en restore d.
  8365  
  8366   Note: Patc h IB*2*608  provided  the abilit y for user s to run t his report  by MCCF,  Non-MCCF ( Outpatient  Only), or  Both. The  Non-MCCF  (Outpatien t Only) re port will  display th e type of  claims bas ed on the  eligibilit y (CHAMPVA , Tricare,  Employee,  Ineligibl e and Shar ing Agreem ent), the  appointmen t type (Em ployee and  Sharing A greement)  or the rat e type (CH AMPVA Reim b. Ins., C HAMPVA, Tr icare Reim b. Ins., T ricare, In teragency,  Ineligibl e and Shar ing Agreem ent)
  8367  
  8368   Do you wan t to store  Unbilled  Amounts fi gures? NO/
  8369  
  8370   Search by  Division??  NO// 
  8371  
  8372   Search by  (M)CCF, (N )on-MCCF ( Outpatient  Only), or  (B)oth? M // b  Both
  8373   Start with  DATE: 08/ 23/1966//  t-1000  (F EB 07, 201 3)
  8374        Go to  DATE: 11/ 04/2015//    (NOV 04,  2015)
  8375  
  8376   Choose rep ort type(s ) to print :
  8377  
  8378      1 - INP ATIENT UNB ILLED
  8379      2 - OUT PATIENT UN BILLED
  8380      3 - PRE SCRIPTION  UNBILLED
  8381      4 - ALL  OF THE AB OVE
  8382  
  8383   Select:  ( 1-4): 4// 
  8384  
  8385   You have s elected
  8386  
  8387       4 - AL L OF THE A BOVE
  8388  
  8389   Are you su re? NO// y   YES
  8390  
  8391   Print deta il report  with the U nbilled Am ounts summ ary? NO//  y
  8392   Patient Bi lling Inqu iry – Syno nym: INQU
  8393  
  8394   What is th e purpose  of this op tion?
  8395   This optio n provides  some basi c informat ion about  a particul ar claim.  It is a si mple inqui ry option.
  8396  
  8397   When is th is option  used?
  8398   This optio n can be u sed to vie w the foll owing type  of inform ation rela ted to a b ill:
  8399   Bill Statu s
  8400   Rate Type
  8401   Form Type  (UB04/CMS- 1500 and J 430D)
  8402   Visit Date (s)
  8403   Charges
  8404   AR Status
  8405   Statement  Dates
  8406   Dates rela ted to act ions such  as Entered , Cancelle d or Print ed
  8407   Bill Numbe r copied f rom or to
  8408   Patient, M ailing and  Insurance  Company a ddress
  8409  
  8410   The data a vailable v aries base d upon whe n the inqu iry is mad e and what  actions h ave been c arried out  regarding  the claim
  8411   Printed Cl aims Repor t
  8412  
  8413   What is th e purpose  of this op tion?
  8414   This optio n provides  informati on about c laims that  are print ed locally  but which  had the p otential t o be trans mitted ele ctronicall y. The rep ort can be  generated  for eithe r the Cons olidated P atient Acc ount Cente rs (CPACs)  or the si tes which  process TR ICARE clai ms.
  8415   When is th is option  used?
  8416   This repor t is used  by billing  personnel  to monito r the prin ting of po tentially  transmitta ble claims  and displ ays the fo llowing in formation:
  8417   Biller
  8418   Outpatient /Inpatient  and Insti tutional/P rofessiona l
  8419   Rate Type
  8420   Plan Type
  8421   Division
  8422   Revenue Co des
  8423   Insurance  Company
  8424  
  8425  
  8426   Note: The  revenue co des that d etermine w hether or  not a prin ted claim  will be in cluded in  this repor t are defi ned in the  IB Site P arameters.
  8427  
  8428   Note: Clai ms to the  payer – De partment o f Labor an d certain  types of r ate types  and types  of plans a re not inc luded in t his report  because t hey do not  have the  potential  to be tran smitted el ectronical ly.
  8429  
  8430   HCCH Payer  ID Report
  8431  
  8432   What is th e purpose  of this op tion?
  8433  
  8434   When the V HA sends a  claim to  the cleari ng house w ith no def ined Prima ry Payer I D (EDI - I nst Payer  Primary ID ,EDI - Pro f Payer Pr imary ID a nd/or EDI- Dental Pay er Primary  ID) and t he clearin ghouse has  an electr onic ID fo r the paye r, they re turn the p ayer ID to  the site.  VistA aut omatically  takes the  ID and po pulates th e field in  the Insur ance Compa ny file. T his option  provides  informatio n about th e updates  or attempt ed updates  to the In surance Co mpany file .
  8435  
  8436   If a value  already e xists in V istA for t he Payer I D, no upda te will be  made but  the attemp t will be  reported.
  8437  
  8438   When is th is option  used?
  8439   This repor t is used  by billing  personnel  to monito r the auto mated upda tes or upd ate attemp ts to the  Insurance  Company fi le when th e 277STAT  reports ar e received  from the  clearingho use. The r eport prov ides the f ollowing d ata:
  8440   Insurance  Company Na me
  8441   Insurance  Company Ad dress
  8442   Date
  8443   Type of ID  (Professi onal or In stitutiona l)
  8444   Old Value
  8445   New Value
  8446   Update Mad e (Yes/No)
  8447  
  8448  
  8449   HCCH Payer  ID Report                  Jan  11, 2017@0 9:53:18                 Page: 1  of 1                                                 
  8450   Timeframe:  12/17/16  thru 01/11 /17   
  8451  
  8452   Insurance  Co         Address                      Dat e      EDI -PayerID   OldValue   NewValue   Updated
  8453   __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ __________ _______
  8454   AETNA                 PO BOX 229 5 FT. WAYN E INDI 12/ 28/16  Pro f                     XXXXXX      Yes
  8455   AETNA HEAL TH PLANS   PO BOX 123 40 FRESNO  CALIFO 01/ 02/16  Den t                     XXXXXX      Yes
  8456   BANKERS FI DELITY     PO BOX 105 652 ATLANT A GEOR 12/ 19/16  Pro f           XXXXXX    XXXXXX      No
  8457   MEDICARE ( WNR)       PO BOX 660 159 DALLAS        01/ 01/17  Ins t           XXXXX1    XXXXX2      No
  8458  
  8459  
  8460  
  8461   APPENDIX A  – BATCH P ROCESSING  SETUP
  8462   BATCH PROC ESSING SET UP
  8463  
  8464   The follow ing exampl e shows yo u how to d efine batc h processi ng for a p ayer:
  8465  
  8466   Step
  8467   Procedure
  8468   1
  8469   Under the  IB Site Pa rameters,  go to fiel d [15] EDI /MRA Activ ated.
  8470   2
  8471   Edit field s as neces sary (fiel ds are hig hlighted i n yellow f or this ex ample).
  8472  
  8473   Details on  each fiel d follow t he screen  example.
  8474  
  8475   When the M RA softwar e was load ed (Patch  IB*2.0*155 ), the EDI /MRA Activ ated field  was remov ed from th is screen.  Only an I RM is able  to access  this fiel d via File Man. The r eason for  this is to  prevent M RA from be ing activa ted before  the FSC i s ready to  accept MR A transmis sions from  a particu lar site.
  8476  
  8477   IB Site Pa rameters              Aug 13, 20 03@10:22:4 6           Page:     5 of 6 
  8478   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  8479   +--------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- ---------- -
  8480  
  8481   [15] EDI/M RA Activat ed                : E DI                  
  8482        EDI C ontact Pho ne                :
  8483        EDI 8 37 Live Tr ansmit Que ue     : M CH
  8484        EDI 8 37 Test Tr ansmit Que ue     : M CT
  8485        Auto- Txmt Bill  Frequency         : E very Day
  8486        Hours  To Auto-T ransmit           : 1 300;1600
  8487        Max #  Bills Per  Batch            : 5 0
  8488        Only  Allow 1 In s Co/Claim  Batch?: N O
  8489        Last  Auto-Txmt  Run Date          : 0 8/13/03
  8490        Days  To Wait To  Purge Msg s      : 1 20
  8491  
  8492    
  8493   EDI/MRA Ac tivated:   Controls w hether EDI  is availa ble for th e site. 
  8494   Choose fro m:
  8495       0 - NO T EDI OR M RA;  
  8496   1 - EDI ON LY;
  8497   2 – MRA ON LY; or
  8498   3 – BOTH E DI AND MRA
  8499  
  8500  
  8501   This promp t is no lo nger acces sible to a nyone exce pt an IRM.  
  8502  
  8503   IB Site Pa rameters              May 27, 20 04@14:14:2 4           Page:     5 of    6 
  8504   Only autho rized pers ons may ed it this da ta.
  8505   +                                                                                      
  8506         HMO  NUMBER                    :                                                 
  8507         STAT E INDUSTRI AL ACCIDEN T PROV:                                               
  8508         LOCA TION NUMBE R              :                                                 
  8509                                                                                          
  8510   [15] EDI/M RA Activat ed                : B OTH EDI AN D MRA                           
  8511        EDI C ontact Pho ne                : 2 17-554-313 5                               
  8512        EDI 8 37 Live Tr ansmit Que ue     : M CH                                         
  8513        EDI 8 37 Test Tr ansmit Que ue     : M CT
  8514        Auto- Txmt Bill  Frequency         : E very Day                                   
  8515        Hours  To Auto-T ransmit           : 1 000;1400;2 000                             
  8516        Max #  Bills Per  Batch            : 1 0                                          
  8517        Only  Allow 1 In s Co/Claim  Batch?: N O                                          
  8518        Last  Auto-Txmt  Run Date          : 0 5/26/04                                    
  8519        Days  To Wait To  Purge Msg s      : 4 5                                          
  8520        Allow  MRA Proce ssing?            : Y ES                                         
  8521        Enabl e Automati c MRA Proc essing?: Y ES
  8522        Allow  Dental Cl aim Proces sing?  : Y ES                                       
  8523                                                                                          
  8524   +          Enter ?? f or more ac tions                                                 
  8525   EP  Edit S et                                            EX  Exit  Action
  8526  
  8527   EDI Contac t Phone: T he phone n umber of t he person  at the sit e contact  to whom ED I inquirie s will be  directed.  The Pay-to  Provider  telephone  number tha t is defin ed in Sect ion 10 for  each Pay- to Provide r, will be  printed o n the UB04  and CMS-1 500 form s tarting wi th Patch I B*2.0*400.
  8528  
  8529   EDI 837 Li ve Transmi t Queue: T he name of  the Austi n data que ue that wi ll receive  claims to  be proces sed via a  live conne ction to t he clearin ghouse. Th ese data a re populat ed at the  time of in stallation  and would  not norma lly be edi ted by the  site.
  8530  
  8531   EDI 837 Te st Transmi t Queue: T he name of  the Austi n data que ue that wi ll receive  test clai ms. These  data are p opulated a t the time  of instal lation and  would not  normally  be edited  by the sit e.
  8532  
  8533   Auto Txmt  Bill Frequ ency: The  desired nu mber of da ys between  each exec ution of t he automat ed bill tr ansmitter.  For examp le, if the  automated  bill tran smitter sh ould run o nly once a  week, thi s number w ould be 7.  If the au tomated bi ll transmi tter shoul d run ever y night, t hen the nu mber shoul d be 1. If  this is l eft blank  or zero th en the aut omated bil l transmit ter backgr ound job w ill never  run.
  8534  
  8535   Hours To T ransmit Bi lls: Conta ins the ti mes of the  day when  EDI transm ission of  bills shou ld occur.  A maximum  of 4 daily  times dai ly may be  entered an d the time s must be  separated  by a semi- colon. Tim es must be  entered i n 4-digit  military f ormat, wit hout punct uation (HH MM;HHMM;HH MM;HHMM).  If no time s are ente red, EDI t ransmissio n will tak e place as  a normal  part of th e nightly  job.
  8536  
  8537   Max # Of B ills Per B atch: The  maximum nu mber of bi lls allowe d in a sin gle batch.  With a ne w payer, i t is sugge sted that  you begin  with fairl y small ba tches (10- 20 claims) .
  8538  
  8539   Only Allow  1 Ins Co/ Claim Batc h: Indicat es whether  or not th e site wis hes to lim it batches  to claims  for a sin gle insura nce compan y.
  8540  
  8541   Last Auto- Txmt Run D ate: The l ast date t he auto tr ansmit of  bills was  run at the  site. The se data ar e display  only and c annot be e dited.
  8542  
  8543   Days To Wa it To Purg e Msgs: Th is is the  number of  days after  an electr onic statu s message  has been m arked revi ewed, that  the purge  message o ption can  delete it  from the s ystem.
  8544   (This page  included  for two-si ded copyin g.)
  8545  
  8546  
  8547   APPENDIX B  – GLOSSAR Y
  8548  
  8549   GLOSSARY O F TERMS
  8550   Acronym or  Term
  8551   Definition /Explanati on
  8552   835
  8553   HIPAA Stan dard Elect ronic Tran saction AS C X12 835,  Health Ca re Claim: 
  8554   The HIPAA- adopted st andard for  electroni c remittan ce advice  to report  the proces sing of al l claim ty pes (inclu ding retai l pharmacy ). The 835  is sent f rom health  plans to  healthcare  providers  and conta ins detail ed informa tion about  the proce ssing of t he claim.  This inclu des paymen t informat ion and re duction or  rejection  reasons.  The 835 tr ansactions  generally  contain i nformation  about mul tiple clai ms. All he alth plans  are requi red to use  the same  explanatio n of benef it codes ( adjustment  reason co des) and a dhere to v ery specif ic reporti ng require ments. The  term “835 ” is used  interchang eably with  Electroni c Remittan ce Advice  (ERA) and  Medicare R emittance  Advice (MR A). 
  8555   837
  8556   HIPAA Stan dard Elect ronic Tran saction AS C X12 837,  Health Ca re Claim P ayment/Rem ittance Ad vice:
  8557   The HIPAA- adopted st andard for  electroni c submissi on of hosp ital, prof essional a nd dental  claims or  encounters . The 837  is sent fr om healthc are provid ers to hea lth plans  (payers).  The 837 tr ansactions  are gener ally multi ple claims  (batches) . The 837  standard i ncludes th e informat ion for co ordination  of benefi ts and is  also used  for second ary payer  claims sub mission. T he term “8 37” is use d intercha ngeably wi th electro nic claim.
  8558   277 RFAI
  8559   Hipaa Stan dard Elect ronic Tran saction AS C X12 277,  Health Ca re Claim R equest for  Additiona l Informat ion
  8560   The HIPAA  adopted st andard for  requestin g addition al informa tion for h ealth care  claims su bmitted.   Payers uti lize this  transactio n for requ esting add itional in formation  or missing  informati on from pr oviders on  previousl y submitte d health c are claims
  8561   Billing Pr ovider Sec ondary ID  Number
  8562   This is ei ther the f acility ta x ID # (de fault) or  an ID assi gned to th e facility  by the in surance co mpany. 
  8563   Care Unit
  8564   Specific d ata relate d to patie nt care (p re-defined  by an ins urance com pany) that  provides  the insura nce compan y with a f iner break down of th e care bei ng billed.  The data  that compr ises the b reakdown a re insuran ce company  specific  and are no t required  by all pa yers. (For  example,  Orthopedic s, Dermato logy, Urol ogy, etc.) .
  8565   Claims Sta tus Awaiti ng Resolut ion (CSA)
  8566   Used to re ference th e option u sed by bil ling staff  to review  the most  current st atus messa ges receiv ed for a b ill(s) and  do follow -up on the  bills. Us ers will b e able to  select a b ill from t he list to  view the  details an d the enti re message  text as w ell as to  mark the m essage as  reviewed o r under re view and d ocument us er comment s.
  8567   Claim Stat us Message
  8568   Electronic  messages  returned t o the VAMC  providing  status in formation  on a claim  from the  Financial  Service Ce nter (FSC) , Clearing house or a  payer
  8569   Clearingho use
  8570   A company  that provi des batch  and real-t ime transa ction proc essing ser vices. Tra nsactions  include in surance el igibility  verificati on, claims  submissio n process  and electr onic remit tance info rmation an d payment  posting fo r electron ic claims.
  8571   CPAC
  8572   Consolidat ed Patient  Account C enter
  8573   CSA
  8574   See Claims  Status Aw aiting Res olution
  8575   eClaim
  8576   A claim th at is subm itted elec tronically  from the  VA
  8577   EDI
  8578   See Electr onic Data  Interchang e
  8579   Electronic  Data Inte rchange (E DI)
  8580   EDI is the  process o f transact ing busine ss electro nically. I t includes  submittin g claims e lectronica lly (paper less claim s processi ng), as we ll as elec tronic fun ds transfe r and elec tronic inq uiry for c laim statu s and pati ent eligib ility.
  8581   Electronic  Payer
  8582   A payer th at has an  electronic  connectio n with the  clearingh ouse
  8583   ePayer
  8584   Payer that  accepts e lectronic  claim from  the clear inghouse p ays electr onically.   See Payer .
  8585   Facility F ed Tax ID  #
  8586   This is th e number t hat will b e the defa ult for al l provider s for the  ID type at  the facil ity if the  payer doe s not have  specific  requiremen ts
  8587   Fiscal Int ermediary
  8588   A fiscal i ntermediar y performs  services  on behalf  of healthc are payers . These se rvices inc lude claim  adjudicat ion, reimb ursement a nd collect ions. Trai lblazer is  an exampl e of a fis cal interm ediary tha t acts on  behalf of  Medicare.  Trailblaze r receives  claims fr om the VA  in the for m of an 83 7 file and  then adju dicates th e claims t o create a  MRA/EOB 8 35 file.
  8589   Form Types
  8590   The UB-04, CMS-1500 o r J430D bi lling form  on which  services w ill be bil led
  8591   FSC
  8592   The VA Fin ancial Ser vices Cent er in Aust in. The Fi nancial Se rvice Cent er transla tes claims  into an i ndustry-st andard for mat (HIPAA  837) and  forwards c laims to t he clearin ghouse. Th e FSC is t he single  point for  the exchan ge of data  between V istA and t he clearin ghouse.
  8593   Healthcare  Company
  8594   See Payer
  8595   Health Ins urance Por tability a nd Account ability Ac t (HIPAA)
  8596   In 1996 Co ngress pas sed into l aw the Hea lth Insura nce Portab ility and  Accountabi lity Act ( HIPAA). Th is Act is  comprised  of two maj or legisla tive actio ns: Health  Insurance  Reform an d Administ rative Sim plificatio n. The Adm inistrativ e Simplifi cation pro visions of  HIPAA dir ect the fe deral gove rnment to  adopt nati onal elect ronic stan dards for  automated  transfer o f certain  healthcare  data betw een health care payer s, plans,  and provid ers. This  will enabl e the enti re healthc are indust ry to comm unicate el ectronic d ata using  a single s et of stan dards thus  eliminati ng all non -standard  formats cu rrently in  use. Once  these sta ndards are  in place,  a healthc are provid er will be  able to s ubmit a st andard tra nsaction f or eligibi lity, auth orization,  referrals , claims,  or attachm ents conta ining the  same stand ard data c ontent to  any health  plan. Thi s will "si mplify" ma ny clinica l, billing , and othe r financia l applicat ions and r educe cost s.
  8597   HPID
  8598   Health Pla n Identifi er
  8599   Insurance  Company
  8600   See Payer
  8601   Legacy IDs
  8602   This term  refers to  those paye r-provided  or users  own IDs (i ndividual  and organi zational)  which will  eventuall y be made  obsolete b y the use  of Nationa l Provider  Identifie rs
  8603   Non-VA Fac ility
  8604   Any facili ty that pr ovides ser vices to a  VA patien t and subs equently b ills the V A for thos e services
  8605   Non-VA Pro vider
  8606   Any indivi dual provi der who pr ovides ser vices to a  VA patien t and subs equently b ills the V A for thes e services
  8607   National P rovider Id entifier
  8608   A standard , unique h ealth iden tifier for  healthcar e provider s, both in dividuals  and organi zations
  8609   OEID
  8610   Other Enti ty Identif ier
  8611   Parent
  8612   The top fa cility in  a hierarch ical domai n
  8613   Payer
  8614   The insure d’s insura nce compan y. Other t erms that  are used t o denote P ayer inclu de ePayer,  insurance  company,  healthcare  company,  etc.
  8615   Payer Code
  8616   A code use d for enro llment tha t uniquely  identifie s the paye r. 
  8617   Payer List
  8618   List of pa yers that  consist of  the payer  category,  claim typ e, payer c ode, and p ayer name
  8619   Provider
  8620   Provider o f healthca re service s
  8621   Provider I D
  8622   A provider  ID can re present a  facility o r an indiv idual phys ician/prov ider. 
  8623   Taxonomy C ode
  8624   The Health  Care Prov ider Taxon omy code s et is a co llection o f unique a lphanumeri c codes, t en charact ers in len gth. The c ode set is  structure d into thr ee distinc t "Levels"  including  Provider  Type, Clas sification , and Area  of Specia lization.T he Health  Care Provi der Taxono my code se t allows a  single pr ovider (in dividual,  group, or  institutio n) to iden tify their  specialty  category.
  8625   UPIN
  8626   Unique Pro vider Iden tification  Number
  8627   URL
  8628   Uniform Re source Loc ator
  8629   VAMC
  8630   Veterans A ffairs Med ical Cente r
  8631   VISN
  8632   Veterans I ntegrated  Service Ne twork
  8633  
  8634   (This page  included  for two-si ded coping .)
  8635  
  8636  
  8637   APPENDIX C  – HIPAA P rovider ID  – Referen ce Guide
  8638   This table  displays  the HIPAA  qualifiers  and assoc iated ID t ypes. This  table can  be used t o help ide ntify what  type of P rovider ID  is being  used in th e electron ic format.
  8639  
  8640   Institutio nal
  8641   Qualifier
  8642   Definition
  8643   Billing Pr ovider
  8644   Attending
  8645   Operating
  8646   Other
  8647   Service
  8648  
  8649  
  8650   2010AA
  8651   2310A
  8652   2330D
  8653   2310B
  8654   2330E
  8655   2310C
  8656   2330F
  8657   2310E
  8658   2330H
  8659  
  8660  
  8661   Payer Type :
  8662  
  8663   C
  8664   O
  8665   C
  8666   O
  8667   C
  8668   O
  8669   C
  8670   O
  8671  
  8672   VPE Segmen t:
  8673   PRV1
  8674   OPR2
  8675   OP1
  8676   OPR3
  8677   OP2
  8678   OPR4
  8679   OP9
  8680   SUB2
  8681   OP3
  8682   OB
  8683   State Lice nse Number
  8684   -
  8685   OB
  8686  
  8687   OB
  8688  
  8689   OB
  8690  
  8691   OB
  8692  
  8693   1A
  8694   Blue Cross  Provider  Number
  8695   1A
  8696   1A
  8697   1A
  8698   1A
  8699   1A
  8700   1A
  8701   1A
  8702   1A
  8703   -
  8704   1B
  8705   Blue Shiel d Provider  Number
  8706   -
  8707   1B
  8708   1B
  8709   1B
  8710   1B
  8711   1B
  8712   1B
  8713   1B
  8714   1B
  8715   1C
  8716   Medicare P rovider Nu mber
  8717   1C
  8718   1C
  8719   1C
  8720   1C
  8721   1C
  8722   1C
  8723   1C
  8724   1C
  8725   1C
  8726   1D
  8727   Medicare P rovider Nu mber
  8728   1D
  8729   1D
  8730   1D
  8731   1D
  8732   1D
  8733   1D
  8734   1D
  8735   1D
  8736   1D
  8737   1G
  8738   Provider U PIN Number
  8739   1G
  8740   1G
  8741   1G
  8742   1G
  8743   1G
  8744   1G
  8745   1G
  8746   1G
  8747   -
  8748   1H
  8749   TRICARE ID  Number
  8750   1H
  8751   1H
  8752   1H
  8753   1H
  8754   1H
  8755   1H
  8756   1H
  8757   1H
  8758   -
  8759   1J
  8760   Facility I D Number
  8761   1J
  8762   -
  8763   -
  8764   -
  8765   -
  8766   -
  8767   -
  8768   1J
  8769   -
  8770   B3
  8771   PPO Number
  8772   B3
  8773   -
  8774   -
  8775   -
  8776   -
  8777   -
  8778   -
  8779   -
  8780   -
  8781   BQ
  8782   HMO Code N umber
  8783   BQ
  8784   -
  8785   -
  8786   -
  8787   -
  8788   -
  8789   -
  8790   -
  8791   -
  8792   EI
  8793   Employer’s  ID Number
  8794   EI
  8795   EI
  8796   EI
  8797   EI
  8798   EI
  8799   EI
  8800   EI
  8801   EI
  8802   EI
  8803   FH
  8804   Clinic Num ber
  8805   FH
  8806   -
  8807   -
  8808   -
  8809   -
  8810   -
  8811   -
  8812   FH
  8813   -
  8814   G2
  8815   Provider C ommercial  Number
  8816   G2
  8817   G2
  8818   G2
  8819   G2
  8820   G2
  8821   G2
  8822   G2
  8823   G2
  8824   G2
  8825   G5
  8826   Provider S ite Number
  8827   G5
  8828   -
  8829   -
  8830   -
  8831   -
  8832   -
  8833   -
  8834   G5
  8835   -
  8836   LU
  8837   Location N umber
  8838   LU
  8839   LU
  8840   LU
  8841   LU
  8842   LU
  8843   LU
  8844   LU
  8845   LU
  8846   LU
  8847   N5
  8848   Provider P lan Networ k ID Numbe r
  8849   -
  8850   N5
  8851   N5
  8852   N5
  8853   N5
  8854   N5
  8855   N5
  8856   N5
  8857   N5
  8858   TJ
  8859   Federal Ta xpayer’s I D Number
  8860   -
  8861  
  8862   -
  8863   -
  8864   -
  8865   -
  8866   -
  8867   -
  8868   -
  8869   X4
  8870   Clinical L ab Improve ment Amend ment  (CLI A #)
  8871   -
  8872   -
  8873   -
  8874   -
  8875   -
  8876   -
  8877   -
  8878   -
  8879   -
  8880   U3
  8881   Unique Sup plier ID N umber (USI N)
  8882   -
  8883   -
  8884   -
  8885   -
  8886   -
  8887   -
  8888   -
  8889   -
  8890   -
  8891   SY
  8892   Social Sec urity Numb er
  8893   SY
  8894   SY
  8895   -
  8896   SY
  8897   -
  8898   SY
  8899   -
  8900   -
  8901   -
  8902   X5
  8903   State Indu strial Acc ident Prov ider Numbe r
  8904   X5
  8905   X5
  8906   -
  8907   X5
  8908   -
  8909   X5
  8910   -
  8911   X5
  8912   -
  8913  
  8914   C = Curren t Payer       O = Oth er Payer
  8915  
  8916  
  8917  
  8918   Profession al
  8919   Qualifier
  8920   Definition
  8921   Billing Pr ovider
  8922   Referring
  8923   Rendering
  8924   Purchased
  8925   Service Fa cility
  8926   Supervisin g
  8927  
  8928   HIPAA Loop
  8929   2010AA
  8930   2310A
  8931   2330D
  8932   2310B
  8933   2330E
  8934   2310C
  8935   2330F
  8936   2310D
  8937   2330G
  8938   2310E
  8939   2330H
  8940  
  8941  
  8942   Payer Type :
  8943  
  8944   C
  8945   O
  8946   C
  8947   O
  8948   C
  8949   O
  8950   C
  8951   O
  8952   C
  8953   O
  8954  
  8955   VPE Record
  8956   PRV1
  8957   OPR5
  8958   OP4
  8959   OPR2
  8960   OP1
  8961   SUB1
  8962   OP6
  8963   SUB2
  8964   OP7
  8965   OPR8
  8966   OP8
  8967   OB
  8968   State Lice nse Number
  8969   -
  8970   OB
  8971   -
  8972   OB
  8973   -
  8974   OB
  8975   -
  8976   OB
  8977   -
  8978   OB
  8979   -
  8980   1A
  8981   Blue Cross  Provider  Number
  8982   -
  8983   -
  8984   -
  8985   -
  8986   -
  8987   1A
  8988   -
  8989   1A
  8990   -
  8991   -
  8992   -
  8993   1B
  8994   Blue Shiel d Provider  Number
  8995   1B
  8996   1B
  8997   1B
  8998   1B
  8999   1B
  9000   1B
  9001   1B
  9002   1B
  9003   1B
  9004   1B
  9005   1B
  9006   1C
  9007   Medicare P rovider Nu mber
  9008   1C
  9009   1C
  9010   1C
  9011   1C
  9012   1C
  9013   1C
  9014   1C
  9015   1C
  9016   1C
  9017   1C
  9018   1C
  9019   1D
  9020   Medicare P rovider Nu mber
  9021   1D
  9022   1D
  9023   -
  9024   1D
  9025   -
  9026   1D
  9027   1D
  9028   1D
  9029   1D
  9030   1D
  9031   1D
  9032   1G
  9033   Provider U PIN Number
  9034   1G
  9035   1G
  9036   -
  9037   1G
  9038   -
  9039   1G
  9040   -
  9041   1G
  9042   -
  9043   1G
  9044   -
  9045   1H
  9046   TRICARE ID  Number
  9047   1H
  9048   1H
  9049   -
  9050   1H
  9051   -
  9052   1H
  9053   -
  9054   1H
  9055   -
  9056   1H
  9057   -
  9058   1J
  9059   Facility I D Number
  9060   1J
  9061   -
  9062   -
  9063   -
  9064   -
  9065   -
  9066   -
  9067   -
  9068   -
  9069   -
  9070   -
  9071   B3
  9072   PPO Number
  9073   B3
  9074   -
  9075   -
  9076   -
  9077   -
  9078   -
  9079   -
  9080   -
  9081   -
  9082   -
  9083   -
  9084   BQ
  9085   HMO Code N umber
  9086   BQ
  9087   -
  9088   -
  9089   -
  9090   -
  9091   -
  9092   -
  9093   -
  9094   -
  9095   -
  9096   -
  9097   EI
  9098   Employer’s  ID Number
  9099   EI
  9100   EI
  9101   EI
  9102   EI
  9103   EI
  9104   EI
  9105   EI
  9106   -
  9107   -
  9108   EI
  9109   EI
  9110   FH
  9111   Clinic Num ber
  9112   FH
  9113   -
  9114   -
  9115   -
  9116   -
  9117   -
  9118   -
  9119   -
  9120   -
  9121   -
  9122   -
  9123   G2
  9124   Provider C ommercial  Number
  9125   G2
  9126   G2
  9127   G2
  9128   G2
  9129   G2
  9130   G2
  9131   G2
  9132   G2
  9133   G2
  9134   G2
  9135   G2
  9136   G5
  9137   Provider S ite Number
  9138   G5
  9139   -
  9140   -
  9141   -
  9142   -
  9143   -
  9144   -
  9145   -
  9146   -
  9147   -
  9148   -
  9149   LU
  9150   Location N umber
  9151   LU
  9152   LU
  9153   LU
  9154   LU
  9155   LU
  9156   LU
  9157   LU
  9158   LU
  9159   LU
  9160   LU
  9161   -
  9162   N5
  9163   Provider P lan Networ k ID Numbe r
  9164   -
  9165   N5
  9166   N5
  9167   N5
  9168   N5
  9169   N5
  9170   N5
  9171   -
  9172   N5
  9173   N5
  9174   N5
  9175   TJ
  9176   Federal Ta xpayer’s I D Number
  9177   -
  9178   -
  9179   -
  9180   -
  9181   -
  9182   -
  9183   -
  9184   TJ
  9185   -
  9186   -
  9187   -
  9188   X4
  9189   Clinical L ab Improve ment Amend ment  (CLI A #)
  9190   -
  9191   -
  9192   -
  9193   -
  9194   -
  9195   -
  9196   -
  9197   X4
  9198   -
  9199   -
  9200   -
  9201   U3
  9202   Unique Sup plier ID N umber (USI N)
  9203   U3
  9204   -
  9205   -
  9206   -
  9207   -
  9208   U3
  9209   -
  9210   -
  9211   -
  9212   -
  9213   -
  9214   SY
  9215   Social Sec urity Numb er
  9216   SY
  9217   SY
  9218  
  9219   SY
  9220  
  9221   SY
  9222   -
  9223   -
  9224   -
  9225   SY
  9226   -
  9227   X5
  9228   State Indu strial Acc ident Prov ider Numbe r
  9229   X5
  9230   X5
  9231   -
  9232   X5
  9233   -
  9234   X5
  9235   -
  9236   X5
  9237   -
  9238   X5
  9239   -
  9240  
  9241   C = Curren t Payer        O = Ot her Payer