1. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 2/13/2017 11:55:14 AM Eastern Standard Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

1.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 CPAC.zip\Billing Interface for Fee Care 03-056BillingInterface_RSD_v1.0_fully signed.docx Thu Feb 9 15:02:56 2017 UTC
2 CPAC.zip\Billing Interface for Fee Care 03-056BillingInterface_RSD_v1.0_fully signed.docx Thu Feb 9 20:37:00 2017 UTC

1.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 5 1638
Changed 4 8
Inserted 0 0
Removed 0 0

1.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

1.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

1.5 Comparison detail

  1   Department  of Vetera ns Affairs
  2  
  3  
  4  
  5  
  6   Billing In terface fo r Fee Care
  7  
  8  
  9   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  10  
  11  
  12  
  13  
  14  
  15  
  16  
  17  
  18  
  19   September  2015
  20  
  21   Version 1. 0
  22  
  23   Revision H istory
  24  
  25   Date
  26   Version
  27   Descriptio n
  28   Author
  29   Reviewer
  30   Issue Date
  31   07/24/2015
  32   0.01
  33   Initial dr aft
  34   S. Ritter
  35   S. Ambrose
  36   07/24/2015
  37   08/19/2015
  38   0.02
  39   Updates to  reflect V A Comments
  40   S. Ritter
  41   S. Ambrose
  42   08/19/2015
  43   09/01/2015
  44   0.03
  45   Incorporat ed VA Comm ents
  46   S. Ritter
  47   S. Ambrose
  48   09/07/2015
  49   09/10/2015
  50   1.0
  51   First Form al Iterati on
  52   C. Dunn
  53  
  54  
  55  
  56   Table of C ontents
  57  
  58   1.Introduc tion ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 1
  59   1.1.  Purp ose ...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 1
  60   1.2.  Scop e ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .... 1
  61   1.3.  Refe rences ... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  4
  62   2.Overall  Descriptio n ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 4
  63   2.1.  Acce ssibility  Specificat ions...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  4
  64   2.2.  Busi ness Rules  Specifica tion ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 4
  65   2.3.  Desi gn Constra ints Speci fication.. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 5
  66   2.4.  Disa ster Recov ery Specif ication .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 5
  67   2.5.  Docu mentation  Specificat ions...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 5
  68   2.6.  Func tional Spe cification s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 5
  69   2.6.1.Syst em Feature : New IB R ate Type o f FEE REIM B INS .... .......... ..........  6
  70   2.6.2.Syst em Feature : New AR C ategory of  FEE REIMB  INS and n ew
  71   Revenue So urce Codes  in FMS Ta bles. .... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 7
  72   2.6.3.Syst em Feature : System c apability  to generat e reports  in AR
  73   Package th at include  New FEE R EIMB INS R ate Type.  .......... .......... .......... ........ 7
  74   2.6.4.Syst em Feature : Create n ew fund of  FEE REIMB  INS in FM S tables.  . 8
  75   2.7.  Grap hical User  Interface  (GUI) Spe cification s ........ .......... .......... .......... ........ 8
  76   2.8.  Mult i-division al Specifi cations... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .........  8
  77   2.9.  Perf ormance Sp ecificatio ns........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 8
  78   2.10.Quali ty Attribu tes Specif ication .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 8
  79   2.11.Relia bility Spe cification s......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 9
  80   2.12.Scope  Integrati on........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 9
  81   2.13.Secur ity Specif ications . .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 9
  82   2.14.Syste m Features  ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 9
  83   2.15.Usabi lity Speci fications. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 9
  84   3.Applicab le Standar ds ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 9
  85   4.Interfac es ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 10
  86   4.1.  Comm unications  Interface s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 10
  87   4.2.  Hard ware Inter faces..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 11
  88   4.3.  Soft ware Inter faces..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 11
  89   4.4.  User  Interface s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 11
  90   5.Legal, C opyright,  and Other  Notices .. .......... .......... .......... .......... .... 11
  91   6.Purchase d Componen ts ....... .......... .......... .......... .......... .......... .........  11
  92   6.1.  Defe ct Source  (TOP 5) .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 11
  93   7.User Cla ss Charact eristics.. .......... .......... .......... .......... .......... ..........  11
  94  
  95   8.Estimati on ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 11
  96   Attachment  A – Appro val Signat ures ..... .......... .......... .......... .......... ....... 13
  97   Attachment  B – Acron ym List .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 14
  98   Attachment  C – Enter prise Requ irements . .......... .......... .......... .......... ... 16
  99  
  100   List of Ta bles
  101  
  102   Table 1: S uccess Fac tors ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 1
  103   Table 2: B illing Int erface for  Fee Care  BNs....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  2
  104   Table 3: A cronym Lis t......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  14
  105   Table 4: E nterprise  Requiremen ts ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 16
  106  
  107   List of Fi gures
  108  
  109   Figure 1:  Cumulative  Probabili ty (“S-cur ve”) Chart  ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 12
  110  
  111   1. Introdu ction
  112  
  113   The Chief  Business O ffice (CBO ) is reque sting syst em enhance ments to t he Veteran s Health I nformation  Systems a nd Technol ogy Archit ecture (Vi stA) Integ rated Bill ing (IB),  Accounts R eceivable  (AR), and  Fee Basis  software m odules tha t would al low segreg ating all  billing an d collecti on activit ies for No n-Departme nt of Vete rans Affai rs (VA), C are Third  Party Insu rance carr iers’ reim bursement.
  114  
  115   Current Me dical Care  Collectio ns Fund (M CCF) Third  Party bil ling and c ollections  applicati ons in the  VistA inf ormation s ystem do n ot segrega te the Non -VA care c laims from  those cla ims for se rvice rend ered at Ve terans Hea lth Admini stration ( VHA) healt hcare faci lities, wh ich makes  it difficu lt to vali date the t hird party  revenue g enerated t hrough the  Non-VA ca re cost re covery eff orts. The  current pr ocess is a  resource  intensive,  manual pr ocess with  no assura nce that a ll applica ble Non-VA  charges h ave been b illed and  collected.
  116  
  117   1.1.Purpos e
  118  
  119   This Requi rements Sp ecificatio n Document  (RSD) spe cifies the  requireme nts for th e Billing  Interface  for Fee Ca re enhance ment of th e Electron ic Data In terchange  (EDI) Cons olidated P atient Acc ount Cente r (CPAC) R evenue Enh ancements  Program. T he intende d audience  is the CB O Purchase d Care Pro gram Offic e, CPAC ke y stakehol ders inclu ding the C PAC Revenu e Systems  Management  (RSM) org anization,  and the C PAC EDI Re venue Enha ncements d evelopment  team.
  120  
  121   1.2.Scope
  122  
  123   This docum ent addres ses the Bu siness Nee d (BN) and  requireme nts propos ed in the  Third Part y Billing  Improvemen ts for Fee  Care Busi ness Requi rements Do cument (BR D) dated M arch 2011,  which out lines reco mmended ch anges to t he VistA I B, AR, and  Fee Basis  applicati ons.
  124  
  125   The succes s factors  of the enh ancements  proposed i n the BRD  are shown  in Table 1 .
  126  
  127   Table 1: S uccess Fac tors
  128  
  129   Success Fa ctors
  130   Measuremen t
  131   Third Part y insuranc e carriers  are bille d and reim bursement  is collect ed for eac h approved  Non-VA ca re claim f or Veteran s with thi rd party
  132   insurance.  Complete  claim info rmation is  captured  in VistA a nd is clea rly identi fied as No n-VA care
  133   claims dat a.
  134   Identify b illed fee  care so VA  has metri cs and can  validate  how much h as been bi lled/colle cted for F ee Care –  mechanism  to track o n back end
  135  
  136   This docum ent addres ses only t he Billing  Interface  for Fee C are enhanc ement, one  of five e nhancement s comprisi ng the EDI  CPAC Reve nue Enhanc ements Pro gram. Deta ils regard ing other  enhancemen ts in the  program ar e describe d in separ ate RSDs.
  137  
  138   During req uirements  elaboratio n for this  enhanceme nt, the BN  and requi rements we re discuss ed from th e perspect ive of the  BRD, incl uding the  changes re commended  in the BRD  to addres s the BN.
  139  
  140   The BNs/re quirements  are shown  in Table  2.
  141  
  142   Table 2: B illing Int erface for  Fee Care  BNs
  143  
  144   BN
  145   Owner Requ irement (O WNR)
  146   Number
  147   OWNR
  148   Ranking R= Required O =Optional
  149   BN 1: New  IB Rate Ty pe of Fee  Reimbursem ent Insura nce (FEE R EIMB INS).
  150   1.1
  151   System cap ability fo r option t o select F EE REIMB I NS Rate Ty pe in Vist A IB menu  for all ap plicable I B Rate Typ e options.  System sh all allow  selection  of FEE REI MB INS Typ e when bil ling for I npatient a nd Outpati ent Non-VA  Care Clai ms.
  152   R
  153   BN 1: New  IB Rate Ty pe of
  154   FEE REIMB  INS.
  155   1.2
  156   System aut omatically  assigns t he FEE REI MB INS Rat e Type whe n the Pati ent Treatm ent File ( PTF) indic ates NON-V A CARE.
  157   R
  158   BN 1: New  IB Rate Ty pe of
  159   FEE REIMB  INS.
  160   1.3
  161   System cap ability fo r data ent ry of foll owing Non- VA Care da ta element s (not an  all-inclus ive list):
  162   Non-VA Di scharge Da te
  163   Non-VA Fa cility
  164   Non-VA Ca re Type
  165   Non-VA Ca re Provide r ID#
  166   Non-VA Fa cility Tax onomy
  167   R
  168   BN 1: New  IB Rate Ty pe of
  169   FEE REIMB  INS.
  170   1.4
  171   Associate  FEE REIMB  INS with
  172   Reasonable  Charges.
  173   R
  174   BN 1: New  IB Rate Ty pe of
  175   FEE REIMB  INS.
  176   1.5
  177   System wil l automati cally asso ciate all  FEE REIMB  INS Rate T ype bills  with Disch arge Bedse ction of “ 30 NON-VA  CARE”.
  178   R
  179   BN 1: New  IB Rate Ty pe of
  180   FEE REIMB  INS.
  181   1.7
  182   System wil l also all ow e-billi ng of clai ms, the sa me as for  the Rate T ype of REI MBURSABLE  INS.
  183   R
  184   BN 1: New  IB Rate Ty pe of
  185   FEE REIMB  INS.
  186   1.8
  187   System cap ability fo r IB Outpu t Clerk Pr oductivity  option/re port to in clude FEE  REIMB INS  insurance  Rate Type  for both s ummary and  detailed  reports.
  188   R
  189   BN 1: New  IB Rate Ty pe of
  190   FEE REIMB  INS.
  191   1.9
  192   Incorporat e the FEE  REIMB INS  Rate Type  into other  IB Report s /Menus t hat curren tly contai n the Reim bursable I ns Rate Ty pe.
  193   R
  194  
  195  
  196   BN
  197   Owner Requ irement (O WNR)
  198   Number
  199   OWNR
  200   Ranking R= Required O =Optional
  201   BN 2: New  AR Categor y of FEE R EIMB INS a nd new Rev enue Sourc e Codes in  Financial  Managemen t System ( FMS) Table s.
  202   2.1
  203   Associate  FEE REIMB  INS Rate T ype in IB  with new C ategory Ty pe in AR w ith the sa me title.
  204   R
  205   BN 2: New  AR Categor y of FEE R EIMB INS a nd new Rev enue Sourc e Codes in  FMS Table s.
  206   2.2
  207   Associate  FEE REIMB  INS Catego ry in
  208   AR with ne w Fund (if  approved)  or
  209   528704, if  not appro ved.
  210   R
  211   BN 2: New  AR Categor y of FEE R EIMB INS a nd new Rev enue Sourc e Codes in  FMS Table s.
  212   2.3
  213   Associate  FEE REIMB  INS Catego ry in AR w ith new Re venue Sour ce Code(s)  in AR and  Tables in  FMS (poss ibly 1 for  IPT,
  214   1 for OPT,  TBD).
  215   R
  216   BN 3: Syst em capabil ity to gen erate repo rts in AR  Package th at include  New FEE R EIMB INS R ate Type.
  217   3.1
  218   Enhance AR  Third Par ty Follow  Up Summary  Report (I BJD) to in clude a se parate cat egory for  Non-VA Car e data (FE E REIMB IN S) AR Cate gory.
  219   R
  220   BN 3: Syst em capabil ity to gen erate repo rts in AR  Package th at include  New FEE R EIMB INS R ate Type.
  221   3.2
  222   Enhance AR  Third Par ty Detaile d Follow-  Up Report  to include  a separat e category  for New F EE REIMB I NS AR Cate gory for N on-VA Care  data.
  223   R
  224   BN 3: Syst em capabil ity to gen erate repo rts in AR  Package th at include  New FEE R EIMB INS R ate Type.
  225   3.3
  226   Enhance In surance Pa yment Tren d Report t o include  new FEE RE IMB INS AR  Category  for Non-VA  Care data .
  227   R
  228  
  229  
  230   BN
  231   Owner Requ irement (O WNR)
  232   Number
  233   OWNR
  234   Ranking R= Required O =Optional
  235   BN 3: Syst em capabil ity to gen erate repo rts in AR  Package th at include  New FEE R EIMB INS R ate Type.
  236   3.4
  237   Incorporat e the FEE  REIMB INS  Category i nto other  AR Reports /Menus tha t
  238   currently  contain th e Category  of
  239   REIMBURS.  HEALTH INS . Bills.
  240   R
  241   BN 4: Crea te new fun d of FEE R EIMB INS i n FMS tabl es.
  242   4.1
  243   Associate  new fund w ith new FE E REIMB IN S category  type in A R.
  244   R
  245   BN 4: Crea te new fun d of FEE R EIMB INS i n FMS tabl es.
  246   4.2
  247   Associate  new fund w ith new Re venue
  248   Source Cod es in AR.
  249   R
  250   BN 4: Crea te new fun d of FEE R EIMB INS i n FMS tabl es.
  251   4.3
  252   Associate  new fund w ith new Re venue
  253   Source Cod es in FMS.
  254   R
  255  
  256   1.3.Refere nces
  257  
  258   The follow ing docume ntation/hy perlinks c ontain inf ormation r elated to  this RSD:
  259  
  260   Third Par ty Billing  Improveme nts for Fe e Care BRD , March 20 11
  261   Please re fer to App endix A of  the BRD f or additio nal refere nces relev ant to thi s enhancem ent
  262  
  263   2. Overall  Descripti on
  264  
  265   2.1.Access ibility Sp ecificatio ns
  266  
  267   This proje ct will ad here to al l applicab le require ments of S ection 508  of the Re habilitati on Act of
  268   1973, as a mended (29  U.S.C. 79 4d). A 508  complianc e review w ill be con ducted in  accordance  with Proj ect Manage ment Accou ntability  System (PM AS) standa rds.
  269  
  270   2.2.Busine ss Rules S pecificati on
  271  
  272   There are  no specifi c new busi ness rules  applicabl e to this  enhancemen t.
  273  
  274   A high-lev el view of  the curre nt (as-is)  and futur e (to-be)  billing in terface fo r fee care  processes /workflows  are avail able via T echnical S ervices Pr oject Repo sitory (TS PR) here:  http:// DNS /warboard/ anotebk.as p?proj=178 3&Type=Act ive
  275  
  276   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation
  277   VA Standa rds and Co nventions  for Massac husetts Ge neral Hosp ital Utili ty Multi-  Programmin g System ( MUMPS) dev elopment
  278   VA Techni cal Refere nce Model  (TRM)
  279  
  280   2.4.Disast er Recover y Specific ation
  281  
  282   There are  no new or  specific d isaster re covery spe cification s for this  project.  The disast er recover y specific ations per taining to  any VistA  system is  applicabl e to this  project.
  283  
  284   2.5.Docume ntation Sp ecificatio ns
  285  
  286   System doc umentation  to be del ivered wil l be in ac cordance w ith PMAS a nd ProPath  System
  287   Developmen t Processe s.
  288  
  289   Documentat ion to be  delivered  includes b ut is not  limited to :
  290  
  291   Installat ion Guide
  292   User Guid e
  293   Technical  Manual
  294   Security  Guide
  295   Contingen cy Plan
  296   Disaster  Recovery P lan (DRP)
  297   Deploymen t Plan
  298   Release N otes
  299  
  300   2.6.Functi onal Speci fications
  301  
  302   The scope  of this re quest is t o enhance  VistA soft ware appli cations, I B, AR, Fee  care modu les, and r elated bus iness prac tices to i mprove and  ensure ac curate bil ling, coll ections, d ata captur e, and rep orting for  all appro ved Non-VA  care clai ms for ser vices rend ered by No n-VA healt h care pro viders. Th ese enhanc ements wou ld allow V HA to impr ove curren t processe s with mor e efficien t and effe ctive prac tices, the reby impro ving the l evel of sa tisfaction  of our Ve terans.
  303  
  304   Major obje ctives of  this reque st include :
  305  
  306   Capture a ll inpatie nt and out patient th ird party  billing an d collecti ons data f or claims  submitted  in the Non -VA care c ost recove ry effort.
  307   Accurate  segregatio n of Non-V A care bil ling and c ollections  from othe r third pa rty financ ial inform ation.
  308   Increased  monitorin g, trendin g, and rep orting act ivities on  Non-VA Ca re Third P arty insur ance bille d and coll ected clai ms.
  309  
  310   2.6.1.Syst em Feature : New IB R ate Type o f FEE REIM B INS
  311  
  312          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 1-1
  313  
  314   The system  shall hav e the capa bility for  the optio n to selec t FEE REIM B INS Rate  Type in
  315   VistA IB m enu for al l applicab le IB Rate  Type opti ons.
  316  
  317          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 1-2
  318  
  319   The system  shall all ow selecti on of FEE  REIMB INS  Type when  billing fo r Inpatien t and
  320   Outpatient  Non-VA Ca re Claims.
  321  
  322   Note: If t here is a  Non-VA Fac ility, but  rate type  doesn’t s how Fee Re imburse -  error will  show;
  323   if there i s no Non-V A facility , but Fee  Reimbursem ent is rat e type - e rror will  show.
  324  
  325          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 2
  326  
  327   The system  shall aut omatically  assign th e FEE REIM B INS Rate  Type when  the PTF i ndicates
  328   NON-VA CAR E.
  329  
  330          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 3 - 01
  331  
  332   The system  shall pro vide the c apability  to associa te Non-VA  Discharge  Date to th e new IB r ate type.
  333  
  334          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 3 - 02
  335  
  336   The system  shall pro vide the c apability  to associa te Non-VA  Facility t o the new  IB rate ty pe.
  337  
  338          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 3 - 03
  339  
  340   The system  shall pro vide the c apability  to associa te Non-VA  Care Type  to the new  IB rate t ype.
  341  
  342          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 3 - 04
  343  
  344   The system  shall pro vide the c apability  to associa te Non-VA  Care Provi der ID# to  the new I B
  345   rate type.
  346  
  347          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 3 – 05
  348  
  349   The system  shall pro vide the c apability  to associa te Non-VA  Facility T axonomy to  the new I B
  350   rate type
  351  
  352          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-1. 4
  353  
  354   The system  shall ass ociate FEE  REIMB INS  with Reas onable Cha rges.
  355  
  356        Funct ional Requ irement: F RBILL-1.5
  357  
  358   The system  shall aut omatically  associate  all FEE R EIMB INS R ate Type b ills with  Discharge
  359   Bedsection  of “30 NO N-VA CARE” .
  360  
  361        Funct ional Requ irement: F RBILL-1.7
  362  
  363   The system  shall all ow e-billi ng of clai ms, the sa me as for  the Rate T ype of REI MBURSABLE  INS.
  364  
  365        Funct ional Requ irement: F RBILL-1.8
  366  
  367   The system  shall pro vide the c apability  for IB Out put Clerk  Productivi ty option/ report to  include
  368   FEE REIMB  INS insura nce Rate T ype for bo th summary  and detai led report s.
  369  
  370        Funct ional Requ irement: F RBILL-1.9
  371  
  372   The system  shall inc orporate t he FEE REI MB INS Rat e Type int o other IB  Reports/M enus that  currently  contain th e Reimburs able INS R ate Type.
  373  
  374   2.6.2.Syst em Feature : New AR C ategory of  FEE REIMB  INS and n ew Revenue  Source Co des in FMS  Tables.
  375  
  376   The system  shall cre ate a new  AR Categor y of FEE R EIMB INS a nd new Rev enue Sourc e
  377   Codes in F MS Tables.
  378  
  379          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-2. 1
  380  
  381   The system  shall ass ociate FEE  REIMB INS  Rate Type  in IB wit h new Cate gory Type  in AR
  382   with the s ame title.
  383  
  384          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-2. 2
  385  
  386   The system  shall ass ociate FEE  REIMB INS  Category  in AR with  new Fund  (if approv ed) or
  387   528704, if  not appro ved.
  388  
  389          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-2. 3
  390  
  391   The system  shall ass ociate FEE  REIMB INS  Category  in AR with  new Reven ue Source  Code(s)
  392   in AR and  Tables in  FMS.
  393  
  394   2.6.3.Syst em Feature : System c apability  to generat e reports  in AR Pack age that i nclude New  FEE REIMB  INS Rate  Type.
  395  
  396   The system  shall pro vide the c apability  to generat e reports  in AR Pack age that i nclude New  FEE REIMB  INS Rate  Type.
  397  
  398          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-3. 1
  399  
  400   The system  shall enh ance AR Th ird Party  Follow up  Summary Re port (IBJD ) to inclu de a separ ate catego ry for Non -VA Care d ata (FEE R EIMB INS)  AR Categor y.
  401  
  402          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-3. 2
  403  
  404   The system  shall enh ance AR Th ird Party  Detailed F ollow-Up R eport to i nclude a s eparate ca tegory for  New FEE R EIMB INS A R Category  for Non-V A Care dat a.
  405  
  406          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-3. 3
  407  
  408   The system  shall enh ance Insur ance Payme nt Trend R eport to i nclude new  FEE REIMB  INS AR Ca tegory for  Non-VA Ca re data.
  409  
  410          Fun ctional Re quirement:  FRBILL-3. 4
  411  
  412   The system  shall inc orporate t he FEE REI MB INS Cat egory into  other AR  Reports/Me nus that c urrently c ontain the  Category  of REIMBUR S. HEALTH  INS. Bills .
  413  
  414   2.6.4.Syst em Feature : Create n ew fund of  FEE REIMB  INS in FM S
  415   tables.
  416  
  417   The system  shall cre ate a new  fund of FE E REIMB IN S in FMS t ables.
  418  
  419          Fun ctional Re quirement:  FRBILL- 4 .1
  420  
  421   The system  shall ass ociate the  new fund  with new F EE REIMB I NS categor y type in  AR.
  422  
  423          Fun ctional Re quirement:  FRBILL- 4 .2
  424  
  425   The system  shall ass ociate the  new fund  with new R evenue Sou rce Codes  in AR.
  426  
  427          Fun ctional Re quirement:  FRBILL- 4 .3
  428  
  429   The system  shall ass ociate the  new fund  with new R evenue Sou rce Codes  in FMS.
  430  
  431   2.7.Graphi cal User I nterface ( GUI) Speci fications
  432  
  433   This enhan cement doe s not invo lve a GUI.
  434  
  435   2.8.Multi- divisional  Specifica tions
  436  
  437   No new mul ti-divisio nal requir ements are  being int roduced as  part of t his enhanc ement. Thi s enhancem ent will u se existin g multi-di visional f unctionali ty and wil l continue  to operat e in a mul ti-divisio n and/or m ulti-site  environmen t.
  438  
  439   2.9.Perfor mance Spec ifications
  440  
  441   No perform ance speci fications  have been  identified .
  442  
  443   It is impl ied that t his enhanc ement will  not intro duce perfo rmance deg radation t o the exis ting syste m.
  444  
  445   2.10. Qual ity Attrib utes Speci fication
  446  
  447   The softwa re associa ted with t his enhanc ement shal l be relea sed with z ero high o r medium i mpact defe cts. Test  defect log s will be  submitted  after inte rnal Quali ty Assuran ce (QA) an d site tes ting for V A review.
  448  
  449   The MUMPS  code devel oped for t his projec t will be  compliant  to all VA  MUMPS Codi ng
  450   Standards  and Conven tions.
  451  
  452   2.11. Reli ability Sp ecificatio ns
  453  
  454   As specifi ed in the  BRD, syste m availabi lity shoul d be 24 ho urs per da y, 365 day s per year  except du ring perio ds of sche duled main tenance.
  455  
  456   2.12. Scop e Integrat ion
  457  
  458   This enhan cement wil l be limit ed to chan ges to the  VistA IB,  AR, Fee B asis appli cations, a nd making  a new fund  available  to the FM S.
  459  
  460   2.13. Secu rity Speci fications
  461  
  462   There are  no explici t security  specifica tions for  this enhan cement.
  463  
  464   All VA and  VHA secur ity requir ements wil l be adher ed to. Cro ss-cutting  security  requiremen ts are con tained in  the VA Ent erprise Re quirements  Repositor y (ERR). E fforts tha t involve  the collec tion and m aintenance  of indivi dually ide ntifiable  informatio n must be  covered by  a Privacy  Act syste m of recor ds notice.
  465  
  466   2.14. Syst em Feature s
  467  
  468   This enhan cement mod ifies an e xisting Vi stA applic ation.
  469  
  470   The System  Features  introduced  by this p roject are  detailed  in Section  2.6.
  471  
  472   2.15. Usab ility Spec ifications
  473  
  474   The existi ng Fee Bas is interfa ce will be  used for  this enhan cement, in cluding ex isting usa bility spe cification s. The use r interfac e features  of the ex isting Vis tA Fee Bas is Applica tion will  not be mod ified, and  therefore  no perfor mance degr adation wi ll be intr oduced.
  475  
  476   Additional  functiona lity will  be describ ed from a  user stand point in t he user gu ide. Train ing needed  to begin  using the  new functi onality is  expected  to be mini mal.
  477  
  478   3. Applica ble Standa rds
  479  
  480   Configurat ion Manage ment (CM)  processes  provide th e release  and contro l of the s ystem, har dware, and  software  to which t his docume nt applies , includin g identifi cation num ber(s), ti tle(s), ab breviation (s), versi on number( s), and re lease numb er(s).
  481  
  482   Listed bel ow are VA  reference  and guidan ce documen tation and  standards  applicabl e to or ta ilored for  the CPAC  EDI Projec t. This gu idance is  used to fu lfill the  performanc e requirem ents of th is contrac t.
  483  
  484   44 U.S.C.  § 3541, “ Federal In formation  Security M anagement  Act (FISMA ) of 2002”
  485   Federal I nformation  Processin g Standard s (FIPS) P ublication  140-2, “S ecurity
  486   Requiremen ts For Cry ptographic  Modules”
  487   Software  Engineerin g Institut e, Softwar e Acquisit ion-Capabi lity Matur ity Modeli ng (SA- CM M) Level 3  procedure s and proc esses
  488   VA Direct ive 6102,  “Internet/ Intranet S ervices,”  July 15, 2 008
  489   36 C.F.R.  Part 1194  “Electron ic and Inf ormation T echnology  (IT) Acces sibility
  490   Standards, ” July 1,  2003
  491  
  492   Office of  Managemen t and Budg et (OMB) C ircular A- 130, “Mana gement of  Federal
  493   Informatio n Resource s,” Novemb er 28, 200 0
  494   32 C.F.R.  Part 199,  “Civilian  Health an d Medical  Program of  the Unifo rmed Servi ces
  495   (CHAMPUS)”
  496   An Introd uctory Res ource Guid e for Impl ementing t he Health  Insurance  Portabilit y and
  497   Accountabi lity Act ( HIPAA) Sec urity Rule , March 20 05
  498   Sections  504 and 50 8 of the R ehabilitat ion Act (2 9 U.S.C. §  794d), as  amended b y the
  499   Workforce  Investment  Act of 19 98 (P.L. 1 05-220), A ugust 7, 1 998
  500   Homeland  Security P residentia l Directiv e (12) (HS PD-12)
  501   VA Direct ive 6500,  “Informati on Securit y Program, ” August 4 , 2006
  502   VA Handbo ok 6500, “ Informatio n Security  Program,”  September  18, 2007
  503   VA Handbo ok, 6500.5 , Incorpor ating Secu rity and P rivacy in  System Dev elopment
  504   Lifecycle.
  505   VA Handbo ok 6500.6,  “Contract  Security, ” March 12 , 2010
  506   PMAS port al (refere nce Perfor mance Work  Statement  [PWS] Ref erences) –  Technical
  507   Library
  508   Office of  Enterpris e Developm ent (OED)  ProPath Pr ocess Meth odology (r eference P WS Referen ces) –Tech nical Libr ary and Pr oPath Libr ary. Note:  In the ev ent of a c onflict, O ED ProPath  takes pre cedence ov er other p rocesses o r methodol ogies.
  509   TRM
  510   National  Institute  Standards  and Techno logy (NIST ) Special  Publicatio ns (SP) 80 0-60 and 8 00-53
  511   IT Asset  Management  (ITAM) an d Enterpri se Managem ent Founda tion (EMF)  BR-0006,  version 00 2.1-140520 08, dated  10/30/2007  [Note inf ormational , Context,  and ITAM-  EMF Conce ptual link ]
  512   HIPAA of  1996; Pub. L 104-191.
  513   VA Sectio n 508 poli cies and p rocedures  6221 Acces sible Elec tronic and  IT, Direc tive/Handb ook, publi shed by VA ’s Section  508 Produ ct Develop ment Produ ct Assessm ent Compet ency Divis ion
  514   VA M Prog ramming St andards an d Conventi ons. Revis ed 04/03/2 007
  515   VA Sectio n 508 poli cies and p rocedures  6221 Acces sible Elec tronic and  IT, Direc tive/Handb ook, publi shed by VA ’s Section  508 Produ ct Develop ment Produ ct Assessm ent Compet ency Divis ion (refer ence at ht tp:/ DNS .asp?Pub_I D=435&FTyp e=2)
  516  
  517   4. Interfa ces
  518  
  519   4.1.Commun ications I nterfaces
  520  
  521   No new com munication s interfac es are req uired for  this enhan cement.
  522  
  523   4.2.Hardwa re Interfa ces
  524  
  525   No new har dware inte rfaces are  required  for this e nhancement .
  526  
  527   4.3.Softwa re Interfa ces
  528  
  529   No new sof tware inte rfaces are  required  for this e nhancement .
  530  
  531   4.4.User I nterfaces
  532  
  533   This enhan cement wil l use the  existing V istA IB, A R, and Fee  Basis use r interfac e. No modi fications  are specif ied for th ese user i nterfaces.
  534  
  535   5. Legal,  Copyright,  and Other  Notices
  536  
  537   This effor t is spons ored by an  agency of  the Unite d States G overnment.  Neither t he United  States Gov ernment no r any agen cy thereof , nor any  of its sub contractor s, nor any  of their  employees,  makes any  warranty,  express o r implied,  or assume s any lega l liabilit y or respo nsibility  for the ac curacy, co mpleteness , or usefu lness of a ny informa tion, appa ratus, pro duct, or p rocess dis closed, or  represent s that its  use would  not infri nge on pri vately own ed rights.  Reference
  538   herein to  any specif ic commerc ial produc t, process , or servi ce by trad e name, tr ademark, m anufacture r, or othe rwise does  not neces sarily con stitute or  imply its  endorseme nt, recomm endation,  or favorin g by the U nited Stat es Governm ent or any  agency th ereof, or  any of its  subcontra ctors. The  views and  opinions  of authors  expressed  herein do  not neces sarily sta te or refl ect those  of the Uni ted States  Governmen t or any a gency ther eof.
  539  
  540   6. Purchas ed Compone nts
  541  
  542   Not applic able.
  543  
  544   6.1.Defect  Source (T OP 5)
  545  
  546   Not applic able.
  547  
  548   7. User Cl ass Charac teristics
  549  
  550   The modifi cations id entified i n this enh ancement a re primari ly used by  VHA Fee B asis Admin istration  Staff, IB  Staff, AR  Staff and  secondary  users; Vet erans Inte grated Ser vice Netwo rk (VISN)  Staff, and  CBO Staff .
  551  
  552   8. Estimat ion
  553  
  554   TBD.
  555  
  556   Project So ftware Fun ctional Si ze and Siz e-Based
  557   Effort and  Duration  Estimate
  558  
  559  
  560   Applicatio n
  561  
  562   Item
  563   A
  564   B
  565   C
  566   D
  567   E
  568   Total
  569   Counted Fu nction
  570   Points
  571  
  572  
  573  
  574  
  575  
  576   TBD
  577   Estimated  Scope
  578   Growth
  579  
  580  
  581  
  582  
  583  
  584   TBD
  585   Estimated  Size at
  586   Release
  587  
  588  
  589  
  590  
  591  
  592   TBD
  593  
  594   Size-Based  Effort Es timates
  595   Labor Hour s
  596   Probabilit y
  597   Low-Effort  Estimate  – With ind icated pro bability,  project wi ll consume  no more t han:
  598   TBD
  599  
  600   High-Effor t Estimate  – With in dicated pr obability,  project w ill consum e no more  than:
  601   TBD
  602  
  603  
  604   Size-Based  Duration  Estimates
  605   Work Days
  606   Probabilit y
  607   Low-Durati on Estimat e – With i ndicated p robability , project  will consu me no more  than:
  608   TBD
  609  
  610   High-Durat ion Estima te – With  indicated  probabilit y, project  will cons ume no mor e than:
  611   TBD
  612  
  613  
  614  
  615  
  616  
  617  
  618  
  619   TBD
  620   Figure 1:  Cumulative  Probabili ty (“S-cur ve”) Chart
  621  
  622   Attachment  A – Appro val Signat ures
  623  
  624  
  625  
  626  
  627  
  628  
  629   Signed:Dat e:
  630  
  631   Greg Estes
  632   Business S ponsor
  633  
  634  
  635  
  636  
  637  
  638  
  639   Signed:Dat e:
  640  
  641   Charles Du nn
  642   CPAC Progr am Manager , Integrat ed Project  Team (IPT ) Co-Chair
  643  
  644  
  645  
  646  
  647  
  648  
  649   Signed:Dat e:
  650  
  651   Ann Kliegl
  652   CPAC Proje ct Manager , IPT Co-C hair
  653  
  654   Attachment  B – Acron ym List
  655  
  656   Table 3: A cronym Lis t
  657  
  658   Term
  659   Meaning
  660   AR
  661   Accounts R eceivable
  662   BN
  663   Business N eed
  664   BRD
  665   Business R equirement s Document
  666   CBO
  667   Chief Busi ness Offic e
  668   CCD
  669   Continuity  of Care D ocument
  670   CHAMPUS
  671   Civilian H ealth and  Medical Pr ogram of t he Uniform ed Service s
  672   CM
  673   Configurat ion Manage ment
  674   CPAC
  675   Consolidat ed Patient  Account C enter
  676   DRP
  677   Disaster R ecovery Pl an
  678   EDES
  679   Emergency  Department  Encounter  Summary
  680   EDI
  681   Electronic  Data Inte rchange
  682   EMF
  683   Enterprise  Managemen t Foundati on
  684   ERR
  685   Enterprise  Requireme nts Reposi tory
  686   FEE REIMB  INS
  687   Fee Reimbu rsement In surance
  688   FIPS
  689   Federal In formation  Processing  Standards
  690   FISMA
  691   Federal In formation  Security M anagement  Act
  692   FMS
  693   Financial  Management  System
  694   GUI
  695   Graphical  User Inter face
  696   HIPAA
  697   Health Ins urance Por tability a nd Account ability Ac t
  698   HITSP
  699   Health IT  Standards  Panel
  700   HL7
  701   Health Lev el Seven
  702   HSPD-12
  703   Homeland S ecurity Pr esidential  Directive  (12)
  704   IB
  705   Integrated  Billing
  706   IHE
  707   Integratin g the Heal thcare Ent erprise
  708   IPT
  709   Integrated  Project T eam
  710   IT
  711   Informatio n Technolo gy
  712   ITAM
  713   IT Asset M anagement
  714   MCCF
  715   Medical Ca re Collect ions Fund
  716   MUMPS
  717   Massachuse tts Genera l Hospital  Utility M ulti-Progr amming Sys tem
  718  
  719  
  720   Term
  721   Meaning
  722   NIST
  723   National I nstitute S tandards a nd Technol ogy
  724   OED
  725   Office of  Enterprise  Developme nt
  726   OI&T
  727   Office of  Informatio n and Tech nology
  728   OMB
  729   Office of  Management  and Budge t
  730   OWNR
  731   Owner Requ irement
  732   PMAS
  733   Project Ma nagement A ccountabil ity System
  734   PTF
  735   Patient Tr eatment Fi le
  736   PWS
  737   Performanc e Work Sta tement
  738   QA
  739   Quality As surance
  740   RMR
  741   Requiremen ts Managem ent Reposi tory
  742   RSD
  743   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  744   RSM
  745   Revenue Sy stems Mana gement
  746   SA-CMM
  747   Software A cquisition -Capabilit y Maturity  Modeling
  748   SDS
  749   Standard D ata Servic es
  750   SP
  751   Special Pu blications
  752   TRM
  753   Technical  Reference  Model
  754   TSPR
  755   Technical  Services P roject Rep ository
  756   VA
  757   Department  of Vetera ns Affairs
  758   VETS
  759   VA Enterpr ise Termin ology Serv ices
  760   VHA
  761   Veterans H ealth Admi nistration
  762   VISN
  763   Veterans I ntegrated  Service Ne twork
  764   VistA
  765   Veterans H ealth Info rmation Sy stems and  Technology  Architect ure
  766  
  767   Attachment  C – Enter prise Requ irements
  768  
  769   Below is a  subset of  Enterpris e-level Re quirements  that are  of particu lar intere st to the  business c ommunity.  These requ irements M UST be add ressed wit hin each p roject res ulting fro m this wor k effort.  If Office  of Informa tion and T echnology  (OI&T) can not addres s these En terprise-  level requ irements,  the Busine ss Owners  responsibl e for each  area MUST  be engage d in any w aiver disc ussions pr ior to any  decisions  being mad e. This se ction is n ot meant t o be a com prehensive  list of a ll Enterpr ise-level  requiremen ts that ma y apply to  this work  effort an d should n ot preclud e the tech nical comm unity from  reviewing  all Enter prise-leve l requirem ents, and  identifyin g others t hat should  apply to  this work  effort as  well.
  770  
  771   Enterprise -level req uirements  are contai ned in the  VA Requir ements Man agement Re pository ( RMR). Cont act the RM R Team to  gain acces s to the R MR and to  obtain the  comprehen sive alloc ation of E nterprise- level requ irements f or the pro ject devel opment ite ration at  PI I
.
  772  
  773   Table 4: E nterprise  Requiremen ts
  774  
  775   ReqPro
  776   Tag
  777   Requiremen t
  778   Type
  779   Descriptio n
  780   ENTR99
  781   Security
  782   All VA sec urity requ irements w ill be adh ered to. B ased on FI PS 199 and  NIST SP 8 00-60, rec ommended S ecurity Ca tegorizati on is High .
  783  
  784  
  785   The Securi ty Categor ization wi ll drive t he initial  set of mi nimal secu rity contr ols requir ed for the  informati on system.  Minimum s ecurity co ntrol requ irements a re address ed in NIST  SP 800-53  and VA Ha ndbook 650 0, Appendi x D.
  786   ENTR10
  787   Privacy
  788   All VA Pri vacy requi rements wi ll be adhe red to. Ef forts that  involve t he collect ion and ma intenance  of individ ually iden tifiable i nformation  must be c overed by  a Privacy  Act system  of record s notice.
  789   ENTR95
  790   508 Compli ance
  791   All Sectio n 508 requ irements w ill be adh ered to. C ompliance  with Secti on 508 wil l be deter mined by f ully meeti ng the app licable re quirements  as set fo rth in the  VHA Secti on 508 che cklists (1 194.21, 11 94.22, 119 4.24,
  792   1194.31 an d 1194.41)  located a t:
  793   http:/ DNS /508/resou rces_508.h tml or as  otherwise  specified.  Checkpoin ts will be  establish ed to ensu re that ac cessibilit y is incor porated fr om the ear liest poss ible desig n or acqui sition pha se and suc cessfully  implemente d througho ut the pro ject.
  794   ENTR7
  795   Executive  Order
  796   All execut ive order  requiremen ts will be  adhered t o.
  797  
  798  
  799   ReqPro
  800   Tag
  801   Requiremen t
  802   Type
  803   Descriptio n
  804   ENTR8
  805   Identity
  806   Management
  807   All Enterp rise Ident ity Manage ment requi rements wi ll be adhe red to. Th ese requir ements are  applicabl e to any a pplication  that adds , updates,  or perfor ms lookups  on person s.
  808   ENTR103
  809   Terminolog y
  810   Services
  811   Applicatio n/services  shall ref erence the  Standard  Data Servi ces (SDS)  as the aut horitative  source to  access no n- clinica l referenc e terminol ogy.
  812   ENTR104
  813   Terminolog y
  814   Services
  815   Applicatio n/Services  shall use  the VA En terprise T erminology  Services  (VETS) as  the author itative so urce to ac cess clini cal refere nce termin ology.
  816   ENTR105
  817   Terminolog y
  818   Services
  819   Applicatio ns recordi ng the ass essments a nd care de livered in  response  to an Emer gency Depa rtment vis it shall c onform to  standards  defined by  the VHA-e ndorsed ve rsion of C  28 – Heal th IT Stan dards Pane l (HITSP)  Emergency  Care Summa ry Documen t Using In tegrating  the Health care Enter prise (IHE ) Emergenc y Departme nt Encount er Summary  (EDES) Co mponent.
  820   ENTR106
  821   Terminolog y
  822   Services
  823   Applicatio ns exchang ing data s ummarizing  a patient ’s medical  status sh all confor m to stand ards defin ed by the  VHA-endors ed version  of C 32 –  HITSP Sum mary Docum ents Using  Health Le vel Seven  (HL7) Cont inuity of  Care Docum ent (CCD)  Component.