2. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 2/13/2017 11:55:19 AM Eastern Standard Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

2.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 CPAC.zip\Billing Precertification for Fee Care 03-055BillingPrecert_RSD_v1.0_fully signed.docx Thu Feb 9 15:02:30 2017 UTC
2 CPAC.zip\Billing Precertification for Fee Care 03-055BillingPrecert_RSD_v1.0_fully signed.docx Thu Feb 9 20:41:01 2017 UTC

2.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 5 1946
Changed 4 8
Inserted 1 1
Removed 0 0

2.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

2.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

2.5 Comparison detail

  1   Department  of Vetera ns Affairs
  2  
  3  
  4  
  5  
  6   Billing Pr ecertifica tion for F ee Care
  7  
  8  
  9   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  10  
  11  
  12  
  13  
  14  
  15  
  16  
  17  
  18  
  19   September  2015
  20  
  21   Version 1. 0
  22  
  23   Revision H istory
  24  
  25   Date
  26   Version
  27   Descriptio n
  28   Author
  29   Reviewer
  30   Issue Date
  31   07/16/2015
  32   0.01
  33   Initial dr aft
  34   S. Ritter
  35   S. Ambrose
  36   07/17/2015
  37   07/30/2015
  38   0.02
  39   Updated to  reflect V A Comments
  40   S. Ritter
  41   S. Ambrose
  42   07/31/2015
  43   08/18/2015
  44   0.03
  45   Updated to  reflect V A Comments
  46   S. Ritter
  47   S. Ambrose
  48   08/19/2015
  49   08/25/2015
  50   0.04
  51   Updated to  reflect V A Comments
  52   Modified f ormat and  added requ irement.
  53   New Requir ement:
  54   2.6.1.12 –  Add contr act number  parameter  for
  55   Choice Pro gram filte ring.
  56   S. Ritter
  57   S. Ambrose
  58   08/26/2015
  59   09/01/2015
  60   0.05
  61   Integrate  with VA re vision and  format an d incorpor ate additi onal VA co mments
  62   S. Ritter
  63   S. Ambrose
  64   09/07/2015
  65   09/10/2015
  66   1.0
  67   First Form al Iterati on
  68   C. Dunn
  69  
  70  
  71  
  72   Table of C ontents
  73  
  74   1.Introduc tion ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 1
  75   1.1.  Purp ose ...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 1
  76   1.2.  Scop e ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .... 1
  77   1.3.  Refe rences ... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  6
  78   2.Overall  Descriptio n ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 7
  79   2.1.  Acce ssibility  Specificat ions...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  7
  80   2.2.  Busi ness Rules  Specifica tion ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 7
  81   2.3.  Desi gn Constra ints Speci fication.. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 7
  82   2.4.  Disa ster Recov ery Specif ication .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 7
  83   2.5.  Docu mentation  Specificat ions...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 7
  84   2.6.  Func tional Spe cification s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 7
  85   2.6.1.Noti fication o f authoriz ed Fee Bas is care up on entry i nto VistA  Fee
  86   Basis Pack age ...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 8
  87   2.6.1.1.Fu nctional r equirement  FRPRE – 1 .1 ....... .......... .......... .......... .......... .......... ... 8
  88   2.6.1.2.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 01  .......... .......... .......... .......... ........ 8
  89   2.6.1.3.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 02  .......... .......... .......... .......... ........ 8
  90   2.6.1.4.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 03  .......... .......... .......... .......... ........ 8
  91   2.6.1.5.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 04  .......... .......... .......... .......... ........ 8
  92   2.6.1.6.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 05  .......... .......... .......... .......... ........ 8
  93   2.6.1.7.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 06  .......... .......... .......... .......... ........ 9
  94   2.6.1.8.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 07  .......... .......... .......... .......... ........ 9
  95   2.6.1.9.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 08  .......... .......... .......... .......... ........ 9
  96   2.6.1.10.F unctional  Requiremen t FRPRE 1. 1.1.1 – 09 .......... .......... .......... .......... ........ 9
  97   2.6.1.11.F unctional  Requiremen t FRPRE 1. 1.1.1 – 10 .......... .......... .......... .......... ........ 9
  98   2.6.1.12.F unctional  Requiremen t FRPRE 1. 1.1.1 – 11 .......... .......... .......... .......... ........ 9
  99   2.6.2.Modi fication o f the exis ting PCRR  to include  the data  elements n eeded to s ubmit time ly third p arty Fee B asis care  related bi lls....... .......... ..... 9
  100   2.6.2.1.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 01 .. .......... .......... .......... .......... .........  9
  101   2.6.2.2.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 02 .. .......... .......... .......... .......... .........  9
  102   2.6.2.3.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 03 .. .......... .......... .......... .......... ........10
  103   2.6.2.4.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 04 .. .......... .......... .......... .......... ........10
  104   2.6.2.5.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 05 .. .......... .......... .......... .......... ........10
  105   2.6.2.6.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 06 .. .......... .......... .......... .......... ........10
  106   2.6.2.7.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 07 .. .......... .......... .......... .......... ........10
  107   2.6.2.8.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 08 .. .......... .......... .......... .......... ........10
  108   2.6.2.9.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 09 .. .......... .......... .......... .......... ........10
  109   2.6.2.10.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 1.1 – 10.. .......... .......... .......... .......... ........10
  110   2.6.2.11.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 1.1 – 11.. .......... .......... .......... .......... ........10
  111   2.6.2.12.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 1.1 – 12.. .......... .......... .......... .......... ........11
  112   2.6.2.13.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 1.1 – 13.. .......... .......... .......... .......... ........11
  113   2.6.2.14.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 1.1 – 13.1 .......... .......... .......... .......... .......11
  114   2.6.2.15.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 1.1 – 14.. .......... .......... .......... .......... ........11
  115   2.6.2.16.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 1.2 ...... .......... .......... .......... .......... .......... .11
  116   2.6.2.17.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 2.1 – 01.. .......... .......... .......... .......... ........11
  117  
  118   2.6.2.18.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 2.1 – 02.. .......... .......... .......... .......... ........11
  119   2.6.2.19.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 2.1 – 03.. .......... .......... .......... .......... ........11
  120   2.6.2.20.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 2.1 – 04.. .......... .......... .......... .......... ........11
  121   2.6.2.21.F unctional  Requiremen t FRPRE 2. 2.1 – 05.. .......... .......... .......... .......... ........12
  122   2.7.  Grap hical User  Interface  (GUI) Spe cification s ........ .......... .......... .......... ...... 12
  123   2.8.  Mult i-division al Specifi cations... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 12
  124   2.9.  Perf ormance Sp ecificatio ns........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 12
  125   2.10.Quali ty Attribu tes Specif ication .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 12
  126   2.11.Relia bility Spe cification s......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  12
  127   2.12.Scope  Integrati on........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 12
  128   2.13.Secur ity Specif ications . .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  12
  129   2.14.Syste m Features  ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 12
  130   2.15.Usabi lity Speci fications. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  13
  131   3.Applicab le Standar ds ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 13
  132   4.Interfac es ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 14
  133   4.1.  Comm unications  Interface s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 14
  134   4.2.  Hard ware Inter faces..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 14
  135   4.3.  Soft ware Inter faces..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 14
  136   4.4.  User  Interface s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 14
  137   5.Legal, C opyright,  and Other  Notices .. .......... .......... .......... .......... .... 15
  138   6.Purchase d Componen ts ....... .......... .......... .......... .......... .......... .........  15
  139   6.1.  Defe ct Source  (TOP 5) .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 15
  140   7.User Cla ss Charact eristics.. .......... .......... .......... .......... .......... ..........  15
  141   8.Estimati on ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 15
  142   Attachment  A – Appro val Signat ures ..... .......... .......... .......... .......... ....... 17
  143   Attachment  B – Acron ym List an d Glossary  ......... .......... .......... .......... . 18
  144   Attachment  C – Enter prise Requ irements . .......... .......... .......... .......... ... 20
  145   Attachment  D – Chang e Log .... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 22
  146  
  147   List of Ta bles
  148  
  149   Table 1: G oals and I mpacts ... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .........  1
  150   Table 2: B illing Pre certificat ion for Fe e Care BNs /Owner Req uirements  (OWNR) ... .......... .......... .......... ... 2
  151   Table 3: A cronym Lis t......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  18
  152   Table 4: E nterprise  Requiremen ts ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 20
  153  
  154  
  155   List of Fi gures
  156  
  157   Figure 1:  Cumulative  Probabili ty (“S-cur ve”) Chart  ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 16
  158  
  159   1.Introduc tion
  160  
  161   The Chief  Business O ffice (CBO ), Purchas ed Care Pr ogram Offi ce is requ esting enh ancements  to assist  the Depart ment of Ve terans Aff airs Medic al Centers  (VAMCs) i n obtainin g timely p recertific ation from  third par ty payers  before car e is rende red by not ifying the  appropria te staff a s soon as  Department  of Vetera ns Affairs  (VA) prov ided outpa tient serv ices requi ring prece rtificatio n are sche duled and  authorizat ions are c reated in  the Vetera ns Health  Informatio n Systems  and Techno logy Archi tecture (V istA) Fee  Package fo r inpatien t or outpa tient care .
  162  
  163   1.1.Purpos e
  164  
  165   This Requi rements Sp ecificatio n Document  (RSD) spe cifies the  requireme nts for th e 3rd Part y Billing  Integrated  Billing ( IB) Precer tification  Enhanceme nts of the  Electroni c Data Int erchange ( EDI) Conso lidated Pa tient Acco unt Center  (CPAC) Re venue Enha ncements P rogram. Th e intended  audience  is the CBO  Purchased  Care Prog ram Office , CPAC key  stakehold ers includ ing the CP AC Revenue  Systems M anagement  (RSM) orga nization,  and the CP AC EDI Rev enue Enhan cements de velopment  team.
  166  
  167   1.2.Scope
  168  
  169   This docum ent addres ses the Bu siness Nee d (BN) and  requireme nts propos ed in the  3rd Party  Billing IB  Precertif ication En hancements  Business  Requiremen ts Documen t (BRD) da ted Januar y 2011, wh ich outlin es recomme nded chang es to the  VistA Fee  Basis and  IB applica tions.
  170  
  171   The goals/ impacts of  the enhan cements pr oposed in  the BRD ar e shown in  Table 1.
  172  
  173   Table 1: G oals and I mpacts
  174  
  175   Goal/Objec tive and D esired Out come
  176   Impact
  177   Appropria te Revenue  Staff wou ld be noti fied when  an authori zation is  created in  the VistA  Fee Basis
  178   Package fo r inpatien t or outpa tient care .
  179   Appropria te Revenue  Staff wou ld be noti fied when  an outpati ent servic e requirin g precerti fication i s schedule d.
  180   The modif ied Potent ial Cost R ecovery Re port (PCRR ) would pr ovide the  informatio n needed f or billing  to submit  third par ty bills i n
  181   a timely m anner.
  182   Revenue S taff has t he opportu nity to co ntact thir d party ca rriers reg arding fut ure Fee Ba sis appoin tments bef ore treatm ent is ren dered 100%  of the ti me.
  183   Revenue S taff has t he opportu nity to co ntact thir d party ca rriers reg arding fut ure qualif ying outpa tient appo intments b efore trea tment is r endered 10 0% of the  time.
  184   Billing S taff would  be able t o use the  modified P CRR to sub mit third  party Fee  Basis care  related b ills witho ut having  to complet e addition al researc h 100% of  the time.
  185   This docum ent addres ses only t he 3rd Par ty Billing  IB Precer tification  Enhanceme nts, one o f five enh ancements  comprising  the EDI C PAC Revenu e Enhancem ents Progr am. Detail s regardin g other en hancements  in the pr ogram are  described  in separat e RSDs.
  186  
  187   During req uirements  elaboratio n for this  enhanceme nt, the BN s and requ irements w ere discus sed from t he perspec tive of th e BRD, inc luding the  changes r ecommended  in the BR D to addre ss the BN.
  188  
  189   The revise d understa nding of t he BNs and  goals has  revealed  that BN 3  is no long er a need  since it h as been ad dressed on  other Pro jects and  doesn’t ne ed to be i mplemented . Addition ally, BN
  190   2.2 (while  the solut ion will b e develope d within t he VistA I B software , the nece ssary info rmation fr om the Vis tA Surgery  Package w ill need t o be pulle d onto the  report) i s not requ ired. Thes e revised  BNs will b e reflecte d in this  RSD.
  191  
  192   The BNs/re quirements  are shown  in Table  2. Table 2  also refl ects the o bsolescenc e on BN 3.
  193  
  194   Table 2: B illing Pre certificat ion for Fe e Care BNs /Owner Req uirements  (OWNR)
  195  
  196   BN
  197   Feature
  198   Number
  199   Functional  Capabilit ies / Feat ure
  200   Descriptio n
  201   Ranking R= Required O =Optional
  202   BN 1: Appr opriate st aff would  be notifie d of autho rized Fee  Basis care  upon entr y and/or u pdate into  the VistA  Fee Basis  Package.
  203   F 1.1
  204   Create a m echanism t hat would  notify Uti lization R eview (UR)  Nurses an d Insuranc e Verifica tion Clerk s when an  authorizat ion is cre ated and/o r updated  in the Vis tA Fee Bas is package  for Veter ans with a ctive, bil lable insu rance (exc luding Med icare only  and Medic are supple mental pol icies).
  205   R
  206   BN 1: Appr opriate st aff would  be notifie d of autho rized Fee  Basis care  upon entr y and/or u pdate into  the VistA  Fee Basis  Package.
  207   F 1.1.1
  208   With the a bility to  generate a  report of  the same,  as needed .
  209   R
  210  
  211  
  212   BN
  213   Feature
  214   Number
  215   Functional  Capabilit ies / Feat ure
  216   Descriptio n
  217   Ranking R= Required O =Optional
  218   BN 1: Appr opriate st aff would  be notifie d of autho rized Fee  Basis care  upon entr y and/or u pdate into  the VistA  Fee Basis  Package.
  219   F 1.1.1.1
  220   Data eleme nts commun icated wil l include
  221   Name of o rdering ph ysician
  222   Diagnosis /Procedure  (includin g Internat ional Clas sification  of Diseas es – Ninth  Revision/ Tenth Revi sion – Cli nical Modi fication [ ICD-9/10-C M]/Current  Procedura l Terminol ogy [CPT]  codes if p rovided) f or service s authoriz ed
  223   Scheduled  date of s ervice (St art
  224   & End Date s)
  225   Name of N on-VA loca tion
  226   (Vendor)
  227   Insurance  informati on on file
  228   Last date  insurance  verified
  229   Type of s ervice
  230   (inpatient /outpatien t)
  231   Existing  service re lated cond itions (if  applicabl e)
  232   Outpatien t Copaymen t Status
  233   Medicatio n Copaymen t
  234   Exemption  Status
  235   R
  236   BN 2: Modi fy the exi sting PCRR  to includ e the data  elements  needed to  submit tim ely third  party Fee  Basis care  related b ills.
  237   F 2.1
  238   Ability to  generate  the existi ng PCRR wi th additio nal data e lements ne eded to su bmit a thi rd party b ill.
  239   R
  240  
  241  
  242   BN
  243   Feature
  244   Number
  245   Functional  Capabilit ies / Feat ure
  246   Descriptio n
  247   Ranking R= Required O =Optional
  248   BN 2: Modi fy the exi sting PCRR  to includ e the data  elements  needed to  submit tim ely third  party Fee  Basis care  related b ills.
  249   F 2.1.1
  250   Data eleme nts commun icated wil l include:
  251   Station/F acility/Di vision Num ber
  252   Type of s ervice
  253   (inpatient /outpatien t/prescrip tion)
  254   Name of r endering p hysician
  255   Name of o rdering ph ysician
  256   Diagnosis /Procedure  (includin g all appl icable ICD -9/10-CM/C PT codes i f provided ) for serv ices autho rized
  257   Dates of  service (S tart & End  dates)
  258   Name of N on-VA loca tion
  259   (Vendor)
  260   All appli cable prov ider/facil ity Nation al Provide r Identifi er (NPI) a nd taxonom y codes.
  261   Insurance  informati on on file
  262   Last date  insurance  verified
  263   Existing  service co nnected co nditions ( if applica ble) and s pecial tre atment aut horities
  264   Outpatien t Copaymen t Status
  265   Medicatio n Copaymen t
  266   Exemption  Status
  267   Indicator  signifyin g whether  or not the  Fee Basis  care rela ted episod e of care  has been p reviously  billed to  a third pa rty carrie r
  268   If it has  been bill ed previou sly, indic ate date b illed and  the associ ated bill  number(s)
  269   Display t he authori zation num ber or pre certificat ion number  UR receiv ed from th e insuranc e carrier
  270   R
  271  
  272  
  273   BN
  274   Feature
  275   Number
  276   Functional  Capabilit ies / Feat ure
  277   Descriptio n
  278   Ranking R= Required O =Optional
  279   BN 2: Modi fy the exi sting PCRR  to includ e the data  elements  needed to  submit tim ely third  party Fee  Basis care  related b ills.
  280   F 2.1.2
  281   Ability to  different iate and s ort the da ta on this  report by  5 digit s tation num ber
  282   R
  283   BN 2: Modi fy the exi sting PCRR  to includ e the data  elements  needed to  submit tim ely third  party Fee  Basis care  related b ills.
  284   F 2.2
  285   The episod es of care  displayed  on this m odified re port would  be based  on the fol lowing cri teria:
  286   R
  287   BN 2: Modi fy the exi sting PCRR  to includ e the data  elements  needed to  submit tim ely third  party Fee  Basis care  related b ills.
  288   F 2.2.1
  289   Veteran h as active,  billable  insurance  (similar t o the curr ent Re-Gen erate Unbi lled Amoun ts Report  [IBT RE-GE N UNBILLED  REPORT]),  include o nly Fee Ba sis care r elated epi sodes of c are that h ave not be en billed  to a third  party car rier previ ously
  290   Insurance  effective  date
  291   Insurance  expiratio n date
  292   Treatment  date fall s within e ffective/e xpiration  dates
  293   Display t he authori zation num ber or pre certificat ion number  UR receiv ed from th e insuranc e carrier
  294   R
  295   BN 2: Modi fy the exi sting PCRR  to includ e the data  elements  needed to  submit tim ely third  party Fee  Basis care  related b ills.
  296   F 2.2
  297   While the  solution  will be de veloped wi thin the V istA IB so ftware, th e necessar y informat ion from t he VistA S urgery Pac kage will  need to be  pulled on to the rep ort.
  298   Not
  299   Required
  300  
  301  
  302   BN
  303   Feature
  304   Number
  305   Functional  Capabilit ies / Feat ure
  306   Descriptio n
  307   Ranking R= Required O =Optional
  308   BN 3: Appr opriate st aff would  be notifie d of futur e VA provi ded outpat ient appoi ntments th at meet ce rtain
  309   criteria.  (Obsolete)
  310   F 3.1
  311   Create a m echanism t hat would  notify UR  Nurses whe n a future  appointme nt that me ets the fo llowing cr iteria is  scheduled:
  312   Not
  313   Required
  314   BN 3: Appr opriate st aff would  be notifie d of futur e VA provi ded outpat ient appoi ntments th at meet ce rtain
  315   criteria.  (Obsolete)
  316   F 3.1.1
  317   Veteran w ith active , billable  insurance  (excludin g Medicare  only and  Medicare s upplementa l policies ).
  318   Not
  319   Required
  320   BN 3: Appr opriate st aff would  be notifie d of futur e VA provi ded outpat ient appoi ntments th at meet ce rtain
  321   criteria.  (Obsolete)
  322   F 3.1.2
  323   Provide f unctionali ty/option  that gives  certain u sers the a bility to  add or del ete specif ic clinic  names need ed for the  precertif ication pr ocess at t he local l evel for o ptimal use . (Note: S imilar fun ctionality  has previ ously been  written f or
  324   CPAC use a nd coding  can be pro vided to t he Office  of
  325   Informatio n and Tech nology
  326   [OI&T] whe n needed).
  327   Not
  328   Required
  329   BN 3: Appr opriate st aff would  be notifie d of futur e VA provi ded outpat ient appoi ntments th at meet ce rtain
  330   criteria.
  331   (Obsolete)
  332   F 3.2
  333   Ability to  generate  an on dema nd report  listing qu alifying p atients/ap pointments .
  334   Not
  335   Required
  336  
  337   1.3.Refere nces
  338  
  339   The follow ing docume ntation/hy perlinks c ontain inf ormation r elated to  this RSD:
  340  
  341   3rd Party  Billing P recertific ation Enha ncements B RD, Januar y 2011
  342   Please re fer to App endix A of  the BRD f or additio nal refere nces relev ant to thi s enhancem ent
  343  
  344   2.Overall  Descriptio n
  345  
  346   2.1.Access ibility Sp ecificatio ns
  347  
  348   This proje ct will ad here to al l applicab le require ments of S ection 508  of the Re habilitati on Act of
  349   1973, as a mended (29  U.S.C. 79 4d). A 508  complianc e review w ill be con ducted in  accordance  with Prog ram Manage ment Accou ntability  System (PM AS) standa rds.
  350  
  351   2.2.Busine ss Rules S pecificati on
  352  
  353   There are  no specifi c new busi ness rules  applicabl e to this  enhancemen t.
  354  
  355   A high-lev el view of  the curre nt (as-is)  and futur e (to-be)  billing pr ecertifica tion for f ee care pr ocesses/wo rkflows ar e availabl e via Tech nical Serv ices Proje ct Reposit ory (TSPR)  here: htt p:// DNS
  356  
  357   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation
  358   VA Standa rds and Co nventions  for Massac husetts Ge neral Hosp ital Utili ty Multi-  Programmin g System ( MUMPS) dev elopment
  359   VA Techni cal Refere nce Model  (TRM)
  360  
  361   2.4.Disast er Recover y Specific ation
  362  
  363   There are  no new or  specific d isaster re covery spe cification s for this  project.  The disast er recover y specific ations per taining to  any VistA  system ar e applicab le to this  project.
  364  
  365   2.5.Docume ntation Sp ecificatio ns
  366  
  367   System doc umentation  to be del ivered wil l be in ac cordance w ith PMAS a nd ProPath  System
  368   Developmen t Processe s.
  369  
  370   Documentat ion to be  delivered  includes b ut is not  limited to :
  371  
  372   Installat ion Guide
  373   User Guid e
  374   Technical  Manual
  375   Security  Guide
  376   Contingen cy Plan
  377   Disaster  Recovery P lan
  378   Deploymen t Plan
  379   Release N otes
  380  
  381   2.6.Functi onal Speci fications
  382  
  383   This enhan cement see ks to assi st the VAM Cs in obta ining time ly precert ification  from third  party pay ers before  care is r endered by  notifying  the appro priate sta ff as soon  as VA-pro vided outp atient ser vices requ iring prec ertificati on are sch eduled and  authoriza tions are  created in  the VistA  Fee Packa ge for inp atient or  outpatient  care. Thi s would al so provide  an opport unity for
  384  
  385   insurance  identifica tion/verif ication pr ocesses (e ither inte rnally or  externally /outsource d) to be c ompleted p rior to tr eatment.
  386  
  387   An additio nal compon ent of thi s change w ill modify  the exist ing PCRR t o include  data eleme nts that w ould give  the Billin g Staff th e informat ion needed  to submit  third par ty bills r elated to
  388   Non-VA car e in a mor e efficien t and time ly manner.  The expec tation is  that VA ca n reduce o r eliminat e these mi ssed oppor tunities a nd increas e its thir d party co llections  by timely  identifica tion and p recertific ation of c are. These  enhanceme nts would  not affect  Veterans’  wait time s for trea tment at t he VA or N on-VA faci lities. Th e business  processes  benefitin g from the se tools w ould occur  behind th e scenes a nd would n ot delay p atient car e.
  389  
  390   2.6.1.Noti fication o f authoriz ed Fee Bas is care up on entry i nto
  391   VistA Fee  Basis Pack age
  392  
  393   2.6.1.1.Fu nctional r equirement  FRPRE – 1 .1
  394  
  395   The system  shall not ify UR Nur ses and In surance Ve rification  Clerks, v ia a workl ist when a n authoriz ation is c reated in  the VistA  Fee Basis  package fo r Veterans  with acti ve, billab le insuran ce (exclud ing Medica re only an d Medicare  supplemen tal polici es).
  396  
  397   2.6.1.2.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 01
  398  
  399   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or Veteran s with act ive, billa ble insura nce that i ncludes th e name of  the orderi ng physici an (NPI #,  Taxonomy  Code, Last  Name, Fir st Name MI ).
  400  
  401   2.6.1.3.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 02
  402  
  403   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or Veteran s with act ive, billa ble insura nce that i ncludes th e Diagnosi s/Procedur e for serv ices autho rized in f ree text w ith unlimi ted charac ters.
  404  
  405   2.6.1.4.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 03
  406  
  407   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or Veteran s with act ive, billa ble insura nce that i ncludes th e schedule d date of  service wh ich includ es date ra nges (MM/D D/YY).
  408  
  409   2.6.1.5.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 04
  410  
  411   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or Veteran s with act ive, billa ble insura nce that i ncludes th e name of  Non-VA loc ation (may  not be po pulated).
  412  
  413   2.6.1.6.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 05
  414  
  415   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or Veteran s with act ive, billa ble insura nce that i ncludes al l active i nsurance i nformation  on file ( may includ e multiple  insurance  plans).
  416  
  417   2.6.1.7.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 06
  418  
  419   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or Veteran s with act ive, billa ble insura nce that i ncludes th e last dat e the insu rance was  verified ( MM/DD/YY).
  420  
  421   2.6.1.8.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 07
  422  
  423   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or
  424   Veterans w ith active , billable  insurance  that incl udes the t ype of ser vice (inpa tient/outp atient).
  425  
  426   2.6.1.9.Fu nctional R equirement  FRPRE 1.1 .1.1 – 08
  427  
  428   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or Veteran s with act ive, billa ble insura nce that i ncludes th e existing  service c onnected c onditions  and specia l treatmen t authorit ies in fre e text (ma y be multi ple servic e connecte d conditio ns, must i nclude all ).
  429  
  430   2.6.1.10.   Functiona l Requirem ent FRPRE  1.1.1.1 –  09
  431  
  432   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or
  433   Veterans w ith active , billable  insurance  that incl udes outpa tient copa yment stat us.
  434  
  435   2.6.1.11.   Functiona l Requirem ent FRPRE  1.1.1.1 –  10
  436  
  437   The system  shall pro vide the a bility to  generate a  report in  the VistA  Fee Basis  package f or
  438   Veterans w ith active , billable  insurance  that incl udes medic ation copa yment exem ption stat us.
  439  
  440   2.6.1.12.   Functiona l Requirem ent FRPRE  1.1.1.1 –  11
  441  
  442   The system  shall be  able to us e contract  numbers a s a parame ter when g enerating  the pre- c ertificati on worklis t to filte r Choice P rogram con tract numb ers from t he worklis t.
  443  
  444   2.6.2.Modi fication o f the exis ting PCRR  to include  the data  elements n eeded to s ubmit time ly third p arty Fee B asis care  related bi lls
  445  
  446   Ability to  generate  the existi ng PCRR wi th additio nal data e lements (F ee Basis C laims Syst em
  447   [FBCS] dat a elements  available  in VistA  Fee) neede d to submi t a third  party bill .
  448  
  449   2.6.2.1.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 01
  450  
  451   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h Station/ Facility/D ivision nu mber to su pport subm ission of  a third pa rty bill.
  452  
  453   2.6.2.2.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 02
  454  
  455   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h type of  service
  456   (inpatient /outpatien t/pharmacy ) to suppo rt submiss ion of a t hird party  bill.
  457  
  458   2.6.2.3.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 03
  459  
  460   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h name of  rendering  physician  to support  submissio n of a thi rd party b ill (NPI # , Taxonomy  Code, Las t Name, Fi rst Name M I).
  461  
  462   2.6.2.4.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 04
  463  
  464   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h name of  ordering p hysician t o support  submission  of a thir d party bi ll (NPI #,  Taxonomy  Code, Last  Name, Fir st Name MI ).
  465  
  466   2.6.2.5.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 05
  467  
  468   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h all avai lable
  469   Diagnosis/ Procedure  data to su pport subm ission of  a third pa rty bill.
  470  
  471   2.6.2.6.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 06
  472  
  473   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h dates of  service ( start and  end dates)  to suppor t submissi on of a th ird party  bill (MM/D D/YY).
  474  
  475   2.6.2.7.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 07
  476  
  477   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h name of  Non-VA
  478   location t o support  submission  of a thir d party bi ll.
  479  
  480   2.6.2.8.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 08
  481  
  482   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h active/e ffective i nsurance i nformation  on file a s of the d ate of ser vice to su pport subm ission of  a third pa rty bill.
  483  
  484   2.6.2.9.Fu nctional R equirement  FRPRE 2.1 .1 – 09
  485  
  486   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h last dat e insuranc e was veri fied to su pport subm ission of  a third pa rty bill ( MM/DD/YY).
  487  
  488   2.6.2.10.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.1.1 – 10
  489  
  490   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h existing  service c onnected c onditions  (if applic able), inc luding Spe cial Treat ment Autho rities, to  support s ubmission  of a third  party bil l.
  491  
  492   2.6.2.11.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.1.1 – 11
  493  
  494   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h outpatie nt copayme nt status  from the m ost recent  Means Tes t adjudica tion resul ts (MT COP AY EXEMPT  or MT COPA Y REQUIRED ) to suppo rt submiss ion of a t hird party  bill.
  495  
  496   2.6.2.12.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.1.1 – 12
  497  
  498   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h medicati on copayme nt exempti on status  (Medicatio n Copaymen t Exemptio n Status:  EXEMPT or  Medication  Copayment  Exemption  Status: N ON-EXEMPT)  to suppor t submissi on of a th ird party  bill.
  499  
  500   2.6.2.13.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.1.1 – 13
  501  
  502   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h Indicato r signifyi ng whether  or not th e Fee Basi s care rel ated episo de of care  has been  previously  billed to  a third p arty carri er, utiliz ing the ne w VistA Fe e Basis /  IB / Claim s Tracking  Interface  File (to  be develop ed as part  of concur rent Fee R evenue Enh ancements  project).  Current cl aim data ( including  corrected  claims) wo uld be acc essed and  reported,  utilizing  the new in terface fi le.
  503  
  504   2.6.2.14.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.1.1 – 13 .1
  505  
  506   The system  shall pro vide the a bility to  indicate d ate billed  and the a ssociated  bill numbe r(s) if it  has been  billed pre viously ut ilizing th e new Vist A Fee Basi s / IB / C laims Trac king Inter face File  (to be dev eloped as  part of co ncurrent F ee Revenue  Enhanceme nts projec t).
  507  
  508   2.6.2.15.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.1.1 – 14
  509  
  510   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h the abil ity to dis play the a uthorizati on number  or precert ification  number UR  received f rom the in surance ca rrier.
  511  
  512   2.6.2.16.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.1.2
  513  
  514   The system  shall pro vide the a bility to  generate t he existin g PCRR wit h ability  to differe ntiate and  sort the  data on th is report  by the 3 o r 5 digit  station nu mber (tied  to obliga tion numbe r) utilizi ng a quest ion/answer  prompt at  runtime.
  515  
  516   2.6.2.17.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.2.1 – 01
  517  
  518   The system  shall be  able to di splay if t he Veteran  has activ e, billabl e insuranc e (similar  to the cu rrent Re-G enerate Un billed Amo unts Repor t [IBT RE- GEN UNBILL ED REPORT] ), include  only Fee  Basis care  related e pisodes of  care that  have not  been bille d to a thi rd party c arrier pre viously.
  519  
  520   2.6.2.18.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.2.1 – 02
  521  
  522   The system  shall be  able to di splay the  insurance  effective  date (MM/D D/YY).
  523  
  524   2.6.2.19.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.2.1 – 03
  525  
  526   The system  shall be  able to di splay insu rance expi ration dat e (MM/DD/Y Y).
  527  
  528   2.6.2.20.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.2.1 – 04
  529  
  530   The system  shall be  able to di splay if t reatment d ate falls  within ins urance eff ective/exp iration da tes (MM/DD /YY).
  531  
  532   2.6.2.21.   Functiona l Requirem ent FRPRE  2.2.1 – 05
  533  
  534   The system  shall be  able to di splay the  authorizat ion number  or precer tification  number UR
  535   received f rom the in surance ca rrier.
  536  
  537   2.7.Graphi cal User I nterface ( GUI) Speci fications
  538  
  539   This enhan cement doe s not invo lve a GUI.
  540  
  541   2.8.Multi- divisional  Specifica tions
  542  
  543   No new mul ti-divisio nal requir ements are  being int roduced as  part of t his enhanc ement. Thi s enhancem ent will u se existin g multi-di visional f unctionali ty and wil l continue  to operat e in a mul ti-divisio n and/or m ulti-site  environmen t.
  544  
  545   2.9.Perfor mance Spec ifications
  546  
  547   No perform ance speci fications  have been  identified .
  548  
  549   It is impl ied that t his enhanc ement will  not intro duce perfo rmance deg radation t o the exis ting syste m.
  550  
  551   2.10.  Qua lity Attri butes Spec ification
  552  
  553   The softwa re associa ted with t his enhanc ement shal l be relea sed with z ero high o r medium i mpact defe cts. Test  defect log s will be  submitted  after inte rnal Quali ty Assuran ce (QA) an d site tes ting for V A review.
  554  
  555   MUMPS code  developed  for this  project wi ll be comp liant to a ll VA MUMP S Coding S tandards a nd Convent ions.
  556  
  557   2.11.  Rel iability S pecificati ons
  558  
  559   As specifi ed in the  BRD, syste m availabi lity shoul d be 24 ho urs per da y, 365 day s per year  except du ring perio ds of sche duled main tenance.
  560  
  561   2.12.  Sco pe Integra tion
  562  
  563   This enhan cement wil l be limit ed to chan ges to the  VistA Fee  Basis and  IB applic ations. Th is enhance ment will  also provi de modific ations to  the PCRR.
  564  
  565   2.13.  Sec urity Spec ifications
  566  
  567   There are  no explici t security  specifica tions stat ed for thi s enhancem ent.
  568  
  569   All VA and  Veterans  Health Adm inistratio n (VHA) se curity req uirements  will be ad hered to.  Cross-cutt ing securi ty require ments are  contained  in the VA  Enterprise  Requireme nts Reposi tory (ERR) . Efforts  that invol ve the col lection an d maintena nce of ind ividually  identifiab le informa tion must  be covered  by a Priv acy Act sy stem of re cords noti ce.
  570  
  571   2.14.  Sys tem Featur es
  572  
  573   This enhan cement mod ifies an e xisting Vi stA applic ation.
  574  
  575   The System  Features  introduced  by this p roject are  detailed  in Section  2.6.
  576  
  577   2.15.  Usa bility Spe cification s
  578  
  579   The existi ng Fee Bas is interfa ce will be  used for  this enhan cement, in cluding ex isting usa bility spe cification s. The use r interfac e features  of the ex isting Vis tA Fee Bas is Applica tion will  not be mod ified, and  therefore  no perfor mance degr adation wi ll be intr oduced.
  580  
  581   Additional  functiona lity will  be describ ed from a  user stand point in t he user gu ide. Train ing needed  to begin  using the  new functi onality is  expected  to be mini mal.
  582  
  583   3.Applicab le Standar ds
  584  
  585   Configurat ion Manage ment (CM)  processes  provide th e release  and contro l of the s ystem, har dware, and  software  to which t his docume nt applies , includin g identifi cation num ber(s), ti tle(s), ab breviation (s), versi on number( s), and re lease numb er(s).
  586  
  587   Listed bel ow are VA  reference  and guidan ce documen tation and  standards  applicabl e to or ta ilored for  the EDI P C Project.  This guid ance is us ed to fulf ill the pe rformance  requiremen ts of this  contract.
  588  
  589   44 U.S.C.  § 3541, “ Federal In formation  Security M anagement  Act (FISMA ) of 2002”
  590   Federal I nformation  Processin g Standard s (FIPS) P ublication  140-2, “S ecurity
  591   Requiremen ts For Cry ptographic  Modules”
  592   Software  Engineerin g Institut e, Softwar e Acquisit ion-Capabi lity Matur ity Modeli ng (SA- CM M) Level 3  procedure s and proc esses
  593   VA Direct ive 6102,  “Internet/ Intranet S ervices,”  July 15, 2 008
  594   36 C.F.R.  Part 1194  “Electron ic and Inf ormation T echnology  (IT) Acces sibility
  595   Standards, ” July 1,  2003
  596   Office of  Managemen t and Budg et (OMB) C ircular A- 130, “Mana gement of  Federal
  597   Informatio n Resource s,” Novemb er 28, 200 0
  598   32 C.F.R.  Part 199,  “Civilian  Health an d Medical  Program of  the Unifo rmed Servi ces
  599   (CHAMPUS)”
  600   An Introd uctory Res ource Guid e for Impl ementing t he Health  Insurance  Portabilit y and
  601   Accountabi lity Act ( HIPAA) Sec urity Rule , March 20 05
  602   Sections  504 and 50 8 of the R ehabilitat ion Act (2 9 U.S.C. §  794d), as  amended b y the
  603   Workforce  Investment  Act of 19 98 (P.L. 1 05-220), A ugust 7, 1 998
  604   Homeland  Security P residentia l Directiv e (12) (HS PD-12)
  605   VA Direct ive 6500,  “Informati on Securit y Program, ” August 4 , 2006
  606   VA Handbo ok 6500, “ Informatio n Security  Program,”  September  18, 2007
  607   VA Handbo ok, 6500.5 , Incorpor ating Secu rity and P rivacy in  System Dev elopment
  608   Lifecycle.
  609   VA Handbo ok 6500.6,  “Contract  Security, ” March 12 , 2010
  610   PMAS port al (refere nce Perfor mance Work  Statement  [PWS] Ref erences –  Technical
  611   Library)
  612  
  613   Office of  Enterpris e Developm ent (OED)  ProPath Pr ocess Meth odology (r eference P WS Referen ces) – Tec hnical Lib rary and P roPath Lib rary. Note : In the e vent of a  conflict,  OED ProPat h takes pr ecedence o ver other  processes  or methodo logies.
  614   TRM
  615   National  Institute  Standards  and Techno logy (NIST ) Special  Publicatio ns (SP) 80 0-60 and 8 00-53
  616   IT Asset  Management  (ITAM) an d Enterpri se Managem ent Founda tion (EMF)  BR-0006,  version 00 2.1-140520 08, dated  10/30/2007  [Note inf ormational , Context,  and ITAM-  EMF Conce ptual link ]
  617   HIPAA of  1996; Pub. L 104-191.
  618   Patient P rotection  and Afford able Care  Act (PPACA ), Pub. L.  111-148,  124 Stat.  119, H.R.  3590, enac ted March  23, 2010
  619   Prompt Pa yment Act
  620   The aim o f this pro ject is to  make cert ain that t he EDI PC  systems ar e complian t with the  Committee  on Operat ing Rules  for Inform ation Exch ange (CORE ) Rules as  published  by Counci l for Affo rdable Qua lity Healt hcare (CAQ H)
  621   VA Sectio n 508 poli cies and p rocedures  6221 Acces sible Elec tronic and  IT, Direc tive/Handb ook, publi shed by VA ’s Section  508 Produ ct Develop ment Produ ct Assessm ent Compet ency Divis ion
  622   VA MUMPS  Programmin g Standard s and Conv entions. R evised 04/ 03/2007
  623   VA Sectio n 508 poli cies and p rocedures  6221 Acces sible Elec tronic and  IT, Direc tive/Handb ook, publi shed by VA ’s Section  508 Produ ct Develop ment Produ ct Assessm ent Compet ency Divis ion (refer ence at ht tp:// DNS /viewPubli cation.asp ?Pub_ID=43 5&FType=2)
  624  
  625   4.Interfac es
  626  
  627   4.1.Commun ications I nterfaces
  628  
  629   No new com munication s interfac es are req uired for  this enhan cement.
  630  
  631   4.2.Hardwa re Interfa ces
  632  
  633   No new com munication s interfac es are req uired for  this enhan cement.
  634  
  635   4.3.Softwa re Interfa ces
  636  
  637   No new sof tware inte rfaces are  required  for this e nhancement .
  638  
  639   These enha ncements w ill be mod ifications  to the Vi sta Fee Ba sis and IB  applicati ons but do n’t
  640   affect the  Software  Interfaces .
  641  
  642   4.4.User I nterfaces
  643  
  644   This enhan cement wil l use the  existing V istA Fee B asis roll  and scroll  user inte rface. No  modificati ons are sp ecified to  the user  interface.
  645  
  646   5.Legal, C opyright,  and Other  Notices
  647  
  648   This effor t is spons ored by an  agency of  the Unite d States G overnment.  Neither t he United  States Gov ernment no r any agen cy thereof , nor any  of its sub contractor s, nor any  of their  employees,  makes any  warranty,  express o r implied,  or assume s any lega l liabilit y or respo nsibility  for the ac curacy, co mpleteness , or usefu lness of a ny informa tion, appa ratus, pro duct, or p rocess dis closed, or  represent s that its  use would  not infri nge on pri vately own ed rights.  Reference
  649   herein to  any specif ic commerc ial produc t, process , or servi ce by trad e name, tr ademark, m anufacture r, or othe rwise does  not neces sarily con stitute or  imply its  endorseme nt, recomm endation,  or favorin g by the U nited Stat es Governm ent or any  agency th ereof, or  any of its  subcontra ctors. The  views and  opinions  of authors  expressed  herein do  not neces sarily sta te or refl ect those  of the Uni ted States  Governmen t or any a gency ther eof.
  650  
  651   6.Purchase d Componen ts
  652  
  653   Not applic able.
  654  
  655   6.1.Defect  Source (T OP 5)
  656  
  657   Not applic able.
  658  
  659   7.User Cla ss Charact eristics
  660  
  661   The modifi cations id entified i n this enh ancement a re primari ly used by  UR Nurses , Insuranc e Verifica tion Clerk s, Billers  and secon dary users ; Accounts  Receivabl e Technici ans, Reven ue Manager s, and CBO  Revenue O perations  Staff.
  662  
  663   8.Estimati on
  664  
  665   TBD.
  666  
  667   Project So ftware Fun ctional Si ze and Siz e-Based
  668   Effort and  Duration  Estimate
  669  
  670  
  671   Applicatio n
  672  
  673   Item
  674   A
  675   B
  676   C
  677   D
  678   E
  679   Total
  680   Counted Fu nction
  681   Points
  682  
  683  
  684  
  685  
  686  
  687   TBD
  688   Estimated  Scope
  689   Growth
  690  
  691  
  692  
  693  
  694  
  695   TBD
  696   Estimated  Size at
  697   Release
  698  
  699  
  700  
  701  
  702  
  703   TBD
  704  
  705   Size-Based  Effort Es timates
  706   Labor Hour s
  707   Probabilit y
  708   Low-Effort  Estimate  – With ind icated pro bability,  project wi ll consume  no more t han:
  709   TBD
  710  
  711   High-Effor t Estimate  – With in dicated pr obability,  project w ill consum e no more  than:
  712   TBD
  713  
  714  
  715   Size-Based  Duration  Estimates
  716   Work Days
  717   Probabilit y
  718   Low-Durati on Estimat e – With i ndicated p robability , project  will consu me no more  than:
  719   TBD
  720  
  721   High-Durat ion Estima te -- With  indicated  probabili ty, projec t will con sume no mo re than:
  722   TBD
  723  
  724  
  725  
  726  
  727  
  728  
  729  
  730   TBD
  731   Figure 1:  Cumulative  Probabili ty (“S-cur ve”) Chart
  732  
  733   Attachment  A – Appro val Signat ures
  734  
  735  
  736  
  737  
  738  
  739  
  740   Signed:Dat e:
  741  
  742   Greg Estes
  743   Business S ponsor
  744  
  745  
  746  
  747  
  748  
  749  
  750   Signed:Dat e:
  751  
  752   Charles Du nn
  753   CPAC Progr am Manager , Integrat ed Project  Team (IPT ) Co-Chair
  754  
  755  
  756  
  757  
  758  
  759  
  760   Signed:Dat e:
  761  
  762   Ann Kliegl
  763   CPAC Proje ct Manager , IPT Co-C hair
  764  
  765   Attachment  B – Acron ym List an d Glossary
  766  
  767   Table 3: A cronym Lis t
  768  
  769   Term
  770   Definition
  771   BN
  772   Business N eed
  773   BRD
  774   Business R equirement s Document
  775   CAQH
  776   Council fo r Affordab le Quality  Healthcar e
  777   CBO
  778   Chief Busi ness Offic e
  779   CCD
  780   Continuity  of Care D ocument
  781   CHAMPUS
  782   Civilian H ealth and  Medical Pr ogram of t he Uniform ed Service s
  783   CM
  784   Configurat ion Manage ment
  785   CORE
  786   Committee  on Operati ng Rules f or Informa tion Excha nge
  787   CPAC
  788   Consolidat ed Patient  Account C enter
  789   CPT
  790   Current Pr ocedural T erminology
  791   EDES
  792   Emergency  Department  Encounter  Summary
  793   EDI
  794   Electronic  Data Inte rchange
  795   EMF
  796   Enterprise  Managemen t Foundati on
  797   ERR
  798   Enterprise  Requireme nts Reposi tory
  799   FBCS
  800   Fee Basis  Claims Sys tem
  801   FIPS
  802   Federal In formation  Processing  Standards
  803   FISMA
  804   Federal In formation  Security M anagement  Act
  805   GUI
  806   Graphical  User Inter face
  807   HIPAA
  808   Health Ins urance Por tability a nd Account ability Ac t
  809   HITSP
  810   Health IT  Standards  Panel
  811   HSPD-12
  812   Homeland S ecurity Pr esidential  Directive  (12)
  813   IB
  814   Integrated  Billing
  815   ICD-9/10-C M
  816   Internatio nal Classi fication o f Diseases  – Ninth R evision/Te nth
  817   Revision –  Clinical  Modificati on
  818   IHE
  819   Integratin g the Heal thcare Ent erprise
  820   IPT
  821   Integrated  Project T eam
  822   IT
  823   Informatio n Technolo gy
  824   ITAM
  825   IT Asset M anagement
  826   MUMPS
  827   Massachuse tts Genera l Hospital  Utility M ulti-Progr amming Sys tem
  828  
  829  
  830   Term
  831   Definition
  832   NIST
  833   National I nstitute S tandards a nd Technol ogy
  834   NPI
  835   National P rovider Id entifier
  836   OED
  837   Office of  Enterprise  Developme nt
  838   OI&T
  839   Office of  Informatio n and Tech nology
  840   OMB
  841   Office of  Management  and Budge t
  842   OWNR
  843   Owner Requ irements
  844   PCRR
  845   Potential  Cost Recov ery Report
  846   PMAS
  847   Program Ma nagement A ccountabil ity System
  848   PPACA
  849   Patient Pr otection a nd Afforda ble Care A ct
  850   PWS
  851   Performanc e Work Sta tement
  852   QA
  853   Quality As surance
  854   RMR
  855   Requiremen ts Managem ent Reposi tory
  856   RSD
  857   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  858   RSM
  859   Revenue Sy stems Mana gement
  860   SA-CMM
  861   Software A cquisition -Capabilit y Maturity  Modeling
  862   SDS
  863   Standard D ata Servic es
  864   SP
  865   Special Pu blications
  866   TRM
  867   Technical  Reference  Model
  868   TSPR
  869   Technical  Services P roject Rep ository
  870   UR
  871   Utilizatio n Review
  872   VA
  873   Department  of Vetera ns Affairs
  874   VAMC
  875   Department  of Vetera ns Affairs  Medical C enter
  876   VETS
  877   VA Enterpr ise Termin ology Serv ices
  878   VHA
  879   Veterans H ealth Admi nistration
  880   VistA
  881   Veterans H ealth Info rmation Sy stems and  Technology  Architect ure
  882  
  883   Attachment  C – Enter prise Requ irements
  884  
  885   Below is a  subset of  Enterpris e-level Re quirements  that are  of particu lar intere st to the  business c ommunity.  These requ irements M UST be add ressed wit hin each p roject res ulting fro m this wor k effort.  If OI&T ca nnot addre ss these E nterprise- level requ irements,  the Busine ss Owners  responsibl e for each  area MUST  be engage d in any w aiver disc ussions pr ior to any  decisions  being mad e. This se ction is n ot meant t o be a com prehensive  list of a ll Enterpr ise-level
  886   requiremen ts that ma y apply to  this work  effort an d should n ot preclud e the tech nical comm unity from  reviewing  all Enter prise-leve l requirem ents, and  identifyin g others t hat should  apply to  this work  effort as  well.
  887  
  888   Enterprise -level req uirements  are contai ned in the  VA Requir ements Man agement Re pository ( RMR). Cont act the RM R Team to  gain acces s to the R MR and to  obtain the  comprehen sive alloc ation of E nterprise- level requ irements f or the pro ject devel opment ite ration at  PI I
.
  889  
  890   Table 4: E nterprise  Requiremen ts
  891  
  892   ReqPro
  893   Tag
  894   Requiremen t
  895   Type
  896   Descriptio n
  897   ENTR99
  898   Security
  899   All VA sec urity requ irements w ill be adh ered to. B ased on FI PS 199 and  NIST SP 8 00-60, rec ommended S ecurity Ca tegorizati on is High .
  900   The Securi ty Categor ization wi ll drive t he initial  set of mi nimal secu rity contr ols requir ed for the  informati on system.  Minimum s ecurity co ntrol requ irements a re address ed in NIST  SP 800-53  and VA Ha ndbook 650 0, Appendi x D.
  901   ENTR10
  902   Privacy
  903   All VA Pri vacy requi rements wi ll be adhe red to. Ef forts that  involve t he collect ion and ma intenance  of individ ually iden tifiable i nformation  must be c overed by  a Privacy  Act system  of record s notice.
  904   ENTR95
  905   508 Compli ance
  906   All Sectio n 508 requ irements w ill be adh ered to. C ompliance  with Secti on 508 wil l be deter mined by f ully meeti ng the app licable re quirements  as set fo rth in the  VHA Secti on 508 che cklists (1 194.21, 11 94.22, 119 4.24,
  907   1194.31 an d 1194.41)  located a t: http:// DNS /508/resou rces_508.h tml
or as othe rwise spec ified. Che ckpoints w ill be est ablished t o ensure t hat access ibility is  incorpora ted from t he earlies t possible  design or  acquisiti on phase a nd success fully impl emented th roughout t he project .
  908   ENTR7
  909   Executive  Order
  910   All execut ive order  requiremen ts will be  adhered t o.
  911   ENTR8
  912   Identity
  913   Management
  914   All Enterp rise Ident ity Manage ment requi rements wi ll be adhe red to. Th ese requir ements are  applicabl e to any a pplication  that adds , updates,  or perfor ms lookups  on person s.
  915  
  916  
  917   ReqPro
  918   Tag
  919   Requiremen t
  920   Type
  921   Descriptio n
  922   ENTR103
  923   Terminolog y
  924   Services
  925   Applicatio n/services  shall ref erence the  Standard  Data Servi ces (SDS)  as the aut horitative  source to  access no n- clinica l referenc e terminol ogy.
  926   ENTR104
  927   Terminolog y
  928   Services
  929   Applicatio n/Services  shall use  the VA En terprise T erminology  Services  (VETS) as  the author itative so urce to ac cess clini cal refere nce termin ology.
  930   ENTR105
  931   Terminolog y
  932   Services
  933   Applicatio ns recordi ng the ass essments a nd care de livered in  response  to an Emer gency Depa rtment vis it shall c onform to  standards  defined by  the VHA-e ndorsed ve rsion of C  28 – Heal th IT Stan dards Pane l (HITSP)  Emergency  Care Summa ry Documen t Using In tegrating  the Health care Enter prise (IHE ) Emergenc y Departme nt Encount er Summary  (EDES) Co mponent.
  934   ENTR106
  935   Terminolog y
  936   Services
  937   Applicatio ns exchang ing data s ummarizing  a patient ’s medical  status sh all confor m to stand ards defin ed by the  VHA-endors ed version  of C 32 –  HITSP Sum mary Docum ents Using  Health Le vel Seven  (HL7) Cont inuity of  Care Docum ent (CCD)  Component.
  938  
  939   Attachment  D – Chang e Log
  940  
  941   Version
  942   Change
  943   Notes
  944   Status/Res olution
  945   0.04
  946   Modified f ormat and  added requ irement.
  947   New Requir ement: 2.6 .1.12 – Ad d contract  number pa rameter fo r Choice P rogram fil tering.
  948  
  949  
  950   0.03
  951   BN1 update d to read:  “Appropri ate staff  would be n otified of  authorize d Fee Basi s care upo n entry an d/or updat e into the  VistA Fee  Basis Pac kage.”
  952   Accounts f or downstr eam depend encies wit h updates/ amendments  to the in itial entr y.
  953  
  954   0.03
  955   BN1, F.1.1 . Updated  to read: “ …when an a uthorizati on is crea ted and/or  updated i n the Vist A Fee Basi s package…
  956   Accounts f or downstr eam depend encies wit h updates/ amendments  to the in itial entr y.
  957  
  958   0.03
  959   BN1, F.1.1 .1.1 updat ed to incl ude: All a pplicable  ICD-9/10 c odes
  960   Defining d ate of ser vice as el igibility  range (Sta rt and End  dates)
  961   Identifyin g Non-VA l ocation as
  962   ‘Vendor’
  963  
  964  
  965   0.03
  966   BN2, F.2.1 .1:
  967   All data e lements in cluded in  FBCS Requi red Field  Listings f or VistA F ee_FBCS Ta ble Inclus ion.xlsx d ocument
  968   All applic able ICD-9 /10 codes
  969   Defining d ates of se rvice (Sta rt and End  Dates)
  970   Identifyin g Non-VA l ocation as
  971   'Vendor'
  972   Added in " All applic able provi der/facili ty NPI and  taxonomy  codes"
  973  
  974  
  975   0.03
  976   F2.1.2: “T ied to obl igation nu mber used  to make th e payment”
  977  
        978