4. EPMO Open Source Coordination Office Redaction File Detail Report

Produced by Araxis Merge on 2/13/2017 11:55:29 AM Eastern Standard Time. See www.araxis.com for information about Merge. This report uses XHTML and CSS2, and is best viewed with a modern standards-compliant browser. For optimum results when printing this report, use landscape orientation and enable printing of background images and colours in your browser.

4.1 Files compared

# Location File Last Modified
1 CPAC.zip\Copays on Hold - Medicare No Insurance 22-003 Copays on Hold RSD v1.1 - fully signed.docx Thu Feb 9 15:05:30 2017 UTC
2 CPAC.zip\Copays on Hold - Medicare No Insurance 22-003 Copays on Hold RSD v1.1 - fully signed.docx Fri Feb 10 15:07:07 2017 UTC

4.2 Comparison summary

Description Between
Files 1 and 2
Text Blocks Lines
Unchanged 10 2388
Changed 9 24
Inserted 0 0
Removed 0 0

4.3 Comparison options

Whitespace
Character case Differences in character case are significant
Line endings Differences in line endings (CR and LF characters) are ignored
CR/LF characters Not shown in the comparison detail

4.4 Active regular expressions

No regular expressions were active.

4.5 Comparison detail

  1   Department  of Vetera ns Affairs
  2  
  3  
  4  
  5  
  6   Copays on  Hold – Med icare/No I nsurance
  7  
  8  
  9   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  10  
  11  
  12  
  13  
  14  
  15  
  16  
  17  
  18  
  19   September  2016
  20  
  21   Version 1. 1
  22  
  23   Revision H istory
  24  
  25   Date
  26   Version
  27   Descriptio n
  28   Author
  29   Reviewer
  30   Issue Date
  31   06/09/2015
  32   0.01
  33   Initial dr aft
  34   G. Howard
  35   S. Ambrose
  36   07/10/2015
  37   08/10/2015
  38   0.02
  39   Revised to  include a dditional  requiremen ts for Vis tA Held Ch arges Repo rt.
  40   G. Howard
  41   S. Ambrose
  42   08/11/2015
  43   08/18/2015
  44   0.03
  45   Formal rev iew update s
  46   C. Dunn
  47  
  48  
  49   08/31/2015
  50   0.04
  51   Applied re visions ba sed on VA  review and  feedback,  to includ e:
  52   Changed “ patient” r eferences  to “Vetera n”.
  53   Corrected /clarified  Introduct ion and Sc ope sectio ns.
  54   Added det ail to
  55   References  section.
  56   Clarified  requireme nts for BN
  57   2.2
  58   Added col umn to
  59   Held Charg es report.
  60   G. Howard
  61   S. Ambrose
  62   09/01/2015
  63   09/14/2015
  64   1.0
  65   Applied re visions ba sed on VA  review and  feedback.  Clarified  wording f or require ments COH- 2.1-01,
  66   2.2-01, 2. 2-02, 3.1. -01, 3.2-
  67   15 and Bus iness Need s 2.1 and  2.2.
  68   G. Howard
  69   S. Ambrose
  70   09/15/2015
  71   09/22/2016
  72   1.1
  73   Updated Re quirement  COH
  74   3.2-11 as  it was rem oved by cu stomer.
  75   S. Quigley
  76  
  77   09/22/2016
  78  
  79   Table of C ontents
  80  
  81   1.Introduc tion ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 1
  82   1.1.  Purp ose ...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 1
  83   1.2.  Scop e ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .... 1
  84   1.3.  Refe rences ... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  5
  85   2.Overall  Descriptio n ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 6
  86   2.1.  Acce ssibility  Specificat ions...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  6
  87   2.2.  Busi ness Rules  Specifica tion ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ 6
  88   2.3.  Desi gn Constra ints Speci fication.. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 6
  89   2.4.  Disa ster Recov ery Specif ication .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 6
  90   2.5.  Docu mentation  Specificat ions...... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 6
  91   2.6.  Func tional Spe cification s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 7
  92   2.6.1.Syst em Feature : Automati cally Rele ase Copay  Charges .. .......... .........  8
  93   2.6.2.Syst em Feature : Prohibit  Copays fr om Being P laced on H old ...... ...... 8
  94   2.6.3.Vist A Held Cha rges Repor t ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 9
  95   2.7.  Grap hical User  Interface  (GUI) Spe cification s ........ .......... .......... .......... ...... 12
  96   2.8.  Mult i-division al Specifi cations... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 12
  97   2.9.  Perf ormance Sp ecificatio ns........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 12
  98   2.10.Quali ty Attribu tes Specif ication .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 12
  99   2.11.Relia bility Spe cification s......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  13
  100   2.12.Scope  Integrati on........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 13
  101   2.13.Secur ity Specif ications . .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  13
  102   2.14.Syste m Features  ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 13
  103   2.15.Usabi lity Speci fications. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........  13
  104   3.Applicab le Standar ds ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 13
  105   4.Interfac es ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 14
  106   4.1.  Comm unications  Interface s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 14
  107   4.2.  Hard ware Inter faces..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .. 15
  108   4.3.  Soft ware Inter faces..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 15
  109   4.4.  User  Interface s ........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 15
  110   5.Legal, C opyright,  and Other  Notices .. .......... .......... .......... .......... .... 15
  111   6.Purchase d Componen ts ....... .......... .......... .......... .......... .......... .........  15
  112   6.1.  Defe ct Source  (TOP 5) .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 15
  113   7.User Cla ss Charact eristics.. .......... .......... .......... .......... .......... ..........  15
  114   8.Estimati on ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 15
  115   Attachment  A – Appro val Signat ures ..... .......... .......... .......... .......... ....... 17
  116   Attachment  B – Acron ym List an d Glossary  ......... .......... .......... .......... . 18
  117  
  118   Attachment  C- Enterp rise Requi rements .. .......... .......... .......... .......... ..20
  119   Attachment  D- Types  of Plans i n VistA .. .......... .......... .......... .......... .....22
  120  
  121  
  122  
  123  
  124  
  125  
  126  
  127  
  128  
  129  
  130  
  131  
  132  
  133  
  134  
  135  
  136  
  137  
  138  
  139  
  140  
  141  
  142  
  143  
  144  
  145  
  146  
  147  
  148  
  149  
  150  
  151  
  152  
  153  
  154  
  155  
  156  
  157  
  158  
  159  
  160  
  161  
  162  
  163  
  164  
  165  
  166  
  167  
  168  
  169  
  170  
  171  
  172  
  173  
  174  
  175  
  176  
  177  
  178  
  179  
  180  
  181  
  182  
  183   Copays on  Hold- Medi care/No  I nsurance
  184   Requiremen ts Specifi cation Doc ument !V S eptember 2 016
  185  
  186   List of Ta bles
  187  
  188   Table 1: G oals and I mpacts ... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .........  2
  189   Table 2: C opays on H old BNs .. .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 3
  190   Table 3: A cronym Lis t and Glos sary ..... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 18
  191   Table 4: E nterprise  Requiremen ts ....... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ... 20
  192   Table 5: T ypes of Pl ans in Vis tA (As of  4-17-12) . .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ...... 22
  193  
  194  
  195   List of Fi gures
  196  
  197   Figure 1:  Cumulative  Probabili ty (“S-cur ve”) Chart  ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... . 16
  198  
  199  
  200  
  201  
  202  
  203  
  204  
  205  
  206  
  207  
  208  
  209  
  210  
  211  
  212  
  213  
  214  
  215  
  216  
  217  
  218  
  219  
  220  
  221  
  222  
  223  
  224  
  225  
  226  
  227  
  228  
  229  
  230  
  231  
  232  
  233  
  234  
  235  
  236  
  237  
  238  
  239  
  240  
  241  
  242  
  243  
  244  
  245  
  246  
  247  
  248  
  249  
  250   Copays on  Hold – Med icare/No I nsurance
  251   Requiremen ts Specifi cation Doc umentvSept ember 2016
  252  
  253   1. Introdu ction
  254  
  255   The Vetera ns Health  Informatio n Systems  and Techno logy Archi tecture (V istA) Inte grated Bil ling (IB)  software a pplication  automates  the creat ion of thi rd party b illing for ms allowin g for the  entry, edi ting, auth orizing, p rinting, a nd canceli ng of bill s. It also  provides  reports to  identify  billable e pisodes of  care, pat ient and i nsurance i nquiries,  and statis tical data . Part of  this funct ionality i nvolves pr ocessing f irst party  bills for  medicatio ns or serv ices. Firs t party bi lls are cr eated when  a Veteran  incurs ch arges base d on the p atient’s p riority gr oup and/or  income le vel for me dical serv ices rende red at a D epartment  of Veteran s Affairs  (VA) healt h care fac ility. The  charges i ncurred ar e generall y copaymen ts for Vet erans who  are treate d as an in patient, o utpatient,  or in rec eipt of pr escription s.1 If the  Veteran d oes not ha ve third p arty billa ble insura nce, copay  charges a re release d to the V eteran and  he/she re ceives a m onthly sta tement sho wing the c opay amoun ts due. If  the Veter an does ha ve billabl e insuranc e, copay c harges are  automatic ally put o n hold by  the system  (within t he 350 IB  Action Fil e) for up  to 90 days . This hol ding perio d allows t ime for VA  to submit  bills to  the third  party insu rance carr ier as wel l as time  for the ca rrier to s ubmit paym ent(s) bac k to VA. R evenue per sonnel act ively revi ew
  256   Veteran co payments o n hold (“h eld charge s”) to ens ure third  party paym ents are a pplied to  offset
  257   the amount  due from  the Vetera n as well  as release  charges w here the s ervices ar e not cove red by the ir third p arty insur ance. Thes e core rev iews will  not be imp acted by t he enhance ments in t his Requir ements Spe cification  Document  (RSD).
  258  
  259   Veterans a nd Active  Duty perso nnel who p resent for  care unde r their TR ICARE bene fit are no t subject  to the Vet eran copay ments refe renced in  this docum ent. Those  beneficia ries are a ssessed a  cost share  based on  third part y payments  collected  and indiv idual TRIC ARE policy  coverage.  Other Fir st Party b ills are m anually cr eated for  TRICARE be neficiarie s when a c ost-share  is due fro m submissi on of a cl aim for me dical serv ices to TR ICARE.
  260  
  261   1.1.Purpos e
  262  
  263   This RSD s pecifies t he require ments for  the Copays  on Hold e nhancement  of the El ectronic D ata Interc hange (EDI ) Consolid ated Patie nt Account  Center (C PAC) Reven ue Enhance ments Prog ram. The i ntended au dience is  the Chief  Business O ffice (CBO ) Purchase d Care Pro gram Offic e, CPAC ke y stakehol ders inclu ding the C PAC Revenu e Systems  Management  (RSM) org anization,  and the C PAC EDI Re venue Enha ncements d evelopment  team.
  264  
  265   1.2.Scope
  266  
  267   This docum ent addres ses the Bu siness Nee d (BN) and  requireme nts propos ed in the  Copays on  Hold – Med icare/No I nsurance W ork Effort  Unique Id entifying  #20120204  Business R equirement s Document  (BRD) dat ed July 20 12, which  outlines r ecommended  changes t o the Vist A IB appli cation.
  268  
  269   The goals,  impacts,  and outcom e measures  of the en hancements  proposed  in the BRD  are shown  in Table  1. Note: d uring requ irements e laboration , VA stake holders an d subject  matter exp erts exami ned the BN s, goals,  and outcom es from th e BRD and  applied cl arificatio ns and cor rections.
  270  
  271  
  272  
  273   1 Series 1 601C: Reve nue for Ve teran Bene fits/Claim s – First  Party Acco unts Recei vable
  274  
  275   Therefore,  the BNs e xpressed i n this doc ument may  differ sli ghtly from  the origi nal BNs li sted in th e BRD refe renced abo ve.
  276  
  277   Table 1: G oals and I mpacts
  278  
  279   Goal/Objec tive and D esired
  280   Outcome
  281   Impact
  282   Measuremen t
  283   Automatica lly releas e copay
  284   charges fo r Veterans  when all  of the fol lowing cri teria have  been
  285   determined /met:
  286   All outst anding Buf fer File e ntries cur rently ass igned to t he Veteran  have been  processed ;
  287   Veteran h as no othe r billable  third par ty insuran ce for the  copay dat e loaded i nto the in surance fi le. Note:  “no
  288   other bill able third  party ins urance” is  indicated  by a valu e of “No”  in the “Wi ll Reimbur se” field  in the ins urance com pany edito r as well  as individ ual/group  plan cover age limita tions.
  289   If the Ve teran only  has TRICA RE or Civi lian Healt h and Medi cal Progra m of the V A (CHAMPVA ) in the P atient Ins urance (PI ) File and  has no ot her billab le third p arty insur ance for t he copay d ate loaded  into the  insurance  file. Note : “no othe r billable  third par ty insuran ce” is ind icated by  a value of  “No” in t he “Will R eimburse”  field in t he
  290   insurance  company ed itor as we ll as indi vidual/gro up plan
  291   coverage l imitations .
  292   More effi cient use  of VA reso urces by d iscontinui ng the man ual proces s of relea sing first  party cop ayments.
  293   Adherence  to the Ve terans Hea lth Admini stration ( VHA) Direc tive 2012- 005 Applic ation of T hird-Party  Reimburse ment to Ve teran Copa yments (ht tp:// DNS / DNS  ations/Vi ewPublicat ion.asp?pu  b_ID=2480 ) that cop ays are he ld only fo r billable  insurance  reimburse ments.
  294   Less Vete ran confus ion due to  extensive  time laps e, resulti ng in less  calls to  Health
  295   Resource C enter (HRC ) and
  296   CPACs.
  297   Copay char ges will b e automati cally rele ased to Ve terans 100 % of the t ime when a ll buffer
  298   file entri es have be en process ed
  299   and no
  300   additional  billable  insurance  for the da te of serv ice or pre scription  fill date  is active  (including  Veterans  who only h ave TRICAR E and CHAM PVA).
  301  
  302   Table 2 re flects the  BNs/requi rements fr om the BRD .
  303  
  304   Table 2: C opays on H old BNs
  305  
  306   ReqPro Tag
  307   BN
  308   Owner Requ irement (O WNR)
  309   Number
  310   OWNR
  311   Priority*
  312   NEED1555
  313   BN 1: Adhe re to the  Enterprise  Level req uirements  within the  Requireme nts Manage ment Repos itory (RMR ) and as s pecificall y addresse d in Appen dix B of t his docume nt.
  314   NEED2227
  315   BN 2: Prov ide the ab ility for  the VistA  IB softwar e applicat ion to aut omatically  release c opay charg es for Vet erans, whe n appropri ate.
  316   OWNR10112
  317  
  318   2.1
  319   Provide th e ability  for the Vi stA IB sof tware appl ication to  automatic ally relea se copay c harges whe n processi ng the Buf fer File a nd all of  the follow ing criter ia have be en determi ned/met:
  320   All outsta nding Buff er File en tries curr ently assi gned to th e Veteran  have been  processed;
  321   Veteran ha s no other  billable  third part y insuranc e for the  copay date  loaded in to the ins urance fil e. Note: “ no other b illable th ird party  insurance”  is indica ted by a v alue of “N o” in the  “Will Reim burse” fie ld in the  insurance  company ed itor as we ll as indi vidual/gro up plan co verage lim itations.
  322   High
  323   OWNR10113
  324  
  325   2.2
  326   Provide th e ability  to not pla ce copays  on hold if  the Veter an only ha s TRICARE  or CHAMPVA  insurance  within th e VistA in surance fi le and has  no other  billable t hird party  insurance  for the c opay date  loaded int o the insu rance file . Note: “n o other bi llable thi rd party i nsurance”  is indicat ed by a va lue of “No ” in the “ Will Reimb urse” fiel d in the i nsurance c ompany edi tor as wel l as indiv idual/grou p plan cov erage limi tations.
  327   High
  328  
  329  
  330   ReqPro Tag
  331   BN
  332   Owner Requ irement (O WNR)
  333   Number
  334   OWNR
  335   Priority*
  336  
  337  
  338   2.3
  339   Provide th e ability  to automat ically rel ease copay ment charg es when in surance fi le coverag e limitati ons for an y insuranc e active f or that da te of serv ice/fill d ate indica te “NO” co verage for  that part icular typ e of servi ce.
  340   High
  341  
  342   BN 3: Prov ide enhanc ements to  the VistA  Held Charg es Report  to address  current
  343   CPAC proce sses and u se of the  report.
  344  
  345  
  346   3.1
  347   System sha ll include  a List Ma nager User  Interface  with avai lable Vist A fields c urrently r equired fo r effectiv e review o f held cop ayment cha rges:
  348   1.  Site/D ivision
  349   2.  Patien t Name
  350   3.  Patien t ID
  351   4.  Insura nce
  352   5.  Covera ge limitat ions
  353   6.  Covera ge effecti ve dates
  354   7.  Event  type
  355   8.  Date o f service  or fill da te
  356   9.  RX num ber when a pplicable
  357   10. Amount  on hold
  358   11. Date c opay bille d
  359   12. Third  party clai m(s) numbe rs associa ted with p atient and  date of s ervice
  360   13. Curren t Status o f associat ed third p arty claim s identifi ed in Fiel d
  361   #12.
  362   14. Date t hird party  claims bi lled
  363   15. Billed  charges f or third p arty claim s
  364   16. Number  of days O n Hold
  365   High
  366  
  367  
  368   ReqPro Tag
  369   BN
  370   Owner Requ irement (O WNR)
  371   Number
  372   OWNR
  373   Priority*
  374  
  375  
  376   3.2
  377   System sha ll provide  report pa rameters t hat allow  customizat ion of dat a:
  378   1.  Timefr ame (based  on date o f service/ fill date)
  379   2.  Site/D ivision
  380   3.  Patien t name and  last 4
  381   Social Sec urity Numb er
  382   (SSN)
  383   4.  Includ e insuranc e informat ion (y/n)
  384   5.  Includ e previous ly release d copay ch arges (y/n )
  385   6.  Excel  ready prin t to file
  386   High
  387  
  388  
  389   3.3
  390   System sha ll perform  an intern al sort so  file outp ut will gr oup copaym ent charge  data by p atient eli minating d uplicate e ntries of  patient na me and ins urance inf ormation.
  391   High
  392  
  393  
  394   3.4
  395   System sha ll only pu ll PI info rmation re levant to  the oldest  date of h eld charge s for a pa tient (dat e of servi ce).
  396   High
  397  
  398   This docum ent addres ses only t he Copays  on Hold en hancement,  one of fi ve enhance ments comp rising the  EDI CPAC  Revenue En hancements  Program.  Details re garding ot her enhanc ements in  the progra m are desc ribed in s eparate RS Ds.
  399  
  400   1.3.Refere nces
  401  
  402   The follow ing docume ntation co ntains inf ormation r elated to  this RSD:
  403  
  404   Copays on  Hold – Me dicare/No  Insurance  Work Effor t Unique I dentifying  #20120204
  405   BRD, July  2012
  406   CHAMPVA P olicy Manu al, Chapte r 1 – Prog ram Admini stration h ttp:// DNS /reference s/policyma nuals/cham pva/defaul t.htm
  407   Financial  Policies  and Proced ures, Medi cal Care D ebts, Volu me XII - C hapter 5,  June
  408   2010 http: // DNS /finance/d ocs/VA-Fin ancialPoli cyVolumeXI IChapter05 .pdf
  409   General C ounsel Dec ision/Ruli ng (PRC03- 96) – Appl ication of  Health In surance
  410   Payments t o Veterans ’ Copaymen t Obligati ons, 5/23/ 96
  411   http:// DNS /ogc/docs/ 1996/Prc03 -96.doc
  412  
  413   Help Desk  Inquiry,  Case ID: H D000000039 0964, Ente red 3/30/1 0 http:// DNS\ pasdocs/su pportinfo/ 20120204 C opays on H old - Medi care No In surance.zi p
  414   New Servi ce Request  (NSR) #20 120204 Cop ays On Hol d – Medica re/No Insu rance http :// DNS /nsrd/Tab_ GeneralInf oView.asp? RequestID= 20120204
  415   Series 16 01C: Reven ue for Vet erans Bene fits/Claim s – First  Party Acco unts Recei vable http :// DNS /cbo/apps/ policyguid es/infomap .asp?addre ss=VHA_PG_ 1601C.04.2
  416   .A.1
  417   Spreadshe et, Types  of Plans ( VistA). Sh own in Att achment D  – Types of  Plans in  VistA
  418   of this do cument.
  419   VA Handbo ok 6500 –  Informatio n Security  Program h ttp:/ DNS /vapubs/vi ewPublicat ion.asp?Pu b_ID=364&F Type=2
  420   VHA Direc tive 2012- 005 Applic ation of T hird-Party  Reimburse ment to Ve teran http :// DNS .asp?pub_I D=2480
  421   2. Overall  Descripti on
  422  
  423   2.1.Access ibility Sp ecificatio ns
  424  
  425   This proje ct will ad here to al l applicab le require ments of S ection 508  of the Re habilitati on Act of
  426   1973, as a mended (29  U.S.C. 79 4d). A 508  complianc e review w ill be con ducted in  accordance  with Proj ect Manage ment Accou ntability  System (PM AS) standa rds.
  427  
  428   2.2.Busine ss Rules S pecificati on
  429  
  430   There are  no specifi c business  rules app licable to  this enha ncement.
  431  
  432   2.3.Design  Constrain ts Specifi cation
  433   VA Standa rds and Co nventions  for Massac husetts Ge neral Hosp ital Utili ty Multi-  Programmin g System ( MUMPS) dev elopment
  434   VA Techni cal Refere nce Model  (TRM)
  435  
  436   2.4.Disast er Recover y Specific ation
  437  
  438   There are  no new or  specific d isaster re covery spe cification s for this  project.  The disast er recover y specific ations per taining to  any VistA  system is  applicabl e to this  project.
  439  
  440   2.5.Docume ntation Sp ecificatio ns
  441  
  442   System doc umentation  to be del ivered wil l be in ac cordance w ith PMAS a nd ProPath  System
  443   Developmen t Processe s.
  444  
  445   Documentat ion to be  delivered  includes b ut is not  limited to :
  446  
  447   Installat ion Guide
  448   User Guid e
  449   Technical  Manual
  450   Security  Guide
  451  
  452   Contingen cy Plan
  453   Disaster  Recovery P lan (DRP)
  454   Deploymen t Plan
  455   Release N otes
  456  
  457   2.6.Functi onal Speci fications
  458  
  459   The VistA  IB softwar e applicat ion automa tes the cr eation of  third part y billing  forms allo wing for t he entry,  editing, a uthorizing , printing , and canc eling of b ills. It a lso provid es reports  to identi fy billabl e episodes  of care,  Veteran an d insuranc e inquirie s, and sta tistical d ata. Part  of
  460   this funct ionality i nvolves pr ocessing f irst party  bills for  medicatio ns or serv ices. Firs t party bi lls are cr eated when  a Veteran  incurs ch arges base d on the V eteran’s p riority gr oup and/or  income le vel for me dical serv ices rende red at a V A health c are facili ty. The ch arges incu rred are g enerally c opayments  for Vetera ns who are  treated a s an inpat ient, outp atient, or  in receip t of presc riptions.2  If the Ve teran does  not have  third part y billable  insurance , copay ch arges are  released t o the Vete ran; and h e/she rece ives a mon thly state ment showi ng the cop ay amounts
  461   due. If th e Veteran  does have  billable i nsurance,  copay char ges are au tomaticall y put on h old by the  system (w ithin the  350 IB Act ion File)  for up to  90 days. T his holdin g period a llows time  for VA to  submit bi lls to the  third par ty insuran ce carrier  as well a s time for  the carri er to subm it payment (s) back t o VA.
  462  
  463   The Buffer  File was  created to  provide a  temporary  holding f ile for ne wly identi fied healt h insuranc e policies  until suc h time tha t the poli cy informa tion could  be verifi ed and pla ced into t he PI File  for billi ng. When t he Buffer  File was d esigned in  the 1990s , all copa ys were au tomaticall y placed o n hold whe n any entr y was made  in the Bu ffer File  or if the  Veteran ha d active i nsurance i n the Vist A PI File.  Since the  buffer wa s only use d to colle ct billabl e insuranc e and/or M edicare fo r those Ve terans wit h insuranc e, the hol d copay fe ature was  not a prob lem. Sites  could man age the co pays on ho ld for tho se limited  number of  entries i n the Buff er File th at may hav e erroneou sly been c reated. Th is became  a problem  when the I nsurance C apture Buf fer (ICB)  was releas ed to the  field with  instructi ons to act ually crea te buffer  entries fo r ‘No Insu rance’ and  ‘Patient  Refused’.  Collecting  and verif ying all M edicare in formation  from the
  464   Buffer Fil e, regardl ess of whe ther the V eteran has  any billa ble insura nce or not , compound ed the pro blem. This  has resul ted in inc reased man  hours to  manually r elease cop ay charges  from leng thy ‘Held  Charges Re ports’. If  the repor t is not w orked on a  regular b asis, the  system wil l auto-rel ease the c harges in  90 days. V HA has man dated that  copays ar e held onl y for bill able insur ance reimb ursements.  Additiona lly, Veter ans can be come confu sed due to  the long  wait from  the time s ervice was  rendered  to the tim e they rec eive a bil l. This ha s increase d the volu me of call s that are  being mad e by the V eteran to  HRC and CP ACs for ex planations  associate d with the  delay.
  465  
  466   To remedy  this situa tion, the  VistA IB s oftware ap plication  must be up dated to a utomatical ly release  copay cha rges after  the insur ance verif ication st aff has co mpleted pr ocessing o f each ind ividual bu ffer file  entry for  a specific  Veteran.
  467  
  468  
  469  
  470  
  471   2 Series 1 601C: Reve nue for Ve teran Bene fits/Claim s – First  Party Acco unts Recei vable
  472  
  473   The VistA  Held Charg es Report  will be re worked ext ensively a nd convert ed to List  Manager f ormat. The  List Mana ger format  will allo w the user  to intera ct with th e report t o facilita te the exa mination o f data. Li st Manager  actions w ill be cre ated that  will provi de the use r with the  capabilit y to relea se the cop ay charges  directly  from the L ist Manage r report s creen, and  also the  capability  to export  the repor t to Excel  format. N ew report  filtering  selections  will be p rovided to  further c ustomize t he report  generation .
  474  
  475   2.6.1.Syst em Feature : Automati cally Rele ase Copay  Charges
  476  
  477   BN 2: Prov ide the ab ility for  the VistA  IB softwar e applicat ion to aut omatically  release c opay charg es for Vet erans, whe n appropri ate.
  478  
  479   BN 2.1: Pr ovide the  ability fo r the Vist A IB softw are applic ation to a utomatical ly release  copay cha rges when  processing  the Buffe r File and  all of th e followin g criteria  have been  determine d/met: 1)  All outsta nding Buff er File en tries curr ently assi gned to th e Veteran  have been  processed;  2) Vetera n has no o ther billa ble third  party insu rance for  the copay  date loade d into the  insurance  file. Not e: “no oth er billabl e third pa rty insura nce” is in dicated by  a value o f “No” in  the “Will  Reimburse”  field in  the insura nce compan y editor a s well as  individual /group pla n coverage  limitatio ns.
  480  
  481   2.6.1.1.Fu nctional R equirement : COH-2.1- 01
  482  
  483   The system  shall aut omatically  release c opay charg es for a V eteran dur ing Buffer  File proc essing whe n both of  the follow ing condit ions are m et: all ou tstanding  Buffer Fil e entries  assigned t o the Vete ran have b een proces sed, and t he Veteran  has no ot her billab le third p arty insur ance for t he copay d ate loaded  into the  insurance  file. Note : “no othe r billable  third par ty insuran ce” is ind icated by  a value of  “No” in t he “Will R eimburse”  field in t he insuran ce company  editor as  well as i ndividual/ group plan  coverage  limitation s.
  484  
  485  
  486  
  487   BN 2.3: Pr ovide the  ability to  automatic ally relea se copayme nt charges  when insu rance file  coverage  limitation s for any  insurance  active for  that date  of servic e/fill dat e indicate  “NO” cove rage for t hat partic ular type  of service .
  488  
  489   2.6.1.2.Fu nctional R equirement : COH-2.3- 01
  490  
  491   The system  shall aut omatically  release c opay charg es for a V eteran whe n insuranc e file cov erage limi tations fo r the date  of servic e/fill dat e indicate  that ther e is no co verage for  that part icular
  492   type of se rvice. Thi s applies  to any ins urance act ive for th e date of  service/fi ll date be ing evalua ted.
  493  
  494   2.6.2.Syst em Feature : Prohibit  Copays fr om Being P laced on H old
  495  
  496   BN 2: Prov ide the ab ility for  the VistA  IB softwar e applicat ion to aut omatically  release c opay charg es for Vet erans, whe n appropri ate.
  497  
  498   BN 2.2: Pr ovide the  ability to  not place  copays on  hold if t he Veteran  only has  TRICARE or  CHAMPVA i nsurance w ithin the  VistA insu rance file  and has n o other bi llable thi rd party i nsurance f or the cop ay date lo aded into  the insura nce file.  Note: “no  other bill able third  party
  499  
  500   insurance”  is indica ted by a v alue of “N o” in the  “Will Reim burse” fie ld in the
  501   insurance  company ed itor as we ll as indi vidual/gro up plan co verage lim itations.
  502  
  503   2.6.2.1.Fu nctional R equirement : COH-2.2- 01
  504  
  505   The system  shall pro hibit copa ys from be ing placed  on hold i f the Vete ran has TR ICARE insu rance with in the Vis tA insuran ce file an d no other  billable  third part y insuranc e for the  copay date  loaded in to the ins urance fil e. Note: “ no other b illable th ird party  insurance”  is indica ted by
  506   a value of  “No” in t he “Will R eimburse”  field in t he insuran ce company  editor as  well as i ndividual/ group plan  coverage  limitation s.
  507  
  508   2.6.2.2.Fu nctional R equirement : COH-2.2- 02
  509  
  510   The system  shall pro hibit copa ys from be ing placed  on hold i f the Vete ran has CH AMPVA insu rance with in the Vis tA insuran ce file an d no other  billable  third part y insuranc e for the  copay date  loaded in to the ins urance fil e. Note: “ no other b illable th ird party  insurance”  is indica ted by
  511   a value of  “No” in t he “Will R eimburse”  field in t he insuran ce company  editor as  well as i ndividual/ group plan  coverage  limitation s.
  512  
  513   2.6.3.Vist A Held Cha rges Repor t
  514  
  515   BN 3: Prov ide enhanc ements to  the VistA  Held Charg es Report  to address  current C PAC
  516   processes  and use of  the repor t.
  517  
  518   BN3.1: Sys tem shall  include av ailable Vi stA fields  currently  required  for effect ive review  of held c opayment c harges: Si te/Divisio n, Patient  Name, Pat ient ID, I nsurance,  Coverage l imitations , Coverage  effective  dates, Ev ent type,  Date of se rvice or f ill date,  RX number  when appli cable, Amo unt on hol d, Date co pay billed , Third pa rty claim( s) numbers  associate d with pat ient and d ate of ser vice, Date  third par ty claims  billed, Bi lled charg es for thi rd party c laims, Num ber of Day s On Hold.
  519  
  520   2.6.3.1.Fu nctional R equirement : COH-3.1- 01
  521  
  522   The system  shall pro vide the c apability  to produce  the VistA  Held Char ges report  containin g the foll owing fiel ds:
  523  
  524   Site/Divi sion
  525  
  526   Patient N ame
  527  
  528   Patient I D
  529  
  530   Insurance
  531  
  532   Coverage  limitation s
  533  
  534   Coverage  effective  dates
  535  
  536   Event typ e
  537  
  538   Date of s ervice or  fill date
  539  
  540   RX number  when appl icable
  541  
  542   Amount on  hold
  543  
  544   Date copa y billed
  545  
  546   Third par ty claim(s ) numbers  associated  with pati ent and da te of serv ice
  547  
  548   Current S tatus of a ssociated  third part y claims
  549  
  550   Date thir d party cl aims bille d
  551  
  552   Billed ch arges for  third part y claims
  553  
  554   Number of  Days on H old
  555  
  556  
  557  
  558   BN 3.2 Sys tem shall  provide re port param eters that  allow cus tomization  of data:  Timeframe  (based on  date of se rvice/fill  date), Si te/Divisio n, Patient  name, Inc lude insur ance infor mation (y/ n), Includ e previous ly release d copay ch arges (y/n ), Excel r eady print  to file.
  559  
  560   2.6.3.2.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 1
  561  
  562   The system  shall pro vide the c apability  to generat e the Vist A Held Cha rges repor t for a Da te of
  563   Service/Fi ll Date as  defined b y the user .
  564  
  565   2.6.3.3.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 2
  566  
  567   The system  shall pro vide the c apability  to generat e the Vist A Held Cha rges repor t for a ra nge of
  568   Dates of S ervice/Fil l Dates as  defined b y the user .
  569  
  570   2.6.3.4.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 3
  571  
  572   The system  shall pro vide the c apability  to generat e the Vist A Held Cha rges repor t for all  Dates of S ervice/Fil l Dates.
  573  
  574   2.6.3.5.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 4
  575  
  576   The system  shall pro vide the c apability  to generat e the Vist A Held Cha rges repor t for a Si te
  577   (Division  within Sit e) as defi ned by the  user.
  578  
  579   2.6.3.6.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 5
  580  
  581   The system  shall pro vide the c apability  to generat e the Vist A Held Cha rges repor t for more  than one  Site (Divi sion withi n Site) as  defined b y the user .
  582  
  583   2.6.3.7.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 6
  584  
  585   The system  shall pro vide the c apability  for the us er to gene rate the V istA Held  Charges re port for a ll Sites ( including  Division w ithin Site ).
  586  
  587   2.6.3.8.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 7
  588  
  589   The system  shall pro vide the c apability  to generat e the Vist A Held Cha rges repor t for a Ve teran as d efined by  the user.
  590  
  591   2.6.3.9.Fu nctional R equirement  COH-3.2-0 8
  592  
  593   The system  shall pro vide the c apability  to generat e the Vist A Held Cha rges repor t for more  than one  Veteran as  defined b y the user .
  594  
  595   2.6.3.10.   Functiona l Requirem ent COH-3. 2-09
  596  
  597   The system  shall pro vide the c apability  for the us er to gene rate the V istA Held  Charges re port for a ll Veteran s.
  598  
  599   2.6.3.11.   Functiona l Requirem ent COH-3. 2-10
  600  
  601   The system  shall pro vide the c apability  for the us er to choo se whether  insurance  informati on is incl uded on th e VistA He ld Charges  report. I nsurance i nformation  includes  Insurance,  Coverage  Limitation s, and Cov erage Effe ctive Date s.
  602  
  603   2.6.3.12.   Functiona l Requirem ent COH-3. 2-11
  604  
  605   The system  shall pro vide the c apability  for the us er to choo se whether  Previousl y Released
  606   Copay char ges are in cluded on  the VistA  Held Charg es report.   **This R equirement  was
  607  
  608   Removal of
  609   removed by  the custo mer (see a ttachment) .COH-3.2-1 1 per Ann
  610  
  611   2.6.3.13.   Functiona l Requirem ent COH-3. 2-12
  612  
  613   The system  shall gen erate the  VistA Held  Charges r eport in L ist Manage r format.
  614  
  615   2.6.3.14.   Functiona l Requirem ent COH-3. 2-13
  616  
  617   The system  shall pro vide a Lis t Manager  action to  export the  VistA Hel d Charges  report in  Excel form at.
  618  
  619   2.6.3.15.   Functiona l Requirem ent COH-3. 2-14
  620  
  621   The system  shall pro vide a Lis t Manager  action to  release he ld co-pay  charges fo r a select ed line it em on the  VistA Held  Charges r eport.
  622  
  623   2.6.3.16.   Functiona l Requirem ent COH-3. 2-15
  624  
  625   The system  shall lim it the abi lity to re lease held  co-pay ch arges from  the VistA  Held Char ges report  List Mana ger screen  by mainta ining the  existing r equirement  of the us er to poss ess the IB  AUTHORIZE  security  key to acc ess this o ption.
  626  
  627  
  628  
  629   BN 3.3: Sy stem shall  perform a n internal  sort so f ile output  will grou p copaymen t charge d ata by
  630   Veteran el iminating  duplicate  entries of  patient n ame and in surance in formation.
  631  
  632   2.6.3.17.   Functiona l Requirem ent COH-3. 3-01
  633  
  634   The system  shall gro up data by  patient o n the Vist A Held Cha rges repor t, with ea ch copayme nt appeari ng as a se parate lin e item wit hin each p atient.
  635  
  636   (Note: pre sently the  report gr oups data  by payment s, causing  the same  patient to  appear in  multiple  locations  on the rep ort.)
  637  
  638   2.6.3.18.   Functiona l Requirem ent COH-3. 3-02
  639  
  640   The system  shall inc lude only  charges ha ving on “o n hold” st atus on th e VistA He ld Charges
  641   report.
  642  
  643   2.6.3.19.   Functiona l Requirem ent COH-3. 3-03
  644  
  645   The system  shall gen erate the  Patient ID  on the Vi stA Held C harges rep ort as the  first let ter of the  last name /last four  digits of  the Veter an’s SSN.  For exampl e, a Veter an whose l ast name b egins with  the lette r ‘B’ and  whose SSN  ends with  1234 will  appear on  the report  as B1234.
  646  
  647  
  648  
  649   BN 3.4: Sy stem shall  only pull  PI inform ation rele vant to th e oldest d ate of hel d charges  for a
  650   Veteran (d ate of ser vice).
  651  
  652   2.6.3.20.   Functiona l Requirem ent COH-3. 4-01
  653  
  654   The system  shall inc lude only  the insura nce inform ation (as  listed in  requiremen t COH-3.2- 10) that w as active  at the tim e of the e pisode of  care relat ing to the  held copa y charges  on the Vis tA Held Ch arges Repo rt.
  655  
  656   2.7.Graphi cal User I nterface ( GUI) Speci fications
  657  
  658   This enhan cement doe s not invo lve a GUI.
  659  
  660   2.8.Multi- divisional  Specifica tions
  661  
  662   No new mul ti-divisio nal requir ements are  being int roduced as  part of t his enhanc ement. Thi s enhancem ent will u se existin g multi-di visional f unctionali ty and wil l continue  to operat e in a mul ti-divisio n and/or m ulti-site  environmen t. The Vis tA Held Ch arges Repo rt will re flect 5 di git divisi on number  within sit e.
  663  
  664   2.9.Perfor mance Spec ifications
  665  
  666   No perform ance speci fications  have been  identified .
  667  
  668   It is impl ied that t his enhanc ement will  not intro duce perfo rmance deg radation t o the exis ting syste m.
  669  
  670   2.10. Qual ity Attrib utes Speci fication
  671  
  672   The softwa re associa ted with t his enhanc ement shal l be relea sed with z ero high o r medium i mpact defe cts. Test  defect log s will be  submitted  after inte rnal Quali ty Assuran ce (QA) an d site tes ting for V A review.
  673  
  674   The MUMPS  code devel oped for t his projec t will be  compliant  to all VA  MUMPS Codi ng
  675   Standards  and Conven tions.
  676  
  677   2.11. Reli ability Sp ecificatio ns
  678  
  679   System ava ilability  should be  24 hours p er day, 36 5 days per  year exce pt during  periods of  scheduled  maintenan ce.
  680  
  681   2.12. Scop e Integrat ion
  682  
  683   This enhan cement wil l be limit ed to chan ges to the  VistA IB  applicatio n only.
  684  
  685   2.13. Secu rity Speci fications
  686  
  687   There are  no explici t security  specifica tions for  this enhan cement.
  688  
  689   All VA and  VHA secur ity requir ements wil l be adher ed to. Cro ss-cutting  security  requiremen ts are con tained in  the VA Ent erprise Re quirements  Repositor y (ERR). E fforts tha t involve  the collec tion and m aintenance  of indivi dually ide ntifiable  informatio n must be  covered by  a Privacy  Act syste m of recor ds notice.
  690  
  691   2.14. Syst em Feature s
  692  
  693   This enhan cement mod ifies an e xisting Vi stA applic ation.
  694  
  695   The System  Features  introduced  by this p roject are  detailed  in Section  Error! Re ference so urce not f ound..
  696  
  697   2.15. Usab ility Spec ifications
  698  
  699   The existi ng IB user  interface  will be u sed for th is enhance ment, incl uding exis ting usabi lity speci fications.  The user  interface  features o f the exis ting VistA  IB applic ation will  not be mo dified, an d therefor e no perfo rmance deg radation w ill be int roduced.
  700  
  701   Additional  functiona lity will  be describ ed from a  user stand point in t he user gu ide. Train ing needed  to begin  using the  new functi onality is  expected  to be mini mal.
  702  
  703   3. Applica ble Standa rds
  704  
  705   Configurat ion Manage ment (CM)  processes  provide th e release  and contro l of the s ystem, har dware, and  software  to which t his docume nt applies , includin g identifi cation num ber(s), ti tle(s), ab breviation (s), versi on number( s), and re lease numb er(s).
  706  
  707   Listed bel ow are VA  reference  and guidan ce documen tation and  standards  applicabl e to or ta ilored for  the CPAC  EDI Projec t. This gu idance is  used to fu lfill the  performanc e requirem ents of th is contrac t.
  708  
  709   44 U.S.C.  § 3541, “ Federal In formation  Security M anagement  Act (FISMA ) of 2002”
  710   Federal I nformation  Processin g Standard s (FIPS) P ublication  140-2, “S ecurity
  711   Requiremen ts For Cry ptographic  Modules”
  712   Software  Engineerin g Institut e, Softwar e Acquisit ion-Capabi lity Matur ity Modeli ng (SA- CM M) Level 3  procedure s and proc esses
  713   VA Direct ive 6102,  “Internet/ Intranet S ervices,”  July 15, 2 008
  714   36 C.F.R.  Part 1194  “Electron ic and Inf ormation T echnology  (IT) Acces sibility
  715   Standards, ” July 1,  2003
  716  
  717   Office of  Managemen t and Budg et (OMB) C ircular A- 130, “Mana gement of  Federal
  718   Informatio n Resource s,” Novemb er 28, 200 0
  719   32 C.F.R.  Part 199,  “Civilian  Health an d Medical  Program of  the Unifo rmed Servi ces
  720   (CHAMPUS)”
  721   An Introd uctory Res ource Guid e for Impl ementing t he Health  Insurance  Portabilit y and
  722   Accountabi lity Act ( HIPAA) Sec urity Rule , March 20 05
  723   Sections  504 and 50 8 of the R ehabilitat ion Act (2 9 U.S.C. §  794d), as  amended b y the
  724   Workforce  Investment  Act of 19 98 (P.L. 1 05-220), A ugust 7, 1 998
  725   Homeland  Security P residentia l Directiv e (12) (HS PD-12)
  726   VA Direct ive 6500,  “Informati on Securit y Program, ” August 4 , 2006
  727   VA Handbo ok 6500, “ Informatio n Security  Program,”  September  18, 2007
  728   VA Handbo ok, 6500.5 , Incorpor ating Secu rity and P rivacy in  System Dev elopment
  729   Lifecycle.
  730   VA Handbo ok 6500.6,  “Contract  Security, ” March 12 , 2010
  731   PMAS port al (refere nce Perfor mance Work  Statement  (PWS) Ref erences –  Technical
  732   Library
  733   Office of  Enterpris e Developm ent (OED)  ProPath Pr ocess Meth odology (r eference P WS Referen ces –Techn ical Libra ry and Pro Path Libra ry. Note:  In the eve nt of a co nflict, OE D ProPath  takes prec edence ove r other pr ocesses or  methodolo gies.
  734   TRM
  735   National  Institute  Standards  and Techno logy (NIST ) Special  Publicatio ns (SP) 80 0-60 and 8 00-53
  736   IT Asset  Management  (ITAM) an d Enterpri se Managem ent Founda tion (EMF)  BR-0006,  version 00 2.1-140520 08, dated  10/30/2007  [Note inf ormational , Context,  and ITAM-  EMF Conce ptual link ]
  737   HIPAA of  1996; Pub. L 104-191.
  738   VA Sectio n 508 poli cies and p rocedures  6221 Acces sible Elec tronic and  IT, Direc tive/Handb ook, publi shed by VA ’s Section  508 Produ ct Develop ment Produ ct Assessm ent Compet ency Divis ion
  739   VA M Prog ramming St andards an d Conventi ons. Revis ed 04/03/2 007
  740   VA Sectio n 508 poli cies and p rocedures  6221 Acces sible Elec tronic and  IT, Direc tive/Handb ook, publi shed by VA ’s Section  508 Produ ct Develop ment Produ ct Assessm ent Compet ency Divis ion (refer ence at ht tp:// DNS /vapubs/vi ewPublicat ion.asp?Pu b_ID=435&F Type=2)
  741  
  742   4. Interfa ces
  743  
  744   4.1.Commun ications I nterfaces
  745  
  746   No new com munication s interfac es are req uired for  this enhan cement.
  747  
  748   4.2.Hardwa re Interfa ces
  749  
  750   No new har dware inte rfaces are  required  for this e nhancement .
  751  
  752   4.3.Softwa re Interfa ces
  753  
  754   No new sof tware inte rfaces are  required  for this e nhancement .
  755  
  756   4.4.User I nterfaces
  757  
  758   This enhan cement wil l use the  existing V istA Fee B asis user  interface.  No modifi cations ar e specifie d for the  user inter face.
  759  
  760   5. Legal,  Copyright,  and Other  Notices
  761  
  762   This effor t is spons ored by an  agency of  the Unite d States G overnment.  Neither t he United  States
  763   Government  nor any a gency ther eof, nor H arris Corp oration no r any of i ts subcont ractors, n or any of  their empl oyees, mak es any war ranty, exp ress or im plied, or  assumes an y legal li ability or  responsib ility for  the accura cy, comple teness, or  usefulnes s of any i nformation , apparatu s, product , or proce ss disclos ed, or rep resents th at its use  would not  infringe  on private ly owned r ights. Ref erence her ein to any  specific  commercial  product,  process, o r service  by trade n ame, trade mark, manu facturer,  or otherwi se does no t necessar ily consti tute or im ply its en dorsement,  recommend ation, or  favoring b y the Unit ed States  Government  or any ag ency there of, or Har ris Corpor ation or a ny of its  subcontrac tors. The  views and  opinions o f authors  expressed  herein do  not necess arily stat e or refle ct those o f the Unit ed States  Government  or any ag ency there of.
  764  
  765   6. Purchas ed Compone nts
  766  
  767   Not applic able.
  768  
  769   6.1.Defect  Source (T OP 5)
  770  
  771   Not applic able.
  772  
  773   7. User Cl ass Charac teristics
  774  
  775   The enhanc ements des cribed in  this docum ent will b e used by  Billers, F irst Party  Accounts
  776   Management , HRC Firs t Party Ca ll Center,  and Reven ue Supervi sors.
  777  
  778   8. Estimat ion
  779  
  780   TBD.
  781  
  782   Project So ftware Fun ctional Si ze and Siz e-Based
  783   Effort and  Duration  Estimate
  784  
  785  
  786   Applicatio n
  787  
  788   Item
  789   A
  790   B
  791   C
  792   D
  793   E
  794   Total
  795   Counted Fu nction
  796   Points
  797  
  798  
  799  
  800  
  801  
  802  
  803   Estimated  Scope
  804   Growth
  805  
  806  
  807  
  808  
  809  
  810  
  811   Estimated  Size at
  812   Release
  813  
  814  
  815  
  816  
  817  
  818  
  819  
  820   Size-Based  Effort Es timates
  821   Labor Hour s
  822   Probabilit y
  823   Low-Effort  Estimate  – With ind icated pro bability,  project wi ll consume  no more t han:
  824  
  825  
  826   High-Effor t Estimate  – With in dicated pr obability,  project w ill consum e no more  than:
  827  
  828  
  829  
  830   Size-Based  Duration  Estimates
  831   Work Days
  832   Probabilit y
  833   Low-Durati on Estimat e – With i ndicated p robability , project  will consu me no more  than:
  834  
  835  
  836   High-Durat ion Estima te – With  indicated  probabilit y, project  will cons ume no mor e than:
  837  
  838  
  839  
  840  
  841  
  842  
  843  
  844  
  845   TBD
  846   Figure 1:  Cumulative  Probabili ty (“S-cur ve”) Chart
  847  
  848   Attachment  A – Appro val Signat ures
  849  
  850  
  851  
  852  
  853  
  854  
  855   Signed:Dat e:
  856  
  857   Greg Estes
  858   Business S ponsor
  859  
  860  
  861  
  862  
  863  
  864  
  865   Signed:Dat e:
  866  
  867   Charles Du nn
  868   CPAC Progr am Manager , Integrat ed Project  Team (IPT ) Co-Chair
  869  
  870  
  871  
  872  
  873  
  874  
  875   Signed:Dat e:
  876  
  877   Ann Kliegl
  878   CPAC Proje ct Manager , IPT Co-C hair
  879  
  880   Attachment  B – Acron ym List an d Glossary
  881  
  882   Table 3: A cronym Lis t and Glos sary
  883  
  884   Term
  885   Meaning
  886   BN
  887   Business N eed
  888   BRD
  889   Business R equirement s Document
  890   CBO
  891   Chief Busi ness Offic e
  892   CCD
  893   Continuity  of Care D ocument
  894   CHAMPUS
  895   Civilian H ealth and  Medical Pr ogram of t he Uniform ed Service s
  896   CHAMPVA
  897   Civilian H ealth and  Medical Pr ogram of t he VA
  898   CM
  899   Configurat ion Manage ment
  900   CPAC
  901   Consolidat ed Patient  Account C enter
  902   DRP
  903   Disaster R ecovery Pl an
  904   EDES
  905   Emergency  Department  Encounter  Summary
  906   EDI
  907   Electronic  Data Inte rchange
  908   EMF
  909   Enterprise  Managemen t Foundati on
  910   ERR
  911   Enterprise  Requireme nts Reposi tory
  912   FIPS
  913   Federal In formation  Processing  Standards
  914   FISMA
  915   Federal In formation  Security M anagement  Act
  916   GUI
  917   Graphical  User Inter face
  918   HIPAA
  919   Health Ins urance Por tability a nd Account ability Ac t
  920   HITSP
  921   Health IT  Standards  Panel
  922   HL7
  923   Health Lev el Seven
  924   HRC
  925   Health Res ource Cent er
  926   HSPD-12
  927   Homeland S ecurity Pr esidential  Directive  (12)
  928   IB
  929   Integrated  Billing
  930   ICB
  931   Insurance  Capture Bu ffer
  932   IHE
  933   Integratin g the Heal thcare Ent erprise
  934   IPT
  935   Integrated  Project T eam
  936   IT
  937   Informatio n Technolo gy
  938   ITAM
  939   IT Asset M anagement
  940   MUMPS
  941   Massachuse tts Genera l Hospital  Utility M ulti-Progr amming
  942   System
  943   NIST
  944   National I nstitute S tandards a nd Technol ogy
  945  
  946  
  947   Term
  948   Meaning
  949   NSR
  950   New Servic e Request
  951   OED
  952   Office of  Enterprise  Developme nt
  953   OI&T
  954   Office of  Informatio n and Tech nology
  955   OMB
  956   Office of  Management  and Budge t
  957   OWNR
  958   Owner Requ irement
  959   PI
  960   Patient In surance
  961   PMAS
  962   Project Ma nagement A ccountabil ity System
  963   PWS
  964   Performanc e Work Sta tement
  965   QA
  966   Quality As surance
  967   RMR
  968   Requiremen ts Managem ent Reposi tory
  969   RSD
  970   Requiremen ts Specifi cation Doc ument
  971   RSM
  972   Revenue Sy stems Mana gement
  973   SA-CMM
  974   Software A cquisition -Capabilit y Maturity  Modeling
  975   SDS
  976   Standard D ata Servic es
  977   SP
  978   Special Pu blications
  979   SSN
  980   Social Sec urity Numb er
  981   TRM
  982   Technical  Reference  Model
  983   VA
  984   Department  of Vetera ns Affairs
  985   VETS
  986   VA Enterpr ise Termin ology Serv ices
  987   VHA
  988   Veterans H ealth Admi nistration
  989   VistA
  990   Veterans H ealth Info rmation Sy stems and  Technology
  991   Architectu re
  992  
  993   Attachment  C – Enter prise Requ irements
  994  
  995   Below is a  subset of  Enterpris e-level Re quirements  that are  of particu lar intere st to the  business c ommunity.  These requ irements M UST be add ressed wit hin each p roject res ulting fro m this wor k effort.  If Office  of Informa tion and T echnology  (OI&T) can not addres s these En terprise-  level requ irements,  the Busine ss Owners  responsibl e for each  area MUST  be engage d in any w aiver disc ussions pr ior to any  decisions  being mad e. This se ction is n ot meant t o be a com prehensive  list of a ll Enterpr ise-level  requiremen ts that ma y apply to  this work  effort an d should n ot preclud e the tech nical comm unity from  reviewing  all Enter prise-leve l requirem ents, and  identifyin g others t hat should  apply to  this work  effort as  well.
  996  
  997   Enterprise -level req uirements  are contai ned in the  VA RMR. C ontact the  RMR Team  to gain ac cess to th e RMR and  to obtain  the compre hensive al location o f Enterpri se-level r equirement s for the  project de velopment  iteration  at  PI I
.
  998  
  999   Table 4: E nterprise  Requiremen ts
  1000  
  1001   ReqPro
  1002   Tag
  1003   Requiremen t
  1004   Type
  1005   Descriptio n
  1006   ENTR99
  1007   Security
  1008   All VA sec urity requ irements w ill be adh ered to. B ased on FI PS 199 and  NIST SP 8 00-60, rec ommended S ecurity Ca tegorizati on is High .
  1009   The Securi ty Categor ization wi ll drive t he initial  set of mi nimal secu rity contr ols requir ed for the  informati on system.  Minimum s ecurity co ntrol requ irements a re address ed in NIST  SP 800-53  and VA Ha ndbook 650 0, Appendi x D.
  1010   ENTR10
  1011   Privacy
  1012   All VA Pri vacy requi rements wi ll be adhe red to. Ef forts that  involve t he collect ion and ma intenance  of individ ually iden tifiable i nformation  must be c overed by  a Privacy  Act system  of record s notice.
  1013   ENTR95
  1014   508
  1015   Compliance
  1016   All Sectio n 508 requ irements w ill be adh ered to. C ompliance  with Secti on 508 wil l be deter mined by f ully meeti ng the app licable re quirements  as set fo rth in the  VHA Secti on 508 che cklists (1 194.21, 11 94.22, 119 4.24, 1194 .31 and 11 94.41) loc ated at: h ttp:// DNS /508/resou rces_508.h tml
or as othe rwise spec ified. Che ckpoints w ill be est ablished t o ensure t hat access ibility is  incorpora ted from t he earlies t possible  design or  acquisiti on phase a nd success fully impl emented th roughout t he project .
  1017   ENTR7
  1018   Executive
  1019   Order
  1020   All execut ive order  requiremen ts will be  adhered t o.
  1021   ENTR8
  1022   Identity
  1023   Management
  1024   All Enterp rise Ident ity Manage ment requi rements wi ll be adhe red to. Th ese requir ements are  applicabl e to any a pplication  that adds , updates,  or perfor ms lookups  on person s.
  1025  
  1026  
  1027   ReqPro
  1028   Tag
  1029   Requiremen t
  1030   Type
  1031   Descriptio n
  1032   ENTR103
  1033   Terminolog y
  1034   Services
  1035   Applicatio n/services  shall ref erence the  Standard  Data Servi ces (SDS)  as the aut horitative  source to  access no n-clinical  reference  terminolo gy.
  1036   ENTR104
  1037   Terminolog y
  1038   Services
  1039   Applicatio n/Services  shall use  the VA En terprise T erminology  Services  (VETS) as  the author itative so urce to ac cess clini cal refere nce termin ology.
  1040   ENTR105
  1041   Terminolog y
  1042   Services
  1043   Applicatio ns recordi ng the ass essments a nd care de livered in  response  to an Emer gency Depa rtment vis it shall c onform to  standards  defined by  the VHA-e ndorsed ve rsion of C  28 – Heal th IT Stan dards Pane l (HITSP)  Emergency  Care Summa ry Documen t Using In tegrating  the Health care Enter prise (IHE ) Emergenc y Departme nt Encount er Summary  (EDES) Co mponent.
  1044   ENTR106
  1045   Terminolog y
  1046   Services
  1047   Applicatio ns exchang ing data s ummarizing  a patient ’s medical  status sh all confor m to stand ards defin ed by the  VHA-endors ed version  of C 32 –  HITSP Sum mary Docum ents Using  Health Le vel Seven  (HL7) Cont inuity of  Care Docum ent (CCD)  Component.
  1048  
  1049   Attachment  D – Types  of Plans  in VistA
  1050  
  1051   Table 5: T ypes of Pl ans in Vis tA (As of  4-17-12)
  1052  
  1053   #
  1054   TYPE OF PL AN
  1055   CATEGORY
  1056   1
  1057   ACCIDENT A ND HEALTH  INSURANCE
  1058   MAJOR MEDI CAL
  1059   2
  1060   AUTOMOBILE
  1061   MAJOR MEDI CAL
  1062   3
  1063   CARVE-OUT
  1064   MAJOR MEDI CAL
  1065   4
  1066   CATASTROPH IC INSURAN CE
  1067   MAJOR MEDI CAL
  1068   5
  1069   CHAMPVA
  1070   MAJOR MEDI CAL
  1071   6
  1072   COMPREHENS IVE MAJOR  MEDICAL
  1073   MAJOR MEDI CAL
  1074   7
  1075   DENTAL INS URANCE
  1076   DENTAL
  1077   8
  1078   HEALTH MAI NTENANCE O RGANIZ
  1079   MAJOR MEDI CAL
  1080   9
  1081   INCOME PRO TECTION (I NDEMNITY)
  1082   INDEMNITY
  1083   10
  1084   INDIVIDUAL  PRACTICE  ASSOCATION  (IPA)
  1085   MAJOR MEDI CAL
  1086   11
  1087   INPATIENT  (BASIC HOS PITAL)
  1088   MAJOR MEDI CAL
  1089   12
  1090   LABS, PROC EDURES, X- RAY, ETC.  (ONLY)
  1091   ALL OTHER
  1092   13
  1093   MANAGED CA RE SYSTEM  (MCS)
  1094   MAJOR MEDI CAL
  1095   14
  1096   MEDI-CAL
  1097   MEDICAIDE
  1098   15
  1099   MEDICAID
  1100   MEDICAIDE
  1101   16
  1102   MEDICAL EX PENSE (OPT /PROF)
  1103   MAJOR MEDI CAL
  1104   17
  1105   MEDICARE ( M)
  1106   MEDICARE
  1107   18
  1108   MEDICARE S ECONDARY ( B EXC)
  1109   MAJOR MEDI CAL
  1110   19
  1111   MEDICARE S ECONDARY ( NO B EXC)
  1112   MAJOR MEDI CAL
  1113   20
  1114   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1115   MAJOR MEDI CAL
  1116   21
  1117   MEDICARE/M EDICAID (M EDI-CAL)
  1118   MEDICARE
  1119   22
  1120   MEDIGAP PL AN A
  1121   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1122   23
  1123   MEDIGAP PL AN B
  1124   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1125   24
  1126   MEDIGAP PL AN C
  1127   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1128   25
  1129   MEDIGAP PL AN D
  1130   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1131   26
  1132   MEDIGAP PL AN F
  1133   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1134   27
  1135   MEDIGAP PL AN G
  1136   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1137   28
  1138   MEDIGAP PL AN K
  1139   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1140   29
  1141   MEDIGAP PL AN L
  1142   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1143   30
  1144   MEDIGAP PL AN M
  1145   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1146  
  1147  
  1148   #
  1149   TYPE OF PL AN
  1150   CATEGORY
  1151   31
  1152   MEDIGAP PL AN N
  1153   MEDICARE S UPPLEMENTA L
  1154   32
  1155   MENTAL HEA LTH
  1156   ALL OTHER
  1157   33
  1158   NO-FAULT I NSURANCE
  1159   MAJOR MEDI CAL
  1160  
  1161  
  1162   34
  1163  
  1164  
  1165   POINT OF S ERVICE
  1166   HEALTH MAI NTENANCE O RGANIZATIO N (HMO)
  1167  
  1168  
  1169   35
  1170   PREFERRED  PROVIDER O RGANIZATIO N (PPO)
  1171  
  1172  
  1173   PPO
  1174   36
  1175   PREPAID GR OUP PRACTI CE PLAN
  1176   HMO
  1177   37
  1178   PRESCRIPTI ON
  1179   PRESCRIPTI ON
  1180   38
  1181   RETIREE
  1182   MAJOR MEDI CAL
  1183   39
  1184   SPECIAL CL ASS INSURA NCE
  1185   MAJOR MEDI CAL
  1186   40
  1187   SPECIAL RI SK INSURAN CE
  1188   MAJOR MEDI CAL
  1189   41
  1190   SPECIFIED  DISEASE IN SURANCE
  1191   MAJOR MEDI CAL
  1192   42
  1193   SURGICAL E XPENSE INS URANCE
  1194   MAJOR MEDI CAL
  1195   43
  1196   TORT FEASO R
  1197   ALL OTHER
  1198   44
  1199   TRICARE
  1200   CHAMPUS
  1201   45
  1202   TRICARE SU PPLEMENTAL
  1203   MAJOR MEDI CAL
  1204   46
  1205   WORKERS' C OMPENSATIO N INSURANC E
  1206   WORKMANS C OMP